A06. 20230710 OZHZ, Jaarrekening 2022 en begroting 2024 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.pdf

TD = 100% NA-initieel = 44%

Betrouwbaarheid Gemeenten AL en DO

Realisatie 2022

Gemeenten Bouw en sloop (incl. asbest): Deze werkzaamheden zijn uitgevoerd voor de gemeenten Alblasserdam en Dordrecht. Voor de bouw- en sloopfase is geen KPI TD vast te stellen. Afhankelijk van het soort bouw- of sloopplan geeft het beleid aan of toezicht noodzakelijk is. NA-initieel >= 70%

NA-initieel = 90%

De norm is nog niet formeel vastgesteld Idem 3 Idem 4 Regionaal Uitvoeringsniveau (RUN) 1 2

20

Risicobeheersing

80% van de zaken die bij de

Realisatie = 93%

bezwarencommissie, rechtbank en afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State worden behandeld blijft in stand. Provincie Grijs TD: Het controleprogramma periodiek toezicht is compleet uitgevoerd. NA-initieel: De naleving is hoger dan de norm en komt overeen met de realisatie in 2021. Zichtbaar is dat het aantal overtredingen van bijvoorbeeld gedragsvoorschriften is afgenomen. Dit impliceert dat de bedrijfsvoering bij de gecontroleerde bedrijven rondom bijvoorbeeld veiligheidsaspecten in de dagelijkse uitvoering onder controle is. Onjuist gebruik van al aanwezige en voorgeschreven voorzieningen wordt minder aangetroffen dan in vergelijking met de gemeentelijke bedrijven. Provincie Groen TD: De uitvoering van toezicht Groen blijft enkele procenten achter door het niet uitvoeren controles op de uitstoot van stikstof naar aanleiding van verschillende gerechtelijke uitspraken. Het toezicht op dit onderdeel is in afwachting van landelijk beleid. Provincie Bouw en sloop NA-initieel: De naleving is lager dan de norm. De aangetroffen tekortkomingen worden met name in de bouwfase aangetroffen en hebben betrekking op constructieveiligheid rondom fundering en bovenbouw. De tekortkomingen waren beperkt in omvang en zijn op aanwijzing van onze inspecteurs direct in de bouwfase ongedaan gemaakt.

Gemeenten RUN-milieu periodiek toezicht TD: De uitvoering van het periodieke toezicht is uitgevoerd zoals geprogrammeerd waarbij in een aantal gemeenten meer controles zijn uitgevoerd. Deze controles waren noodzakelijk in verband met afgegeven vergunningen of incidenten. In de tweede bestuursrapportage gaven wij aan dat in het controleprogramma van gemeente Papendrecht werd ingegrepen i.v.m. de inzet op een probleemdossier. In het laatste kwartaal is echter in overleg met gemeente Papendrecht besloten om deze controles alsnog uit te voeren. NA-initieel: De naleving is lager dan de norm en is verslechterd ten opzichte van 2021. Dit komt wellicht doordat in 2021 het toezicht i.v.m. de COVID-pandemie op afspraak werd uitgevoerd en hierdoor minder overtredingen van gedragsvoorschriften werden aangetroffen. In vergelijking met de resultaten uit 2019 is het percentage hetzelfde gebleven. Het laat zien dat de bedrijven waar periodiek toezicht wordt uitgevoerd in het algemeen (onaangekondigde) toezichtdruk nodig hebben om de voorschriften te blijven naleven. Gemeenten RUN integraal periodiek toezicht (Alblasserdam, Dordrecht en Molenlanden) TD: De uitvoering van het toezicht is uitgevoerd zoals afgesproken met de opdrachtgevers. In afstemming met gemeente Dordrecht zijn 30 van de 233 geplande periodieke controles niet uitgevoerd.

Het toezicht vraagt bij vooral de locaties relevant voor brandveilig gebruik meer inzet dan in vergelijking met de jaren ervoor. Zichtbaar is dat meer opvolging en handhaving nodig is, maar dat er ook meer overtuigingskracht wordt verlangd van een inspecteur bij de eerste controle om de exploitant te laten bewegen de regels na te leven. Dit heeft een hogere capaciteit van OZHZ gevraagd dan op voorhand is begroot.

21

NA-initieel: De naleving is aanzienlijk lager dan de norm en is verslechterd ten opzichte van 2021. Het valt dit jaar op dat het beheer van installaties en voorzieningen bij veel instellingen onder de maat is. Het tijdig onderhouden of laten keuren van voorzieningen vindt niet plaats. De redenen hiervoor zijn verschillend. In de afgelopen periode werd het onderhoud uitgesteld i.v.m. COVID-drukte of door personeelstekort bij zowel de eigen organisatie als leveranciers. Ook het gebrek aan financiële middelen is soms hoorbaar. Een toename aan bestuursrechtelijke handhaving is zichtbaar en dit zal tevens nog effect hebben op het controleprogramma voor 2023 Gemeenten Bouw en Sloop (incl. asbest) NA-initieel: De naleving van de regelgeving rondom met name het slopen en afvoeren van asbest is goed. Deze goede naleving is mede het gevolg van actieve inzet op gedragsbeïnvloeding. Door de inspecteur wordt bij aanvang van de werkzaamheden contact opgenomen met de opdrachtgever om de verplichtingen die bij de werkzaamheden behoren door te nemen. Dit zorgt ervoor dat de uitvoerders bewuster de voorschriften naleven.

22

1.4.4.

Beoordelingen en beschikkingen bodem

OZHZ levert expertise op het gebied van geluid, lucht, bodem en externe veiligheid aan zijn opdrachtgevers voor het ontwikkelen, inrichten en beheren van een duurzame leefomgeving. Om de kwaliteit te beoordelen van de producten, waarvoor geen wettelijke termijn bestaat en ook een toets bij de rechter niet van toepassing is, is een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) de meest geëigende aanpak. OZHZ voert regulier een klanttevredenheidsonderzoek uit met behulp van projectevaluaties voor de adviestaken. Beoordeling en beschikking bodem Speerpunt

Prestatie indicator

Tijdigheid

Minimaal 90% van de producten wordt afgerond

95% (cumulatie kort- en

binnen de termijn.

langlopende procedures)

Risicobeheersing

Realisatie 2022

100%

99% van de besluiten wordt niet vernietigd dan wel krijgt positief advies bij de Awb-commissie, rechtbank en Raad van State. 80% van de zaken die bij Awb-commissie, Rechtbank en Raad van State worden behandeld blijft in stand.

Klanttevredenheid

Onderzoeksvraag: Kwaliteit product en samenwerking met OZHZ

Niet van toepassing

Tevreden (45%) tot zeer tevreden (45%)

Tijdigheid Voor de KPI 'Tijdigheid' ligt de realisatie met 95% boven de norm van 90%. Risicobeheersing In 2022 is geen bezwaar en beroep ingesteld tegen besluiten die zijn genomen in het kader van het bodembeschermingsrecht. Ook heeft er geen behandeling van beroep bij de rechtbank of Raad van State plaatsgevonden. In zijn algemeenheid kan opgemerkt worden dat het niet vaak voorkomt dat rechtsmiddelen worden ingezet tegen bodem-besluiten. Er loopt momenteel nog wel een bezwaarprocedure maar die dateert al uit 2021. Klanttevredenheid In de verslagperiode is – conform de KTO-systematiek die de vijf omgevingsdiensten in de provincie Zuid-Holland gebruiken – de klanttevredenheid gemonitord. De meeste respondenten geven aan tevreden (45%) tot zeer tevreden (45%) te zijn over de samenwerking met OZHZ. Dit is gebaseerd op de reactie van 20 respondenten. Er zal in 2023 een verdiepingsslag plaatsvinden om meer beeld te krijgen van de daadwerkelijke respons afgezet tegen het de totale uitvraag om de uitkomst in het juiste perspectief te plaatsen.

23

1.5

Wat heeft het gekost?

De programmarekening 2022 sluit met een positief saldo van € 117.000. Ten opzichte van de tweede bestuursrapportage (€ 75.000) is er sprake van een voordeel van € 42.000. Per saldo is sprake van € 566.000 aan hogere lasten ten opzichte van de bijgestelde begroting 2022 1 uit de tweede bestuursrapportage. De hogere lasten betreffen de additionele productkosten (€ 266.000); de kosten die direct in rekening worden gebracht bij de opdrachtgevers. Hier staan direct gerelateerde hogere baten tegenover. Daarnaast de hogere personeelskosten (€ 343.000) die enerzijds samenhangen met de hogere omzet doordat is ingezet op het wegwerken van de achterstanden zoals in de tweede bestuursrapportage als actie was aangegeven. Anderzijds hangt een deel samen met de aanvullende aanwending van de reserve Cao ter dekking van de eenmalige uitkering in december 2022 die niet was voorzien. Er is eind 2022 een Rijkssubsidie aangevraagd en toegekend als eenmalige bijdrage in de loonkosten voor groene BOA's (€ 64.000) die niet was voorzien. Tot slot is er sprake van een aantal kleine afwijkingen die per saldo leiden tot hogere kosten (€ 21.000).

1.5.1

Resultatenrekening 2022

Onderstaand is de realisatie per begrotingspost weergegeven. Resultatenrekening 2022

Programmarekening 2022 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Realisatie 2021

Begroting 2022 primair

Begroting 2022 bijgesteld

Realisatie 2022

Verschil

Baten Inwonerbijdrage Wettelijke taken Offerte- en subsidietaken Overige baten Vergoedingen Totaal baten

2.182 21.367 3.761 7 27.318

2.212 20.344 2.881 25.438

2.212 23.581 2.482 3 28.279

2.212 24.330 2.517 28 29.087

749 34 25 808

21.360 315 1.808 485 1.258 2.393 154 27.772

20.190 419 1.890 524 1.291 1.398 129 25.839

24.220 423 1.803 273 1.499 894 148 29.260

24.563 410 1.700 253 1.633 1.161 107 29.826

343 1310320134 266 41566

454-

401-

981-

739-

242

1.571 850

405 4

1.056 -

856 -

200-

267

0-

75

117

42

2.182

2.212

2.212

2.212

-

Lasten Personeelskosten Kapitaallasten Ondersteuning SGD Huisvesting Overige bedrijfskosten Additionele productkosten Onvoorzien Overige bijzondere posten Totaal lasten Gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten Onttrekkingen aan reserves Toevoegingen aan reserves Gerealiseerd resultaat Waarvan algemeen dekkingsmiddel Bedragen x € 1.000

1.5.2

Baten

De totale baten komen € 808.000 hoger uit dan begroot.

1 Waar in de tabellen in dit hoofdstuk wordt aangegeven 'Begroting 2022' is sprake van de bijgestelde Begroting 2022 uit de

tweede bestuursrapportage.

24

Inwonerbijdrage (nihil) De inwonerbijdrage is een lumpsumbudget en kan worden beschouwd als een algemeen dekkingsmiddel. Vanuit de inwonerbijdrage wordt een deel van de overhead gedekt en algemene activiteiten van inspecteurs, vergunningverleners en adviseurs die ten goede komen aan alle deelnemers. Voorbeelden zijn: relatiebeheer, kwaliteitszorg, de voortgangsrapportages en de organisatie van de wachtdienst. De realisatie van de inwonerbijdrage (€ 2,212 mln.) is conform de begroting. Wettelijke taken milieu/bouw/gebruik (€ 749.000 hogere baten) OZHZ maakt in de individuele jaarprogramma’s per opdrachtgever afspraken over de uit te voeren activiteiten en budgetten. Verantwoording vindt plaats door middel van financiële maandrapportages en de bestuursrapportages. In 2022 hebben diverse opdrachtgevers extra budgetten beschikbaar gesteld voor opgaven op het gebied van woningbouw, APV, bodem en de energie agenda. Een groot deel heeft een incidenteel karakter. De begroting is daardoor tussentijds gewijzigd met € 3,237 mln. De realisatie 2022 (€ 24,33 mln.) is hoger (€ 749.000) dan de bijgestelde begroting. Het verschil is een saldo van diverse over- en onderbesteding bij de individuele opdrachtgevers. In de laatste vier maanden heeft er nog een aanzienlijke toename van de productie plaatsgevonden ten opzichte van raming in de tweede bestuursrapportage.

De kosten die direct worden doorbelast naar de jaarprogramma's zijn € 342.000 hoger dan begroot. De overbesteding betreft hogere salariskosten door invulling van vacatures en extra inhuur die leidt tot hogere inhuurkosten. Dit betekent dat de totale urenomzet op de jaarprogramma's is toegenomen met € 407.000. De hogere omzet op de wettelijke taken staat in relatie tot hogere productie die in de laatste vier maanden is gerealiseerd. Offerte- en subsidietaken (€ 34.000 hogere baten) Adviezen en projecten hebben een incidenteel karakter. Opdrachtgevers verstrekken op basis van een offerte of programma een opdracht voor een specifiek advies of onderzoek. De raming van de primaire begroting is doorgaans behoedzaam, vanwege het onzekere karakter van de omzet. In 2022 is echter de keuze gemaakt om de realisatie van de voorgaande jaren te betrekken bij de raming omdat in de praktijk is gebleken dat het volume, ondanks het incidentele karakter, toch elk jaar op een hoger niveau ligt. Op deze manier kan binnen de bedrijfsvoering van OZHZ beter worden ingespeeld op adviezen en projecten die vanuit de opdrachtgevers worden verstrekt. De begroting is in 2022 neerwaarts bijgesteld met € 399.000 op grond van de tussentijdse realisatie. De realisatie van € 2,52 mln. is hoger uitgekomen (€ 34.000) dan de bijgestelde begroting.

Aan de ene kant zijn de additionele productkosten (directe doorbelaste kosten aan opdrachtgevers) hoger uitgevallen (€ 266.000). Aan de andere kant is de urenomzet achtergebleven bij de raming in de tweede bestuursrapportage. Hier ligt een verband met de hogere productie die is gerealiseerd op de wettelijke taken in de laatste vier maanden. Tot slot is er eind 2022 een Rijkssubsidie aangevraagd en toegekend als eenmalige bijdrage in de loonkosten voor groene BOA's (€ 64.000) die niet was voorzien. Overige baten (€ 25.000 hogere baten) De overige baten hebben een incidenteel karakter. De hogere baten worden met name veroorzaakt door de ontvangen rentevergoeding bij de bank. Overige vergoedingen (nihil) Dit onderdeel is over 2022 niet van toepassing. 25

1.5.3

Lasten

De totale lasten komen € 566.000 hoger uit dan begroot. Personeelskosten (€343.000 hogere lasten) Onder personeelskosten vallen de kosten van eigen personeel en de kosten van inhuur. Voor het capaciteitsbeleid wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering (hoofdstuk 2.4). De begroting is in 2022 tussentijds bijgesteld met € 4,03 mln. vanwege de inzet van flexibel personeel omwille van de extra omzet, invulling van vacatures en improductiviteit vanwege het inwerken van nieuwe medewerkers. De totale personeelskosten 2022 bedragen € 24,56 mln. en komen daarmee hoger uit (€ 343.000) dan de bijgestelde begroting. De onderverdeling in eigen personeel en flexibele capaciteit is als volgt:

Personele lasten

Begroting 2022 Realisatie 2022 Verschil

Personelskosten intern Flexibele capaciteit

18.404 5.816

18.634 5.929

230 113

Personele lasten Bedragen x € 1.000

24.220

24.563

343

De kostenoverschrijding op het eigen personeel bedraagt € 230.000. De voornaamste afwijking is te zien op het onderdeel sociale lasten (€ 280.000). Dit wordt enerzijds veroorzaakt door de eenmalige uitkering in december 2022 die niet was voorzien en anderzijds doordat veel medewerkers het IKB-budget in december 2022 hebben laten uitbetalen. De voornaamste overige posten zijn de lagere opleidingskosten (€ 24.000), de lagere reis- en verblijfkosten (€ 20.000), de lagere kosten voor gratificaties (€ 29.000). Tot slot is er sprake van hogere kosten (€ 23.000) door per saldo diverse minnen en plussen. De inhuurkosten zijn € 113.000 hoger dan begroot. Belangrijkste reden is de hogere productie en dus hogere omzet die in de laatste vier maanden is gerealiseerd bij de wettelijke taken en de offertetaken. Kapitaallasten (€ 13.000 lagere lasten) De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk specifieke investeringen in de huisvesting en ICT. De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Voorbeelden zijn het huurcontract inzake Post 120 en leasecontracten voor het wagenpark. Voor de omvang en samenstelling van de kapitaalgoederen wordt verwezen naar de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen (hoofdstuk 2.2). De begroting is in 2022 tussentijds bijgesteld met € 4.000, op grond van de investeringskredieten.

Deze hebben voor een belangrijk deel betrekking op het nieuwe werk concept met investeringen in huisvesting, meubilair en hardware.

26

De realisatie (€ 410.000) is iets lager dan de bijgestelde begroting (€ 423.000). Dit houdt verband met de iets lager uitgevallen investeringen. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Ondersteuning Servicegemeente Dordrecht (SGD) (€ 103.000 lagere lasten) De ondersteuning door de SGD heeft betrekking op de dienstverlening met betrekking tot ICT, personeelszaken, inkoop, verzekering en juridische diensten. Bij eerdere begrotingswijzigingen is de begroting neerwaarts bijgesteld met € 87.000. De bijstelling had voornamelijk betrekking op een overheveling van de variabele kosten naar de overige bedrijfskosten. De realisatie 2022 bedraagt € 1,7 mln. en is lager dan begroot (€ 103.000). De lagere kosten worden veroorzaakt doordat de kosten van licenties niet op dit onderdeel zijn verantwoord, maar op het onderdeel Overige bedrijfskosten (daar is dan ook te zien dat de kosten hoger uitvallen dan begroot). De onderverdeling per onderdeel is als volgt:

Ondersteuning SGD

Begroting 2022 Realisatie 2022 Verschil

ICT Personeel en organsatie

1.417 385

1.331 368

-86 -17

Ondersteuning SGD Bedragen x € 1.000

1.802

1.699

-103

Huisvesting (€ 20.000 lagere lasten) Per 2016 heeft OZHZ een huurcontract afgesloten voor de locatie post 120 te Dordrecht. In 2022 is de begroting tussentijds verlaagd met € 251.000 vanwege voornamelijk een huurkorting die over 2022 is bedongen van € 231.000. Deze huurkorting is opgenomen binnen de exploitatie en geeft een onderschrijding op het onderdeel Huurkosten kantoorpand. De realisatie 2022 valt lager uit dan begroot (€ 20.000) door diverse kleine voordelen. Tegenover deze onderschrijding van de huisvestingskosten staat een overschrijding van het investeringskrediet Huisvesting en Meubilair (zie ook onderdeel Investeringsuitgaven in hoofdstuk 4). Dit is het gevolg van de administratieve verwerking die OZHZ moet toepassen conform het BBV. In de eerste bestuursrapportage van 2023 zal de administratieve verwerking worden doorgevoerd en om die reden een extra kredietaanvraag plaatsvinden. Overige bedrijfskosten (€ 134.000 hogere lasten) De overige bedrijfskosten hebben onder meer betrekking op software licenties, externe advies- en accountantskosten, Arbodienstverlening, kantoorbenodigdheden, facilitaire kosten en verzekeringen. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen verhoogd met € 208.000.

Belangrijkste reden was de aanpassing van het VTH-systeem vanwege de invoering van de Omgevingswet, de invoering van het nieuwe werk concept en opschoning van het archief. De realisatie 2022 (€ 1,633 mln.) komt met € 134.000 hoger uit dan bij de begroting. De hogere kosten worden voornamelijk veroorzaakt doordat de kosten van licenties op dit onderdeel zijn verantwoord in plaats van op het 27

onderdeel Ondersteuning SGD (daar is dan ook te zien dat de kosten lager uitvallen dan begroot). Daarnaast betreft dit het saldo van diverse relatief kleine posten.

Additionele productiekosten (€ 266.000 hogere lasten). De additionele productiekosten worden direct in rekening gebracht bij de opdrachtgevers. Het kan daarbij gaan om externe (juridische) expertise, uitgevoerde werkzaamheden door aannemers, etc. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen neerwaarts bijgesteld (€ 504.000), op grond van de realisatie. De realisatie 2022 (€ 1,161 mln.) is uiteindelijk toch hoger uitgevallen (€ 266.000) dan de bijgestelde begroting. Belangrijkste redenen zijn project RVMK en verkeerstellingen Drechtsteden die niet waren voorzien in de prognose. Daarnaast is er sprake van een grote hoeveelheid aan kleinere projecten die alsnog hebben plaatsgevonden. Hierbij is hogere productie geweest dan op basis van de realisatie bij de tweede busruursrapportage was voorzien. Het effect op het financiële resultaat is nihil, omdat de hogere lasten leiden tot overeenkomstige hogere baten. Onvoorzien (€ 41.000 lagere lasten) Het budget onvoorzien is onderdeel van het weerstandsvermogen en bedoeld voor afboeking van niet factureerbare uren (onderhanden werk) en overige onvoorziene tegenvallers. Bij eerdere begrotingswijzigingen is de raming bijgesteld met € 19.000, omdat de post fluctueert met het begrotingstotaal. De realisatie 2022 (€ 107.000) is lager dan begroot (€ 148.000). De post onvoorzien is als volgt aangewend:

Onvoorzien

Begroting 2022 Realisatie 2022 Verschil

Dotatie verlofstuwmeer Dotatie verlofsparen Dotatie verliesvoorziening OHW Totaal onvoorzien Bedragen x € 1.000

36 37 34 148

107

-41

Aangezien de individuele posten niet zijn begroot is de begroting alleen op totaalniveau weergegeven. Het verlofstuwmeer is toegenomen (€ 36.000). Hier is een relatie met de extra productie en omzet in de loop van 2022 en de krapte op de arbeidsmarkt voor bepaalde taakvelden. Dit is deels opgevangen door minder verlof op te nemen. Daarnaast is sprake van een nieuw onderdeel namelijk Spaarverlof. Hierbij is het spaarverlof gebaseerd op de uren die tot en met 2022 daadwerkelijk zijn omgezet in spaarverlof (37.000). Het nieuwe uitgangspunt van de commissie BBV is dat voor het spaarverlof een voorziening moet worden gevormd, omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd, naar verwachting, niet van gelijke omvang zal zijn. Tot het moment van opmaken van de jaarrekening 2022 is in 2023 29 uur bovenwettelijk verlof omgezet naar spaarverlof. Gezien de beperkte omvang 28

hiervan (EUR 1.189) is dit niet meegenomen in de voorziening. Voor een nadere toelichting op het verlofstuwmeer wordt verwezen naar de jaarrekening (2.2 overlopende passiva). Op grond van de risicoanalyse van doorlopende projecten is de voorziening vanwege oninbaarheid verhoogd met circa € 34.000. In gevallen van oninbaarheid is veelal sprake van uren die zijn gemaakt op nog niet formeel bevestigde projecten of meerwerk op deze projecten. Dit is een aandachtspunt voor verdere verbetering.

1.5.4.

Reserves

Toevoegingen (conform begroting) Conform de begroting bij de eerste en tweede bestuursrapportage is in 2022 € 267.000 toegevoegd aan de bestemmingsreserves.

Toevoeging reserves

Begoting 2022

Realisatie 2022

Verschil

Algemene reserve

266.789

266.789

-

Totaal

266.789

266.789

-

Algemene reserve Het resultaat 2021 is via besluitvorming in de 1e en 2e Bestuursrapportage toegevoegd aan de Algemene reserve ter versterking van het weerstandsvermogen (voor respectievelijk € 47.000 bij 1e en € 220.000 bij de 2e bestuursrapportage). De algemene reserve is onderdeel van het weerstandsvermogen. Voor de beleidsuitgangspunten, omvang, en samenstelling van het weerstandsvermogen en de bijbehorende risico’s wordt verwezen naar de paragraaf weerstandsvermogen. Onttrekkingen (€ 324.000 lager dan begroot, inclusief aanvullende besluitvorming AB) De reserves zijn voor € € 856.100 onttrokken. Begroot was de primaire begroting 2022 en de eerste en tweede Begrotingswijziging 2022 (€ 1.057.000). Dit is aangevuld met het besluit in het AB van 30 november 2022 om het restant van de bestemmingsreserve CAO (€ 123.000) in te zetten voor de eenmalige uitkering in december 2022 (totaal onttrekkingen komt hiermee uit op € 1.180.000). Dit is wel vastgelegd in de besluitvorming, maar niet afzonderlijk in een begrotingswijziging vastgelegd. Vandaar de afwijking tussen de begroting na de tweede Bestuursrapportage en de daadwerkelijk geaccordeerde onttrekking. De werkelijk onttrekking is € 324.000 lager dan begroot.

29

Onttrekking reserves

Begoting 2022

Doorontwikkeling Digitalisering Frictiekosten Regieplan Archief Werkconcept CAO Totaal Bedragen x €

Realisatie 2022

Verschil

52.000 199.000 270.669 22.000 238.000 48.000 350.000

52.000 177.000 22.000 207.100 48.000 350.000

-22.000 -270.669 -30.900 -

1.179.669

856.100

-323.569

Bestemmingsreserve doorontwikkeling De doorontwikkeling dient om OZHZ op het gebied van houding en gedrag klaar te stomen voor de Omgevingswet. De onttrekking in 2022 is voor extra opleidingskosten in het kader van de instroom van nieuwe medewerkers. Bestemmingsreserve Digitalisering in relatie tot doorontwikkeling OZHZ streeft naar een volledige digitalisering van de werkprocessen. Dit draagt bij aan de maatschappelijke wens tot een snelle en transparante informatievoorziening en een vlottere afdoening van zaken. De onttrekking in 2022 betreft de invoering van het nieuwe VTH-systeem. De daadwerkelijke digitaliseringslag zal in 2023 nog tot verdere acties leiden rond Open Wave waarvoor de reserve kan worden ingezet. Bestemmingsreserve Frictievergoeding De reserve is bedoeld voor improductiviteit ten gevolge van het inwerken van nieuwe medewerkers en het bevorderen van uitstroom of doorstroom naar andere functies. Beiden zijn nodig om de formatie kwalitatief en kwantitatief op orde te brengen. Over 2022 heeft geen onttrekking plaatsgevonden omdat is gebleken dat de productie en als afgeleide daarvan de omzet aanzienlijk hoger is uitgevallen dan bij de tweede bestuursrapportage ingeschat.

Deze reserve zal in 2023 worden gebruikt voor de improductiviteit die wordt voorzien door de druk op de arbeidsmarkt en het bijbehorende inwerken van nieuwe collega's en voor het inwerken van nieuwe collega's die worden ingezet omdat de huidige eigen medewerkers in 2023 aan de slag gaan met de aanbesteding en implementatie van een aantal nieuwe systemen. Bestemmingsreserve Regieplan: Informatie Gestuurd Werken OZHZ en zijn opdrachtgevers zien in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. De Ontwikkelaanpak (voorheen Regieplan) biedt een programmatische, doelgerichte, aanpak. Deze aanpak krijgt vorm in de data ambitie. Een deel van het programma wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. Bestemmingsreserve Archiefwet De Regionale Archivaris bemerkte dat er achterstanden ontstaan in het 538 meter strekkende archief over de periode 1995 – 2016. In 2022 is de achterstand ingelopen. De opdracht is uitbesteed aan een externe partij. De onttrekking over 2022 betreft de externe kosten van deze partij. Er lopen daarnaast nog een aantal zaken op dit gebied door in 2023.

30

Bestemmingsreserve Nieuw werk concept De reserve wordt ingezet voor de transitie naar het nieuwe werk concept. Het betreft de projectorganisatie en aanpassing van de kantoorinrichting. Door vertraging in het project verschuiven een aantal afrondende zaken naar 2023. Bestemmingsreserve cao-effect Ten tijde van de tweede bestuursrapportage 2021 was een informeel akkoord gesloten over de cao. Inschatting destijds was dat de cao zou leiden tot een onderbesteding van ongeveer € 350.000 in 2021. Omdat hoofdzakelijk sprake zou zijn van een vertraging van de lasten van 2021 naar 2022, is dit bedrag toegevoegd aan de bestemmingsreserve "cao-effect". De incidenteel niet gedekte lasten van de cao in 2022 bedragen € 227.000 en zijn in 2022 onttrokken uit deze bestemmingsreserve. Aanvullend is eind 2022 besloten om een eenmalige uitkering te verstrekken aan de medewerkers, omdat de onderhandelingen over de cao voor 2023 trager gaat dan gewenst. De resterende ruimte binnen de bestemmingsreserve cao is hiervoor ingezet.

31

2. Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording stelt de volgende paragrafen verplicht in de programmabegroting en de jaarstukken. 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid 8. Openbaarheidsparagraaf De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op OZHZ van toepassing, omdat OZHZ niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aangegeven hoe kapitaalgoederen worden beheerd. De financieringsparagraaf is een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de bedrijfsvoering. De Openbaarheidsparagraaf gaat in op de uitvoering van de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo).

32

2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Een exact sluitende meerjarenbegroting zonder toereikende buffer betekent dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te houden. In dat geval staat het beleid van OZHZ ook direct onder druk. Daarom heeft OZHZ op elk moment voldoende weerstandscapaciteit nodig.

2.1.1

Begripsomschrijving

Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico’s, waarvoor geen specifieke maatregelen zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden (weerstandscapaciteit) die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds. Hoe groot die weerstandscapaciteit moet zijn, is afhankelijk van de risico’s die OZHZ op dat moment loopt. Hiertoe worden strategische risico’s onderscheiden van de reguliere. Reguliere risico’s doen zich regelmatig voor en zijn over het algemeen goed meet- en beheersbaar. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Kenmerkend aan strategische risico’s is dat er sprake is van niet of nauwelijks beïnvloedbare (externe) risico’s. Meestal is de kans dat het risico zich voordoet klein, terwijl de financiële gevolgen groot kunnen zijn. Beide zijn moeilijk in te schatten. Dergelijke risico’s kunnen samenhangen met bezuinigingen bij opdrachtgevers, onvoorziene kostenstijgingen, productiviteitsverlies en veranderingen in de vraag. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het weerstandsvermogen aan.

2.1.2

Beleid OZHZ inzake risico’s en weerstandsvermogen

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers in de GR OZHZ. De wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de financiële verordening OZHZ. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, totdat de vereiste weerstandscapaciteit is bereikt. In paragraaf 2.1.3 vindt een verdere uitwerking plaats van het risicoprofiel. De totale benodigde weerstandscapaciteit wordt vervolgens gerelateerd aan de aanwezige weerstandscapaciteit.

33

2.1.3

Risicoprofiel Omgevingsdienst

Categorie 1 Wettelijke taken

Omschrijving risico

Effect

Impact

Kans

Beheersmaatregel

Bezuiniging

Schaalnadeel

Medium

Medium

Frictiekostenregeling

Financieel restrisico

Benodigde weerstandcapaciteit

297

148

Regionaal Uitvoeringsniveau Flexibele schil Tarifiëring 2 Overige omzet (offerte en subsidie)

Bezuiniging

Schaalnadeel

Groot

Hoog

Flexibele schil

793

594

3 Ziekteverzuim

Hoger dan norm (5%)

Exploitatieverlies

Groot

Medium

Verzuimbeleid

438

219

4 Omgevingswet

Omzetdaling

Schaalnadeel

Groot

pm

Frictieregeling

pm

pm

1.527

962

Separaat wetgevingstraject Totaal benodigd weerstandsvermogen Bedragen x € 1.000,-

Waarschijnlijkheid Zeer hoog

Kans > 75%

Hoog

Kans > 50% en < 75%

Medium

Kans > 25% en < 50%

Laag

Kans < 25%

Impact Groot

financieel risico > € 400.000

Medium

financieel risico > € 150.000 en < € 400.000

Klein

financieel risico < € 150.000

Algemeen OZHZ heeft aangegeven een tekort voor 2023 te verwachten. Dit tekort bedraagt o.b.v. de structurele effecten 2022 en 2023 uit de Septembercirculaire 2022 (met de kanttekening over de ontwikkeling van de loonindex o.b.v. de CAO-onderhandeling die op dat moment nog liepen) circa € 1,3 mln. De afspraak is gemaakt dat OZHZ bij de uitkomsten van de eerste bestuursrapportage in 2023 de effecten van de loon- en prijsontwikkelingen inzichtelijk zal maken en met een voorstel komt over de financiering van het incidentele exploitatietekort in 2023. Insteek is hierbij dat de deelnemers het tekort over 2023 aanzuiveren. Hetzij door een eenmalige bijdrage, hetzij door af te spreken dat het weerstandsvermogen wordt aangesproken. In de eerste bestuursrapportage van 2023 zal eveneens een voorstel worden gedaan over de wijze van aanvulling van het weerstandsvermogen indien wordt besloten dat aan te wenden ter financiering van het tekort. Gezien de bovenstaande afspraak wordt er bij de eerste bestuursrapportage in 2023 voorzien in de dekking van het incidentele tekort voor 2023. Om die reden zijn de loon- en prijsontwikkeling en de ontwikkeling van de inhuurtarieven niet meegenomen in het bovenstaande risicoprofiel. Dit om een dubbeling te voorkomen. 1.

Bezuiniging wettelijke taken en inwonerbijdrage

Met de uitvoering van wettelijke taken en inwonerbijdrage is een budget van circa € 24,7 mln. gemoeid. Gegeven de financiële positie van gemeenten is de kans op bezuinigingen medium (50%). Met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is de financiële impact medium (€ 297.000). Daarbij is ervan uitgegaan dat het effect gedurende een periode van 2 jaar kan worden gedekt uit het weerstandsvermogen.

34

Beheersmaatregelen -

De gemeenten hebben een minimaal regionaal uitvoeringsniveau (RUN) vastgesteld voor de uitvoering van milieutaken. Daarmee is een zekere mate van continuïteit gewaarborgd.

-

PZH heeft in dit kader de nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) vastgesteld.

-

Daarnaast zijn in de bijdrageverordening bepalingen opgenomen ten aanzien van de meerjarige budgetten. Opdrachtgevers die individueel meer willen bezuinigen dan de norm van 2% per jaar, dienen een frictievergoeding te betalen.

-

Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie.

-

Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet.

-

Structurele effecten worden opgevangen in het tarief.

Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich grotendeels tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Inschatting is een bedrag van circa € 148.000. 2.

Overige omzet

De overige taken betreffen onder meer de offertetaken en subsidies. Met de uitvoering is een budget van circa € 2,6 mln. per jaar gemoeid. De kans op bezuinigingen is hoog (75%). Gerekend over een periode van 1 jaar en met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen wordt de financiële impact ingeschat op hoog (€ 793.000). Beheersmaatregelen Voor de adviestaken geldt dat er tot nu toe geen sprake is van enige verplichting naar gemeenten om werk bij OZHZ neer te leggen. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Daarmee kan flexibel worden ingespeeld op omzetfluctuaties. Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Op basis van de jaarrekening is de inschatting circa € 594.000. 3.

Ziekteverzuim

In de begroting wordt uitgegaan van een norm voor ziekteverzuim van 5%. In geval van een hoger ziekteverzuim, is er sprake van productiviteitsverlies. Een risico van 1,6% is reëel gezien de ervaringscijfers over 2022 (uitkomst ziekteverzuim over 2022 is 6,6%); de financiële impact met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is groot (€ 438.000), gerekend over een periode van een jaar. De kans wordt ingeschat op medium (50%). Beheersmaatregelen: -

Het verzuimbeleid van OZHZ.

-

Monitoren ziekteverzuim gedurende het jaar.

-

De norm van 5% is financieel vertaald in de begroting.

Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregel is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 219.000.

35

4.

Herziening omgevingsrecht

De Omgevingswet heeft betrekking op bouwen, ruimtelijke ordening, milieu, water, natuur, infrastructuur en ontgrondingen en raakt daarmee rechtstreeks het werkdomein van OZHZ. Thans lopende separate wetstrajecten als de eerdergenoemde Wkb en de VTH-kwaliteitseisen zullen op termijn (deels of geheel) onderdeel worden van de Omgevingswet. Gekozen is voor een Omgevingswet als raamwerk, waarbij uitwerking van diverse vraagstukken en onderwerpen die voor de uitvoeringspraktijk cruciaal zijn, in onderliggende regelgeving plaatsvindt. Op dit moment is nog veel onzekerheid over de impact voor OZHZ en zijn opdrachtgevers. Beheersmaatregelen Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Benodigde weerstandscapaciteit Gegeven de onzekerheden kan de financiële impact nog niet worden bepaald.

2.1.4

Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2022 bedraagt € 1,382 mln. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 962.000 benodigd. Het effect van de Omgevingswet is opgenomen als p.m. Bovenstaande is op basis van de stand van zaken per 31 december 2022. De inzet van het weerstandsvermogen in relatie tot het incidentele tekort over 2023 is hierin nog niet meegenomen. Dit betekent concreet dat bij inzet van het weerstandsvermogen voor dit incidentele tekort over 2023 het weerstandsvermogen weer aangevuld dient te worden tot het niveau van € 962.000.

36

2.2

Onderhoud kapitaalgoederen

De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Het gaat daarbij om: Het huurcontract inzake de locatie Post 120;



De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij het SGD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk,



rekencentrum en generieke hardware); Leasecontracten voor het wagenpark.



De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen in de ICT-sfeer, specifiek voor OZHZ. Daarbij gaat het om digitalisering van de archieven, de implementatie van Squit XO, Open Wave, het tijdschrijfsysteem, het financiële systeem en de onderlinge koppeling tussen deze systemen. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van het vaartuig De Pandion voor zijn rekening neemt. Inmiddels heeft het aanbestedingstraject plaatsgevonden en kan gestart worden met de bouw van de Pandion II. De 1e termijn is inmiddels aanbetaald. Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie.

a b c d e f

Omschrijving Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen Vaartuigen

Boekwaarde 2021 378.984 337.017 216.971 72.125 23.487 62.955 1.091.539

Boekwaarde 2022 901.691 265.708 248.768 23.796 14.623 864.187 2.318.773

Bedragen x € 1.000 Voor een nadere toelichting omtrent de opbouw en verloop van de materiële vaste activa wordt verwezen naar deel II jaarrekening; 1.2 toelichting op de balans.

37

2.3

Financiering

De financieringsparagraaf in de begroting is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 30 november 2016) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden. Algemene ontwikkelingen De treasury functie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Per 16 december 2013 is het Schatkistbankieren ingegaan. Decentrale overheden zijn verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: 

Leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het Algemeen Bestuur goedgekeurde derde partijen;



Uit hoofde van de treasury functie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent



Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico;

Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: 

Geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido;



Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;



De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk



Streven naar spreiding in de rent typische looptijden en uitzettingen.

afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

38

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2022 bedraagt deze limiet 8,2% van € 29,26 mln. (omvang bijgestelde begroting) = € 2,40 mln. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden; deposito’s komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De totale netto vlottende schuld bedraagt -/- € 2,185 mln. en blijft daarmee ruim binnen de toegestane kasgeldlimiet. De ruimte bedraagt € 4,584 mln. Kasgeldlimiet

31-12-2022

31-12-2021

Omvang begroting

29.260

27.658

Percentage

8,2%

8,2%

Bedrag

2.399

2.268

0

0

schuld in rekening courant

0

0

door derden gestorte gelden 1 < jaar

0

0

overige schulden

1.590

3.049

Totaal

1.590

3.049

1

2

3.773

4.615

1 Toegestane kasgeldlimiet

2 Vlottende schuld opgenomen gelden < 1 jaar

3 Vlottende middelen contante gelden in kas tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar

0

0

3.775

4.617

Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3)

-2.185

-1.568

Toegestane kasgeldlimiet

2.399

2.268

Ruimte

4.584

3.836

Totaal 4 Toets kasgeldlimiet

Bedragen x € 1.000

39