RV Vaststelling 8e wijzinging GR DG&J GETEKEND.pdf

64/70| Dienst Gezondheid & Jeugd | Soort product (rapport etc.)

4

met de gemeenschappelijke regeling wordt bereikt en hoe besluiten en resultaten tot stand komen? c. Is daarbij voldoende ruimte voor interpellatie, moties of raadsvragen en handelt de wethouder deze serieus af? d. Is de houding van de raad actief en betrokken?

2.3 Doelmatigheid en doeltreffendheid Een periodieke evaluatie kan zich (onder andere) richten op (onderdelen van) het aspect Doelmatigheid en doeltreffendheid. Evaluatievragen: a. Is het doel van de gemeenschappelijke regeling helder? Is duidelijk aan welke maatschappelijke opgave(n) of uitvoering van welke (wettelijke) publieke dienstverlening de deelnemende gemeenten samenwerken? b. Biedt het schaalniveau van de gemeenschappelijke regeling evidente voordelen in termen van een betere kwaliteit (kwaliteit, beschikbaarheid, flexibiliteit of dienstverleningsniveau) of een grotere doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoering van de overheidstaken? c. Hebben de deelnemende gemeenten vooraf aangeven wat zij van deze gemeenschappelijke regeling verwachten? d. Worden de deelnemende gemeenten met regelmaat geïnformeerd of en zo ja, in welke mate aan deze verwachtingen wordt voldaan aan de hand van helder geformuleerde doelstellingen met meetbare resultaten en een goed functionerende planning & control-cyclus? e. Is de houding van de gemeenteraden actief? Worden de resultaten regelmatig besproken met de ‘eigen’ wethouder, leidt dit zo nodig tot aanpassing van de doelstellingen en verwachtingen en wordt de informatie uit de planning & controlcyclus ook daadwerkelijk gebruikt? Of stuurt de raad op beelden, gevoel en berichten in de media?

2.4 Samenwerking en vertrouwen Een periodieke evaluatie kan zich (onder andere) richten op (onderdelen van) het aspect Samenwerking en vertrouwen. In de praktijk komt het niet of nauwelijks voor dat de deelnemende gemeenten op basis van volledige gelijkheid deelnemen in een gemeenschappelijke regeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ongelijkheid in het aantal inwoners en daarmee de omvang van de inwonerbijdrage of de financiële gezondheid van de eigen gemeente. Maar deze ongelijkheid hoeft nog geen ongelijkwaardigheid te betekenen. Evaluatievragen: 1. Is er voldoende ‘open communicatie’ naar de deelnemende gemeenten in tijden van spannende besluiten of bij zwaarwegende dossiers en in hoeverre worden er in gezamenlijkheid conflicten beheerst? 2. Treden de deelnemende gemeenten in deze gevallen gezamenlijk op, wordt er een gezamenlijke visie en aanpak ontwikkeld, of gaan juist bij die gelegenheden de (schaal)voordelen van het samenwerken verloren ten gunste van de ‘eigen’ keuzes, werkwijzen en oplossingsrichtingen?

65/70| Dienst Gezondheid & Jeugd | Soort product (rapport etc.)

5

2.5 Werking van toegevoegde instrumenten voor democratische legitimatie Een periodieke evaluatie kan zich (onder andere) richten op (onderdelen van) het aspect Werking van toegevoegde instrumenten voor democratische legitimatie. Met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn formele instrumenten toegevoegd voor versterking van de democratische legitimatie via versterking van de kaderstellende en controlerende rollen van gemeenteraden. Bij de 8e wijzing van de gemeenschappelijke regeling DG&J, zijn de volgende instrumenten overwogen: 1. aanpassen van de planning- en controlcyclus; 2. instellen van een regionale raadsadviescommissie; 3. toepassen van een zienswijze op andere besluiten dan de ontwerpbegroting; 4. opnemen van bepalingen over wijziging, toetreding, opheffing en uittreding; 5. invoeren van burgerparticipatie; 6. invoeren van evaluatie van de gemeenschappelijke regeling. Het algemeen bestuur heeft na een zienswijzeprocedure besloten over het al dan niet toevoegen of aanpassen van deze instrumenten voor de gemeenschappelijke regeling DG&J. Evaluatievraag: 1. Zijn de gemaakte afspraken over de toegevoegde instrumenten passend en worden ze nageleefd?

3 Frequentie Naast focus en reikwijdte, is het van belang om de frequentie van de periodieke evaluaties te bepalen. In de handreiking ‘Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen?’ van de VNG, wordt voorgesteld om een periodieke evaluatie uit te voeren in het laatste jaar van een raadsperiode. De evaluatie kan dan nog worden uitgevoerd met de colleges en raden die kennis over de gang van zaken bezitten. Ook het rapport met bevindingen, conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de evaluatie, kunnen dan nog ter zienswijze worden voorgelegd aan dezelfde raden die zijn gehoord tijdens de uitvoering van de evaluatie. Vervolgens kunnen het uiteindelijke rapport en advies direct aan het begin van de nieuwe raads- en collegeperiode betrokken worden bij eventuele nieuwe beleidskeuzes. Dat maakt sturing voor de nieuwe raads- en collegeleden makkelijker. Dit betekent dat er elke vier jaar een periodieke evaluatie wordt uitgevoerd.

66/70| Dienst Gezondheid & Jeugd | Soort product (rapport etc.)

6

4 Processtappen 4.1 Inleiding Ook voor het evaluatieproces geldt, dat dit klein of groot kan worden opgetuigd. Dit is afhankelijk van de focus en reikwijdte van de evaluatie. Moet het een brede en intensieve exercitie worden, met interviews, enquêtes, benchmarking en/of analyse? Of kan het lean & mean, passend bij een regeling die goed draait? Afhankelijk van de gewenste omvang en diepgang van de evaluatie, het beschikbare budget en de gevoeligheid van het doel en/of de onderwerpen van de evaluatie, kan de evaluatie door de ambtelijke organisatie van de DG&J of door een onafhankelijke externe partij worden uitgevoerd. In de volgende paragrafen worden de processtappen beschreven.

4.2 Voorbereiding Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling is verantwoordelijk voor de coördinatie van de evaluatie en stelt een plan van aanpak op. In het plan van aanpak wordt de focus van de evaluatie geconcretiseerd in evaluatiecriteria. Zo is vooraf duidelijk waar de samenwerking precies op wordt beoordeeld, wanneer het goed loopt en wanneer er sprake is van verbeterpunten. Verder worden in het plan van aanpak de opdrachtgever en opdrachtnemer benoemd, de aanpak en planning beschreven, aangegeven welke informatiebronnen en sleutelfiguren worden geraadpleegd, hoe de communicatie over de evaluatie verloopt en wat de ingeschatte kosten zijn met daarbij een dekkingsvoorstel. Het plan wordt vastgesteld door het algemeen bestuur.

4.3 Verzamelen van informatie De opdrachtnemer verzamelt feiten en beelden. Enerzijds gaat het dan om informatiebronnen zoals de gemeenschappelijke regeling, zienswijzen en reacties daarop in de actuele college- en raadsperiode en vergelijking met andere gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast wordt informatie verzameld door middel van (groeps)interviews met sleutelfiguren van de deelnemende gemeenten, gemeenschappelijke regeling en eventuele andere betrokken partijen. Bij welke sleutelfiguren informatie wordt opgehaald, is afhankelijk van de focus en reikwijdte van de evaluatie en bij wie relevante bevoegdheden en rollen zijn belegd. Bij de uitvoering van de evaluatie worden de volgende partijen betrokken: •

Bestuur van de gemeenschappelijke regeling: verantwoordelijk voor de uitvoering en evaluatie van de regeling.

•

Raden van deelnemende gemeenten: vertegenwoordigen de belangen van de deelnemende gemeenten en geven hun zienswijze op de evaluatie. Mogelijk kan ook de nog in te stellen regionale raadsadviescommissie hier een rol in spelen.

•

Afhankelijk van de focus en reikwijdte van de evaluatie kunnen ook overige belanghebbenden worden betrokken. Afhankelijk van de regeling kunnen dit bijvoorbeeld inwoners, bedrijven, of andere organisaties zijn.

67/70| Dienst Gezondheid & Jeugd | Soort product (rapport etc.)

7

4.4 Analyse en rapportage Bij het analyseren van de verzamelde informatie wordt zowel achteruit als vooruitgekeken, met oog voor leren en verbeteren. De opdrachtnemer toetst en verrijkt de analyse bij de geïnterviewde sleutelfiguren. Op basis daarvan wordt een rapport gemaakt met daarin bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Het rapport wordt voorlopig vastgesteld door het algemeen bestuur.

4.5 Zienswijzen De raden van de deelnemende gemeenten worden in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te geven op het evaluatierapport.

4.6 Besluitvorming Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling neemt op basis van de evaluatie en de zienswijzen een besluit over eventuele aanpassingen van de regeling en/of de uitvoering daarvan. En biedt het definitief vastgestelde evaluatierapport aan, aan de nieuwe colleges en raden.

68/70| Dienst Gezondheid & Jeugd | Soort product (rapport etc.)

8

69/70| Dienst Gezondheid & Jeugd | Soort product (rapport etc.)

9

70/70