c-jaarverslag-2024-waterlands-archief

Overeenkomst digitalisering bouwvergunningen Met GMS (Groenendijk Microfilm- en Scanservice) is een raamovereenkomst gesloten met ingang van 01-04-2019. Na het aanbestedingsproject dat werd gecoördineerd door de Gemeente Purmerend is deze overeenkomst gesloten met als doel het digitaliseren van de bestaande bouwvergunningen van de deelnemende gemeenten. De kosten worden deels gefinancierd uit de reserve ‘Digitalisering bouwvergunningen’ en deels door de deelnemende gemeenten. De totale omvang van de verplichting bedroeg bij aanvang € 700.000 inclusief BTW en exclusief tussentijdse prijsstijgingen. Tot en met 2024 is reeds € 449.887 in rekening gebracht waardoor de verplichting tot en met 2025 nog € 250.113 is.

Overeenkomst automatisering en ICT-ondersteuning Het Waterlands Archief is op 10 maart 2021 een raamovereenkomst aangegaan met Spot ICT voor de duur van 60 maanden. De verplichting voor 2025 wordt geschat op € 56.000.

32

Reeds overeengekomen verplichtingen Eind 2024 waren reeds afspraken gemaakt voor leveringen van zaken in 2025. Het betreft een boekscanner inclusief de eenmalige licentiekosten voor € 54.050,70 en een doorvoerscanner inclusief de eenmalige installatie en transportkosten voor € 13.176,90. Beide worden afgenomen bij Spot ICT.

33

Financiële analyse Saldo 2024 Een overzicht van de ontwikkelingen van het saldo 2024 volgt hier: Gerealiseerd resultaat vóór mutaties reserves Dotatie reserve ruitbreuk Onttrekking reserve digitalisering bouwvergunningen Dotatie reserve digitalisering bouwvergunningen Gerealiseerd resultaat na mutaties reserves

€ 3.945 -/€ € 143.971 -/€ 168.133 € 20.217

Voor de mutaties in de reserves wordt verwezen naar de toelichting op de balans In de toelichting op de balans is per reserve aangegeven waarvoor toevoegingen of aanwendingen hebben plaatsgevonden. Analyse saldo 2024 Het gerealiseerde resultaat bij het programma Waterlands Archief is € 20.217 (positief). Het gerealiseerde resultaat bij het programma Digitalisering Bouwvergunningen is nihil.

Bestemming rekeningsaldo 2024 Voor de bestemming van het saldo wordt het volgende voorstel gedaan: Gerealiseerd resultaat vóór bestemming (voordelig) Onttrekking/dotatie reserves: -

Algemene reserve (dotatie) Reserve ruitbreuk Reserve digitalisering bouwvergunningen

€ 20.217 € 20.217 -/€ 0 € 0

Terug naar de deelnemende gemeenten

€

0

Saldo ná bestemming

€

0

34

4. Toelichting op het overzicht van baten en lasten

Waterlands Archief

Personeelskosten Kapitaallasten Huisvestingskosten Administratiekosten Subsidies en bijdragen Specifieke kosten Bestuurskosten Bureau- en algemene kosten Onvoorziene uitgaven

2024

2024

realisatie € 1.150.947 € 110.103 € 274.952 € 74.355 € € 125.505 € 20 € 36.451 € -

begroting € 1.054.730 € 81.780 € 285.700 € 50.660 € € 126.960 € 100 € 36.660 € 9.000

2024 gewijzigde begroting € 1.165.630 € 108.380 € 285.700 € 55.660 € € 126.960 € 100 € 36.660 € 9.000

verschil realisatie t.o.v. gew. begroting € 14.683 € (1.723) € 10.748 € (18.695) € € 1.455 € 80 € 209 € 9.000

Totaal kosten € 1.772.333 € 1.645.590 € 1.788.090 € Algemene dekkingsmiddelen Gemeentelijke bijdragen Leges Renten Specifieke inkomsten Subsidies en bijdragen Overige inkomsten

€ € € € € €

(29) 4.829 (4.065) 3.725

Totaal baten € 1.792.550 € 1.645.590 € 1.788.090 €

4.460

Dotatie/onttrekking reserves

€ 1.653.031 € € 30.090 € 101.635 € € 7.795

€ Resultaat €

€ 1.510.560 € € 21.960 € 109.000 € € 4.070

€ 1.653.060 € € 25.260 € 105.700 € € 4.070

15.756

€

-

€

-

€

-

20.217 €

-

€

-

€

20.216

-

Er wordt gerekend met hele euro’s, hierdoor kunnen er afrondingsverschillen ontstaan.

De belangrijkste afwijkingen tussen realisatie en begroting worden hierna toegelicht.

35

Programma Waterlands Archief Personeelskosten De totale personeelskosten in 2024 vielen € 14.683 lager uit dan begroot. De kosten met betrekking van het eigen personeel vielen € 31.340 lager uit doordat de medewerker beheer volledig is ingezet op het programma digitalisering. Deze waren oorspronkelijk op 50% begroot. Aan externe inhuurkrachten werd juist € 5.861 meer uitgegeven dan geraamd omdat er meer inzet plaats vond dan vooraf was ingeschat. In 2024 is er meer gebruik gemaakt van de diensten van een arbeidsdeskundige waardoor deze kosten € 7.057 hoger uitvielen.

Kapitaallasten Bij de kapitaallasten vond een overschrijding van € 1.723 plaats waarvan het grootste gedeelte (€ 1.515) veroorzaakt werd door een hogere afschrijving i.v.m. schilderwerkzaamheden en de aanschaf van nieuwe kantoormeubelen.

Huisvestingskosten De huisvestingskosten vielen in totaal € 10.748 lager uit dan geraamd. Aan onderhoudskosten werd € 8.198 minder uitgegeven. Gas, water en elektra vielen € 1.590 lager uit en de verzekeringen, waterschap en belastingen vielen € 1.095 lager uit.

Administratiekosten De administratiekosten zijn overschreden met € 18.695. De accountantskosten vielen € 12.802 hoger uit dan geraamd. Het Waterlands Archief heeft sinds 2024 een nieuwe accountant en deze kosten vielen hierdoor niet goed te begroten. Op de post automatisering werd in 2024 € 5.893 meer uitgegeven dan begroot.

Specifieke kosten Er is € 1.455 minder aan specifieke kosten uitgegeven. Op drie posten zijn de grootste afwijkingen te vinden: op activiteiten, voorlichting en educatie werd € 2.660 minder uitgegeven. De kosten voor het E-depot vielen ook € 5.265 minder uit. Op digitalisering algemeen werd juist € 6.196 meer uitgegeven.

Bestuurskosten Geen toelichting.

Bureau- en algemene kosten Er werd op de post bureau- en algemene kosten € 209 minder uitgegeven dan begroot. Op verzekeringen iets meer en op porti en postverzorging iets minder. In totaal werd er aan kosten € 15.756 minder uitgegeven dan vooraf geraamd. 36

Gemeentelijke bijdragen Begroting en realisatie waren nagenoeg aan elkaar gelijk. Het betreft hier de bijdragen aan het reguliere programma Waterlands Archief. De bijdragen aan het programma Digitalisering Bouwvergunningen staan daar vermeld.

Leges Er zijn geen inkomsten aan leges geweest.

Renten In totaal werd er in 2024 € 4.829 meer rente ontvangen dan oorspronkelijk begroot. Het betreft de rente over de banktegoeden. Sinds het vierde kwartaal van 2022 werd voor het eerst weer rente ontvangen over de banktegoeden en is daardoor lastig te begroten. De rente over het kapitaal is gelijk aan de begroting.

Specifieke inkomsten In 2024 zijn er € 4.065 minder inkomsten gerealiseerd dan verwacht. De specifieke inkomsten zijn inkomsten voor reproductie, overige inkomsten en de vergoeding voor het gebruik van de opslag van het archief. De laatstgenoemde heeft € 3.926 minder opgebracht dan begroot doordat er minder strekkende meters archief als opslag zijn gebruikt.

Subsidies en bijdragen Op de post subsidies en bijdragen werd niets geraamd of geboekt.

Overige inkomsten De overige inkomsten vielen € 3.725 hoger uit dan begroot. In totaal werd er aan baten € 4.460 meer gerealiseerd dan begroot.

Mutaties reserves Het resultaat behaald over 2023 (€ 6.617) is bijgeschreven aan het onverdeelde resultaat. Er hebben in 2024 verder geen dotaties of onttrekkingen plaatsgevonden.

37

Programma Digitalisering Bouwvergunningen Specifieke kosten De specifieke kosten zijn in totaal onderschreden met € 59.823. Er werden minder blokken gedigitaliseerd dan vooraf gepland.

Gemeentelijke bijdragen Begroting en realisatie waren aan elkaar gelijk. Het betreft hier de bijdragen aan het programma Digitalisering Bouwvergunningen. Op basis van de planning en begroting worden de geraamde tekorten bij de desbetreffende gemeenten op voorschotbasis in rekening gebracht. Dit gebeurt tweemaal per jaar, gelijktijdig met het factureren van de voorschotten voor de algemene begroting. De bedragen worden in hetzelfde jaar gedoteerd aan de reserve Digitalisering Bouwvergunningen.

Mutaties reserves Er zijn onttrekkingen geweest ter dekking van de kosten digitalisering bouwvergunningen. De onttrekkingen zijn gelijk aan de gerealiseerde kosten van het project en waren lager dan begroot omdat ook de uitgaven op het project lager uitvielen. Er zijn ook dotaties geweest aan de reserve digitalisering bouwvergunningen. De dotaties waren gelijk aan de bedragen die aan de gemeenten in rekening waren gebracht.

38

5. Aanvullende informatie

Omvang archieven en collecties op 31-12-2024

Deelnemende gemeenten Beemster Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland

Betalende organisaties HHNK Notaris Cabenda

Niet betalende organisaties Particuliere archieven en kerkarchieven Erfgoed derden (bruikleen) Waterlandsarchief: - Bibliotheek en documentatie - ISW-archieven - Atlas en beeldbank - Kranten verschenen regio Waterland

39

Meters 31-12-2024

Meters 31-12-2023

882 170 815 469 245 2.581

966 121 821 469 246 2.623

667 27 694

669 27 696

655 91

653 91

332 56 423 172 1.729

299 41 320 172 1.576

5.004

4.895

Wet normering topinkomens In 2013 is de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) in werking getreden. Voor alle instellingen in de genoemde sector gelden openbaarmakingseisen ongeacht in welk beloningsregime een instelling valt. In dit kader dient in de jaarrekening van iedere topfunctionaris en gewezen topfunctionaris de navolgende gegevens van het boekjaar en het voorgaand boekjaar te worden vermeld (artikel 4.1 lid 1 WNT). De maximale bezoldiging voor 2024 bedraagt € 233.000 inclusief belaste kostenvergoedingen en pensioenbijdrage werkgever.

2024 naam

functie

R.W.M. Bisscheroux Directeur/archivaris

Secretaris

beloning 2024

belaste onkosten 2024

beloning dienst- periode betaalbaar verband op termijn

€

102.406 €

-

€

E. van Selm Voorzitter Burgemeester Purmerend

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

L.J. Sievers Vicevoorzitter Burgemeester Edam-Volendam

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

L. de Lange Burgemeester Landsmeer

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

M.C. van der Weele Burgemeester Waterland

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

A.J. Michel - de Jong Burgemeester Wormerland

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

17.184

vast 01-03-2017 1,0 FTE heden

Dagelijks bestuur/Algemeen Bestuur

40

2023 naam

functie

R.W.M. Bisscheroux Directeur/archivaris

Secretaris

beloning 2023

belaste onkosten 2023

beloning dienst- periode betaalbaar verband op termijn

€

97.595

€

-

€

D. Bijl/E. van Selm Voorzitter Burgemeester Purmerend

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

L.J. Sievers Vicevoorzitter Burgemeester Edam-Volendam

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

L. de Lange Burgemeester Landsmeer

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

M.C. van der Weele Burgemeester Waterland

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

A.J. Michel - de Jong Burgemeester Wormerland

€

-

€

-

n.v.t.

n.v.t.

15.830

vast 01-03-2017 1,0 FTE heden

Dagelijks bestuur/Algemeen Bestuur

41

Bijdragen deelnemende gemeenten

Bijdragen gemeenten

Meters archief 31-12-24

GiB opslag 31-12-24

Aantal inwoners 01-01-24

Bijdrage o.b.v. meters archief

Bijdrage per gibibyte

Bijdrage per inwoner

882 170 815 469 245

3.322 361 4.363 593 1.605

36.917 11.661 95.168 17.525 16.552

€ € € € €

54.142 10.436 50.030 28.790 15.040

€ € € € €

13.866 1.509 18.212 2.475 6.699

€ € € € €

2.581

10.243

177.823

€

158.437

€

42.760 € 1.451.863

Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland Totaal

Exclusief project digitalisering bouwvergunningen Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland Totaal

Totaal bijdrage 2024

Voorschotten 2024

€ € € € €

369.423 107.152 845.255 174.350 156.880

€ € € € €

€

1.653.060 €

301.415 € 95.208 € 777.014 € 143.086 € 135.141 €

Te verrekenen 2024

€

47.729 118.221 2.183 -

€ € € € €

417.152 107.152 963.476 176.533 156.880

168.133

€

1.821.193

Compensabele btw 2024

€ € € € €

-2.850 -2.683 194 3.165 2.173

€ € € € €

58.436 16.950 133.704 27.579 24.816

1.653.061 €

0

€

261.485

366.573 104.470 845.449 177.516 159.053

42

Bijdrage Totaal bijdrage digitalisering 2024 bouwvergunn.

Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid directie Waterlands Archief De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht de directie van het Waterlands Archief toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden – en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met de door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening wordt het door het bestuur nog vast te stellen normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 53.895.

Bevinding De directie is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten programma’s 1B. Kredietoverschrijdingen 2. Ongeautoriseerde reservemutaties 3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het bestuur zijn gemeld.

Bedragen x € 1.000 0,0 0,0 0,0 75,58

Totaal begrotingsonrechtmatigheden

75,58

4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid.

15,76

Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden

59,82 Bedragen x € 1.000

Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed Er is een spendanalyse uitgevoerd (2021-2024), waarbij de contracten van SPOT ICT en De Ree als onrechtmatig zijn bevonden. De onrechtmatigheid bedraagt tezamen € 142.144 gebaseerd op de realisatie van beide aanbieders in 2024.

142,14 Bedragen x € 1.000

M&O Criterium Geen bevindingen Totaal van onrechtmatigheden

201,96

In de § Bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV en op basis van de afspraken met het bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. 43