PvE Accountantsdiensten 2017-2020
Tekst van het document
EUROPESE OPENBARE AANBESTEDING
ACCOUNTANTSDIENSTEN
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 1 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
Begripsomschrijvingen........................................................................................................... 5 1
Inleiding ......................................................................................................................... 8 1.1
Gemeente Pijnacker-Nootdorp ................................................................................. 8
1.2
Doelstelling van de opdracht.................................................................................... 8
1.2.1. Beschrijving van de opdracht. ................................................................................. 8
Toelichting ......................................................................................................................... 9
2
1.3
Aanbestedingsprocedure en motivering in het kader van de Aanbestedingswet .... 10
1.4
Duur van de Overeenkomst / soort Overeenkomst ................................................ 10
1.5
Leeswijzer .............................................................................................................. 10
Juridisch kader / voorwaarden voor deelneming ........................................................... 11 2.1
Auteursrecht .......................................................................................................... 11
2.2
Communicatie ........................................................................................................ 11
2.3
Concerngarantie..................................................................................................... 11
2.4
Contactpersonen van de inschrijving ..................................................................... 11
2.5
Door de Inschrijver verstrekte informatie ............................................................... 11
2.6
Geldigheid van de Inschrijving ............................................................................... 11
2.7
Inkoopvoorwaarden en concept Overeenkomst ...................................................... 11
2.8
Instemming ............................................................................................................ 12
2.9
Intellectueel eigendom ........................................................................................... 12
2.10 Kostenvergoeding .................................................................................................. 12 2.11 Mededinging/ Fair Play .......................................................................................... 12 2.12 Ontbreken van informatie ...................................................................................... 12 2.13 Onvolkomenheden ................................................................................................. 12 2.14 Opbouw van de Inschrijving ................................................................................... 13 2.15 Overgang rechten en plichten bij nieuwe organisatie ............................................. 13 2.16 Rechtsgeldige ondertekening en Eigen Verklaring .................................................. 13 2.17 Tijdelijke of definitieve stopzetting ........................................................................ 13 2.18 Varianten ............................................................................................................... 13 2.19 Vertrouwelijkheid ................................................................................................... 13 2.20 Voorbehoud ...........................................................................................................
13 2.21 Gecombineerde Inschrijving ................................................................................... 14 Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 2 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
2.22 Als samenwerkingsverband .................................................................................... 14 2.23 Als hoofdaannemer/onderaannemer ...................................................................... 14 2.24 SROI ....................................................................................................................... 14 2.25 Algemene informatie Social Return ........................................................................ 14 2.26 Social Return 5% van de opdrachtwaarde ............................................................... 15 2.27 Het Werkgeversservicepunt .................................................................................... 15 2.28 Beschikbare documenten ....................................................................................... 15 3
4
5
Aanbestedingsproces ................................................................................................... 16 3.1
Globale planning .................................................................................................... 16
3.2
Inwinnen informatie / Nota van Inlichtingen .......................................................... 16
3.3
Inschrijving na Nota van Inlichtingen ..................................................................... 17
3.4
Tijd en plaats indiening van de Inschrijving ........................................................... 17
3.5
Wijze van indienen Inschrijvingen .......................................................................... 17
3.6
Opening van de Inschrijvingen ............................................................................... 18
3.7
Gunningsbeslissing ................................................................................................ 18
3.8
Geschillen .............................................................................................................. 18
3.9
Klachtenregeling .................................................................................................... 18
Beoordelingsprocedure ................................................................................................. 20 4.1
Beoordelingsfases .................................................................................................. 20
4.2
Inschrijvingsvoorwaarden en vormvereisten ........................................................... 20
4.3
Uniform Europees Aanbestedingsdocument (v/h Eigen Verklaring) ........................ 21
4.4
Uitsluitingsgronden................................................................................................ 21
4.5
Geschiktheidseisen ................................................................................................ 21
4.6
Gunningscriteria .................................................................................................... 22
Wijze van beoordelen.................................................................................................... 23 5.1
Algemeen ............................................................................................................... 23
5.2
Gunningscriterium Kwaliteit (plan van aanpak)....................................................... 23
5.3
Gunningscriterium Prijs .......................................................................................... 23
5.4
Gunningscriterium Presentatie ............................................................................... 25
5.5
Totaalbeoordeling Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding .............................................. 25
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 3 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
Bijlagen (deze zijn separaat bijgesloten): Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Bijlage 11 Bijlage 12
Checklist Onderdelen Inschrijving Uniform Europees Aanbestedingsdocument Uittreksel handelsregister (info) Programma van Eisen Gunningcriteria Prijzenblad Referenties Verklaring Social Return Factsheet Social Return Bouwblokkenmodel Social Return Concept Overeenkomst Algemene Inkoopvoorwaarden
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 4 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
Begripsomschrijvingen In aanvulling op de begripsbepalingen genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet zijn de volgende begrippen in dit document gehanteerd en als volgt gedefinieerd: Aanbesteder
De gemeente Pijnacker-Nootdorp.
Aanbestedingsdocument
Het onderhavige document, inclusief de Bijlagen, waarin de Opdracht, de Specificaties, de Aanbesteder en de te volgen aanbestedingsprocedure worden toegelicht.
Aanbestedingswet
Aanbestedingswet 2012 (AW).
Algemene voorwaarden
Algemene inkoopvoorwaarden.
Bijlage
Een bijlage bij het aanbestedingsdocument.
Combinant
Een onderneming die deelneemt in een Combinatie.
Combinatie
Eén of meer ondernemingen die gezamenlijk een Inschrijving doen. Het is de verantwoordelijkheid van alle Combinanten zelf zich ervan te vergewissen dat de vorming van een Combinatie niet in strijd is met het mededingingsrecht. Alle Combinanten zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de Opdracht.
De Gemeente
Waar in dit document gesproken wordt over de Gemeente, wordt hiermee bedoeld de Gemeente Pijnacker-Nootdorp, dan wel een medewerker van de Gemeente.
Diensten
De door Opdrachtnemer te verrichten, werken, te leveren diensten of producten, zoals overeengekomen in de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
EMVI
Economisch Meest Voordelige Inschrijving.
Europese procedure
Een aanbesteding voor het verlenen van opdrachten als bedoeld in artikel 2.1 Aanbestedingswet
Gebrek
Het niet volledig voldoen van het Werk, de producten en/of Diensten aan de in de Overeenkomst overeengekomen eisen, wensen en specificaties, dan wel het anderszins niet naar behoren functioneren van het werk, de producten en/ of diensten.
Gedragsverklaring
Gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Een verklaring van de minister van Veiligheid en Justitie als bedoeld in artikel 4.1 AW dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon blijkt dat er geen bezwaren bestaan in verband met de Inschrijving op een aanbestedingsprocedure. De GVA kan aangevraagd worden via www.justis.nl.
Gids Proportionaliteit
Gids tot stand gekomen in het kader van het flankerend beleid bij de Aanbestedingswet. Bij het aanbesteden van opdrachten moeten
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 5 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
aanbestedende diensten het beginsel van Proportionaliteit in acht nemen. De Gids Proportionaliteit geeft hier invulling aan. Met het Aanbestedingsbesluit is de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. Hoofdaannemer
De Inschrijver die een Opdracht door Aanbesteder gegund heeft gekregen naar aanleiding van de onderhavige (Europese) aanbestedingsprocedure en waarmee vervolgens een Overeenkomst is gesloten.
Inlichtingenronde
De periode waarin Inschrijvers de gelegenheid hebben hun vragen over het aanbestedingsdocument in te dienen via TenderNed.
Inschrijving
Een door een Inschrijver rechtsgeldig ingediende Inschrijving naar aanleiding van het door opdrachtgever beschikbaar gestelde aa estedi gsdo u e t e de Nota s a i li hti ge .
Inschrijver
Een onderneming of een Combinatie die een Inschrijving indient of overweegt een Inschrijving in te dienen naar aanleiding van het Aa estedi gsdo u e t e de Nota s a i li hti ge .
Klachtenprocedure
De door de gemeente ingestelde procedure die het voor een ondernemer mogelijk maakt een klacht in te dienen tegen de aanbestedingsprocedure.
Nationale procedure
Een openbare aanbesteding voor het verlenen van opdrachten als bedoeld in artikel 1.17 of 1.22 Aanbestedingswet
Nota van Inlichtingen
Eén of meer documenten die door Aanbesteder aan Inschrijvers ter beschikking worden gesteld. Deze documenten vormen de antwoorden op de door Inschrijvers per e-mail binnen de daarvoor gestelde termijn, gestelde vragen over het aanbestedingsdocument.
Onderaannemer
Na goedkeuring van Opdrachtgever door Opdrachtnemer ingeschakelde onderneming die onder de verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer delen van de diensten uitvoert. De Inschrijver geeft bij zijn inschrijving op (in de Eigen Verklaring) welk gedeelte van de Opdracht hij voornemens is aan derden in onder-aanneming te geven en welke Onderaannemers hij voorstelt.
Opleverdatum
Fatale termijn waarbinnen de diensten tot genoegen van Opdrachtgever opgeleverd moet zijn door Opdrachtnemer om te voorkomen dat sprake is van een Gebrek.
Opdracht
Het in het aanbestedingsdocument en de Overeenkomst gevraagde van Opdrachtnemer.
Opdrachtgever
De gemeente Pijnacker-Nootdorp.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 6 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
Opdrachtnemer
De Inschrijver die een Opdracht door Aanbesteder gegund heeft gekregen naar aanleiding van de onderhavige aanbesteding en waarmee vervolgens een Overeenkomst is afgesloten.
Overeenkomst
De Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer met het doel gedurende de daarin bepaalde periode de voorwaarden inzake de Opdracht en de verstrekking van mogelijk nadere overeenkomsten vast te leggen. De Overeenkomst is bijgevoegd als Bijlage van het aanbestedingsdocument.
Partijen
Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk.
Prijsformulier
Het formulier waarop de Inschrijver de tarieven voor alle gevraagde onderdelen heeft ingevuld.
PvE
Programma van Eisen. Functionele en technische eisen, waaronder het bestek, die door Opdrachtgever gesteld worden aan de uitvoering van de Opdracht door Opdrachtnemer.
Specificaties
Functionele en technische eisen die door Opdrachtgever gesteld worden aan de uitvoering van de Opdracht door Opdrachtnemer.
SROI
Social Return On Investment. Een investering van de Gemeente moet aast het ge o e re de e t ook ee o rete so iale i st (return) opleveren.
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
De zogenoemde Eigen Verklaring waarin Inschrijver aangeeft: a. b.
of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn; of hij voldoet aan de in de aankondiging of in het aanbestedingsdocument gestelde geschiktheidseisen; c. of hij voldoet of zal voldoen aan de technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden; d. of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria. Het voor deze aanbesteding toepasselijke Uniform Europees Aanbestedingsdocument is opgenomen als Bijlage 2. Werkgeversservicepunt
Samenwerking tussen Opdrachtgever en het Werkgeversservicepunt Zoetermeer waarbinnen voor belanghebbenden banen en werkervaringsplaatsen worden gevonden.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 7 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
1
Inleiding
1.1
Gemeente Pijnacker-Nootdorp
De gemeente Pijnacker-Nootdorp staat midden in de samenleving. Dagelijks zetten we ons in voor de belangen en het welzijn van onze inwoners. De gemeente Pijnacker-Nootdorp ligt in het groen, midden in de Randstad, tussen Zoetermeer, Rotterdam, Delft en Den Haag. De gemeente is vanuit alle richtingen goed bereikbaar. Pijnacker-Nootdorp telt ruim 52.000 inwoners. De gemeente staat bekend om haar aantrekkelijke woningbouwprojecten, zoals Ackerswoude en Keijzershof, en uitstekende woonkwaliteiten, zoals de vriendelijke sfeer, veiligheid, een rijk verenigingsleven, goede sportaccommodaties en overige voorzieningen. Alles dichtbij huis, met de grote steden binnen handbereik. De gemeente dankt haar stevige economische positie voor een belangrijk deel aan de glastuinbouw. Daarnaast zijn er diverse bedrijventerreinen. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van energietransitie en duurzaamheid. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Kortom: een dynamische gemeente waar het plezierig wonen en werken is. Voor meer informatie omtrent de gemeente Pijnacker-Nootdorp verwijzen wij u naar de website http://www.pijnacker-nootdorp.nl/.
1.2 Doelstelling van de opdracht De gemeente Pijnacker-Nootdorp wil op objectieve wijze een keuze maken voor een leverancier voor de levering van diensten van een accountant die zich, via een resultaatgerichte overeenkomst, enerzijds als een risicodragend partner durft op te stellen en anderzijds instaat voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het risicodragend aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en zich wijzigende behoeften als gevolg van de Nederlandse wet- en regelgeving, terwijl bij kwaliteit goed gedacht kan worden aan waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het product, de snelheid van levering, maar ook aan goede communicatie, zichtbare aanwezigheid, inlevingsvermogen en gevoel voor verhoudingen binnen een politiek-bestuurlijke organisatie. Doel van de aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met een partij voor de duur van 4 jaar met de mogelijkheid het contract nog twee keer één jaar te verlengen. 1.2.1. Beschrijving van de opdracht. De beoogde dienstverlening van de accountant bestaat uit de hierna genoemde onderdelen:
De certificerende functie, gericht op het verstrekken van verklaringen bij de jaarrekening, rekening houdende met veranderende regelgeving; De natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie, w.o. verlenen van bestuurlijke ondersteuning.
Bovengenoemde taken zijn nader uitgewerkt in de Controlewerkzaamheden. Zie tevens de hierna opgenomen Toelichting. De sturings- en verantwoordingssystematiek is de laatste jaren door het ontwikkelen van een Planning- en Control-instrumentarium verbeterd. Goed voorbeeld daarvan is de uitvoering in eigen huis van de Verbijzonderde Interne Controles en de digitale vastlegging daarvan in het Key Control Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 8 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
Dashboard Yellowtail. De Gemeente werkt met het financiële softwarepakket Key2fin, voor belastingen met Key2bel en voor de salarissen met Centric/PIMS. Door middel van deze aanbesteding wenst de Gemeente in ieder geval tot maximaal twee partijen te komen die zullen worden uitgenodigd voor het houden van een presentatie voor een afvaardiging uit de gemeenteraad en de organisatie. Deze presentaties zullen door deze afvaardiging worden beoordeeld. Voor meer informatie omtrent de presentatie verwijzen wij u naar hoofdstuk 5 paragraaf 5.4 stap 4. De opdracht bestaat verder uit het verder vormgeven van bovenstaande ontwikkelingen, waarbij rekening dient te worden gehouden met wijzigingen en eventueel vernieuwde regelgeving over de administratieve organisatie/ financiële functie. Toelichting De certificerende functie, het verstrekken van verklaringen is de kern van de opdracht. In het programma van eisen gaan we verder in op een aantal belangrijke aspecten zoals de goedkeuringsen rapporteringstoleranties en de verschillende rapportages die wij van de Inschrijver verwachten. In het plan van aanpak zijn we vooral geïnteresseerd op welke wijze u de accountantscontrole organiseert, de samenstelling en continuïteit van de controleploeg en wat u van onze organisatie verwacht. We vragen u hierbij een accounting manual te verstrekken.
Een onderscheidend onderdeel van de opdracht is de uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie. Deze dient op eigen initiatief van de Inschrijver of op verzoek van de gemeente plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan we alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang, bijvoorbeeld adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept-)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risi o s is hier a ela g. Ee afzo derlijke adviesopdracht wordt hiervoor niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met ambtelijk management, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de gemeenteraad wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De gemeente verlangt van de accountant een proactieve en oplossingsgerichte opstelling. De bestuurlijke ondersteuning omvat de activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke organisatie. Het gaat om onderwerpen die vanuit bestuurlijk oogpunt aandacht behoeven.
De bevindingen vinden hun weerslag in de (bestuurlijke samenvatting van de) managementletter en rapportage over de jaarrekening. Daarnaast verstrekt de accountant algemene bestuurshulp in het kader van de controle door deelname van de eindverantwoordelijke accountant aan een periodiek overleg met de gemeentesecretaris en concerncontroller (2 à 3x per jaar) en besprekingen met de auditcommissie (2 à 3x per jaar). In het kader van de bestuurlijke ondersteuning alsmede bij de bespreking van de jaarrekening zal de eindverantwoordelijke accountant –op verzoek- als adviseur in een vergadering verschijnen. Accountant en gemeente evalueren jaarlijks, zonder kosten, het jaarrekeningtraject. Eventuele afspraken legt de accountant schriftelijk vast. De intentie is te komen tot een gedegen samenwerking vanuit partnerschap, waarbij de Gemeente en Opdrachtnemer voortdurend aansturen op het optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening en van de bedrijfsvoering.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 9 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
1.3 Aanbestedingsprocedure en motivering in het kader van de Aanbestedingswet Deze aanbesteding betreft een (Europese) openbare procedure conform de Aanbestedingswet 2012. De Gemeente verzoekt de partijen die geïnteresseerd zijn in deze opdracht een Inschrijving te doen en daarmee mee te dingen naar gunning van de opdracht. Er is vastgesteld dat de te verwachten totaalsom van de aan te besteden behoefte boven de Europese dre pel a € 209.000,= (levering/dienst) zal liggen. Het aantal te verwachten potentiële leveranciers is beheersbaar. Op basis hiervan en conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente is ervoor gekozen om een Europese openbare procedure op te starten. Eén opdracht. Er is geen sprake van het samenvoegen van opdrachten. Percelen. Er zijn geen omstandigheden die aanleiding geven te kiezen voor een perceelindeling. Gunningcriterium. De wijze van beoordeling vindt plaats op basis van de beste Prijs-Kwaliteitsverhouding (30%-70%). 1.4 Duur van de Overeenkomst / soort Overeenkomst De Gemeente is voornemens een Overeenkomst af te sluiten per 1 juli 2017 met één (1) Opdrachtnemer voor de duur van 4 jaar met de optie om de Overeenkomst eenzijdig vanuit de Gemeente met 2 maal één jaar te verlengen onder gelijkblijvende voorwaarden.
Dit betekent dat de accountant de controle uitvoert over de boekjaren 2017, 2018, 2019 en 2020 en daarmee werkzaamheden uitvoert tot en met juni 2021. De besluitvorming ten aanzien van het verlengen van de Overeenkomst geschiedt op basis van de kritische prestatie indicatoren zoals vermeld in de Overeenkomst, behorende bij dit Aanbestedingsdocument: - naleven van de procesafspraken door Opdrachtnemer - aantal klachten (van belanghebbenden dan wel van Opdrachtgever) Opdrachtgever zal uiterlijk zes (6) maanden voor afloop van eventuele verlenging schriftelijk uitsluitsel geven aangaande de verlenging. 1.5 Leeswijzer Dit Aanbestedingsdocument is als volgt ingedeeld: Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 5
Juridisch kader/ Voorwaarden voor deelneming Het aanbestedingsproces Beoordelingsprocedure Wijze van beoordelen
Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Bijlage 11 Bijlage 12
Checklist Onderdelen Inschrijving Uniform Europees Aanbestedingsdocument Uittreksel handelsregister (info) Programma van Eisen Gunningcriteria Prijzenblad Referenties Verklaring Social Return Factsheet Social Return Bouwblokkenmodel Social Return (info) Concept Overeenkomst Algemene Inkoopvoorwaarden
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 10 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
2
Juridisch kader / voorwaarden voor deelneming
2.1 Auteursrecht De Gemeente heeft het auteursrecht op de documentatie. Openbaarmaking van de documentatie is altijd voorbehouden aan de Gemeente. Het is de Inschrijver bekend dat de Gemeente gehouden is aan verplichtingen uit de Wet Openbaarheid van Bestuur. 2.2 Communicatie Bij constatering van enig contact tussen de Inschrijver en leden van de beoordelingscommissie of het projectteam, uitgezonderd contact volgens de aanbestedingsprocedure zoals beschreven in dit Aanbestedingsdocument, zal de inschrijving van de betreffende Inschrijver ter zijde worden gelegd en niet meer voor beoordeling in aanmerking komen. Alle communicatie dient via TenderNed te verlopen. 2.3 Concerngarantie Indien de Inschrijver deel uitmaakt van een concern/holdingmaatschappij en voor het voldoen aan de criteria gesteld in Bijlage 2 gebruik maakt van de concern/holdingmaatschappij, dan dient de verklaring zoals die is opgenomen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 2) door een daartoe bevoegde persoon te zijn ondertekend. Ook indien de concernverklaring niet van toepassing is, dient de Inschrijver dit aan te geven in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument en deze ondertekend bij te voegen. 2.4 Contactpersonen van de inschrijving De Gemeente wenst het contact met de Inschrijver te laten verlopen via één contactpersoon en één plaatsvervanger van deze contactpersoon.
De namen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn/haar vervanger dienen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 2) te worden vermeld. 2.5 Door de Inschrijver verstrekte informatie De door de Inschrijver verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd, tenzij deze te laat is ontvangen. 2.6 Geldigheid van de Inschrijving Inschrijver dient zijn Inschrijving tot ten minste 90 dagen na de sluitingstermijn van deze aanbesteding gestand te doen. Indien tegen de (voorlopige) gunnings-beslissing rechtsmiddelen worden aangewend, dient de Inschrijver de Inschrijving gestand te doen tot en met twee weken na de uitspraak van de rechter in een kort geding, ook indien dit betekent dat de periode van 90 dagen na sluitingstermijn wordt overschreden 2.7 Inkoopvoorwaarden en concept Overeenkomst Door de Gemeente is een concept Overeenkomst opgesteld, welke van toepassing zal zijn op de uitvoering van de Opdracht. De concept Overeenkomst is als bijlage 10 bij dit Aanbestedingsdocument gevoegd. In deze concept Overeenkomst zijn de voorwaarden benoemd waaronder de Opdracht zal worden gegund. Onderdeel daarvan zijn de Algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente (zie bijlage 11). Deze voorwaarden zijn van toepassing op deze aanbestedingsprocedure en op de te sluiten Overeenkomst.
De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Inschrijver of andere (branche)voorwaarden, dan die genoemd in de concept Overeenkomst, worden hiermee uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 11 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
2.8 Instemming De Gemeente hanteert de in dit Aanbestedingsdocument en bijbehorende bijlagen benoemde voorwaarden voor deelname aan deze aanbestedingsprocedure. Met het indienen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver volledig en onvoorwaardelijk akkoord te gaan met het Aanbestedingsdocument, inclusief alle daarbij behorende documenten en voorwaarden, voor zover deze op het moment van de Inschrijving door de Gemeente aan de Inschrijvers/Belanghebbenden beschikbaar zijn gesteld. 2.9 Intellectueel eigendom Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de Gemeente niets uit dit Aanbestedingsdocument worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van dit aanbestedingsdocument ten behoeve van het opstellen van de eigen Inschrijving) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. Dit is zowel van toepassing op het gehele aanbestedingsdocument als op delen van het Aanbestedingsdocument. 2.10 Kostenvergoeding Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Er wordt geen onkostenvergoeding aan de Inschrijvers verstrekt. Ook kunnen door de Inschrijvers geen aanspraken op vergoeding van aanvraagkosten, verlies van referentie, gederfde winst of andere schade jegens de Gemeente worden ontleend.
De Gemeente heeft er bij deze procedure naar gestreefd de maatschappelijke kosten zoveel als mogelijk te beperken. Evenwel hebben de Inschrijvers geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Er wordt geen onkostenvergoeding aan de Inschrijvers verstrekt. Ook kunnen door de Inschrijvers geen aanspraken op vergoeding van aanvraagkosten, verlies van referentie, gederfde winst of andere schade jegens de Gemeente worden ontleend. 2.11 Mededinging/ Fair Play De Inschrijver mag zich op geen enkele wijze schuldig maken aan vervalsing van de mededinging. Indien de Gemeente vermoedt dat er sprake is van vervalsing van de mededinging, dan stelt zij de desbetreffende Inschrijver in staat aan te tonen dat zij zich niet schuldig gemaakt heeft aan vervalsing van de mededinging. Slaagt zij er niet naar tevredenheid van de Gemeente in dat zij de mededinging niet vervalst heeft, dan volgt uitsluiting. 2.12 Ontbreken van informatie Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden, berust bij de Inschrijver en kan leiden tot ongeldigverklaring. 2.13 Onvolkomenheden Het Aanbestedingsdocument (inclusief bijlagen) is door de Gemeente met zorg samengesteld.
De Inschrijvers verplichten zich jegens de Gemeente om onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en onregelmatigheden in het verstrekte Aanbestedingsdocument onverwijld, doch uiterlijk acht dagen voor het verstrijken van de uiterste datum voor het indienen van de Inschrijving, mee te delen door middel van het sturen van een e-mail aan inkoop@pijnacker-nootdorp.nl. Doet een Inschrijver dit niet, dan betekent dit dat de Inschrijver het recht heeft verwerkt om bezwaar te maken tegen vermeende gebreken in deze documenten c.q. zich in of buiten rechte te beroepen op vermeende gebreken in deze documenten. Indien derhalve zou blijken dat het Aanbestedingsdocument en/of de daarbij behorende bijlagen onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat(ten), die niet door de Inschrijvers zijn opgemerkt en/of niet tijdig door Inschrijvers zijn gemeld, dan komen deze voor risico van Inschrijvers.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 12 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
2.14 Opbouw van de Inschrijving De Inschrijving dient te zijn opgebouwd conform de Checklist, zoals die is opgenomen in Bijlage I van dit Aanbestedingsdocument. 2.15 Overgang rechten en plichten bij nieuwe organisatie In het geval van fusies, reorganisaties of andere belangrijke bedrijfsreorganisaties bij de Inschrijver op dit moment, of binnen 6 maanden na de uiterste inleverdatum, gaan de rechten en plichten betrekking hebbende op deze Inschrijving en/of opdracht over op de nieuwe organisatie. Dit betekent onder meer dat de nieuwe organisatie in een dergelijk geval conform dit Aanbestedingsdocument moet kunnen aantonen aan de gestelde eisen te voldoen. 2.16 Rechtsgeldige ondertekening en Eigen Verklaring De Inschrijving dient rechtsgeldig te worden ondertekend. Met rechtsgeldig wordt bedoeld, ondertekend door de bij de Kamer van Koophandel geregistreerde tekeningsbevoegde(n), of een gelijkwaardig document (volmacht bestuurder), waaruit blijkt, dat de ondertekenaar bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen en te binden. Alleen de winnende inschrijver zal worden verzocht een afschrift van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel dan wel de betreffende volmacht aan te leveren binnen 7 dagen na de mededeling van het voornemen tot gunnen.
2.17 Tijdelijke of definitieve stopzetting De Gemeente behoudt zich het recht voor te allen tijde de aanbestedingsprocedure geheel of gedeeltelijk te stoppen of op te schorten, zonder dat daartoe daardoor een verplichting ontstaat jegens de Inschrijvers tot vergoeding van enigerlei de kosten die zijn gemaakt om deel te nemen aan deze aanbestedingsprocedure. Voor dit risico kan de Gemeente, zolang de Opdracht nog niet formeel is gegund, niet aansprakelijk worden gesteld. De Inschrijvers zijn zich hiervan bewust en aanvaarden het feit dat zij meedoen aan deze aanbesteding voor eigen rekening en risico. 2.18 Varianten Varianten zijn niet toegestaan. 2.19 Vertrouwelijkheid De informatie die in dit Aanbestedingsdocument en in het kader van de aanbesteding wordt verstrekt, blijft volstrekt vertrouwelijk en wordt slechts aan diegenen getoond die daarvan voor het uitbrengen van de Inschrijving kennis moeten nemen. De Inschrijver zal geheimhouding in acht nemen in woord en geschrift. De vertrouwelijkheid zal ook worden bewaard, indien de Inschrijving niet tot Gunning of een Raamovereenkomst leidt en/of indien de Gemeente besluit de aanbestedingsprocedure te staken of op te schorten. 2.20 Voorbehoud De in dit Aanbestedingsdocument gestelde eisen zijn gebaseerd op de op dit moment bekende huidige en toekomstige situatie bij de Gemeente.
De Inschrijvers kunnen geen enkel recht ontlenen aan de in dit document genoemde planning, aantallen, oplossingen of specificaties. Deze dienen slechts ter indicatie om de Inschrijving op te kunnen baseren. De in dit Aanbestedingsdocument gevraagde oplossing(en) zijn gebaseerd op de op het moment van schrijven bekende en beschikbare technologie. Ontwikkelingen in de techniek of in de markt kunnen de Gemeente aanleiding geven van de Inschrijvers te verlangen dat op het moment van levering van de prestatie wordt voldaan aan de dan vigerende standaarden en prestaties.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 13 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
2.21 Gecombineerde Inschrijving Indien de Inschrijver niet zelfstandig de in dit Aanbestedingsdocument gevraagde diensten kan of wenst te leveren, is het mogelijk om in te schrijven in samenwerking met andere ondernemingen. De verschillende manieren worden hieronder beschreven. 2.22 Als samenwerkingsverband Indien wordt ingeschreven als samenwerkingsverband, dient het Uniform Europees Aanbestedingsdocument door alle partijen die deelnemen aan het samenwerkingsverband/ Combinatie te worden ingevuld (zie Bijlage 2), ingevolge welke alle tot het samenwerkingsverband behorende ondernemingen gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de Inschrijving, alsmede de eventuele uitvoering van de overeenkomst. Tevens dient aangegeven te worden wie als penvoerder van het samenwerkingsverband optreedt en als verantwoordelijke (gemachtigde) jegens de Gemeente mag optreden. Indien wordt ingeschreven als samenwerkingsverband, dienen alle gevraagde documenten door de deelnemers aan het samenwerkingsverband afzonderlijk ingediend te worden, onder vermelding van de organisatie waarvan deze afkomstig zijn, tenzij anders aangegeven. De beantwoording van de gunningcriteria dient slechts één (1) keer te worden ingediend, voor het samenwerkingsverband als geheel.
2.23 Als hoofdaannemer/onderaannemer In deze constructie treedt de Inschrijver op als hoofdaannemer, als een contractpartij van de Gemeente en is hoofdelijk aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen, als ook voor de verplichtingen die in onder-aanneming worden gegeven. De hoofdaannemer is bij deze constructie volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de Inschrijving, alsmede de eventuele uitvoering van de Overeenkomst. De hoofdaannemer is jegens de Gemeente ook aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de door hem ingeschakelde onderaannemer(s). Indien Inschrijver voornemens is een deel van de werkzaamheden uit te besteden aan derden en wordt ingeschreven als hoofdaannemer, dient in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 2) te worden aangegeven welke partij(en) voor welk gedeelte van de opdracht als onderaannemer wordt/worden ingeschakeld. Voor zover Inschrijver tevens een beroep doet op derden om te voldoen aan de gestelde eisen, dient dit eveneens in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument te worden opgenomen. De gevraagde documenten en gegevens, waar in dit Aanbestedingsdocument naar wordt gevraagd, dienen ingeleverd te worden door de Inschrijver/hoofdaannemer, waarbij (indien gewenst) gebruik gemaakt kan worden van de gegevens van de onderaannemer(s).
Inschrijver dient te vermelden van welke organisatie de door hem ingediende documenten afkomstig zijn. Een combinatie tussen een samenwerkingsverband en onderaannemers is ook denkbaar. Hiervoor gelden zowel de eisen voor het samenwerkingsverband als de eisen die aan de onderaannemers gesteld worden. Deze vorm van inschrijven moet duidelijk uit de Inschrijving blijken. 2.24 SROI 2.25 Algemene informatie Social Return Aa esteder heeft als doelstelli g dat ee i esteri g door de Ge ee te, aast het ge o e rendement ook een concrete sociale winst (return) moet opleveren. Dit doet Aanbesteder door Social Return als sociale voorwaarden bij Diensten, Werken en Leveringen voor de Gemeente in de
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 14 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
markt uit te zetten, in de vorm van eisen en/of criteria aan de opdrachtnemers om een sociale opbrengst te realiseren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (verder: de doelgroep). 2.26 Social Return 5% van de opdrachtwaarde In dit Aanbestedingsdocument wordt de Inschrijver door middel van Social Return verplicht 5% (levering/dienst) van de opdrachtwaarde in te zetten als investering in de doelgroep om de afstand tot de arbeidsmarkt te reduceren. Dit gebeurt door onder meer plaatsingen op werk(ervarings)plekken te realiseren, maar beperkt zich hier niet toe. Door de sociale investering van de Opdrachtnemer verkrijgt de doelgroep de nodige competenties en ervaring en wordt zij voorbereid op een duurzame plaatsing op de arbeidsmarkt. Door middel van deze investering krijgt een Social Return Kandidaat een kans zich te ontwikkelen als volwaardig werknemer, met daarbij de focus op duurzame plaatsing. 2.27 Het Werkgeversservicepunt Het Werkgeversservicepunt is de organisatie die zorg draagt voor de coördinatie van de uitvoering van Social Return verplichtingen. Voor informatie met betrekking tot de Social Return afspraken dient u contact opnemen met Dariana Lopes van het Werkgeversservicepunt per telefoon: 0793469793.
2.28 Beschikbare documenten Inschrijvers kunnen over de navolgende documenten beschikken (op te vragen via inkoop@pijnacker-nootdorp.nl):
Jaarstukken 2015 en rapport van bevindingen van de accountant bij Jaarstukken 2015; Interim managementletter 2015; Begroting 2017-2020; “poor oekje P&C-cyclus 2016 en Richtlijnenbrief jaarrekening 2016 Notitie Rentebeleid 2016; Nota Reserves en voorzieningen 2015; Nota Waardering en afschrijving activa 2014; Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2014; Controleplan 2015 en 2016; Financiële verordening, art 212 Gemeentewet, Controleverordening financieel beheer art 213 Gemeentewet en onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid art 213a Gemeentewet; Mandaatregeling; Budgetbeheerregels; Het Reglement van orde gemeenteraad 2016.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 15 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
3
Aanbestedingsproces
3.1 Globale planning Voor deze aanbesteding heeft Aanbesteder de volgende planning opgesteld. Genoemde data zijn indicatief en er kunnen geen rechten aan ontleend worden. De Gemeente behoudt zich het recht voor van genoemde data af te wijken. Activiteit Publicatie Aanbestedingsdocument op TenderNed Uiterste datum voor stellen vragen via TenderNed Publicatie Nota van inlichtingen op TenderNed Sluitingsdatum Inschrijvingen op TenderNed Opening Inschrijvingen in digitale kluis op TenderNed Beoordeling van de offertes Vergadering projectgroep om uitslag beoordeling offertes vast te stellen Presentaties Beoordeling presentaties en vergadering projectgroep om uitslag beoordeling presentaties en definitieve beoordeling offertes vast te stellen Opstellen gunningsadvies en deze voor toetsing voorleggen aan de gemeenteraad Accordering gunningsadvies door de gemeenteraad Opstellen voorlopige gunnings- en afwijzingsbrieven Bekendmaking voorlopige gunning aan inschrijvers Stand still periode Contractafstemming en opstellen definitieve overeenkomst Definitieve gunning (per brief en e-mail) Ondertekenen overeenkomst door opdrachtgever en opdrachtnemer Publicatie van de opdracht op TenderNed Start werkzaamheden Opdrachtnemer
Datum gereed 19-12-2016 23-01-2017 03-02-2017 13-02-2017 13-02-2017 13-02 t/m 20-02-2017 21-02-2017
Tijdstip
14:00 uur 14.05 uur
06-03-2017 06-03-2017
07-03-2017 30-03-2017 03-04-2017 04-04-2017 25-04-2017 26-04-2017 26-04-2017 01-05-2017 15-05-2017 01-07-2017
3.2 Inwinnen informatie / Nota van Inlichtingen Dit Aanbestedingsdocument, inclusief alle bijbehorende documenten is met zorg samengesteld. De Opdrachtgever verwacht van de Inschrijver een proactieve houding. Dit betekent, dat de Inschrijver verplicht is de Opdrachtgever, voorafgaand aan de datum van het indienen van de Inschrijving, in kennis te stellen dan wel om opheldering te vragen in geval van fouten, omissies of tegenstrijdigheden in de aanbestedingsdocumenten, zodat de Opdrachtgever eventuele fouten tijdig kan herstellen. De Opdrachtgever zal aan het uitblijven van klachten het vertrouwen ontlenen, dat de aanbesteding zonder bezwaar kan worden voortgezet. De Inschrijver, die voorafgaand aan de datum van het indienen van de offerte niet klaagt over fouten, omissies of tegenstrijdigheden, doet afstand van zijn recht om tegen die fouten, omissies of tegenstrijdigheden op een later stadium in de aanbesteding terug te komen. De Gemeente stelt de Inschrijvers in staat opmerkingen te plaatsen en vragen te stellen, met betrekking tot de onderhavige aanbestedingsprocedure. Vragen en opmerkingen over het Aanbestedingsdocument dienen uiterlijk op de in de Planning aangegeven datum en tijdstip, via TenderNed, te zijn ingediend. Hierbij dient aangegeven te worden op welk deel van het Aanbestedingsdocument de vraag betrekking heeft.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 16 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
Alleen op tijd ontvangen vragen worden geanonimiseerd en beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Deze Nota van Inlichtingen vormt een integraal onderdeel van het Aanbestedingsdocument. De Nota van Inlichtingen is vanaf de in de Planning genoemde datum te downloaden via www.tenderned.nl. De Gemeente verstuurt de Nota van Inlichtingen dus niet separaat aan belangstellenden. De Gemeente kan, indien vragen hiertoe aanleiding geven, besluiten een extra Nota van Inlichtingen te publiceren op TenderNed. Telefonisch worden geen inlichtingen verstrekt of vragen beantwoord. De Inschrijvers kunnen ook geen rechten ontlenen aan mondelinge uitspraken van de Gemeente. De Gemeente behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van de gestelde vragen aanpassingen te doen aan het Aanbestedingsdocument. Eventuele wijzigingen worden in de Nota van Inlichtingen kenbaar gemaakt. 3.3 Inschrijving na Nota van Inlichtingen De Gemeente roept de Inschrijvers op te wachten met hun Inschrijving, tot na de publicatie van de Nota van Inlichtingen. De Nota van Inlichtingen kan toelichtingen op dit Aanbestedingsdocument bevatten. Het bepaalde in de Nota van Inlichtingen gaat boven het bepaalde in dit Aanbestedingsdocument.
3.4 Tijd en plaats indiening van de Inschrijving De Inschrijving dient uiterlijk op de in de Planning aangegeven datum om 14.00 uur op TenderNed (www.tenderned.nl) te zijn ingediend (ge-upload). Na het bovengenoemde tijdstip sluit de kluis met Inschrijvingen en kunnen er geen Inschrijvingen meer worden geüpload op TenderNed. Wij adviseren u dringend uw Inschrijving op tijd te uploaden op TenderNed en niet tot het laatste moment te wachten. Eventuele problemen die worden ondervonden door het niet tijdig te starten met het uploaden van de stukken vallen onder de verantwoordelijkheid van Inschrijver. Wanneer u tijdens het uploaden problemen ervaart dient u direct contact op te nemen met TenderNed en Opdrachtgever. De verantwoordelijkheid van het tijdig starten met het uploaden en hierdoor het tijdig indienen van de Inschrijving, ligt te allen tijde bij de Inschrijver. Per fax of e-mail ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd. Uitsluitend Inschrijvingen die voldoen aan de volgende Inschrijvingsvoorwaarden en vormvereisten worden in behandeling genomen. 3.5 Wijze van indienen Inschrijvingen Inschrijvers dienen hun Inschrijving in te dienen op www.tenderned.nl bij de digitale kluis van deze aanbesteding. Inschrijvers worden verzocht hun documenten in doorzoekbaar Pdf-formaat aan te maken.
Als bestandsnamen bij voorkeur de volgende systematiek toepassen: achtereenvolgens in hoofdletters, gescheiden door een underscore, het bijlagenummer, de eerste drie letters van de bedrijfsnaam van Inschrijver en het onderwerp. Zie hiervoor ook de als bijlage bijgevoegde Checklist (Bijlage 1). Na sluiting van de termijn voor het indienen van de Inschrijvingen wordt de kluis met Inschrijvingen geopend en start de beoordelingsprocedure. Inschrijvingen die na de sluitingstermijn binnen komen, worden niet in behandeling genomen. Het tijdig indienen van de Inschrijving is een verantwoordelijkheid van de Inschrijver zelf. Geadviseerd wordt om niet te wachten met het indienen tot het laatste moment maar dit bijvoorbeeld een dag eerder te doen. Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 17 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
3.6 Opening van de Inschrijvingen Op 13 februari 2017 vindt zo snel mogelijk na de sluitingstermijn de opening van de digitale kluis plaats. De Inschrijvingen zullen gedownload worden en digitaal worden opgeslagen in het postregistratiesysteem van Opdrachtgever. De opening van de kluis vindt, conform het protocol van TenderNed, plaats door twee medewerkers van de Gemeente Pijnacker-Nootdorp. 3.7 Gunningsbeslissing Voordat wordt overgegaan tot definitieve gunning, zal Opdrachtgever haar gunningvoornemensbeslissing bekendmaken aan alle Inschrijvers die een geldige Inschrijving hebben ingediend en een termijn als bedoeld in artikel 2.127 Aanbestedingswet van minimaal 20 dagen in acht nemen. Na de voorlopige gunning zal Opdrachtgever , alvorens tot definitieve gunning over te gaan, ter verificatie van de gegevens en inlichtingen die zijn opgenomen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument de in dit Aanbestedingsdocument genoemde bewijsstukken opvragen bij de Inschrijver aan wie de Opdrachtgever voornemens is de opdracht te gunnen. 3.8 Geschillen Indien een Inschrijver zich niet met de gunningsbeslissing kan verenigen, dan dient deze binnen 20 dagen na ontvangst van de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te hebben gemaakt bij de bevoegde re hter a de ‘e ht a k te s-Gravenhage.
Indien niet binnen deze vervaltermijn een kort geding wordt geëntameerd, dan is deze Inschrijver niet-ontvankelijk in zijn bezwaren tegen de gunning van de Opdracht. Eventuele verzoeken om (nadere) motivering van het gunningsvoornemen, schorten deze termijn niet op. Opdrachtgever gaat in elk geval niet tot definitieve gunning over: 1. gedurende de bovenbedoelde termijn van 20 dagen; 2. dan nadat de rechter in eerste aanleg uitspraak heeft gedaan, indien een Inschrijver binnen de bovenbedoelde termijn van 20 dagen tegen dit voornemen een kort gedingprocedure aanhangig heeft gemaakt. Indien een Inschrijver een geschil voortvloeiende uit of verband houdende met de aanbesteding aanhangig maakt, dient die Inschrijver onverwijld een kopie van de dagvaarding aan de Gemeente te faxen of te mailen, onverminderd overige verplichtingen op grond van (onder meer) het Wetboek van Burgerlijke rechtsvordering. In geval een kort geding aanhangig wordt gemaakt in verband met deze aanbesteding, dienen de overige Inschrijvers/belanghebbenden te interveniëren in dit kort geding, op straffe van verval van recht om nog op te komen tegen een, als gevolg van de uitkomst van dit kort geding, gewijzigde (gunning)beslissing.
3.9 Klachtenregeling De Gemeente Pijnacker-Nootdorp voorziet in een klachtenregeling ter uitvoering van de Klachtenafhandeling bij Aanbesteden als onderdeel van de Aanbestedingswet 2012. Klachten in het kader van onderhavige aanbesteding kunnen uitsluitend digitaal worden ingediend bij het Klachten Meldpunt Aanbesteden (KMA) via: www.klachtenmeldpuntaanbesteden.nl/pijnacker-nootdorp. Van klachten dienen te worden onderscheiden vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure of tot het doorvoeren van een Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 18 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
wijziging. Dergelijke vragen en verzoeken dienen via TenderNed te worden gesteld in de Vragenronde en zullen worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen. De voorwaarden verbonden aan het indienen van een klacht, de voorwaarden met betrekking tot de ontvankelijkheid van een klacht en een korte beschrijving van de klachtenprocedure kunt u nalezen op de website van de gemeente: www.pijnacker-nootdorp.nl. Bij het niet, niet adequaat of niet-tijdig reageren door Aanbesteder op een klacht, heeft de klager de mogelijkheid om zich wenden tot de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Zie voor meer informatie de website van de commissie: www.commissievanaanbestedingsexperts.nl.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 19 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
4 Beoordelingsprocedure De Inschrijvingen worden volgens een vast stramien beoordeeld. Dit vindt fasegewijs plaats. In onderstaand schema staan de fases opgesomd. De verschillende fases worden in dit hoofdstuk verder toegelicht. Bij de beoordelingsfases 1 t/m 4 geldt: de Inschrijver voldoet wel of voldoet niet aan de gestelde eisen. Indien een Inschrijver niet voldoet, is dit een reden om de Inschrijving terzijde te leggen. Ook het ontbreken van informatie kan leiden tot uitsluiting van verdere beoordeling. 4.1
Beoordelingsfases Fase/stap
Oordeel Wel tijdig ingediend Niet tijdig ingediend
1.
Tijdig indienen
2.
Voldoen aan Inschrijvingsvoorwaarden en vormvereisten
Niet voldoen
3.
Uitsluitingsgronden
Niet van toepassing Wel van toepassing
4.
Geschiktheidseisen
Wel voldoen Niet voldoen
5.
Conformeren aan Programma van Eisen, de concept Overeenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden
6.
Beoordelen van de gunningcriteria
7.
Controle bewijsstukken
8.
Gunningsfase
Wel voldoen
Wel conformeren Niet conformeren Inhoudelijke beoordeling Wel voldoen Niet voldoen
Gevolg Door naar fase 2 Uitsluiten van verdere beoordeling Door naar fase 3 Uitsluiten van verdere beoordeling Door naar fase 4 Uitsluiten van verdere beoordeling Door naar fase 5 Uitsluiten van verdere beoordeling Door naar fase 6 Uitsluiten van verdere beoordeling Voorlopige ranking Voorlopige gunning Uitsluiten van verdere beoordeling
4.2 Inschrijvingsvoorwaarden en vormvereisten De Inschrijving dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of mocht blijken dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan behoudt de Gemeente zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure. Inschrijvers dienen zorgvuldigheid te betrachten bij het opmaken van hun Inschrijving, het invullen en bijvoegen van bijlagen, en het (rechtsgeldig) ondertekenen van de gevraagde verklaringen en overige bescheiden. Uitsluitend Inschrijvingen die voldoen aan de volgende inschrijvingsvoorwaarden en vormvereisten worden in behandeling genomen: De Inschrijving is tijdig en op een correcte wijze ingediend op de in dit aanbestedingsdocument aangegeven wijze; De Inschrijving is in het Nederlands of Engels opgesteld; De Inschrijving bestaat uit: o Het door een bevoegd vertegenwoordiger (blijkend uit het handelsregister) ondertekende Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 2); o De overige inschrijvingsformulieren, verklaringen en informatie in de volgorde zoals aangegeven in de checklist (Bijlage 1), in de vorm van duidelijk genummerde bijlagen.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 20 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
Alle inschrijvingsformulieren en verklaringen, behorende bij de Inschrijving, zijn volledig en correct ingevuld en rechtsgeldig ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de Inschrijver; De Inschrijver heeft geen voorbehoud gemaakt bij zijn Inschrijving; De Inschrijver stelt geen additionele voorwaarden.
Indien de Inschrijver niet voldoet aan de hierboven gestelde inschrijvingsvoorwaarden en vormvereisten, wordt de Inschrijver uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. 4.3 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (v/h Eigen Verklaring) Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 2) dient door de Inschrijver juist te worden ingevuld, rechtsgeldig te worden ondertekend en te worden toegevoegd aan de Inschrijving. Door het ondertekenen van deze verklaring geeft de Inschrijver onder meer aan dat hij voldoet aan alle geschiktheidseisen, inhoudelijke eisen en bijzondere voorwaarden als genoemd in dit Aanbestedingsdocument. In geval van Inschrijving in enige vorm van gecombineerde inschrijving als samenwerkingsverband/ Combinatie dient het Uniform Europees Aanbestedingsdocument door alle Combinanten/ onderaannemers te worden ingevuld, ondertekend en bijgevoegd bij de Inschrijving. De Inschrijver toont de rechtsgeldigheid van de handtekening van de Inschrijver onder het Uniform Europees Aanbestedingsdocument aan door een recente verklaring, waaruit blijkt dat de onderneming, volgens de eisen die gelden in het land waarin de onderneming is gevestigd, is ingeschreven in het nationale beroeps- of handelsregister, dan wel een verklaring of attest onder ede te verstrekken. De Inschrijver vult dit bewijs eventueel met documentatie aan, waaruit dit blijkt (volmacht).
De verklaring is niet ouder dan 6 maanden, te rekenen vanaf de sluitingsdatum van deze aanbesteding; Houdt u er met het openen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument rekening mee dat deze alleen geopend wordt met het programma Adobe Reader. Het openen met een ander programma kan ertoe leiden dat informatie niet goed overgenomen wordt. Ter verificatie van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument zal het uittreksel uit het handelsregister alleen worden opgevraagd bij de Inschrijver, die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft ingediend. 4.4 Uitsluitingsgronden Voor de toetsing op uitsluitingsgronden wordt in eerste instantie volstaan met het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 2). Uitsluitingsgronden bestaan uit verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. Deze zijn genoemd in de hoofdstukken 2 en 3 van het UEA. Als één of meer van de uitsluitingsgronden zich voordoen zal de betreffende Inschrijving terzijde worden gelegd en niet verder worden beoordeeld , tenzij aanleiding bestaat om hier van, op grond van het bepaalde in artikel 2.88 Aanbestedingswet,af te zien. Uitsluitingsgronden die voor deze aanbesteding gelden zijn: 1. Op de Inschrijver is één van de uitsluitingsgronden genoemd in artikel 2.86 of 2.87 AW van toepassing; 4.5 Geschiktheidseisen De hierna genoemde geschiktheidseisen zijn van toepassing.
Voor de toetsing op geschiktheidseisen wordt in eerste instantie volstaan met het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 2). Bij Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 21 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
voorlopige gunning kan door Aanbestedende dienst aan de Inschrijver aan wie hij voornemens is te gunnen worden verzocht de genoemde bewijsmiddelen ter verificatie van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument bij Aanbestedende dienst aan te leveren. Na dit verzoek heeft deze Inschrijver zeven (7) werkdagen de tijd om de bewijsmiddelen aan te leveren. In beginsel wordt dit verzoek alleen gedaan aan de Inschrijver, die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft ingediend. 4.6 Gunningscriteria De Inschrijvingen die voldoen aan de gestelde inschrijvingsvoorwaarden, uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, worden inhoudelijk beoordeeld op basis van het Programma van Eisen (Bijlage 4). De Inschrijver dient aan alle gestelde eisen uit het Programma van Eisen te voldoen om in aanmerking te komen voor Gunning van de Opdracht. Inschrijver toont dit aan door in het Programma van Eisen (Bijlage 4) per item aan te geven of hij aan de eisen van de aanbestedende dienst kan voldoen en op welke wijze hij er invulling aan kan geven. Eventueel met toegevoegde verklaringen, foldermateriaal en/of brochures van de inschrijver. Als gunningscriterium geldt de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding, in welk geval de Inschrijvingen worden beoordeeld op basis van hierna beschreven sub-gunningscriteria Prijs en Kwaliteit. Nr. 1. 2. 3.
Criteria Kwaliteit Prijs (P1) Prijs (P2)
Maximale score 700 punten 250 punten 50 punten
De gunningscriteria, de waardering en beoordeling daarvan, worden nader uitgewerkt in hoofdstuk 5. Wijze van beoordelen.
Projectnaam: Accountantsdiensten 2017 - 2020 Kenmerk: 160645 Status: def.
Pagina 22 van 25 Datum:11-11-2016 Versie: 1.0
5
Wijze van beoordelen
5.1 Algemeen De Inschrijvingen worden beoordeeld door een speciaal daarvoor ingericht beoordelingsteam met daarin materiedeskundigen van Aanbesteder (Concerncontroller, afdelingsmanager financiën), gemeenteraadsleden/leden auditcommissie, bijgestaan door een inkoopcoördinator en een aanbestedingsjurist. Iedere beoordelaar geeft eerst individueel een oordeel. Daarna worden de uitkomsten van de individuele beoordelaars met elkaar vergeleken om als beoordelingsteam te komen tot een gezamenlijk oordeel. 5.2
Gunningscriterium Kwaliteit (plan van aanpak)
Stap 1: Beoordeling kwaliteitscriteria (W1 t/m W11) De door inschrijver ingediende beschrijvingen en bewijsstukken horende bij de kwaliteitscriteria worden door de beoordelingscommissie beoordeeld. Het maximaal totaal aantal te behalen punten voor de wensen is 700 punten. Het maximaal aantal te behalen punten per wens is opgenomen in bijlage 5. De beoordelingsprocedure/ toekenningsmethodiek bij de beoordeling per (sub) criterium staat weergegeven in bijlage 5. De offertes worden ten opzichte van elkaar beoordeeld. Uw antwoorden dienen SMART geformuleerd te zijn. Dit wil zeggen dat de antwoorden van de inschrijver specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden geformuleerd moeten zijn. Per onderdeel (criterium of sub-criterium) kan bij de beoordeling een score worden gegeven, met inachtneming van de volgende schaalverdeling: Kwaliteit beantwoording
Score
Uitmuntend, met toegevoegde waarde
9
Goed
7
Matig, voldoet niet helemaal
4
Niets opgeleverd, niet herkenbaar
1
In een plenaire sessie vindt de evaluatie plaats van de individuele scores op de gunningcriteria. Tijdens deze sessie wordt van de individuele scores het gemiddelde berekend. De totaalsom hiervan is de definitieve eindscore van de inschrijver op de kwaliteitscriteria. Punten worden afgerond op één decimaal achter de komma. Rekenvoorbeeld wensen: Wanneer uw uitwerking van wens 1 helemaal aansluit bij de wens van de aanbestedende dienst scoort u 10 punten. Deze score wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactor die voor deze wens geldt, namelijk 5. Uw totale score op wens 1 zou dan zijn 10 x 5= 50 punten. 5.3 Gunningscriterium Prijs De prijs wordt volledig bepaald door het uitbrengen van de Inschrijving. Concreet houdt dit in dat er slechts één gelegenheid wordt gegeven om een zo scherp mogelijke aanbieding uit te brengen. De prijs ordt opge e i euro s, ex lusief BTW. U die t het prijze lad Bijlage 7) geheel in te vullen. Indien er een onderdeel is waar u geen kosten voor in rekening brengt, da ult u € 0,- in.