Implementatieplan Woo Pijnacker-Nootdorp - geanonimiseerd

Kans

Effect

Risico

Beheersmaatregel

Onvoldoende middelen.

4

4

16

Onvoldoende lijncapaciteit beschikbaar voor project/werkgroepen

4

4

16

Medewerkers zien onvoldoende noodzaak in Woo.

3

5

15

Prioritering lijnwerkzaamheden met beschikbare capaciteit drukt op projectactiviteiten.

4

3

12

Onvoldoende betrokkenheid van het management.

3

4

12

De wetgever geeft een totaalplanning af die verplicht tot het eerder publiceren van de informatiecategorieën dan gepland in dit implementatieplan.

2

4

8

Benodigde procesinformatie in niet tijdig opgehaald voor aanvang procesworkshops.

2

4

8

Te veel wijzigingen in projectgroep reduceren het commitment aan het project.

2

4

8

Het project komt onder politieke druk.

2

4

8

Dit implementatieplan maakt inzichtelijk welke tekorten bestaan qua geld en middelen per implementatievariant. De gemeenteraad wordt gevraagd om tijdig middelen te alloceren bij de keuze voor een implementatievariant. De projectorganisatie is tijdig met invullen van de PBS en het op de hoogte brengen van deelnemers aan de workshops. Proceseigenaren informeren hun inhoudsdeskundigen. De communicatieadviseur voert met het projectteam verscheidene bewustwordingscampagnes Woo om bestaande en nieuwe medewerkers bewust te maken van het belang van de Woo en de doorwerking hiervan in het eigen werkproces. De gemeenteraad kiest een implementatievariant en stelt hiermee ook de prioritering aangaande te leveren capaciteit voor dit project. Bij knellingen volgt vroegtijdig signaal naar projectleider om hierop bij te sturen. Het communicatieplan Woo onderschrijft het belang van het management en onderscheid in te zetten communicatiemiddelen voor het management. In september volgt bespreking van het implementatieplan in het GMT om urgentie en commitment bij het management te creëren. De projectplanning is opgesteld op basis van de conceptfasering en planning die in augustus 2024 bekend is. Na vaststelling door de gemeenteraad houdt gemeente PijnackerNootdorp vast aan de aanpak en planning uit dit implementatieplan, ongeacht de definitieve planning van het Rijk.

De projectgroep start tijdig met het inventariseren van ontbrekende procesinformatie, door direct contact te leggen met de betrokken afdelingen. De projectorganisatie is samengesteld op basis van rol, functie en expertise. Een wijziging in functie betekent dat de volgende persoon in functie, zitting neemt in de projectgroep. De opdrachtgeversgroep neemt maatregelen om de gemeenteraad en het college van b&w stap voor stap mee te nemen in de communicatie, gebaseerd op de informatiebehoefte van beide.

Tabel 18: Risicoanalyse

26

Implementatieplan Wet open overheid 6.

Communicatieplan Woo

Deze communicatieaanpak is onderdeel van het gemeentelijk implementatieplan Woo. De Woo onderscheidt een voorbereidingsfase en meerdere implementatiefasen. Na vaststelling van het implementatieplan start de voorbereidingsfase. Elke afzonderlijke fase vraagt een nieuwe communicatiecyclus. Dit communicatieplan beschrijft de communicatiedoelstellingen per doelgroep en in te zetten communicatiemiddelen. 7.1 Achtergrond Iedereen heeft recht op informatie van de overheid. De Wet open overheid (Woo) regelt welke overheidsinformatie openbaar is en hoe iemand die kan aanvragen. Door de Woo moet duidelijker worden wat de overheid doet en waarom. Overheidsinformatie is openbaar, behalve als er een reden is waarom dat niet kan. Naast de mogelijkheid tot opvragen van informatie verplicht de Woo de gemeente Pijnacker-Nootdorp om (gefaseerd) informatie uit 17 informatiecategorieën88 actief openbaar te maken. Pijnacker-Nootdorp publiceert reeds informatie uit zes informatiecategorieën. Toch vraagt het werken volgens de Woo een cultuuromslag die het actief openbaar maken van informatie stimuleert. Er is een verandering in houding en gedrag onder medewerkers benodigd aangaande de wijze waarop zij informatie opslaan en verwerken. Collega’s moeten ervan doordrongen zijn dat alles openbaar kan worden gemaakt wat zij schriftelijk uitwisselen met elkaar.

Denk hierbij aan e-mails en elektronische tekstberichten (WhatsApp, SMS, Signal, Telegram), maar ook schriftelijke interne notities. 7.2 Doelgroepen De communicatiestrategie Woo is gericht op een aantal interne en externe doelgroepen. Hieronder beschrijven we de verschillende doelgroepen en daarna de daaraan gekoppelde doelstellingen. 7.2.1 Interne doelgroepen -

Bestuur (college en raad). Het college vormt het dagelijks bestuur van de gemeente. Als hoogste orgaan staat de gemeenteraad verder van de praktijk. Management, afdelingshoofden (GMT) en teamleiders. De steun van het management is onontbeerlijk bij het succesvol implementeren van de Woo binnen de gemeentelijke organisatie. Een cultuurverandering binnen Pijnacker-Nootdorp vereist een hele lange adem. Teams die veel met Woo-verzoeken te maken hebben. Deze zijn vaak onderdeel van de afdeling Ontwikkeling en/of Wijkzaken. Teams die anders moeten gaan werken, omdat zij informatie actief openbaar moeten gaan maken (denk aan convenanten). Alle medewerkers van Pijnacker-Nootdorp. Let op: Daarbij is het verloop van medewerkers een probleem. Kennis verdwijnt, terwijl nieuwe collega’s voortdurend moeten worden opgeleid en opgelijnd.

7.2.2 Externe doelgroepen -

Inwoners en ondernemers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Pers (als intermediair). o Denk aan Telstar Online, Pijnacker-Nootdorp.tv, Algemeen Dagblad editie Delft en eventueel Omroep West.

7.3 Doelstellingen 7.3.1 Doelstellingen intern Kennis

Alle medewerkers (zowel bestuurlijk als ambtelijk) van de gemeente Pijnacker-Nootdorp weten van de Wet open overheid.

Houding - Bestuur (college en raad). Beide bestuursorganen staan positief ten opzichte van de Woo. 88 15 categorieen gelden voor gemeenten.

27

Implementatieplan Wet open overheid -

Management, afdelingshoofden (GMT) en teamleiders. Zij dragen actief en voortdurend het belang van de Woo uit en dat transparantie de basis is. Teams die veel met Woo-verzoeken te maken hebben, weten wat zij moeten doen en welke termijnen daarvoor gelden.

Gedrag - Teams die informatie zelf actief openbaar moeten maken. Zij weten hoe zij informatie toegankelijk moeten opslaan en op welk moment zij informatie moeten aanleveren en bij wie (denk aan de webredactie), zodat belangstellenden daarvan kennis kunnen nemen. 7.3.2 Doelstellingen extern -

Informeren (inwoners van Pijnacker-Nootdorp weten hoe zij informatie kunnen opvragen).

7.4 Communicatiemiddelen Op de volgende pagina staat een overzicht van de in te zetten communicatiemiddelen. De middelen worden ingezet in opdracht van, op verzoek van of in afstemming met, de projectleider en/of de leden van de projectgroep. Het verdient aanbeveling om in elk geval maandelijks een overleg te plannen tussen de projectleider en de communicatieadviseur om samen te beslissen welke kernboodschap moet worden uitgedragen en welke communicatiemiddelen daarbij horen.

28

Implementatieplan Wet open overheid 7.4.1 Communicatiemiddelen intern Actie

Wanneer

Informeren

Continu

Voorbereidingsfase en alle implementatiefasen daarna

Vanaf 1 april 2024

Bewustwording Voorbereidingsfase en alle implementatiefasen daarna

Doelgroep(en) van de communicatie Directie, afdelingshoofden, teamleiders Alle medewerkers van Pijnacker-Nootdorp

Denken Cyclisch

Directie, afdelingshoofden, teamleiders Alle medewerkers van Pijnacker-Nootdorp

Actie Voorbereidingsfase en alle implementatiefasen daarna

Doel van de communicatie Informeren

Doen Cyclisch

Tabel 19: Communicatiemiddelen Woo intern

Alle medewerkers van Pijnacker-Nootdorp

Kernboodschap

Communicatiemiddelen Knooppunt, presentatie tijdens GMT, werkoverleggen, inloop-bijeenkomsten

Wie doet wat

Concrete informatie over onderwerpen die in aanmerking komen voor actieve en passieve openbaarmaking

Inloop-bijeenkomsten, posters

Projectgroep beslist of we dit doen en wie dat verzorgt

Iedere medewerker is ervan bewust dat alles wat hij/zij schrijft openbaar kan worden.

Vast aanspreekpunt in de gemeentelijke organisatie

Projectgroep besluit om eventueel één of twee collega’s hiervoor aan te wijzen

Vanaf 1 mei geldt de Woo. Dat vraag een andere instelling van collega’s. Pro-actiever en bewuster dat informatie openbaar is of kan worden

In opdracht van en in overleg met projectleider en/of projectgroep plaatst communicatie berichten op Knooppunt

Implementatieplan Wet open overheid 7.4.1 Communicatiemiddelen extern Actie

Wanneer

Informeren

Sinds 2022

Doel van de communicatie Informeren

Doelgroep(en) van de communicatie Alle inwoners en ondernemers van Pijnacker-Nootdorp

Kernboodschap

Doen

Alle inwoners en ondernemers van Pijnacker-Nootdorp

Continu

Sinds 2022 Continu

Tabel 20: Communicatiemiddelen Woo extern

Wie doet wat

Door de Woo moet de gemeente meer dan voorheen informatie openbaar maken.

Communicatiemiddelen Gemeenteberichten, themapagina, website, X, Facebook, lokale media

Inwoners / ondernemers weten hoe ze informatie kunnen opvragen

Gemeenteberichten, website, X, Facebook, lokale media

Via reguliere communicatie-middelen wijzen we inwoners op de Woo. De gemeente werkt volgens de Woo.

Communicatie stemt de inzet af met gemeentelijke projectleider en/of de projectgroep

Implementatieplan Wet open overheid