B19.1 RHC, jaarverslag en jaarrekening 2025 vastgesteld

De provincie stuurde op 27 november vervolgens een beoordelingsbrief aan het Algemeen Bestuur van Ferm Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 28 Werk. Het oordeel van de provincie luidde ‘structureel verbetering nodig (actief toezicht)’. Dit betekent dat het informatiebeheer van Ferm Werk voor een groot deel niet aan de vereisten van de Archiefwet voldoet. Het RHC en de provincie trekken samen op om de informatiehuishouding te blijven monitoren. Per 1 juni 2025 wordt de koppeling met het huidige DMS niet meer ondersteund. Ferm Werk investeerde in een nieuw DMS Djuma. Door omstandigheden is dit systeem nog niet geïmplementeerd. Mandaat tot vernietiging In het afgelopen jaar werden van de volgende zorgdragers de (jaarlijkse) vernietigingslijsten gecontroleerd. In mandaat is toestemming tot vernietiging verleend aan: • Gemeente Bodegraven-Reeuwijk; • Gemeente IJsselstein; • Gemeente Montfoort; • Gemeente Oudewater; • Gemeente Woerden. Van de gemeente Lopik, Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden en de gemeenschappelijke regeling Ferm Werk zijn door het RHC in 2025 geen vernietigingslijsten van archiefbescheiden ontvangen.

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 29 BIJLAGE 3: Toezicht op aan deelnemers verbonden partijen De hieronder opgenomen verslagen zijn aangeleverd door de interne toezichthouders voor archief- en informatiebeheer van deze organisaties, te weten de collega’s uit de provincie Utrecht. Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Eind 2024 heeft het bestuur van de BghU in reactie op de brief van de archivaris over 2023 besloten om in 2025 expertise in te huren om te komen tot een informatiebeheerplan en toe te werken naar de aanbesteding van een document managementsysteem. In maart maakten de adviseur digitale informatie en archiefinspecteur van HUA kennis met de expert van bureau eSpecialisten. Deze heeft een richtinggevende startnotitie opgesteld voor een informatiebeheerplan, de opzet van een kwaliteitshandboek voor informatiebeheer en aanbevelingen voor de aanbesteding van de bovengenoemde applicatie. De startnotitie werd in juli aan mij voorgelegd en van commentaar voorzien. Onbekend was nog wie het stokje van de expert zou overnemen. In oktober is door bureau DocFactory een begin gemaakt met de voorbereidingen tot het maken van een vernietigingslijst voor oudere dossiers.

Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: gemeente Lopik en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) In juli startte bij de GGDrU een trainee als informatieadviseur. De trainee wordt begeleid door de ingehuurde informatieadviseur die de GGDrU in de loop der tijd zal verlaten. De adviseur digitale informatie en archiefinspecteur van HUA hebben de GGDrU in 2025 geadviseerd over migratietrajecten van bijvoorbeeld jeugdgezondheidszorgdossiers (MLCAS), vervanging en vernietiging van papieren documenten, toepassing van bewaartermijnen met terugwerkende kracht en de aanbesteding van de opslag van fysieke archieven. De ‘I-visie’ van de GGDrU werd in 2025 afgerond en vastgesteld. Deze visie vormt op haar beurt de basis voor de I-strategie van de GGDrU, die in 2025 nog in ontwikkeling was. Afgelopen jaar stond voor de bestuurlijke samenwerkovereenkomst tussen de GGDrU en HUA nog steeds in het teken van de impactanalyse voor de SharePoint-kopie van het Coronabedrijf, onder de hotspot Coronamaatregelen. Dit speelde reeds in 2023. Doel was om een rapport op te leveren met een aantal scenario’s met de beste keuzes voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van deze omgeving.

Helaas heeft het traject ernstige vertraging opgelopen door wachten op de export uit de systemen van GGDrU. Dit moest worden uitgevoerd door een extern bureau. Het traject liep in 2025 verder met een nieuwe externe partij die een werkende export zou voorbereiden. Vanwege gewenste technische hulp bij het aanleveren Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 30 heeft HUA een vervangende e-conservator ingehuurd. Die hoefde helaas niet in actie te komen: hulpvragen bleven achterwege. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden Omgevingsdienst regio Utrecht (OdrU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris van Zeist Samenvattend kan worden gesteld dat het digitale informatiebeheer op een aantal punten nog niet volledig aan de geldende wet- en regelgeving voldoet. De tussenbalans laat een beeld zien van de voortgang in het informatiebeheer van de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU), in aanloop naar de fusie met de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) per 1 januari 2026. Dit rapport bouwt voort op het toezichtsrapport van vorig jaar en de gezamenlijke audit met het HUA over de inrichting van de archivering bij de fuserende omgevingsdiensten (september 2024). Positief is dat het cluster Informatiemanagement weer enigszins op sterkte is. Er zijn inmiddels twee vaste recordmanagers in dienst.

De ODRU heeft in 2024 prioriteit gegeven aan het geactualiseerde handboek digitale vervanging van papieren informatie die gevormd wordt bij eigen en in mandaat uitgevoerde taken. Het handboek ligt sinds begin 2025 ter vaststelling bij de aangesloten gemeenten. Verder is er gewerkt aan de aanbesteding van de bewerking en teruggave van de papieren archieven, gevormd door de omgevingsdienst en de aangesloten gemeenten (met name hinderwet- en milieuvergunningen). Tegelijkertijd blijft de naleving van de Archiefwet op onderdelen onvoldoende. Belangrijke knelpunten zijn het ontbreken van een actueel geordend overzicht (papier en digitaal), onvoldoende inzicht in de digitale informatie en het wegwerken van aanzienlijke beheerachterstanden. Met name de opvolging van de adviezen uit het auditrapport worden langzaam uitgevoerd. Veel van de aanbevelingen uit eerdere jaren blijven onverkort staan. De komende periode moet in het teken staan van afronding en oppakken: zorg voor de inrichting en uitvoering van de eerste archiefvernietigingen, de bewerking en teruggave papieren archieven, een geordend overzicht van de informatie, de digitale bewaarstrategie, een operationeel kwaliteitssysteem en het formaliseren van afspraken met ketenpartners (verbonden partijen).

Gezien de toename van het digitale archiefbeheer en de fusie van de twee omgevingsdiensten tot één omgevingsdienst is het cruciaal de personele bezetting kwalitatief en kwantitatief op niveau te houden. Om dit toenemende werk op het digitale vlak en de beschikbare middelen voor het gehele archief- en informatiebeheer goed in kaart te brengen, wordt nogmaals geadviseerd een integraal verbeterplan (meerjarenplanning) op te stellen voor de optimalisatie van het informatiebeheer en de informatiehuishouding. Deze meerjarenplanning dient inzicht te bieden in wat op korte, middellange en lange termijn nodig is om het informatiebeheer te verbeteren. Het is van belang realistisch te blijven bij het opstellen van de meerjarenplanning. Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 31 Wat het archieftoezicht betreft werd begin 2024 het samenwerkingskader op het gebied van toezicht op archieven in beheer bij de ODRU geactualiseerd met de archiefdiensten van de vijftien bij de ODRU aangesloten gemeenten, ook Veenendaal ging eind 2024 als laatste akkoord met het samenwerkingskader. In het kader van de fusie met de RUD, moeten in 2025 nieuwe samenwerkingsafspraken gemaakt worden rondom het archieftoezicht ODU. Vanaf fusiedatum is Het Utrechts Archief de aangewezen archiefbewaarplaats en belast met het archieftoezicht.

Als speerpunten voor 2025/2026 gelden: - Formaliseren van afspraken met ketenpartners over het archief- en informatiebeheer, met bijzondere aandacht voor gemandateerde en uitbestede taken. Denk hierbij de gestructureerde en bestuurlijke gedragen uitrol van het zogenoemde model-DAP dat in de Utrechtse samenwerkingsorganisatie in het kader van de Omgevingswet is ontwikkeld; - Vaststelling van besluit en handboek vervanging, ter juridische borging van digitale vervanging van papieren informatie die gevormd wordt bij eigen en in mandaat uitgevoerde taken. Gedurende de verslagperiode heeft de ODRU negen van de vijftien gemeentelijke besluiten ontvangen; - Het uitbesteden van de bewerking en teruggave van circa 1 kilometer aan papieren informatie (tot en met ongeveer 2014), die in beheer is gekomen en gevormd door de ODRU en de aangesloten gemeenten; - Inventarisatie en (uitbestede) bewerking van digitale informatie die vanaf circa 2014 is gevormd, mede in het kader van het project ‘Schoon door de poort’ uit het auditrapport. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Oudewater en Woerden Recreatieschap Stichtse Groenlanden (SGL) Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Rust, ontspanning en frisse lucht voor de Utrechtse burger.

Die taken van de twee recreatieschappen SGL en Plassenschap Loosdrecht zijn bij de ontbinding van Recreatie Midden- Nederland (RMN) verdeeld: de uitvoerende taken van SGL waar gemeente Utrecht in deelneemt, zijn belegd bij Staatsbosbeheer en het bestuurssecretariaat bij de provincie Utrecht. In voorbereiding op de verdeling van de RMN-boedel heeft archiefbureau DocFactory een adviesrapport uitgebracht over de aanpak van de digitale en papieren archieven. Na de overdracht zijn de resterende aanbevelingen van dit rapport niet structureel opgepakt. Hier hebben de deelnemers van het voormalige RMN ook geen afspraken over gemaakt. Eerder in 2024 was ook een voornemen geuit door de archivarissen van Zuid-Holland en Rotterdam om een archiefinspectie uit te voeren bij Staatsbosbeheer, gericht op het informatiebeheer voor dergelijke gemeenschappelijke regelingen. Deze is niet in 2025 uitgevoerd. De provinciearchivaris van Utrecht is wel bij Staatsbosbeheer langs geweest voor Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 32 een zogenoemd tactisch informatieoverleg. Hieruit bleek dat de opgenomen informatiebestanden redelijk vindbaar waren, maar vooral nadere afspraken gemaakt moeten worden voor goede informatie-uitwisseling met de provincie.

Verder waren de inspanningen van de Utrechtse provinciearchivaris in 2025 er vooral op gericht dat de archieven van rechtsvoorgangers van SGL beter beschikbaar worden voor de bedrijfsvoering van Staatsbosbeheer en het SGL-bestuurssecretariaat. Deze archieven zijn tot betrekkelijk recent al overgebracht naar HUA en bevatten dossiers over o.a. onderhoud, erfpacht en overpad die nog steeds actueel zijn. Een dergelijk geval bij de Maarsseveense Plassen is gebruikt als casus voor digitalisering, zodat ambtenaren er op afstand bij kunnen. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik en Woerden Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht en Omgevingsdienst Utrecht (ODRU) Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Het jaar 2025 stond vooral in het teken van de fusie van de RUD met de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) die in 2024 in gang is gezet. Einde van het jaar zijn ze gefuseerd tot de Omgevingsdienst Utrecht (ODU). In 2025 is onder de Routekaart ODU sturing gegeven aan de invulling van 22 aanbevelingen uit de gezamenlijke thema-inspectie van de provinciearchivaris met de gemeentearchivaris van Zeist.

De hoofdlijnen van deze aanbevelingen waren: - Richt de samenwerkomgeving van de Routekaart-organisatie op MS Teams beter in, zodat ook na de fusie dat dossierbeheer goed is verzekerd; - Voer het vooronderzoek ‘Digitaal schoon door de poort’ uit, sluit archieven tijdig af en bepaal óf en hoe ze mee moeten van de RUD en ODRU naar de ODU als rechtsopvolger; - Schuif de implementatie van één VTH-zaaksysteem voor de ODU niet op de lange baan, dus begin hier op tijd mee. Onderschat niet hoeveel werk dit is. - Los de verwarring tussen assetmanagement (milieu- en bodeminformatie) en recordmanagement (zaakdossiers) op. Houd het assetmanagement in eigen beheer; - Zorg dat het informatiebeheer van de zaakdossiers van deelnemers vanaf het begin duidelijk is gemandateerd aan de ODU, zodat de ODU dit doelmatig kan inrichten. De gemeenschappelijke regeling van de ODU moest ook een artikel over de Archiefwet bevatten. Daarvoor heeft de Routekaart-organisatie gebruik gemaakt van advies van de archivarissen. Daarnaast bevat het model-Mandaatbesluit voor de gemeenten en provincie ook een mandaat voor handelingen onder de Archiefwet. Daarmee is de vijfde bovenstaande hoofdlijn goed ingevuld. Tevens heeft de Routekaart-organisatie vroeg werk gemaakt van het nieuwe zaaksysteem: dit is dezelfde applicatie geworden die de RUD al gebruikte.

Voor de inrichting van de informatiehuishouding hebben specialisten van de RUD en de ODRU samen de nodige instrumenten ontwikkeld, waaronder de nieuwe Archiefverordening van de ODU, de zaaktypencatalogus (ZTC) en een vernietigingsprocedure. Hierbij hebben zij het advies Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 33 betrokken van een werkgroep Informatiebeheer, waarin deskundigen van deelnemers van zowel RUD als ODRU zaten. Deze producten zijn in het laatste kwartaal met formeel advies van de archivaris naar het ODU-managementteam en bestuur gegaan om vast te stellen. Aan het einde van het jaar stond de voorziening onder de Archiefwet nog open, waarmee de RUD formeel haar archieven in eigendom overdraagt aan de ODU. Dat is het sluitstuk van de tweede bovenstaande hoofdlijn. Het bestuur heeft deze taak in het liquidatieplan opgedragen aan de directeur, waarmee de bevoegdheid goed is belegd. De RUD blijft in 2026 formeel gezien nog een half jaar bestaan, waardoor er nog voldoende gelegenheid is voor de directie om die voorziening met bijlagen vast te stellen. Ter afsluiting hebben Het Utrechts Archief (HUA) en de RUD ambtelijk afgesproken dat de archivaris in het eerste kwartaal nog een eindverslag aan het dagelijks bestuur uitbrengt.

Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Lopik Veiligheidshuis regio Utrecht (VHRU) en Regionaal Informatie- en Expertisecentrum Midden- Nederland (RIEC-MN), SchoolWerkt en U10 Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Deze organisaties zijn samenwerkingsverbanden tussen regiogemeenten, waarbij de uitvoering is belegd bij gemeente Utrecht. Daarom staan ze onder dit kopje bij elkaar. Utrecht vervult de regionale regierol voor VHRU en het RIEC. De aanbevelingen over het RIEC-MN en VHRU in het inspectierapport bij organisatieonderdeel Openbare Orde en Veiligheid (OOV) waren al eerder voorzien van maatregelen in het jaarplan voor informatiebeheer en -beveiliging van OOV. Constateringen en acties op gebied van informatiebeheer komen afgelopen jaren regulier terug in dit jaarplan en worden daarmee goed gemanaged. SchoolWerkt wordt ingezet voor de aanpak van voortijdig schoolverlaten voor de RMC-regio Utrecht. Het informatiebeheer van SchoolWerkt zou in beeld moeten zijn via het Jaarplan van Maatschappelijke Ontwikkeling. De vernietiging van leerplichtgegevens in de applicatie LBA bleef in beeld in 2025. Een van de problemen is dat de Leerplichtwet ingewikkelde eisen stelt aan bewaartermijnen van informatie, op basis van leeftijd en de leer- en kwalificatieplicht.

Het is voor alle gemeenten ingewikkeld om dit goed in te richten in de applicatie en beheerprocedures. U10 is een samenwerkingsverband onder bestuursconvenant van tien gemeenten in de Utrechtregio. Het secretariaat berust bij het Bedrijfsvoering- en Strategienetwerk (BSN) van de gemeente Utrecht. Het informatiebeheer bij U10 wordt bewaakt via het Jaarplan van BSN. In de loop van 2025 werd duidelijker dat de nieuwe Archiefwet ook eisen zal gaan bevatten aan het informatiebeheer van samenwerkingsverbanden, dus ook aan de bovenstaande organisaties. Het toezicht zal hierop worden aangepast na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 34 Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Naast de wijzigingen die plaatsvonden binnen het team voor ICT en informatievoorziening (I&I), wisselde de personele bezetting van het informatiebeheer in formatie en expertise. De gemeentearchivaris van Utrecht heeft een positief advies uitgebracht op het informatiebeheerbeleid van de VRU. Door Capgemini werd een (concept)visie met betrekking tot I&I uitgewerkt. Daarnaast liep een VRU-breed traject van adviesbureau Novius met als doel het informatieproces te sturen en te volgen.

Eind 2024 is een opgavemanager VRU gestart met het uitwerken van een VRU-brede informatiestrategie. Dit liep door in 2025; de uitwerking van het informatiebeleid VRU schuift op naar Q1 2026. De aanvankelijk in 2025 geplande nulmeting van HUA op het informatiebeheer zal in 2026 worden opgepakt.Enkele archieven van de rechtsvoorgangers VRU werden in 2025 overgebracht naar HUA. De adviseur digitale informatie van HUA adviseerde over de door de VRU-directie in 2024 vastgestelde hotspot Coronamaatregelen, met name over minimale eisen om documenten in orde te brengen voor eventuele overbrenging naar HUA. HUA en de VRU hebben de langlopende impactanalyse/pilot voor aansluiting van de applicatie CORSA op het e-depot in december 2025 formeel afgesloten, zonder veel verder te zijn gekomen dan de stand van zaken in 2023. De analyse is nooit afgemaakt door veelvuldige personele wisselingen. Hierdoor waren geen mensuren beschikbaar voor invulling van functies in het project. Als VRU voldoende personen, ureninzet en geld kan vrijmaken, kan een nieuw aansluitproject worden gestart. In december 2025 hebben de vakspecialist restauratie en de archiefinspecteur HUA de archiefruimte aan de Belcampostraat 10 geïnspecteerd. De inspectie zal in 2026 een vervolg krijgen. Bij aanbeveling 2022-1 op p.

7 wordt deze inspectie ook aangehaald, omdat deze ruimte ook nog relevant is voor gemeente Utrecht zelf. De gemeentearchivaris van Utrecht zal dan ook overleggen met de VRU en de gemeente over het gezamenlijk delen van de bevindingen en rapportage. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) Toezichthouder: gemeentearchivaris Nieuwegein (Het Utrechts Archief) In 2025 heeft WIL ingezet op verdere digitalisering van de primaire werkprocessen. Daarvoor is een koppeling gerealiseerd tussen Suite4Sociaal Domein en het zaaksysteem Onegov. Met het inrichten van de juiste resultaattypen en vernietigingstermijn kan een begin worden gemaakt met het digitaal vernietigen uit het zaaksysteem. De vernietiging van de informatie uit Suite4Sociaal Domein is afhankelijk van de functionaliteiten die de leverancier in ontwikkeling heeft. Daarnaast is gestart met het implementeren van M365/Teams voor het samenwerken. Beleid hierop wordt nog geformuleerd. Met het oog op het verbeteren van de kwaliteitszorg van het informatiebeheer binnen de WIL zijn een “Verbeterplan Informatiebeheer WIL” en een “Plan Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 35 van aanpak verbetering Informatiebeheer” opgesteld. De archivaris heeft hier positief op geadviseerd. Middels de TIO's wordt de voortgang bewaakt.

Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Lopik Afval Verwijdering Utrecht (AVU) te Soest Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (archief Eemland) Over het toezicht jaar 2025 is nog geen informatie beschikbaar. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden Coöperatie Parkeerservice te Amersfoort Toezichthouder: gemeentearchivaris Amersfoort (archief Eemland) Over het toezicht jaar 2025 is nog geen informatie beschikbaar. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) te Soest Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (archief Eemland) Over het toezicht jaar 2025 is nog geen informatie beschikbaar. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) te Gouda In september 2024 onderzocht het Streekarchief Midden-Holland in hoeverre de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) voldoet aan de eisen die de Wet open overheid (Woo) stelt aan de informatiehuishouding van de omgevingsdienst. De bevindingen zijn opgenomen in het toezichtsrapport 2024 d.d. 18 maart 2025. De ODMH heeft geen achterstand met het overbrengen van archieven naar de archiefbewaarplaats en voldoet daarmee aan de verplichtingen van de Archiefwet. Dit komt ten goede aan het ”recht op toegang tot publieke informatie” (Woo, art. 1.1).

De “maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten” (Woo, art. 6.1) zijn deels aanwezig. Op het gebied van onder meer kwaliteitszorg, informatiebeleid en het beheer van e-mail- en tekstberichten moet de omgevingsdienst diverse maatregelen nemen. In haar vergadering van 26-02-2026 heeft het Dagelijks Bestuur (DB) van de ODMH kennisgenomen van het toezichtsrapport 2024. Inmiddels heeft de ODMH verbeteringen doorgevoerd op eerder genoemde onderwerpen. Toezichthouder: gemeentearchivaris Gouda (SAMH) Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 36 BIJLAGE 4: Bestuur en personeel Archiefcommissie De Archiefcommissie was bij de begrotingsvergadering in 2025 als volgt samengesteld: ▪ Monique Bonsen-Lemmers, burgemeester van Woerden (voorzitter); ▪ Agnes Jongerius, waarnemend-burgemeester van IJsselstein; ▪ Petra van Hartskamp-de Jong, burgemeester van Montfoort; ▪ Bas Lont, wethouder van Oudewater; ▪ Gerrit Spelt, wethouder van Lopik; ▪ Willem van der Steeg, hoogheemraad van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. ▪ Elly de Vries, wethouder van Bodegraven-Reeuwijk.

Personeel ▪ Frank van Rooijen, streekarchivaris-directeur; ▪ Rob Alkemade, archivist; ▪ Johan Brommeijer, archiefinspecteur (vanaf 1 september); ▪ Sarah Carrington, medewerker studiezaal; ▪ Sander Denters, archivist/archiefmedewerker; ▪ Jessica van Kampen, medewerker studiezaal (vanaf 1 maart); ▪ Janneke van der Klis-van Eijk, archivist; ▪ Marissa Mac Dougall, adviseur digitale archieven; ▪ Jolanda Reijm, archivist; ▪ Lysanne Tavenier, archiefmedewerker; ▪ Cora in ’t Veld-Janse, archiefinspecteur (tot 1 maart), ▪ Tim Baelde, medewerker (gedetacheerd via Ferm Werk). Vrijwilligers ▪ Bert van Elk ▪ Bert Stolwijk ▪ Dick Slof ▪ Gerrit van Oudenallen ▪ Gert van Haarlem ▪ Hans Hasselt ▪ Han Heijnen ▪ Henny Köhler ▪ Jan van de Burgt ▪ Jan van Es ▪ Lilian Swinkels ▪ Nell van Gool ▪ Ton van Putten ▪ Wynand Paling (werkt vanuit huis) Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 37 BIJLAGE 5: Rekening 2025 Rekening 2025 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard NB De posten van de jaarrekening van het RHC zijn onderdeel van de rekening van de Gemeente Woerden, die als centrumgemeente alle door het RHC gemaakte kosten voorfinanciert. De controle door de accountant vindt derhalve plaats via de jaarrekening van de Gemeente Woerden. Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard BATEN | REKENING REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM Nr.

| Begroting 2025 | Rekening 2025 01 | Bijdragen aangesloten gemeenten en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden a | Bodegraven-Reeuwijk | € | 212.809 | € | 183.017 b | Lopik | € | 91.058 | € | 78.406 c | Montfoort | € | 83.442 | € | 70.713 d | Oudewater | € | 64.381 | € | 56.195 e | Woerden | € | 325.137 | € | 278.864 g | IJsselstein | € | 183.001 | € | 153.643 h | Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden | € | 240.222 | € | 204.357 02 | Leges, overige inkomsten | € | 4.500 | € | 11.884 03 | Extra inkomsten semi-statisch archiefbewerking | € | 15.000 | € | 21.700 04 | Vergoeding archiefzorg Ferm Werk | € | 5.500 | € | 5.609 TOTAAL | € 1.225.050 | € 1.064.388 Toelichting op de rekening: Baten: 01. Voor de samenstelling van deze bedragen, zie de berekening in de bijlage. In de bijdragen zit een bedrag aan btw, dat door leveranciers e.d. in rekening is gebracht aan het RHC. Via de transparantiemethode kunnen de gemeenten hun aandeel hierin terugvragen uit het BTW- compensatiefonds, waarmee de netto bijdrage lager wordt. 02. Legesinkomsten, hoog door forse aanvraag van scans bouwtekeningen. 03 Inkomsten projectarchieven (buitenwettelijke taken RHC), waarmee kosten extra personeel gedekt zijn. Lasten: 01a. De vaste personeelsformatie is 7,64 fte. 97% hiervan is via de gemeente Woerden beschikbaar voor het RHC.

Er was in 2025 sprake (langdurig) vacatures en lagere inschaling van nieuw personeel. 01b. Kosten vakantiewerkers (6923) en tijdelijke urenuitbreiding personeel (14.777) 01c. De materiële verzorger is gedetacheerd vanuit Ferm Werk. 02: Reiskosten woon-werk (7.690) en thuiswerkvergoeding (258). 10. De DVO van Woerden met het RHC kwam in 2018 in plaats van het huurcontract en andere afspraken rond doorberekeningen van de gemeente aan het RHC. Er is dus één factuur. Om de doorbelasting hiervan te laten aansluiten bij de oude situatie wordt 45% hier verantwoord en dus bij de berekening van de bijdrage van de deelnemers omgeslagen naar inwonertal en 55% is onder post 14 ondergebracht en wordt omgeslagen over archiefmeters. 11. Kosten e-depot zijn begroot op aansluiting van meer deelnemers. Echter alleen pilot-gemeente Bodegraven-Reeuwijk heeft nu informatie in e-depot staan, veel andere werken prefereren een eigen pre- depot als tussenstap. 12. Overname terugbetalingsverplichting studiekosten van nieuwe medewerker. 38 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD 2025 | LASTEN Nr.

| Begroting 2025 | Rekening 2025 01a | Salarissen medewerkers | € | 723.000 | € | 613.980 01b | Tijdelijk personeel | € | 15.000 | € | 21.700 01c | Materiële verzorger | € | 10.400 | € | 9.780 02 | Reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerk | € | 10.000 | € | 7.948 03 | Reiskosten medewerkers | € | 750 | € | 600 04 | Abonnementen/lidmaatschappen | € | 1.850 | € | 897 05 | Aankoop boeken en vakliteratuur | € | 600 | € | 264 06 | Kantoorbehoeften, druk- en bindwerk | € | 5.850 | € | 2.989 07 | Website, digitalisering | € | 44.900 | € | 38.048 08 | Vorming en opleiding | € | 2.000 | € | 786 09 | Public relations | € | 2.000 | € | 1.159 10 | DVO Woerden (45%) | € | 113.000 | € | 111.962 11 | Aansluiting e-depot | € | 72.500 | € | 40.698 12 | Onvoorziene uitgaven | € | 2.100 | € | 3.747 13 | BTW (over bovengenoemde uitgaven) | € | 53.600 | € | 44.250 Sub-totaal salarissen en organisatie | € | 1.057.550 | € | 898.808 14 | DVO Woerden (55%) | € | 138.400 | € 136.843 15 | BTW (over aandeel depotkosten) | € | 29.100 | € | 28.737 Sub-totaal depot-kosten | € | 167.500 | € | 165.580 TOTAAL GENERAAL | € 1.225.050 | € 1.064.388 Vastgesteld in de vergadering van de Archiefcommissie van 8 juli 2026, J.F. van Rooijen, | M.M. Bonsen-Lemmers, secretaris | voorzitter.

39 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard Berekening bijdrage deelnemers rekening 2025 Salarissen en organisatie Bedrag salarissen e.d. - legesinkomsten – inkomsten projectarchieven - bijdrage Ferm Werk : aantal inwoners = bedrag per inwoner: € 898.808 - € 11.884 - € 21.700 - | € 5.609 | = | € 859.615 : 206.600 = € 4,1607 per inwoner [Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 43.000] Deelnemer | Inwonertal | Bedrag per inwoner | Aandeel kosten salarissen en overhead Bodegraven-Reeuwijk | 37.200 | € 4,1607 | € | 154.781 Lopik | 14.800 | € 4,1607 | € | 61.579 Montfoort | 13.800 | € 4,1607 | € | 57.419 Oudewater | 10.400 | € 4,1607 | € | 43.272 Woerden | 54.000 | € 4,1607 | € | 224.682 IJsselstein | 33.400 | € 4,1607 | € | 138.969 Hoogheemraadschap | 43.000 | € 4,1607 | € | 178.913 De Stichtse Rijnlanden TOTAAL | 206.600 | € 4,1607 | € | 859.615 Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters = bedrag per meter € 165.580 | : 4.920 m1 | = | € 33,65 per meter Deelnemer | Aantal meters archief | Meterprijs | Totaal Bodegraven-Reeuwijk | 839 | € | 33,65 | € | 28.236 Lopik | 500 | € | 33,65 | € | 16.827 Montfoort | 395 | € | 33,65 | € | 13.294 Oudewater | 384 | € | 33,65 | € | 12.923 Woerden | 1.610 | € | 33,65 | € | 54.182 IJsselstein | 436 | € | 33,65 | € | 14.674 Hoogheemraadschap De Stichtse | 756 | € | 33,65 | € | 25.444 Rijnlanden TOTAAL |

4.920 | € | 33,65 | € 165.580 40 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard Totale bijdrage per deelnemer Deelnemer | Aandeel kosten salarissen | Aandeel | Totaal en overhead | depotkosten Bodegraven-Reeuwijk | € | 154.781 | € | 28.236 | € | 183.017 Lopik | € | 61.579 | € | 16.827 | € | 78.406 Montfoort | € | 57.419 | € | 13.294 | € | 70.713 Oudewater | € | 43.272 | € | 12.923 | € | 56.195 Woerden | € | 224.682 | € | 54.182 | € | 278.864 IJsselstein | € | 138.969 | € | 14.674 | € | 153.643 Hoogheemraadschap De Stichtse | € | 178.913 | € | 25.444 | € | 204.357 Rijnlanden TOTAAL | € | 859.615 | € 165.580 | € 1.025.195 Verrekening te veel betaalde bijdrage per deelnemer De bijdrage die gefactureerd wordt (in twee termijnen) is gelijk aan het begrote bedrag in de begroting. Een batig saldo wordt naar rato verrekend met de bijdrage voor het nieuwe jaar. Dit gebeurt met de factuur voor de eerste termijn.

Deelnemer | Betaalde bijdrage 2025 | Bijdrage volgens | Teruggave jaarrekening Bodegraven-Reeuwijk | € | 212.809 | € | 183.017 | € | 29.792 Lopik | € | 91.058 | € | 78.406 | € | 12.652 Montfoort | € | 83.442 | € | 70.713 | € | 12.729 Oudewater | € | 64.381 | € | 56.195 | € | 8.186 Woerden | € | 325.137 | € | 278.864 | € | 46.273 IJsselstein | € | 183.001 | € | 153.643 | € | 29.358 Hoogheemraadschap De Stichtse | € | 240.222 | € | 204.357 | € | 35.865 Rijnlanden TOTAAL | € 1.200.050 | € 1.025.195 | € 174.855 Aandeel in BTW Totaal bedraagt het bedrag dat binnen de onkosten van het RHC aan btw in rekening is gebracht: € 72.987. Via de transparantiemethode kunnen de gemeenten hun aandeel hierin terugvragen uit het BTW-compensatiefonds, waarmee de netto bijdrage lager wordt. Op de volgende pagina volgt een kostenoverzicht: 41 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard Deelnemer | Aandeel in totaalkosten | Aandeel kosten in btw Bodegraven-Reeuwijk | 17,85% | € | 13.028 Lopik | 7,65% | € | 5.584 Montfoort | 6,90% | € | 5.036 Oudewater | 5,48% | € | 4.000 Woerden | 27,20% | € | 19.852 IJsselstein | 14,99% | € | 10.941 Hoogheemraadschap De | 19,93% | € | 14.546 Stichtse Rijnlanden TOTAAL | 100,00% | € | 72.987 BALANS De gemeenschappelijke regeling van het RHC kent in principe geen reserveringen of opbouw van vermogen.

Een batig saldo aan het eind van het jaar wordt naar rato verrekend met de bijdragen die de deelnemers in het nieuwe jaar verschuldigd zijn. De Archiefcommissie heeft in 2012 bepaald hier een uitzondering op te maken voor de extra gegenereerde inkomsten voor buitengewone werkzaamheden (projectarchieven), zodat die gespreid over meerdere jaren ingezet kon worden voor de inhuur van extra personeel e.d. Per 1 januari 2025 was € 26.218,- beschikbaar. Hiervan is € 21.700 gebruikt om de kosten van extra inzet personeel te dekken, terwijl er voor projecten voor Oudewater en HDSR totaal € 76.588 werd ontvangen. Het per 31 december 2025 beschikbare budget projectarchieven is: | € 81.106,- Daarnaast besloot de Archiefcommissie in 2019 om een bedrag van ongeveer 2% van de begroting te reserveren voor financiële tegenvallers rond het e-depot. Per 1 januari 2025 was € 20.000,- gereserveerd. Er zijn geen uitgaven of toevoegingen gedaan. Het per 31 december 2025 beschikbare budget e-depot is: | € 20.000,- 42