Bijlage - Nota verbonden partijen 2022-2025

4.6 Rol auditcommissie bij verbonden partijen Op initiatief van de portefeuillehouders financiën van de gezamenlijke gemeenten in de regio Haaglanden is in 2013 een regionale audit bij de toenmalige GGD Zuid-Holland West uitgevoerd. Vanuit die audit is een aantal aanbevelingen gedaan voor de governance van verbonden partijen en specifiek voor gemeenschappelijke regelingen.

26

Aanvullend op de eerder in dit hoofdstuk genoemde aanbevelingen zijn dit: a. Verantwoording 1. Overweeg het instellen van een auditcomité dat zich richt op de kwaliteit van de P&C-cyclus en producten, kwaliteit van risicomanagement en beheersing. 2. Onderzoek daarnaast of een rekeningcommissie voorziet in een behoefte. 3. Leg in de gemeenschappelijke regeling vast dat periodiek een themaonderzoek wordt uitgevoerd naar het functioneren van governance, risicomanagement, informatievoorziening of andere aspecten van bedrijfsvoering. Eventueel kan de accountant in zijn jaarlijks onderzoek ook gericht aan deze thema’s aandacht schenken. b. Toezicht 1. Wees terughoudend met het toepassen van modellen waarbij het toezicht en de invloed nog meer op afstand komen. 2. Zorg voor een extra beheersmaatregel (bijv. periodiek onderzoek naar de bedrijfsvoering) in geval van functievermenging binnen de organisatie. c. Sturen 1. Zorg voor heldere normstellingen en afspraken in de vorm van prestatieovereenkomsten (rol opdrachtgever/opdrachtnemer) en samenwerkingsafspraken (rol eigenaar/toezichthouder) en evalueer de werking periodiek. 2. Stel een ambtenaren beleidsoverleg van de deelnemende partners in en stem de P&C-cyclus binnen de GR af op die van de gemeenten. d. Beheersen 1. Introduceer een risicomanagementsysteem en bepaal de rollen en verantwoordelijkheden. 2.

Zorg voor een goede financiële onderbouwing en transparantie bij besluitvorming en verantwoording en laat het AB en DB twee keer per jaar in gezamenlijkheid het thema risicomanagement bespreken. 3. Waarborg de onafhankelijkheid van de controller door directe rapporteringslijnen naar het DB en AB. 4. Laat de bestuurlijk penningmeester 2 keer per jaar een gesprek voeren met de accountant. Bovengenoemde aanbevelingen dienen grotendeels binnen de verbonden partijen zèlf te worden geïmplementeerd. Het is wenselijk dat de auditcommissie van de gemeenteraad de raad adviseert over de implementatie van bovengenoemde aanbevelingen bij (het aangaan van nieuwe) deelnemingen en één keer in de vier jaar per verbonden partij. Dit sluit goed aan op de rol die deze commissie al heeft op grond van het Reglement van orde van de raad, te weten: - het gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad; - het adviseren over financiële documenten van verbonden partijen.

Beleidsuitgangspunt 12 De auditcommissie adviseert de raad over de implementatie van deze aanbevelingen bij (het aangaan van nieuwe) deelnemingen en in ieder geval eens in de vier jaar per verbonden partij.

27

5. Democratische legitimatie bij intergemeentelijke samenwerkingsverbanden 5.1 Inleiding Het bestuur van een gemeenschappelijke regeling wordt niet direct door de bevolking gekozen. Bij een raadsregeling (alleen de raad heeft bevoegdheden overgedragen) worden de leden van het algemeen bestuur aangewezen door en uit de deelnemende gemeenteraden. Bij een collegeregeling (alleen college heeft bevoegdheden overgedragen) worden de leden van het (algemeen) bestuur aangewezen door en uit de deelnemende colleges. Bij een gemengde regeling (raad en college hebben bevoegdheden overgedragen) tenslotte worden de leden van het algemeen bestuur aangewezen door de raad uit zijn midden, de voorzitter inbegrepen, en uit de wethouders van de deelnemers. Het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling wordt door en uit het algemeen bestuur gekozen. De democratische legitimatie van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden is daarom gebaseerd op de democratische controle van gemeenteraden op het algemeen bestuur of het bestuur van het samenwerkingsverband. Het verbeteren van deze controle zal de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen versterken. In dit hoofdstuk gaan wij in op de instrumenten van gemeenteraden in het kader van de democratische legitimatie van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.

Ook zijn de huidige gemeenschappelijke regelingen waarin Pijnacker-Nootdorp participeert aan de genoemde instrumenten getoetst. Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen gewijzigd. De wijziging beoogt de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden bij taken die in gemeenschappelijke regelingen worden uitgevoerd te versterken. In algemene zin kan hier worden opgemerkt dat sommige van de wijzigingen direct in werking zijn getreden op 1 juli 2022. Daarnaast moeten de deelnemers aan een gemeenschappelijke regeling deze voor 1 juli 2024 in overeenstemming brengen met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Hieronder zal op de wijzigingen worden ingegaan. Aansluitend volgt de paragraaf werkwijze en informatievoorziening.

5.2 Democratische controle bij de gemeenschappelijke regelingen Onder democratische controle verstaan wij alle voorzieningen die het raadsleden mogelijk maken om het beleid van de gemeenschappelijke regeling te sturen en te controleren. De verantwoordingsrelaties die ten grondslag liggen aan democratische controle lopen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) op twee manieren: 1. binnen het samenwerkingsverband zelf, van dagelijks bestuur naar algemeen bestuur. Dit betreft vooral de controle door het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur als zodanig een goed bestuur heeft gevoerd; 2. door de besturen en de leden van de samenwerkingsverbanden aan de deelnemende gemeenten. Hierbij is primair aan de orde de vraag of de eigen leden in het algemeen, dagelijks bestuur of bestuur het belang van hun gemeente voldoende hebben gediend en of zij daar wel hebben gehandeld in overeenstemming met de (meerderheids-) besluiten, c.q. het beleid van de raad. 28

In de laatstgenoemde relatie beschikken de gemeenteraden over een aantal instrumenten om democratische controle uit te voeren op de gemeenschappelijke regeling. De instrumenten zijn: 1. De politieke controle door informatieplicht, verantwoording en ontslag; 2. De financiële controle door de betrokkenheid van de raad bij het vaststellen van de begroting; 3. Het doel van de regeling en de toekenning van de bevoegdheden om dit doel te bereiken; 4. De regels over het wijzigen en opheffen van en uittreden uit de regeling; 5. Het aantal personen dat per gemeente wordt afgevaardigd naar het (algemeen) bestuur c.q. het stemgewicht dat elke afgevaardigde in het (algemeen) bestuur heeft. De nu volgende subparagrafen beschrijven de instrumenten en daarbij de invulling van de instrumenten bij de gemeenschappelijke regelingen waar onze gemeente in deelneemt. Bij het oprichten van, toetreden tot of het wijzigen van gemeenschappelijke regelingen wordt bijzondere aandacht geschonken aan de artikelen in de regeling die hierop betrekking hebben. 5.2.1

Politieke controle door de raad

De verantwoordingsrelatie tussen de gemeente en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling is, op hoofdlijnen, in de Wgr vastgelegd. De artikelen 16 tot en met 19a Wgr regelen de politieke controle. Informatieplicht Artikel 16 van de Wgr legt de informatieplicht vast van een lid van het AB ten opzichte van de raad die dat lid heeft aangewezen. Artikel 17 Wgr bepaalt dat het bestuur van een gemeenschappelijke regeling als geheel aan de raden van alle deelnemende gemeenten de gevraagde inlichtingen dient te verstrekken. Hieraan kan in de regeling een tijdslimiet aan gekoppeld worden. Naast gevraagde informatie kan in de regeling opgenomen worden dat ook ongevraagd informatie moet worden verstrekt. Dit vloeit echter ook al voort uit de actieve informatieplicht van een bestuur. Actieve informatieplicht sinds 1 juli 2022 Op basis van het per 1 juli 2022 gewijzigde artikel 17, lid 2, bestaat er sinds die datum een actieve informatieplicht voor het bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Voor 1 juli 2024 moeten gemeenschappelijke regelingen, op basis van artikel 17, lid 3 Wgr en het overgangsrecht, bepalingen bevatten over de wijze waarop het bestuur de inlichtingen verstrekt. De afweging om actief informatie te delen ligt bij het orgaan dat een besluit neemt.

Dat kan dus zowel het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur als de voorzitter zijn bij een openbaar lichaam of het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie. In de gemeenschappelijke regeling kunnen natuurlijk wel kaders worden gegeven omtrent welke informatie in elk geval actief moet worden gedeeld. Zo kan bijvoorbeeld bepaald worden dat vergaderstukken en verslagen van algemene besturen, besturen van bedrijfsvoeringsorganisaties en gemeenschappelijke organen actief aan raden worden gezonden. Deze moeten, vermoedelijk in de loop van 2023, ook actief openbaar gemaakt worden op basis van de Wet open overheid. Datzelfde geldt voor agenda’s en besluitenlijsten van het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam. Verantwoording en ontslag Een gemeenschappelijke regeling met een openbaar lichaam kent een algemeen en een dagelijks bestuur (artikel 12 van de Wgr). Het dagelijks bestuur en zijn leden leggen verantwoording af aan het algemeen bestuur. Er geldt voor de DB-leden geen verantwoordingsplicht ten aanzien van het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad. Een DB-lid zit namelijk niet in het dagelijks bestuur als vertegenwoordiger van het college of de raad, maar als vertegenwoordiger van het algemeen bestuur. Wel zijn de leden van het dagelijks bestuur, omdat zij tevens lid zijn van het algemeen bestuur, in alle opzichten verantwoording schuldig 29

aan het bestuursorgaan dat hen heeft aangewezen en aan de raden. Omdat het algemeen bestuur geen collegiaal bestuursorgaan is, kan het AB-lid niet ter verantwoording worden geroepen over de keuzes van het algemeen bestuur, maar uitsluitend voor het door hem in dat bestuur gevoerde beleid. Bij een raadsregeling of een gemengde regeling waaraan raden deelnemen legt het lid van het AB verantwoording af aan de gemeenteraad die hem heeft aangewezen (art. 16, lid 1 Wgr).

Bij een collegeregeling is het lid van het algemeen bestuur verantwoording schuldig aan het college dat hem heeft aangewezen (art. 18 juncto artikel 16, lid 1 Wgr), maar ook aan de gemeenteraad (art. 19, lid 1 juncto art. 16, lid 1 Wgr). Er is dan dus sprake van dubbele verantwoording.

Dit geldt ook voor de bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO).

30

De regelingen schrijven allemaal voor dat de wijze waarop een AB-lid of bestuurslid verantwoording moet afleggen aan de raad die hem gekozen heeft (art. 16 Wgr, eerste lid) wordt bepaald door de eigen raad. Het ontslag van een AB lid door de raad die dat lid heeft aangewezen, wordt uiteraard in elke regeling genoemd (art. 16 Wgr, vijfde lid). De Veiligheidsregio Haaglanden vormt hierop een uitzondering. Het AB van de veiligheidsregio wordt op grond van artikel 11.1 van de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) gevormd door de burgemeesters van de deelnemende gemeenten. Resumé In tabel 3 vindt u de plek in de gemeenschappelijke regeling waar de informatieplicht, verantwoording en terugroeping/ontslag is geregeld. Tabel 3. Informatieplicht, verantwoording en terugroeping lid van AB of bestuur Gemeenschappelijke regeling

Metropoolregio Rotterdam Den Haag Omgevingsdienst Haaglanden Veiligheidsregio Haaglanden 2016 GGD en VT Haaglanden

Servicebureau jeugdhulp Haaglanden

Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex 2018

5.2.2

Informatieplicht aan raad Gevraagd Door lid Door van bestuur bestuur aan raad aan raad (art. 2:3, lid (art. 2:2, 5) lid 2) aan college aan raad (art. 17, lid (art. 16, 1) lid 2) aan raad aan raad (art. 9, lid (art. 10, 1) lid 2) aan raad aan raad en college en (art. 10, lid college 3) (10, lid 2) aan raad aan raad en college en (art. 8, lid college 3) (art. 8, lid 2) aan raad aan raad en college (art. 13, (art. 13, lid lid 1) 3 en 5)

Verantwoording

Terugroeping/ontslag

aan raad (art. 2:2, lid 1)

aan raad (art. 2:3, lid 5)

door raad (art. 2:3, lid 5)

aan raad (art. 16, lid 1)

aan college (art. 17, lid 2)

door college (art. 6, lid 12)

aan raad (art. 10, lid 1)

art. 9, lid 2 (raad)

aan raad en colleges (art. 10, lid 1)

art. 11 (raad en college)

door college (art- 6, lid 5)

aan raad en college (art. 8, lid 1)

art. 9, lid 1 en 2 (raad en college)

door college (art. 5, lid 8)

art. 13, lid 2 en (raad en college)

door college (art. 13, lid 6)

Ongevraagd Door bestuur

Financiële controle door de raad

De financiële controle die een gemeenteraad kan uitoefenen op een gemeenschappelijke regeling is benoemd in de artikelen 34, 34b en 35 van de Wgr. Artikel 34 Wgr bepaalt dat de begroting van het komende jaar en de jaarrekening van het afgelopen jaar vóór 15 september (sinds 1 juli 2022, was voorheen 1 augustus) respectievelijk 15 juli naar gedeputeerde staten moeten worden gezonden. Artikel 35 Wgr regelt dat de raden van de deelnemende gemeenten de ontwerpbegroting van de regeling twaalf weken (sinds 1 juli 2022, was voorheen acht weken) voordat zij aan het (algemeen) bestuur wordt aangeboden toegezonden krijgen, zodat de raden hier hun zienswijze op kunnen geven.

31

Gemeenschappelijke regelingen moeten voor 1 juli 2024 worden aangepast aan de per 1 juli 2022 gewijzigde termijn en datum, voor zover ze hierover bepalingen bevatten. Artikel 35, zesde lid, van de Wgr maakt het mogelijk dat in de regeling wordt bepaald dat bij bepaalde categorieën begrotingswijzigingen van de verplichting om aan de raden zienswijzen te vragen wordt afgeweken. Bij de MRDH, GGD en Veilig Thuis Haaglanden en Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex, kan de zienswijzeprocedure voor de wijziging van de begroting worden overgeslagen indien de bijdragen van de gemeenten niet veranderen en niet wordt geschoven tussen begrotingsposten. Bij de Omgevingsdienst Haaglanden hoeft geen zienswijze te worden gevraagd indien de wijzigingen: a. minder bedragen dan 5% van de totale begrotingsomvang (baten); b. voortkomen uit extra opdracht(en) van één of meer opdrachtgevers met bijbehorende financiële dekking; c. voortkomen uit overige taken al dan niet bij of krachtens de wet opgedragen door derden/deelnemers met bijbehorende financiële dekking. De regelingen voor de Veiligheidsregio Haaglanden en het Reinigingsbedrijf Avalex stellen een meerjarenraming verplicht.

Artikel 34b van de Wgr bepaalt dat het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijke orgaan vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten zendt. Benadrukt moet worden dat het hier om een uiterste termijn gaat. Dat betekent dat in de gemeenschappelijke regeling ook een eerdere datum kan worden afgesproken, maar in elk geval geen latere datum. De gemeenteraad hoeft formeel niets met de kadernota te doen, anders dan deze natuurlijk voor kennisgeving aan te nemen. Dat laat onverlet dat de raad er wel over kan debatteren en er op kan reageren, maar dat moet de raad dan wel tijdig doen. Als de ontwerpbegroting (zie Toezending ontwerpbegroting) immers reeds is toegezonden, heeft reageren op de kadernota weinig zin meer. De kadernota is ook één van die besluiten waarbij het interessant kan zijn om deze aan een zienswijze te onderwerpen. Dat betekent wel dat de kadernota vaak eerder al moet worden toegezonden om de raden ook de tijd te geven te kunnen reageren. De kadernota wordt overigens toegezonden door het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of door het gemeenschappelijk orgaan.

Bij een openbaar lichaam betekent dat dus dat het algemeen bestuur formeel geen rol heeft bij het op- of vaststellen van de kadernota.

5.2.3

Doel van de regeling en toekenning van bevoegdheden

Artikel 10 Wgr regelt de bevoegdheid van de raad om het doel (‘het belang of de belangen ter behartiging waarvan zij is getroffen of gewijzigd’) van het samenwerkingsverband in de gemeenschappelijke regeling vast te leggen en de daarbij behorende bevoegdheden over te dragen. Dit is gebeurd bij alle regelingen die door bestuursorganen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn aangegaan. Specifieke afspraken kunnen in regelingen voor onbepaalde tijd niet altijd SMART1 worden geformuleerd. Om goed te kunnen toetsen of een gemeenschappelijke regeling doet wat zij belooft, is het echter essentieel dat er in een ander document wel SMART afspraken worden gemaakt. Deze SMART afspraken zouden bijvoorbeeld in de gemeentelijke begroting en jaarrekening kunnen worden opgenomen. Bij het Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex, de Omgevingsdienst Haaglanden, het Servicebureau Jeugdhulp en de GGD en Veilig Thuis Haaglanden gebeurt dit in de dienstverleningsovereenkomst die jaarlijks wordt aangegaan.

1 Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.

32

5.2.4

Aanpassingen van de regeling

Artikel 9 Wgr schrift voor dat de regeling bepalingen bevat over wijziging, opheffing, toetreding en uittreding. Toetreden Bij de Veiligheidsregio bepaalt de wet (Wet veiligheidsregio’s) welke gemeenten samen een regeling moeten treffen. De Wet publieke gezondheid schrijft voor dat de regeling, voor zover het de GGD betreft, getroffen moet worden tussen alle gemeenten van één of meer Veiligheidsregio’s. Op basis van de regeling GGD en Veilig Thuis moeten ten minste zes van de negen deelnemende colleges van burgemeester en wethouders en hun raden, waaronder in ieder geval het college van burgemeester en wethouders en de raad van Den Haag hiermee instemmen. De overige regelingen bepalen dat over de toetreding van nieuwe gemeenten tot de gemeenschappelijke regeling in ieder geval de deelnemende bestuursorganen bij unanimiteit beslissen. Bij de MRDH worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen over de voorgenomen toetreding. Uittreden Veel interessanter voor het vraagstuk van democratische legitimatie is echter wat er is geregeld bij uittreding van een gemeente. Uittreding kan namelijk de ultieme consequentie zijn als na democratische controle blijkt dat een regeling niet het gewenste resultaat boekt. Als uittreding ‘de facto’ onmogelijk is, heeft democratische controle op dit vlak weinig zin.

Bij de Veiligheidsregio Haaglanden is uittreding niet mogelijk, tenzij een algemene maatregel van bestuur, als bedoeld in artikel 8 van de Wet veiligheidsregio’s, noopt tot uittreding. In dat geval moet de meerderheid van de colleges instemmen met het voorstel over de uittreding. Uittreding uit de GR GGD en Veilig Thuis Haaglanden is mogelijk voor zover de regeling na die uittreding nog in overeenstemming is met het bepaalde in de Wet publieke gezondheid. Bij één regeling moet er een unaniem besluit zijn van de bevoegde bestuursorganen van alle deelnemers over de financiële en organisatorische gevolgen van de uittreding (Omgevingsdienst Haaglanden). Bij de MRDH moet het uittredingsplan met tenminste twee-derde meerderheid door de deelnemende bestuursorganen worden vastgesteld. Bij twee regelingen kan dit al als de betreffende gemeente besluit uit te treden (Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex, Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden). Alleen de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden maakt de financiële gevolgen van uittreden concreet. Bij de overige gemeenschappelijke regelingen is dat niet het geval. De hoogte van het bedrag dat met uittreding is gemoeid, wordt door het AB/bestuur vastgesteld.

Bij Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex baseert het bestuur zich bij het vaststellen van de voorwaarden tot uittreding op de kosten van desintegratie en, voor zover van toepassing, beëindiging van de activiteiten van Avalex, de kosten die Avalex maakt voor de dienstverlening aan de betreffende gemeente, de door die deelnemende gemeente verschuldigde betalingen aan Avalex en de inbreng van de betreffende deelnemende gemeente. Met inachtneming hiervan stelt het bestuur een formule vast voor de vaststelling van de hoogte van de uittredingsvergoeding. Een onafhankelijke derde geeft vervolgens een bindend advies over de uittredingsvergoeding op basis van de door het bestuur vastgestelde formule. Bij de Veiligheidsregio Haaglanden doen het uittredende college en het dagelijks bestuur gezamenlijk een voorstel voor de gevolgen van de uittreding. Het voorstel bevat in ieder geval de vergoeding van de berekenbare kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van de uittreding. De uittreding vindt plaats nadat de colleges in meerderheid hebben ingestemd met het voorstel inzake de gevolgen en daarmee de uittreding zelf, waarmee in elk geval het uittredende college moet instemmen.

33

Vijf regelingen bevatten bepalingen die samenhangen met de opzegtermijn. Voor Reinigingsbedrijf Avalex en het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden geldt dat een deelnemer kan uittreden met inachtneming van een opzegtermijn van één jaar, ingaande op 1 januari van enig jaar, met dien verstande dat dat bij het Inkoopbureau pas vanaf 1 januari 2019 mogelijk is. De feitelijke uittreding uit de Omgevingsdienst Haaglanden vindt plaats per 1 januari van het tweede jaar volgend op het jaar waarin het algemeen bestuur heeft ingestemd met de uittreding. Bij de GGD en Veilig Thuis Haaglanden is eveneens sprake van een opzegtermijn van twee jaar. Bij de Metropoolregio vindt de uittreding plaats op 1 januari na de datum, waarop opname in het register van gemeenschappelijke regelingen heeft plaatsgevonden. Het algemeen bestuur kan een ander tijdstip bepalen. Wijziging uittredingsbepaling (artikel 9, lid 1 Wgr) Hoewel de Wgr altijd al voorschreef dat in de gemeenschappelijke regeling afspraken moesten worden gemaakt omtrent uittreding, heeft de Wgr nimmer voorgeschreven hoe de gevolgen van uittreding bepaald worden. Met de wetswijziging van 2022 wordt verder verduidelijkt wat daaronder moet worden verstaan. In elk geval moeten in de gemeenschappelijke regeling worden geregeld (dit kan dus niet doorgeschoven worden naar een overeenkomst of uittreedregeling): a.

de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden; b. de gevolgen voor het vermogen van het samenwerkingsverband (gemeenschappelijk openbaar lichaam of bedrijfsvoeringsorganisatie); c. de gevolgen voor het vermogen van de deelnemende gemeenten (zowel de uittreder als de overblijvende gemeenten). Bij voorwaarden kan onder andere gedacht worden aan bijvoorbeeld een opzegtermijn of een verbod de eerste jaren na toetreding/treffen van de gemeenschappelijke regeling uit te treden. Ook het besluitvormingsproces is een onderdeel van de voorwaarden voor uittreding, net als andere procedurele afspraken. Dat zijn bepalingen die al regelmatig in gemeenschappelijke regelingen voorkomen. Ook kan gedacht worden aan voorwaarden over het verplicht overnemen van personeel (mits dat personeel of de personeelsvertegenwoordiging daarmee natuurlijk ook instemt langs de daartoe geëigende wegen). Bij vermogensrechtelijke gevolgen gaat het om de financiële kant van de uittreding, maar ook om de overname van contracten (huurovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten, inkoopcontracten e.d.). In de gemeenschappelijke regeling zal bepaald moeten worden hoe hiermee omgegaan wordt én hoe de uittreedkosten berekend moeten worden.

Daarbij zal vooral van belang zijn welke kosten toerekenbaar zijn aan de uittredende partij, want vaak wordt gekozen voor het principe dat de uittreder de kosten van de uittreding betaalt. Bij dat principe past het echter niet dat de uittreder meer kosten betaalt dan strikt noodzakelijk. De uittredingssom is geen boete om uittreding praktisch onmogelijk te maken. Wat verder van belang is, is om ook reëel te kijken hoe lang een samenwerkingsverband nodig heeft zich aan te passen. Kosten kunnen immers niet tot in de eeuwigheid der dagen aan de uittreder worden toegerekend. Dan zou de uittreder nooit loskomen van het samenwerkingsverband. In de jurisprudentie gaat men daarbij uit van een termijn van maximaal vijf jaar. Wat ook mogelijk is, is dat de uittredende partij een soort van risico-opslag of ‘verzekeringspremie’ betaalt, waarmee eventuele toekomstige risico’s worden afgekocht voor een vast bedrag. Daarmee staat het bedrag vast voor het moment van uittreding, en kunnen er niet jarenlang nog kosten worden toegerekend. Het is overigens niet noodzakelijk om in de gemeenschappelijke regeling expliciete bedragen te noemen, die kunnen immers per deelnemer verschillen, maar ook per periode.

Een vaste uittreedsom zou ertoe leiden dat eventuele meerkosten boven dat bedrag niet door de uittreder, maar door het samenwerkingsverband en daarmee door de overblijvende deelnemers moeten worden gedragen. Bestaande gemeenschappelijke regelingen moeten hierop voor 1 juli 2024 worden aangepast.

34

Wijzigen Voor het wijzigen van de regeling worden twee verschillende criteria gehanteerd. Voor de Omgevingsdienst Haaglanden geldt dat er een mengvorm is van instemming van een 2/3 meerderheid en unanieme besluiten. Op basis van de andere regelingen moeten alle deelnemers unaniem instemmen met de wijziging van de regeling (Metropoolregio Rotterdam Den Haag, GGD en Veilig Thuis Haaglanden, Veiligheidsregio Haaglanden, Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex). Opheffen Bij opheffing van de gemeenschappelijke regeling is instemming vereist van zes van de negen deelnemende gemeenten (GGD en Veilig Thuis Haaglanden), twee-derde van de deelnemende gemeenten (Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden) of unanimiteit (Metropoolregio Rotterdam Den Haag 2014, Omgevingsdienst Haaglanden en Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex). Resumé In tabel 4 is weergegeven wie besluit over aanpassing van de gemeenschappelijke regelingen door toetreden, uittreden, wijzigen en opheffen en waar dat in de betreffende regeling staat. Tabel 4. Aanpassen van de regelingen Gemeenschappelijke regeling Toetreden Metropoolregio Rotterdam Den Alle deelnemers Haag 2014 art. 6:1

Uittreden betreffende deelnemers art. 6:2 Alle deelnemers art. 29

Omgevingsdienst Haaglanden

Alle deelnemers art. 29

Veiligheidsregio Haaglanden 2016

Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Wetgever, betreffende deelnemer art. 31 Wetgever, zes van de negen deelnemers art. 26 Alle deelnemers art. 20

Wetgever, betreffende deelnemer art. 31 Wetgever, betreffende deelnemer art. 26 Betreffende deelnemer art. 20

Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex 2018

Alle deelnemers art. 21

Betreffende deelnemer art. 22

GGD en Veilig Thuis Haaglanden

5.2.5

Wijzigen Alle deelnemers art. 6:3

Opheffen Alle deelnemers art. 6:4

2/3 Of alle deelnemers art. 30 Alle deelnemers art. 32

Alle deelnemers art. 30

Alle deelnemers art. 27

Wetgever, zes van de negen deelnemers art. 28 Twee-derde van de deelnemers art. 22 Alle deelnemers art. 22

Alle deelnemers art. 21

Alle deelnemers art. 23

Wetgever, alle deelnemers art. 32

Vertegenwoordiging door de raad

In de gemeenschappelijke regeling kan verder volgens de Wgr op enkele onderdelen worden bepaald hoe het AB wordt samengesteld. Artikel 13 Wgr legt voor raadsregelingen en gemengde regelingen waarin de raad participeert vast dat daarin wordt bepaald hoeveel leden van het AB door de raad van elke deelnemende gemeente wordt aangewezen. Bovendien bepaalt het artikel dat het aantal AB leden per gemeente kan verschillen. Daarnaast maakt dit artikel het mogelijk dat in de regeling wordt vastgelegd dat sommige AB leden meervoudig stemrecht hebben. Het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie bestaat uit collegeleden (artikel 14a Wgr). 35

In hoofdstuk 3 is per gemeenschappelijke regeling onder het kopje ‘Bestuurlijk belang’ aangegeven hoeveel personen namens Pijnacker-Nootdorp zitting hebben in het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Tevens wordt onder de kop ‘Zeggenschap van de gemeente’ het stemgewicht dat elke afgevaardigde heeft, beschreven.

5.2.6

Overige wijzigingen per 1 juli 2022 ter versterking van de democratische legitimatie

Hierboven beschreven we al een aantal wijzigingen van de Wgr die per 1 juli 2022 in werking zijn getreden. Daarnaast zijn op die datum, ter versterking van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen, de volgende wijzigingen doorgevoerd: Zienswijze raad op ontwerp gemeenschappelijke regelingen Bij collegeregelingen, burgemeestersregelingen en gemengde regelingen tussen colleges en burgemeesters moeten de colleges en/of de burgemeesters voortaan het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling eerst toezenden aan de gemeenteraden (artikel 1, lid 2 Wgr). Hieronder wordt steeds uitgegaan van een collegeregeling, maar hetzelfde geldt ook bij een burgemeestersregeling (alleen is dan de burgemeester aan zet in plaats van het college) en bij een gemengde regeling (dan zijn het college en de burgemeester gezamenlijk aan zet). Dergelijke regelingen kennen we overigens op dit moment niet. De gemeenteraad kan binnen acht weken na ontvangst van de ontwerpregeling zijn zienswijze over de ontwerpregeling geven bij zijn college. De raad mag ook van de mogelijkheid tot het geven van zienswijzen afzien. Voor deze zienswijzenprocedure geldt dus dat het college de ontwerpregeling voor zienswijzen aan de raad zendt. Het is dus niet logisch dat het college bij deze nieuwe zienswijzeprocedure een concept-zienswijze voorbereidt.

Het college gaat dan immers over zijn eigen voorstel adviseren terwijl aangenomen moet worden dat het college hier onverkort mee instemt. De nieuwe zienswijzenprocedure lijkt daarmee meer op de wensen en bedenkingenprocedures zoals geregeld in de artikelen 160 lid 2 Gemeentewet (oprichting van of deelneming in privaatrechtelijke rechtsvormen door de colleges) en 169 lid 4 Gemeentewet (o.a. rond privaatrechtelijke rechtshandelingen met ingrijpende gevolgen). Bij deze procedures legt het college ook een ontwerpbesluit voor aan de raad en vraagt vervolgens om wensen en bedenkingen. Die wensen en bedenkingen worden normaliter dan ook niet vanuit het college voorbereid. Nadat de raad eventuele zienswijzen heeft ingediend vervolgt de procedure zoals deze voor 1 juli 2022 ook gold. Dit betekent dat het college een voorlopig besluit neemt omtrent de ontwerpregeling, en vervolgens de toestemming vraagt aan de gemeenteraad voor het wijzigen van de regeling. Op die toestemming is afdeling 10.2.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van overeenkomstige toepassing. Dat betekent dat de gemeenteraad 13 weken heeft om te beslissen omtrent de toestemming. De termijn van 13 weken begint te lopen vanaf het moment van verzending door het college. Dit is een maximumtermijn, de raad mag het ook sneller doen.

Mocht de raad er binnen 13 weken niet uit kunnen komen, dan kan de raad beslissen de toestemmingstermijn eenmalig te verlengen met maximaal 13 weken. Beslist de raad onverhoopt niet tijdig, dan is de toestemming van rechtswege verleend. De raad kan de toestemming overigens alleen onthouden wegens strijd met het recht, of strijd met het algemeen belang. Van strijd met het recht is sprake wanneer de gemeenschappelijke regeling in strijd is met (hoger) geschreven of ongeschreven recht. De grond ‘strijd met het algemeen belang’ is wat vager. Van een dergelijke strijd kan sprake zijn als er onverantwoorde financiële risico’s worden genomen, als de gemeenteraad vindt dat er teveel zeggenschap verloren gaat of wanneer blijkt dat niets of niet afdoende met de ingediende zienswijzen is gedaan.

36

De Wgr onderscheidt expliciet in de zienswijzenprocedure en een daarop volgende toestemmingsprocedure. Deze kunnen niet gelijktijdig doorlopen worden om zo tijd te winnen. Dan is namelijk weer sprake van de procedure zoals die tot 1 juli 2022 gold. Daarnaast kan dan in gemeenten die geen zienswijzen indienen (en dus meteen toestemming zouden verlenen) geen rekening meer worden gehouden met wijzigingen die eventueel doorgevoerd worden naar aanleiding van zienswijzen van andere gemeenteraden. De gemeenteraden moeten immers uiteindelijk wel allen toestemming geven voor dezelfde gemeenschappelijke regeling. Zienswijzen op andere besluiten dan de ontwerpbegroting Een nieuw instrument dat is ingevoegd in de Wgr, is de zogenaamde zienswijze. Het gaat dan niet om de zienswijze op de ontwerpbegroting of om de instelling van een bestuurscommissie of de oprichting van of deelneming in privaatrechtelijke rechtspersonen, maar om zienswijzen op andere besluiten van het bestuur van een openbaar lichaam, het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie of van het gemeenschappelijk orgaan. De mogelijkheid om bepaalde besluiten van het samenwerkingsverband aan zienswijzen te onderwerpen bestond al. De GR MRDH bepaalt bijvoorbeeld al dat een aantal besluiten, zoals de strategische agenda, aan de gemeenteraden voor zienswijze moet worden voorgelegd.

Nieuw is dat het nu een verplichting is hieromtrent een afweging te maken in de gemeenschappelijke regeling. Te denken valt met name aan bevoegdheden die direct aan de kaderstellende rol van de gemeenteraad raken. Het lijkt dan ook logisch om de raad zienswijzen te laten geven om een verbeterde democratische invloed te creëren. Het past in die procedure overigens niet het college de zienswijze te laten geven: artikel 10 Wgr schrijft niet voor niets voor dat het om zienswijzen van de gemeenteraden gaat. Ook wanneer géén zienswijzen worden gebruikt, moet dit in de gemeenschappelijke regeling geregeld worden. Alle bestaande gemeenschappelijke regelingen dienen voor 1 juli 2024 hierop te worden aangepast. Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan moet reageren op de zienswijzen, zodat raden ook weten wat ermee gebeurd is. Regionale raadsadviescommissie Een ander nieuw instrument om de invloed van gemeenteraden te vergroten is de zogenaamde regionale raadsadviescommissie. Voor dit instrument is geen wijziging van de gemeenschappelijke regeling noodzakelijk, nu artikel 24a Wgr de instelling altijd mogelijk maakt. De Wgr geeft gemeenteraden de mogelijkheid om het algemeen bestuur te verzoeken een regionale raadsadviescommissie in te stellen.

De raadsadviescommissie kan alleen bij een gemeenschappelijk openbaar lichaam worden ingezet. Instelling bij de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zou afbreuk doen aan het ongelede bestuur van die rechtsvormen. De instelling van een raadsadviescommissie geschiedt door het algemeen bestuur, op verzoek van de betrokken gemeenteraden. Alle raden moeten instemmen met de instelling van de raadsadviescommissie, maar als ze dat doen, dan is het voor het algemeen bestuur ook een verplichting om tot instelling over te gaan. Het kiezen van de leden van de commissie is dan weer aan de raden, waarbij een raad er ook voor kan kiezen niet actief te participeren. Alleen raadsleden kunnen lid zijn. Doelstelling van de raadsadviescommissie is om raden met elkaar te laten overleggen, bijvoorbeeld over gezamenlijke zienswijzen. De raadsadviescommissie is nadrukkelijk niet bedoeld om de rol van de gemeenteraden over te nemen of om tot besluitvorming te komen. Besluitvorming en sturing blijft bij de individuele raden liggen. Wel kan de raadsadviescommissie een advies geven aan de raden, maar ook aan het algemeen bestuur. Verder kan de commissie een voorbereidende rol hebben in de beleidscyclus.

Regionaal enquêterecht De bij een gemeenschappelijke regeling betrokken gemeenteraden beschikken sinds 1 juli 2022 ook over een nieuw instrument in de zin van een regionale onderzoekscommissie. Deze komt bovenop de reeds sinds 2002 bestaande mogelijkheid van de gemeentelijke onderzoekscommissie (artikel 155a, lid 1 Gemeentewet). Die

37

laatste onderzoekscommissie kan echter alleen onderzoek doen naar door het college en/of de burgemeester gevoerd bestuur. Dat betekent dat men wél onderzoek kan doen naar het handelen van de eigen wethouder of burgemeester in het algemeen bestuur van een openbaar lichaam, in het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie of in het gemeenschappelijk orgaan, voor zover het een collegeregeling, burgemeestersregeling of gemengde regeling tussen uitsluitend colleges en burgemeesters betreft. In die gevallen is immers sprake van handelen namens het college of de burgemeester. De nieuwe regionale onderzoekscommissie kan echter onderzoek doen naar het door het samenwerkingsverband gevoerde bestuur (artikel 155g, lid 1 Gemeentewet). Dat betekent dus dat ook onderzoek kan worden gedaan naar het handelen van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter of een adviescommissie of bestuurscommissie bij een gemeenschappelijk openbaar lichaam. Hetzelfde geldt voor het handelen van een gemeenschappelijk orgaan of het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie. Een onderzoekscommissie kan géén onderzoek doen naar het handelen van een bij een samenwerkingsverband ingesteld bestuur, indien de gemeenteraad (mede-)deelnemer is aan de betreffende gemeenschappelijke regeling.

Alle (oud-)raadsleden, (oud)-burgemeesters, (oud-)wethouders, (oud-)leden van de rekenkamer of rekenkamerfunctie of andere commissies en (oud-)ambtenaren werkzaam bij of uit anderen hoofde ondergeschikt aan het gemeentebestuur zijn verplicht mee te werken aan het onderzoek van de regionale onderzoekscommissie. Anders dan bij een gemeentelijke onderzoekscommissie geldt dat dan natuurlijk voor deze personen bij alle deelnemende gemeentebesturen. Daarnaast moeten ook (oud-)leden van door het algemeen bestuur van een gemeenschappelijk openbaar lichaam ingestelde advies- en bestuurscommissies meewerken aan het onderzoek, net als (oud-)ambtenaren werkzaam bij of uit anderen hoofde ondergeschikt aan het bestuur van het openbaar lichaam of het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Voorwaarde voor het instellen van een regionale onderzoekscommissie is wel dat de bij het samenwerkingsverband betrokken gemeenteraden hiertoe unaniem beslissen. Het instellingsbesluit moet het onderwerp van het onderzoek omschrijven en toelichten. Het instellingsbesluit zelf is een gemeenschappelijke regeling, waarbij de onderzoekscommissie formeel als gemeenschappelijk orgaan wordt geduid. De onderzoekscommissie kan alleen uit raadsleden bestaan, waarbij voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de betrokken gemeenteraden wordt gezorgd.

Versterking positie rekenkamer(functie) Een gemeentelijke rekenkamer kon altijd al onderzoek doen bij een openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie of gemeenschappelijk orgaan om zo de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur vast te stellen. Strikt formeel mocht géén onderzoek worden gedaan naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het samenwerkingsverband gevoerde bestuur als zodanig. In de praktijk gebeurde dat, op vrijwillige basis, wel veelvuldig. Sinds 1 juli 2022 is nu ook expliciet voorzien in die mogelijkheid (artikel 184, lid 3 Gemeentewet). Participatie: betrokkenheid ingezetenen bij voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid Artikel 10, lid 7 van de Wgr bepaalt vanaf 1 juli 2022 ook dat voorzien moet worden in afspraken omtrent de wijze waarop ingezetenen én belanghebbenden betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. In de gemeenschappelijke regeling kunnen dus afspraken worden gemaakt, waarbij uitgangspunt is dat afdeling 3.4 van de Awb gevolgd wordt, tenzij de gemeenschappelijke regeling iets anders regelt. De bestaande regelingen moeten hierop voor 1 juli 2024 worden aangepast. In de gemeenschappelijke regeling zal omschreven moeten worden voor welke besluiten dit geldt.

Het kan wenselijk zijn de inspraak niet via het bestuur van het samenwerkingsverband te laten lopen, maar juist via de gemeenteraden. Zeker bij meer uitvoeringsgerichte gemeenschappelijke regelingen ligt dat voor de hand, omdat de uiteindelijke 38

beleidskeuzes daar immers bij de colleges en raden liggen. Dat zou ook goed aansluiten bij het concept van verlengd lokaal bestuur, in welk concept de volksvertegenwoordigende rol nog altijd bij de gemeenteraden ligt. Die rol zou deels kunnen worden uitgehold als inspraak of participatie rechtstreeks, dus buiten de raad om, bij de gemeenschappelijke regeling wordt geregeld. Wanneer bijvoorbeeld echter verordenende bevoegdheid is overgedragen aan het algemeen bestuur van een openbaar lichaam, dan ligt inspraak rechtstreeks bij de gemeenschappelijke regeling natuurlijk voor de hand. De raad is dan immers niet langer beslisbevoegd, maar kan nog slechts controleren of via politieke instrumenten sturen. De eigen verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur om te besluiten, maakt dat het algemeen bestuur ook vragen zou moeten kunnen stellen aan de betreffende ingezetenen of belanghebbenden. Verplichte afspraken rond evaluatie Artikel 11a Wgr schrijft voor dat een regeling bepalingen bevat over de evaluatie van de regeling. Veel gemeenschappelijke regelingen hebben al een bepaling omtrent een periodieke evaluatie (bijvoorbeeld de regelingen betreffende de GGD en VT Haaglanden, het Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex en het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden). De MRDH kent vooralsnog een eenmalige evaluatie in 2024.

Alle bestaande regelingen moeten hierop voor 1 juli 2024 worden aangepast. De afspraak kan overigens ook zijn dat er niet geëvalueerd wordt, maar dat moet dan wel expliciet opgeschreven worden. Een periodieke evaluatie van de gemeenschappelijke regeling ligt echter voor de hand. Dat kan dan een beperkte evaluatie van de regeling zelf zijn, maar natuurlijk ook een meer omvattende evaluatie naar het functioneren van de samenwerking en het samenwerkingsverband. Zijn doelstellingen wel bereikt, en waar zitten nog verbeterpunten? Een mooi moment van zo’n evaluatie is in het laatste jaar van een raadsperiode. De evaluatie kan dan nog worden uitgevoerd met de colleges en raden die kennis over de gang van zaken bezitten, terwijl het uiteindelijke rapport en advies dan direct aan het begin van de nieuwe raads- en collegeperiode betrokken kunnen worden bij eventuele nieuwe beleidskeuzes. Dat maakt sturing makkelijker. Risico is wel dat wanneer alle gemeenschappelijke regelingen dit doen, dat de gemeenteraad in zijn eerste jaar overspoeld wordt met evaluatierapporten en daardoor door de bomen het bos niet meer ziet. Het is dan ook verstandig de periodes voor evaluatie van de verschillende gemeenschappelijke regelingen enigszins op elkaar af te stemmen.

5.3 Werkwijze en informatievoorziening Met onderstaande werkwijze en maatregelen op het gebied van de informatievoorziening beogen wij de democratische controle op de gemeenschappelijke regelingen waaraan Pijnacker-Nootdorp deelneemt en dus de betrokkenheid van de raad te vergroten. Bij een aantal onderdelen van de werkwijze is het van belang zich te realiseren of een gemeenschappelijke regeling het mogelijk maakt dat er namens de deelnemende gemeente strategisch beleid gemaakt wordt, of dat de regeling (met name) uitvoerend is gericht. Op dit moment wordt alleen in de Metropoolregio Rotterdam-Den Haag strategisch beleid gemaakt. a.

Ongevraagd informatie verstrekken De vertegenwoordigers in het bestuur van een gemeenschappelijke regeling dragen er zorg voor dat door dat bestuur ook ongevraagd (actief) informatie wordt verstrekt. In elke gemeenschappelijke regeling moeten daar aparte afspraken over worden gemaakt (zie ook artikel 17, lid 2 Wgr).

b. SMART inrichten van de paragraaf verbonden partijen

39

De paragraaf verbonden partijen, het programma bestuur en dienstverlening en de programma’s waarin activiteiten worden uitgevoerd door verbonden partijen worden in de begroting en jaarrekening zo ingericht dat door de raad kaders kunnen worden gesteld die SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) zijn. c.

Informatievoorziening vergaderingen algemene besturen en adviescommissies gemeenschappelijke regelingen De griffie(r) draagt er zorg voor dat:

1. de (openbare) vergaderstukken voor de algemene besturen en adviescommissies aan het algemeen bestuur of een bestuurscommissie en de besluitenlijsten van de adviescommissies en algemene besturen van gemeenschappelijke regelingen waarin Pijnacker-Nootdorp participeert op de lijst van ingekomen stukken in Notubiz worden gezet zodra ze beschikbaar zijn;

2. de stukken van gemeenschappelijke regelingen waarin Pijnacker-Nootdorp participeert die aan de raad voor zienswijze worden voorgelegd op de lijst van ingekomen stukken in Notubiz worden gezet zodra ze beschikbaar zijn;

3. indien nodig een separate mail wordt gestuurd naar raadsleden waarin vermeld staat dat de stukken (digitaal) beschikbaar zijn in Notubiz of via de website van de gemeenschappelijke regeling met een opgave welke stukken/onderwerpen het betreft. d. Presentaties strategische nota’s Het lid van het dagelijks bestuur of bestuur draagt er zorg voor dat de verbonden partij een presentatie over strategische nota’s aanbiedt aan de raad. De presentatie wordt, in beginsel, door medewerkers van de betreffende verbonden partij gegeven in de beeldvormende raadsvergadering. e.

Behandeling stukken gemeenschappelijke regelingen in raadssessie(s): 1. Stukken waarover door het bestuur van een gemeenschappelijke regeling een formele (inspraak)reactie/zienswijze wordt gevraagd, worden geagendeerd voor de raadsvergadering. Het college biedt deze stukken, voorzien van een conceptreactie, ter agendering aan; 2. De overige stukken waarover alleen de AB-leden een standpunt dienen in te nemen tijdens de vergaderingen worden aan de raad gezonden en zo nodig geagendeerd, zodat de raadsleden in de gelegenheid zijn van de informatie kennis te nemen, vragen te stellen aan de AB-leden en hun oordeel aan de AB-leden kenbaar te maken of opmerkingen mee te geven aan de AB-leden.

f.

Terugkoppeling uit gemeenschappelijke regelingen in raadssessie(s) 1. Bij de beeld-, oordeel-, en besluitvormende raadsessies is “terugkoppeling uit de gemeenschappelijke regelingen en andere organisaties” een vast agendapunt (zie art. 12 van het Reglement van orde van de raad van Pijnacker-Nootdorp 2016). Tijdens de vergaderingen is het mogelijk dat een vertegenwoordiger de raad informatie geeft over een actueel onderwerp. Voorkomen moet worden dat de terugkoppeling gaat over elk agendapunt van elke vergadering. Dit hoeft ook niet omdat de raad kennis heeft kunnen nemen van alle vergaderstukken. Waar gaat de terugkoppeling dan wel over? Terugkoppeling kan op verschillende manieren afhankelijk van de relevantie (politieke gevoeligheid). Als handreiking om af te wegen of terugkoppeling tijdens een vergadering gewenst is kan gebruik gemaakt worden van het volgende schema. Relevantie van het onderwerp voor de raad? Geen relevantie

Terugkoppeling in een vergadering? Nee

Hoe? Geen nadere informatie nodig (naast de vergaderstukken die

40

2.

g.

Beperkte relevantie

Nee

Hoge relevantie

Ja

op de lijst van ingekomen stukken staan) Een (uitgebreide) schriftelijke terugkoppeling of concept verslag (plaatsing op Notubiz). Indien gewenst kunnen vragen worden gesteld tijdens een van de raadssessies. De raad schriftelijk informeren over de uitkomsten van een overleg/vergadering en mondeling bij het reguliere agendapunt ‘Terugkoppeling gemeenschappelijke regelingen/organisaties’.

Bij het verstrekken van inlichtingen of het afleggen van verantwoording aan de raad verschaft een lid van het (algemeen) bestuur over zaken waaromtrent door het (algemeen) bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter of een advies- of bestuurscommissie van het openbaar lichaam geheimhouding is opgelegd slechts informatie, indien krachtens artikel 25 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd. Laatstbedoelde geheimhouding kan eerst worden opgeheven, nadat door het algemeen bestuur tot opheffing van de geheimhouding is besloten.

Schema terugkoppeling uit gemeenschappelijke regelingen Het college draagt er zorg voor dat de raad jaarlijks een schema terugkoppeling uit gemeenschappelijke regelingen ontvangt waarop de vergaderdata van het algemeen en dagelijks bestuur van de diverse gemeenschappelijke regelingen zijn aangegeven. Wijzigingen in vergaderdata worden aan de raad doorgegeven.

h. Voorbereiding vergaderingen AB van een gemeenschappelijke regeling Algemeen 1. AB-en bestuursleden vertegenwoordigen de gemeente en verwoorden in het AB datgene wat in de raad of college is vastgesteld of afgesproken2; 2. AB-en bestuursleden wonen raadssessies bij en nemen deel aan de discussies waar onderwerpen aangaande de gemeenschappelijke regeling waarin zij zitting hebben worden besproken; Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag 3. met de leden van de adviescommissies Vervoerautoriteit (Va) en Economische Vestigingsklimaat (Ev) vindt uiterlijk één week voor de vergadering van de betreffende adviescommissie vooroverleg plaats. Tijdens deze vooroverleggen worden zij door het lid dat namens Pijnacker-Nootdorp zitting heeft in de Bestuurscommissie Vervoersautoriteit respectievelijk in de Bestuurscommissie Economisch Vestigingsklimaat geïnformeerd over de eerder door de gemeentelijke vertegenwoordigers ingenomen standpunten en de opvattingen van de andere deelnemers. Ook de in de MRDH aan de orde zijnde ontwikkelingen komen daarbij aan de orde;

2

AB-leden hebben het mandaat van de raad of het college om deze tijdens AB-vergaderingen te vertegenwoordigen. Indien geen vooroverleg heeft kunnen plaatsvinden over een in een AB-vergadering ingenomen standpunt is terugkoppeling daarvan in de raadsvergadering of de collegevergadering en de uitleg daarbij belangrijk.

41

4.

5.

de leden van de adviescommissies Va en EV ontvangen voor het vooroverleg met het lid van de betreffende bestuurscommissie digitaal achtergrondinformatie over de agendapunten voor de commissievergaderingen. Daarin wordt eveneens aandacht geschonken aan de eerder door de gemeentelijke vertegenwoordigers ingenomen standpunten en de opvattingen van de andere deelnemers; de leden van de adviescommissies Va en EV kunnen, wanneer zij dat nodig achten, contact opnemen met de gemeentelijke beleidsmedewerkers voor Mobiliteit en Economie of de coördinator MRDH om zo extra informatie in te winnen over betrokken dossiers en de huidige gang van zaken rondom die dossiers. Indien de leden van de adviescommissies dit wensen en voor zover dit mogelijk is worden dossiers ter beschikking gesteld.

i.

Procedure begroting en rekening gemeenschappelijke regelingen Het geven van zienswijzen op de ontwerp begroting(swijziging) van gemeenschappelijke regelingen is een bevoegdheid van de raad.

j.

Voorgenomen zienswijze Het college biedt aan de raad een voorgenomen zienswijze over de ontwerp begroting (-swijziging) van een gemeenschappelijke regeling aan.

k.

Aanlevertermijn ontwerpbegroting gemeenschappelijke regelingen 1. het DB- of bestuurslid bevordert dat de ontwerpbegroting van een gemeenschappelijke regeling uiterlijk twaalf weken voor vaststelling door het algemeen bestuur of het bestuur wordt aangeleverd; 2. in voorkomende gevallen hanteert de agendacommissie niet de termijnen die gebruikelijk zijn voor het aanbieden van stukken, maar wordt de voorgenomen zienswijze direct doorgeleid naar de raad.

l.

Toelichting ontwerpbegroting of jaarrekening in raadscommissie Voor zover noodzakelijk geeft een medewerker van de betreffende gemeenschappelijke regeling een toelichting op de ontwerpbegroting of -jaarrekening in de betreffende raadssessie.

m. Toezicht op topinkomens conform de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Het DB-/AB-/bestuurslid spant zich in dat er geen topfunctionarissen worden aangesteld die meer verdienen dan conform de WNT is toegestaan. Mocht uit het jaarverslag blijken dat er toch topfunctionarissen zijn aangesteld die meer verdienen dan conform de WNT is toegestaan, dan spant het DB-/AB-lid zich in om de daardoor ontstane onverschuldigde betalingen te laten terugvorderen.

42

6. Rollen van vertegenwoordigers 6.1 Inleiding In de interactie tussen gemeente en de verbonden partijen zijn binnen de gemeente verschillende rollen te onderscheiden. De belangrijkste scheiding is te vinden in de rol van eigenaar en de rol van opdrachtgever. De eigenaarsrol heeft betrekking op het financieel belang in de verbonden partij, met aandacht voor de continuïteit, kostenbeheersing, rendement, en de beheersing van risico’s. De opdrachtgeversrol zit juist meer op de inhoud, ofwel de realisatie van het publieke belang van de gemeente. Deloitte geeft in haar publicatie ‘Gemeente Governance - Handboek Verbonden partijen, Twee voeten in één sok ….’ heel goed weer hoe de twee rollen kunnen conflicteren. “Wanneer binnen de gemeente één bestuurder twee belangen vertegenwoordigt, kan dus een rolconflict ontstaan. Met andere woorden: dan zit hij met ‘twee voeten in één sok’. Het sluiten van een compromis of het maken van een optimale keuze in het voordeel van één van beide partijen, is onvermijdelijk. Hierbij ligt het voor de hand dat een beleidswethouder de financiële zakelijkheid en het financiële risicomanagement minder prioriteit geeft dan de inhoud, terwijl een afdeling middelen of een portefeuillehouder Financiën daar juist prioriteit aan geeft.

Bovendien is het bij vermenging van deze functies moeilijker om ervoor te zorgen dat de verschillende belangen op een transparante wijze worden behartigd.” In onze gemeente zijn collegeleden, raadsleden en medewerkers, ieder op hun eigen niveau, integraal verantwoordelijk voor de voorstellen en besluiten die genomen worden. Al deze personen moeten dus continu de afweging maken tussen de diverse belangen en zijn daar ook op aan te spreken. Ook binnen het bestuur van de verbonden partijen zijn verschillende rollen te onderscheiden. In dit hoofdstuk worden de verschillende rollen binnen de gemeente, maar ook binnen de verbonden partij, expliciet gemaakt.

6.2 Rollen binnen de gemeente 6.2.1

Rollen in het college

Het college van burgemeester en wethouders vervult de opdrachtgeversrol en de eigenaarsrol. Vanuit de optimale scheiding van rollen zijn de taken van de collegeleden als volgt te beschrijven. In de rol van opdrachtgever is de portefeuillehouder verantwoordelijk voor: • De realisatie van het publieke belang; • De afhandeling van vragen en klachten over de deelneming; • Het vertegenwoordigen van de gemeente in de bestuursvergaderingen (zowel AB, DB als bestuur) van de deelneming. In de rol van eigenaar is de portefeuillehouder verantwoordelijk voor de continuïteit, het rendement en de financiële risico’s van de deelneming (waaronder toezicht op de bedrijfsvoering en de planning & controlcyclus). De gemeente heeft binnen het bestuur van een deelneming vaak één vertegenwoordiger. Het betreffende collegelid vervult dan zowel de opdrachtgevers- als de eigenaarsrol. Dit sluit aan bij de integrale verantwoordelijkheid die de collegeleden hebben voor hun portefeuille. Om toch aan de aanbevelingen tegemoet te komen om de rollen zo mogelijk te scheiden is het belangrijk dat het betreffende collegelid zich 43

bewust is van zijn dubbelrol binnen het bestuur. Dat bewustzijn komt tot uitdrukking door alle te nemen besluiten, met betrekking tot de deelneming, te beoordelen vanuit beide rollen. In de advisering over de besluiten komt dit ook naar voren.

De integrale verantwoordelijkheid die de collegeleden hebben, houdt in dat zij continu de afweging maken tussen de opdrachtgevers- en de eigenaarsbelangen. Hierbij geldt onder andere dat de portefeuillehouder verantwoordelijk is om het publieke belang vorm te geven binnen de financiële kaders die vanuit het college en de raad zijn meegegeven. Indien blijkt dat de financiële kaders niet toereikend zijn, is het aan de portefeuillehouder om dit in het college en, zo nodig, in de raad aan de orde te stellen. Als de spanning tussen het eigenaarsbelang en het opdrachtgeversbelang te groot wordt, zal een heroverweging van de rechtsvorm van de verbonden partij in overweging moeten worden genomen. Indien de gemeente binnen het bestuur van een deelneming meer collegeleden afvaardigt, is het mogelijk dat één collegelid de rol van eigenaar en één collegelid de rol van opdrachtgever vervult. De betreffende collegeleden stemmen dit met elkaar af, en leggen dit vast. Daarnaast kan binnen een gemeenschappelijke regeling een werkgroep, overleg of commissie worden ingesteld waarin de bestuurlijke opdrachtgevers zitting hebben. Daarvan is sprake bij de gemeenschappelijke regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex. De portefeuillehouder afvalinzameling heeft zitting in het opdrachtgeversoverleg en een ander collegelid in het bestuur van deze bedrijfsvoeringsorganisatie.

Burgemeester Binnen het college heeft de burgemeester als portefeuillehouder bestuurszaken nog een extra rol. Hij is verantwoordelijk voor: • het (doen) opstellen van de Nota verbonden partijen; • het (doen) opstellen van de paragraaf Verbonden partijen in de planning & control-producten van de gemeente. Daarnaast neemt de burgemeester nog een bijzondere plaats in binnen het college. Op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigt hij de gemeente in en buiten rechte, waaronder dus in Algemene vergaderingen van Aandeelhouders. Deze bevoegdheid is overdraagbaar aan andere collegeleden, ambtenaren of externen. De afgevaardigde zal tijdens de Aandeelhoudersvergadering stemmen volgens de besluiten van het college.

44

Rollen collegeleden in de praktijk In tabel 5 is de rolverdeling van de collegeleden weergegeven voor de verbonden partijen waar de gemeente in deelneemt. Bij de drie private verbonden partijen is geen collegelid aangewezen voor de rol van opdrachtgever. Dat is te verklaren vanuit het feit dat we ons bij die deelnemingen beperken tot de rol van eigenaar/ aandeelhouder. Bij de rolverdeling van de portefeuillehouders in de tien gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente Pijnacker-Nootdorp deelneemt valt op dat in alle regelingen maar één collegelid is afgevaardigd. Bij de Veiligheidsregio is dit overigens bij wet geregeld. Bij de twee lichte regelingen met Delft over archeologie en het archief is er geen organisatorisch verband opgericht, maar zijn alleen bepaalde afspraken gemaakt. De betreffende portefeuillehouder hoeft daarom alleen vanuit de opdrachtgeversrol te acteren. Dat is ook het geval bij de lichte regeling met Delft, Midden-Delfland en Westland over Beschermd Wonen, Beschermd Thuis en Maatschappelijke Opvang DWO-regio. Bij de lichte regeling met Delft en Leidschendam-Voorburg over de gemalendiensten is er wel sprake van eigenaarschap omdat Pijnacker-Nootdorp de centrumgemeente is.

Daar waar het college één lid afvaardigt naar het bestuur van een verbonden partij, wordt vanuit de integrale verantwoordelijkheid de beleidswethouder (of burgemeester) afgevaardigd in het bestuur. Voor de deelnemingen met aanmerkelijke financiële belangen en afbreukrisico’s kan het echter meer voor de hand liggend zijn om de portefeuillehouder financiën af te vaardigen in de rol van eigenaar. Om periodiek te beoordelen of er (nog) aanmerkelijke financiële belangen en afbreukrisico’s zijn, zal zowel bij aanvang van iedere collegeperiode als jaarlijks bij de begroting of op verzoek van de portefeuillehouder de rolverdeling worden besproken en zo nodig geactualiseerd. Zoals boven aangegeven heeft overigens bij de gemeenschappelijke regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex een ander collegelid dan de beleidswethouder afvalinzameling zitting in het bestuur. Laatstgenoemde heeft zitting in het opdrachtgeversoverleg.

Tabel 5. Huidige rolverdeling portefeuillehouders bij verbonden partijen (oktober 2022) Verbonden partij Portefeuillehouders Rol eigenaar Rol opdrachtgever Privaat verbonden partijen BNG Bank Wethouder P.C. Hennevanger Dunea Wethouder P.C. Hennevanger (AvA) Stedin Holding NV Wethouder P.C. Hennevanger (AvA) Publiek-privaat verbonden partijen Stichting begraafplaats St. Janshof Wethouder Wethouder B.J.P. van Straten B.J.P. van Straten Stichting Businesspark Haaglanden Wethouder Wethouder B.J.P. van Straten B.J.P. van Straten Publiek verbonden partijen Metropoolregio Rotterdam Den Haag Burgemeester (AB) Burgemeester (AB) Bestuurscommissie EV Bestuurscommissie VA Omgevingsdienst Haaglanden Veiligheidsregio Haaglanden