B2. Conceptuitwerking samenwerkingshandvest (185311).pdf

•

Beknopte en overzichtelijke directierapportage om de directie op strategisch niveau te informeren over de tg g ult t c ’ uitdagingen binnen de organisatie of een specifiek project. Business controller: advisering raad en c ll g ’ pl g t j ct verbetertrajecten, aansluiten bij klussen per domein. Begeleiden of advisering van aanbestedingen. Inkoop conform rechtmatigheidsbeginsel. Uitvoeren van een rechtmatigheidscontrole. Strategisch en bestuurlijk advies.

Aanvullende dienstverlening • KoopGarant regeling is complex en geldt alleen voor Oudewater. Met woningcorporaties worden afspraken gemaakt over het aanbieden van KoopGarant woningen in hun gebied. • De historische binnenstad van Oudewater vraagt om specifieke kennis en expertise. Hiervoor wordt een externe ingehuurd (dit betreft inkoop). Ambtenaren zijn dan meer procesbegeleider. • Opstellen DVO past niet binnen basisdienstverlening want afspraak is 50/50. o Wanneer DVO elk jaar wordt opgesteld dan afspraken over maken in de UVO.

Financiën • Op basis van de ervaring – inzet koppelen aan product. Per cluster uitgaan van productieve uren die verbonden zijn aan P&C- cyclus– bijv. 500 uur. Als het totaal inzichtelijk is – matiging ten opzichte 1/3 en 2/3 – want er zijn uitschieters. • Facturen zijn er misschien wel meer voor Woerden (want bedragen later, maar aantal facturen zullen ongeveer gelijk zijn). • Financieel beleid, advisering en projecten is verhouding ook circa 1/3e Oudewater en 2/3e Woerden. • Toetsing collegevoorstellen: ¾ voor Woerden, ¼ voor Oudewater. • Doelenverantwoording: 2/3 voor Woerden en 1/3 voor Oudewater. • De verhouding inkoop klopt niet, er zijn veel gezamenlijke aanbestedingen. Dit is 50/50.

•

Kortom: ambtenaren geven aan dat voor de grootste producten de verhouding 1/3 – 2/3 is. De basiskostenverdeelsleutel 1/6 – 5.6 gaat dus niet op. Vooral kleinere taken kosten resp. veel tijd omdat daar geen efficiencywinst op te behalen valt (zoals doelenboom). Ook kent elke gemeente een jaarrekening resp. begroting, waarbij de schaalgrootte van een gemeente niet veel verschil maakt.

SFC (2 / 2) Samenwerking • Om de betrokkenheid te verbeteren, zou het goed zijn om ervoor te zorgen dat de besluiten op hetzelfde moment worden genomen. Dit zorgt in de focus voor problemen. • Een zelfde besluit van beide colleges zorgt voor een efficiencyslag.

Overeenkomsten beleid • Veel geharmoniseerd – Handelingen die verricht moeten worden/ applicaties zijn hetzelfde, maar handelingen moeten wel 2x worden uitgevoerd. • Het beleid rondom aanbesteding is hetzelfde, maar er worden wel uitzonderingen gemaakt wanneer maatwerk nodig is. Geprobeerd wordt om aanbestedingen te koppelen: efficiënter voor markt als voor gemeenten. Verschillen beleid • Voorjaars- en najaars-rapportage zijn niet verplicht. Gemeenten kunnen hierin keuzes maken. Hierover zijn afspraken gemaakt in de financiële verordening. o Idealiter is dit voor beide gemeenten in dezelfde lijn. • Verschil KoopGarant regeling: bewuste keuze van Oudewater, hiervoor is door de raad een bedrag opgenomen in de begroting.

22 |

Overeenkomsten werkwijzen • Bestuurlijk traject financieel beleid is vergelijkbaar. • Berekening Algemene Uitkering is hetzelfde voor beide gemeenten, dus efficiency winst. • Werkwijzen subsidie coördinatie zijn vergelijkbaar, maar het aantal subsidies ligt lager voor Oudewater dan voor Woerden. • Toetsing collegevoorstellen is voor beide gemeenten vergelijkbaar. Efficiencywinst doordat sommige voorstellen voor beide gemeenten zijn.

Verschillen werkwijzen • De jaarrekening van Oudewater is net iets minder complex doordat het iets kleiner is in omvang. De verhouding past niet qua werkzaamheden (meer werk in Oudewater dan 1/6). • Planning van Woerden/Oudewater afwijkend maken: nu is de begrotingsbehandeling precies op dezelfde dag dat de focus meer op Woerden is.

ICT Dienstverlening • Informatiebeveiliging en gegevensbescherming • Beheer en onderhoud van IT-infrastructuur • Functioneel beheer • Software beheer • Website • Advisering • Informatiebeleid • Privacy beleid • Informatiebeveiligingsbeleid Basisdienstverlening • C ll g ’ f m privacywetgeving en advisering indien wanneer nodig. • Voldoen aan wettelijke plichten privacywetgeving. • Aanschaf, implementatie en onderhoud software en hardware. Zorg dragen voor betrouwbare en veilige verbindingen. • Ondersteuning en helpdesk. • Implementatie, beheer en onderhoud van gemeentelijke softwarepakketten. • Onderhouden en toegankelijk maken van gemeentelijke website. • 24/7 beschikbaarheid in geval van ICTcalamiteiten. • Piket voor beide gemeente hetzelfde geregeld. • Beheer van licenties en updates van software. • Volgen van de ENSIA methode. • Informatiebeveiliging conform Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). • Standaard CCT werkplek. • Standaard software. 23 |

• •

Verzorgen van werkplekken, inclusief beeldscherm, elektriciteit, kabels en Microsoft pakket. Verzorgen van standaard werkplek voor bestuur: wethouders, gemeentesecretaris en griffie.

Aanvullende dienstverlening • Aanvullende licenties. • Huurders in pand (bijvoorbeeld stadsteam en politie). • Devices die geregeld worden voor de gemeenteraad van Oudewater. Financiën • Rapportages van storingen/ updates/beveiligingsincidenten aan bestuur kosten voor beide gemeenten evenveel inzet.

Samenwerking • Eenheid in afspraken is noodzakelijk. Indien gemeenten afwijken in afspraken rondom uitvoering, leidt dit tot extra kosten.

Overeenkomsten beleid • Systemen voor vergunningverlening en burgerzaken is een standaardformulier waarbij kan worden aangegeven voor welke gemeente het is, waarna de stappen hetzelfde zijn. • Harmonisatie door implementatie X- Work in sociaal domein. Zelfde applicatie voor Stadsteam Oudewater (eigen ICT- partij met eigen systemen) als team in Woerden. Beiden werken met dezelfde apps. • Uitrollen en onderhouden gebeurt op dezelfde manier. • Privacy beleid, informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid zijn voor beide gemeenten gelijk.

Verschillen beleid • De raad mag afwijken bij de Rijksinkoopsamenwerking (Ris).

Verschillen werkwijzen • Colleges Woerden en Oudewater krijgen individueel uitleg over bepaalde systemen. Efficiënter voor ambtenaren als hiervoor een collectieve sessie komt. • Website moet worden meegenomen in één aanbesteding. De verhouding is ongeveer 50/50, maar misschien iets meer voor Woerden omdat er daar meer mensen (en dus meningen) zijn. • Oudewater moet main equipment room (MER) en switch kast ter beschikking stellen.

VTH – cluster APV/ Bijzondere wetten Dienstverlening • Vergunningverlening op gebied van de APV en bijzondere wetten • Beleidstaken op gebied van horeca • Beleidstaken op gebied van evenementen

24 |

Basisdienstverlening Op gebied van vergunningverlening: • Besluitvorming op basis van de Alcoholwet (ontheffingen en vergunningen) • Afhandeling tijdig ingediende melding voor betogingen • Besluitvorming evenementen (meldingen en vergunningen) • Verlenen exploitatievergunningen • Verlenen precariovergunningen • Verlenen standplaatsvergunningen • Verlenen vergunningen voor wegafsluitingen Verklaringen van geen bezwaar voor luchtballonnen en toertochten. • Besluitvorming op diverse overige onderwerpen uit de APV. • Uitvoeren toets op basis van de Wet Bibob (horeca en incidenteel evenementen) • Beleid schrijven, updaten en uitvoeren op gebied van evenementen en horeca. • Subsidies verlenen voor evenementen. • Faciliteren bijeenkomst(en) met evenementenorganisatoren en horecaondernemers. • Beantwoorden raadsvragen. • Beantwoorden persvragen. • Behandelen clusterspecifieke WOOverzoeken. • Portefeuillehoudersoverleggen (horeca en evenementen)

Aanvullende dienstverlening • Faciliteren bijeenkomsten evenementenwerkgroep Oudewater (ongeveer 3 à 4 per jaar) Normen en kaders • Er zal in de nabije toekomst worden gewerkt met t p g mm “Engage”. I t p g mm worden de werkprocessen beschreven en hieruit volgen stappenplannen. • Momenteel zijn de werkprocessen beschreven in stappenplannen in word-documenten. • Met vergunningverlening wordt doorgaans voldaan aan de wettelijke behandeltermijnen, tenzij gemeente en aanvrager in t mm g fw jk z ’ t mj . • Portefeuillehoudersoverleggen vinden plaats op basis van inhoudelijke agenda. Financiën • Voor zowel gemeente Woerden als gemeente Oudewater gelden veelal legesvrijstellingen voor vergunningen. • Voor evenementen in beide gemeentes is een subsidiebudget beschikbaar. In Oudewater behelst het een subsidiebudget dat wordt besteed aan twee vaste evenementen. Samenwerking • Teammanager en burgemeester Oudewater treffen elkaar twee keer per maand voor bespreken casussen en maken procesafspraken (ook in relatie tot benaderen ambtelijke werkvloer) • Tussen het bestuur van beide gemeenten zit een groot cultuurverschil. In Oudewater wordt meer op detailniveau geopereerd en bestuurd dan in Woerden.

Overeenkomsten beleid • De AP ’ van beide gemeenten worden steeds meer gelijk getrokken. • De basis van beide evenementenbeleidstukken vertonen overeenkomsten. Verschillen beleid Beleidsstukken op gebied van APV/bijzondere wetten zijn vaak zeer gemeentespecifiek. Er zijn dus veel verschillen tussen de diverse stukken. Daarnaast valt op te merken: • Bibobbeleid is verouderd in Oudewater. • Coffeeshopbeleid is in Oudewater niet bekend. • Beide gemeenten kennen geen (actueel) prostitutiebeleid. • Het reclamebeleid is in beide gemeenten verouderd (2013 Wrd en 2007 OW) • Standplaatsenbeleid Oudewater is verouderd en deels vervallen.

Verschillen werkwijzen • Voor Woerden zijn vergunningverleners gemandateerd ter ondertekening van alle veelvoorkomende besluiten. In Oudewater leest de burgemeester de besluiten van grotere evenementen tegen en tekent zelf. • Besluiten kennen deels overlappende, en deels afwijkende voorwaarden per gemeente.

VTH- Buitengewoon opsporingsambtenaar Dienstverlening • Handhaving van de openbare orde en veiligheid • Preventief toezicht en controle • Informatievoorziening aan burgers • Samenwerking met politie en andere instanties Basisdienstverlening • Surveilleren in de openbare ruimte. • Handhaven van lokale verordeningen. • Controle / handhaven op parkeeroverlast • Controle / handhaven op jeugdoverlast • Controle / handhaven op rijdend verkeer, bijvoorbeeld zwaar verkeer. • Toezicht houden en controleren bij evenementen. • Deelname aan jeugdaanpak overleggen • Afhandelen MOR meldingen • Afhandelen terugbelverzoeken • Samenwerking met afdeling verkeer over verkeerszaken • Samenwerking met realisatie en beheer in geval van een calamiteit • Deelname overleggen evenementen • Aanwezig bij controles van OOV • Controle op ondermijning signalen • Vastleggen van controles die gedaan worden in citycontrol • Signalerende rol tijdens demonstraties • Behandelen WOO verzoeken • Behandelen Raadsvragen en persvragen

25 |

Aanvullende dienstverlening • In geval van een calamiteit aanwezig om eerste hulp te verlenen of voor een veilige afzetting zorgen. • Deelname aan wijk overleggen en bewonersbijeenkomsten • In geval van afwezigheid, werkzaamheden als toezichthouder

Normen en kaders​ • Processen zijn globaal ingeregeld, maar er zijn een Mor melding moet binnen 48 uur in behandeling zijn genomen. • w g tu t ‘ - c’ situaties, kunnen concrete procesafspraken niet altijd geborgd worden

Samenwerking • Werken samen met Politie • Werken samen met alle clusters binnen de gemeente. • Helder verwachtingsmanagement en duidelijke procesafspraken t.a.v. taken en diensten zijn helpend. Teammanager en burgemeester Oudewater treffen elkaar twee keer per maand voor bespreken casussen en maken procesafspraken (ook in relatie tot benaderen ambtelijke werkvloer) Overeenkomsten beleid • Werken vanuit gastheerschap, gebruik maken van onze discretionaire bevoegdheid waar nodig

Verschillen beleid • Er zit een klein verschil in het handhavingsarrangement met prioritering. Over het algemeen komt het overeen. Financiën • Kosten Jaarlijkse training geweldsbevoegdheid • Kosten jaarlijkse permanente her- en bijscholing

Verschillen werkwijzen • Tot zover geen verschillen in werkwijzen bekend.

VTH - Cluster handhaving Dienstverlening Handhaving op gebied van: • Horeca • Evenementen • Bouwen en omgevingsrecht • Slopen • Ondermijning • Archeologie en monumenten • Inbrekerswerktuigen • Gevaarlijke dieren • Drugshandel op straat • Brandveiligheid • Overige APV artikelen, met name op het gebied van ondermijning • Gemeentewet

Basisdienstverlening • Juridische werkzaamheden volgend uit verzoeken om handhaving, meldingen of bestuurlijke prioriteiten • Afstemmen integrale aanpak met OOV, politie, toezichthouder en of andere ketenpartners • Advisering van toezichthouders en b ’ • Vertegenwoordiging gemeente in bezwaar, beroep en hoger beroep • Deelname interne overleggen en projectgroepen Woerden/Oudewater, bijv. opgaveteam arbeidsmigranten • Behandelen Woo-verzoeken • Beantwoording artikel 32/42 vragen en persvragen

26 |

• • • • • • • •

Opstellen VTH-beleid, jaarverslag en uitvoeringsprogramma Opstellen beleidsregels VTH-gerelateerd Opstellen handhavingsarrangement Afstemmen beleidsstukken van andere afdelingen Portefeuillehoudersoverleggen Woerden/Oudewater Juridische advisering veiligheidsoverleggen Woerden/Oudewater Juridische advisering integrale controles OOV Juridische werkzaamheden voor wegslepen voertuigen

Aanvullende dienstverlening • Juridische ondersteuning Omgevingsloket

Normen en kaders • Processen zijn globaal ingeregeld. • Voor verzoeken om handhaving gelden wettelijke termijnen. • Overige werkprocessen moeten worden opgenomen in Engage • Portefeuillehoudersoverleggen vinden plaats op basis van inhoudelijke agenda met lopende dossiers.

Financiën • Tot zover niets bekend over financiën.

Samenwerking • Helder verwachtingsmanagement en duidelijke procesafspraken t.a.v. taken en diensten zijn helpend. • Afstemming handhavingsstrategie in het college.

Overeenkomsten beleid • Het VTH-beleid Woerden/Oudewater komt in hoofdlijnen overeen. Alleen de prioritering verschilt op sommige onderdelen. • De Algemene Plaatselijke Verordening komt in hoofdlijnen overeen. • Het Damoclesbeleid van Woerden en Oudewater is in lijn met elkaar.

Verschillen beleid • De prioritering van werkzaamheden uit het VTH-beleid verschilt. In Oudewater ligt de focus vooral op arbeidsmigranten, illegale bewoning en brandveiligheid.

Verschillen werkwijzen • Verschil in prioritering werkzaamheden; • Verschil werkwijze van colleges;

VTH – cluster casemanagers Omgevingswet Dienstverlening • Omgevingsvergunningen • Huisnummerbesluiten • Principeverzoeken • Legesbezwaren • Projectgroepen

Basisdienstverlening • Behandelen van aanvragen en verzoeken binnen de wettelijke termijnen, waaronder: o Aanvragen omgevingsvergunning omgevingsplanactiviteiten o Aanvragen omgevingsvergunning bouwtechnische activiteiten o Aanvragen omgevingsvergunning overige activiteiten, zoals inrit, kap, monumenten o Principeverzoeken o Bezwaren tegen leges • Deelname aan en het leveren van input voor projectgroepen ten behoeve van grote ruimtelijke ontwikkelingen of beleidswijzigingen • Behandelen raadsvragen en Woo verzoeken

27 |

Normen en kaders • Er wordt gewerkt met het programma Engage, waarin de werkprocessen voor omgevingsvergunningen en principeverzoeken zijn vastgelegd, inclusief de bijbehorende stappenplannen. • Processen zijn in grote lijnen ingericht, maar er zijn nog geen concrete afspraken. • Portefeuillehoudersoverleggen worden georganiseerd op basis van een inhoudelijke agenda, die is gekoppeld aan specifieke t m ’ . Financiën • Behandeling van aanvragen voor omgevingsvergunning en principeverzoeken zijn in principe kostendekkend door de leges

Samenwerking • Tot zover niets over de samenwerking bekend.

Overeenkomsten beleid • Tot zover geen overeenkomsten in beleid bekend.

Verschillen beleid • Wij beoordelen de aanvragen op basis van beleid dat door andere teams wordt opgesteld, zoals Omgevingsplannen, w l t t ’ AP t k elkaar verschillen. Op dit moment zijn er geen overeenkomsten in het beleid bekend. • VTH beleid stelt bepaalde prioriteiten, maar er komen ook bestuurlijke prioriteiten binnen die niet in het VTH beleid als prioriteit zijn opgenomen. Verschillen werkwijzen • De gemeentes hebben verschillende onafhankelijke adviescommissies voor de beoordeling van plannen met betrekking tot omgevingskwaliteit (welstand) • Gemeente Oudewater heeft een gemeentelijke archeoloog die ons adviseert op gebied van archeologie, terwijl gemeente Woerden dit aspect heeft ondergebracht bij de ODRU

VTH - Toezicht Dienstverlening • Toezicht bouwen en sloop • Toezicht handhaving • Toezicht apv & bw • Bouwbesluit/Bbl toetsing • Wet kwaliteitsborging • BAG • Klachten/meldingen bouwen Basisdienstverlening • Toezicht omgevingsvergunningen activiteit bouwen • Toezicht sloopmeldingen (particuliere verwijdering en sloop) • Handhavingscontroles na handhavingsverzoek • Klachten/meldingen op het gebied van bouwen en ro afhandelen • Toezicht apv & bw: evenementen, reclame, horeca, terrassen • Pandsluitingen obv ondermijning uitvoeren • Integrale controles obv ondermijning uitvoeren • BAG periodieke controles en meldingen afhandelen • Toezicht hoarding/verwaarlozing • Afhandeling meldingen en informatieplichten wet kwaliteitsborging • Toetsing bouwbesluit/Bbl • Afhandeling raadsvragen en woo verzoeken

28 |

Aanvullende dienstverlening • Controles bewoning arbeidsmigranten in Tappersheul en centrum (brandveiligheid en bestemmingsplan). • Dienstverlening t.b.v. projecten. Normen en kaders • Er wordt gewerkt met het programma “Engage”. I t p g mm w werkprocessen beschreven en hieruit volgen stappenplannen. • Processen zijn globaal ingeregeld, maar er zijn geen concrete afspraken over afhandeling termijnen. Verschilt per situatie. . • Portefeuillehoudersoverleggen vinden plaats op basis van inhoudelijke agenda, g k pp l t m ’ . Financiën • Voor toezicht handhaving zou de verdeling 1 op 6 moeten zijn wat betreft dossiers. Dit is in de praktijk vaak 1 op 3 door bestuurlijke wens om meer te doen. • Het zou wenselijk zijn dat toezichturen t.a.v. projecten op projecten kunnen worden geschreven. Samenwerking • De keuzes in prioriteiten en ambities is niet in lijn met schaalgrootte gemeenten. Verhouding loopt scheef. • Teammanager en burgemeester Oudewater treffen elkaar twee keer per maand voor bespreken casussen en maken procesafspraken (ook in relatie tot benaderen ambtelijke werkvloer)

Overeenkomsten beleid • In de basis is het beleid hetzelfde

Verschillen beleid • Bestuurlijke prioriteiten verschillen sterk. • VTH beleid stelt bepaalde prioriteiten, maar er komen ook bestuurlijke prioriteiten binnen vanuit Oudewater, die niet in het VTH beleid als prioriteit zijn opgenomen. • Arbeidsmigranten hebben hoge prioriteit, worden geregeld controles op gedaan, maar is decennialang gedoogd in het verleden.

Verschillen werkwijzen • Bestuurlijke invloed verschilt sterk waardoor veel uitleg nodig is wat er op dossierbasis gebeurt. Dit vergt veel tijd en uitleg, aanwezigheid bij p ’ e.d.

Communicatie (1 / 2) Dienstverlening • Met communicatie bijdragen aan het realiseren van maatschappelijke / organisatie-opgaven • Persvoorlichting • Omgevingsanalyse • In stand houden communicatie-infrastructuur • Dienstverleningscommunicatie • Crisiscommunicatie • Arbeidsmarktcommunicatie • Interne communicatie

Basisdienstverlening • Persadvies o.b.v. communicatieprioriteiten, kansen en risico's. • Zicht op wat er in de samenleving speelt: • Beantwoorden persvragen + actieve persbenadering voor communicatieprioriteiten. • Gemeentepagina in de krant. • Beheer en doorontwikkeling digitale nieuwsbrieftool. • Beheer en doorontwikkeling crisiscommunicatie. • Basisdienstverleningscommunicatie (communicatie over dienstverlening) is bijvoorbeeld werkzaamheden, afval, openingstijden gemeentehuis, feestdagen, etc. • Inwonersparticipatie. • Beheer, invulling en doorontwikkeling social media kanalen (of andere digitale communicatiekanalen) van de gemeente. • Projectcommunicatie op communicatieprioriteiten, aantal prioriteiten naar rato van inwonersaantallen.

29 |

• • • •

•

Beheer en doorontwikkeling huisstijl. Interne communicatie. Arbeidsmarktcommunicatie gericht op het aantrekken en behouden van personeel. Communicatie over actualiteit: • 10 – 15% van de beschikbare communicatie-uren is gereserveerd voor actualiteit. Borgen en doorontwikkelen gebruik van duidelijke taal door de gemeente.

Aanvullende dienstverlening • Aanvullend voor Woerden: extra strategisch adviseur voor adviesgesprekken met collegeleden over communicatie-speerpunten en bijv. hoe je de pers te woord staat. Wordt door Woerden betaald. • Communicatie over projecten waarvoor extra budget beschikbaar is. • Aanvullende communicatiespeerpunten + bijbehorende communicatie. Normen en kaders • Woerden: TamTam (2x per week zicht op wat er in de samenleving speelt, inclusief duiding). • Oudewater: TamTam light (1x per week zicht op wat er speelt rond communicatieprioriteiten). • Voorstel gemeentepagina in de krant: 1x per 2 weken redactioneel en elke week bekendmakingen voor beide gemeenten. • 24 uurs dienst voor crisiscommunicatie, alle communicatiemedewerkers zijn beschikbaar en opgeleid voor crisiscommunicatie. • Kaderen speerpunten met concrete werkwijze voor basisdienstverlening. • Voorstel: 3-5 bestuurlijke prioriteiten voor Oudewater, 8-10 bestuurlijke prioriteiten voor Woerden.

•

•

Iets is een communicatieprioriteit als het: o Een (maatschappelijke) opgave is die bestuurlijke prioriteit heeft, én o Wordt ingevuld met concrete maatregelen, projecten of dienstverlening, én o Grote impact heeft/gaat hebben op inwoners, ondernemers of medewerkers (kans op risico of succes), én o Waarbij goed communiceren bijdraagt aan het realiseren van de (maatschappelijke) opgave. Colleges bepalen 1x per collegeperiode wat de communicatieprioriteiten zijn, conform 'Proces bepalen speerpunten'. 1x per jaar herziening. Financiën • Voor persvoorlichting zou de basisverdeelsleutel 1/6 en 5/6 wel ongeveer moeten kloppen, maar dit lijkt qua uren niet uit te komen. • Alle communicatie over projecten waarvoor extra budget beschikbaar is (investeringsbudget, kostenverhaal, externe financiering, etc.) valt niet onder de basisdienstverlening. Hiervoor moet communicatie (inzet en middelen) altijd apart begroot worden.

Samenwerking • Het aantal speerpunten moet gekaderd worden. Er moet een concrete werkwijze worden vastgelegd als basisdienstverlening.

Communicatie (2 / 2) Overeenkomsten beleid • Social media beleid. • Persoonlijke social m p g ’ zj verantwoordelijkheid van de bestuurders zelf. • Communiceren met focus als methode om prioriteiten communicatie-inzet te bepalen.

Verschillen beleid • Tot zover geen verschillen in beleid bekend.

Verschillen werkwijzen • In Oudewater wordt geen activiteitenkalender gemaakt. • Woerden en Oudewater hebben 2 verschillende kranten. Vanaf aankomend jaar gaat Woerden nog maar om de week in de krant publiceren. In Oudewater is deze werkwijze (nog) niet besproken.

30 |

Gegevensbeheer Dienstverlening • GEO • BI / dashboards • Landmeetkunde • GIS • WOZ • Belastingaanslagen en –heffingen • BGT • BAG Basisdienstverlening • Leveren van informatie op het gebied van kaarten en GEO informatie aan de organisatie. • Basisregistratie BAG en BGT. • Creëren van dashboards die toegankelijk zijn voor alle teammanagers. Informatie uit deze dashboards komt terug in de directierapportage. o Basisdienstverlening zijn standaard dashboards. De directie bepaalt wat er in deze dashboards komt. • Afhandelen vragen en bezwaren over WOZ. o WOZ wordt getoetst door de waarderingskamer. Uitslag hiervan gaat naar beide colleges. • Alle panden taxeren. • Belastingen opleggen. • Zorgen voor inkomsten BAG. • Zorg dragen voor de basisregistratie adressen en gebouwen. • Eén centraal contact voor luchtfoto's. Aanvullende dienstverlening • Als Oudewater meer of andere data op de dashboards wil, moeten hier financiële afspraken over worden gemaakt. 31 |

Normen en kaders • 1 medewerken voor BAG en WOZ. • Eigen taxateurs en landmeters die kennis hebben van de omgeving van Woerden en Oudewater. • Eigen applicatiemedewerker. Financiën • Voor kaartjes en dergelijke (GEO) is ongeveer 25% voor Oudewater en 75% voor Woerden. • Landmeetkundig is de meerderheid conform de verdeelsleutel 1/6 en 5/6. Wat er op projecten gemeten wordt, wordt op projecten geschreven. Als de landmeetkundige niet op een project zit, worden de uren als algemeen geschreven. Dit gebeurt voor meerdere taken, zoals bijvoorbeeld bij overzetten van grond. • Voor GIS kan de basisverdeelsleutel van 1/6 en 5/6 worden aangehouden. • Financiële verdeelsleutel klopt ook voor WOZ, alleen bij de verordeningen vraagt Oudewater meer tijd vanuit de raad, met name door vragen. Dit is een klein onderwerp, slechts 1x per jaar, en daarom verwaarloosbaar. • De verdeelsleutel voor GEO zit in het aantal projecten, inwonersafhankelijk, dus dat komt uit volgens de basisverdeelsleutel. Samenwerking • Maatstaf van projecten is gebaseerd op Woerden. Hierdoor is in Oudewater zelden iets een project, omdat Oudewater zoveel kleiner is dan Woerden. • Zaken die na een project nog gedaan moeten worden om het project af te ronden, vallen vaak buiten het projectbudget. Project is intern dan vaak al afgerond, dus dan kunnen er geen uren meer op geschreven worden.

• Eenduidigheid in uitvoeringsbeleid is noodzakelijk.

Overeenkomsten beleid • Beide gemeenten worden hetzelfde behandeld. • Er is één viewer waarin Woerden en Oudewater zichtbaar zijn als één kaart. Systeem is zo ingericht, dat prints van Woerden in huisstijl Woerden zijn en prints Oudewater in huisstijl Oudewater. Het is één integraal systeem.

Verschillen beleid • Verordeningen zijn verschillend. • Het bestuur van Oudewater heeft meer eisen en zit dichter op het proces. Dit veroorzaakt een scheefgroei in de verhoudingen en uitvoering. o Voorbeeld: arbeidsmigranten. • Verschillende politieke keuzes: rioolheffing, afvalstofheffing (in Oudewater per leging container, in Woerden vast tarief gebaseerd op omvang huishouden), toeristenbelasting, precario. Riool en afval zijn het grootst, de rest is wat kleiner. Verschillen werkwijzen • Er is veel tijdsinzet t.b.v. dashboard Sociaal domein. Brengt overzichtelijk de geldstromen in kaart. Stadsteam maakt gebruik van deze dashboards, maar mag niet zelf kiezen wat er op de dashboards komt te staan. • Invulling sociaal domein is anders vanwege Stadsteam en WoerdenWijzer. • Verschillende WOZ werkwijzen vergen aparte handelingen en dus meer tijd. In Oudewater wordt meer bezwaar gemaakt tegen de WOZ, vanwege verschil in cultuur.

P&O Dienstverlening • Recruitment • Indiensttreding • Advies • Ziekteverzuim • Applicatiebeheer • Strategie • Opleiding • Gesprekscyclus • Medewerkerstevredenheidsonderzoek • Risiso inventarisatie en evaluatie • Personeels- en salarisadministratie • Organisatieontwikkeling, structuur, cultuur en leiderschap. Basisdienstverlening • Vacatures opstellen en plaatsen. Vacatures staan 5 weken open, en worden daarna herzien en eventueel ergens anders geplaatst, of een aanvullende campagne via bijv. LinkedIn. • Monitoren sollicitanten. Sollicitanten mogen binnen 10 werkdagen een reactie verwachten. • Voeren van arbeidsvoorwaardengesprekken. • Arbeidsovereenkomst opstellen. • Aanspreekpunt voor teammanagers voor personeel gerelateerde zaken. • Operationeel en tactisch beleid. o Voorbeeld: strategische personeelsplanning. • Beleid, advies en uitvoering op ziekte, verzuim en arbo. Ziekteverzuimpercentage van VNG als streven. • Juridisch advies over o.a. arbeidsvoorwaarden. 32 |

• •

• • • • • •

Opleidings- en ontwikkelingsadvies. Strategisch beleid, conform wet- en regelgeving. Drie keer per jaar directierapportage. Salaris en declaraties. Groene Hart Academie. Coach pool. Beleid en advies over gesprekscyclus. Tweejaarlijks medewerkerstevredenheidonderzoek.

Aanvullende dienstverlening • Tot zover geen aanvullende dienstverlening bekend.

Financiën • Tot zover niets bekend over financiën.

Samenwerking • Strategie en organisatieontwikkeling volgen vanuit bestuurlijke prioriteiten.

Overeenkomsten beleid • Tot zover geen overeenkomsten in beleid bekend.

Verschillen beleid • Tot zover geen verschillen in beleid bekend.

Overeenkomsten werkwijzen • Gemeenten kennen specifieke functies, maar er kan één werkwijze worden gehanteerd. • Werkwijze advies is hetzelfde voor Woerden en Oudewater. • Voor alle medewerkers wordt hetzelfde systeem gebruikt (Workforce, dit wordt Afas). • Rechtspositieregeling is gelijk voor Woerden en Oudewater. Verschillen werkwijzen • Bijzondere uitkeringen, bijvoorbeeld voor burgemeesters, moeten voor beide gemeenten apart behandeld worden, omdat deze afhankelijk zijn van het aantal inwoners van de gemeenten. • Risico inventarisatie en evaluatie wordt nu niet naar Oudewater verstuurd.

& Van de Laar. Organisatieadviesbureau met denkers én doeners voor de publieke sector. Resultaatgericht, betrokken en met energie. Zo maken wij impact op maatschappelijke opgaven, bestuurlijke ambities en organisatorische uitdagingen. In de rol van adviseur, onderzoeker, procesbegeleider of door tijdelijk ín uw organisatie te stappen, brengen wij beweging. Zo dragen onze ervaren adviseurs en jonge talenten bij aan een weerbare en wendbare publieke sector. Wij kraken onze hersens op complexe vragen. Daarbij zijn we scherp in onze analyses. En bieden we concreet handelingsperspectief in onze advisering. We steken ook graag onze handen uit de mouwen om samen met u resultaat te boeken. Dat doen we bijvoorbeeld door het ontwerpen van passende organisatiestructuren en sturingsconcepten. Door het versterken van leiderschap en het werken aan gewenst gedrag van medewerkers.

Wij helpen bij het verkennen van t k m t c ’ publ k organisaties. En we begeleiden processen om organisaties te vitaliseren. Samenwerking of fusie tot stand brengen? Wij helpen bij de vorming, evaluatie en doorontwikkeling. Wij doen kwalitatief en kwantitatief onderzoek naar de effecten van beleid en naar de sterke en verbeterpunten in organisaties en samenwerkingsverbanden. Onze passie om direct maatschappelijk impact te maken zetten wij in binnen het sociaal domein. Onder andere door het ‘ t l ’ H m g g J ug . Ook helpen wij bij de realisatie van de transities op het gebied van klimaat en energie.

Staat uw vraagstuk er niet tussen? Verras ons. Wij laten ons graag uitdagen op andere t m ’ t publ k m !

& Van de Laar is in vriendschap verbonden met GNGMKRS, ons label voor interim-bemiddeling, executive search & werving en selectie. & Van de Laar B.V. Emmasingel 29-11 5611 AZ Eindhoven 085 – 747 06 18

info@en-vdl.nl en-vandelaar.nl

Lid van de Raad van Organisatieadviesbureaus (ROA).