B2 Aanvullend bezwaarschrift (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
AANGETEKEND
Gemeenteraad van de gemeente Oudewater Postbus
3420
100
DC Oudewater
tevens per e-mail: (geanonimiseerd)
Oudewater,
9 mei 2023
Betreft: schriftelijke reactie Zaaknummer:
Z/22/041275
Geachte (leden van de) bezwaarschriftencommissie,
Hierbij zend ik u (namens SSO) een schriftelijke reactie ten behoeve van de hoorzitting d.d.
24 mei a.s. voor bovengenoemde zaak. Ik verzoek u om deze bij het dossier te voegen. Op 28 februari 2022 heb ik mede namens Stichting Statenblad Oudewater (“SSO”) een bezwaarschrift ingediend tegen het besluit van de gemeenteraad d.d. 24 februari 2023 (“raadsbesluit”) over de exploitatie, realisatie en het beheer van een nieuw zwembad in
de gemeente Oudewater (“Gemeente”). Mijn bezwaar is door de gemeenteraad van Oudewater op 7 juli 2022 bij beslissing op bezwaar niet-ontvankelijk verklaard. De
rechtbank heeft in een uitspraak d.d. 1 maart 2023 (“Uitspraak”), naar aanleiding van mijn beroep tegen deze beslissing van de gemeenteraad, de beslissing op bezwaar vernietigd en geoordeeld dat de gemeenteraad opnieuw op mijn bezwaar moet beslissen. De rechtbank is
namelijk van oordeel dat punt 9 van het raadsbesluit een besluit in de zin van de Awb is, omdat de gemeenteraad daarin de exploitatie, het beheer en het onderhoud van het zwembad aanwijst als een dienst van algemeen economisch belang (“DAEBaanwijzingsbesluit”).
In uw brief 11 april 2023 heeft u aangekondigd dat een bezwaarschriftencommissie zich
(alsnog) over het bezwaar zal buigen en heeft u mij uitgenodigd voor een hoorzitting op 24 mei 2023. Ik zal daarbij aanwezig zijn. Hierbij wil ik op voorhand graag gelegenheid nemen
om het bezwaar schriftelijk aan te vullen naar aanleiding van de uitspraak van de rechtbank en tevens in reactie op het verweerschrift van de gemeenteraad dat onderdeel uitmaakte van die beroepsprocedure (“verweerschrift”). 1
Belanghebbendheid en procesbelang
14
In het verweerschrift heeft de gemeenteraad, kort gezegd, opgemerkt dat ik niet ben aan te merken als belanghebbende bij het DAEB-aanwijzingsbesluit, dat SSO geen partij zou zijn bij de beroepsprocedure en dat van enig (concurrentie)belang van SSO niet is gebleken.
1.2
De rechtbank heeft in de Uitspraak overwogen dat, de als de gemeenteraad vindt dat eiser en eventueel SO niet-ontvankelijk zijn in het bezwaar omdat zij geen procesbelang hebben en geen belanghebbenden zijn in de zin van artikel 1:2, eerste lid, van de Awb bij de aanwijzing van de DAEB, de gemeenteraad dit nader moet onderzoeken en motiveren
in bezwaar.
In dat verband
sta ik hierna kort stil
bij de belanghebbendheid en procesbelang. 1.3
Vooropgesteld moet worden dat ik bevoegd ben om $SO in rechte te vertegenwoordigen. Bij e-mail d.d. 29 maart en 9 mei 2023 heb ik de
machtigingen van mijn medebestuursleden aan de gemeenteraad doen toekomen. In bijlage 1 heb ik deze machtigingen voor de volledigheid nogmaals aangehecht.
Hiermee is aan artikel 7 lid 2 van de statuten van $SO (“Statuten”, bijlage 2 met akte van oprichting d.d. 23 maart 2016) voldaan. Dit maakt het bezwaar van mij c.q. $SO ontvankelijk. 1.4
SS0 is belanghebbende bij het raadsbesluit in de zin van de Awb. Ingevolge het derde lid van artikel 1:2 Awb wordt ten aanzien van rechtspersonen als hun belangen mede beschouwd de algemene en collectieve belangen die zij krachtens hun doelstellingen en blijkens hun feitelijke werkzaamheden in het bijzonder behartigen. In artikel 2.1 van de Statuten is bepaald dat de $$ ten doel heeft: “het realiseren, exploiteren, het beheren en instandhouden van een zwembad,
welk zwembad tegen betaling openbaar toegankelijk is voor publiek en voorts al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.” SSO tracht dit doel te
bereiken door onder meer, maar niet uitsluitend, verhuur aan zwemverenigingen
en/of zwemscholen.’ Blijkens de naam van de stichting, beoogt zij haar werkzaamheden 1.5
uit te voeren in Oudewater.
SBZO beoogt, net zoals SSO, om een zwembad te exploiteren, realiseren en
beheren in de Gemeente. Dat kan reeds worden afgeleid uit het feit dat SBZO bereid is gebleken om uitvoering te geven aan het DAEB-besluit. SSO heeft gelet hierop - en omdat zij in aanmerking wenst te komen voor de mogelijkheid om uitvoering te geven aan het DAEB-besluit - een concurrentiebelang bij onderhavig
bezwaar. Op grond van vaste jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (“Afdeling”) moet een dergelijk concurrentiebelang als een rechtstreeks belang in de zin van artikel 1:2 Awb worden beschouwd, als de
begunstigde bij het besluit en de partij die tegen het besluit een rechtsmiddel aanwendt, in hetzelfde marktsegment werkzaam zijn en daarbij op hetzelfde
verzorgingsgebied zijn gericht.? Daarvan is in het voorliggende geval sprake. Vaststaat dat zowel SBZO als SSO actief zijn in de markt van DAEB diensten, in
zoverre dat zij beogen een zwembad te exploiteren, realiseren en beheren in de gemeente Oudewater. Zij beogen derhalve aan te bieden hetzelfde ‘product’ aan (marktsegment) in dezelfde regio (verzorgingsgebied).
* Artikel 2 lid 2 sub c van de Statuten.
2 ABRVS 24 juni 2020, ECLI:NL:RVS:2020:1456, r.ov. 4
1.6
Het standpunt van de gemeenteraad dat SSO geen rechtsmiddel zou hebben gewend tegen de afwijzing van de aanmelding voor de openbare selectieprocedure kan, los van de vraag of die afwijzing terecht was, is niet
relevant in het kader van de vraag of SSO belanghebbende is. Voor de vraag of 550 belanghebbende is moet (enkel) worden getoetst aan artikel 1:2 Awb.> Procesbelang 1.7
Anders dan de gemeenteraad in haar verweerschrift betoogt, heeft SSO ook
(voldoende) procesbelang bij dit bezwaar. Allereerst beoogt SSO met onderhavig bezwaar (ook) aan te tonen dat het DAEB-aanwijzingsbesluit in strijd met wet- en
regelgeving is genomen (zie hierna). Dat doel kan vanzelfsprekend met onderhavige bezwaarprocedure (nog altijd) worden bereikt. Reeds hierom is sprake van voldoende procesbelang. 1.8
Bovendien heeft SO als gevolg van het (onrechtmatige) DAEB-aanwijzingsbesluit schade geleden. Volgens vaste jurisprudentie van de Afdeling is sprake van
procesbelang als aannemelijk wordt gemaakt dat de gestelde schade als gevolg van dergelijke bestuurlijke besluitvorming is geleden.* $SO heeft schade geleden door het DAEB-besluit, omdat zij - ten onrechte - niet in de gelegenheid is gesteld om mee te dingen naar het uitvoeren van dat besluit, terwijl zij daarvoor wel
reeds (veel} kosten had gemaakt. De kosten die SSO heeft gemaakt beslaan thans ruim € 60.000,-. Totaal begroot inclusief rente op € 80.000,-. Daar komt bij, dat SS0 schade heeft geleden vanwege het feit dat zij 50 woningen niet heeft kunnen realiseren, met een waarde van € 1.750.000,-. Mocht de gemeenteraad nog altijd het procesbelang betwisten, dan doe ik een beroep op de in de rechtspraak vastgelegde mogelijkheid om de schade van SSO (nader) te onderbouwen.5
DAEB-aanwijzingsbesluit is in strijd met de Mededingingswet 21
De gemeenteraad heeft n punt 9 van het raadsbesluit beslist om de exploitatie en
het beheer en onderhoud van de zwemvoorziening aan te wijzen als DAEB. Dit is o volgt uit de Uitspraak - een DAEB-aanwijzingsbesluit. De gemeenteraad heeft
dit besluit onvoldoende gemotiveerd dan wel zorgvuldig genomen. Ik licht dit toe. Jur 22
ch kader
Uitgangspunt is dat overheden producten of diensten niet onder de integrale kostprijs mogen aanbieden (artikel 25i van de Wet markt en overheid, Wmo). Artikel 25 lid 5 onder h van de Mededingingswet (“Mw”) vormt met de
mogelijkheid van het DAEB-aanwijzingsbesluit een uitzondering op dat uitgangspunt: de gedragsregels die gelden voor overheden op grond van de Wmo zijn op grond van deze uitzondering niet van toepassing wanneer een bestuursorgaan een formeel aanwijzingsbesluit neemt dat een economische ? Vel. ABRYS 24 juni 2020, ECLI:NL:RVS:2020:1456, n welke uitspraak de Afdeling oordeelde dat oordeel dat de omstandigheid dat appellant niet aan een gunningsprocedure heeft deelgenomen, niet maakt dat zij geen belanghebbende in de zin van artikel 1:2, eerste lid, van de Awb is bij het besluit om een vergunning te verlenen (aan een ander) op grond van de Wet op de kansspelen.
* ABRVS 20 februari 2019, ECLI:NL:RVS:2019:497, r.ov. 4. > ABRYS 20 februari 2019, ECLI:NL:RVS:2019:497, r.ov, 4.
activiteit het algemeen belang dient (artikel 25h lid 6 Mw). Een dergelijk besluit moet op grond van vaste rechtspraak‘ wel aan een aantal criteria voldoen, te weten:
* _ Het DAEB-aanwijzingsbesluit moet een deugdelijke motivering en een zorgvuldige voorbereiding behelzen (afweging van belangen);
* _ het aanbieden van de economische activiteit beneden de kostprijs moet nodig zijn om het nagestreefde algemeen belang te dienen (marktfalen); * _ het bestuursorgaan moet in redelijkheid hebben kunnen besluiten dat ook
daadwerkelijk wordt overgegaan tot het aanwijzen van een economische activiteit als een
DAEB.
Het DAEB-aanwijzingsbesluit z3
Uit rechtspraak volgt dus dat een afweging plaats dient te vinden tussen het
belang dat met de vaststelling wordt nagestreefd en de belangen van eventuele derden - met name (reeds op de markt actieve) ondernemers - die door de
vaststelling worden getroffen.7 Uit niets blijkt dat in het DAEB-aanwijzingsbesluit rekening is gehouden met de belangen van SSO, reden waarom reeds aan
criterium niet is voldaan en in strijd met artikel 3:46 van de Awb is gehandeld. SO wenst nog steeds een wooncomplex te bouwen met daarbij een zwemvoorziening. Gelet op de feitelijke situatie in Oudewater is er geen mogelijkheid om dit plan te realiseren als de gemeente haar plannen doorzet. De gemeenteraad heeft dit niet onderkend. Daar komt bij dat het geheel onduidelijk is wat de zwemvoorziening zou moeten behelzen: een overdekt met buitenbad
wordt of alleen een overdekt bad. Dit is relevant voor het bepalen van de bouwkosten en rente tarieven en exploitatiemogelijkheden. Het DAEB-besluit is derhalve genomen zonder dat vaststond en vaststaat wat er gebouwd en geëxploiteerd gaat worden. Het is overigens niet uitgesloten dat als bijvoorbeeld een openlucht zwembad, op basis van nieuwe technieken, zou worden gerealiseerd, de realisering daarvan kostendekkend zou zijn en het DAEB-besluit niet eens had kunnen/hoeven worden genomen te worden. Ook om deze redenen
had het DAEB-besluit niet kunnen worden genomen en is dit onzorgvuldig en in strijd met het motiveringsbeginsel. 24
Ook heeft de gemeenteraad niet toegelicht waarom het noodzakelijk is om de exploitatie, het beheer en het onderhoud van de zwembadvoorziening aan te
wijzen als DAEB-activiteit onder de kostprijs.
Zoals hiervoor al aangegeven, is
niet uitgesloten dat de realisering van een zwemvoorziening (bijvoorbeeld een openlucht zwembad) kostendekkend is. Het staat daarmee niet vast dat een
DAEB-besluit noodzakelijk was. Overigens merkt SSO in dit verband op dat in eerste instantie de bouw en exploitatie van de zwemvoorziening gekoppeld was aan nieuwbouwwoningen en met particulier geld financierbaar was. Het alsnog
besluiten tot een DAEB kan daarmee mogelijk verkapte staatssteun opleveren. 25
Ten slotte moet worden opgemerkt dat de gemeenteraad niet n redelijkheid had kunnen overgaan tot het aanwijzen van het zwembad als DAEB-activiteit, omdat
€ CBb 18 december 2018, ECLI:NL:CBB:2018:660, CBb 18 december 2018, ECLI: 7.CBB 21 december 2016, ECLI:N
:2016:414.
L:CBB:2018:661.
ten onrechte niet is aangetoond dat het beoogde effect daadwerkelijk wordt bereikt en anderzijds het nadeel voor de betrokken onderneming(en) - zoals $SO zoveel mogelijk wordt beperkt. * Daarbij is onder meer relevant dat de gemeenteraad geen compensatie heeft aangeboden voor het nadeel van SSO dat
redelijkerwijs niet voor haar rekening behoort te blijven. SSO wenst in dit verband naar voren te brengen dat zij door het DAEB-aanwijzingsbesluit onevenredig is benadeeld.
DAEB-aanwijzingsbesluit in strijd met Gedragscode integriteit gemeente Oudewater
31
2013
In mijn bezwaar d.d. 28 februari 2022 heb ik reeds aandacht gevraagd voor het feit dat in de Gedragscode integriteit gemeente Oudewater 2013
(“Gedragscode”) onder meer enkele bepalingen zijn opgenomen die het risico van belangenverstrengeling bij besluitvorming van college en raad moeten voorkomen. Nu de rechtbank heeft vastgesteld dat punt 9 van het raadsbesluit als
DAEB-aanwijzingsbesluit moet worden aangemerkt, wens ik daar het volgende aan toe te voegen. 32
Op grond van artikel 28 lid 1 van de Gemeentewet neemt een lid van de raad niet
deel aan beraadslaging en stemming over een aangelegenheid die hem
rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat (…. De gemeenteraad kan niet verhinderen dat een bepaald lid deelneemt aan besluitvorming en stemmingen, maar deelname van een lid kan bij aanwezigheid van een persoonlijk belang wel eiden tot de conclusie dat het desbetreffende besluit in strijd met artikel 2:4 van de Awb is genomen (het bestuursorgaan vervult zijn taak zonder vooringenomenheid).? 3.3
Uit de Gedragscode volgt een aantal kernbegrippen waar politieke ambtsdragers zich aan dienen te houden. Met name de kernbegrippen onafhankelijkheid en zorgvuldigheid zijn in dit kader van belang. Zorgvuldigheid
“Het handelen van politieke ambtsdrager is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.” SSO had uitgenodigd moeten worden om mee te dingen naar inschrijving. Nu de Gemeente Raad gekozen heeft om de Stichting namens de Oudewaterse ondernemers (COO) een plan uit te werken tot realisering van zwemvoorziening moet geconcludeerd worden dat er sprake van staatsteun en de stichting feitelijk optreed voor de Coo.
Onafhankelijkheid
“Het handelen van politieke ambtsdragers wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen at geen vermenging optreedt met andere :CB8:2016:414. # CBB 21 december 2016, ECLI: * ABRYS 20 maart 2013, ECLI:NL:RVS:2013:BZ4957.
belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.” In dit verband verwijzen wij tevens naar het eigen inkoop en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater waar geen invulling aan i gegeven
Conclusie
41
Gelet op het voorgaande verzoek ik u om het bezwaar, voor zover dat zich richt
tegen het DAEB-aanwijzingsbesluit en daarbij het voorgaande in aanmerking genomen, gegrond te verklaren en het DAEB-aanwijzingsbesluit te herroepen. 42
Voorts verzoek ik u om SSO de kosten te vergoeden die in verband met de
behandeling van het bezwaar zijn gemaakt.
(geano im se rd)
ijke groet,
\TER
Q\?>Ö\ÛL \
Machtiging
(gea(geanonimiseerd) no im se rd) (geanonimiseerd) Zoals mondeling al overeengekomen machtig ik : >0rc" B (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) Hierbij (geanonimiseerd) e e o 220 Stichting Statenbad Oudewater de belangen te behartigen en namens de stichting SSO bezwaar en beroepsprocedures te voeren om de belangen van de Stichting te behartigen.
Oudewater, 28 maart 2023
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) )dreesi(geanonimiseerd) minonaeg(
bestuurslid
Machtiging
Zoals mondeling al overeengekomen_
(geanonimiseerd) machtig ik EN
(geanonimiseerd) "" B
)d(geanonimiseerd) reesiminonaeg( o 27ens stichting Statenbad Oudewater de belangen te Hierbij em (geanonimiseerd)
behartigen en namens de stichting SSO bezwaar en beroepsprocedureste voeren om de belangen van de Stichting te behartigen
Oudewater, 28 maart 2023
(geanonimiseerd)
ú
Machtiging
(geanonimiseerd) )dre siminonaeg( z=00ren N (geanonimiseerd) Zoals mondeling al overeengekomen machtie ik N Hierbij (geanonimiseerd) jom namens Stichting Statenbad Oudewater de belangen te behartigen en namens de hting 550 bezwaar en beroepsprocedures te voeren om de belangen van de Stichting te behartigen.
Montfoort
28 maart 2023
(geanonimise rd) (geanonimise rd)
Machtiging
(geanonimiseerd) oren N (geanonimiseerd) Zoals mondeling al overeengekomen machtig ik e (geanonimiseerd) o namens Stichting Statenbad Oudewater de belangen te Hierbij e behartigen en namens de stichting SO bezwaaren beroepsprocedures te voeren om de belangen van de Stichting te behartigen.
(geanonimise rd) estuUrsi
023
%3\a3c. 2
_
Dos:
:2016.0237.01.01
Ref:
:MSE.(010523.1)
Heden drie en twintig maart tweeduizend zestien, (geanonimiseerd) notaris te Vleuten, De Meern en verschijnen voor mij, , Haarzuilens, gemeente Utrecht:
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimise rd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimise rd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
De comparanten verklaren bij deze akte een stichting op te richten en daarvoor de volgende statuten vast te stellen: STATUTEN
NAAM EN ZETEL Artikel 1.
1. 2.
De stichting draagt de naam: Stichting Statenbad Oudewater. Zij is gevestigd te Oudewater.
DOEL Artikel
2.
De stichting
heeft ten doel:
Het realiseren, het exploiteren, het beheren en instandhouden van een
zwembad, welk zwembad tegen betaling openbaar toegankelijk is voor publieken voorts al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. Zij tracht dit doel te bereiken door onder meer:
a.
door ervoor te zorgen, dat de fysieke omgeving van het zwembad veilig en schoon
b.
is;
het geven van zwemlessen
conform de Licentie Zwem-ABC
en daarmee —
voldoen aan de kwaliteitscriteria om zwemles te mogen geven voor het —— c. d.
Zwem-ABC en/of het Nationale Zwemdiploma. _ door verhuur aan zwemverenigingen en/of zwemscholen; en het organiseren andere aqua-activiteiten;
—
e.
en voorts al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband— houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.
—
VERMOGEN
Artikel 3. 1
Het vermogen van de stichting wordt gevormd door alle ontvangen bijdragen, — subsidies, giften, legaten, erfstellingen, alsmede andere baten.
2.
Erfstellingen mogen
slechts worden
aanvaard
onder het voorrecht van
boedelbeschrijving. BESTUUR
Artikel 4. 1. Het bestuur van de stichting bestaat uit een door het bestuur vast te stellen aantal van tenminste drie personen. 2.
Bestuurders worden
benoemd
door het bestuur.
In ontstane
vacatures
wordt zo
spoedig mogelijk voorzien, doch in ieder geval binnen drie maanden. 3.
Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester
aan.
Een
bestuurder
kan
meer dan een functie bekleden.
Bestuurders worden benoemd voor een periode van drie jaar. Bestuurders treden af volgens een door het bestuur vast te stellen rooster van aftreden, met
dien verstande dat zolang in de vacature van de periodiek aftredende
bestuurder niet is voorzien, hij in functie blijft. Een volgens het rooster aftredende
bestuurder is aansluitend terstond
herbenoembaar.
Een
bestuurder
neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in. Bij ontstentenis of belet van een bestuurder zijn de overige bestuurders met het bestuur
belast.
Indien één of meer bestuurders ontbreken, vormen de overgebleven bestuurders of de overgebleven bestuurder een bevoegd bestuur. Het bestuur is echter verplicht zo spoedig mogelijk in de vacature(s) te voorzien. Een bestuurder defungeert: a. door zijn overlijden; b. door zijn aftreden, al dan niet volgens het in lid 4 bedoelde rooster;
c.
door het verlies van het vrije beheer over zijn vermogen;
d.
door zijn ontslag door de rechtbank;
e.
door zijn ontslag door het bestuur; het besluit hiertoe kan slechts worden
genomen
f. g. TAAK,
—
met algemene stemmen van de overige bestuurders.
door verlies van de hoedanigheid op grond waarvan hij is benoemd; door het verstrijken van de tijd waarvoor hij is benoemd. BEVOEGDHEDEN
EN BEZOLDIGING
Artikel 5. 1
Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. Het bestuur kan als — zodanig één of meer van zijn bevoegdheden, mits duidelijk omschreven, aan — anderen verlenen. Degene die aldus bevoegdheden uitoefent, handelt in naamvan en onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
2
Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot— verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen, alsook tot tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk — medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot
zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt, mits genomen met — twee/derde meerderheid van alle van de uitgebrachte stemmen in een 3. 4.
vergadering, waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Voor zijn werkzaamheden ontvangt een bestuurder geen vergoeding, tenzij het bestuur in bepaalde gevallen anders beslist. Kosten worden een bestuurder vergoed, tenzij het bestuur in bepaalde gevallen anders
beslist.
BESLUITVORMING
Artikel 6. 1
Bestuursvergaderingen worden gehouden zo dikwijls de voorzitter of ten minste
twee van de overige bestuurders zulks wensen, doch ten minste één maal per — zes
maanden.
De bijeenroeping van een bestuursvergadering geschiedt door de voorzitter of — ten minste twee van de overige bestuurders, danwel namens deze(n) door de — secretaris, en wel schriftelijk onder opgaaf van de te behandelen onderwerpen,
op een termijn van ten minste zeven werkdagen, de dag van de oproepmg endie van de vergadering niet meegerekend.
Indien de bijeenroeping niet schriftelijk is geschied, of onderwerpen aan de ——
orde komen die niet bij de oproeping werden vermeld, dan wel de bijeenroeping is geschied op een termijn korter dan zeven werkdagen, is besluitvorming niettemin mogelijk, mits ter vergadering alle in functie zijnde bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Bestuursvergaderingen worden gehouden ter plaatse te bepalen door degene— die de vergadering bijeenroept. Vergaderingen kunnen ook telefonisch plaatshebben.
Toegang tot de vergaderingen hebben de bestuurders, alsmede zij die door deter vergadering aanwezige bestuurders worden toegelaten. Een bestuurder kan
zich door een schriftelijk door hem daartoe gevolmachtigd mede-bestuurder ter vergadering doen vertegenwoordigen. Een bestuurder kan ten hoogste één —
5.
mede-bestuurder ter vergadering vertegenwoordigen. Iedere bestuurder heeft één stem. Het bestuur kan ter vergadering alleen dan— geldige besluiten nemen
indien de meerderheid
van de bestuurders ter
vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Voor zover deze statuten geen
6.
—
grotere meerderheid voorschrijven worden alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Staken de stemmen bij benoeming van personen dan beslist het lot; staken de stemmen bij een andere stemming, dan is het voorstel verworpen. Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij een bestuurder schriftelijke stemming
verlangt.
7.
De vergaderingen worden geleid door de voorzitter. Bij zijn afwezigheid voorziet
8.
Van het verhandelde in de vergadering worden door de secretaris of door een — door deze onder zijn verantwoordelijkheid en met instemming van het bestuur-
de vergadering zelf in haar leiding.
aangewezen
persoon notulen opgemaakt.
De notulen worden vastgesteld door-
het bestuur en ten blijke daarvan door de voorzitter en secretaris van de desbetreffende vergadering ondertekend. De vastgestelde notulen zijn ter inzage voor alle bestuurders.
9.
Afschriften worden aan hen
Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen,
kosteloos verstrekt.
—
mits alle bestuurders
zich schriftelijk, waaronder begrepen per elektronische gegevensdrager, omtrent het desbetreffende voorstel hebben uitgesproken. Van een besluit buiten vergadering wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na mede-ondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd.
10. In alle geschillen omtrent stemmingen niet bij de statuten voorzien, beslist de — voorzitter.
VERTEGENWOORDIGING
Artikel
1.
7.
De stichting wordt vertegenwoordigd worden
2.
Het
vertegenwoordigd
bestuur
kan
besluiten
door het bestuur. Voorts kan de stichting
door twee tezamen
handelende
tot het verlenen
volmacht
van
bestuurders. aan
één
of meer
bestuurders alsook aan derden, om de stichting binnen de grenzen van die —— volmacht te vertegenwoordigen. Het bestuur kan voorts besluiten aan gevolmachtigden een titel te verlenen.
3.
Het bestuur zal van het toekennen van doorlopende vertegenwoordigingsbevoegdheid Kamer van Koophandel
4.
opgave doen bij het handelsregister van de —
en Fabrieke:
Indien een bestuurder een tegenstrijdig belang heeft met de stichting kan hij— niettemin de stichting vertegenwoordigen.
DAGELIJKS Artikel
1.
BESTUUR
8.
Het bestuur is bevoegd uit zijn midden een dagelijks bestuur in te stellen en de
taken van het dagelijks bestuur vast te stellen. _
Het dagelijks bestuur bestaat tenminste uit de voorzitter, de secretaris en de — penningmeester.
2.
Voor de wijze van besluitvorming en van vergadering van het dagelijks bestuur zijn de voorgaande artikelen van overeenkomstige toepassing.
COMMISSIES Artikel 9.
1.
Het bestuur kan één of meerdere commissies instellen en opheffen.
2.
Het bestuur stelt de taak en de bevoegdheden van de commissies vast.
3.
De leden van de commissies worden benoemd en ontslagen door het bestuur, al dan niet uit zijn midden.
REGLEMENTEN
Artikel
1.
10.
Het bestuur is bevoegd één of meer reglementen vast te stellen, waarin die — onderwerpen worden geregeld, waarvan nadere regeling wenselijk wordt geacht.
2. 3.
Een reglement mag niet met de wet of deze statuten in strijd zijn. Het bestuur is te allen tijde bevoegd een reglement te wijzigen of op te heffen.
4.
Ten aanzien van een besluit tot het vaststellen, wijzigen of opheffen van een — reglement vindt het bepaalde in artikel 12, leden 1 en 2, overeenkomstige toepassing.
BOEKJAAR
EN
JAARSTUKKEN
Artikel 11 1 2.
Het boekjaar van de stichting valt samen met het kalenderjaar. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles betreffende de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de-
daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van — de stichting kunnen worden gekend. Het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden
na afloop van het
boekjaar de balans en de staat van baten en lasten met bijbehorende toelichting van de stichting te maken en op papier te stellen Het bestuur kan, alvorens tot vaststelling van de in lid 3 bedoelde stukken over
te gaan, deze doen onderzoeken door een door het bestuur aan te wijzen deskundige. Deze brengt alsdan omtrent zijn onderzoek verslag uit. De balans en de staat van baten en lasten, met bijbehorende toelichting, wordt ten blijke van de vaststelling door alle bestuurders ondertekend; ontbreekt de — ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Het bestuur is verplicht de in de leden 2 en 3 bedoelde boeken, bescheiden enandere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren. STATUTENWIJZIGING,
Artikel 1
FUSIE
NG
12.
Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen en tot fusie en splitsing te
—
besluiten. Het besluit daartoe moet worden genomen met een meerderheid van
tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering, waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Is een vergadering, waarin een dergelijk besluit aan de orde is, niet voltallig, dan wordt een tweede vergadering bijeengeroepen, te houden niet eerder dan twee en niet later dan —
vier weken na de eerste vergadering. In deze tweede vergadering kan ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders rechtsgeldig omtrent — het voorstel, zoals dit in de eerste vergadering aan de orde was, worden besloten, mits met een meerderheid van tenminste twee/derde van de — uitgebrachte stemmen.
2. 3.
Bij de oproeping tot de vergadering, waarin een statutenwijziging zal worden— voorgesteld, dient een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, te worden gevoegd. De statutenwijziging treedt eerst in werking nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt. Iedere bestuurder is afzonderlijk bevoegd gemelde notariële akte —
te verlijden. ONTBINDING Artikel
13.
1.
Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden.
2.
Op het besluit van het bestuur tot ontbinding is het bepaalde in het vorige artikel van overeenkomstige toepassing.
3.
De stichting blijft na ontbinding voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. In stukken en aankondigingen die van haar uitgaan,— moet aan haar naam worden toegevoegd: in liquidatie.
De vereffening eindigt op het tijdstip waarop aan de vereffenaars geen baten— meer bekend
4.
zijn.
De bestuurders zijn de vereffenaars van het vermogen van de stichting. Op hen blijven de bepalingen omtrent de benoeming, de schorsing en het ontslag van — bestuurders van toepassing. De overige statutaire bepalingen blijven eveneens voor zo veel mogelijk van kracht tijdens de vereffening.
5.
Een eventueel batig saldo van de ontbonden stichting wordt voor een door het-
bestuur te bepalen doel bestemd dat zoveel mogelijk in overeenstemming is — 6.
met het doel van de stichting. Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de
ontbonden stichting gedurende zeven jaar onder berusting van de door het — bestuur aangewezen persoon. SLOTBEPALING A
el
14.
In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het — bestuur.
OVERGANGSBEPALING
Artikel
15.
In afwijking van het bepaalde in artikel 4 lid 2 worden de bestuurders voor de eerste maal
bij deze akte benoemd.
SLOTVERKLARING
Tenslotte verklaren de comparanten, ter uitvoering van het bepaalde in artikel 15,dat voor de eerste maal tot bestuurders van de stichting
worden benoemd:
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) voornoemd, en wel als secretaris;
(geanonimiseerd) voornoemd,
en wel als penningmeester;
(geanonimiseerd) , voornoemd, en wel als bestuurslid;
(geanonimiseerd) voornoemd, (geanonimiseerd)
ornoemd,
en wel als bestuurslid;
en wel als bestuurslid.
SLOT
m
De comparanten zijn mij, notaris, bekend.
Verder heb ik, notaris, de zakelijke inhoud van de akte meegedeeld aan de comparanten en daarop een toelichting gegeven.
De comparanten verklaren van de inhoud van de akte te hebben kennis genomen en daarmee in te stemmen. Tevens verklaren de comparanten uitdrukkelijk in te stemmen
met de beperkte voorlezing van de akte.
Dadelijk na beperkte voorlezing is de akte door ieder van de comparanten en door-
mij, notaris, ondertekend.
De akte is verleden te Vleuten, gemeente Utrecht, op de datum aan het begin van-
deze akte vermeld, om tien uur veertig minuten.
—
(Volgt ondertekening.)
(geanonimise rd) (geano im se rd)
UITGEGEVEN VOOR AFSCHRIFT De ondergetekende, (geanonimiseerd) )dreesiminonaeg(
(geanonimiseerd) voteris in de gemeente Utrecht, DA kantoorhoudende te Vleuten, als ambtsopvolger in het protocol van (geanonimiseerd) destijds notaris nr. N te Vleuten, De Meern en Haarzuilens, gemeente
Utrecht.
Gemeente
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
Oudewater
Inhoud 1.
Inleiding
2
Wettelijk Kader .
3.
Gemeentelijke uitgangspunten………
31
Inkoopstrategie en doelmatigheid
32
Motivering
33
Kansen aan lokale ondernemers
34
Inclusie en social return on Investment (SROI!)
35
Duurzaamheid
36
Maatwerk
……
37
Procedure
keuze
4
Organisatie en monitoring .
.
…
Bijlage 1 Motivering Bijlage 2 Lokale drempelbedragen i.rt. de Gids Proportionaliteit
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagina
-2-
1. Inleiding In 2014 heeft de gemeente Oudewater een inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Dit beleid is thans aan herziening toe. Met ingang van 1 juli 2016 zijn de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016 aangepast onder andere aan de nieuwe Europese richtljnen (2014/24/EU en 2014/23/EU). Diverse onderwerpen die in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 waren geregeld, staan ook n de wet en/of de gids. Het beleid dient met name aanvullend op de wet- en regelgeving te zijn en daarom zijn deze wettelijk geregelde onderwerpen uit het beleid verwijderd.
Dit geactualiseerde beleid bevat vooral de onderwerpen waar
de gemeente zelf okaal inhoudelijk invulling aan kan geven en vervangt het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014. Aanbesteden is per definitie maatwerk. Het beleid geeft daarom een globaal kader dat, per aanbesteding nader dient te worden ingevuld. De inhoud van dt beleid is niet nieuw maar aangepast aan de gewijzigde wet- en regelgeving en het verzamelen in één document van eerder vastgesteld beleid of informeel gehanteerde uitgangspunten In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 zijn hoofdstukken opgenomen over diverse onderwerpen, die van belang zijn bij inkoop en aanbesteding. Deze onderwerpen kunnen aan de orde zijn bij de meervoudig onderhandse, nationale of Europese aanbestedingen die door de gemeente worden uitgevoerd. Deze onderwerpen zijn: kansen voor lokale ondernemers; - _ social retum on investment;
- _ duurzaam en circulair inkopen.
Dit beleid heeft betrekking op het inkoop- en aanbestedingsproces. Van voorbereiding naar aanbesteding tot en met definitieve gunning van een opdracht aan de ondernemer met de beste inschrijving. In het beleid is een paragraaf gewijd aan de inkoopstrategie. Voorafgaand aan een
aanbesteding is het belangrijk de strategie te bepalen met betrekking tot de inkoop en aanbesteding van de levering’, de dienst? of het werk’.
Deze strategie staat in relatie tot de waarde van de opdracht
en het inkooprisico. De grootste invloed op het product’ dat daadwerkelijk wordt verkregen, heeft de gemeente in de fase die vooraf gaat aan de aanbesteding. De verschillende keuzes die worden
gemaakt in de voorfase, maar ook later tijdens de aanbestedingsprocedure, dienen gemotiveerd te worden vastgelegd.
In deze nota s een relatie gelegd tussen verschillende drempelbedragen en de procedures die daarbij doorlopen moeten worden. Dit is nader uitgewerkt voor overheidsopdrachten, sociale en andere
specifiek diensten’ en concessieovereenkomsten®. Andere onderwerpen die in dit inkoop- en
aanbestedingsbeleid zijn uitgewerkt zijn: de organisatie van de inkoopfunctie, de mogelijkheid van het beleid af te wijken, de klachtenregeling bij aanbesteden en de wijze van monitoring van de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid
ng: aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van artikelen, of de levering van artikelen die slechts zideling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die [evering
? Dienst: ale producten die niet vallen onder levering of werk
* Werk: het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische
of technische
functie te verullen.
* Produet: verzamelbegrip voor werk, evering en/of dionst
* Sociale en andere specifieke diensten: diensten die grotendecls overeen komen met de oude 28 dionsten.
* Concessieovereenkomst: overeenkomst waarvan de tegenprostatie bostaat uit hot recht tot cxploiteron van de dienst o het werk
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagina
-3-
2. Wettelijk Kader Bij inkoop en aanbesteding staat het wettelijk kader n de Aanbestedingswet 2012, het
Aanbestedingsbesluit, de Gids Proportionaliteit en het ARW 2016. Daarnaast gelden verschillende bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur uit de Algemene Wet Bestuursrecht en nationale jurisprudentie van toepassing. In dit hoofdstuk staan de hoofdpunten van het wettelijk kader weergegeven.
Wettelijke uitgangspunten bij aanbestedingen In het hoofdstuk Algemene bepalingen van de Aanbestedingswet 2012 wordt een aantal uitgangspunten genoemd die een aanbestedende dienst (de gemeente Oudewater) in acht moet
nemen bij de verschillende aanbestedingsprocedures. De belangrijkste uitgangspunten zijn * Gelijke behandeling: de aanbestedende dienst benadeelt of bevoordeelt gelijke ondernemers / inschrijvers niet, maar behandelt ze objectief en op dezelfde wijze. Dit houdt in dat gelijke gevallen gelijk worden behandeld. Dit betekent onder meer dat ondernemers / inschrijvers in principe over dezelfde informatie dienen te beschikken.
*
Transparantie: de aanbestedende dienst voert de aanbestedingsprocedure eerlijk en onpartijdig uit, met een passende mate van openbaarheid en een deugdelijke motivatie van diverse keuzes voor en tijdens de aanbestedingsprocedure. Hiermee moet het risico van favoritisme en willekeur
worden uitgesloten. Vanafde start van een aanbesteding moet in een leesbare beschrijving (offerteaanvraag) aangeven worden wat de aanbestedende dienst verwacht en hoe er tijdens de
aanbesteding gehandeld en beoordeeld gaat worden. Beslissingen van de aanbestedende dienst tijdens de aanbestedingsprocedure moeten daarbij duidelijk worden gemotiveerd.
«
Objectiviteit: de aanbestedende dienst gebruikt zo objectief mogelijke criteria voor en tijdens de aanbestedingsprocedure om de ondernemer en het product te kiezen. Hierbij gaat het onder meer om geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria
«
Proportionaliteit: de aanbestedende dienst maakt keuzes en stelt eisen en voorwaarden
die in
redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Hierbij worden de principes uit de Gids Proportionaliteit toegepast. Hierbij is er onder meer aandacht voor: o °
° ° ° ° ° °
°
de keuze van de procedure;
het al of niet samenvoegen van opdrachten; de uitsluitingsgronden; de inhoud van de geschiktheidseisen; het aantal te stellen geschiktheidseisen;
de te stellen termijnen; de gunningscriteria; technische specificaties en eisen;
°
een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving;
°
de voorwaarden
van
de overeenkomst.
Non-discriminatie: de aanbestedende dienst zorgt ervoor dat de aanbesteding dusdanig i opgezet dat er geen onderscheid op grond van nationaliteit van de ondernemer wordt gemaakt (bij nationale en Europese aanbestedingen). Hierbij is er onder meer aandacht voor de eisen die er gesteld worden.
Aanbestedingswet
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geldt vanaf 1 juli 2016 voor alle aanbestedingen door (semi-} publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese
richtlijnen voor aanbesteden (richtlijn 2014/24/EU voor overheidsopdrachten en richtlijn 2014/23/EU voor concessieovereenkomsten). De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 bevat regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, maar ook voor nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen.
Sinds juli 2016 is het hoofdstuk over concessieovereenkomsten
(hoofdstuk 2a) aan de wet toegevoegd. Aanbestedingsbesluit
Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een algemene maatregel van bestuur ‘het Aanbestedingsbesluit’. In het Aanbestedingsbesluit wordt een juridische basis gegeven aan de Gids Proportionaliteit, het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Het Aanbestedingsbesluitis tegelijk in werking getreden met de gewijzigde Aanbestedingswet 2012
inoop- on aanbestengsbeled 2017 gemeente Oudewaier
n
242
Gids Proportionaliteit
In de Aanbestedingswet 2012 geldt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen
van het aanbestedingsrecht.
In alle fasen van een aanbesteding, moet de gemeente, als
aanbestedende dienst, het proportionaliteitsbeginsel in acht nemen. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt, in redelijke verhouding moeten staan tot de aard en omvang van de opdracht. De Gids Proportionaliteit geeft invulling aan de proportionaliteit. De gids is als verplicht te volgen richtsnoer
aangewezen in het Aanbestedingsbesluit. Dat houdt in dat bij een aanbesteding voldaan moet worden aan de gids. Indien de gemeente van de gids wil afwijken, moet dat worden gemotiveerd n de aanbestedingsstukken. ARW
2016
Het ARW 2016 beschrijft de procedures voor het aanbesteden van opdrachten voor werken. Op grond van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit is een aanbestedende dienst
verplicht om het ARW 2016 toe te passen voor overheidsopdrachten voor werken onder de Europese drempelwaarden volgens het 'pas toe of Ieg uit-principe.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagina
-5-
3. Gemeentelijke uitgangspunten surngs
3.1Inkoopstrategie en doelmatigheid _ mogeikhesen De grootste invloed op een inkooptraject en op de uitkomst van de inkoopactiviteit zit aan de voorkant van dit traject. Voorafgaand aan het feitelijke
inkooptraject moeten belangrijke keuzes worden gemaakt. Daarmee vergroot de gemeente de kans
dat ze de juiste producten krijgt, tegen een goede prijs-kwaliteit verhouding. Daarmee wordt de doelmatigheid en doeltreffendheid van de inkoop
e
vergroot.
strategische inkoopsfweging
Als een inkooptraject eenmaal is gestart zijn de
mogelijkheden voor eventuele bijsturing beperkt. Zie
Aaanbesteding
ook figuur 1. Figuur 1: Bijsturingsmogelijkheden tijdens een inkooptraject
Vanuit de strategische inkoopgedachte van belang om aan het begin van een inkooptraject ten aanzien van een aantal wezenlijke onderwerpen passende keuzes te maken. Daarnaast legt de Aanbestedingswet 2012 de gemeente voor een aantal onderwerpen een motiveringsplicht op (paragraaf 3.2 van dit beleid). Deze keuzes kunnen worden opgenomen
in een strategische
inkoopafweging en in het interne startdocument worden vastgelegd. Het gaat hierbij onder meer om antwoorden op de volgende vragen:
«
Wat doet de gemeente zelf en wat wordt uitbesteed? Wat is de noodzaak om iefs in te kopen? Wat is de scope van de opdracht?
Hoeveel budget is er beschikbaar en is dat voldoende voor de scope van de opdracht? Hoe is de (lokale) markt samengesteid en wat kan de (lokale) markt bieden? Hierbij kan een
« + « « +
een markt- of productonderzoek of marktconsultatie gedaan worden (een toelichting op de marktconsultatie staat verderop in deze paragraaf) Is r sprake van grensoverschrijdend belang? Hoe complex is de opdracht en hoe beheersbaar is de uitvoering? Wat zijn de organisatorische gevolgen en risico's (zowel voor de gemeente als voor de ondernemer)? Wat zijn de transactiekosten en wat is de invloed op de prijs? _ Welke risico's en kansen zijn er?
«
Hoe kunnen ideeën uit de markt een plek krijgen n de aanbesteding (een toelichting staat
«
verderop in deze paragraaf)? Welke beoordelingscriteria (gunningscriteria) zorgen voor voldoende onderscheidend vermogen en hebben echt meerwaarde voor de gemeente (een toelichting staat verderop in deze paragraaf)?
«
Hoe wordt in deze opdracht invulling gegeven aan het gemeentelijk beleid (waaronder het inkoopbeleid)?
Het gebruik van een stardocument wordt aanbevolen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen en wordt door middel van dit beleid verplicht gesteld bij nationale en Europese aanbestedingen Marktconsultatie
Goede kennis van de (lokale) markt helpt bij een doelmatige en doeltreffende inkoopstrategie /
aanbesteding. Voorafgaand aan een aanbesteding kan de gemeente door middel van een marktconsultatie kennis uit de markt ophalen.
Hiermee krijgt de gemeente meer zicht op hoe
bijvoorbeeld kansen voor het MKB / lokale ondernemers, duurzaamheid en innovatie gestimuleerd kunnen worden. Een marktconsultatie is een, georganiseerde informatie-uitwisseling (dialoog) met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding. Ondernemers zijn als potentiele
leverancier belanghebbende partijen, maar ook burgers (als afnemer van bepaalde diensten) en belangenorganisaties kunnen worden uitgenodigd. Aan de hand van de opgedane informatie en inzichten stelt de gemeente de haalbaarheid en de randvoorwaarden van de opdracht vast
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagna
-6-
De marktconsultatie kan over allerlei onderwerpen gaan, zoals: « _ Inzicht krijgen in opbouw en samenstelling van de betreffende markt.
e
Inzicht krijgen n de meest geschikte samenwerking/relatie met in de markt voor de
e
betreffende opdracht Inzicht krijgen in mogelijke oplossingen /ideeën voor een probleem.
e
Inzicht krijgen n wat de gemeente in een aanbesteding moet vragen om voor een probleem tot de meest ideale oplossing te komen
* _ Inzicht in welke selectie- of gunningscriteria het beste toegepast kunnen worden. . Welke eisen of criteria kunnen het beste gesteld worden (en welke juist niet) Ondernemers kunnen dus de gemeente vooraf adviseren over het doelmatig en doeltreffend inregelen van een aanbesteding.
Daarbij is het van belang dat de gemeente bewaakt dat het gelijke speelveld
tussen ondernemers na aanleiding van de marktconsultatie niet in gedrang komt en de beginselen van gelijke behandeling en transparantie gewaarborgd blijven. Ook blijft de gemeente altijd zelf bepalen wat met de adviezen gedaan wordt en hoe de aanbesteding in de markt gezet wordt. Ideeën
ondernemers
Bij ondernemers is veel kennis en kunde aanwezig. De gemeente kan daar gebruik van maken en van profiteren. Dit kan op verschillende wijzen plaats vinden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de hiervoor beschreven marktconsultatie. Ook kan de gemeente er in een specifieke aanbesteding voor kiezen om de uitvraag op een hoger niveau (functioneel) te doen, waardoor de concrete invulling aan de markt overgelaten wordt. Daarbij kunnen ondernemers zich veel meer onderscheiden op hun kennis en kunde. Hiermee wordt de doelmatigheid en doeltreffendheid van een aanbesteding bevorderd. Een
speciale vorm van een idee vanuit ondernemers is het unsolicited proposal (USP).
Een USP is een
concreet zakelijk voorstel dat een (markt)partij ongevraagd aan de gemeente aanbied. Een USP heeft daarbij vaak de volgende kenmerken
«
hetbiedt een oplossing op een vraagstuk binnen het werkterrein van de gemeente;
+ _ hetheeft een aantoonbare meerwaarde;
*
hetbiedt nieuwe mogelijkheden voor de gemeente
De gemeente behandelt een USP zorgvuldig en vertrouwelijk. Indien de gemeente gebruik wil maken van het aanbod, dan kan het zijn dat conform wet- en regelgeving eerst een aanbestedingsprocedure
gevoerd moet worden.
De gemeente tracht deze aanbesteding dusdanig n te richten dat de belangen
voor de ondernemer die het USP heeft ingediend niet geschaad worden en dat ook andere ondernemers eerlijke kansen hebben op een opdracht (conform de beginselen uit hoofdstuk 2). De
gemeente kan dit onder meer doen door op een hoger niveau de uitvraag te doen. Bijvoorbeeid door functioneel te specificeren of om meer algemeen te vragen om een oplossing voor een probleem. Net als na een marktconsultatie zal de gemeente altjd zelf blijven bepalen of en hoe een aanbesteding in de markt gezet wordt Doelmatige beoordelingscriteria
Een inschrijving van een ondernemer wordt bij een aanbesteding naast het zwaarwegende criterium prijs vaak beoordeeld op kwalitatieve gunningscritria.
Het is van belang dat deze criteria voldoende
onderscheidend vermogen hebben en daarnaast ook daadwerkelijk toegevoegde waarde hebben voor
de opdracht die in de markt wordt gezet. Daardoor wordt ook echt de beste inschrijving in een aanbesteding bepaald en dit leidt tot een meer doelmatig en doeltreffend eindresuitaat
Inkoop- on aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagina
-7-
3.2 Motivering De gemeente is in beginsel gebonden aan de voorschriften uit de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het ARW 2016. Echter bij bepaalde voorschriften bestaat de mogelijkheid om hier gemotiveerd van af te wijken. Dit wordt het ‘pas toe of leg uit principe' ('comply or explain-principe') genoemd. Afwijken is alleen toegestaan indien in de aanbestedingsstukken gemotiveerd wordt
aangegeven waarom en n hoeverre dat afwijken in een specifieke situatie gerechtvaardigd is. Het is niet toegestaan om in het geheel af te zien van de toepassing van de wet- en regelgeving. Het ‘pas toe of Ieg uit principe' loopt als een rode draad door verschillende onderdelen van de aanbestedingsprocedure. Naast ‘het afwijken van’, zijn er ook keuzes te maken die altijd gemotiveerd
moeten worden, zoals de keuze voor de procedure die de gemeente bij een bepaalde opdracht gaat doorlopen.
De motivering van de verschillende keuzes dient ten minste te zijn opgenomen n het startdocument (zie ook paragraaf 3.1 van dit beleid). Bij bepaalde keuzes moet de motivering ook in de aanbestedingsstukken of in de procedure stukken (selectie- of gunningsbeslissing) worden opgenomen.
In bijlage 1 is een lijst met situaties opgenomen
waarvan de keuzes in ieder geval
gemotiveerd moeten worden vastgelegd. 3.3
Kansen
aan
lokale
ondernemers
Op basis van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit is het de gemeente toegestaan
in het kader van de doelmatigheid en ter bevordering van de plaatselijke economie lokale (MKB) ondernemers kansen e bieden bij gemeentelijke opdrachten. Om de lokale ondernemers ook daadwerkelijk kansen te kunnen bieden, is het van belang dat de gemeente de lokale ondernemers kent. Zeker wanneer extern door of voor de gemeente ingehuurd personeel de aanbesteding doet, behoeft dit extra aandacht.
De lokale ondernemersverenigingen
en de interne collega's van
economische zaken zullen in overieg een database met lokale bedrijven opzetten. Met behulp van deze database kunnen gemeentelijke aanbesteders snel een overzicht genereren van lokale ondernemers. Naast het opzetten van een database onderzoeken collega's van economische zaken en de ondernemersverenigingen naar andere mogelijkheden om de bekendheid van de lokale
ondernemers in het ambtelijk apparaat te vergroten. Uiteraard ligt er op dit vlak ook een grote verantwoordelijkheid bij de individuele ondernemer. Een ondernemer moet, naast alle inspanningen van de gemeente en de ondernemersverenigingen, zelf ook zorgdragen voor naamsbekendheid onder potentiële klanten. Nationale en Europese aanbestedingen
De gemeente Oudewater vindt het belangrijk dat lokale ondernemers de kans krijgen om opdrachten van de gemeente te kunnen verwerven.
De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat bij Europees en
nationale aanbestedingen ondernemers gelijk behandeld moeten worden. Dit houdt in dat bij deze aanbestedingen alle ondernemers, dus ook lokale ondernemers, een kans hebben op deelname Indien bij een dergelijke aanbesteding de opdracht te groot is voor één lokale ondernemer, kan een ondernemer altijd inschrijven in combinatie met een of meer andere ondernemers of met een of meer onderaannemers.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat de gemeente een grotere opdracht opdeelt
in percelen. Per aanbesteding is een goede afweging noodzakelijk. mogelijk of wenselijk om een indeling in percelen te maken
Niet bij elke opdracht is het
Meervoudig onderhandse aanbestedingen
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen schrijft de Aanbestedingswet 2012 voor dat inschrijvers gelijk behandeld moeten worden. Hierdoor heeft de gemeente in zijn uitnodigingsbeleid de ruimte om ervoor te kiezen
de lokale ondernemers
meer
kansen
te bieden.
Om
de lokale economie
te stimuleren
handelt de gemeente bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, in principe, afhankelijk van de
marktomstandigheden, als volgt: « _ Indien 5 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd: o
3 lokale ondernemers;
©
1 regionale ondernemer;
©°
1 buiten-regionale ondernemer.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagina
-8-
* _ Indien 4 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd: ©
3 lokale ondernemers;
©
1 regionale of buiten-regionale ondernemer.
« _ Indien 3 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd: ©
2 lokale ondernemers;
°
1 regionale of buiten-regionale ondernemer.
Per opdracht bestaat de mogelijkheid hier gemotiveerd van af te wijken, indien na onderzoek gebleken is dat lokale ondernemers de producten, diensten of werken die de gemeente wil verwerven niet kunnen leveren. Deze keuze moet zijn vastgelegd in het startdocument. Voor het bepalen of een ondernemer lokaal of regionaal is, wordt de volgende indeling gehanteerd.
Daarbij is vanwege de samenwerking met Oudewater de regionale indeling afgestemd.
BodegravenReeuwijk
Reeuwijk
Aanbestedingen van de gemeente Oudewater
Aanbestedingen van de gemeenten Oudewater en Woerden ‘samon
De rood gekleurde gemeenten zijn lokaal De omliggende gee! gekleurde gemeenten
Figuur 2: Lokale en regionale indeling
De beoordeling van de inschrijvingen gebeurt op basis van objectieve criteria. Lokale en niet lokale ondernemers worden bij de beoordeling conform de Aanbestedingswet gelijk behandeld
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagina
-9-
3.4 Inclusie en social return on Investment (SROT) Op basis van de Aanbestedingswet 2012 is het de gemeente bij een aanbesteding toegestaan, mits er een directe relatie is met de inhoud van de opdracht, bijzondere voorwaarden te stellen die verband houden met arbeid gerelateerde of sociale overwegingen
De gemeente Oudewater wil bij het inkopen invulling geven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op het gebied van arbeidsmarktparticipatie en inclusie Inclusie
Bij inclusie draait het om diversiteit. Het gaat om het meedoen van inwoners ongeacht etniciteit, religie, taal, culturele achtergrond, seksuele voorkeur of beperking. Dit uitgangspunt heeft ook invloed op de wijze van inkopen door de gemeente. Dit komt op twee manieren naar voren:
1.
in de inhoudelijke eisen die in een aanbesteding gesteld worden, wordt waar mogelijk rekening gehouden met het stimuleren van participatie in de samenleving en het bevorderen van de regie over het eigen leven;
2.
door middel van het toepassen van SROI wordt gestimuleerd dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt
aan
het werk
komen.
Social return on investment (SROI)
Als opdrachtgever richt de gemeente zich op de toepassing van het instrument SROI bij inkoop en aanbesteding. Dit houdt in dat de gemeente specifieke voorwaarden bij een aanbesteding stelt, waardoor opdrachtnemers extra banen gaan creëren voor mensen met een grote(re) afstand tot de
arbeidsmarkt. Door de inzet van SROI wordt de uitstroom naar werk van mensen, die zonder (reintegratie) ondersteuning niet of moeilijk aan het werk komen, bevorderd. Het kan daarbij zowel gaan om hoog als lage geschoolden.
Daarnaast kan het ook gaan om stageplekken en leerwerkplekken
voor leerlingen van verschillende niveaus
De gemeente Oudewater wil nzetten op het toepassen van SROI bij aanbestedingen van diensten en
werken met een geraamde opdrachtwaarde van meer dan € 100.000. (SRO! is niet toegestaan bij leveringen). Deze grens is bepaald aan de hand van een afweging tussen de toename van de administratieve lastendruk voor zowel de gemeente als de ondernemer in relatie tot het bereikte sociale effect. De gemeente bekijkt per aanbestedingstraject wat van de ondernemer wordt gevraagd (maatwerk) en op welke wijze SROI wordt toegepast. Dit is mede afhankelijk van de aard en de omvang van de opdracht. Hierbij wordt rekening gehouden met de administratieve lasten voor de
gemeente, de ondernemer en Ferm Werk. Wat van de ondernemer wordt gevraagd, moet proportioneel zijn. Dit is niet alleen een juridische voorwaarde (Aanbestedingswet en jurisprudentie) maar dit is ook van belang om draagvlak te creëren voor SROÌ.
Indien de gemeente geen SROI bepalingen stelt bij een aanbesteding van een werk of dienst boven
€ 100.000 geldt de verplichting dit te motiveren in het startdocument. De uitvoeringsorganisatie van de Participatiewet van de gemeente Oudewater (Ferm Werk) kan adviseren en faciliteren bij het zo effectief mogelijk invullen van afspraken en verplichtingen in het kader van de SROI. Dit houdt niet in dat mensen die in het kader van SROI aan de slag gaan per definitie bij Ferm Werk vandaan komen
Dat mag de gemeente aanbestedingsrechtelijk ook niet eisen. Ferm Werk kan mensen leveren voor de invulling van SROI. Ook scholen, het UWV en met Ferm Werk vergelijkbare organisaties kunnen mensen leveren waarmee opdrachtnemers hun SROI verplichting kunnen invullen. Ferm Werk controleert de nakoming van de afspraken en verplichtingen in het kader van de SROI
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagina -10-
3.5 Duurzaamheid
'Op basis van de Aanbestedingswet 2012 is het de gemeente bij een aanbesteding toegestaan, mits er een directe relatie is met de inhoud van de opdracht, bijzondere voorwaarden te stellen die verband houden met milieuoverwegingen.
De gemeente Oudewater zet zich in voor een schoner, duurzamer en zuiniger Nederland en hecht grote waarde aan de sociale (people), ecologische (planet) en economische (profit) belangen bij het inkopen. De gemeente houdt al enige jaren rekening met de uitgangspunten van het ‘duurzaam inkopen’. Bij haar toekomstige aanbestedingen wil de gemeente zo veel mogelijk e _ 100% duurzaam inkopen e ciroulair inkopen e reductie van de CO uitstoot
100% duurzaam inkopen
Sinds 2012 wordt door de gemeente, zoveel mogelijk, voor 100% duurzaam ingekocht. Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu en/of sociale criteria tijdens het inkoopproces, zodat dit leidt tot de daadwerkelijke levering van een product dat aan de gevraagde milieu en/of sociale criteria voldoet. Bij elke aanbesteding waarbij dat opportuun is worden relevante duurzaamheidsbepalingen opgenomen in de vorm van eisen, selectie- en/of gunningcriteria. Er is sprake van 100% duurzaam indien de duurzaamheidscriteria voor een bepaalde productgroep van de site van PIANOO zijn toegepast. Cireulair inkopen
Circulair inkopen i gebaseerd op de beginselen van de circulaire economie, waarbij afval niet bestaat. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waardevermindering te minimaliseren. Cireulair inkopen kan alleen toegepast worden op inkopen waar ook daadwerkelijk materiaal wordt gebruikt (leveringen en werken). Bij diensten die de gemeente inkoop speelt het materiaal nauwelijks een rol (0.a. sociaal domein, inhuur personeel). Dat zorgt voor een beperking van de mogelijkheden van circulair inkopen.
Daarnaast is de markt ook nog niet alfijd in staat om circulaire aanbiedingen te doen. Het is dus van belang om zorgvuldig te bekijken waar circulaire mogelijkheden zijn. Reductie van CO
uitstoot
De gemeente Oudewater streeft naar reductie van de CO uitstoot. De gemeente wil daartoe bij de aanbestedingen die zich daarvoor lenen eisen stellen aan de reductie van de CO-uitstoot Vanuit de hiervoor genoemde punten van duurzaamheid is er tevens aandacht voor het reduceren en
beter benutten van de afvalstromen.
Daarnaast kan er bij een aanbesteding ook aandacht gegeven
worden aan het reduceren van het gebruik van verpakkingsmateriaal.
De gemeente bekijkt per aanbesteding wat van de ondernemer wordt gevraagd (maatwerk) en op welke wijze bovenstaande duurzaamheidscriteria meegenomen kunnen worden in de aanbesteding. Dit is mede afhankelijk van de aard en de omvang van de opdracht. Hierbij wordt rekening gehouden met de meerkosten van deze criteria. Daarbij kan er ook gekeken worden naar de levenscycluskosten, zodat kosten en opbrengsten van duurzaamheidsmaatregelen op basis van de levensduur van een
product tegen elkaar worden afgewogen. Wat van de ondernemer wordt gevraagd, moet proportioneel zijn. Dit is niet alleen een juridische voorwaarde (Aanbestedingswet en jurisprudentie), maar dit is ook van belang om draagvlak te creëren voor duurzaamheid.
Indien de gemeente geen duurzaamheidscriteria stelt bij een aanbesteding van een levering, werk of dienst geldt de verplichting dit te motiveren n het startdocument en het aanbestedingsdocument.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 gemeente Oudewater
pagina
-11-
3.6 Maatwerk De gemeente streeft naar een optimale inzet van haar financiële middelen in relatie tot haar
medeverantwoordelijkheid voor de lokale, sociale en economische belangen. De gemeente streeft naar een goede prijs— kwaliteitverhouding voor een product in relatie tot de kansen voor lokale