Bijlage 1 Voorlopige jaarstukken Avalex 2023
Tekst van het document
-
-
-
-
2.427
-124
594
-512
1.001
1.000
1.000
1.000
-
-
-
-
Overige uitstaande gelden < 1 jaar
8.755
8.840
8.609
7.458
Totaal
9.756
9.840
9.609
8.458
-7.329
-9.964
-9.015
-8.970
3.956
3.956
3.956
3.956
11.285
13.920
12.971
12.926
Totaal 3.
Vlottende middelen
Contante gelden in kas Tegoeden in rekening-courant
Toets kasgeldlimiet 4.
Totaal netto vlottende schuld
Toegestane kasgeldlimiet Ruimte (+)/Overschrijding (-) Tabel 5.6: Toets kasgeldlimiet (bedragen * € 1.000)
5.4 Bedrijfsvoering
Hieronder de belangrijkste interne ontwikkelingen in de bedrijfsvoering van Avalex. Definitief ontwerp GR Avalex 2018 vanwege Wet gemeenschappelijke regelingen Per 1 juli 2022 is de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking getreden. Deze wetswijziging geeft invulling aan de afspraak uit het regeerakkoord om de politieke v erantwoording over samenwerking tussen overheden te verbeteren en de democratische legitimiteit te versterken. Avalex heeft op basis van deze wijziging in 2022 een grondige analyse gedaan, waardoor in 2023 een ontwerp op de tweede wijziging van de GR Avalex 2018 ter zienswijze is voorgelegd aan de raden. Eind 2023 is hieruit een definitief ontwerp opgesteld. Deze ligt momenteel voor ter besluitvorming bij de colleges , onder voorbehoud van toestemming door de raden. Uit de huidige GR Avalex blijkt dat Avalex al grotendeels invulling geeft aan de voorgestelde wijzigingen in de Wgr. Een aantal wijzigingen is bovendien bestemd voor een ‘openbaar lichaam’ en daarmee niet van toepassing op Avalex als bedrijfsvoeringsorganisatie; een collegeregeling. Dat bepaalt de scope tot welk niveau raden een verantwoordelijkheid hebben op Avalex. De wijziging heeft daarmee beperkt impact. Koers Avalex 2023-2030 Medio 2023 heeft het bestuur de koers Avalex 2023-2030 vastgesteld.
De scope van deze koers is gericht op het bedrijf Avalex, waarvan het bestuur eigenaar is. Deze koers moet mogelijk maken dat het gemeentelijk afvalbeleid nu en in de toekomst goed uitgevoerd kan worden. Bij het opstellen van de koers zijn daa rom ook de opdrachtgevers goed betrokken. Daarnaast heeft de voorgenomen koers voorgelegen ter toetsing in de colleges van de Avalex -gemeenten. Tevens zijn er medewerkersbijeenkomsten georganiseerd voor het opstellen van de koers en daarna voor de communicatie en doorvertaling van de koers. De koers is inmiddels breed gedeeld en wordt ook via de media positief opgepakt. Duurzaam ondernemen / MVO Binnen de Koers Avalex 2023-2030 is duurzaam ondernemen één van de speerpunten. Op basis van een MVO -scan is begin 2023 al onderzocht waar Avalex staat in deze. Het bestuur heeft in 2023 vastgesteld hoe Avalex het duurzaam ondernemen verder zou kunnen invullen en volgens welk proces. Hierbij gaat Avalex een MVO-beleidsplan opstellen en daarbij passend de ISO 26000-zelfverklaring opstellen. Deze instrumenten vormen een goede basis voor transparantie en versterkte inzet over MVO. 24
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
Avalex verwacht ook van al haar leverciers dat zij duurzaam ondernemen. Bij elke inkoop -uitvraag is maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) altjd onderdeel van de gunningsvoorwaarden. Informatieveiligheid en automatisering Informatieveiligheid Het is goed te constateren dat op het gebied van informatiebeveiliging zich geen beveiligingsincidenten / datalekken hebben voorgedaan die aan de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld behoefden te worden. Daarnaast anticipeert Avalex op de strengere regels rond informatieveiligheid vanwege de Europese NIS2-wetgeving die in 2024 vertaald moet zijn in nationale wetgeving. Hierin worden strengere eisen aan bescherming tegen cybersecurity gesteld. Avalex heeft al een goede basis gelegd om te voldoen aan deze wetgeving. Vorig jaar is hiertoe zowel strategisch als tactisch Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. In 2023 is het ‘handboek toepassing informatiebeveiligingsbeleid’ vastgesteld voor medewerkers. In dit document wordt beschreven welke maatregelen en procedures er zijn om het informatiebeveiligingsbeleid uit te voeren. Bescherming persoonsgegevens Avalex verwerkt voor de uitvoering van de (dienstverlenings)overeenkomst van de deelnemende Avalex-gemeenten persoonsgegevens. De gemeenten zijn verwerkingsverantwoordelijke, op grond van Wet Milieubeheer en art. 11 lid 1 van de GR Avalex. Avalex is daarmee de verwerker.
Op het verwerken van persoonsgegevens neemt Avalex de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) in acht. Avalex legt de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens jaarlijks vast in een verwerkersovereenkomst. Deze maakt onderdeel uit van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) van het betreffende jaar. Inwoners van de Avalex-gemeenten, en ook de Avalex-medewerkers worden geïnformeerd over de wijze waarop Avalex omgaat met het verwerken van persoonsgegevens, via de privacyverklaring. Deze staat voor externen openbaar op de Avalex-website. Voor medewerkers wordt deze bekend gemaakt via het p ersoneelshandboek. Automatisering Begin 2023 is het ICT-jaarplan 2023-2024 opgesteld. De focus ligt op het ontwikkelen van het applicatielandschap: waaronder als belangrijke en urgente stap het vervangen van PieterBas. Randvoorwaardelijk hiervoor, is het moderniseren van de ICT-infrastructuur, het versterken van kennis over processen en systemen en tegelijkertijd het organiseren en borgen van onze interne ICT-capaciteit. Er blijft zorg rond de voortgang van het project Vernieuwing ICT Landschap Avalex, ook door de beperkte beschikbaarheid v an zowel interne als externe capaciteit. Er zijn inmiddels aangepaste afspraken gemaakt over de insteek en projectmatige aanpak van het traject.
Deze is nu meer gericht op een strategie en planning van de aanbestedingen om de vervangende systemen aan te ga an schaffen. Personeel Avalex stelt duurzame inzetbaarheid centraal in haar gezondheidsbeleid, zodat werknemers in alle levensfasen optimaal inzetbaar kunnen zijn in een toekomstbestendige organisatie. Bovendien leidt dit uiteindelijk ook tot bedrijfscon tinuïteit. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel werkgever als werknemer. Formatie De cijfers illustreren dat de bezetting in 2023 krap voldoende was om de dienstverlening te continueren: 192 fte van de begrote 194 fte. Avalex merkt dat specifieke vacatures een langere doorlooptijd kennen om deze in te vullen. Ook blijft er sprake van mobiliteit onder het personeel; de omvang hiervan is niet zorgelijk en vallen binnen de verwachtingen. Door de inzet van (tijdelijke) externe inhuur is de bedrijfscontinuïteit afgelopen jaar echter niet in gedrang gekomen. Wel heeft de moeizame invulling van vacatures effect gehad op de kosten door de inzet van interimcapaciteit, en een negatief effect op de kennisborging en de innovatiekracht/tempo. Personeel met afstand tot de arbeidsmarkt Daarnaast heeft Avalex de ambitie de inzet voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te verhogen en daarmee de landelijke norm als ondergrens te hanteren.
In 2023 ligt het aantal werknemers dat Avalex in dienst heeft met een afstand tot de arbeidsmarkt boven de wettelijke norm: 5,4% ten opzichte van de landelijke norm 2023 van 2,76%. Bovendien ook boven de norm die Avalex zichzelf stelt: een omvang van 5% van het personeelsbestand. Om dit te realiseren en daarmee actief in te zetten op een inclusief Avalex zetten we actief in op verbinding met een netwerk van sociaal maatschappelijke platforms, waaronder Werkwaardig (Avalex is tevens bestuurslid), Werkse en Onbeperkt aan de Slag. Daarbovenop nemen we actief deel aan bijeenkomsten zoals Meet en Greet XXL en staan we actief in contact met het UWV, RTM Haaglanden, HalloWerk en de Werkgeverservicepunten van de Avalex -gemeenten. Inmiddels is ook met UWV afdeling WIA WAJONG contact gelegd. Ook hebben we ons uitzendbureau benaderd om onder de uitzendkrachten kandidaten in deze categorie beschikbaar te stellen.
25
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
Ziekteverzuim Een belangrijke indicator gericht op de inzetbaarheid is het ziekteverzuim. Het gemiddelde ziekteverzuim is in 2023 gemiddeld hoger dan in 2022 (8,6% ten opzichte van 8,4%). Dit terwijl het voortschrijdend ziekteverzuim in 2023 een dalende lijn laat zien, namelijk van 9,7% in januari naar 8,6% einde jaar. Het merendeel betreft, net als vorig jaar, kort verzuim. Er wordt actief gewerkt aan de uitrol van een plan van aanpak , dat sterk gericht is op de aanpak van frequent verzuim. Er worden zoveel mogelijk interventies geboden wanneer het mogelijk is om herstel te bevorderen. Dit is in lijn met ons verzuim- en vitaliteitsbeleid en is vastgelegd in het personeelshandboek: zoals budgethulp, bedrijfsmaatschappelijk werk, outplacementtraject. Veel tijd en aandacht wordt besteed om iedereen naar vermogen, en daarmee een gezonde en verantwoorde rol in de maatschappij te laten vervullen, met het oog op duurzame inzetbaarheid. Implementatie cao SGO Medio 2023 zijn het personeelshandboek en een aantal onderliggende werknemersregelingen Avalex in lijn gebracht met de cao SGO 2023, waarover in april jl. landelijk een akkoord was bereikt. Daarmee is, naast natuurlijk de salarisstijging, onder meer de mogelijkheid tot verlofsparen beschikbaar gekomen en wordt ook de vergoeding werkgever voor de arbeidsongeschiktheidsverzekeringen per 1-1-2024 voorbereid.
Avalex loopt bij de implementatie van de cao tegen grenzen aan. Bekend is dat een tweetal Av alex specifieke werknemersregelingen nog niet aansluiten op de cao. Deze regelingen lopen door tot 2025, met evaluatie voorzien eind 2024-begin 2025. Voor één van de regelingen, het 'generatiepact’ wordt daarmee eerdere afbouw als zeer onwenselijk gezien, mede omdat ook bezien moet worden welke specifieke voorzieningen voor oudere medewerkers beschikbaar komen bij de nieuwe cao. Het generatiepact is met name gericht op duurzame inzetbaarheid voor de medewerkers in de uitvoering waarbij de vraag is of er in de nieuwe cao ruimte komt voor aparte afspraken voor ‘medewerkers in zware beroepen’. Daarnaast is op een andere regeling, regeling Bonus geen verzuim reeds gewoonterecht ontstaan waardoor afbouw grote impact zal hebben. Voor deze laatste regeling wordt vo orgesteld om deze, mede gezien de huidige hoogte van het verzuim, te handhaven tot nader orde (evaluatie voorzien 2025). Ten slotte heeft zich een casus voorgedaan waarin geconstateerd is dat de cao op een onderdeel van Toelagen onregelmatige dienst (TOD) niet correct is toegepast. De (financiële) impact hiervan gaat verder dan een individuele medewerker. Avalex heeft dit daarom juridisch laten toetsen en ook bij de VNG voorgelegd. Het proces en de stappen die moeten worden ondernomen, zijn ook afgestemd met de werkgeverscommissie.
Dit wordt nog in 2023 financieel rechtgetrokken voor de betreffende medewerkers. Medewerkersonderzoek In 2023 is het vierde medewerkersonderzoek gehouden. Met een respons van 79% is er sprake van een relatief hoge opkomst. De medewerkers waarderen Avalex gemiddeld rond de zeven, met wisselende uitslagen per team. De uitkomst is in lijn met voorgaande jaren, maar we ervaren dat de coronaperiode impact heeft gehad op de onderlinge verbinding. Het bestuur is tevreden over de hoge response en een ruime voldoende als uitkomst. De acties die uit het onderzoek voort komen, zijn gezamenlijk in beeld gebracht en centraal teruggekoppeld in een actieplan, dat richting geeft om als organisatie verder te bouwen. Daarnaast heeft elk team ook zelf een actieplan opgesteld. Met de uitvoering van het laatste medewerkersonderzoek is ook het contract uitgenut voor het doen van deze onderzoeken. Het onderzoek zal middels een aanbesteding opnieuw uitgezet moeten worden op de markt. Daaraan vooraf gaat de vraag hoe we in de toekomst met dergelijke onderzoeken om willen gaan bij Avalex. Deze vraag wordt samen met de ondernemingsraad opgepakt. Integriteit Integer gedrag is van belang, zodat inwoners blijvend kunnen vertrouwen op Avalex, als overheidsorganisatie. Dat is de reden dat de Ambtenarenwet elke overheidsorganisatie verplicht om integriteitsbeleid op te stellen.
In 2023 zijn 5 meldingen over agressie/geweld via het Safetydaskboard binnengekomen. Bij de vertrouwenspersonen zijn 22 meldingen binnengekomen. De aantallen, versterkt door de uitkomsten van het medewerkersonderzoek, benadrukken de noodzaak voor het opnieuw tegen het licht houden van het integriteitsbeleid Avalex. In 2023 is een interne werkgroep integriteit van start gegaan om te komen tot actuele afspraken over integriteit. De uitkomsten van het medewerkersonderzoek benadrukken de behoefte hieraan. De werkgroep bestond uit een afvaardiging van medewerkers uit de gehele Avalex-organisatie. Belangrijke opbrengsten zijn de herziene kernwaarden en gedragsregels voor Avalex. De bevindingen zijn geborgd in een geactualiseerde versie van het integriteitsbeleid, maar ook van de klokkenluidersregeling. Kwaliteit, Arbo en Milieu (KAM) Procesmanagement Avalex beschikt over een KAM-managementsysteem dat ervoor zorgt dat Avalex voldoet aan de arbo - en milieuwetgeving. Onderdeel van de KAM-functie is ook de borging van de kwaliteit van de processen bij Avalex. Deze behoeven actualisatie en aanscherping. Het belang daarvan is groot. Ongestructureerde en onbekende processen leiden mogelijk ook tot verhoogde werkdruk. De mobiliteit onder het personeel van de afgelopen periode maakt eve neens de
26
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
noodzaak goed zichtbaar. Het directieteam heeft daarom positief besloten op een voorstel om het procesmanagement bij Avalex te versterken met behulp van externe ondersteuning. Een kick off heeft plaatsgevonden. Risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E) In 2023 is de jaarlijkse voortgang van het plan van aanpak Risico -Inventarisatie en –evaluatie (RI&E) besproken, als wettelijk verplicht instrument om de arbeidsomstandigheden te verbeteren en gezondheid en veiligheid(sbewustzijn) in het bedrijf te bevorderen. Hieruit blijkt dat het merendeel van de openstaande actiepunten is afgehandeld. Veiligheid Er hebben in 2023 10 arbeidsongevallen plaatsgevonden. Deze hoefden niet gemeld te worden aan de arbeidsinspectie. Dit is een vergelijkbaar aantal als het voorgaande jaar. Het is daarbij belangrijk om te melden dat in 2023 extern onderzoek heeft plaatsgevonden naar een reeks van vier incidenten die zich hebben voorgedaan tussen februari en mei 2023 tijdens de belading van minicontainers vanuit de Avalex-locatie Den Haag. Door adequate reactie van de beladers en het indrukken van de noodstop zijn ernstige gevolgen voorkomen. In het onderzoek is ook om advies gevraagd hoe Avalex de signalering rond herhaalde incidenten kan verbeteren.
Conclusie van het onderzoek is dat de stappen die Avalex ondernomen heeft naar aanleiding van de incidenten logisch zijn op basis van de informatie die op dat moment bekend was. De belangrijkste aanbevelingen zijn gericht op de kwaliteit van de jassen. Daarnaast op de noodzaak van een geactualiseerde éénduidige instructie, zodat alle chauffeurs/belader op dezelfde wijze werken. En vervolgens wordt aanbevolen om periodiek en meer systematisch toe te zien dat deze instructies nageleefd worden. Avalex neemt de aanbevelingen uit het rapport over. Deze zijn deels afgerond, deels nog in uitwerking. Rechtmatigheid Avalex is als overheidsinstelling verplicht de bestaande wet- en regelgeving inzake inkopen en aanbesteden na te leven en inkoopactiviteiten zo doelmatig en rechtmatig uit te voeren. De accountant heeft in het verslag over 2022 een belangrijk signaal afgegeven dat de kwaliteit van het inkoop - en aanbestedingsproces en de financiële functie in zijn algemeenheid versterkt moeten worden. Om deze versterking te realiseren heeft Avalex in 2023 een verbeterplan opgesteld voor het versterken van de financiële- en inkoopfunctie. Dit is bestuurlijk gedeeld. De eerste verbeterstappen, zoals workshops over inkoopregels en de implementatie van het contractenregister in AFAS, zijn reeds gezet. Dit heeft de bewustwording onder het personeel versterkt.
Daarnaas t versterkt de periodieke spendanalyse zicht en grip op het inkoopbeleid. Geconstateerd wordt dat de aanbestedingen uit voorgaande jaren ook effect hebben op 2023, en daarmee de rechtmatigheid beïnvloeden. In 2023 zijn op dit gebied slechts minimale onrechtmatigheden geconstateerd; deze blijven ruim onder de grens van 1% van de oatale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.Tevens is de financiële functie versterkt door het aantrekken van een teamleider Financiële administratie en een senior medewerker Financiële administratie. Er is een planning&control-kalender voor 2023 opgesteld en de administratie wordt maandelijks afgesloten. Op het gebied van de administratieve organisatie/interne beheersing loopt de uitvoering van het intern controleplan volgens planning en is controle technische functiescheiding in het proces memoriaalboekingen gerealiseerd. Wat niet in 2023 wordt gerealiseerd is het optimaliseren van het proces ‘van bestellen tot betalen’ en heeft met name betrekking op de prestatieve rklaring. Het versterken van procesmanagement in het kader van het optimaliseren van diverse bedrijfsprocessen loopt tevens door naar 2024. Inkoop Avalex is als overheidsinstelling verplicht de bestaande wet- en regelgeving inzake inkopen en aanbesteden na te leven en inkoopactiviteiten zo doelmatig en rechtmatig uit te voeren.
De focus van de inkoopafdeling is vooral gericht om op een uniforme en doelmatige wijze inkoopactiviteiten uit te voeren, zich op uniforme en transparante wijze aan de markt te presenteren en optimaal gebruik te maken van inkoopkracht en –kennis. Daarbij is ook duurzaamheid een belangrijk aspect. In 2023 zijn onder andere de volgende aanbestedingen afgerond: • Bouwmeester verbouwing Den Haag en nieuwbouw Delft • Bouwmeester nieuwbouw Delft: Afgerond Den Haag • Drukwerk • Legionellabeheer • Minicontainers 2- en 4-wiels • Mobiele telefonie • Vormgeving Huisvesting Avalex Het huisvestingstraject Avalex geeft invulling aan de wens tot concentratie van het kantoorpersoneel op een gemeenschappelijke locatie en de noodzaak dat beide panden in zowel Den Haag als Delft op de korte en lange termijn aan de geldende duurzaamheidseisen moeten voldoen. De uitwerking van dit huisvestingstraject vindt plaats in twee separate aanbestedingstrajecten. Op basis van een bestuursbesluit in december 2021 is eerder een aanbesteding voor de verbouwing van locatie Den Haag uitgezet. Toen bleek er echter geen partij die voldeed aan de uitvraag.
27
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
De aanbesteding voor de verbouwing is daarom herzien aan de nieuwe omstandigheden rond de ontwikkeling van prijzen grondstoffen en in augustus 2023 geplaatst. Avalex is hierbij begeleid door een externe bouwmeester. De focus ligt op zowel de herindeling kantoor Den Haag als op de energiebesparende maatregelen. De verbouwing maakt het daarmee mogelijk om na de verbouwing met alle kantoorpersoneel in Den Haag te gaan werken, zodat de noodzakelijke nieuwbouw in Delft minder groot in omvang kan zijn. De aanbesteding is (voorlopig) gegund en de verbouwing Den Haag zal voornemens begin 2024 van start gaan. De voorbereiding van de nieuwbouw in Delft is eind 2023 gestart met de selectie van een partij om het nieuwbouwtraject te begeleiden. Ten slotte Het bestuur heeft medio 2023 kennisgenomen van het Delftse rekenkamerrapport ‘Grip op verbonden partijen’, waarbij ook de relatie met Avalex is onderzocht. Het rapport maakt zichtbaar dat de raad van Delft grip ervaart op Avalex als een van de onderzochte verbonden partijen. De samenwerking met Avalex wordt als open en transparant ervaren, gericht op samenwerking.
5.5 Openbaarheid Met ingang van 1 mei 2022 is de Wet Open Overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet regelt het recht van inwoners op informatie van de overheid en is de opvolger van de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). De Wet Open Overheid kent, samengevat, een vijftal belangrijke aspecten: 1.
De verplichting voor ieder bestuursorgaan om een Woo contactfunctionaris aan te wijzen.
2.
Verplichtingen gericht op passieve openbaarmaking.
3.
Verplichtingen gericht op actieve openbaarmaking.
4.
Het op orde brengen van de (digitale) informatiehuishouding.
5. De verplichting om in de begroting en jaarstukken in een openbaarheidsparagraaf aandacht te be steden aan de manier waarop het bestuursorgaan de Woo uitvoert. In deze paragraaf van de jaarstukken licht Avalex toe hoe zij invulling geeft aan de bepalingen in de Woo, waarmee ze invulling geeft aan één van bovengenoemde verplichtingen.
Woo contactfunctionaris
De Woo contactfunctionaris is een nieuwe rol die per 1 mei 2022 per bestuursorgaan aangewezen dient te zijn. Avalex heeft deze rol belegd bij de directiesecretaris.
Passieve openbaarmaking De Wet Open Overheid is de opvolger van de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). Passieve openbaarmaking is openbaarmaking van informatie op verzoek van een inwoner. Hiertoe heeft Avalex op haar website de werkwijze opgenomen voor het indienen van een Woo -verzoek.
Actieve openbaarmaking
De Woo stelt de verplichting om elf benoemde informatiecategorieën actief te publiceren. De verplichting tot actieve openbaarmaking treedt in de loop van de komende jaren stapsgewijs (bij koninklijk besluit) in werking. De digitale infrastructuur, waarlangs de verplichte Woo -informatiecategorieën actief gepubliceerd moeten worden aan burgers, is sinds medio 2023 bekend. De verplichting om deze informatie daadwerkelijk te plaatsen treedt gefaseerd in werking. Avalex heeft de infrastructuur van haar website deze periode zo ingericht, dat documentatie geplaatst kan worden, op het moment dat de verplichting in werking wordt gesteld.
Informatiehuishouding op orde
De Woo verplicht bestuursorganen om maatregelen te treffen om hun digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden, in lijn met het gestelde in de Archiefwet. De minister van BZK ondersteunt daarbij door middel van een meerjarenplan en VNG stelt voor hun leden een deelmeerjarenplan op. Als deze beschikbaar komt, zal Avalex haar medewerking hieraan verlenen.
Registratie Woo-verzoeken 2023
In 2023 heeft Avalex geen Woo-verzoeken ontvangen.
28
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
5.6 Verbonden partijen Avalex heeft met twee partijen een bestuurlijke relatie, waarin zij tevens een financieel belang heeft, te weten Avalex BV en HVC. Verbonden partijen (deelnemingen) worden op grond van de BBV niet geconsolideerd in de jaarrekening weergegeven. Avalex BV Avalex BV is een besloten vennootschap waarvan de aandelen voor 100% in handen zijn van de Gemeenschappelijke Regeling. Het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap bedraagt € 90.000, verdeeld over 90.000 gewone aandelen van elk € 1,- groot. De onderneming is gestart op 16 april 2010. De bedrijfsactiviteiten zijn statutair beschreven als het “inzamelen, bewerken en verwerken van bedrijfsafval en het verrichten van holdingactiviteiten”. De onderneming is opgericht met als doel om de activiteiten van Avalex op het gebied van bedrijfsafval in onder te brengen, om zodoende meer juridische scheiding aan te brengen tussen de ‘publiekrechtelijke’ taak van de inzameling van huishoudelijk afval en de meer ‘commerciële’ taak van inzameling van afval uit bedrijven. Vanwege het afstoten van Bedrijfsafval per december 2015 zou de Besloten Vennootschap worden geliquideerd. Dit heeft echter geen doorgang gekregen onder andere omdat de BV in een nieuwe governancestructuur mogelijk nog wenselijk zou kunnen zijn. In 2021 is bestuurlijk besloten om de huidige BVO-structuur te handhaven voor Avalex.
Nu de koers Avalex bekend is, zal het bestaansrecht opnieuw bezien worden van de besloten vennootschap. HVC Avalex is namens de gemeenten aandeelhouder van HVC. Vanaf januari 2022 is de dienstverlening gestart tussen HVC en Avalex, voor het verwerken van drie afvalstromen. De samenwerking tussen HVC en Avalex is tot stand gekomen na een zorgvuldig gelopen traject met de zes Avalex-gemeenten in 2021. Twee keer per jaar komt Avalex samen met de andere aandeelhouders samen in de aandeelhoudersvergadering. aandeelhoudersvergaderingen De aandeelhoudersvergaderingen in 2023 hebben plaatsgevonden op 25 mei en 7 december. Deze stonden in het teken van de jaarrekening 2022, de herbenoeming van een lid van de Raad van commissarissen en het toetreden van gemeente Maassluis als aandeelhouder. Avalex heeft ingestemd met de gevraagde besluiten hieromtrent. Uit de jaarrekening blijkt dat er bij HVC sprake is van een gezonde financiële situatie. Met betrekking tot Maassluis ervaart het bestuur dat toetreding beperkte financiële impact heeft op Avalex, omdat haar aandeel in verhouding nauwelijks afneemt. Daarnaast zorgt toetreding voor het versterken van de dekkingsgraad van het overslagstation van Avalex. Een deel van het afval van Maassluis, zal namelijk via HVC in Delft worden overgeslagen.
Daarnaast is in de aandeelhoudersvergadering ingegaan ontwikkelingen binnen HVC, gericht op klimaat en circulariteit. Deze zullen mogelijk niet passen binnen de bestaande financiële kaders van HVC en het is mede daarom gewenst om tijdig met aandeelhouders het gesprek te voeren over een herijking van de strategie. Voor de beoogde herijking van de strategie is uit de aandeelhouders een klankbordgroep ingesteld. Vanuit Avalex als aandeelhouder nemen ook twee wethouders deel. De terugblik op de aandeelhoudersvergaderingen worden telkens via het kernteam beschikbaar gesteld aan de raden. Tarieven en garantstellingsprovisie Medio 2023 heeft HVC de tarieven 2024 bekendgemaakt. Deze passen binnen de begroting Avalex. In twee delen heeft HVC de garantstellingsprovisie over 2023 bekend gemaakt. Avalex ontvangt deze provisie vanwege haar aandeelhouderschap in HVC. Het totale bedrag vertegenwoordigt het deel waarvoor de gemeenten garant staan jegens HVC op grond van de toetredingsverklaring en de ballotageovereenkomst. Deze provisie is bestemd voor de Avalexgemeenten en vormt daarom geen onderdeel van de Avalex-begroting. De bedragen passen binnen de kaders zoals vastgesteld in het ‘garantstellingsbeleid aandeelhouderschap 2021’ en de gemeentelijke besluitvorming. In onderstaande tabel is de garantstellingsprovisie HVC weergegeven voor 2023. Gemeente
Totaal (in €)
%
Delft
230.013
30,98
Leidschendam-Voorburg
169.577
22,84
Midden-Delfland
36.232
4,88
Pijnacker-Nootdorp
114.190
15,38
Rijswijk
131.340
17,69
Wassenaar
61.104
8,23
Totaal
742.456
100,00
Tabel 5.7: Garantstelingsprovisie HVC
29
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
Deel B Financiële verantwoording
30
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6. Jaarrekening 6.1 Balans Activa
31-12-2023
31-12-2022
Passiva
Vaste activa
Vaste passiva
Materiële vaste activa
Eigen vermogen
Investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van kosten een heffing kan worden geheven
31-12-2022
Algemene reserve 41.671
42.734
Financiële vaste activa Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen
31-12-2023
38
5.360
4.643
Bestemmingsreserve
2.571
1.103
Gerealiseerde resultaat
-440
2.061
179
-
54
-
39
32
34.890
38.768
42.653
46.607
2.027
3.670
1.754
1.461
38 Voorzieningen
Totaal vaste activa
41.709
42.772
Voorziening toelagen onregelmatige dienst Voorziening jubilea Voorziening verlofsparen
Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen
Vlottende activa
Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan een jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen
185
793
5.303
8.945
20
20
Liquide middelen Banksaldi
Totaal vaste passiva
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden
1.000
1.002 Overlopende passiva
Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume
1.947
618
3.730
2.412
vlottende activa
8.455
11.378
Totaal vlottende passiva
7.511
7.543
Totaal activa
50.164
54.150
Totaal passiva
50.164
54.150
Tabel 6.1: Balans (bedragen * € 1.000)
31
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten zijn opgenomen. Algemene grondslagen en waardering De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat, vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebb en. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bek end zijn geworden.
Activa
Passiva
Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte gronden hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn conform de financiële verordening en geschieden onafhankelijk van het resultaat van het lopend boekjaar.
Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Voor de openstaande bovenwettelijke verlofdagen is sinds 2022 een voorziening verlofsparen gevormd. In 2023 is een voorziening gevormd voo r jubliea van medewerkers en een voorziening voor toelagen onregelmatige dienst. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen.
Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen.
Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Deze vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Door het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten en gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt.
Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen.
32
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6.3 Toelichting op balans Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. De WOZ-waarde (waarde peildatum 01-01-2023) van de gronden, terreinen en gebouwen bedragen samen € 11,5 miljoen (boekwaarde per balansdatum is € 16 miljoen). De panden worden gezien als een investering met economisch nut. Het hierna opgenomen overzicht geeft het verloop van de boekwaarde weer.
Grond en terreinen
6.759
-
Lineaire afschrijving -
Gebouwen
9.278
9
-
484
8.803
343
-
22
524
104
1.139
Omschrijving
Boekwaarde 31-12-2022
Vervoermiddelen
Investering
203
Desinvestering
Boekwaarde 31-12-2023 6.759
Machines, apparaten en installaties
1.129
114
-
Overige materiële vaste activa
25.365
1.837
-
2.756
24.446
Totaal
42.734
2.303
-
3.366
41.671
Tabel 6.2: Verloopstaat activa (bedragen * € 1.000)
De afschrijvingstermijnen worden hierna weergegeven en de investeringen met economisch nut worden lineair afgeschreven. Omschrijving
Aantal jaren
Grond en terreinen
n.v.t.
Gebouwen
40
Vervoermiddelen
15
Machines, apparaten en installaties
15
Overige materiële vaste activa: Inzamelmateriaal
15
Inventaris en inrichting
15
Tabel 6.3: Afschrijvingstermijnen
De in het boekjaar gedane investeringen staan in onderstaande tabel vermeld.
Omschrijving Grond en terreinen Gebouwen
Realisatie 2023
Gewijzigde begroting 2023
-
-
9
6.051
Vervoermiddelen
343
100
Machines, apparaten en installaties
114
100
Overige materiële vaste activa
1.837
4.730
Totaal
2.303
10.981
Tabel 6.4: Investeringen (bedragen * € 1.000)
In 2022 is minder geïnvesteerd in boven- en ondergrondse containers en minicontainers. Dit komt voornamelijk door een vertraging in het uitrollen van het project HNI in de gemeente Rijswijk. Daarnaast wordt er gewerkt aan een nieuw huisvestingsplan. Wachtend daarop zijn weinig investeringen in het pand gedaan, enkel in de inrichting en de inventaris. Wegens het meerjarige karakter van het project HNI en uitgestelde investeringen van eerdere jaren, is nog een restant krediet beschikbaar voor investeringen. In de volgende tabel worden de res tant kredieten van eind 2022 per investeringscategorie getoond.
33
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
-
-
Realisatie 2023 -
Gebouwen
795
6.051
9
6.837
Vervoermiddelen
254
100
343
11
Machines, apparaten en installaties
36
100
114
22
Overige materiële vaste activa
5.401
4.730
1.837
8.294
Totaal
6.486
10.981
2.303
15.164
Omschrijving
Restant krediet 31-12-2022
Grond en terreinen
Gewijzigde begroting 2023
Restant krediet 31-12-2023 -
Tabel 6.5: Restant kredieten (bedragen * € 1.000)
Financiële vaste activa De aard en omvang van de aangebrachte dan wel geraamde waardeverminderingen van de leningen en vorderingen (eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend), van de vaste activa (naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen), en van de deelnemingen en voorraden. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Het saldo op de rekening schatkistbankieren bedraagt eind 2023 € 5.303K. De vorderingen op openbare lichamen bedragen € 184K. Vanwege de aard en de ouderdom van deze vorderingen is geen voorziening opgenomen. De overige vorderingen bestaan grotendeels uit opbrengsten grondstoffen. Liquide middelen De liquide middelen bestaan alleen uit banksaldi. Alle liquide middelen zijn per direct opeisbaar. Overlopende activa De overlopende activa bestaan hoofdzakelijk uit vorderingen op inzake de verwerking van grondstoffen. Eigen vermogen Het positieve resultaat van het jaar 2022 ad € 2 miljoen is overeenkomstig het verwachte besluit van het bestuur verwerkt. Volgend op het bestuursbesluit van 9 juli 2021 is de bestemmingsreserve containers ad € 900K gevormd.
Deze is gecreëerd om de verschuiving van een onjuiste interpretatie van de kostenbegroting naar investeringsbegroting te reserveren en in de opeenvolgende 15 jaren als voordeel in het baten- en lastenstelsel te verwerken. De bestemmingsreserve personele ontwikkeling heeft betrekking op afwikkeling van voormalig personeel en op verbetertrajecten om personele efficiency te realiseren in de bedrijfsvoering. De bestemmingsreserve innovatie is bestemd voor verbetering van de uitvoering. In 2022 hebben voor beide reserves mutaties plaatsgevonden cf bestuursbesluit. In 2023 is een bestemmingsreserve groot onderhoud gevormd conform het bestuursbesluit van 24 november 2023. Deze bestemmingsreserve is gevormd als gevolg van de vrijval van de voorziening groot onderhoud door het ontbr eken van een up-to-date MJOP. Zodra er een MJOP is, zal weer een voorziening groot onderhoud worden gevormd. Saldo 3112-2022
Toevoeging 2023
Saldo 31-122023
2.061
Onttrekking 2023 1.344
Algemene reserve
4.643
Gerealiseerd resultaat
2.061
-440
2.061
-440
-Bestemmingsreserve groot onderhoud
-
1.624
96
1.528
-Bestemmingsreserve personele ontwikkeling
92
-
-
92
-Bestemmingsreserve containers
840
-
60
780
-Bestemmingsreserve innovatie
171
-
-
171
7.807
3.245
3.561
7.491
Omschrijving
5.360
Bestemmingsreserve :
Totaal Tabel 6.6: Eigen vermogen (bedragen * € 1.000)
Voorzieningen De voorziening verlofsparen is gevormd voor het spaarverlof van medewerkers. Dit spaarverlof is een verplichting van niet-gelijke omvang. De voorziening voor jubilea is gevormd medewerkers die de komende 5 jaar een dienstjubileum vieren. De voorziening TOD (toelage onregelmatige dienst) is gevormd omdat zich in 2023 een casus heeft voorgedaan
34
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
waarbij geconstateerd is dat de cao op een onderdeel van toelagen onregelmatige dienst niet correct is toegepast. Dit geldt voor zowel de eigen medewerkers als de uitzendkrachten. Omschrijving
Saldo 31-122022
Toevoeging 2023
Verlofsparen
32
7
Jubilea
-
54
TOD Totaal
Aanwending 2023
Vrijval
Saldo 31-122023
-
-
54 179 272
39
-
179
-
-
32
240
-
-
Tabel 6.7: Voorzieningen (bedragen * € 1.000)
Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer De waarde van de onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen bedraagt per eind 2023 € 34,89 miljoen. Er is voor € 3,8 miljoen afgelost. De totale rentelast voor het jaar 2023 met betrekking tot de vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar bedraagt € 225K. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Deze schulden betreffen de crediteuren. Overlopende passiva De overlopende passiva bestaat ultimo 2023 vooral uit vooruit gefactureerde omzet ad € 2,6 miljoen, te betalen loonheffing ad € 809K, te betalen btw ad € 265K, te ontvangen facturen ad € 398K en te betalen pensioenpremie ad € 147K.
Niet op de balans opgenomen verplichtingen Avalex heeft een kredietfaciliteit bij de BNG-Bank die in 2023 niet is aangesproken. Avalex heeft per balansdatum voor 2023 voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Contracten
Waarde contract
Verplichting < 1 jaar
1.111.561
1.111.561
Verplichting > 1 jaar
Mobiliteit incl. onderhoud Verbouwing kantoorpand Den Haag Totaal Tabel 6.8: Niet uit de balans blijkende verplichtingen (bedragen * € 1.000)
35
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6.4 Overzicht van baten en lasten Hieronder is het overzicht van baten en lasten voor 2023 opgenomen. Avalex heeft het jaar 2023 in eerste instantie met een negatief resultaat van € 440.000 afgesloten. Dit is echter het resultaat voordat de in het bestuur afgesproken eigen bijdrage van Avalex ad € 715.000 uit de algemene reserve is onttrokken. Het resultaat van Avalex komt derhalve positief uit op € 275.000.
Raming begrotingsjaar vóór wijziging
Raming begrotingsjaar ná wijziging
Realisatie 2023
Omschrijving programma
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Inzameling & afvoer van huishoudelijk afval
45.530
38.310
7.220
47.527
40.477
7.050
46.678
38.903
7.775
Omschrijving algemene dekkingsmiddelen: Lokale heffingen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Algemene uitkeringen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Dividend
n.v.t.
Saldo Financieringsfunctie Overige algemene dekkingsmiddelen Subtotaal algemene dekkingsmiddelen
392 n.v.t. 392
-392
419
-419
225
-225
Gerealiseerde kosten overhead
6.828
-6.828
7.346
-7.346
7.866
-7.866
Vennootschapsbelasting Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves
n.v.t. 45.530
45.530
Gerealiseerde resultaat
45.530
45.530
n.v.t. -392
419
n.v.t. -419
225
n.v.t.
-225
n.v.t.
n.v.t. -
47.527
48.242
-
47.527
48.242
n.v.t
-
46.678
46.994
-316
124
-124
-715
46.678
47.118
-440
n.v.t
Tabel 6.9: Overzicht van baten en lasten (bedragen x € 1.000)
In 2023 is er een begrotingswijziging geweest als gevolg van de extreme inflatiecorrectie vanwege geopolitieke ontwikkelingen. Tevens was de stijging van de cao SGO beduidend hoger dan de indexatie waarmee in de begroting van 2023 was gerekend. Dit heeft tot een begrotingswijziging geleid die op 8 september 2023 is vastgesteld. De e enmalige compensatie van de gemeenten voor de onvoorziene prijsstijgingen bedroeg € 1,9 miljoen. De resterende € 0,7 miljoen zou worden gedekt vanuit de algemene reserves van Avalex.
36
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6.5 Toelichting op baten en lasten
Omschrijving
Realisatie 2023
Begrotings wijziging 2023
Verschil 2023
Voordeel/ nadeel
-340
Nadeel
Bijdrage gemeenten
1.
41.139
41.479
Compensatie gemeenten onvoorziene prijsstijgingen
2.
1.963
1.944
19
Voordeel
Bijdrage projecten
4.
152
803
-651
Nadeel
Opbrengsten grondstoffen
5.
2.485
2.502
-17
Nadeel
Overige opbrengsten
6.
939
799
140
Voordeel
46.678
47.527
-850
Nadeel
Totaal opbrengsten
Door te berekenen aan gemeenten
7.
10.052
10.622
-570
Aan gemeenten af te dragen opbrengst grondstoffen
8.
2.485
2.502
-17
Verwerkingskosten
9.
-10.904
-11.288
384
Afvalstoffenbelasting
10.
-1.633
-1.836
203
0
0
0
Totaal opbrengsten en kosten afval & grondstoffen Inzamelvoorziening
11.
6.203
6.811
-608
Voordeel
Directe personeelskosten
12.
14.294
13.845
449
Nadeel
Milieustraten
13.
382
429
-47
Voordeel
Overlaad
14.
500
682
-182
Voordeel
Mobiliteit
15.
4.578
4.878
-300
Voordeel
Verwerking en Belastingen
16.
12.537
13.124
-587
Voordeel
38.492
39.769
-1.277
Voordeel
7.866
7.346
520
Nadeel
7.866
7.346
520
Nadeel
636
1.127
-491
Voordeel
-316
-715
399
Voordeel
-316
-715
-399
Voordeel
Totaal directe kosten
Bedrijfsvoering
17.
Totale kosten overhead
Projecten
18.
Incidentele baten
19.
Incidentele lasten
20.
Resultaat voor belasting
Vennootschapsbelasting
21.
Saldo van baten en lasten
Onttrekking vanuit reserves
22.
156
-
156
Voordeel
Toevoeging vanuit reserves
23.
280
-
280
Nadeel
-440
-715
275
Voordeel
Gerealiseerd resultaat Tabel 6.10: Saldo van baten en lasten (bedragen x € 1.000)
37
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
Bijdrage gemeenten (1) De bijdrage gemeenten zijn de opbrengsten vanuit de periodieke facturatie aan de zes gemeenten, welke gebeurt op basis van de DVO 2023. De opbrengsten zijn voor 2023 conform de DVO in rekening gebracht en voldaan . Compensatie gemeenten onvoorziene prijsstijgingen (2) De compensatie gemeenten onvoorziene prijsstijgingen betreft de eenmalige bijdrage van de gemeenten als gevolg van de onvoorziene prijsstijgingen 2023. Dit is conform de besluitvorming rondom de begrotingswijziging 2023. De opbrengsten zijn in rekening gebracht en voldaan. Inzet algemene reserve Avalex (3) De inzet algemene reserve Avalex betreft het deel dat Avalex zelf bijdraagt uit de algemene reserve ter compensatie van de onvoorziene prijsstijgingen 2023. Dit is tevens conform de besluitvorming rondom de begrotingswijziging 2023. Bijdrage projecten (4) De bijdrage projecten zijn de opbrengsten op basis van facturatie voor projecten. Op basis van de gerealiseerde kosten wordt op nacalculatie gefactureerd. Deze opbrengsten zijn niet begroot. Het levert echter geen voordeel op vanwege de kosten die hier tegenover staan (op offertebasis). In 2023 zijn er minder projecten op offertebasis uitgevoerd; dit zie je ook terug in de projectkosten. Opbrengsten grondstoffen (5) Dit betreft alle opbrengsten die voortkomen uit het verwerken van grondstoffen, oftewel recyclables.
Opbrengsten grondstoffen zijn hoger dan begroot door de stijgende grondstofprijzen in 2023. Met name de prijs voor papier en metalen zijn hier debet aan. Overige opbrengsten (6) De post overige opbrengsten bestaat voor het grootste deel uit additionele dienstverlening aan de gemeenten die niet zijn begroot. In 2023 heeft deze post met name betrekking op meerwerk en incidentele doorbelastingen. Opbrengsten en kosten afval & grondstoffen (7 t/m 10) Middels de betreffende posten wordt inzichtelijk gemaakt hoe de verwerkingskosten en af valstoffenbelasting worden gedekt. Enerzijds wordt een deel doorberekend aan de gemeenten en anderzijds wordt een deel gedekt door opbrengsten van grondstoffen. Inzamelvoorziening (11) Onder deze post vallen de kosten van het beheer en onderhoud van de containers en rentekosten voor langlopende leningen. Directe personeelskosten (12) Onder deze post vallen de vaste personeelskosten en inhuurkosten van uitzendkrachten voor direct personeel. Milieustraten & Overlaad (13 en 14) Onder milieustraten en overlaad worden diverse kosten geregistreerd zoals het onderhoud en huur van deze locaties, afschrijvingskosten, kadegeld en de bijbehorende rente op langlopende leningen . Mobiliteit (15) Dit betreft het gebruik en inzet van het wagenpark ten behoeve van het ophalen en wegbrengen van alle fracties.
Verwerkingen en Belastingen (16) De kosten voor verwerking en belasting liggen in lijn met de begroting. Bedrijfsvoering (17) De kosten voor bedrijfsvoering (bijvoorbeeld kosten van huisvesting, ICT, Inkoop en Financiën) zijn hoger dan begroot. De belangrijkste oorzaak hiervan zijn de kosten voor ICT (meer en duurdere licenties) en huisvesting als gevolg van de uitgestelde verbouwing in Den Haag. Projecten (18) De kosten voor projecten zijn lager dan begroot doordat er minder werkzaamheden op offertebasis zijn uitgevoerd. Incidentele baten en lasten (19 en 20) In 2023 zijn er geen incidentele baten en lasten geweest. VPB (21) De Belastingdienst is van mening dat diensten die voor derden plaatsvinden en de opslag en/of overslag van die afvalstromen die opbrengsten opleveren, belast zijn. Avalex heeft als standpunt dat geen belasting op deze stromen behoeft te worden afgedragen omdat huishoudelijk afval een wettelijke taak is en deze is vrijgesteld. Ten aanzien van de verkoop van grondstoffen is op landelijk niveau met de Belastingdienst onderhandeld inzake een generieke afspraak. Deze luidt dat na het sluiten van een vaststellingsovereenkomst, 1% van de opbrengst van 38
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
grondstoffen wordt aangemerkt als belastbare winst voor de Vennootschapsbelasting. De bestaande vaststellingsovereenkomst waarin deze afspraak is vastgelegd, is verlengd tot en met 2025. Onttrekking uit/toevoeging aan reserves (22 en 23) Het behaalde negatieve resultaat van 2023 ad € 0,4 miljoen is onttrokken aan de algemene reserve. Daarnaast is volgens bestuursbesluit van 24 november 2023 een bestemmingsreserve groot onderhoud ad € 1.344K gevormd; hieraan is gedoteerd conform de begroting voor de voormalige voorziening groo t onderhoud. Analyse begrotingsafwijkingen voor begrotings-rechtmatigheid Formeel is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid als de werkelijke lasten van het programma de begrote lasten overschrijden. In 2023 is hier geen sprake van geweest en dus niet van toepassing. Toelichting op onvoorzien Volgens het BBV moet het overzicht van baten en lasten ook ‘het geraamde bedrag voor onvoorzien’ bevatten; dit is een raming voor “onvoorzien”. Voor de samenstelling en opbouw worden door het BBV geen nadere regels gegeven. Volgens de Gemeentewet moet de raming voor onvoorzien reëel zijn. In de cijfers van 2023 is de post onvoorzien net als in voorgaande jaren op nul euro gezet. In de begroting van 202 3 is geen post onvoorzien opgenomen.
39
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
Taakveld Volksgezondheid en Milieu
Raming begrotingsjaar vóór wijziging
Raming begrotingsjaar ná wijziging
Realisatie begrotingsjaar
Verschil begroting ná wijziging met realisatie
Saldo
Saldo
Saldo
Saldo
3.6
Huren
7.3
Afval
77
77
85
-8
3.8
Overige goederen en diensten
7.3
Afval
3.224
3.224
2.272
952
4.3.2
Inkomensoverdrachten gemeenten
7.3
Afval
42.229
44.234
44.321
-87
45.530
47.535
46.678
857
Totaal opbrengsten
1.1
Salarissen en sociale lasten
0.4
Overhead
-2.423
-2.636
-1.770
-866
1.1
Salarissen en sociale lasten
7.3
Afval
-9.937
-10.811
-11.176
365
2.1
Belastingen
0.9
VpB
3.5.1
Ingeleend personeel
0.4
Overhead
-200
-214
-826
612
3.5.1
Ingeleend personeel
7.3
Afval
-3.056
-3.419
-3.356
-63
3.8
Overige goederen en diensten
0.4
Overhead
-2.517
-2.695
-5.320
2.625
3.8
Overige goederen en diensten
7.3
Afval
-23.139
-23.914
-21.259
-2.655
4.2
Subsidies
7.3
Afval
5.1
Rente
0.5
Treasury
-392
-419
218
-637
5.1
Rente
7.3
-199
199
7.1
Mutatie reserve
0.10
Afval Mutatie reserves
7.2
Mutatie voorzieningen
0.4
Overhead
7.2
Mutatie voorzieningen
7.3
Afval
7.3
Afschrijvingen
0.4
Overhead
7.3
Afschrijvingen
7.3
Afval
Totaal kosten
-262
-280
-280
-
-267
-286
-71
-215
-3.338
-3.575
-3.080
-495
-45.530
-48.250
-47.118
-1.130
3.5.1
Ingeleend personeel
7.3
Afval
-
-
-
-
3.8
Overige goederen en diensten
0.4
Overhead
-
-
-
-
3.8
Overige goederen en diensten
7.3
Afval
-
-
-
-
0
0
0
0
-
-
-
-
Totaal incidentele opbrengsten
0
0
0
0
Totaal resultaat
0
-715
-440
-273
Totaal incidentele kosten
3.8
Overige goederen en diensten
7.3
Afval
Tabel 6.11: IV-3 taakvelden rapportage (bedragen x € 1.000)
40
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6.6 Toelichting rechtmatigheid Raming begrotingsjaar vóór wijziging
Raming begrotingsjaar ná wijziging
Realisatie 2023
Omschrijving programma
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Inzameling & afvoer van huishoudelijk afval
45.530
38.310
7.220
47.527
40.477
7.050
46.678
38.906
7.775
Omschrijving algemene dekkingsmiddelen: Lokale heffingen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Algemene uitkeringen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Dividend
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Saldo Financieringsfunctie Overige algemene dekkingsmiddelen Subtotaal algemene dekkingsmiddelen
392 n.v.t. 392
-392
419
-419
225
-225
Gerealiseerde kosten overhead
6.828
-6.828
7.346
-7.346
7.886
-7.866
Vennootschapsbelasting Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves
n.v.t. 45.530
46.994
-316
124
-124
Gerealiseerde resultaat
45.530
47.118
-440
-392
419
-419
225
n.v.t.
-225
n.v.t.
n.v.t.
45.530
-
47.527
n.v.t.
48.242
-
46.678
n.v.t
45.530
-
47.527
48.242
-715
46.678
Tabel 6.12: Begrotingsafwijkingen (bedragen x € 1.000)
Formeel is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid als de werkelijke lasten van het programma de begrote lasten overschrijden. Op het programma inzameling & afvoer van huishoudelijke afval is een onderschrijding zichtbaar ten opzichte van de begroting na wijziging van € 1,5 miljoen. Deze onderschrijding telt derhalve niet mee voor het oordeel.
Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend:
Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel
Onrechtmatig en telt mee voor het oordeel
a) Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling,-verordening) was gedefinieerd.
b) Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met het bestuur.
c) Budgetoverschrijding die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerd opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. d) Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie) regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding.
41
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
e) Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft het bestuur nog geen besluit genomen.
f) Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente ervoor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. • Geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar • Geconstateerd na verantwoordingjaar
g) Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investering of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. • Jaar van investeren • Afschrijvings- een financieringslasten in latere jaren.
Tabel 6.12: Analyse begrotingsafwijkingen
42
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6.7 Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid van Secretaris Directeur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht de secretaris directeur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur op 24 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 1% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 471.180.
Bevinding De secretaris directeur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het bestuur ook beschreven welke actie het onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voork omen.
43
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6.8 Wet normering Topinkomens Het inkomen van een topfunctionaris in de (semi)publieke sector mag volgens de Wet Normering Topinkomens (WNT) maximaal 130% van een ministerssalaris zijn en bedraagt hiermee € 223.000. (Semi)publieke instellingen zijn verplicht om jaarlijks de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van hun functionarissen te publiceren in de financiële jaarverslagen. De WNT beperkt zich tot de functionarissen binnen bestuur en directie. Het gehele bestuur van Avalex is onbezoldigd. Er is geen sprake van overschrijdingen. Mw. N. Dukker Functiegegevens
secretaris-directeur
Aanvang en einde functievervulling
01-01-2023 - 31-12-2023
01-01-2022 - 31-12-2022
Deeltijdfactor in fte
1
1
Dienstbetrekking?
Ja
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
143.881
Beloningen betaalbaar op termijn
138.715
22.527
22.542
Subtotaal
166.408
161.257
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
223.000
216.000
N.v.t
N.v.t.
166.408
161.257
N.v.t
N.v.t.
N.v.t
N.v.t.
-/- onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
Tabel 6.13: Leidinggevende topfunctionarissen, gewezen topfunctionarissen met dienstbetrekking
Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 1.800 of minder Naam topfunctionaris ( tot maart 2023)
Functie
Mw. M.A. Huijsmans (Wethouder Delft)
Lid Bestuur
Dhr. P. van Veller (Wethouder Leidschendam-Voorburg)
Lid Bestuur
vacature (Wethouder Midden Delfland)
Lid Bestuur
Dhr. P.C. Hennevanger (Wethouder Pijnacker-Nootdorp)
Voorzitter Bestuur
Dhr. W. van Damme (Wethouder Rijswijk)
Lid Bestuur
Dhr. H.J.M. Hendrickx (Wethouder Wassenaar)
Lid Bestuur
Naam topfunctionaris ( vanaf maart 2023)
Functie
Mw. M.A. Huijsmans (Wethouder Delft)
Lid Bestuur
Dhr. P. van Veller (Wethouder Leidschendam-Voorburg)
Lid Bestuur
Dhr. F.A. Voskamp (Wethouder Midden Delfland)
Lid Bestuur
Dhr. P.C. Hennevanger (Wethouder Pijnacker-Nootdorp)
Voorzitter Bestuur
Dhr. W. van Damme (Wethouder Rijswijk)
Lid Bestuur
Dhr. L.N.M. van Doeveren (Wethouder Wassenaar)
Lid Bestuur
Tabel 6.14: Topfunctionarissen
44
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023
6.9 Gebeurtenissen na balansdatum Niet van toepassing.
45
(voorlopige) jaarstukken Avalex 2023