Bijlage 4. Jaarstukken 2024 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Tekst van het document
Jaarstukken 2024
Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden Postbus 12 600 2500 DJ Den Haag Tel 085 4855417 www.sbjh.nl Email: info@sbjh.nl
Jaarstukken 2024
Inhoudsopgave Bestuursverslag
4
Directieverslag
7
1
Samenvattend resultaat
12
1.1
Inleiding
12
1.2
Leeswijzer
12
1.3
Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2024
12
1.4
Organogram/samenstelling bestuur en directie
13
2
Programmaverantwoording
14
2.1
Inleiding
14
2.2
Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH
14
2.2.1
Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement
14
2.2.2
Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders
17
2.2.3
Het analyseren van gegevens
18
2.2.4
Wat hebben de doelen gekost en opgebracht?
20
2.2.5
Overhead
21
2.2.6
Heffing Vpb
21
2.2.7
Gebruik kosten onvoorzien
21
3
Paragrafen
22
3.1
Inleiding
22
3.2
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
22
3.3
Paragraaf Frauderisicobeheersing
24
3.4
Paragraaf Financiering
25
3.5
Paragraaf Bedrijfsvoering
27
3.6
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
30
3.7
Paragraaf Grondbeleid
30
3.8
Paragraaf Verbonden partijen
30
3.9
Paragraaf Lokale heffingen
30
3.10
Paragraaf Woo
31
Pagina 2 van 73
Jaarstukken 2024
4
Jaarrekening
32
4.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
32
4.2
Overzicht van baten en lasten
35
4.3
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
37
4.4
Balans
42
4.5
Toelichting op de balans
42
4.6
Gebeurtenissen na balansdatum
49
4.7
SiSa bijlage (Single information Single audit)
49
4.8
Overzicht taakvelden
50
4.9
Overzicht Wet Normering Topinkomens
50
5
Rechtmatigheidsverantwoording
52
Bijlagen
53
Bijlage A: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
53
Bijlage B: Basisbegroting zonder uitsplitsing overhead
54
Bijlage C: Normen en toetsingskader
55
Bijlage D: Regiobegroting 2024
56
Bijlage E: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant bij de Regiobegroting 2024
60
Bijlage F: Risico-analyse Naris 2024
61
Bijlage G: JHP 2024
73
Pagina 3 van 73
Jaarstukken 2024
Bestuursverslag Voor u liggen de jaarstukken 2024 van de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. De gemeenschappelijke regeling is opgericht op 24 november 2014 en sindsdien zijn er op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Gemeenschappelijke regeling Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt als eigenaar van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden op zorgvuldige uitvoering van de processen (toezicht op zelfstandig functionerende directie) en feedback ten aanzien van de effectiviteit van samenwerkende opdrachtgevers. De inhoudelijke sturing op de invulling van de taken vindt plaats via de opdrachtgeverslijn. De colleges van de deelnemende gemeenten sluiten een dienstverleningsovereenkomst met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Rol van het bestuur Het bestuur is ingericht naar een enkelvoudig bestuursmodel geënt op de bedrijfsvoeringsorganisatie. Benoeming van het bestuur De drie bestuursleden hebben uit hun midden de mevrouw Bentvelzen als voorzitter gekozen. Regelgeving Het bestuur heeft het reglement van orde, de mandaatregeling, het volgen van de algemene voorwaarden inkoop (Jeugdhulp) VNG; de financiële verordening, normenkader rechtmatigheid en de archiefregeling vastgesteld. Het bestuur is voortdurend over de relevantie en actualisatie van de regelgeving geïnformeerd.
In het verslagjaar 2024 zijn op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Begroting De begroting 2025 SbJH is vastgesteld. De concept Begroting 2025-2028 is ter kennisname aangeboden. In de begroting is een stelpost opgenomen welke uitsluitend aangewend kan worden na een expliciet besluit van het directeurenoverleg (DO). Het resultaat op deze stelpost valt buiten het resultaat van het SbJH. Jaarlijks worden de gerealiseerde en geautoriseerde kosten door de gemeenten vergoed aan het SbJH waardoor de stelpost jaarlijks wordt aangevuld tot het afgesproken bedrag ad € 500k. De introductie van deze stelpost in 2023 leidt tot een maximalisatie van de flexibiliteit in de samenwerking tussen de regio en het SbJH. In de reactie op de zienswijzen bij de vastgestelde begroting 2025 is aangegeven dat het SbJH de taakstelling ad € 231k op een alternatieve wijze zal invullen. Afgesproken is dat het SbJH, bij het aanbieden van de begroting 2026, een begrotingswijziging 2025 zal aanbieden waarin de alternatieve invulling van de taakstelling is verwerkt.
Pagina 4 van 73
Jaarstukken 2024
In 2020 is besloten dat het Servicebureau de administratie van de Regiobegroting (dit is de begroting van de Netwerksamenwerking Jeugdhulp Haaglanden) uitvoert en daarover in haar jaarrekening verantwoording aflegt. Deze taak is voor het Servicebureau kostenneutraal omdat de lasten door de deelnemende gemeenten met bijdragen worden afgedekt. In 2024 is besloten dat het Servicebureau de administratie van de Projectbegroting Inkoop 2027 op zich zal nemen. Op welke wijze dit financieel wordt opgepakt moet nog worden ingeregeld. Uittreding gemeente Voorschoten De gemeente Voorschoten heeft in 2022 besloten tot een overgang naar de Leidse Regio (Holland Rijnland). Hiertoe heeft de gemeente in samenspraak met het GR Bestuur een verkenning gedaan naar het proces en de (financiële) voorwaarden voor een eventueel uittreden van de gemeente uit de Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (en de netwerksamenwerking jeugd Haaglanden). In 2023 heeft de voorbereiding van de uittreding van de gemeente Voorschoten plaatsgevonden. Naast de nodige administratieve afhandelingen heeft dit ook geleid tot het formele uittreden van de gemeenten per 1 januari 2024 en het daartoe doorvoeren van de 5e wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling. Volgens de afspraken dient een uittredende gemeenten gedurende drie jaar een bijdrage te leveren.
Dit betreft derhalve de jaren 2024, 2025 en 2026. De bijdrage is gestort en zal in de komende jaren worden besteed (circa € 80k voor de GR en € 14k voor de regiobegroting per jaar) Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Op 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) gewijzigd. Deze wetswijziging moet voor 1 juli 2024 in alle gemeenschappelijke regelingen geïmplementeerd worden. De wettelijke aanpassingen leiden opnieuw tot wijziging van de GR. Het proces rond de totstandkoming van deze 6e wijziging is in 2023 gestart en in 2024 afgerond. Programma Kostenbeheersing Na enkele jaren van (regiobrede) stabilisatie van de uitgaven, is in 2023 opnieuw sprake van een stijgende tendens in de uitgaven voor jeugdhulp, met als prognose een stijging van 10% (incl. indexatie). Met de krimpende landelijke middelen in het vooruitzicht wordt de regio gedwongen om de uitgaven omlaag te brengen en extra aandacht te geven aan kostenbeheersing. Het regionale Directeuren Overleg Jeugd heeft de bestuurlijke opdracht gekregen om binnen de vastgestelde kaders en uitgangspunten van de Regiovisie en de Hervormingsagenda Jeugd te komen tot een samenhangend voorstel gericht op kostenbeheersing. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen korte en middelkorte termijn maatregelen.
In de bestuurlijke opdracht is expliciet aangegeven dat het om een waardegestuurde aanpak gaat: welke maatschappelijke effecten voor kwetsbare jeugdigen en gezinnen worden in onze regio nagestreefd en wat vraagt dat van de inzet van de per definitie schaarse middelen. Het Servicebureau ondersteund sinds oktober 2023 het Programmabureau specifiek met data-analyses en met project- en contractmanagement op de diverse ontwikkelrichtingen.
Pagina 5 van 73
Jaarstukken 2024
Uiteraard worden de resultaten van dit programma betrokken bij het proces om tot een goede inkoop 2027 te komen.
Tot slot Namens het bestuur spreek ik mijn dank en waardering uit aan de medewerkers van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden voor de inzet en de geleverde kwaliteit van de dienstverlening.
Rijswijk, xx 2025. Mevrouw L. Bentvelzen
Voorzitter
Pagina 6 van 73
Jaarstukken 2024
Directieverslag Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden verantwoording af over het gevoerde beleid over het jaar 2024. De verslaglegging is ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Altijd in ontwikkeling In de regio Haaglanden wordt gewerkt met een continue inkoopproces, waarbij de Ontwikkeltafel als instrument voor een constante dialoog met gemeenten en de jeugdhulpaanbieders dient. Dit proces van ontwikkelgerichte samenwerking kan leiden tot herzieningen in de overeenkomsten. Daarvoor zijn gemeenten en jeugdhulpaanbieders met grote regelmaat met elkaar aan de Ontwikkeltafel in gesprek gegaan over de gezamenlijke opgaven (zowel inhoudelijk, als in termen van doelmatigheid, als voor wat betreft de administratieve werkprocessen en aanverwante zaken) gericht op het zo effectief en doelmatig mogelijk vorm geven van de in te zetten jeugdhulp. Partners zoals ‘JONG doet mee’ zijn ook bij die gesprekken betrokken. Resultaten landen in de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden, waar nodig gecodificeerd in aanpassing van contractuele afspraken via de herzieningen. Een vast onderdeel van die herzieningen is de jaarlijkse indexering van de tarieven, als waarborg dat aanbieders een reële vergoeding ontvangen voor hun inzet.
In 2024 is het instrument van de Ontwikkeltafel ook gebruikt om vooruit te kijken naar de implementatie van de Hervormingsagenda en om een gedegen inzicht op te bouwen in de achtergronden van het toenemende beroep op jeugdhulp, hetgeen zich ook vertaald in sterk stijgende kosten. Dat inzicht is belangrijk als input richting een programma gericht op kostenbeheersing waarmee eind 2023 een begin is gemaakt. Voorts is in 2023 vanuit een regionale bril stil gestaan bij de mogelijke impact van het zogenaamde Haags Toekomstperspectief (een aanpak waarbij de gemeente Den Haag een deel van de lokale jeugdhulp heeft geconcentreerd bij enkele consortia, die tevens de rol van lokaal team vervullen) en, voor zover nodig, van mitigerende maatregelen om negatieve gevolgen voor de regio in te dammen. De ervaringen die hier zijn opgedaan worden nu gebruikt om, bij de inkoop 2027, tot een gewenst resultaat te komen. Begroting en resultaat • De begroting 2024 is op 13 september 2023 formeel vastgesteld. • Het resultaat over 2024 is € 87k negatief. • Van de stelpost ad € 500k is een bedrag ad € 206 ingezet. Dit bedrag wordt door de gemeenten aangevuld.
Pagina 7 van 73
Jaarstukken 2024
Bedrijfsvoering Personele formatie Ultimo 2024 had het SbJH een bezetting van 26,6 FTE. Dit houdt in dat per einde 2024 de formatie van het SbJH per saldo 1,9 FTE lager is dan volgens de begroting was toegestaan. Dit verschil is met name ontstaan door een latere invulling van de vacatures. Bedrijfsvoeringstaken Ook in 2024 is geïnvesteerd in de bedrijfsvoering van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen. Voor het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is het een continu proces om in de bedrijfsvoering de gewenste stabiliteit en kwaliteit te bereiken. Met name op het gebied van informatisering en automatisering, control en communicatie zijn processen geoptimaliseerd en is de daarvoor benodigde programmatuur geactualiseerd. Zoals bij de jaarrekening 2023 reeds aangegeven is het jaar 2024 gebruikt om achterstanden in de actualisatie van verordeningen weg te werken. Zo zijn de Financiële verordening, het Controleprotocol en het Treasurystatuut geactualiseerd.
Dienstverlening Herzieningen Het traject ‘Tarieven, financieel inzicht en sturing’ is onder regie van het Servicebureau samen met vertegenwoordigers van de gemeenten, aanbieders en het Servicebureau, en ondersteund door externe expertise, gecontinueerd. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het reguliere onderhoud van tarieven (bijvoorbeeld vanwege inhoudelijke wijzigingen en met name vanwege de jaarlijks indexatie) en de opgaven op de langere termijn (vanuit groeiend financieel inzicht komen tot sturing). Kostenbeheersingsinstrumenten Het richtinggevend kader is een volume-toets op een verzoek om, of een toewijzing van, jeugdhulp waarboven dialoog tussen de gemeente en de jeugdhulp aanbieder gewenst is. Het kader is richtinggevend, omdat het richtsnoer niet afgedwongen wordt – dialoog maakt het juist mogelijk om te verklaren waarom afwijking wenselijk is. Ook in andere gevallen kan dialoog gewenst zijn tussen de jeugdhulpaanbieder en de gemeente (het lokaal team). Het richtinggevend kader is bedoeld om in relevante situaties de dialoog te starten over het te bereiken resultaat, de kwaliteit van inzet en de volume-inzet van zorg. Het richtinggevend kader is daarmee een hulpmiddel om tot een realistische klantgerichte begroting te komen, voorafgaand aan de start van de zorg.
Pagina 8 van 73
Jaarstukken 2024
Het begrip bestedingsruimte is in 2024 toegepast op een wijze die rekening hield met de lessen vanuit het verleden. Het instrument is erop gericht tot een bestedingsruimte per aanbieder (te beschouwen als een verwachte inzet vanuit die aanbieder bij ongewijzigde omstandigheden) te komen en vervolgens om op basis van tijdige signalen na te gaan welke (beleids)acties nodig zijn mocht die verwachting niet passend blijken te zijn. Om de administratieve lasten te beperken wordt sinds 2023 gewerkt met een bestedingsruimte voor de gehele regio Haaglanden (inclusief de gemeente Den Haag) en een bestedingsruimte voor de gemeente Den Haag. Helaas is gebleken dat dit onderscheid leidde tot ongewenste neveneffecten. Vandaar dat de regio ervoor gekozen heeft de bestedingsruimte per 1 januari 2025 te splitsen in de regio Haaglanden (exclusief de gemeente Den Haag) en een separate bestedingsruimte voor de gemeente Den Haag. Bij het onverwacht snel naderen van 70% van het berekende bedrag dienen aanbieders een signaal af te geven, zodat geanalyseerd kan worden welke factoren hierbij van belang zijn en welke acties nodig zijn om daarop in te spelen (bijvoorbeeld meer gebruik maken van andere aanbieders). Doel is dat hiermee tijdig zicht ontstaat om mogelijke budgetoverschrijdingen en daaraan ten grondslag liggende (maatschappelijke) ontwikkelingen.
Zo levert dit instrument een bijdrage aan kostenbeheersing en sturing. Declaraties en prognoses Via de verwerking van declaraties (inclusief de vereiste controles) bouwt het Servicebureau vanuit de controlefunctie over- en inzicht op in de ontwikkeling van de uitgaven binnen de regio. Omdat de regio inmiddels over langjarige gegevens beschikt is het mogelijk gebleken om dat inzicht ook te benutten voor het maken van prognoses over de te verwachten omvang van de regionale inkoop aan jeugdhulp in het lopende jaar. Het spreekt vanzelf dat naarmate er van maand tot maand meer declaraties beschikbaar komen (aangevuld met data ontleend aan jaarrekeningen en productieoverzichten) die prognoses geleidelijk aan gedurende het jaar steeds verfijnder en accurater worden. Daarmee is de prognose een belangrijk instrument voor gemeenten om de uitgaven te monitoren en eventuele (dreigende) overschrijdingen tijdig te signaleren en waar mogelijk daarop actie te ondernemen. De controle op het tijdig indienen van declaraties functioneert goed. Indien de jeugdhulpaanbieder niet tijdig declareert (over het algemeen binnen 6 maanden) wordt de declaratie niet meer betaald tenzij de oorzaak van de vertraging bij de gemeente ligt. Er zijn kaders vastgesteld wanneer de gemeenten de oorzaak is. Voor eventuele bijzondere omstandigheden is een coulanceregeling vastgesteld.
Deze coulanceregeling wordt door het team Control van het SbJH uitgevoerd. Gevolg van het aanzetten van deze controle is dat zorgaanbieders sneller en beter declareren. De zorgaanbieder wil immers niet het risico lopen dat de declaratie niet betaald wordt. Groot voordeel voor de gemeenten is dat eerder inzichtelijk wordt hoe bepaalde trends zich ontwikkelen en wat de gevolgen zijn voor de uitnutting over het lopende boekjaar. Tegelijkertijd is het werkproces met onzekerheden omgeven. Deels vanwege maatschappelijke ontwikkelingen en de mogelijke effecten daarvan op de vraag naar jeugdhulp, maar voor een
Pagina 9 van 73
Jaarstukken 2024
belangrijk deel ook omdat het Servicebureau voor de verwerking van data (c.q. het berichtenverkeer) afhankelijk is van het werkproces tussen aanbieders en gemeenten. Contractmanagement Vanwege een toenemende behoefte van gemeenten aan managementinformatie is reeds vorig jaar gestart met een inventarisatie en de planvorming van de aanpassing van de hiervoor beschikbare programmatuur en de ingekochte dienstverlening. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft de inzet op het contractmanagement in 2024 onverminderd gecontinueerd. Iedere zorgaanbieder met een omzet van een miljoen euro of hoger wordt periodiek uitgenodigd voor een gesprek om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Het betreft hier circa 60 aanbieders, dit betreft circa 90% van het volume. De jaarrekeningen van aanbieders worden jaarlijks geanalyseerd. Aandacht is gegeven aan de vraag hoe de nieuwe afspraak over begrenzing van de winst – vastgelegd in de herzieningen voor 2022 – voor de best mogelijke maatschappelijke waarde (die er kort samengevat op neerkomt dat winst boven de 5% geïnvesteerd dient te worden in de kwaliteit van de jeugdhulp) in de praktijk vorm te geven. In samenwerking met de gemeenten is hier een werkgroep voor opgericht.
JeugdhulpPlus Onder andere vanwege acute liquiditeitsproblematiek bij twee belangrijke regionale aanbieders - door een versnelde teruggang van de instroom - is in de loop van 2022 door de Jeugdautoriteit (JA) een advies uitgebracht over de financiële positie van deze JeugdhulpPlus aanbieders. De JA beoordeelt de situatie als zeer kritiek en oordeelt dat het Draaiboek continuïteit jeugdhulp op deze aanbieders van toepassing is. Het Draaiboek continuïteit jeugdhulp is onderdeel van het convenant ‘bevorderen continuïteit jeugdhulp’ en treedt in werking wanneer er zorgen zijn over de continuïteit van zorg. Als accounthoudende regio/gemeente Den Haag voor één van deze aanbieders is het de taak van de regio Haaglanden regie te voeren op het vervolgproces. Het SbJH voert die regiorol in samenspraak uit. Bij de andere aanbieder is de gemeente Rotterdam de accounthoudende regio. Tussen beide regio’s en de 5 regio’s in het landsdeel vindt zeer nauwe afstemming plaats. Voor de totstandkoming van het bovenregionale plan voor het landsdeel ZuidWest is de gemeente Rotterdam de coördinerende gemeente. De samenwerking betreft 51 gemeenten die samen de zorgcontinuïteit moeten borgen van deze cruciale jeugdhulp. Omdat de samenwerking 51 gemeenten betreft, is de besluitvorming complex.
Vanwege het interbestuurlijke toezicht wordt het borgen van zorgcontinuïteit gemonitord door het ministerie van VWS. Dit is een arbeidsintensief en langdurig proces met grote financiële belangen. De verwachting is dat in 2025 belangrijke mijlpalen bereikt worden. Goedkeurende verklaring ingekochte zorg Op basis van de door het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden opgestelde analyses, berekeningen en cijferopstelling is in boekjaar 2024 over 2023, voor het negende op elkaar volgende jaar, een goedkeurende controleverklaring bij de verantwoording ingekochte zorg 01-01-2023 t/m 31-12-2023 ontvangen. Iets waar we oprecht trots op zijn.
Pagina 10 van 73
Jaarstukken 2024
Inmiddels heeft de externe accountant, met betrekking tot het, door het SbJH, aangeleverde schattingsbestand over 2024 een rapport met bevindingen afgegeven. In dit rapport zijn geen bijzonderheden en/of afwijkingen opgenomen.
Den Haag, ** 2025.
W.S. Bijl Directeur Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Pagina 11 van 73
Jaarstukken 2024
1
Samenvattend resultaat
1.1
Inleiding
De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening. Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden – hierna te noemen SbJH– verantwoording af over het in 2024 gevoerde beleid. In bijlage B is de basisbegroting gepresenteerd zonder uitsplitsing overhead.
1.2
Leeswijzer
De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording, de paragrafen, en de jaarrekening. Voor de programmaverantwoording dient het bij de begroting 2021 vastgestelde beleid als uitgangspunt. Voor het programma van het SbJH wordt ingegaan op de drie ‘w-vragen’: Wat hebben we bereikt? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. Wat hebben we gedaan? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. Wat heeft het gekost en opgebracht? Deze vraag wordt in de paragraaf 2.2.4 beantwoord. In de programmaverantwoording zijn ‘gekwalificeerde indicatoren’ opgenomen om de uitvoering van het beleid te meten. In de toelichtingen van het programma staat of de doelstellingen gehaald zijn.
1.3
Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2024
Het rekeningresultaat bedraagt € -87k negatief. Op de programmarekening heeft het SbJH een begrotingstekort gerealiseerd. Hiermee is de algemene reserve, na voorgestelde resultaatbestemming, positief ultimo boekjaar. Voorgesteld wordt het negatieve exploitatieresultaat ultimo 2024 als volgt te verwerken: - Verrekening met de algemene reserve € -87k Totaal resultaat € -87k Na de voorgestelde resultaatbestemming is het eigen vermogen ultimo 2024 opgebouwd uit:
Pagina 12 van 73
Jaarstukken 2024
Algemene reserve Bedrag (x 1.000) Balans ultimo 2023 € 285 Voorstel resultaatbestemming -/- € 87 Na voorgestelde bestemming € 199 De balans ultimo 2023 betreft de stand na resultaatbestemming.
1.4
Organogram/samenstelling bestuur en directie
Samenstelling bestuur per 31 december 2024 Voorzitter:
mevr. L. Bentvelzen
(wethouder gemeente Rijswijk)
Lid: Lid:
dhr. H. Bredemeijer mevr. M. Van Bijnen
(wethouder gemeente Den Haag) (wethouder gemeente Pijnacker-Nootdorp)
Secretaris: den)
dhr. W.S. Bijl
(directeur Servicebureau Jeugdhulp Haaglan-
Samenstelling directie per 31 december 2024 Directeur:
dhr. W.S. Bijl
Pagina 13 van 73
Jaarstukken 2024
2
Programmaverantwoording
2.1
Inleiding
Volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigt het SbJH de belangen van de deelnemende gemeenten op het terrein van uitvoering van de inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Ter behartiging van de hierboven genoemde belangen is het SbJH belast met de volgende in de begroting 2024 verfijnde taken: •
•
•
Het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement conform het door de gemeenten vastgestelde beleid en de door de gemeenten vastgestelde inkoopcontracten1; Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van de aanbieders (inclusief controleren op toewijzing (JW301)) en het ter betaling doorzetten van de desbetreffende declaraties naar de verantwoordelijke gemeenten; Het analyseren van de gegevens en het signaleren van mogelijke onder – en overschrijdingen.
2.2
Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH
2.2.1
Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement
Het SbJH sluit contracten af met de aanbieders van Jeugdhulp en voert het bijbehorende contractmanagement uit Aantal aanbieders
Aantal contracten in beheer
Aantal contracten afgelopen Aantal kwartaalgesprekken top 14 aanbieders Aantal gesprekken met overige Jeugdhulpaanbieders
Begroting Realisatie 175 aanbieders (RTA) 175 13 aanbieders GI’s 0 nieuwe aanbieders (RTA) 376 ontwikkelovereenkomsten 1.659 resultaatovereenkomsten 2150 129 overeenkomsten woonplaatsbeginsel 105 Maatwerkovereenkomsten 9 overeenkomsten regionaal 100 beëindigd 56 41 150 120
Bron
ISPNext + Zorgned
Contractmanagement Contractmanagement
NB: In dit overzicht zijn de gesprekken die gevoerd zijn met de twee aanbieders in de JeugdzorgPlus niet meegenomen. Door de problemen van deze aanbieders betreft dit hoog frequente gesprekken waarbij meerdere disciplines betrokken zijn. Tevens zijn de informele contacten / vragen niet opgenomen.
1
Beleid en contractvoorwaarden liggen qua bevoegdheid bij de gemeenten. Het SbJH sluit contracten af in mandaat voor 9 gemeenten. Den Haag sluit contracten zelfstandig af.
Pagina 14 van 73
Jaarstukken 2024
Doel: het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en uitvoeren van het bijbehorende contractmanagement Wat hebben we bereikt/gedaan
Contractmanagement Haaglanden: Gemeenten, jeugdhulpaanbieders en andere partners werken in de regio Haaglanden samen om jeugdzorg, dichtbij en in samenhang te organiseren. Een gericht samenspel van beleid, inkoop, contractmanagement en uitvoering zorgt voor de randvoorwaarden dat passende jeugdhulp beschikbaar is als de hulpvraag zich voordoet. Een grote wijziging in 2024 is dat de gemeente Den Haag ingaande 1 januari 2024 de ambulante aanbieders via het http heeft uitbesteed aan Kracht en Rondom Jou. De belangrijkste activiteiten Inkoop&juridisch en contractmanagement/beheer Contractgesprekken (C-gesprekken) met jeugdhulpaanbieders, onderscheiden naar de categorieën LVB en J&O, GGZ, GI’s en Jeugdhulp Plus. De C-gesprekken worden met regelmaat gevoerd met aanbieders die een verantwoordelijk zijn voor een groot deel van de regionale. Gesprekken voeren met Jeugdhulpaanbieders die naar aanleiding van (gemeentelijke) signalen of vanuit data-analyse opvallen Signaleren van trends, signalen en ontwikkelingen het zorglandschap en relevante (landelijke) ontwikkelingen. Voor overige aanbieders 1-2 keer per jaar een gemeenschappelijke bijeenkomst.
Verbinding maken met andere beleidsvelden, zorgen voor aansluiting Verbinding en anticiperen in de Ontwikkeltafel Projecten/ontwikkelingen onder andere naar aanleiding van kostenbeheersing, de ontwikkeltafel en het traject 2027 Vraagstukken gemeenten, jeugdhulpaanbieders met betrekking tot uitvoering van de contracten, alsmede inkoop en herzieningen Zorg dragen voor de juridische-inkoop technische ondersteuning van het herzieningsproces. Advies naar beleid bij vraagstukken uit de betreffende categorie zorg, koppeling tussen uitvoering en beleid op inhoud van zorg. Het voeren van accountgesprekken met de gemeenten Regionaal contractmanagement team overleg ten behoeve van de regionale afstemming
Pagina 15 van 73
Jaarstukken 2024
-
Maandelijks accountoverleg met de gemeenten Maandelijks regionaal overleg met de lokale contractmanagers / relatiebeheerders
De belangrijkste partners voor ons zijn:: De gemeenten o Relatiemanagers / accountmanagers / contractmanagers (CMT leden) o Beleidsmedewerkers (PtJ Leden) o BVO leden Jeugdhulpaanbieders o Bestuur/directie o Accountmanagers Landelijk o I-sociaal domein / VNG ▪ Ontwikkelingen contractstandaarden ▪ Hoofd- / onderaanneming ▪ Inkoop LTA o Jeugdautoriteit o Inspectie Jeugdzorg
Ontwikkeltafel In 2024 zijnde in 2021 gestarte ontwikkeltafels gecontinueerd en contractmanagement neemt daar actief aan mee, als deelnemer, als voorzitter van een deeltafel c.q. als projectleider van een traject. Tevens verzorgen wij het voorzitterschap van de ontwikkeltafels.
Pagina 16 van 73
Jaarstukken 2024
2.2.2
Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders
Het SbJH ontvangt en beoordeelt de facturen van Jeugdhulpaanbieders en zet de facturen door naar de Percentage (%) van de afgehandelde factuurregels binnen de gestelde termijn (10 werkdagen)
Begroting Realisatie Bron
>90%
99,5%
Zorgned
Doel: het ontvangen en beoordelen van de facturen van Jeugdhulpaanbieders en het doorzetten van de declaraties naar de verantwoordelijke gemeente Wat hebben we bereikt
Van de 323.655 declaratieregels die in 2024 zijn ingediend zijn uiteindelijk 18.236 regels afgekeurd en 305.419 regels goedgekeurd. Hiermee is 94,37% van het aantal ingediende declaratieregels goedgekeurd (al dan niet handmatig). Volgens de regels binnen het landelijk berichtenverkeer moeten de gemeenten binnen 10 dagen reageren op de ingediende declaratieregels. Met een realisatie 2024 ad 99,49% is deze prestatie-indicator ruimschoots gehaald. Binnen het contract met onze zorgaanbieders is afgesproken dat betaling binnen 30 dagen plaatsvindt. Vandaar dat er afspraken zijn gemaakt tussen het Servicebureau en de deelnemende gemeenten dat, vanaf het moment dat het Servicebureau de sepa verzend naar de gemeenten, de gemeenten 5 werkdagen de tijd hebben om deze sepa te betalen. Op basis van deze afspraak streeft het Servicebureau ernaar om het proces van ingediende declaratie naar verzending van de sepa binnen 20 dagen af te wikkelen. In 2024 is in 98,99% van de gevallen de goedgekeurde declaratie binnen de gestelde termijn van 20 dagen via een sepa aangeboden aan de gemeenten. Daar waar niet aan deze termijn is voldaan betreft het, over het algemeen, verrekeningen met openstaande creditnota’s.
Wat hebben we gedaan
Per 1 januari 2022 is besloten om te handhaven op tijdigheid van het indienen van declaraties en op de hoeveelheden zoals afgegeven in de beschikking. Vooral in de eerste helft van 2022 heeft dit in enige mate geleidt tot problemen. Niet alle aanbieders hadden tijdig in de gaten dat de aangekondigde controles nu daadwerkelijk uitgevoerd zouden
Pagina 17 van 73
Jaarstukken 2024
worden. De gewenste effecten zijn, binnen drie jaar na de invoering, reeds bereikt: 1. Eerder en betere betrokkenheid van de gemeenten bij verlenging of intensivering van de jeugdzorg 2. Sneller indienen van declaraties waardoor eerder en beter inzicht wordt verkregen in de kosten van de jeugdzorg Het grootste winstpunt is het effect in het verminderen van het aantal zorgaanbieders waarbij problemen waren met het indienen van declaraties over oude boekjaren. Achterstanden worden eerder gesignaleerd en sneller aangepakt en/of opgelost. Dit geldt overigens zowel voor de zorgaanbieders als voor de gemeenten. Er zijn geen significante achterstanden meer zichtbaar in de declaraties. Ook de uitval is tot een minimum gereduceerd. Een zorgenpunt is de waarde van de toewijzingen. In de laatste 3 maanden van 2024 en de eerste maand van 2025 is de waarde van de toewijzingen over 2024 met € 56 miljoen toegenomen. Deze toename is enerzijds te verklaren doordat zorgaanbieders blijkbaar te laat ontdekken dat de door hun ontvangen toewijzing niet voldoende was om hun kosten in rekening te brengen (reparatiewerk), anders kan het ook een signaal zijn dat gemeenten op het laatste moment nog veel toewijzingen afwikkelen onder druk van het einde jaar. Ter vergelijking, in 2023 was het verschil ruim € 70 miljoen. Hiermee lijkt ook dit aspect beter onder controle te zijn.
Per ultimo 2024 heeft slechts één zorgaanbieder nog een bedrag aan voorschot openstaan. De afbouw van dit voorschot wordt bovenregionaal afgestemd met de omliggende regio’s. Het SbJH begeleidt dit gesprek. Aangezien deze zorgaanbieder tegelijkertijd verplicht is om werkkapitaal op te bouwen zal de aflossing van het openstaande voorschot enige jaren gaan duren.
2.2.3
Het analyseren van gegevens
Het SbJH analyseert gegevens en signaleert de mogelijke onder- en Begroting Realisatie Bron overschrijdingen t.o.v. budgetindicatie Aantal accountgesprekken met gemeenten 90 86 Contractmanagement Aantal prognoses jeugdhulp voor het begrotingsjaar 10 11 Geleverde bouwblokken Accountantsverklaring bij uitnutting 1 1 GAD
Doel: Het analyseren van de gegevens en het signaleren van de mogelijke onder – en overschrijdingen t.o.v. de budgetindicatie Wat hebben we bereikt
Gedurende 2024 heeft het SbJH op verschillende momenten een analyse opgesteld (inclusief signalen op mogelijke onder – en
Pagina 18 van 73
Jaarstukken 2024
Wat hebben we gedaan
overschrijdingen) en gedeeld met de gemeenten. Deze prognoses zijn maandelijks bijgesteld op basis van nieuwe (financiële) inzichten. Analyses uitgevoerd t.b.v. de gemeenten: In de maanden januari, februari, maart en april 2024 heeft het SbJH een analyse uitnutting/schatting gemaakt ten behoeve van de jaarrekening 2023. Bij deze schattingen zijn de ontvangen bestuurs- en controleverklaringen meegenomen. Het SbJH heeft veel inspanning moeten leveren om de laatste (relevante) controleverklaringen te ontvangen. Resultaat van de inspanning: een goedkeurende controleverklaring voor de verantwoording van de kosten van de jeugdzorg via het SbJH. Gebleken is dat niet alle ingediende declaraties over 2023 gedekt werden door de bijbehorende controleverklaringen. Daar waar dit leidt tot een evident verschil is aanvullende informatie opgevraagd. In deze gevallen zijn inmiddels nieuwe (aangepaste) controleverklaringen ontvangen. In de maanden mei, juni, juli, september, oktober, november en december 2024 heeft het SbJH een analyse gemaakt van de geschatte uitnutting ultimo 2024. Deze analyses zijn verstrekt aan het Bedrijfsvoeringsoverleg BVO en de leden van het Directeurenoverleg Jeugd. Opvallend is dat de gesignaleerde stijging in juni 2024 (op basis van ingediende feitelijke declaraties) gedurende het gehele jaar naar beneden werd bijgesteld.
Doordat de gemeente Den Haag een deel van de zorg via een separate aanbesteding heeft geregeld, is de dienstverlening vanuit het SbJH aangepast. In deze aanbesteding was opgenomen dat gedeclareerd moest worden via het berichtenverkeer. Het SbJH wikkelt ook deze declaraties af. Een ander aspect is dat er veel maatwerkovereenkomsten door de gemeenten zijn afgesloten. Een deel van de zorgaanbieders heeft, bij het opgeven van de omzet, geen rekening gehouden dat de kosten van deze omzet niet altijd via het SbJH liep. Volledigheidshalve: In januari en februari 2025 heeft het SbJH deze schatting nogmaals gemaakt. Bij de schatting per 1 februari 2025 zijn de ontvangen bestuursverklaringen over 2024 betrokken. Deze analyses zijn verstrekt aan voornoemde gremia en de accountant van het SbJH. De externe accountant van het SbJH heeft inmiddels het rapport van bevindingen opgeleverd. Hierin zijn geen afwijkingen geconstateerd.
Pagina 19 van 73
Jaarstukken 2024
In april 2025 zal vervolgens de laatste schatting over 2024 worden gemaakt. In deze schatting worden ook de controleverklaringen van de jeugdhulpaanbieders verwerkt. Herzieningsvoorstellen: Onder leiding van de ketencoördinatie vindt de Ontwikkeltafel plaats. Het centrale idee is het uitwerken van de herzieningsvoorstellen. Op de Ontwikkeltafel worden onderwerpen geagendeerd, in een gezamenlijk dialoog tussen gemeenten en jeugdhulpaanbieders besproken en waar nodig vertaald in herzieningsvoorstellen. Terugkijkend op het afgelopen jaar kunnen we vaststellen, dat de deelname en inzet aan de Ontwikkeltafel groot was door collega’s van jeugdhulpaanbieders, gemeenten, Programmabureau en het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. We kunnen het wederom een succes noemen. Sinds 2021 heeft de herzieningsprocedure steeds betrekking op dezelfde onderwerpen: productbeschrijvingen, tarieven en inkoop-juridische zaken t.a.v. de Ontwikkel- en Resultaatovereenkomst incl. bijlagen. Ook voor het jaar 2024 is dit het geval. In dit jaar zijn 15 herzieningen (NB: alle tekstuele herzieningen in de overeenkomsten is geteld als “1”) uitgewerkt. Tijdens deze bijeenkomsten werd er over verschillende onderwerpen gesproken om inhoudelijk en procesmatig tot steeds verdere werkafspraken te komen.
Daarbij focussen we tegelijkertijd op versterking en partnerschap, waarbij het van belang is dat de uitkomsten van de Ontwikkeltafel landen in overeenkomsten en de praktijk. De Ontwikkeltafel geniet grote belangstelling in de regio. Naast de inzet ten behoeve van het reguliere onderhoud van contractuele en aanverwante (werk)afspraken wordt de tafel ook gebruikt voor meer strategische onderwerpen, zoals de implementatie van de Hervormingsagenda en ten behoeve van input voor het programma Kostenbeheersing en de Inkoop 2027.
2.2.4 Wat hebben de doelen gekost en opgebracht? Het realiseren van de op de voorgaande pagina’s genoemde activiteiten heeft organisatiebreed in totaal € 6.053k gekost. De ontvangen bijdragen over 2024 zijn € 5.966k. Het verschil is € -87k negatief, wat onttrokken wordt aan de algemene reserve. Conform de BBV zijn de kosten en opbrengsten hieronder verder uitgewerkt naar de verplichte onderdelen:
Pagina 20 van 73
Jaarstukken 2024
Onderdeel kosten opbrengsten Programma Jeugd € 4.866 € 5.966 Overhead* € 1.186 Onvoorzien € Algemene dekkingsmiddelen** € bedrag heffing vpb nvt*** * Hieronder is apart een overzicht overhead opgenomen ** In 2024 heeft het SbJH geen algemene dekkingsmiddelen ontvangen (zodoende geen apart overzicht) *** De GR voert geen VPB-plichtige activiteiten uit De kosten onder jeugd, overhead en onvoorzien zijn gezamenlijk € 6.053k (conform de totale kosten 2024). 2.2.5 Overhead Op basis van de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient de overhead afzonderlijk in de jaarrekening opgenomen te worden. De overhead maakt integraal onderdeel uit van de jaarrekening. De gerealiseerde overhead van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden over 2024 is € 1.186 k. Dit bedrag wordt als volgt gespecificeerd: LASTEN
Realisatie 2023
Primaire begroting 2024
Begrotings- def begroting wijzigingen 2024 2024
Realisatie 2024
Verschil t.o.v. begroting
Personele formatie · Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement Bedrijfsvoering
€
639
€
642
€
-
€
642
€
687 -/-
€
Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict)
€
177
€
178
€
-
€
178
€
198 -/-
€
Accountantskosten
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
€
168
€
170
€
-
€
170
€
135
€
35
€
162
€
186
€
-
€
186
€
166
€
20
-
€
44
20 -
Automatisering (ICT) Automatisering (ICT) Huisvesting Huisvesting Projecten Projecten
€
-
€
-
€
-
€
-
€
Totaal overhead
€
1.145
€
1.177
€
-
€
1.177
€
1.186 -/-
-
€
9
Gezien het geringe totaalverschil is geen nadere verklaring gezocht. 2.2.6 Heffing Vpb Vanwege de aard van de werkzaamheden van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (overheidstaak) is het bureau niet Vpb-plichtig. Deze paragraaf is zodoende niet van toepassing. 2.2.7 Gebruik kosten onvoorzien In de begrotingswijziging 2023 is de post onvoorzien als afzonderlijke post vervallen. Tegelijkertijd heeft de introductie post voor dekking extra werkzaamheden van het SbJH ad € 500 k plaatsgevonden. Het beschikbare bedrag ad € 500 k wordt als voorschot beschikbaar gesteld. Jaarlijks vindt de afrekening van de werkelijke kosten plaats. Bestedingen € 206k.
Pagina 21 van 73
Jaarstukken 2024
3
Paragrafen
3.1
Inleiding
In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor het SbJH. Deze paragrafen zijn opgenomen met een toelichting waarom ze niet relevant zijn.
3.2
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Inleiding Deze paragraaf geeft een overzicht van de belangrijkste financiële risico’s voor het SbJH. De omvang van deze risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit bepalen of het SbJH over voldoende weerstandsvermogen beschikt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin het SbJH middelen beschikbaar heeft om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Het SbJH heeft geen afgezonderd weerstandsvermogen. Onverwachte tegenvallers dienen direct gemeld te worden bij het bestuur waarna gezamenlijk en in overleg met de 9 gemeenten bekeken wordt hoe deze tegenvallers op te lossen. Conform artikel 23 lid 2 van de regeling “gemeenschappelijke regeling SbJH” zijn de 9 gemeenten verantwoordelijk voor eventuele tegenvallers. Weerstandscapaciteit (=beschikbare vermogen) De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van het SbJH kunnen twee posten worden gerekend:
Weerstandscapaciteit (x 1.000) a. Algemene reserve + resultaat jaar c. Ruimte op de begroting/onvoorzien Totaal
Soort 31-12-2023 31-12-2024 Incidenteel € 583 € 199 Structureel € € € 583 € 199
Het resultaat 2023 is voor € 297k aan de gemeenten terug gegeven.
Pagina 22 van 73
Jaarstukken 2024
Na uitnutting van deze capaciteit is het SbJH op de bijdrage van de deelnemende gemeenten aangewezen. De gekwantificeerde risico’s dienen op de weerstandscapaciteit in mindering te worden gebracht. Risico’s (=benodigde vermogen) Voor 2024 heeft het SbJH met behulp van NARIS de risico’s in kaart gebracht. De risico’s bestaan enerzijds uit risico’s die een effect kunnen hebben op SbJH zelf, maar anderzijds ook uit risico’s die een effect kunnen hebben op de deelnemende gemeenten zonder dat het effect SbJH financieel raakt. De oorzaak van de risico’s is dan echter wel terug te vinden in iets dat SbJH raakt (Uitval registratiesysteem Zorgverkeer etc.). Hieronder zijn de uitkomsten 2024 opgenomen. Het gehele rapport is te vinden in bijlage F. Risico-analyse SbJH:
Het gemiddelde risico is zodoende voor het SbJH € 1.288k. Risico-analyse deelnemende gemeenten (extra):
Het extra risico direct voor de gemeenten is gemiddeld € 1.693k. De verhouding tussen de weerstandscapaciteit met het gewenste weerstandsvermogen (bepaald door het gemiddelde risico SbJH) = 15,5% (€ 199k : € 1.288k) en derhalve niet
Pagina 23 van 73
Jaarstukken 2024
toereikend. Dit wordt opgevangen door artikel 23 lid 2 van de regeling “gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden” waarin staat dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het SbJH. Kengetallen in relatie tot financiële positie
Kengetal Netto Schuldquote Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
2021 2022 2023 2024 -2,73% -4,77% -17,26% -9,87% -2,73% 5,92% n.v.t. 0,00% n.v.t.
-4,77% 5,43% n.v.t. 0,00% n.v.t.
-17,26% 12,34% n.v.t. 0,00% n.v.t.
-9,87% 5,27% n.v.t. 0,00% n.v.t.
De netto schuldquote is verslechterd. Dit komt door het negatieve jaarresultaat 2024 (afname reserve). Dit afgezet tegen hogere totale baten. Oorzaak hiervan is ook het besluit van het bestuur om in 2024 de indexatie niet toe te kennen. Dit is een incidenteel gegeven, waar geen interventie op nodig is. De solvabiliteitsratio is verslechterd, dit heeft te maken met een het negatieve jaarresultaat 2024 en de negatieve ontwikkeling van het eigen vermogen die daarvan het gevolg is. De signaalwaarden voor risico’s (handleiding houdbaarheidstest gemeentefinanciën 2019 van de VNG) zijn slechter dan de hierboven gepresenteerde waarden (netto schuldquote +130%, gecorrigeerde netto schuldquote +112,4%, Solvabiliteitsratio +5%).
3.3
Paragraaf Frauderisicobeheersing
Gezien het belang van frauderisicobeheersing is besloten dit in een aparte paragraaf te verantwoorden. De frauderisicobeheersing wordt bij SbJH op de volgende manieren ingevuld: -
Alle inkoopfacturen verlopen via de goedkeuringsflow waardoor tenminste 1 persoon voor de prestatie en een ander persoon voor de betaling dient te tekenen. Ook andere betaaldocumenten worden zoveel mogelijk via deze flow afgewikkeld (uitgezonderd zijn de salarisgerelateerde betalingen, de zorgkostenverrekeningen met gemeenten en de gelden die we ophalen vanuit de schatkist). De processen worden op een andere wijze gewaarborgd. o De salarisgerelateerde betalingen zijn aan te sluiten met de salarisadministratie. o De zorgkostengerelateerde boekingen zijn aan te sluiten met de posten VERGM in de zorgadministratie (Zorgned) o Het ophalen uit de schatkist is te relateren aan de mutatie van het saldo van de rekening schatkistbankieren.
Pagina 24 van 73
Jaarstukken 2024
-
3.4
Declaraties medewerkers worden alleen betaald indien er onderliggende bewijsmiddelen zijn dat de betreffende zaken ook zijn betaald door de medewerker. Bankbetalingen zijn alléén mogelijk met de handtekening van 2 verschillende, voor de juiste rol bevoegde personen. De afromingsgrens is op € 250k gezet, ruim onder de € 1 mln die het mag zijn. Ook dit om fraude en misbruik te voorkomen. Alle personeelsleden dienen een VOG te leveren. Dit geldt ook voor de externen. Met enige regelmaat wordt de administratie doorlopen om te bezien of er onverklaarbare posten of afwijkingen aanwezig zijn. Voorgaande zorgt ervoor dat samenspanning benodigd is om eventueel gelden onterecht uit de GR te onttrekken.
Paragraaf Financiering
Volgens de Wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) is elke gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarstukken op te nemen. Daarin worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Deze paragraaf Financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen (3 achtereenvolgende kwartalen) mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de begroting met een minimum bedrag ad € 300k. Aan dit criterium is voldaan. Zie tabel hierna:
Pagina 25 van 73
Jaarstukken 2024
Kasgeldlimiet 2024
Bedragen x € 1.000 kwartaal 1 kwartaal 2 kwartaal 3 kwartaal 4
Omvang korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld rekening courant
-
-
-
-
Gestorte gelden door derden < 1 jaar
-
-
-
-
Overige geldleningen niet zijnde vaste schuld
-
-
-
Totaal netto vlottende schuld
-
-
-
-
-
Vlottende middelen Contante gelden in kas
-
-
-
-
99
250
250
246
Overige uitstaande gelden < 1 jaar(SKB)
3.567
3.467
3.721
2.649
Totaal vlottende middelen
3.666
3.717
3.971
2.895
3.666
3.717
3.971
2.895
Tegoeden in rekening courant
Toets kasgeldlimiet Totaal vlottende middelen Toegestande kasgeldlimiet
Ruimte (+) of overschrijding (-) van de limiet
Begrotingstotaal Percentage vastgesteld per ministeriele regeling Kasgeldlimiet of minimaal 300k
371
371
371
371
4.037
4.088
4.342
3.266
€ 4.524 8,2% € 371
Het treasurystatuut sluit aan op de wet FIDO, waarbij het uitgangspunt is dat alleen geleend wordt voor kapitaaluitgaven die de reguliere bedrijfsvoering betreffen. Het SbJH heeft geen leningen afgesloten. In het treasurystatuut wordt tevens aangegeven dat voor financieringsdoeleinden het gebruik van derivaten niet is toegestaan. Hiermee wordt voldaan aan de uitvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en de regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo). Schatkistbankieren Met ingang van 16 december 2013 is de wet Schatkistbankieren voor decentrale overheden in werking getreden. Deelname van de decentrale overheden aan schatkistbankieren draagt bij aan een lagere EMU-schuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk). Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, vermindert de externe financieringsbehoefte van het Rijk. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden doet aan schatkistbankieren. Het minimumbedrag dat een partij mag aanhouden is € 1.000K. Het SbJH heeft ervoor gekozen om de BNG opdracht te geven standaard elke dag bedragen boven de € 250k af te romen. Het SbJH voldoet hiermee aan de bepalingen van het schatkistbankieren. Conform de vereisten vanuit schatkistbankieren dient een overzicht schatkistbankieren te worden opgeleverd. Het betreffende overzicht treft u hierbij aan:
Pagina 26 van 73
Jaarstukken 2024
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren 2024 (bedragen x € 1.000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
1.000 Kwartaal 1
(3a) = (1) > (2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
(2)
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
229
222
243
245
771
778
757
755
-
-
-
-
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)
Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
(4b) (4c)
4.524 4.524 -
(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met Drempelbedrag een minimum van €1.000K (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
1.000
Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
20.841
20.238
22.310
22.571
91
91
92
92
229
222
243
245
Financieringspositie Het is SbJH conform artikel 4c van het Treasurystatuut 2024 niet toegestaan zelfstandig leningen bij derden aan te gaan. Zodoende is de paragraaf financieringspositie niet van toepassing. Rentelasten en toegerekende rente Omdat SbJH geen leningen heeft is dit onderdeel niet van toepassing. Volledigheidshalve dient opgemerkt te worden dat het SbJH in haar begroting geen rekening heeft gehouden met te ontvangen rentebedragen. Daar waar het SbJH rente ontvangt wordt het ontvangen bedrag aan rente, mits het resultaat positief is, het jaar erop verrekend met de deelnemende gemeenten.
3.5
Paragraaf Bedrijfsvoering
De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en realisatie van beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een efficiënte, doelmatige en transparante bedrijfsvoering is van essentieel belang om de opgedragen taken uit te voeren. Hierbij gaat het om de volgende onderwerpen: Personeel en Organisatie Ultimo 2024 had het SbJH een bezetting van 29,6 Fte inclusief personeel Programmabureau (26,6 Fte exclusief). In de begroting 2024 werd rekening gehouden met een formatie van 28,5 fte (exclusief personeel Programmabureau). Dit houdt in dat per einde 2024 het SbJH per saldo
Pagina 27 van 73
Jaarstukken 2024
1,9 Fte lagere bezetting had. Onder andere wegens het per jaareinde hebben van een externe interim directeur. Vanuit voorzichtigheidsprincipe is het SbJH terughoudend geweest in het aannemen van extra personeel. Deze ruimte is in de vorm van inhuur (deels) ingezet t.b.v. ondersteuning aan het Programmabureau. Het ziekteverzuim is in 2024 gestegen tot 6,0% (2023: 4,6%). De werkdruk is nog verder gestegen, onder andere omdat de begroting niet aangepast mocht worden voor 2024 met als gevolg dat er geen geld was voor het volwaardig invullen van diverse functies. Hierdoor is het risico op uitval van collega’s gestegen. De inhuur van de externen is voornamelijk beperkt tot inhuur ten behoeve van specifieke extra werkzaamheden en vervanging van zieke medewerkers. Indien gepast zijn de kosten met de Regiobegroting verrekend. De duidelijke stijging van de inhuur die desondanks zichtbaar is was in de jaarrekening 2023 al aangekondigd en heeft voornamelijk betrekking op de extra werkzaamheden (inhaalwerkzaamheden en bijzondere extra taken). Financiële organisatie en financieel beheer Het SbJH heeft de financiële verordening geactualiseerd. In dit kader is een gestart gemaakt om ook de huidige beschrijvingen van de administratieve organisatie (inclusief beheersmaatregelen) verder te actualiseren en te implementeren. Dit is een continue proces en zal in 2025 verder worden voortgezet.
Voor de implementatie en uitvoering is in 2024 externe inzet ingehuurd. Verdere implementatie is deels afhankelijk van besluitvorming door het directeurenoverleg en het bestuur. Planning en Control Het SbJH heeft een planning en control cyclus opgezet. De planning en control cyclus is in opzet beschreven en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Er zijn enkele rapportages opgesteld en aangeboden aan het bestuur. Informatisering en automatisering Zoals elk jaar heeft het SbJH een aantal maatregelen getroffen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo is het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld, is de rol van de proceseigenaar uitgewerkt en geïmplementeerd en maakten medewerkers verschillende AVG-gerelateerde e-learnings. Met betrekking tot de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is in 2024 gewerkt aan de urgente verbeterpunten die naar voren kwamen tijdens de evaluatie eind 2023. Denk hierbij onder andere aan het vastleggen van afspraken met betrekking tot toegang en autorisaties en het uitvoeren van een risico-inventarisatie voor de belangrijkste applicaties. De verdere doorontwikkeling van het Regionale Dashboard is ook gerealiseerd. Op basis van de behoeften van gebruikers bij gemeenten en het SbJH, zijn verschillende nieuwe dashboards
Pagina 28 van 73
Jaarstukken 2024
gerealiseerd. Een voorbeeld hiervan is het contractmanagementdashboard, waarmee alle contractmanagers nu op eenzelfde manier data en inzichten kunnen toepassen in hun contractgesprekken. Op het gebied van informatievoorziening is ook de behoefte uitgesproken om de prognose in het regionale dashboard op te nemen. Hier is in 2024 met externe partijen (Kurtosis en Van Dam Datapartners) aan gewerkt en levert naar verwachting in 2025 een verbeterd proces op. Als laatste is eind 2024 een start gemaakt aan het ontwikkelen van een aanleverportaal voor jeugdhulpaanbieders om de productieverantwoording in te kunnen uploaden. Dit portaal zorgt ervoor dat data gemakkelijk aangeleverd kan worden, op kwaliteit wordt gecontroleerd en geautomatiseerd aan het datawarehouse wordt toegevoegd. De technische applicatie voor het project Outcome Meten is in de regio geïmplementeerd en de eerste rondes van aanlevering zijn geweest. Daarmee is de start gemaakt aan het inzichtelijk krijgen van de kwaliteit van de geleverde jeugdhulp, met als doel deze kwaliteit te verbeteren. Deze basis wordt komend jaar verstevigd. Naast de reguliere werkzaamheden in ZorgNed heeft 2024 ook in het teken gestaan van het faciliteren van de consortia van Den Haag (Kracht en ROJ), zodat ze gebruik kunnen maken van het berichtenverkeer en ZorgNed.
Rechtmatigheid Vanaf het boekjaar 2023 is het Bestuur zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. In 2024 zijn afspraken gemaakt over de door het Bestuur af te geven rechtmatigheidsverantwoording. Deze afspraken zijn geduid in de financiële verordening en het controleprotocol. De rechtmatigheidsverantwoording geeft aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door het Bestuur vastgestelde kaders, zoals de begroting, verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn verantwoordingsgrenzen met het Bestuur afgesproken. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid is vastgesteld op 2% van de lasten inclusief dotaties aan reserves, zijnde € 102k voor 2024. Wanneer de geconstateerde afwijkingen op totaalniveau deze grens overschrijden worden deze afwijkingen opgenomen in deze paragraaf over de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast is een grensbedrag vastgesteld voor individuele fouten, die in deze paragraaf zullen worden toegelicht. Dit betreft de rapporteringstolerantie, deze is vastgesteld op € 50k. Over boekjaar 2024 is een overschrijding van de lasten ad € 968k geconstateerd.
Deze overschrijding heeft voor € 702k betrekking op het project JeugdhulpPlus welke middels de SiSa loopt. Deze overschrijding is gemeld aan het Bestuur en de overschrijding is gerelateerd aan de directe inkomsten. Op grond van art. 11 lid 3 Financiële verordening is deze afwijking
Pagina 29 van 73
Jaarstukken 2024
acceptabel en wordt niet als onrechtmatig beschouwd. Tevens is het bestuur al in April 2024 op de hoogte gesteld dat de begrote personele lasten overschreden zouden gaan worden. Ook deze overschrijding is gemeld aan het Bestuur. Daardoor volstaat het wanneer wij melding geven aan het bestuur dat er een overschrijding zit aan te komen, zeker wanneer deze door baten wordt afgedekt dat dat rechtmatig is. De melding aan het bestuur is gegeven, met een toen nog onbekende hoogte. Helaas is de melding niet in de notulen opgenomen. Wij gaan ons sterk maken dat dergelijke meldingen vanaf nu ook formeel in de notulen worden opgenomen.
3.6
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
SbJH heeft in 2024 nog geen materiële vaste activa. Pas per verhuizing op 1-4-2025 zal sprake zijn van aanwezige materiële vaste activa aangezien we zelf verantwoordelijk zijn voor alle inrichting in het nieuwe pand. Sinds einde 2024 heeft het SbJH wel Financiële vaste activa. Dit betreft een gestorte borgsom ten behoeve van de huur van het nieuwe pand. Door de aard van deze post is geen sprake van onderhoud.
3.7
Paragraaf Grondbeleid
SbJH heeft geen gronden en is ook niet gerechtigd hierin te handelen. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.
3.8
Paragraaf Verbonden partijen
SbJH heeft geen financiële posities in andere instellingen. Zodoende niet van toepassing
3.9
Paragraaf Lokale heffingen
Voor SbJH bestaat geen rechtsgrondslag om heffingen in te voeren. Zodoende niet van toepassing.
Pagina 30 van 73
Jaarstukken 2024
3.10 Paragraaf Woo De Woo heeft in beginsel betrekking op beleidsvoornemens. Het SbJH is een uitvoeringsorganisatie en mag als zodanig geen beleidsbeslissingen nemen. Het SbJH verstrekt ook niet zelfstandig subsidies waardoor ook dat deel van de wet niet van toepassing is. Wel heeft het SbJH op basis van haar taak de beschikking over persoonlijke gegevens van jeugdigen. Indien een jeugdige echter toegang tot deze informatie wil, dient dit via de gemeente als van toepassing zijnde bestuursorgaan opgenomen te worden.
Pagina 31 van 73
Jaarstukken 2024
4
Jaarrekening
4.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële Verordening Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden daarvoor geeft. Waarderingsgrondslagen Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van de historische kosten. Tenzij in de grondslagen anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Materiële vaste activa In de financiële verordening is bepaald dat investeringen met een economisch nut vanaf een bedrag van €25.000 worden geactiveerd. De afschrijvingen is vastgesteld over een periode van 5 jaar vanaf het moment van ingebruikname van de activum. Financiële vaste activa De onder financiële vaste activa opgenomen bedragen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Materiële vaste activa De Financiële verordening is vastgesteld. Materiële vaste activa zijn conform de daarin vastgestelde systematiek gewaardeerd. Dit houdt in dat MVA over een periode van 5 jaar vanaf moment ingebruikname wordt afgeschreven. Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is zo nodig een voorziening in mindering gebracht.
Deze voorziening wordt statisch bepaald. Liquide middelen De liquide middelen staan ter vrije beschikking en worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Pagina 32 van 73
Jaarstukken 2024
Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Deze bedragen hebben betrekking op volgend boekjaar welke al in het huidig boekjaar zijn voldaan en de nog te ontvangen bedragen voor het huidig boekjaar. Eigen vermogen Onder het eigen vermogen zijn opgenomen de algemene reserves en evenals het saldo van de rekening van baten en lasten. Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen de, op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico's, voor zover de omvang hiervan redelijkerwijs is in te schatten. De voorzieningen worden tegen nominale waarde opgenomen. Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd van korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Overlopende passiva De overlopende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Deze bedragen hebben betrekking op het huidig boekjaar welke in het volgende boekjaar worden voldaan. Grondslagen voor resultaatbepaling Conform het BBV is voor de jaarstukken voor gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen een gemodificeerd stelsel van baten en lasten gehanteerd. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.
Dat wil zeggen dat het jaar waarin de prestatie is verricht (levering van goederen of diensten), bepalend is voor de toerekening. Of de baat of last al feitelijk ontvangen of betaald is, doet niet ter zake. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Per balansdatum nog lopende verplichtingen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) of rechten betreffende het boekjaar zijn als nog verschuldigde (nog te betalen) c.q. nog te vorderen (nog te ontvangen)