Bijlage 1 - Businessplan CulturA & Zo Nootdorp - Stichting CulturA & Zo (definitief)

heeft onder andere als voordeel dat bij de wisseling van horeca er geen onduidelijkheden over eigendomsverhoudingen ontstaan.

Risico’s en vooruitzichten CulturA & Zo wil in 2024 met de gemeente afspraken maken over de mogelijkheid een reserve voor vervangingen op te bouwen. Op basis van ervaring is het van belang om een meer gedetailleerde demarcatielijst op te stellen in overleg met de gemeente met daarbij duidelijkheid over de verantwoordelijkheden en de kostendrager. Dit wordt besproken met de gemeente.

11.

Administratie

Financiële, salaris- en personeelsadministratie De financiële-, salaris- en personeelsadministratie wordt tot en met het boekjaar 2023 nog verzorgd door PSCA via het systeem Afas Profit. Vanaf 1-1-2024 gaat Rijnbrink de financiële-, salaris- en personeelsadministratie verzorgen voor zowel CulturA & Zo als Bibliotheek Oostland. Rijnbrink heeft jarenlange (ruim 75 jaar) ervaring in de bibliotheek- en cultuursector. Het financiële boekjaar 2023 wordt afgerond met PSCA. De belangrijkste reden om over te stappen naar Rijnbrink is dat zij kennis en ervaring hebben met diverse bibliotheken en culturele instellingen, waaronder theaters, en de administratie hiervan. Ze zijn een provinciale ondersteuningsinstelling (POI) en hebben kennis en ruime ervaring in de sector. Bovendien ondersteunen en werken ze met Afas Profit. Omdat er vorig jaar een uitgebreid en intensief traject is uitgevoerd ten aanzien van de implementatie van een nieuw declaratiesysteem binnen Afas Profit was dit een uitdrukkelijke wens.

Kaartverkoop(systeem) Voor de kaartverkoop wordt gewerkt met het e-ticket softwaresysteem van Pioen Partners. Dit is een ticketsysteem voor voorstellingen en activiteiten zoals workshops en cursussen. De ticketverkoop verloopt via de eigen website en via een ticketzuil waarbij de medewerkers van CulturA & Zo mensen kunnen helpen bij de aanschaf van een ticket. Dit ticketsysteem is gekoppeld aan het financiële systeem Afas Profit.

Verhuuradministratie Ook de verhuuradministratie verloop via een systeem van Pioen Partners: Zaalagenda. Dit is een online zaalreserveringssysteem. Deze wordt gebruikt voor het beheer van reserveringen van partners en gebruikers, maar ook voor intern gebruik. Partners kunnen binnenkort rechtstreeks boeken via de website van CulturA & Zo, of, wanneer hulp nodig is, via een e-mail naar verhuur@culturaenzo.nl

Risico’s en vooruitzichten Doordat voor de kaartverkoop en verhuur gebruik gemaakt wordt van digitale systemen is er een grote systeemafhankelijkheid. Op het moment dat het systeem of bijvoorbeeld de ticketzuil niet werkt, dan is het niet mogelijk om een kaartje te kopen of een ruimte te verhuren. Belangrijk is daarom om goede contacten met leveranciers te hebben en hardware goed te onderhouden. Zoals eerder besproken is daarnaast de borging van de bemensing van de verhuuradministratie een aandachtspunt.

25

12.

Begroting 2024

Op dit moment is er nog geen meerjarenbegroting voor CulturA & Zo na 2024. Het meerjarenperspectief kan nog niet afgegeven worden omdat de meerjarenbegroting 2025 nog door de Raad van Toezicht moet worden vastgesteld in de maart-vergadering van 2024. De meest recente en goedgekeurde begroting is die van 2024. Op basis van de ervaringen en resultaten sinds 2019 wordt, met het toekennen van de gevraagde extra subsidie voor 2023 en 2024, voor die periode geen exploitatietekort voorzien.

Begroting 2024

Toelichting begroting De stijging van de gemeentelijke subsidie in 2024 ten opzichte van 2022 met € 138.000 wordt veroorzaakt door de extra FTE’s en een lichte indexering. In de jaren dat corona heerste is het theater voor het grootste deel van de tijd dicht geweest waardoor er veel minder theaterinkomsten waren. Dit is deels gecompenseerd door de gemeente via coronasteun voor zowel voor CulturA & Zo als voor de structurele huurders. Zonder de extra toegekende (incidentele) subsidie was de rek er binnen de oorspronkelijke bezetting uit. Zo wordt er al een groot beroep gedaan op vrijwilligers, is CulturA & Zo al actief op het gebied van fondsenwerving, is de prijs van de kaartjes voor het theater redelijk gemiddeld, is het niet verstandig 26

om deze duurder te maken dan de prijzen van de theaters in de regio en zitten de inkomsten van de verhuur aan hun maximum, omdat de zalen veelal vol zitten. Wel zijn bedrijven een potentiële bron van inkomsten, maar is hiervoor personeel nodig om dit op te pakken, uit te werken en te begeleiden. De kosten gaan hier dus voor de baten uit. Met de toekenning van de aanvullende subsidie is CulturA & Zo in staat gesteld om de huidige manier van werken met voldoende personeel uit te voeren. Het aantal fte is toereikend om de activiteiten die op dit moment en in de komende jaren plaatsvinden en die voorbereid worden (samenwerking met bedrijven, nauwere samenwerking met onderwijs en kinderopvangorganisaties), vorm te blijven geven. Op basis van de capaciteit van het gebouw en de activiteiten die binnen deze capaciteit vormgegeven kunnen worden, zorgt de aanvullende subsidie voor een structurele voortgang. Dit staat los van de invloed van marktontwikkelingen, zoals CAO-verhogingen en schoonmaakkosten op de subsidie voor de komende jaren, CulturA & Zo gaat er vanuit dat deze gedekt worden op basis van reële indexering van de exploitatiesubsidie. Er wordt voorzien dat er geen aanvraag gedaan wordt de komende jaren voor extra activiteiten en personeel, los van de extra toegezegde twee keer 0,89 FTE.

Van deze laatste doet CulturA & Zo het verzoek deze structureel op te nemen in de exploitatie.

Derde geldstromen Ten behoeve van eenmalige kosten heeft CulturA & Zo een vrijwillige inspanningsverplichting op zich genomen, om dit, via derde geldstromen, te kunnen dekken. Toekenningen zijn onder meer gegeven door het VSB Fonds, het Oranje Fonds, Fonds voor Cultuurparticipatie, Fonds 1818, het Prins Bernhard Cultuurfonds, het Innovatiefonds van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en de MAEX Impuls ZuidHolland. In de periode 2020 – 2023 zijn de volgende bedragen toegekend4:

Risico’s en vooruitzichten Financieel zijn er een aantal risico’s die van invloed zijn op de continuïteit van CulturA & Zo. Hierover wordt structureel het gesprek gevoerd met de gemeente om de risico’s te verkleinen: • Er is geen meerjarenbegroting vastgesteld vanuit de gemeente. 4

Op basis van recente toekenning zijn de toegekende middelen voor het project GRIP op dit moment 93.000 euro voor de komende drie jaren

27

• •

Er is een toezegging gedaan voor slechts de eerste twee jaar t.a.v. de twee keer 0,89 extra FTE. Een ieder jaar optredend knelpunt is dat het theaterseizoen niet gelijk loopt aan een kalenderjaar. Dit veroorzaakt het risico dat de eerste zes maanden van het komende kalenderjaar al geboekt zijn (en dus de uitgaven voor die zes maanden al vastliggen) terwijl de hoogte van de subsidie voor die periode nog niet vastgesteld is. Hierdoor kunnen onvoorziene kosten met betrekking tot de verplichtingen en kosten voor de professionele programmering niet opgevangen worden. Door een meerjarige financiering zou dit financiële risico’s beter kunnen worden afgedekt.

Daarnaast wordt voorzien dat CulturA & Zo vrij makkelijk gelden kan werven, maar dat er veelal niet de bemensing is om het uit te voeren. Het risico bestaat dat, door de drukte van de dagelijkse activiteiten, de fondsbijdragen niet op tijd uitgeven kunnen worden, zeker bij grotere projecten. Het is daarom van belang om een flexibele schil aan tijdelijke (freelance-)medewerkers aan te leggen die bij hoge werkdruk kan worden ingezet, middels inzet van derde geldstromen. Ook zijn derde geldstromen incidenteel en moet goed nagedacht worden hoe activiteiten en bijvoorbeeld kosten voor de opleiding van vrijwilligers ook na de projectperiode gefaciliteerd kunnen blijven. Waar dit kan worden geborgd in de exploitatie wordt dit gedaan, maar het kan ook betekenen dat activiteiten stopgezet moeten worden. Het laatste voorziene risico dat bestaat bij projecten waarbij andere partijen zijn betrokken (en er vaak sprake is van derde geldstromen), dat er vergunningen aangevraagd moeten worden. Als deze niet worden verstrekt, of traag worden verstrekt, loopt het project vertraging op, of bestaat zelfs het risico dat de toekenning teruggegeven moet geven. Goed en continu overleg met de betreffende partijen kan het risico op vertragingen of annuleringen verminderen.

13.

Risicoanalyse

De inventarisatie van de gevonden risico’s, met daarnaast de gevonden oplossingen, ziet er in een matrix als volgt uit: Risico's Risico's ondervangen door Programmering Meer tijdsinvestering lokale en sociaalMeer digitaliseren (zelf boeken) en betere maatschappelijke programmering afspraken maken met partijen die betrokken zijn bij programmering Noodzakelijk onderhoud kan niet worden Geen zomerprogrammering uitgevoerd door geplande programmering in zomerperiode Onduidelijkheid eigenaar en kostendrager Afspraken goed vastleggen met partijen die activiteiten en voorstellingen betrokken zijn bij programmering Verhuur Structurele huurders krijgen eigen ruimten op Inzetten op verhuur door andere doelgroepen andere locaties; inkomstenderving als scholen en bedrijven met doorlopende programmering per doelgroep Toenemende vraag met als gevolg (te) hoge Meetlat goed bewaken en samenwerken met bezettingsgraad partners voor ruimten, proberen meer ruimten te verhuren op incourante tijden Horeca 28

Horeca exploitatie levert onvoldoende inkomsten op om kosten te dekken bij eigen exploitatie

Bezoekcijfers, publiciteit, marketing en doelgroepen Marketing is nu nog vooral fysiek en daardoor minder flexibel. Afficheborden worden gesloopt door vandalisme Organisatie Extra toegezegde twee keer 0,89 FTE is slechts voor 2023 en 2024, onduidelijkheid over toekenning financiële middelen na 2024 en daarmee continuïteit van de extra ingezette FTE organisatie en het leveren van kwaliteit en de gevraagde dienstverlening Detachering van kleine dienstverbanden vanuit Bibliotheek Oostland is risico bij uitval en indien samenwerking met de bibliotheek om welke reden dan ook zou veranderen. CulturA & Zo is niet in de mogelijkheid om zelf voor zulke kleine dienstverbanden mensen aan te nemen Afhankelijkheid van vrijwilligers en (in mindere mate) stagiaires is groot.

Werving en behoud is in huidige markt en samenleving lastig Gebouw Onvoldoende begrote middelen om vervanging en reparatie aan apparatuur op te vangen Administratie Door digitalisering grotere systeemafhankelijkheid Begroting Geen meerjarenbegroting wat risico geeft bij boeken van theatervoorstellingen omdat er al een verplichting wordt aangegaan, terwijl pas na boeking bekend is wat de hoogte van de verstrekte subsidie is Bemensing organiseren voor extra projecten is in de huidige arbeidsmarkt lastig waardoor een project mogelijk vertraging oploopt of niet doorgaat Borging na afloop van projecten die gefinancierd zijn met incidentele middelen Afhankelijk van samenwerking bij uitvoering projecten op basis van incidentele middelen met als risico dat als dit niet goed gaat, dit vertraging of zelf vroegtijdige beëindiging van project betekent

In 2024 wordt dit onderzocht en strak gemonitord. Indien dit het geval blijkt te zijn wordt alsnog (weer) naar een externe exploitant gezocht

Marketing meer digitaliseren, onder meer via nieuwe website maar ook met tv schermen (van binnenuit) Afspraken maken met gemeente over, bij voorkeur, het structureel maken van deze financiële toezegging in de vorm van het verhogen van de exploitatiesubsidie

Borging van basiswerkzaamheden en geen vermindering van uren

Extra inzetten op werving en behoud. Indien niet mogelijk stopzetten van bepaalde activiteiten Afspraken maken met gemeente over het opzetten van een reserve met daarbij een gedetailleerde demarcatielijst Goede afspraken met leveranciers en onderhoud van hardware. Toewerken naar meerjarige financiering met een meerjarenbegroting in overleg met de gemeente

Inzetten op een flexibele schil

Borging in exploitatie of stopzetten project na afloop Goed overleg met samenwerkingspartijen

29

Bijlage 1: Meerjarenbeleidsplan 2023 - 2027 CulturA & Zo

30