Document · PDF

Implementatieplan Woo Pijnacker-Nootdorp - geanonimiseerd

Raad Besluitvorming 29 februari 2024, gemeente Pijnacker NootdorpBij agendapunt: Rekenkameronderzoek Wet open overheid9.113 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Implementatieplan Wet open overheid Soort Project Bestuurlijk opdrachtgever Opdrachtgever Projectleider Startdatum project Verwachte einddatum project

Implementatie Wet open overheid

1 mei 2024 31-10-2024 (Fase 1)

Versie historie plan van aanpak: NR. DATUM STATUS V0.8 19-08-2024 Concept

AARD VAN DE WIJZIGING

V0.9

26-08-2024

Concept

Feedback projectgroep verwerkt

V1.0

29-08-2024

Concept

V1.1

08-10-2024

Definitief

Eerste opzet

Nieuwe informatie

Distributie: Dit document is ter feedback voorgelegd aan de projectgroep Woo: NAAM

FUNCTIE

DATUM

Jurist

19-08-2024

Communicatieadviseur

19-08-2024

Senior adviseur Informatiebeheer

19-08-2024

Informatiemanager

19-08-2024

CISO

19-08-2024

Goedkeuring: Dit document is ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgeversgroep Woo:

NAAM

FUNCTIE

DATUM

Manager Bedrijfsvoering

29-08-2024

Adviseur Bestuurszaken

29-08-2024

Teamleider Informatiehuishouding & Automatisering

29-08-2024

Implementatieplan Wet open overheid 1.

INLEIDING ............................................................................................................................................... 3 1.1 AANLEIDING ...................................................................................................................................................... 3 1.1.1 Implementatie-eisen Woo ..................................................................................................................... 3 1.1.2 Ambitieniveau Woo ............................................................................................................................... 3 1.1.3 Impactanalyse Woo ............................................................................................................................... 4 1.4 DOEL DOCUMENT ............................................................................................................................................... 4 1.4.1 Implementatievariant 1 (ambitieniveau ‘Basis’) .................................................................................... 5 1.4.2 Implementatievariant 2 (ambitieniveau ‘Medium’) .............................................................................. 5 1.5 LEESWIJZER ....................................................................................................................................................... 5

PROJECTDEFINITIE .................................................................................................................................. 6 2.1 PROJECTDOELSTELLINGEN .................................................................................................................................... 6 2.2 IMPLEMENTATIESTRATEGIE................................................................................................................................... 6 2.3. AANPAK .......................................................................................................................................................... 7 2.3.1 Voorbereidingsfase ................................................................................................................................ 7 2.3.2 Implementatiefase............................................................................................................................... 10 2.4 PROJECTBEGRENZING ORGANISATIE ..................................................................................................................... 13 2.4.1 Binnen scope ........................................................................................................................................

13 2.4.2 Buiten scope ........................................................................................................................................ 13 2.5 RANDVOORWAARDEN ....................................................................................................................................... 13

INITIELE BUSINESSCASE ........................................................................................................................ 15 3.1 BIJDRAGE AAN GEMEENTE DOELSTELLINGEN .......................................................................................................... 15 3.2 BUDGET ......................................................................................................................................................... 15 3.2.1 Raming implementatievariant 1 .......................................................................................................... 15 3.2.2 Raming implementatievariant 2 .......................................................................................................... 16

PROJECTORGANISATIE EN CAPACITEITSRAMING .................................................................................. 17 4.1 ORGANOGRAM ................................................................................................................................................ 17 4.2 ROLLEN EN FUNCTIES ........................................................................................................................................ 17 4.2.1. Implementatievariant 1 ...................................................................................................................... 18 4.2.2. Implementatievariant 2 ...................................................................................................................... 21

PROJECTPLANNING............................................................................................................................... 24 5.1 TIJDSLIJN ........................................................................................................................................................ 24

BEHEERMECHANISMEN ........................................................................................................................ 25 6.1 PROJECTTOLERANTIES ....................................................................................................................................... 25 6.2 VOORTGANGSRAPPORTAGE ................................................................................................................................ 25 6.3 OVERLEGSTRUCTUUR ........................................................................................................................................ 25 6.4 PROJECTRISICO’S .............................................................................................................................................. 25

COMMUNICATIEPLAN WOO ................................................................................................................. 27 7.1 ACHTERGROND ................................................................................................................................................ 27 7.2 DOELGROEPEN ................................................................................................................................................ 27 7.2.1 Interne doelgroepen ............................................................................................................................ 27 7.2.2 Externe doelgroepen............................................................................................................................ 27 7.3 DOELSTELLINGEN ............................................................................................................................................. 27 7.3.1 Doelstellingen intern............................................................................................................................ 27 7.3.2 Doelstellingen extern ...........................................................................................................................

28 7.4 COMMUNICATIEMIDDELEN................................................................................................................................. 28

Implementatieplan Wet open overheid

1. INLEIDING Vanaf 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) van kracht. De Woo is de vervanger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en dient daarmee het belang van publiek toegankelijke informatie. Burgers, journalisten en wetenschappers krijgen door de Woo meer inzicht in besluitvormingsprocessen van de overheid. Voor bestuursorganen brengt de wet onder meer verplichtingen mee om de informatiehuishouding op orde te brengen en om gefaseerd uit eigen beweging informatieobjecten openbaar te maken. 1.1 Aanleiding De Woo heeft impact op alle bestuurslagen van de Nederlandse overheid, zo ook op de gemeente PijnackerNootdorp. Zodoende staat de gemeente voor de opgave om de nieuwe verplichtingen uit de Woo en de praktische uitwerking daarvan te implementeren in de organisatie. Naar aanleiding van de invoering van de Woo is Pijnacker-Nootdorp een implementatietraject gestart om de impact van de wet op de organisatie inzichtelijk te maken en te bepalen hoe de organisatie invulling geeft aan de implementatie. 1.1.1 Implementatie-eisen Woo De Woo kent verplichtingen die per 1 mei 2022 gelden, waaronder het aanwijzen van een Woocontactfunctionaris en het aanwijzen van een digitaal kanaal voor het indienen van Woo-verzoeken.

Daarnaast stelt de Woo de verplichting tot de actieve openbaarmaking van informatie uit 17 informatiecategorieën via een aangewezen publicatieplatform. Dit platform dient aangesloten te zijn op de Woo-index.1 De komende jaren treedt de verplichting tot actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën gefaseerd per Koninklijke Besluit in werking. Staatssecretaris van Huffelen (Koninkrijksrelaties en Digitale Zaken) heeft op 6 juni 2024 een conceptfasering afgegeven, waarbij geldt dat de eerste informatiecategorieën per 01-11-2024 verplicht openbaar zijn te maken.2 In Q3/Q4 2024 is naar verwachting bekend wanneer de overige fasen in werking treden. Op het moment van schrijven van dit implementatieplan is vanuit het Rijk dus nog geen definitieve planning voor de Woo afgegeven. Gemeente Pijnacker-Nootdorp dient een keuze te maken in de snelheid en omvang waarmee zij de actieve openbaarmakingsplicht van de Woo implementeert. Zoals VNG stelt is een definitief ambitieniveau vast te stellen ten aanzien van de implementatie-eisen. VNG onderscheidt hierin de ambitieniveaus ‘Beneden-basis’, ‘Basis’, ‘Medium’ en ‘Plus’.3 1.1.2 Ambitieniveau Woo Op basis van de eerste denkbeelden is het advies van de projectgroep om het ambitieniveau ‘Basis’ te hanteren, wat betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van het Rijk volgt.

Echter, heeft de Rekenkamer in november 2023 een rapport vrijgegeven waarin zij de gemeenteraad adviseert om een hoger ambitieniveau te hanteren. Op basis van het rekenkameronderzoek heeft de gemeenteraad het college van B&W opdracht gegeven om een gesprek tussen de gemeenteraad en het college te organiseren over: 1. 2. 3. 4. 5.

De ambities op het gebied van openbaarheid van informatie; De informatiecategorieën die relatief gemakkelijk te ontsluiten zouden zijn en maatschappelijke meerwaarde hebben; De projectplanning en -organisatie van de implementatie van de Woo; De afhandeling van Woo-verzoeken; Cultuurverandering in de ambtelijke en bestuurlijke organisatie;

1 https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/rijksoverheid/woo-index

2 Voortgangsbrief Open Overheid (6 juni 2024): https://open.overheid.nl/documenten/23d6a72c-b37d-4ee7-8c56-1a00accb2c9e/file 3 Ambitie- en scoperapport Woo gemeente Pijnacker-Nootdorp v1.0

Implementatieplan Wet open overheid 6. 7.

Monitoring van openbaarheid; De betrokkenheid van de raad;

Het voeren van dit gesprek, en het bepalen van het definitieve ambitieniveau, vereist inzicht in de impact van de Woo en de te nemen implementatiestappen. 1.1.3 Impactanalyse Woo Ter voorbereiding op het gesprek tussen college en de raad heeft de projectgroep een inventarisatie voor de Woo uitgevoerd binnen de organisatie.4 Vervolgens is een impactanalyse opgesteld, die de impact in kaart brengt op de processen en organisatie, systemen en medewerkers.5 De resultaten zijn hieronder beschreven.

Verplichtingen per 1 mei 2022 o Gemeente Pijnacker-Nootdorp voldoet reeds aan deze verplichtingen.

Actieve openbaarmakingsplicht o In totaal zijn 103 processen herkend die de Woo raken. o Voor 80 processen is informatie opgehaald, voor 23 processen niet en is een aanvullende inventarisatie vereist. o 21 processen voldoen reeds aan de Woo, 82 processen nog niet en vereisen procesaanpassingen. o De volgende 6 informatiecategorieën voldoen reeds aan de Woo6: § Wetten en algemeen verbindende voorschriften § Overige besluiten van algemene strekking § Bereikbaarheidsgegevens § Jaarplannen en -verslagen § Ter behandeling ingekomen stukken bij de gemeenteraad § Vergaderstukken gemeenteraad

De uitkomsten uit de impactanalyse gelden als fundament voor het implementatieplan Woo. 1.4 Doel document Dit implementatieplan beschrijft de implementatiestrategie en aanpak voor de implementatie van de actieve openbaarmakingsplicht van de Woo binnen Pijnacker-Nootdorp. De generieke implementatiestrategie beschrijft de activiteiten en resultaten die zijn te realiseren om de informatiecategorieën van de Woo openbaar te maken. De aanpak is uitgewerkt voor een tweetal ambitieniveaus (e.g. faseringen) voor de actieve openbaarmakingsplicht. Daarmee maakt dit implementatieplan inzichtelijk welke impact de keuze voor een ambitieniveau heeft in tijd, geld en middelen. De benodigdheden per ambitieniveau zijn afgezet tegen de beschikbare tijd, geld en middelen. Zo is inzichtelijk gemaakt welke ambitieniveau realistisch en haalbaar is voor gemeente Pijnacker-Nootdorp. Het implementatieplan geldt als input voor het gesprek tussen de gemeenteraad en het college op 1-10-2024. De gemeenteraad stelt het definitieve ambitieniveau vast door één van de uitgewerkt ambitieniveaus te kiezen. De volgende twee implementatievarianten zijn uitgewerkt in dit implementatieplan:

4 Inventarisatiesheet Woo gemeente Pijnacker-Nootdorp v1.0 5 Impactanalyse Woo gemeente Pijnacker-Nootdorp v1.0

6 Wel geldt dat deze informatiecategorieën nog zijn aan te sluiten op de Woo-index. Hiervoor is een Woo-redacteur aan te wijzen die de URL’s aanlevert op de

Woo-index.

Implementatieplan Wet open overheid 1.4.1 Implementatievariant 1 (ambitieniveau ‘Basis’) Pijnacker volgt de wettelijke fasering van de Woo en implementeert de Woo in vijf fasen: Voorbereidings- Implementatiefase Implementatiefase Implementatiefase Implementatiefase fase 0 1 2 3 4 Organisatie en Agenda’s en Convenanten Beschikkingen werkwijze7 besluitenlijsten college Woo-verzoeken en Onderzoeksrapporte -besluiten n Ontwerpen van Klachtoordelen wetten (incl. adviesaanvraag) Adviezen Tabel 1: Fasering implementatievariant 1 1.4.2 Implementatievariant 2 (ambitieniveau ‘Medium’) Gemeente Pijnacker-Nootdorp loopt vooruit op de wettelijke fasering van de Woo en implementeert de Woo in vier fasen. De gemeente loopt hiermee vooruit op de wettelijke fasering voor de informatiecategorieën ‘Klachtoordelen’ en ‘Beschikkingen’. De keuze voor deze informatiecategorieën is gemaakt op basis van verwachte informatiewaarde voor inwoners. Voorbereidings- Implementatiefase Implementatiefase Implementatiefase Implementatiefase fase 0 1 2 3 4 Organisatie en Agenda’s en Convenanten N.v.t. werkwijze8 besluitenlijsten college Woo-verzoeken en Onderzoeksrapporten -besluiten Ontwerpen van Beschikkingen9 wetten (incl.

adviesaanvraag) Adviezen Klachtoordelen Tabel 2: Fasering implementatievariant 2 1.5 Leeswijzer Hoofdstuk 2 beschrijft de projectdefinitie, met een toelichting op de strategie en op te leveren producten en resultaten per fase. Hoofdstuk 3 beschrijft de businesscase van de implementatie van de Woo. Vervolgens brengt hoofdstuk 4 de projectorganisatie in beeld, met daarbij de urenraming per ambitieniveau. In hoofdstuk 5 volgt de projectplanning, uitgewerkt voor die twee varianten. Hoofdstuk 6 beschrijft vervolgens de risico’s en beheermechanismen van het project. Tot slot geeft hoofdstuk 7 de communicatiestrategie voor de Woo weer. Dit document kent een vijftal bijlagen: - Bijlage 1: Product Breakdown Structure (PBS) implementatievariant 1 v1.010 - Bijlage 2: Product Breakdown Structure (PBS) implementatievariant 2 v1.011 - Bijlage 3: Ambitie- en scoperapport Woo gemeente Pijnacker-Nootdorp v1.0 - Bijlage 4: Impactanalyse Woo gemeente Pijnacker-Nootdorp v1.0 7 De informatiecategorie is uiterlijk 01-11-2024 actief openbaar te maken. Daarom luidt het advies deze categorie in implementatiefase 1, gelijktijdig met de

voorbereidingsfase te implementeren.

8 Idem.

9 Voor beschikkingen geldt dat de gemeente de keuze heeft om in registervorm of integraal te publiceren. Deze keuze heeft impact op de daadwerkelijke

benodigde uren van medewerkers.

10 In de PBS zijn de projectactiviteiten, rollen, urenraming en planning van de Woo voor de betreffende implementatievariant in detail uitgewerkt. 11 Idem.

Implementatieplan Wet open overheid 1.

Projectdefinitie

De projectdefinitie beschrijft de projectdoelstelling, de producten en resultaten, de scope en randvoorwaarden van het implementatieproject. De projectresultaten zijn opgenomen in de scope van de projectdefinitie en zijn noodzakelijk om de implementatie van de Woo te voltooien. 2.1 Projectdoelstellingen De implementatie van de Woo is gericht op de volgende doelstelling: De gemeente Pijnacker-Nootdorp voldoet aan de verplichtingen van de Wet open overheid, door alle processen die de organisatie uitvoert die binnen de 1712 bij wet beschreven informatiecategorieën vallen, zo aan te passen dat de organisatie de informatieobjecten in deze processen anonimiseert en publiceert binnen de door de wet gestelde kaders en termijnen via een aangewezen publicatieplatform. 2.2 Implementatiestrategie De actieve openbaarmakingsplicht treedt de komende jaren gefaseerd in werking in 4 fasen.13 Er is een generieke strategie opgesteld voor de implementatie van de Woo. De strategie onderscheidt een voorbereidingfase en een aantal implementiefasen. De voorbereidingsfase is gericht op de realisatie van de benodigde generieke randvoorwaarden voor de actieve openbaarmaking van informatie. Na het realiseren van de randvoorwaarden volgt het iteratief doorlopen van meerdere implementatiefasen.

Per implementatiefase volgt de implementatie van de aangewezen informatiecategorieën en onderliggende processen in deze fase. Iedere implementatiefase sluit af met een borgingsfase, waarin sturing op kwaliteit en tijdigheid plaatsvindt. Onderstaande afbeelding toont schematisch het verloop van de implementatie.

Figuur 1: Schematische weergave implementatietraject Woo In iedere implementatiefase volgt het iteratief uitvoeren van een set projectactiviteiten. Per te implementeren informatiecategorie volgt allereerst het inventariseren van procesinformatie (indien nodig) en vervolgens het aanpassen en uitrollen van het proces/de processen (figuur 2). De implementatie van iedere informatiecategorie sluit af met het borgen van de Woo en het beheer daarvan. Het creëren van bewustwording, kennis en vaardigheden loopt parallel aan de fase.

Figuur 2: Schematische weergave implementatiefase Woo Paragraaf 2.3 werkt de generieke strategie verder uit en beschrijft per fase welke producten en resultaten zijn te realiseren.

12 Voor gemeenten zijn 15 informatiecategorieën van toepassing. 13 https://open.overheid.nl/documenten/73eb7644-ef27-44d7-8144-fdb2f144d83c/file

Implementatieplan Wet open overheid 2.3. Aanpak 2.3.1 Voorbereidingsfase Tijdens de voorbereiding op de implementatie geeft de organisatie invulling aan aantal generieke randvoorwaarden van de implementatie. Met het realiseren van de randvoorwaarden is de gemeente in staat op gestructureerde manier uitvoering te geven aan de actieve openbaarmaking van de verplichte informatie. De randvoorwaarden zijn uitgewerkt in projectresultaten waaraan een activiteit is gekoppeld. In de voorbereiding behaalt de gemeente de volgende projectresultaten: -

Besluitvorming gemeenteraad ambitieniveau Woo Het implementatieplan Woo is opgesteld op verzoek van de gemeenteraad, om inzicht te bieden in de impact van verschillende ambitieniveaus van de Woo. Op 22 oktober 2024 volgt een gesprek tussen de gemeenteraad en het college over het vast te stellen ambitieniveau. Ter voorbereiding op dit gesprek volgt de behandeling van het implementatieplan in het GMT op 25 september 2024 en in de collegevergadering van 15 oktober 2024.

Bewustwordingscampagne De bewustwordingscampagne, zoals beschreven in het communicatieplan (H7), start direct bij aanvang van de voorbereidingsfase. De organisatie brede bewustwording is gericht op het inhoudelijk informeren en vergroten van de kennis van alle medewerkers over de Woo. Doelgroep-specifieke bewustwording volgt in de implementatiefasen en richt zich specifiek op kennisontwikkeling en bewustwording onder medewerkers waarvan de taakuitvoering verandert met de implementatie van de actieve openbaarmakingsplicht. De communicatieadviseur geeft in samenwerking met de projectleider onder meer uitvoering aan in de volgende activiteiten: o het opstellen en plaatsen van nieuwsberichten op Knooppunt; o het voorbereiden en geven van presentaties en kennissessies.14 § Gedurende het project geldt dat de overdracht van kennis omtrent de Woo door het projectteam in samenwerking met collega’s van de vakteams gebeurt. In de beheerfase geldt dat collega’s elkaar hier zelf in blijven voorzien en beschikking hebben over opleidingsmiddelen om kennis op te doen en/of te onderhouden.

Aansluiten op Woo-index De informatiecategorieën waar gemeente Pijnacker-Nootdorp reeds aan voldoet (paragraaf 1.1.3.) zijn aan te sluiten op de Woo-index. De volgende activiteiten zijn voorzien: o beleggen rol Woo-redacteur; o aanmaken account Woo-index; o aanleveren URL’s reeds gepubliceerde informatiecategorieën.

Implementatie publicatieplatform Implementatie van de Woo vereist de aanschaf en implementatie van een publicatieplatform (incl. datadienst) waarop informatie is te ontsluiten. De volgende activiteiten zijn hiervoor voorzien: o opstellen advies door een Informatiemanager in samenwerking met de CISO; § Onderdeel hiervan betreffen uitgangspunten waarbinnen proces van anonimiseren en publiceren is uit te voeren in het applicatielandschap van Pijnacker-Nootdorp. o besluitvorming door opdrachtgeversgroep Woo; o offerte- en inkooptraject. o uitvoeren implementatietraject (incl. testen, nazorg en overdracht naar beheer).

Implementatie anonimiseringssoftware Implementatie van de Woo vereist de inzet van anonimiseringssoftware, waarmee informatie (geautomatiseerd) is te anonimiseren. Momenteel beschikt de gemeente reeds over Octobox15 en

14 Inplannen hiervan gebeurt in overleg met de communicatieadviseur waarbij frequentie en omvang zijn afgestemd op de doelgroep. Afhankelijk van de te

kiezen implementatievariant zijn er meerdere teams die doelgroep-specifieke kennis krijgen overgebracht.

15 Voor Octobox is in 2024 een tweejarig contract afgesloten. Het aantal afgenomen licenties is beperkt.

Implementatieplan Wet open overheid BMDataprotector. Er is onderzoek benodigd of de beschikbare software geschikt is en is in te zetten voor actieve openbaarmaking binnen de organisatie. De volgende activiteiten zijn voorzien: o opstellen advies door een Informatiemanager in samenwerking met de CISO en de inkoopadviseur; o besluitvorming door opdrachtgeversgroep Woo; o Offerte- en inkooptraject16 o Implementatietraject (incl. testen, nazorg en overdracht naar beheer).17 -

Realisatie blauwdruk anonimiseren Om op uniforme wijze invulling te geven aan de processtappen van anonimiseren, is een blauwdruk (generiek anonimiseringsproces) gewenst die in de implementatie is toe te voegen aan Woo-processen. De uitwerking hiervan gebeurt door een projectleider, in samenwerking met een adviseur Informatiebeheer, Informatiemanager, de Woo-jurist, privacy-officer en de functioneel beheerder van de anonimiseringssoftware18. De volgende activiteiten zijn benodigd: o voorbereiden procesworkshop (het uitnodigen van deelnemers en maken presentatie); o uitvoeren eerste uitvraagsessie in de vorm van een procesworkshop; o bepalen welke gegevens, op welke wijze, waar en wanneer te anonimiseren zijn, met aandacht voor; § het beleggen van verantwoordelijkheden; 19 § het identificatieproces voor een actieve openbaarmaking20; • elk actief te openbaren informatieobject moet voorzien zijn van informatie over de aanwezigheid van gegevens die niet mogen worden gepubliceerd; o opstellen definitieve procesuitwerking; o opleveren advies blauwdruk anonimiseren; o besluitvorming door opdrachtgeversgroep Woo.

Realisatie blauwdruk publiceren Ook voor het onderdeel publiceren geldt dat er een blauwdruk (generiek publicatieproces) moet zijn dat is toe te voegen aan Woo-processen. De uitwerking hiervan gebeurt door de projectleider, in samenwerking met een adviseur Informatiebeheer, Woo-jurist, Informatiemanager en de functioneel beheerder van het Zaaksysteem/Publicatieplatform. De volgende activiteiten zijn benodigd: o voorbereiden procesworkshop (het uitnodigen van deelnemers en maken presentatie); o uitvoeren eerste uitvraagsessie in de vorm van een procesworkshop; o bepalen hoe, waar en wanneer medewerkers documenten publiceren, met aandacht voor; § het beleggen van verantwoordelijkheden; § het identificatieproces voor een actieve openbaarmaking21; • aanmerking van te publiceren documenten is vereist; • elk actief te openbaren informatieobject moet voorzien zijn van de juiste set aan metadata; o opstellen definitieve procesuitwerking; o opleveren advies blauwdruk publiceren; o besluitvorming door opdrachtgeversgroep Woo.

Realisatie opleidingsplan en opleidingen De implementatie van de Woo leidt tot aanpassing in de aangemerkte processen. De uitkomsten van de op te leveren blauwdrukken anonimiseren & publiceren leiden namelijk tot het inbrengen van nieuwe processtappen. Het uitvoeren hiervan vergt het ontwikkeling van een opleidingsplan en de inzet van opleidingsmiddelen. Dit gebeurt onder leiding van de adviseur Leren en Ontwikkelen, in samenwerking met de projectleider, communicatieadviseur, adviseur Informatiebeheer, de Woo-jurist en functioneel beheerder Zaaksysteem, Anonimiseringssoftware en/of Publicatieplatform. Op de leveren resultaten zijn:

16 Indien de huidige software is uit te breiden of nieuwe software is aan te schaffen. 17 Idem.

18 Mits deze rol reeds is belegd. 19 Te allen tijde moet helder zijn wie de anonimiseringssoftware toepast, waar de menselijke controle is uit te voeren en op welke wijze fiat is te geven voor het

doorzetten naar de processtap ‘publiceren’.

20 Uitvoeringstoets Woo VNG Realisatie 2019 21 Idem.

Implementatieplan Wet open overheid o

Een opleidingsplan dat aansluit op de vastgestelde uitgangspunten in de blauwdrukken anonimiseren en publiceren, en ten minste omvat: § De opleidingsbehoeften en in te zetten opleidingsmiddelen ter realisatie van de benodigde kennis, vaardigheden en bewustwording per doelgroep (i.e. proces en uitvoeringsverantwoordelijken). Aanschaf/ontwikkeling opleidingsmiddelen, waaronder: § een opleiding die inzicht biedt in het doel van de Woo en de implementatie-eisen; § de benodigde knoppencursus voor medewerkers die straks de processtappen anonimiseren en publiceren uitvoeren (o.a. gericht op het opslaan van documenten, en het gebruik van metadata en sjablonen); § opleidingen die medewerkers inzicht geven in wijzigende processtappen en verantwoordelijkheden.

Realiseren nazorgplan Nadat procesaanpassingen van de Woo zijn doorgevoerd en processen live gaan, volgt een periode van nazorg voor direct betrokkenen. Doel hiervan is dat eventuele issues direct zijn te adresseren en leer/verbeterpunten zijn te identificeren. Om hier gericht invulling aan te geven is een nazorgplan benodigd. Hierin is opgenomen op welke wijze en voor hoelang de projectorganisatie ondersteuning geeft aan de vakteams na een implementatiefase. Het opstellen van het plan gebeurt door de projectleider en functioneel beheerder van het Zaaksysteem/ Anonimiseringssoftware/ Publicatieplatform. De volgende activiteiten gelden hierbij: o bepalen gewenste gebruikers- en managementondersteuning na livegang; o bepalen wijze van communicatie en escalatie in deze fase; o opstellen nazorgplan in samenspraak met projectgroep; o besluitvorming door opdrachtgeversgroep Woo.

Realiseren borgingsplan De Woo vereist na de implementatie en livegang van een proces duidelijke sturing en afspraken omtrent kwaliteitsborging en beheer. Hiervoor dient een borgingsplan te zijn opgesteld dat is afgestemd met (proces)verantwoordelijken.22 Het opstellen van het plan gebeurt door de projectleider, in samenwerking met de functioneel beheerders Zaaksysteem en Publicatieplatform, proceseigenaren en kwaliteitsverantwoordelijken. In het borgingsplan zijn de volgende onderdelen op te nemen: o identificeren welke indicatoren voor kwaliteit van toepassing zijn voor sturing. 23 o ontwerp van standaardrapportages; o afspraken met proceseigenaren over de rapportages die zij ontvangen, waar taakuitvoering is belegd en hoe ze daarop sturen. o de wijze van escaleren door proceseigenaren bij het overschrijden van publicatietermijnen en het niet halen van kwaliteitseisen.

Opstellen eindefase-rapport Aan het einde van de voorbereidingsfase volgt het opstellen van een eindefase-rapport. De projectleider verzorgt deze rapportage richting de opdrachtgeversgroep Woo. De rapportage bevat een reflectie op voortgang en resultaten en bevat een advies om door te gaan naar implementatiefase 1. De opdrachtgeversgroep Woo neemt hierover een besluit en verleent (al dan niet) decharge voor de voorbereidingsfase. Hierna volgt implementatiefase 1.

Onderstaande tabel toont de producten en resultaten met bijbehorende kwaliteitseisen en verantwoordelijken voor de voorbereidingsfase.

22 Daar waar het software betreft en dit reeds in beheer is, zijn de geldende beheerafspraken van kracht. Het gaat hier dus specifiek over de wijze waarop

sturing op kwaliteit en uitvoering van actieve openbaarmaking is te borgen.

23 Hierbij geldt dat er generieke indicatoren moeten gelden waarmee alle Woo-publicaties zijn te meten.

Implementatieplan Wet open overheid Product/resultaat Bewustwordingscampagne

Kwaliteitseisen - Aansluiten op communicatiestrategie. - Toepassen organisatie-brede en doelgroepspecifieke communicatieaanpak. Advies publicatieplatform - Aansluiten op geldende Woo architectuurprincipes en andere eisen uit de organisatie (i.e. digitale toegankelijkheid en informatiebeveiliging). Implementatie - Het platform sluit aan op de gestelde publicatieplatform eisen uit het advies. - Implementatie conform planning en budget. Blauwdruk anonimiseren - Modellering conform modelleerconventie BPMN 2.0. - (Uitvoerings-) verantwoordelijkheden belegd. Blauwdruk publiceren - Modellering conform modelleerconventie BPMN 2.0. - (Uitvoerings-) verantwoordelijkheden belegd. Opleidingsplan en - Aansluiten op doelgroepen en opleidingen bijbehorende opleidingsbehoeften. - Aansluiting op de vastgestelde uitgangspunten in de blauwdrukken anonimiseren en publiceren. Nazorgplan - Onderscheid in gebruikers- en managementondersteuning. - Afspraken omtrent te hanteren communicatie- en escalatielijnen. Borgingsplan - Duidelijke afspraken omtrent kwaliteitsborging en beheer voor (proces)verantwoordelijken. - Beschrijving van rapportagecyclus, KPI’s en communicatie- en escalatielijnen. - Aansluiting op de vastgestelde uitgangspunten in de blauwdrukken anonimiseren en publiceren Eindefase-rapportage - Prince2 richtlijnen gehanteerd. Tabel 3: Projectresultaten voorbereidingsfase

Verantwoordelijke(n) Communicatieadviseur

Informatiemanager

Projectleider Woo

Adviseur Leren en Ontwikkelen

Projectleider Woo

Projectleider

2.3.2 Implementatiefase Na afronding van de voorbereidingsfase volgen de implementatiefasen. Het creëren van bewustwording waar tijdens de voorbereidingsfase mee is gestart continueert in deze fasen. Tevens volgt in iedere implementatiefase per aangewezen proces steeds het uitvoeren van dezelfde projectactiviteiten, gericht op het inventariseren, aanpassen en uitrollen van processen. Iedere implementatiefase sluit af met het borgen van beheer en het evalueren van de aanpak. De op te leveren producten zijn hieronder uitgewerkt. -

Uitvoeren procesinventarisatie Een implementatiefase start met het ophalen van missende en/of het verrijken van opgehaalde informatie voor de te implementeren processen. De nulmeting zoals uitgevoerd t.b.v. de impactanalyse betreft immers een momentopname. Om zeker te zijn van actuele procesinformatie en een gedegen voorbereiding van de procesworkshops geldt:

Implementatieplan Wet open overheid o o o

de projectleider benadert de proceseigenaren om inzicht te krijgen in de inhoudsdeskundige(n) die het projectteam voorziet/voorzien van aanvullende dan wel actuele informatie; de inhoudsdeskundige(n) leveren de benodigde informatie aan; de projectleider inventariseert welke collega’s uit te nodigen zijn voor de procesworkshops.24

Procesworkshops De procesworkshops hebben als doel het huidige primaire proces in beeld te brengen en het uitwerken van het gewenste proces. De projectleider ontwerpt de processen25, in samenwerking met twee inhoudsdeskundigen uit het vakteams, een Informatiemanager, een adviseur Informatiebeheer, de Woo-jurist en de functioneel beheerder(s) van de geraakte vakapplicatie(s). De volgende activiteiten zijn voorzien: o eerste uitvraagsessie huidige proces (IST); o opstellen concept procesbeschrijving huidige proces (IST); o feedback vragen en verwerken; o Procesworkshop gewenst proces (SOLL) § Tijdens de procesworkshop volgt het uitwerken van het gewenste proces door de generieke anonimiserings- en publicatieprocessen toe te voegen aan het huidige proces. o opstellen concept procesbeschrijving gewenst proces (SOLL); o feedback vragen en verwerken; o opstellen definitieve procesbeschrijving gewenst proces (SOLL); o vaststellen definitief gewenst proces door proceseigenaar.

Uitrol gewijzigde processen Na vaststelling van het gewenste proces, waarin helder is hoe het te publiceren informatieobject is te identificeren, te anonimiseren waar nodig en vervolgens te publiceren, volgt de implementatie hiervan. De volgende activiteiten zijn voorzien: o realiseren (technische) inrichting in geraakte applicaties (indien nodig); o opstellen draaiboek livegang; o opstellen werkinstructie(s) door inhoudsdeskundige(n); o creëren bewustwording geraakte vakteam(s); o Opleiden en trainen van medewerkers waarvan de taakuitvoering verandert, waaronder functioneel beheerders, Informatiebeheer en proceseigenaren en medewerkers van de geraakte vakteams26. o testen van functionele (proces)wijzigingen; § inclusief opstellen testplan en testscripts. o livegang coördineren en begeleiden. o publicatieplatform waarop de informatie is gepubliceerd aansluiten op Woo-index door Wooredacteur.

Nazorg & overdracht naar beheer Nadat livegang van een gewenst proces heeft plaatsgevonden start de nazorg. In de nazorg vindt gerichte monitoring plaats van de actieve openbaarmaking. Hierin volgt: o werkplekbegeleiding en issuemanagement door functioneel beheerders; o uitvoeren van periodieke kwaliteitschecks en bijsturing waar nodig; o voortgang rapporteren aan betrokken proceseigenaren; o overdracht naar de beheerorganisatie met daarin: § vaststellen en overdragen van een beheer- en wijzigingsbeleid voor procesverantwoordelijken; • dit betreft een generieke set afspraken waarin helder is hoe de procesverantwoordelijke stuurt op naleving van de Woo in relatie tot

24 Om gericht een procesworkshop te houden is het raadzaam om met een beperkt aantal inhoudsdeskundigen te werken (max. 2 per proces). Deze senior

medewerkers/ key-users geven input op het primaire proces. Daarnaast zijn bij een procesworkshop ook altijd een aantal andere disciplines betrokken om interdisciplinair de gewenste situatie in beeld te brengen. 25 Conform modelleerconventies BPMN 2.0. 26 Het is in het belang van de betrokken collega’s om de opleidingsmomenten zo dicht mogelijk tegen de datum van livegang te plannen. Hiermee is geborgd dat de kennisoverdracht nog ‘vers’ is op het moment dat wijzigingen daadwerkelijk van kracht zijn.

Implementatieplan Wet open overheid §

zijn/haar processen en hoe hiermee is om te gaan indien er wijzigingen optreden. het handhaven en borgen van een kwaliteitssysteem waarbij een directe relatie bestaat met het informatie- en archiefbeleid van de gemeente. 27

Evalueren Met het oog op de opvolgende implementatiefase(n) is het evalueren van de aanpak en onderliggende producten vereist. De volgende activiteiten zijn voorzien: o uitvoeren evaluaties met zowel de projectgroep als directe betrokkenen bij de geraakte processen; o opstellen en bespreken evaluatierapport met opdrachtgeversgroep Woo; o acties afstemmen omtrent doorvoeren van gestelde leerpunten in aanpak en onderliggende producten.

Eindefase-rapportage Aan het einde van een implementatiefase volgt het opstellen van een eindefase-rapport. De projectleider verzorgt deze rapportage richting opdrachtgeversgroep Woo. De rapportage bevat een reflectie op voortgang en resultaten en bevat een advies om door te gaan naar de volgende fase. De opdrachtgeversgroep Woo neemt hierover een besluit en verleent (al dan niet) decharge voor de volgende implementatiefase.

Eindeproject-rapportage Wanneer de laatste implementatiefase is afgerond volgt het opstellen van een eindeproject-rapportage. De opdrachtgeversgroep Woo neemt hierover een besluit en verleent al dan niet decharge voor de implementatie van de Woo.

Product/resultaat Procesinventarisatie

Procesworkshops

Uitrol processen

Beheer en wijzigingsbeleid

Evalueren

Kwaliteitseisen - Actuele procesinformatie voorafgaand aan de procesworkshops, benodigde inhoudsdeskundige(n) - Modellering conform modelleerconventie BPMN 2.0. - (Uitvoerings-) verantwoordelijkheden belegd. - Opgeleide en bewuste medewerkers. - Zorgvuldig testen en live brengen van processen aan de hand van een draaiboek livegang. - Set afspraken verantwoordelijkheid procesverantwoordelijke. - Periodieke kwaliteitscontroles o.b.v. vastgestelde KPI’s. - Leerpunten over zowel aanpak als inhoud.

Verantwoordelijke(n) Proceseigenaren vakteams.

Projectleider

Proceseigenaren/verantwoordelijken, Informatiebeheer.

Projectleider

27 De Woo kent een nauwe samenhang met de Archiefwet. Derhalve is het van belang dat publicaties voorzien zijn van de juiste metadata en duurzaam

toegankelijk zijn. Indien dossiers van processen met gerelateerde Woo-publicaties zijn te vernietigen, geldt dat deze vernietiging ook is door te voeren op het gepubliceerde informatieobject. Idealiter vallen de kwaliteitscontroles vanuit informatiebeheer samen met het beheer van de publicaties op het aan te wijzen publicatieplatform.

Implementatieplan Wet open overheid Product/resultaat Eindefase-rapportage

Kwaliteitseisen - Prince2 richtlijnen hanteren. Tabel 4: Projectresultaten voorbereidingsfase

Verantwoordelijke(n) Projectleider

2.4 Projectbegrenzing organisatie 2.4.1 Binnen scope De volgende onderdelen vallen binnen de scope van dit project: - het sturen op en realiseren van de randvoorwaarden zoals beschreven voor de voorbereidingsfase; - implementatie van die processen die onderliggend zijn aan de informatiecategorieën die de Woo verplicht stelt; - sturen op de gewenste procesaanpassingen zoals de Woo die voorschrijft. Concreet betekent dit het toevoegen van de procesblokken anonimiseren en publiceren, waarbij de identificatie van het te publiceren informatieobject in het primaire proces is geborgd. - sturen op de uitvoering van de benodigde communicatie en opleidingen die onderdeel vormen van dit plan van aanpak; - het verzorgen van een overdracht naar de beheerfase, waarin organisatiekaders het vertrekpunt vormen omtrent procesverantwoordelijkheid, rapportage en kwaliteitsborging. 2.4.2 Buiten scope De volgende onderdelen vallen buiten de scope van dit project: - kaders voor en implementatie van procesmanagement binnen gemeente Pijnacker-Nootdorp. - het doorvoeren van proceswijzigingen anders dan de Woo vereist; - inkoop en/of juridisch gerelateerde zaken t.a.v.

aanschaf en/of wijzigingen in de onderliggende software van de processen; - communicatie anders dan hetgeen is voorgeschreven in het communicatieplan; - creëren van draagvlak voor gerelateerde i-projecten, hier is reeds vanuit andere invalshoeken aandacht aan te geven vanuit team Communicatie. 2.5 Randvoorwaarden Binnen dit project zijn er een aantal randvoorwaarden te identificeren, die van invloed zijn op het behalen van het beoogde resultaat. Hieronder volgt een overzicht op hoofdlijnen:

Budget, capaciteit en middelen De organisatie stelt voldoende (financiële) middelen beschikbaar voor de implementatie. Dit naar inschatting op basis van ingevulde product breakdown structure per fase. Denk hierbij aan de kennis, kunde en capaciteit die nodig is voor de verscheidene projectactiviteiten. Onderdeel hiervan is ook de inzet van (externe) capaciteit om het project in goede banen te leiden en te ondersteunen. Daarbij zijn ook kosten te verwachten op het vlak van systeemaanpassingen. Kostenramingen zijn opgebouwd aan de hand van het kostenmodel dat de Uitvoeringstoets Woo hanteert.

Tijdig afronden van de voorbereidende fase De voorbereidende fase is het startpunt van de implementatie, wanneer deze vertraging oploopt heeft dit gevolgen voor het verdere verloop van de implementatie. Tijdige oplevering van de producten in de voorbereidingsfase is daarom belangrijk. In het bijzonder zijn een besluit door de opdrachtgeversgroep Woo over het aan te wijzen publicatieplatform en een tijdige implementatie van de publicatievoorziening belangrijke randvoorwaarden.

Processen zijn tijdig in beeld De impactanalyse is gedaan op basis van de inventarisatie van processen. De proceseigenaren verbinden zich aan de inspanningsplicht om de processen waarover tijdens de inventarisatie geen informatie is achterhaald alsnog te achterhalen bij de juiste medewerkers.

Implementatieplan Wet open overheid -

Organisatiekaders informatie- en archiefbeleid De organisatie draagt aan de projectorganisatie aan welke afspraken te maken zijn over de te hanteren metadata, de wijze waarop kwaliteitscontroles plaatsvinden en hoe archiefbeheer is te voeren op de actief te openbaren informatieobjecten. Deze kaders zijn in te brengen en vast te stellen bij het opstellen van de blauwdrukken (de-)publiceren tijdens voorbereidingsfase.

Implementatieplan Wet open overheid 2.

Initiele businesscase

Dit hoofdstuk beschrijft de initiële businesscase, door in te gaan op de bijdrage van de Woo aan de gemeentelijke doelstellingen en het budget dat begroot is voor de implementatie. 3.1 Bijdrage aan gemeente doelstellingen De implementatie van de Wet open overheid is in de eerste plaats vereist voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp om aan de wettelijke verplichting te voldoen. De implementatie van Woo leidt daarnaast tot meer transparantie voor belanghebbenden in de besluitvorming en het handelen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Als laatste stelt de Woo nieuwe verplichtingen aan het op orde brengen van de informatiehuishouding. Implementatie van Woo door Pijnacker-Nootdorp leidt ertoe dat informatie beter vindbaar, uitwisselbaar en (duurzaam) toegankelijk is. 3.2 Budget Op basis van de Uitvoeringstoets van VNG Realisatie zijn de verwachte incidentele en structurele kosten voor de komende jaren in te schatten voor gemeente Pijnacker-Nootdorp. Conform de uitvoeringstoets en ervaringen van andere gemeenten zijn initiële kosten te verwachten voor investeringen in processen & organisatie, systemen en medewerkers. Onderstaande tabellen tonen respectievelijk de meerjarige projectraming voor implementatievariant 1 en 2. De al gereserveerde en verwachte kosten zijn afgezet tegen de beschikbare budgetten.

Daar waar het saldo negatief is, is het beschikbaar stellen van aanvullende budgetten vereist om de kwaliteit en effectiviteit van de implementatie te borgen. 3.2.1 Raming implementatievariant 1 € x 1000 Woo budget vanuit het Rijk Stelselpost Woo (raming te ontvangen vanuit Rijk) Projectleider Woo30 MyLex Woo31 Octobox 32 (passieve openbaarmaking) Beschikbaar Woo budget Publicatievoorziening Anonimiseringssoftware (eenmalig) Opleidingen Woo Beheer en onderhoud van systemen Anonimiseringssoftware (structureel)36

2024 €174

2025 €195

2026 €195

202728

202829

€116

€-55 €-12 €-5

€-97 €-12 €-5

€-73 €-12 €-5

€-12 €-5

€102

€81

€105

€99

-€31 -€4335

-€43

-€24

-€3033 -€534

28 Deze implementatievariant volgt de verwachte planning/fasering vanuit het Rijk zoals deze nu bekend is, wat betekent dat in april 2026 deze

implementatievariant wordt afgerond. Echter is de daadwerkelijke planning en fasering nog onbekend waardoor de implementatieperiode mogelijk langer wordt. Vandaar zijn 2027 en 2028 ook opgenomen in de raming. 29 Idem 30 Tot nu toe is budget beschikbaar gesteld tot en met september 2026 op basis van 0.89fte, 32 uur in de week. Indien de implementatie langer loopt, is aanvullend budget benodigd 31 Budget beschikbaar gesteld voor geïntegreerd zoeksysteem Mylex i.h.k.v. Woo 32 Budget beschikbaar gesteld voor anonimiseren passieve openbaarmaking /Woo-verzoeken Octobox 33 Inschatting op basis van aanbestedingen andere middelgrote gemeenten. Daadwerkelijke bedrag afhankelijk van concrete invulling. 34 Idem 33 35 Valt lager uit indien systemen nog niet in gebruik zijn 36 Offerte Octobox als schatting (€19.800 + €3.600)

Implementatieplan Wet open overheid € x 1000 2024 2025 2026 Publiceren van -€637 -€4038 documenten Woo-contactfunctionaris (€49)41 Tekort/overschot €102 €-58 €-2 Tabel 5: Meerjarige projectraming implementatievariant 1

202728 -€5539

202829 -€5540

€-23

202742

202843

€116

€-12 €-5

€99

-€43

-€24

-€5553

-€5554

€-23

3.2.2 Raming implementatievariant 2 € x 1000 2024 2025 2026 Woo budget vanuit het €174 €195 €195 Rijk Stelselpost Woo (raming te ontvangen vanuit Rijk) Projectleider Woo44 €-55 €-9745 €-7346 MyLex Woo47 €-12 €-12 €-12 Octobox48 (passieve €-5 €-5 €-5 openbaarmaking) Beschikbaar Woo €102 €81 €105 budget Publicatievoorziening -€3049 Anonimiseringssoftware -€550 (eenmalig) Opleidingen Woo -€31 Beheer en onderhoud -€4351 -€43 van systemen Anonimiseringssoftware -€24 -€24 (structureel)52 Publiceren van -€8 -€44 documenten Woo-contactfunctionaris (€49)55 Tekort/overschot €102 €-60 €-6 Tabel 6: Meerjarige projectraming implementatievariant 2

37 Organogram: €15, B&W-agenda’s: €563,42 (€676,1 x 10/12), Woo-verzoeken en -besluiten: €643,31 (€857,75 x 9/12), Ontwerpen van wetten: €3.465

(€5.197,50 x 8/12), Adviezen: €612,50 (€1.050 x 7/12), Convenanten: €45,95 (275,70 x 2/12), Onderzoeksrapporten: €21,07 (€252,89 x 1/12), Klachtoordelen: €288,75 (€3.465 x 1/12)

38 Organogram: €15, B&W-agenda’s: €676,1, Woo-verzoeken en -besluiten: €857,75, Ontwerpen van wetten: €5197,50, Adviezen: €1050, Convenanten: €45,95

(275,70 x 2/12), Onderzoeksrapporten: €21,07 (€252,89 x 1/12), Klachtoordelen: €288,75 (€3465 x 1/12), Beschikkingen: €32.244.72 (€42.992,96 x 9/12) 39 Naar verwachting worden alle documenten die vallen onder de informatiecategorieën gepubliceerd op dit moment. Zie impactanalyse voor berekeningen. 40 Idem 39

41 Structurele kosten opgelost binnen huidige formatie KCC, dus niet doorrekenen

42 Deze implementatievariant loopt voor op de te verwachte planning/fasering vanuit het Rijk, wat betekent dat in februari 2026 de implementatie wordt

afgerond. Echter is de daadwerkelijke planning en fasering nog onbekend waardoor de implementatieperiode mogelijk langer wordt. Vandaar zijn 2027 en 2028 ook opgenomen in de raming.

43 Idem 42

44 Tot nu toe is budget beschikbaar gesteld tot en met september 2026 op basis van 0.89fte, 32 uur in de week. Indien de implementatie langer loopt, is

aanvullend budget benodigd

45 Omdat deze variant uitgaat van een versnelde aanpak (februari 2026 einde implementatie) is meer uur benodigd voor de projectleider in 2025 en minder uur

in 2026. De totaal benodigde uren voor projectleiding van 2025 en 2026 komen dan grotendeels in 2025 te liggen.

46 Idem 45

47 Budget beschikbaar gesteld voor geïntegreerd zoeksysteem Mylex i.h.k.v. Woo

48 Budget beschikbaar gesteld voor anonimiseren passieve openbaarmaking /Woo-verzoeken Octobox 49 Inschatting op basis van aanbestedingen andere middelgrote gemeenten 50 Idem 49

51 Valt lager uit indien systemen nog niet in gebruik zijn 52 Zie offerte Octobox als schatting (€19.800 + €3.600) 53 Naar verwachting worden alle documenten die vallen onder de informatiecategorieën gepubliceerd op dit moment. Zie impactanalyse 54 Idem 53

55 Structurele kosten opgelost binnen huidige formatie KCC, dus niet doorrekenen

Implementatieplan Wet open overheid 3.

Projectorganisatie en capaciteitsraming

Dit hoofdstuk beschrijft het organogram van de projectorganisatie. Wat volgt is een beschrijving van de betrokkenen en bijbehorende urenschatting per fase, voor respectievelijk implementatievarianten 1 en 2. 4.1 Organogram

Opdrachtgeversgroep Zie paragraaf 4.2

Projectleider

Zie paragraaf 4.2

Projectgroep Woo

Zie paragraaf 4.2

Werkgroep voorbereidingsfase Zie paragraaf 4.2

Werkgroep implementatiefasen Zie paragraaf 4.2

Figuur 3: Organogram projectomgeving 4.2 Rollen en functies Dit onderdeel beschrijft de benodigde rollen, functies en geschatte ureninzet om uitvoering te geven aan de implementatievarianten 1 en 2. Op de urenraming is een marge van 15% gehanteerd voor de onvoorziene activiteiten56. De benodigde uren zijn op voorhand voor sommige onderdelen lastig in te schatten. Gedurende het project zijn er diverse keuzes te maken die impact hebben op de benodigde capaciteit van medewerkers.57 Desalniettemin is getracht een realistische inschatting te maken. De opdrachtgeversgroep: de opdrachtgeversgroep bewaakt de grote lijnen van het project, neemt beslissingen, geeft richting aan het project, bewaakt de businesscase en helpt bij het oplossen van de obstakels, bijvoorbeeld door het toekennen van (extra) middelen. De samenstelling en benodigde uren zijn voor beide implementatievarianten vrijwel gelijk. De volgende medewerkers vormen samen de opdrachtgeversgroep:

56 Bij het hanteren van de marges zijn de uren naar boven afgerond op hele getallen. 57 I.e. de keuze voor de ontwikkeling / aanschaf van een publicatievoorziening, het integraal of in registervorm publiceren van beschikkingen etc.

Implementatieplan Wet open overheid Naam

Afdeling

Functie

Urenraming

Manager Bedrijfsvoering

Uren niet apart gekwantificeerd.

CST

Adviseur Bestuurszaken

Uren niet apart gekwantificeerd.

Teamleider Informatiehuishouding & Uren niet apart gekwantificeerd. Automatisering Tabel 7: Opdrachtgeversgroep implementatievarianten 1 en 2 BV

4.2.1. Implementatievariant 1 Voor implementatievariant 1 is de volgende inzet van de projectleider, projectgroep en werkgroepen benodigd. De projectleider: is verantwoordelijk voor de sturing op de voortgang en resultaten binnen het project volgens de planning en het vastgestelde budget: Naam

Functie

Afd.

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

442

1302

3615

Implementatievariant 1 Projectleider Woo

557

1222

Tabel 8: Projectleider implementatievariant 1 Projectgroep: de projectgroep bestaat uit teamleden die vanuit hun expertise bijdragen aan het project. De volgende leden vormen de vaste projectgroep Woo: Naam

Functie

Afd.

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

Implementatievariant 1 t

N.t.b.60

Senior adviseur Informatiebeheer Informatiemanager (Woo-) jurist Adviseur Leren & Ontwikkelen Communicatieadviseur FB Zaaksysteem

222

288

122

222

391

222

311

17359

122

466

729

FB Publicatievoorziening Woo

N.t.b.

245

379

58 Per 1 september 2024 is er een nieuwe Woo-jurist die in de projectgroep zitting neemt en vanuit JZ ondersteuning geeft bij de projectactiviteiten. 59 Geraamde uren zijn hoger dan voor variant 2, omdat organisatiebrede bewustwordingscampagne één fase langer doorloopt. 60 Het beleggen van deze rol vormt onderdeel van de implementatie van de publicatievoorziening in de voorbereidingsfase.

Implementatieplan Wet open overheid Naam

Functie

Afd.

Fase 0

Fase 1

TOTAAL 426 37 Tabel 9: Projectgroep implementatievariant 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

278

175

1412

2328

Werkgroep: Naast de vaste projectgroepleden is in de voorbereidingsfase en implementatiefase(n) aanvullende expertise en capaciteit uit de lijn benodigd voor de uit te voeren projectactiviteiten. In diverse samenstellingen werken onderstaande medewerkers (samen met projectgroepleden) samen om uitvoering te geven aan de projectactiviteiten in de voorbereidingsfase (0) en/of implementatiefase 1-4.61 Naam

Functie

Afd.

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

Implementatievariant 1

N.t.b.

N.t.b. N.t.b.

Privacyofficer

Concernstaf

FB Anonimiseringssoftware CISO

N.t.b.

Concernstaf BV

Proceseigenaar HRM Inhoudsdeskundige HRM Inhoudsdeskundige Webredactie Proceseigenaar Agenda’s en besluitenlijsten Inhoudsdeskundige Agenda’s en besluitenlijsten FB Notubiz Proceseigenaar Wooverzoeken Inhoudsdeskundige Wooverzoeken

6 27

5 6

IDV

Concernstaf

61 De uren zijn ingevuld op basis van de Product Breakdown Structure gemeente Pijnacker-Nootdorp. 62 Zie 31.

Implementatieplan Wet open overheid Naam

Functie

Afd.

Divers (10)63

Proceseigenaar Ontwerpen van wetten Inhoudsdeskundige Ontwerpen van wetten Proceseige naar Adviezen Inhoudsdeskundige Adviezen Proceseigenaar Convenanten Inhoudsdeskundige Convenanten Proceseigenaar Onderzoeks -rapporten Inhoudsdeskundige Onderzoeks -rapporten Proceseigenaar Klachtoordelen Inhoudsdeskundige Klachtoordelen Proceseige naar Beschikkingen Inhoudsdeskundige Beschikkingen

Divers

382

Divers

Divers (10)64 Divers (6)65 Divers (6)66 Divers (2)67 Divers (2)68 Divers (3)69 Divers (3)70

Divers (10)71 Divers (10)72

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

Divers

539

597

1454

TOTAAL 32 Tabel 10: Werkgroep implementatievariant 1

658

135

63 Zie inventarisatisatiesheet Woo v1.0 64 Idem. 65 Idem. 66 Idem. 67 Idem. 68 Idem. 69 Idem. 70 Idem. 71 Idem. 72 Idem.

Implementatieplan Wet open overheid 4.2.2. Implementatievariant 2 Voor implementatievariant 2 is de volgende inzet benodigd van de projectleider, projectgroep en werkgroepen. Naam

Functie

Afd.

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

Implementatievariant 2 Projectleider Woo

557

1306

1660

Fase 1

Fase 2

Fase 3

3615

Tabel 11: Projectleider implementatievariant 2 Projectgroep: Naam

Functie

Afd.

Fase 0

Fase 4

Totaal

Implementatievariant 2

N.t.b.74

Senior adviseur Informatiebeheer Informatiemanager (Woo-) jurist Adviseur Leren & Ontwikkelen Communicatieadviseur FB Zaaksysteem

234

288

122

234

391

234

311

153

122

498

729

FB Publicatievoorziening Woo

N.t.b.

268

378

321

1522

230675

TOTAAL 426 37 Tabel 12: projectgroep implementatievariant 2

Werkgroepen implementatievariant 2: Naam Functie Afd. Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

Implementatievariant 2

N.t.b.

Privacyofficer FB Anonimiseringssoftware CISO

Concernstaf N.t.b.

Concernstaf

6 27

73 Binnenkort volgt het aantrekken van een nieuwe interne woo-jurist die in de projectgroep zitting neemt. 74 Het beleggen van deze rol vormt onderdeel van de implementatie van de publicatievoorziening in de voorbereidingsfase.

75 Geraamde uren verschillen van variant 1, omdat organisatiebrede bewustwordingscampagne één fase langer doorloopt. De uren van de

communicatieadviseur zijn hierdoor hoger in variant 1.

Implementatieplan Wet open overheid Naam

N.t.b. N.t.b.

Divers (10)77 Divers (10)78 Divers (6)79 Divers (6)80 Divers (2)81

Functie

Afd.

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

Proceseigenaar HRM Inhoudsdeskundige HRM Inhoudsdeskundige Webredactie Proceseigenaar Agenda’s en besluitenlijsten Inhoudsdeskundige Agenda’s en besluitenlijsten FB Notubiz

IDV

Proceseigenaar Wooverzoeken Inhoudsdeskundige Wooverzoeken Proceseigenaar Ontwerpen van wetten Inhoudsdeskundige Ontwerpen van wetten Proceseigenaar Adviezen Inhoudsdeskundige Adviezen Proceseigenaar Convenanten

Concernstaf

Divers

382

Divers

76 Totdat nieuwe Woo-jurist haar vervangt in de projectgroep. 77 Idem. 78 Idem. 79 Idem. 80 Idem. 81 Idem.

Implementatieplan Wet open overheid Naam

Functie

Afd.

Divers (2)82

Inhoudsdeskundige Convenanten Proceseigenaar Onderzoeksrapporten Inhoudsdes kundigen Onderzoeksrapporten Proceseige naar Klachtoordelen Inhoudsdeskundige Klachtoordelen Proceseigenaar Beschikkingen Inhoudsdeskundige Beschikkingen

Divers

Divers (3)83

Divers (3)84

Divers (10)85 Divers (10)86

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Totaal

Divers

539

TOTAAL 32 Tabel 13: Werkgroep implementatievariant 2

681

709

1454

82 Idem. 83 Idem. 84 Idem. 85 Idem. 86 Idem.

Implementatieplan Wet open overheid 4.

Projectplanning

Dit hoofdstuk beschrijft de projectplanning om de producten/resultaten van de voorbereidingsfase en implementatiefasen op te leveren. De planning is uitgewerkt voor de twee implementatievarianten. 5.1 Tijdslijn Implementatievariant 1

Implementatievariant 2

Voorbereidingsfase (0) 2 september 2024

Start

2 september 2024

Eind87

3 januari 2025

Start

2 september 2024

Implementatiefase 1 2 september 2024

Eind

6 december 2024

Start

6 januari 2025

Eind

21 juli 2025

Start

1 september 2025

Eind

2 februari 2026

Start

3 februari 2026

Eind

26 mei 2026

3 januari 2025

Implementatiefase 2 6 januari 2025 21 juli 2025 Implementatiefase 3 1 september 2025 2 februari 2026 Implementatiefase 4 N.v.t. N.v.t.

Tabel 14: Projectplanning Bovenstaande planning is gedetailleerd uitgewerkt in de PBS.

87 Uitgaande van een implementatieperiode voor het publicatieplatform van 3 maanden. Zie bijlage 2 voor een toelichting.

Implementatieplan Wet open overheid 5.

Beheermechanismen

Dit hoofdstuk beschrijft de beheermechanismen van het project. 6.1 Projecttoleranties Oranje Belangrijk issue dat projectvoorgang in gevaar kan brengen. Elke tijdsoverschrijding, PL verwacht nog in te lopen. Plus of min 10 %, PL verwacht nog in te lopen.

Issues Doorlooptijd (planning) Kosten

Rood Belangrijk issue dat projectvoortgang in gevaar brengt (showstopper). Elke tijdoverschrijding, niet meer in te lopen. Plus of min 10%, niet meer in te lopen.

Tabel 15: Projecttoleranties 6.2 Voortgangsrapportage Er zijn een aantal voortgangsrapportages gedurende dit project. Type rapportage Voortgangsrapportage opdrachtgeversgroep

Frequentie Maandelijks

Kanaal Mail

Afzender/ontvanger Projectleider naar opdrachtgeversgroep

Voortgangsrapportage projectgroep

Maandelijks

Mail

Projectleider naar projectgroep

Afwijkingsrapportage

N.v.t.

Mail

Projectleider naar opdrachtgeversgroep

Einde fase-rapportage

Einde fase

Mail incl. presentatie

Projectleider naar opdrachtgeversgroep

Decharge-rapportage

Einde implementatie informatiecategorie

Mail

Projectleider naar opdrachtgeversgroep

Einde projectrapportage

Einde van het project

Mail

Projectleider naar opdrachtgeversgroep

Tabel 16: Projectrapportages 6.3 Overlegstructuur In lijn met de rapportagestructuur geldt de volgende overlegstructuur. Wat Opdrachtgeversgroep

Wie Opdrachtgeversgroep

Wanneer Maandelijks

Projectgroep

Maandelijks

Werkgroepen

Ad hoc

Doel Rapporteren over voortgang en resultaten. Voortgang bewaken en sturen op projectproducten en resultaten. Sturing op voortgang en resultaten.

Tabel 17: Overlegstructuur 6.4 Projectrisico’s De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project (aangegeven op een schaal van 1 tot 5). De laatste kolom geeft het risico aan (kans*effect). Op deze wijze vindt de afweging plaats welke bedreigingen de meeste aandacht of hulpbronnen verdienen. Tijdens het project volgt 25

Implementatieplan Wet open overheid het bijhouden van de risico’s in de voortgangsrapportages. Toevoeging van bedreigingen of andere wijzigingen staan vermeld in de eerstvolgende voortgangsrapportage. Omschrijving

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14716947/3