c-memo-college-evaluatie-notitie-rolduiding-gemeenteraad-en-college-tav-stadsverwarming-purmerend

Dit komt waarschijnlijk doordat ketels 11 en 12 minder uren dienstgedaan hebben in 2022.

/ 16

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

Ketel 12 is op 10 juli 2023 weer in bedrijf genomen en ketel 11 op 1 september van datzelfde jaar. In juli is de RCA 1.0, uitgevoerd door Billfinger-Tebodin, vastgesteld met input van TNO en Chemin. In de RCA 1.0 wordt geconcludeerd dat de stook van te droge houtsnippers de meest waarschijnlijke bronoorzaak is van de versnelde corrosie. De RCA draagt verschillende verbeteringen aan voor het beheersen van de proces- en verbrandingscondities in de installatie. Deze maatregelen hebben geholpen, maar hebben het probleem niet volledig weten op te lossen. Daarom heeft SVP later in het jaar opdracht gegeven aan een andere partij, Kaisec, om de RCA verder uit te diepen (RCA 2.0). In september, oktober en een gedeelte van november 2023 heeft Danstoker de ketelwanden van ketels 23 en 24 hersteld. In het midden van november is ketel 23 weer opgestookt en in gebruik genomen. Ketel 24 volgde eind november. Beide ketels functioneerden toen naar behoren. In januari 2024 is de RCA 2.0 opgeleverd en gevalideerd door externe partners. De RCA 2.0 draagt verschillende mogelijke verbeteringen aan voor de installatieconfiguratie. In overleg met externe experts zijn meerdere mogelijke verbeteringen voorgesteld in de installatieconfiguratie. Deze zijn aansluitend gevalideerd met experts van collega-bedrijven met soortgelijke installaties.

SVP is momenteel bezig met de verdere uitwerking en engineering van deze configuratieaanpassingen waarbij ze zich richt op de meest kansrijke verbeteringen. Het corrosieproces in de BWC is in december 2024, ten tijde van dit onderzoek, weer onder controle maar nog niet terug op het niveau van de zomer voorafgaand aan de lekkages (2022). SVP monitort de corrosie nauwgezet en voert op gezette momenten preventief onderhoud. Sinds het in gebruik nemen van ketels 23 en 24 in november 2023 hebben zich geen incidenten en calamiteiten voorgedaan.

4.5 Signalen voor de technische problemen Een onvoorzien versnelde corrosie van de ECO-buizen en ketelwanden heeft tot de lekkages geleid. De RCA van Bilfinger Tebodin toont aan dat de waarschijnlijke oorzaak van de versnelde corrosie de stook van te droge houtsnippers is. Een te laag vochtpercentage in de houtsnippers heeft waarschijnlijk geleid tot omstandigheden in de BWC waar het reguliere corrosieproces versneld is. Het reguliere corrosieproces was vanaf het moment dat de BWC in gebruik is genomen in beeld bij SVP. Dit proces was zo stabiel dat het voorspelbaar was en met reguliere onderhoudsrondes onder controle gehouden kon worden. In de looptijd van de BWC is het niet eerder voorgekomen dat het corrosieproces zo sterk versneld had plaatsgevonden. Daarnaast wist SVP dat het vochtpercentage van de houtsnippers invloed heeft op de installatie- en verbrandingscondities van de BWC. De efficiëntie van de opwek van warmte in de BWC is van verschillende variabelen afhankelijk. De vochtigheid van de houtsnippers is één van de variabelen waarop wordt gestuurd.

/ 17

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

Ook is bekend dat het vochtpercentage van de geleverde houtsnippers niet constant is. Het vochtpercentage fluctueert gedurende het jaar onder invloed van de seizoenen. Daarnaast neemt de gemiddelde vochtigheid van de houtsnippers over de jaren licht af. Beide trends worden door SVP continu gemonitord, onder andere door elke aangeleverde vracht houtsnippers te meten op vochtigheid. Geen aanleiding om versnelde corrosie te verwachten Individueel zijn de reguliere corrosie en fluctuaties in de vochtigheid van de houtsnippers geen reden tot zorg. De reguliere corrosie was onder controle en de installatie- en verbrandingscondities en de vochtigheid van de houtsnippers werden gemonitord. Voorafgaand aan de lekkages heeft de BWC jarenlang stabiel en voorspelbaar geopereerd. Bovendien houdt SVP-tientallen variabelen in de gaten die invloed hebben op de verbrandings- en installatiecondities. Met de beschikbare kennis van voor de lekkages concluderen we dat er geen aanleiding is om een versnelde corrosie te verwachten. Er was geen aanleiding om te veronderstellen dat te droge houtsnippers zouden leiden tot een versnelde corrosie. Er was dan ook geen reden voor SVP om deze interactie nader te onderzoeken. We hebben geen signalen aangetroffen dat de technische problemen eerder voorzien hadden kunnen worden.

/ 18

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

5

Risicomanagement SVP

In dit hoofdstuk beschrijven we het risicomanagementsysteem van SVP en hoe de organisatie omgaat met risicobeheersing. Daarbij worden de belangrijkste operationele en financiële risico’s met mitigerende maatregelen beschreven. In dit hoofdstuk wordt daarmee de volgende onderzoeksvraag beantwoord. 2. Hoe is het risicomanagement van SVP georganiseerd? a. Welke belangrijkste operationele risico’s zijn denkbaar in de technische installatie van SVP en hoe worden deze verminderd? b. Wat zijn de belangrijkste financiële risico's en hoe worden deze verminderd?

5.1 Risicomanagementsysteem en risicobeheersing SVP is als semipubliek bedrijf terughoudend met het lopen van risico’s. Om risico’s zo veel mogelijk te voorkomen hanteert SVP een risicomanagementsysteem. Het systeem wordt twee keer per jaar geëvalueerd, waarbij ook een update wordt gemaakt van de actuele risico’s. Het risicomanagement binnen SVP wordt met verschillende instrumenten uitgevoerd om de risico’s op verschillende niveaus te beheersen. Het niveau van risico’s loopt op een schaal van technische risico’s aan de installaties (operationeel niveau) tot aan strategische risico’s voor de koers en de toekomst van SVP (strategisch niveau). Op operationeel niveau worden de technische risico’s aan (onderdelen van) de installaties beheerst in assetmanagementsoftware Ultimo. Hierin wordt per onderdeel de staat van de installatie opgeslagen, onderhoud gepland en risico’s aan de onderdelen beschreven en gemitigeerd. Ultimo is in dagelijks gebruik door medewerkers van SVP en wordt daarmee actueel gehouden. Als tweede worden de operationele risico’s beheerst in de risicomatrix. Hierin worden risico’s en beheersmaatregelen in brede zin vastgelegd en ingedeeld in vijf categorieën uitgezet over twee assen: de kans dat een risico zich voordoet en het effect als het risico zich daadwerkelijk voordoet.

De matrix wordt tweejaarlijks door de directie van SVP bij- en vastgesteld en besproken met de RvC. Mitigerende maatregelen worden uitgewerkt, geïmplementeerd en geëvalueerd wanneer een risico te groot is. Ten derde worden financiële risico’s beheerst aan de hand van een ‘audit universe’. Hierin zijn in samenwerking met een accountant de financiële risico’s opgenomen, evenals beheersmaatregelen en audits. Periodiek worden deze audits uitgevoerd. De accountant neemt kennis van deze audits en kan, als hij dat noodzakelijk acht, aanvullend onderzoek doen in het kader van de accountantscontrole. De financiële afdeling van SVP houdt de financiën actueel en correct.

/ 19

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

Als laatste worden de belangrijkste bedrijfsrisico’s in het jaarverslag en de begroting op hoofdlijnen benoemd. Deze documenten worden jaarlijks opnieuw opgesteld en in de AVA’s behandeld en vastgesteld. De risico’s die in de AVA’s besproken worden zijn strategischer van aard en hebben impact op de koers en de toekomst van SVP. Tijdens de AVA’s worden de risico’s en mitigerende maatregelen besproken met de aandeelhouder, waar vervolgens vervolgacties en additionele maatregelen uit kunnen voortvloeien.

5.2 Operationele risico’s Volgens de risicomatrixen en jaarverslagen van SVP van de afgelopen jaren is het grootste operationele risico gerelateerd aan de warmteproductie van de BWC. De continuïteit van de inzet van BWC-ketels en de fysieke staat van het warmtenet zijn essentieel voor een continue warmtelevering. Indirect zijn ze daarmee van grote invloed op het bedrijfsresultaat van SVP. Om te voorkomen dat belangrijke assets zoals de productiemiddelen en het warmtenet uitvallen, heeft SVP een aantal mitigerende maatregelen getroffen. Zo zet SVP bijvoorbeeld in op monitoring van de assets aan de hand van data zodat preventief ingrijpen om uitval te voorkomen tot de mogelijkheden behoort. Een andere maatregel is dat elke ketel van de BWC eens in de acht weken wordt stilgelegd voor inspectie en (kort) onderhoud. Eenmaal per jaar in de zomerperiode worden alle ketellijnen van de BWC stilgelegd voor groot onderhoud. Ook is een (en nieuwe) maatregel dat bij de korte onderhoudstops van de BWC-ketels de wanddikte van de ECO-buizen wordt gemeten, als aanvulling op de onderhoudstops in de zomer. Zodoende kan gesignaleerd worden of er risico is op lekkages en uitval. Een andere (deels nieuwe) maatregel is dat SVP (aanvullende) consignatiecontracten heeft afgesloten met aannemers om correctief snel te kunnen ingrijpen mochten delen van de assets onverhoopt (tijdelijk) uitvallen.

Met betrekking tot het onderhoud worden werkzaamheden geregistreerd in Ultimo (Asset Managementsysteem). Daarbij wordt de beschikbare voorraad van onderdelen en de mogelijke reparatietijd geanalyseerd. Op basis daarvan bepaalt SVP welke onderhoudsstrategie wordt toegepast. Daarnaast coördineert SVP onderhoud en reparaties aan productie-installaties via servicecontracten met externe partijen.

5.3 Financiële risico’s SVP onderscheidt meerdere financiële risico’s in de risicomatrixen en jaarverslagen. Hieronder zijn deze toegelicht en is in kaart gebracht hoe SVP met deze verschillende risico’s omgaat. Prijsrisico’s grondstoffen Sinds de gestegen energieprijzen door de energiecrisis is de gevoeligheid van SVP ten aanzien van prijsrisico’s grondstoffen toegenomen. Om dit prijsrisico te mitigeren heeft SVP voor de inkoop van houtsnippers een langjarig leveringscontract met Biogrondstoffen B.V. afgesloten met vaste prijscondities. De inkoopstrategie met betrekking tot gas en elektriciteit is erop gericht om de vaste prijs van een leveringsjaar meerjarig, vooraf gespreid, op te bouwen. Hierdoor worden prijsrisico’s gereduceerd.

/ 20

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

Kredietrisico Klanten van SVP kunnen te laat hun rekening betalen waardoor het risico van betalingsachterstanden ontstaat. Om dit risico te mitigeren heeft SVP een incassobeleid met veel aandacht voor de klant en betalingsachterstanden. Vroeg signalering bij klanten die (dreigende) betalingsachterstanden hebben maakt hier onderdeel van uit. Door dit incassobeleid wordt het debiteurenrisico beperkt gehouden. Ondersteunend daarbij is dat ruim 90% van de klanten via automatische incasso betaalt. Liquiditeitsrisico Het risico bestaat dat SVP niet aan haar financiële- en betalingsverplichtingen kan voldoen. Dit risico is gemitigeerd doordat de gemeente Purmerend als enige aandeelhouder van SVP de benodigde financieringsmiddelen verstrekt dan wel zich daarvoor garantstelt. Kasstroomrisico’s en impairment test Inherent aan de aard van het bedrijfsmodel van SVP zullen er onzekerheden ten aanzien van de kasstroomontwikkeling blijven als gevolg van externe afhankelijkheden. De belangrijkste zijn: • Wet- en regelgeving (o.a. van invloed op de verkoopprijs van warmte en de energiebelasting op aardgas hulpketels). • De gasprijs (onder de huidige wet- en regelgeving van grote invloed op de verkoopprijs van warmte). • Het weer (van invloed op de afzet). • Woningbouw en behoud bestaande aansluitingen (van invloed op de afzet).

Als er aanleiding toe is, voert SVP een impairment test uit waarbij wordt beoordeeld of er sprake is van een bijzondere waardevermindering van materiële vaste activa. Regulatorische risico’s SVP is gebonden aan een maximumtarief voor de warmtelevering. Deze wordt vastgesteld door de ACM volgens de Warmtewet. SVP heeft geen invloed op de hoogte van het maximumtarief.

/ 21

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

6

Onderlinge informatievoorziening

In dit hoofdstuk gaan we in op hoe er richting de aandeelhouder is gehandeld in reactie op de technische problemen. In paragraaf 6.1 gaan we in op hoe de onderlinge informatievoorziening tussen SVP, RvC en aandeelhouder er uit zag als reactie op de lekkages en de herstelwerkzaamheden. In paragraaf 6.2 wordt beschreven hoe SVP de operationele risico’s voor de aandeelhouder onder de aandacht heeft gebracht. In dit hoofdstuk wordt de volgende onderzoeksvraag beantwoord. 3. Hoe is richting de aandeelhouder gehandeld in reactie op de technische problemen? a. Hoe is de onderlinge informatievoorziening geweest tussen de directie, de raad van commissarissen en de (vertegenwoordiger van de) aandeelhouder? b. Hoe zijn of worden de (operationele) risico’s voor de gemeente als aandeelhouder onder de aandacht gebracht?

6.1 Onderlinge informatievoorziening Reguliere invulling van de informatievoorziening De informatie-uitwisseling tussen SVP en de aandeelhouder vindt plaats op verschillende niveaus. De algemene aandeelhoudersvergaderingen (AVA’s) hebben het meest formele karakter en worden voorgeschreven in de statuten. Deze overleggen vinden tweemaal per jaar plaats. De directie van SVP, de RvC, de vertegenwoordiger van de aandeelhouder en ambtelijke ondersteuning van de gemeente zijn hierbij aanwezig. In de AVA’s verleent de aandeelhouder de officiële goedkeuring over bijvoorbeeld de jaar- en meerjaren prognoses, inclusief de kaderstelling voor het beleidsplan en de hanteren tarieven. De tarieven worden door de directie SVP vastgesteld op basis van onder andere het beleidsplan en het maximumtarief van de ACM. Daarna wordt deze ter goedkeuring voorgelegd in de AVA. Naast de AVA’s vindt er elk kwartaal een bijeenkomst plaats tussen de directie van SVP en de vertegenwoordiger van de aandeelhouder met ambtelijke ondersteuning. Dit is gestart sinds het aantreden van de huidige wethouder (maart 2024). Deze bijeenkomsten hebben een informeler karakter dan de AVA’s. Ze hebben vooral tot doel het uitwisselen van informatie en om elkaar op de hoogte te houden van ontwikkelingen, zonder dat er formele beslissingen genomen worden of dat er acties aan verbonden zijn.

De sinds dit jaar ingevoerde kwartaalbijeenkomsten staan naast de kwartaalrapportages die SVP verstrekt aan de RvC en de aandeelhouder. Deze rapportages worden al sinds de verzelfstandiging van SVP verstrekt. Ze geven de belangrijkste gebeurtenissen en updates over het lopende jaar, de financiële stand van zaken en de verwachting voor het eindjaarresultaat.

/ 22

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

Aanvullend op de governance-structuur en de geïnitieerde kwartaalbijeenkomsten, zijn er nog één-op-één contactmomenten. Deze vinden plaats tussen de directie van SVP en de vertegenwoordiger van de aandeelhouder, tussen de directie en de ambtelijke ondersteuning van de vertegenwoordiger, de RvC en de directie en de RvC en de (vertegenwoordiger van) de aandeelhouder. Deze contactmomenten hebben geen vaste frequentie, maar vinden vaak plaats in aanloop naar een AVA om specifieke onderwerpen voor te bespreken en om besluitvorming voor te bereiden. In de eerste periode na de lekkages hebben zich veel éénop-één contactmomenten voorgedaan tussen de directie van SVP en de vertegenwoordiger van de aandeelhouder. Informatievoorziening in reactie op de technische problemen SVP heeft de RvC en de aandeelhouder in de eerste periode direct na de grote lekkage frequent geïnformeerd over de lekkages, te nemen maatregelen en de gevolgen daarvan. Het contact tussen de directie en de vertegenwoordiger van de aandeelhouder verliep in de eerste periode voornamelijk één op één door statusupdates via de telefoon, waarbij er tenminste eenmaal per week contact was. De RvC werd telefonisch en via e-mail updates regelmatig geïnformeerd over de voortgang en de bevindingen met betrekking tot de lekkages.

In de RvC-vergadering van 30 maart is de directie van SVP uitgebreid ingegaan op de ontstane problemen, mitigerende maatregelen (veiligheid, korte termijn, bronoorzaak en middellange termijn optimalisaties), de leveringszekerheid voor de winter van 2023/2024 en de verwachtte financiële impact en maatregelen om die te beperken. SVP heeft op 14 april met een brief de vertegenwoordiger van de aandeelhouder geïnformeerd dat de lekkages zeer waarschijnlijk flinke financiële consequenties zouden hebben, maar dat de omvang hiervan nog niet helder was. Ook is er in de eerste periode contact geweest tussen de RvC en de aandeelhouder. Zo heeft de voorzitter van de RVC diverse malen contact gehad met de aandeelhouder om de RvC’s inschatting van de situatie te delen met de aandeelhouder. In april 2023 hebben de directie en de RvC van SVP samen, op verzoek van de vertegenwoordiger van de aandeelhouder, nadere informatie gedeeld via een presentatie aan het college14 en een brief15. Hierbij hebben ze meer duidelijkheid gegeven over de problemen, oplossingsrichtingen en financiële gevolgen. In de 40e AVA van 20 april 2023 is verkennend gesproken over mogelijke scenario’s voor het opvangen van een financieel nadeel. Meerdere opties, waaronder het scenario tariefverhoging, zijn na deze AVA verder uitgewerkt en verkend.

In de periode die volgt hebben de directie van SVP en aandeelhouder regelmatig contact voor het afstemmen van onder andere de voorgestelde scenario’s, raadsvragen en de conceptbevindingen uit de RCA. Dit contact verliep telefonisch, via brieven, AVA’s en per mail. In de reguliere kwartaalrapportage is in verband met het lopende onderzoek naar de ketelproblemen op de BWC geen geprognosticeerd jaarresultaat 2023 opgenomen.

14 15

Update BWC college B&W - 11 April 2023 Onvoorziene uitval deel BioWarmteCentrale - 14 april 2023

/ 23

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

Op 31 mei vindt weer een RvC-vergadering16 plaats waarin de directie van SVP een toelichting geeft op de stand van zaken van de corrosieproblemen, de conceptbevindingen van het RCA-onderzoek en de financiële impact en mitigatie. De directie van SVP heeft vervolgens op 1 juni 2023 de aandeelhouder middels een brief17 geïnformeerd over de situatie rondom de uitval van (een deel van) de BWC, een inschatting van de financiële implicaties en een voorstel (met scenario’s) voor het nemen van mitigerende maatregelen om de impact op het financiële resultaat te beperken. Ook de RvC heeft een brief aan de aandeelhouder18 gestuurd op 2 juni met daarin een advies aan het college van de gemeente Purmerend om het tweede scenario (‘verliesbeperking’) over te nemen. Het college van B&W geeft de voorkeur aan het eerste scenario (‘onveranderd’), met als reden dat de gemeente zorg draagt voor haar inwoners en niet kan overzien wat de gevolgen eventueel zijn van een tariefstijging voor bewoners, ondernemers en stichtingen die meer verbruiken dan het prijsplafond. Dit kan mogelijk tot ongewenste situaties en problemen leiden. Het college verzoekt de commissie hierover haar mening kenbaar te maken, zodat zij deze kan meenemen in haar afweging. Het college maakt vervolgens het definitieve besluit om te kiezen voor het eerste scenario (‘onveranderd’).

Dit wordt in een extra AVA19 door de aandeelhouder formeel besloten. Na de scenariokeuze is er gedurende enige tijd minder intensief contact geweest tussen SVP en de aandeelhouder omdat er weinig ontwikkelingen waren en door het zomerreces. In augustus heeft SVP de (financiële) kwartaalrapportage over het tweede kwartaal verstuurd naar de aandeelhouder. Op 5 oktober 2023 heeft SVP de aandeelhouder nader geïnformeerd middels een brief20 over de stand van zaken rond de BWC, de bronoorzaak van de lekkages en de financiële impact. Zo informeerde SVP de aandeelhouder over vertraging van de reparatiewerkzaamheden als gevolg van de beperkte beschikbaarheid van gespecialiseerde aannemers. Daarnaast ging SVP in de brief dieper in op de analyse van de bronoorzaak uit het RCA-onderzoek, de mitigerende maatregelen die SVP treft n.a.v. de uitkomsten en de eerste resultaten daarvan. Tot slot schetst SVP de financiële impact als gevolg van de tegenslag van de vertraagde reparatie van de slechte ketelwanden door de schaarste van gespecialiseerd personeel. Hierdoor was de inzet van de gasgestookte HWC’s noodzakelijk voor een periode. Goede onderlinge informatievoorziening passend voor de rolverdeling We constateren dat de onderlinge informatievoorziening door de regel heen goed is geweest.

De structuur voor informatievoorziening van AVA’s, kwartaalbijeenkomsten en één-op-één contacten bieden in normale situaties voldoende mogelijkheden en prikkels om onderling informatie uit te wisselen. Ten tijde van de lekkages en de nasleep ervan is er binnen de bestaande mogelijkheden opgeschaald, passend voor de noodzaak voor het uitwisselen van informatie tijdens calamiteiten. Alle partijen zijn binnen gepaste termijn geïnformeerd over nieuwe ontwikkelingen en besluiten, voor zover dat noodzakelijk en gewenst was binnen de rolverdeling.

16 17 18 19 20

Update en voorstel n.a.v. BWC problemen - 31 mei 2023 Update en voorstel rondom onvoorziene uitval deel BioWarmteCentrale – 1 juni 2023 Schade BioWarmteCentrale – 2 juni 2023 41e Aandeelhoudersvergadering – 28 juni 2023 Status update BioWarmteCentrale – 5 oktober 2023

/ 24

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

6.2 Betrokkenheid aandeelhouder bij operationele risico’s SVP Kennis van het bestaan, de opzet en werking van het risicomanagement is gelaagd vormgegeven. De directie van SVP is verantwoordelijk voor het in beeld brengen van operationele risico’s en de consequenties hiervan. Ook is de directie verantwoordelijk voor het initiëren van mitigerende maatregelen dan wel de negatieve effecten van ontstane problemen te verminderen. De RvC ziet vanuit zijn rol toe op het risicomanagement dat SVP toepast. De aandeelhouder is op hoofdlijnen betrokken bij het management van operationele risico’s. In het jaarbericht en begroting/meerjaren prognose worden de belangrijkste risico’s door SVP toegelicht. Deze documenten worden in betreffende AVA’s besproken en vastgesteld. Daarnaast geeft SVP na afloop van elk kwartaal een update aan de aandeelhouder over de stand van zaken op operationeel en financieel gebied (kwartaalrapportage) waarin de belangrijkste gebeurtenissen en updates over het lopende jaar, de financiële stand van zaken en de verwachting voor het eindjaarresultaat worden toegelicht. Indien nodig informeert SVP de aandeelhouder tussen de formele momenten in over risico’s die zich voor (dreigen te) doen. In dat geval is er afstemming over deze risico’s en de voorgenomen mitigerende maatregelen.

De directie van SVP, de aandeelhouder en RvC vinden alle drie dat de betrokkenheid van de aandeelhouder bij operationele risico’s van SVP goed is georganiseerd en dat de structuur ertoe leidt dat SVP de aandeelhouder tijdig informeert over risico’s die de aandeelhouder aangaan. Voldoende betrokkenheid We constateren dat de aandeelhouder voldoende geïnformeerd is over operationele risico’s, gezien de rolverdeling tussen SVP en de gemeente. De gemeente is op de hoogte van de belangrijkste operationele risico’s, zonder dat ze de rol van de directie van SVP of de RvC overneemt. Een grotere betrokkenheid van de gemeente zou tot een vertroebeling van de rolverdeling kunnen leiden.

/ 25

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

7

Wat is er geleerd?

In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de laatste onderzoeksvragen. 4. Welke leerpunten, aanbevelingen en concrete acties zijn er voor SVP? a. Welke aanpassingen zijn er naar aanleiding van dit voorval doorgevoerd om herhaling te voorkomen? b. Welke leerpunten zijn er voor de organisatie van SVP (o.a. directie, RvC) naar aanleiding van de technische problemen? c. Op welke onderdelen zijn de bestaande controleprocessen aangescherpt of nieuwe opgetuigd om meer grip te krijgen op toekomstige operationele risico’s? d. Zijn de bestaande governance-structuren toereikend genoeg voor een goede informatievoorziening richting de aandeelhouder?

7.1 Leerpunten organisatie SVP In dit onderzoek beschouwen we een leerpunt als een punt waar iets verbeterd kan worden. Dit kunnen zowel punten zijn waar een proces gecorrigeerd moet worden, als ook punten waar een goed proces verbeterd kan worden. In de reactie op- en de afhandeling van de lekkages constateren we dat SVP over het algemeen in overeenstemming met de regels en procedures heeft gehandeld. De directie van SVP en de RvC hebben logisch en navolgbaar gehandeld op basis van de informatie die op dat moment beschikbaar was. Gedurende de afhandeling van de lekkages is de aandeelhouder passend voor de rolverdeling op de hoogte gehouden, heeft SVP een logische prioritering van doelen gehanteerd, zijn de herstelwerkzaamheden binnen de omstandigheden voortvarend aangepakt en heeft SVP moeite gestoken in het vinden van externe kennis en capaciteit. We zien dat SVP in de loop van het jaar zelfstandig lering heeft getrokken en extra maatregelen heeft getroffen. Deze maatregelen zijn gericht op het verbeteren van bestaande processen, zoals: • De kwaliteitscontrole van de grondstoffen. • Het inzicht in de verbrandings- en installatieconditie vergroten. • De mogelijkheid om sneller herstelwerkzaamheden uit te (laten) voeren in het geval van calamiteiten. In dit onderzoek hebben we geen leerpunten aangetroffen die een proces zou moeten corrigeren.

De bestaande processen en bedrijfsvoering werkten naar behoren. De leerpunten die we hebben aangetroffen zijn om goede processen verder te verbeteren. De meeste leerpunten zijn door SVP al met additionele maatregelen geadresseerd, in paragraaf 7.2 gaan we dieper in op deze maatregelen. De overige punten adresseren we met aanbevelingen in hoofdstuk 8 onder ‘Welke leerpunten, aanbevelingen en concrete acties zijn er voor SVP?’.

/ 26

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

7.2 Aanpassingen om herhaling te voorkomen SVP heeft meer dan twintig aanpassingen in algemene bedrijfsprocessen en de bedrijfsprocessen van de BWC doorgevoerd om herhaling van de lekkages te voorkomen. Enerzijds beperken deze maatregelen het corrosieproces, anderzijds maken ze het corrosieproces eenvoudiger en gedetailleerder te volgen. Ook is er door SVP en de aandeelhouder gewerkt aan de samenwerking. Enkele van de belangrijkste aanpassingen die we hebben aangetroffen, zijn: BWC • Op basis van de RCA zijn in overleg met externe experts aanpassingen in de verbrandings- en procescondities doorgevoerd. Door de installatieconfiguratie aan te passen, zijn de omstandigheden in de installatie gunstiger gemaakt om corrosieprocessentegen te gaan. • SVP heeft de voorraad reserveonderdelen voor de installatie, zoals extra ECO-buizen, vergroot om de afhankelijkheid van leveranciers te verkleinen. • Er is een aanvullend consignatiecontract met een onderhoudspartij afgesloten, waardoor er altijd op korte termijn gespecialiseerd onderhouds- en reparatiepersoneel beschikbaar is. • De werkinstructies voor de operators van de installatie zijn uitgebreid zodat er nu extra aandacht is voor de parameters die corrosie kunnen veroorzaken of versnellen.

Houtsnippers en ketenverantwoordelijkheid leverancier-SVP • SVP heeft aanvullende afspraken gemaakt met de leverancier van de houtsnippers gebaseerd op de ketenverantwoordelijkheid tussen de leverancier en SVP. • Hiervoor zijn nadere procesafspraken gemaakt tussen de leverancier van de houtsnippers en SVP om de vochtigheid van de houtsnippers (zoveel mogelijk) in de meest optimale bandbreedte aangeleverd te krijgen. De leverancier heeft hiervoor op haar depots aanvullende maatregelen getroffen om hierin te kunnen voorzien. • Op het moment dat de houtsnippers geleverd worden, wordt het vochtpercentage aan de deur gemeten. Hiervoor heeft SVP nieuwe apparatuur aangeschaft die direct uitslag geeft. Deze controle vindt plaats naast de bestaande controle op het vochtpercentage, die na ongeveer 24 uur uitslag geeft. Als blijkt dat het vochtpercentage van de houtsnippers buiten de afgesproken bandbreedte valt, wordt de levering aan de poort geweigerd. • SVP en de leverancier van de houtsnippers hebben een structureel periodiek overleg in het leven geroepen. In deze overleggen worden de gemaakte afspraken verwezenlijkt en de meetresultaten gezamenlijk gemonitord. Zo kan er op basis van ketenverantwoordelijkheid tijdig bijgestuurd worden. Meten en data • Het corrosieproces wordt nauwgezet gevolgd.

Hiervoor heeft SVP extra meetpunten in de installatie aangebracht die de verbrandings- en procescondities meten, bijvoorbeeld in de scrubber en humidifier. Hierdoor kan SVP eerder bijsturen als ze indicaties hebben voor waarden die bijdragen aan versnelling van corrosie. • De dikte van de wanden van de ECO-buizen wordt regelmatig gemeten. Elke ketel wordt eens in de zes tot acht weken afgestookt voor routine-onderhoud. Tijdens deze korte stops wordt nu ook de wanddikte gemeten.

/ 27

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

•

De dikte van de ketelwanden wordt steekproefsgewijs gemeten. De wanden van elke ketel worden zo eens per jaar gecontroleerd tijdens de zomerstop. Samenwerking tussen SVP en de gemeente • De belangen van SVP worden indirect gerepresenteerd door de vertegenwoordiger van de aandeelhouderrichting de aandeelhouder. Oftewel, de wethouder vertegenwoordigd de belangen van SVP bij het voltallige college van B&W en de ambtelijke organisatie. Zodoende is SVP direct afhankelijk van de vertegenwoordiging door de wethouder en heeft SVP indirect contact met de volledige aandeelhouder. Voor een betere vertegenwoordiging in het college is er een tweede wethouder aanwezig bij de AVA’s. • Op de ingevoerde kwartaalbijeenkomsten bespreken SVP en de aandeelhouder de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen en risico’s en is ruimte voor verdieping en het stellen van vragen. Op die manier wordt de aandeelhouder frequenter op de hoogte gesteld van eventuele belangrijke ontwikkelingen en gebeurtenissen op o.a. operationeel en financieel gebied. De kwartaalbijeenkomsten bestaan naast de halfjaarlijkse AVA’s.

7.3 Grip op toekomstige risico’s In het brede pakket aan maatregelen dat SVP heeft doorgevoerd als reactie op de lekkages, zijn verschillende maatregelen genomen die leiden tot meer grip op toekomstige operationele risico’s. Deze maatregelen richten zich op beter inzicht in wat er plaatsvindt in de installaties en beter inzicht in wat de staat van de installatie als geheel en van individuele onderdelen is. We zien dat deze maatregelen het corrosieproces beter volgbaar maken. Daarnaast vergroten ze het begrip van wat er gebeurt in en met de installatie. Hierdoor wil SVP operationele problemen eerder zien aankomen om sneller en effectiever te kunnen ingrijpen. We zien dat SVP beter zicht heeft gekregen op: • De kwaliteit van de houtsnippers die de BWC ingaan door een additioneel meetmoment. • De verbranding van de houtsnippers door het toevoegen van meetpunten in de installatie. • De omstandigheden in individuele onderdelen van de BWC, zoals de ketels, economiser, scrubber en humidifier door het toevoegen van extra meetpunten. • De mate waarin corrosie plaatsvindt in de ketel door frequent(er) wanddiktemetingen uit te (laten) voeren.

7.4 Governance-structuur SVP is verzelfstandigd in 2007, met de gemeente als enige aandeelhouder. Hiermee is de operationele bedrijfsvoering bewust op afstand van de gemeente gezet. SVP is daarmee zelf verantwoordelijk voor de operationele gang van zaken. De gemeente heeft een RVC benoemd die onder andere haar belangen, maar ook die van andere stakeholders, bewaakt. De gemeente als aandeelhouder heeft een meer strategische rol richting SVP, waarbij ze zich niet bezighoudt met de dagelijkse gang van zaken bij het bedrijf. Deze rolverdeling is vastgelegd in de statuten van SVP en de ‘Notitie rolduiding’21 uit 2023. Dit betekent dat het type informatie van SVP richting de aandeelhouder recht moet doen aan die rolverdeling. SVP

21

Notitie rolduiding raad en college t.a.v. SVP Holding BV (2023)

/ 28

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

moet de juiste informatie aanleveren op de goede momenten, zodat de gemeente als aandeelhouder invulling kan geven aan haar strategische rol. De aandeelhouder geeft aan tevreden te zijn over het abstractieniveau van de geleverde informatie, de hoeveelheid informatie en de tijdigheid waarmee het geleverd wordt. De aandeelhouder is in staat om tijdig een geïnformeerde beslissing te nemen. Ook de directie van SVP en de RvC geven aan dat de bestaande structuur voor hen goed werkt en in hun beleving leidt tot een kwalitatief goede en tijdige informatievoorziening. Een toereikende governance-structuur Op basis van ons onderzoek constateren we dat de bestaande governance-structuur voldoende houvast biedt voor een degelijke en tijdige informatievoorziening. Dit komt doordat zowel SVP als de aandeelhouder belang hebben bij een goede informatievoorziening. SVP heeft instemming van de aandeelhouder nodig op essentiële onderdelen met betrekking tot bedrijfsvoering en beleid, zoals de begroting en het beleidsplan. Tegelijkertijd heeft de aandeelhouder baat bij een goed lopend bedrijf zodat de publieke doelen betrouwbaarheid, betaalbaarheid en duurzaamheid worden verwezenlijkt. Bij een normale gang van zaken zonder calamiteiten, werkt de structuur naar behoren.

De informatie die de aandeelhouder nodig heeft om de beslissingen te maken die bij die rol hoort, is niet afhankelijk van dagelijkse ontwikkelingen. De bestaande governance-structuur sluit daar passend op aan. Ook in het geval van het voordoen van crisissituaties, zoals ten tijde van de lekkages en de nasleep ervan, constateren we op basis van ons onderzoek dat de bestaande structuur voldoende ruimte biedt voor maatwerk. In de nasleep van de lekkages zijn er diverse momenten geweest waarop SVP relevante informatie te delen had of de aandeelhouder een keuze moest maken. Op momenten dat het onverantwoord zou zijn om te wachten tot de eerstvolgende AVA, zijn er extra AVA’s georganiseerd en/of heeft SVP een brief naar de aandeelhouder gestuurd. Dit laat zien dat de governance-structuur ook in deze situaties functioneert.

/ 29

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

8

Conclusies

In dit hoofdstuk geven we antwoord op de vier hoofdvragen. 1. Hoe heeft het proces rondom het constateren en oplossen van de technische problemen in het jaar 2023 eruit gezien? 2. Hoe is het risicomanagement van SVP georganiseerd? 3. Hoe is richting de aandeelhouder gehandeld in reactie op de technische problemen? 4. Welke leerpunten, aanbevelingen en concrete acties zijn er voor SVP? Hoe heeft het proces rondom het constateren en oplossen van de technische problemen in het jaar 2023 eruit gezien? Eerste reactie Nadat onderdelen van de BWC zijn gaan lekken in februari 2023, heeft SVP onmiddellijk het calamiteitenplan ingezet. Volgens dit plan is de installatie veiliggesteld en is geëscaleerd naar de algemeen directeur. We concluderen dat SVP in het gehele proces rondom het oplossen van de lekkages gewerkt heeft langs drie doelen die in samenhang werden bekeken. Een doel was het creëren van een veilige werkomgeving. De andere twee doelen waarnaar SVP handelde, waren het continue leveren van warmte aan klanten, en het minimaliseren van financiële gevolgen. Waar conflicterende belangen waren tussen onderliggende en bovenliggende doelen, heeft SVP altijd het bovenliggende doel altijd geprioriteerd. Hiermee is de eerste reactie van SVP logisch en navolgbaar geweest.

Constateren van de technische problemen In het onderzoeken van de technische problemen, concluderen we dat SVP gedegen heeft gehandeld. SVP heeft een gedetailleerde analyse uitgevoerd naar de (technische) oorzaak van de lekkages. SVP heeft hierbij gebouwd op ervaring en kennis in eigen huis, de ervaringen van vergelijkbare installaties en incidenten en de specialistische vakkennis van verschillende externe ingenieurs- en adviesbureaus. Oplossen van de technische problemen Voor het oplossen van de technische problemen is SVP voortvarend van start gegaan. Nog voordat de bronoorzaak van de lekkages bekend was, was SVP al op zoek naar een partij die de installatie kon herstellen. Voor het herstellen van de ketelwanden in de zomer van 2023, heeft SVP veel moeite gestoken in het vinden van een geschikte partij voor de zeer complexe reparatiewerkzaamheden. Hierbij heeft SVP internationaal gezocht, omdat het zeer moeilijk was om binnen een korte termijn een geschikte en specialistische partij te contracteren. Hierdoor is het herstel van de ketelwanden later van start gegaan.

/ 30

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

Naast de herstelwerkzaamheden heeft SVP meer dan twintig maatregelen genomen om herhaling te voorkomen. Deze maatregelen raken aan de gehele productieketen. Sinds het herstel van de ketelwanden in november 2023, opereert de BWC weer stabiel. We concluderen daarom dat SVP navolgbaar en passend heeft gehandeld in het oplossen van de technische problemen. SVP heeft met het doorvoeren van de verschillende maatregelen gewerkt aan het verkleinen van de kans op herhaling van de technische problemen. Signalen voor de technische problemen De oorzaak van de lekkages is een versnelde corrosie van bepaalde onderdelen geweest. De versnelde corrosie is waarschijnlijk veroorzaakt door een samenspel van verschillende variabelen, waarbij de stook van te droge houtsnippers waarschijnlijk een belangrijke bronoorzaak is geweest. Dit is echter, zo blijkt ook uit het RCA-onderzoek, niet met volle zekerheid te zeggen. Individueel zijn de reguliere corrosie en fluctuaties in de vochtigheid van de houtsnippers geen reden tot zorg. De reguliere corrosie was onder controle en de installatie- en verbrandingscondities en de vochtigheid van de houtsnippers werden gemonitord. Voorafgaand aan de lekkages heeft de BWC jarenlang stabiel en voorspelbaar geopereerd. Bovendien houdt SVP-tientallen variabelen in de gaten die invloed hebben op de verbrandings- en installatiecondities.

Met de beschikbare kennis van voor de lekkages concluderen we dat er geen aanleiding is om een versnelde corrosie te verwachten. Er was geen aanleiding om te veronderstellen dat te droge houtsnippers zouden leiden tot een versnelde corrosie. Er was dan ook geen reden voor SVP om deze interactie nader te onderzoeken. We hebben geen signalen aangetroffen dat de technische problemen eerder voorzien hadden kunnen worden. Hoe is het risicomanagement van SVP georganiseerd? Het risicomanagement binnen SVP wordt met verschillende instrumenten uitgevoerd om de risico’s op verschillende niveaus te beheersen. Het niveau van risico’s loopt op een schaal van technische risico’s aan de installaties (operationeel niveau) tot aan strategische risico’s voor de koers en de toekomst van SVP (strategisch niveau). Op operationeel niveau worden de technische risico’s aan (onderdelen van) de installaties beheerst in assetmanagementsoftware Ultimo. Als tweede worden de operationele risico’s beheerst in de risicomatrix. Hierin worden risico’s en beheersmaatregelen in brede zin vastgelegd. De matrix wordt tweejaarlijks door de directie van SVP bij- en vastgesteld en besproken met de RvC. Ten derde worden financiële risico’s beheerst aan de hand van een ‘audit universe’. Hierin zijn in samenwerking met een accountant de financiële risico’s opgenomen, evenals beheersmaatregelen en audits.

Periodiek worden deze audits uitgevoerd. Als laatste worden de belangrijkste bedrijfsrisico’s in het jaarverslag en de begroting op hoofdlijnen benoemd. Deze documenten worden jaarlijks opnieuw opgesteld en in de AVA’s behandeld en vastgesteld. We concluderen dat het risicomanagementsysteem van SVP gedegen is. Het biedt de ruimte voor de mitigatie van risico’s op verschillende niveaus. Er zitten voldoende momenten in het systeem ingebouwd waardoor de risico’s regelmatig geëvalueerd en desgewenst aangepast worden. Hierdoor biedt het systeem prikkels om de risicobeoordeling actueel te houden.

/ 31

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

Hoe is richting de aandeelhouder gehandeld in reactie op de technische problemen? We concluderen dat de directie SVP, de RvC en de aandeelhouder hebben gehandeld in lijn met de governance-structuur. Hierbij zijn de betrokken partijen professioneel en conform de omschrijving uit de ‘Notitie rolduiding’ met elkaar omgegaan. Gedurende de afhandeling van de technische problemen heeft SVP de vertegenwoordiger van de aandeelhouder regelmatig geïnformeerd. Passend binnen de omschrijving van de rolduiding tussen SVP en de gemeente, heeft SVP (directie en RvC) de aandeelhouder tijdig geïnformeerd over (nieuwe) ontwikkelingen en prognoses in de hersteloperatie, de financiële gevolgen en de voorgenomen maatregelen. Dit heeft SVP ten alle tijde gedaan op een transparante wijze. In de loop van de tijd is de aard van de communicatie veranderd, gekoppeld aan de noodzaak om de aandeelhouder te informeren. Het eerste contact tussen de directie van SVP en de vertegenwoordiger van de aandeelhouder was de dag opvolgend aan de lekkages. In de opvolgende maand(en), februari en maart 2023, heeft de directie van SVP meerdere keren per week één-op-één contact gehad met de aandeelhouder. Naarmate de acute noodsituatie afnam, is de frequentie van het één-op-één contact afgenomen.

Nadien is de aandeelhouder frequent geïnformeerd door middel van brieven, AVA’s en reguliere status overleggen tussen de aandeelhouder en SVP. Op momenten dat het nodig was, zijn er twee extra AVA’s ingelast. We zien dat de onderlinge informatievoorziening in de regel goed is geweest. De structuur voor informatievoorziening van AVA’s, kwartaalbijeenkomsten en één-op-één contacten bieden in normale situaties voldoende mogelijkheden en prikkels om onderling informatie uit te wisselen. Ten tijde van de lekkages en de nasleep ervan is er binnen de bestaande mogelijkheden opgeschaald, passend voor de noodzaak voor het uitwisselen van informatie tijdens calamiteiten. Ook concluderen we dat de gemeente op passende wijze wordt geïnformeerd over de risico’s bij SVP. De gemeente is op de hoogte van de strategische en belangrijkste operationele risico’s. Tijdens de AVA’s worden deze besproken en is er ruimte voor de gemeente om desgewenst bij te sturen. Welke leerpunten, aanbevelingen en concrete acties zijn er voor SVP? In dit onderzoek hebben we geen leerpunten aangetroffen die een proces zouden moeten corrigeren. De bestaande processen en bedrijfsvoering werkten in reactie op en bij het herstellen van de lekkages dan ook naar behoren. De leerpunten die we hebben aangetroffen zijn om deze bestaande processen (verder) te verbeteren.

Op basis van de leerpunten uit hoofdstuk 7.1 bevelen wij de volgende drie punten aan. •

Maak een vast agendapunt van de operationele risico’s en de mogelijke (financiële) effecten voor de aandeelhouder op de kwartaalbijeenkomsten. De operationele risico’s worden tijdens de kwartaalbijeenkomst niet standaard besproken, enkel als deze extra relevant zijn. Door het als agendapunt op te nemen, komen de risico’s periodiek aan bod. Zo worden ze beter navolgbaar voor de aandeelhouder en groeit het wederzijdse begrip. Deze maatregel is een extra toevoeging en zou dan bestaan naast reeds bestaande structuren zoals het risicomanagementsysteem, de jaarverslagen en de begroting.

/ 32

Kwaliteits- en bedrijfsonderzoek Stadsverwarming Purmerend

•

•

SVP verzamelt en analyseert sinds de lekkages meer data. Betrek periodiek externe technische experts bij deze analyses. Op die manier kan SVP de kennis van haar eigen personeel vergroten en wordt er regelmatig input verkregen van andere partijen, zoals andere warmtebedrijven die (potentieel) vergelijkbare situaties meegemaakt hebben. Uiteindelijk heeft een combinatie van variabelen waarschijnlijk geleidt tot de lekkages. SVP analyseert de installatie nu intensiever. Breid, binnen de mogelijkheden van de bedrijfsvoering, de analyses uit met het isoleren van de effecten van individuele variabelen. Door de effecten te analyseren van het aanpassen van één variabele, kan SVP ervaring en kennis opdoen over de invloed van die variabele op de installatie en op andere variabelen. Dit is naar alle waarschijnlijkheid een gecompliceerde analyse die lastig te combineren is met reguliere bedrijfsvoering. Start deze analyses daarom planmatig en kleinschalig in periodes wanneer de BWC niet continu en volledig in bedrijf is, bijvoorbeeld buiten het stookseizoen.

/ 33