20. Jaarstukken 2022 BOVL.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 20221 Bureau Openbare Verlichting
Als je gewone dingen doet met absolute betrokkenheid, word je buitengewoon. Opgesteld door M.D.(Rien) Bal MBA Versie: definitief
Bureau Openbare Verlichting
1
Geen accountantscontrole uitgevoerd.
Inhoud 1.
2.
3.
Inleiding........................................................................................................................................... 2 1.1.
Samenvatting .......................................................................................................................... 2
1.2.
Algemeen ................................................................................................................................ 3
Jaarverslag 2022.............................................................................................................................. 3 2.1.
Strategisch beheer .................................................................................................................. 3
2.2.
Operationeel beheer .............................................................................................................. 4
2.3.
Dienstverleningspakket Plus .................................................................................................. 4
2.4.
Kennis- en adviescentrum ...................................................................................................... 4
Uitwerking....................................................................................................................................... 5 3.1.
3.1.1.
Kern- en beheergegevens ............................................................................................... 5
3.1.2.
Meldingen ....................................................................................................................... 5
3.2.
Schouw ............................................................................................................................ 8
3.2.2.
Remplace ......................................................................................................................... 8
7.
Bedrijfsvoering ........................................................................................................................ 9
4.1.1.
Organisatie ...................................................................................................................... 9
4.1.2.
Ontwikkelingen ............................................................................................................. 13
4.2.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ......................................................................... 14
4.3.
Financiering ........................................................................................................................... 15
Programmaverantwoording ......................................................................................................... 16 5.1.
6.
Projecten ................................................................................................................................. 8
Paragrafen ....................................................................................................................................... 9 4.1.
5.
Onderhoud .............................................................................................................................. 7
3.2.1.
3.3. 4.
Beheer ..................................................................................................................................... 5
Staat van baten & lasten + Balans en toelichtingen ............................................................ 16
Grondslagen Jaarrekening ............................................................................................................ 24 6.1.
Algemeen .......................................................................................................................... 24
6.2.
Waarderingsgrondslagen voor de balans ........................................................................ 24
6.3.
Grondslagen voor resultaatsbepaling .............................................................................. 25
Wet normering bezoldigingen ...................................................................................................... 26
Bijlage 1. Materiele activa met economisch nut ................................................................................. 27 Bijlage 2. Incidentele baten en lasten .................................................................................................. 28 Bijlage 3. Kosten-batenoverzicht 2022 ................................................................................................ 29 ............................................................................................................................................................... 29 8.
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ............................................................... 30
9.
Ontwerpbesluit Algemeen Bestuur.............................................................................................. 31
1
1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2022 van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau OVL. Dit jaarverslag betreft de verantwoording door Bureau OVL over de werkzaamheden die zijn uitgevoerd voor de aangesloten gemeenten, alsmede de financiële prestaties. Het jaar 2022 is voor Bureau OVL een jaar geweest van grote aanpassingen en veranderingen. Zowel op het personele-, het contractuele-, alsmede op het beleidsmatig vlak vonden veel veranderingen plaats. Veranderingen die noodzakelijk waren om de dienstverlening door Bureau OVL aan de gemeenten te optimaliseren en te kunnen waarborgen. De financiële cijfers zijn afgezet tegen de herziene begroting van 2022. Zoals beschreven in de begroting wordt ook hier een onderscheid gemaakt tussen activiteiten onder de DVO en activiteiten die onder het dienstenpakket DVO-Plus vallen. Op basis van deze rapportage kan een beeld worden gevormd hoe de bedrijfsvoering zich in 2022 ontwikkelt heeft.
1.1. Samenvatting In 2022 heeft de Gemeenschappelijke Regeling Bureau OVL de begroting 2023, het jaarverslag 2021 en de kwartaalrapportages over de eerste drie kwartalen van 2022 gepresenteerd. Het jaarverslag 2021 met de daarbij behorende jaarrekening en de begroting 2023 zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur en mede goedgekeurd door de Provincie Zuid-Holland. In februari 2022 heeft het Algemeen Bestuur de herziene begroting 2022 goedgekeurd. Tevens zijn de jaarstukken aangeboden aan de Provincie Utrecht. De kwartaalrapportages zijn in de vergaderingen van het Dagelijks en Algemeen Bestuur gepresenteerd en vastgesteld. Deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting zijn de gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Molenlanden, Papendrecht en Vijfheerenlanden. In 2022 vonden ook de gemeenteraadsverkiezingen plaats, wijzigingen in de raad had ook gevolg voor het bestuur van Bureau OVL. Per 1 juni 2022 hebben de volgende bestuurders zitting in het Algemeen Bestuur; J. Quik (Molenlanden), R. Lafleur (Hendrik-Ido-Ambacht), T. Meijdam (Vijfheerenlanden), M. de Boer (Gorinchem), A. Janssen (Papendrecht) en A. Meerkerk (HardinxveldGiessendam). Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door de eerste drie genoemde personen.
Per 1 april 2022 is Bureau OVL toegetreden tot de WSGO en kan hierdoor met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2022 de cao-SGO toepassen op zijn werknemers. De medewerkers hebben in de AB vergadering van 1 juni 2022 de ambtseed/belofte afgelegd. Op 1 april is het Papendrechts detacherings-contract van de algemeen manager overgegaan in een vast dienstverband bij Bureau OVL. Eind 2021 is een nieuwe bestek “Raamovereenkomst Instandhouding openbare Verlichting” op de markt gezet. Dit bestek is begin maart 2022 aanbesteed, waarna het werd gegund op prijs-kwaliteit aan de firma CityTec. CityTec is per 1 april de nieuwe contractaannemer voor storing- en calamiteiten herstel. Het is goed om weer een professionele aannemer aan het werk te hebben. De klachten over niet brandende verlichting is flink gereduceerd. CityTec heeft in haar aanbestedingsbelofte aangegeven om bij iedere lampstoring de lamp direct te vervangen of als dit niet mogelijk is een tijdelijk armatuur te plaatsen. Er brand dus binnen gestelde responstijden altijd weer licht. Behalve als er een storing zit in het netwerk van de netbeheerder Stedin. Binnen CityTec hebben er meerdere reorganisatierondes plaatsgevonden. Samen met de directie van Citytec en hun projectteam werken we aan een nieuwe stabiliteit. Bureau OVL zit bovenop de bedrijfsvoering en de gerealiseerde performance.
2
2022 wordt ook gezien als overbruggingsjaar voor het scheiden van de DVO-activiteiten en de activiteiten die vallen onder de dienstencatalogus- pluspakket. In principe wordt er gestreefd dat de exploitatiekosten van beheer gedekt worden door de bijdrage per lichtobject. De exploitatiekosten voor de plustaken en projecten worden gedekt door de betaling van gemaakte uren tegen het vooraf in het bestuur vastgesteld tarief.
1.2. Algemeen Overlegging van het jaarverslag aan de deelnemende partijen gebeurt volgens art. 4.3.6 van de Dienstverleningsovereenkomst. De deelnemende partijen in 2022 zijn de gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Molenlanden, Papendrecht, en Vijfheerenlanden. Bureau OVL was ook in 2022 een beheersorganisatie, verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van de openbare verlichting voor de aangesloten gemeenten. De hoofdtaak is de uitvoering van het administratieve beheer, de centrale aansturing en de regie op de uitvoeringswerkzaamheden aan de openbare verlichting zoals beschreven in de DVO. Het voorschot bedrag was voor 2022 vastgesteld op € 10,00 per lichtobject, maar is in overleg met het Algemeen bestuur verhoogd naar €11,06 per lichtobject met als doel de extra te maken onkosten die voortvloeien uit de toetreding tot de WSGO en de toepassing van de cao-SGO voor 2022 te dekken. Toetreding tot WSGO betekent voor de medewerkers rechtsgelijkheid en is een besluit vanuit goed werkgeverschap. In 2022 is er actief gewerkt aan het herschrijven van alle statutaire documenten, die vallen onder de paraplu van de Gemeenschappelijke Regeling welke door de gemeenten in 2011 is vastgesteld. De documenten zijn inhoudelijk niet gewijzigd, maar aangepast en of verscherpt zodat deze weer voldoen aan de huidige wet- en regelgeving.
De Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en de dienstverleningscatalogus Plus zijn van elkaar gescheiden en zullen worden ingezet als dynamische document, welke jaarlijks worden geëvalueerd en aangepast aan de actualiteit van dat moment. Alle documenten zullen in maart 2023 via de bestuurstafel worden ingebracht. De documenten zijn tot stand gekomen in samenwerking met de beheerders, financieel deskundigen en de accountant, en juridisch getoetst door juristen uit Molenlanden en Drechtsteden.
2. Jaarverslag 2022 2.1. Strategisch beheer Het opdrachtgeverschap en budgetbeheer met betrekking tot de openbare verlichting, energielevering, ATS-diensten en contracten met netbeheerders zijn verantwoordelijkheden van de gemeente. Via de afgesloten dienstverleningsovereenkomst (DVO) brengen de gemeenten de volgende van de strategische beheertaken onder bij OVL in het basis dienstverleningspakket. • • • • •
ATS-diensten2, Contacten met de netbeheerder Stedin, Kennis- en Adviescentrum, bijhouden van Innovaties op gebied van energie, duurzaamheid en circulariteit en de mogelijkheid voor Smartcity Het leveren van input voor het opstellen van beleids- en beheerplannen, Contracten voor uitvoering van het onderhoud, storing- en schadeherstel.
De overige strategische beheertaken, zoals de vervangingsprojecten, renovaties en reconstructies en het opstellen van beleids- en beheerplannen kunnen door de deelnemende gemeenten bij Bureau OVL worden ondergebracht op basis van regieovereenkomsten, zoals bedoeld in de DVO-pluspakket.
2 Diensten van de netbeheerders voor de aansluiting op het openbare elektriciteitsnet, voor het transport van elektriciteit en voor de
zogenaamde systeemdiensten.
3
2.2. Operationeel beheer Het operationele beheer omvat alle uitvoerende diensten die verricht moeten worden ten behoeve van het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting, zowel ondergronds als bovengronds. De technische uitvoering voor de ondergrondse werkzaamheden is bij wet voorbehouden aan de netbeheerder (behoudens daar waar gemeenten in bezit zijn van een “eigen” energienetwerk). Voor de deelnemende gemeenten geldt dat zij allen in het werkgebied van Stedin gesitueerd zijn en dat de lichtpunten zijn aangesloten op het net van de netbeheerder. In opdracht van de deelnemende gemeenten is de technische uitvoering van het onderhoud voor het bovengrondse deel ondergebracht bij een marktpartij. Het deel van het operationeel beheer dat in het dienstenpakket is opgenomen heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten; - Beheer van alle verlichtingsobjecten, - Directievoering op werkzaamheden van de onderhoudsaannemer (voor 2022 VDV infra bv/CityTec), - Behandeling (storings-)meldingen en schades, - Begeleiden van schouwen, - Administratief verwerken van revisie, - Behandelen van kleine opdrachten, - Opgave van ongemeten opgenomen vermogen van de openbare verlichting. - Begeleiden van 16c activiteiten, - Coördineren van bodemgesteldheid en bodemonderzoeken. Het totaal aantal licht objecten op 1 januari 2022 bedraagt 49.286 stuks.
2.3. Dienstverleningspakket Plus In artikel 5 van de Dienstverleningsovereenkomst is de mogelijkheid opgenomen om tegen betaling van daartoe vastgestelde tarieven ook andere, buiten de dienstverleningsovereenkomst (DVO) vallende activiteiten van Bureau OVL, af te nemen. Dit betreft vooral projectmatige activiteiten, zoals individuele ondersteuning van gemeenten, aanvragen van offertes, begeleiden en toetsen van projecten, functioneren als projectleider of directievoerder bij nieuwbouw, renovaties en reconstructies, opstellen van kengetallen, beheer- en uitvoeringsplannen, inkoop van aanverwante producten en diensten enzovoort. Voor bovengenoemde activiteiten ligt er bij gemeenten geen verplichting om dit ook daadwerkelijk via Bureau OVL uit te zetten. Door de constante hoeveelheid projecten wordt er wel naar gestreefd om bij de uitvoering van projecten meer gebruik te gaan maken van interne capaciteit van Bureau OVL.
2.4. Kennis- en adviescentrum Eén van de taken binnen het Basispakket van Bureau OVL is het vergaren en onder de deelnemers verspreiden van specifieke kennis op het gebied van de openbare verlichting. De markt waarbinnen de openbare verlichting zich afspeelt groeit en innoveert, waarop adequaat ingespeeld moet worden. Door dit centraal via Bureau OVL te doen wordt er slechts eenmaal inspanning en tijd in gestoken, wat leidt tot besparing van tijd en kunnen alle deelnemers eenduidig geïnformeerd worden. Het vergaren van de kennis bestaat uit het bijhouden van vakliteratuur, bezoeken van vergaderingen, bijeenkomsten en andere overlegmomenten en het opbouwen van een informatienetwerk. Marktkennis vergaren bij leveranciers en branchegenoten speelt hierbij een belangrijke rol. De verspreiding van informatie onder de deelnemers gebeurt via de reguliere overleggen met de beheerders, maar daarnaast ook individueel aan de hand van gestelde vragen en collectief in de maandelijks gevoerde overleggen met de contactambtenaren van de gemeenten. Daar waar nodig zullen de betrokken bestuurders geïnformeerd worden.
4
Daarnaast ontwikkelt zich standaard advisering, informatievoorziening en betrokkenheid betreffende beleidspunten voor de deelnemende gemeenten. Een voorbeeld hiervan is de intussen gestelde vraag over het vervangingsbeleid. Moet er op de eerdergenoemde tijdstippen worden vervangen of kunnen de bestaande materialen nog wel even mee. Mogelijk is er een natuurlijker moment, bijvoorbeeld als er toch werkzaamheden in de betreffende wijk plaatsvinden. In dit verband kan ook worden vermeld dat de inmiddels opgedane ervaring steeds meer wordt benut om te worden verwerkt in bestekken voor toekomstige werken. BOVL zal zich steeds meer oriënteren op innovaties op gebied van OVL, ontwikkelingen in Smart City en andere uit de energietransitie voortvloeiende oplossingen. In 2022 is er een begin gemaakt met deze zaken en zal in 2023 verder zijn beslag krijgen.
3. Uitwerking 3.1. Beheer De beheerwerkzaamheden zijn gedurende 2022, zoals eerder genoemd, conform de DVO uitgevoerd. De beheerdata zijn verwerkt in het nieuwe beheersysteem Moon. Inmiddels is MOON 3.0 volledig geïmplementeerd. Doordat BOVL tot 1 april zelf de materialen heeft ingekocht in verband met de liquiditeitspositie van VDV Infra, was er een achterstand ontstaan in het verwerken van revisiedata en het uitwerken van vervangingsplannen. Deze achterstand had een hoge prioriteit en is lopende het jaar 2022 in overleg met de beheerders weggewerkt. Er is nog wel zorg over het niet aanleveren van gegevens door beheerders van door derden uitgevoerde vervangings- en nieuwbouwprojecten. Deze gegevens zijn noodzakelijk om het beheersysteem op orde te houden.
3.1.1.
Kern- en beheergegevens
Aantal lichtobjecten In 2022 bedraagt het aantal in rekening gebrachte lichtobjecten 49.718 stuks. Aan het einde van Q4 is er een nieuwe inventarisatie gemaakt aan de hand van de aangeleverde revisies van opgeleverde projecten. Voor 2023 zal het herziene aantal, zijnde 50.257 objecten, worden gefactureerd. De verwachting is dat ook in de loop van 2023 het aantal lichtobjecten nog zal toenemen. Er worden ook in 2023 nieuwe projecten opgeleverd en via de revisie in het beheersysteem gezet. Aantal Kosten 2021 Aantal objecten 2021 (aant. * € 12,75) objecten 2022 Gorinchem 8.019 € 102.242,25 8.025 Hardinxveld-Giessendam 3.338 € 42.559,50 3.338 Hendrik-Ido-Ambacht 7.341 € 93.597,75 7.577 Molenlanden 10.275 € 131.006,25 10.342 Papendrecht 6.397 € 81.561,75 6.519 Vijfheerenlanden 13.298 € 169.549,50 13.917
Aantal Kosten 2022 Kosten 2023 (aant. * € 11,06) objecten 2023 (aant. * € 11,06) € 88.756,50 8.058 € 89.121,48 € 36.918,28 3.423 € 37.858,38 € 83.801,62 7.681 € 84.951,86 € 114.382,52 10.469 € 115.787,14 € 72.100,14 6.577 € 72.741,62 € 153.922,02 14.049 € 155.381,94
Totaal
€
Gemeente
3.1.2.
48.668 €
620.517,00
49.718
549.881,08
50.257
€
555.842,42
Meldingen
De meldingen betreffen vooral het niet functioneren van lichtobjecten door defecte lampen en of voorschakelapparaten/drivers en ontstane schades. Alle meldingen worden dagelijks volgens afspraak digitaal doorgegeven aan de aannemer. Elke dag vindt hierop bewaking plaats door Bureau OVL vanuit het beheersysteem Moon 3.0. Daarnaast worden wekelijks de openstaande en langlopende storingen besproken en gepland voor afhandeling.
5
In onderstaand overzicht is het aantal storingen per gemeente in beeld gebracht. Na beëindiging van de samenwerking met VDV Infra bv op 30 april 2022, stonden er nog 550 acties open, wachtend op materialen, toestemmingen of planningsperikelen. Deze acties zijn voor een groot gedeelte weggewerkt, maar er staan eind 2022 nog 84 stuks open, die begin 2023 weggewerkt moeten worden. Deze restpunten worden gelijktijdig met het uitvoeren van het storingsherstel meegenomen. In onderstaande tabel is per kwartaal het aantal meldingen weergegeven voor 2022, zoals deze zijn gerapporteerd in de Q-rapportages. Kwartaal 2022 Gemeente Gorinchem
Hardinxveld-Giessendam
Hendrik-Ido-Ambacht
Molenlanden
Papendrecht
Vijfheerenlanden
Activiteit storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV*
Q1 + Q2 356 55 129 74 18 27 273 35 38 371 96 99 210 25 59 663 109 198
Q3
Q4 165 8 53 34 0 6 135 10 11 142 10 19 76 6 21 312 24 61
totaal 2022 283 11 32 100 9 2 271 9 7 340 53 13 181 15 9 590 47 21
804 74 32 208 27 2 679 54 7 853 159 13 467 46 9 1.565 180 21
(resterend VDV*: Projecten zijn vervangingen die nog voortkomen vanuit VDV periode) Het aantal storingen is over de gehele linie met ruim 9% afgenomen, maar dat geldt niet voor iedere gemeente apart. Een afname van de storingen kan te maken hebben met het steeds meer toepassen van ver-LED-den van de lichtobjecten. Een toename kan het gevolg zijn van een verouderd net waar de lichtobjecten nog vervangen moeten worden door LED-armaturen. Dit staat voor de komende jaren bij alle gemeenten op de rol. Een andere oorzaak voor meer storingen kan ook komen door het houden van een frequentere en intensievere schouwronde. Met het verwerken van de storingen lopen we regelmatig tegen lange doorlooptijden aan. Een flink probleem wat in 2022 tot de nodige discussies leidde. Daarnaast is in het beheersysteem MOON 3.0 niet direct inzichtelijk hoelang meldingen fysiek openstaan. Een melding loopt van het tijdstip van aanmaak tot en met de financiële afwikkeling van de melding. Dit is dus inclusief het eventueel vervangen van een mast of armatuur. Er zijn naast de administratieve oorzaken verschillende issues die een langere doorlooptijd veroorzaken; 1. een lange levertijd op de materialen, 2. planningsproblemen werken Stedin, 3. langere doorloop in verband met capaciteitstekort om opdrachtverzoeken op te stellen, af te stemmen en in opdracht te geven (BOVL-Beheerder v.v.), 4.
overloop overdracht tussen VDV Infra en CityTec en communicatie en overname materialen. 5. Opstarten materiaal inkoop en beheer.
6
In onderstaande tabel zijn het aantal storingen in 2022 vergeleken met de aantallen uit 2021. Jaar Gemeente Gorinchem
Hardinxveld-Giessendam
Hendrik-Ido-Ambacht
Molenlanden
Papendrecht
Vijfheerenlanden
Aantal l.O. Aant. Aant. verschil verbetering 2022 melding 2021 Melding 2022 2021 t.o.v. 2021 8.025 740 804 64 -8,65% 8.025 81 74 -7 8,64% 8.025 129 32 -97 75,19% 3.338 210 208 -2 0,95% 3.338 40 27 -13 32,50% 3.338 27 2 -25 92,59% 7.577 694 679 -15 2,16% 7.577 124 54 -70 56,45% 7.577 38 7 -31 81,58% 10.342 829 853 24 -2,90% 10.342 219 159 -60 27,40% 10.342 99 13 -86 86,87% 6.519 452 467 15 -3,32% 6.519 106 46 -60 56,60% 6.519 59 9 -50 84,75% 13.917 1392 1.565 173 -12,43% 13.917 283 180 -103 36,40% 13.917 198 21 -177 89,39%
Activiteit storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV* storingen kabelstoringen resterend VDV*
3.2. Onderhoud
Hardin xveld
H-I-Am bacht
Molen lande n
Papen drech t
Vijfhe erenla nden
Totaa l
Oorzaak Armatuur defect Defect product Driver defect Einde levensduur Geen - dubbele melding Geen - storing onterecht Lampstoring Netwerkstoring - algemeen Onbekend Project Schade door aanrijding Stormschade Vandalisme Totaal
Gorin chem
Het onderhoud is op 1 april 2022 overgegaan van VDV Infra bv naar CityTec bv. Eind april zijn de werkzaamheden van VDV Infra bv definitief beëindigd en is er tevens een einde gekomen aan een periode waarin BOVL de materialen voor vervangingen van onderdelen zelf moest bestellen en inkopen. Er zijn 5660 meldingen van verschillende aard verwerkt. In onderstaand schema zijn deze meldingen gevisualiseerd.
37 88 12 72 1 69 363 120 64 113 45 14 9 1007
7 27 2 2 0 2 81 46 31 29 24 7 3 261
11 89 8 1 0 15 312 145 85 34 52 8 9 769
28 92 11 32 0 22 354 265 91 96 73 24 17 1105
16 63 4 9 0 10 216 100 56 50 49 3 2 578
62 189 42 86 3 87 661 265 153 182 133 57 20 1940
161 548 79 202 4 205 1987 941 480 504 376 113 60 5660
7
Tijdens de aanbesteding heeft CityTec een belofte gedaan dat zij bij het verlaten van iedere storing zorgen dat de lampen weer branden, hetzij door een lamp vervanging of een reparatie uit te voeren of het ter beschikking stellen van tijdelijke armaturen zowel traditioneel als op zonne-energie. Als er een kabelstoring wordt geconstateerd, wordt de (kabel)storing bij netbeheerder STEDIN gemeld.
3.2.1.
Schouw
Eind 2022 is er binnen de gemeenten Hardinxveld-Giessendam, Molenlanden en Papendrecht een schouw uitgevoerd; Uit die schouw volgden weer reparatiewerkzaamheden aan de lichtobjecten die als niet gemelde storingen worden gevonden. De schouw voor andere gemeenten wordt uitgevoerd begin 2023.
3.2.2.
Remplace
Het remplaceren van de openbare verlichting is een activiteit die als gevolg van de uitfasering van de SOX armaturen en de PLL lampen tot het verleden behoort. In het kader van kostenreductie op energie en een te verwachte langere levensduur, worden alle groepsvervangingen uitgevoerd in LED armaturen. In 2022 is er geen remplace uitgevoerd op bestaande systemen.
3.3. Projecten Naast het reguliere beheer en onderhoud, zoals beschreven in de DVO begeleidt Bureau OVL ook projecten, voortvloeiend uit het DVO-pluspakket. Zowel in voorbereiding als in begeleiding, toezicht en directievoering. De gemeenten zijn vrij om te beslissen of hun activiteiten en projecten al dan niet via Bureau OVL worden uitgevoerd. De bij Bureau OVL ondergebrachte projecten zijn niet uitgevoerd door de contractaannemer van het instandhoudingscontract. Hiervoor wordt namelijk altijd bij drie verschillende bedrijven een prijs uitgevraagd, waarbij de benodigde materialen via bureau OVL zelf worden ingekocht. In de 1e helft van 2023 wordt er een raamcontract in de markt gezet, zodat er één contractaannemer de uitvoering van projecten op zich neemt, inclusief de inkoop en leveranties die daarbij horen. Deze aanbesteding zal conform het Europees Aanbesteding-reglement worden uitgevraagd. In 2022 had het Bureau OVL in totaal 62 projecten in behandeling. Hieronder vallen ook de projecten die al vóór 2021 zijn gestart en doorlopen in 2022, ook zijn er projecten die in 2022 zijn gestart en afgerond, dan wel overlopen naar 2023. De projecten zijn qua omvang en tijdsbesteding zeer divers. Variërend van een opdracht voor het begeleiden van het verplaatsen van enkele lichtmasten tot het adviseren en begeleiden bij (grootschalige) vervangingsprojecten.
Ook het opstellen van trajecten waarbij een beleidsplan, een beheersplan en een uitvoeringsplan worden uitgewerkt, wordt via projecten (DVO+) uitgevoerd. In totaal is er via BOVL in 2022 € 1.151.219, - aan projecten uitgevoerd, opgeleverd en afgerekend.
Gemeente Gorinchem Hardinxveld Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Vijfheerenlanden Molenlanden Papendrecht toaal omzet projecten
projectenomzet 2022 Projectenomzet 2022 6,00% € 69.073 0,00% € 24,00% € 276.293 44,00% € 506.536 7,00% € 80.585 19,00% € 218.732 100,00% €
1.151.219
8
4. Paragrafen 4.1. Bedrijfsvoering 4.1.1.
Organisatie
Personeel De personele bezetting bestond op 1 januari 2022 uit 4,4 fte vaste medewerkers en 2,2 fte inhuurmedewerkers. In de periode maart t/m mei is er een extra medewerker ingehuurd om een goede start te geven aan de “nieuwe” contractaannemer, terwijl de rest van beheer nog druk was met de afronding van alle VDV activiteiten. Deze bezigheid heeft de medewerkers veel tijd en negatieve energie gekost. Deze extra medewerker was dus hard nodig om het instandhoudingscontract een goede start te geven. Personele wijzigingen Per 1 april 2022 is de jarenlange samenwerking (inhuur projectleider) met Limass beëindigd. De medewerker van ETAV is per die datum bij Bureau OVL in dienst gekomen als directievoerder/projectleider. De algemeen manager is ook vanaf deze datum in vaste dienst bij Bureau OVL en daarmee werd de detachering vanuit Gemeente Papendrecht beëindigd. Daarmee is een verschuiving te zien van het aantal medewerkers op 31 december 2022 ten opzichte van 1 januari 2022. In onderstaand schema is deze wijziging gevisualiseerd. 1 januari 2022 Aantal Algemeen manager Team Beheer Team Projecten Totaal
31 december 2022 Aantal Algemeen manager Team Beheer Team Projecten Totaal
aantal medewerkers Fte 1 4 3 8
Vast Aantal 1 3,4 2,2 6,6
Fte 0 4 1 5
Aantal 0 3,4 1 4,4
Inhuur Fte 1
1
2 3
1,2 2,2
0 0 0 0
aantal medewerkers Fte 1 4 2
1 3,4 1,7
1 4 2
1 3,4 1,7
Inhuur Fte 0 0 0
7
6,1
7
6,1
0
Vast Aantal
Fte
Aantal
Personele ontwikkelingen In 2022 is er flink aangepakt om het personeelsbeleid te professionaliseren. Met behulp van een interim HR-adviseur is er gewerkt aan uniformering van de rechtsgelijkheid en aanpassing van de vigerende arbeidsovereenkomsten, de invoering van personeelsgesprekken en de opbouw van een digitaal HR-Systeem en digitale Personeelsdossiers. In een extra AB vergadering op 23 februari 2022 is het besluit genomen om toe te treden tot de Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (WSGO). Na het indienen van de aanvraag werd BOVL formeel op 10 maart 2022 lid van de WSGO. Dit met terugwerkende kracht, zodat er vanaf 1 januari 2022 gebruik gemaakt kon worden van de cao-SGO. Met de gemeente Vijfheerenlanden is overeengekomen dat BOVL aanhaakt bij het personeelshandboek van de gemeente Vijfheerenlanden. Op dat moment het meest actuele handboek.
9
In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 juni 2022 hebben de medewerkers van Bureau OVL de ambtseed of -belofte afgelegd. Daarnaast is er ook invulling gegeven aan de wens om te zorgen voor een hogere arbeidsethos, meer eigenaarschap en verantwoordelijkheid bij de medewerker in de organisatie. Alle medewerkers hebben meegedaan aan een TMA (Talent Motivatie Analyse) en in verschillende gesprekken onder begeleiding van een trainer is er gewerkt aan een betere onderlinge samenwerking, inzet en communicatie. De organisatie moest met nieuw elan worden (her)ingericht, met als doel een toekomstbestendige en degelijk presterende organisatie te realiseren. Het vormen van een hecht team zowel intern BOVL als extern met de gemeentelijke beheerders is een van de belangrijkste speerpunten. Samen zoeken en inventariseren hoe we de inwoners maximaal tevreden kunnen stellen. Met de gemeente Papendrecht is overeenstemming bereikt voor wat betreft de inzet van een “Vertrouwenspersoon”, daarnaast heeft Bureau OVL een overeenkomst gesloten met de VNG voor de aansluiting bij de “Landelijke Klachten Commissie Ongewenst Gedrag”. Installatie Verantwoordelijkheid Op verzoek van het bestuur heeft Bureau OVL de organisatie naar Installatieverantwoordelijkheid weer opgepakt.
De vorige algemeen manager had hiervoor al in 2019 een startschot gegeven, maar door omstandigheden is het daar ook bij gebleven. Door de reorganisatie binnen Bureau OVL heeft het borgen van de rol van Installatieverantwoordelijke een flinke vertraging opgelopen en is in 2022 opnieuw opgepakt. In de bestemmingsreserveringen van BOVL was een bedrag opgenomen voor het ontwikkelen van een Handboek Bedrijfsvoering Elektrische Installaties (BEI) specifiek geschreven voor de deelnemende gemeenten. In de periode 2019 – 2020 zijn aan alle deelnemende gemeenten diverse memo’s gestuurd waarin is aangegeven dat Bureau OVL de rol van Installatieverantwoordelijke als extra dienst op zich zou willen nemen. Met uitzondering van de gemeente Gorinchem hebben alle gemeenten in die periode een besluit genomen om Wilko Knip te mandateren en namens de gemeente aan te wijzen als de Installatieverantwoordelijke Openbare Verlichting. Gorinchem heeft echter het afgelopen jaar ook de wens uitgesproken om deze rol alsnog onder willen gaan brengen bij Bureau OVL. In 2022 is het Handboek Bedrijfsvoering Elektrische Installaties (BEI) opgesteld en zijn bijbehorende inspecties NEN 1010 en NEN 3140 uitgevoerd. Er zijn 1000 steekproeven genomen op het huidige areaal om te kijken of de installatie voldoet aan de gestelde voorwaarden (NEN 3140).
In december 2022 zijn er vier medewerkers binnen BOVL opgeleid tot Voldoende Onderricht Persoon (VOP) en is er één medewerker officieel gecertificeerd voor Installatieverantwoordelijke / Werkverantwoordelijke NEN 3140. Uit de steekproeven is naar voren gekomen dat het areaal niet volledig voldoet aan de gestelde eisen. Het is noodzakelijk om de installatie binnen acceptabele tijd te laten voldoen aan de vigerende normen en veiligheidsvoorschriften, anders kan Bureau OVL de taak van installatieverantwoordelijke niet blijven vervullen. In 2023 wordt hiervoor in samenspraak met de beheerders van de gemeenten, een plan van aanpak opgesteld en worden afspraken gemaakt hoe er wordt omgegaan met de verantwoordelijkheid. De reden dat de installatie op dit moment nog niet volledig voldoet is, dat op meerdere locaties (voornamelijk eerder opgeleverde nieuwbouwlocaties) de aardedraad in de lichtmast ontbreekt of niet is aangesloten. De verantwoordelijkheid voor het aanbrengen van deze aardedraad lag en ligt bij de installateur van de lichtmast, maar is dus niet overal uitgevoerd.
10
Echter, zodra de lichtmast is overgedragen aan de gemeente, ligt de verantwoordelijkheid voor de installatieveiligheid bij die gemeente. Voorheen was het de voorwaarde dat bij overdracht de verlichtingsinstallatie brandend werd opgeleverd en voorzien van de volledige revisiegegevens van de geplaatste installatie. Vanaf heden wordt, voordat de oplevering van de verlichtingsinstallatie plaatsvindt, op locatie door Bureau OVL gecontroleerd of de installatie voldoet volgens een nieuw opgesteld opleverprotocol. Hiermee zorgen we dat de installaties zorgvuldig en veilig overgenomen kunnen worden. ICT Begin 2022 is er een begin gemaakt om het sterk verouderde en onveilige ICT-systeem in stappen te vervangen. Systemen zijn omgebouwd van lokale servers naar functioneren in de Cloud. Ook het gehele systeem is nu dubbel beveiligd tegen hackers en ongewild dataverlies en zijn AVG-proof. De fa. Proxsys heeft de ombouw gerealiseerd en met hen is een onderhoudscontract afgesloten waarbij de medewerker ook gebruik kan maken van de helpdesk. De gemeenten Hardinxveld-Giessendam en Hendrik-Ido-Ambacht zijn afgelopen jaar via een API gekoppeld met hun meldsysteem Fixi aan het beheersysteem MOON. Deze koppeling maakt het werken effectiever, de communicatie naar de bewoners zal hierdoor sneller en adequaat plaats vinden. De eerste ervaringen uit evaluaties zijn veel belovend.
Gorinchem zal begin 2023 digitaal worden aangesloten op het beheersysteem. Met alle drie de gemeenten is er een verwerkingsovereenkomst opgesteld en ondertekend. Er is met grote regelmaat overleg met de firma Montad over mogelijke aanpassingen van het beheersysteem MOON. Er wordt met dit systeem intensief gewerkt en regelmatig komen er issues voor die verbetering of vereenvoudiging behoeven. De verbetervoorstellen moeten leiden tot een goed beheersysteem, waar zowel de beheerder zijn informatie goed uit kan halen, de medewerker van Bureau OVL grip blijft houden op de handelingen van de aannemer en deze ook toetsen aan het contract. Daarnaast moet het kunnen zorgen voor een snelle en duidelijke afwikkeling van de storingen en calamiteiten. Financiën Om meer scheiding te kunnen maken tussen DVO en DVO+ werkzaamheden is er een heldere verdeling van kosten opgezet, zodat de jaarlijkse bijdrage van de gemeenten ook daadwerkelijk worden gebruikt voor de DVO activiteiten. Daardoor wordt ook zichtbaar hoeveel uren er declarabel gemaakt moeten worden, om een DVO+ in de lucht te kunnen houden. Zo draagt iedere gemeente zelf de lasten van een uit te voeren project (DVO+) activiteit. Historie leert dat er te weinig is gefactureerd, te laat is gefactureerd of helemaal niet is gefactureerd op de projecten.
Hierop wordt momenteel nog een inhaalslag gemaakt om alle kosten te registreren en te bewaken. Om deze scheiding ook goed te kunnen onderbouwen ontwikkelt BOVL samen met Verstegen een projectadministratie, zodat ook de kosten- en opbrengstenbewaking een vast onderwerp wordt op bouwvergaderingen, projectenoverleg en beheerdersbijeenkomsten. Declarabele uren en andere kosten worden maandelijks gefactureerd. Zo moet BOVL meer grip krijgen op de financiële stromen. Het is gebleken dat, om dit goed ingeregeld te krijgen, dit nog een hele uitdaging is. In 2023 zal dit verder moet worden geoptimaliseerd. Als in 2023 naast het raamcontract instandhouding ook de raamovereenkomst uitvoering projecten gaat lopen, wordt de financiële huishouding minder complex, omdat de betalingen dan rechtstreeks tussen contractanten en gemeenten loopt. De financiële risico’s worden dan voor Bureau-OVL dan ook flink gereduceerd.
11
Proces Voor de oprichting van Bureau Openbare Verlichting in 2011 is een Gemeenschappelijke Regeling opgericht met de huidige zes deelnemende gemeenten. In het GR-statuut is beschreven hoe partijen zich aan elkaar verbinden. Een verdere uitwerking van artikelen uit dit statuut zijn eveneens opgesteld conform de richtlijnen uit 2011. Door de jaren heen zijn deze nooit aangepast of geactualiseerd. Met de komst van een nieuwe manager was dit een mooi moment om alle documenten eens tegen het licht te houden en te actualiseren. Mede ingegeven om alle deelnemende gemeenten weer bewust te maken van de doelstelling en afspraken die er ooit door de gemeenten zijn gemaakt. Door nieuwe of veranderende wetgeving zoals de wet op Gemeenschappelijke Regeling, de Wet Open Overheid, Archiefwet, GRKOOP, nieuwe Accountancy regelingen op rechtmatigheidscontrole, maar ook de regelementen van Provinciaal toezicht is er sinds 2011 veel veranderd. Er is in 2022 hard gewerkt om alle documenten op orde te krijgen conform de huidige regelgeving en werkwijze van een Gemeenschappelijke Regeling. In een extra geplande vergadering van het Algemeen Bestuur op 15 maart 2023 zullen alle herschreven documenten worden vastgesteld. Alle herschreven documenten passen nog steeds binnen de statuten van de Gemeenschappelijke Regeling.
Hierbij een opsomming van herschreven beleidsdocumenten, waarbij ondersteuning en advies is verkregen via TB-Finance, Gemeente Papendrecht (afdeling F&C) en de accountant van Verstegen. Door de juristen van Molenlanden en van Drechtsteden is de rechtmatigheid getoetst. • Financiële Verordening 2023 • Financieringsstatuut 2023 • Controle verordening 2023 • Normenkader 2023 • Delegatiebesluit AB-DB 2023 • Delegatiebesluit DB-Algemeen Manager 2023 • Regeling Archiefbeheer 2023 • Uittreedregeling Bureau OVL 2023 • De Dienstverleningsovereenkomst 2023 (DVO) en Dienstencatalogus pluspakket (DVO-plus) De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen is op 1 juli 2022 van kracht geworden. Daarom moet ook het statuut van Bureau OVL worden aangepast. Dit zal worden opgepakt aansluitend op de actualisering en/of vernieuwing van de beleidsdocumenten. Deze actie staat voor medio 2023 gepland. De GR moet sowieso nog worden aangepast om de uittreding van Krimpenerwaard te verwerken. ARBO Naast de investering op ICT mocht er ook worden geïnvesteerd op kantoormeubilair. De werkplekken van de medewerkers van BOVL waren sterk verouderd, versleten en niet ARBO-proof. De bureaustoelen zijn in 2022 vervangen. Dit was noodzakelijk om mensen gezond te houden. In 2023 staat de wens open voor het vervangen van de bureaus die ook voldoen aan de Arbowetgeving.
CROW 400 Met de start van het instandhoudingscontract met CityTec zijn ook de banden met de Omgevingsdiensten OZHZ en ODRU aangehaald. De samenwerking met deze diensten waren door de vorige manager beëindigd. De huidige aannemer stelt zich evenals de vorige contract aannemer Heijmans professioneler op ten aanzien van de naleving van de Arbowetgeving. De opdrachtgever dient de op het werk van toepassing zijnde verplichtingen volgend uit art. 2.28 Arbobesluit (afdeling Bouwproces) na te komen. • In artikel 2.28 is specifiek beschreven dat de risico’s voor bodemverontreiniging en asbest geïnventariseerd moeten worden, welke van start gaan in de ontwerpfase.
12
• •
Het inventariseren van deze risico’s de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever zal zijn en deze zal worden vastgelegd in het V&G plan. Vanaf de kleurcode oranje een V&G plan is verplicht.
De procedure “uitvoering milieu hygiënische aspecten” is in het bestek opgenomen en contractueel overeengekomen met de contractaannemer. Met het afsluiten van het contract zijn ook de UAV voorwaarden van toepassing In de UAV zijn verplichtingen opgenomen voor de opdrachtgever, hoofdstuk III, paragraaf 5 Verplichtingen van de opdrachtgever. O.a. gegevens die de opdrachtgever aan de aannemer moet verstrekken. De verplichting om bij grondroeringen de status van de bodemkwaliteit te kunnen overleggen leidt tot hogere uitvoeringskosten voor gemeenten.
4.1.2.
Ontwikkelingen
VDV infra Voor een tijdelijke overbrugging van het oude contract naar het nieuwe contract is VDV infra ingeschakeld, echter door het mislukken van de aanbesteding begin 2021 is er een verlenging afgesproken met deze aannemer tot april 2022. Bij de contractverlenging zijn de prijzen met 20% verhoogd, omdat er liquide-problemen bij de aannemer waren ontstaan. Als gevolg van de steeds stijgende kosten was het voor hen niet meer te bolwerken. VDV Infra was in eerste instantie meegegaan in het prijsniveau van de firma Heijmans. Dit besluit is genomen om in de tijdelijke situatie verzekerd te zijn van voldoende storing- en calamiteiten onderhoud. Bureau OVL heeft vanaf 1 juli 2021 de bestellingen en leveranties overgenomen, omdat VDV infra geen materialen kon inkopen door een slechte liquide positie. Leveranciers weigerden nog materialen af te leveren bij VDV Infra. Tot eind april 2022 heeft Bureau OVL de materialen ingekocht en doorbelast aan de gemeenten. Bureau OVL was eigenlijk niet voor deze taak ingericht. Snelle betalingen door de deelnemende gemeenten hebben er voor gezorgd dat er geen tekorten konden ontstaan. Door snel afscheid te nemen van VDV Infra (30 april 2022) werd voorkomen dat er nog eindeloos onderhandeld zou gaan worden, zoals dat ook in het verleden met Heijmans was verlopen.
Echter leidde dit wel tot redelijk veel openstaande, niet definitief verholpen meldingen. CityTec B.V. Op 1 april 2022 is CityTec gestart als contractaannemer voor het verhelpen van storingen en calamiteiten. In de maanden maart, april en mei was er door Bureau OVL een contractmanager ingehuurd om een goede start te kunnen maken met het contract, zodat de huidige medewerkers de oude VDV activiteiten zoveel als mogelijk konden afhandelen, de materialen inventariseren en de eindafrekening op te stellen. Deze actie vergde heel veel tijd om de zaken af te handelen. Per 1 augustus werd er een reorganisatie aangekondigd door de directie van CityTec. Dit hield in dat het complete team wat voor Bureau OVL aan het werk was naar huis is gestuurd. Na de zomervakantie moest er opnieuw worden opgestart met een nieuw, onervaren team. Dit was ook een periode wat intensieve begeleiding vroeg van de medewerkers van Bureau OVL. Eenmaal weer op de rit, werd er eind 2022 aangekondigd dat de Algemeen Directeur van CityTec plaats moest maken voor een nieuw directieteam. Dit team, bestaande uit twee directeuren, start per 1 januari 2023. Wekelijks vinden er uitvoering- en planning overleggen plaats met het team van CityTec. Daarnaast is er intensief overleg met het managementteam. Hoewel het intern bij CityTec nog rommelt, zit de uitvoering niet stil.
Het aantal niet brandende lichtobjecten is sterk gereduceerd, alsook de klachten van bewoners.
13
Bestek De in Q2-2021 gehouden aanbesteding voor het onderhoud was door onrechtmatigheden mislukt, de gunning niet afgegeven en de aanbesteding ingetrokken. Begin december 2021 is er een nieuw bestek op de markt gezet. De aanbesteding heeft medio februari 2022 plaats gevonden. Het bestek is mede dankzij de Gemeente Gorinchem tot stand gekomen. Alle deelnemende gemeenten hebben bijgedragen door hun input voor dit bestek te geven en hebben meegedacht op technisch inhoudelijk gebied, juridisch en inkoop technisch gebied of in meelees en adviesrol. Het bestek is in maart 2022 gegund aan CityTec die op 1 april startte met zijn activiteiten.
4.2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de financiële verordening is in artikel 11, lid 1 opgenomen dat het gewenste weerstandsvermogen in de vorm van een algemene reserve 30% dient te bedragen van het totaal aan gemeentelijke bijdragen per lichtobject over het jaar t-1 afgerond naar boven op eenheden van € 1.000. Over het jaar 2021 (jaar t-1) bedroeg de bedoelde gemeentelijke bijdrage € 622.145. Het gewenst weerstandsvermogen per ultimo van het boekjaar bedraagt dan € 187.000. Het werkelijke weerstandsvermogen in de vorm van de algemene reserve is € 100.000. Daarmee is het gewenste niveau nog niet bereikt. Blijkens artikel 11, lid 2 van de financiële verordening dient het bepaalde weerstandsvermogen ter dekking van de: - Algemene risico’s - Risico’s als gevolg van ziekteverzuim en overige personele verplichtingen - Risico’s in verband met projectmatige activiteiten - Interne financiering van investeringen Het werkelijke weerstandsvermogen moet voldoende zijn om die optredende risico’s, voorover die niet afgedekt zijn door voorzieningen of verzekeringen, op te vangen. Om hier inzicht in te krijgen zijn de risico’s in onderstaande tabel benoemd en gekwantificeerd. Vervolgens is een inschatting gemaakt van de financiële invloed (impact) die een risico kan hebben op de exploitatie. Tenslotte zijn de risico’s beoordeeld op de kans van optreden en ingedeeld in risicoklassen.
Om de impact te bepalen is uitgegaan van de percentages 10, 25 en 50. Voor de risicoanalyse zijn 3 risicoklassen gehanteerd en wel 80%, 50% en 25%. Risico
Bedrag
Impact 80%
Ontstaan van vacatures Achterblijvende omzet plustaken Dekkingsverlies op overhead Ziekteverzuim en personele verplichtingen
Interne financiering investeringen Algemene risico's Totaal Beschikbaar weerstandsvermogen Tekort aan weerstandsvermogen
552.000 286.000 34.320 50.000
20.000 20.000
25% 50% 50% 25%
Kans 50%
Totaal 25%
69.000 35.750 4.290 3.125
69.000 35.750 4.290 3.125 112.165 20.000 20.000 152.165 100.000 52.165
14
Ontstaan van vacatures De grootste kostencomponent is de personeelskosten. Het belangrijkste risico is het niet kunnen invullen van vacatures als die ontstaan. De arbeidsmarkt is van dien aard dat invulling van een vacature zondermeer niet vanzelfsprekend is. Het risico bestaat dat genoegen moet worden genomen met een medewerker die (nog) niet over de juiste competenties beschikt. Dat kan een risico vormen voor de kwaliteit van de dienstverlening. Wanneer de vacature noodgedwongen moet worden ingevuld met inhuur kan in financiële zin een risico optreden. Uitgegaan is van het geraamde bedrag aan personeelskosten in 2023 en een impact van 25%. De kans dat het risico zich voordoet wordt geschat op 50%. Achterblijvende omzet plustaken De gemeenten zijn niet verplicht plustaken af te nemen. Het risico bestaat dat de geraamde omzet niet wordt gerealiseerd. Indien dat zich voordoet ontstaat een dekkingstekort op de personeelskosten. Uitgegaan is van de geraamde omzet 2023 en een impact van 50%. De kans dat het risico zich voordoet wordt geschat op 25%. Dekkingsverlies op overhead De plustaken dragen bij aan dekking van de overhead. De bijdrage bedraagt 12% van die omzet. Het risico is gerelateerd aan het vorige item. De impact en de kans zijn derhalve ook respectievelijk 50% en 25%.
Ziekteverzuim en personele verplichtingen Kosten van ziekteverzuim en doorlopende personele verplichtingen zijn een regulier bedrijfsrisico. Dit risico wordt ingeschat op € 50.000 met een impact en kans van beide 25%. Interne financiering investeringen Bureau OVL beschikt niet over kredietfaciliteiten. Investeringen moeten daardoor met eigen middelen gefinancierd worden. Er wordt rekening gehouden met een jaarlijks benodigd bedrag van € 20.000. Algemene risico’s Voor restrisico’s die zich kunnen voordoen wordt een bedrag aangehouden van € 20.000.
4.3. Financiering De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico’s. Per 31-12-2022 bedraagt het tegoed aan liquide middelen bij de Rabobank € 567.528,-. Alle financiële transacties gaan via het administratiekantoor Verstegen naar de Rabobank. De kredietkwalificatie (= double A) van de Rabobank voldoet aan de norm van het financieringsstatuut. Bureau OVL beschikt niet over kredietfaciliteiten en heeft geen leningen o/g en u/g.
15
5. Programmaverantwoording3 5.1. Staat van baten & lasten + Balans en toelichtingen GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING te HARDINXVELD-GIESSENDAM Staat van baten en lasten over 2022
Baten dienstverleningsovereenkomst en projecten Dekking tekort 2020 door deelnemers Lasten dienstverleningsovereenkomst en projecten a. Saldo programma
Totaal
een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; een overzicht van de kosten van overhead; het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting, en het bedrag voor onvoorzien; b. saldo algemene dekkingsmiddelen, overhead, vpb en onvoorzien; c. het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten, volgend uit a en b; d. de werkelijke toevoeging en onttrekking aan reserves per programma e. het gerealiseerde resultaat, volgend uit de onderdelen c en d.
Realisatie 2022 €
Begroting 2022 €
Realisatie 2021 €
1.918.083 1.722.876 195.207 178.376 -178.376 16.831 20.610 37.441
1.245.689 1.038.975 206.714 189.161 -189.161 17.553 17.553
1.537.032 102.172 1.315.783 323.421 198.262 -198.262 125.159 125.159
Resultaat 2022 In resultaat opgenomen dekking uit reserves
37.441 20.610
Mutatie vermogen 2022
16.831
3
Geen accountantscontrole toegepast!
16
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING te HARDINXVELD-GIESSENDAM
Balans per 31 december 2022
31-12-2022 €
31-12-2021 €
44.925
21.726
409.503
354.754
-
-
Liquide middelen
567.532
200.694
Overlopende activa
60.697
-
1.082.657
577.174
Eigen vermogen Algemene reserve Gerealiseerde resultaat
53.000 37.441
53.000 22.987
Bestemmingsreserves: Interne financiering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Handboek Installatieverantwoordelijkheid Intern onderzoek bedrijfsvoering
47.000 16.678 2.287 -
47.000 2.588 14.000 -
156.406
139.575
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden
242.031
175.713
Overlopende passiva
684.220
261.886
1.082.657
577.174
ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen
PASSIVA Vaste passiva
Vlottende passiva
17
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING te HARDINXVELD-GIESSENDAM Toelichting op de balans per 31 december 2022 2022 €
2021 €
Materiële vaste activa met economisch nut Cumulatieve aanschafwaarde per 1 januari Cumulatieve afschrijvingen per 1 januari
32.337 10.611
27.624 7.119
Boekwaarde per 1 januari
21.726
20.505
34.301 -11.102 -
10.040 -5.327 -5.798 2.306
-
-
23.199
1.221
Cumulatieve aanschafwaarde per 31 december Cumulatieve afschrijvingen per 31 december
66.638 21.713
32.337 10.611
Boekwaarde per 31 december
44.925
21.726
31-12-2022 €
31-12-2021 €
409.503 409.503
354.754 354.754
Mutatie boekjaar: investeringen desinvesteringen afschrijvingen afschrijving desinvesteringen terugname geheel afgeschreven activa: aanschafwaarde cumulatieve afschrijvingen
In bijlage 1 is een gedetailleerd overzicht opgenomen.
Vorderingen Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Voorziening
De vorderingen op openbare lichamen bestaat voor € 113.276 (2021: € 123.059) uit nog te factureren omzet projecten 4e kwartaal die zijn uitgevoerd voor de gemeenten. Overige vorderingen
-
-
18
Toelichting op de balans per 31 december 2021 (vervolg) 31-12-2022 €
31-12-2021 €
567.528 4
147.775 52.915 4
567.532
200.694
60.697
-
60.697
-
Bestemming resultaat Doorberekend Boekwaarde vorig aan 31-12-2021 boekjaar Toevoeging Onttrekking deelnemers 53.000 22.987 -22.987 37.441 -
Boekwaarde 31-12-2022 53.000 37.441
Liquide middelen Rabobank, rekening-courant Rabobank, spaarrekening Kas
Overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen
Vaste passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:
Algemene reserve Gerealiseerde resultaat Bestemmingsreserves: Interne financiering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Handboek Installatieverantwoordelijkheid
47.000 2.588 14.000
18.000 4.987
-
-3.910 -16.700
-
47.000 16.678 2.287
Totaal
139.575
-
37.441
-20.610
-
156.406
Toelichting bestemmingsreserves: De bestemmingsreserve "interne financiering" is gevormd voor toekomstige kosten die intern gefinancierd zullen worden. De bestemmingsreserve "Handboek Installatieverantwoordelijkheid" is gevormd voor kosten die gemaakt zullen worden voor het vervaardigen en bijstellen van het handboek voor installatieverantwoordelijkheid. De bestemmingsreserve "Intern onderzoek bedrijfsvoering" is gevormd voor diverse toekomstige uitgaven. Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 31-12-2022 €
31-12-2021 €
Overige schulden
242.031
175.713
Overlopende passiva Vooruitgefactureerde omzet Nog te betalen kosten
476.945 207.275
124.360 137.526
684.220
261.886
19
Niet in de balans opgenomen verplichtingen Vennootschapsbelastingplicht vanaf 2016 Sinds 1 januari 2016 is de Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen van kracht. Wij zijn in overleg getreden met de belastingdienst en hebben met succes een beroep gedaan op objectvrijstelling samenwerkingsverbandvrijstelling. Dit betekent dat wij niet aangifteplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting. Gemeenschappelijke regeling Bureau Openbare verlichting is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) waar aan 6 gemeenten deelnemen. Zij hebben hun overheidstaak op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare verlichting in de GR samengebracht. Die activiteit is voor alle deelnemende gemeenten identiek en wordt aangeboden tegen kostprijs. De kostprijs wordt uitgedrukt in een tarief per lichtmast en naar evenredigheid van het aantal masten aan de betreffende gemeente in rekening gebracht. We spreken hierbij over "het basispakket". Daarnaast is het mogelijk dat gemeenten diensten afnemen op het gebied van ontwerp en directievoering bij projecten voor openbare verlichting. Bijvoorbeeld uitbreidingsplannen of vervangingsplannen. Die diensten worden op regiebasis uitgevoerd tegen een vast tarief per activiteit. We spreken her over "het pluspakket".
Door de invoering van de Wet modernisering vennootschapsbelasting overheidsondernemingen heeft het bestuur van de GR in november 2015 een verdienmodel opgesteld. Hierin is beschreven op welke wijze administratie wordt gevoerd om tot een objectieve en transparante resultaatbepaling van de twee diensten te komen. De directe kosten worden daarbij direct toegerekend aan de diensten op de beschreven wijze. Voor de indirecte kosten hebben wij een standpunt ingenomen van toerekening. De indirecte kosten worden geadministreerd onder het basispakket. Het pluspakket draagt bij aan het totaal van de indirecte kosten door een opslag van 12% van de omzet van het pluspakket. Op deze wijze wordt een bestendige en objectieve gedragslijn toegepast. Huurverplichtingen Er bestaat een huurverplichting ter grootte van ongeveer € 22.000 per jaar.
20
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING te HARDINXVELD-GIESSENDAM Toelichting op de staat van baten en lasten over 2022
BATEN Gemeentelijke bijdragen lichtpunten Projecten Bijdragen i.v.m. uittreden Omzet beheer Dekking tekort 2020 door deelnemers
Begroting 2022 €
Realisatie 2022 €
Realisatie 2021 €
549.881 684.669 11.139 -
549.851 1.163.556 204.676 -
622.145 821.517 12.678 21.881 102.172
1.245.689
1.918.083
1.580.393
Toelichting: De hogere baten zijn het gevolg van hogere projectopbrengst doordat Bureau OVL vanaf 1 juli 2021 de benodigde materialen zelf aanschaft en direct afrekent met de gemeenten, in plaats dat de aannemer dit rechtstreeks doet. Ook zijn er meer Stedin aansluitingen gerealiseerd. Personeelskosten die volgens DVO plus declarabel zijn zorgen ook voor hogere baten
LASTEN Projectlasten Projecten (materialen en uren) Inkoop extra diensten gemeenten Nieuwe aansluitingen Diversen
481.375 27.500 -
950.338 99.772 120.595 20.610
621.378 59.014 51.773 18.071
508.875
1.191.315
750.236
Toelichting: De hogere projectlasten worden veroorzaakt doordat Bureau-OVL materialen heeft ingekocht, omdat de aannemer zelf geen materialen kon inkopen. Er zijn tevens meer aansluitingen gemaakt door Stedin. Personeelskosten ten laste van projecten zijn ook op projectkosten geboekt.
Personeelslasten Brutolonen Sociale lasten Pensioenpremie Reiskostenvergoeding Inhuur personeel Overige personeelskosten
372.975 50.190 72.775 760 27.900 5.500
334.236 48.859 64.166 12.372 59.549 12.379
338.171 46.588 47.909 9.604 119.894 3.381
530.100
531.561
565.547
Toelichting: De kosten voor bruto lonen (en daarmee de sociale lasten en pensioenpremies) zijn lager dan begroot door: een niet ingevulde vacature werkvoorbereider. Om deze reden is de post inhuur personeel hoger dan begroot
21
Toelichting op de staat van baten en lasten over 2022 (vervolg)
Huisvestingskosten Huur pand Gas, water, elektra Onroerende zaaklasten Overige huisvestingskosten
Beheerslasten Licenties Onderhoud kantoorautomatisering Kantoorautomatisering
Afschrijvingen Kantoorinrichting Beheerspakket en kantoorautomatisering
Begroting 2022 €
Realisatie 2022 €
23.520 2.960 598 5.000
21.562 3.519 561 3.908
21.006 2.535 530 4.117
32.078
29.550
28.188
25.000 24.000 1.000
26.951 19.736 -
24.817 23.229 15
50.000
46.687
48.061
14.983
327 10.775
5.798
14.983
11.102
5.798
Realisatie 2021 €
Toelichting: De afschrijvingen zijn hoger vanwege de afschrijving van aangeschafte software in het boekjaar.
22
Toelichting op de staat van baten en lasten over 2022 (vervolg)
Overige bedrijfslasten Abonnementen en contributies Representatiekosten Telefoonkosten Kantoorbenodigdheden Administratiekosten Accountantskosten Algemene verzekeringen Advieskosten Studiekosten Dotatie voorziening dubieuze debiteuren Boekverlies activa Bankkosten Overige algemene kosten
Begroting 2022
Realisatie 2022
Realisatie 2021
9.500 500 3.500 1.400 17.500 9.350 22.500 200 2.000 650 25.000
10.722 239 2.732 2.162 16.147 13.887 20.355 22.672 725 1.396
9.417 493 3.140 1.027 14.623 8.500 19.987 56.732 1.450 -1.310 1.421 592 143
92.100
91.037
116.215
Toelichting: In 2022 is Bureau OVL aangesloten bij de WSGO. Om personeelszaken goed in te regelen, is er gebruik gemaakt van een HR-adviseur. Daarnaast zijn alle statutaire documenten aangepast aan de huidige wet- en regelgeving van landelijkeoverheid en de provincie. Om dit tijdig te bewerkstelligen is hiervoor een financieel deskundige ingehuurd. de kosten van beide adviseurs zijn geboekt onder advieskosten i.p.v. boekingen op overige algemene kosten. Ook is er juridisch advies gevraagd t.b.v de aanbesteding van het onderhoudscontract.
23
6. Grondslagen Jaarrekening 6.1. Algemeen Het boekjaar loopt van 1 januari 2022 tot 31 december 2022. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. De structuur van de jaarrekening sluit aan bij het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en is ten opzichte van de afgelopen jaren gewijzigd naar aanleiding van de recente wijzigingen conform de hernieuwde BBV standaarden. Bureau OVL heeft één programma, twee producten en een vrij uitgebreide financiële begroting. Een bijlage als genoemd in het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Hoofdstuk 1, artikel 7 lid 3c met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld ontbreekt in de jaarrekening, omdat Bureau OVL in één taakveld opereert. Tevens ontbreekt in het programmaplan de koppeling naar de beleidsindicatoren. Bureau OVL is namelijk niet makkelijk in te passen in één van de voorgeschreven taakvelden welke het ministerie BZK aangeeft. De beste match heeft de GR met het taakveld verkeer en vervoer. Ten aanzien van het taakveld verkeer en vervoer zijn de hierbij aangegeven beleidsindicatoren niet van toepassing op de werkzaamheden welke de GR uitvoert. Derhalve zijn geen beleidsindicatoren opgenomen, maar is hiermee wel een korte uiteenzetting gemaakt omtrent het taakveld.