Bijlage 4 - Jaarrekening 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Tekst van het document
Jaarstukken 2021
Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden Postbus 12 600 2500 DJ Den Haag Tel 085 4855417 www.sbjh.nl Email: info@h10inkoop.nl
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Inhoudsopgave 1
Samenvattend resultaat
10
1.1
Inleiding
10
1.2
Leeswijzer
10
1.3
Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2021
10
1.4
Organogram/samenstelling bestuur en directie
11
2
Programmaverantwoording
12
2.1
Inleiding
12
2.2
Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH
12
2.2.1
Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement
12
2.2.2
Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders
14
2.2.3
Het analyseren van gegevens
15
2.2.4
Wat hebben de doelen gekost en opgebracht?
17
2.2.5
Overhead
17
2.2.6
Heffing Vpb
18
2.2.7
Gebruik kosten onvoorzien
18
3
Paragrafen
19
3.1
Inleiding
19
3.2
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
19
3.3
Paragraaf Financiering
21
3.4
Paragraaf Bedrijfsvoering
23
3.5
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
25
3.6
Paragraaf Grondbeleid
25
3.7
Paragraaf Verbonden partijen
25
3.8
Paragraaf Lokale heffingen
25
4
Jaarrekening
26
4.1
Overzicht van baten en lasten
26
4.2
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
28
4.3
Balans
32
4.4
Toelichting op de balans
32
4.5
Gebeurtenissen na balansdatum
37
4.6
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
37
4.7
SiSa bijlage (Single information Single audit)
38
4.8
Overzicht taakvelden
38
4.9
Overzicht Wet Normering Topinkomens
38
Pagina 2 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Bijlagen
40
Bijlage A: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
40
Bijlage B: Basisbegroting zonder uitsplitsing overhead
41
Bijlage C: Toetsingskader rechtmatigheid
42
Bijlage D: Regiobegroting 2021
43
Bijlage E: Risico-analyse Naris 2021
46
Pagina 3 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
BESTUURSVERSLAG
Met genoegen presenteer ik u de jaarstukken 2021 van de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. De gemeenschappelijke regeling is opgericht op 24 november 2014 en sindsdien zijn er op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Gemeenschappelijke regeling Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt als eigenaar van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden op zorgvuldige uitvoering van de processen (toezicht op zelfstandig functionerende directie) en feedback ten aanzien van de effectiviteit van samenwerkende opdrachtgevers. De inhoudelijke sturing op de invulling van de taken vindt plaats via de opdrachtgeverslijn. De colleges van de deelnemende gemeenten sluiten een dienstverleningsovereenkomst met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Rol van het bestuur Het bestuur is ingericht naar een enkelvoudig bestuursmodel geënt op de bedrijfsvoeringsorganisatie. Benoeming van het bestuur De drie bestuursleden kiezen uit hun midden de heer Vreugdenhil als voorzitter en mevrouw Parbhudayal als plaatsvervangend voorzitter. Regelgeving Het bestuur heeft het reglement van orde, de mandaatregeling, het volgen van de algemene voorwaarden inkoop (Jeugdhulp) VNG; de financiële verordening, normenkader rechtmatigheid en de archiefregeling vastgesteld. Het bestuur is voortdurend over de relevantie en actualisatie van de regelgeving geinformeerd.
In het verslagjaar 2021 zijn op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Begroting De Begroting 2022 SbJH is vastgesteld. De concept Begroting 2022-2025 is voor zienswijzen vrijgegeven. In de loop van 2020 is, naar aanleiding van afspraken tussen het Servicebureau en de directeuren van de deelnemende gemeenten, besloten dat het Servicebureau de administratie van de Regiobegroting (dit is de begroting van de netwerksamenwerking Jeugd Haaglanden) uitvoert en daarover in haar jaarrekening verantwoording aflegt. Deze taak is voor het Servicebureau kostenneutraal omdat de lasten geheel door de deelnemende gemeenten met bijdragen worden afgedekt. Verordeningen en normatiek GR Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft conform de vastgestelde verordeningen uitvoering gegeven aan de opgedragen taken. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft hierover in 2021 gerapporteerd aan het bestuur en de deelnemende gemeenten. Evaluatie GR In de 4e wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is in artikel 19 een evaluatie van de regeling voorzien. In het artikel zijn de doelen van de evaluatie geformuleerd en met de vaststelling van de 4e wijziging hebben een aantal gemeenteraden dit met een aangenomen motie verder gepreciseerd. De reikwijdte van de evaluatie is daarmee als volgt:
Pagina 4 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
> de opgedragen taken en de mate waarin de beoogde samenwerking is gerealiseerd; > het ingezette beleid en het resultaat hiervan. Daarop hebben de colleges afgestemd in het Bestuurlijk Overleg Jeugd en de raden toegezegd om nog in de huidige raadsperiode de evaluatie uit te voeren op basis van innovatieve aanpak waarbij, onder professionele begeleiding, stakeholders op een interactieve wijze ‘samen bouwen’ aan de evaluatie. De resultaten worden in het 2e kwartaal van 2022 verwacht. Onderzoek uittreding De gemeente Voorschoten heeft het voornemen om een overgang naar de Leidse Regio (Holland Rijnland) te verkennen. In 2021 is de gemeente in samenspraak met het GR Bestuur een verkenning gestart naar het proces en de (financiële) voorwaarden voor een eventueel uittreden van de gemeente uit de Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (en de netwerksamenwerking jeugd Haaglanden). Tot slot Namens het bestuur spreek ik mijn dank en waardering uit aan de medewerkers van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden voor de inzet en de geleverde kwaliteit van de dienstverlening.
Naaldwijk, 22 juni 2022.
Drs. P.A. Vreugdenhil Voorzitter
Pagina 5 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
DIRECTIEVERSLAG Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden verantwoording af over het gevoerde beleid over het jaar 2021. De verslaglegging is ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Gedreven aan de slag Met het aanhouden van de pandemie heeft het begrip zorgcontinuïteit (en in het verlengde daarvan het behoud van het zorglandschap) ook in 2021 veel aandacht gevergd. Het Servicebureau heeft zich, in samenwerking met aanbieders en gemeenten, ingezet om zicht te krijgen op de gevolgen van corona en op het ontwikkelen van maatregelen om de gevolgen voor zorgcontinuïteit en zorglandschap zo goed mogelijk te beperken. Voor de uitvoering van de jeugdhulp was 2021 een opmerkelijk jaar. Met de daarvoor in aanmerking komende jeugdhulpaanbieders zijn na een uitgebreide voorbereidingsperiode per 1 januari 2021 overeenkomsten gesloten op basis waarvan gestart is met het verlenen van de jeugdhulp. In 2021 is het inkooptraject overgegaan in een continue inkoopproces, waarbij de ontwikkeltafel als instrument voor een constante dialoog met gemeenten en de jeugdhulpaanbieders dient. Dit proces van ontwikkelgerichte samenwerking heeft geleid tot de eerste herzieningen in de overeenkomsten die jaarlijks mogelijk zijn. De aangekondigde inzet met betrekking tot het opstarten van de Ontwikkeltafel is conform planning uitgevoerd.
Dat wil zeggen, dat in de eerste helft van 2021 vanaf maart maandelijks bijeenkomsten hebben plaats gevonden, waar gemeenten en jeugdhulpaanbieders zich bogen over issues die overeenkomstig de gemaakte afspraken verder tot ontwikkeling gebracht kunnen worden Begroting en resultaat • De begroting 2021 is op 10 juli 2020 formeel vastgesteld. • De gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is in april 2020 voor onbepaalde tijd verlengd. • Het resultaat over 2021 is € 41k positief. Bedrijfsvoering Personele formatie Ultimo 2021 had het SbJH een bezetting van 24 Fte. In de primaire Begroting 2021 werd rekening gehouden met een omvang van 21 fte. Dit houdt in dat per einde 2021 het SbJH per saldo 3,0 Fte meer in dienst heeft. Voor 2,9 Fte betreft dit echter de werkzaamheden en formatie in het kader van de inkoopen financiële expertise die eerder via de Regiobegroting zijn gefinancierd en waarvan is afgesproken dat deze taken inclusief formatie in 2022 middels een begrotingswijziging worden overgenomen door het SbJH zelf. Door o.a. een toenemende controle- en informatiebehoefte van gemeenten is het aantal gewerkte uren per medewerker in 2021 sterk toegenomen. Bedrijfsvoering In 2021 is veel geïnvesteerd in de bedrijfsvoering van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen.
Voor het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is het een blijvend proces om in de bedrijfsvoering de gewenste stabiliteit en kwaliteit te bereiken. Met name op het gebied van informatisering en automatisering, control en communicatie zijn processen geoptimaliseerd en is de daarvoor benodigde programmatuur geactualiseerd.
Pagina 6 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Dienstverlening Corona De uitvoering van de addenda die op de lopende overeenkomsten zijn ontwikkeld – onder meer om ongedekte kosten vanwege omzetverlies te dekken (lees: het zorglandschap te behouden) – heeft in 2021 op het gebied van control tot veel extra inzet geleid. Het contractmanagement heeft continue contact onderhouden met aanbieders, er zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd en in gezamenlijke bijeenkomsten is gepoogd om de inzichten nader te duiden en te kwantificeren. Herzieningen Het traject ‘Tarieven, financieel inzicht en sturing’ is onder regie van het Servicebureau samen met vertegenwoordigers van de gemeenten, aanbieders en het Servicebureau, en ondersteund door externe expertise in gang gezet. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de opgaven op de korte termijn (tarieven 2022) en de opgaven op de langere termijn (vanuit groeiend financieel inzicht komen tot sturing). Het traject heeft o.a. geresulteerd in een voorstel voor een groot aantal aangepaste tarieven voor 2022 en een nieuw artikel in de Resultaatovereenkomst over de bestemming van rendement boven een bepaalde hoogte. Op geaggregeerd niveau impliceren deze nieuwe tarieven, dat onder verder gelijke omstandigheden en het macro effect een daling van de uitgaven vanaf 2022 zal inhouden.
Door de lokale toegang, aanbieders en contractmanagement is gesignaleerd dat de huidige productomschrijvingen op onderdelen onvoldoende helder, onvoldoende scherp afgebakend en/of onvolledig zijn. Dit heeft geleid tot het herzien van een groot aantal productbeschrijvingen. Kostenbeheersingsinstrumenten Het richtinggevend kader is een volume-toets op een verzoek om, of een toewijzing van, jeugdhulp waarboven dialoog tussen de gemeente en de jeugdhulp aanbieder gewenst is. Het kader is richtinggevend, omdat het richtsnoer niet afgedwongen wordt – dialoog maakt het juist mogelijk om te verklaren waarom afwijking wenselijk is. Ook in andere gevallen kan dialoog gewenst zijn tussen de jeugdhulpaanbieder en de gemeente (het lokaal team). Het richtinggevend kader is bedoeld om in relevante situaties de dialoog te starten over het te bereiken resultaat, de kwaliteit van inzet en de volume-inzet van zorg. Het richtinggevend kader is daarmee een hulpmiddel om tot een realistische klantgerichte begroting te komen, voorafgaand aan de start van de zorg. In 2021 is door het Servicebureau bijgedragen aan een verdere implementatie van dit instrument. Het instrument Q-analyse gaat over de volume-controle op declaraties die uitvallen als ze de toewijzing overschrijden.
Ook hier is het doel het opstarten van een tijdige dialoog over resultaat, kwaliteit en volume van inzet van zorg, maar dan tussentijds. Omdat inzet boven het volume van de toewijzing niet meer betaald wordt, moet de jeugdhulpaanbieder tijdig een dialoog starten met de gemeente. Het resultaat kan dan zijn dat een toewijzing bijgesteld wordt. Bijstelling kan ook plaatsvinden bij verwachte onderschrijding van de omvang van de inzet. Met de Q-analyse is beter zicht gekregen op de verplichtingen die voortkomen uit de toewijzingen en de ontwikkeling van de totale kosten van de jeugdhulp. Het begrip bestedingsruimte is in 2021 verder geoperationaliseerd. Dat houdt om te beginnen in dat de aanpak om te komen tot een bestedingsruimte per aanbieder/gemeente (te beschouwen als een verwachte inzet vanuit die aanbieder bij ongewijzigde omstandigheden) is uitgewerkt en richting 2022 is toegepast. Bij het onverwacht snel naderen van 70% van het berekende bedrag dienen aanbieders een signaal af te geven, opdat geanalyseerd kan worden welke factoren hierbij van belang zijn en welke acties nodig zijn om daarop in te spelen (bijvoorbeeld meer gebruik maken van andere aanbieders). Doel is dat hiermee tijdig zicht ontstaat om mogelijke budgetoverschrijdingen en daaraan ten grondslag liggende (maatschappelijke) ontwikkelingen. Zo levert dit instrument een bijdrage aan kostenbeheersing en sturing.
Pagina 7 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Implementatie van de kostenbeheersingsinstrumenten blijkt in de praktijk niet eenvoudig. Hiervoor zijn, naast een redelijk hoge mate van complexiteit, diverse oorzaken aangewezen. In 2022 worden deze aspecten opnieuw gewogen en wordt meer aandacht besteed aan de samenhang en de randvoorwaardelijke afspraken. Declaraties en prognoses Via de verwerking van declaraties (inclusief de vereiste controles) bouwt het Servicebureau vanuit de controlefunctie over- en inzicht op in de ontwikkeling van de uitgaven binnen de regio. Omdat de regio inmiddels over langjarige gegevens beschikt is het mogelijk gebleken om dat inzicht ook te benutten voor het maken van prognoses over de te verwachten omvang van de regionale inkoop aan jeugdhulp in het lopende jaar. Het spreekt vanzelf dat naarmate er van maand tot maand meer declaraties beschikbaar komen (aangevuld met data ontleend aan jaarrekeningen en productieoverzichten) die prognoses geleidelijk aan gedurende het jaar steeds verfijnder en accurater wordt. Daarmee is het een belangrijk instrument voor gemeenten om de uitgaven te monitoren en eventuele (dreigende) overschrijdingen tijdig te signaleren en waar mogelijk daarop actie te ondernemen. Tegelijkertijd is dit werkproces met onzekerheden omgeven.
Deels vanwege maatschappelijke ontwikkelingen en de mogelijke effecten daarvan op de vraag naar jeugdhulp, maar voor een belangrijk deel ook omdat de verwerking van data (c.q. het berichtenverkeer) en het werkproces binnen het Servicebureau te lijden hebben onder onvolkomenheden. Die zijn enerzijds te wijten aan kinderziektes in de ontwikkeling van landelijke standaarden en bijbehorende ICT-ondersteuning, maar anderzijds ook een direct gevolg van het niet optimaal kunnen functioneren binnen het proces tussen aanbieders en gemeenten dat de grondslag vormt voor de door het Servicebureau uit te voeren werkzaamheden. Contractmanagement Vanwege een toenemende behoefte van gemeenten aan managementinformatie is in 2021 gestart met een inventarisatie en de planvorming van de aanpassing van de hiervoor beschikbare programmatuur en de ingekochte dienstverlening. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft de inzet op het contractmanagement in 2021 onverminderd gecontinueerd. Iedere zorgaanbieder met een omzet van een miljoen euro of hoger wordt periodiek uitgenodigd voor een gesprek om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Het betreft hier circa 40 aanbieders, dit betreft circa 90% van het volume. De jaarrekeningen van aanbieders worden jaarlijks geanalyseerd.
Aandacht is gegeven aan de vraag hoe de nieuwe afspraak over begrenzing van de winst – vastgelegd in de herzieningen voor 2022 – voor de best mogelijke maatschappelijke waarde (die er kort samengevat op neerkomt dat winst boven de 5% geïnvesteerd dient te worden in de kwaliteit van de jeugdhulp) in de praktijk vorm te geven. JeugdhulpPlus Onder andere vanwege acute liquiditeitsproblematiek bij de belangrijkste regionale aanbieder - door een versnelde teruggang van de instroom met 30% - is eind 2021 door de Jeugdautoriteit (JA) een advies uitgebracht over de financiële positie van deze JeugdhulpPlus aanbieder. De JA beoordeelt de situatie als zeer kritiek en oordeelt dat het Draaiboek continuïteit jeugdhulp op deze situatie van toepassing is. Het Draaiboek continuïteit jeugdhulp is onderdeel van het van de zomer getekende convenant ‘bevorderen continuïteit jeugdhulp’ en treedt in werking wanneer er zorgen zijn over de continuïteit van zorg. Afhankelijk van de financiële situatie eind 2021 dient er of een herstelplan (trede 3) of een herstelplan en alternatieve scenario’s - variërend van versnelde afbouw, tot het stoppen met leveren van JeugdhulpPlus - (trede 4) te worden uitgewerkt. Als accounthoudende regio voor deze aanbieder is het de taak van de regio Haaglanden regie te voeren op het vervolgproces. Het SbJH voert die regiorol in samenspraak uit.
Pagina 8 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Goedkeurende verklaring ingekochte zorg Op basis van de door het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden opgestelde analyses, berekeningen en cijferopstelling is over 2020 een goedkeurende controleverklaring bij de verantwoording ingekochte zorg 1-1-20 t/m 31-12-20 ontvangen.
Den Haag, ** 2022.
P.J.G.M. Grob Directeur
Pagina 9 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
1
Samenvattend resultaat
1.1
Inleiding
De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening. Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden – hierna te noemen SbJH– verantwoording af over het in 2021 gevoerde beleid. In bijlage B is de basisbegroting gepresenteerd zonder uitsplitsing overhead.
1.2
Leeswijzer
De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording, de paragrafen, en de jaarrekening. Voor de programmaverantwoording dient het bij de begroting 2021 vastgestelde beleid als uitgangspunt. Voor het programma van het SbJH wordt ingegaan op de drie ‘w-vragen’: • Wat hebben we bereikt? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. •
Wat hebben we gedaan? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord.
•
Wat heeft het gekost en opgebracht? Deze vraag wordt in de paragraaf 2.2.4 beantwoord.
In de programmaverantwoording zijn ‘gekwalificeerde indicatoren’ opgenomen om de uitvoering van het beleid te meten. In de toelichtingen van het programma staat of de doelstellingen gehaald zijn.
1.3
Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2021
Het rekeningresultaat bedraagt € 41k positief. Op de programmarekening heeft het SbJH een begrotingsoverschot gerealiseerd. Hiermee is de algemene reserve, na voorgestelde resultaatbestemming, positief ultimo boekjaar. Voorgesteld wordt het positieve exploitatieresultaat ultimo 2021 te verwerken in de algemene reserve. Na de voorgestelde resultaatbestemming is het eigen vermogen ultimo 2021 opgebouwd uit:
Algemene reserve Balans ultimo 2020 Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming
Bedrag (x 1.000) € 44 € 41 € 84
Pagina 10 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
1.4
Organogram/samenstelling bestuur en directie
Samenstelling bestuur per 31 december 2021 Voorzitter:
dhr. P.A. Vreugdenhil
(wethouder gemeente Westland)
Lid:
mevr. K. Parbhudayal
(wethouder gemeente Den Haag)
Lid:
mevr. I. Zweerts de Jong (wethouder gemeente Wassenaar)
Secretaris:
dhr. P.J.G.M. Grob
(directeur Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden)
Samenstelling directie per 31 december 2021 Directeur:
dhr. P.J.G.M. Grob
Pagina 11 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
2
Programmaverantwoording
2.1
Inleiding
Volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigt het SbJH de belangen van de deelnemende gemeenten op het terrein van uitvoering van de inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Ter behartiging van de hierboven genoemde belangen is het SbJH belast met de volgende in de begroting 2021 verfijnde taken: •
•
Het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement conform het door de gemeenten vastgestelde beleid en de door de gemeenten vastgestelde inkoopcontracten1; Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van de aanbieders (inclusief controleren op toewijzing (JW301)) en het ter betaling doorzetten van de desbetreffende declaraties naar de verantwoordelijke gemeenten; Het analyseren van de gegevens en het signaleren van mogelijke onder – en overschrijdingen.
2.2
Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH
2.2.1
Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement
•
Het SbJH sluit contracten af met de aanbieders van Jeugdhulp en voert het bijbehorende contractmanagement uit Aantal contracten in beheer
Begroting Realisatie
Aantal kwartaalgesprekken top 14 aanbieders Aantal gesprekken met overige Jeugdhulpaanbieders
175 161 aanbieders (RTA) 322 ontwikkelovereenkomsten 1610 resultaatovereenkomsten 17 overeenkomsten beëindigd 13 aanbieders (GI’s) 56 84 150 160
Bron
Zorgned
Contractmanagement Contractmanagement
Doel: het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en uitvoeren van het bijbehorende contractmanagement Wat hebben we bereikt
In 2020 is de inkoop 2021-2024 opgezet en uitgevoerd. Deze inkoop is afgerond in 2021. Daarnaast is er gestart met tussentijdse toetreding van Jeugdhulpaanbieders in het kader van de “open house”. Deze toetreding was medio 2021 en in het vierde kwartaal ingaande 2022. In het kader van de nieuwe wetgeving omtrent het woonplaatsbeginsel is gestart om de jeugdhulpaanbieders, waarvan de jeugdigen door deze nieuwe wetgeving van of naar een andere regio gingen, de contractering voor te bereiden en de nodige contracten af te sluiten. Hiervoor zijn, indien nodig, maatwerkovereenkomsten gemaakt ten einde de hulpverlening aan de jeugdige te continueren.
Wat hebben we gedaan
Contractmanagement H10: De contractmanagers van het SbJH hebben reguliere contractmanagement met:
1
Beleid en contractvoorwaarden liggen qua bevoegdheid bij de gemeenten. Het SbJH sluit contracten af in mandaat voor 9 gemeenten. Den Haag sluit contracten zelfstandig af. Pagina 12 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
• • •
de gecontracteerde Jeugdhulpaanbieders (RTA) de gecontracteerde Jeugdhulp Plus aanbieders regionaal en bovenregionaal de gecontracteerde GI’s, inclusief bovenregionaal regionaal overleg
In totaal betreft het circa 184 Jeugdhulpaanbieders en 13 GI’s Accountmanagement gemeenten: Alle gemeenten hebben maandelijks een accountgesprek met het Servicebureau over de lokale stand van zaken en de (regionale) ontwikkelingen. Iedere gemeente heeft een contractmanager van het Servicebureau als accounthouder.
Contractmanagementteam De volgende contractmanagementteams zijn actief binnen de regio: GGZ, J&O en LVB, GI’s en Jeugdhulp Plus. Voor de laatste twee zijn er ook bovenregionale overleggen. Deze indeling is gebaseerd op de categorie indeling van de contracten voor 2018-2020. De categorie indeling is nog steeds actueel en van groot belang. Alle gemeenten zijn hierbij betrokken (H1, H4 en H5) en de betreffende contractmanager. De onderwerpen die altijd worden besproken zijn: • Jaarplanning regio Haaglanden • Terugkoppeling van Q-gesprekken • Terugkoppeling van trends, signalen en ontwikkelingen • Verbinding maken met andere beleidsvelden, zorgen voor aansluiting • Voorbereiden overlegtafels, invulling geven aan agenda • Lopende projecten/ ontwikkelingen • Vraagstukken JHA van uitvoering van de contracten • Advies naar beleid bij vraagstukken uit de betreffende categorie zorg, koppeling tussen uitvoering en beleid op inhoud van zorg. Contractmanagementgesprekken “Q- gesprekken” Elke contractmanager van het SbJH heeft een aantal jeugdhulpaanbieders in zijn of haar portefeuille. Frequent, de frequentie is afhankelijk van de JHA, worden tezamen met een vertegenwoordiger van een of meer gemeenten, gesprekken gevoerd met de jeugdhulpaanbieders.
Onderwerpen zijn: • Op/afschalen van zorg • In/door/uitstroom • 18-/18+ (koppeling met eventueel Wmo contract) • Koppeling met onderwijs / Wlz • Nieuwe trends en ontwikkelingen zoals sluitingen, openingen, nieuwe methodes die zorgen voor groei etc. • Specifiek bij GI’s: Transformatie opgave GI’s • Specifiek bij Jeugdhulp Plus: Doorontwikkeling Jeugdhulp Plus, stavaza pilots • Richting Gevend Kader • Bestedingsruimte Pagina 13 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
• Gevolgen corona • Onderwerpen ontwikkeltafel • Nieuwe definitie van het woonplaatsbeginsel De lijst is niet limitatief en wordt verder aangescherpt in overleg met de accountteams. Ontwikkeltafel In 2021 is gestart met de ontwikkeltafels waar contractmanagement actief aan deelneemt, als deelnemer, als voorzitter van een deeltafel c.q. als projectleider van een traject. Bij de volgende onderwerpen is contractmanagement nauw betrokken o.a. : • Richtinggevend kader • Administratie protocol • Geen kind tussen wal en schip • Werkproces toegang • Tarieven / productbeschrijvingen • Bedrijfsvoering • Leren meten • GGZ • Wachttijden • Veiligheid • Bestedingsruimte • SROI • Forensische Jeugdhulp
2.2.2
Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders
Het SbJH ontvangt en beoordeelt de facturen van Jeugdhulpaanbieders en zet de facturen door naar de verantwoordelijke gemeente Percentage (%) van de afgehandelde factuurregels binnen de gestelde termijn (10 werkdagen)
Begroting Realisatie Bron
>90%
95,9%
Zorgned
Doel: het ontvangen en beoordelen van de facturen van Jeugdhulpaanbieders en het doorzetten van de declaraties naar de verantwoordelijke gemeente Wat hebben we bereikt
In 2021 zijn 427.197 factuurregels (bron: Zorgned) in ontvangst genomen. Hiervan zijn 413.252 regels betaald en 6.459 regels afgekeurd. De overige 7.486 regels (1,8%) staan op definitief of zijn in behandeling. Hiermee is in totaal is 95,9% van de facturen binnen 10 werkdagen afgehandeld en, indien van toepassing, binnen 15 werkdagen betaalbaar gesteld. Daarnaast zijn 3.039 regels betaald die in voorgaande jaren waren ontvangen. Met deze acties is in totaal in 2021 voor € 290,2 miljoen aan jeugdzorg betaalbaar gesteld waarvan € 32,4 miljoen betrekking had op voorgaande boekjaren.
Wat hebben we gedaan
Per 1 januari 2021 zijn de nieuwe overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders in werking getreden. Tegelijkertijd is berichtenverkeer 3.0 geïmplementeerd en is de controle op de hoeveelheid (Q) aangezet. Met name de Pagina 14 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
implementatie door gemeenten van de nieuwe overeenkomsten en de invoering van berichtenverkeer 3.0 hebben tot veel administratieve problemen geleidt bij zowel de gemeenten als de jeugdhulpaanbieders. Als gevolg hiervan zijn er problemen ontstaan bij het afgeven van de toewijzingen en daarmee ook bij het indienen van de declaraties. De gemeenten hebben alle doorlopende toewijzingen (van 2020 naar 2021) geconverteerd in verband met de controle op de hoeveelheden die per 1 januari 2021 is aangezet. Deze conversie heeft op diverse plekken geleidt tot fouten die handmatig moesten worden opgelost. Ook dit leidde tot achterstanden bij het indienen van de declaraties dan wel tot afkeur van ingediende declaraties die vervolgens opnieuw ingediend moesten worden. Deze achterstand in declaraties 2021 is gedurende het jaar fors opgelopen tot € 40 mio en inmiddels teruggebracht tot circa € 17 mio per 1 februari 2022. Ter vergelijking, per 1 februari 2021 bedroeg de achterstand over 2020 slechts € 11 mio. Het volume van de uitval (afgekeurde declaraties die nog niet hersteld zijn) heeft gedurende het gehele jaar hoger gelegen dan het jaar ervoor. Deels is dit te wijten aan de geschetste problemen en deels aan de strengere controle. Waar over 2020 de uitval € 2,5 mio betrof, is dit in 2021 € 10,1 mio. Dit is meer dan de helft van de achterstand per 1 februari 2022.
Bovenstaande factoren hebben ertoe geleid dat het niet mogelijk was om de controle op het tijdig indienen (afhankelijk van het contract binnen 6 maanden, 1 jaar of 5 jaar na de ontstaansdatum van de vordering) direct aan te zetten (de eerste fouten zouden dan vanaf 1 juli 2021 kunnen ontstaan). Dit zou tot onhoudbare en daarmee ongewenste situaties leiden. De controle op tijdig indienen is zodoende pas per 1 januari 2022 aangezet. Per ultimo 2022 heeft slechts één zorgaanbieder nog een bedrag aan voorschot openstaan. De afbouw van dit voorschot wordt bovenregionaal afgestemd met de omliggende regio’s. Het SbJH begeleidt dit gesprek.
2.2.3
Het analyseren van gegevens
Het SbJH analyseert gegevens en signaleert de mogelijke onder- en Begroting Realisatie Bron overschrijdingen t.o.v. budgetindicatie Aantal accountgesprekken met gemeenten 90 100 Contractmanagement Aantal prognoses jeugdhulp voor het begrotingsjaar 10 10 Geleverde bouwblokken Accountantsverklaring bij uitnutting 1 1 GAD
Doel: Het analyseren van de gegevens en het signaleren van de mogelijke onder – en overschrijdingen t.o.v. de budgetindicatie Wat hebben we bereikt
Gedurende 2020 heeft het SbJH op verschillende momenten een analyse opgesteld (inclusief signalen op mogelijke onder – en overschrijdingen) en via het Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO) gedeeld met de gemeenten. Later in het jaar is het delen verplaatst naar het Directeuren-overleg (DO) op basis van een besluit van de directeuren. Deze prognoses zijn maandelijks bijgesteld op basis van nieuwe (financiële) inzichten. Pagina 15 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Wat hebben we gedaan
Analyses uitgevoerd t.b.v. de gemeenten: In de maanden januari, februari en april 2021 heeft het SbJH een analyse uitnutting/schatting gemaakt ten behoeve van de jaarrekening 2020. Bij deze schattingen zijn de ontvangen bestuurs- en controleverklaringen meegenomen. Het SbJH heeft veel inspanning moeten leveren om de laatste (relevante) controleverklaringen te mogen ontvangen. In de maanden mei, juni, juli, augustus, september, oktober, november en december 2021 heeft het SbJH een analyse gemaakt van de geschatte uitnutting ultimo 2021. Deze analyses zijn verstrekt aan het BVO / leden van het directeurenoverleg. Volledigheidshalve: In januari en februari 2022 heeft het SbJH deze schatting nogmaals gemaakt. Bij deze schattingen zijn de ontvangen bestuursverklaringen betrokken. Deze analyses zijn verstrekt aan het BVO/leden van het directeurenoverleg en de accountant van het SbJH. In april 2022 zal vervolgens de laatste schatting over 2021 worden gemaakt. In deze schatting worden ook de controleverklaringen van de jeugdhulpaanbieders verwerkt. Ketencoördinatie SbJH: Centraal binnen de ketencoördinatie was, in relatie tot de per 1-1-2021 in werking getreden Ontwikkel- en resultaatovereenkomsten, het instrument van de Ontwikkeltafel zoals dat in die overeenkomsten is beschreven in de praktijk te brengen.
In nauwe samenwerking tussen gemeenten, aanbieders en het Servicebureau is dat gelukt. Dat wil zeggen dat er vanaf maart 2021 maandelijkse Ontwikkeltafels zijn gehouden, over een reeks van specifieke onderwerpen gerelateerd aan de opgaven zoals die in de overeenkomsten zijn genoemd. De eerste helft van het jaar is het ‘ontwikkeltafelen’ afgerond met een aantal herzieningsvoorstellen. Op een enkel onderdeel gaf dat nog discussie (zie ook hierna), maar inmiddels zijn die voorstellen ingevoerd. Na de zomer van 2021 is een nieuwe ronde gestart, die voor zover nodig, toewerkt naar herzieningsvoorstellen die per juni 2022 formeel in procedure moeten gaan. Aansluitend op discussiepunten uit de vorige ronde wordt hierbij extra verdiepende aandacht gegeven aan het tarief voor de specialistische GGZ. Daarnaast staat een reeks aan onderwerpen op de rol, zoals het werkproces, bedrijfsvoering en SROI. Vanuit de ketencoördinatie is overigens ook bijgedragen aan het traject gericht op het bevorderen van doelmatigheid in relatie tot het gebruik van het instrument bestedingsruimte. Voorts vroegen diverse activiteiten, om zicht te krijgen op de gevolgen van Corona en mogelijkheden om daar mee om te gaan, tijd en inzet vanuit de ketenregie.
Verder kreeg de ketencoördinatie vorm in de organisatie van een regulier informeel overleg tussen aanbieders en gemeenten, gefaciliteerd door het Servicebureau op zowel management als bestuurlijk niveau.
Pagina 16 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
2.2.4
Wat hebben de doelen gekost en opgebracht?
Het realiseren van de op de voorgaande pagina’s genoemde doelen heeft in totaal € 3.062k gekost. De ontvangen bijdragen over 2021 zijn € 3.102k, bestaande uit € 3.091k regiobijdragen GR en € 11k overige bijdragen. Het verschil is € 41k positief, wat toegevoegd wordt aan de algemene reserve. Daarnaast is voor € 1.741k via de Regiobegroting verrekend. Deze kosten en baten zijn ook aan de jeugdzorg gerelateerd en lopen neutraal over de staat van baten en lasten. Conform de BBV zijn de kosten en opbrengsten hieronder verder uitgewerkt naar de verplichte onderdelen: Onderdeel kosten opbrengsten Programma Jeugd € 4.043 € 4.844 Overhead* € 760 Onvoorzien € Algemene dekkingsmiddelen** € bedrag heffing vpb nvt*** * Hieronder is apart een overzicht overhead opgenomen ** In 2021 heeft het SbJH geen algemene dekkingsmiddelen ontvangen (zodoende geen apart overzicht) *** De GR voert geen VPB-plichtige activiteiten uit
De kosten onder jeugd, overhead en onvoorzien zijn gezamenlijk € 4.803k (conform de totale kosten 2021).
2.2.5
Overhead
Op basis van de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient de overhead afzonderlijk in de jaarrekening opgenomen te worden. De overhead maakt integraal onderdeel uit van de jaarrekening. De gerealiseerde overhead van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden over 2021 is € 760k. Dit bedrag wordt als volgt gespecificeerd: LASTEN
Realisatie 2020
Primaire begroting 2021
Begrotings- def begroting wijzigingen 2021 2021
Realisatie 2021
Verschil t.o.v. begroting
Personele formatie · Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement Bedrijfsvoering
€
Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict)
€
Accountantskosten
€
454
€
439
€
-
€
439
€
67
€
100
€
-
€
100
€
€
-
€
-
€
-
€
-
-
455 -/-
€
16
63
€
37
€
-
Automatisering (ICT) Automatisering (ICT)
€
82
€
76
€
-
€
76
€
158 -/-
€
81
€
143
€
144
€
-
€
144
€
84
€
60 -
Huisvesting Huisvesting Projecten Projecten
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
Totaal overhead
€
747
€
760
€
-
€
760
€
760 -/-
€
0
Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft over 2021 ongeveer net zoveel overheadkosten gerealiseerd als vooraf geraamd. Desondanks is op onderdeelniveau een duidelijk verschil te ontdekken. De voornaamste oorzaken van de verschillen op onderdeelniveau zijn:
Pagina 17 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
De personeelslasten in de overhead laten een negatief resultaat zien van € 16k. Voor € 9k betreft dit hogere personeelskosten dan verwacht door diverse opleidingen. De overige € 7k betreft extra kosten voor extern personeel benodigd om een deel van de extra druk, niet zijnde extra taken door de nieuwe inkoop, op te vangen. De bedrijfsvoeringskosten laten een voordeel zien van € 37k. Deels komt dit doordat in 2020 een nieuwe financiële administratie in gebruik is genomen die in 2021 tot besparingen heeft geleid (€ 18k). Tevens kon op telefonie door betere afspraken een besparing worden bereikt (€ 6k). Op overige kosten is nog eens € 20k bespaard. Naast deze voordelen ad € 44k zijn ook 7k aan nadelen opgetreden. Dit betreft wegens ziekte en re-integratie € 4k nadeel op de Arbo lasten en wegens toename medewerkers € 3k nadeel op de salarisadministratie. De automatiseringskosten tonen een nadeel van € 81k. Dit komt deels door niet begrote ICT (risicomanagement, analysesoftware en software voor verbijzonderde interne controle etc.) met een kostenplaatsje ad € 20k. Tevens is voor €21k op uitgefaseerde ICT-contracten afgeschreven omdat de software niet meer aan de huidige wensen voldeed. Daarnaast was in 2021 nog geen begroting aanwezig voor implementatiekosten (in de aangepaste begroting 2022 wel opgevoerd), waardoor op implementatie van nieuwe ICT een nadeel ad € 9k.
Nieuwe benodigde hardware kostte in 2021 ook nog eens € 21k (ook niet begroot). Deze hardware was nodig doordat de collega’s thuis moesten werken i.v.m. het coronavirus. Op overige ICT-kosten is nog eens € 10k aan nadeel behaald. Dit betreft echter een veelheid aan oorzaken die deels ook met de toename van het personeel te maken hebben. De Huisvestingskosten laten een overschot zien ad € 60k. Dit overschot heeft enerzijds te maken met een reservering BTW en lasten uit 2020 die konden vrijvallen (€ 33k) en het feit dat over het jaar 2021 de begrote BTW ook kon vrijvallen (€ 27k). Zonder deze vrijval over 2020 zou het resultaat slechts € 8 k zijn.
2.2.6
Heffing Vpb
Vanwege de aard van de werkzaamheden van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (overheidstaak) is het bureau niet Vpb-plichtig. Deze paragraaf is zodoende niet van toepassing.
2.2.7
Gebruik kosten onvoorzien
Van de post onvoorzien is in de jaarrekening geen gebruik gemaakt. De kosten zijn in het kader van de transparantie ondergebracht bij de onderdelen waar zij thuishoren. Dit betreft grotendeels kosten personeel.
Pagina 18 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
3
Paragrafen
3.1
Inleiding
In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor het SbJH. Deze paragrafen zijn opgenomen met een toelichting waarom ze niet relevant zijn.
3.2
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Inleiding Deze paragraaf geeft een overzicht van de belangrijkste financiële risico’s voor het SbJH. De omvang van deze risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit bepalen of het SbJH over voldoende weerstandsvermogen beschikt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin het SbJH middelen beschikbaar heeft om substantiele tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Het SbJH heeft geen afgezonderd weerstandsvermogen. Onverwachte tegenvallers dienen direct gemeld te worden bij het bestuur waarna gezamenlijk en in overleg met de 10 gemeenten bekeken wordt hoe deze tegenvallers op te lossen. Conform artikel 23 lid 2 van de regeling “gemeenschappelijke regeling SbJH” zijn de 10 gemeenten verantwoordelijk voor eventuele tegenvallers. Weerstandscapaciteit (=beschikbare vermogen) De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van het SbJH kunnen twee posten worden gerekend:
Weerstandscapaciteit (x 1.000) a. Algemene reserve + resultaat jaar c. Ruimte op de begroting/onvoorzien Totaal
Soort 31-12-2020 31-12-2021 Incidenteel € 44 € 84 Structureel € 100 € 100 € 144 € 184
Na uitnutting van deze capaciteit is het SbJH op de bijdrage van de deelnemende gemeenten aangewezen. De gekwantificeerde risico’s dienen op de weerstandscapaciteit in mindering te worden gebracht. Risico’s (=benodigde vermogen) Voor 2021 heeft het SbJH met behulp van NARIS de risico’s in kaart gebracht. De risico’s bestaan enerzijds uit risico’s die een effect kunnen hebben op SbJH zelf, maar anderzijds ook uit risico’s die een effect kunnen hebben op de deelnemende gemeenten zonder dat het effect SbJH financieel raakt. De oorzaak van de risico’s is dan echter wel terug te vinden in iets dat SbJH raakt (Uitval registratiesysteem Zorgverkeer etc.).
Pagina 19 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Hieronder zijn de uitkomsten 2021 opgenomen. Het gehele rapport is te vinden in bijlage E. Risico-analyse SbJH:
Het gemiddelde risico is zodoende voor het SbJH € 469k. Risico-analyse deelnemende gemeenten (extra):
Het extra risico direct voor de gemeenten is gemiddeld € 184k. De verhouding tussen de weerstandscapaciteit met het gewenste weerstandsvermogen (bepaald door het gemiddelde risico SbJH) = 39,2% (€ 184k : € 469k) en derhalve niet toereikend. Dit wordt opgevangen door artikel 23 lid 2 van de regeling “gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden” waarin staat dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het SbJH. Kengetallen in relatie tot financiële positie
Kengetal Netto Schuldquote Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
2018 -1,46%
2019 2020 2021 1,40% -1,47% -2,73%
-1,46% 1,48% n.v.t. 0,00% n.v.t.
1,40% -1,99% n.v.t. 0,00% n.v.t.
-1,47% 4,36% n.v.t. 0,00% n.v.t.
-2,73% 5,92% n.v.t. 0,00% n.v.t.
De netto schuldquote is substantieel verbeterd. Dit komt door het positieve jaarresultaat 2020 (toename reserve). Dit afgezet tegen hogere totale baten.
Pagina 20 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
De solvabiliteitsratio is substantieel verbeterd. Dit heeft te maken met een positieve ontwikkeling van het eigen vermogen. De signaalwaarden voor risico’s (handleiding houdbaarheidstest gemeentefinanciën 2019 van de VNG) zijn slechter dan de hierboven gepresenteerde waarden (netto schuldquote +130%, gecorrigeerde netto schuldquote +112,4%, Solvabiliteitsratio +5%). Pas in het boekjaar 2021 is bereikt dat de solvabiliteitsratio boven de signaalwaarde ad +5% is uitgestegen. Daarmee is het SbJH eindelijk financieel gezond te noemen.
3.3
Paragraaf Financiering
Volgens de Wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) is elke gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarstukken op te nemen. Daarin worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Deze paragraaf Financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen (3 achtereenvolgende kwartalen) mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting met een minimum bedrag ad € 1.000k. Aan dit criterium is voldaan. Volgens de berekening mag SbJH een kasgeldlimiet aanhouden van € 1.000k, in werkelijkheid wordt een bedrag ad € 250k aangehouden. Het treasurystatuut sluit aan op de wet FIDO, waarbij het uitgangspunt is dat alleen geleend wordt voor kapitaaluitgaven die de reguliere bedrijfsvoering betreffen. Het SbJH heeft geen leningen afgesloten. In het treasurystatuut wordt tevens aangegeven dat voor financieringsdoeleinden het gebruik van derivaten niet is toegestaan.
Schatkistbankieren Met ingang van 16 december 2013 is de wet Schatkistbankieren voor decentrale overheden in werking getreden. Deelname van de decentrale overheden aan schatkistbankieren draagt bij aan een lagere EMU-schuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk). Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, vermindert de externe financieringsbehoefte van het Rijk. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden doet aan schatkistbankieren. Het SbJH heeft ervoor gekozen om de BNG opdracht te geven standaard elke dag bedragen boven de € 250k af te romen. Dit is ruim lager dan de toegestane kasgeldlimiet. Het SbJH voldoet hiermee aan de bepalingen van het schatkistbankieren. Conform de vereisten vanuit schatkistbankieren dient een overzicht schatkistbankieren te worden opgeleverd. Het betreffende overzicht treft u hierbij aan:
Pagina 21 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1.000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
1.000 Kwartaal 1
(3a) = (1) > (2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
(2)
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
228
213
242
210
772
787
758
790
-
-
-
-
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)
Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
3.091 3.091 -
(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met Drempelbedrag een minimum van €1.000K (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
1.000
Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
20.726
19.406
22.546
19.353
91
91
93
92
228
213
242
210
Financieringspositie Het is SbJH conform artikel 3 van het Treasurystatuut niet toegestaan zelfstandig leningen bij derden aan te gaan. Zodoende is de paragraaf financieringspositie niet van toepassing. Rentelasten en toegerekende rente Omdat SbJH geen leningen heeft is dit onderdeel niet van toepassing.
Pagina 22 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
3.4
Paragraaf Bedrijfsvoering
De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en realisatie van beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een efficiënte, doelmatige en transparante bedrijfsvoering is van essentieel belang om de opgedragen taken uit te voeren. Hierbij gaat het om de volgende onderwerpen: Personeel en Organisatie Ultimo 2021 had het SbJH een bezetting van 26,0 Fte inclusief personeel Programmabureau (24,0 Fte exclusief). In de begroting 2021 werd rekening gehouden met een formatie van 21,0 fte (exclusief personeel Programmabureau). Dit houdt in dat per einde 2021 het SbJH per saldo 3,0 Fte meer in dienst heeft dan formatief is afgesproken. Voor 2,9 Fte betreft dit echter de werkzaamheden en formatie in het kader van de inkoop- en financiële expertise die eerder via de regiobegroting zijn gefinancierd en waarvan is afgesproken dat deze taken inclusief formatie in 2022 middels een begrotingswijziging worden overgenomen door het SbJH zelf. Het ziekteverzuim is in 2021 gestegen tot 7,0%. De inhuur van de externen is voornamelijk beperkt tot inhuur ten behoeve van capaciteitstekorten wegens extra werkzaamheden en vervanging van zieke medewerkers. Een groot deel van deze kosten is, in opdracht van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling, met de Regiobegroting verrekend.
Financieel beheer en Administratieve Organisatie Het SbJH heeft onder andere de financiële verordening en beschrijvingen van de administratieve organisatie (inclusief beheersmaatregelen) op- en vastgesteld. Uiteraard betreft het hier een doorlopend proces waardoor actualisatie continu de aandacht heeft. Het control framework is grotendeels beschreven en geïmplementeerd. Verdere implementatie en uitvoering stond gepland voor 2021 maar is nu gedeeltelijk doorgeschoven naar 2022. Dit is voornamelijk veroorzaakt door drukte bij de betrokkenen wegens corona, JeugdhulpPlus en het nieuwe inkooptraject 2021-2024. Om de implementatie niet verder te vertragen is externe inzet ingehuurd. Planning en Control Het SbJH heeft een planning en control cyclus opgezet. De planning en control cyclus is in opzet beschreven en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Er zijn enkele rapportages opgesteld en aangeboden aan het bestuur. Informatisering en automatisering In 2021 heeft het SbJH wederom een aantal maatregelen getroffen om te voldoen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De voor 2021 feitelijke inzet is helaas niet zodanig geweest dat alle projecten afgerond konden worden. Voor 2022 staan nog enkele kleinere punten open (voornamelijk documentatie verder op orde brengen). Diverse medewerkers hebben een cursus privacy gevolgd.
Deze cursus zal in 2022 door de overige medewerkers gevolgd worden. Voorts heeft het SbJH in 2021 diverse belangrijke ICT diensten aanbesteed en gegund. Tevens zijn diverse projecten uit 2018, 2019 en 2020 in 2021 verder uitgewerkt (feitelijk staat dit altijd op de agenda). Het betreft: 1. Vendorlink: Voor contractmanagement van de jeugdcontracten 2. Initi8: Dashboard contractmanagement 3. Key2Control: Pakket om aantoonbaar in control te komen 4. Zorgverkeer: Toegangsportaal. Deze tool wordt gebruikt voor ondersteuning bestedingsruimte en RGK.
Pagina 23 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
In 2021 zijn meerdere verbeteringen en uitbreiding doorgevoerd in de regionale informatievoorziening en de interne ICT van het servicebureau. Ter ondersteuning van versie 3.0 van het berichtenverkeer zijn een aantal nieuwe releases geïmplementeerd in ZorgNed. Ook zijn de declaratie controles in Zorgned aangepast zodat de Q-controle ondersteund kon worden. Een belangrijke verbetering in het berichtenverkeer is de koppeling van alle gemeenten via de webservice. Hierdoor worden al het berichtenverkeer voor de jeugd automatisch verstuurd en opgehaald vanuit de gemeenten. Dit scheelt veel handwerk en voorkomt fouten. Ook versnelt dit het proces. Ter ondersteuning van het Richtinggevend kader en de bestedingsruimte is het toegangsportaal geïmplementeerd en beschikbaar gesteld aan alle toegangsmedewerkers van de gemeenten. De websites van het servicebureau (www.sbjh.nl) en die van de regio (www.jeugdhulphaaglanden.nl) zijn bijgewerkt. Om de eigen medewerkers beter te kunnen ondersteunen in het thuiswerken is hardware verstrekt zoals laptops, schermen en toetsenborden. De nieuwe overeenkomsten die in 2021 zijn ingegaan hebben geleid tot veel mutaties in het aantal gecontracteerde aanbieders en producten. Gedurende het jaar zijn alle mutaties verwerkt in ZorgNed zodat de declaratiecontrole en de regionale informatievoorziening op orde bleven.
Tevens is begonnen met het inrichten van controlesoftware om voldoende aantoonbaar de VIC-controles uit te kunnen voeren ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring in 2022. Rechtmatigheid De accountant geeft een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid en een oordeel over rechtmatigheid af. De aard van de verklaring – goedkeurend, met beperking of afkeurend – is afhankelijk van de feitelijke omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden. Een goedkeurende verklaring wordt afgegeven bij onrechtmatigheden met een totaalomvang van maximaal 1% van het begrotingstotaal; een verklaring met beperking wordt afgegeven bij onrechtmatigheden met een totaal omvang tussen de 1 en 3% van de omvangsbasis. Bij onzekerheden betreft dit tussen de 3-10% van de omvangsbasis. Boven 3% onjuistheden wordt een afkeuring afgegeven en boven 10% onzekerheden wordt een oordeelsonthouding afgegeven. Omdat dit het laatste jaar is waarop de accountant een rechtsmatigheidsoordeel afgeeft heeft het SbJH gewerkt aan verbetering van de interne controles zodat het Servicebureau vanaf 2022 zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven. In 2021 is dit deels uitgevoerd omdat nog niet alle controleprogramma’s gereed waren. Aan de afronding van de laatste controleprogramma’s wordt de laatste hand gelegd.
Pagina 24 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
3.5
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
SbJH heeft geen vaste activa. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.
3.6
Paragraaf Grondbeleid
SbJH heeft geen gronden en is ook niet gerechtigd hierin te handelen. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.
3.7
Paragraaf Verbonden partijen
SbJH heeft geen financiële posities in andere instellingen. Zodoende niet van toepassing
3.8
Paragraaf Lokale heffingen
Voor SbJH bestaat geen rechtsgrondslag om heffingen in te voeren. Zodoende niet van toepassing.
Pagina 25 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
4
Jaarrekening
4.1
Overzicht van baten en lasten
Op de volgende pagina's vindt u het overzicht van baten en lasten. In dit overzicht kunt u informatie vinden over de financiën van het SbJH over 2021. De tabel op de volgende pagina bevat zowel de nominale begroting 2021 als de realisatie 2021. Op 10 juli 2020 heeft het bestuur de begroting 2021 vastgesteld. De realisatie 2021 geeft aan welke baten en lasten gerealiseerd zijn in 2021. Ten behoeve van vergelijkend cijfermateriaal is de realisatie 2020 opgenomen. Het resultaat bedraagt € 41k positief. Voorgesteld wordt dit met de algemene reserve te verrekenen. Het resultaat van deze reserve is daarna € 84k positief (verschil door afronding). Tabel: Algemene reserve (bedragen in euro’s x 1.000)
Algemene reserve Balans ultimo 2020 Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming
Bedrag € € €
44 41 84
Het SbJH heeft één programma; uitvoering van inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Deze taak kent –volgens artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling – drie deeltaken: • •
•
Uitvoering van de gezamenlijke inkoop en contractering – dat wil zeggen het bepalen van de wijze van inkoop, de inkoopprocedure en het contract – en leveranciersmanagement; Het op verzoek namens gemeenten optreden richting leveranciers om de voorwaarden en eisen, waaronder de overeenkomsten worden afgesloten te harmoniseren (gecombineerde inkoop); Het op verzoek van een individuele (of cluster van) gemeente(n) contracteren met leveranciers (individuele inkoop en contractering).
Met ingang van 1 juli 2020 is daar de administratie van de Regiobegroting bij gekomen.
Pagina 26 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Overzicht van baten en lasten 2021 LASTEN (x 1.000) Personele formatie · Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement · Uitvoering administratieve taken ·
Vergoeding derden / doorbelasting aan derden
·
Tijdelijke krachten
Realisatie 2020
€
1.465
€
-
Primaire begroting 2021 €
1.514
Begrotingswijzigingen 2021 €
def begroting 2021
-
€
1.514
Verschil t.o.v. begroting
Realisatie 2021
€ €
1.958 -/- €
Verwijzing
188 A
-
-/- €
130
-/- €
564
€
178
€
308
Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict) en Accountantskosten
€
150
€
193
€
-
€
193
€
153
€
40 B
€
320
€
352
€
-
€
352
€
342
€
10 C
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
172
€
-
€
172
€
Automatisering (ICT) Automatisering (ICT) Huisvesting Huisvesting (inclusief werkplek, schoonmaak, belasting en PC's)
D
Projecten Projecten
€
186
€
Projectkosten regio
€
2.249
PM
Subtotaal
€
4.417
€
-
€ €
2.231 100
€ €
-
€
Onvoorzien kosten overhead
€
€
747
€
760
€
-
€
Totaal
€
5.164
€
3.091
€
-
€
BATEN (x 1.000)
Realisatie 2020
PM
Primaire begroting 2021 € 3.091
€
€ 105 1.741 -/- €
2.231
€
4.043
100
€
-
760
€
760 -/- €
3.091
€
PM
Begrotingswijzigingen 2021 € -
def begroting 2021
-1.812 100 G 0 H
€
-1.712
3.091
Verschil t.o.v. begroting € -
€
1.741
€
€
11
€
3.091
€
4.844
€
1.753
-
€
41
€
41
€
2.982
Bijdrage projectkosten regio
€
2.249
PM
Overige bijdragen
€
14
€
-
€
-
€
-
Totaal
€
5.245
€
3.091
€
-
€
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
€
81
€
-
€
-
€
PM
€ €
€
Bijdragen gemeenten
€
4.803
68 E 1.741 F
3.091
PM
Realisatie 2021
Verwijzing I
1.741 F 11 J
Specificatie overhead LASTEN (x 1.000) Personele formatie · Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement
Realisatie 2020
€
Primaire begroting 2021
Begrotingswijzigingen 2021
def begroting 2021
Verschil t.o.v. begroting
Realisatie 2021
455 -/- €
Verwijzing
454
€
439
€
-
€
439
€
16 H1
67
€
100
€
-
€
100
€
€
-
€
-
€
-
€
-
€
€
158 -/- €
81 H4
144
€
€
60 H5
€
-
Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict)
€
Accountantskosten
€
-
63
€
37 H2
€
-
H3
Automatisering (ICT) Automatisering (ICT)
82
€
76
€
-
143
€
144
€
-
€
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
747
€
760
€
-
€
760
€
760 -/- €
€
76
Huisvesting Huisvesting
€
Projecten Projecten Totaal overhead
84
H6
82
Het SbJH wordt gefinancierd door de 10 deelnemende gemeenten. De verdeling van de kosten vindt plaats op basis van het bewonersaantal per 1 januari van het jaar voorafgaande (2020) aan de begroting. De bijdragen over 2021 bedragen € 3.091k Het SbJH is vrijgesteld van vpb (vennootschapsbelasting) Overzicht Algemene Dekkingsmiddelen Niet van toepassing. SbJH heeft geen algemene dekkingsmiddelen. De dekking komt voort uit bijdragen van de deelnemende gemeenten. Incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten (x 1.000)
Baten 2021
Lasten 2021 Dotaties
Lasten
Baten
Saldo
Onttrekkingen
Programma Jeugd
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Totaal
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Er zijn in 2021 door de aanpassing van de te gebruiken definitie (Handreiking Verduidelijking structurele en incidentele baten en lasten) geen incidentele baten- en lasten. De hierin geleverde definitie geeft aan dat baten en lasten in aanmerking komen om als incidenteel aangemerkt te worden als deze voor Pagina 27 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
bepaalde tijd geraamd worden en er een onvoorwaardelijke einddatum bekend is. Tevens dient het een materiële omvang te zijn. Op basis van de nieuwe definitie zouden bij het SbJh alleen bijdragen UWV (bijvoorbeeld voor zwangerschap) bij het SbJH kunnen worden gekwalificeerd als incidenteel (indien materieel). Deze bijdragen zijn in 2021 niet aan de orde.
4.2
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
Exploitatieresultaat Het gerealiseerde resultaat bedraagt € 41k positief en is afzonderlijk op de balans – saldo van de rekening van baten en lasten – opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. Toelichting verschillen tussen de begroting en de rekening van de baten en lasten A) Personele formatie Verschil lasten € 188k nadelig In 2021 is het SbJH in overleg met de gemeenten begonnen aan een intensiever traject van contractmanagementgesprekken. Om dit te kunnen faciliteren is het aantal uren van een van de zwaardere contractmanagers uitgebreid. Dit heeft € 119k gekost. Daarnaast is wegens de drukte voor ruim € 69K aan verlofuren uitbetaald. Hierbij is een afweging gemaakt tussen inzet (nog in te werken) extra inhuur of extra inzet boven de normale uren). Qua kosten viel de eerste keuze goedkoper uit. Door bovengenoemde redenen is per saldo een tekort opgetreden. Vanuit de inkoop 2021-2024 hebben gedurende 2021 meer vraagstukken gespeeld dan verwacht. Tevens is de interne invulling van de positie van de jurist minder voorspoedig gelopen dan gedacht. Al met al zijn hierdoor € 61k aan extra lasten ontstaan ten opzichte van de begroting. Daarnaast heeft het SbJH voor € 201k aan lasten voor extra (niet begrote) werkzaamheden kunnen doorbelasten aan de regiobegroting (netto € 166k). Dit bestaat uit inzet externen voor niet begrote werkzaamheden 171k).
De resterende € 30k betreft diverse ondersteuning in verband met o.a. afwikkeling corona welke niet was begroot. In het kader van transparantie is ervoor gekozen om deze kosten niet te verantwoorden onder projecten dan wel onvoorzien. B) Bedrijfsvoering Verschil lasten € 40k voordelig Het voordeel van de bedrijfsvoering (€40k) wordt veroorzaakt omdat in de begroting rekening was gehouden met hogere accountantskosten dan uiteindelijk zijn gerealiseerd. De uitsplitsing is als volgt: Jaarrekening € 24k, resultaat € -6k Regiobegroting € 10k, resultaat € -3k Producten € 119k, resultaat € +49k. C) Automatisering/ICT Verschil lasten € 10k voordelig Het voordeel van de automatisering (€ 10k) wordt verklaard door lager dan begrote kosten Zorgned en overige directe ICT (€ 60k) en hoger dan begrote opstartkosten nieuwe ICT (€ -50k).
Pagina 28 van 54
Jaarstukken 2021 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
D) Huisvesting Verschil lasten € 0k Met ingang van 2021 zijn er op deze post geen directe lasten meer begroot. In 2020 was dit nog wel het geval. E) Projecten Verschil lasten € 68k voordelig In 2021 zijn de communicatiekosten verrekend met de projectkosten. In totaal bedroegen deze kosten € 58k. Tevens zijn de analysekosten jaarrekeningen aanbieders met deze post verrekend (€ 40k). Tenslotte is nog voor € 7k verrekend met betrekking tot de herijking functies welke momenteel gaande is. Overige projectkosten zijn, in het kader van de transparantie, verantwoord onder de meest passende omschrijving. Gelet op het begrote bedrag is het resultaat per saldo dan € 68k voordelig. P.S. personele inzet eigen personeel is verantwoordt bij de personele kosten en niet op projecten (ook niet voor de door een project ontstane extra kosten wegens overuren). F) Regiobegroting en Bijdrage Regiobegroting Per saldo neutraal effect Op verzoek heeft het SbJH per 1-7-2020 de administratie voor de Regiobegroting overgenomen. Voor het SbJH betreft dit een neutrale post omdat tegenover de kosten bijdragen van de gemeenten staan. Eventuele tekorten ten opzichte van de regiobegroting dienen door de gemeenten afgedekt te worden. Een overzicht van deze Regioprojecten (en bijbehorende bijdragen) treft u aan in bijlage D.