Document · PDF

B2. Conceptuitwerking samenwerkingshandvest (185311).pdf

Gemeenteraad 10 juli 2025, gemeente OudewaterBij agendapunt: 19: Raadsvoorstel Samenwerking Oudewater Woerden (185283)11.576 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Samenwerkingshandvest

Concept 1-05-2025

Juridische zaken Dienstverlening • Juridische advisering • Regelgeving • Besluiten • Juridische kennisoverdracht • Overeenkomsten • Bezwaren • Klachtencoördinatie • Contact huisadvocaat Basisdienstverlening • Algemeen juridisch advies. • (Mede) opstellen/juridische controle van verordeningen en beleid. • Opstellen/juridische controle besluiten, beschikkingen en besluitvormingsstukken. • Bestuurlijke controle: kwaliteitscontrole van college- en raadsvoorstellen. • Domein specifiek en organisatie-breed faciliteren van juridische kennisoverdracht. • Opstellen/juridische controle overeenkomsten, publicaties en overige documenten. • Verzorgen van de bekendmaking, verwerking en beschikbaarstelling van verordeningen, beleidsregels en besluiten van algemene strekking. • Behandeling, opstellen conceptadvies commissie bezwaarschriften, en afhandeling ontvangen bezwaren. • Opstellen beslissingen op bezwaar. • Opstellen verslag van de hoorzitting. • Faciliteren en leiden (pre)mediation trajecten. • Vertegenwoordigen van de gemeente in bezwaar- en beroepsprocedures. • Advisering en coördinatie behandeling klachten. • Advisering/incidentele behandeling Woo verzoeken. • Opstellen jaarverslag t.b.v. klachten en bezwaarzaken. • Advies inwinnen bij huisadvocaat, waarbij het advies van toepassing is op beide gemeenten.

•

Advisering en afhandeling klachten over aanbestedingsprocedures (klachtenmeldpunt aanbesteden). Aanvullende dienstverlening • Advisering stadsteam inzake sociaal domein en ontvangen bezwaren. • Deelname aan projecten. • Advies inwinnen bij huisadvocaat specifiek voor één van de gemeenten, gelet op onderwerp resp. project.

Normen en kaders • Advisering is conform geldende wet- en regelgeving. • Het team beschikt over een jaarlijks budget dat ingezet kan worden voor: o Kennisontwikkeling (opleidingen/cursussen) door medewerkers van het team. o Kennisoverdracht: over de gevolgde opleidingen/cursussen koppelen medewerkers terug aan het team. • Organiseren periodieke kennissessies. • Wekelijks sparmoment binnen het team. • Klachten, bezwaren en Woo verzoeken binnen de wettelijke termijnen behandelen en afhandelen. • Behandelen van Woo-verzoeken die qua onderwerp binnen team JZ vallen. • Afhandeling klachten conform klachtenregeling. Financiën • Op basisdienstverlening is de basisverdeelsleutel van toepassing. • Voor aanvullende dienstverlening worden de kosten één op één doorberekend aan de gemeente waarvoor het advies dient.

Samenwerking • Ten behoeve van de aanvullende dienstverlening, het inwinnen van advies huisadvocaat voor een specifiek onderwerp/project, moet er eerst goedkeuring zijn van beide gemeentesecretarissen. Overeenkomsten beleid • Klachtenregeling • Overkoepelende wet- en regelgeving is voor beide gemeenten gelijk. Verschillen beleid • Woerden kent organisatieregeling, Oudewater niet. • Woerden kent uitvoeringsbesluit t.b.v. organisatieregeling, Oudewater niet. • Mandaatregisters van Woerden en Oudewater zijn niet volledig geharmoniseerd. • Algemene plaatselijke verordening op grote lijnen geharmoniseerd. • Veelal politieke keuze om op enkele onderdelen af te wijken. • Woerden en Oudewater hebben ieder een eigen bezwaarschriftencommissie en een eigen verordening. Verschillen werkwijzen • College Woerden geeft meer mandaat af voor handelingen, waardoor de processen op de ambtelijke werkvloer efficiënter verlopen. o Indien mogelijk, mandaten en werkwijze harmoniseren. o Indien verschillen in mandaten en werkwijze, dan procesafspraak t.b.v. bestuurlijke route. o In Oudewater wordt standaard een schriftelijk verslag van de hoorzitting opgesteld en in Woerden wordt dat enkel gedaan op verzoek van betrokkenen.

Vastgoed & grondgebruik Dienstverlening • Grondbedrijf • Grond en vastgoed • Verkopen vastgoed • Verhuren vastgoed • Duurzaamheid en onderhoud • Gebruik vastgoed • Facilitair Basisdienstverlening Cluster ontwikkeling: • Opstellen koop-, verkoop- en huurcontracten (afhankelijk van grondexploitaties), Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG), en kostenverhaalovereenkomsten. • Aankopen, verkopen en verhuren grond en vastgoed. Cluster beheer: • Technisch beheer gemeentelijke gebouwen. • Onderhoud gemeentelijke gebouwen. • Energiebeheer uitsluitend het onderdeel vastgoed aansluitingen. • Leegstandbeheer. • Actualiseren meerjarig onderhoudsplan (MOP), één keer in de vier jaar. • Opstellen (financiële) rapportage. Facilitair: • Coördinatie contractbeheer, aanbestedingen, facilitaire zaken stadskantoor en stadhuis. • Schoonmaak, sanitaire middelen, beveiliging, drankvoorziening (koffie en thee), ongediertebestrijding. • Basisinrichting werkplekken. • Hoofd BHV. • Coördinatie gebruik stadhuis. Cluster gebruik / sport: • Verhuur sportzalen. • Beheer en exploitatie gemeentelijke gebouwen, waaronder sporthal (excl. zwembad). • Overname-activiteiten vrijwillige beheerstichting. 3|

• •

Managen vastgoedportefeuille inclusief de portefeuille van gebruikers/huurders. Het managen/coördineren van alle vastgoedwerkzaamheden als strategie, onderhoud, projecten, contacten en contracten. Strategie, beleid en advies voor maatschappelijke accommodaties. Deskundig opdrachtgeverschap voor het (laten) ontwikkelen en realiseren van maatschappelijke accommodaties.

Aanvullende dienstverlening • Actualiseren beleid.

Normen en kaders • Binnen cluster beheer wordt gewerkt op basis van conditieniveaus conform NEN 2767. Financiën • Projecten vallen buiten de basisverdeelsleutel. • Verduurzamen gemeentelijk vastgoed wordt opgepakt als een project. Per gemeente wordt hier krediet voor vrijgesteld. Dienstverlening valt buiten de basisverdeelsleutel. Samenwerking • Gemeente is in situaties zowel eigenaar, verhuurder als gebruiker van gebouwen. Overeenkomsten beleid • Algemene huurvoorwaarden zijn voor beiden gemeenten gelijk.

Verschillen beleid • Er worden verschillende huurtarieven gehanteerd voor Woerden en Oudewater. • De keuze van beschikbaar stellen sportvelden is anders voor Woerden dan voor Oudewater. • Woerden kent focus en niet focus sporten. Oudewater kent dit niet. Verschillen werkwijzen • Tot zover geen verschillen in werkwijze bekend.

Overig • Er zijn taken bijgekomen, maar er is geen toename geweest in capaciteit. Deze verhouding is scheef g l p ft g lg ‘ ’ kwaliteit.

Openbare orde & Veiligheid Dienstverlening • Crisisbeheersing • Ondermijning • Persoonsgerichte aanpak (PGA) • Evenementen • Maatschappelijke onrust • Woonoverlast • Cybercrime • High impact crime/veel voorkomende criminaliteit • Jeugd • Bibob Basisdienstverlening • Werkzaamheden volgend uit noodsituaties (vb. gevonden hennepkwekerijen etc.) • Ondermijning: signaleren, onderzoeken en verwerken van casussen, MMA signalen verwerken, integrale controles, preventie en bewustwording. • Opstellen integraal veiligheidsplan en uitvoeringsplan • Opstellen beleid (o.a. mensenhandel en naar aanleiding wet bibob). • Uitvoeren van Bibob onderzoek met behulp van Apollo applicatie. • Portefeuillehoudersoverleggen • Coördineren veiligheid demonstraties en evenementen. • Coördineren noodopvang en asielzoekers. • Afhandeling klachten woonoverlast en informeren burgemeester. • Opstellen en uitvoeren MMA-campagne. • Preventieve taken gericht op ondernemers, senioren en jeugd (o.a. organiseren voorlichtingsavonden cyber). • Preventieve taakverlening n.a.v. trends high impact crime (HIC) / veel voorkomende criminaliteit (VVC)(o.a. preventief voorkomen woninginbraken) • Aanpak overlast gevende jeugd door coördinerende rol en deelname aan wijkoverleggen. 4|

• • • •

•

Deelname aan veiligheidsoverleggen Woerden/Oudewater met burgemeester en politie. Toetsen crimineel geld in Woerden/Oudewater. Maatschappelijke onrust: coördinatie, deelname aan projectgroepen, informeren. PGA: coördineren, burgemeester informeren, casusoverleg. Crisisbeheersing: accounthouder Veiligheidsregio Utrecht (VRU), opleiden, trainen en oefenen (OTO), interne crisisorganisatie d.m.v. crisisplan en uitwerking daarvan.

Aanvullende dienstverlening • Inzetten jongerenwerk Stadsteam vanuit OVV. Normen en kaders • w t g w kt m t t p g mm “Engage”. I dit programma staan de werkprocessen beschreven en hieruit volgen stappenplannen. • Processen zijn globaal ingeregeld, maar er zijn geen concrete afspraken over afhandeling termijnen. Verschilt per situatie. • w g tu t ‘ - c’ tu t kunnen concrete procesafspraken niet altijd geborgd worden. • Portefeuillehoudersoverleggen vinden plaats op basis van inhoudelijke agenda, gekoppeld aan t m ’ . • Er is een functie coördinator, die zorgt voor filter en versterkt de ervaren kwaliteit. Financiën • Op basis van vastgestelde prioriteiten wordt er door de raad geld vrijgemaakt voor thema ondermijning. • Basisverdeelsleutel is passend, omdat diensten naar rato van inwoners wordt uitgevoerd. • Vanuit Woerden is er geen extra budget op cyber, vanuit Oudewater wel. • Inzet jongerenwerk Stadsteam moeten separate afspraken over gemaakt worden.

Samenwerking • Helder verwachtingsmanagement en duidelijke procesafspraken t.a.v. taken en diensten zijn helpend. • Teammanager en burgemeester Oudewater treffen elkaar twee keer per maand voor bespreken casussen en maken procesafspraken (ook in relatie tot benaderen ambtelijke werkvloer) Overeenkomsten beleid • Ieder beleid is zoveel mogelijk hetzelfde voor beide gemeenten. Een aantal voorbeelden zijn: o Beide gemeenten kennen dezelfde basisveiligheid,. o Op hoofdlijnen komt het jeugdbeleid overeen. o Voor ondermijning wordt één MMA-campagne georganiseerd, die in beide gemeenten wordt uitgerold. o Beleid mensenhandel is voor beide gemeenten gelijk. Verschillen beleid • Verschil in prioritering tussen gemeenten. Focus Oudewater ligt op alcohol- en drugsoverlast. Woerden kent Schilderskwartier, met focus op onveiligheidsgevoel. Verschillen werkwijzen • Informeren raad Woerden is één keer per jaar, terwijl informeren raad Oudewater twee keer per jaar is. Meer tijdsinzet Oudewater vs. Woerden.

Ruimtelijke plannen (1 /2 ) Dienstverlening • Juristen • Landelijk gebied • Ruimtelijke ordening (RO) • Omgevingswet en strategie • Economische zaken • Stedenbouw • Erfgoed, recreatie en toerisme

• • • • • •

Basisdienstverlening Juristen • Behandeling wettelijke taken. • Behandeling bezwaar- en beroepschriften n.a.v. omgevingsvergunningen, APV-vergunningen, verkeersbesluiten, wijzigingen omgevingsplan en verzoeken om nadeelcompensatie. • Vergunningverlening in relatie tot VTH-taken (behorend tot ruimtelijk domein). • Deelname reguliere overleggen. • Advisering bestemmingsplan en omgevingsplan • A g b tuu c ll g ’ u mt l jk domein en VTH. • Deelname en voorzitterschap intake- en omgevingstafel • Advisering projecten, beleid en programma's. o P g mm ’ g kl m t voorzien van juridisch advies. • Invoering en implementatie omgevingswet. Landelijk gebied • Minimale advisering gebiedsproces landelijk gebied. • Advisering regionale overleggen d.m.v. annotaties delen. Ruimtelijke ordening • Schrijven beleid en adviseren bestuurders. • Advisering handhaving, vergunningaanvragen, projecten en plannen naburige gemeenten. 5|

•

Aanvraag omgevingsvergunningen en principeverzoeken. Adviseren ketenpartner (bijv. Provincie). Omgevingsloket. Opstellen college- en raadsvoorstellen. Onderhouden en beheer van het omgevingsplan en wijzigen n.a.v. beleidswijzigingen of initiatieven. Onderhoud en beheer van toepasbare regels (vragenbomen) in het omgevingsplan. Deelname werkgroepen en overleggen opgaven huisvesting arbeidsmigranten, omgang mantelzorg in relatie tot RO (opgave gericht werken gerelateerd aan beleid). Portfolio management.

Economische Zaken • Accountmanagement ondernemers • Ondersteuning revitalisatie bedrijventerreinen • Onderhoud en actualisatie beleid • Deelname aan in- en externe werkgroepen • Integrale en regionale afstemming • Opstellen startnotitie Stedenbouw • Adviseren bestuurders algemeen • Adviseren omgevingsvergunningen en principeverzoeken (incl. Intake/omgevingstafel) • A p g mm ’ / g b / RO trajecten • Advisering beleid (RP, R&B, Sociaal domein) • Adviseren vastgoed t.b.v. snippergroen • Adviseren projecten (indien kostenverhaal/Grex niet van toepassing) • Adviseren Platform groen-blauwe dooradering (voorheen kleine landschapselementen) • Portfolio management

Cultuur historisch landschap en recreatie • Schrijven beleid en advisering bestuurders • Advisering vergunningsaanvragen, restauratieplannen, subsidieaanvragen • Opstellen college- en raadsvoorstellen • Input leveren aan omgevingsplannen • Secretariaat commissies omgevingskwaliteit en Erfgoed / MooiSticht • Deelname aan reguliere overleggen intern • Deelname aan regionale en lokale overleggen • Accountmanagement partners / ondernemers • Publieksbereik

Aanvullende dienstverlening (keuze, kan evt. vervallen) Landelijk gebied (nog onzeker of hiervoor vanaf 2026 middelen zijn, i.v.m. kadernota/subsidie PU) • Overleggen bestuur in relatie tot regionale aspecten (afhankelijk van actuele dynamieken). • Strategisch advies bestuurders. • Advisering interne en externe processen die strategisch van belang zijn. • Advisering ruimtelijke ordening ten aanzien van landelijk gebied, waarbij integraliteit leidend is. • Regionale afstemming U-10 samenwerking en Groene Hart. • Gebiedsprocessen landelijk gebied. Omgevingswet • Tot aan 2032 omzetten van regels uit bestemmingsplannen, verordeningen en bruidsschat naar één gebiedsdekkend omgevingsplan en het vertalen van deze juridische regels naar toepasbare regels (vragenbomen) in het online omgevingsloket.

Ruimtelijke plannen (2 /2 ) Normen en kaders • We maken voor Woerden en Oudewater in principe zelfde product en lopen zelfde processen. • Relatief grote afwijkingen van standaard en maatwerk voor Oudewater vallen onze aanvullende dienstverlening • Duidelijk ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgeverschap is voorwaarde.

Financiën • Urenbesteding voor projecten, valt niet onder basisdienstverlening (maar onder kostenverhaal en daarmee onder aanvullende dienstverlening). • Omgevingswet is een project. Werkzaamheden vallen buiten de basisverdeelsleutel.

Samenwerking • Management bewaakt afspraken over gemaakte uren. • Werken voor twee besturen bemoeilijkt opgave landelijk gebied. • Veelal geen duidelijke procesafspraken tussen ambtelijke organisatie en bestuurders. • Eén ambtenaar of kernteam koppelen aan Oudewater resp. Woerden belemmert integraliteit en veroorzaakt eilandencultuur. • Beide besturen moeten prioriteiten en ambities concretiseren en vertalen richting ambtelijke organisatie. • Bestuurlijke prioritering en verwachtingen moeten in verhouding staan tot schaalgrootte gemeente. 6|

Overeenkomsten beleid • Beleid planologisch gebied is voor beide gemeenten verouderd, met name landelijk gebied. • Geen duidelijke regelgeving in relatie tot visie 2022. • Start beleid buitengebied per 1-1-2027. • Leges verordeningen zijn grotendeels gelijk. • Oudewater volgt in beleid Woerden, anders aanvullende dienstverlening. • Bij de opbouw van het omgevingsplan wordt uniformiteit nagestreefd: alleen wanneer de lokale situatie daarom vraagt, wordt er een afwijkende regel opgesteld. Verschillen beleid • Woerden kent 100 beleidsstukken t.a.v. ruimtelijk domein en Oudewater kent 60 beleidsstukken voor dit domein. Gekoppeld aan bestuurlijke prioritering. Verschillen werkwijzen • Bij voltooiing werkproces aandacht voor kleine verschillen gemeentebesturen. • Ook bij RO verschil in mandatering vanuit colleges Woerden en Oudewater in relatie tot afhandeling bezwaar- en beroepschriften. • Sommige situaties moet één ambtenaar verschillend stemmen in regionale overleggen. Ambtenaar wordt geconfronteerd met zogenaamde dubbele-petten-constructie. Niet altijd uitlegbaar aan regio. • Wens is één gezamenlijk basisdocument met daaronder specifieke werkplannen behorend bij collegeprogramma (koppeling politieke processen met als gevolg één gezamenlijke prioriteitenlijst). • Geen beleid veroorzaakt vraag-gestuurd werken vanuit inwoners (casuïstiek gestuurd, met weinig efficiency).

Overig • f ë ‘p j ct ’ w t schaalgrootte Woerden aangehouden. Veel werkzaamheden voor Oudewater worden om t pg p kt l ‘p j ct’. • Per onderwerp zal de verhouding Oudewater - Woerden sterk verschillen. Oudewater heeft bijvoorbeeld relatief veel buitengebied en veel monumenten. Ook grote trajecten zoals een Omgevingsvisie kosten niet 1/6 van de capaciteit, maar veel meer. Het is dus zaak dat we zoveel mogelijk beleid en trajecten gezamenlijk oppakken met eventueel een klein nuanceverschil in de inhoud voor Oudewater. Dus eenzelfde beleidshuis (grosso modo) en beleidscyclus, waarbij we beleid in de tijd gelijk laten lopen. Dat ter compensatie van het bovengenoemde. Hierin zit het grote voordeel van werken voor 2 besturen, zowel op het gebied van kwaliteit, capaciteit, en middelen. Hier zijn bestuurlijke concessies voor nodig. • Cultuur en gedrag beïnvloeden de case-load van wettelijke taken, o.a. bezwaar en beroep. Daardoor is het afrekenen via de basisverdeelsleutel niet altijd conform de verhouding 1/6 en 5/6. In de implementatiefase moet er een bestuurlijke keuze gemaakt worden hoe hiermee om te gaan.

Wijkonderhoud Dienstverlening • Onderhoud • Sportvelden • Gladheidbestrijding • Bomen • Evenementen • Coördineren begraafplaatsen

Basisdienstverlening en kwaliteitsnormen • Meldingen openbare ruimte (vb. gaten asfalt, etc.): • Schoonmaken straten na evenementen (denk aan carnaval en koningsdag). • Evenementen kliko's. • Opruimen grove vuurwerk brokstukken na Oud en Nieuw. • Faciliteren in plaatsen hekken bij Sinterklaas en koningsdag. o Andere evenementen worden hekken niet rondgebracht. • Contact inwoners, nabestaanden, ondernemers (belanghebbenden en rechthebbenden graven). • Inboeken begrafenissen. • Coördineren opgravingen juridische misdrijven. • Coördineren urn plaatsingen.

Kwaliteitsnormen • Leidraad is 3cm i.v.m. struikelgevaar; • Meldingen in Woerden en Oudewater worden op dezelfde wijze opgepakt. • Meldingen worden binnen 48 uur in behandeling genomen. • De kwaliteitsnorm van gevel-gevel contracten is conform beeldkwaliteit B. 7|

Aanvullende dienstverlening Woerden • Onderhoud sportvelden.

Aanvullende dienstverlening Oudewater • Onderhoud speeltuinen. • Onderhoud begraafplaats Hekendorp. • Verkiezingsborden plaatsen. • Bomen planten, inboet zetten, toezichthouder. • Inzet groenvoorziening voor bomeninspectie. Financiën • Op onderhoud, bomen en coördinatie begraafplaatsen is de basisverdeelsleutel van toepassing. • Onderhoud sportvelden is alleen voor Woerden. • Voor gladheidbestrijding wordt per strooibeurt betaald. De aannemer stuurt de factuur naar zowel Woerden als Oudewater.

Samenwerking • Er werkt één vast gestationeerd team voor buitendienst Oudewater. • Materiaal voor gladheidsbestrijding wordt tussen Woerden en Oudewater uitgewisseld. Overeenkomsten beleid • Nieuwe beheersverordening voor begraafplaatsen gaat gelden voor beide gemeenten.

Verschillen beleid • In Woerden is veel uitbesteed middels aanbestedingsprocedures, voor Oudewater moet alles zelf georganiseerd worden. o Concreet voorbeeld is het maaien. In Woerden is dit uitbesteed via aanbestedingsprocedure, waaraan Oudewater niet meedeed. Verplichting aannemer bij uitvoeren maaien is dat hij hoeken en bochten moet maaien. Deze verplichting geldt niet voor Oudewater. o Zelfde geldt voor gevel-gevel contracten. • Oudewater heeft haar eigen maaibeleid, waarbij Oudewater kiest voor frequenties. Woerden kiest b l ‘b l b t k’. o De verschillen in beleid sluiten niet aan op de wensen zoals opgenomen in het bestuursakkoord. Hierdoor stemt de gekozen uitvoering eigenlijk niet overeen met de beelden en verwachtingen op politiek niveau, wat kan leiden tot ontevredenheid van gemeenteraden. Verschillen werkwijzen • Verschillende graafdieptes begraafplaatsen.

Afval & reiniging Dienstverlening • Straatreiniging • Meldingen openbare ruimte • Milieustraat • Inzameling afvalstoffen Basisdienstverlening • Opruimen gedumpt afval openbare ruimte (fulltime twee wagens). • Coördinatie en communicatie richting inwoners over inzameling en ophalen papier voor Woerden en Oudewater. • Meldingen openbare ruimte, welke binnen 24 uur worden opgepakt. Aanvullende dienstverlening • Veegwagen rijdt in Woerden, inhuur voor Oudewater. • Ophalen kliko's papier in Woerden.

Financiën • Basisverdeelsleutel is van toepassing op straatreiniging. • Milieustraat valt voorlopig nog niet binnen de DVO. Te zijner tijd moet bekeken worden welk samenwerkingsmodel hierop van toepassing is en hoe financiën wordt ingeregeld. Samenwerking • Vanaf 2027 willen beide gemeenten het ophalen van afval zelf organiseren. Momenteel belegd bij Cyclus N.V. • Q2 2025 start proef gebruik Woerdense milieustraat inwoners Oudewater. 8|

Overeenkomsten beleid • Momenteel implementatie van software traject. • Er gelden gesloten budgetten van Oudewater en Woerden, waar uitvoering aan gekoppeld wordt. • Aanbesteding ondergrondse containers voor zowel Woerden als Oudewater, waardoor in beide gemeenten dezelfde containers geplaatst worden. • Afval- en reiniging kent een gesloten systeem. Verschillen beleid • Woerden kent een ander beleidsplan ten aanzien van afvalstoffen dan Oudewater. • Woerden kent een eigen inzameling van afval. Oudewater besteedt deze dienstverlening uit aan een externe partij (onderaannemer). • Woerden laat de openbare afvalbakken legen door samenwerkingspartner Ferm Werk. Oudewater leegt de openbare afvalbakken zelf.

In de app is de omgeving voor het uitzetten van nieuwsberichten generiek. Het is niet mogelijk onderscheid te maken tussen beide gemeenten. Per nieuwsbericht moet duidelijk zijn of het geldt voor inwoners van Woerden of Oudewater. Dit wordt vaak verkeerd gelezen, wat aan de achterzijde veel tijdsinzet vergt richting inwoners met afhandeling meldingen. Inzamelfrequentie voor beide gemeenten is compleet anders. Leidt tot onduidelijkheid voor zowel medewerkers als ook inwoners. o Voorbeeld: communicatie Oud en Nieuw: voor inwoners Woerden gold het bericht dat alle papiercontainers werden afgesloten, maar in Oudewater heeft men geen papiercontainers. o Communiceren vanuit één app, levert onduidelijkheid op bij inwoners van Woerden en Oudewater. Inzameling van takken is qua beleid anders ingeregeld. Voor Woerden wordt dit gratis opgehaald, maar in Oudewater niet. De gehele backoffice is anders ingeregeld, waardoor ambtenaren l b wu t tu ppl c t m t ‘ w tc ’. Diftar systeem is anders in Woerden dan in Oudewater. Inwoners van Woerden betalen minder dan inwoners in Oudewater. De staffel verschilt van elkaar. Software is momenteel nog anders ingeregeld, waardoor het aanleveren van data op verschillende wijze verwerkt wordt. o De data van Woerden komt direct binnen op de server en de data van Oudewater komt binnen op de server van een externe partij.

o Medewerkers van stadserf moeten de data van die server afhalen en vervolgens laden in het software pakket van Woerden. Op basis van de data worden handelingen uitgezet en die verantwoordelijkheid ligt weer bij stadserf Woerden. o Dit zijn handmatige handelingen en leiden tot inefficiëntie en tijdverlies. Alles is erop ingericht dat dit onderdeel ooit nog weer kan scheiden, wat in de praktijk leidt tot inefficiëntie. o

•

• • • •

Verschillen werkwijzen • Weinig gezamenlijke aanbestedingen doorlopen, met weinig efficiency in de uitvoering als resultaat. • Inzameling van papier verschilt voor zowel Woerden als Oudewater. Woerden heeft eigen kl k ’ voor papierpinzameling. Oudewater kent verzamelpunten voor papier, waar eens in de zoveel tijd papier door verenigingen wordt opgehaald. • Dit maakt de uitvoering t.b.v. coördinatie en communicatie inefficiënt. • • Er is één communicatie app-systeem aangeschaft door Woerden. Dit systeem wordt ook ingezet voor dienstverlening Oudewater. Inrichting app was een hele opgave, want verschillende werkwijzen in beide gemeenten. In de uitvoering werkt dit niet efficiënt:

DIV Dienstverlening • Fysiek archief • Digitaal archief • Fysieke post • E-mail gemeentehuisboxen • Controle registraties • Advisering • Toezicht ondergaan • Vernietiging • Postverzending • Beleid opstellen

Basisdienstverlening • DIV beheert, bewaart en vernietigt archiefbescheiden van Oudewater, conform wettelijke plicht Archiefwet. • Digitale archiefstukken beheren in het pre-depot. • Uitzoeken en registreren fysieke post. • E-mails die binnenkomen op de algemene, centrale e-mailadressen registreren, doorsturen of verwijderen. • Controleren van zaken die door medewerkers zijn geregistreerd en afgehandeld in zakensysteem. • Verzenden van post. • Opstellen verbeterplan op de KPI's in het kader van toezicht vanuit de Provincie. • E-mail archivering.

Aanvullende dienstverlening • GR'en • Projecten rondom overbrengen. • Archief bewaarplaats RHC. Het overbrengen van de papieren archieven van Oudewater naar het RHC in Woerden resulteert in het huren van extra meters opslagruimte.

Financiën • Eventuele toekomstige investeringen t.a.v. zorgplicht archief, waaraan beide gemeenten financieel moeten bijdragen.

Samenwerking • Via strategisch informatie overleg (SIO).

Overeenkomsten beleid • Beleid is gelijk voor Woerden en voor Oudewater. • 100% identieke beleidsvoorstellen, waarbij alleen naamgeving wordt gewijzigd.

Verschillen beleid • Ten aanzien van het toezicht op het archief geldt er voor Woerden en Oudewater een aparte KPI rapportage. Het verschil hierin is klein, de KPI's komen voor ongeveer 80% overeen. o Verwachting is dat als de papieren archieven vanuit Oudewater overgebracht zijn naar Woerden, de basis voor beide gemeenten hetzelfde zal zijn.

Verschillen werkwijzen • In Oudewater is nu nog een archiefbewaarplaats, maar met de verkoop van het Stadskantoor worden de papieren archieven verhuisd naar Woerden en mogelijk Lopik. Voor het overhalen van de archieven van Woerden naar Oudewater moet extra huur betaald worden aan het RHC in Woerden voor de extra benodigde meters. • Bij het overbrengen van digitale archieven naar het e-depot van het RHC moet er altijd rekening worden gehouden met de splitsing tussen de twee gemeenten. Voor nu vormt dit geen aanleiding voor extra afspraken. • Voor het toezicht op de archieven worden twee aparte verbeterplannen opgesteld waar de inhoud grotendeels hetzelfde is.

KCC en burgerzaken Dienstverlening • Bodes • TIP (telefonisch informatiepunt) / receptie • Web redactie • Burgerzaken Basisdienstverlening en kwaliteitsnormen • Taken bodes: o Dagelijks ophalen post in Oudewater, incl. reistijd. o Klaarzetten beide stadhuizen voor vergaderingen, huwelijken, ondersteunen ambt, ondersteunen college, lintjesregen, vlaggen hijsen, inspectieronde, opruimen, kantoorartikelen, bezoek Commissaris van de Koning, avondopenstelling, bezwaar en beroep. o Facilitair. o Parochiehuis. • TIP / receptie: o Receptiewerk (beide gemeenten). o Afhandelen van telefoontjes, WhatsApp berichten en e-mails. o Kennisbank: alle informatie voor beide gemeenten. o Sleutelbeheer gemeentelijke accommodaties. • Web redactie: o Onderhoud websites oudewater.nl en woerden.nl. o E-diensten verbeteren. o Standaard formulieren. o Technisch onderhoud en beheer. o Beheer intranet. o Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals toegankelijkheid. o Advies voor websites. o Statistieken. • Cultuurhuis: o Bezetting burgerzaken en receptie. 10 |

•

Burgerzaken: o o o o o o

Wettelijk gezien moeten er ook twee medewerkers in Oudewater zijn. Basisregistratie personen (BRP) taken. Burgerlijke stand (BS) taken. Verkiezingen. Naturalisaties. Afhandelen reisdocumenten en rijbewijzen.

Aanvullende dienstverlening • Nieuwe website (uitgezonderd projecten, dienstverlening is verdisconteerd in uurtarief project). • Aanvullende wensen/werkzaamheden t.a.v registratie inwoners. • Vb. registratie arbeidsmigranten op basis van nieuwe methode. Vergt geheel andere werkwijze, met meer tijdsinzet als gevolg. • Werkzaamheden als gevolg van extra verkiezing, bv. van Tweede Kamer. Vergt extra capaciteitsinzet voor beide gemeenten. • Van tijdelijke naar vaste accommodatie.

Financiën • Geen extra bijzonderheden.

Samenwerking • Elke TIP medewerker zit 1 dag in de week achter de receptie in Oudewater. Gezamenlijk loket/receptie voor beide gemeenten zou zorgen voor efficiëntie van tijdsinzet. • Voorheen was er in Oudewater 5 dagen per week een bode, dat is nu niet meer nodig. In afwezigheid van de bode worden taken door het secretariaat opgepakt, maar niet wenselijk vanuit secretariaat.

Overeenkomsten beleid • Visie op dienstverlening. • Reglement burgerlijke stand. • Legesverordeningen. • Vergoeding en proces verkiezingen. • Zelfevaluaties beveiligingsfunctionaris. Verschillen beleid • Huwelijken zijn in Woerden zonder bode, in Oudewater met bode. • Er zijn veel accentverschillen in de kennisbank. De zorg is anders geregeld, Oudewater heeft een kleiner team WMO, in Oudewater wordt veel samen gepakt. In Woerden heb je vaak 1 persoon per thema (bijv. 1 persoon voor de jeugd).

Overeenkomsten werkwijzen • De websites van Woerden en Oudewater zijn in grote lijnen hetzelfde, maar onderscheiden zich door een eigen huisstijl en een aantal accentverschillen. Dit geldt ook voor verbeteren e-diensten en formulieren. • Technisch beheer en onderhoud zijn hetzelfde voor Woerden en Oudewater.

Verschillen werkwijzen • Woerden en Oudewater werken met verschillende instellingen, wat het doorverwijzen van inwoners soms ingewikkeld maakt. • Voor burgerzaken geldt dat de manier van archiveren en de manier waarop iets binnenkomt anders zijn voor Woerden dan voor Oudewater

Bestuurssecretariaat Dienstverlening • Ondersteuning burgemeester • Ondersteuning wethouder(s) • Ondersteuning colleges • Ondersteuning directieleden • Office manager taken • Administratieve begeleiding bestuursproces • Kabinetszaken • Notuleren gemeentelijk beleidsteam

Basisdienstverlening • Coördineren mailbox en agenda burgemeester, wethouders en directie, en de taken die daaruit voortvloeien. • Verwerken collegebesluiten en hieruit voortvloeiende werkzaamheden oppakken. • Beheren en ondersteunen bij college- en directieafspraken. • Uitzetten en rappelleren van raadsvragen. • Versturen attenties namens college en directie. • Agenda opmaken en notuleren TMD. • Ondersteuning activiteitenoverleg directie, waaronder bijhouden activiteitenplanning. • Ondersteuning directieoverleg: directievoorstellen tevoegen aan vooruit agenda, uitnodigen collega's voor overleg, en verwerken directievergadering in Join. • Schrijven speeches en persberichten kabinetszaken i.s.m. communicatie. • Ondersteuning evenementen.

11 |

• • • • • •

Roulerend secretarisrol over gemeentelijk beleidsteam (notulist in geval van crisis). Administratieve ondersteuning LTA (Woerden) en PA (Oudewater) Coderen facturen voor directie/college Kabinetszaken Fysieke aanwezigheid/ondersteuning bij protocollaire zaken. Officemanagement taken (regelen bloemen, presentjes, lunch, etc.)

Aanvullende dienstverlening • Notuleren collegevergaderingen voor Woerden. • Verzwaring officemanagement taken t.b.v. Oudewater.

Overeenkomsten beleid • Identieke afspraken wat betreft kosten cadeaus etc. • Regels/procedures kabinetszaken

Verschillen beleid • Verschillende regeling wat betreft gemeentelijke onderscheidingen.

Financiën • Zie aanvullende dienstverleningstabel. Verschillen werkwijzen • Tot zover geen verschillen in werkwijzen bekend.

Realisatie en beheer Dienstverlening • Mobiliteit en parkeren • Openbare ruimte • Beheer • Projecten Basisdienstverlening • Opstellen en uitvoeren plannen die voortkomen uit beleidsdocumenten op het gebied van mobiliteit, parkeren en openbare ruimte. • Omgevingsvisie opstellen. • Advies raad/ bestuurders. o Er moeten afspraken gemaakt worden over het aantal vragen dat bestuurders mogen stellen. • Regionale overleggen bijwonen. • In stand houden en onderhouden van infrastructuur en gemeentelijke voorzieningen. • Contracteren. • Omgevingsmanager voor Woerden en Oudewater: o IPM (Integraal Projectmanagement) o Communicatie o Participatie o R c ’ • Er wordt gewerkt volgens IBOR (Integraal Beheer Openbare Ruimte). o Dient om op een gestructureerde en efficiënte manier de openbare ruimte te beheren. o Hoge kwaliteit, waarvoor Oudewater niet aanvullend betaald. Aanvullende dienstverlening • Er moeten afspraken gemaakt worden over het aantal adviesvragen. Als een gemeente over dit aantal adviesvragen heen gaat, zijn er twee opties: o Adviesvraag kan nu (nog) niet worden opgepakt. o Aanvullende financiële afspraak.

12 |

Verschillen beleid • Omgevingsvisie opstellen kost meer werk in Oudewater dan in Woerden, omdat Oudewater weinig beleid heeft rondom duurzaamheid, terwijl • je in Woerden teruggegrepen kan worden op Financiën beleid. • Voor mobiliteit en parkeren worden uren • Voor beide gemeenten geldt dat er niet veel bijgehouden. beleid vastgesteld is. • Bij projecten wordt geschreven op • Beheer: t g .M k ‘ lg m l t o In Woerden is een beeldkwaliteit afspraak b ’ lt ll w t t 1 gemaakt en daar wordt op gecontroleerd. gemeente kan worden toegeschreven. o In Woerden wordt het instandhoudingsplan o Als iets nog geen project is (bijvoorbeeld gevolgd en hieraan wordt gehouden. In in een verkenningsfase) wordt dit volledig Oudewater is maatwerk nodig: op basis van op Woerden geschreven. inschatting (hoogte gras) wordt aantal keer maaien afgesproken met aannemer. Echter, Samenwerking soms leiden financiële restricties ertoe dat • Contradicties in de afspraken: het afgesproken aantal keer maaien niet kan o Beperkt beleid leidt ertoe dat er weinig worden nageleefd. afspraken gemaakt kunnen worden. De basis • Oudewater heeft haar eigen maaibeleid, waarbij moet dus op orde worden gebracht. Oudewater kiest voor frequenties. Woerden kiest • Er moet in kaart worden gebracht welke beleidsstukken b l ‘b l b t k’.

voor Woerden met minimale inzet ook gebruikt kunnen o De verschillen in beleid sluiten niet aan op worden voor Oudewater. Dit gebeurt ook voor de wensen zoals opgenomen in het verordeningen. bestuursakkoord. Hierdoor stemt de • Dit biedt een mooie kans om het beleid verder te gekozen uitvoering eigenlijk niet overeen harmoniseren. Daarbij zijn 2 elementen zeer belangrijk: met de beelden en verwachtingen op o Als beleid wordt voorgelegd, moeten ook de politiek niveau, wat kan leiden tot impact en kosten worden meegewogen. Als de ontevredenheid van gemeenteraden. afspraak is dat beleid budgetneutraal is, dan o In Woerden is het maaien uitbesteed via ook inzichtelijk gemaakt worden wat dit een aanbestedingsprocedure, waaraan betekent en hoe dit wordt onderbouwd. Oudewater niet meedeed. Verplichting o Ambtenaren hebben nu vaak verschillende aannemer bij uitvoeren maaien is dat hij petten op – bijvoorbeeld in regionale hoeken en bochten moet maaien. Deze overleggen- en moeten de bestuurders verplichting geldt niet voor Oudewater. verschillend adviseren. Dit is voor ambtenaren o Zelfde geldt voor gevel-gevel contracten. zeer arbeidsintensief. Verschillen werkwijzen • Maaien gebeurt in Woerden via aanbesteding. In Overeenkomsten beleid Oudewater moet hier per keer een aannemer voor • Meestal wordt beleid in Woerden opgeschreven, dus worden ingeschakeld. Dit is inefficiënt.

Bovendien ligt vanuit Woerden ontwikkeld en betaald. Er staat door marktwerking de kostprijs hiervan hoger. vastgelegd dat dit beleid dan ook in Oudewater wordt • Op basis van maatwerk wordt bepaald welk project gevoerd. ingezet wordt. •

Er moeten afspraken gemaakt worden over een maximum aantal campagnes per gemeente, in verhouding tot de schaalgrootte. Woerden betaalt aanvullend voor duurzaamheid.

Ruimtelijk beleid en projecten Dienstverlening • Ruimtelijke projecten • Energietransitie (duurzame opwek en duurzaam verwarmen) • Secretariaat • Ondersteuning • Opgavemanager • Wonen- en milieubeleid Basisdienstverlening • Toelichting/adviseren aan bestuur en raad. • Aanvragen subsidies (provincie en rijk). • Secretariaat • Ondersteuning • Opgavemanager • Informeren inwoners en subsidieverstrekking ten behoeve van duurzaam verwarmen. • Accounthouder gemeenschappelijke regeling en woningbouwcorporaties. • Deelname regionale overleggen. • Interne en externe advisering. Dienstverlening op projectbasis • Initiëren, plannen, coördineren, en uitvoeren van projecten binnen de fysieke leefomgeving van de gemeente. • Implementeren van projecten en maatregelen t.b.v. energietransitie. • Advisering projecten. Aanvullende dienstverlening • Niet alle werkzaamheden behoren tot de jaarlijkse planning voor projecten. Dit geldt met name voor werkzaamheden die een bepaalde mate aan flexibiliteit vereisen. • W kz m ‘u k ’ xp t maatwerk vereisen. Normen en kaders • Ketenbeheer en werkprocessen moeten bij de start in kaart worden gebracht. • Jaarlijks teamplan met doorkijk capaciteit. 13 |

•

• • • • • • • • • • •

In projectplan moet benodigde functies en capaciteit t.b.v. project uiteen gezet worden, met jaarlijkse inschatting tijdsbesteding (hiervoor is inzicht in capaciteit organisatie nodig). Projectplan moet concrete afspraken bevatten Startgesprek ambtelijk en bestuurlijk niveau (doorleven werkprocessen). Tussentijdse rapportage. Eindrapportage. Subsidies worden aangevraagd per gemeente. Projectplan moet concrete afspraken bevatten over o.a. aansturing, aanpak, capaciteit en middelen, planning. Monitoring uitvoering beleid (voorbeeld: jaarbrief wonen). Een startnotitie dient om fase 0 en initiatieven op te pakken door de organisatie. Projectplan wordt jaarlijks herijkt en besproken. Aan de portfoliotafel worden afwegingen gemaakt over opstarten, stoppen en vertragen van projecten. Per kwartaal worden voortgangsrapportages opgeleverd.

Financiën • Projecturen worden één op één toegerekend aan de gemeente waarvoor het project dient. • Werkzaamheden basisdienstverlening objectieve basis verdeelsleutel. • Aanvullende dienstverlening, separate afspraak. • Bij vaststellen beleid en/of uitvoering zijn de kosten, inclusief capaciteit, inzichtelijk gemaakt. • Initiatieven moeten conform leges worden beoordeeld en/of middels kostenverhaal worden geborgd. Samenwerking • Wethouders werken minimaal integraal samen. Weinig kennis van elkaars projecten (stand van zaken en verloop, zodat gezamenlijke oplossingen niet tot stand komen).

• •

•

Wethouders vanaf start project betrekken, zodat op ambtelijk- en bestuurlijk niveau capaciteit en draagkracht bekend is. P&C-cyclus gebruiken voor wijzigingen in begrotingen, met terugkoppeling aan bestuurders (ook in geval van bezuinigingen, die invloed en effect hebben op verwachtingen gemeenten) Wethouders beide gemeenten stemmen positionering richting andere overheden onderling af.

Overeenkomsten beleid • Werken met projectplannen. • Afspraken in projectplan worden verankerd in beleid. • Werken met portfoliomanagement. • Visie, aanpak en inhuur zijn grotendeels gelijk aan elkaar. • Uitgangspunt zou moeten zijn dat beleid en uitvoering uniform zijn aan elkaar. Verschillen beleid • Beleid is op veel onderdelen nog niet geharmoniseerd. Denk aan wijkaanpak, welke voor 25% nog niet geharmoniseerd is. • Maatwerk en couleur locale moet kunnen blijven bestaan. • In Oudewater moeten meer ad hoc c.q. raadgedreven acties worden opgepakt, en minder vanuit bestuursakkoord. • Voor grote ruimtelijke projecten ligt de basis in Oudewater in 'De Handreiking' en in Woerden in 'Het Richtsnoer'. Verschillen werkwijzen • Behoefte aan instrumentarium verschilt. Overig • Team beschikt niet over een systeem met overzicht werkprocessen en inzicht in welke stappen gezet moeten worden. • Team beschikt niet over een overzicht met totale beschikbare capaciteit organisatie om verzoek te kunnen afwegen.

Sociaal domein – thuisteam werk en inkomen Dienstverlening • Participatiewet • Wet educatie beroepsonderwijs • Statushouders: huisvesting en Wet Inburgering • Vluchtelingen (waaronder Oekraïners) • Minimabeleid: waaronder de Groene Hart Pas • Schuldhulpverlening • Inspanningen gerelateerd aan sociaal akkoord • P&C cyclus • Subsidierelaties Basisdienstverlening • Het beschikken over adequate kennis van het betreffende beleidsveld • Het leggen van verbindingen met andere beleidsvelden en de uitvoering. • Het bewaken van de integraliteit en uitvoerbaarheid van het beleid. • Het onderhouden van goede contacten met ketenpartners en het stimuleren van samenwerking. • Het verzorgen van tijdige en adequate advisering richting het managementteam (MT), bestuur en de gemeenteraad. • Het weten wat er moet gebeuren en wie welke taken uitvoert. • Het ondersteunen en begeleiden van (nieuwe) collega's, zodat zij snel op vlieghoogte zijn.

Aanvullende dienstverlening • Uitvoering moties o Voorbeeld: motie ‘Winterplan’, extra opdracht met extra budget). • Aanpak Brede Dijk (integratie) • Kleinschalige Woon Groep Alleenstaande Minderjarige Vreemdelingen

14 |

Financiën • Gelden voor opvang Oekraïners. • SPUK-middelen Wet Inburgering en Onderwijsroute • Participatie, werk en inkomen is 50/50 voor Woerden en Oudewater. • Vluchtelingen is 80% voor Woerden, 20% voor Oudewater. • Inburgering is 70% voor Woerden, 30% voor Oudewater. • Minimabeleid en schuldhulpverlening is 80% voor Woerden, 20% voor Oudewater. • Groene Hart Pas is verdeeld over 5 gemeenten. Hiervoor wordt een aparte verdeelsleutel gehanteerd, op basis van inwonersaantallen.

Samenwerking • Voorstel tot maken jaarplanning met in welke maanden je op welke thema's focust. o Voorbeeld: in Oudewater is veel van doen geweest omtrent vreemdelingen. Dat kan worden opgepakt, maar dat gaat dan ten koste van andere diensten. • In beleidsplan op schaalgrootte actiepunten benoemen. • Teammanagers moeten meer sturen op inhoud (afspraken en pijlers sociaal akkoord) en samenspel. Hier kan een efficiëntieslag gemaakt worden, ook voor cofinanciering. • Functieprofielen zijn onduidelijk, dus het is aan de beleidsadviseur zelf om dit in te vullen. • Op GR'en en dezelfde thema's met dezelfde blik moet vaker één pho georganiseerd worden. • Integraal beleid, werkwijze en aanpak binnen sociaal domein voor beide gemeenten. • Er moet één beleidskader komen voor Woerden en Oudewater, waarin maatwerk wordt toegepast voor Oudewater. • Het is efficiënter om gelijktijdige overleggen met wethouders te hebben, en dezelfde formats te gebruiken voor college- en raadsvoorstellen.

Overeenkomsten beleid • Het uitvoeren van wet-/regelgeving.

Verschillen beleid • In Oudewater is de uitvoering van de schuldhulpverlening belegd bij het Stadsteam, Woerden regelt dit zelf. Doordat de uitvoering anders is, zijn de beleidstukken ook verschillend en is de uitvoering minder efficiënt. • Het uitgangspunt van inburgeren ligt in Oudewater meer lokaal. Zo wordt het Stadsteam al snel na huisvesting van statushouders betrokken bij het inburgeringsproces, waar het sociale team in Woerden dat in principe pas wordt als daar noodzaak toe is. Dit is in 2022 zo vastgelegd in het uitvoeringsprogramma voor de Wet Inburgering. Ook informeel taalonderwijs en bemiddeling naar werkgevers wil men het liefst vanuit Oudewater zelf organiseren.

Verschillen werkwijzen • Resultaten en inspanningen zijn anders geformuleerd voor Woerden dan voor Oudewater. Dit is terug te zien in de P&C cyclus.

Sociaal domein – thuisteam wmo, cultuur en sport Dienstverlening • Bibliotheek • Cultuur educatie scholen • Mediabeleid • Stadsteam • Diverse vrijwilligersorganisaties informele organisaties • GGD • Uitvoering Accommodatiebeleid • Lokaal MOBW beleid

Financiën • Sociaal domein maakt veel gebruik van rijksregelingen, zoals SPUKs. Dit wordt voor beide gemeenten aangevraagd, met aparte doelstellingen. Afspraken maken over dienstverlening die samenhangen met deze financiële middelen. • Crisis situaties, dan niet alleen extra middelen voor uitvoering, maar ook voor beleid.

Basisdienstverlening • Accounthouderschap bibliotheek: inplannen regio overleggen, begrotingscyclus bewaken, prestatieafspraken maken. • Moties vanuit de gemeenteraad. • Teksten schrijven voor jaarrekening en beide programma's. • Verordeningen en beleidsregels Wmo • Beleidsstukken binnen sociaal domein, als ook beleidsadviseur. • Gesprekken met inwoners. Deze worden gevoerd door ambtenaar (niet in gezamenlijkheid met wethouder). • Cultuurnota • Sportbeleid • Sport Akkoord, Vitaliteitsakkoord • GGD (zienswijzen op kaderbrief en ontwerpbegrotingen) • Accommodatiebeleid • IZA preventie ketenaanpakken • Wmo

Aanvullende dienstverlening • Ad hoc verzoeken van wethouders. • In beleidskaders zit alles wat het sociaal domein extra doet, bovenop de basisdienstverlening (zoals Sociaal Akkoord, Cultuurnota, Sport Akkoord, uitvoering accommodatiebeleid). 15 |

Verschillen beleid • Het subsidiebeleid voor sport is anders in Woerden dan in Oudewater. • Verordeningen Wmo zijn anders voor Woerden dan voor Oudewater, omdat het Stadsteam hierin ook een rol heeft

Verschillen werkwijzen • Op het gebied van sport hebben Woerden en Oudewater verschillende financieringsstromen en verschillende opdrachten. • Resultaten en inspanningen zijn anders geformuleerd voor Woerden dan voor Oudewater. Dit is terug te zien in de P&C cyclus.

Overig • Afspraken huidige DVO stammen uit de tijd dat er geen wethouder cultuur was, noch een cultuurnota. Feitelijk worden er nu geen uren ingekocht maar wel geleverd voor bibliotheek/ cultuureducatie, noch voor cultuurnota. Voor Mediabeleid en wat losse kleine beschikkingen: 8 uur beschikbaar. Deze uren komen naar SD. De cultuurnota met ambities op gebied van werktafels met het culturele veld, projectsubsidies etc. (uitvoeringsagenda met prioritering op de doelstellingen Sociaal Akkoord ontbreekt) zou ongeveer 3,5 fte vragen, incl. de recente uitvragen van collectiebeheer (inventarisatie/ evt. restauratie eigencollectie, touwmuseum, Waag, buitencollectie Openbare ruimte)

Sociaal domein – thuisteam jeugd en onderwijs (1 / 2) Dienstverlening • Inspanningen gerelateerd aan sociaal akkoord • P&C cyclus • Jeugd • Onderwijs • Kinderopvang • Leerlingenvervoer • Inkoop • JGZ – maatwerk • Kansrijke Start Oudewater • RBL

Basisdienstverlening Inspanningen gerelateerd aan sociaal akkoord • Verantwoordingen via de doelenbomen • Ontwikkelen, implementeren en evalueren van beleid (o.a. Sociaal medische indicatie, BSO+) P&C cyclus • Budgetbeheer • Teksten schrijven programma 3 en 5 • Verantwoording SPUK SISA

Jeugd • Subsidies maatschappelijke partners Jeugd • Verordeningen en beleidsregels Jeugd • Verordeningen en beleidsregels Leerlingenvervoer • Bovenregionale pilot Zorg in School • Monitoring overleggen en kwartaalgesprekken met Stadsteam • Maatwerkafspraken JGZ/GGD • Activiteiten voor de Kansrijke Start coalitie Oudewater • Regionale en bovenregionale afspraken betreffende maatwerk 16 |

Onderwijs/ Kinderopvang • LEA • VVE • Peuteropvang • Nieuwkomersonderwijs • Subsidieregeling Peuteropvang en VVE en BSO+ • Jaarverantwoording LEA en VVE • Jaarverantwoording toezicht en handhaving Kinderopvang • Beleidsregels handhaving kinderopvang • Periodieke VVE gesprekken inclusief monitoren VVE resultaat • RBL • Taalvisite Inkoop • Inkoop Jeugdhulp • Bovenregionale inkoop essentiële functies • Bovenregionale inkoop jeugdbescherming, jeugdreclassering en veilig thuis JGZ (onderdeel van GGD) • Maatwerkafspraken GGD/JGZ • Huisvesting consultatiebureau • Maatwerkafspraken aansluiten op het lokale team • Extra pho GGD gecombineerd Woerden en Oudewater RBL • Alle vragen en verzoeken vanuit de gemeenteraad en het college • Teksten schrijven voor P&C cyclus (p g mm ’ 3 5) • Beleidsstukken binnen sociaal domein • PHO’

Leerlingenvervoer (collega Woerden Wijzer) • Communicatie: Onderhoudt contact met scholen, vervoersbedrijven, het stadsteam en diverse hulpinstanties. • Oudercontact: Belt ouders terug en informeert hen via e-mail over het leerlingenvervoer. • Beoordeling: Toetst nieuwe aanvragen voor leerlingenvervoer. • Aanmelding: Meldt leerlingen aan bij het vervoersbedrijf. • Administratie: Verwerkt leerling gegevens in Excel. • Besluitvorming: Stelt officiële beschikkingen op. • Beheer: Geeft wijzigingen in sjablonen door en houdt de website up-to-date. • Financieel: Verleent akkoord op facturen met betrekking tot het leerlingenvervoer. Aanvullende dienstverlening • Ad hoc verzoeken van wethouders. • In beleidskaders (sociaal akkoord) zit niet alles wat het sociaal domein extra doet, bovenop de basisdienstverlening. • Ontwerptafels Afwegingskader Jeugdhulp/onderwijs

Sociaal domein – thuisteam jeugd en onderwijs (2 / 2)

17 |

Overeenkomsten beleid • Leerlingenvervoer, één inkoop • Jeugdhulp maatwerk, één inkoop • Essentiele functies en jeugdbescherming, jeugdreclassering en veilig thuis, beiden één inkoop • Bovenregionale Expertise Netwerk, beide gemeenten zijn deelnemer • Pilot zorg in school, beide gemeenten zijn deelnemer • REA en OOGO – onderwijs • RBL, maar worden individuele verzoeken om informatie gedaan t.a.v. thuiszitters • Jeugdgezondheidszorg en GGD Verschillen beleid • Het subsidiebeleid is anders in Woerden dan in Oudewater. • Verordeningen en beleidsregels Jeugd zijn anders voor Woerden dan voor Oudewater, o.a. omdat het Stadsteam een andere rol heeft dan WoerdenWijzer en er een andere couleur locale. • LEA zijn anders in Woerden en Oudewater. • MAG en SA zijn anders opgezet, andere doelen • Het beleid t.a.v. jongerenwerk is anders in Woerden dan in Oudewater. • De lokale teams in Woerden en Oudewater zijn anders opgezet, dit heeft grote impact op jeugdhulp

Verschillen werkwijzen • Resultaten en inspanningen zijn anders geformuleerd voor Woerden dan voor Oudewater. Dit is terug te zien in de P&C cyclus. • Inwoners doen in Oudewater meer individuele verzoeken aan het college, die door het college (individuele wethouder) ook worden opgepakt, waar inzet van de ambtenaren wordt verwacht (bv. vele gesprekken met VLAS ouders) • Aanvullende voorbereidingstijd nodig voor de wethouders Oudewater t.o.v. wethouders Woerden

Sociaal domein – thuisteam onderwijshuisvesting

Dienstverlening • 5 scholen o Schoolgebouwen zijn 10 tot 12 jaar oud, voor calamiteiten. • Verrekening van de gymuren • Bestuurlijk overleg 2 keer per jaar. • Leerlingen prognose voor Oudewater • Vandalisme schade beoordeling

Basisdienstverlening • Toezicht openbaar onderwijs: Voorstellen benoeming leden raad van toezicht en Statuten wijzigingen • Lokaal onderwijsbeleid • Calamiteiten bij schoolgebouwen • Bestuurlijk overleg met schoolbesturen 2 x per jaar • Leerlingenprognose Oudewater • Vandalismeschade beoordeling • Moties vanuit de gemeenteraad. • Teksten schrijven voor jaarrekening en beide programma's. • Beleidsstukken binnen sociaal domein, als ook beleidsadviseur. • Gesprekken met inwoners. Deze worden gevoerd door ambtenaar (niet in gezamenlijkheid met wethouder).

Aanvullende dienstverlening • Ad hoc verzoeken van wethouders. • In beleidskaders zit alles wat het sociaal domein extra doet, bovenop de basisdienstverlening.

18 |

Overeenkomsten beleid • Tot zover geen overeenkomsten beleid bekend.

Verschillen beleid • De werkzaamheden voor het openbaar onderwijs in Oudewater betreft een andere stichting dan het openbaar onderwijs in Woerden. • Woerden heeft een integraal huisvestingsplan, Oudewater niet. Dit IHP wordt in de toekomst wettelijk verplicht. Dus Oudewater krijgt dit wel. o Het verschil wordt verklaard doordat Oudewater een relatief nieuw schoolbestand heeft en daardoor geen vernieuwing op korte of middellange termijn behoeft.

Overeenkomsten werkwijzen • Er zijn geen verschillen in werkwijze, er is meer sprake van een andere werkvoorraad.

Verschillen werkwijzen • Resultaten en inspanningen zijn anders geformuleerd voor Woerden dan voor Oudewater. Dit is terug te zien in de P&C cyclus.

Sociaal domein – thuisteam ondersteuning, strategie en coördinatie Dienstverlening • Subsidieverstrekkingsproces • Inspanningen gerelateerd aan sociaal akkoord • P&C cyclus • Privacy officer Basisdienstverlening • Moties vanuit de gemeenteraad. • Accounthouderschap stadsteam Oudewater. • Coördinatie sociaal domein Oudewater. • Teksten schrijven voor jaarrekening en beide programma's. • Beleidsstukken binnen sociaal domein, als ook beleidsadviseur. • Gesprekken met inwoners. Deze worden gevoerd door ambtenaar (niet in gezamenlijkheid met wethouder). • Beheren en coördineren van de subsidieaanvragen. • Adviseren over subsidie-aanvragen • Opstellen maatwerkcontracten en dienstverleningsovereenkomsten • Budgethouder en bewaker proces inkoop I&M voor maatwerk Jeugdhulp en WMO • Informatie en data voorziening WMO en Jeugd, prognose en afstemming • Strategisch advies • P&C producten inhoudelijk vullen • Domeinoverstijgende samenwerking • Domeinbrede beleidsontwikkeling • Coordinatie IZA • PHO's voorbereiden • Acccounthouder FermWerk; financiele toetsing en P&C cyclus monitoren, adviseren • P&C adviseur; tactisch en operationeel houden P&C cyclus, verantwoording en timing, procesverbetering, aansluiting • Teamontwikkeling ondersteunen en versnellen, structuur verbeteringen • Accounthouder Stadsteam • Coördinatie en verbinding tussen Oudewater en Woerden

19 |

• • • • •

• • •

Coördinatie en verbinding tussen Oudewater en Woerden Projecten die raken aan Oudewater Sociaal domein Aanspreekpunt Participatieraad PHO's voorzitten en notuleren Maand- en tertiaal gesprekken voorbereiden en bijwonen Privacy officer sociaal domein vragen, inlcusief behandelen datalekken. Product owner Cumulus, woerdenwijzer.nl, socialekaartoudewater.nl Informatie- en procesmanagement Sociaal Domein. Aanvullende dienstverlening • Ad hoc verzoeken van wethouders/bestuur/gemeenteraad (thema avonden, raadsvragen) • In beleidskaders zit alles wat het sociaal domein extra doet, bovenop de basisdienstverlening • Verbetertraject subsidieverstrekking Financiën • Sociaal domein maakt veel gebruik van rijksregelingen, zoals SPUKs. Dit wordt voor beide gemeenten aangevraagd, met aparte doelstellingen. Afspraken maken over dienstverlening die samenhangen met deze financiële middelen. • Crisis situaties, dan niet alleen extra middelen voor uitvoering, maar ook voor beleid.

• •

• • • • •

In beleidsplan op schaalgrootte actiepunten benoemen. Teammanagers moeten meer sturen op inhoud (afspraken en pijlers sociaal akkoord) en samenspel. Hier kan een efficiëntieslag gemaakt worden, ook voor cofinanciering. Functieprofielen zijn onduidelijk, dus het is aan de beleidsadviseur zelf om dit in te vullen. Op GR'en en dezelfde thema's met dezelfde blik moet vaker één pho georganiseerd worden. Integraal beleid, werkwijze en aanpak binnen sociaal domein voor beide gemeenten. Er moet één beleidskader komen voor Woerden en Oudewater, waarin maatwerk wordt toegepast voor Oudewater. Het is efficiënter om gelijktijdige overleggen met wethouders te hebben, en dezelfde formats te gebruiken voor college- en raadsvoorstellen.

Overeenkomsten beleid • Tot zover geen overeenkomsten beleid bekend.

Verschillen beleid • Jongerenwerk is in Oudewater ook belegd bij het Stadsteam. • Het subsidiebeleid is anders in Woerden dan in Oudewater. Verschillen werkwijzen • Resultaten en inspanningen zijn anders geformuleerd voor Woerden dan voor Oudewater. Dit is terug te zien in de P&C cyclus.

Sociaal domein - Bedrijfsvoering Dienstverlening • Backoffice (o.a. berichtenverkeer/cak/gpk/BRP mutaties/ meldingen regiotaxi etc.) • Interne controle en Finance ((o.a. jaarwerk, controleren, signaleren, adviseren)

Aanvullende dienstverlening • Applicatiebeheer client volg systeem • Product Owner client volg systeem

20 |

SFC (1 / 2) Dienstverlening • P&C producten • Financiële administratie • Financieel beleid • Berekening Algemene Uitkering • Subsidie coördinatie • Toetsing collegevoorstellen • Doelenverantwoording • KoopGarant regeling • Directierapportages • Business controller • Advisering

•

• •

Basisdienstverlening • Opstellen en beheren van stukken die horen bij de P&C- cyclus (zoals begroting, rapportages en jaarrekening), conform BBV richtlijnen en wettelijke termijnen. • Financiële administratie: facturering, grootboeken, debiteurenbeheer, crediteurenbeheer, jaarafslagen. • Opstellen van financieel beleid/verordening. • De berekening van de algemene uitkering van het gemeentefonds: conform ontwikkeling van het gemeentefonds, inclusief maatstaven en verdeelmodellen. • Het coördineren van subsidies waarvoor de gemeenten zelf in aanmerking komen, waaronder verantwoording/ financieel technische kant. • Financiële toets op collegevoorstellen. • Verantwoording afleggen over behaalde resultaten ten opzichte van de vooraf gestelde doelen in de doelenboom. • Tijdige betaling van facturen. 21 |

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.oudewater.nl/api/v1/meetings/646/documents/19825