26-02-24.12 Relevant stuk 2, Rapport Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025 def
Tekst van het document
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
December 2025
Registratienummer 2025-
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Inhoudsopgave Samenvatting
3
1.
Inleiding
4
1.1 Doel van de evaluatie
4
1.2 Reikwijdte van de evaluatie
4
2.
Aanpak van de evaluatie
6
3.
Respons en representativiteit
7
4.
Bevindingen
8
4.1 Inleiding
8
4.2 Ervaring (burger)raadsleden met de Nota verbonden partijen
8
4.3 Risicoanalyse van de verbonden partijen
8
4.3.1
Inleiding
8
4.3.2
Memo met instructie risicoanalyse financieel adviseurs
9
4.3.3
Toepassing criteria bij de financiële analyse
9
4.3.4
Toepassing criteria bij de bestuurlijke analyse
11
4.3.5
Financiële tabel verbonden partijen in de begroting
11
4.3.6
Proces tot vaststelling risicoprofielen
11
4.3.6.1 Inleiding
11
4.3.6.2 Besluit tot wijziging risicoprofiel 4.4 Fusieproces ODRA met ODRN
12 14
4.4.1
Inleiding
14
4.4.2
Bevindingen
14
4.5 Deelname aan de DAR
15
4.5.1
Inleiding
15
4.5.2
Bevindingen
16
4.6 Ambtshalve observaties
17
5.
Conclusies
18
6.
Aanbevelingen
19
7.
Vervolg
20
Bijlage 1 Enquête raad
23
Bijlage 2 Vragen financieel adviseur en concerncontroller
26
Bijlage 3 Interview concerncontroller
30
Bijlage 4 Interview senior financieel adviseur
32
Bijlage 5 Interview financieel adviseur over financiële tabel
34
Bijlage 6 Vragen over de ODRA
35
Bijlage 7 Vragen over oprichting van de DAR
37
Bijlage 8 Ambtshalve observatie
39 2
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Samenvatting Uit de evaluatie van de Nota verbonden partijen volgt dat de nota in de praktijk goed wordt toegepast. Bij de het fusieproces van de ODRA en de deelname aan de DAR zijn de toepasselijke bepalingen van de nota overwegend gevolgd. Het nieuwe hoofdstuk 6 van de Nota verbonden partijen om van elke verbonden partij een risicoprofiel vast te stellen blijkt een goede methode, maar er moeten nog wat puntje op de i gezet worden. In de praktijk blijkt dat niet in alle conceptbegrotingen van verbonden partijen de risico’s gekwantificeerd zijn, waardoor de criteria moeilijker zijn te waarderen. De interne werkprocessen kunnen verder geoptimaliseerd worden om dit risicobeoordeling verder te ondersteunen.
3
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
1. Inleiding De gemeente Overbetuwe voert niet al haar taken zelf uit, maar laat een deel van haar taken door samenwerkingsverbanden, zogenaamde verbonden partijen, uitvoeren. In een aantal gevallen is deze samenwerking wettelijk vastgelegd, maar voor het merendeel heeft de gemeente Overbetuwe zelf voor deze samenwerking gekozen. De samenwerkingsverbanden kunnen worden aangegaan met andere gemeenten, overheden, nonprofitorganisaties of private partijen. De samenwerking middels een verbonden partij is in toenemende mate aan de orde en de gemeente Overbetuwe wil ten aanzien van deze samenwerking, waar mogelijk, bewuste keuzes kunnen maken. Bij het aangaan van een samenwerking in een verbonden partij worden niet alleen de taken, maar ook daarbij behorende bevoegdheden overgedragen aan deze verbonden partij. Hoewel de werkzaamheden buiten de gemeente zijn belegd blijft het de verantwoordelijkheid van de gemeente dat deze gemeentelijke taken conform geldende wet- en regelgeving en afspraken worden uitgevoerd. Om deze verantwoordelijkheid goed te kunnen nemen is het belangrijk om als gemeente duidelijke afspraken te maken over de kaderstelling, visie en toezicht op en evaluatie van de verbonden partijen. Door de afstand tussen de verbonden partij en de gemeente kunnen knelpunten ontstaan ten aanzien van de democratische legitimiteit van samenwerkingsverbanden.
Als gemeente staan we voor de uitdaging om de democratische legitimiteit bij verbonden partijen te optimaliseren en betrokkenheid is hierbij cruciaal. In deze Nota verbonden partijen zijn uitgangspunten geformuleerd die tot doel hebben om de afspraken vast te leggen en de actieve betrokkenheid van de raad en daarmee de democratische legitimiteit van regionale samenwerking te vergroten.
1.1
Doel van de evaluatie
In de Nota verbonden partijen staat dat de nota de komende jaren wordt gebruikt als levend document voor het voeren van het goede gesprek over samenwerking in en sturing op verbonden partijen. Het doel van de Nota verbonden partijen is om uitgangspunten en afspraken rondom samenwerking vast te leggen en de actieve betrokkenheid van de raad en daarmee de democratische legitimiteit van regionale samenwerking te vergroten Het doel van deze evaluatie is om te beoordelen of de vastgestelde Nota verbonden partijen gelet op de ervaringen van het afgelopen jaar en het doel van de nota aanpassing behoeft. Daarbij wordt met name gekeken naar leesbaarheid en praktische toepasbaarheid van de nota, alsook het te bereiken doel met de nota. Wat gaat er goed en wat gaat er minder goed en kan verbeterd worden.
1.2
Reikwijdte van de evaluatie
De Nota verbonden partijen is een jaar geleden vastgesteld. Ten opzichte van de vorige Nota verbonden partijen zijn de kaders, uitgangspunten, diverse rollen en de governance-instrumenten die de raad kan gebruiken uitvoeriger in de nota beschreven. Er is geen sprake van een wezenlijke wijziging ten opzichte van de vorige nota. Dit geldt wel voor het nieuwe hoofdstuk over de Risicoindeling van verbonden partijen en de daarmee samenhangende governance (hoofdstuk 6).
4
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Er is sinds de vaststelling van de Nota op 1 oktober 2024 nog niet veel tijd geweest om ervaring op te doen met de nieuwe nota door raad, college en accounthouders. Dit geldt wel voor de financieel adviseurs en concerncontroller bij de vaststelling van de nieuwe risico-indeling van de verbonden partijen. Daarom is deze evaluatie beperkt tot: 1. de ervaring die is opgedaan met de toepassing van het nieuwe hoofdstuk 6 Risico-indeling; 2. het nakomen van de afspraken die in de Nota zijn gemaakt over verbonden partijen die zijn ingedeeld in het risicoprofiel hoog. Dit betreft alleen de ODRA. 3. het toepassen van de Nota bij twee actuele ontwikkelingen in het afgelopen jaar, namelijk: a. het fusieproces van de ODRA met de ODRN b. de deelname van de gemeente aan een nieuwe verbonden partij: de Dar.
5
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
2. Aanpak van de evaluatie De evaluatie is op verschillende wijzen uitgevoerd via twee sporen. Spoor 1: evaluatie door de raad, college en accounthouders ❖ Raad Enquête met vragen voor raads- en burgerraadsleden over hun ervaring met de Nota verbonden partijen. ❖ College Voor het college is de toepassing van de Nota geëvalueerd aan de hand van de ODRA dat als enige verbonden partij met een hoog risico is geclassificeerd. Daarvoor is een vragenlijst uitgezet bij de accounthouder en de portefeuillehouder. ❖ Accounthouders Er is geen evaluatie uitgezet onder de accounthouders. Voor hen is er niet veel veranderd t.o.v. de oude Nota. Daarnaast zijn er veel wisselingen in het accounthouderschap geweest in het afgelopen jaar, zodat de ervaring met de nieuwe Nota verbonden partijen miniem is.
Spoor 2: evaluatie door ambtelijke organisatie ❖ Risicoanalyse verbonden partijen Financieel adviseurs en de concerncontroller zijn via een vragenlijst bevraagd over het proces tot vaststelling van het risicoprofiel voor elke verbonden partij. Het gaat om de toepassing van de vastgestelde criteria voor het bepalen van het financieel en bestuurlijke risico, maar ook over wie welk rol in dit proces heeft en het tijdspad om te komen tot een risicoprofiel. Daarnaast zijn de senior financieel adviseur en de concerncontroller apart geïnterviewd. ❖ Fusieproces ODRA met de ODRN Er is een vragenlijst voorgelegd aan de accounthouder over de vereisten in de Nota verbonden partijen bij een fusie/beëindiging van een verbonden partij. ❖ Deelname aan de DAR Er is een vragenlijst voorgelegd aan de accounthouder in hoeverre de Nota verbonden partijen bij de deelname aan de DAR is toegepast, waaronder het stappenplan behorend bij de oprichtingsfase. De onderliggende documenten waarnaar wordt verwezen zijn gecontroleerd. In de bijlagen treft u de uitkomsten van de enquête en de ingevulde vragenlijsten aan, alsmede een verslag van de gehouden interviews. Hierna ga ik in op de bevindingen die daaruit voortvloeien.
6
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
3. Respons en representativiteit De enquête gericht aan 29 raads- en 23 burgerraadsleden over hun ervaring met de Nota verbonden partijen is door vier personen ingevuld (8% respons). Daarmee is de uitkomst van de enquête niet representatief voor de 52 (burger)raadsleden. De vragenlijst gericht aan de 6 financieel adviseurs en de concerncontroller over de risico-indeling van de verbonden partijen is door 5 personen ingevuld. Daarnaast heeft 1 persoon laten weten geen problemen te hebben ervaren bij het bepalen van het risico. Dit betekent dat 6 van de 7 betrokken personen hebben gereageerd (86% respons). De uitkomst van de vragenlijst kan derhalve als representatief worden gezien.
7
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
4. Bevindingen 4.1
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de resultaten van de evaluatie in de volgorde: 1. Ervaring raads- en burgerraadsleden met de Nota verbonden partijen. 2. Risicoanalyse verbonden partijen 3. Fusieproces ODRA met de ODRN 4. Deelname aan de DAR 5. Ambtshalve observaties
4.2
Ervaring (burger)raadsleden met de Nota verbonden partijen
Zoals aangegeven is de uitkomst van de raadsenquête niet representatief voor de raads- en burgerraadsleden. Desondanks wordt hier kort op de uitkomst ingegaan, met name de gemaakte opmerkingen en verbetersuggesties. Van de vier respondenten heeft één persoon de Nota verbonden partijen het afgelopen jaar geraadpleegd. Twee respondenten vinden de Nota verbonden partijen voldoende leesbaar en één niet. Bij de opmerkingen en verbetersuggesties wordt ingegaan op de rolverdeling tussen raad en college. Een respondent merkt op dat de portefeuillehouders raadsleden beter zouden moeten betrekken bij wat er gebeurt in 'hun' verbonden partij. Ook wordt gevraagd aandacht te besteden aan (& bij voorkeur afspraken maken over) de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden tussen college een raad. Uit de evaluatie volgt niet of het om een bepaalde verbonden partij gaat waarover nadere informatie wordt verlangd. In de nota worden de rollen van college en raad beschreven. Daarnaast wordt in de nota ten aanzien van verbonden partijen met een hoog risicoprofiel aangegeven dat raad en portefeuillehouder bestuurlijk werkafspraken maken over de wijze waarop de raad actief over deze verbonden partij geïnformeerd wenst te worden. De enige verbonden partij met een hoog risicoprofiel het afgelopen jaar was de ODRA. Daarop wordt hierna nader ingegaan.
Conclusie Gelet op het voorgaande lijken de opmerkingen en verbetersuggesties niet te zijn gericht op de inhoud van de Nota verbonden partijen, maar te gaan over de toepassing van de Nota verbonden partijen in de praktijk. Omdat de evaluatie niet representatief is, kunnen er geen conclusies uit getrokken worden die representatief zijn voor de hele raad.
4.3
Risicoanalyse verbonden partijen
4.3.1 Inleiding De vragenlijst voor de financieel adviseurs en de concerncontroller is met name gericht op de toepassing van de criteria voor het bepalen van het financiële en bestuurlijke risico en de opgestelde memo met instructie voor de financieel adviseurs over de risicovaststelling. 8
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
De financieel adviseurs zijn gevraagd om aan de hand van de conceptbegroting 2026 van zijn of haar verbonden partij het Excel bestand ‘Model risicoanalyse verbonden partijen’ in te vullen. Een memo met instructie is bijgeleverd. Vervolgens is in een begeleidende mail gevraagd om de uitkomst vanuit het vierogen principe te bespreken dan wel voor te leggen aan een collega financieel adviseur en overeenstemming daarover te vinden. Vervolgens kijkt de concerncontroller alle ingevulde bestanden na en kijkt of er nog nader overleg nodig is.
4.3.2 Memo met instructie risicoanalyse voor financieel adviseurs Alle respondenten vonden de memo met instructie duidelijk. Ze weten wat er van hen wordt verwacht bij de risicovaststelling. Uitgezonderd 1 respondent die aangeeft dat uit de memo niet blijkt dat samen met de accounthouder ook de inschatting van het bestuurlijke risico moet worden uitgevoerd. Dit staat inderdaad niet in het memo verwoord. Conclusie Ondanks dat de memo als duidelijk wordt ervaren blijkt uit de evaluatie dat het goed is om de memo op een aantal onderdelen uit te breiden. Daarop wordt hierna ingegaan.
4.3.3 Toepassing criteria bij de financiële analyse Voor het vaststellen van de risico-indeling van de verbonden partijen worden de ingediende conceptbegrotingen van de verbonden partijen gebruikt. Bij het bepalen van het financiële risico werden problemen ervaren bij: 1. het bepalen van het weerstandratio (50%); 2. het bepalen van de solvabiliteit (33 %); 3. het criterium sluitende meerjarenbegroting (33%). Weerstandsratio en solvabiliteit De ondervonden problemen lagen niet aan de gehanteerde criteria in de Nota verbonden partijen. Bij het weerstandsratio en de solvabiliteit werden problemen met de waardering ervaren door het ontbreken van concrete gegevens in de conceptbegroting van de verbonden partij. Het risico wordt benoemd in de conceptbegroting, maar niet gekwantificeerd. Een respondent gaf aan dat het opvragen van de gekwantificeerde gegevens bij de verbonden partijen lastig bleek. De concerncontroller heeft de weerstandsratio en de solvabiliteit van alle verbonden partijen uiteindelijk kunnen berekenen dan wel een waardering kunnen geven volgens het risicoindelingsmodel van de nota. Richting verbonden partijen zou het ontbreken van de gekwantificeerde gegevens teruggegeven moeten worden. Dit is niet alleen van belang voor het bepalen van het risicoprofiel van de verbonden partij, maar ook voor het bepalen van het weerstandsvermogen van de gemeente in haar begroting.
Daarnaast zouden de (probleem)criteria in een gezamenlijk gremium besproken kunnen worden zodat deze op een gelijke wijze gewaardeerd worden. Dit heeft ook een lerend effect voor de komende jaren.
9
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Sluitende meerjarenbegroting Het criterium sluitende meerjarenbegroting blijkt niet goed toepasbaar bij privaatrechtelijke verbonden partijen, omdat zij enkel jaarlijkse begrotingen opstellen. Daardoor worden ze nu gekwalificeerd in de risicocategorie “niet laag of midden” oftewel hoog risico. De benaming van deze categorie zou voor privaatrechtelijke verbonden partijen aangepast moeten worden in “Geen meerjarige begroting beschikbaar”. De categorienaam “niet midden of hoog” verwijst naar de twee voorliggende kolommen, maar leidt bij de interpretatie tot verwarring omdat ook de risicoprofielen midden of hoog genoemd worden. Er zou duidelijkheid kunnen worden gegeven door voor publiekrechtelijke verbonden partijen aan te geven “niet categorie midden of hoog”. Overige bevindingen Bij het aanleveren van de analyse bleken niet alle conceptbegrotingen in de gevraagde teams map te zijn geplaatst, waardoor de analyse niet kon worden gecheckt dan nadat de begrotingen waren opgezocht. In het gebruikte format risicoanalyse werd de kolom toelichting niet altijd gebruikt om een waardering te duiden. Ook bleken de formules in het format niet kloppend of niet (meer) aanwezig. Daardoor kostte de check door de concerncontroller en het maken van een totaaloverzicht van de risicoanalyse meer tijd dan nodig zou zijn.
Uit de evaluatie volgt tenslotte dat niet duidelijk is of het vierogenprincipe is toegepast. Dit kan worden opgelost door de initialen van de tegenlezer bij de risicoanalyse te vermelden. Doordat de concerncontroller nog naar de risicoanalyse heeft gekeken is er uiteindelijk wel sprake geweest van een vierogenprincipe. Conclusie Geconcludeerd kan worden dat de methode om te komen tot een risicoprofiel goed werkt, maar dat er wat puntjes op de i gezet moeten worden. Van belang is om verbonden partijen te wijzen op het kwantificeren van risico’s in hun begroting. Daarnaast kan het werkproces om te komen tot een risicoprofiel worden geoptimaliseerd door nadere instructies op te nemen in de memo (vierogenprincipe, centrale verzamelplaats conceptbegrotingen) alsook door de toepassing van de criteria nader te bespreken in een gezamenlijk gremium. Tenslotte kan tijd worden bespaard door de formules in de formats te checken. Bij het criterium ‘geen sluitende meerjarenbegroting’ zou de benaming van de risicocategorie “niet hoog of midden” voor publiekrechtelijke verbonden partijen aangepast moeten worden in ‘niet categorie midden of hoog’ en voor privaatrechtelijke verbonden partijen in “geen meerjarige begroting beschikbaar”. Aanbevelingen voor de ambtelijke organisatie 1.
Laat de accounthouder of financieel adviseur aan de verbonden partij teruggeven dat het weerstandsrisico en de solvabiliteit in de jaarstukken gekwantificeerd moet worden voor een juiste risico-inschatting. Stem af met de gemeentelijke vertegenwoordiger in het bestuur of dit onderwerp in het bestuur aan de orde moet worden gesteld. 2. Bespreek problemen bij het toepassen van criteria voor de risicoanalyse in een breder gremium van financieel adviseurs en concerncontroller gericht op een uniforme werkwijze bij het hanteren van de ‘probleem’criteria. Neem deze werkwijze voor zover mogelijk op in de memo met instructie voor de financieel adviseurs. 3. Zorg voorafgaande aan de risicoanalyse voor Excel formats met correcte formules om het risicoprofiel te kunnen bepalen zodat tijd wordt bespaard. 4. Neem in de memo met instructie voor de financieel adviseur op dat de risicoanalyse moet worden tegengelezen door een collega financieel adviseur wiens naam of initialen wordt vermeld bij de analyse (vierogenprinicpe).
10
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
5. Neem in de memo met instructie voor de financieel adviseur op dat de onderliggende conceptbegroting van de verbonden partij in de aangewezen teams map moet worden opgeslagen. 6. Neem in de Nota verbonden partijen op dat bij het criterium “sluitende meerjarenbegroting” de risicocategorie “niet hoog of midden” voor publiekrechtelijke verbonden partijen “niet categorie hoog of midden” wordt en voor privaatrechtelijke verbonden partijen “geen sluitende meerjarenbegroting beschikbaar”.
4.3.4 Toepassing criteria bij de bestuurlijke analyse Er werden geen problemen ervaren bij het vaststellen van het bestuurlijke risico als onderdeel van het risicoprofiel. Conclusie Het beoordelen van de bestuurlijke risico’s gaat goed. Er ontbreekt momenteel in de memo met instructie voor de financieel adviseur dat de financieel adviseur samen met de accounthouder het bestuurlijk risico moet vaststellen. Aanbeveling ambtelijke organisatie 7. Neem in de memo met instructie voor de financieel adviseur op dat deze met de accounthouder samen de bestuurlijke analyse uitvoert. 4.3.5 Financiële tabel verbonden partijen in de begroting Na de risicoanalyse worden alle beoordeelde criteria opgenomen in een overzicht. Dit overzicht vertoont overlap met de financiële tabel in de begroting, waarin het eigen en vreemd vermogen van de verbonden partij staat vermeld en de gemeentelijke bijdrage aan de verbonden partij. Het overzicht met de risicoanalyse is uitgebreider. Uit de evaluatie volgt dat het gewenst is te verkennen of het overzicht risicoanalyse in de begroting opgenomen kan worden, zonodig aangevuld met gegevens die verplicht zijn vanuit de BBV. Daardoor wordt voorkomen dat twee opstellers met hetzelfde onderwerp bezig zijn en worden mogelijk verschillen voorkomen.
Het proces kan verder efficiënter worden ingericht door een centrale locatie aan te wijzen waar de accounthouders de conceptbegrotingen aanleveren. Nu vindt de uitvraag plaats bij het invullen van de paragraaf verbonden partijen, maar dit kan worden vervroegd naar het moment dat de conceptbegrotingen worden ontvangen. Dit is voor privaatrechtelijke verbonden partijen een ander moment dan voor de publiekrechtelijke verbonden partijen. Conclusie Het verkennen van het samenvoegen van de financiële tabel verbonden partijen in de begroting en de tabel met de risicoanalyse levert meer informatie op, maar zorgt ook voor eenduidigheid van informatie en tijdswinst. Aanbeveling ambtelijke organisatie 8. Verken de mogelijkheid om in plaats van de huidige financiële tabel het overzicht risicoanalyse op te nemen in de begroting, al dan niet in aangepaste vorm om te voldoen aan de eisen van het Besluit begroting en verantwoording. 9. Vervroeg voor de accounthouders het aanlevermoment van de conceptbegrotingen voor de risicoanalyse naar het moment van ontvangst van de conceptbegrotingen. 10. Wijs een centrale locatie aan waar accounthouders de conceptbegrotingen van de verbonden partijen kunnen plaatsen. 11
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
4.3.6
Proces tot vaststelling risicoprofielen
4.3.6.1 Inleiding Tegelijk met de vaststelling van de Nota verbonden partijen op 1 oktober 2024 is ook het besluit Risicoanalyse verbonden partijen vastgesteld, waarbij de verbonden partijen op grond van een financiële en een bestuurlijke risicoanalyse zijn ingedeeld in een risicoprofiel. Volgens de Nota verbonden partijen wordt elk jaar aan de hand van de conceptbegroting van een verbonden partij beoordeeld of het risicoprofiel van de verbonden partij moet worden aangepast. Het besluit tot eventuele aanpassing van het risicoprofiel van de verbonden partij wordt volgens de nota tegelijk met de begroting aan de raad worden voorgelegd. De raad kan bij de vaststelling van de risicoprofielen om haar moverende redenen besluiten dat ook bij een verbonden partij vallend in het risicoprofiel laag of midden het toezicht behorend bij het risicoprofiel hoog van toepassing is. In de zomer van 2025 is voor het eerst het proces tot risico-indeling zoals vermeld in de nota doorlopen. De gemeente ontvangt de conceptbegrotingen van de publiekrechtelijke verbonden partijen uiterlijk 15 april en deze worden in de laatste raadsvergadering voor het zomerreces door de raad voor zienswijzen behandeld. De begroting 2026 is de eerste begroting waarin de nieuwe systematiek van risicoprofielen is verwerkt.
4.3.6.2 Besluit tot wijziging risicoprofiel Uit de evaluatie volgt dat er wat obstakels zijn ervaren bij het doorlopen van het proces tot vaststellen van een gewijzigd risicoprofiel. Bij de risicoanalyse is vastgesteld dat er twee wijzigingen zijn ten opzichte van het Besluit risicoanalyse verbonden partijen uit 2024. Eén risicoprofiel is aangepast naar hoog (VGGM) en er is een voorlopig risicoprofiel vastgesteld voor een nieuwe verbonden partij (DAR). De (gewijzigde) risicoprofielen zijn opgenomen in de paragraaf verbonden partijen van de begroting, maar er is uiteindelijk geen besluit ter vaststelling van een gewijzigd risicoprofiel tegelijk met de begroting aan de raad voorgelegd. Tegelijk voorleggen met de begroting Uit de evaluatie volgt dat het volgens de nota tegelijk voorleggen aan de raad van de begroting en het besluit tot aanpassing van de risicoprofielen in de praktijk tot de vraag leidde of een apart besluit nodig is voor de risicovaststelling of dat het verwerken van het risicoprofiel in de paragraaf verbonden partijen van de begroting voldoende is. Met de vaststelling van de begroting door de raad wordt het risicoprofiel immers ook door de raad vastgesteld. Wijziging van het risicoprofiel zou in het raadsvoorstel over de begroting kunnen worden gemotiveerd.
Als het besluit tot risicovaststelling in de begroting is geïntegreerd dan moet het voor de raad duidelijk zijn dat sprake is van een nieuw of gewijzigd risicoprofiel. De raad kan immers besluiten af te wijken van het voorgestelde risicoprofiel. Bijvoorbeeld omdat de raad bepaalde belangen bij de bestuurlijke analyse anders weegt. Daarnaast kan de raad besluiten om een hoger toezicht arrangement toe te passen bij een verbonden partij in de risicocategorie midden of laag. Dit verandert overigens niet het risicoprofiel van de verbonden partij. Bij een geïntegreerde behandeling kan de wijziging van het risicoprofiel worden verwoord in het raadsvoorstel over de begroting. De vraag is of dat voldoende duidelijk is voor de raad. In het raadsvoorstel over de begroting 2026 ontbrak deze motivering.
12
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
De wijziging van het risicoprofiel moet echter ook duidelijk zijn voor het college, want bij een hoog risicoprofiel moet er op grond van de nota bestuurlijke werkafspraken worden gemaakt tussen raad en portefeuillehouder over de wijze waarop de raad geïnformeerd wenst te worden. De concerncontroller heeft een voorkeur voor een apart besluit dat tegelijk met de begroting wordt behandeld zoals nu in de nota is verwoord. De senior financieel adviseur ziet liever dat het besluit aanpassing van de risicoprofielen in een eerdere raadsvergadering wordt behandeld dan de begrotingsbehandeling. Vervroegen besluit tot vaststelling risicoanalyse Uit de evaluatie volgt dat de senior financieel adviseur graag zou zien dat het besluit tot eventuele aanpassing van een risicoprofiel eerder door de raad wordt behandeld dan de begroting. Dit voorkomt eventuele amendementen bij de begroting en houdt het raadsvoorstel overzichtelijker. De concerncontroller ziet geen probleem in de huidige werkwijze. Volgens de senior financieel adviseur zou de risicoanalyse kunnen plaatsvinden op het moment dat conceptbegrotingen voor zienswijzen worden voorgelegd aan de raad. Theoretisch zou dit een mooi moment zijn, maar in de praktijk is het gelet op de verschillende momenten waarop de conceptbegrotingen worden ontvangen en het vergaderschema van de raad weerbarstiger.
Uit de evaluatie volgt immers ook dat er problemen worden ervaren bij de toepassing van de criteria voor de financiële analyse en is de aanbeveling gedaan om in een gezamenlijk gremium naar de toepassing van die criteria te kijken. Dat vergt een gelijktijdige behandeling van de conceptbegrotingen en tijd. Overigens zijn concerncontroller en senior financieel adviseur het erover eens dat de risicoanalyse in een vroeger stadium gestart kan worden dan bij de uitvraag voor de paragraaf verbonden partijen. De conceptbegrotingen kunnen direct na ontvangst op een centrale plaats worden opgeslagen voor de risicobeoordeling. Vervolgens kan de tabel met risico-inschatting direct door de financieel adviseur en accounthouder worden ingevuld en gelet op het vier ogenprincipe aan een collega financieel adviseur worden voorgelegd ter beoordeling. Nadat de laatste conceptbegroting voor zienswijze is doorgeleid naar de laatste raadsvergadering voor het zomerreces kan een gezamenlijke beoordeling worden ingepland. Het gezamenlijke gremium kan dan rond de laatste raadsvergadering voor het zomerreces plaatsvinden. Dit alles leidt tot een snelle start van de risicoanalyse. Kijkend naar het vergaderschema 2026 zou voorleggen van een besluit tot aanpassing van een risicoprofiel in de vergadering voor de begrotingsraad geen soelaas bieden.
Voor beide raadsvergaderingen geldt hetzelfde aanlevermoment voor stukken. Mocht de raad willen afwijken van het voorgestelde risicoprofiel dan kan deze wijziging niet worden meegenomen in de begroting en zal deze alsnog geamendeerd moeten worden. Dan zou het besluit in een nog eerdere raadsvergadering behandeld moeten worden, waardoor de stukken op 24 mei aangeleverd moeten zijn. Daardoor is er krap drie weken beoordelingstijd, waarbij alle conceptbegrotingen op tijd in routing moeten zijn gebracht. Deze beoordelingstijd is overigens geen vast gegeven. Blijkens het vergaderschema 2025 was er 7 weken beoordelingstijd. Het voorgaande moet in het perspectief worden bezien dat alleen besluiten tot aanpassing van een risicoprofiel of het vaststellen van een nieuw risicoprofiel van een verbonden partij aan de raad wordt voorgelegd. De verwachting is dat een eenmaal vastgesteld risicoprofiel niet snel zal wijzigen. 13
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
En bij een wijziging is de verwachting dat de raad niet snel van een voorstel zal afwijken. Gelet hierop lijkt het verstandig om eerst langer ervaring op te doen met de wijze zoals nu beschreven in de nota en dit punt bij de volgende evaluatie over vier jaar nog eens te bezien. Conclusie Het proces tot vaststellen van het risicoprofiel kan reeds bij ontvangst van de conceptbegrotingen worden gestart. Het tegelijk met de begroting aan de raad voorleggen van het besluit tot aanpassing van een risicoprofiel kan ertoe leiden dat beide besluiten moeten worden geamendeerd als de raad wil afwijken van het voorgestelde risicoprofiel. Het blijft gewenst om een separaat besluit hiervoor op te stellen in plaats van impliciete vaststelling via de begroting, omdat de aanpassing van het risicoprofiel dan voor de raad en het college direct zichtbaar is. Zij moeten hierop kunnen acteren door het bepalen van het toepasbare toezicht arrangement en de afspraken die op grond daarvan gemaakt moeten worden. Behandeling in een eerdere raadsvergadering is vooralsnog niet aan de orde. Dit gelet op de aanbeveling om alle de toepassing van de ‘probleem’criteria bij de risicoanalyses vooralsnog in een gezamenlijk gremium te bespreken. Alsdan is het tijdsbestek te kort voor een goede risicobeoordeling.
Omdat de verwachting is dat de aanpassing van een risicoprofiel niet snel aan de orde is, laat staan afwijking daarvan door de raad en de nota net 1 jaar in werking is, lijkt het verstandig om eerst ervaring met deze bepaling op te doen. Bij de evaluatie van de nota over vier jaar kan dit onderwerp nogmaals worden beoordelen. Aanbevelingen ambtelijke organisatie en raad 11. Laat de accounthouder de conceptbegroting van de verbonden partij direct na ontvangst opslaan op een centraal aangewezen plaats ten behoeve van de risicobeoordeling. 12. Start de risicoanalyse direct na ontvangst van de conceptbegroting van de verbonden partij, laat de risicoanalyse tegenlezen door een collega financieel adviseur en bespreek de uitkomst integraal in een gezamenlijk gremium. 13. Handhaaf voor nu het uitgangspunt in de nota dat een besluit tot aanpassing van een risicoprofiel van een verbonden partij gelijktijdig met het besluit tot vaststellen van de begroting aan de raad wordt voorgelegd. Bekijk over vier jaar bij de volgende evaluatie wat de ervaringen hiermee zijn.
4.4
Fusieproces ODRA met ODRN
4.4.1 Inleiding De ODRA is een verbonden partij met het risicoprofiel hoog. Dat betekent dat ten aanzien van het toezicht een aantal extra afspraken in de nota zijn opgenomen, namelijk: • • •
Raad en portefeuillehouder maken bestuurlijke werkafspraken over de wijze waarop de raad actief over deze verbonden partij geïnformeerd wenst te worden. De raad kan besluiten raadsrapporteurs aan te wijzen voor deze verbonden partij Er vindt een vierjaarlijkse evaluatie van de samenwerking met deze verbonden partij plaats.
De raad wordt bij het voorleggen van de conceptbegroting geïnformeerd over de belangrijkste ontwikkelingen en aandachtspunten. Dit gebeurt ook in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en jaarrekening. Uitgangspunt is dat de raad vooraf wordt geïnformeerd als extra geld nodig is. Bij tussentijdse belangrijke ontwikkelingen wordt de raad via een raadsinformatiememo geïnformeerd gelet op de actieve informatieplicht van het college.
14
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
In de Nota verbonden partijen staat in paragraaf 5.3 dat bij een aantal wijzigingen in ieder geval een actieve heroverweging van deelname aan de verbonden partij plaatsvindt, waaronder een wijziging in het voortbestaan als gevolg van een fusie of integratie of een wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Afgelopen jaar is en fusietraject gestart tussen de ODRA en de ODRN.
4.4.2 Bevindingen Uit de evaluatie volgt dat er nog geen bestuurlijke werkafspraken zijn gemaakt tussen portefeuillehouder en raad. Er zijn wel raadsrapporteurs benoemd voor de ODRA. Uit de evaluatie volgt dat de stukken voor de fusie en de conceptbegroting elkaar hebben doorkruist. Daardoor is de raad nog niet bij de conceptbegroting (in maart opgepakt) over de fusie geïnformeerd, maar wel tussentijds via een raadsinformatiememo van 8 april. Er was geen extra geld nodig voor deze fusie. Gelet op het voorgaande is aan de actieve informatieplicht voldaan. Met betrekking tot de overwegingen in de nota om een actieve heroverweging uit te voeren bij een fusie of nieuwe gemeenschappelijke regeling moet een kanttekening worden gemaakt. Deelname aan de ODRA is een wettelijke verplichting, waardoor het geen optie is om na een actieve heroverweging de deelname te beëindigen. Conclusie Bij het fusieproces heeft de informatievoorziening overeenkomstig de uitgangspunten van e plaatsgevonden. Er zijn nog geen bestuurlijke werkafspraken gemaakt tussen raad en portefeuillehouder over de wijze waarop de raad over de ODRA wenst te worden geïnformeerd zoals in de nota is bepaald bij verbonden partijen met een hoog risicoprofiel. Aanbeveling 14. Maak alsnog bestuurlijke werkafspraken over de wijze waarop de raad actief over de ODRA geïnformeerd wenst te worden.
4.5
Deelname aan de DAR
4.5.1 Inleiding In de Nota verbonden partijen wordt in 5.1 van de Nota verbonden ingegaan op de deelname aan een verbonden partij en welke stappen daarbij doorlopen moeten. Het uitgangspunt is dat er bewust en gemotiveerd wordt gekozen voor de verbonden partij. In bijlage 3 van de nota is een afwegingkader opgenomen dat doorlopen moet worden voorafgaand aan deelname van een nieuw verbonden partij. De gemaakte keuzes binnen dit afwegingskader moeten gemotiveerd worden uitgewerkt in een document.
15
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Het college legt het voornemen tot deelname aan de privaatrechtelijke partij voor aan de raad voor wensen en bedenkingen en behandelt daarin: 1. Afwegingskader verbonden partijen: het document met de afwegingen wordt bijgevoegd; 2. Vertegenwoordiging: mogelijkheid van democratische beïnvloeding is in voldoende mate aanwezig. Uitgangspunten paragraaf 3.4; 3. Betrokkenen: de inbreng van en de stemverhoudingen tussen de diverse partijen staat in het voorstel. De taken en verantwoordelijkheden onderling zijn verdeeld; 4. Financiële consequenties: de financiële consequenties zijn in kaart gebracht en voldoende onderbouwd; 5. Juridische aspecten: toetsing aan Wgr of BW, maar ook aanbestedingsrechtelijke, fiscale en personele aspecten zijn beoordeeld. Bij uitvoerende taken is het daarnaast van belang dat de raad een inhoudelijke visie op het desbetreffende onderwerp vaststelt, waarvan meetbare doelen en prestaties kunnen worden afgeleid die als uitgangspunt dienen bij de te maken prestatieafspraken. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een dienstverleningsovereenkomst, waarin duidelijke meetbare doelen en prestaties zij opgenomen aan de hand van kwaliteit-prestatie-indicatoren. Ook worden er afspraken gemaakt over informatievoorziening en klachtafhandeling.
4.5.2 Bevindingen Uit de ingevulde vragenlijst volgt niet expliciet of paragraaf 5.1 van de Nota verbonden partijen is geraadpleegd bij het proces tot deelname aan de DAR. Er wordt wel gesproken over een zorgvuldig doorlopen proces, waarbij er een bewuste en gemotiveerde keuze is gemaakt voor de DAR na verkenning van diverse opties. Er is een ontwerpbesluit voor zienswijzen voorgelegd aan de raad. Daarin staan de onderdelen 2 tot en met 5 benoemd. Alhoewel in het raadsvoorstel de keuze voor deelname aan de DAR zorgvuldig en gemotiveerd wordt afgewogen op grond van een beoordelingsmatrix kwaliteitscriteria, is er geen document aan het ontwerpbesluit toegevoegd waarin sec de afwegingen genoemd in het afwegingskader van bijlage 3 zijn opgenomen zoals de nota aangeeft. Onderdelen van die afweging staan wel in het college- en raadsvoorstel beschreven. Er wordt gesteld dat de raad geen inhoudelijke visie over het onderwerp heeft vastgesteld, maar de raad heeft in 2024 het beleidsplan Van Afval naar grondstof in Overbetuwe vastgesteld. Er is ook een dienstverleningsovereenkomst te zijn waarin prestatieafspraken en afspraken over informatievoorziening en klachtafhandeling. Conclusie Uit het voorgaande volgt dat het proces tot deelname aan de DAR zorgvuldig is doorlopen, waarbij paragraaf 5.1 van de nota is toegepast.
Het doorlopen van het afwegingskader in bijlage 3, waarbij de keuzes in het afwegingskader gemotiveerd worden beschreven in een document en aan het ontwerpbesluit voor de raad wordt toegevoegd is het enige aandachtspunt. Aanbeveling 15. Besteed intern aandacht aan het doorlopen van het afwegingskader bij deelname aan een nieuwe verbonden partij, waarbij de gemaakte afwegingen gemotiveerd worden weergegeven in een document dat bij het ontwerpbesluit wordt gevoegd.
16
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
4.6
Ambtshalve observatie
In bijlage 7 zijn een aantal punten opgenomen om de tekst of opbouw van de Nota verbonden partijen te wijzigen. De wijzigingen raken niet de inhoud van de Nota verbonden partijen. Het voorstel is om deze aanpassingen bij de eerstvolgende inhoudelijk wijziging van de nota door te voeren. Aanbeveling 16. Pas de verkeerde verwijzingen in de nota, alsook de indeling van hoofdstuk 6 van de Nota verbonden partijen bij de eerstvolgende inhoudelijke wijziging aan.
17
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
5. Conclusies De volgende conclusies volgen uit de evaluatie: 1. De opmerkingen en verbetersuggesties van (burger)raadsleden lijken niet te zijn gericht op de inhoud van de Nota verbonden partijen, maar te gaan over de toepassing van de Nota verbonden partijen in de praktijk. Omdat de evaluatie niet representatief is, is het aan de portefeuillehouders om te bepalen in hoeverre ze hierover in gesprek willen gaan met de raad. 2. Ondanks dat de memo met instructie voor de financieel adviseurs als duidelijk wordt ervaren blijkt uit de evaluatie dat het goed is om de memo op een aantal onderdelen uit te breiden. Daarop wordt hierna ingegaan. 3. Geconcludeerd kan worden dat de methode om te komen tot een risicoprofiel goed werkt, maar dat er wat puntjes op de i gezet moeten worden. Van belang is om verbonden partijen te wijzen op het kwantificeren van risico’s in hun begroting. Daarnaast kan het werkproces om te komen tot een risicoprofiel worden geoptimaliseerd door nadere instructies op te nemen in de memo (vierogenprincipe), centrale verzamelplaats conceptbegrotingen) alsook door de toepassing van de criteria nader te bespreken in een gezamenlijk gremium. Tenslotte kan tijd worden bespaard door de formules in de formats te checken.
Bij het criterium ‘geen sluitende meerjarenbegroting’ zou de benaming van de risicocategorie “niet hoog of midden” voor publiekrechtelijke verbonden partijen aangepast moeten worden in ‘niet categorie midden of hoog’ en voor privaatrechtelijke verbonden partijen in “geen meerjarige begroting beschikbaar”. 4. Het beoordelen van de bestuurlijke risico’s gaat goed. Er ontbreekt momenteel in de memo met instructie voor de financieel adviseur dat de financieel adviseur samen met de accounthouder het bestuurlijk risico moet vaststellen. 5. Het verkennen van het samenvoegen van de financiële tabel verbonden partijen in de begroting en de tabel met de risicoanalyse levert meer informatie op, maar zorgt ook voor eenduidigheid van informatie en tijdswinst. 6. Het proces tot vaststellen van het risicoprofiel kan reeds bij ontvangst van de conceptbegrotingen worden gestart. Het tegelijk met de begroting aan de raad voorleggen van het besluit tot aanpassing van een risicoprofiel kan ertoe leiden dat beide besluiten moeten worden geamendeerd als de raad wil afwijken van het voorgestelde risicoprofiel. Het blijft gewenst om een separaat besluit hiervoor op te stellen in plaats van impliciete vaststelling via de begroting, omdat de aanpassing van het risicoprofiel dan voor de raad en het college direct zichtbaar is.
Zij moeten hierop kunnen acteren door het bepalen van het toepasbare toezicht arrangement en de afspraken die op grond daarvan gemaakt moeten worden. Behandeling in een eerdere raadsvergadering is vooralsnog niet aan de orde. Dit gelet op de aanbeveling om alle de toepassing van de ‘probleem’criteria bij de risicoanalyses vooralsnog in een gezamenlijk gremium te bespreken. Alsdan is het tijdsbestek te kort voor een goede risicobeoordeling. Omdat de verwachting is dat de aanpassing van een risicoprofiel niet snel aan de orde is, laat staan afwijking daarvan door de raad en de nota net 1 jaar in werking is, lijkt het verstandig om eerst ervaring met deze bepaling op te doen. Bij de evaluatie van de nota over vier jaar kan dit onderwerp nogmaals worden beoordelen . 18
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
7. Bij het fusieproces heeft de informatievoorziening overeenkomstig de uitgangspunten van e plaatsgevonden. Er zijn nog geen bestuurlijke werkafspraken gemaakt tussen raad en portefeuillehouder over de wijze waarop de raad over de ODRA wenst te worden geïnformeerd zoals in de nota is bepaald bij verbonden partijen met een hoog risicoprofiel. 8. Het proces tot deelname aan de DAR is zorgvuldig is doorlopen, waarbij paragraaf 5.1 van de nota is toegepast. Het doorlopen van het afwegingskader in bijlage 3, waarbij de keuzes in het afwegingskader gemotiveerd worden beschreven in een document en aan het ontwerpbesluit voor de raad wordt toegevoegd is het enige aandachtspunt. 9. De nota bevat een verkeerde verwijzing naar een bijlage en de indeling van hoofdstuk 6 kan anders ingericht worden, zodat titels beter aansluiten bij de tekst
19
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
6. Aanbevelingen De volgende aanbevelingen volgen uit de evaluatie: 1. Laat de accounthouder of financieel adviseur aan de verbonden partij teruggeven dat het weerstandsrisico en de solvabiliteit in de jaarstukken gekwantificeerd moet worden voor een juiste risico-inschatting. Stem af met de gemeentelijke vertegenwoordiger in het bestuur of dit onderwerp in het bestuur aan de orde moet worden gesteld. 2. Bespreek problemen bij het toepassen van criteria voor de risicoanalyse in een breder gremium van financieel adviseurs en concerncontroller gericht op een uniforme werkwijze bij het hanteren van de ‘probleem’criteria. Neem deze werkwijze voor zover mogelijk op in de memo met instructie voor de financieel adviseurs. 3. Zorg voorafgaande aan de risicoanalyse voor excelformats met correcte formules om het risicoprofiel te kunnen bepalen zodat tijd wordt bespaard. 4. Neem in de memo met instructie voor de financieel adviseur op dat de risicoanalyse moet worden tegengelezen door een collega financieel adviseur wiens naam of initialen wordt vermeld bij de analyse (vierogenprinicpe).
5. Neem in de memo met instructie voor de financieel adviseur op dat de onderliggende conceptbegroting van de verbonden partij in de aangewezen teams map moet worden opgeslagen.
6. Neem in de Nota verbonden partijen op dat bij het criterium “sluitende meerjarenbegroting” de risicocategorie “niet hoog of midden” voor publiekrechtelijke verbonden partijen “niet categorie hoog of midden” wordt en voor privaatrechtelijke verbonden partijen “geen sluitende meerjarenbegroting beschikbaar”. 7. Neem in de memo met instructie voor de financieel adviseur op dat deze met de accounthouder samen de bestuurlijke analyse uitvoert. 8. Verken de mogelijkheid om in plaats van de huidige financiële tabel het overzicht risicoanalyse op te nemen in de begroting, al dan niet in aangepaste vorm om te voldoen aan de eisen van het Besluit begroting en verantwoording. 9. Wijs een centrale locatie aan waar accounthouders de conceptbegroting van ieders verbonden partij kunnen plaatsen. 10. Vervroeg voor de accounthouders het aanlevermoment van de conceptbegrotingen voor de risicoanalyse naar het moment van ontvangst van de conceptbegrotingen. 11. Laat de accounthouder de conceptbegroting van de verbonden partij direct na ontvangst opslaan op een centraal aangewezen plaats ten behoeve van de risicobeoordeling. 12. Start de risicoanalyse direct na ontvangst van de conceptbegroting van de verbonden partij, laat de risicoanalyse tegenlezen door een collega financieel adviseur en bespreek de uitkomst integraal in een gezamenlijk gremium.
20
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
13. Handhaaf voor nu het uitgangspunt in de nota dat een besluit tot aanpassing van een risicoprofiel van een verbonden partij gelijktijdig met het besluit tot vaststellen van de begroting aan de raad wordt voorgelegd. Bekijk over vier jaar bij de volgende evaluatie wat de ervaringen hiermee zijn. 14. Maak alsnog bestuurlijke werkafspraken over de wijze waarop de raad actief over de ODRA geïnformeerd wenst te worden. 15. Besteed intern aandacht aan het doorlopen van het afwegingskader bij deelname aan een nieuwe verbonden partij, waarbij de gemaakte afwegingen gemotiveerd worden weergegeven in een document dat bij het ontwerpbesluit wordt gevoegd. 16. Pas de verkeerde verwijzingen in de nota, alsook de indeling van hoofdstuk 6 van de Nota verbonden partijen bij de eerstvolgende inhoudelijke wijziging aan.
21
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
7. Vervolg Deze evaluatie wordt gedeeld met het college en de raad. Daarnaast wordt de evaluatie teruggekoppeld aan de betrokkenen bij deze enquête, namelijk de (senior) financieel adviseur(s), concerncontroller en alle accounthouders.
22
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Bijlage 1
Enquête raad
23
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Open vragen 4. Heeft u verder nog opmerkingen?
Ik ben nog niet zolang burgerraadslid en had dit document nog niet eerder gelezen. Ik ben als vrijwilliger lid van de werkgroep Samen Driel Duurzaam (onderdeel van stichting Dorpsplatform Driel) en we werken samen met de gemeente Overbetuwe en de woningstichting Heteren in de Wijk van de Toekomst, Vogelbuurt/Kern Driel. Is dat dan ook een private verbonden partij? En zo ja, mag ik die werkzaamheden nog wel vervullen i.c.m. het burgerraadswerk? Het noemen van instrumenten betekent nog niet dat je deze makkelijk kunt inzetten. De portefeuillehouders zouden raadsleden beter moeten betrekken bij wat er gebeurt in 'hun' verbonden partij. -
5. Heeft u nog suggesties?
Stel ambtelijke capaciteit beschikbaar aan raadsleden om besluitvorming voor te bereiden en te kunnen beïnvloeden.
Aandacht besteden aan (& bij voorkeur afspraken maken over) de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden tussen college een raad
24
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Bijlage 2 1.
Vragen financieel adviseur en concerncontroller
Is voor jou duidelijk wat er van jou wordt verwacht bij de vaststelling van de risicoindeling? (Type vraag: Meerkeuze, één antwoord) Antwoord
Aantal Percentage
Ja
6
100 %
Nee
0%
Niet helemaal
0%
Aantal respondenten
2.
6
Was de instructie risico-vaststelling voor jou voldoende duidelijk?
(Type vraag: Meerkeuze, één antwoord) Antwoord
Aantal Percentage
Ja
6
100 %
Nee
0%
Niet helemaal
0%
Aantal respondenten
6
25
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
3. Wat ontbreekt er volgens jou in de instructie risico-vaststelling? Niets. Heldere instructie Dat de financieel adviseur ook met de accounthouder de inschatting van de bestuurlijke risico’s moet invullen en niet alleen het financiële deel. Onderbouwing van de ingevulde data was niet altijd toegevoegd, waardoor er geen of lastig controle uitgevoerd kan worden.
26
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
4.
Welk criterium of criteria vond je lastig toe te passen? (Type vraag: Meerkeuze, één antwoord) Antwoord
Aantal Percentage
Financiële analyse 0%
1. Omvang jaarlijkse bijdrage 2. Weerstandsvermogen 3. Sluitende meerjarenbegroting 4. Solvabiliteit
3
50 %
2
33 %
2
33 %
Bestuurlijke analyse
5. Belang van de verbonden partij komt overeen met gemeentelijk belang
0%
6. Mate van invloed op besluitvorming van de verbonden partij
0%
7. Gemeentelijk vertegenwoordigd in het bestuur van de verbonden partij
0%
8. Duidelijke afspraken over doel en te leveren prestaties of duidelijk statutair doel bepaald.
0%
9. Maatschappelijke invloed van de verbonden partij Aantal respondenten
0%
6
27
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
5. Wat was daarvan de reden? Graag per criterium vermelden. Weerstandsvermogen en Solvabiliteit bij DRAN is niet vast te stellen dus lastig wat je daar dan in moet vullen
Zowel het weerstandsvermogen als de solvabiliteit worden niet altijd aangeleverd in de begrotingen of jaarrekeningen. Daarnaast ontbreken ook de gegevens om dit zelf te berekenen. Het opvragen van de gegevens blijkt ook lastig te zijn.
Het weerstandsvermogen stond niet altijd duidelijk vermeld. Ook zijn soms wel risico’s benoemd, maar niet de omvang dus dan is het weerstandsratio niet uit te rekenen. Niet alle verbonden partijen stellen een begroting op. Bijv. Vitens. De vraag of er een sluitende meerjarenbegroting is, kan dan dus niet worden beantwoord.
Alles was duidelijk Als het niet om een BBV (publiekrechtelijke verbonden partij), maar om een BW2 titel 9 verplichting gaat (privaatrechtelijke verbonden partij), wordt er niet over meerdere jaren geraamd. Hierdoor heb je geen sluitende meerjarenbegroting. Als de begroting sluitend is binnen BW2 titel 9, dan is het ook ja of n.v.t. Als je Nee gaat invullen, krijg je een hoger risicoprofiel wat niet juist is.
6. Tegen welke obstakels c.q. onduidelijkheden liep je (nog meer) aan? Had ook gegevens voor Veilig Thuis aangeleverd maar dat is blijkbaar niet nodig want ik zie Veilig Thuis niet terug onder de verbonden partijen. Geen Alles was duidelijk Dat niet alle gegevens ingevuld waren door de financieel adviseur en wij (coördinator verbonden partijen en concerncontroller) nog veel werk hebben gehad om de paragraaf op te leveren.
28
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
7. Heb je suggesties ter verbetering van dit proces of de instructie? Ik had bij het tabblad bestuurlijk niet ingevuld, begreep later van de concerncontroller dat dit wel de bedoeling zou zijn. Als dat inderdaad de bedoeling is dan zal dat toegevoegd moeten worden in het memo uitleg want daar wordt alleen verwezen naar het blad financieel. Nee N.v.t. Initialen opnemen onder de risico inschatting wie heeft opgesteld en wie heeft getoetst.
8. Heb je verder nog opmerkingen die je kwijt wilt? Goed om periodiek de risicoanalyse te doen en dan vooral voor de verbonden partijen met een GR. Bij die partijen staan we namelijk vaak garant voor aanvulling bij tekorten. Bij verbonden partijen waarvan we aandelen hebben (bv. BNG en Vitens) is de noodzaak voor actualisatie stuk minder. N.v.t. Niet alle velden waren ingevuld. Bijvoorbeeld op grond van welk document de inschatting ingevuld was of er stonden nog gegevens in van een andere verbonden partij. Volgende keer via teams uitvragen en documenten per verbonden partij neerzetten om in te vullen.
29
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Bijlage 3
Interview concerncontroller
De concerncontroller heeft een rol bij de risico-indeling. Nadat de financieel adviseurs de risicoanalyse hebben ingevuld checkt de concerncontroller aan de hand van de overgelegde conceptbegrotingen of de criteria eenduidig zijn toegepast. De concerncontroller heeft de vragenlijst voor de financieel adviseurs over de toepassing van de criteria voor het vaststellen van het risicoprofiel ingevuld. Vervolgens is in een interview nader ingegaan op haar ingevulde vragenlijst, alsmede op het proces tot vaststelling van de risicoprofielen. Verslag interview Volgens de concerncontroller is de methode om te komen tot een risicoprofiel goed, maar moeten er nog een aantal puntjes op de i gezet worden. Bij het toepassen van de criteria bleek de toepassing van de criteria ratio weerstandsvermogen, de solvabiliteit en de sluitende meerjarenbegroting in sommige gevallen tot problemen te leiden. Uit de conceptbegrotingen bleken risico’s met betrekking tot het weerstandsvermogen en de solvabiliteit niet altijd gekwantificeerd. Dit moet worden teruggegeven aan die verbonden partijen. De gemeente moet haar risico ook kunnen kwantificeren in de paragraaf weerstandvermogen van de begroting en heeft daarvoor kwantificeerbare cijfers nodig. Het ratio weerstandsvermogen is alsnog gewaardeerd door te kijken naar de weergegeven tekstuele risico’s in verhouding tot het eigen vermogen.
Als het ratio dan alsnog niet bepaald kon worden, volgde plaatsing in de categorie midden. Ten aanzien van het solvabiliteitsratio bleek deze aan de hand van de conceptbegroting zelf te berekenen door eigen door vreemd vermogen te delen (0 is geen buffer om risico’s op te vangen dus een hoog solvabiliteitsrisico). Voor de volgende keer is het goed om bij het ontbreken van kwantificeerbare gegevens de toepassing van deze criteria met de financieel adviseurs nader te bespreken in een gezamenlijk gremium. Het criterium meerjarige sluitende begroting blijkt bij privaatrechtelijke verbonden partijen niet toepasbaar, omdat er geen meerjarige begroting wordt gehanteerd (valt niet onder de BBV). Dat betekent dat ze in de categorie “niet laag of midden” vallen oftewel hoog risico. De benaming van deze categorie zou voor privaatrechtelijke partijen aangepast moeten worden in “Geen meerjarige begroting beschikbaar”. Voor zover cijfers niet duidelijk uit de begroting bleken en aan een criterium desondanks een waardering was toegekend ontbrak de toelichting in de daarvoor bestemd kolom. Daardoor was de waardering niet navolgbaar. Ook blijkt uit het ingevulde format niet of en aan wie de analyse vanuit het vierogenprincipe is voorgelegd. Het is wenslijk dit in het ingevulde format op te nemen door bij voorbeeld de initialen van de tegenlezer op te nemen.
Doordat de concerncontroller alsnog alles heeft gecheckt is er wel sprake geweest van het vierogenprincipe. Daarbij constateerde ze dat de conceptbegrotingen niet allemaal in de teams map waren geplaatst, waardoor deze opgezocht moesten worden. Dit kostte veel tijd.
30
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
De concerncontroller geeft aan dat het voor de financieel adviseurs niet duidelijk was dat zij met de accounthouder samen de bestuurlijke analyse moesten invullen. Dit moet worden toegevoegd aan het memo. Voor de volgende risicoanalyse is het goed om de formats die gebruikt worden voor de risicoanalyse te checken op werkende formules, zodat ze niet achteraf per verbonden partij aangepast moeten worden. Daarnaast moet in de memo voor de financieel adviseur worden opgenomen dat zij het ingevulde format moeten voorleggen/bespreken met een collega (vierogenprincipe), dat ze de toelichting invullen waarop hun cijfers zijn gebaseerd (wat staat er in de begroting), de initialen van de tegenlezer toevoegen, conceptbegrotingen centraal verzameld worden en dat de financieel adviseur samen met de accounthouder de bestuurlijke analyse uitvoeren. Ten aanzien van de opgeleverde tabel met de risicoanalyse per criterium en het uiteindelijke risicoprofiel van de verbonden partijen meent zij dat deze -al dan niet in aangepaste vorm- in de begroting moeten terugkomen in plaats van de financiële tabel of als bijlage bij de begroting. Er moet dan gecheckt worden welke indicatoren volgens de BBV daarin terug moeten komen. De financiële tabel lijkt nu ook niet overeen te komen met de Nota verbonden partijen, omdat daarin nog de oude risicocategorieën A en B staan vermeld.
Ook bepaalde cijfers wijken af van de tabel met de risicoanalyse. Ten aanzien van het voorleggen van de risicoprofielen aan de raad merkt ze op dat de raad heeft bepaald dat dit gelijk met de begroting gebeurt. Dat betekent dat bij een afwijkend besluit de raad het besluit en de begroting moet amenderen vanwege het daarin opgenomen risicoprofiel. Dit hoeft volgens haar geen probleem te zijn. In reactie op het standpunt van de senior financieel adviseur om de risico-inschatting reeds te maken bij de doorgeleiding van de conceptbegrotingen voor zienswijzen naar de raad is dit gelet op de ervaring van het afgelopen jaar (nog) niet aan te raden. Bij ontvangst van de conceptbegroting moet zeker al direct de tabel risico-inschatting worden ingevuld. Maar zoals hiervoor is geschetst blijkt uit de ervaring van het afgelopen jaar dat het nu nog noodzakelijk is om het toepassen dan wel waarderen van bepaalde criteria in een gezamenlijk gremium te bespreken om tot een eenduidig vastgesteld risicoprofiel. Omdat conceptbegrotingen van de verbonden partijen op diverse momenten door de gemeente worden ontvangen en doorgeleid naar de raad en de tijd daarvoor gelet op de behandeling in de raad voor het zomerreces beperkt is, is het in verhouding tot elkaar gezamenlijk bespreken van de ingevulde risico-inschatting nog te vroeg.
Daarnaast leveren sommige verbonden partijen hun conceptbegroting na de wettelijke termijn aan. Dat kan dan niet meer worden meegenomen. Dan zou moeten worden uitgegaan van de laatst gerealiseerde jaarrekening.
31
Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2025
Bijlage 4
Interview senior financieel adviseur
De senior financieel adviseur is betrokken bij het proces tot vaststelling van het risicoprofiel, omdat dit proces gelijk oploopt met het begrotingsproces. Volgens de nota wordt bij aanpassing of een nieuw risicoprofiel het vaststellingsbesluit tegelijk met de begroting aan de raad voorgelegd. Het risicoprofiel wordt ook opgenomen on de paragraaf verbonden partijen van de begroting. Op basis van het risicoprofiel wordt bepaald welk toezichtniveau op de verbonden partij van toepassing is. De raad kan desgewenst afwijken van de uitkomst van de risicoanalyse. Voor de risicovaststelling zijn de conceptbegrotingen van de verbonden partijen nodig. Bij gebreke daarvan de laatste jaarrekening. Voorafgaand aan het interview met de senior financieel adviseur zijn een aantal vragen opgesteld als uitgangspunt voor het gesprek, namelijk: • • • • •
Vanaf welk moment kan de risicovaststelling worden opgesteld Vanaf welk moment moet de risicovaststelling klaar zijn om met de begroting aan de raad te kunnen worden voorgelegd Is het wel of niet wenselijk om deze informatie in de begrotingsstukken op te nemen in plaats van een apart college- en raadsvoorstel daarvoor op te stellen? Welke informatie is bij een integrale aanpak nodig voor welk document. Het college en raad mogen afwijken van het voorstel tot risico-vaststelling. Wat betekent zo’n besluit voor (het tijdspad van) de behandeling van de begroting.
Het interview verliep vervolgens niet geheel in lijn met deze vragen. Uit de risicoanalyse kwam naar voren dat het risicoprofiel van de DAR moest worden toegevoegd en van de VGGM verhoogd van midden naar hoog. In het proces tot vaststelling van het gewijzigde risicoprofiel werd tegen een dilemma aangelopen. Het gewijzigde risicoprofiel wordt in de paragraaf verbonden partijen van de begroting opgenomen. Met vaststelling van de begroting wordt ook het gewijzigde risicoprofiel vastgesteld. Is dan nog een apart besluit tot vaststelling van het gewijzigde risicoprofiel nodig. Kan niet worden volstaan met een toelichting van de wijziging in het raadsvoorstel tot vaststelling van de begroting. Als een besluit tot risicovaststelling gelijktijdig met de begroting, maar separaat aan de raad wordt voorgelegd en de raad zou willen afwijken van het voorgestelde risicoprofiel, dan zou ook de begroting via een amendement aangepast moeten worden. Daartegenover staat dat zonder een separaat besluit en slechts een toelichting in het raadsvoorstel de wijziging mogelijk onvoldoende zichtbaar wordt voor de raad en de mogelijkheid die de Nota verbonden partijen de raad biedt om daarvan te kunnen afwijken. Verslag interview De senior financieel adviseur deelt zijn bevindingen.
Hij benoemt als eerste dat in de begroting aan het begin van de paragraaf verbonden partijen in de algemene toelichting het risico van een verbonden partij nader geduid moet worden. Bijvoorbeeld door daarin een korte toelichting op te nemen over de betekenis van het risicoprofiel en een verwijzing naar de Nota verbonden partijen. Hij mist een toelichting op het risico hoog. Wat betekent dat?