13. Jaarstukken 2022 OZHZ.pdf

Onvoorzien

Begroting 2022 Realisatie 2022 Verschil

Dotatie verlofstuwmeer Dotatie verlofsparen Dotatie verliesvoorziening OHW Totaal onvoorzien Bedragen x € 1.000

36 37 34 148

107

-41

Aangezien de individuele posten niet zijn begroot is de begroting alleen op totaalniveau weergegeven. Het verlofstuwmeer is toegenomen (€ 36.000). Hier is een relatie met de extra productie en omzet in de loop van 2022 en de krapte op de arbeidsmarkt voor bepaalde taakvelden. Dit is deels opgevangen door minder verlof op te nemen. Daarnaast is sprake van een nieuw onderdeel namelijk Spaarverlof. Hierbij is het spaarverlof gebaseerd op de uren die tot en met 2022 daadwerkelijk zijn omgezet in spaarverlof (37.000). Het nieuwe uitgangspunt van de commissie BBV is dat voor het spaarverlof een voorziening moet worden gevormd, omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd, naar verwachting, niet van gelijke omvang zal zijn. Tot het moment van opmaken van de jaarrekening 2022 is in 2023 29 uur bovenwettelijk verlof omgezet naar spaarverlof. Gezien de beperkte omvang 28 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

hiervan (EUR 1.189) is dit niet meegenomen in de voorziening. Voor een nadere toelichting op het verlofstuwmeer wordt verwezen naar de jaarrekening (2.2 overlopende passiva). Op grond van de risicoanalyse van doorlopende projecten is de voorziening vanwege oninbaarheid verhoogd met circa € 34.000. In gevallen van oninbaarheid is veelal sprake van uren die zijn gemaakt op nog niet formeel bevestigde projecten of meerwerk op deze projecten. Dit is een aandachtspunt voor verdere verbetering.

1.5.4.

Reserves

Toevoegingen (conform begroting) Conform de begroting bij de eerste en tweede bestuursrapportage is in 2022 € 267.000 toegevoegd aan de bestemmingsreserves.

Toevoeging reserves

Begoting 2022

Realisatie 2022

Verschil

Algemene reserve

266.789

266.789

-

Totaal

266.789

266.789

-

Algemene reserve Het resultaat 2021 is via besluitvorming in de 1e en 2e Bestuursrapportage toegevoegd aan de Algemene reserve ter versterking van het weerstandsvermogen (voor respectievelijk € 47.000 bij 1e en € 220.000 bij de 2e bestuursrapportage). De algemene reserve is onderdeel van het weerstandsvermogen. Voor de beleidsuitgangspunten, omvang, en samenstelling van het weerstandsvermogen en de bijbehorende risico’s wordt verwezen naar de paragraaf weerstandsvermogen. Onttrekkingen (€ 324.000 lager dan begroot, inclusief aanvullende besluitvorming AB) De reserves zijn voor € € 856.100 onttrokken. Begroot was de primaire begroting 2022 en de eerste en tweede Begrotingswijziging 2022 (€ 1.057.000). Dit is aangevuld met het besluit in het AB van 30 november 2022 om het restant van de bestemmingsreserve CAO (€ 123.000) in te zetten voor de eenmalige uitkering in december 2022 (totaal onttrekkingen komt hiermee uit op € 1.180.000). Dit is wel vastgelegd in de besluitvorming, maar niet afzonderlijk in een begrotingswijziging vastgelegd. Vandaar de afwijking tussen de begroting na de tweede Bestuursrapportage en de daadwerkelijk geaccordeerde onttrekking. De werkelijk onttrekking is € 324.000 lager dan begroot.

29 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

Onttrekking reserves

Begoting 2022

Doorontwikkeling Digitalisering Frictiekosten Regieplan Archief Werkconcept CAO Totaal Bedragen x €

Realisatie 2022

Verschil

52.000 199.000 270.669 22.000 238.000 48.000 350.000

52.000 177.000 22.000 207.100 48.000 350.000

-22.000 -270.669 -30.900 -

1.179.669

856.100

-323.569

Bestemmingsreserve doorontwikkeling De doorontwikkeling dient om OZHZ op het gebied van houding en gedrag klaar te stomen voor de Omgevingswet. De onttrekking in 2022 is voor extra opleidingskosten in het kader van de instroom van nieuwe medewerkers. Bestemmingsreserve Digitalisering in relatie tot doorontwikkeling OZHZ streeft naar een volledige digitalisering van de werkprocessen. Dit draagt bij aan de maatschappelijke wens tot een snelle en transparante informatievoorziening en een vlottere afdoening van zaken. De onttrekking in 2022 betreft de invoering van het nieuwe VTH-systeem. De daadwerkelijke digitaliseringslag zal in 2023 nog tot verdere acties leiden rond Open Wave waarvoor de reserve kan worden ingezet. Bestemmingsreserve Frictievergoeding De reserve is bedoeld voor improductiviteit ten gevolge van het inwerken van nieuwe medewerkers en het bevorderen van uitstroom of doorstroom naar andere functies. Beiden zijn nodig om de formatie kwalitatief en kwantitatief op orde te brengen. Over 2022 heeft geen onttrekking plaatsgevonden omdat is gebleken dat de productie en als afgeleide daarvan de omzet aanzienlijk hoger is uitgevallen dan bij de tweede bestuursrapportage ingeschat.

Deze reserve zal in 2023 worden gebruikt voor de improductiviteit die wordt voorzien door de druk op de arbeidsmarkt en het bijbehorende inwerken van nieuwe collega's en voor het inwerken van nieuwe collega's die worden ingezet omdat de huidige eigen medewerkers in 2023 aan de slag gaan met de aanbesteding en implementatie van een aantal nieuwe systemen. Bestemmingsreserve Regieplan: Informatie Gestuurd Werken OZHZ en zijn opdrachtgevers zien in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. De Ontwikkelaanpak (voorheen Regieplan) biedt een programmatische, doelgerichte, aanpak. Deze aanpak krijgt vorm in de data ambitie. Een deel van het programma wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. Bestemmingsreserve Archiefwet De Regionale Archivaris bemerkte dat er achterstanden ontstaan in het 538 meter strekkende archief over de periode 1995 – 2016. In 2022 is de achterstand ingelopen. De opdracht is uitbesteed aan een externe partij. De onttrekking over 2022 betreft de externe kosten van deze partij. Er lopen daarnaast nog een aantal zaken op dit gebied door in 2023.

30 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

Bestemmingsreserve Nieuw werk concept De reserve wordt ingezet voor de transitie naar het nieuwe werk concept. Het betreft de projectorganisatie en aanpassing van de kantoorinrichting. Door vertraging in het project verschuiven een aantal afrondende zaken naar 2023. Bestemmingsreserve cao-effect Ten tijde van de tweede bestuursrapportage 2021 was een informeel akkoord gesloten over de cao. Inschatting destijds was dat de cao zou leiden tot een onderbesteding van ongeveer € 350.000 in 2021. Omdat hoofdzakelijk sprake zou zijn van een vertraging van de lasten van 2021 naar 2022, is dit bedrag toegevoegd aan de bestemmingsreserve "cao-effect". De incidenteel niet gedekte lasten van de cao in 2022 bedragen € 227.000 en zijn in 2022 onttrokken uit deze bestemmingsreserve. Aanvullend is eind 2022 besloten om een eenmalige uitkering te verstrekken aan de medewerkers, omdat de onderhandelingen over de cao voor 2023 trager gaat dan gewenst. De resterende ruimte binnen de bestemmingsreserve cao is hiervoor ingezet.

31 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

2. Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording stelt de volgende paragrafen verplicht in de programmabegroting en de jaarstukken. 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid 8. Openbaarheidsparagraaf De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op OZHZ van toepassing, omdat OZHZ niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aangegeven hoe kapitaalgoederen worden beheerd. De financieringsparagraaf is een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de bedrijfsvoering. De Openbaarheidsparagraaf gaat in op de uitvoering van de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo).

32 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Een exact sluitende meerjarenbegroting zonder toereikende buffer betekent dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te houden. In dat geval staat het beleid van OZHZ ook direct onder druk. Daarom heeft OZHZ op elk moment voldoende weerstandscapaciteit nodig.

2.1.1

Begripsomschrijving

Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico’s, waarvoor geen specifieke maatregelen zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden (weerstandscapaciteit) die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds. Hoe groot die weerstandscapaciteit moet zijn, is afhankelijk van de risico’s die OZHZ op dat moment loopt. Hiertoe worden strategische risico’s onderscheiden van de reguliere. Reguliere risico’s doen zich regelmatig voor en zijn over het algemeen goed meet- en beheersbaar. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Kenmerkend aan strategische risico’s is dat er sprake is van niet of nauwelijks beïnvloedbare (externe) risico’s. Meestal is de kans dat het risico zich voordoet klein, terwijl de financiële gevolgen groot kunnen zijn. Beide zijn moeilijk in te schatten. Dergelijke risico’s kunnen samenhangen met bezuinigingen bij opdrachtgevers, onvoorziene kostenstijgingen, productiviteitsverlies en veranderingen in de vraag. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het weerstandsvermogen aan.

2.1.2

Beleid OZHZ inzake risico’s en weerstandsvermogen

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers in de GR OZHZ. De wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de financiële verordening OZHZ. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, totdat de vereiste weerstandscapaciteit is bereikt. In paragraaf 2.1.3 vindt een verdere uitwerking plaats van het risicoprofiel. De totale benodigde weerstandscapaciteit wordt vervolgens gerelateerd aan de aanwezige weerstandscapaciteit.

33 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

2.1.3

Risicoprofiel Omgevingsdienst

Categorie 1 Wettelijke taken

Omschrijving risico

Effect

Impact

Kans

Beheersmaatregel

Bezuiniging

Schaalnadeel

Medium

Medium

Frictiekostenregeling

Financieel restrisico

Benodigde weerstandcapaciteit

297

148

Regionaal Uitvoeringsniveau Flexibele schil Tarifiëring 2 Overige omzet (offerte en subsidie)

Bezuiniging

Schaalnadeel

Groot

Hoog

Flexibele schil

793

594

3 Ziekteverzuim

Hoger dan norm (5%)

Exploitatieverlies

Groot

Medium

Verzuimbeleid

438

219

4 Omgevingswet

Omzetdaling

Schaalnadeel

Groot

pm

Frictieregeling

pm

pm

1.527

962

Separaat wetgevingstraject Totaal benodigd weerstandsvermogen Bedragen x € 1.000,-

Waarschijnlijkheid Zeer hoog

Kans > 75%

Hoog

Kans > 50% en < 75%

Medium

Kans > 25% en < 50%

Laag

Kans < 25%

Impact Groot

financieel risico > € 400.000

Medium

financieel risico > € 150.000 en < € 400.000

Klein

financieel risico < € 150.000

Algemeen OZHZ heeft aangegeven een tekort voor 2023 te verwachten. Dit tekort bedraagt o.b.v. de structurele effecten 2022 en 2023 uit de Septembercirculaire 2022 (met de kanttekening over de ontwikkeling van de loonindex o.b.v. de CAO-onderhandeling die op dat moment nog liepen) circa € 1,3 mln. De afspraak is gemaakt dat OZHZ bij de uitkomsten van de eerste bestuursrapportage in 2023 de effecten van de loon- en prijsontwikkelingen inzichtelijk zal maken en met een voorstel komt over de financiering van het incidentele exploitatietekort in 2023. Insteek is hierbij dat de deelnemers het tekort over 2023 aanzuiveren. Hetzij door een eenmalige bijdrage, hetzij door af te spreken dat het weerstandsvermogen wordt aangesproken. In de eerste bestuursrapportage van 2023 zal eveneens een voorstel worden gedaan over de wijze van aanvulling van het weerstandsvermogen indien wordt besloten dat aan te wenden ter financiering van het tekort. Gezien de bovenstaande afspraak wordt er bij de eerste bestuursrapportage in 2023 voorzien in de dekking van het incidentele tekort voor 2023. Om die reden zijn de loon- en prijsontwikkeling en de ontwikkeling van de inhuurtarieven niet meegenomen in het bovenstaande risicoprofiel. Dit om een dubbeling te voorkomen. 1.

Bezuiniging wettelijke taken en inwonerbijdrage

Met de uitvoering van wettelijke taken en inwonerbijdrage is een budget van circa € 24,7 mln. gemoeid. Gegeven de financiële positie van gemeenten is de kans op bezuinigingen medium (50%). Met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is de financiële impact medium (€ 297.000). Daarbij is ervan uitgegaan dat het effect gedurende een periode van 2 jaar kan worden gedekt uit het weerstandsvermogen.

34 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

Beheersmaatregelen -

De gemeenten hebben een minimaal regionaal uitvoeringsniveau (RUN) vastgesteld voor de uitvoering van milieutaken. Daarmee is een zekere mate van continuïteit gewaarborgd.

-

PZH heeft in dit kader de nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) vastgesteld.

-

Daarnaast zijn in de bijdrageverordening bepalingen opgenomen ten aanzien van de meerjarige budgetten. Opdrachtgevers die individueel meer willen bezuinigen dan de norm van 2% per jaar, dienen een frictievergoeding te betalen.

-

Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie.

-

Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet.

-

Structurele effecten worden opgevangen in het tarief.

Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich grotendeels tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Inschatting is een bedrag van circa € 148.000. 2.

Overige omzet

De overige taken betreffen onder meer de offertetaken en subsidies. Met de uitvoering is een budget van circa € 2,6 mln. per jaar gemoeid. De kans op bezuinigingen is hoog (75%). Gerekend over een periode van 1 jaar en met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen wordt de financiële impact ingeschat op hoog (€ 793.000). Beheersmaatregelen Voor de adviestaken geldt dat er tot nu toe geen sprake is van enige verplichting naar gemeenten om werk bij OZHZ neer te leggen. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Daarmee kan flexibel worden ingespeeld op omzetfluctuaties. Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Op basis van de jaarrekening is de inschatting circa € 594.000. 3.

Ziekteverzuim

In de begroting wordt uitgegaan van een norm voor ziekteverzuim van 5%. In geval van een hoger ziekteverzuim, is er sprake van productiviteitsverlies. Een risico van 1,6% is reëel gezien de ervaringscijfers over 2022 (uitkomst ziekteverzuim over 2022 is 6,6%); de financiële impact met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is groot (€ 438.000), gerekend over een periode van een jaar. De kans wordt ingeschat op medium (50%). Beheersmaatregelen: -

Het verzuimbeleid van OZHZ.

-

Monitoren ziekteverzuim gedurende het jaar.

-

De norm van 5% is financieel vertaald in de begroting.

Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregel is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 219.000.

35 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

4.

Herziening omgevingsrecht

De Omgevingswet heeft betrekking op bouwen, ruimtelijke ordening, milieu, water, natuur, infrastructuur en ontgrondingen en raakt daarmee rechtstreeks het werkdomein van OZHZ. Thans lopende separate wetstrajecten als de eerdergenoemde Wkb en de VTH-kwaliteitseisen zullen op termijn (deels of geheel) onderdeel worden van de Omgevingswet. Gekozen is voor een Omgevingswet als raamwerk, waarbij uitwerking van diverse vraagstukken en onderwerpen die voor de uitvoeringspraktijk cruciaal zijn, in onderliggende regelgeving plaatsvindt. Op dit moment is nog veel onzekerheid over de impact voor OZHZ en zijn opdrachtgevers. Beheersmaatregelen Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Benodigde weerstandscapaciteit Gegeven de onzekerheden kan de financiële impact nog niet worden bepaald.

2.1.4

Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2022 bedraagt € 1,382 mln. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 962.000 benodigd. Het effect van de Omgevingswet is opgenomen als p.m. Bovenstaande is op basis van de stand van zaken per 31 december 2022. De inzet van het weerstandsvermogen in relatie tot het incidentele tekort over 2023 is hierin nog niet meegenomen. Dit betekent concreet dat bij inzet van het weerstandsvermogen voor dit incidentele tekort over 2023 het weerstandsvermogen weer aangevuld dient te worden tot het niveau van € 962.000.

36 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

2.2

Onderhoud kapitaalgoederen

De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Het gaat daarbij om: Het huurcontract inzake de locatie Post 120;



De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij het SGD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk,



rekencentrum en generieke hardware); Leasecontracten voor het wagenpark.



De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen in de ICT-sfeer, specifiek voor OZHZ. Daarbij gaat het om digitalisering van de archieven, de implementatie van Squit XO, Open Wave, het tijdschrijfsysteem, het financiële systeem en de onderlinge koppeling tussen deze systemen. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van het vaartuig De Pandion voor zijn rekening neemt. Inmiddels heeft het aanbestedingstraject plaatsgevonden en kan gestart worden met de bouw van de Pandion II. De 1e termijn is inmiddels aanbetaald. Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie.

a b c d e f

Omschrijving Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen Vaartuigen

Boekwaarde 2021 378.984 337.017 216.971 72.125 23.487 62.955 1.091.539

Boekwaarde 2022 901.691 265.708 248.768 23.796 14.623 864.187 2.318.773

Bedragen x € 1.000 Voor een nadere toelichting omtrent de opbouw en verloop van de materiële vaste activa wordt verwezen naar deel II jaarrekening; 1.2 toelichting op de balans.

37 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

2.3

Financiering

De financieringsparagraaf in de begroting is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 30 november 2016) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden. Algemene ontwikkelingen De treasury functie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Per 16 december 2013 is het Schatkistbankieren ingegaan. Decentrale overheden zijn verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: 

Leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het Algemeen Bestuur goedgekeurde derde partijen;



Uit hoofde van de treasury functie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent



Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico;

Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: 

Geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido;



Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;



De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk



Streven naar spreiding in de rent typische looptijden en uitzettingen.

afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

38 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2022 bedraagt deze limiet 8,2% van € 29,26 mln. (omvang bijgestelde begroting) = € 2,40 mln. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden; deposito’s komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De totale netto vlottende schuld bedraagt -/- € 2,185 mln. en blijft daarmee ruim binnen de toegestane kasgeldlimiet. De ruimte bedraagt € 4,584 mln. Kasgeldlimiet

31-12-2022

31-12-2021

Omvang begroting

29.260

27.658

Percentage

8,2%

8,2%

Bedrag

2.399

2.268

0

0

1 Toegestane kasgeldlimiet

2 Vlottende schuld opgenomen gelden < 1 jaar schuld in rekening courant

0

0

door derden gestorte gelden 1 < jaar

0

0

overige schulden

1.590

3.049

Totaal

1.590

3.049

1

2

3.773

4.615

3 Vlottende middelen contante gelden in kas tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar

0

0

3.775

4.617

Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3)

-2.185

-1.568

Toegestane kasgeldlimiet

2.399

2.268

Ruimte

4.584

3.836

Totaal 4 Toets kasgeldlimiet

Bedragen x € 1.000

39 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rente typische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20% van de restant hoofdsom van de rente typische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. Doordat OZHZ per 31 december 2022 geen leningen heeft uitstaan is het renterisico nihil. Ook zijn er in 2022 geen kortlopende leningen aangegaan. Renterisiconorm

31-12-2022

31-12-2021

1 Renteherzieningen

0

0

2 Aflossingen

0

0

3 Renterisico

0

0

4 Begrotingstotaal

29.260

27.658

5 Percentage conform regeling

20,0%

20,0%

6 Renterisico norm

5.852

5.332

Berekening renterisico

Berekening rente risiconorm

Toetsing renterisico aan norm 3 Renterisico 6 Renterisico norm

Ruimte

0

0

5.852

5.332

5.852

5.332

Bedragen x € 1.000 Relatiebeheer Het betalingsverkeer is geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. In 2013 heeft OZHZ een (verplichte) overeenkomst afgesloten met het ministerie van Financiën inzake het schatkistbankieren. Leningenportefeuille OZHZ heeft in 2022 geen leningen afgesloten. De stand van langlopende leningen is zowel per 1 januari 2022 als per 31 december 2022 nihil.

40 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

Overige kentallen Ook op grond van de netto schuldquote, solvabiliteit en structurele exploitatieruimte kan worden geconcludeerd dat de vermogenspositie van OZHZ op orde is. Indicatoren financiering

Rekening 2021

Begroting 2022

Rekening 2022

Netto schuldquote

-24,5%

-10,0%

15,8%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen

-24,5%

-10,0%

15,8%

Solvabiliteitsratio

20,4%

30,0%

27,9%

Grondexploitatie

0,0%

0,0%

0,0%

Belastingcapaciteit

0,0%

0,0%

0,0%

Structurele exploitatieruimte

0,6%

0,5%

0,4%

Schatkistbankieren Conform het Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. OZHZ mag gemiddeld € 1 mln. aan middelen aanhouden buiten de schatkist (het zogenaamde drempelbedrag). Om te voorkomen dat OZHZ het drempelbedrag overschrijdt zijn de afspraken met de BNG inzake de afroming en overboeking aangescherpt. BNG roomt het banksaldo dagelijks automatisch af vanaf 200.000 euro en boekt het overschot over naar de schatkistrekening bij het Rijk. In 2022 is OZHZ ruimschoots onder het drempelbedrag gebleven. Onderstaand is de berekening van het drempelbedrag nader toegelicht en is de realisatie weergegeven.

41 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

2.4

Bedrijfsvoering

2.4.1. Het nieuwe werkconcept OZHZ Hybrid In 2020 begon OZHZ met de doorontwikkeling van het werkconcept: OZHZ Hybrid. Daarbij is sprake van een integrale benadering met aandacht voor huisvesting, ICT, personeelsbeleid en communicatie. OZHZ wil zijn medewerkers duurzaam in staat te stellen het beste van zichzelf te laten zien, hun werk goed te kunnen doen, te inspireren en de kernwaarden van OZHZ in de praktijk toe te kunnen passen. Daar hoort een werkconcept dat dit maximaal ondersteunt en tegelijkertijd kosteneffectief is. Met het nieuwe werkconcept wordt hybride werken de norm: gedeeltelijk werken op kantoor en gedeeltelijk werken op afstand (thuis en/of bij opdrachtgevers). Om het concept te versterken is er in 2021 geïnvesteerd in goede thuiswerkplekken. In 2022 is het kantoor verbouwd om het hybride werken maximaal te faciliteren door bijvoorbeeld meer samenwerk- en overlegruimtes te bieden, evenals een werkcafé voor ontmoeting en aanlanden. Hierbij hoorde ook de aanschaf van AV-middelen voor het hybride vergaderen en verdere optimalisatie van de uitstraling van het kantoor. Uit diverse onderzoeken en interviews met medewerkers blijkt dat het hybride werken de medewerkers goed bevalt. Vooral de flexibiliteit om werk en privé makkelijk te kunnen combineren wordt gewaardeerd. De nieuwe faciliteiten op kantoor worden als een goede toevoeging ervaren.

Medewerkers en unitmanagers zijn in gesprek gegaan over diverse (werk) afspraken en het gedrag en cultuur wat binnen de organisatie past bij het hybride werken. Hybride werken hangt ook samen met digivaardigheid. Naast de middelen die zijn verstrekt is er nu ook wekelijks support op locatie zodat eventuele vragen goed beantwoord kunnen worden. Een risico van hybride werken is een verminderde binding met het bedrijf. In 2023 zal OZHZ dan ook kijken hoe de (informele) verbinding binnen de organisatie versterkt kan worden. Dit is dan wel onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering. Het project als zodanig is beëindigd met als conclusie dat het hybride werken succesvol is ingevoerd. . 2.4.2

Organisatie en personeel

Herstructurering Per 1 april 2022 is in enkele onderdelen van de organisatie een herstructurering doorgevoerd. De bedrijfsvoeringsfuncties, die binnen diverse units werden uitgevoerd, zijn gebundeld in de nieuwe unit Bedrijfsondersteuning (BOS). Vanwege de omvang van deze unit zijn er twee unitmanagers die gezamenlijk leiding geven aan deze unit. De control-functie is niet langer onderdeel van het financiële team, maar is zelfstandig gepositioneerd onder de directie. Daarmee wordt tegemoet gekomen aan het advies van de accountant om de control-functie onafhankelijker te positioneren. Per 1 juni is een nieuwe concerncontroller gestart bij deze stafeenheid. Tot slot is de unit Omgevingskwaliteit, vanwege de almaar groeiende span of control, gesplitst in twee units met elk een unitmanager aan het hoofd. Hierdoor is de span of control voor elke manager teruggebracht naar het gewenste niveau (20-25 fte per unit) en kan meer aandacht geschonken worden aan de personeelszorg. Tegelijk met de inrichting van de nieuwe units, heeft functieroulatie plaatsgevonden tussen de unitmanagers, waarbij vijf managers van "stoel" zijn gewisseld. Ook zijn drie nieuwe unitmanagers benoemd, waarvan er een afkomstig is uit de organisatie. Het aantal vrouwen in het management bedraagt inmiddels vier. Formatie en capaciteitsbeleid De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel.

Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige

42 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

verplichting voor gemeenten en provincie om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Ook subsidieontvangsten hebben een variabel karakter. Tegen deze achtergrond streeft OZHZ flexibilisering na ten aanzien van de eigen interne capaciteit. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de verschillende taakvelden; onderdelen met een meer variabele omzet (bijvoorbeeld bouw en expertise en advies) hebben een hogere flexibele schil, dan de onderdelen die de wettelijke milieutaken uitvoeren. Onderstaande figuur geeft het capaciteitsbeleid samengevat weer:

3. Flexibele incidentele capaciteit (flexibele schil)

2. Flexibele formatie Benodigde capaciteit (formatie) in begroting.

1. Vaste formatie

Doelstelling is een totale flexibele capaciteit (flexibele formatieve en flexibele incidentele capaciteit) van gemiddeld 10%. De inhuur van extern personeel vindt plaats volgens het principe van een Dynamisch Aankoop Systeem. Dit geldt voor alle vormen van inhuur voor de operationele taken. Daarnaast worden afspraken gemaakt met de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland om over en weer personeel te kunnen detacheren in die gevallen waarin vraag en aanbod op elkaar kunnen worden afgestemd. In 2022 zijn er weer diverse (succesvolle) wervingscampagnes geweest. Met name springt de "bouwklas" in het oog: 10 nieuwe collega's (BIO's oftewel bouw-medewerkers in opleiding) zijn geworven én zijn door OZHZ, in samenwerking met de Omgevingsdienst Midden-Holland, zelf opgeleid tot vergunningverleners en inspecteurs Bouw. Dit initiatief werd ingegeven door het feit dat het nauwelijks lukte om ervaren bouw-medewerkers te werven. Alle medewerkers hebben sneller dan verwacht de inwerkperiode doorlopen en zijn nu vrijwel geheel inzetbaar voor de bouwvergunningen en – toezicht. Dat betekende wel dat er (tijdelijk) overbezetting was op dat werkgebied, omdat veel inspanning werd gevraagd van de zittende medewerkers om de BIO's op te leiden en in te werken, en omdat de BIO's natuurlijk niet direct konden voldoen aan de productiviteitsnorm.

Eind 2022 was de formatie vaste medewerkers 226,1 fte, en de bezetting 225,1 fte. De formatie flexibele schil was 25,4 fte. De aanwezige flexibele schil lag echter een stuk hoger, namelijk 50 fte. Dat heeft te maken met het relatief hoge ziekteverzuim in 2022 (6,6% tegen een norm van 5%), de relatief forse investering in het inwerken van nieuwe medewerkers, de BIO's, etc., de hoger dan geraamde omzet, en de incidentele projecten die worden gedekt uit de reserves. Deze ontwikkeling zal naar verwachting ook in 2023 een rol spelen als het gaat om de verhouding vaste/flexibele formatie. Tegelijk betekent dat ook een risico omdat inhuurtarieven fors zijn gestegen én omdat het steeds lastiger wordt om goede inhuurkwaliteit te vinden. Daarom acht OZHZ het noodzakelijk om opnieuw naar de onderliggende parameters te kijken die van belang zijn voor de formatieberekening in de begroting (norm 43 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

ziekteverzuim, improductieve uren i.v.m. inwerken, extra verlof t.g.v. de CAO, etc.). In de 2e helft van 2023 zal aan het bestuur een nieuw financieringsmodel worden voorgelegd. Evaluatie strategische personeelsplanning In 2018 is een "strategische personeelsplanning 2018-2021" vastgesteld. Het rapport had als doel om voorbereid te zijn op de trends en ontwikkelingen die op OZHZ afkwamen. Hiermee wilden we voorkomen dat er een kwantitatieve en kwalitatieve kloof zou ontstaan tussen het huidige en gewenste personeelsbestand. Om dat voor elkaar te krijgen, werden de volgende speerpunten bepaald: 1.

Traineeprogramma

2.

Arbeidsmarktcommunicatieplan

3.

Onboardingprogramma

4.

Evaluatie gesprekkencyclus

5.

Formatieplan

6.

Ontwikkelingsprogramma

7.

Strategisch opleidingsplan

In 2020 zijn de speerpunten evaluatie gesprekkencyclus en formatieplan afgerond. We hebben o.a. een nieuw jaargespreksformulier geïntroduceerd en er is gesproken over de gewenste formatie. Met het strategisch opleidingsplan bepalen we welke kwaliteiten we nodig hebben en sluiten vervolgens ons jaarlijkse opleidingsplan daarop aan. Hierdoor ontstaat ruimte voor huidige medewerkers om (door) te groeien. Middels het ontwikkelprogramma proberen we capaciteiten, kennis en ervaring van medewerkers optimaal te benutten, te ontwikkelen en te behouden. Dit rekening houdend met veranderende behoeften en mogelijkheden van de werknemers van OZHZ. Hier zal in 2023 verder uitvoering aan gegeven worden. In 2022 is het zogenaamde "onboarding programma" verbreed naar alle medewerkers van OZHZ (en dus niet alleen nieuwe medewerkers. Gebleken is dat door het toegenomen thuiswerken medewerkers minder goed op de hoogte zijn van de expertises waarover OZHZ beschikt en welke collega ze nodig hebben bij specifieke dossiers. In dit programma leren nieuwe medewerkers de organisatie kennen door presentaties van collega's over hun vakgebied. In de laatste helft van 2022 heeft een vlootschouw plaatsgevonden. Met alle managers zijn gesprekken geweest over hun kwalitatief oordeel van hun personeelsbestand. Ook heeft de directie het management beschouwd.

Op deze manier toetsen we of onze strategische personeelsplanning effect heeft. Daarnaast geeft het een beeld van de verwachtingen op het gebied van in-, door-, en uitstroom van medewerkers. Naast de vlootschouw heeft de directie gesprekken gevoerd met alle medewerkers die korter dan 3 jaar in dienst waren bij OZHZ om zo te weten te komen wat OZHZ als werkgever nog meer kan doen om medewerkers te behouden. Het SPP hield ons HR-beleid actueel en zorgde voor verbetering van interne samenwerking. Zo is de OR betrokken in het ontwikkelproces van belangrijke HR-onderwerpen wat extra inzichten opleverde. Belangrijkste speerpunt in 2022 was, naast arbeidsmarktcommunicatie, het binden en boeien en ontwikkeling van medewerkers. HR-agenda In 2022 stond OZHZ, net als veel andere organisaties voor twee forse uitdagingen: het op orde brengen en behouden van de capaciteit en het terugdringen van het ziekteverzuim.

44 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

De capaciteitsbehoefte bleef in 2022 onverminderd groot. Door de krapte op de arbeidsmarkt nam ook de uitstroom toe. OZHZ sprak met medewerkers over wat hen bindt aan de organisatie en hoe zij voor de dienst te behouden zijn. Minder personeelsverloop zorgt er immers voor dat OZHZ minder hoeft te werven op een krappe arbeidsmarkt. Daarnaast zet OZHZ nog steeds stevig in op het invullen van vacatures. Vanwege extra taken op het gebied van energietoezicht is OZHZ in 2022 bijvoorbeeld gestart met werven van extra medewerkers. Daarnaast zijn er gedurende het jaar diverse vacatures geweest, waarbij waar mogelijk is geanticipeerd op te verwachten uitstroom zoals pensionering. De eerder dit jaar gevoerde wervingscampagne heeft succes gehad, de meeste vacatures zijn ingevuld. Ook zijn per 1 september drie nieuwe trainees gestart. Binnen het traineeship is dit jaar voor het eerst sprake van een gezamenlijk traineeship van de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten. Deze samenwerking wordt ook verder uitgebouwd op het gebied van arbeidsmarkt(communicatie), met de focus op het vergroten van de naamsbekendheid van omgevingsdiensten. Dit om elkaar als omgevingsdiensten binnen de provincie niet te beconcurreren, maar juist te versterken.

Ondanks al deze inspanningen blijft het in deze arbeidsmarkt een continue uitdaging om voldoende capaciteit aan te trekken en de reguliere bedrijfsvoering van de dienst niet in gevaar te laten komen. OZHZ beheerst de risico's zo goed mogelijk door in te zetten zet op het behoud van medewerkers, samenwerking binnen de provincie, continue professionalisering van middelen, het inzetten van recruitmentbureaus en optimalisatie van de samenwerking met de SGD. In 2023 wordt hier vervolg aangegeven waarbij het behoud van medewerkers prioriteit is. OZHZ benut de diverse HR-instrumenten daarbij zo optimaal mogelijk. Het functiehuis wordt onder de loep genomen ter bevordering van doorgroeimogelijkheden en er worden gerichte (doelgroep) acties ondernomen om medewerkers te binden aan de organisatie. Ziekteverzuim Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage was in 2022 met 6,6% hoger dan de norm van 5%. De oorzaken van het hoge verzuim zijn velerlei. Met de nieuwe arbodienst Bezig is de strategie uitgezet om de medewerkers zo snel mogelijk weer op de been te krijgen. Intensivering van het case-management en een breder aanbod aan ondersteuning voor de medewerkers (ook als het gaat om problematiek in de persoonlijke of privésfeer) moet op termijn zijn vruchten gaan afwerpen. Vanaf augustus is te zien dat dit het geval is.

In kwartaal 4 daalde het ziekteverzuim percentage van 7,06% naar 5,45% in december. Daarnaast stelde OZHZ een breder plan van aanpak op met lange en korte termijn acties om het ziekteverzuim structureel omlaag te brengen. OZHZ bespreekt ook dit met Bezig zodat ook zij als arbodienst naar de lange termijn hun rol kunnen nemen. 2.4.3

ICT

Contractsluiting Servicegemeente Dordrecht Met ingang van 1 januari 2022 voert de Servicegemeente Dordrecht de taken uit die tot dan door het SCD werden uitgevoerd. Voor OZHZ gaat het om taken op het gebied van ICT, personeels- en salarisadministratie, juridische diensten en aanbestedingen. Per 1 april 2022 hebben OZHZ en de Servicegemeente Dordrecht een nieuwe dienstverleningsovereenkomst gesloten. Deze is gebaseerd op het alleenrecht dat het AB en DB in de periode juni – september 2021 verleenden. De termijnen in het contract sluiten aan bij het ontwikkeltraject van de provinciale verkenning naar de VTH-taakuitvoering waarover OZHZ elders in deze jaarstukken verslag doet. Het contract voldoet verder aan de eerder door het AB gestelde eisen inzake marktconformiteit, kwaliteit en zakelijkheid. Archieffunctie Het toezicht op de informatiehuishouding van OZHZ is ingevolge de archiefverordening van OZHZ belegd bij de gemeentearchivaris van Dordrecht. Deze brengt jaarlijks verslag uit aan het DB over de kwaliteit van de 45 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

archieffunctie. De archivaris concludeerde dat het informatie- en archiefbeheer van OZHZ grotendeels goed op orde is. Deze conclusie is onder meer gebaseerd op het feit dat OZHZ in de afgelopen jaren het door de Archiefwet- en regelgeving vereiste kwaliteitssysteem, de ordeningsstructuur en het metadataschema vastgesteld heeft. Ook beschikt OZHZ over JOIN Zaak & Document voor de duurzame archivering van digitale archiefbescheiden. Verder oordeelde de archivaris dat er een goed calamiteitenplan aanwezig is om de risico's op schade aan de archieven als gevolg van een eventuele calamiteit te kunnen minimaliseren. De archivaris sprak wel zorg uit over de opgave ten aanzien van de selectie en vernietiging van (papieren) dossiers, waar achterstanden zijn ontstaan. OZHZ is eind 2021 gestart met een inhaalslag; deze is in 2022 afgerond. Hiermee is het papieren archief dat in het pand Post 120 wordt bewaard (ruim 600 meter), gereed voor overbrenging. OZHZ heeft op een externe locatie (Oasis te Alblasserdam) nog eens zo'n hoeveelheid archief staan. Ook daar zal nog een inhaalslag gemaakt moeten worden m.b.t. selectie en vernietiging. De ervaring die OZHZ heeft opgedaan met de inhaalslag voor het archief in het pand Post 120 komt daarbij zeer van pas. In 2023 zal een projectplan opgesteld worden om ook dit archief op termijn gereed te maken voor selectie en vernietiging.

Een externe partij voert deze uit. Implementatie Open Wave Medio 2021 is besloten niet verder te gaan met de implementatie van Squit 2020: de Drechtsteden hadden hun implementatie stopgezet, en duidelijk was dat OZHZ niet zonder meer door kon schakelen naar de opvolger van Squit 2020 vanwege aanbestedingsvereisten. In het najaar 2021 is besloten om een contract aan te gaan met REM automatisering voor de implementatie van Open wave, een open source pakket voor VTH-processen dat reeds door 9 omgevingsdiensten werd gebruikt en doorontwikkeld. De inrichting van het pakket is gestart in januari 2022; OZHZ moest alles op alles zetten om tijdig voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet het nieuwe pakket werkend te hebben. Toen in de loop van 2022 bleek dat de Omgevingswet wederom werd uitgesteld, en Squit XO niet langer meer ondersteund zou worden voor de WABO, is besloten om Open Wave alsnog geschikt te maken voor gebruik onder de WABO. In feite betekende dat een dubbele implementatie van sjablonen, processen, etc. Op 29 november 2022 is OZHZ "live" gegaan met Open Wave. De inrichting voldeed toen aan de minimale vereisten. In 2023 zal nog een stevige doorontwikkeling plaats moeten vinden om het pakket maximaal te kunnen gebruiken en alle kinderziektes op te lossen.

Ook zal binnen OZHZ de beheerorganisatie voor Open Wave nog steviger verankerd moeten worden; de externe kosten voor het beheer van Open wave zijn vele malen lager dan voor Squit, maar daar staat tegenover dat meer menskracht nodig is in eigen huis om het beheer adequaat te kunnen uitvoeren. 2.4.4 Privacy, Informatiebeveiliging en Control Het beleid over privacy en informatiebeveiliging is vastgelegd in een aantal beleidsdocumenten die het DB in 2020 en 2021 vaststelde. Het privacybeleid heeft zowel betrekking op de AVG als op de Wet politiegegevens. De rapportage en aanbevelingen van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en eigen bevindingen van OZHZ zorgen voor continue borging en verbetering van de naleving van de AVG. Omgevingsdiensten als 'verwerker' Op verzoek van OmgevingsdienstNL adviseerde Pels Rijcken over de vraag of omgevingsdiensten moeten worden gezien als 'verwerkingsverantwoordelijke' of als 'verwerker' op grond van de AVG. Strekking van het advies is dat de omgevingsdiensten in hoofdzaak kwalificeren als verwerker voor de taken die zij in opdracht van gemeenten en provincies uitvoeren. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van OZHZ had hierop in eerdere rapportages al eens gewezen, met het verzoek een en ander te laten onderzoeken. OZHZ is een traject opgestart om met de gemeenten en provincie te komen tot verwerkersovereenkomst en nadere afspraken.

Het 46 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

traject loopt parallel aan de uitwerking van het regionale traject dat najaar 2022 startte naar aanleiding van de bevindingen en aanbevelingen uit het regiobrede onderzoek van de FG. Zie hierna. Jaarrapportage AVG Drechtsteden 2021 van de FG Het DB besprak op 15 september de jaarrapportage van de FG. In tegenstelling tot voorgaande jaren is er deze keer niet voor gekozen te rapporteren op het niveau van elke individuele (Drechtsteden) organisatie, maar op regionaal (lees: Drechtsteden) niveau. De FG is kritisch over de naleving van de AVG. Zij vindt dat de Drechtstedenorganisaties over het algemeen de basis van de AVG-naleving niet op orde hebben. Ten opzichte van de vorige jaarrapportage is er ook te weinig voortgang. De FG roept de Drechtstedenorganisaties daarom op om na te gaan waar zij nu staan, en vanaf daar verder te investeren in het op orde brengen van de privacy-organisatie. Ook de positionering, de (beperkte) capaciteit en het tijdig betrekken van de FG zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Hoewel de FG een aantal keren opmerkt dat OZHZ er in positieve zin uitspringt zijn de regionale conclusies van de FG zeker ook voor OZHZ van belang.

OZHZ levert dan ook een bijdrage aan het vervolgtraject dat op initiatief van de gemeentesecretarissen in gang is gezet en waar OZHZ ook achter staat: de Drechtstedenorganisaties gaan samen bezien wat nodig is om het stelsel naar een volgende fase te brengen. Begin 2023 worden daartoe de eerste voorstellen besproken. Wet politiegegevens Bij het verwerken van persoonsgegevens door de Boa’s in het kader van hun opsporingstaak moet OZHZ rekening houden met de Wet politiegegevens (Wpg) en de onderliggende regelgeving. De Wpg bevat een groot aantal verplichtingen waaraan de verwerking van persoonsgegevens moet voldoen. Op de goede naleving hiervan dient ook eens per vier jaar een externe onafhankelijke audit plaats te vinden door een gecertificeerde auditor. OZHZ doorliep de externe audit eind 2021 voor de eerste keer en rapporteerde daarover in de jaarstukken. In 2022 voerde OZHZ verbeteringen door in zijn verwerkingen van politiegegevens, waaronder het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG-Wpg), het opzetten van de interne auditcyclus en het uitvoeren van een 'data protection impact assessment' (DPIA). Om praktische en samenwerkingsredenen huurt OZHZ de FG-Wpg in bij een deskundig bureau en is ervoor gekozen dezelfde persoon aan te wijzen die ook FG is bij de DCMR.

De externe auditor voerde eind 2022 de verplichte Wpg-hercontrole uit, waaruit bleek dat OZHZ op dit moment aan vrijwel alle Wpg-eisen voldoet. Het daadwerkelijk uitvoeren van de interne audits stond nog open als actiepunt, mede omdat OZHZ het wenselijk vond daarover nog advies te krijgen van de FG-Wpg. Met ingang van 2023 gaat OZHZ ook de interne audits uitvoeren. Begin 2023 agendeerde OZHZ de jaarrapportage 2022 van de FG-Wpg in het dagelijks bestuur. Automatisch anonimiseren Om beter en sneller WOO-verzoeken te kunnen behandelen en te kunnen voldoen aan de Wet Open Overheid alsmede privacy te waarborgen conform de AVG, is OZHZ in 2021 een pilot gestart met het automatisch anonimiseren van documenten, in casu bodemrapporten. In 2022 heeft OZHZ een SPUK-subsidie aangevraagd (en gekregen) om in 2023 ervaring op te doen met grootschalig anonimiseren in het kader van de WOO. Audit kwaliteitszorg In maart 2022 heeft hercertificering (ISO-9001-2015) plaatsgevonden bij de dienst. Op grond van de informatie uit de interviews en documentatie kan worden vastgesteld dat de organisatie en de beheersing van dienstverlening in lijn zijn met de normvereisten en de eigen afspraken daaromtrent. Het principe van continu verbeteren is duidelijk zichtbaar in de zich continu ontwikkelende organisatie en een daarop passend kwaliteitsmanagementsysteem.

De organisatie werkt in haar bedrijfsvoering aan verschillende 47 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

verbeteringen en/of optimalisaties. Er is sprake van doorontwikkeling van het KMS naar een systeem waarin de risico's om doelen te kunnen bereiken, worden geïdentificeerd en juist wordt ingebed op de werkvloer. Met name de invoering van de Omgevingswet is van grote impact op de dienstverlening, maar ook op alle stakeholders. Veel aandacht gaat uit naar de juiste kennis, integraliteit, samenwerking, stakeholdermanagement. Landelijk wordt in het licht van de aanbevelingen van de commissie van Aartsen aangedrongen op een stelsel van onderlinge visitatie door alle omgevingsdiensten. OZHZ staat hier positief tegenover; dat betekent wel dat er gekozen moet worden wélk kwaliteitssysteem in het vervolg leidend zal zijn; immers een dubbel kwaliteitssysteem is niet efficiënt. Daarover zal in 2023 een besluit worden genomen. Rechtmatigheidsverantwoording Decentrale overheidsorganen zullen met ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van processen, controleert de rechtmatigheid en rapporteert hierover.

De accountant toetst de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid en neemt dit mee in de accountantsverklaring. OZHZ ziet de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerende rol van het algemeen bestuur te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. Het algemeen bestuur heeft in juli 2021 een aantal richting gevende besluiten genomen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording: 

Vooralsnog uit te gaan van een minimale variant, waarbij de beheersing is gericht op het kunnen afgeven van



Op termijn te streven naar een hogere ambitie waarbij sprake is van structurele verbetering van de



Het huidige normenkader te hanteren, i.c. de relevante externe financiële regelgeving en AB-besluiten te



Een verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen van vooralsnog 3%.

de rechtmatigheidsverantwoording. processen. vertalen in een concreet toetsingskader. 

Het rapporteren van fouten in de paragraaf bedrijfsvoering vanaf een bedrag van € 100.000.



Bij de verbijzonderde interne controle aan te sluiten op de steekproefbepaling van de accountant.



Op grond van een evaluatie na het eerste verantwoordingsjaar bezien of en in welk tempo de ambitie kan worden verhoogd.

In de herstructurering van de organisatie is nadrukkelijk voorgesorteerd op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Er is een helder onderscheid gemaakt in de control en financiële functie. Ook de combi functie van concerncontroller en unitmanager houdt op te bestaan. De concerncontroller en het control team zijn meer onafhankelijk gepositioneerd onder de directie. Er is een intern controleplan opgesteld, dat in 2023 zal worden uitgevoerd. Uitgangspunt daarbij is de minimale variant waarbij de beheersing is gericht op het kunnen afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording, zoals in 2021 door het AB is vastgesteld.

2.5

Openbaarheidsparagraaf

In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet open overheid (Woo) wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en 48 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

Verantwoording (BBV). In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. De openbaarheidsparagraaf Woo moet in de begroting en jaarstukken worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf, zoals de in artikelen 9 en 26 van het BBV genoemde paragrafen. Deze verplichting geldt reeds voor de jaarstukken 2022. OZHZ handelt de meeste ingekomen verzoeken op basis van de Woo (en voorheen de Wob) af op basis van het verleende mandaat van de gemeenten en provincie Zuid-Holland. Een overzicht daarvan is hieronder opgenomen. Daarnaast kan op basis van de Woo een verzoek worden ingediend bij de bestuursorganen van de gemeenschappelijke regeling. Dat is in 2022 niet voorgekomen. De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden. Het doel van de wet is overheden transparanter te maken. De Woo-contactpersoon is een nieuwe rol per 1 mei 2022. De Woo-contactpersoon beantwoordt op laagdrempelige wijze vragen over de bij de gemeente beschikbare informatie. Bij OZHZ zijn de managers van de unit Bedrijfsondersteuning aangewezen als Woo-contactpersonen.

In voorbereiding op de komst van de Woo zijn de juristen van OZHZ getraind in de toepassing van deze nieuwe wet, zijn werkprocessen en -instructies aangepast, hebben de juristen van de unit Juridisch Advies en Ondergrond de Woo toegelicht aan hun collega's van de andere units, is een speciale intranet (SID-) pagina aangemaakt over de Woo en is de bestaande WobHandreiking aangepast naar de Woo. Daarbij is waar nodig samengewerkt met andere organisaties in de Drechtsteden. Veel meer dan de Wob legt de Woo de nadruk op actieve openbaarmaking. Actieve openbaarmaking betreft het uit eigen beweging (digitaal) publiceren van overheidsinformatie. De Woo stelt de verplichting om 17 gespecificeerde informatiecategorieën openbaar te maken. Deze verplichting zal echter niet voor alle categorieën tegelijk gaan gelden. Een en ander wordt gefaseerd ingevoerd. De precieze fasering (na de eerste fase) is op dit moment nog niet bekend overigens. Veel documenten uit die eerste fase worden overigens ook nu al actief bekendgemaakt, zoals gegevens over de organisatie, stukken van het algemeen bestuur, enzovoort. In de context waarin OZHZ is het overigens veelal aan de gemeenten en provincie om aan te geven hoe zij willen omgaan met de actieve openbaarmaking van verzoeken en openbaargemaakte informatie.

Met Dordrecht zijn daarover bijvoorbeeld in 2022 al afspraken gemaakt over de publicatie op hun website. Daarnaast vindt actieve openbaarmaking van onder andere sanctiebesluiten al enkele jaren plaats op basis van een door alle colleges vastgesteld openbaarmakingsbeleid. OZHZ zal dit beleid in 2023 overigens actualiseren, als onderdeel van een van de acties waarvoor subsidie is verkregen in het kader van de SPUK-VTH. Actieve openbaarmaking van beschikkingen wordt op enig moment ook verplicht, maar dat zal naar verwachting nog enkele jaren duren. OZHZ neemt dat aspect mee in het programma van eisen voor de aanbesteding van een nieuw DMS, waaronder de mogelijkheid om te kunnen aansluiten op een nog te ontwikkelen landelijk platform. Een van de aspecten die dan speelt is de verplichting om documenten te anonimiseren vanwege de AVG. OZHZ is bezig daarvoor een anonimiseringstool aan te schaffen. Deze is overigens met name noodzakelijk vanwege de vele verzoeken om informatie die OZHZ elk jaar ontvangt, met name over bodemrapporten. Een geautomatiseerde tool, mits van goede kwaliteit en goed ingeregeld, maakt het handmatig anonimiseren zoveel mogelijk overbodig, wat fouten en risico's voorkomt.

49 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

Afgehandelde Woo- verzoeken namens de gemeenten en provincie In het afgelopen jaar zijn in totaal 31 Woo-verzoeken (tot 1 mei 2022 Wob-verzoeken) ontvangen. De meeste uren waren gemoeid met een verzoek van een journalist. Dit verzoek was een tweede verzoek naar aanleiding van een eerder Wob-besluit en had betrekking op het monitoren van 'aanvaringsslachtoffers' van windparken. Omdat de gevraagde documenten deels bij OZHZ en deels bij de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) lagen is er veel afstemming geweest tussen OZHZ en ODH. Bevoegd Gezag

aantallen

Waarvan behandeld na 1 mei 2022 onder de Woo

Provincie Zuid-Holland

5

1

Dordrecht

13

9

Alblasserdam

3

Hoeksche Waard

2

Gorinchem

1

Hendrik-Ido-Ambacht

1

Hardinxveld-Giessendam

-

Molenlanden

3

Papendrecht

2

Sliedrecht

-

Zwijndrecht

1

Totaal

31

10

Toegankelijkheid van de website en apps van OZHZ OZHZ werkt sinds 2020 aan verbetering van de toegankelijkheid van de website en apps. De website is getoetst op de WCAG A- en WCAG AA-richtlijnen. Dit zijn in totaal 50 richtlijnen waar de website en apps aan moeten voldoen om voor iedereen toegankelijk te zijn. De toetsing omvat o.a. de vraag of teksten helder zijn geschreven en of de informatie is te begrijpen voor mensen die slechtziend, doof of kleurenblind zijn. OZHZ voldoet al aan 44 van de 50 richtlijnen (score op niveau B). OZHZ pakt de resterende 6 onderdelen op in 2023. Informatie over het certificaat en de score op onderdelen is hier te vinden: https://www.toegankelijkheidsverklaring.nl/register?w=omgevingsdienst+zuid-holland+zuid.

50 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

II. Jaarrekening 2022 De jaarrekening bestaat uit de balans en resultatenrekening en met toelichting. Via de balans en de programmarekening wordt financiële verantwoording afgelegd over het in 2022 gevoerde beleid.

51 Jaarstukken 2022 – Vastges teld dag elijks bestuur 12 a pril 2023

1. Balans per 31 december 2021 Balans per 31 december 2022 (bedragen in €)

ACTIVA

2022

2021

VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Bijdragen aan activa in eigendom van derden Materiële vaste activa Investeringen: met een economisch nut met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut In erfpacht gegeven gronden Financiële vaste activa Kapitaalverstrekking aan: deelnemingen gemeenschappelijke regelingen overige verbonden partijen Leningen aan: woningbouwcorporaties deelnemingen overige verbonden partijen openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige langlopende leningen Uitzettingen: in ’s Rijks schatkist met een looptijd van één jaar of langer in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd van één jaar of langer overige met een looptijd van één jaar of langer

-

-

-

-

-

2.318.773

2.318.773

1.091.539 1.091.539

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2.318.773

TOTAAL VASTE ACTIVA

1.091.539

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Grond- en hulpstoffen Onderhanden werk, inclusief bouwgronden in exploitatie Gereed product en handelsgoederen Vooruitbetalingen Uitzettingen Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) Overige verstrekte kasgeldleningen Rekening courant verhouding met het Rijk Rekening courant verhouding met overige niet-financiële instellingen Overige vorderingen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een looptijd korter dan één 1 jaar Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd korter dan één 1 jaar Overige uitzettingen met een looptijd korter dan één 1 jaar Liquide middelen Kas Bank, inclusief kruisposten Overlopende activa Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige nog te ontvangen c.q. vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen