Bijlage 1 - Businessplan CulturA & Zo Nootdorp - Stichting CulturA & Zo (definitief)

Herzien Businessplan CulturA & Zo CulturA & Zo

Opgesteld door: Silvia Settels, Het Zakelijk Schrijfbureau Versie: 1.0 (25 januari 2024)

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 5 Van Cultura naar CulturA & Zo ............................................................................................................ 5 Herziening businessplan ...................................................................................................................... 5

2.

Terugblik en ontwikkelingen ............................................................................................................ 6

3.

Missie en visie CulturA & Zo ............................................................................................................ 7 Missie................................................................................................................................................... 7 Visie ..................................................................................................................................................... 7 Kernwaarden ....................................................................................................................................... 7 Prestatiecriteria ................................................................................................................................... 7

4.

Programmering ................................................................................................................................ 8 Uitgangspunten ................................................................................................................................... 8 Professionele programmering ............................................................................................................. 8 Planning en programmaboekje ....................................................................................................... 8 Sociaal-maatschappelijke programmering .......................................................................................... 9 Lokale programmering ........................................................................................................................ 9 Local heroes ................................................................................................................................... 10 Businessvoorstelling ...................................................................................................................... 10 Sportvoorstelling ...........................................................................................................................

10 Bands ............................................................................................................................................. 10 Lichtjesavond ................................................................................................................................. 10 Verbeelding.................................................................................................................................... 10 Huurdersweekend ......................................................................................................................... 10 Organisatie......................................................................................................................................... 10 Cijfers 2022 ........................................................................................................................................ 10 Risico’s en vooruitzichten .................................................................................................................. 11

5.

Verhuur .......................................................................................................................................... 11 Uitgangspunten ................................................................................................................................. 11 Verhuurtarieven ................................................................................................................................ 11 Maatschappelijke verhuurtarieven................................................................................................ 11 Zakelijke verhuurtarieven .............................................................................................................. 12 Bezettingsgraad ................................................................................................................................. 13 Risico’s en vooruitzichten .................................................................................................................. 14

6.

Horeca ........................................................................................................................................... 14 Uitgangspunten ................................................................................................................................. 14 2

Uitwerking horeca-exploitatie ........................................................................................................... 14 Risico’s en vooruitzichten .................................................................................................................. 14 7.

Maatschappelijk rendement ......................................................................................................... 15 Aanbevelingen uit het rapport .......................................................................................................... 16

8.

Bezoekcijfers, publiciteit, marketing en doelgroepen ................................................................... 16 Bezoekcijfers ...................................................................................................................................... 16 Doelgroepen ...................................................................................................................................... 17 Demografische gegevens ............................................................................................................... 17 Publiciteit........................................................................................................................................... 18 Marketing .......................................................................................................................................... 18 Risico’s en vooruitzichten .................................................................................................................. 19

9.

Organisatie..................................................................................................................................... 19 Beheer ............................................................................................................................................... 19 Huurovereenkomst ............................................................................................................................ 19 Openingstijden en aantal medewerkers............................................................................................ 19 Organogram en personeelsformatie ................................................................................................. 20 Ontwikkeling van personeelsformatie ........................................................................................... 20 Personeelsformatie........................................................................................................................ 21 Functiehuis .................................................................................................................................... 22 Vrijwilligers ........................................................................................................................................

22 Stagiaires ........................................................................................................................................... 22 Fiscaal ................................................................................................................................................ 22 BTW ............................................................................................................................................... 23 Vennootschapsbelasting (VPB) ...................................................................................................... 23 Jaarrekeningen CulturA & Zo en Bibliotheek Oostland ................................................................. 23 Risicoanalyse en Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) ................................................................ 23 Risicoanalyse ................................................................................................................................. 23 Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) ....................................................................................... 23 Compliance en De Codes ...................................................................................................................

23 Risico’s en vooruitzichten .................................................................................................................. 23

10. Gebouw ......................................................................................................................................... 24 Eigenaarslasten gebouw .................................................................................................................... 24 Huurderslasten gebouw .................................................................................................................... 24 Inventaris ........................................................................................................................................... 24 Risico’s en vooruitzichten .................................................................................................................. 25 3

11. Administratie ................................................................................................................................. 25 Financiële, salaris- en personeelsadministratie ................................................................................ 25 Kaartverkoop(systeem)...................................................................................................................... 25 Verhuuradministratie ........................................................................................................................ 25 Risico’s en vooruitzichten .................................................................................................................. 25 12. Begroting 2024 .............................................................................................................................. 26 Begroting 2024 .................................................................................................................................. 26 Toelichting begroting ......................................................................................................................... 26 Derde geldstromen ............................................................................................................................

27 Risico’s en vooruitzichten .................................................................................................................. 27 13. Risicoanalyse ................................................................................................................................. 28 Bijlage 1: Meerjarenbeleidsplan 2023 - 2027 CulturA & Zo ................................................................. 30

4

1. Inleiding Van Cultura naar CulturA & Zo In de kern Nootdorp van de gemeente Pijnacker-Nootdorp is in oktober 2019 het gebouw CulturA & Zo heropend. De exploitatie is in handen van Stichting CulturA & Zo (in dit plan CulturA & Zo). CulturA & Zo staat voor: elkaar ontmoeten en verbindingen zoeken en vinden. Het is een multifunctionele accommodatie met onder meer een theater- en bibliotheekfunctie, een aantal te huren zalen en een horecavoorziening waar de nadruk ligt op ontmoeten. De gemeente Pijnacker-Nootdorp is eigenaar van het pand aan de Dorpsstraat, waar voorheen Cultura was gevestigd. Aan Stichting Bibliotheek Oostland (in dit plan Bibliotheek Oostland) werd gevraagd om het beheer van dit pand op zich te nemen en er een nieuwe inhoud voor te ontwikkelen. Uiteindelijk is ervoor gekozen om de exploitatie onder te brengen bij een zelfstandige stichting: CulturA & Zo, met een eigen Raad van Toezicht (RvT), maar wel met dezelfde directeur-bestuurder als Bibliotheek Oostland. Bibliotheek Oostland werd vervolgens één van de vaste huurders. Het gebouw kreeg de nieuwe naam CulturA & Zo. Een kleine verbouwing was noodzakelijk om het gebouw geschikt te maken voor de samengevoegde disciplines van de verschillende gebruikers en voor het organiseren en faciliteren van activiteiten die verbinden en voor wisselwerking zorgen.

Na een goede start in 2019, moesten de deuren van CulturA & Zo in maart 2020 sluiten vanwege de coronacrisis. Pas in het voorjaar 2022 was het gebouw weer geheel open met alle functies en stegen, na een aarzelende herstart, het aantal activiteiten en programma’s. Net als het aantal bezoekers uit een groot aantal doelgroepen. Eind 2023 kan CulturA & Zo terugzien op een succesvol jaar met een volledige exploitatie van twaalf kalendermaanden.

Herziening businessplan Het businessplan dat in de periode 2018/2019 is opgesteld in aanloop naar de opening van CulturA & Zo is, kon, vanwege de grillige ontwikkeling door de corona-periode, nog niet eerder getoetst worden. De afgelopen twaalf maanden leverden vanuit de dagelijkse exploitatie een grote hoeveelheid voortschrijdende inzichten op. Onder andere op het gebied van het type activiteiten, de hoeveelheid medewerkers, de horeca, de hoeveelheid en achtergronden van de bezoekers en welke impact dit heeft op de exploitatie en de bijbehorende begroting. Dit voorliggende businessplan geeft op de voornaamste bedrijfsonderdelen de ontwikkelingen sinds 2019 weer. Het biedt daarnaast een vooruitblik op de te verwachte ontwikkelingen voor de komende jaren. De cijfers in dit plan zijn voor een groot deel gebaseerd op het kalenderjaar 2022. Op het moment van schrijven zijn de cijfers van 2023 nog niet bekend. Op het moment dat deze cijfers bekend zijn wordt dit opgenomen in het jaarverslag 2023. Bij het oorspronkelijke businessplan heeft de RvT van Bibliotheek Oostland een aantal kaders meegegeven. Deze kaders onderschrijft de RvT van CulturA & Zo: 5

• • •

Het belangrijkste kader is dat er geen verliesgevende exploitatie van CulturA & Zo mag zijn; de RvT oefent haar toezichthoudende/controlerende taak uit op CulturA & Zo; alle te voorziene risico’s van de exploitatie moeten in beeld gebracht en ondervangen worden.

In de tussenliggende periode is een Meerjarenbeleidsplan 2023-2027 voor CulturA & Zo opgesteld. Deze vormt aanvullend een belangrijk kader en is als bijlage toegevoegd aan dit businessplan omdat het de (inhoudelijke) doelstellingen voor de komende jaren van CulturA & Zo weergeeft.

2. Terugblik en ontwikkelingen Ondanks dat de deuren van CulturA & Zo in oktober 2019 werden geopend, is CulturA & Zo pas sinds het einde van de coronacrisis in 2022 volledig operationeel. Tijdens de (beperkte) lockdowns werd gestreefd zoveel mogelijk activiteiten door te laten gaan; er werd geëxperimenteerd met nieuwe (digitale) mogelijkheden en presentaties. Zo werd alsnog gedeeltelijk het publiek bereikt en konden artiesten een podium geboden worden. Het leverde veel positieve reacties op. Toen Nederland in 2022 van het slot ging, kon verder worden gebouwd waar voor de coronacrisis mee gestart was, aangevuld met de ervaringen vanuit de coronaperiode. Terugkijkend op de eerste jaren van CulturA & Zo kan geconcludeerd worden dat een groter deel van de tijd dan voorzien ingezet wordt voor de lokale en sociaal-maatschappelijke samenwerking met partners en initiatieven vanuit burgerparticipatie. CulturA & Zo bleek veel grotere bezoekersgroepen te trekken dan geprognotiseerd voor de sociaal-maatschappelijke en lokale programmering. Denk aan initiatieven als Sociaal Vitaal van het SWOP, het project Blijf Aangehaakt, spreekuren, taalontmoetingen en Muziek op schoot en de amateuruitvoeringen. Veel van die activiteiten kwamen voort uit burgerparticipatie. Dit zijn activiteiten voor en door inwoners die wel begeleiding vereisen vanuit CulturA & Zo.

Ondanks dat dit meer tijd vroeg, heeft het geen invloed gehad op de uitvoering van de professionele theaterprogrammering. Deze programmering is namelijk een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering, zeker waar het gaat om het in stand houden van horeca en het genereren van middelen. Het bleek echter dat het met de huidige bezetting niet mogelijk was om de succesvolle invulling van ‘huiskamer van het dorp’ te realiseren en dat meer capaciteit nodig was. Hiervoor is CulturA & Zo in 2023 het gesprek aangegaan met de gemeente wat heeft geresulteerd in een toezegging voor 2023 en 2024 van jaarlijks twee maal 0,89 extra FTE aan bemensing. Het inzetten op de sociaal-maatschappelijke en lokale programmering is een ontwikkeling waar CulturA & Zo zich de komende jaren op blijft richten omdat hier duidelijk veel behoefte aan is. Het is belangrijk om met de programmering te werken aan kansengelijkheid, inclusie en diversiteit. Dit werkt het beste als dit gedaan wordt, samen met partners en (met en voor) inwoners. De samenwerking met (lokale) bedrijven, verenigingen en scholen wordt hierop vergroot. Verder is het werven van aanvullende (incidentele) middelen via fondsen- en sponsoring (derde geldstromen, zoals ook de ambitie was, een belangrijke (en succesvolle) ontwikkeling. Hiermee is tussen 2020 en 2023 al 240.000 euro binnengehaald (zie hoofdstuk 12).

Het gaat om subsidies en bijdragen om zaken te vervangen, zoals de tribune, theaterlampen en de lichtregelcomputer. Maar ook voor inhoudelijke projecten en de aanleg van een nieuw terras (mits de gemeente hiervoor een vergunning zal verstrekken). De ambitie is om ook de komende jaren substantieel extra financiële middelen te genereren.

6

3. Missie en visie CulturA & Zo CulturA & Zo staat voor: elkaar ontmoeten en verbindingen zoeken en vinden. Tussen inwoners, organisaties en onderling. Wat er ontstaat is een netwerk dat bijdraagt aan de leefbaarheid, oftewel de kwaliteit van het leven en welzijn van bewoners in de regio. CulturA & Zo werkt dagelijks samen met verschillende sociaal-maatschappelijke en culturele organisaties. Met als doel een veelzijdig (lokaal) aanbod. Het resultaat is een verrassende en effectieve samensmelting van theater met film, een horeca-etablissement, de bibliotheek en andere huurders. De verbindingen leiden vaak tot verrijkende samenwerkingen. Er wordt gebruik gemaakt van elkaars sterke punten met tot gevolg aanvullende diensten, een beter overzicht, toegankelijkheid en een krachtig aanbod. De missie en visie van CulturA & Zo zijn vastgelegd in het nieuwe Meerjarenbeleidsplan 2023-2027 en luiden als volgt.

Missie CulturA & Zo is het sociaal-maatschappelijk en cultureel kloppend hart van Pijnacker-Nootdorp waar verbinding centraal staat. Een plek waar mensen elkaar ontmoeten, geïnspireerd raken en worden gestimuleerd om zich te ontwikkelen.

Visie CulturA & Zo wil als verbinder en blikverruimer mensen en verhalen centraal zetten, met een sociaalmaatschappelijk en cultureel karakter. CulturA & Zo zorgt voor een vertrouwde en toegankelijke ontmoetingsplek waar bezoekers genieten, zich verwonderen, zich laten verleiden, geïnspireerd raken en geraakt worden. Het is een sfeervolle omgeving waar persoonlijke ontmoeting en ontwikkeling centraal staan. Je wordt hier gezien en gehoord en gaat hier als mens rijker weer naar buiten. Het is een plek van, voor en door inwoners. Niet alleen om te kijken, maar ook mee te doen, mee te maken, mee te spelen en mee te werken. We spelen een belangrijke culturele, maatschappelijke en verbindende rol. Zo hebben we een positieve impact op de omgeving en het sociaal-maatschappelijke en culturele klimaat in Pijnacker-Nootdorp.

Kernwaarden • • • • •

Beleving & verbinding Inspiratie & verwondering Participatie & co-creatie Reflectie & ontplooiing Maatschappelijk betrokken & persoonlijk contact

Prestatiecriteria De volgende criteria worden gehanteerd om te meten wanneer de exploitatie van CulturA & Zo een succes is: A. Bezoekers: als brede publieksgroepen op alle tijdstippen CulturA & Zo bezoeken; B. Activiteiten: als CulturA & Zo een breed scala aan activiteiten (met cross-overs en kruisbestuivingen) huisvest; C. Samenwerking: als de partners/huurders van CulturA & Zo goed samenwerken / elkaar stimuleren; D. Financiën: als de begroting en de exploitatie van Cultura & Zo haalbaar/financieel duurzaam zijn.

7

4. Programmering Uitgangspunten Er wordt gestreefd naar een combinatie van professionele, sociaal-maatschappelijk en lokale programmering. Hier is veel vraag naar, zowel vanuit de inwoners, als vanuit het sociaalmaatschappelijke en lokale veld (o.a. de amateurverenigingen). Daarnaast wordt het podium geboden aan lokaal talent. Hier wordt de theaterzaal bewust op een aantal dagdelen vrij voor gehouden.

Professionele programmering Er worden circa 30 professionele voorstellingen per jaar geprogrammeerd, verdeeld over 35 weken. • Grote namen worden gespreid over het jaar geprogrammeerd. • Er wordt via verschillende artiestenbureaus / productiebureaus geprogrammeerd waardoor een breder aanbod ontstaat. • Per voorstelling wordt in samenspraak met het productiebureau bepaald wat het streefgetal qua bezetting is. Jeugdvoorstellingen mogen vaak niet meer dan 30-40 personen hebben. In het geval waarbij dit zelf mag worden bepaald, dan staat het streefgetal op een gemiddelde van 75%-100% van de zaalbezetting. • Indeling: o A-artiest – bekend van TV (Karin Bloemen, Maarten van Rossum, Dikkie Dik) o B-artiest – regionaal of landelijk bekend maar nog niet door gebroken naar TV en grote theaters (denk daarbij aan toneelstukken, minder bekende artiesten, kindervoorstelling, themavoorstelling, business, sportvoorstelling) o C-artiest - lokale artiest die vooral lokaal bekend is o Talenten – lokale mensen die geen of weinig podiumervaring hebben • Indien meerdere partijen betrokken zijn bij de voorstellingen (vakteams van Bibliotheek Oostland, SBJ Samen Sterk, SWOP, gro-up, overige externe partijen), worden de mensen gezamenlijk betaald én bemenst. Het gaat dan om huur, techniek, voorstellingen, communicatie etc.). Per keer wordt bekeken wie eigenaar is en wie dus betaalt.

• Er is een duidelijke samenwerking, ook in naamvoering met activiteiten van de Cultuurtrein, Team4Talent en Bibliotheek Oostland. • Er wordt thematisch geprogrammeerd waarbij zoveel mogelijk een koppeling gemaakt wordt maken met de bibliotheek (bijv. thematafels incl. promotie voor een voorstelling) en de horeca (bijv. theatermenu, bepaalde drankjes of aankleding). Denk daarbij aan een voorstelling over rouw, waarbij de nazorg aanwezig is in de vorm van een externe partij, waarbij ook met een kwinkslag koffie en cake wordt geserveerd. Of een anti-alcoholcollege door een bekende artiest, waarna alcoholvrije cocktails worden geserveerd, boeken door de Bibliotheek beschikbaar worden gesteld en een hulporganisatie aanwezig is voor hulp bij verslaving. • Filmprogrammering • Een aantal keer per jaar wordt een film voor volwassenen geprogrammeerd met een uitgewerkt thema (onder de titel Film & Zo). • Een aantal keer per jaar wordt Film & Zo voor kinderen geprogrammeerd, eveneens met een uitgewerkt thema. • Bij Film & Zo is de zaalbezetting maximaal 40 personen i.v.m. de horecavoorziening die daarbij komt kijken.

Planning en programmaboekje •

Op 1 maart ligt er een programmavoorstel, incl. begroting en concept-programmaboekje. In de begroting is ook de ‘& Zo’-factor meegenomen (dus niet alleen de voorstelling maar alles wat erbij 8

•

• •

•

• •

komt kijken). Op 1 maart is alles geboekt. Artiesten kunnen meewerken aan hun eigen communicatie, zoals het opnemen van een filmpje en delen het via hun eigen kanalen. CulturA & Zo doet de voorbereiding van de teksten en foto’s van het definitieve programmaboekje. Het programmaboekje is uiterlijk 1 april klaar. Vanaf 1 juni gaan de voorstellingen online in de verkoop (website), ook staan ze vanaf deze datum op de ticketzuil die speciaal ontwikkeld is voor CulturA & Zo vanuit fondsgelden t.b.v. minder digitaal vaardige inwoners. Via posters en krantenartikelen wordt het publiek op de voorstellingen gewezen. Er wordt samengewerkt met lokale kranten maar ook met lokale partners om de zaalbezetting zo hoog mogelijk te krijgen. Sociale-maatschappelijk en lokale programmering wordt meegenomen op de website maar niet in het boekje, dit om hiermee flexibel te blijven. Met scholen is afgesproken dat jeugdvoorstellingen in de nieuwsbrieven van de scholen worden opgenomen.

Sociaal-maatschappelijke programmering Sociaal-maatschappelijke programmering is de programmering in CulturA & Zo die veelal niet in de theaterzaal plaatsvindt en die voor en door inwoners wordt opgezet. De sociaal-maatschappelijke programmering heeft soms overlap met de lokale programmering maar heeft altijd als uitgangspunt dat mensen iets voor elkaar doen. Voorbeelden zijn Blijf Aangehaakt; een haakproject waar mensen elkaar ontmoeten, elkaar leren haken en bijv. dekens haken voor mensen die de gasrekening niet kunnen betalen. Maar ook de Nootdorpse Historische Vereniging, Noitdorpsche Historiën, die een bijeenkomst organiseert waar mensen kunnen komen kijken naar oude foto’s, activiteiten tijdens Wereld Alzheimer Dag zoals een wandeling, geheugenbibliotheek, film, samen eten, zitdans. Verder jongeren die in het voorprogramma van artiesten kunnen optreden, het programma Young Leaders waarin jongeren een activiteit leren organiseren voor andere jongeren, GRIP – participatietheater voor jongeren over mentale issues, spreekuren van bijv. de lokale uitvaartvereniging en spelletjesmiddagen voor ouderen. Inwoners komen zelf met ideeën (circa 120 burgerinitiatieven per jaar) en gezamenlijk wordt bepaald hoe en met wie het gerealiseerd kan worden. Een belangrijke instrument dat daarbij gebruikt wordt is de meetlat (zie hiernaast).

Lokale programmering Er zijn een aantal lokale programma’s die worden aangeboden. Soms kiezen partijen ervoor om kaartverkoop via CulturA & Zo te laten verlopen, in andere gevallen doen partijen dit zelf.

9

Local heroes Er is een ‘Lokale helden programma’ opgezet met daarin jaarlijks een Nootdorper die is doorgebroken bij het grote publiek (is daarmee dus ook een A artiest).

Businessvoorstelling 1x per jaar een zakelijke voorstelling of lezing met netwerkborrel voor bedrijven en ondernemers met een link naar iets educatiefs.

Sportvoorstelling 1x per jaar een sportieve voorstelling in samenwerking met de sportverenigingen.

Bands 1x in de 2 maanden op zondagmiddag of vrijdagavond een lokaal talent of C-artiest en een kerstconcert in de theaterzaal of in de horecaruimte, inclusief live muziek en aankleding.

Lichtjesavond Aan de Lichtjesavond in de Dorpsstraat in december wordt jaarlijks meegewerkt.

Verbeelding Het gebouw wordt opengesteld voor de Verbeelding en CulturA & Zo draagt de helft van de kosten voor de (hoofd)voorstelling tijdens het openingsweekend.

Huurdersweekend Huurders krijgen de mogelijkheid om een weekend zichzelf te presenteren met open lessen en optredens. Dit kan een seizoens-opening zijn tijdens de Verbeelding of een seizoens-afsluiting. Dit gebeurt in overleg met de huurders. CulturA & Zo is dit weekend eigenaar en dus verantwoordelijk voor de kosten van de zaalhuur maar niet voor de kosten van de producties zelf.

Organisatie Alle programmering wordt voorbereid voor in aparte werkgroepen en waar mogelijk met diverse lokale partijen/klankbordgroepen: • Jeugd • Film & Zo • Cultuurtrein • Lokaal/sociaal • Kunstgebouw • A en B artiesten Voor inwoners is aanvullend een ideeënbus beschikbaar.

Cijfers 2022 In totaal zijn er in 2022 95 voorstellingen / activiteiten geweest waar kaartverkoop voor heeft plaatsgevonden. En 11 keer een zomervakantieactiviteit georganiseerd, genaamd de Costa CulturA Club. De verdeling hiervan staat hieronder in de tabel. Gemiddeld was er een bezetting van 83 bezoekers per voorstelling (over alle soorten programmering). Dat heeft te maken met het feit dat als er voorstellingen zijn met de ‘& Zo-factor’, dus met eten, wandelen, een bierproeverij, de zaal gemaximeerd is op 40, soms 60, of soms 120 (dit komt veel voor bij kindervoorstellingen, eisen vanuit impresariaat. Dit drukt natuurlijk op het gemiddelde). De rest van het gebruik van de theaterzaal valt onder verhuur. Dit kan van alles zijn; van een zakelijke bijeenkomst, een herdenkingsbijeenkomst, repetities en bandjes.

10

Theaterzaal Gebruik 2022 Professionele programmering

12% 37% 31%

Sociale programmering Lokale, culturele programmering

20%

Zomer/Jeugdprogrammeri ng

Risico’s en vooruitzichten Op basis van ervaring wordt voorzien dat de lokale vraag naar zaalverhuur de komende jaren gelijk zal blijven of toeneemt. Hier wordt op ingespeeld door onder andere de theaterzaal op gezette momenten vrij te houden voor lokale en sociaal-maatschappelijke partijen. De afspraken met gebruikers worden nog beter vastgelegd om duidelijkheid vooraf te creëren. De verwachting is dat de inkomsten gelijkblijvend zijn aangezien ruimtes al redelijk vol zitten. Een belangrijke kanttekening is dat de sociaal-maatschappelijke programmering meer tijd en aandacht vergt dan de professionele programmering. Dit vraagt dat CulturA & Zo waar mogelijk digitaliseert en de werkprocessen automatiseert, waarbij er aandacht blijft voor minder digitaalvaardige inwoners. Dit houdt bijvoorbeeld in dat mensen rechtstreeks hun ruimte kunnen huren en kaartjes kunnen kopen. Niet alleen voor de culturele / professionele voorstellingen, maar ook voor de lokale en sociaalmaatschappelijke programmering. Daarnaast is de verwachting dat de Zomerprogrammering niet in stand kan worden gehouden. Het is namelijk nodig om een periode in te bouwen om onderhoud aan het gebouw te kunnen uitvoeren; zoals vloeren in de was, klein en groot onderhoud etc. De zomerperiode is hier het meest geschikt voor.

Op basis van evaluatie blijkt dat er niet altijd duidelijke afspraken zijn wie eigenaar is van de voorstelling of activiteit. Dat is inmiddels verbeterd en blijft aandacht vragen. CulturA & Zo werkt met een checklist. Het is van belang dat de checklist altijd ingevuld wordt door de partijen zodat duidelijk is wie kostendrager is voor de kosten van de activiteit of voorstelling. Voor optredende professionele artiesten geldt, dat er altijd een contract / rider aanwezig is. Als een artiestenbureau zelf geen contract aanlevert, wordt daarin voorzien door CulturA & Zo.

5. Verhuur Uitgangspunten CulturA & Zo verzorgt de verhuur aan vaste en tijdelijke huurders.

Verhuurtarieven Maatschappelijke verhuurtarieven De maatschappelijke verhuurtarieven voor CulturA & Zo voor 2023 en 2024 luiden als volgt: 11

CulturA & Zo Balletzaal Pianostudio Harpstudio Theaterzaal Klarinetstudio Schminkstudio Prijzen zijn per uur, exclusief btw

2023 € 14,33 € 5,07 € 3,59 € 30,06 € 3,99 € 12,85

2024 € 14,92 € 5,28 € 3,74 € 31,29 €4,15 € 13,38

In overleg met de gemeente is destijds afgesproken om de tarieven jaarlijks alleen te indexeren en niet te verhogen. De open ruimtes Jan Jansen lounge, Intermezzo, de Coupé, ’t Lab, de horeca-ruimte en de kloostertafels zijn gratis te gebruiken voor bezoekers en in overleg voor partners. Een voorbeeld hiervan is burgerparticipatietraject ‘Blijf Aangehaakt’ en een spelletjesmiddag van de SWOP die beiden plaats vinden in de horeca-ruimte.

Zakelijke verhuurtarieven Voor zakelijke verhuur zijn aparte tarieven vastgesteld. Zie hieronder voor de tarieven van 2024.

12

Bezettingsgraad De verhuur bestaat grotendeels uit vaste huurders, op dit moment: • Bibliotheek Oostland, bibliotheek • Balletstudio Belinda, ballet • Imme Tonkes, vioolles • Jacco van Dam, tekenen en schilderen • Robert Bierhuizen, tekenen en schilderen • Levtheater, toneellessen en voorstellingen • Noor Nuis, pianoles • Muziekschool Rootz • Toneelvereniging Het Voetlicht, toneelles en voorstellingen • Nel van Biezen, taichi en qigong • Babette Bremer, yoga • Mw Wingyu Man, Kantonese les • St. Welzijn en Ondersteuning Pijnacker-Nootdorp • Praktijk Bloesem, yoga • Muziek op schoot • Wereldkoor Nootdorp • Hülya Keser, pianoles • Silvia Delmeire, workshop biodanza Deze structurele huurders huren gemiddeld 37 weken per jaar ruimtes. In totaal kwam het aantal gebruikers van deze ruimtes in 2022 uit op 21.946 personen. De ruimtes worden ook incidenteel verhuurd voor losse activiteiten; dit levert 5.604 gebruikers op per jaar (2022). De bezettingsgraad van de zalen (o.b.v. reserveringen) was in 2022 als volgt:

13

Risico’s en vooruitzichten Als grootste risico voor de komende jaren is voorzien dat een aantal van de structurele huurders een eigen locatie krijgt waardoor CulturA & Zo inkomsten misloopt. Dit lijkt op dit moment het geval te zijn bij de SWOP. De gemeente stelt aan hen een deel van een school ter beschikking voor de activiteiten van de SWOP. Op zich biedt dit ruimte voor andere partijen, ware het niet dat partijen als de SWOP huren of ruimtes gebruiken op incourante tijden. Overigens neemt de vraag naar verhuurbare zaalruimte nog steeds toe. Er moet regelmatig ‘nee’ worden verkocht en de verwachting is dat dit in de komende jaren zo zal blijven. De situatie dat structurele huurders een eigen locatie krijgen heft dit niet (volledig) op. De hoge bezettingsgraad speelt vooral op bepaalde tijdstippen (tussen 16.00 en 21.00 uur) waarbij dus veel partijen tegelijkertijd een ruimte willen huren. Het is belangrijk dat de meetlat goed bewaakt wordt bij sociaal-maatschappelijke en lokale programmering en dat de samenwerking met partners goed is om op die manier extra ruimte te bieden. Bijvoorbeeld met kerkelijk centrum Nové, dat naast CulturA & Zo gevestigd is. Om een meer gespreide bezettingsgraad te realiseren, richt CulturA & Zo zich de komende jaren op scholen en bedrijven.

De ambitie is om in samenspraak met hen activiteiten te organiseren, waarbij zij bijvoorbeeld de Theaterzaal kunnen gebruiken op leegstaande uren. Dit gebeurt al in toenemende mate. Op dit moment zijn het echter vooral ad hoc activiteiten en de wens is toe te gaan naar een doorlopende programmering per doelgroep.

6. Horeca Uitgangspunten De horecavoorziening werd tot begin 2024 geëxploiteerd door een externe partner. Er is voor gekozen om het jaar 2024 te gebruiken om te onderzoeken in hoeverre de horeca-exploitatie door CulturA & Zo zelf kan worden uitgevoerd, gecombineerd met een groot aantal dagelijkse beheertaken voor CulturA & Zo. De horeca is niet concurrerend met horeca in de omgeving en ondersteunt vooral alle activiteiten.

Uitwerking horeca-exploitatie Binnen CulturA & Zo wordt themagericht gewerkt. Het is belangrijk dat de activiteiten van de horeca hierbij aansluiten om het concept van CulturA & Zo goed tot z’n recht te laten komen. Dit is dan ook de reden waarom op dit moment onderzocht wordt of CulturA & Zo de horeca zelf kan exploiteren. Denk aan themagerichte bijeenkomsten, activiteiten georganiseerd door stagiaires gericht op jongeren, bingo, het organiseren van kinderfeestjes en bedrijfsborrels (Borrel & Bites). De niet nagelvaste apparatuur en losse inventaris zijn eigendom van CulturA & Zo. Alle ‘vaste inrichtingscomponenten’ zijn eigendom van de gemeente.

Risico’s en vooruitzichten In 2024 wordt bepaald of CulturA & Zo de horeca in eigen beheer blijft exploiteren. Daarbij wordt gekeken naar activiteiten die worden uitgevoerd door stagiaires, stagewerkplaats, het ontmoetingsaspect etc. Dit vormt in 2024 wel een risico mocht dit niet voldoende inkomsten opleveren. In 2024 wordt dit onderzocht en strak gemonitord. Indien dit het geval blijkt te zijn wordt alsnog (weer) naar een externe exploitant gezocht. Daarnaast is het uitvoeren van horeca een nieuwe taak voor CulturA & Zo, waarin, in samenwerking met de vorige horeca-exploitanten, wel de nodige ervaring in op is gedaan. Zaken die daarin belangrijk zijn, is dat apparatuur moet zijn goedgekeurd en 14

medewerkers veilig moeten kunnen werken. Mocht de gemeenteraad besluiten om het SCC Pijnacker te gaan ontwikkelen, wordt voorzien dat CulturA & Zo gezamenlijk gaat inkopen voor o.a. de horeca, als besloten wordt om de horeca in eigen beheer te houden.

7. Maatschappelijk rendement CulturA & Zo speelt samen met haar partners een steeds grotere, duurzame, maatschappelijke en educatieve rol. Om hier verder vorm aan te geven is het noodzakelijk bewuster te zijn van de persoonlijke en maatschappelijke impact van de dienstverlening. Als ook om dit maatschappelijk rendement aan opdrachtgevers, partners en doelgroepen duidelijk te maken. Deze impact wordt zichtbaar gemaakt door het tonen van objectief verkregen informatie over meetbare maatschappelijke waarden. Er is een onderzoek gedaan naar de maatschappelijke relevantie van CulturA & Zo onder vier groepen respondenten; bezoekers, partners die ruimtes huren (huurders), de gemeente en vrijwilligers. De vragenlijsten zijn naar deze doelgroepen gestuurd. In november 2023 is de data geanalyseerd en in december 2023 is het rapport opgeleverd. Uit het onderzoek bleek dat CulturA & Zo wordt ervaren als een huiskamer is voor iedereen, met belangrijke onderwerpen als ontmoeten, ontdekken, ontspannen en ontwikkelen. Met de aanwezigheid van CulturA & Zo wordt impact gecreëerd op het gebied van: 1. Toename mate van zelfredzaamheid 2. Bestrijding eenzaamheid 3. Verbetering sociale cohesie 4. Ontwikkeling van competenties Huurders en partners zien CulturA & Zo als een betrouwbare en inspirerende samenwerkingspartner.

En blijkt dat de vrijwilligers zeer betrokken zijn en met plezier hun werk komen doen. Hieronder is een praatplaat met een samenvatting van het onderzoek te zien.

15

Aanbevelingen uit het rapport Het rapport geeft aanbevelingen op verschillende onderdelen. Er is aan de respondenten gevraagd of zij voorstellen hadden voor verbetering van de dienstverlening. Een aantal keren werd door bezoekers geopperd om ruimere openingstijden te hanteren en bleek er vraag naar specifieke activiteiten zoals voor de doelgroep niet-schoolgaande kinderen (0-4 jaar) in de vorm van peutergym en muziekles. En cursussen voor ouderen uit Nootdorp die nu nog vaak naar Pijnacker hiervoor moeten. Ook zijn er een aantal verbeteringen voor de horeca meegegeven op het vlak van prijs-kwaliteit, de openingstijden (ook horeca in de avond) en een groter aanbod. De huurders en partners gaven aan graag meer aandacht in de ruimte te zien voor mensen met een beperking (zoals een rolstoel) en meer maatschappelijke projecten te (willen) organiseren. Dit sluit ook aan bij de aanbevelingen van de respondenten vanuit de gemeente, die opperden een ‘soosruimte’ te bieden voor inwoners van alle leeftijden en meer activiteiten voor ouderen. De marketing van het theater blijkt goed op orde te zijn. Er is wel nog ruimte voor verbetering waar het de marketing van de sociaal-maatschappelijke en lokale programmering betreft. De communicatie van CulturA & Zo bereikt lokaal namelijk nog te weinig inwoners in Nootdorp.

Ook wordt de aanbeveling gedaan dat er nog meer onderzoek gedaan mag worden naar de behoefte van de klant en daar ook beter beleid op te ontwikkelen en op uit te voeren. Op basis van de aanbevelingen in het rapport worden gerichte acties opgezet en uitgevoerd in 2024.

8. Bezoekcijfers, publiciteit, marketing en doelgroepen Bezoekcijfers De berekening voor het aantal bezoekers was in het kalenderjaar 2022 als volgt: • Totaal aantal bezoekers: 85.807 (waarbij de eerste maanden in 2022 coronamaanden waren, dit zorgde voor nog wat na-ijl effect). 16

Het totaal aantal bezoekers is gemeten door de deurtellers. De theaterbezoekers en geregistreerde biebbezoekers zijn eenvoudig in kaart te brengen. Er wordt gesproken van een horecabezoeker bij 2 x transactie (2 gasten per transactie). Daarnaast wordt er natuurlijk van de horeca gebruik gemaakt terwijl men er eigenlijk is voor een andere functie.1

Doelgroepen De doelgroepen waar CulturA & Zo zich op richt zijn enigszins anders geworden dan oorspronkelijk voorzien. In het oorspronkelijke businessplan was het gericht op jeugdigen en volwassenen zonder kinderen, vooral bezien vanuit de culturele voorstellingen. Nu de focus sterker dan voorheen op de lokale en sociaal-maatschappelijke programmering gericht is, wordt ook de aandacht sterker gelegd op de doelgroepen die daar op af komen. De belangrijkste doelgroepen voor heel CulturA & Zo zijn: • volwassenen (40plus) en • jongeren (Young Leaders) Bij de sociaal-maatschappelijke programmering is de belangrijkste doelgroep de lokale bewoner, zoals cliënten van de SWOP en gro-up. Bij de lokale programmering worden vooral gezinnen en lokale bezoekers bereikt. Bij culturele professionele programmering is een deel van de bezoekers afkomstig uit Pijnacker-Nootdorp, maar zijn er ook veel bezoekers van buiten de gemeentegrenzen zoals Ypenburg, Leidschenveen en Delft. De ervaring leert dat bezoekers in eerste instantie komen voor een specifieke functie en vervolgens ook kennis maken met de andere functies in het gebouw. De bibliotheek is hierbij de grootste publiektrekker.

Bezoekers Cultura & Zo Theaterbezoekers

20% 5%

9% 13%

2% 20%

11% 15%

5%

Geregistreerde biebbezoekers Bezoekers van vaste huurders Bezoekers van incidentele huurders Horecabezoek gemiddeld Incidentele gebruikers** Personeel Gezelschap en additioneel personeel

** Zie noot 1

Demografische gegevens De website van de gemeente2 geven de volgende demografische gegevens: 1

Er is natuurlijk overlap. De deurteller kijkt niet of een biebbezoeker ook koffie bestelt of naar een balletles gaat. Er zijn veel niet-gedefinieerde bezoekers, zoals ouders van leerlingen, biebbezoekers zonder uitleen, studenten, zzp’ers, kaartkopers, mensen die geen gebruik van de horeca maken, maar wel verblijven. Dan wordt gesproken van passanten zoals leveranciers, personeel, mensen die meerdere keren in- en uitlopen et cetera. 2 https://pijnacker-nootdorp.incijfers.nl/dashboard/bevolking-3

17

Aantal inwoners op 1 januari 2023: Verwacht aantal inwoners 2030: Verwacht aantal inwoners 2050: Percentage 75-plussers 2023: Percentage 75-plussers 2030: Percentage 75-plussers 2050:

56.572 58.680 61.760 (groei van 7,1% t.o.v. 2023) 7.3% 8.9% 15.5%

Opbouw leeftijdsgroepen in 2023 Percentage inwoners <14 jaar: Percentage inwoners 15-29 jaar Percentage inwoners 30-44 jaar Percentage inwoners 45-64 jaar Percentage inwoners 65-74 jaar Percentage inwoners 75+ jaar

18.6% 17.6% 18.8% 29.4% 8.3% 7.4%

Geconcludeerd kan worden dat het inwonertal van de gemeente in de komende decennia zal stijgen. Ook zal de gemeente nog jarenlang een groot aantal jeugdigen tellen. Na 2030 neemt het aantal ouderen percentagegewijs fors toe. Dit biedt kansen voor de programmering van CulturA & Zo, maar ook voor huurders en partners. Komende jaren zal gekeken worden of nog meer op deze doelgroepen ingezet moet worden.

Publiciteit Publiciteit wordt professioneel aangepakt, om het publiek te midden van het publicitaire geweld van TV, film, popconcerten, grote schouwburgen en sportevenementen te kunnen bereiken. De voornaamste marketing- en publiciteitsinstrumenten van CulturA & Zo zijn (niet noodzakelijkerwijs in onderstaande volgorde): 1. Mond tot mond reclame; 2. Gastheer/-vrouwschap bij theatervoorstellingen; 3. Website gekoppeld aan kaartverkoopmodule, waarop de theatervoorstellingen, en de beschikbaarheid van zalen voor huurders wordt gepresenteerd; 4. Social media voor het opbouwen van een vast publiek (‘community’); 6. Vrije publiciteit in de gedrukte en sociale media; 7. Marketing-analyse van kaartverkoopgegevens (‘ken uw publiek’); 8. Posters en flyers voor de theatervoorstellingen; 9. Netwerk en bedrijven CulturA & Zo heeft een eigen medewerker publiciteit en communicatie in dienst. Deze medewerker verzorgt tevens de professionele boekingen. Ook is er iemand die de website en de social media voor een beperkt aantal uren beheert. Mocht CulturA & Zo in de toekomst (als de gemeenteraad instemt met realisatie) ook de programmering en de publicitaire invulling voor SCC Pijnacker bepalen, dan wordt voorkomen dat er een concurrerend aanbod ontstaat en wordt publicitaire aandacht gecreëerd voor beide locaties.

Marketing Om goed aan te kunnen sluiten bij de doelgroepgerichte aanpak wordt een nieuwe website ontwikkeld die interactiever is. Zoals hiervoor al gemeld, is de ambitie dat mensen rechtstreeks hun ruimte kunnen huren en kaartjes kunnen kopen; dus niet alleen voor de culturele / professionele voorstellingen, maar 18

ook voor de lokale en sociaal-maatschappelijke programmering. De marketing gaat zich dus daar ook veel meer op richten, naast het bedrijfsleven en scholen.

Risico’s en vooruitzichten Vanwege de stijging van het aantal inwoners en het toenemende belang van de maatschappelijke organisaties en verenigingen in de gemeente, wordt voorzien dat CulturA & Zo in de komende jaren voldoende publiek trekt. Indien grote huurders zoals de SWOP echter andere (eigen) huisvesting vinden voor hun activiteiten kan het bezoekersaantal gaan dalen. Om dit voor te zijn wordt meer ingezet op andere doelgroepen, zoals scholen en bedrijven. Uit het onderzoek naar maatschappelijke rendement kwam duidelijk naar voren dat marketing, en dan vooral voor de sociaal-maatschappelijke en lokale programmering, aandacht vergt de komende jaren. Daarnaast is er een noodzaak is om de marketing meer te digitaliseren. Dit biedt enerzijds flexibiliteit in (wijzigingen van) aankondigingen. Dit kan met de nieuwe website, maar ook met casting via tv schermen (van binnenuit). Dit heeft een aanvullende reden omdat CulturA & Zo op dit moment relatief veel last heeft van vandalisme aan de buitenkant van het pand, waarbij dus onder meer de aankondigingsborden gesloopt worden.

9. Organisatie Beheer CulturA & Zo (in dit plan CulturA & Zo) verricht het dagelijks beheer van gebouw CulturA & Zo. CulturA & Zo heeft een directeur-bestuurder en een Raad van Toezicht.

Huurovereenkomst CulturA & Zo heeft een huurovereenkomst met de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Openingstijden en aantal medewerkers De openingstijden, gecombineerd samen met de hoeveelheid activiteiten en met de wettelijke regelgeving over veiligheid, bepalen samen in hoge mate de benodigde hoeveelheid personeel in een sociaal-culturele accommodatie. Op dit moment zijn de openingsuren als volgt: Openingsuren CulturA & Zo Nootdorp • Geopend van 09:00 tot ten minste 18:00 uur (tenzij er een avondactiviteit is, dit is minstens 4 keer per week) gedurende 6 dagen per week; • Zondag gesloten, tenzij er een activiteit is

Er zijn bij de gegeven openingstijden gemiddeld 3 FTE (inclusief vakantie en verzuim) aan medewerkers nodig om de openstelling van het gebouw te garanderen. Ten opzichte van de personeelsramingen in het vorige businessplan, is een efficiencyslag uitgevoerd op de inzet van medewerkers. De randvoorwaarde voor de inzet van medewerkers is in belangrijke mate de openstelling van het gebouw. Tijdens de uren van openstelling is er minimaal één betaalde kracht of de horeca-partners aanwezig. Alle betaalde medewerkers op de werkvloer hebben een BHV-diploma.

19

Organogram en personeelsformatie De directeur-bestuurder vormt samen met de projectleider SBJ (tevens een aantal uren in dienst als manager voor CulturA & Zo) en de manager bedrijfsvoering het managementteam (MT) van CulturA & Zo. Inspraak van medewerkers is geregeld via een wekelijks overleg.

Ontwikkeling van personeelsformatie In het oorspronkelijke businessplan zijn foute aannames gedaan over het aantal FTE per activiteit. Dit komt, zoals eerder aangegeven, dat niet was ingeschat dat er zoveel meer sociaal-maatschappelijke en lokale partijen gebruik zouden maken van CulturA & Zo en dat er zoveel burgerinitiatieven zouden zijn. Het aantal voorstellingen dat per jaar plaatsgevonden heeft, is tussen 2019 en 2021 meer geweest dan datgene dat binnen het ambitieniveau opgenomen was. Dit heeft zoals reeds beschreven ook te maken met het feit dat de voorstellingen, passend binnen het ‘& Zo’ concept, vanuit diverse uitgangspunten (sociaal, cultureel, professioneel) aangeboden werden. Zoals aangegeven, kon dit van tevoren niet voorzien worden. In het oorspronkelijke businessplan is aangegeven dat het doel was een ‘huiskamer van het dorp’ te creëren, waarin sociaal culturele activiteiten, theater/podium, horeca en bibliotheek samenkomen. Hiervoor waren geen middelen begroot en aangevraagd en geen concrete afspraken over gemaakt. Er was opgenomen dat de sociale programmering zou worden bekostigd vanuit de subsidie die SBJ Samen Sterk ontvangt, waardoor in de exploitatieopzet geen rekening is gehouden met de kosten en opbrengsten van deze programmering. Dit is voor 2019 en 2020 ook het geval geweest.

In 2021 is de inzet van de kwartiermaker van SBJ Samen Sterk, die de rol van sociaal programmeur vervulde voor 24 uur, vanuit de opdracht van SBJ gestopt. Hiermee ging de inzet van 24 uur per week, naar 7 uur inzet per week. Dit sluit aan bij de reguliere werkwijze van SBJ Samen Sterk, dat als vliegwiel fungeert voor de moederpartijen. Dit is van grote invloed geweest op de hoeveelheid taken en werk die vervolgens terecht kwam bij de medewerker programmering en marketing, die als enige 32 uur per week voor CulturA & Zo werkt. Gebleken is dat er vooraf niet ingeschat kon worden hoe succesvol de sociaalculturele programmering zou zijn, maar ook (en misschien wel vooral) hoeveel tijd het kost om deze sociaal-culturele programmering in de praktijk vorm te geven. Hierbij had stichting CulturA & Zo, vooraf nooit kunnen bedenken dat CulturA & Zo zo’n succes zou gaan worden, noch dat dit zoveel werk zou zijn en zoveel tijd zou kosten. Dit gecombineerd maakte dat het personeelsbestand overbelast raakte door de snelle groei van het aantal activiteiten. Hierover zijn gesprekken gevoerd met de gemeente en er is in 2023 twee keer 0,89 FTE aan extra inzet voor 2023 en 2024 toegezegd.

Er is een enorme toeloop van lokale partijen, scholen bewoners en sportverenigingen en om daar goed mee om te kunnen gaan, is een coördinator evenementen aangenomen en voor een aantal uren een interne technicus. Hierdoor kunnen de kosten voor de inhuur van externe technici naar beneden en biedt dit de mogelijkheid meer stagiaires op te leiden. De verwachting is dan ook dat met die twee keer 0,89 FTE extra er voor de komende jaren geen extra personeel nodig is voor de locatie Nootdorp.

20

Het organogram voor CulturA & Zo ziet er, uitgaande van de openingsuren (zie hierboven) alsvolgt uit:

Personeelsformatie De personeelsformatie voor 2024 ziet er als volgt uit. De kolom personeelsformatie 2022 laat zien welke verschuivingen er in de personeelsformatie sinds 2022 zijn opgetreden. De verwachting is dat deze formatie gelijkblijvend is na 2024. 2022 2024 FTE FTE Functie 0,11 Facilitair manager 0,11 0,11 Administratief medewerker 0,11 0,11 Personeelsconsulent 0,11 0,11 Manager Bedrijfsvoering 0,11 0,25 Directeur / bestuurder 0,25 0,19 projectleider SBJ / Manager 0,19 0,78 Coördinator evenementen 0 0,89 Coördinator programmering & marketingcommunicatie 0,89 0,28 Coördinator Techniek 0 0 0,39 Medewerker marketing & communicatie 0 0,11 Administratief medewerker proces/procedures 1,77 3,333 Totaal

3

0,22 FTE nog toe te bedelen

21

Een groot deel van de medewerkers is zowel in dienst van CulturA & Zo als Bibliotheek Oostland. Bij vervanging is het van belang dat er kennis is over de werkzaamheden en dat er keuzes gemaakt moeten worden qua activiteiten als iemand langdurig uit zou vallen. Uitgangspunt is dat de basiskennis aanwezig is om acute zaken op te vangen. Er is een vertrouwenspersoon (extern). De personeelsvertegenwoordiging is georganiseerd via een wekelijks overleg.

Functiehuis Er wordt gewerkt vanuit het volgende functiehuis:

Vrijwilligers Binnen CulturA & Zo wordt veel gebruik gemaakt van de inzet van vrijwilligers. Zij zijn van groot belang om CulturA & Zo overeind te houden. Het is belangrijk om hen te binden en hen geschoold te laten blijven om bij te kunnen blijven dragen. Het is al langere tijd zo dat het werven en behouden van vrijwilligers steeds moeilijker wordt. Er zijn veel vacatures in de samenleving en veel vrijwilligers stromen door naar betaald werk. Op 1 december 2023 waren er 26 vrijwilligers, voor gemiddeld twee dagdelen per week (+/- 5,2 FTE), bij CulturA & Zo actief binnen de horeca, techniek en het theater.

Stagiaires Het binnenhalen van scholieren en studenten is een belangrijk onderdeel van de dienstverlening. CulturA & Zo is een officieel leerwerkbedrijf. Zo lopen grote groepen mbo-studenten stage, voor bijvoorbeeld de opleiding Evenementen en Marketing, maar ook Bedrijfskunde. De stagiaires worden op verschillende zaken ingezet en op deze manier dragen zij een belangrijk steentje bij aan het in stand houden van CulturA & Zo. Op 1 december 2023 waren er drie stagiaires in dienst met een stagecontract.

Fiscaal In het oorspronkelijke businessplan stonden een aantal fiscale uitgangspunten die nog steeds actueel zijn. Aanvullend ten opzichte van het oorspronkelijke businessplan is dat CulturA & Zo geen ANBI status heeft gekregen, in verband met de grote hoeveel belaste activiteiten die worden uitgevoerd. 22

BTW De Belastingdienst heeft er in toegestemd dat de gemeente geen btw rekent over de huur aan CulturA & Zo. De gemeente kan daarom geen btw terugvorderen over de daarmee samenhangende kosten. CulturA & Zo exploiteert het gebouw CulturA & Zo evenwel met btw (zowel theateropbrengsten als verhuuropbrengsten).

Vennootschapsbelasting (VPB) Een stichting is als rechtspersoon onder bepaalde voorwaarden VPB-plichtig. Maar in de praktijk is een (sociaal-) culturele stichting verliesgevend; immers daarom ontvangt CulturA & Zo structurele subsidie. De VPB is daarom in de praktijk niet van toepassing. Ook dit punt is afgestemd met de Belastingdienst. Hierdoor is er geen risico op een mogelijke aanslag VPB voor CulturA & Zo.

Jaarrekeningen CulturA & Zo en Bibliotheek Oostland De accountant stelt zowel de jaarrekening van CulturA & Zo en Bibliotheek Oostland op. De accountant kijkt nadrukkelijk naar de onderlinge verrekeningen tussen CulturA & Zo en Bibliotheek Oostland. De RvT en de accountant houden hier streng toezicht op.

Risicoanalyse en Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) Risicoanalyse De eerste risicoanalyse die is gemaakt, is ten tijde van het oorspronkelijke businessplan opgesteld. In de coronaperiode is de risicoanalyse niet bijgewerkt. In 2024 wordt een nieuwe risicoanalyse en medewerkers-tevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Dit is structureel ingebed in de bedrijfsvoering. Deze worden minimaal jaarlijks besproken, met onder meer de RvT, en herijkt.

Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) Een RI&E is een verplicht onderdeel ter bevordering van veilig en gezond werken volgens de Nederlandse Arbeidsomstandighedenwet. Deze wordt iedere drie jaar uitgevoerd, deze wordt in 2024 weer uitgevoerd. Op basis van de uitkomsten van de RI&E worden de geconstateerde risico verkleind of weggehaald, met als doel zo min mogelijk gezondheidsklachten, verzuim en ongevallen.

Compliance en de Codes CulturA & Zo voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast worden de uitgangspunten van de Code Cultural Governance, Code Diversiteit & Inclusie en de Fair Practice Code gehanteerd. Op welke wijze dit vorm heeft staat omschreven in het Meerjarenbeleidsplan 2023 – 2027 (pagina 19).

Risico’s en vooruitzichten Voor 2023 en 2024 heeft de gemeente extra subsidie toegezegd in de vorm van twee keer 0,89 extra FTE. In geval dat deze subsidie niet verlengd wordt, komt direct die extra personele inzet in gevaar omdat deze niet vanuit de exploitatie gefinancierd kan worden. Dit betekent minimaal een afbreuk in de kwaliteit die geleverd kan worden in bijvoorbeeld de techniek bij voorstellingen en de organisatie van de evenementen. Maar, in het ergste scenario, dat het niet mogelijk is om de sociaalmaatschappelijke en lokale programmering te bieden. Hiermee ontstaat vervolgens ook een groot risico voor de professionele programmering en de horeca omdat de dienstverlening (en exploitatie) van CulturA & Zo op een combinatie van alle drie deze pijlers rust. Ofwel: in geval de sociaalmaatschappelijke en lokale programmering wegvalt, heeft dit consequenties voor de horeca die onvoldoende omzet kan draaien op enkel de professionele programmering. Hierbij bestaat dan weer het risico dat de horeca verdwijnt, wat een nadelig effect op de professionele programmering heeft. Er 23

wordt structureel het gesprek met de gemeente gevoerd, met als voorkeursscenario dat deze middelen structureel worden toegevoegd aan de exploitatiesubsidie van CulturA & Zo na 2024. Een belangrijk deel van de inzet van medewerkers binnen CulturA & Zo wordt gerealiseerd door de detachering van medewerkers van Bibliotheek Oostland naar CulturA & Zo. De werkzaamheden van deze medewerkers, zoals de verhuuradministratie, HR en de financiële administratie zijn in te kleine dienstverbanden om zelf medewerkers voor deze uren aan te nemen. De samenwerking met Bibliotheek Oostland is dus een harde voorwaarde om de werkzaamheden uit te kunnen blijven voeren. Er schuilt hier een risico in dat als dit om welke reden dan ook zou veranderen CulturA & Zo niet in de mogelijkheid is om medewerkers voor zulk beperkt aantal uren aan te nemen. Daarnaast ontstaat er een risico indien een medewerker langdurig uitvalt. Dit wordt op dit moment niet voorzien, maar de bezetting is zo minimaal dat dit bij uitval gevolgen kan hebben voor de dienstverlening. Belangrijk is dus dat ingezet wordt op de borging van werkzaamheden. Er moet worden gezorgd dat er ‘tweede personen’ op de basistaken inzetbaar zijn en dat er geen vermindering van het aantal uren ontstaat dan dat er nu is. De afhankelijkheid van vrijwilligers en (in mindere mate) stagiaires is groot.

Dit vormt een risico omdat het op dit moment lastig is om vrijwilligers te werven en te behouden. Voorzien wordt dat dit ook de komende jaren nog een issue blijft.

10.

Gebouw

Eigenaarslasten gebouw De gemeente is eigenaar van het gebouw. Dit betekent dat de eigenaarslasten als het groot onderhoud, OZB eigenaarsdeel, opstalverzekering etc. voor rekening van de gemeente blijven. Als bijzonderheid, is de gemeente met CulturA & Zo overeengekomen dat de gemeente ook een aantal gebruikerskosten betaalt, zoals de energiekosten. Met de gemeente is dit punt vastgelegd in een gebruikersovereenkomst. Dit betekent dat CulturA & Zo geen tegenvallers hoeft te verwachten bij de gebouw-gebonden kosten.

Huurderslasten gebouw Een tussen gemeente en CulturA & Zo opgestelde demarcatielijst geeft de gebouwelijke kosten voor eigenaar en huurder weer, voor zowel jaarlijkse reguliere uitgaven, als voor eventuele eenmalige investeringen. Deze demarcatielijst is onderdeel van de huurovereenkomst. De demarcatielijst moet jaarlijks worden getoetst en er moeten voorzieningen worden opgenomen zowel bij de gemeente als bij CulturA & Zo voor vervangen en reparatiekosten. Elke drie jaar vindt een taxatie van de inventaris plaats voor de verzekering. Op basis van deze taxatie vindt aanpassing van de verzekeringen plaats. Aanwezige verzekeringen zijn verder: bedrijfsaansprakelijkheid, bestuurdersaansprakelijkheid, inventaris, huurdersbelang, cyberedge, collectieve ongevallenverzekering en ziekteverzuim.

Inventaris In samenwerking met de gemeente is destijds bezien welke onderdelen van de huidige inventaris gebruikt kunnen worden en waar andere inventaris moet worden aangeschaft. Hiervoor is een lening afgesloten bij de gemeente waarop jaarlijks wordt afgelost. Op dit moment is alle losse inventaris eigendom van CulturA & Zo en is CulturA & Zo verantwoordelijk is voor aanschaf en het onderhoud. Dit 24