c-jaarverslag-2024-waterlands-archief
Tekst van het document
Expositie over W.O.J. Nieuwenkamp in de nieuwe studiezaal
Jaarverslag 2024 Vastgesteld door het bestuur op 11 april 2025
de secretaris,
de voorzitter,
R.W.M. Bisscheroux
E. van Selm
2
Inhoudsopgave Jaarverslag ................................................................................................................................................4 1.
Verantwoording ...........................................................................................................................4 Inleiding ............................................................................................................................................4 Taakuitvoering ..................................................................................................................................6 Organisatie ..................................................................................................................................... 13 Samenwerking ............................................................................................................................... 15
2.
Paragrafen ................................................................................................................................ 16 § Lokale heffingen .......................................................................................................................... 16 § Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................. 16 § Onderhoud kapitaalgoederen ..................................................................................................... 18 § Financiering ................................................................................................................................. 18 § Bedrijfsvoering ............................................................................................................................ 19 § Verbonden partijen ..................................................................................................................... 19 § Grondbeleid ................................................................................................................................ 19
Jaarrekening .......................................................................................................................................... 21 1.
Balans per 31-12-2024 .............................................................................................................. 21
2.
Overzicht van baten en lasten 2024 ......................................................................................... 23
3.
Toelichting op de balans ........................................................................................................... 24 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ...................................................................... 24 Niet uit de balans blijkende verplichtingen.................................................................................... 32 Financiële analyse .......................................................................................................................... 34
4.
Toelichting op het overzicht van baten en lasten ..................................................................... 35
5.
Aanvullende informatie ............................................................................................................ 39
Omvang archieven en collecties op 31-12-2024 ................................................................................ 39 Wet normering topinkomens............................................................................................................. 40 Bijdragen deelnemende gemeenten ................................................................................................. 42 Rechtmatigheidsverantwoording ...................................................................................................... 43
3
Jaarverslag 1. Verantwoording Inleiding Afgelopen jaar had het Waterlands Archief een relatief rustig publieksjaar vergeleken met het ‘corona inhaaljaar’ 2023. Maar ook in 2024 waren er presentaties, cursussen, workshops en de jaarlijkse publieksdag. Deze laatste stond in het teken van de collectie Nieuwenkamp met een tentoonstelling, talentenwedstrijd, kleurwedstrijd en de presentatie van een kleurboek. De samen met de Stichting W.O.J. Nieuwenkamp, Bibliotheek Waterland en Cultuurhuis Wherelant georganiseerde dag trok veel (nieuwe) bezoekers. Verder waren er diverse activiteiten samen met andere cultuurhistorische organisaties in ons werkgebied zoals de Bibliotheek Waterland, Fiolet Taaltrainingen en de Nederlandse Genealogische Vereniging Zaanstreek-Waterland. Samen met Tijdschrift Holland organiseerden we de presentatie van het nummer Platteland in Holland. In dat nummer staat een artikel van het Waterlands Archief over vluchtelingen in Waterland. Het artikel heeft aandacht gekregen in de landelijke krant Reformatorisch Dagblad.
Cursisten van Fiolet Taaltrainingen kregen tijdens hun bezoek een rondleiding door de depots Het jaar 2024 stond om te beginnen in het teken van de inrichting van een vrijwilligersruimte/ scanruimte en een update van de kantoorwerkplekken. Hierdoor hebben de vrijwilligers een eigen - vrij toegankelijke - ruimte gekregen nabij de publieksruimten. Tegelijkertijd is hiermee ruimte gecreëerd voor nieuwe scanners ten behoeve van ’scannen op verzoek’. De eerste 4
stappen worden hierin gezet met de levering van een boekscanner in 2025. Voor bezoekers en het Hoogheemraadschap wordt dit vanaf 2027 een aanvullende dienst in aanvulling op de digitalisering van de bouwvergunningen. Eind 2024 zijn we al ver in de realisatie van het Uitvoeringsplan 2022-2025 gekomen. De stand van zaken van de verschillende doelen wordt toegelicht onder het onderdeel Taakuitvoering. Volgens de Gemeenschappelijke Regeling Waterlands Archief stuurt het bestuur één jaar voor het begin van de volgende periode een nieuw Uitvoeringsplan naar de raden van de deelnemende gemeenten. In 2024 heeft de gehele organisatie in een aantal sessies een nieuw plan opgesteld. Na goedkeuring door het bestuur is dit Uitvoeringsplan 2027-2029 toegestuurd aan de raden. Eind 2024 is ook de tweede wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Waterlands Archief gepubliceerd. Dit is met name een technische wijziging naar aanleiding van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Een deel van de wettelijke taken uit de Archiefwet zijn door de deelnemende gemeenten toebedeeld aan het Waterlands Archief, met het doel de belangen van de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden en collecties die berusten in de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen.
Aan het bestuur van het Waterlands Archief zijn daartoe een concreet aantal werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de colleges overgedragen. Het Waterlands Archief is daarnaast mede ingesteld met het doel om in beperkte omvang diensten aan derden te leveren ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden en collecties. Het Waterlands Archief heeft samengevat de volgende kerntaken: publieke dienstverlening, beheer van archieven en toezicht bij archiefvorming. Naast deze primaire taken worden secundaire taken uitgevoerd, gericht op het goed laten functioneren van de organisatie zoals personeelszaken, financiën, automatisering en facilitaire zaken. Het gebouwbeheer wordt volledig extern uitgevoerd door de gemeente Purmerend. Het Waterlands Archief betaalt hiervoor naast de erfpachtcanon een jaarlijkse bijdrage aan Purmerend. Vanaf 2024 worden aanvullend voor gebouwbeheer, P&O en financiën diensten afgenomen van Purmerend.
Archief gemeente Landsmeer, 1936-1969
5
Taakuitvoering Publiek Publiek betekent: beschikbaar stellen van de collectie aan een zo breed mogelijk publiek, in de studiezaal, via de website en door educatie en voorlichting. In 2024 werden zoals gebruikelijk de cursussen Genealogie (onderzoek naar voorouders) en Paleografie (oud-schrift lezen) en de goedbezochte workshops Introductie archiefonderzoek georganiseerd. Het thema van de open dag was dit jaar de collectie van de regionale kunstenaar Nieuwenkamp in samenwerking met de Stichting W.O.J. Nieuwenkamp, Cultuurhuis Wherelant en de Bibliotheek Waterland. Deze open dag was met ruim 100 bezoekers een succes. Er waren lezingen, bezoekers konden een kijkje nemen in onze archiefdepots tijdens een rondleiding en de informatie- en (tweedehands) boekenmarkt bezoeken. Kinderen konden meedoen aan een kleurwedstrijd en (in Bibliotheek Waterland, onze buren) een workshop volgen. Hier was veel belangstelling voor. Ook presenteerden we een expositie en kleurboek met werk van Nieuwenkamp.
Verder was er samen met Tijdschrift Holland de presentatie van het nummer Platteland in Holland, samen met de Bibliotheek Waterland een presentatie en rondleiding in het kader van Internationale Vrouwendag, een expositie over Onderweg in Waterland, een lezing over Vervoer in Waterland, een programma Welkom in Waterland voor cursisten inburgering in samenwerking met Fiolet Taaltrainingen en een lezing over Pruiken en patriotten samen met de Nederlandse Genealogische Vereniging Zaanstreek-Waterland.
De kleurwedstrijd werd gewonnen door Jaylinn uit Purmerend.
Op locatie in de regio waren activiteiten zoals een presentatie over familiegeschiedenis in Waterland voor de Vrouwenvereniging WestBeemster, een onderzoeksproject voor het Jan van Egmondcollege over de Canon van Waterland en een presentatie over de erfgoedleerlijn Verborgen verhalen (Edam-Volendam). Het aantal fysiek afgehandelde aanvragen in de studiezaal steeg licht ten opzichte van 2023: 3.320 (3.289 in 2023). Het aantal ambtelijke uitleningen daalde sterk: 881 (1.253 in 2023). De verklaring hiervoor is waarschijnlijk de voortgaande digitalisering van de bouwvergunningen. Er is ook een mogelijkheid om op de website via menselijk chatcontact informatie op te vragen. Het aantal sessies bleef ongeveer gelijk aan 2023: 326 (327 in 2023). De website www.waterlandsarchief.nl trok in 2024 meer bezoekers: 47.866 (46.927 in 2023), 96.266 sessies (86.632 in 2023) en 573.392 paginaweergaven (581.799 in 2023). Via het archievenplatform www.archieven.nl vonden 509.202 zoekacties plaats (870.798 in 2023). Het aantal paginaweergaven op archieven.nl was: 3.217.467 (2.146.138 in 2023). De websites over De Stijl en Watersnoodramp 1916 van wa-educatie.nl trokken in totaal 7.791 bezoekers (8.127 in 2023). De website www.geschiedenislokaalwaterland.nl had 25.824 paginaweergaven (27.688 in 2023). De website www.waterlandopdekaart.nl trok 1.738 bezoekers (totaal 1.529 in 2023).
De website voor paleografie (oud-schrift) www.watstaatdaer.nl trok in totaal 33.667 bezoekers (32.275 in 2023).
6
De stand van de social media eind 2024: -
X 1.407 volgers (1.473 in 2023),
-
Facebook 1.100 volgers (1.083 in 2023),
-
Pinterest 106 volgers (105 in 2023),
-
Instagram 466 volgers (386 in 2023),
-
LinkedIn 283 volgers (251 in 2023) en
-
YouTube 57 abonnees (54 in 2023).
De belangrijkste publieksactiviteiten waren: de workshops Introductie archiefonderzoek met 36 deelnemers, de cursussen Oud-Schrift met 11 deelnemers, de cursus Genealogie met 9 deelnemers, de Open Dag van het Waterlands Archief met meer dan 100 deelnemers, een lezing over Vervoer in Waterland met 65 deelnemers.
Tijdens de rondleiding op Internationale Vrouwendag (8 maart) werd onder andere dit wandkleed van de Ned. Bond van Plattelandsvrouwen (thans Vrouwen van Nu), afdeling Edam getoond (tg 1353, invnr 55)
Publiek samengevat Samengevat zien we een toename van de digitale dienstverlening ten koste van de fysieke dienstverlening (aanvragen ambtelijk). Zowel de chatdienst, de websites als de social media trokken in 2024 over het algemeen meer bezoekers/volgers dan in 2023. Duidelijk is dat X in populariteit afneemt, dat is een algemene trend. Het Waterlands Archief overweegt om geheel te stoppen met X.
7
Voor het Uitvoeringsplan 2022-2025 is gewerkt aan de volgende doelen voor Publiek:
De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor onze bezoekers Uitgangspunt is dat de studiezaal naast de huidige functie ook gaat functioneren als ontmoetingspunt voor de bezoekers. In 2024 is de verbouwing en herinrichting van de studiezaal als multifunctionele ruimte voor deze activiteiten uitgevoerd. Dit doel is behaald. Organiseren van cursussen, workshops, lezingen, evenementen en exposities in de studiezaal In het nieuw ingerichte ontmoetingspunt worden tal van evenementen georganiseerd. Te denken valt aan rondleidingen, thema-activiteiten, cursussen, lezingen en exposities. Dit in samenwerking met andere culturele instellingen zoals de Openbare Bibliotheek Waterland en Cultuurhuis Wherelant. Website (digitale studiezaal), waterlandopdekaart.nl en social media verder ontwikkelen In 2024 zijn ook de overige websites en de social media verder uitgebouwd. Dit doel is behaald. Jaarlijkse publieksdag voor interactie met het (levende) verleden organiseren De jaarlijkse publieksdag is bij uitstek het moment waarop het publiek in interactie is met het (levende) verleden. In 2024 was er een publieksdag met een boekenmarkt, lezingen, rondleidingen en een filmvoorstelling. We organiseerden verder ook andere publieksactiviteiten bij het Waterlands Archief en op locatie in de deelnemende gemeenten.
Bij de gemeenten educatieve programma’s, exposities en boekpresentaties organiseren Bij de gemeenten waren we aanwezig met educatieve programma’s. Daarnaast geeft het Waterlands Archief regelmatig publicaties uit over historische onderwerpen. Voor 2024 is een publicatie over Nieuwenkamp gemaakt in de vorm van een kleurboek. Publiceren van (wetenschappelijk) verantwoorde toegangen tot historische collecties Waar nodig ontwikkelen we voor historische onderzoekers handleidingen en broncommentaren. In 2024 was dit niet aan de orde. Meewerken aan een open overheid, open overheidsdata en gebruik van Linked Open Data Vanwege de Wet open overheid ondersteunen we de aangesloten overheden met het vormgeven van een open overheid met open overheidsdata. De basis hiervoor is het voldoen aan de Archiefwet. Door Linked Open Data als techniek toe te passen wordt een belangrijke stap gezet om de data straks geautomatiseerd op te vragen en aan elkaar te koppelen. Het Waterlands Archief volgt de ontwikkeling hiervan.
8
Beheer Beheer betekent: beheer van de archieven en deze toegankelijk maken door inventarisatie, overbrenging van gemeentelijke archieven en acquisitie van particuliere archieven die een aanvulling vormen op de collectie. Het beheer stond opnieuw in het teken van het meerjarig project digitalisering bouwdossiers. De volgende ‘archiefblokken’ waren eind 2024 online beschikbaar: - Beemster (1970-1990), - Beemster (1991-2010) 'deels online', - Edam-Volendam (1990-2010), - Jisp (1905-1990), - Landsmeer (1970-1990), - Purmerend (1975-1989), - Waterland (1991-1999), - Wijdewormer (1905-1990), - Wormer (1903-1990), - Wormerland (1991-2000) en - Zeevang (1970-2015) Bouwtekening pakhuis Java, Veerdijk, Wormer, 1906. (tg 0635, invnr 552-93) De volgende ‘archiefblokken’ zijn gescand in 2024 maar waren eind 2024 nog niet online beschikbaar (vanwege de verwerkingstijd): - Purmerend (1990-1999), - Purmerend (1930-1974), - Purmerend (1895-1929), - Oosthuizen (1905-1970), - Monnickendam (1906-1944), - Monnickendam (1946-1990), - Middelie (1896-1970) en - Warder (1922-1970) Met name de digitale beschikbaarheid van de grote blokken van Purmerend zal een effect hebben op de publieke en gemeentelijke (ambtelijke uitlening) dienstverlening.
Een belangrijke volgende stap in het beheer en de digitale beschikbaarstelling van archieven is de dienst ‘scannen op verzoek’ voor publiek, gemeenten, het HHNK en ‘interne aanvragen’. Deze dienst is opgenomen in het Uitvoeringsplan 2026-2029 met voorbereiding in 2025. Dit is niet alleen een verbetering van de dienstverlening maar ook voor het behoud van originele stukken een grote stap voorwaarts. Het publiek en het HHNK gaan een vergoeding betalen voor deze digitale dienst.
9
De omvang van de archieven is in totaal toegenomen naar 5.004 meter (4.895 in 2023). Hiervan zijn 2.581 meter van de gemeenten (2.623 in 2023), 694 meter van andere betalende organisaties (696 in 2023) en 1.729 meter van niet betalende organisaties (1.576 in 2023) afkomstig. De opslag van gedigitaliseerde archieven bij het Waterlands Archief (waarvan bij het Waterlands Archief ook een back-up wordt gemaakt) is toegenomen naar 25.693 GB (19.729 GB in 2023). Dit met name ten gevolge van de voortgaande digitalisering van de bouwvergunningen. De gedigitaliseerde bouwvergunning (vervanging) en ‘digital born’archieven worden eveneens extern beheerd in ons digitale depot. Dit zijn 10.243 GiB (3.888 GiB/4.175 GB in 2023). In 2024 zijn er twee gemeentelijke archieven ontvangen. Het archief van de gemeente Landsmeer over de periode 1991-2000 (inclusief bouwvergunningen) en fotomateriaal van de gemeente Beemster 2014-2021. Verder diverse gemeentelijke registers en aanvullingen. In de loop van het jaar zijn tien nieuwe particuliere archieven ontvangen, waaronder het archief van de Hervormde gemeente Ilpendam. Aan de digitale beeldbank zijn 190 afbeeldingen toegevoegd en aan de bibliotheek 15 titels. Gedurende het jaar zijn een aantal interessante beeldcollecties in beheer gekomen bij het Waterlands Archief.
De kunstcollectie van het bekende kunstenaarsechtpaar Bander, 35 dvd’s met foto’s van Cees Bandt, een deel van de kunstcollectie van de gemeente EdamVolendam en een grote fotocollectie van het Purmerends museum (overdracht in 2025). En verder vele andere kleine collecties. De collectie van Bander was deels een aankoop en deels een schenking. De volgende archieven en collecties werden daarmee verworven in 2024: - Gemeente Landsmeer, 1991-2000 - Gemeente Beemster fotoarchief gemeenteraad, 2014-2021 - Archieven Hervormde Gemeente Ilpendam - Kunstcollectie Bander - Kunstcollectie gemeente Edam-Volendam - Fotocollectie Purmerends museum (2025) - Diverse andere kleine particuliere archieven en collecties
10
Beheer samengevat Samengevat zien we een voortgaande verbetering van de toegang tot onze gedigitaliseerde collecties (bouwvergunningen en genealogische data). Dit is ook af te lezen aan de groei van de hoeveelheid opgeslagen digitale data. De dienst ‘scannen op verzoek’ zal de digitale toegankelijkheid nog verder gaan vergroten. Ondertussen gaat de aanwinst van papieren archieven en collecties nog steeds gestaag voort.
In het uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Digitaliseren en toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten In 2024 is de digitalisering en het toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten voortgezet. Zie verder de inleiding. E-depot (diensten) koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten Naast het opnemen van gedigitaliseerde (bouw)archieven onderzoeken we of het mogelijk en haalbaar is om het E-depot te gaan koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten, zoals bijvoorbeeld een Document Management Systeem (DMS), zodat er vanaf de bron kan worden gearchiveerd. In 2024 zijn hierin nog geen stappen gemaakt. Restauratie van fysieke archieven uitvoeren op basis van een restauratieplan Om de achterstand in de restauratie van fysieke archieven in beeld te krijgen zijn bij de bewerking van archieven registraties gemaakt van schade. De volgende stap is de restauratie van fysieke archieven uitvoeren op basis van een restauratieplan. In 2024 zijn op basis hiervan weer diverse archiefonderdelen gerestaureerd. Acquisitie van zogenaamde ‘hotspots’ op basis van een acquisitieplan Acquisitie zal plaats vinden op basis van een nieuw acquisitieplan en de Handreiking waardering en selectie. Actieve acquisitie van zogenaamde ‘hotspots’ wordt hier een onderdeel van.
In 2024 hebben we hier de basis voor gelegd door het laten uitvoeren van een collectieanalyse. Op basis hiervan is een acquisitieplan opgesteld om de ‘lacunes’ in onze archieven en collecties op te kunnen vullen.
Aanwinst 2024: archief FC Volendam
11
Toezicht Toezicht betekent: advies aan archiefvormers over informatiebeheer en inspectie van tijdige overdracht van de gemeentelijke archieven en van de kwaliteit van de archiefvorming bij de aangesloten gemeenten. Zoals in andere jaren zijn er in het kader van het toezicht archiefinspecties uitgevoerd en is advies uitgebracht over de inrichting van de informatievoorziening Voor de kerntaak toezicht verschoof in eerdere jaren het accent van inspectie naar advies. In 2024 werden de tweejaarlijkse inspecties (Edam-Volendam en Waterland) en voortgangsgesprekken (Wormerland, Landsmeer en Purmerend) weer door het Waterlands Archief uitgevoerd. De bevindingen van de inspecties hebben inzicht gegeven in de stand van zaken rondom digitale archivering. Bij de voortgangsgesprekken lag de nadruk op de uitdagingen en kansen binnen de informatievoorziening en het archiefbeheer. Ook over de overgebrachte archieven bij het Waterlands Archief is inspectie uitgevoerd en verslag uitgebracht. In samenwerking met de adviseur digitale informatievoorziening heeft de inspecteur digitale informatievoorziening aansluitend op de inspecties en voortgangsgesprekken, themagesprekken georganiseerd over de archivering van ruimtelijke plannen. Deze gesprekken boden een platform om dieper in te gaan op dit specifieke onderwerp.
Er zijn verder adviezen gegeven, twee nieuwsbrieven verstuurd en twee regiobijeenkomsten georganiseerd voor de deelnemende gemeenten: het e-depot met leverancier De Ree en het meerjarenplan informatiehuishouding met het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Toezicht samengevat Samengevat zien we een voortzetting van de toezichts- en adviestaak van het Waterlands Archief. In het Uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Advies en (scherper) toezicht bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces Voor de adviesfunctie blijft adviseren over het ontwerpen van digitaal informatiebeheer aan de voorkant (archiving by design) het meest belangrijk. Een keer per twee jaar uitvoeren van een KPI inspectie of een voortgangsgesprek voeren In 2024 zijn inspecties uitgevoerd bij de gemeenten Edam-Volendam en Waterland. Waar nodig uitvoeren van een integrale inspectie, thema-onderzoek of RODIN audit In 2024 zijn er themagesprekken gevoerd. Standaardiseren en verder professionaliseren van het expertisecentrum Door het invullen van de vacature medewerker Advies is dit opgepakt. Initiëren van en deelnemen aan Strategisch Informatie Overleg (SIO) bij gemeenten We ondersteunden de gemeenten bij het inrichten van een Strategisch Informatieoverleg (SIO) en het aanwijzen van ‘hotspots’. 12
Organisatie Bestuurszaken Het Waterlands Archief is een zelfstandige gemeenschappelijke regeling van de vijf aangesloten gemeenten: Edam-Volendam, Landsmeer, Purmerend, Waterland en Wormerland. Het bestuur is vier keer bijeengekomen. Onderwerpen waren onder andere: de jaarrekening 2023, de begrotingswijziging 2024, de kadernota, de begroting 2025 en het Uitvoeringsplan 2026-2029.
Financiën Het onderstaande overzicht geeft de netto kosten van de programma’s weer alsmede de bijdragen van de deelnemende gemeenten. OVERZICHT NETTO KOSTEN EN ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN 2024 Bedragen x € 1000
Rekening 2024
Begroting 2024
Begroting 2024
oorspronkelijk
Na wijziging
Rekening 2023
Verschil Rekening 2024 t.o.v. gewijzigde begroting 2024
PROGRAMMA'S NETTO KOSTEN PROGRAMMA'S
Waterlands Archief Digitalisering bouwvergunningen
1.633 144
1.511 112
1.653 204
1.435 180
-21 -60
Totaal
1.777
1.623
1.857
1.615
-81
0 414 104 964 180 159
0 385 95 825 166 146
0 414 104 964 180 159
0 329 92 747 182 135
0 0 0 0 0 0
1.821
1.616
1.821
1.485
0
resultaatbestemming (mutaties reserves)
44 -24
-7 6
-36 36
-130 137
81 -60
SALDO RESULTAAT NA BESTEMMING
20
-1
0
7
21
1% -29%
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN OPBRENGST DEELNEMENDE GEMEENTEN
Beemster Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland Totaal
SALDO RESULTAAT VOOR BESTEMMING
0% 0% 0% 0% 0% 0%
-168%
De begroting voor 2024 bedroeg € 1.645.590. De gewijzigde begroting voor 2024 bedroeg € 1.788.090. Voor de financiële positie van het Waterlands Archief wordt verder verwezen naar de jaarrekening 2024. Vennootschapsbelasting Het WA verricht geen belaste prestaties voor de Vpb.
13
Personeel Begin 2024 bedroeg de formatie 12,08 fte verdeeld over 16 medewerkers. Een (nieuwe) medewerkster trad in februari 2024 in dienst zodat de formatie met 0,89 fte toenam. Per maart 2024 is er één medewerker uit dienst getreden vanwege pensionering waarna de formatie met 0,81 fte afnam. Eind 2024 is er medewerker in dienst gekomen en kort daarna weer uit dienst getreden. Dit heeft geen effect gehad op het aantal fte aan het begin of eind van het jaar. Daarmee bedraagt de formatie eind 2024 12,17 fte verdeeld over 16 medewerkers. De loonsom van de vaste medewerkers bedroeg in 2024 in totaal € 1.068.149. Het verzuimpercentage was in 2024 7,8% (in 2023: 7,2%)
Deskundigheidsbevordering In 2024 werden een aantal korte trainingen gevolgd. De nieuwe Privacy Officer (PO) heeft de benodigde opleidingen gevolgd. Bedrijfsvoering De administratieve en organisatorische ondersteuning was deels uitbesteed. Ook in 2024 werden de salaris- alsmede de financiële administratie (deels) uitgevoerd door een externe partij. Facilitaire zaken werden grotendeels door een eigen medewerker uitgevoerd. Privacy en informatiebeveiliging Het Waterlands Archief heeft een geregistreerd Functionaris Gegevensbescherming ingehuurd. Wet open overheid Het Waterlands Archief voldoet aan de eisen van de Wet open overheid. Organisatie samengevat Samengevat zien we een stabilisering in de bezetting van het Waterlands Archief. Van belang waren verder de realisatie van een nieuw Uitvoeringsplan en de wijziging van de GR tekst. In het Uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Invoering werken met project- en programmamanagement Naast de lijnorganisatie is er een projectorganisatie gekomen met bijbehorend project- en programmamanagement, om te beginnen voor het project digitalisering bouwvergunningen. Ook het ‘scannen op verzoek’ wordt als project opgepakt.
Medewerkers ontwikkelen de kerncompetenties van het Waterlands Archief Een van de kerncompetenties, samenwerken - bijdragen aan het gezamenlijk resultaat door afstemming met anderen, is door project- en programmamanagement verder ontwikkeld. Vrijkomende FTE’s vanwege pensionering – intern – invullen In 2024 is er een medewerker met pensioen gegaan. De functie is extern ingevuld. Drie medewerkers maken sinds 2024 gebruik van het generatiepact vooruitlopend op hun pensionering.
14
Samenwerking Voor ondersteuning van de bedrijfsvoering (financiën en personeel) is de samenwerking met de gemeente Purmerend vastgelegd in een DVO. De gemeente Purmerend ondersteunt het Waterlands Archief vanaf 2024 in de bedrijfsvoering. Hiervoor ontvangt de gemeente Purmerend een vergoeding. Samenwerking samengevat Na een lange verkenning heeft het Waterlands Archief ondersteuning in de bedrijfsvoering gevonden bij de gemeente Purmerend. Dit op basis van DVO. In het Uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Onderzoek samenwerking met een andere archiefdienst Voor praktische zaken werkt het Waterlands Archief samen met de aangrenzende archiefdiensten. Structurele samenwerking met een andere archiefdienst is in 2024 niet onderzocht. Ontwikkelen tot een centraal coördinatiepunt voor de historische verenigingen Voor de historische verenigingen en musea ontwikkelden we ons in 2024 verder tot een centraal coördinatiepunt. Daarnaast bleven we inzetten op het met de verenigingen ontwikkelen van diensten voor ons gezamenlijk publiek. Voor de onderwijsinstellingen programma’s digitaal aanbieden Voor de onderwijsinstellingen bleven we ook in 2024 meer programma’s digitaal aanbieden en inspelen op het feit dat scholen steeds vaker thematisch en vakoverstijgend werken in de klas.
Voor het educatieve programma Verborgen verhalen (Plein C, gemeente EdamVolendam) werd in het Waterlands Archief een filmpje opgenomen. Het programma werd in 2024 gepresenteerd.
Samen met de Bibliotheek Waterland het Nieuwe aanbod voor het basisonderwijs verzorgen De samenwerking met Bibliotheek Waterland werd gecontinueerd in 2024.
15
2. Paragrafen Artikel 26 BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. In dit hoofdstuk geven wij het kader aan waaraan de paragrafen minimaal dienen te voldoen. Op deze plaats besteden we aandacht aan de volgende (verplichte) paragrafen.
§ Lokale heffingen Deze paragraaf is niet op het WA van toepassing.
§ Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de rekening is. Dit is van belang wanneer zich een financiële tegenvaller voordoet. Het Waterlands Archief heeft jarenlang gekampt met een geringe algemene reserve waardoor het vrijwel onmogelijk was om zelfstandig tegenvallers op te kunnen vangen. Door de dotatie van het positieve resultaat van 2022 en na bestemming van het resultaat over 2023 is de algemene reserve eindelijk weer op een gezond peil. Naast de algemene reserve heeft het Waterlands Archief een tweetal bestemmingsreserves. Deze vallen ook onder het weerstandsvermogen. Volgens art. 11 BBV moeten ook risico’s genoemd worden. Ten aanzien van de bedrijfsvoering was de continuïteit van de ingehuurde specialisten onvoldoende gewaarborgd. In 2023 werd daarvoor een oplossing gevonden. De salarisadministratie werd per 1 januari 2023 overgenomen door het kantoor dat daarvoor al indirect werd ingehuurd en voor de financiële beleidszaken werden twee medewerkers van de gemeente Purmerend gevonden om de werkzaamheden aan over te dragen. Daarnaast vormt de veiligheid van de fysieke archieven en collecties het grootste risico. Dit is beleidsmatig geborgd door een Plan Veiligheid, Calamiteiten en Ontruiming en praktisch door up-to-date brand-, inbraak- en klimaatsystemen van de fysieke depots.
Voor de digitale archieven en collecties is dit geregeld in de automatisering en de digitale opslag. De beschikbare weerstandscapaciteit bedroeg op 31-12-2024 € 237.811 Bestaande uit de reserves (€ 217.594) en het positieve resultaat (€ 20.217). Voorgesteld wordt om het exploitatie- overschot over 2024 bij bestemming toe te voegen aan de algemene reserve.
Kengetallen Een deugdelijke en transparante jaarrekening is in het belang van de horizontale controle door Provinciale Staten en de raad op de financiële positie van gemeenschappelijke regelingen. Het opnemen van kengetallen in de jaarrekening past in het streven naar meer transparantie. Daarmee wordt beoogd Provinciale Staten en de raad in staat te stellen gemakkelijker inzicht te krijgen in de financiële positie en over de baten en de lasten van de gemeenschappelijke regelingen. De kengetallen vormen de verbinding tussen de verschillende aspecten die de raad en Provinciale Staten in hun beoordeling van de financiële positie moeten betrekken om daar een verantwoord oordeel over te kunnen geven. 16
Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de jaarrekening en/of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie van een gemeenschappelijke regeling. Om dit te bereiken wordt voorgeschreven dat de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de volgende kengetallen bevat: netto schuldquote en de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, solvabiliteitsratio, grondexploitatie, structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit. Deze kengetallen maken inzichtelijk over hoeveel (financiële) ruimte de gemeenschappelijke regeling beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of opvangen. Ze geven zodoende inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Voor de beoordeling van de financiële positie is het belangrijk dat zowel naar de balans als naar de exploitatie wordt gekeken. In de kengetallen structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit komt tot uitdrukking of een gemeenschappelijke regeling over voldoende structurele baten beschikt en welke mogelijkheid er is om de structurele baten op korte termijn te vergroten. De kengetallen netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen en de solvabiliteitsratio hebben betrekking op de balans. Hieronder wordt per kengetal weergeven welke verhouding wordt uitgedrukt. -
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. -
Solvabiliteitsratio
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen (€ 237.811) t.o.v. het totale vermogen (€ 835.847) geeft een gezonde ratio van 28,5%. -
Structurele exploitatieruimte
Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten.
Omschrijving Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsrisico Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
17
rekening 2024 12,91% 12,91% 28,5% 10,5% n.v.t. n.v.t.
rekening 2023 12,81% 12,81% 23,6% 18,5% n.v.t. n.v.t.
§ Onderhoud kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn goederen waarvoor investeringen nodig zijn. Het onderhouden van kapitaalgoederen is van groot belang voor het zo optimaal mogelijk functioneren en de levensduur van de goederen. Het Waterlands Archief beschikt over kapitaalgoederen zoals archiefstellingen, inventaris en automatisering met een boekwaarde per 31 december 2024 van € 469.217. Het onderhoud is op peil.
§ Financiering Treasury is het sturen en beheersen, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en het afdekken van rente en kredietrisico’s. De treasuryfunctie binnen het Waterlands Archief wordt sinds 2019 in eigen beheer uitgevoerd. De treasurywerkzaamheden worden uitgevoerd binnen de financiële kaders van de Wet Fido waarbij prudent beheer een basisvoorwaarde is. Met ingang van 2017 zijn er wijzigingen in de BBV van kracht geworden met betrekking tot de toerekening van de rente in de begroting. Zo is bepaald dat als er een rentevergoeding over het eigen vermogen wordt berekend, deze vergoeding dan maximaal het rentepercentage bedraagt dat is gebaseerd op het gewogen samenstel van de externe rentelasten over de lang en kort aangetrokken financieringsmiddelen. Daarnaast adviseert de Commissie BBV om vanaf 2018 een renteschema in de paragraaf financiering van de begroting en jaarstukken op te nemen. Hiermee wordt inzicht gegeven in de rentelasten, externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening. Er waren geen uitstaande leningen in 2024 alleen kortlopende schulden via rekening-courant bij de BNG.
Voor de toerekening van de rente over het eigen vermogen kan hetzelfde percentage worden toegepast. Het bestuur van het Waterlands Archief heeft er in het verleden voor gekozen om geen rente toe te rekenen aan de reserves. De exploitatie van het Waterlands Archief wordt bijna volledig gefinancierd met de jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeenten en beperkt met eigen middelen (reserves en voorzieningen). Tweemaal per jaar ontvangt het Waterlands Archief als voorschot 50% van de in de jaarbegroting vastgestelde bijdragen. Een eventuele tijdelijke liquiditeitsbehoefte wordt ingevuld via een kortlopende schuld bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG), via rekening-courant en/of kasgeld- leningen. Het financieringsbeleid is erop gericht dat het Waterlands Archief geen risicovolle transacties verricht. Deze hebben in 2024 ook niet plaatsgevonden. Volgens de wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) zijn grenzen gesteld aan de kasgeldlimiet (maximaal 8,2% bedragen van het begrotingstotaal aan lasten) en de renterisiconorm (binnen 20% van het begrotingstotaal met een minimumbedrag van € 2.500.000). Het Waterlands Archief bleef in 2024 binnen de kasgeldlimiet en de rente-risiconorm.
18
§ Bedrijfsvoering De uitvoering van de taken van het Waterlands Archief worden grotendeels verricht door de eigen werknemers. De financiële administratie wordt in eigen huis verricht met ondersteuning van een extern kantoor. Complexere financiële zaken zoals het opstellen van de begroting en de jaarrekening worden uitbesteed. De salarisadministratie wordt eveneens uitbesteed. De facilitaire zaken van het Waterlands Archief worden intern geregeld. Het gebouwenbeheer wordt deels door de eigenaar van het gebouw, de gemeente Purmerend uitgevoerd. Al deze zaken worden gecoördineerd door de coördinator Bedrijfsvoering. De omvang op 31-12-2024 van de formatie was 12,17 fte verdeeld over 16 medewerkers. De nieuwe Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV heeft met ingang van het verslagjaar 2023 geleid tot het opnemen van mogelijke afwijkingen t.o.v. de rapportagegrens onder deze paragraaf, evenals fouten, onduidelijkheden of geconstateerde fraude door eigen medewerkers. Verantwoordingsgrens, rapportagegrens en de paragraaf bedrijfsvoering De verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.
Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 53.895 (totale lasten € 1.772.333 + dotaties aan reserves € 24.162). Het bestuur heeft de rapportagegrens voor individuele onrechtmatigheden vastgesteld op € 10.779, zijnde 20% van de verantwoordingsgrens. Dit betekent dat alle individuele fouten en onduidelijkheden boven € 10.779 hieronder nader worden toegelicht. Programma Waterlandsarchief Begrotingscriterium De medewerker beheer wordt momenteel ingezet op het digitaliseren van bouwvergunningen. Bij de begroting werd uitgegaan van 50% doorbelasting aan dit programma, in werkelijkheid is dit 100% gebleken en vielen hierdoor de personeelskosten € 14.683 lager uit. De kapitaalslasten vielen € 1.723 hoger uit dan verwacht door de aanschaf van nieuw meubilair en schilderwerkzaamheden aan het pand. Er werd minder onderhoud uitgevoerd en ook aan gas, water en licht werd er minder uitgegeven. Daarmee vielen kosten voor huisvesting €10.746 lager uit. Er zijn minimale verschillen in de specifieke, bestuurs en bureau- en algemene kosten. Aan deze laatste drie is in totaal € 1.744 minder besteed. Onvoorziene uitgaven zijn er niet geweest, deze was begroot op € 9.000. Tezamen is er een onderschrijding van de lasten van € 15.756.
Hiermee past de onderschrijding binnen het door het bestuur vooraf opgestelde beleid en wordt dit als acceptabel geduid. Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet aanbesteed Uit de controle is gebleken dat er in totaal € 142.144 aan onrechtmatige inkopen boven de EUaanbestedingsgrenzen hebben plaatsgevonden gedurende 2024. De onrechtmatige inkopen boven de rapportagegrens betreffen twee aanbieders. De Ree, die verantwoordelijk is voor de hosting van de digitale archieven en Spot ICT die de volledige ondersteuning ICT verzorgt.
M&O Criterium Geen bevindingen. 19
Programma Digitalisering Bouwvergunningen Begrotingscriterium Op de specifieke kosten is er € 59.823 minder uitgegeven. Er blijken achteraf minder blokken gedigitaliseerd dan vooraf is begroot. Hierdoor is er een onderschrijding van de lasten. Omdat het verschil boven de verantwoordingsgrens ligt wordt dit geduid als onrechtmatig.
Voorwaardencriterium Geen bevindingen.
M&O criterium Geen bevindingen.
§ Verbonden partijen Verbonden partijen zijn die partijen waarmee het Waterlands Archief een bestuurlijke relatie heeft én waarin het een financieel belang heeft. Het Waterlands Archief kent momenteel geen verbonden partijen. Het Waterlands Archief vormt wel een verbonden partij voor de deelnemende gemeenten. Zij verricht wettelijke archieftaken voor de deelnemende gemeenten.
§ Grondbeleid Deze paragraaf is niet op het Waterlands Archief van toepassing.
20
Jaarrekening 1. Balans per 31-12-2024 ACTIVA
rekening 2024
rekening 2023
Vaste activa €
Vaste activa
469.217
Immateriële vaste activa
€
12.018
€
18.554
Investeringen met economisch nut
€
457.199
€
398.894
Totaal vaste activa
€
417.448
€
469.217
€
417.448
€
1.357
€
1.403
€
192.328
€
179.274
€
27.882
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen
€
341
€
192
Overige uitzettingen
€
-
€
-
Overige vorderingen
€
1.016
€
1.211
€
Liquide middelen
224.021
Kassaldo
€
-
€
-
Banksaldi
€
224.021
€
192.328
€
Liq.midd. bij Ministerie v Financiën €
Schatkistbankieren
€
103.750 €
Overlopende activa Nog te ontvangen/vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
103.750
€
37.502 €
37.502
Totaal vlottende activa Totaal activa
21
179.274
27.882
€
366.630
€
400.887
€
835.847
€
818.336
PASSIVA
rekening 2024
rekening 2023
Vaste passiva €
Eigen vermogen
237.811
Algemene reserve
€
62.293
€
62.293
Bestemmingsreserves
€
148.684
€
124.522
Onverdeeld resultaat
€
6.617
€
-
Gerealiseerde resultaat
€
20.217
€
6.617
€
Voorzieningen Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's
€
€
-
€
Vaste schulden >= één jaar
193.432
€
2.346
€
-
2.346
-
Waarborgsommen
€
-
€
-
Leningen van binnenlandse banken
€
-
€
-
Totaal vaste passiva
€
€
237.811
€
195.778
€
126.257
€
67.251
€
555.308
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rente korter dan één jaar Negatieve banksaldi
€
-
€
-
Overige schulden
€
126.257
€
67.251
€
Overlopende passiva Verplichtingen die in het jaar zijn opgebouwd en die in een volgend jaar tot betaling komen en vooruitontvangen bedragen
€
471.779 €
471.779
Totaal vlottende passiva Totaal passiva
22
555.308
€
598.036
€
622.558
€
835.847
€
818.336
2. Overzicht van baten en lasten 2024 Bedragen x € 1.000 Begroting 2024 oorspronkelijk
Programma
Baten
Lasten
Begroting 2024 na wijziging
Saldo
Baten
Lasten
Realisatie 2024
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Waterlands Archief Digitalisering bouwvergunningen
€ €
135 € €
1.646 € -1.511 € 112 € -112 €
135 € €
1.788 € -1.653 € 204 € -204 €
140 € €
1.772 € 144 €
-1.633 -144
Totaal programma's
€
135 €
1.758 € -1.623 €
135 €
1.992 € -1.857 €
140 €
1.916 €
-1.777
€
1.616 €
€
1.821
Algemene dekkingsmiddelen €
1.616 €
Resultaat vóór bestemming
€
Mutaties reserves (conform begroting) Resultaat na bestemming
Gemeentelijke bijdragen
-
1.821 €
€
1.821 €
-7
€
-36
€
44
€
6
€
36
€
-24
€
-1
€
-0
€
20
-
1.821 €
-
Taakvelden Bedragen x € 1.000
Waterlands Archief Begroting 2024
Omschrijving Taakveld 5. Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musea 0. Bestuur en ondersteuning 0.4 Overhead 0.8 Algemene dekkingsmiddelen 0.10 Mutaties reserves Totaal bestuur en ondersteuning Saldo van baten en lasten
Lasten
Baten
209
Gewijzigde begroting 2024 Saldo
Lasten
Baten
135
-74
235
-1.437 1.511
1.553
1.511 1.437
1.511
74
1.646
1.646
0
1.437
Realisatie 2024
Saldo
Lasten
135
-100
236
-1.553 1.653
1.537
1.653 1.553
1.653
100
1.788
1.788
-
-96
1.653
-1.537 1.653
1.537
1.653
116
1.772
1.793
20
Bedragen x € 1.000 Begroting 2024
Omschrijving
0. Bestuur en ondersteuning 0.8 Algemene dekkingsmiddelen 0.10 Mutaties reserves Totaal bestuur en ondersteuning Saldo van baten en lasten
Saldo
140
Digitalisering Bouwvergunningen
Taakveld 5. Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musea
Baten
Lasten
Baten
112
Gewijzigde begroting 2024 Saldo
Lasten
-112
106
-
106 6 112
106
112
112
-
Baten
204
Lasten
-204
168
-
168 36 204
204
204
Een toelichting op de cijfers wordt gegeven in hoofdstuk 4.
23
Realisatie 2024
Saldo
Baten
144
Saldo -144
168
168
168
24 24
168
168
-
168
168
-
3. Toelichting op de balans Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisaties zijn vastgesteld.
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, waaronder ook begrepen de heffing van de vennootschapsbelasting, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. De waarderingsgrondslagen per basisonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht.
Begrotingsrechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording Vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Kadernota Rechtmatigheid 2023 (BBV) heeft het Waterlands Archief alvast stappen ondernomen om de richtlijnen en aanbevelingen van de Commissie BBV zoveel mogelijk te implementeren. De verantwoording van rechtmatigheid door het bestuur gaat na wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid minimaal op het huidige kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording deel uitmaakt. Het huidige rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. De beoordeling van de accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van de directie vermeld staat. Het is feitelijk juist en volledig maar de uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording komen geheel voor rekening van het bestuur. Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten, onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. De rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur gaat primair om de (gevolgen van) financiële beheershandelingen. Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van negen criteria.
In deze jaarrekening legt het bestuur (voor het eerst) verantwoording af over alle negen criteria. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De overige drie criteria komen tot uitdrukking in deze rechtmatigheidsverantwoording. De reikwijdte van de verantwoording wijzigt niet ten opzichte van de situatie waarin de accountant het oordeel afgaf.
24
De zes criteria (in balans en V & W) zijn: -
-
er dient vastgesteld te worden dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn (calculatiecriterium); de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen dient vastgesteld te worden (valuteringscriterium); de juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan dient te worden vastgesteld (adresseringscriterium); de volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord (volledigheidscriterium); de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de GR en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen (aanvaardbaarheidscriterium); de levering dan wel de prestatie heeft plaatsgevonden (leveringscriterium).
De drie criteria (in de rechtmatigheidsverantwoording) zijn: -
de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium); de voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd (voorwaardencriterium); de juistheid en volledigheid van door derden verstrekte gegevens is getoetst met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik (M & O criterium).
Begrotingscriterium Het bestuur heeft een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserve vastgesteld. Enkel overschrijdingen hoger dan 3% worden verklaard. Uitgangspunt is dat overschrijdingen lager dan 3% rechtmatig zijn. Voor 2024 is de verantwoordingsgrens € 53.895 (3% van € 1.772.333 + € 24.162)
Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse weten regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het voorwaardencriterium levert vooral aandachtspunten op bij subsidieverstrekking. Daarvan is bij het Waterlands Archief echter geen sprake.
M & O criterium Het is aan de GR om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het bestuur dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O-beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. Wanneer het bestuur concludeert dat het M&O-beleid niet actueel is, niet bestaat of niet wordt nageleefd dan vermeldt het bestuur dat in de § Bedrijfsvoering. Daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden opgenomen onder de rechtmatigheidsverantwoording. In 2024 bestond er (nog) geen M&O-beleid bij het Waterlands Archief (zie § Bedrijfsvoering).
25
Vaste activa Activa die bedoeld zijn om de uitoefening van de werkzaamheid van de gemeenschappelijke regeling duurzaam te dienen.
Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa bestaan uit investeringen in de website voor het Waterlands Archief.
Materiële vaste activa Alle materiële vaste activa zijn investeringen met economisch nut en zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidie en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boek- waarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde. Afschrijvingen De volgende afschrijvingstermijnen gelden: Archiefstellingen 20 jaar Inrichtingskosten 10 jaar Inventaris 5 jaar Investeringen automatisering 5 jaar Nieuwe investeringen worden lineair afgeschreven. Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële en materiële vaste activa gedurende het jaar 2024:
Immateriële vaste activa
Boekwaarde 1-1-2024
Investeringen 2024
Afschrijving 2024
Boekwaarde 31-12-2024
Website €
18.554 €
- €
6.536 €
12.018
Totalen €
18.554 €
- €
6.536 €
12.018
Materiële vaste activa Archiefstellingen € (Her)inrichtingskosten € Inventaris € Automatisering € Totalen €
Boekwaarde 1-1-2024 288.547 19.765 90.583
Investeringen 2024 € € € €
106.142 605 33.911
398.894 €
Afschrijving 2024 € € € €
140.658 €
26
Boekwaarde 31-12-2024 € € € €
354.396 15.110 87.693
82.353 €
457.199
40.293 5.260 36.800
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid kan een voorziening in mindering worden gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald op basis van geschatte inningskansen. In 2024 werd een voorziening niet nodig geacht.
Liquide middelen en overlopende activa Deze activa worden opgenomen tegen nominale waarde. Naast het kassaldo betreft het de saldi van de bankrekening bij de BNG en bij de ING en onder schatkistbankieren de rekeningcourantverhouding met het Rijk. Onder de overlopende activa werden nog te verwachten ontvangsten en vooruitbetaalde bedragen opgenomen. Balans Balans 31-12-2024 31-12-2023 Kortlopende vorderingen Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen
341 1.016 1.357
192 1.211 1.403
505 223.516 224.021
826 191.502 192.328
Schatkistbankieren
103.750
179.274
Overlopende activa
37.502
27.882
Liquide middelen Kas NL74 INGB 0002 2950 66 NL75 BNGH 0285 0155 59
Schatkistbankieren In principe dienen alle overtollige middelen in de schatkist te worden aangehouden. Er zijn een aantal uitzonderingen. Eén daarvan is het drempelbedrag. Dat is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de GR) dat gemiddeld per kwartaal buiten de schatkist mag worden gehouden. Voor de GR Waterlands Archief was dat voor 2024 een bedrag van € 1.000.000. Het drempelbedrag is bedoeld om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen. In principe hoeven dus alleen de liquide middelen die boven het drempelbedrag uitgaan in de schatkist te worden aangehouden. In 2024 hebben geen overschrijdingen plaatsgevonden van het drempelbedrag. In de hiernavolgende tabel is te zien wat de benutting van het drempelbedrag schatkistbankieren gedurende de vier kwartalen 2024 is geweest.
27
Benutting drempelbedrag schatkistbankieren 2024 Drempelbedrag
€
€
1.000.000 Kwartaal 1
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen € Ruimte onder het drempelbedrag € Overschrijding van het drempelbedrag €
1.000.000
€
Kwartaal 2
€ € €
92.134 907.866 -
1.000.000
€
1.000.000
Kwartaal 3
46.365 953.635 -
€ € €
91.733 908.267 -
Kwartaal 4
€ € €
46.829 953.171 -
Vaste Passiva Eigen vermogen Het eigen vermogen wordt onderscheiden in: -
algemene reserve bestemmingsreserves gerealiseerde resultaat uit de jaarrekening
Reserves De reserves zijn de vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van reserves is een zaak van het bestuur. Daarom worden reserves ook wel onderverdeeld in algemene en bestemmingsreserves. Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen (bestemmings)reserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Heeft een reserve geen bestemming dan wordt het een algemene reserve genoemd.
Staat van reserves 2024 boekwaarde 31-12-2023
toevoegingen
onttrekkingen
bestemming resultaat vorig boekjaar
boekwaarde 31-12-2024
62.293 15.000 77.293
20.217 -
-
20.217
-
6.617 6.617
82.510 15.000 6.617 104.127
Programma Waterlands Archief Algemene reserve Reserve ruitbreuk Onverdeeld resultaat
Programma Digitalisering bouwtekeningen Reserve digitalis. bouwtekeningen
109.522
168.133
(143.971)
-
133.684
Totaal reserves
186.815
188.350
(143.971)
6.617
237.811
28
Algemene reserve Deze reserve is een logische consequentie van het systeem van budgetfinanciering dat in 2009 werd ingevoerd. In de jaarrekening dient het geraamde budget te worden aangehouden. Hierdoor komen meevallers en/of bezuinigingen ten gunste van de GR maar tegenvallers moet de GR zelf opvangen uit de algemene reserve. Voorgesteld wordt om het positieve resultaat over 2024 toe te voegen aan de algemene reserve.
Reserve ruitbreuk De reserve ruitbreuk is in 2014 gevormd. De reserve wordt aangehouden in plaats van een glasverzekering. De maximale hoogte werd in 2013 gesteld op € 10.000 (besluit AB d.d. 0307-2013). In 2023 is er een dotatie van € 5.000 geweest om de reserve terug te brengen naar een niveau dat in de pas loopt met het huidige prijspeil van ruitvervanging (besluit bestuur oktober 2023). In 2024 hebben er geen dotaties of onttrekkingen plaatsgevonden.
Reserve digitalisering bouwvergunningen Bij het vaststellen van de jaarrekening over 2017 heeft het bestuur besloten dat het positieve saldo dat uit het ISW-programma resteerde, zou worden aangewend voor de vorming van deze reserve. De reserve is bedoeld voor de transformatie van de papieren archieven naar digitale archieven. De onttrekking voor 2024 is gelijk aan het totale bedrag aan kosten die in 2024 gemaakt zijn voor het digitaliseren van de bouwvergunningen. De onttrekking bedraagt in 2024 € 143.971. Hierin zijn mede de kosten van de medewerker digitalisering bouwvergunningen opgenomen. Omdat de reserve niet toereikend is om alle kosten te kunnen dekken, worden de ontbrekende middelen aan de reserve gedoteerd door de betreffende gemeenten. In 2021 werd voor het eerst gedoteerd. De geraamde en tevens werkelijke dotatie voor 2024 bedroeg € 168.133.
Digital. bouwvergunningen
2024
2024
143.971 €
111.680 €
203.794 €
59.823
€
168.133 €
105.510 €
168.133 €
-
Totaal baten €
168.133 €
105.510 €
168.133 €
-
€
(24.162) €
6.170 €
35.661 €
(59.823)
Specifieke kosten
2024 verschil gewijzigde realisatie t.o.v. realisatie begroting begroting gew. begroting € 143.971 € 111.680 € 203.794 € 59.823
Totaal kosten € Algemene dekkingsmiddelen Gem. bijdr. digital. bouwverg.
Dotatie/onttrekking reserves
Resultaat €
-
29
€
-
€
-
€
-
Voorzieningen De voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de gemeenschappelijke regeling. Om die reden kunnen voorzieningen naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Voorzieningen worden gewaardeerd op de contante waarde of het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. De vorming van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord.
Staat van voorzieningen 2024 boekwaarde toevoegingen aanwending 31-12-2023
vrijval of correctie
boekwaarde 31-12-2024
Voorziening reparatie WW
2.346
-
-
(2.346)
-
Totaal voorzieningen
2.346
-
-
(2.346)
-
Voorziening reparatie WW Een medewerker kan recht hebben op reparatie van de WW-uitkering die per 31 december 2015 versoberd is ten opzichte van de daarvoor geldende WW-regeling. Voor deze reparatie wordt op het salaris van de werknemer premie ingehouden. De premie wordt niet afgedragen. De ingehouden werknemerspremie wordt opgenomen in een voorziening zodat helder is waar het 3e jaar WW uit gefinancierd kan worden. Dat is in 2020 voor het eerst gebeurd. Omdat de regeling is afgeschaft per 01-01-2024 heeft er in 2024 geen dotatie plaatsgevonden. Vanwege het vervallen van de regeling is het volledige saldo (€ 2.346) in overleg met de directie geboekt (vrijgevallen) als overige inkomsten.
30
Vlottende passiva De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Evenals de overlopende passiva.
Balans Balans 31-12-2024 31-12-2023 Netto vlottende schulden Overige schulden
Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen Nog te betalen bedragen
31
126.257
67.251
446.673 25.106 471.779
460.870 94.438 555.308
Niet uit de balans blijkende verplichtingen Erfpachtovereenkomst Het jaarlijkse bedrag van de met de Gemeente Purmerend aangegane verplichtingen van erfpacht en onderhoud voor het gebouw en de grond van het Waterlands Archief bedraagt in 2024 € 198.664 (€ 149.943 erfpacht en € 48.721 onderhoud). De erfpachtovereenkomst is in 2003 aangegaan en heeft een looptijd van 30 jaar. De overeenkomst is per 1 januari 2017 gewijzigd waarbij de erfpachtcanon is vastgezet op € 149.943. Dit bedrag wordt niet langer jaarlijks geïndexeerd. Het bedrag voor onderhoud wel. De erfpacht en onderhoud over 2025 wordt geschat op € 200.369 (€ 149.943 erfpacht en € 50.426 onderhoud).
Financieringsovereenkomst Met de BNG is in 2018 een nieuwe financieringsovereenkomst gesloten ingaande op 1 januari 2019 voor onbepaalde tijd voor een kredietarrangement met een limiet van € 200.000 voor krediet in rekening-courant. De intra-daglimiet is gesteld op € 700.000.
Leaseovereenkomst Met Grenke Finance is een leaseovereenkomst gesloten met ingang van 01-01-2021 voor twee kopieer- en scanapparaten Samsung P77940dn. De duur van de overeenkomst is 60 maanden. De kosten over 2024 waren € 5.129. De verplichting voor 2025 wordt geschat op € 5.300.