B2 Aanvullend bezwaarschrift (geanonimiseerd).pdf

ondernemers, inclusie, SROI en duurzaamheid.

Deze onderwerpen kunnen soms strijdig zijn met

elkaar, bijvoorbeeld een duurzaam product kan niet worden geleverd door een lokale ondernemer of

een duurzaam product is veel duurder dan een standaard product. In de gemeente Oudewater weegt

met name het financiële aspect zwaar waarbij conform beleid niet alleen naar de investeringskosten, maar ook naar de total cost of ownership kan worden gekeken. In alle gevallen is een aanbesteding maatwerk, waarbij per opdracht proportionele keuzes moeten worden gemaakt die mede afhankelijk zijn van de geschatte waarde van de opdracht, het inkooprisico en wat de markt kan en wil bieden.

Dit

maakt dat het nog meer van belang wordt om op tijd te beginnen met een inkooptraject, zodat de juiste keuzes kunnen worden gemaakt. Primair is het aan de betrokkenen vanuit duurzaamheid, social return, inkoop en de inhoudelijke teams om gezamenlijk tot de juiste afweging en toepassing van de verschillende onderwerpen. Indien dit voor één van de betrokkenen niet tot een acceptabel resultaat leidt, dient er opgeschaald te worden naar het college van B&W of de verantwoordelijk portefeuillehouder. Daar kan dan de

afweging tussen deze verschillende onderwerpen en verschillende belangen gemaakt worden 3,7 Procedure

keuze

In de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit staan diverse procedures opgenomen die zijn gekoppeld aan drempelbedragen. De Gids Proportionaliteit geeft daarbij de kaders waar de drempelbedragen aan moeten voldoen

In dt inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn procedures gekoppeld aan drempelbedragen.

Dit geeft de

ambtelijke organisatie het kader welke procedure, wanneer, toegepast mag worden. Het is daarbij altijd toegestaan om voor een zwaardere procedure te kiezen, dan conform dit beleid minimaal is

voorgeschreven.

Argumenten ten aanzien van de grootte van de opdracht, de baten en lasten van een

procedure, omvang en structuur van de markt, geografische ligging van de plaats van uitvoering, of grensoverschrijdend belang kunnen meewegen in de keuze voor de procedure. gekoppeld aan procedures zijn opgenomen voor;

Drempelbedragen

« _ overheidsopdrachten « sociale en andere specifieke diensten * concessieopdrachten

Overheidsopdrachten

In de onderstaande tabel staan de grenzen aangegeven voor de diverse procedures voor overheidsopdrachten, met uitzondering van de sociale en andere specifieke diensten. De grenzen zijn gebaseerd op de Gids Proportionaliteit (zie bijlage 2 bij dit beleid)

De gemeente Oudewater heeft de drempels voor enkelvoudig en meervoudig onderhands relatief hoog vastgesteld. Hiermee is ruimte gecreëerd om deze lichtere procedures te kunnen toepassen, Het voordeel daarvan is dat de gemeente actief kan sturen op het meedoen van lokale ondernemers aan

een aanbesteding.

Van de Europese drempel (onderste regel in de tabel) kan niet worden afgeweken

Procedure

z

Meervoudig

onderhands (3-5)

Enkelvoudig onderhands (10p 1)

Werken

Diensten / Leveringen

| Tot € 150.000

| Tot€1.500.000

__

TotEuropesedrempel _ Vanaf Europese drempel”

Tot € 50.000

Tot Europese drempel®

| Vanaf Europese drempel®

) De Europese drempei word iedere 2 jaar opnieuw vastgesteid,In 2016 en 2077t de Europese drempel voor werkón 69 €5.225.000 en voor diensten en leveringen op € 209.000.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater

_

pagina -12-

Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een verlicht aanbestedingsregime. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt. Deze lijst is n de plaats gekomen van de zogenaamde 2B lijst uit de vorige Europese richtlijn. Er zijn diensten bijgekomen en uit de lijst verwijderd. Hieronder staan de belangrijkste sociale en andere specifieke diensten genoemd:

+ _ administratieve sociale diensten, administratieve diensten voor onderwijs, administratieve diensten voor gezondheidszorg en culturele diensten: « _ andere administratieve diensten en overheidsdiensten; « _ diensten ten behoeve van de gemeenschap:

« diensten voor verplichte sociale verzekering: ° _ gevangenis- en aanverwante diensten, diensten voor openbare orde en reddingsdiensten; « gezondheidszorg, maatschappelijke en aanverwante dienstverlening; «

hotels en restaurants;

« _ juridische dienstverlening; « _ opsporings- en beveiligingsdiensten: * _ overige gemeenschaps-,

sociale en persoonlijke diensten, in het bijzonder diensten verleend

door vakbonden, door politieke organisaties, door jongerenverenigingen, alsmede diverse diensten door ledenverenigingen: + «

postdiensten: religieuze diensten;

«

uitkeringsdiensten

Het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ dient per aanbesteding te beoordelen of een bepaalde dienst onder de categorie sociale en andere specífieke diensten valt of niet.

Bij sociale en andere specifieke diensten geldt boven de Europese drempel een vereenvoudigd aanbestedingsregime. Er geldt dan in ieder geval een verplichting tot aankondiging van de procedure en een bericht van gunning. De inrichting van de procedure is maatwerk. Indien een sociale of andere

specifieke dienst met grensoverschrijdend belang wordt aanbesteed, gelden de drempelbedragen en procedures voor overheidsopdrachten.

In onderstaande tabe! staan de drempelbedragen en procedures opgenomen:

Procedure Sociale en andere specifieke diensten Enkelvoudig onderhands (1 0p 1) | Tot € 50.000 Meervoudig onderhands | Europees vereenvoudigd regime *) De Europese drempel wordt

;

| Tot Europese drempel iedere 2 j

! :

_ | Vanaf Europese drempel _ r opnieuw vastgesteid. In

6 en 2017 ligt de Europese drempel voor socialeen

andere speciale diensten op € 750.000.

Concessieovereenkomsten

In de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is een hoofdstuk over concessieovereenkomsten

opgenomen.

De Gids Proportionaliteit is mutatis mutandis op dit hoofdstuk van toepassing.

Een concessie is een overeenkomst met een ondernemer voor de uitvoering van een werk of dienst. Het betreft bijvoorbeeld: de exploitatie van een gemeentelijke parkeergarage, een sporthal of

zwembad, abris of reclamezuilen of het uitvoeren van de catering bij een overheidsdienst. De gemeente kan concessies verlenen voor een (openbaar) werk of een dienst. Het verschil met een reguliere overheidsopdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht. Kenmerkend is dat het

exploitatierisico ligt bij de concessiehouder/exploitant. Als dit laatste niet het geval is, dan is geen sprake van een concessie, maar van een gewone overheidsopdracht. Het kan zijn dat de gemeente een (jaarlijkse) bijdrage levert in de exploitatie, of een bijdrage ontvangt uit de winst, of dat er geen bijdrage wordt betaald of wordt ontvangen. De waarde van een concessie wordt gevormd door de totale, tijdens de looptijd van de overeenkomst, te behalen omzet van de concessiehouder (exclusief btw) (met inbegrip van de bijkomende leveringen, die in het kader van de werken en diensten worden uitgevoerd).

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater

7

pagina -13-

De Aanbestedingswet 2012 is niet van toepassing op concessieovereenkomsten voor openbare werken en diensten onder de Europese drempel, tenzij sprake is van een grensoverschrijdend belang.

Bij een grensoverschrijdend belang zijn de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, zoals opgenomen in deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 van toepassing, net als afdeling 1.2.2 van de Aanbestedingswet 2012, die de gemeente verplicht de concessie op passende mate (vooraf) te publiceren

Procedure rvoudig

Concessie voor werken en diensten __

[Tot€150.000 ondel

uropese drempel

e

Europees vereenvoudigd regime *) De Europese drempel

_

f Europese drempel € 5.225.000 _

|

vastgesteld.In 2016 en 2017 ligt de Europese drempel voor concessios

voor diensten en werken op € 5.225.000.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater

pagina

-14-

4. Organisatie en monitoring Organisatie Inkoop

Per 1 januari 2015 werkt de gemeente Oudewater samen met de gemeente Woerden. De ambtelijke organisaties van beide gemeenten zijn samengevoegd, zodat per genoemde datum de

medewerkers in dienst van de gemeente Woerden zijn die samen voor het bestuur en de inwoners van de gemeente Oudewater en de gemeente Woerden een groot aantal taken uitvoert.

De teammanagers zijn verantwoordelijk voor het doelmatig en rechtmatig, aan gaan van overeenkomsten voor werken, diensten en leveringen voor het taakveld van hun team.

Deze

teammanagers hebben tevens het mandaat en volmacht om overeenkomsten aan te gaan Het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ:

- _ heefteen adviserende functie ten aanzien van de rechtmatigheid en doelmatigheid van een aanbesteding en de toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

- _ heeft een verplichte adviesrol bij nationale en Europese aanbestedingen, zowel voorafgaand als gedurende de procedure (van startdocument /m definitieve gunning) - _ dient bij een meervoudig onderhandse aanbesteding, vooraf te worden geïnformeerd; - _ kan op verzoek van een teammanager ondersteunen bij het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure.

Na afloop van de aanbestedingsprocedure start de uitvoering van de afgesloten overeenkomst. De diverse teams van de gemeente zijn daarbij verantwoordelijk voor het contractbeheer, controle of de gewenste prestaties geleverd zijn (inclusief bewijsmiddelen) en het correct afdoen van de facturen. Nadere uitwerking inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan op diverse punten technisch nader worden uitgewerkt. Hierbij kan het onder meer gaan over de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente, een

standaardovereenkomst en de werkwijze op het gebied van Inclusie, SROI en duurzaamheid.

De

teammanager van JFZ is bevoegd om nieuwe versie van deze technische uitwerkingen in mandaat vast te stellen, mits deze in lijn zijn met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 en daarin opgenomen

uitgangspunten en kaders

Afwijkingsbevoegdheid beleid

In spedifieke situaties kan het wenselijk zijn om van het inkoop- en aanbestedingsbeleid af te wijken. Afwijken is daarbij alleen mogelijk op basis van een (gemotiveerd) besluit door het College van B&W. Een voorstel voor afwijken aan het College van B&W dient te zijn voorzien van een advies van het

cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ. De beschreven maatwerkkeuzes in paragraaf 3.3 tot en met 3.6 vallen hier niet onder. Deze kunnen ambtelijk worden gemaakt en worden vastgelegd in het startdocument. Indien ambtelijk geen overeenstemming wordt bereikt over diverse aspecten (inhoudelijk, SROI, inclusie, duurzaamheid, aanbestedingsrechtelijk) kan er opgeschaald worden richting het bestuur.

Klachtenregeling bij aanbesteden

De gemeente heeft een klachtenregeling bij aanbesteden vastgesteld. Deze klachtenregeling regelt de wijze waarop de gemeente een klacht over een aanbesteding behandelt en afhandelt. Deze regeling is van toepassing op klachten die vallen binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012. Het doel van de regeling is:

* _ het geven van een laagdrempelige interne procedure voor de wijze waarop de aanbestedende dienst de klacht behandelt en afhandelt; «

dat zowel de aanbestedende dienst als de ondernemer van een klacht kunnen leren en deze

kennis bij toekomstige aanbestedingen in de praktijk brengen; ° _ om misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen te herstellen, zodat niet nodeloos de gang naar de rechter wordt gemaakt. De klachtenregeling is separaat beschikbaar.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater

‘pagina -15-

Monitoring en evaluatie

inkoop

Het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ monitor het aanbestedingsresultaat van de

aanbestedingen waar dit cluster bij betrokken is. Hierbij wordt e aandacht besteed aan: - _ de kansen die lokale en regionale ondernemers hebben gehad om opdrachten te verwerven

en de mate waarin deze van deze kansen gebruik hebben gemaakt en daadwerkelijk opdrachten hebben verworven;

.

- _ het aantal aanbestedingen waar de in dit beleid geformuleerde duurzaamheidscriteria een rol hebben gespeeld;

- _ het aantal aanbestedingen waarbij SROI criteria zijn gesteld

Naast de monitoring kunnen specifieke aanbestedingen geëvalueerd worden. Dit kan op initiatief van de gemeente, maar ook op initiatief van ondernemers. Dit met als doel om te leren van de uitgevoerde aanbestedingsprocedure en in de toekomst beter te kunnen aanbesteden (gemeente) en inschrijven (ondernemers). Verslagen en conclusies worden aan het aanbestedingsdossier toegevoegd

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater

pagina -16-

Bijlage 1 Motivering

Motiveringin aanbestedingsstukken w.o. startdocument

Samengevoegde opdrachten: * _ samenstelling van de relevante markt en de invloed op de

Aanbest.wet | Gids Prop. 15

321 331

11071137

1181

samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor

voldoende bedrijven uit het MKB;

*

de organisatorische gevolgen voor en de risico's van de samenvoeging van de opdrachten voor de gemeente en de ondernemer;

«__de mate van samenhang van de opdrachten

|Opdracht is niet opgedeeld

in percelen

Procedure (aanbestedingsvorm)

__

__

op laagsteprijs of kosteneffectiviteit

raamavereenkcms(

_Toepassen van een raamovereenkomst langer dan 4 jaar _ Afwijken van de Gids Proportionaliteit

1.16

|3521

290

voorschrift

35C 3.5.2.1

voorschrift

122

Technische specificaties, criteria toegankelijkheid personen met .een handicap/ alle gebruikers

275

1287a

Afwijken van paritair opgestelde voorwaarden (0.a. UAV)

voorschrift

[Afwijken van het inkoop- en

3.9.C.

aanbestedingsbeleid 2017 _

Motivering in dossier

3

_Keuze ondernemers (bij meervoudig onderhandse aanbesteding)

Motivering tijdens de procedure

[Selectiebeslissing

e

[ Toepassen Gunningsbeslissing facultatieve uitsluitingsgrond ondanks maatregelen

Aanbest. wet | Gids Prop

| 1.4

Aanbest. wet | Gids Prop.

14

14

2.87a

u

|

35.12 voorschrift

_

_Samenhang met andere wetgeving

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater

354

357

pagina

-77-

Bijlage 2 Lokale drempelbedragen i.r.t. de Gids Proportionaliteit In onderstaande figuren staat aangegeven hoe de lokale drempels zich verhouden tot de Gids Proportionaliteit.

Leveringen/diensten Decentrale overheid

30K

W

7nK

100K

lsoK

Europese

dvempel

< —

Meervoudig

Openbaar

Werken

50Kl 150K _ 750KLl1mil. 1,5 | mij.

3 milj. !

Europese

43 ! milj. drempel l

“

Meervoudig‘ Openbaar

: 3

drempel gemeente Oudewater

Groen: range waarbinnen genoemde procedure in relatie tot genoemde bedragen is toegestaan en proportioneel wordt geacht.

: range waarbinnen de genoemde procedure in relatie tot de genoemde bedragen minder proportioneel kan zijn, de inhoud van de opdracht, de marktomstandigheden en het eigen inkoopbeleid kunnen hier meer van invloed zijn op de te kiezen procedure.

Rood: range waarbinnen de genoemde procedure in relatie tot de genoemde bedragen minder of niet proportioneel is en/of vanaf de Europese drempel niet is toegestaan.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater

pagina - 18-