Papendrecht - Accountantsverslag 2021.pdf
Tekst van het document
ACCOUNTANTSVERSLAG 2021
Gemeente Papendrecht
CONCEPT 16 juni 2022
Aanbiedingsbrief
Aan:
Geachte leden van de raad,
de raad van de gemeente Papendrecht T.a.v. mevrouw drs. ing. M.A.P. Muijzer – van der Meijden, raadsgriffier Postbus 11 3350 AA PAPENDRECHT
Wij hebben de jaarrekening 2021 van gemeente Papendrecht (hierna te noemen ‘de gemeente’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 8 oktober 2021, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2021. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen.
Rotterdam, 16 juni 2022
De jaarrekening van de gemeente Papendrecht geeft een getrouw beeld en geeft de baten, lasten en balansmutaties rechtmatig weer. Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.
Kenmerk: MS/MF/RA1493
Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van uw organisatie bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Tevens was het weer mogelijk om de controle fysiek op locatie uit te voeren. Wij danken u hartelijk voor de gastvrijheid. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,
Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA
VOLGENDE PAGINA
INHOUDSOPGAVE
DASHBOARD
C.M. Steehouwer MSc RA Partner BDO Audit & Assurance B.V.
Inhoudsopgave
1. DASHBOARD
2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE
4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE
4
1. Dashboard
1.1 Dashboard accountantscontrole
1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING
AANDACHTSPUNTEN VOOR 2022
Wij verstrekken bij de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid.
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1.013.710 resp. € 3.041.130.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.
De WNT is nageleefd.
Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage.
ONTWIKKELING GREX / SOCIAAL DOMEIN
Voor grondexploitatie Land van Matena heeft een tussentijdse winstneming op basis van de POC-methode plaatsgevonden van € 1.321.000. De verwachte winst is in 2021 bijgesteld van € 3,3 mln. naar € 4,0 mln. voor deze grondexploitatie. Totale verliesvoorziening grondexploitaties € 109.000 toegenomen t.o.v. 2020.
Laatste deelgebied (m.n. Veerpromenade) van grondexploitatie Centrum nog niet in uitvoering genomen. Dit ligt inmiddels twee jaar stil.
is
met
Concept verantwoordingen inzake Sociaal domein (WMO, Participatiewet, Tozo en Beschermd wonen) zijn juist en volledig verwerkt in de jaarrekening 2021. Definitieve verantwoordingen moeten nog volgen. Het sociaal domein is met ingang van 1 januari 2022 gedelegeerd aan de nieuw gevormde GR-Sociaal.
DASHBOARD
RESULTAAT 2021
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording staat vooralsnog gepland voor 2022. De behandeling van de wetgeving in de Tweede Kamer is echter (wederom) uitgesteld. Voor 2022 en verder is de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen de organisatie echter onverminderd een belangrijk aandachtspunt. Het onderwerp frauderisicobeheersing staat maatschappelijk in de aandacht en accountants zullen hierover vanaf boekjaar 2022 explicieter rapporteren in de controleverklaring. Wij adviseren uw organisatie daarom om een (fraude)risicoanalyse uit te voeren en deze periodiek te actualiseren.
Taxatie inzake de Veerpromenade moet in 2022 opnieuw worden uitgevoerd.
Ten aanzien van vaste activa moet het afschrijvingsbeleid meer uitgewerkt worden (met name moment van start van de afschrijvingen).
BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
5
JAARREKENING
2021
Begroting (na wijziging)
Saldo van baten en lasten
6.104
-/- 477
Mutatie reserves
-220
1.440
Resultaat
5.885
963
Het resultaat over 2021 is hoger dan begroot. Dit is het gevolg van zowel hogere baten als lagere lasten.
Verschillen tussen begrote en werkelijke baten & lasten zijn adequaat toegelicht in de programmaverantwoording in de jaarstukken.
Begrotingsoverschrijdingen in het licht van begrotingsrechtmatigheid zijn toegelicht in paragraaf 4.6.
UW FINANCIËLE POSITIE
De totale omvang van fouten ten aanzien aanbestedingsrechtmatigheid bedraagt € 264.586.
De COVID-19 pandemie, alsmede het conflict tussen Rusland en Oekraïne, hebben geen noemenswaardige invloed op het resultaat, wel op de toelichtingen.
Een bedrag van € 90.366 is te veel afgeschreven op materiële vaste activa omdat een onjuiste afschrijvingsmethode is gehanteerd.
Scherpere afbakening van financieel gereed melden van nieuwe investeringen is nodig zodat eenduidigheid ontstaat over het starten met afschrijven. Ingebruikname en financieel gereed melden is nu niet eensluidend.
Voor niet uit de balans blijkende verplichtingen adviseren wij u te definiëren wanneer sprake is van ‘belangrijke’ langlopende verplichtingen, zodat hierover verantwoord kan worden in de begroting en jaarrekening.
FINANCIËLE POSITIE
(x €1.000)
BEVINDINGEN
van
Structurele exploitatieruimte
Belastingcapaciteit
Netto schuldquote
Solvabiliteit
BIJLAGEN
6
2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.2 De jaarrekening is getrouw 2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.4 Top 4 aandachtspunten voor 2022 2.5 Duurzaamheid 2.6 Opvang vluchtelingen Oekraïne
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole
COVID-19-impact op boekjaar 2021 Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie
7
Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2022 Tijdens de controle hebben wij aandacht besteed aan de impact van de coronapandemie op gemeente Papendrecht. Hieromtrent hebben wij overleg gevoerd met de relevante functionarissen binnen uw organisatie. De coronacrisis heeft beperkte gevolgen voor de operationele activiteiten van de gemeente. Daarbij zijn de financiële gevolgen van de crisis beperkt. In de jaarrekening en middels tussentijdse Concernrapportages is door de organisatie gerapporteerd over deze impact voor de gemeente. Ook voor 2022 zal dit naar verwachting nog het geval zijn. Eind februari 2021 is de BADO-notitie met betrekking tot de ‘COVID-19-effecten en -risico's voor decentrale overheden' uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is ook van toepassing voor de jaarrekening 2021. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-enrisicos-corona-voor-jaarrekening-2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)).
In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en/of onze controleverklaring. Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening en paragraaf 3.1 van dit verslag.
Jaarrekeningproces is goed verlopen, geen sprake van vertraging. Vragen zijn snel opgepakt en beantwoord. Gemeente kan nog investeren in vastlegging van besluitvorming t.a.v. jaarrekeningposten en in de oplevering van het dossier voor de interim-controle.
De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft de jaarrekeningcontrole vrijwel volledig fysiek plaatsgevonden bij u op locatie. Wij hebben de fysieke aanwezigheid als positief ervaren en bespoedigend voor de doorlooptijd van het controleproces. Wel hebben wij naar aanleiding van het controleproces de volgende opmerkingen: Wij hebben de samenwerking met uw organisatie als professioneel, plezier en constructief ervaren. Vragen werden snel beantwoord en vragen waren meestal inhoudelijk van aard (minder vragen om onderbouwing van posten) waardoor het aantal vragen ook niet veel was. Tijdens het proces hebben wij nagenoeg geen vertraging opgelopen door onvoldoende aanlevering of niet op tijd aanleveren van documentatie. Aanwezigheid van medewerkers en bereikbaarheid was goed. Afwikkeling van reviewvragen na afloop van de controle was tevens constructief en erg snel. De organisatie laat een groei zien in het samenstel en opleverproces van de jaarrekeningcontrole. Enkele punten van aandacht voor de volgende jaarrekeningcontrole zijn: - meer onderbouwing van jaarrekeningposten en uitgangspunten (zie ook verderop in dit verslag) - investeren in een goede vastlegging van alle processen en lijncontroles en betere oplevering van het dossier t.b.v. de interimcontrole.
Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole
De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in paragraaf Bedrijfsvoering, onderdeel Corona 2021.
Tozo-regeling in delegatie overgedragen aan Sociale Dienst Drechtsteden
Verantwoording middels SiSa-bijlage GR Drechtsteden. Tozo juist verwerkt in de jaarrekening op basis van opgave SDD. Geen bevindingen t.a.v. impact corona
DASHBOARD
8
Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. De gemeente heeft er daarom voor gekozen om in één overzichtelijke paragraaf toe te lichten welke gevolgen COVID-19 op de gemeente Papendrecht heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente heeft genomen. Hierin is een zo goed mogelijke inschatting opgenomen van de effecten op de uitgaven de baten en het netto effect. Samenvattend betreft het enerzijds besparingen en uitstel van lasten naar een later jaar, anderzijds zijn opbrengsten gemist, waaronder parkeeropbrengsten. De gemeente Papendrecht heeft in de jaarrekening de realisatie ten opzichte van de coronabegroting (zoals opgenomen in de eerste concernrapportage over 2021) opgenomen (zie bladzijde 163 en 164). Op basis van het beschikbare budget over 2021 € 2.421.000 en de uitgaven over 2021 € 894.000 resteert voor 2022 nog een budget van € 1.527.000. In de jaarrekening 2021 is aangegeven waaraan dit budget besteed zal worden.
Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten: Tozo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020 Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021 Tozo 4: aanvragen vanaf 1 april 2021 tot 1 juli 2021 Tozo 5: aanvragen vanaf 1 juli 2021 tot 1 oktober 2021 Uw gemeente heeft in het kader van de Tozo-regeling een voorschot van het Rijk ontvangen van € 1,250 miljoen. De uitvoering van de Tozo-regeling is in delegatie overgedragen aan de Sociale Dienst Drechtsteden (m.i.v. 1-1-2022 GR-Sociaal). De ontvangen voorschotten zijn één op één doorgestort aan de Sociale Drechtsteden. De verantwoording aan het Rijk vindt plaats via de SiSa-bijlage van de GR Drechtsteden. Middels SiSa-regeling G4A worden in de jaarrekening van de gemeente de lasten over jaar t-1 verantwoord.
Wij hebben vastgesteld dat ten aanzien van regeling G4 terecht een nulverantwoording is opgevoerd en in regeling G4A de lasten conform de SiSabijlage van de GR Drechtsteden 2020 nauwkeurig zijn opgevoerd. Op basis van de uitvoering door SDD dient van het voorschot een bedrag van € 274.713 aan het Rijk terugbetaald te worden. Hetgeen juist in de jaarrekening van de gemeente is verwerkt voor 2021. Overige coronagerelateerde bevindingen In onze controle hebben wij uitgebreid aandacht besteed aan de impact van het coronavirus op de jaarrekening 2021. Onder andere in de waardering van vorderingen, prestatielevering rondom inkopen en inschattingen voor de grondexploitaties hebben onze bijzondere aandacht gehad. Wij hebben geen bevindingen die in dit kader vanwege corona zijn geconstateerd. In het vervolg van dit verslag gaan wij nog nader in op de bevindingen uit de controle als geheel. JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.2 De jaarrekening is getrouw
De jaarrekening 2021 is getrouw
9
Getrouwheidsbevindingen Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2021 van gemeente Papendrecht een goedkeurende controleverklaring af te geven met betrekking tot de getrouwheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben enkele controleverschillen geconstateerd van beperkte omvang die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle tevens resterende controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.102 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Getrouwheid Materiële vaste activa – onjuiste afschrijvingsvorm (lineair i.p.v. annuïtair).
90
-
Totaal
90
-
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
1.014
3.041
Performance materialiteit (74% van de materialiteit)
752
2.255
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
50
50
§4.4
Wij hebben, voor zover mogelijk, het college verzocht om deze controleverschillen te corrigeren. Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn derhalve voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken met betrekking tot de getrouwheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening
De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2021 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.
10
Rechtmatigheidsbevindingen Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.120 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Materiële vaste activa – onjuiste afschrijvingsvorm (lineair i.p.v. annuïtair).
90
-
§4.4
Aanbestedingsrechtmatigheid
265
-
§
Totaal
355
0
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
1.014
3.041
Performance materialiteit (74% van de materialiteit)
752
2.255
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
50
50
Rechtmatigheid
Wij hebben, voor zover mogelijk, het college verzocht om deze controleverschillen te corrigeren. Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn derhalve voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken met betrekking tot de rechtmatigheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Top 4 aandachtspunten voor 2022
De belangrijkste aandachtspunten voor 2022 (en verder)
11
Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende top 5 van aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. 1. Invoering rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben u in eerdere rapportages reeds geïnformeerd over de komst van de rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen hiervan voor uw bedrijfsvoering. Het uitgangspunt is nog steeds dat de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van boekjaar 2022 wordt ingevoerd, al wordt die kans wel steeds kleiner omdat de besluitvorming door de tweede en eerste kamer vooralsnog niet heeft plaatsgevonden. Het is van belang om als organisatie klaar te zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording, op het moment dat deze er daadwerkelijk is. Wij adviseren u daarom om de komende tijd te benutten om de hiervoor noodzakelijke stappen te zetten. Zie hiervoor ook onze uitgebreide toelichting in de managementletter 2021. 2. Beleidsuitgangspunten voor materiële vaste activa uiteenzetten Enkele uitgangspunten zoals benoemd in de nota waarderen en afschrijven van de gemeente Papendrecht dienen verder beschreven te worden zoals het moment van eerste afschrijven. Niet op basis van financiële gereedmelding maar op basis van technische gereedmelding.
Ook adviseren wij onderhoud, reconstructie en investeringen in bepaalde activa categorieën zoals wegen bijvoorbeeld nader te duiden. Wat vindt de gemeente onderhoud en wat vindt de gemeente een investering zodat uniformiteit hierin ontstaat en dit is te toetsen. 3. Aandacht voor frauderisicobeheersing Het onderwerp frauderisicobeheersing staat zowel maatschappelijk, als vanuit de accountantscontrole, in de schijnwerpers. Vanaf boekjaar 2022 zullen wij explicieter over dit onderwerp rapporteren in onze controleverklaring. Het is voor uw organisatie van belang om frauderisico’s in beeld te hebben en deze door te vertalen naar beheersmaatregelen en interne controle hierop. Wij adviseren u daarom om een actuele (fraude)risicoanalyse op te stellen en de aandachtspunten hieruit door te vertalen naar de uitvoering van VIC werkzaamheden. Deze analyse kunt u vervolgens periodiek actualiseren. 4. Taxatie inzake deelgebied Veerpromenade voor 2022 nodig De laatste taxatie van de te verkopen grond is van eind 2018 en is niet meer actueel. Wel worden op de kosten en opbrengsten de jaarlijkse parameters toegepast. Voor de jaarrekening 2022 dient een nieuwe taxatie opgevraagd te worden indien de samenstelling van het deelgebied en dus de grondexploitatie niet wijzigt in 2022. Indien dit wel het geval is dan dient er ook een taxatie aangevraagd te worden voor de nieuwe situatie.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.5 Duurzaamheid
Gemeenten hebben een belangrijke rol in de keten als het gaat om duurzaamheid
12
Onze visie op uw rol in verduurzaming In 2015 zijn de duurzame ontwikkelingsdoelen (sustainable development goals) van de Verenigde Naties door alle lidstaten van de VN aangenomen. Deze doelen vormen de wereldwijde agenda voor duurzaamheid tot 2030. Zoals ook in meerdere publicaties van de VNG is verwoord, is ieders inzet hierbij nodig en die van gemeenten onmisbaar. In het bijzonder attenderen wij u op de publicatie van de VNG met als titel ‘De global goals in het gemeentelijk beleid – een handreiking voor de Nederlandse gemeenten’. Een publicatie waarin concreet per doel wordt ingegaan op uw mogelijke rol hierin. Mede doordat in 2015 de doelstellingen voor 2030 zijn aangenomen is het onderwerp ‘duurzaamheid’ niet meer weg te denken van bestuurstafels in zowel de publieke als de private sector. Het hoeft weinig betoog dat voor overheden een regierol is weggelegd als het gaat om het uitvoering geven aan ambities, het stimuleren van gedragsverandering in de maatschappij en het financieel steunen van burgers en bedrijven. Als gemeente bent u de verbinding tussen vele partijen binnen en buiten uw gemeente, onder andere ten aanzien van zorg, sociale vangnetten, huisvesting, afvalbeheersing, de waterketen, enz.
Duurzaamheid is al onderdeel van uw beleid
Strategie vormgeven vanuit een aantal
Verantwoorden via de P&C-cyclus met de jaarstukken als sluitstuk
DASHBOARD
In het kader van het Klimaatakkoord heeft u al het nodige uitgewerkt ten aanzien van klimaatadaptie (doel 13) en de warmte-transitievisie (doel 7). Ook de Regionale Energiestrategieën (RES’en) zijn hieruit gevolgd. Aan een aantal van de andere doelen kunnen tevens lokale initiatieven worden gekoppeld, naast dat een aantal doelen ook de primaire taken van een gemeente representeren. Wij zien voor uw gemeente nog ruimte om meer vanuit regie in de keten verdere stappen te zetten (doel 17) en hierop vanuit een integrale strategie vorm en invulling aan te geven. Gezien de enorme opgaven die er liggen is uw gemeente een wat ons betreft onmisbare schakel in deze keten. Hoe komt u tot uw strategie? Wij zien duurzaamheid in de breedte als een belangrijk aandachtspunt voor uw gemeente.
We noemen een aantal vragen die kunnen helpen bij het invullen van uw regierol: Wat is uw ambitie ten aanzien van duurzaamheid binnen de gemeente of regio? Hoe ver bent u met uw dialoog met betrokkenen (stakeholder dialoog) om de belangrijkste thema’s voor uw duurzaamheidsstrategie te onderkennen? In hoeverre heeft u duurzaamheid tot speerpunt in uw collegeprogramma opgenomen? Hoe concreet en meetbaar zijn de doelstellingen die u zich gesteld heeft? Kent u de meerjarige impact van uw ambities op uw begroting? Zomaar een aantal wezenlijke basisvragen die noodzakelijkerwijze beantwoord moeten worden om op een gestructureerde en gedegen wijze invulling te kunnen geven aan uw rol. Dit vraagt ook een programmatische aanpak in de organisatie, zowel op inhoud als op aansturing. Een ambitie moet immers vertaald worden naar concrete doelen en kpi’s en de uitvoering moet tenslotte ook gemonitord, bijgestuurd en gerapporteerd worden. Wij vinden dat het verantwoording afleggen over de realisatie van uw doelen, op basis van KPI’s in de P&C-cyclus zou moeten worden opgenomen en daarmee ook onderdeel van de jaarstukken moet worden. Een betrouwbare totstandkoming van deze informatie is daarbij een belangrijke randvoorwaarde, zeker als bij dergelijke informatie over enkele jaren ook door het bedrijfsleven moet worden gerapporteerd in het jaarverslag (CSRD).
Overigens een verplichting die voor gemeenten nog niet aan de orde is. JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.5 Duurzaamheid
Routekaart ten behoeve van verdere ontwikkeling
13
Hoe nu verder? Om u te helpen in het traject van een meer integrale verantwoording over de realisatie van uw duurzaamheidsdoelstellingen hebben wij onderstaande routekaart ontwikkeld. Hierin zijn achtereenvolgens alle te zetten stappen in dit kader opgenomen, waarbij op sommige vlakken door uw gemeente al uitwerking heeft plaatsgevonden, zij het in separate documenten. Wij vragen hierbij ook aandacht voor de inbedding in de organisatie ter borging van de betrouwbaarheid van de relevante informatie. Goede voorbeelden van gemeenten die duurzaamheid al expliciet als thema hebben omarmd en hierover ook structureel in de jaarstukken rapporteren zijn Nijmegen en Utrecht. Deze gemeenten geven transparant en concreet, elk op eigen wijze, inzicht in de doelstellingen en de realisatie hiervan. Ook bij kleinere gemeenten zien we ontwikkelingen op dit vlak in de jaarstukken. Wij gaan graag met u het gesprek aan om u waar nodig te kunnen ondersteunen in dit proces van het bepalen van ambities en strategie, de vertaling naar de organisatie en de monitoring en rapportage hiervan. Gezien het belang van dit thema en onze maatschappelijke rol, hebben wij het bevorderen van verduurzaming en het transparant hierover rapporteren tot een van onze speerpunten gemaakt.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.6 Opvang vluchtelingen Oekraïne
Gemeenten hebben een essentiële rol in de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne
Vergoeding via SPUK
Voorschot van 50% verwachte opvangplekken in de gemeente
Correcte registratie van verstrekkingen en uitvoeringskosten is van belang
14
Onze visie op uw rol bij de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne Het conflict in Oekraïne heeft ook gevolgen voor Nederlandse gemeenten. Dat kan gaan om opvang van vluchtelingen door gemeenten en particulieren, ondersteuning van Oekraïners en Russen die momenteel in Nederland verblijven, risico's voor digitale veiligheid en economische sancties voor Russische bedrijven. Wat wij bij gemeente Papendrecht en veel andere gemeenten zien is dat de opvang van vluchtelingen tijd en capaciteit vraagt van de ambtelijke organisatie. Capaciteit die door de krapte op de arbeidsmarkt, de ontwikkelingen rond Corona en de toenemende taken van gemeente al onder druk stond. Net als bij veel andere gemeenten is en wordt actief gezocht naar opvangplekken. Deze beschikbare plekken, maar ook de bezetting van de plekken neemt nog dagelijks toe. Het Ministerie van Justitie en Veiligheid publiceert over deze ontwikkeling. Naast het regelen van de opvangplekken en het energiecontract met Gazprom is uw gemeente dagelijks bezig met het leefgeld en andere ondersteuning van de vluchtelingen. Specifieke uitkering Zoals het er nu naar uitziet zullen gemeenten gecompenseerd worden door middel van een specifieke uitkering (SPUK) van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Deze SPUK is op dit moment in consultatie. De omvang van de uitkering lijkt als volgt te worden vormgegeven: 1.
Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten een normbedrag van € 100 per dag per gerealiseerde opvangplek; 2. Indien bovenstaand normbedrag niet toereikend is voor de kosten van de opvangvoorzieningen, dan kan de gemeente de werkelijke kosten ontvangen (incl. doorwerkende kosten die hoger zijn dan het normbedrag); 3. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van leefgeld van ontheemden bij particulieren een vergoeding van de werkelijke kosten per verstrekking als bedoeld in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne; 4. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten voor verzekering van wettelijke aansprakelijkheid en buitengewone kosten zoals genoemd in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne, een normbedrag voor de werkelijke kosten per verstrekking; 5. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten die gemeenten maken voor het geschikt maken of realiseren van gebouwen voor de opvang van ontheemden (transitiekosten) de werkelijke kosten. Een voorschot van 50% van de naar verwachting te realiseren opvangplekken zal aan de gemeente worden uitgekeerd. Definitieve afrekening zal op basis van de verantwoording in de SISA-Bijlage plaatsvinden. Processen, registraties en aanbestedingen De specifieke regeling vraagt verantwoording door de gemeente.
Omdat sprake is geweest van spoed vragen wij nadrukkelijk aandacht voor de kwaliteit van registraties en processen zodat uw gemeente straks zonder veel onzekerheden volledige vergoeding ontvangt voor haar inzet. Specifiek vragen we aandacht voor: Functiescheiding bij de registratie van en controle op het verstrekte leefgeld; Functiescheiding bij de registratie van bestede uren en de gehanteerde uurtarieven; Tussentijdse controle dat vergoedingen, waaronder het leefgeld, voor het juiste aantal dagen is verstrekt; Adequate registratie van de werkelijke (transitie)kosten zoals hierboven opgesomd onder de punten 2 t/m 5. Wij denken graag mee over registraties en de documentatie rondom dwingende spoed.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.6 Opvang vluchtelingen Oekraïne
EU aanbesteden en dwingende spoed
15
Aanbestedingen Vanuit de specifieke regeling wordt tevens ingegaan op de aanbestedingswetgeving. Er lijkt sprake van dwingende spoed bij veel aan de opvang gerelateerde inkopen. Echter is het essentieel om te monitoren en vast te leggen tot wanneer en voor welke inkopen deze dwingende spoed geldt. Vluchtelingenopvang Het kabinet heeft zich gecommitteerd aan 75.000 opvangplekken in veiligheidsregio’s door het land heen. De meeste van deze opvangplekken moeten nog worden gerealiseerd. Overheden moeten hiervoor met name vastgoed huren of inzetten, en het vastgoed inrichten ten behoeve van scholing, gezondheidszorg en wonen van vluchtelingen. De huur van vastgoed is niet aanbestedingplichtig. De overige inrichtingen en installaties zijn wel aanbestedingplichtig. Op grond van de uitzondering van dwingende spoed is er een mogelijkheid deze onderhands te gunnen. Het kabinet heeft uitgesproken dat de opvang voor minimaal zes maanden moet worden ingericht. De vluchtelingenopvang is acuut. Wij adviseren zo veel mogelijk gebruik te maken van bestaande (raam)contracten, bijvoorbeeld voor de inhuur van personeel. Mogelijk kunnen die ook worden uitgebreid vanwege deze onvoorziene omstandigheid. Leg dit goed vast in het inkoopdossier en zorg voor een aankondiging op TenderNed. Wanneer geen bestaande infrastructuur aanwezig is moet worden ingekocht of aanbesteed.
In selecte gevallen kan het gerechtvaardigd zijn om opdrachten direct onderhands te gunnen met toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging vanwege dwingende spoed. Gegeven de omstandigheden is het verdedigbaar om kort durende contracten te sluiten in ieder geval tot november 2022, zonder dat hier sprake is van overtreding van het knipverbod. Vanwege de onzekere situatie verdient het aandacht om bij contractvorming al enige uitloop in de vorm van opties en verlengingen in te bouwen. Als de situatie langer duurt, moet gezocht worden naar een meer stabiele (middel)lange termijn oplossing. Beëindiging overeenkomsten Gazprom De contracten met Russische entiteiten, waaronder Gazprom, moet voor 10 oktober 2022 zijn beëindigd. Overeenkomsten die nog doorlopen na deze datum overtreden de sancties en de Sanctiewet (economisch delict), al wordt hier nog op landelijk niveau discussie over gevoerd door onder andere de VNG. Overheden moeten de contracten met Gazprom tijdig opzeggen. Het risico op boetes of schadevergoeding voor vroegtijdige beëindiging is aanwezig. Regionaal is sprake van een contract met Gazprom Marketing & Trading Retail Limited en wordt deze sanctioneringsregeling nauwlettend gevolgd. Nieuwe procedure inkoop energie en gas Voor de vervolglevering van gas zal een nieuwe aanbestedingsprocedure moeten worden gevolgd.
De gehele energiemarkt is in beweging, dit leidt onverhoopt tot hogere prijzen. Vanuit dat perspectief is een overeenkomst met een korte(re) looptijd aan te bevelen. Leg de motivering van de korte looptijd ook goed vast in het inkoopdossier. De maatregelen zijn op tijd aangekondigd. Vooralsnog kan dan ook gewoon reguliere Europees worden aanbesteed. Voor een beroep op dwingende spoed zien wij momenteel onvoldoende grond.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.6 Opvang vluchtelingen Oekraïne
De toelichting gebeurtenissen na balansdatum is voldoende
16
Gebeurtenissen na balansdatum Hoe ingrijpend de economische effecten van deze crisis zullen zijn, is op dit moment nog moeilijk te overzien. De impact op de bedrijfsvoering van de gemeente zal naar verwachting niet van aanzienlijke betekenis zijn. Rekening moet worden gehouden met (verder) stijgende prijzen, die zich kunnen vertalen in hogere inkoopkosten voor energie, hout, metaal en hulpstoffen. Het conflict heeft ook weerslag op de digitale veiligheid in Nederland. Momenteel lijkt het beeld stabiel maar het dreigingsbeeld kan abrupt veranderen. Verder is in dit verband van belang dat de gemeente geen directe zakelijke relaties onderhoudt met bedrijven in Oekraïne, Rusland en WitRusland. Gemeente Papendrecht heeft in de gebeurtenissen na balansdatum aandacht voor de oorlog in Oekraïne. Wij zijn van mening dat de (huidige) impact voor de gemeente hiermee goed is weergegeven.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
17
3. Resultaat & financiële positie
3.1 Resultaat 2021 3.2 Dashboard financiële positie 3.3 Ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente 3.4 Ons beeld van uw financiële positie
3.1 Resultaat 2021 Resultaat 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 24,9 miljoen
18
Het resultaat van gemeente Papendrecht over het jaar 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 4,9 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)
2021
BEGROTING NA WIJZIGINGEN
VERSCHIL
IN %
Saldo van baten en lasten
6.104
-/- 477
6.581
457
Mutatie reserves
-220
1.440
-/- 1.660
-115,3
5.885
996
4.921
339,5
Resultaat
Belangrijkste afwijkingen in het resultaat 2021 op programma’s zijn afdoende toegelicht in de jaarrekening
DASHBOARD
In de jaarrekening is een uitputtende uiteenzetting opgenomen van voordelige en nadelige afwijkingen tussen de realisatie en de begroting, inclusief de incidentele baten en lasten die de realisatie hebben beïnvloed. Kortheidshalve verwijzen wij naar deze toelichting. Afwijkingen worden door diverse programma’s tezamen veroorzaakt. Er zijn zowel minder kosten (€ 2,5 mln.) als meer baten (€ 4,1 mln.) gerealiseerd in 2021. Daarnaast is er per saldo minder onttrokken aan de reserves (1,7 mln.). Het resultaat 2021 wijkt ongeveer 4,7% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces. Wij concluderen dan ook dat sprake is van een relatief ietwat grotere afwijking die evenwel op adequate wijze is verklaard en gezien de moeilijk te ramen omstandigheden gedurende 2021 voor ons geen aanleiding geven hier procesmatige aanbevelingen te doen.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.2 Dashboard financiële positie
NETTO SCHULDQUOTE
19
BELASTINGCAPACITEIT
SOLVABILITEIT 50
90
105
95
130
220
-100
< 90%
44%
20
59%
90-130%
0
> 130%
(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE
< 20%
98% 100
20-50%
> 50%
50
150
< 95%
95-105%
> 105%
STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE
GRONDEXPLOITATIE
0
90
35 130
41% -100
< 90%
DASHBOARD
220
90-130%
-3%
20
> 130%
JAARREKENING
100
0
< 20%
FINANCIËLE POSITIE
5,86%
20-35%
> 35%
BEVINDINGEN
5
-5
< 0%
BIJLAGEN
0%
> 0%
3.2 Uw financiële positie vergeleken
RATIO WEERSTANDSVERMOGEN
2,80 2,60 2,40 2,20 2,00 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00
SOLVABILITEITSRATIO
50,0%
2,60
2,10
1,70
36,5%
30,0% 20,0%
1,80
44,0%
38,0%
40,0%
Gemeente 25,0%
25,0%
2018
2019
Gemid. NL*
10,0% 0,0% 2018
2019
2020
2021
NETTO SCHULDQUOTE
2020
2021
RATIO GRONDEXPLOITATIE 113,0%
120,0% 100,0%
20
35,0%
114,0%
32,2%
30,0% 25,0%
80,0% 60,0%
59,0%
40,0%
54,0% 47,6%
Gemid. NL* Gemeente
20,0% 15,0% 10,0%
20,0%
5,0%
0,0%
0,0% 2018
2019
2020
2021
-5,0%
Gemeente
12,0%
Gemid. NL*
11,0%
2018
2019
2,0% 2020
-3,0%
2021
* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde over 2020 voor gemeenten in de categorie > 100.000 inwoners. Data gebaseerd op www.waarstaatjegemeente.nl.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.4 Ons beeld van uw financiële positie
Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien
Signaleringswaarden GTK 2020 als referentiewaarden Uw financiële positie is gezond Uw weerstandsvermogen is uitstekend
De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen
21
Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Signaleringswaarden volgens het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2020 (GTK 2020) Vanuit hun taak als financieel toezichthouder hebben de twaalf provincies een gemeenschappelijk financieel toezichtkader opgesteld dat vanaf begrotingsjaar 2021 geldt. In het GTK 2020 zijn signaleringswaarden opgenomen voor de financiële kengetallen zoals opgenomen in het jaarverslag van de gemeente. Wij hebben deze signaleringswaarden als referentie gebruikt bij ons beeld van uw financiële positie.
Weerstandsvermogen is uitstekend In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 55,6 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2021 is de risicoreserve grondexploitaties meegeteld als vrij aanwendbare reserve. In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 25,9 miljoen. Het weerstandsvermogen van gemeente Papendrecht is volgens het GTK 2020 uitstekend te noemen. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2021 44%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 59%. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. De netto schuldquote is tevens binnen de norm.
Zowel de solvabiliteit als de netto schuldquote laten een positieve ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2020). De solvabiliteit is nog wel ‘neutraal’ en kan nog doorontwikkeld worden naar een ‘minst risicovol’ status.
Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag
DASHBOARD
Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie, bestaande uit de grondpositie (de boekwaarde) ten opzichte van de totale baten, laag is. Dit betekent dat risico’s voor een groot deel zijn afgedekt of voorzien. Volgens het GTK 2020 is een ratio grondexploitatie < 20% het minst risicovol te noemen. De ratio van gemeente Papendrecht is met -/- 3% ruim hier binnen. Dit wordt veroorzaakt door de negatieve stand van het onderhanden werk van de gemeente Papendrecht eind 2021.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
22
4. Belangrijkste bevindingen
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 Sociaal domein uitgelicht 4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 Overige bevindingen 4.5 BBV, WNT en SiSa 4.6 Begrotingsrechtmatigheid 4.7 Toelichting onrechtmatigheden 4.8 Significante schattingsposten
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Zie onze board- en managementletter 2021 voor aandachtspunten in de interne beheersing Onze aanpak voor 2021 is vooral gegevensgericht. Graag maken wij concrete afspraken over uw ambities
23
Interne beheersing en onze aanpak voor 2022 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze Boardletter voor de gemeenteraad. Aan het college van Burgemeester en wethouders hebben wij tevens een managementletter d.d. 26 januari 2022 managementletter d.d. 21 december 2021 verstrekt. Samenvattend hebben wij geconstateerd dat er bij uw gemeente, net als bij veel andere gemeenten, nog aandachtspunten resteren. Dit betekent niet dat uw gemeente niet in control is, maar wel dat het in control zijn voor ons niet toetsbaar blijkt uit controlesporen in de processen en systemen. Derhalve konden wij het afgelopen jaar voor onze controle (nog) niet steunen op uw interne beheersing en hebben wij de jaarrekening voornamelijk achteraf en gegevensgericht gecontroleerd (middels deelwaarnemingen, cijferbeoordelingen, steekproeven, etc.). Wij hebben in onze managementletter opgeroepen om uw ambities en mogelijkheden op het gebied van de interne beheersing te bepalen, zodat wij ook onze controle-aanpak daarop kunnen aanpassen.
Enerzijds omdat het niveau van interne beheersing de primaire verantwoordelijkheid is van het college/de organisatie en anderzijds om te voorkomen dat wij de lat in onze controle-aanpak te hoog leggen en daar elk jaar met dezelfde bevindingen over blijven rapporteren. Het IC-plan dat voor 2022 geschreven gaat worden is hiervoor een geschikt beginpunt, waarin uw ambities (deels) zijn vastgelegd. Graag gaan wij de komende periode met u in gesprek over de gemeentelijke ambities, ook in relatie tot het opzetten van de interne beheersing met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie, de NBA, werkt momenteel aan een notitie betreffende ‘best practicemaatregelen fraude(risico)beheersing voor bestuurders en toezichthouders'. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol.
De landelijke pilots waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude (o.a. Gemeente Breda) hebben bijgedragen aan de best practices. De best practices van de NBA zijn erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. In onze managementletter hebben wij reeds aandacht gevraagd voor dit onderwerp. Graag gaan wij met u in overleg over het vergroten van de actieve rol van de gemeenteraad en auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing. Bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne controleafdeling, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023
Stand van zaken binnen uw gemeente
Nieuw VIC-plan 2022 op korte termijn beschikbaar Ambities verder uiteenzetten voor 2022 en verder
DASHBOARD
24
Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2023 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt en heeft augustus 2021 de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. Op 25 mei is het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers in de Tweede Kamer behandeld, waarvan invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Op dinsdag 31 mei 2022 is het wetsvoorstel aangenomen in de Tweede Kamer, een belangrijke mijlpaal op weg naar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Vervolgstap is goedkeuring door de Eerste Kamer. Doordat het relatief lang heeft geduurd voordat deze wetgeving is aangenomen is besloten de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording te laten ingaan per 1 januari 2023, dus voor het eerst over verslagjaar 2023, hetgeen betekent dat uw gemeente een jaar langer de tijd heeft deze invoering voor te bereiden. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor.
Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd, wordt gemeente Papendrecht immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering, maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie. Stand van zaken binnen uw gemeente Uw gemeente heeft reeds diverse stappen genomen ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, mede naar aanleiding van onze eerdere rapportages. Op korte termijn zal voor 2022 een nieuw VIC-plan opgesteld worden, waarin de ambities ten aanzien van de interne beheersing, zichtbaarheid van de primaire procesgang en interne controle zijn vastgelegd. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen ten behoeve van de besluitvorming van de raad ten aanzien van de te hanteren normen en kaderrichtlijnen. We constateren dat er nog ontwikkelingen mogelijk zijn, zoals het opstarten van een pilot waarbij gebruik wordt gemaakt van data-analyse op factuurverwerking. Ambities zullen nog gedefinieerd moeten worden in het nieuwe VIC-plan 2022.
Nu de wetsbehandeling van de rechtmatigheidsverantwoording nog steeds formeel plaats dient te vinden, adviseren we u om deze extra tijd te benutten om de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording in uw organisatie te doen landen waarbij investeren in procesbeschrijvingen en interne beheersingsmaatregelen een mogelijke ontwikkeling kan zijn. Een belangrijk onderdeel hiervan is het opstellen van een (fraude)risicoanalyse en het integreren hiervan de IC werkzaamheden van de gemeente.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht
Concept afrekeningen in het sociaal domein zijn verwerkt in de jaarrekening. Definitieve gecontroleerde jaarstukken moeten nog ontvangen worden
25
Serviceorganisatie Jeugd (SOJ) Gemeente Papendrecht werkt met de gemeenten in Zuid-Holland-Zuid via de Serviceorganisatie Jeugd (SOJ) samen inzake de uitvoering van zorgtaken op grond van de Jeugdwet (jeugdzorg). De Serviceorganisatie Jeugd is onderdeel van de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid en Jeugd (DG&J). De meeste taken zijn aan de SOJ gedelegeerd, alleen de taken van de wijkteams zijn gemandateerd. Bij delegatie ligt de verantwoordelijkheid voor een rechtmatige uitvoering van de taken bij de gemeenschappelijke regeling. Derhalve is de rechtmatigheid van de uitgaven van de SOJ (verantwoordingen zorgaanbieders) geen onderdeel van ons accountantsoordeel bij de jaarrekening van de gemeente. Bij de jaarrekening 2020 van DG&J, waarvan SOJ onderdeel is, is op moment van afgifte van dit accountantsverslag nog geen controleverklaring verstrekt. Uw gemeente heeft de concept jaarcijfers ontvangen. De strekking van de controleverklaring bij de jaarstukken van DG&J is thans nog onbekend. Gemeente Papendrecht heeft in de jaarrekening de lasten voor jeugdzorg op basis van de laatst bekende prognose verantwoord. Persoonsgebonden budgetten Jeugd De Sociale Verzekeringsbank (SVB) beheert de persoonsgebonden budgetten. Facturen van de door de cliënten gecontracteerde zorgaanbieders worden door de SVB betaald.
SVB controleert deze facturen (factuur conform contract tussen cliënt en zorgaanbieder en of de gemeente een beschikking heeft verstuurd). De accountant van de SVB heeft onderzoek gedaan naar de rechtmatigheid van de bestedingen van de persoonsgebonden budgetten. Uit deze controle blijken fouten en onzekerheden. Controle op prestatielevering vindt niet door de SVB en/of de accountant van de SVB plaats. De persoonsgebonden budgetten voor de uitvoering van jeugdzorg zijn via de SOJ aan de SBV betaald. Het resultaat op de persoonsgebonden budgetten is onderdeel van het resultaat van de SOJ. Omdat de uitvoering van jeugdzorg aan SOJ is gedelegeerd, heeft het accountantsoordeel van de accountant van de SVB geen gevolgen voor het accountantsoordeel bij de jaarrekening 2021 van de gemeente voor wat betreft de Persoonsgebonden budgetten Jeugd.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht Concept afrekeningen in het sociaal domein zijn verwerkt in de jaarrekening. Definitieve gecontroleerde jaarstukken moeten nog ontvangen worden
26
Sociale Dienst Drechtsteden (Participatiewet, Wmo, Tozo) Het beleid en het beheer van de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo), Participatiewet (PW) en Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers (Tozo) waren door de gemeente gedurende heel 2021 in delegatie overgedragen aan de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Vanaf de opheffing van de GR Drechtsteden per 1-1-2022 is het sociaal domein nog steeds op dezelfde wijze in delegatie overgedragen, maar dan aan de nieuwe gevormde GR-Sociaal. Doordat deze taken in delegatie zijn overgedragen, vallen deze niet onder de rechtmatigheidscontrole welke wij bij de gemeente uitvoeren. Middels de SiSa-bijlage worden echter in t+1 de fouten en onzekerheden die zijn gerapporteerd door de accountant van de GR ten aanzien van uitvoering van de Participatiewet (regeling G2a en G3a) en Tozo (regeling G4a) voor de gemeente Papendrecht alsnog gerapporteerd. De accountant van de GR Drechtsteden heeft over 2020 geen fouten en/of onzekerheden gerapporteerd ten aanzien van de uitvoering van de Participatiewet en/of Tozo ten behoeve van gemeente Papendrecht. Derhalve hoeven wij ook geen fouten en/of onzekerheden over te nemen in onze rapportage. De gemeente Dordrecht is voor de regio verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken voor Wmo Beschermd Wonen (zogenaamde regiogemeente).
Gemeente Dordrecht heeft met de regiogemeenten een samenwerkingsovereenkomst beschermd wonen en opvang 20172018 afgesloten. In deze overeenkomst is in artikel 5 lid 5 opgenomen dat eventuele overschotten en tekorten conform een gedefinieerde verdeelsleutel na afloop van het kalenderjaar worden verdeeld. Voor 2021 is een concept verantwoording beschikbaar, deze (concept) te verrekenen bedragen met de deelnemende gemeenten zijn in de administratie opgenomen. Op basis van de definitieve verantwoording dient nog verrekend te worden met de deelnemende gemeenten. Wij hebben nog geen definitieve afrekening van de gemeente Dordrecht ontvangen. Gemeente Papendrecht heeft in de jaarrekening de terugbetaling van de overtollige middelen die de gemeente Dordrecht heeft ontvangen inzake Beschermd Wonen op basis van de laatst bekende prognose verantwoord. Persoonsgebonden budgetten Wmo De hiervoor beschreven situatie ten aanzien van de uitkomsten van de controles uitgevoerd door de accountant van de SVB gelden ook ten aanzien van de persoonsgebonden budgetten voor Wmo. Rechtmatigheidsfouten hebben geen invloed op de jaarrekening van de gemeente Papendrecht. Verantwoording overgedragen regelingen De Sociale Dienst Drechtsteden verstrekt een verantwoording inzake de overgedragen regelingen, voorzien van een controleverklaring.
Deze verantwoording inclusief controleverklaring is op dit moment nog niet beschikbaar, wel zijn de definitieve concept cijfers inclusief de Tozo afekening 2021 in de jaarrekening 2021 verantwoord.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties
27
Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: inherent gevolg van de economische crisis is dat de verkoopprijzen van woningen en dus van grond onder druk staan. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen?
Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld
Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2021 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. In de jaarrekening van de gemeente Papendrecht worden nog twee actieve grondexploitaties gepresenteerd die zich allebei in de eindfase van het project bevinden: Land van Matena en Centrum de Meent. Verkopen hebben nagenoeg allemaal plaatsgevonden en de kosten zijn voor het grootste deel gemaakt. De onvoorspelbaarheid van het project is daarmee nagenoeg verdwenen. Eindresultaten zijn bekend. Ultimo 2021 wordt een negatief onderhanden projecten gepresenteerd van € 2,7 mln. Dit houdt in dat de gemeente meer opbrengsten heeft gefactureerd dan dat zij kosten heeft gemaakt. Voor 2022 bestaat de verplichting nog om met name het Land van Matena woonrijp te maken.
Grex Land van Matena wederom meer winstgevend in 2021 door gestegen verkoopprijzen
DASHBOARD
Grondexploitatie Land van Matena De grondexploitatie Land van Matena is in 2017 van een verliesgevend project omgeslagen in een winstgevend project. Ultimo 2021 wordt een winst verwacht van € 4.049.0126 (2020: € 3.294.847). De verhoogde winst wordt met name veroorzaakt door meer opbrengsten voor grondverkopen. Hiervan is in 2021 op basis van de POC-methode als tussentijdse winst € 1.321.000 verantwoord. Door de positieve ontwikkelingen op de woningmarkt wordt er over dit project nu een hogere winst verwacht dan in eerdere jaren. De grondexploitatie bevindt zich aan het eind van de uitvoerende fase: er dient nog 11% van de kosten en 4% van de opbrengsten gerealiseerd te worden. Jaarlijkse bijstelling van het resultaat is derhalve een reële optie. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Papendrecht de grondexploitatie heeft berekend op basis van de zogenaamde ‘beste schatting’.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties Grex Centrum bevindt zich in de eindfase. Nog één deelgebied te ontwikkelen. Ontwikkeling ligt reeds 2 jaar stil. Actualisatie in 2022 aan de hand van nieuwe taxaties is nodig.
DASHBOARD
28
Grondexploitatie Centrum De verliesvoorziening voor Centrum is in 2021 met € 109.000 toegenomen door met name de externe ontwikkelingen op de markt. Het project is in de laatste fase. Het grootste deel van het project is inmiddels ontwikkeld. De komende jaren wordt ingezet op de realisatie van Deelgebied Den Briel, Deelgebied Veerpromenade, en de verdere afronding van de openbare ruimte. Het project is in 2020 stil komen te liggen. De geplande afronding van de Grex in 2023 is derhalve ambitieus. Het is de verwachting dat samenstelling van het deelgebied de Veerpromenade zal wijzigen waardoor de grondexploitatie herrekend zal worden naar de mogelijk door de gemeenteraad nieuw vastgestelde uitgangspunten voor de bouw. Hierover is nog geen besluit genomen en de ontwikkeling van dit deelgebied ligt nu 2 jaar stil. De laatste taxatie van de te verkopen grond is van eind 2018 en is niet meer actueel. Wel worden op de kosten en opbrengsten de jaarlijkse parameters toegepast. Voor de jaarrekening 2022 dient een nieuwe taxatie opgevraagd te worden indien de samenstelling van het deelgebied en dus de grondexploitatie niet wijzigt in 2022. Indien dit wel het geval is dan dient er ook een taxatie aangevraagd te worden voor de nieuwe situatie.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.4 Overige bevindingen
Onjuiste toepassing van methode van afschrijven (in strijd met eigen nota).
Moment van start afschrijven herzien voor grotere projecten.
29
Materiële vaste activa De gemeente Papendrecht heeft de nota waarderen en afschrijven vaste activa gemeente Papendrecht opgesteld en deze is vanaf 1 januari 2018 van kracht. Tijdens de uitvoering van onze jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat deze nota niet altijd wordt gevolgd. Eén van de stelregels is dat ‘Lineair afschrijven van activa met uitzondering van woonruimten en gebouwen. Deze worden annuïtair afgeschreven, met uitzondering van toekomstige investeringen in gebouwen groter dan 1.000.000 euro, waarover de raad alsdan besluit hoe zal worden afgeschreven’. Deze stelregel wordt niet altijd juist toegepast. Wij hebben vastgesteld dat geactiveerde gebouwen lineair worden afgeschreven en dat hier geen raadsbesluit aan ten grondslag lag waaruit deze keuze blijkt. Derhalve is voor deze activa een bedrag van € 90.366 te veel afgeschreven de afgelopen jaren. Wij adviseren deze fout begin 2022 alsnog te corrigeren in de administratie van uw gemeente om niet ieder jaar een cumulerend effect te moeten rapporteren (fout wordt eerste jaren steeds groter). Naast bovengenoemd uitgangspunt inzake afschrijven, gaat deze nota ook in moment van de start van het afschrijven: ‘De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het actief gereed komt dan wel verworven wordt.’ Met name het moment van gereedkomen is niet nader gedefinieerd.
De gemeente Papendrecht hanteert het uitgangspunt dat een actief gereed komt als de laatste kosten/uitgaven gerealiseerd zijn op een investering. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat voor de verbouwing van de gemeentewerf die in 2018 is begonnen en voor meer dan € 4 mln. in de activastaat staat nog niet wordt afgeschreven omdat er nog kosten komen. De gemeentewerf is in 2019 gerealiseerd en begin 2020 geopend. Hetgeen betekent dat deze investering al 2 jaar in gebruik is maar nog niet wordt afgeschreven. Voor deze investering betekent dat voor 2021 een bedrag van € 100.000 niet wordt afgeschreven terwijl het al wel in gebruik is en het wachten is op de laatste kosten. In onze aandachtspunten naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij dit punt overigens reeds ook opgenomen. Wij adviseren deze wijze van afschrijven te heroverwegen en voor grotere projecten naast ‘financieel’ gereed melding ook ‘technisch’ gereed gemeld te onderkennen. Alle projecten moeten op eenzelfde wijze worden afgeschreven. Moment van technische gereedmelding is dan een belangrijk moment in het proces. Het is van belang dat de gemeente Papendrecht dit proces dusdanig inricht dat deze gereedmelding altijd en tijdig wordt afgegeven. De vorm en werkwijze zal formeel vastgesteld moeten worden. Jaarlijkse toetsing door de financiële administratie en/of VIC is hierbij van belang.