c.-accountantsverslag-2022-purmerend-concept- 15-5-2023

CONCEPT

ACCOUNTANTSRAPPORT 2022 GEMEENTE PURMEREND

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

BESTUURLIJKE SAMENVATTING ................................................................................... 1 Ontwikkelingen COVID-19, Oekraïne- en Energiecrisis en inflatie .................................... 1 Organisatieontwikkelingen ................................................................................................. 2 Interne beheersing overall stagneert .................................................................................. 2 Stand Wmo en Jeugdzorg .................................................................................................. 3 Resume fouten en onzekerheden ...................................................................................... 3 Samenvatting bevindingen ................................................................................................. 3

2. 2.1 2.2 2.3

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES .................................................... 6 Controleplan, -aanpak en -protocol .................................................................................... 6 Controleaanpak en risicoanalyse ....................................................................................... 6 Goedkeuringstoleranties .................................................................................................... 7

3. 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.4 3.5 3.6 3.7

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE 8 Intern controleplan 2022 ..................................................................................................... 8 Review bevindingen VIC (en IC) ........................................................................................ 8 Aanbestedingen .................................................................................................................. 9 Inleiding .............................................................................................................................. 9 Externe inhuur en DAS ....................................................................................................... 9 Spend-analyse 2018-2022 ................................................................................................. 9 Bestedingen opvang Oekraïners ........................................................................................ 9 Bevindingen procescontroles 2022 .................................................................................. 10 Verantwoording overige ontvangen subsidies ................................................................. 11 Coulance bij de vaststelling subsidies 2022 .....................................................................

11 Opvolging bevindingen interim-controle ........................................................................... 12

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.7

WMO, JEUGDHULP EN PGB .......................................................................................... 14 Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo ........................................................................... 14 Jeugdhulp - SPIC (laatste jaar) ........................................................................................ 14 Aansluitingen Jeugdhulp en Wmo en jaarrekening .......................................................... 14 Beoordeling status productieverklaringen 2022 ............................................................... 15 Persoonsgebonden budget (PGB) ................................................................................... 15 Controle op de levering van zorg ..................................................................................... 15

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT 2022 .................................................. 17 Jaarrekeningproces .......................................................................................................... 17 Begrotingsrechtmatigheid ................................................................................................. 17 Investeringskredieten ....................................................................................................... 18 Administratievoering ......................................................................................................... 18 Vennootschapsbelasting 2017-2022 ................................................................................ 18

5.6 5.7 5.8

Stadsverwarming .............................................................................................................. 18 Opmerkingen jaarverslaggeving ....................................................................................... 19 Programmarekening van baten en lasten ........................................................................ 19

6. 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 6.4 6.5

BALANS EN FINANCIELE POSITIE ................................................................................ 21 Ontwikkeling eigen vermogen .......................................................................................... 21 Grondexploitaties.............................................................................................................. 22 Algemene ontwikkelingen ................................................................................................. 22 Actualisatie grondexploitaties ........................................................................................... 22 Voortgang Baanstee Noord .............................................................................................. 22 Grondexploitaties woningbouw ........................................................................................ 23 Warme gronden en Vof De Beemster Compagnie ........................................................... 23 Voorzieningen................................................................................................................... 24 Klachten en claims ........................................................................................................... 25

7. 7.1 7.2 7.3 7.4

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA) ...................................................... 26 Algemeen ......................................................................................................................... 26 Toenemend aantal regelingen .......................................................................................... 26 Opmerkingen met SiSa .................................................................................................... 26 Tabel van fouten en onzekerheden .................................................................................. 27

8. 8.1 8.2

AUTOMATISERING ......................................................................................................... 28 Onderzoek IT auditor kern applicaties.............................................................................. 28 ENSIA 2022 ...................................................................................................................... 28

9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

ONTWIKKELINGEN WET- EN REGELGEVING ............................................................. 29 Rechtmatigheidsverantwoording 2023 ............................................................................. 29 Wijzigingen in controleverklaring ...................................................................................... 29 Handreiking Uniform Control Framework ......................................................................... 29 Invoering Omgevingswet is een feit ................................................................................. 30 Aanpassingen in Notitie Overhead ................................................................................... 30 Duurzaamheidsverslaggeving komt eraan ....................................................................... 30

10. 10.1 10.2

CONCLUSIE ..................................................................................................................... 31 Geconstateerde fouten en onzekerheden ........................................................................ 31 Controleverklaring ............................................................................................................ 31

Tabel bevindingen SiSa 2022 ............................................................................................................ 1

Aan de gemeenteraad van de gemeente Purmerend Postbus 15 1440 AA PURMEREND

Haarlem, xx juni 2023

Reg.nr. : 1007193/215/474/1015 Betreft : Accountantsrapport 2022 gemeente Purmerend

Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening 2022 van de gemeente Purmerend gecontroleerd. De accountantscontrole is in twee fasen uitgevoerd: een interim-controle in de maand oktober 2022 en de uitvoering van de eindejaarscontrole medio april 2023. Conform uw planning is de eindejaarscontrole tijdig afgerond, waarmee ook het bestuurlijk proces van de jaarrekening 2022 binnen de door u gestelde termijnen kan worden gerealiseerd. In dit accountantsrapport geven wij onze belangrijkste controlebevindingen weer.

1.

BESTUURLIJKE SAMENVATTING

1.1

Ontwikkelingen COVID-19, Oekraïne- en Energiecrisis en inflatie

Zoals in de aanbiedingsbrief van de jaarstukken 2022 van de gemeente Purmerend duidelijk is verwoord, stond het afgelopen boekjaar van de gemeente onder meer in het teken van de afhandeling en het herstel na de COVID-19. Maar ook de opvang van Oekraïners en de asielcrisis heeft impact op zowel de maatschappij als op de gemeentelijke organisatie. Vanaf begin maart 2022 vangt Purmerend een groot aantal Oekraïners op, op diverse locaties in de stad en bij particulieren. Daarnaast is via de Veiligheidsregio’s door de regering een beroep gedaan op alle gemeenten om crisisopvang te regelen. In samenwerking met de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland wordt door de gemeenten Purmerend en Edam-Volendam aan 450 vluchtelingen crisisnoodopvang geboden. De opvang loopt door in 2023. De oorlog in de Oekraïne heeft verder een groot effect op de energieprijzen in Europa en heeft tevens de inflatie fors aangewakkerd. De gevolgen daarvan zijn in 2022, maar ook op dit moment nog steeds voelbaar. Door de Oekraïne-crisis zijn de benzine, gas- en elektriciteitsprijzen enorm gestegen. Om aan de hoge prijzen voor burgers het hoofd te bieden heeft de regering in 2022 een energietoeslag voor de laagste inkomens in het leven geroepen. De gemeente is als doorgeefluik verantwoordelijk voor het uitkeren van de toeslagen aan rechthebbenden.

Het moge duidelijk zijn dat al deze ontwikkelingen in het boekjaar 2022, naast de reguliere taken, een behoorlijke impact heeft op de ambtelijke capaciteit. Onze verwachting is dat, rekening houdend met uw ambities/groei en de geplande bouwactiviteiten, ook in de komende jaren de druk op de ambtelijke organisatie zal voortduren. 1.2

Organisatieontwikkelingen

Fusie afgerond en nieuw bestuur De fusie met de gemeente Beemster is inmiddels achter de rug, maar op een aantal (beperkte) terreinen moet harmonisatie nog worden afgerond. Mede vanwege de fusie (en de daardoor vervroegde verkiezingen) zijn er de nodige wijzigingen in het bestuur. U heeft een nieuwe burgemeester geïnstalleerd en er zijn nieuwe wethouders aangetreden. Overigens zijn er in 2022 ook relatief veel wisselingen in de directie en het management (nieuwe secretaris, directieleden, concerncontroller en enkele teammanagers). IT-omgeving In 2022 zijn voor verschillende activiteiten/processen nieuwe geautomatiseerde pakketten ingevoerd: de belastingsystemen van Gouw zijn omgezet naar Gouw-IT als Saas-oplossing (de applicatie draait bij de leverancier) en per 1 januari 2022 is de nieuwe salarisapplicatie AFAS en het Zaaksysteem.nl voor de subsidies geïmplementeerd. Gedurende 2022 is tevens RX Mission inzake de Omgevingsvergunningen geïmplementeerd. Per 1 januari 2024 komt er ook een nieuw financieel pakket. Ambities, investeringen en nieuwe wetgeving Er staan forse investeringen gepland in de stad. Dit betreft onder meer het integraal huisvestigingsplan Onderwijs, de parkeergarage, de nieuwe Milieustraat, en gebiedsontwikkelingen waaronder de ontwikkeling van het Waterlandkwartier.

De (materiële) grondexploitatie Wheermolen-Oost is vorig jaar vastgesteld en voorbereidende werkzaamheden zijn in 2022 opgestart. De ontwikkeling van het Waterlandkwartier zal naar verwachting ook een impact/boost hebben op andere investeringen, waaronder de realisatie van (aanvullende) voorzieningen. Daarnaast staat de implementatie van de nieuwe omgevingswet (uitgesteld tot 1 januari 2024) gepland. De rechtmatigheidsverantwoording 2023 is nu een feit. De basis hiervoor staat er al, maar de verdere uitwerking zal nog de aandacht vragen van uw organisatie. De arbeidsmarkt is nog steeds gespannen De hiervoor beschreven ontwikkelingen hebben gevolgen voor de ambtelijke organisatie. Het aantal vacatures neemt toe, het vinden (en behouden) van kwalitatief personeel en het inhuren van deskundige projectleiders is in de huidige arbeidsmarkt op zichzelf al een lastige opgave. Dit is overigens een breed maatschappelijk probleem en speelt overal in de maatschappij. Om het verloop van goede medewerkers zoveel mogelijk te beperken wordt het ‘binden’ door middel van voldoende uitdagend werk, doorgroei mogelijkheden tezamen met prima secundaire arbeidsvoorwaarden van steeds groter belang. 1.3

Interne beheersing overall stagneert

Uit onze controle blijkt dat de organisatie, als wij kijken naar de (financiële) processen en het financieel-administratief beheer, over de hele linie genomen, op een voldoende niveau zit. In algemene

2

zin is er geen verbetering ten opzichte van vorig jaar en stagneert de interne beheersing in de zin van het niet, of het te laat opleveren van interne controles. VIC 2022 Bij de interim-controle 2022 hebben wij vastgesteld dat een deel van de geplande interne controlewerkzaamheden nog niet af waren, of nog niet waren uitgevoerd. En ook de tussentijdse (door de directie en college vastgestelde) rapportage over de 1e helft 2022 was niet beschikbaar. De VIC over 2022 was bij de start van de jaarrekeningcontrole ook nog niet geheel afgerond. Verschillende processen waren nog in bewerking. De aanlevering van het restant van de VIC over 2022 heeft op een later moment alsnog plaatsgevonden. Het beeld dat wij van uw organisatie hebben is dat de interne controle het afgelopen jaar toch minder prioriteit heeft gekregen. En natuurlijk kunnen we daar zeker argumenten voor vinden: we denken aan de fusie en daarmee samenhangende incidentele werkzaamheden, capaciteitsproblemen vanwege extra taken (zie par. 1.1 en 1.2 hiervoor) alsmede de nieuwe internal auditor die per medio oktober 2022 in dienst is getreden. 1.4

Stand Wmo en Jeugdzorg

Bij het sociaal domein blijft de gemeente Purmerend afhankelijk van verantwoordingen van de zorgleveranciers en de inzet vanuit de gemeenschappelijke regeling Zaanstreek-Waterland (contractenbeheer, aanlevering gegevens). De aanlevering van de productieverantwoordingen en controleverklaringen vanuit de zorginstellingen verloopt wel steeds soepeler. Als we kijken naar de interne organisatie kunnen we vaststellen dat de aansluitingen tussen de sub-administratie Suites 4SociaalDomein en de financiële administratie (Decade) gedurende 2022 beheerst verloopt. Ook is de gemeente Purmerend ‘bij’ met de verwerking van de declaraties via het berichtenverkeer. Ten tijde van de afronding van onze controle waren alle productieverantwoordingen, voor zover hierbij een controleverklaring moet worden overgelegd, goedkeurend van oordeel. 1.5

Resume fouten en onzekerheden

Bij de aanbestedingen zijn fouten en onzekerheden geconstateerd. Het betreft inkopen die de Europese aanbestedingsdrempel in 2022 overschrijden of nog doorwerken van het voorgaande boekjaar. De omvang is minder dan in voorgaande jaren. Daarnaast zijn er in beperkte mate (resterende) fouten en onzekerheden bij de Wmo en de Jeugdhulp. De fouten en ingeschatte onzekerheden rechtmatigheid en getrouwheid overstijgen de goedkeuringstoleranties op jaarrekeningniveau niet. Rekening houdend met de ontdekte fouten en onzekerheden in de controle zijn wij voornemens bij de jaarrekening 2022 van de gemeente Purmerend een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. 1.6

Samenvatting bevindingen

In deze paragraaf geven wij onze bestuurlijk belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2022 weer. In onderstaande tabel hebben wij de in deze rapportage opgenomen aanbevelingen, bevindingen als volgt samengevat:

3

Par.

Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

11.

Getrouwheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

11

Rechtmatigheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

1.1,

Coronacrisis afhandeling

Toereikend

Zie ook bijlage 9 jaarrekening.

SiSa-verantwoording

Geen overschrijding

Aantal regelingen neemt toe (25). Er zijn en-

3.6 7., 7.3 5.7,

kele opmerkingen inzake SiSa Naleving BBV

6.3,

Jaarrekening is BBV

Voldoet aan het BBV

proof

6.5 1.3,

Verbijzonderde interne contro-

Toereikend, met op-

We vragen aandacht voor de tijdige uitvoe-

3.1,

les (VIC)

merkingen

ring IC en de VIC mede gezien de rechtma-

3.2 3.7

tigheidsverantwoording voor 2023. Opvolging aanbevelingen

Pragmatisch aanpak, Belangrijkste adviezen en aanbevelingen

Managementletter, VIC, waar-

loopt door naar 2023 zijn door het college opgepakt. De follow-up

onder de 7 speerpunten

wordt intern bewaakt. Staan nog 2 van de 7 speerpunten open: prestatielevering inkopen borgen en de prestatie levering jeugdwet en Wmo.

3.3

(EU) Aanbestedingsbeleid incl.

Verbetert, er zijn nog Naleving aanbestedingsregels en betrok-

inhuur en specifiek uitgaven

aandachtspunten

Oekraïne crisis

kenheid inkoopadviseurs verder verbeterd. Omvang fouten daalt bij externe inhuur door inzet van DAS. We vragen aandacht voor aanbesteden 2023 m.b.t. opvang Oekrainers.

5.2,

Begrotingsrechtmatigheid, bud-

Er zijn overschrijdin-

Geen (verwijtbare) programmaoverschrij-

5.3

getbeheer, investeringskredie-

gen op programma’s

ding van de lasten, geen begrotingsonrecht-

ten 6.3

Waardering ‘warme gronden’

matigheid. Toereikend

Waardering strategische gronden als ‘warme gronden’ voldoende onderbouwd.

4.

Sociaal domein (Wmo en

Er zijn verbeterpun-

Periodieke aansluitingen gemaakt, afloop

Jeugdhulp, Pgb)

ten

korte lopende verplichtingen bewaakt. Beleid om rechtmatigheid (kleine) zorgleveranties vast te stellen is nog niet opgepakt. Advies om beheersmaatregelen zoals beschreven in de SDO-Notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 blijft staan.

4

Par

Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

6.2

Actieve grondexploitaties /

Toereikend

De MPG 2023 in concept niet volledig aan-

MPG 2023

geleverd bij start controle. Moet nog door de raad worden vastgesteld. Blijvend aandacht voor ontwikkelingen in de regio, wijzigingen in parameters, invloed op winstverwachting. Voortgang en resultaten van bouwprojecten vanwege hoge inflatiecijfers en beperktere beschikbaarheid van bouwmaterialen en personeel blijft een knelpunt. Wheermolen Oost en Baanstee Noord zijn actieve grondexploitaties met hoog risicoprofiel. Alhoewel de vooruitzichten positief zijn, zijn er risicoaandachtspunten (stroomvoorziening problemen Baanstee en kostenstijgingen).

5.6

Waardering deelneming Stads-

Voldoende

Positieve ontwikkeling resultaat 2022. Een

verwarming

eventuele duurzame waardevermindering niet aan de orde. De 2e bio-centrale wordt niet (meer) gerealiseerd.

8.1,

ICT

Voldoende

Uitvoering ENSIA 2022 positief. In beperkte

8.2

mate verbetermaatregelen voor 2023.

5

2.

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES

2.1

Controleplan, -aanpak en -protocol

Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Tijdens de interim-controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en -programma’s, dit zowel ten aanzien van getrouwheids- als rechtmatigheidsaspecten. Tijdens de eindejaarscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten en de SiSa bijlage en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2022 is vastgelegd in het ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarstukken 2022 van de gemeente Purmerend’, vastgesteld in uw raadsvergadering van 30 maart 2023. Daarnaast maken wij bij de planning van onze controle gebruik van het normenkader, dat jaarlijks wordt geactualiseerd en op 7 februari 2023 door uw college is vastgesteld en op 30 maart 2023 in de raadsvergadering voor kennisgeving is aangenomen. Het geheel van het controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2022 inclusief het geactualiseerde normenkader 2022 is het uitgangspunt geweest voor de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag 2022.

Wij hebben tevens in samenwerking met uw gemeente onze planning en aanpak zo veel mogelijk afgestemd op de situatie in de gemeente Purmerend. Het gevolg van deze aanpak is dat hierdoor het jaarrekeningproces conform uw planning is gerealiseerd. 2.2

Controleaanpak en risicoanalyse

Bij aanvang van de controleopdracht hebben wij een (eerste) risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de gemeente Purmerend te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de programmarekening. Deze risico’s zijn ondervangen in onze controleaanpak. Onderdeel van onze controleaanpak is de (initiële) risicoanalyse. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. De risicoanalyse is een dynamisch proces en stellen wij zo nodig gaande weg bij. Dat geldt ook voor de kernpunten in onze controle.

De belangrijkste aandachtsgebieden voor onze controle zijn bij de gemeente Purmerend: • de stand van zaken en ontwikkelingen ten aanzien van de verbijzonderde interne controles (VIC) mede in relatie met de rechtmatigheidsverantwoording (2023); • de ontwikkeling bestedingen in het sociaal domein (Jeugdwet, Wmo, inclusief de Persoonsgebonden Budgetten); • het proces aanbestedingen (waaronder externe inhuur); • ontwikkelingen in de grondexploitaties; • waardering deelneming Stadsverwarming en ‘warme gronden’; • effecten van de Oekraïne-crisis (en opvang overige vluchtelingen);

6

• de afwikkeling van de fusie per 1 januari 2022 (harmonisatie regelingen). 2.3

Goedkeuringstoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (in % lasten) Onzekerheden in de controle (in % lasten)

GoedKeurend ≤ 1%

> 1% < 3%

Oordeel-onthouding –

> 3% < 10%

≥ 10%

Beperking

≤ 3%

Afkeurend ≥ 3% –

Op basis van de jaarrekening 2022 van uw gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 3,4 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 10,1 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. In het vigerende controleprotocol 2022 heeft u een rapporteringsgrens van € 100.000 vastgesteld.

7

3.

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE

3.1

Intern controleplan 2022

De basis voor de verbijzonderde interne controle is het ‘Interne controleplan gemeente Purmerend 2022’. De gekozen aanpak in dit VIC-plan is risico-gericht. Voor de verbijzonderde interne controle (VIC) voor 2022 zijn in totaal 21 (hoofd)processen geselecteerd voor beoordeling. De aanpak/diepgang per proces is mede gebaseerd op een risico-inschatting en is gebaseerd op het model ‘three lines of defence’. Wij zijn van oordeel dat het controleplan 2022 in algemene zin voldoende kwalitatief is, zodat wij er in het kader van de jaarrekeningcontrole gebruik kunnen maken van de interne werkzaamheden en de bevindingen. De afronding van de laatste procesbeoordelingen en de concept rapportage vond op 2 maart 2023 plaats en de concept eindrapportage is op 17 maart 2023 in het directieoverleg besproken. De ‘Rapportage bevindingen verbijzonderde interne controle (VIC) 2022’ is op 28 maart 2023 door uw college vastgesteld. Omdat nog niet de gehele VIC was afgerond (dat was ook vermeld in de concept rapportage van 2 maart) is op 21 april 2023 een afsluitend memorandum gestuurd aan de directie en de portefeuillehouder. De nog openstaande onderdelen (van processen) betroffen aanbestedingen, Wmo, Jeugdzorg, Personeel, Fiscaliteit en de Omgevingsvergunningen. 3.2

Review bevindingen VIC (en IC)

De uitvoering van de verbijzonderde interne controle (VIC) vindt bij de gemeente Purmerend plaats aan de hand van het hiervoor genoemde Intern controleplan 2022. Conform het Intern controleplan zijn de overall bevindingen vanuit de VIC 2022 gerapporteerd. Uit de rapportage blijkt dat eerdere bevindingen vanuit de VIC zo veel mogelijk zijn opgepakt. Overall zijn de bevindingen ‘in lijn’ met de resultaten over het 1e halfjaar 2022; er zijn in het 2e halfjaar 2022 geen ‘nieuwe’ bevindingen geconstateerd. Kernbevindingen en advies vanuit de VIC De kernbevinding vanuit de VIC is dat er ten opzichte van voorgaande jaar geen verbetering is geconstateerd ten aanzien van de (tijdige) aanlevering van interne controlewerkzaamheden. De vervanging en implementatie van een drietal nieuwe applicaties (salarissen, belastingen, omgevingsvergunningen) heeft hierop mede invloed gehad. Vanwege deze nieuwe applicaties zijn periodieke (maandelijkse) aansluitingen tussen de sub-administratie en financiële administratie pas in de 2e helft van 2022 opgepakt. Bij de omgevingsvergunningen is dit aspect nog steeds niet geregeld. Een drietal processen uit het controleplan zijn in de VIC 2022 niet bij een kwaliteitsmedewerker door de verantwoordelijke proceseigenaar neergelegd en derhalve niet uitgevoerd.

Er zijn geen werkzaamheden gedaan ten aanzien van memoriaalboekingen, begrotingswijzigingen en grondexploitaties. Net als vorig jaar hebben wij deze werkzaamheden zelf uitgevoerd. De VIC geeft – naar onze mening terecht – opnieuw een waarschuwing af dat het (niet) tijdig uitvoeren van interne controles op de rechtmatigheid vanaf 2023 de verantwoordelijkheid is van het college. Het niet, of niet tijdig of volledig uitvoeren van deze werkzaamheden kan vervolgens het oordeel van de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening 2023 beinvloeden. Hierna zijn de belangrijkste bevindingen uit de procescontroles kort samengevat.

8

3.3

Aanbestedingen

3.3.1 Inleiding Het naleven van de (Europese) aanbestedingsregels gaat nog niet in alle gevallen conform de regels, maar we zien over 2022 verdere verbeteringen. Zoals ook blijkt uit de VIC-rapportage en de boardletter 2022 krijgt dit proces intern de nodige aandacht: de inkoopadviseurs worden vaker gevonden, er wordt vanuit de VIC aandacht gevraagd voor het aanbestedingsproces waarbij ook het contractenmanagement een belangrijke rol speelt. Immers, met contractmanagement kan intern worden beoordeeld of contracten worden nageleefd dan wel er bestedingen zijn buiten de afgesloten inkoopcontracten. 3.3.2 Externe inhuur en DAS Voor de externe inhuur geldt vanaf 1 november 2020 het gebruik van het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) van Flextender. Zoals wij eerder hebben gerapporteerd kan, mits adequaat toegepast, hiermee niet alleen de rechtmatigheid van externe inhuur worden geborgd, maar zal er ook meer grip zijn op het proces externe inhuur (w.o. grip op kostenbeheersing en kwaliteit). Uit de spendanalyse blijkt dat de onrechtmatigheidsfouten beperkt blijven. Ook het intensievere gebruik van DAS draagt er toe bij dat bij de externe inhuur de omvang van de rechtmatigheidsfout ten opzichte van voorgaande jaren is afgenomen. Het (tijdig) beëindigen van inhuurdiensten die de Europese drempel benaderen hebben tevens effect gesorteerd.

3.3.3 Spend-analyse 2018-2022 Vanuit de VIC-functie is voor het bepalen van de volledigheid van de aanbestedingen een integrale (gegevensgerichte) crediteuren-analyse uitgevoerd waarbij als vuistregel een periode van 4 jaar in acht wordt genomen. Daarna zijn analyses gemaakt: welke posten komen in aanmerking voor een Europese aanbesteding en daar is vervolgens een interne controle op uitgevoerd. De aanpak van de interne controle is integraal, immers over 2022 en voorgaande jaren (er geldt een referentietermijn van 4 jaar) zijn leveranciers die met meer dan € 50.000,- aan diensten en of leveringen op jaarbasis leveren, betrokken. Hierbij is overigens rekening gehouden met de beoordeling (en eerdere foutenafweging) van aanbestedingsdossiers uit voorgaande jaren. Uit review van de crediteurenanalyse blijkt dat een bedrag van € 199.000 als fout is gekwalificeerd ten aanzien van de inhuur. Uiteraard zijn ook de ‘overige’ leveringen en diensten meegenomen in de spend-analyse. Hiervan is € 306.000 als onrechtmatig aangemerkt. 3.3.4 Bestedingen opvang Oekraïners Purmerend heeft in 2022 een bedrag van ruim € 7,6 miljoen besteed voor de opvang van Oekraïners en de crisisopvang. In dit bedrag zijn diensten en leveringen inbegrepen zoals huur van locaties, catering, brandstof, noodaggregaten, beveiligingskosten, inkoop materialen, verbouwingskosten enz.

De meeste diensten en leveringen in verband met de noodopvang zijn aan 1 partij gegund. De voorliggende vraag is of gezien de ‘dwingende spoed’ een beroep kan worden gedaan op deze uitzonderingsbepaling. De uitzonderingsbepaling is door Purmerend toegepast op basis van artikel 2.32 lid 1 sub c van de Aanbestedingswet 2012. Hierin staat vermeld dat: Een aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen indien en voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen van de openbare procedure, de niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling wegens ‘dwingende spoed’ niet in acht kunnen worden

9

genomen als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.

Dwingende spoed kan bijvoorbeeld mogelijk zijn als een gemeente plotseling wordt geconfronteerd met de vraag om vluchtelingen op te vangen. Dit kan echter niet (te) lang worden gebruikt; zodra duidelijk is dat alle gemeenten gevraagd gaan worden om voor opvang te zorgen, kan gestart worden met aanbesteding. Het uitbreken van de Oekraïne oorlog en de gevolgen daarvan konden zeker niet worden voorzien en daarom is ‘dwingende spoed’ ons inziens verdedigbaar. In de (wettelijke) regelingen is verder over hoe lang de ‘dwingende spoed’ van toepassing kan zijn niets opgenomen. Aan de andere kant is er natuurlijk ook een moment dat het duidelijk is dat de opvang langer gaat duren en wel moet worden aanbesteed. Voor het boekjaar 2022 hebben wij het niet voldoen aan de Aanbestedingswet op grond van de uitzonderingsbepaling niet als verwijtbaar aangemerkt. Boekjaar 2023 Inmiddels is het april 2023. De opvang gaat hoogstwaarschijnlijk nog veel langer duren. Uw gemeente heeft het vervallen van de dwingende spoed onderkend en er wordt momenteel een notitie opgesteld waarin alle werkzaamheden (leveringen/diensten) rondom de noodopvang in kaart worden gebracht, alsmede worden er vervolgstappen gezet om – waar nodig – alsnog aan te besteden. Voor het boekjaar 2023 is het aan de gemeente om hierover een standpunt in te nemen en zo nodig, indien niet wordt aanbesteed, dit adequaat te motiveren.

Eventueel kunnen afwijkingen leiden tot het rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023. Conclusie aanbestedingen We hebben de opdrachten die mogelijk als onrechtmatig kunnen worden aangemerkt nader afgestemd met de verantwoordelijke inkoopadviseur en concerncontroller. Op basis daarvan hebben wij geconcludeerd dat, rekening houdend met alle feiten en omstandigheden (waaronder de noodopvang Oekraïners) een bedrag van € 505.000 als onrechtmatig moet worden aangemerkt. 3.4

Bevindingen procescontroles 2022

Uit de beoordeling en review van de processen zijn verder geen materiële afwijkingen naar voren gekomen. Wel zijn er verschillende aandachts- en/of verbeterpunten. Samenvattend: • Binnen Pro-Actis wordt niet afgedwongen dat inkoopfacturen in functiescheiding worden geaccordeerd (materie-deskundige resp. budgethouder). Er is geen ‘werkbare’ methode vastgesteld in Pro-Actis ten aanzien van de prestatie-akkoord verklaring van diensten en leveringen. Met het nieuwe financiële pakket (Pink Roccade) dat per 1 januari 2024 wordt geïmplementeerd, zal dit worden ingeregeld. Voor 2023 wordt dit advies niet meer opgepakt; • Bij het aanmaken of wijzigen van stamgegevens crediteuren is een ‘sterkere’ interne controle noodzakelijk. Achtergrond hierbij is dat de gemeente steeds meer te maken krijgt met zogenaamde ‘phising mails’ en/of fakefacturen. Uit de interne controles komen signalen dat foute crediteuren zijn aangemaakt (niet is vastgesteld dat er ten onrechte bedragen zijn betaald). Dit risico heeft ook een relatie met de IT omgeving zoals hiervoor is aangegeven (inrichten prestatie akkoord bij beoordelen van inkomende facturen).

Het college wordt geadviseerd om een werkinstructie op te stellen; • Bij de Wmo is vastgesteld dat er in 2022 minder (zichtbare) controles zijn uitgevoerd op de vaststelling van de identiteit bij een aanvraag van een voorziening (dit betreft een formele bevinding en werkt niet door naar ons rechtmatigheidsoordeel);

10

• Het maken van tussentijdse aansluitingen tussen sub-administraties en de financiële administratie is mede door de implementatie van nieuwe applicaties minder strak geregeld dan voorgaande jaren. Ook hebben wij de indruk dat de interne aansluitingen minder aandacht hebben gekregen dan in de afgelopen jaren, waarbij dit aspect telkens een apart onderdeel was van de interne controle en de VIC rapportages (en waarover ook aan de Auditcommissie werd gerapporteerd). Wij zijn het eens met de VIC dat hieraan prioriteit moet worden gegeven, aangezien aansluitingen basis interne controlewerkzaamheden betreffen. Bij de jaarrekening zijn, behoudens ten aanzien van de omgevingsvergunningen, de aansluitingen aangeleverd en zijn eventuele verschillen voldoende verklaard; • Purmerend heeft voor de salarisverwerking een nieuwe applicatie aangeschaft (AFAS). Verschillende functionaliteiten, zoals het genereren van bepaalde lijsten, werken niet of nog niet optimaal en dit is een (technisch) aandachtspunt; • Bij de bijstandsuitkeringen geldt voor 2022 een gemeentelijk beleid ten aanzien van de toepassing van de zogenaamde ‘kostendelersnorm’ welk beleid landelijk pas per 1 januari 2023 in werking zal gaan treden. De bestedingen over 2022 ad € 96.500 is om deze reden onrechtmatig.

Omdat de omvang van de fout minder is dan de rapporteringsnorm van € 125.000 zoals vastgelegd in de Nota verwachtingen 2022, hoeft deze fout niet te worden gerapporteerd in de SiSaverantwoordingsinformatie 2022 (regeling G2, zie ook par. 8 en de bijlage bij dit rapport); • Voor de omgevingsvergunningen geldt dat er per 12 september 2022 een nieuwe applicatie is geïmplementeerd (RX Mission). Voor de periode september tot en met 31 december 2022 is geen aansluiting gemaakt. Wel zijn door de vak-afdeling vastleggingen gemaakt met behulp van Excel inzake binnenkomende vergunningsaanvragen om vast te stellen dat deze aanvragen hebben geleid tot een verkoopfactuur in de financiële administratie. Alhoewel niet waterdicht, lijkt het risico dat er toch nog inkomsten zijn vergeten, beperkt. We gaan er vanuit dat de periodieke aansluitingen voor 2023 worden ingeregeld; • Bij het proces leges burgerzaken is geconstateerd dat de i-deal tussenrekening met betaalde leges over de periode 2019-2022 van in totaal € 245.000 niet in de exploitatie was verwerkt. Dit is alsnog gecorrigeerd in de administratie en jaarrekening 2022. 3.5

Verantwoording overige ontvangen subsidies

Op verzoek van de gemeente Purmerend hebben wij bij verschillende subsidieverantwoordingen controleverklaringen verstrekt. Ten aanzien van de verantwoording ‘Voortijdig schoolverlaten en jongeren in een kwetsbare positie 2021-2022’ hebben wij op 25 november 2022 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Op 27 februari 2023 hebben wij bij de verantwoording ‘RMC, kwalificatieplicht en Jeugdwerkeloosheid 2022’ een goedkeurende controleverklaring verstrekt. Beide verantwoordingen zijn afgegeven ten behoeve van de gemeente Amsterdam. 3.6

Coulance bij de vaststelling subsidies 2022

Uw college is bij de vaststelling van verleende subsidies over 2020 en 2021 coulant omgegaan met de beoordeling van de geleverde subsidieprestaties wanneer instellingen de prestaties vanwege de COVID-19 niet of niet volledig hebben geleverd. Omdat de COVID-19 maatregelen in 2022 nagenoeg niet meer van toepassing zijn, is het reguliere regime conform de subsidieverordening weer van toepassing. In het geval dat een gesubsidieerde instelling vanwege COVID-19 na-ijleffect prestaties niet geheel hebben kunnen leveren, kan het college gebruik maken van de hardheidsclausule uit de vigerende subsidieverordening.

11

3.7

Opvolging bevindingen interim-controle

Conform onze opdracht hebben wij alle relevante controlebevindingen in de managementletter aan het college toegezonden. De boardletter 2022 (samenvatting van de managementletter) is aan uw Raad toegezonden en tevens besproken met de leden van de Auditcommissie. De interim-controle is vooral gericht op de kwaliteit van de interne beheersing, inclusief het rechtmatigheidsbeheer, en voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. Onze belangrijkste bevindingen en adviezen uit de interim-controle zijn, samen met de voortgang resp. opvolging ervan, in de onderstaande tabel op hoofdlijnen weergegeven. Follow-up adviezen Ter bewaking van de voortgang wordt een actielijst bijgehouden waarmee de ontwikkelingen rondom aanbevelingen uit de laatste interim-controle, maar ook uit eerdere accountantsrapportages en de VIC wordt bewaakt. Deze voortgangslijst maakt onderdeel uit van de reguliere VIC rapportages (2x per jaar). De hieronder gemelde status/voortgang per aanbeveling, is mede daaraan ontleend. nr.

Aanbeveling

Opvolging aanbeveling (status april 2023)

1.

Werk de wijze van vaststelling ‘prestatie-akkoord’ nader uit.

Wordt mede als functionaliteit in de nieuwe financiële applicatie (leverancier Pink Roccade) opgenomen. Vanaf 1 januari 2024 moet de applicatie operationeel zijn. Een beknopt beleid ten aanzien van prestatie akkoord moet nog worden opgesteld.

2.

Actualiseer het huidige grootboekschema in de financiële administratie.

Wordt meegenomen met de inrichting van de nieuwe financiële applicatie.

3.

Wikkel de VIC 2022, inclusief terugkoppeling resp. afwikkeling van de bevindingen uit de VIC af.

VIC 2022 is afgewikkeld. Zie ook paragraaf 3.1/3.2 hiervoor.

4.

Bewaak de periodieke SiSa verantwoordingsinformatie updates (vanuit BZK) en onderbouw de regelingen t.b.v. de accountantscontrole.

Is opgevolgd. Het SiSa dossier 2022 is tijdig en volledig aangeleverd.

5.

Voortgang en verdere uitrol contractenbeheer.

Contracten zijn in de applicatie Pro-Actis geregistreerd. Tevens zijn ‘notificaties’ ingesteld, waardoor contracten actief kunnen worden beheerd en zo nodig tijdig afstemming kan plaatsvinden met leveranciers. Hiermee is er intern meer grip op de juistheid van indexeringen van leverancierscontracten in relatie met de facturering. Dit betreft wel een continue proces dat aandacht blijft vragen.

nr. 6.

Aanbeveling Controleer de afloop van de balansposten per 31-12-2021 in de oude administraties van

Opvolging aanbeveling (april 2023) De afloop van kortlopende balansposten is in 2022 bewaakt, een opschoning heeft plaatsgevonden en

12

voormalig gemeenten Purmerend en Beemster en schoon zoveel mogelijk de nieuwe administratie op.

met nog openstaande posten is rekening gehouden bij het opstellen van de jaarrekening 2022.

7.

Bewaak uitzonderingsgevallen van het rechtstreeks toekennen van PGB’s.

Uit de interne controles over de 2e helft 2022 blijkt dat rechtstreeks uitbetaalde PGB’s aan cliënten en of hun zorgleners nog maar in een enkel geval aan de orde is.

8.

In het kader van het traject Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht (DHT) implementeren van actielijst inzake fiscale risico’s en te nemen interne beheersmaatregelen.

Is in bewerking, als invoerdatum geldt ultimo 2023.

9.

Werk toe naar de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording per 2023.

De controleverordening en de financiële verordening van de gemeente Purmerend zijn inmiddels aangepast en vastgesteld door de raad en er is gesproken met de leden van de Auditcommissie over de verantwoordings- en rapportage grens. Deze norm moet nog worden vastgesteld door de raad in de vergadering van 29 juni 2023.

10.

Stel het VIC-plan 2023 op rekening houdend met de rechtmatigheidsverantwoording en koppel frauderisico’s aan de processen / onderdelen van het te actualiseren VIC-plan.

Het VIC-plan 2023 is nog niet opgesteld.

13

4.

WMO, JEUGDHULP EN PGB

In dit hoofdstuk gaan wij in op de verantwoording van de bestedingen Wmo en Jeugdhulp, inclusief de Persoonsgebonden budgetten over 2022 (Pgb’s). 4.1

Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo

De processen rondom het sociaal domein verlopen inmiddels beheerst. Periodiek (per maand) is een aansluiting gemaakt tussen de sub-administratie en de financiële administratie. Ook blijkt uit de uitgevoerde interne controles dat er in algemene zin systematisch en beheerst wordt gewerkt, dat besluiten rechtmatig zijn en financiële en administratieve gegevens voldoende betrouwbaar worden vastgelegd. In de VIC rapportage wordt consequent weergegeven in hoeverre verbeterslagen zijn gerealiseerd en/of follow up van bevindingen/adviezen zijn uitwerking heeft. Declaraties ingediend buiten het gegevensknooppunt om worden via de applicatie Suites 4SociaalDomein verwerkt, waardoor zo veel mogelijk een administratieve aansluiting blijft bestaan tussen de (sub-)administraties. 4.2

Jeugdhulp - SPIC (laatste jaar)

De systematiek rondom de administratieve verwerking inzake de bestedingen SPIC (d.w.z. hoog specialistische jeugdhulp) is per 1 januari 2022 vervallen. Vanaf 1 januari 2022 wordt op maandbasis gefactureerd door zorginstellingen. De gemeente heeft op basis van een (geactualiseerd) ‘position paper’ (in de vorm van een memorandum) een toelichting opgenomen over hoe in de jaarrekening 2022 ten aanzien van niet duurzame SPIC’s te handelen. Tijdens het regionaal directeurenoverleg van 28 april 2022 is het besluit genomen dat aanbieders die hersteltrajecten niet in maandelijkse termijnen kunnen factureren in 2022 nog in twee termijnen mogen factureren, 50% bij aanvang van het traject en 50% bij afsluiting. Bij een systeem van 50%-50% en een maximaal duur van een traject van een jaar hoeft er in principe niet ‘gematched’ te worden omdat er sprake is van een gelijkmatige belasting over de maanden dat zorg is geleverd. Er heeft in december 2022 intern een analyse plaatsgevonden waaruit bleek dat voor 26,4% van de bestedingen matching zou moeten plaatsvinden. Rekening houdend met de verwachte omvang van het te matchen bedrag op het totaal van de bestedingen jeugdzorg en de afloop van 70/30 financiering per 1 januari 2022 heeft uw college besloten geen matching meer toe te passen voor de jaarrekening 2022 van Purmerend. Wij kunnen ons met het standpunt van uw college verenigen. 4.3

Aansluitingen Jeugdhulp en Wmo en jaarrekening

Wij hebben van uw gemeente in het kader van de jaarrekeningcontrole onderliggende documentatie ontvangen over de aansluitingen van de bestedingen Jeugdhulp en de Wmo. Hierbij zijn naast aansluitingen tevens aanvullende toelichtingen (leeswijzers) aangeleverd. Na de bepaling van de balanspositie Jeugdhulp in het kader van de concept jaarrekening 2022 zijn er tot en met april 2023 declaraties en productieverantwoordingen ontvangen. En dit proces loopt nog steeds door. De verantwoorde balanspositie in de concept jaarrekening 2022 is, gezien de beperkte verschillen, niet meer aangepast aan de laatst bekende actuele situatie. Mede gezien de afloop van balanspost van het voorgaande boekjaar vinden wij de schattingen die het college heeft gemaakt voldoende betrouwbaar.

14

4.4

Beoordeling status productieverklaringen 2022

De cliëntgebonden kosten Jeugdzorg bedragen over 2022 € 24,6 miljoen. Voor circa 84,4% zijn per 4 april 2023 deze kosten onderbouwd met een productieverklaring en een (goedkeurende) controleverklaring. Dit proces verloopt inmiddels adequaat. Intern wordt er door contractmanagement actie ondernomen om ook de laatste stukken van de zorgleveranciers te ontvangen. Bij de Wmo zijn de bestedingen afgerond € 21,2 miljoen en is bijna 63% van de bestedingen onderbouwd met een productieverklaring en een goedkeurende controleverklaring. De zorginstellingen waarvan geen productieverantwoording is ontvangen, is de dienstverlening beperkt. Alleen kleinere instellingen waarvan minder dan € 125.000 aan zorg is geleverd, en die ook niet verplicht zijn om een controleverklaring te overleggen, hebben wij voor de rechtmatigheid een bedrag van maximaal 25% zijnde € 925.000,- als onzeker aangemerkt voor de Wmo en Jeugdzorg. Omdat nog niet alle controleverklaringen zijn ontvangen voor zorginstellingen die dit wel verplicht zijn, hebben we een (rest)onzekerheid voor de rechtmatigheid van maximaal 25% van € 2,45 miljoen zijnde € 614.000 meegenomen. 4.5

Persoonsgebonden budget (PGB)

De accountant van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft voor de verantwoording 2022 trekkingsrecht PGB Wet maatschappelijke ondersteuning en de voor de verantwoording 2022 trekkingsrecht PGB Jeugdwet op 14 maat 2023 een oordeel met beperking voor de getrouwheid afgegeven. Ook was de uitvoering voor beide regelingen gekwalificeerd als niet rechtmatig. Kortom, het lukt de SVB maar niet om sinds de invoering in 2015 tot een goedkeurend oordeel te komen. Op basis van de projectiebrieven 2022 van de SVB hebben wij voor de getrouwheid in totaal de omvang van de fout bepaald op een bedrag van € 93.225 (de fout blijft onder de rapporteringsdrempel maar is te uwer informatie). 4.6

Woonplaatsbeginsel ingevoerd

Per 1 januari 2022 is het nieuwe woonplaatsbeginsel Jeugdwet van kracht geworden. Het nieuwe woonplaatsbeginsel kent als woonplaats van een jeugdige de gemeente waar de jeugdige stond ingeschreven direct voorafgaand aan de zorg met verblijf. Voor ambulante zorg is dat dus de gemeente waar de jeugdige staat ingeschreven. Per 1 januari 2022 zijn jeugdigen van de gemeente Purmerend overgedragen naar andere gemeenten, dan wel ontvangt de gemeente Purmerend jeugdigen van andere gemeenten. Purmerend heeft gedurende 2022 de effecten van het woonplaatsbeginsel beoordeeld. Er zijn 78 toewijzingen betrekking hebbend op 55 jeugdigen die de gemeente Purmerend heeft overgedragen naar een andere gemeente en 66 toewijzingen van 41 jeugdigen die de gemeente heeft overgenomen vanuit andere gemeenten. De 66 overgenomen toewijzingen zijn zoveel mogelijk omgezet naar een product binnen het gecontracteerde aanbod. Waar dat niet mogelijk is, omdat het om een nietgecontracteerde aanbieder gaat, is (als uitzondering) een betalingsovereenkomst opgesteld. 4.7

Controle op de levering van zorg

Wij hebben het al eerder gemeld, het is voor de gemeente lastig om zekerheid te krijgen over de feitelijke levering van zorg. Voor de ‘kleinere zorgleveranciers’ geldt een verlicht regime bij de jaarverantwoording. Zo hoeven ze onder meer geen accountantsoordeel te overleggen over de

15

rechtmatige besteding van gelden. Bij de beoordeling van processen is geconstateerd dat de gemeente feitelijk wel een aantal acties uitvoert (onder meer in de periodieke afstemming met de cliënt) waaruit kan worden afgeleid dat er zorg aan de cliënt wordt geleverd. Kortom, rondom de ‘levering van zorg’ vinden wel acties plaats, maar nog niet vanuit een (beleids)visie. Uw gemeente dient, mede gezien het financiële belang van dit proces, op basis van het document ‘Handreikingsnotitie controle sociaal domein voor gemeenten en accountants werkprogramma Jeugd en Wmo’ d.d. 11 januari 2019, de adviespunten nog te implementeren. Dit advies is nog niet opgevolgd.

16

5.

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT 2022

5.1

Jaarrekeningproces

Bij de start van de controle op 11 april 2023 hebben wij de concept jaarrekening 2022 van de gemeente Purmerend ontvangen. Ook is het aanleverdossier tijdig beschikbaar gesteld. Alleen de Meerjaren Programma Grondbeleid 2023 (MPG) is later aangeleverd als een voorlopige concept. Het restant VIC 2022. Wij hebben verder alle medewerking ontvangen van uw medewerkers bij het uitvoeren van de controle. Hiervoor onze dank. We hebben de controle binnen de afgesproken planning kunnen afronden. 5.2

Begrotingsrechtmatigheid

Standaard onderdeel van de controle is of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde programmabegroting (begrotingsrechtmatigheid). Daarbij gebruiken wij zowel de budgetspelregels die u met het college heeft afgesproken, als ook de rechtmatigheidscriteria die de commissie BBV in de vigerende Kadernota heeft vastgelegd. Uit het jaarverslag 2022 blijkt dat er op 3 programma’s een overschrijding heeft plaatsgevonden op de lasten ten opzichte van de begrote lasten 2022 (na begrotingswijziging). Omdat de overschrijdingen op programmaniveau uitgaan boven de door u gestelde rapporteringsgrens van € 100.000,presenteren wij deze hieronder. Omschrijving programma

overschrijding van de lasten € 238.000 € 220.000 € 360.000 € 610.000

01. Publieksdiensten 05. Bereikbaarheid 10. Bestuur en Concern Overhead

Analyse en weging over- en onderschrijdingen Wij hebben de overschrijdingen op de betreffende programma’s geanalyseerd. De overschrijdingen op programma 1 en 5 worden grotendeels gedekt door gecompenseerde opbrengsten. Voor programma 10. Bestuur en Concern constateren wij dat de overschrijdingen verband houden met het vormen van wachtgeldverplichtingen vanwege het onverwachts stoppen van wethouders. Ten aanzien van de overhead komt de overschrijding met name door het vormen van een voorziening van verlofuren op grond van uitingen van de Commissie BBV december/januari 2023. Omdat tegenover de lasten ook (directe) baten staan en wij niet ‘ondubbelzinnig’ verwijtbaarheid hebben kunnen vaststellen, immers de uitgaven passen binnen het bestaande beleid, zijn deze overschrijdingen niet mee geteld voor ons oordeel rechtmatigheid. In de jaarrekening 2022 is een nadere toelichting opgenomen op blz. 144. Wij zijn van mening dat alle over- en onderschrijdingen voldoende herkenbaar in de programma’s en overige toelichtingen van de jaarrekening zijn verantwoord en passend zijn binnen het bestaande beleid en/of sprake is van ‘open-einde’ regelingen. Door het vaststellen van de programmarekening

17

2022 door de raad waarin de uitgaven (en ontvangsten) wel zijn opgenomen worden de betreffende posten alsnog geautoriseerd en zijn hiermee rechtmatig. Wij zijn bij onze oordeelsvorming rechtmatigheid hiervan uitgegaan. 5.3

Investeringskredieten

Wij hebben kennisgenomen van de stand van zaken met betrekking van de investeringskredieten. Overschrijdingen kunnen duiden op eventuele onrechtmatigheden. Voor de investeringskredieten gelden spelregels zoals vastgelegd in de vigerende financiële verordening. In bijlage 5 van de jaarrekening is een overzicht opgenomen van de afgesloten investeringskredieten. De totale overschrijdingen van ca. € 456.000 passen binnen het bestaande beleid of zijn onderdeel van een groter investeringskrediet, waardoor de overschrijdingen niet als onrechtmatig zijn gekwalificeerd. 5.4

Administratievoering

Vast onderdeel van de accountantscontrole is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie alsmede de overige administratieve vastleggingen. Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole 2022 de stand van zaken ten aanzien van tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria), alsmede de mutaties in kredieten, reserves, voorzieningen en memoriaalboekingen beoordeeld. Wij hebben geconstateerd dat er geen achterstanden zijn in de financiële administratie. Ook is er aandacht besteed aan de afloop van (oude) openstaande, kortlopende balansposten per 31 december 2021 in verband met de fusie. Balansposten, inclusief memoriaalboekingen, zijn in het algemeen onderbouwd met onderliggende specificaties. Onze vragen zijn snel beantwoord wat een positief effect heeft op de doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole. Wij hebben nog enkele overige opmerkingen. 5.5

Vennootschapsbelasting 2017-2022

Naar aanleiding van besprekingen met de Belastingdienst is de gemeente Purmerend per 1 januari 2017 aangemerkt als ondernemer voor de vennootschapsbelasting, althans ten aanzien van de grondexploitaties, verkoop reststromen (afvalinzameling) en (mogelijk) de reclame-inkomsten. Er is overeenstemming bereikt over de fiscale beginbalans per 1 januari 2017 en de daarbij gekozen uitgangspunten. De aangiften Vpb over de jaren 2017 tot en met 2021 zijn inmiddels ingediend bij de Belastingdienst, maar nog niet vastgesteld. Er loopt een bezwaarschrift tegen de aanslag 2016 inzake reclame-inkomsten. Dit aspect speelt landelijk en over de uitkomsten valt nu nog niets te voorspellen. De eventuele jaarlijks Vpb-last is door uw gemeente ingeschat op een bedrag van circa € 40.000. In de aangiften 2017-2021 en in de jaarrekening is rekening gehouden met deze Vpb-last. 5.6

Stadsverwarming

Zoals ook al in voorgaande jaren is verwoord, vormt de deelneming in de Stadsverwarming (boekwaarde € 38 miljoen) en de daarmee samenhangende verstrekte lening van € 8 miljoen een materiele post in de jaarrekening van de gemeente Purmerend. De accountant van de Stadsverwarming

18

Holding BV heeft bij de jaarrekening 2022 op 4 april 2023 een goedkeurende controleverklaring verstrekt. De financiële administratie over 2022 van de SVP sluit het boekjaar af met een positief resultaat van € 4,3 miljoen na belastingen (2021: € 7,2 miljoen positief). Waardering deelneming Voor de deelneming Stadsverwarming geldt volgens het BBV als waarderingsgrondslag de boekwaarde dan wel de duurzaam lagere marktwaarde. Gezien de verwachtingen en het resultaat over het boekjaar 2022 is een eventuele afwaardering op dit moment niet aan de orde. Wel merken wij op dat de 2e Biomassacentrale er niet komt. Dat betekent dat bij groei van de stad en dus een verwachte toename van het aantal aansluitingen op de langere termijn naar alternatieve oplossingen moet worden gezocht om de warmteleveringen te kunnen garanderen. 5.7

Opmerkingen jaarverslaggeving

De jaarstukken (jaarrekening en het jaarverslag) dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV geeft voor de opzet en de inrichting begroting en de jaarstukken van gemeenten de wettelijke kaders aan. Bij onze controle toetsen wij of de jaarrekening (het financiële verantwoordingsdocument) voldoet aan de formele aspecten van het BBV. Conform de verslaggevingsvoorschriften zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. Op basis van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening. 5.8

Programmarekening van baten en lasten

Het positieve gerealiseerde resultaat over 2022 bedraagt afgerond € 20 miljoen ten opzichte van een bijgesteld begroot resultaat van € 12 miljoen. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten na begrotingswijziging (voor mutaties in de reserves) is € 9,6 miljoen voordelig geraamd; het saldo van de baten en lasten (voor mutaties in de reserves) over 2022 komt uit op een bedrag van € 28 miljoen voordelig. Dit resultaat laat zich als volgt nader verklaren: (in € 1.000,-)

Begroting na wijziging 9.620 2.454 12.074

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Saldo mutatie reserves Gerealiseerd resultaat

Realisatie

Afwijking

27.933 -7.858 20.075

18.313 10.312 8.001

In de programmarekening wordt een nadere toelichting gegeven op de verschillen tussen de (bijgestelde) ramingen en de realisatie over 2022. Ook is een overzicht in de jaarrekening opgenomen van de baten en lasten per programma, per beleidsveld en per taakveld. Het hoge, voordelige resultaat (na begrotingswijziging) valt uiteraard op. Het hoge voordelige saldo is ontstaan door de hogere algemene uitkering voor onder meer de uitbetaling van de energietoeslag, de afwikkeling / na-ijleffect COVID-19 in combinatie met het niet halen van geplande investeringen

19

en de hogere baten uit de grondexploitaties. Ook de schaarste aan personeel en materialen speelt hierbij een rol van betekenis. Kortheidshalve verwijzen wij u naar de betreffende toelichtingen in de programmarekening.

20

6.

BALANS EN FINANCIELE POSITIE

6.1

Ontwikkeling eigen vermogen

Het eigen vermogen van de gemeente bedraagt ultimo 2022, inclusief het resultaat na bestemming, in totaal € 94,6 miljoen. Hiervan heeft € 43,2 miljoen betrekking op de bestemmingsreserves. In de onderstaande tabel is de financiële positie gespecificeerd. (in € 1.000)

begin 2022

eind 2022

27.900 17.996 12.585 58.481

51.352 23.138 20.075 94.565

Algemene reserve Bestemmingsreserve Saldo rekening Totaal eigen vermogen

toe/afname

Fusie en eigen vermogen Beemster Het saldo eigen vermogen begin 2021 betreft het eigen vermogen van de voormalig gemeente Purmerend. Het eigen vermogen van de gemeente Beemster is in de administratie per 1 januari 2022 verwerkt. De vergelijkende cijfers 31 december 2021 in de jaarrekening 2022 van de gemeente Purmerend zijn niet aangepast. In de toelichting op de balans zijn de cijfers 2021 wel opgenomen en inzichtelijk gemaakt. In het BBV is hierover niets geregeld. Gezien de aard van de fusie (Purmerend is de overnemende partij) is dit uitgangspunt verdedigbaar. De bestemmingsreserves zijn per saldo toegenomen met € 5,1 miljoen (hierin is de resultaatbestemming 2022 nog niet verwerkt). Uit bijlage 3 behorende bij de jaarstukken ‘Overzicht reserves en voorzieningen’ blijkt dat de grootste mutaties zijn: • de verwerking in de Algemene reserve van het resultaat over 2021 van de gemeente Purmerend, het verwerken van de opgeheven bestemmingsreserves (Kadernota 2022) alsmede de overboeking van het eigen vermogen van de gemeente Beemster; • de vorming van de bestemmingsreserve groot onderhoud vastgoed ad € 5,6 miljoen. Deze reserve wordt gevoed door de vrijval van de voorziening groot onderhoud gebouwen zoals besloten in de Najaarsrapportage 2022. Op dit moment wordt gewerkt aan het opstellen van actuele onderhoudsplannen.

Wij begrijpen dat de intentie is om bij de Voorjaarsnota 2023 weer een voorziening groot onderhoud te vormen; • de toevoeging van per saldo € 3,7 miljoen aan de bestemmingsreserve Gronden. Dit betreft de winst-uitnames uit de lopende grondexploitaties (thans 100% zijnde € 6,9 miljoen). De onttrekkingen van € 3,4 miljoen betreffen een groot aantal posten zoals onder meer niet verhaalbare plankosten, bijdragen aan infrastructurele projecten, onderzoekskosten en de verhoging van de verliesvoorziening grondexploitatie Wheermolen Oost en de BOL projecten. Wij hebben bij onze controle vastgesteld dat de mutaties in de reserves rechtmatig zijn, alsmede dat geen rechtstreekse vermogensmutaties in 2022 hebben plaatsgevonden, behoudens de overdracht van het eigen vermogen van de voormalig gemeente Beemster.