22-09-06.04 Relevant stuk VNG handreiking horizontale verantwoording archiefwet.pdf

VNG Handreiking

Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Derde geactualiseerde versie april 2020

2

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

VNG Handreiking

Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)

Colofon Deze handreiking is opgesteld door de VNG Adviescommissie Archieven. Tekst en eindredactie drs. A. Glaudemans (gemeente Hilversum) dr. H. Bongenaar (gemeente Zaanstad) drs. J. Jawad (VNG) Vormgeving en opmaak C. Koning (VNG) In deze derde publicatie is de nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving sinds 2013 verwerkt, zijn de gevolgen van de digitalisering voor de archief KPI’s zoveel als mogelijk meegenomen en zijn verwijzingen opgenomen naar de vele sindsdien beschikbaar gekomen praktijknormen en handreikingen voor aspecten van het informatiebeheer. Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag +31 70 373 83 93 info@vng.nl © Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Den Haag, 2020

Inhoudsopgave 1 Inleiding

6

2 Kader en achtergrond 2.1 De archief KPI’s in het kort 2.2 Reikwijdte 2.3 Afbakening 2.4 Aan de slag met de archief KPI’s 2.4.1 Bestuurlijke rollen: B en W en gemeenteraad 2.4.2 Ambtelijke rollen: (regionale) gemeentelijke archiefinspectie en hoofd DIV of CIO 2.4.3 Gemeenten zonder gemeentearchivaris/archiefinspecteur 2.5 Het KPI-verslag 2.5.1 Wijze van verslaglegging 2.5.2 Frequentie van het verslag 2.5.3. Verbeterplan 2.6 Het interbestuurlijk toezicht 2.6.1 Generiek toezicht op basis van de Gemeentewet 2.6.2 Agenda Toekomst Toezicht

8 8 8 9 10 10 10 11 11 11 12 12 12 12 14

3 Archief KPI’s met toelichting 3.1 Leeswijzer 3.2 Actualisatie 2020 3.2.1 Nieuwe, vervallen of gewijzigde vragen 3.2.2 Geactualiseerde hoofdstukindeling 3.2.3 Aanpassingen in archiefwet- en regelgeving sinds 2013 3.3 Archief KPI’s met toelichting

15 15 16 16 16 16 18

Bijlage A. Vergelijkend overzicht archief KPI’s oud (2013) en nieuw (2020) Bijlage B. Procesmodel Bijlage C. Overzicht van provinciaal IBT-beleid en -criteria voor archief- en informatiebeheer, per provincie, situatie april 2020 Bijlage D. Overzicht leden pilotgroep, werkgroep en geraadpleegde experts

30 32 35 38

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

5

1 Inleiding Meer dan ooit is het van belang voor de gemeente om de informatiehuishouding goed op orde te hebben en over de staat daarvan open en transparant verantwoording af te leggen. De gemeentelijke taken vragen om een soepele digitale uitvoering, daarbij in toenemende mate gesteund door datagedreven werken. Daarnaast moet de gemeente wet- en regelgeving op het gebied van persoonsgegevensbescherming, informatieveiligheid en openbaarheid in acht nemen. Het op orde hebben van het informatiebeheer is daarvoor een essentiële randvoorwaarde. De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten en intergemeentelijke organen om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en houden, daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats over te brengen en overige archiefbescheiden te vernietigen. Over de uitvoering van de Archiefwet dient het college van B en W zich in de eerste plaats te verantwoorden aan de gemeenteraad. De provincies maken van de verantwoordingsinformatie voor de raad gebruik bij het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet te ondersteunen, heeft de VNG het voorliggende raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld.

Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving. Door het beantwoorden van de bij de archief KPI’s behorende vragen blijkt in hoeverre de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. De archief KPI’s bieden een kapstok voor de (twee)jaarlijkse verslaglegging van B en W aan de gemeenteraad. Tevens brengen de archief KPI’s een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden.

Actualisatie 2020 Deze voor u liggende handreiking vormt een actualisatie van de handreiking van april 2013. Actualisatie was nodig om de volgende redenen: • veranderingen in de Archiefwet- en regelgeving. De Archiefwet is aangepast in verband met de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who); de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Aanpassingswet Wet normalisering van de rechtspositie van ambtenaren (Wnra). Daarnaast treedt in 2021 de Wet elektronische publicaties (Wep) in werking. Deze veranderde wetgeving is nu in de archief KPI’s verwerkt. • voortschrijdende digitalisering. Waar in 2012 digitale archieven een nog relatief jong verschijnsel waren, zijn ze nu dominant. In de vorige versies was een apart hoofdstuk gewijd aan digitale archiefbescheiden. Dit is nu in de andere hoofdstukken geïntegreerd. • beschikbaar komen van nieuwe praktijknormen, richtlijnen en modellen voor aspecten van het archief- en informatiebeheer. Bij de afzonderlijke archief KPI’s zijn deze als verwijzing opgenomen. • het afsluiten van het online toezichtdomein op waarstaatjegemeente.nl. Het gebruik van het toezichtdomein door gemeenten en de provinciale toezichthouders is tegengevallen waardoor het besluit is genomen hiermee te stoppen. Alle verwijzingen naar waarstaatjegemeente.nl zijn geschrapt.

Uitgangspunten Eerste uitgangspunt bij de actualisatie is geweest om wijzigingen zo beperkt als mogelijk te houden. Belangrijkste reden daarvoor is dat de Archiefwet in 2021 zal worden gewijzigd, en de besluitvorming over het Wetsvoorstel open overheid (Woo), dat verschillende bepalingen bevat over archivering, nog moet plaatsvinden. Ook wordt momenteel gewerkt aan de uitwerking van de Agenda Toekomst van het Toezicht, de gezamenlijke strategische agenda van gemeenten, provincies en Rijk over het gewenste toekomstige (interbestuurlijke) toezicht. Daardoor is een algehele herziening van

6

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

de archief KPI’s op dit moment van beperkt nut. Tweede uitgangspunt was het vermijden van een verdubbeling met het verantwoordingskader voor informatieveiligheid, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en met de AVG. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar is gezien de feitelijke overlap van het informatiebeheer met de genoemde domeinen niet geheel te vermijden.

Voorbereiding Deze handreiking is ontwikkeld door de Adviescommissie Archieven in samenwerking met een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van gemeenten en archiefinstellingen. Pilotproject De nieuwe archief KPI’s zijn in de praktijk getest in een pilotproject van de gemeente Tilburg, het RHC Eindhoven en de bij hen aangesloten gemeenten en het Gemeentearchief Gemert-Bakel. De bevindingen zijn verwerkt in de geactualiseerde archief KPI’s.

Afstemming met provincies (LOPAI) Deze handreiking is afgestemd met het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). Wanneer de archief KPI’s op de juiste wijze worden ingevuld, voldoet de gemeente aan de informatieverplichting in de richting van de provincie.

Voor wie is deze handreiking bedoeld? Deze handreiking is primair bedoeld voor de gemeentearchivaris/archiefinspecteur belast met de opstelling van het KPI-verslag. Bij gemeenten die geen gemeentearchivaris/archiefinspecteur hebben aangesteld, is dat de gemeentesecretaris of de functionaris waaraan deze taak is gemandateerd. De handreiking is daarnaast van belang voor het hoofd documentaire informatievoorziening (DIV) en de Chief Information Officer (CIO). Deze spelen een rol in de aanlevering van informatie voor het KPI-verslag. Bovendien zijn zij ambtelijk verantwoordelijk om met de aanbevelingen over het niet-overgebrachte archief aan de slag te gaan. Tot slot is de handreiking van informatief belang voor andere gemeentelijke functionarissen die betrokken zijn bij de verantwoording aan de raad en/of aspecten van het informatiebeheer zoals de Chief Information Security Officer (CISO), de Functionaris Gegevensbescherming en ICT-specialisten.

Leeswijzer Hoofdstuk 2 schetst het kader en de achtergrond. Er wordt ingegaan op reikwijdte en afbakening van de archief KPI’s en op de vraag door wie en op welke wijze het KPI-verslag wordt opgesteld. Hoofdstuk 3 bestaat uit een toelichting die en detail ingaat op de afzonderlijke archief KPI’s. Daarbij wordt ingegaan op de actualisatie onder meer als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving sinds 2013. In de bijlagen zijn een vergelijkend overzicht van oud en nieuw (A), procesmodellen van de gemeente Haarlemmermeer (B), een overzicht van de IPO-toezichtcriteria en provinciale verordeningen op de toezichtinformatie (C) en een overzicht van de leden van de pilotgroep, de werkgroep en van de geraadpleegde deskundigen toegevoegd (D).

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

7

2 Kader en achtergrond Op 1 oktober 2012 werd de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht. De invoering van deze wet hield een forse verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet 1995. Het specifieke toezicht door de provincies werd vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturende toezicht vooraf werd vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Uitgangspunt was versterking van de horizontale verantwoording: het college van B en W legt in de eerste plaats verantwoording af voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad. De provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het interbestuurlijke ‘verticale’ toezicht.

2.1

De archief KPI’s in het kort De archiefwettelijke verplichtingen die voor de gemeente gelden zijn niet gemakkelijk te doorgronden. In deze handreiking zijn ze op een rij gezet als Key Performance Indicators oftewel Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). De archief KPI’s zijn gebaseerd op de eisen die aan de gemeente gesteld worden in de archiefwetgeving: de Archiefwet 1995 (Aw) en het daarbij horende Archiefbesluit (Ab) en Archiefregeling 1995 (Ar). Door het beantwoorden van de bij de archief KPI’s behorende vragen blijkt in hoeverre de gemeente aan de eisen van de wet- en regelgeving voldoet. Bij de vraagstellingen is steeds uitgegaan van de voorschriften uit de archiefwet- en regelgeving. Deze laten een grote diversiteit in scope en diepgang zien. Dit kan betekenen dat soms op hoofdlijnen kan worden gerapporteerd, en in andere gevallen juist zeer gedetailleerd op een onderwerp moet worden ingegaan. Dat is geheel afhankelijk van de wet- en regelgeving die van toepassing is. Het raamwerk van archief KPI’s is primair een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten en is daarmee vooral een instrument om rechtmatigheid (compliancy) te meten. De archief KPI’s geven tevens een generiek overzicht van de belangrijkste factoren van goed archief- en informatiebeheer.

Een KPI-verslag dient drie doelen: • horizontale verantwoording van het college aan de raad; • algemene informatievoorziening richting de burger; en • verticale informatievoorziening ten behoeve van het interbestuurlijke toezicht.

2.2

Reikwijdte Niet overgebracht en overgebracht archief Omdat de gemeentearchivaris toezicht houdt op de niet-overgebrachte archieven ligt een KPI-verslag over de niet-overgebrachte archieven het meest voor de hand. Daartoe behoren ook de archieven van griffie, gemeenteraad en de rekenkamer(commissie)s. Het college is immers zorgdrager van deze archieven. Met de archief KPI’s kan tevens de stand van zaken van de overgebrachte archieven in beeld worden gebracht. Na 20 jaar dienen gemeentelijke archiefbescheiden overgebracht te worden naar een archiefbewaarplaats. In sommige gevallen is dat een streekarchief of een Regionaal Historisch Centrum, dat als een intergemeentelijk orgaan worden bestuurd. Het college blijft als zorgdrager te allen tijde eindverantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat van archieven, niet overgebracht en overgebracht.

8

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Samenwerkingsverbanden Bij de vorming van intergemeentelijke lichamen en organen bestuurd op basis van de Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr) wordt vaak niet stilgestaan bij het onderwerp archivering. Toch is de Archiefwet 1995 op grond van artikel 40 onverminderd op deze organen van toepassing. Indien er geen voorziening is getroffen, zijn de bepalingen van toepassing die gelden voor de gemeente waar het ingestelde lichaam of orgaan is gevestigd (art. 40 lid 3 AW). Indien een provincie aan de regeling deelneemt, zijn de bepalingen die gelden voor de provincie van toepassing. Als er geen sprake is van delegatie van taken aan het samenwerkingsverband blijven de deelnemende gemeenten als zorgdrager verantwoordelijk voor de goede staat van de archiefbescheiden die zijn gecreëerd bij uitvoering van de uitgeplaatste taak. Dergelijke intergemeentelijke organen beschikken vaak niet over een eigen archivaris/archiefinspecteur. In voorkomende gevallen is het archieftoezicht een gezamenlijke verantwoordelijkheid van ten eerste de gemeente van vestiging, en ten tweede de deelnemende gemeenten. Ook bij samenwerkingsverbanden die niet als gemeenschappelijke regeling zijn vormgegeven, maar die wel archiefbescheiden creëren bij het uitvoeren van de uitgeplaatste taken is het archieftoezicht een verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeente(n).

2.3

Afbakening Er zijn diverse kaders en kwaliteitsinstrumenten op het gebied van informatie- en archiefbeheer, waarbij de vraag rijst wat de verhouding is tot de archief KPI’s. Het is van belang de archief KPI’s primair te zien als een bestuurlijk verantwoordingsinstrument en net als kwaliteitsinstrument. Een KPI-verslag brengt in beeld in hoeverre de gemeente aan de archiefwetgeving voldoet (rechtmatigheid), niet meer en niet minder. Hoewel dit als zodanig een goed beeld geeft hoe een organisatie ervoor staat, vormt het geen vervanging voor instrumenten die expliciet gericht zijn op het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van archivering. Ook kan het de normering van specifieke aspecten van digitale informatie niet vervangen, bijvoorbeeld van te gebruiken bestandsformaten. Andersom vervangen kwaliteitsinstrumenten en normen de verantwoording van het archiefbeleid volgens de KPI’s niet volledig. Zij kunnen wel bijdragen aan verdieping en verbreding van het beeld van de stand van zaken van de gemeentelijke informatiehuishouding.

Kwaliteitssysteem ex art. 16 Ar, KIDO Artikel 16 van de Archiefregeling 1995 draagt de gemeente op te werken met een kwaliteitssysteem. Het raamwerk van archief KPI’s is zoals eerder vermeld geen kwaliteitssysteem in deze zin. Voor opzet en implementatie van een kwaliteitssysteem voor het beheer van zowel niet overgebrachte als overgebrachte informatie is de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) beschikbaar. De verplichting uit de Archiefregeling om als zorgdrager een operationeel kwaliteitssysteem te hebben is één van de archief KPI’s (zie KPI 4.1).

RODIN, Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) is een handvat voor het inrichten van digitale beheeromgevingen, in 2010 opgesteld en in 2017 geactualiseerd door de organisaties van provinciale en gemeentelijke archiefinspecteurs. RODIN werkt een deel van de archief KPI’s nader uit, namelijk de KPI’s die betrekking hebben op de inrichting van een digitale beheeromgeving. RODIN overlapt deels met de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

DUTO, Eisen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie De eisen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO-eisen) opgesteld door het Nationaal Archief zijn een programma van generieke eisen die gebruikers stellen aan de toegankelijkheid van de informatie in de informatiesystemen van overheidsorganisaties. DUTO concentreert zich vooral op de ‘output’ en niet op de organisatie die de informatie creëert of de inrichting van het informatiebeheer.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

9

Informatieveiligheid (BIO/ENSIA) en bescherming persoonsgegevens (AVG) De gemeentearchivaris is niet belast met het toezicht op informatieveiligheid of bescherming van persoonsgegevens, maar de inrichting van het informatiebeheer speelt daarbij wel een rol. Waar er sprake is van overlap met de AVG is dat aangegeven in de afzonderlijke archief KPI’s in hoofdstuk 3. Dat geldt ook voor de verantwoording over de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) in het verantwoordingsstelsel ENSIA.

2.4 2.4.1

Aan de slag met de archief KPI’s Bestuurlijke rollen: B en W en gemeenteraad Het college van B en W is als zorgdrager bestuurlijk verantwoordelijk voor het archief. Het dient zich aan de gemeenteraad te verantwoorden over de uitvoering van de Archiefwet, zoals vastgelegd in de lokale archiefverordening. Het college van B en W doet (twee)jaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente, en biedt daarbij de verslagen aan die door de archivaris zijn opgemaakt. De verslagen van de archivaris betreffen het toezicht op het niet-overgebrachte archief en het beheer van het overgebrachte archief. Tevens is het college verantwoordelijk voor de toezending aan de provincie van het KPI-verslag. Het college van B en W dient daarbij de onafhankelijkheid in acht te nemen van de horizontale toezichthouder (gemeentearchivaris of een andere functionaris aan wie deze taak is gemandateerd). De toezichthouder werkt weliswaar voor B en W, maar wel vanuit een eigenstandige verantwoordelijkheid. Het KPI-verslag dient dan ook ongewijzigd naar de gemeenteraad en de provincie te worden gestuurd. De gemeenteraad beoordeelt het KPI-verslag en bespreekt de inhoud daarvan en het daarop aansluitende verbeterplan (zie ook 2.5.3).

2.4.2 Ambtelijke rollen: (regionale) gemeentelijke archiefinspectie en hoofd DIV of CIO Gemeentearchivaris/archiefinspecteur De gemeentearchivaris heeft op basis van artikel 32 lid 2 Aw twee taken: • Hij houdt intern toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden en kan zich daarbij bedienen van een archiefinspecteur, die namens hem opereert. • Hij is beheerder van de te bewaren archiefbescheiden, als deze naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Als zodanig is de gemeentearchivaris ambtelijk verantwoordelijk voor het opmaken van het KPI-verslag. In de praktijk laat de gemeentearchivaris deze specialistische taak meestal uitvoeren door diens archiefinspecteur. Wanneer een gemeentearchivaris werkzaam is voor meerdere gemeenten zullen er jaarlijks meerdere rapporten moeten worden opgemaakt. Omdat uit de praktijk blijkt dat een regionale gemeentearchivaris/archiefinspecteur gevoelsmatig op afstand van de gemeente staat, is het van belang goed te communiceren over de bestuurlijke en ambtelijke rollen die door hem te vervullen zijn. Bij de wijziging van het Archiefbesluit 1995 in 2012 werd de instelling van een lokale strategische informatieoverleg (SIO) geregeld. Hierin speelt een gemeentearchivaris een belangrijke rol.

Het lokale SIO voert de regie over de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding en bespreekt onderwerpen als vervanging, vervreemding voor zover niet het gevolg van algemene wetgeving, overbrenging en beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden. Voor de inrichting van een SIO is een handreiking beschikbaar.

10

Hoofd DIV en/of CIO Het inrichten van de informatiehuishouding vraagt om samenwerking tussen verschillende disciplines en de medewerking van alle medewerkers. Het is niet langer het exclusieve domein van de documentaire informatievoorziening. Daarom zal de archiefinspecteur bij het opstellen van het KPI-verslag niet alleen nauw moeten samenwerken met DIV c.q. recordmanagers en, indien

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

aanwezig, de Chief Information Officer (CIO). Voor onderdelen kan het ook nodig zijn te overleggen met het hoofd ICT, de juridische medewerker(s), de Functionaris Gegevensbescherming, de CISO, het hoofd financiën en/of de griffier. Door informatie over de stand van zaken aan te leveren aan de archiefinspecteur wordt deze in staat gesteld zich een goed beeld te vormen van de uitvoeringspraktijk en het al dan niet voldoen aan archief KPI’s. Het hoofd DIV c.q. recordmanagers en/of de CIO zijn doorgaans verantwoordelijk voor opstellen van een verbeterplan. Het verdient aanbeveling de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan standaard agendapunt te laten zijn van een periodiek SIO-overleg.

Externe archivaris bij intercollegiale toetsing ten aanzien van overgebrachte archieven De gemeentearchivaris is niet alleen verantwoordelijk voor het interne archieftoezicht maar ook voor het beheer van het overgebrachte archief. Deze gecombineerde verantwoordelijkheid kan wringen met de onafhankelijkheid die nodig is om een objectief KPI-verslag met betrekking tot overgebrachte archieven op te maken. De slager keurt dan zijn eigen vlees. Om dat probleem te ondervangen kan het horizontaal toezicht op overgebrachte archieven gestalte worden gegeven door intercollegiale toetsing. Dat houdt dat collega’s uit andere gemeenten of archiefinstellingen een archiefinstelling bezoeken en een KPI-verslag opmaken met betrekking tot het overgebrachte archief van de gemeente. Toezicht op archieftaken die geprivatiseerd zijn kunnen anders worden vorm gegeven.

Procesmodel Het moge duidelijk zijn dat het afleggen van de horizontale verantwoording door de gemeente over het voldoen aan de Archiefwet 1995 een samenspel vraagt van de verschillende functionarissen die daarbij een rol spelen. In Bijlage B zijn procesmodellen opgenomen van de gemeente Haarlemmermeer en het Noord-Hollands Archief. Daarbij worden de verschillende te nemen stappen beschreven, met varianten voor gemeenten met een regionaal gedeelde gemeentearchivaris, gemeenten met een eigen gemeentearchivaris en gemeenten zonder gemeentearchivaris. 2.4.3

Gemeenten zonder gemeentearchivaris/archiefinspecteur Als een gemeente niet beschikt over een gemeentearchivaris/archiefinspecteur dan is er niemand om het archiefwettelijk toezicht uit te voeren. Het verdient dan aanbeveling na te gaan of de gemeente alsnog een eigen gemeentearchivaris/archiefinspecteur kan aanstellen. Als een aanstelling niet mogelijk is, dan zijn de volgende opties denkbaar: • Aansluiting bij een regionale archiefdienst met een archivaris die door meerdere gemeenten is aangewezen en deze als gemeentearchivaris aanwijzen; • Inhuur van inspectiediensten door een archivaris van een naburige gemeente; • Inhuur van inspectiediensten door een gediplomeerd archivaris bij een commercieel bedrijf; • Uitvoering van het toezicht door een gemeentelijke auditdienst of afdeling interne control (soms ook toegepast door gemeenten die wel een archivaris hebben).

2.5 2.5.1

Het KPI-verslag Wijze van verslaglegging Het puntsgewijze verslag Een puntsgewijs verslag in de vorm van een ingevulde vragenlijst met betrekking tot de archief KPI’s zou op zichzelf bezien kunnen volstaan. Dit biedt echter een weinig aansprekende vorm van rapportage en het verdient dus aanbeveling de ingevulde lijst als een bijlage te voegen bij een woordelijk verslag. Door toevoeging als bijlage wordt geborgd dat alle aspecten van het al dan niet voldoen aan geldende wet- en regelgeving volledig worden behandeld. Als basis voor een puntsgewijs verslag kan het e-formulier, beschikbaar op de website van de VNG, worden gebruikt.

Het woordelijke verslag In een verslag in woorden kan op toegankelijker wijze de stand van zaken van de archieven en de informatiehuishouding behandeld worden. Dit heeft als voordeel dat nuances beter belicht kunnen worden en bredere verbanden met beleid binnen een organisatie gelegd, bijvoorbeeld ten aanzien

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

11

van kwaliteitszorg, informatiebeveiliging en privacybescherming. Ook kan er bijvoorbeeld een combinatie met een RODIN- of KIDO-verslag worden gemaakt. In het woordelijke verslag kan worden aangegeven uit welke situatie de gemeente komt, en welke maatregelen in uitvoering zijn c.q. gepland zijn om de situatie te verbeteren. Bijlagen Bijlagen kunnen verdiepende onderzoeken bevatten, maar bijvoorbeeld ook applicatie-, financiële en formatieoverzichten. Het opnemen van opsommingen in bijlagen en niet in de hoofdtekst komt de leesbaarheid van het KPI-verslag ten goede. Oplegnotitie Wat in elk geval van belang is voor een adequate behandeling door het college van B en W en de gemeenteraad is dat de essentie van de bevindingen en de belangrijkste conclusies en aanbevelingen in een korte oplegnotitie (collegevoorstel, raadsvoorstel) worden samengevat. Het taalgebruik moet begrijpelijk en helder zijn en daarom niet te veel vakjargon bevatten.

12

2.5.2

Frequentie van het verslag De frequentie van een KPI-verslag kan jaarlijks of tweejaarlijks zijn; dat is meestal vastgelegd in de gemeentelijke archiefverordening. Indien de informatiehuishouding goed op orde is zou kunnen worden volstaan met een rapportage eens per twee jaren. Indien de frequentie tweejaarlijks is, kan in het ‘KPI-loze jaar’ bijvoorbeeld een tussenrapportage die vooral gericht is op de uitvoering van het verbeterplan worden opgesteld. Het KPI-verslag zal doorgaans gezamenlijk worden aangeboden aan de raad met het (twee)jaarlijkse verslag van de gemeente over de uitoefening van de zorg. In de gemeentelijke Model Archiefverordening van de VNG komt deze verslaglegging aan de orde in artikelen 2 en 3.

2.5.3.

Verbeterplan Indien het bovengenoemde puntsgewijze verslag, het woordelijke verslag en de oplegnotitie gereed zijn, is in principe voldaan aan de vereisten van het KPI-verslag. Menig college van B en W en gemeenteraad zullen echter met name geïnteresseerd zijn in de wijze waarop de gemeente gesignaleerde knelpunten zal oppakken. Een verbeterplan dus. Het verbeterplan voor de niet-overgebrachte archieven, doorgaans een verantwoordelijkheid van het hoofd DIV of de CIO, kan gelijktijdig met het KPI-verslag aan de gemeenteraad worden aangeboden. Voor het opstellen van een verbeterplan voor de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven is de gemeentearchivaris aan zet.

2.6 2.6.1

Het interbestuurlijk toezicht Generiek toezicht op basis van de Gemeentewet De provincies oefenen interbestuurlijk toezicht uit op de uitvoering van de Archiefwet 1995 door gemeenten. Door de wet RGT is het specifieke toezicht op de gemeenten sinds 2012 vervangen door generiek toezicht op basis van de Gemeentewet (Gemw). Dit betekent in de praktijk dat het toezicht niet vooraf wordt uitgeoefend, door middel van verplichte consultaties en het vragen van toestemming aan gedeputeerde staten (GS), maar achteraf. Om achteraf te kunnen optreden, beschikt de toezichthouder over twee belangrijke bevoegdheden: • Op basis van artikel 124 Gemw kan de provincie eventueel in plaats van – en op kosten van − de gemeente optreden, indien er sprake is van onbehoorlijke of niet tijdige uitvoering van een wettelijk verplichte beslissing, handeling of resultaat door het college of de raad. Wel krijgen college of raad tevoren nog gedurende een bepaalde termijn, spoedeisende gevallen uitgezonderd, de gelegenheid van GS om hun verzuim goed te maken. • Op basis van artikel 273a Gemw kan de provincie een besluit van het college van B en W of de gemeenteraad dat strijdig is met het algemeen belang of recht voor vernietiging voordragen bij de bevoegde minister. Dit binnen 10 dagen na kennisname ervan.

Vervolgens wordt het besluit van rechtswege vier weken geschorst: in deze periode doet de bevoegde minister een nadere mededeling over zijn oordeel. Indien nodig kan de schorsing langer duren, tot uiterlijk één jaar. Uiteindelijk beslist de Kroon over het al dan niet vernietigen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Informatie voor oordeelsvorming Van de provincie kan worden verwacht dat deze pas ingrijpt op momenten dat daartoe aanleiding is. Als basis voor het interbestuurlijk toezicht dient in de eerste plaats de verslaglegging die het college aan de raad doet toekomen ten behoeve van de horizontale verantwoording en vervolgens ook aan de provincie stuurt. Met de wet RGT is in Artikel 124h GemW een wettelijke basis gecreëerd voor het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie van 2012, waarin regels worden gesteld aan het opleggen van een verplichting tot verstrekking van systematische informatie. Het provinciebestuur kan deze verplichting vervolgens bij provinciale verordening vastleggen. Dit hebben niet alle provincies gedaan; zie bijlage C voor een overzicht per april 2020. Ook kunnen signalen die van binnen of buiten de gemeente komen een bron van informatie voor de provincie zijn. Tot slot kunnen zij “reality checks”, oftewel steekproeven, uitvoeren. Wanneer een KPI-verslag op de juiste wijze wordt opgesteld voldoet de gemeente aan de informatieverplichting richting provincie.

Interventieladders Als de informatie die de gemeente aanlevert, de bevindingen van reality checks of signalen daartoe aanleiding geven zal de toezichthouder nader onderzoek doen. Hiervoor zijn zogenoemde “interventieladders” opgesteld. Uitgangspunt bij elke interventie is steeds dat de in gebreke blijvende overheid de kans krijgt de gebreken te herstellen en de uiteindelijke interventie pas plaatsvindt nadat ambtelijk en/of bestuurlijk overleg niet tot het gewenste resultaat heeft geleid. Als de gehele interventieladder wordt doorlopen, kan het uiteindelijk leiden tot schorsing en vernietiging van een besluit van de gemeente ofwel indeplaatsstelling door de toezichthouder in geval van taakverwaarlozing van de zijde van de gemeente. In twee beleidskaders is deze werkwijze vastgelegd: het Beleidskader schorsing en vernietiging van 2010 en het Algemeen beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing van 2011. De interventieladder indeplaatsstelling bestaat uit de volgende treden: 1. Signaleren 2. Informatie opvragen en valideren 3. Afspraken over acties en termijnen 4. Vooraankondiging juridische interventie, waarschuwing 5. Besluit tot indeplaatsstelling 6.

Sanctie uitvoeren Risicofactoren Voor het betreden van de interventieladder hanteren de provincies voor het domein van het archiefen informatiebeheer de volgende risicofactoren: • De recente eigen ervaringen, die de provincie heeft opgedaan met een specifieke gemeente; • Het al of niet functioneren van de horizontale verantwoording bij een specifieke overheid, blijkend uit de toegezonden informatie of het ontbreken daarvan; • Voor het archief- en informatiebeheer risicovolle gebeurtenissen en omstandigheden, zoals fusie, herindeling, overgang naar digitale archivering en bouw of verbouw van een archiefruimte of -bewaarplaats; • Klachten en/of signalen ontvangen van andere toezichthouders, burgers, bestuurders of andere derden en de pers. Ook de zogenoemde taakverwaarlozingscriteria zijn op te vatten als risicofactoren. Voor een overzicht daarvan zie bijlage C. Machtigingen en verplichtingen Machtigingen Bij invoering van de wet RGT zijn veel machtigingen die overheidsorganen bij provincies of Rijk moesten aanvragen op grond van de Archiefwet 1995 geschrapt. De volgende verplichtingen zijn nog wel van kracht gebleven: • de machtiging van de minister van OCW tot vervreemding van archiefbescheiden, voor zover die niet het gevolg is van gewijzigde algemene wetgeving (artikel 8 lid 1).

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

13

• •

de machtiging van de minister of GS tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats (artikel 13 lid 3). de beslissing van de minister of GS tot beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden ouder dan 75 jaar (artikel 15 lid 4).

Het Rijk is van oordeel dat het hierbij niet gaat om het handelen conform de Archiefwet 1995 maar om de mogelijkheid voor gemeenten hiervan af te wijken. Daartoe blijven naar zijn mening vooraf machtigingen of beslissingen van hogere organen vereist. Informatieverplichting In de Archiefwet 1995 is de verplichting voor gemeenten en intergemeentelijke organen opgenomen om hun archiefverordening aan GS toe te zenden (artikelen 30 lid 1, 32 lid 2 Aw). 2.6.2

Agenda Toekomst Toezicht In het Interbestuurlijk programma hebben Rijk, IPO en VNG afgesproken dat samengewerkt wordt aan vernieuwing van het interbestuurlijk en financieel toezicht, zodat het toezicht zo effectief mogelijk is en passend bij een gezamenlijke aanpak van maatschappelijke opgaven. Dit heeft geresulteerd in een gezamenlijke agenda ‘Toekomst van het (interbestuurlijk) toezicht’ (ATT) die op 21 december 2018 aan de Tweede Kamer is aangeboden door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze agenda heeft tot doel dat de wijze waarop het toezicht wordt uitgevoerd straks beter past bij de bestuurlijke verhoudingen. Belangrijk uitgangspunt voor gemeenten, het Rijk en de provincies is dat de horizontale werking, de lokale checks and balances, voorop staan en het verticaal toezicht daarop aanvullend is. Hoe beter gemeenten deze checks and balances op orde hebben, hoe terughoudender een provincie toezicht houdt.

Ontwerpprincipes Voor de agenda zijn 7 ontwerpprincipes voor het toezicht geformuleerd. • Horizontaal voorop en wordt versterkt • Uniformiteit (methodiek) en maatwerk. • Risicogericht toezicht. • Toezicht is proportioneel en wordt uitgeoefend aan de hand van een interventieladder • Transparantie • Verbinden van inzichten. • Efficiënt en effectief Actielijnen In de verbeteragenda zijn 5 actielijnen opgenomen: 1 Versterken verbinden horizontale controle en verticaal toezicht 2 Beter voeren dialoog door ambtelijk en bestuurlijke afstemming en overleg 3 Beter leren via toezicht, onder meer door beschikbare data en informatie en moderne (informatie)technologie (beter) te gebruiken 4 Uniformeren uitvoering toezicht, door uitwerking van een gezamenlijk toezichtkader voor financieel en generiek toezicht gezamenlijk en periodiek overleg tussen toezichthouders 5 Toezichthouder richt zich op gedeelde risico’s, door een meer eenduidige methode van risicoanalyse om risico’s in beeld te brengen. De actielijnen worden momenteel uitgewerkt met betrokkenheid van alle overheden. Het streven is om de uitgewerkte actielijnen in 2020 aan te kunnen bieden aan de Tweede Kamer. In de toekomst zullen de archief KPI’s mogelijk worden aangevuld met toezichtkaders die uit de ATT naar voren zullen komen.

14

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3 Archief KPI’s met toelichting 3.1

Leeswijzer De volgende pagina’s bevatten een overzicht van de geactualiseerde archief KPI’s. De toelichtingen en andere elementen zijn aangepast naar aanleiding van de wijzigingen van wet- en regelgeving beschreven in paragraaf 3.2.3 en naar aanleiding van de bevindingen van het Pilotproject actualisering archief KPI’s (deelnemers zie bijlage D).

Elementen per archief KPI Aan de KPI-vragen (1.1.a, 2.1.a, etc.) zijn steeds de hieronder opgesomde elementen toegevoegd. Vergeleken met de versie van 2013 zijn met name veel meer en systematischer (links naar) praktijknormen en/of handreikingen opgenomen zodat de toelichtingen beknopter zijn, en wordt er gelinkt naar wet- en regelgeving. • Links naar de wet- en regelgeving waarop de vraag betrekking heeft. Enkele KPI-vragen zijn niet op wetgeving gebaseerd; • Links naar praktijknormen en/of handreikingen, die de wet- en regelgeving nader aanvullen of praktisch invulling geven; • Een Toelichting waarin, voor zover nodig, nadere uitleg wordt gegeven over een KPI-vraag of verwezen naar de plek waar meer uitleg is te vinden; • Deelvragen die, voor zover nodig, de invuller helpen een vraag genuanceerd en met meer verdieping te beantwoorden; • De aanduiding N-O en/of O geeft aan of een KPI-vraag beantwoord moet worden voor de niet-overgebrachte archieven (N-O), voor de overgebrachte archieven (O), of voor beide (N-O+O);

E-formulier archief KPI’s Voor het beantwoorden van de archief KPI’s heeft de werkgroep (zie bijlage D) het bestaande e-formulier geactualiseerd. Het e-formulier leidt degene die invult op een gestructureerde manier door de KPI-vragen heen. Het formulier is te downloaden van de website van de VNG.

Gebruikte juridische afkortingen Ab = Archiefbesluit 1995 Ar = Archiefregeling Arhi = Wet algemene regels herindeling AVG = Europese Algemene verordening gegevensbescherming Aw = Archiefwet 1995 Awb = Algemene wet bestuursrecht Wnra = Wet normalisering rechtspositie ambtenaren BW2, BW6 = Burgerlijk Wetboek Boek 2, Burgerlijk Wetboek Boek 6 Gemw = Gemeentewet UAVG = Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming Wep = Wet elektronische publicaties (ingangsdatum gepland 1-1-2021) Wgr = Wet gemeenschappelijke regelingen Who = Wet hergebruik van overheidsinformatie Wvr = Wet veiligheidsregio’s

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

15

3.2

Actualisatie 2020 Het totaal aantal archief KPI’s (KPI-vragen) blijft vergeleken met 2013 min of meer gelijk en bedraagt 94. Daarvan gaan er 68 over niet-overgebrachte archieven, en 80 over overgebrachte archieven. Een deel van de vragen heeft dus betrekking op zowel de niet overgebrachte als de overgebrachte archieven. In bijlage A is een vergelijkend overzicht van de wijzigingen in de archief KPI’s opgenomen.

3.2.1

Nieuwe, vervallen of gewijzigde vragen Vergeleken met de versie van 2013 zijn vijf vragen substantieel gewijzigd (meer dan tekstueel bijgesteld) en zeven nieuw. Zie daarvoor het overzicht verderop. Vier vragen in de versie van 2013 zijn vervallen (5.3.d, 8.6.c (samengevoegd met 7.1.c in versie 2013), 9.3.a en 9.3.b. Per saldo zijn er dus drie vragen bijgekomen. Die hebben allen betrekking op overgebrachte archieven, niet op de niet-overgebrachte.

3.2.2

Geactualiseerde hoofdstukindeling Hoofdstuk 4 in de versie 2013 ‘Digitale archiefbescheiden in het bijzonder’ is niet meer van deze – inmiddels goeddeels digitale – tijd. De paragrafen daaruit zijn ondergebracht in de nieuwe hoofdstukken 5 en 6. Het hoofdstuk 9 in de versie 2013 ‘Rampen, calamiteiten en veiligheid’ waarvan door vervallen van paragraaf 9.3 alleen nog 9.1 en 9.2 deel uitmaakten, is opgeheven door 9.1 en 9.2 onder te brengen in Hoofdstuk 3 bij de archiefruimte en archiefbewaarplaats waarop zij betrekking hebben. Tot slot zijn de hoofdstukken in volgorde ‘van beleid naar uitvoering’ gezet. Zie daarvoor bijlage A.

3.2.3

Aanpassingen in archiefwet- en regelgeving sinds 2013 Archiefwet 1995 De Archiefwet 1995 werd sinds begin 2013 viermaal gewijzigd. 1. De wijziging van juli 2013 (artikel 38) betreft waterschappen en is niet relevant voor gemeenten. 2. De wijziging van juni/juli 2015 (nieuw artikel 2b, gewijzigde artikelen 17 en 19 Aw) vloeit voort uit de inwerkingtreding van de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). Als gevolg daarvan zijn 2 nieuwe vragen opgenomen over overgebrachte archieven: een vraag over de berekening van kosten voor beschikbaar stellen van informatie (8.1.d) en een vraag over de motivatie voor de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Who (8.4.c). 3. De wijziging van juli 2018 (gewijzigd artikel 2a Aw) vloeit voort uit de inwerkingtreding van de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG). In verband daarmee zijn drie nieuwe vragen opgenomen: • onder 5.1 een deelvraag over het verband van het verwerkingsregister (AVG) en het geordend overzicht van informatie (Archiefwet), • onder 5.3 een deelvraag over de waarborgen in het archiveringssysteem in het kader van gegevensbescherming, en • onder 8.2 een vraag (c) over gegevensbescherming bij de openbaarstelling van overgebrachte archieven. 4.

De wijziging van april 2019 (gewijzigd artikel 32 Aw) vloeit voort uit de Aanpassingswet Wnra (normalisering van de rechtspositie van ambtenaren). Ten gevolge daarvan dienen archivarissen niet te worden benoemd, maar aangewezen. Daarop zijn de formulering van vraag 4.3.a en enige teksten in de toelichtingen aangepast.

Archiefbesluit Bij de vaststelling van archief KPI’s in 2013 is nagelaten KPI’s op te nemen over de verplichting tot instelling van een Strategisch informatieoverleg (SIO) en de vaststelling van een hotspotmonitor als onderdeel van het instrumentarium voor waardering en selectie van informatie. Dit is rechtgezet met de opname van vragen 1.3 (SIO) en 6.3.d (hotspotmonitor). De vraag over de machtiging tot vervanging van gedeputeerde staten (vraag 5.3.d oud) is komen te vervallen.

16

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Archiefregeling De Archiefregeling werd in oktober 2013 gewijzigd in verband met het niet-meer dwingend verwijzen naar normen (nieuw art. 2a, gewijzigde artikelen 39 en 59). Dit heeft geresulteerd in enige tekstaanpassingen in toelichtingen op archief KPI’s.

Overige wetgeving ten aanzien van beschikbaar stellen van informatie Naast de Who en de AVG zijn in de geactualiseerde archief KPI’s nog twee nieuwe wetten meegenomen op het gebied van beschikbaar stellen van informatie. Over het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid, over toegankelijkheid van websites en apps voor mensen met een beperking, is een deelvraag onder 5.3 opgenomen. Over de Wet elektronische publicaties (ingangsdatum 1-12021), over publicatie van bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, in een officieel elektronisch publicatieblad en publicatie en consolidatie van beleidsregels, is vraag 1.8 opgenomen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

17

3.3 Archief KPI’s met toelichting Hoofdstuk, paragraaf en vraag

Deelvragen

NO/O

Links naar de wet- en regelgeving

Links naar praktijknormen en/ of handreikingen

Zo ja: * Wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: * Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) * Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden. * Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) * Beschikbaarstelling gegevens voor publicatie en verantwoording toezicht (art. 4) * Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5)

NO+O

Aw art. 30.1 Aw art. 32.2

VNG model archiefverordening

NO+O

Aw art. 30.1 Aw art. 32.2

Zo ja: * Wanneer is de beheerregeling (of het besluit) vastgesteld? Besteedt de regeling aandacht aan: * Taken van de beheerder (art. 3) * Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris. (wie geeft advies over wat) (art. 4) * Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5) * Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (art. 6)

NO+O

Archiefverordening van de VNG model beheerregeling gemeente informatiebeheer

Zo ja: * Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? * Welke taken of bevoegdheden zijn, naast de wettelijk verplichte (6.3.d. en 6.5.c), bij het SIO belegd?

NO+O

Toelichting op de wijziging van het Archiefbesluit in 2012

VNG model aanwijzings- en benoemingsbesluiten Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)

* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?

NO

Aw art. 4 Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70

Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen)

Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1. Lokale regelingen 1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? 1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor). 1.3. Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking). 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding.

Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

18

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Hoofdstuk, paragraaf en vraag

Deelvragen

NO/O

Links naar de wet- en regelgeving

Links naar praktijknormen en/ of handreikingen

* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een archiefbewaarplaats aangewezen, een archivaris aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregeld in de vorm van bijvoorbeeld een mandaatregeling, en de informatieveiligheid geregeld? * Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook dergelijke bepalingen op over de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer?

NO

Aw art. 40

Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen) Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden

Zo nee: * Bevat het (eigen) register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: de deelnemers; de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverToelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GR-register, ook in relatie tot art. 27 van band worden beheerst; de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-wa- de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; terschappen/gemeenschappelijke-regelingen. het adres en de plaats van vestiging; of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? * Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden?

NO

Wgr art. 27

Landelijk GR-register

NO+O

Awb Titel 10.1

Per geval: * Is er een dienstverleningsovereenkomst? * Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? * Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen, bijvoorbeeld in de vorm van een escrowregeling? * Zijn er maatregelen getroffen in geval(len) van externe dataopslag, bijvoorbeeld bij vakapplicaties (al dan niet in de cloud)? * Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten?

NO+O

BW boek 6 Gemw art. 160 en 165

* Zo nee, hoe geschiedt publicatie en bekendmaking dan wel?

NO

Wet elektronische publicaties (voorstel van wet)

1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF).

De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?

1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld * Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen? * Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren? regels? Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten. 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5 1.8.

Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/ gemeenteblad?

Gemeenteblad

Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP, Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

19

Hoofdstuk, paragraaf en vraag

Deelvragen

NO/O

Links naar de wet- en regelgeving

Links naar praktijknormen en/ of handreikingen

2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 2.1. Middelen * Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? Welk bedrag is gereserveerd voor de in de Toelichting benoemde kosten?

NO+O

Aw art. 30.2

* Wat is de totale omvang in fte van: a) medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken? b) medewerkers in de organisatie die zijn belast met informatiebeheer, zoals medewerkers DIV, ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op andere afdelingen? * Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het informatiebeheer uitgesplitst naar functiesoort? * Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen?

NO+O

Aw art. 32

NO+O Zo ja, * van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting bij deze vraag. * wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? * en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? * waarom zijn deze achterstanden ontstaan? * zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien? * is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? Zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond? Beheerders van archiefbewaarplaatsen vermelden hier hoe groot het percentage voor het publiek ontsloten/niet-ontsloten archieven is, gelet op het geheel aan archiefbescheiden en het percentage materieel goed/nog niet goed verzorgde archieven. De deelvragen dienen apart beantwoord te worden ten aanzien van de niet-overgebrachte (N-O) en de overgebrachte (O) archieven.

Aw art. 32

* Zo ja, welke?

NO+O

Aw art. 32

a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

* Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. * Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? * Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)?

NO+O

Aw art. 32

b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Zo nee, welke niet? Zie 2.2b voor voorbeelden.

NO+O

Aw art. 32

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Zo ja, welke?

NO+O

Aw art. 32

Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.qhet beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar. 2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop? Toelichting: Er zijn geen kengetallen beschikbaar

b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden. c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie? 2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer

20

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Hoofdstuk, paragraaf en vraag

Deelvragen

NO/O

Links naar de wet- en regelgeving

Links naar praktijknormen en/ of handreikingen

* Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris / archiefinspecteur / overig)?

NO+O

Aw art. 32.2

Rekennorm formatie (inter-) gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/BRAIN, 2010)

a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

* Door wie is dat vastgesteld? En wanneer? * Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

NO

Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59

Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs

b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

Aw art. 21.1

NO

Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59

c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

* Is er een overzicht van deze applicaties? * Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteit van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie / conversie van archiefbescheiden?

NO

Geen

a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

* Zo ja, welke? * Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats? * Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

O

Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Checkliststs van de PermanenAb art. 13 te commissie bouwzaken Ar art. 27-41, 47- 57 en 59 archiefinspecteurs

b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34

2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 3.1. Archiefruimte(n) en applicaties

Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. 3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden)

Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 27-41, 47- 57 en 59

3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/ b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?