10. Jaarstukken 2021 OZHZ..pdf
Tekst van het document
Medium
Kans > 25% en < 50%
Laag
Kans < 25%
Impact Groot
financieel risico > € 400.000
Medium
financieel risico > € 150.000 en < € 400.000
Klein
financieel risico < € 150.000
1.
Bezuiniging wettelijke taken en inwonerbijdrage
Met de uitvoering van wettelijke taken en inwonerbijdrage is een budget van circa € 25,7 mln. gemoeid. Gegeven de financiële positie van gemeenten is de kans op bezuinigingen medium (50%). Met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is de financiële impact medium (€ 308.000). Daarbij is ervan uitgegaan dat het effect gedurende een periode van 2 jaar kan worden gedekt uit het weerstandsvermogen. Beheersmaatregelen -
Het bestuur heeft een minimaal regionaal uitvoeringsniveau (RUN) vastgesteld voor de uitvoering van milieutaken. Daarmee is een zekere mate van continuïteit gewaarborgd.
-
PZH heeft in dit kader de nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) vastgesteld.
-
Daarnaast zijn in de bijdrageverordening bepalingen opgenomen ten aanzien van de meerjarige budgetten. Opdrachtgevers die individueel meer willen bezuinigen dan de norm van 2% per jaar, dienen een frictievergoeding te betalen.
-
Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie.
-
Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet.
-
Structurele effecten worden opgevangen in het tarief.
Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich grotendeels tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Inschatting is een bedrag van circa € 154.000 29
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2.
Overige omzet
De overige taken betreffen onder meer de offertetaken en subsidies. Met de uitvoering is een budget van circa 2,6 mln. per jaar gemoeid. De kans op bezuinigingen is hoog (75%). Gerekend over een periode van 1 jaar wordt de financiële impact ingeschat op hoog (€ 1,2 mln.). Beheersmaatregelen Voor de adviestaken geldt dat er tot nu toe geen sprake is van enige verplichting naar gemeenten om werk bij OZHZ neer te leggen. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Daarmee kan flexibel worden ingespeeld op omzetfluctuaties. Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Op basis van de jaarrekening is de inschatting circa € 354.000 3.
Prijsstijging inflatie
Na de vaststelling van de begrotingsrichtlijnen is de inflatie aanzienlijk toegenomen, onder invloed van de stijgende energieprijzen. De oorlog in Oekraïne (zie paragraaf 5.9) verhoogt het risico. Zoals aangegeven bedraagt de inflatie begin 2022 circa 6,3%, ten opzichte van een prijsindex van 1,85% in de begroting 2022. De inflatie werkt in de volle breedte van de exploitatie door. De kans op prijsverhogingen is hoog (75%). Gerekend over een periode van 1 jaar wordt de financiële impact ingeschat medium (€ 253.000). Beheersmaatregelen In eerste aanleg wordt het risico zoveel mogelijk opgevangen in de huidige exploitatie door eventuele incidentele meevallers in te zetten. In tweede aanleg wordt een beroep gedaan op het weerstandsvermogen. Bij begrotingsrichtlijnen 2024 zal OZHZ, op grond van de septembercirculaire en een integrale herrekening van het uurtarief, bezien of aanpassing van het tarief 2023 nodig is. Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregelen is een weerstandscapaciteit nodig van € 190.000 4.
Ziekteverzuim
In de begroting wordt uitgegaan van een norm voor ziekteverzuim van 5%. In geval van een hoger ziekteverzuim, is er sprake van productiviteitsverlies. Een risico van 3% is reëel; de financiële impact is groot (€ 1,2 mln.), gerekend over een periode van een jaar. De kans wordt ingeschat op medium (50%). Beheersmaatregelen: -
Het verzuimbeleid van OZHZ.
-
Monitoren ziekteverzuim gedurende het jaar.
-
De norm van 5% is financieel vertaald in de begroting
Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregel is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 370.000 5.
Herziening omgevingsrecht
De Omgevingswet heeft betrekking op bouwen, ruimtelijke ordening, milieu, water, natuur, infrastructuur en ontgrondingen en raakt daarmee rechtstreeks het werkdomein van OZHZ. Thans lopende separate wetstrajecten als de eerdergenoemde Wkb en de VTH-kwaliteitseisen zullen op termijn (deels of geheel) onderdeel worden van de 30
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Omgevingswet. Gekozen is voor een Omgevingswet als raamwerk, waarbij uitwerking van diverse vraagstukken en onderwerpen die voor de uitvoeringspraktijk cruciaal zijn, in onderliggende regelgeving plaatsvindt. Op dit moment is nog veel onzekerheid over de impact voor OZHZ en zijn opdrachtgevers. Beheersmaatregelen Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Benodigde weerstandscapaciteit Gegeven de onzekerheden kan de financiële impact nog niet worden bepaald. 6. Tarieven inhuur De inhuurtarieven staan onder druk vanwege de gespannen arbeidsmarkt. Met name de vergunningverleners bouw, constructeurs, senior vergunningverleners milieu en bodemadviseurs zijn schaars. Het inhuurvolume in 2022 bedraagt circa € 5,0 mln. In het weerstandsvermogen wordt uitgegaan van een stijging van € 5 per uur, gedurende een jaar. De financiële impact is daarmee medium (€ 262.000) De kans wordt ingeschat op hoog (75%) Beheersmaatregelen Inhuur wordt aanbesteed via een marktplaats waar vraag- en aanbod samenkomen. Hiermee is de naleving van de Europese aanbestedingsregels geborgd. Ook wordt een optimale prijs/kwaliteitsverhouding gerealiseerd.
Bij begrotingsrichtlijnen 2024 zal OZHZ, op grond van de septembercirculaire en een integrale herrekening van het uurtarief, bezien of aanpassing van het tarief 2023 nodig is. Benodigde weerstandscapaciteit Gezien de kans en impact van het risico is een weerstandsvermogen nodig van € 196.000.
2.1.4
Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit
De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2021 bedraagt € 1,128 mln. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 1,175 mln. benodigd. Het effect van de Omgevingswet is opgenomen als p.m.
31
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2.2
Onderhoud kapitaalgoederen
De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Het gaat daarbij om:
Het huurcontract inzake de locatie Post 120;
De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij het SCD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk, rekencentrum en generieke hardware);
Leasecontracten voor het wagenpark.
De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen in de ICT-sfeer, specifiek voor OZHZ. Daarbij gaat het om digitalisering van de archieven, de implementatie van Squit XO, het tijdschrijfsysteem, het financiële systeem en de onderlinge koppeling tussen deze systemen. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van het vaartuig De Pandion voor zijn rekening neemt. Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie.
Omschrijving a b c d e f
Boekwaarde 2020
Boekwaarde 2021
Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen Vaartuigen
464.732 102.917 226.550 104.136 26.866 -
378.984 337.017 216.971 72.125 23.487 62.955
Totaal
925.201
1.091.539
Bedragen x € 1.000 Voor een nadere toelichting omtrent de opbouw en verloop van de materiële vaste activa wordt verwezen naar deel II jaarrekening; 1.2 toelichting op de balans.
32
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2.3
Financiering
De financieringsparagraaf in de begroting is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 30 november 2016) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden. Algemene ontwikkelingen De treasury functie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Per 16 december 2013 is het Schatkistbankieren ingegaan. Decentrale overheden zijn verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn:
Leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het Algemeen Bestuur goedgekeurde derde partijen;
Uit hoofde van de treasury functie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico;
Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn:
Geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido;
Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;
De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;
Streven naar spreiding in de rent typische looptijden en uitzettingen.
33
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2021 bedraagt deze limiet 8,2% van € 27,7 mln. (omvang begroting) = € 2,27 mln. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden; deposito’s komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De totale netto vlottende schuld bedraagt -/- € 1,56 mln. en blijft daarmee ruim binnen de toegestane kasgeldlimiet. De ruimte bedraagt € 3,84 mln. Kasgeldlimiet Omvang begroting
31-12-2021
31-12-2020
27.658
26.661
1 Toegestane kasgeldlimiet Percentage
8,2%
8,2%
Bedrag
2.268
2.186
opgenomen gelden < 1 jaar
0
0
schuld in rekening courant
0
0
door derden gestorte gelden 1 < jaar
0
0
overige schulden
3.049
4.302
Totaal
3.049
4.302
2 Vlottende schuld
3 Vlottende middelen contante gelden in kas
2
0
4.615
4.836
0
0
4.617
4.836
Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3)
-1.568
-534
Toegestane kasgeldlim iet
2.268
2.186
Ruimte
3.836
2.720
tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar Totaal 4 Toets kasgeldlimiet
Bedragen x € 1.000
34
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rente typische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20% van de restant hoofdsom van de rente typische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. Doordat OZHZ per 31 december 2021 geen leningen heeft uitstaan is het renterisico nihil. Ook zijn er in 2021 geen kortlopende leningen aangegaan. Renterisiconorm
31-12-2021
31-12-2020
1 Renteherzieningen
0
0
2 Aflossingen
0
0
3 Renterisico
0
0
4 Begrotingstotaal
27.658
26.661
5 Percentage conform regeling
20,0%
20,0%
6 Renterisico norm
5.532
5.332
Berekening renterisico
Berekening rente risiconorm
Toetsing renterisico aan norm 3 Renterisico 6 Renterisico norm
Ruimte
0
0
5.532
5.332
5.532
5.332
Bedragen x € 1.000 Relatiebeheer Het betalingsverkeer is geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. In 2013 heeft OZHZ een (verplichte) overeenkomst afgesloten met het ministerie van Financiën inzake het schatkistbankieren. Leningenportefeuille OZHZ heeft in 2021 geen leningen afgesloten. De stand van langlopende leningen is zowel per 1 januari 2021 als per 31 december 2021 nihil.
35
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Overige kentallen Ook op grond van de netto schuldquote, solvabiliteit en structurele exploitatieruimte kan worden geconcludeerd dat de vermogenspositie van OZHZ op orde is. Indicatoren financiering
Rekening 2020
Begroting 2021
Rekening 2021
Netto schuldquote
-26,4%
-10,0%
-24,5%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen
-26,4%
-10,0%
-24,5%
Solvabiliteitsratio
22,1%
30,0%
20,4%
Grondexploitatie
0,0%
0,0%
0,0%
Belastingcapaciteit
0,0%
0,0%
0,0%
Structurele exploitatieruimte
0,4%
0,5%
0,6%
Schatkistbankieren Conform het Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. OZHZ mag gemiddeld € 1 mln aan middelen aanhouden buiten de schatkist (het zogenaamde drempelbedrag). Om te voorkomen dat OZHZ het drempelbedrag overschrijdt zijn de afspraken met de BNG inzake de afroming en overboeking aangescherpt. BNG roomt het banksaldo dagelijks automatisch af vanaf 225.000 euro en boekt het overschot over naar de schatkistrekening bij het Rijk. In 2021 is OZHZ ruimschoots onder het drempelbedrag gebleven. Onderstaand is de berekening van het drempelbedrag nader toegelicht en is de realisatie weergegeven.
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1) Drempelbedrag 250 250 1.000 1.000 Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's (2) Rijks schatkist aangehouden 194 190 180 196 middelen (3a) = (1) > (2) Ruimte onder het drempelbedrag 56 60 820 804 (3b) = (2) > (1) Overschrijding van het drempelbedrag (1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) Begrotingstotaal verslagjaar 27.193 Het deel van het begrotingstotaal dat (4b) 27.193 kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de (4c) € 500 miljoen te boven gaat (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag 250 250 1.000 1.000 minimum van €250.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Som van de per dag buiten 's Rijks (5a) schatkist aangehouden middelen 17.497 17.330 16.531 18.063 (negatieve bedragen tellen als nihil) (5b) Dagen in het kwartaal 90 91 92 92 (2) - (5a) / (5b)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
194
190
180
196
36
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2.4
Bedrijfsvoering
2.4.1. Het nieuwe werkconcept Als gevolg van Covid-19 hebben de medewerkers van OZHZ vanaf maart 2020 grotendeels thuis gewerkt. De Covid-crisis heeft het inzicht gebracht dat een gezonde verhouding tussen thuis- en op kantoor werken tot voordelen leidt voor organisatie en medewerkers. Ten eerste het gemakkelijker kunnen combineren van werk en privé voor de medewerker. Ten tweede het inrichten van het kantoorpand en de mogelijkheid om de ruimte in de toekomst effectiever te benutten. Dat maakt dat OZHZ is begonnen met de doorontwikkeling van het werkconcept, OZHZ Hybrid genaamd. Daarbij is sprake van een integrale benadering met aandacht voor huisvesting, ICT, personeelsbeleid en communicatie. Het doel is medewerkers duurzaam in staat stellen het beste van zichzelf te laten zien, hun werk goed te kunnen doen, te inspireren en de kernwaarden van OZHZ in de praktijk toe te kunnen passen. Daar hoort een werkconcept bij welke dat maximaal ondersteunt en tegelijkertijd kosteneffectief is. De speerpunten van OZHZ Hybrid betreffen:
We werken hybride: thuis, op kantoor, bij opdrachtgever of ergens anders.
Het kantoor wordt een plek om samen te werken en te ontmoeten. Hiervoor neemt het aantal standaardwerkplekken af en worden ruimtes ingericht als multifunctionele ruimtes die het samenwerken en ontmoeten bevorderen.
We werken activiteit gerelateerd: het werk bepaalt de werkplek.
De werkplek is mobiel, door middel van gebruik van laptop.
We laten weten waar we werken en zijn bereikbaar.
We zijn flexibel, werken samen en nemen verantwoordelijkheid.
In de periode van januari tot en met augustus 2021 is geïnvesteerd in goede thuiswerkplekken (laptops, mobiele telefoons, en goed meubilair). Vanaf 4 oktober 2021 is naar aanleiding van de versoepelingen omtrent Covid-19 het kantoorpand wederom opengesteld voor medewerkers. De vaste computers zijn ingeruild voor werkplekken met gebruik van laptops. Om de transitie van volledig thuis naar kantoor in goede banen te leiden is een transitieplan opgesteld. Aan de hand van dit plan wordt in verschillende fases toe gewerkt naar het nieuwe werkconcept. De huidige fase dient als testfase van het nieuwe werkconcept en als voorbereidingsfase op enkele aanpassingen van het kantoor zodat het hybride werken optimaal ondersteund kan worden. 2.4.2
Organisatie en personeel
Herstructurering In 2021 is een start gemaakt met een herstructurering van een deel van de organisatie van OZHZ. De aanleiding van deze herstructurering is dat de externe omgeving veranderende eisen stelt aan OZHZ. Er is onder andere door de komst van de Omgevingswet en ontwikkelingen op VTH-gebied behoefte aan in het geheel bekijken van strategische keuzes en de vertaling daarvan naar de bedrijfsvoering. Ook de bevindingen van de Commissie Van Aartsen vraagt om een meer strategische benadering. Onze data ambitie sluit daarop aan. Daarnaast zal de positie van de controlfunctie binnen OZHZ veranderen vanwege de rechtmatigheidsverantwoording die een meer onafhankelijke positionering vraagt. Uit de praktijk en een uitgevoerde analyse is gebleken dat een aantal ondersteunende units efficiënter en effectiever werken wanneer de werkzaamheden worden geherstructureerd. Het gaat daarbij om
37
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
procesafwikkeling bij zaken en poststukken en de samenhang tussen algemeen ondersteunende taken en de receptie en facilitaire werkzaamheden. Bovenstaande aanleiding zorgt voor verandering binnen een aantal units. De OR heeft inmiddels een positief advies afgegeven over de herstructurering en de veranderingen zullen in 2022 verder worden uitgewerkt en doorgevoerd. Formatie en capaciteitsbeleid De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige verplichting voor gemeenten en provincie om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Ook subsidieontvangsten hebben een variabel karakter. Tegen deze achtergrond streeft OZHZ flexibilisering na ten aanzien van de eigen interne capaciteit. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de verschillende taakvelden; onderdelen met een meer variabele omzet (bijvoorbeeld bouw en expertise en advies) hebben een hogere flexibele schil, dan de onderdelen die de wettelijke milieutaken uitvoeren. Onderstaande figuur geeft het capaciteitsbeleid samengevat weer:
3. Flexibele incidentele capaciteit (flexibele schil)
2. Flexibele formatie Benodigde capaciteit (formatie) in begroting.
1. Vaste formatie
Doelstelling is een totale flexibele capaciteit (flexibele formatieve en flexibele incidentele capaciteit) van gemiddeld 15%. De flexibele capaciteit (norm 15%) bestaat uit de flexibele formatie (circa 10%) en de flexibele schil (5%). De inhuur van extern personeel vindt plaats volgens het principe van een Dynamisch Aankoop Systeem. Dit geldt voor alle vormen van inhuur voor de operationele taken. Daarnaast worden afspraken gemaakt met de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland om over en weer personeel te kunnen detacheren in die gevallen waarin vraag en aanbod op elkaar kunnen worden afgestemd. Ondanks een succesvolle werving is in 2021 sprake geweest van een onderbezetting vanwege een relatief grote uitstroom. De flexibele capaciteit blijft op totaalniveau (14,8%) binnen de norm. De interne verdeling is echter uit balans. Van de productieve taakuitvoering is 21,2% afkomstig van ingehuurde medewerkers. Van de improductieve taakuitvoering is dit 8,9%. Naast risico's voor de continuïteit leidt de hoge inhuurcomponent ook tot een financieel risico. De tarieven staan onder druk in de huidige krappe arbeidsmarkt. Met name de bouw expertise, senior vergunningverleners en bodemadviseurs zijn beperkt beschikbaar. Dit leidt tot risico's voor de continuïteit, kwaliteit en financiën.
In een rondgang langs de bestuurders in 2021 is veel draagvlak gebleken voor verlaging van de flexibele capaciteit. Met ingang van 2022 hanteert OZHZ daarom een norm van 10% voor de flexibele component (Nota bedrijfsvoering 2022-2026).
38
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Evaluatie strategische personeelsplanning In 2018 is een "strategische personeelsplanning 2018-2021" vastgesteld. Het rapport had als doel om voorbereid te zijn op de trends en ontwikkelingen die op OZHZ afkwamen. Hiermee wilden we voorkomen dat er een kwantitatieve en kwalitatieve kloof zou ontstaan tussen het huidige en gewenste personeelsbestand. Om dat voor elkaar te krijgen, werden de volgende speerpunten bepaald: 1.
Traineeprogramma
2.
Arbeidsmarktcommunicatieplan
3.
Onboardingprogramma
4.
Evaluatie gesprekkencyclus
5.
Formatieplan
6.
Ontwikkelingsprogramma
7.
Strategisch opleidingsplan
In 2020 zijn de speerpunten evaluatie gesprekkencyclus en formatieplan afgerond. We hebben o.a. een nieuw jaargespreksformulier geïntroduceerd en er is gesproken over de gewenste formatie. Met het strategisch opleidingsplan bepalen we welke kwaliteiten we nodig hebben en sluiten vervolgens ons jaarlijkse opleidingsplan daarop aan. Hierdoor ontstaat ruimte voor huidige medewerkers om (door) te groeien. Middels het ontwikkelprogramma proberen we capaciteiten, kennis en ervaring van medewerkers optimaal te benutten, te ontwikkelen en te behouden. Dit rekening houdend met veranderende behoeften en mogelijkheden van de werknemers van OZHZ. Hier zal in 2022 verder uitvoering aan gegeven worden. Naast een eerste opzet onboardingsprogramma is er in 2021 een onboarding 2.0 geïmplementeerd. In dit programma leren nieuwe medewerkers de organisatie kennen door presentaties van collega's over hun vakgebied. Ondanks Covid-19 is dit digitaal doorgegaan en we hopen dit in de toekomst fysiek voort te zetten, zodat medewerkers elkaar beter leren kennen. In de laatste helft van 2021 heeft net zoals in 2020 een vlootschouw plaatsgevonden. Met alle managers zijn gesprekken geweest over hun kwalitatief oordeel van hun personeelsbestand. Ook heeft de directie het management beschouwd. Op deze manier toetsen we of onze strategische personeelsplanning effect heeft.
Daarnaast geeft het een beeld van de verwachtingen op het gebied van in-, door-, en uitstroom van medewerkers. Het SPP hield ons HR-beleid actueel en zorgde voor verbetering van interne samenwerking. Zo is de OR betrokken in het ontwikkelproces van belangrijke HR onderwerpen wat extra inzichten opleverde. In 2022 wordt een nieuwe strategische personeelsplanning opgesteld die wederom gekoppeld wordt aan de trends en ontwikkelingen die op ons afkomen. De speerpunten die in het nieuwe plan in ieder geval naar voren komen zijn arbeidsmarktcommunicatie, binden & boeien en ontwikkeling van medewerkers. Werving Begin 2021 was het weer zo ver: een nieuwe wervingscampagne met 11 vacatures. Dit heeft voor totaal voor 150 sollicitanten gezorgd. Uiteindelijk zijn 9 van de 11 vacatures ingevuld. Het aantal sollicitanten was hoog, zeker voor coronatijd en het type vacatures die lastig in te vullen zijn. Het aantal mensen dat nu overstapt van baan neemt flink af. Helaas lukte het bij twee functies niet deze in te vullen, namelijk die van Vergunningverlener Bouw en Regisseur Omgevingsvergunningen. We zien daar wel veel interesse, maar uiteindelijk geen sollicitaties. De advertenties scoorden goed. Vooral de video's scoorden hoger dan de benchmark (landelijk ten opzichte van vergelijkbare advertenties). Er waren veel positieve reacties van sollicitanten.
Het gaf een goede indruk van OZHZ en oogde professioneel.
39
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Tijdens de wervingscampagne (5 weken) bezochten 11.467 keer ozhz.nl/zoektjou, waarvan 8.183 uniek. Dit is vergelijkbaar met eerdere jaren. De meeste bezoekers kwamen via Google, daarna volgde onze advertentiekanalen (met name via de video's) en social media. Het gericht en tegelijkertijd werven van nieuwe medewerkers werkt goed. Het levert veel kandidaten op, meer naamsbekendheid. Zeker nu met de krappe arbeidsmarkt zetten we het gebruik van wervingscampagne wederom in 2022 in. Eind 2021 is OZHZ gestart met de werving voor mensen die interesse hebben in een leerwerktraject voor junior bouwspecialist. Binnen dit traject worden medewerkers opgeleid tot vergunningverlener of toezichthouder bouw. Dit doen we samen met Omgevingsdienst Midden-Holland. Er zijn uiteindelijk 8 medewerkers aangenomen die per 1 maart gestart zijn met het leer/werk-traject. HR agenda OZHZ heeft in 2021 een HR agenda opgesteld om voorbereid te zijn op de ontwikkelingen die op ons afkomen. Het "nieuwe werkconcept" vormt hierin sinds 2020 een belangrijke pijler. In 2021 is gestart met het al gaandeweg aanpassen van onze personeelsinstrumenten op basis van deze nieuwe werkwijze. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werving en selectie waarbij eerste gesprekken mogelijk digitaal plaatsvinden en het tweede gesprek op kantoor.
Tevens vormde de ontwikkeling van personeel en capaciteitsvraagstuk de rode draad in de HR-agenda. We bogen ons over het vraagstuk hoe wij de juiste persoon op de juiste plek kunnen krijgen en kunnen behouden. Dit wordt in 2022 voortgezet met een nieuwe HR-agenda. Ook de externe factoren die van invloed zijn op ons HRbeleid zijn ondervangen in de agenda. Denk hierbij aan de komst van de Omgevingswet (wat verandert er voor werknemers?) en cao-/regionale afspraken, de krappe arbeidsmarkt in combinatie met ons capaciteitsvraagstuk. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage van 2021 is 4,6%. Dat betekent dat het verzuim stabiel is gebleven ten opzichte van 2020 (4,6%). De coronacrisis heeft in 2021 vrijwel geen effect gehad op onze verzuimcijfers. Conform het verzuimbeleid blijven unitmanagers goed in contact met verzuimende medewerkers. Daarnaast is er gedurende 2021 ondanks het geldende thuiswerkregime de mogelijkheid geweest om op kantoor te werken voor wie daar behoefte aan heeft. In 2022 volgt een training voor unitmanagers om mentale klachten vroegtijdig te herkennen en daarop te anticiperen. Evaluatie Medewerker tevredenheidsonderzoek OZHZ onderzocht in de tweede helft van 2020 hoe tevreden de medewerkers zijn. De resultaten waren zonder meer positief.
Daarnaast waren er ook belangrijke aandachtspunten waar OZHZ in 2021 mee aan de slag is gegaan: de werkdruk, de onderlinge samenwerking binnen de organisatie, kernwaarden en het binnenklimaat van het kantoor Post120. Werkdruk In 2021 zijn de volgende acties ondernomen: -
Het onderwerp werkdruk is regelmatig aan de orde gekomen in unitoverleggen, bila's en teamoverleggen.
-
Een aantal units heeft extra inhuurkrachten ingezet. Het aantrekken van nieuwe (vaste) collega's heeft ook
-
In een paar gevallen zijn tips gegeven om anders om te gaan met werkdruk.
-
Een aantal medewerkers heeft gebruik gemaakt van de coffee call coach om beter om te gaan met werkdruk.
Het bespreken van de werkvoorraad wordt hierbij als positief ervaren. bijgedragen aan het verminderen van de werkdruk.
40
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Het huidige beeld is nu dat het gevoel heerst dat het beter gaat. Het blijft wel een aandachtspunt. Unitoverstijgende samenwerking In 2021 zijn de volgende acties ondernomen: -
Er zijn verschillende unitoverstijgende overleggen gestart, waaronder binnen de teams bodem (JAO, GBO en
-
Er vinden vaker evaluatiegesprekken plaats, zoals bij gezamenlijke projecten.
-
We hebben het onboardingsprogramma verbreed zodat iedere medewerker kennis kan maken met andere
OKW) en ITT en RBB.
units en relevante onderwerpen. -
Managers pogen het goede voorbeeld te geven.
Het huidige beeld is dat unitoverstijgende samenwerking met toenemende mate plaatsvindt. Het blijft wel een belangrijk aandachtspunt om unitoverstijgende samenwerking onder de medewerkers te stimuleren. Kernwaarden In 2021 zijn de volgende acties ondernomen: -
De kernwaarden komen bij verschillende units terug in overleggen, in bepaalde gevallen gekoppeld aan
-
Er is een training omgevingssensitiviteit geweest.
-
Managers wijzen erop dat de kernwaarden als vast onderwerp besproken wordt in jaarplangesprekken.
-
Er zijn een aantal lunchboxen georganiseerd door team communicatie.
casuïstiek.
Het huidige beeld is dat er in 2022 nog wel verdere acties nodig zijn om ervoor te zorgen dat de kernwaarden binnen de organisatie leven en uitgedragen worden. Dit wordt door HR en communicatie verder uitgewerkt. Klimaatbeheersing De architect die betrokken is bij de verbouwing van het kantoor in het kader van hybride werken heeft de opdracht gekregen om de huidige problematiek van het binnenklimaat nader te onderzoeken en ons hierover te adviseren. Zij hebben hierbij ook collega's met een achtergrond in installatietechniek betrokken. Het advies is vervolgens met de verhuurder besproken en we zijn overeengekomen dat zij de leverancier van het klimaatsysteem de opdracht geven op basis van het advies de instellingen van de bestaande installaties te verbeteren. Dit met name om de tochtklachten die worden ervaren te beperken. Middels het aanpassingen van de instellingen met een opvolgende test periode zal gezocht worden naar de juiste instellingen. Daarnaast wordt bij de vergaderruimtes waar dat nodig is gezorgd voor extra verse luchttoevoer.
41
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2.4.3
ICT
Contractsluiting Servicegemeente Dordrecht Met ingang van 1 januari 2022 voert de Servicegemeente Dordrecht de taken uit die tot dan door het SCD werden uitgevoerd. Voor OZHZ gaat het om taken op het gebied van ICT, personeels- en salarisadministratie, juridische diensten en aanbestedingen. De huidige dienstverleningsovereenkomst loopt op 1 april 2022 af. Eind 2021 hebben OZHZ en de Servicegemeente Dordrecht een nieuwe dienstverleningsovereenkomst gesloten. Deze gaat per 1 april 2022 in en is gebaseerd op het alleenrecht dat het AB en DB in de periode juni – september 2021 verleenden. De termijnen in het contract sluiten aan bij het ontwikkeltraject van de provinciale verkenning naar de VTH-taakuitvoering waarover OZHZ elders in deze jaarstukken verslag doet. Het contract voldoet verder aan de eerder door het AB gestelde eisen inzake marktconformiteit, kwaliteit en zakelijkheid. Aanbesteding integraal dataplatform Om zijn data-ambitie te verwezenlijken, is OZHZ eind 2020 gestart met een aanbestedingsprocedure voor een integraal dataplatform (IDP). Met een IDP creëert en behoudt OZHZ de flexibiliteit om zowel databronnen als rapportage(tool)s gefaseerd toe te voegen. Op die manier kan OZHZ, in haar eigen tempo, groeien in volwassenheid ten aanzien van data gedreven c.q. informatie gestuurd werken. In 2021 is de opdracht definitief gegund.
Archieffunctie Het toezicht op de informatiehuishouding van OZHZ is ingevolge de archiefverordening van OZHZ belegd bij de gemeentearchivaris van Dordrecht. Deze heeft eind 2020 verslag uitgebracht aan het DB over de kwaliteit van de archieffunctie. De archivaris concludeert dat het informatie- en archiefbeheer van OZHZ grotendeels goed op orde is. Deze conclusie is onder meer gebaseerd op het feit dat OZHZ in de afgelopen jaren het door de Archiefwet- en regelgeving vereiste kwaliteitssysteem, de ordeningsstructuur en het metadataschema vastgesteld heeft. Ook beschikt OZHZ over JOIN Zaak & Document voor de duurzame archivering van digitale archiefbescheiden. Verder oordeelt de archivaris dat er een goed calamiteitenplan aanwezig is om de risico's op schade aan de archieven als gevolg van een eventuele calamiteit te kunnen minimaliseren. Tot slot heeft OZHZ in het kader van een pilotproject in 2019, in samenwerking met het Regionaal Archief Dordrecht en het Stadsarchief Rotterdam, meegewerkt aan een proefopname van een archiefbestand van de dienst in het e-depot. De archivaris spreekt wel enige zorg uit over de opgave ten aanzien van de selectie en vernietiging van (papieren) dossiers, waar achterstanden zijn ontstaan. OZHZ is eind 2021 gestart met een inhaalslag. Een externe partij voert deze uit. Dekking vindt plaats vanuit een hiervoor gevormde bestemmingsreserve.
Data ambitie OZHZ heeft de ambitie om in 2025 professioneel met data te werken en professionele dataproducten te hebben. Stapsgewijs gaat de organisatie van spreadsheets naar volwaardige dataproducten, goede datakwaliteit (samen met andere organisaties), data-analyses en overzichten (dashboards). In de herstructurering van de organisatie is formatieve ruimte opgenomen voor deze data ambitie. 2.4.4
Informatiebeveiliging, privacy en control
Ook in 2021 heeft de Functionaris Gegevensbescherming (FG) onderzoek gedaan naar de privacy- en gegevensbescherming bij OZHZ. Een soortgelijk onderzoek is ook uitgevoerd bij de gemeenten in de Drechtsteden en bij de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden (GRD). De FG concludeert dat OZHZ in antwoord op de vragenlijst van de jaarlijkse audit een uitgebreide documentatie heeft overlegd. Hierin is op verwerkingsniveau inzicht te krijgen van de verschillende verwerkingen van persoonsgegevens die binnen OZHZ 42
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
plaats hebben. Tevens blijkt uit de documentatie en de praktijk van het afgelopen jaar, dat de governance van de privacy verantwoordelijkheden binnen OZHZ op orde is. Beide zaken gecombineerd geven een beeld van een organisatie die in elk geval "in control" is, dat wil zeggen overzicht heeft over de feiten en in staat is om ook te acteren vanuit welomschreven rollen en verantwoordelijkheden. De FG benoemt ook een aantal verbeterpunten en doet daarvoor aanbevelingen. Zowel specifiek voor OZHZ als voor Drechtsteden breed. Het DB en AB namen in het najaar kennis van de rapportage van de FG en van de verbeteracties die OZHZ in gang zal zetten. Dit betreft onder andere het actualiseren van het register van verwerkingen en de verdere implementatie van de Wet politiegegevens (Wpg). Wat dit laatste betreft kan worden gemeld dat OZHZ in 2021 de wettelijk verplichte externe audit heeft laten uitvoeren. OZHZ stuurde het auditrapport in december toe aan de Autoriteit Persoonsgegevens. OZHZ voldoet aan de meeste eisen uit de Wpg. Nadere actie is nodig voor het benoemen van een FG (specifiek met als taakveld de Wpg), de interne auditcyclus en het uitvoeren van een DPIA. Voor 1 maart legt OZHZ de verbeteracties vast in een verbeterrapport. Na uitvoering daarvan voert het auditbureau een hercontrole uit.
Het DB stelde bovendien in november 2021 een 'addendum' op het privacybeleid vast, specifiek voor de Wpg. De FG deed de aanbeveling om te onderzoeken of OZHZ voor bepaalde gemandateerde taken toch als verwerker, en niet als verwerkingsverantwoordelijke, zou moeten worden aangemerkt. In afstemming met Omgevingsdienst NL is aan Pels Rijcken gevraagd hierover advies uit te brengen. OZHZ heeft voorts, als onderdeel van de dienstverleningsovereenkomst, een verwerkersovereenkomst gesloten met de Servicegemeente Dordrecht. Bewustwording en kennis bij medewerkers is een belangrijk instrument om te komen tot een structurele borging van privacy en gegevensbescherming. Een trainings- en bewustwordingsprogramma kan hieraan een belangrijke bijdrage leveren. Binnen de Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO) is het ook een vereiste dat nieuwe medewerkers binnen drie maanden een training krijgen op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. De FG deed de aanbeveling om in een procedure te borgen dat nieuwe medewerkers de eerste drie maanden verplicht worden geïnformeerd conform de BIO-eis. OZHZ pakt dit op samen met partijen in de Drechtsteden, als onderdeel van het onboardingsprogramma.
DPIA's, ofwel data protection impact assessments, zijn een belangrijk instrument om vooraf de privacyrisico's van een bepaalde verwerking of proces in beeld te brengen, en daar vervolgens maatregelen op te nemen. De FG constateerde dat OZHZ nog geen DPIA's heeft uitgevoerd. Voor een aantal gegevensverwerkingen is wel een Basis Risico Analyse (BRA) uitgevoerd, met de conclusie dat het uitvoeren van een DPIA niet noodzakelijk is. Vanwege de overgang naar een ander VTH-systeem zal OZHZ in 2022 een aantal DPIA's uitvoeren op processen waarin gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt. Voor de verwerking van politiegegevens is al een DPIA gemaakt. De regiobrede bevindingen van de FG hadden betrekking op Mobiel Device Management (MDM) en Bring-YourOwn-Device (BYOD) en het gebruik van de systemen AFAS HR en MS-Teams. In de openbare stukken van het AB van 2 december 2021 gaat OZHZ uitgebreid in op de achtergronden van deze bevindingen en hoe de dienst daarmee omgaat. Voor de processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt met de twee genoemde systemen voert de Servicegemeente Dordrecht nader onderzoek of een DPIA uit, in opdracht van de betrokken verwerkingsverantwoordelijke organisaties. OZHZ agendeert de regiobrede bevindingen in overleggen met andere partijen binnen de Drechtsteden.
Bij de uitrol van het nieuwe werkconcept heeft OZHZ expliciete aandacht aan informatieveilig werken en gebruik van de beschikbaar gestelde devices.
43
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
De FG uitte tot slot zorgen over de onafhankelijke positionering van de FG, met name vanwege de taakuitvoering per 1 januari 2022 door de Servicegemeente Dordrecht. Inmiddels is een reglement opgesteld dat alle betrokken organisaties zullen vaststellen. Het reglement beoogt de onafhankelijke positie van de FG te borgen. In 2021 hebben zich 6 datalekken voorgedaan. Dit is voor een organisatie als OZHZ zeker niet hoog. De datalekken hadden te maken met verkeerd verzonden correspondentie (verkeerde adressering, twee brieven in één envelop, enz.). OZHZ vraagt binnen de organisatie regelmatig aandacht voor het snel melden van datalekken. Een eenmaal geconstateerd datalek wordt intern besproken met als doel om herhaling te voorkomen. Automatisch anonimiseren Om beter en sneller WOB-verzoeken te kunnen behandelen en te kunnen voldoen aan de toekomstige Wet Open Overheid alsmede privacy te waarborgen conform de AVG, is OZHZ een pilot gestart met het automatisch anonimiseren van documenten, in casu bodemrapporten. Op basis van deze pilot kan een business case worden gemaakt over de voor- en nadelen van het inzetten van een anonimiseertool ten opzichte van handmatig anonimiseren. Audit kwaliteitszorg In juni en november heeft de externe auditor audits uitgevoerd bij de dienst. De audit in november was een zgn. focus-audit in verband met de geplande hercertificering in 2022.
Op grond van de informatie uit de interviews en documentatie kan worden vastgesteld dat de organisatie en de beheersing van dienstverlening in lijn zijn met de normvereisten en de eigen afspraken daaromtrent. Het principe van continu verbeteren is duidelijk zichtbaar in de zich continu ontwikkelende organisatie en een daarop passend kwaliteitsmanagementsysteem. De organisatie werkt in haar bedrijfsvoering aan verschillende verbeteringen en/of optimalisaties. Er is sprake van doorontwikkeling van het KMS naar een systeem waarin de risico's om doelen te kunnen bereiken, worden geïdentificeerd en juist wordt ingebed op de werkvloer. Met name de invoering van de Omgevingswet is van grote impact op de dienstverlening, maar ook op alle stakeholders. Veel aandacht gaat uit naar de juiste kennis, integraliteit, samenwerking, stakeholdermanagement. Verbetering: uitdaging is de juiste balans in te stellen tussen centrale beheersing van continue verbetering en de beheersing van realisatie binnen de units waarbij het versterken van eigenaarschap in het geheel van de organisatie van belang is. Op basis van het auditresultaat zijn er geen belemmeringen voor de continuering van de certificering en de hercertificering in 2022 volgens ISO-9001-2015.
Rechtmatigheidsverantwoording Decentrale overheidsorganen zullen met ingang van boekjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van processen, controleert de rechtmatigheid en rapporteert hierover. De accountant toetst de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid en neemt dit mee in de accountantsverklaring. OZHZ ziet de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerende rol van het algemeen bestuur te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering.
44
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Het algemeen bestuur heeft in juli 2021 een aantal richting gevende besluiten genomen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording:
Vooralsnog uit te gaan van een minimale variant, waarbij de beheersing is gericht op het kunnen
Op termijn te streven naar een hogere ambitie waarbij sprake is van structurele verbetering van de
Het huidige normenkader te hanteren, i.c. de relevante externe financiële regelgeving en AB-besluiten te
Een verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen van vooralsnog 3%.
Het rapporteren van fouten in de paragraaf bedrijfsvoering vanaf een bedrag van € 100.000.
Bij de verbijzonderde interne controle aan te sluiten op de steekproefbepaling van de accountant.
Op grond van een evaluatie na het eerste verantwoordingsjaar bezien of en in welk tempo de ambitie
afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. processen. vertalen in een concreet toetsingskader.
kan worden verhoogd. OZHZ werkt de verdere implementatie uit in een plan van aanpak. In de herstructurering van de organisatie is nadrukkelijk voorgesorteerd op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Er is een helder onderscheid gemaakt in de control en financiële functie. Ook de combi functie van controller en unitmanager houdt op te bestaan. De controller en het control team zijn meer onafhankelijk gepositioneerd onder de directie.
45
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
II. Jaarrekening 2021 De jaarrekening bestaat uit de balans en resultatenrekening en met toelichting. Via de balans en de programmarekening wordt financiële verantwoording afgelegd over het in 2021 gevoerde beleid.
46
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1. Balans per 31 december 2021 Balans per 31 december 2021 (bedragen in €)
ACTIVA
2021
2020
VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio
-
-
-
-
-
-
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Bijdragen aan activa in eigendom van derden Materiële vaste activa Investeringen: met een economisch nut met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut In erfpacht gegeven gronden Financiële vaste activa Kapitaalverstrekking aan: deelnemingen gemeenschappelijke regelingen overige verbonden partijen Leningen aan: woningbouwcorporaties deelnemingen overige verbonden partijen openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige langlopende leningen Uitzettingen: in ’s Rijks schatkist met een looptijd van één jaar of langer in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd van één jaar of langer overige met een looptijd van één jaar of langer
1.091.539 1.091.539
925.201 925.201
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
TOTAAL VASTE ACTIVA
1.091.539
925.201
VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Grond- en hulpstoffen Onderhanden werk, inclusief bouwgronden in exploitatie Gereed product en handelsgoederen Vooruitbetalingen Uitzettingen Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) Overige verstrekte kasgeldleningen Rekening courant verhouding met het Rijk Rekening courant verhouding met overige niet-financiële instellingen Overige vorderingen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een looptijd korter dan één 1 jaar Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd korter dan één 1 jaar Overige uitzettingen met een looptijd korter dan één 1 jaar
-106.630 -106.630 11.756.449
Bank, inclusief kruisposten Overlopende activa Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige nog te ontvangen c.q. vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
13.649.822
7.310.788
9.012.218
4.414.399
4.631.521
31.262
6.083
-
-
-
-
Liquide middelen Kas
355.881 355.881 -
202.677 1.974
204.605 262
200.703
204.343 2.065.732
1.790.421
736.967
452.766
275.311
284.201
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
13.918.228
14.947.275
TOTAAL ACTIVA
15.009.767
15.872.476
47
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Balans per 31 december 2021 (bedragen in €)
PASSIVA
2021
2020
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves
981.219 1.807.620
3.055.628
Saldo van de rekening
266.789
Voorzieningen Voorzieningen
Vaste schulden Deze hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer Obligatieleningen Onderhandse leningen van: binnenlandse pensioenfondsen en verzekeraars binnenlandse banken en overige financiële instellingen binnenlandse bedrijven openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige binnenlandse sectoren buitenlandse instellingen Door derden belegde gelden Waarborgsommen Overige leningen en vooruitontvangen bedragen
3.509.357 915.844 1.975.138 618.375
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
TOTAAL VASTE PASSIVA
3.055.628
3.509.357
3.049.055
4.301.851
VLOTTENDE PASSIVA Vlottende schulden Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen aangegaan bij: openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige partijen Banksaldi Overig Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen
3.049.055
4.301.851 8.905.084
8.061.268
1.156.503
1.444.856
7.748.581
6.616.412
-
-
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
11.954.139
12.363.119
TOTAAL PASSIVA
15.009.767
15.872.476
Bedragen in €
48
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) daarvoor aan provincies en gemeenten geeft en de financiële verordening van OZHZ. De waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Tenzij anders is vermeld worden de activa gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De baten en lasten zijn toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Activa Vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van het product of dienst en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegekend. Afschrijving vindt lineair plaats op basis van de geschatte economische levensduur. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, zesde lid, van de Financiële verordening en bedragen:
20 jaar voor motorvaartuigen;
15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen;
10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair;
5 jaar voor informatieregister en digitaal archief;
5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens;
3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur;
3 jaar voor software3;
5 jaar voor overige materiële vaste activa4.
OZHZ beschikt niet over gronden en terreinen In overeenstemming met artikel 6 " Waardering en afschrijving van vaste activa" van de Financiële verordening worden activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 450 niet geactiveerd. Voorraden De als “onderhanden werken” opgenomen producten zijn gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, dan wel de lagere marktwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (zoals het aantal bestede uren tegen integrale kostprijs). Uitzettingen korter dan één jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte kansen op inning. Overlopende activa en liquide middelen De overlopende activa en de liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
3
Software is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing. De overige materiële vaste activa is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing. 4
49
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Passiva Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogen Het totaal eigen vermogen is gelijk aan het eigen vermogen van voorgaand jaar, vermeerderd of verminderd met het resultaat voor bestemming. Voor zover het algemeen bestuur gedurende het jaar besluiten over bestemmingsreserves heeft genomen, zijn de effecten van deze besluiten in de stand van de reserves per jaareinde verwerkt. Uit het resultaat voor bestemming en de effecten van de besluiten van het algemeen bestuur volgt een resultaat na bestemming. Dit wordt als een separate post van het eigen vermogen gepresenteerd. De reserves van het eigen vermogen worden onderscheiden in een algemene reserve en overige bestemmingsreserves. De bestemmingsreserves zijn door het algemeen bestuur ingesteld voor specifieke doeleinden, zoals de financiering van activa, verwachte bijdrage in projecten of relevante risico’s. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en verliezen die niet exact bekend zijn, maar redelijkerwijs geschat kunnen worden en worden gevormd voor risico’s die hierop van toepassing zijn. Daarnaast kunnen voorzieningen worden gevormd ter egalisatie van lasten. Vaste schulden De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. De vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met de gedane aflossingen.
Vlottende passiva De posten opgenomen onder de vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Borg- en garantstellingen Voor zover OZHZ borg- en garantiestellingen is aangegaan, worden deze buiten de telling van de balans opgenomen. In de toelichting op de balans is dan nadere informatie opgenomen. Grondslagen voor de resultaatbepaling Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden verwerkt indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. Personeelslasten Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Een uitzondering vormen overlopende posten uit hoofde van jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Deze worden toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. De financiële verordening OZHZ bepaalt dat de rapportages aan het bestuur afwijkingen behandelen, groter dan 10%, of groter dan € 50.000, ten opzichte van de begroting.5
5
Financiële verordening OZHZ, 30 november 2016 50
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.2
Toelichting op de balans per 31 december 2021
ACTIVA 1.
Vaste activa
1.1
Immateriële vaste activa
OZHZ bezit geen immateriële vaste activa.
1.2.1
Materiële vaste activa met economisch nut
De materiële vaste activa betreffen activa met een economisch nut. Paragraaf 2.3 ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ beschrijft de beleidsuitgangspunten en de systematiek van het onderhoud van deze kapitaalgoederen. De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen:
Aanschafwaarde Afschrijvingen Aanschafwaarde Afschrijvingen 31-12-2020 t/m 2020 31-12-2021* 2021*
Omschrijving a
Huisvesting
891.462
426.730
895.393
89.679
b
ICT en audiovisuele investeringen
518.592
415.675
862.086
109.395
c
Meubilair
439.283
212.733
482.599
52.894
d
Software
162.016
57.880
182.016
52.011
e
Bedrijfsmiddelen
43.585
16.719
44.320
4.115
f
Vaartuigen
-
-
69.950
6.995
2.536.364
315.088
2.054.938
1.129.737
Bedragen x €
De afschrijvingen zijn gerealiseerd conform de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. De investeringen zijn gepleegd op basis van bestuurlijke goedkeuring bij eerdere begrotingswijzigingen. De investeringen zijn hieronder weergegeven.
Omschrijving
Reclassificatie Boekwaarde Investeringen Desinvesteringen aanschafwaar Aanschafwaarde 2020 2021 2021 de* 31-12-2021
Reclassificatie afschrijvingen*
Afschrijvingen 2021
Boekwaarde 2021 378.984
a
Huisvesting
464.732
3.931
-
-
895.393
-
89.679
b
ICT en audiovisuele investeringen
102.917
343.166
-
329
862.086
329
109.066
337.017
c
Meubilair
226.550
38.895
-
4.421
482.599
4.421
48.473
216.971
d
Software
104.136
20.000
-
-
182.016
-
52.011
72.125
e
Bedrijfsmiddelen
26.866
5.485
-
-4.750
44.320
-4.750
8.864
23.487
f
Vaartuigen
-
69.950
-
-
69.950
-
6.995
62.955
925.201
481.426
-
315.088
1.091.539
0
2.536.364
-0
a. Huisvesting De invoering van het nieuwe werkconcept vangt aan in 2021. Hierbij vormt hybride werken de basis: deels op kantoor en deels op afstand. Op kantoor worden samenwerkingsplekken en projectruimtes ingericht. Het aantal individuele werkplekken neemt af en geluidsisolatie vormt een belangrijk element. Reeds is een ontwerp gemaakt waarbij de aanpassing en toevoeging van installaties en de akoestische maatregelen door externe calculators zijn doorgerekend. De wenselijke kantooromgeving vraagt om een hogere investering dan eerder begroot. Dit wordt vooral veroorzaakt door noodzakelijke verbeteringen in de geluidsisolatie en aanpassingen van de installaties. 51
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
De kapitaallasten worden gedekt vanuit de reguliere begroting. b. ICT en audiovisuele investeringen Post 120 Op deze post zijn investeringen verantwoord in het kader van de huisvesting, zoals bekabeling en audiovisuele middelen. De aanschaf van mobiele apparatuur en investeringen in het kader van digitalisatie worden op deze post verantwoord. In 2021 hebben investeringen plaatsgevonden van hardware in de vorm van laptops en randapparatuur. c. Meubilair Het krediet voor de post Meubilair wordt gebruikt voor vervanging en aanschaf van meubilair. Het krediet wordt ingezet ten behoeve vervangingen en aanschaffingen ten aanzien van het werkconcept en toekomstige investeringen. d. Software Gecombineerd met ICT, speelt software een belangrijke rol in en rondom de organisatie. In 2020 heeft implementatie plaatsgevonden van KaartViewer (GEO-Software). In 2021 heeft een doorontwikkeling plaatsgevonden. Ook de Omgevingswet, de website en een VTH-systeem brengen software-investeringen met zich mee. e. Bedrijfsmiddelen Dit krediet wordt ingezet voor de aanschaf van bedrijfsmiddelen, zoals geluidsapparatuur en vervanging van de kapitaalgoederen die bij de start van OZHZ om niet zijn verkregen van PZH. Financiële dekking vindt plaats binnen de exploitatie of vanuit projecten waarvoor de middelen wordt ingezet.
Binnen het huidige krediet is ruimte om vervanging en aanschaf van nieuwe bedrijfsmiddelen te realiseren. f. Vaartuigen Bij de vorming van OZHZ zijn voor de taakuitvoering vaartuigen van de Provincie Zuid-Holland (PZH) om-niet verkregen. De investering in 2021 (€ 69.950) had betrekking op een (spoed)reparatie, in de vorm van hermotorisering. Deze investering is gedekt door een incidentele verruiming van het provinciale materieel budget. Tevens is in 2021 een krediet gevoteerd (€ 350.000) voor de vervanging van de RHIB (rigid hull inflatable boat). Dekking van de gebruiks- en afschrijvingslasten vindt plaats vanuit het materieel budget PZH. Voor de vervanging van het vaartuig Pandion is een specialist aangewezen die OZHZ adviseert. De aanbesteding en bouw van een nieuw vaartuig zal vooralsnog niet leiden tot een investeringen in het komende jaar en is derhalve vooralsnog niet opgenomen in de investeringskredieten.
1.3
Financiële vaste activa
OZHZ beschikt niet over financiële vaste activa.
52
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2. Vlottende activa 2.1
Voorraden
De in de balans opgenomen voorraden is uitgesplitst naar de volgende categorie: Voorraden a
31-12-2021
31-12-2020
Onderhanden Werk
-106.630
355.881
Totaal
-106.630
355.881
Bedragen x €
Het onderhanden werk betreft projecten/opdrachten ten behoeve van gemeenten op het gebied van milieuonderzoek. De voorraad bestaat uit nog te factureren uitgevoerde werkzaamheden tegenover ontvangen bijdragen waarvoor nog activiteiten moeten worden verricht. In de waardering van het onderhanden werk is rekening gehouden met een verliesvoorziening van € 105.445.
2.2
Uitzettingen korter dan één jaar
De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd korter dan één jaar worden als volgt gespecificeerd: Uitzettingen rente typische looptijd korter dan een jaar A Vorderingen op openbare lichamen
31-12-2021
31-12-2020
7.310.788