B19.1 RHC, jaarverslag en jaarrekening 2025 vastgesteld

JAARVERSLAG EN REKENING 2 0 2 5 GEMEENTE BODEGRAVEN-REEUWIJK GEMEENTE LOPIK GEMEENTE MONTFOORT GEMEENTE OUDEWATER GEMEENTE WOERDEN GEMEENTE IJSSELSTEIN HOOGHEEMRAADSCHAP DE STICHTSE RIJNLANDEN REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD POSTBUS 45, 3440 AA WOERDEN www.rhcrijnstreek.nl

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 2 Inhoud Woord vooraf .............................................................................................................................. 3 1. Medewerkers en bestuur ........................................................................................................ 4 2. Ontsluiting nieuwe archieven en collecties ............................................................................. 7 3. Indicering en vrijwilligerswerk ................................................................................................. 9 4. Website .................................................................................................................................. 10 5. Gebruik van archieven en collecties ...................................................................................... 12 6. Inspectie ................................................................................................................................ 17 7. Advisering .............................................................................................................................. 18 Bijlage 1: Indexen website .........................................................................................................

20 BIJLAGE 2: Toezicht op deelnemers van het RHC ...................................................................... 22 BIJLAGE 3: Toezicht op aan deelnemers verbonden partijen ................................................... 29 BIJLAGE 4: Bestuur en personeel............................................................................................... 36 BIJLAGE 5: Rekening 2025 ......................................................................................................... 37 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 3 Woord vooraf In 2025 wist opnieuw een toegenomen aantal bezoekers de weg naar de studiezaal van het RHC te vinden. Een belangrijke rol is weggelegd voor de website - ons digitale visitekaartje. De website biedt onderzoekers een schat aan laagdrempelig beschikbare informatie, maar is eveneens onmisbaar voor degenen die een fysiek bezoek aan de studiezaal voorbereiden. 2025 stond echter ook in het teken van wapenfeiten op andere terreinen. Zo constateerden we in onze inspectietaak dat er flinke progressie is geboekt: bij vrijwel alle deelnemers kleurde de beoordeling van uitvoering van de Archiefwet in 2025 naar ‘groen’. Management en bestuur zijn duidelijk (meer) doordrongen van het belang van een goede informatiehuishouding.

De onderlinge afstemming bij het toezicht tussen provincie, RHC en deelnemers verloopt bovendien voorspoedig. Exemplarisch voor die goede verstandhouding is de periode waarin de vacature van archiefinspecteur openstond. Door heldere afspraken op maat te maken, slaagden we erin het half jaar zonder inspecteur te overbruggen. Daarnaast mochten we als gevolg van onze samenwerking met de Stichting Kunstzinnige Vorming (KUVO) te Woerden in 2025 veel scholieren verwelkomen. Dat is bijzonder: het RHC is qua personeelsformatie eigenlijk niet ingericht op het aanbieden van educatieve projecten. Aan parate historische kennis en creativiteit schort het echter niet. Met een relatief geringe tijdsinspanning slaagden we erin om een jonge generatie kennis te laten maken met de schatten in de archiefkluis. Uiteraard ijverden personeel en vrijwilligers ondertussen om de archieven zo goed mogelijk toegankelijk te maken. Ook in 2025 is alles in het werk gesteld om burgers, historisch geïnteresseerden en ambtenaren zo goed mogelijk van dienst te zijn. ELK JAAR BEZOEKEN MEER MENSEN DE STUDIEZAAL VAN HET RHC

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 4 1. Medewerkers en bestuur 1.1. Personeel Op de valreep van 2024 maakte archiefinspecteur Cora in ’t Veld-Janse bekend dat ze het RHC per 1 maart 2025 voor een functie dichter bij huis ging verlaten. De zoektocht naar haar opvolger startte vervolgens snel. Toch temperden we onze verwachtingen. Vakmensen zijn immers schaars: mogelijk zou de vacature langere tijd open blijven staan. Aldus bleek. Pas na een half jaar later trad Johan Brommeijer aan als opvolger. In de tussentijd maakten we heldere afspraken met de provincie en onze deelnemers, met name met betrekking tot de KPI- rapportages. Werkzaamheden die niet tot 1 september konden wachten, pakten we ondertussen met vereende krachten op. Na zijn aantreden kon de nieuwe archiefinspecteur gelijk aanschuiven voor een door het Utrechts Archief verzorgde cursus-archiefinspectie. Waar de archiefinspecteur buiten Woerden werd ingewijd in de fijne kneepjes van zijn vak, volgde Sander Denters een intern opleidingstraject. Tot april 2026 wordt hij klaargestoomd om de functie van archivist op zich te nemen. Ook in de dienstverlening verwelkomden we een nieuwe collega. Jessica van Kampen vervulde de openstaande vacature op de studiezaal. Haar aanstelling van twintig uur is vervolgens twee keer uitgebreid.

Omdat Sander Denters iets korter wilde werken, kwamen er voor haar structureel twee extra uren vrij. Daarnaast was er in 2025 geld beschikbaar voor tijdelijke urenuitbreidingen, gekoppeld aan de extra inkomsten die het RHC genereert met de bewerking van enkele semi-statische archieven van het HDSR en de gemeente Oudewater. Dit budget werd conform afspraak ingezet om de uren die aan buitengewone werkzaamheden worden besteed, te compenseren. Zo werd Jessica van Kampen naast haar gewone job voor acht uur per week tijdelijk benoemd als archiefmedewerker. Ook archivist Janneke van der Klis kon rekenen op een tijdelijke urenuitbreiding. Bovendien is er in de zomerperiode een tweetal vakantiekrachten in de hand te genomen voor diverse werkzaamheden in de kluis. De medewerkers van het RHC vallen onder de rechtspositie van de Gemeente Woerden. Alle door het personeel vervulde functies zijn meegenomen in het gemeentelijke (her)waarderingstraject HR-21. In het loongebouw van het RHC zijn echter geen mutaties te verwachten. Zowel in het voor- en najaar stonden personeelsexcursies in het werkgebied op het programma. De invulling van de uitjes was beide keren gericht op nadere verkenning van het werkgebied. Op 14 mei deed het team de historische plaatsen Oudewater, Benschop, Montfoort en Linschoten aan.

Bijna een half jaar later stond er met de vrijwilligers een stadswandeling door Woerden op het programma. Vrijwilliger en gids Gerrit van Oudenallen leidde het team onder meer naar de toren van de Petruskerk – een klim die werd beloond met een fraai panorama over de stad. Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 5 EEN STOP BIJ MOLEN DE VALK TE MONTFOORT ZICHT VANUIT DE KERKTOREN OVER WOERDEN 1.2. Bestuur In februari namen we afscheid van Victor Molkenboer, die na twaalf jaar burgemeesterschap met pensioen ging. Als burgemeester van Woerden was Molkenboer tevens voorzitter van de Archiefcommissie van het RHC. Hij heeft veel betekend voor het RHC. Zo was de huisvesting van het RHC in het nieuw-gerenoveerde gemeentehuis van Woerden een fraaie mijlpaal. Ook zijn inzet voor de nauwere samenwerking tussen de gemeente en het RHC is bepalend geweest: onder Molkenboers voorzitterschap werden de door het RHC bij de gemeente afgenomen diensten geformaliseerd. Ter gelegenheid van het afscheid schreef de streekarchivaris ‘Zowaar ik Molkenboer heet’, een speciaal boekje over de historische berechting van een naamgenoot van de afzwaaiende burgemeester – nota bene in Woerden! Op 27 maart werd Monique Bonsen-Lemmers als Molkenboers opvolgster geïnstalleerd. Drie maanden later vond onder haar voorzitterschap de begrotingsvergadering van de Archiefcommissie plaats.

Met Agnes Jongerius, waarnemend-burgemeester van IJsselstein, was er een tweede nieuw gezicht bij de

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard vergadering aanwezig. De samenstelling van de commissie oogde op 30 juni verder als vanouds, met veel bestuurders die ook de voorbije jaren al zitting in de commissie hebben gehad. Daar komt in 2026 echter verandering in. Meerdere bestuurders kondigden in de loop van het jaar hun afscheid aan, waarmee een einde komt aan hun commissiedeelname. De vergadering stond evenwel vooral in het teken van het aankomende ‘Ravijnjaar 2026’. Ambtelijk was al met een kritisch oog naar de begroting van het RHC gekeken. Vanuit een eerdere bezuinigingsronde waren echter uitgaven voor niet-wettelijke taken al geschrapt. Het was de Archiefcommissie dan ook snel duidelijk dat het RHC financieel weinig overtollig vlees op de botten heeft. Een evaluatie van de gemeente IJsselstein, ter beoordeling van de effectiviteit en doelmatigheid van haar partners, ondersteunde die vaststelling. Veelzeggend was een in dit gemeentelijke onderzoek opgenomen benchmark. Het RHC doorstond de vergelijking met soortgelijke organisaties glansrijk: geen van de omliggende streekarchiefdiensten blijkt per inwoner zo goedkoop als het RHC. Buiten de vergaderingen om houdt de streekarchivaris elke zes weken overleg met de voorzitter van de Archiefcommissie.

Ook waren er zoals gebruikelijk voorstelrondes met de nieuwe commissieleden – dit jaar met Monique Bonsen-Lemmers en Agnes Jongerius. Met de gemeenten Woerden en Oudewater zijn afspraken gemaakt over het medegebruik van de archiefbewaarplaats. Toen de archiefbewaarplaats van het RHC in 2018 werd gebouwd, was de verwachting dat het RHC per 2025 alle archiefruimte nodig had. Dat is (vooralsnog) niet het geval. Delen van de kluis kunnen dan ook door Woerden en Oudewater worden gebruikt als opslagruimte voor niet-overgebracht archief, zij het wel tegen een financiële vergoeding. Deze huurinkomsten zijn welkom: ze dempen de extra kosten die het RHC in 2026 op grond van de DPO moet gaan betalen. Als gevolg van deze tijdelijke verhuur aan Woerden en Oudewater hoeven de deelnemers minder bij te dragen om aan die kostenverhoging tegemoet te komen. Ondertussen bracht de Groene Hart Rekenkamer, waar de gemeente Bodegraven | -Reeuwijk bij is aangesloten, in het verslagjaar rapport uit. | Dit onderzoek betrof met name de archivering en uitvoering van de Archiefwet door Bodegraven-Reeuwijk en het RHC. Hoewel de aanbevelingen uit het rapport niet op de organisatie van het RHC van toepassing waren, onderschreven | ze de (positieve) conclusies die we zelf al bij onze inspectietaak hadden gedaan. 2.

Ontsluiting nieuwe archieven en collecties In het verslagjaar is andermaal hard gewerkt om | onze archieven nog beter toegankelijk te maken. Meerdere archieven zijn van een | (nieuwe) beschrijvende inventaris voorzien. Het betreft de onderstaande archieven: • | Luchtbeschermingsdienst Woerden, 1936-1945; ▪ | Polder Westeinde van Waarder, 1579-1974; ▪ | Polder Snel en Polanen en rechtsvoorgangers, 1663-1974; 6 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard ▪ | Stichting Drinkwaterleiding De Elf Gemeenten, 1930-1989; ▪ | College van Toezicht op de Stichting Drinkwaterleiding De Elf Gemeenten, 1930-1988; ▪ | Archief van Rijkswaterstaat betreffende het beheer van de Gekanaliseerde Hollandse IJssel, 1858-2013; ▪ | Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Zuidelijke Utrechtse Waterschappen, 1991-1993; ▪ | Aanvullingen gemeentearchieven Linschoten, Montfoort, 1940-1988; ▪ | Aanvulling gemeentearchief Woerden, 1936-1980 en 1981-1988; ▪ | Aanvulling waterschapsarchieven Lopikerwaard, Kromme Rijn, Leidse Rijn en Groot-Waterschap van Woerden, tot 1994; ▪ | Begrotingen, rekeningen, kohieren van polders binnen het voormalige Groot-Waterschap van Woerden; ▪ | Aanvulling classis Woerden; ▪ | Collectie C.G.

van der Lee (Oudewater), 1565-1860; ▪ | Kleine aanvullingen handschriftencollecties Bodegraven-Reeuwijk, Oudewater; ▪ | Stichting Woerden Promotie, 1994-2009; ▪ | Jumelages Lopik-Lezoux en Lopik-Sarsina, 1956-1989. Een langlopend project is de inventarisatie van het archief van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (periode 1994-2005). Toen de inventarisatieklus eind 2023 door het RHC ter hand werd genomen, was al duidelijk dat het een arbeidsintensieve klus zou worden. Sindsdien zijn vanuit het waterschapskantoor te Houten herhaaldelijk nieuwe aanvullingen boven water gekomen. Het project loopt dan ook in ieder geval nog door tot eind 2026. Deze bewerking van semi-statische archief, dat formeel nog niet aan het RHC is overgedragen, wordt apart aan het waterschap gefactureerd. Eenzelfde constructie is van toepassing op de bewerking van het gemeentearchief van Oudewater (periode 2000-2016), waarmee het RHC eind 2025 in opdracht van de gemeente is begonnen. Ondertussen loopt de correctieslag ter verbetering van de toegang op de bouwvergunningen van IJsselstein (1943-1999) ook nog steeds. Waar aanvankelijk slechts adresaanduidingen bij grote bouwprojecten incorrect leken te zijn, bleek het probleem groter. Ook oude straten en buurtwegen zijn vaak voorzien van foutieve adressen.

Omdat het verbeterproject in de zomer en herfst tijdelijk stil lag vanwege andere prioriteiten, is het nu de insteek om de werkzaamheden in 2026 af te ronden. Een bijzondere aanwinst was het archief van de Hoge Heerlijkheid Vrijenes en de ambachtsheerlijkheid Sluipwijk (periode 1697-1955). De schenker was J.G. Brewer van Vrijenes Slupick uit Raalte, heer van Sluipwijk. Omdat de heerlijkheden Vrijenes en Sluipwijk van oudsher in handen van dezelfde ambachtsheer waren, zijn de archieven van beide heerlijkheden gezamenlijk gevormd. Vermeldenswaardig is eveneens de schenking van de collectie C.G. van der Lee (periode 1565-1860). De familie Van der Lee is innig vervlochten met Oudewater: zo waren telgen van het geslacht prominent vertegenwoordigd in het bestuur van de stad en de omliggende polders. Bij de officiële overdracht van het archiefmateriaal door een delegatie van de familie-Van der Lee op 17 december was de plaatselijke pers present. 7 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 8 GEZICHT OP SLUIPWIJK , 1661 Ondertussen onderhield het RHC ook contacten met andere partijen over de mogelijke acquisitie van archieven of collecties, zoals met het Weesbestuur van Oudewater. Via de SHHV ontvingen we enkele zeer oude boeken met betrekking tot de geschiedenis van het werkgebied. De titels in kwestie maken ondertussen deel uit van de bibliotheek van het RHC.

In archiefdepot 1, waar onder meer de series bouwvergunningen zijn opgeslagen, vond een eerste in een grotere reeks verhuizingen plaats. Doel is om de series als gemeentelijke blokken bijeen te houden. Het clusteren van series moet de overzichtelijkheid van het archiefbeheer en de snelheid van de dienstverlening uiteindelijk ten goede komen. 3. Indicering en vrijwilligerswerk Op de studiezaal is huizenonderzoek een populaire bezigheid. Wie ooit door de grote kadastrale boeken heeft geploegd, weet echter ook dat het een (tijds)intensieve aangelegenheid kan zijn. Om onderzoekers tegemoet te komen, werkten medewerkers van het RHC in het verslagjaar om de kadastrale leggers digitaal doorzoekbaar te maken. De indicering van de leggers geldt echter wel als stopwerk – een klus om op relatief stille momenten op te pakken. Het ligt dan ook in de lijn der verwachting dat de doorlooptijd van het project wat langer zal zijn: de klus wordt in 2026 afgerond. Waar de indicering van de leggers een relatief simpele aangelegenheid is, bogen medewerkers zich ook over de consenten van het Groot-Waterschap van Woerden – een

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 9 relatief meer gecompliceerde bron. Deze consenten zijn oude besluiten van het waterschapsbestuur uit de periode 1640-1843. Het bestuur beschikte in die tijd bijvoorbeeld over vergunningsaanvragen, maar ook op verzoeken van polderbesturen over de bemaling of afvoer van overtollig water. Voor genealogen kunnen de consenten, die een groot aantal namen, beroepen en omschrijvingen van landerijen bevat, van aanzienlijke waarde zijn. Ondertussen bleven de vrijwilligers van het RHC druk in de weer met de ontsluiting van de gemeentelijke bevolkingsadministratie tot 1940. Zij werden van afstand ondersteund door deelnemers aan ons crowdsourcingsproject: mensen werken vanuit huis om bevolkingsregisters toegankelijk te maken. Om de kwaliteit van de toegangen te borgen, hanteren we bij crowdsourcing een dubbele invoer. Pas als een bepaald informatieveld door twee invoerders op identieke wijze is ingevuld, wordt de invoer goedgekeurd. Relatief ingewikkelde gegevens, zoals adresaanduidingen, worden doorgeschakeld naar Tim Baelde, de door Ferm Werk bij het RHC gedetacheerde medewerker. Samen zorgden medewerkers en vrijwilligers er in 2025 voor dat de website werd verrijkt met meer dan 100.000 nieuwe persoonsverwijzingen. Een overzicht van alle in het rapportjaar afgeronde indexen is opgenomen in bijlage 1.

De indexen zijn raadpleegbaar via de website van het RHC. Onze vrijwilligers zijn van alle markten thuis. Hoewel we het hier tot dusver met name over de ontsluiting van bevolkingsregisters hebben gehad, zijn er ook vrijwillige medewerkers belast geweest met andere werkzaamheden. Hun taken omvatten onder meer het beschrijven van foto’s op de beeldbank, informatieverzameling en invoer voor de rubriek ‘Streekgenoten’ en de nadere ontsluiting van bepaalde bronnen uit de rechterlijke archieven. Uiteraard zijn ook de resultaten van deze werkzaamheden vrijwel direct beschikbaar gesteld via de website.

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 10 4. Website Diezelfde website is van onschatbare waarde voor historisch geïnteresseerden. Of onderzoekers nu uit zijn op geschiedkundige wetenswaardigheden of diep in de bronnen willen duiken op de studiezaal, de website is altijd het geijkte startpunt. Voor veel onderzoek fungeert het platform als digitale studiezaal. De site is tevens van vitaal belang voor onze medewerkers bij het verrichten van hun diverse werkzaamheden. Het totaalaantal bezoekers steeg met ongeveer 4% van 44.092 in 2024 naar 46.000 in het verslagjaar. De paginaweergaven vertoonden een daling van 6% - een daling die kennelijk een bijstelling is van de wel erg sterke stijging (28%) in het voorgaande jaar. Het jaartotaal van 649.000 weergaven bevestigt echter ontegenzeggelijk het belang van de website voor onze dienstverlening. Om ons publiek nog beter te kunnen bedienen, zijn we in de zomer om tafel gegaan met onze webleverancier DEVENTit. De website kon een upgrade gebruiken. We gingen de gesprekken met onze partner in met een vierledige wensenlijst. Als eerste aandachtspunt gold de digitoegankelijkheid van de website. Het is immers belangrijk dat de website voor zo veel mogelijk mensen goed bereikbaar en bruikbaar is. Ook kwam de mobiele versie van de website ter sprake.

Vooralsnog is de inrichting van de site vooral toegespitst op gebruik via desktop of laptop. Voor smartphonegebruikers is de site daarentegen minder vriendelijk: de interface oogt niet overal even fraai en de functionaliteit is soms suboptimaal. Een derde wens van onze kant was uitbreiding van de zoekmogelijkheden. Om de gigantische hoeveelheden data efficiënt door te kunnen spitten, willen we de mogelijkheid inbouwen om met één opdracht tegelijkertijd naar twee personen te zoeken. Voor het overige functioneert de website overigens geheel naar wens. De door DEVENTit te verrichten werkzaamheden betreffen dan ook hoofdzakelijk cosmetische aanpassingen. Oplevering van de nieuwe site volgt in 2026. In het verslagjaar konden de ruim veertigduizend bezoekers in diverse nieuwe collecties en informatiebronnen duiken. Een prettige ontwikkeling was het koepelcontract van de Koninklijke Bibliotheek met auteurswaakhonden Lira en Pictoright. Om auteursrechtelijk beschermde uitingen op de krantenbank te mogen tonen, sloot het RHC zich aan bij deze sectorovereenkomst. Onze eigen contracten met de beide belangenvertegenwoordigers konden we vervolgens opzeggen. In 2025 zijn bovendien voorbereidingen getroffen om de krantenbank van nieuwe aanwinsten te voorzien.

Zo verkenden we opties voor de digitalisering van de VAR (jaargangen 2001-2013), het regionale weekblad voor de regio Leidsche Rijn, die onder meer de kern Harmelen omvat. Ook de jaargangen 2006-2010 van de Woerdense Courant staan klaar om op korte termijn op de website geplaatst te worden. Minder recent, maar erg bijzonder was een andere aanwinst: het RHC bereidde namelijk ook de digitalisering van edities van de Zuid- Hollandsche Courant uit de jaren 1783-1787 voor. In 2026 zullen alle hierboven genoemde kranten op de site beschikbaar zijn. Ook andere secties van de website kregen aandacht. Zo zijn ruim 1900 foto’s – afkomstig uit de verschillende kernen van ons werkgebied – gescand en op de beeldbank Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 11 geplaatst. Om de afbeeldingen beter doorzoekbaar te maken, is een fiks aantal van de nieuwe scans van beschrijvende teksten voorzien. Onder meer materiaal uit de collectie-Engel, die vooral bestaat uit kaartmateriaal van deze streek, is beter ontsloten. Ook het heden, de geschiedenis van de toekomst, zijn we in 2025 niet vergeten: zo bracht de bekende Woerdense fotograaf Aart Sliedrecht ons enkele recente fotoseries van zijn stad.

WEBSITERUBRIEK STREEKGENOTEN BEVAT NU OOK INFORMATIE OVER KERKELIJKE AMBTSDRAGERS Aandacht was er ook voor websiterubriek Streekgenoten, waarin informatie over bestuurders en prominenten te vinden is. Gegevens over gemeentebestuurders uit de periode 1825-1940 zijn verder verrijkt: van vrijwel alle burgemeesters, assessoren/wethouders en raadsleden is nu – behalve slechts summiere informatie over hun bestuurlijke carrière – ook biografische informatie terug te vinden. Vrijwilliger Bert Stolwijk verricht vergelijkbare werkzaamheden ter verdere verrijking van de toegangen op polder- en waterschapsbestuurders. ‘Streekgenoten’ is bovendien uitgebreid met een nieuwe groep lokale prominenten: kerkelijke ambtsdragers. Tegen het eind van het verslagjaar waren vrijwel alle tussen 1850 en 1990 actieve Nederlands- hervormde predikanten en rooms-katholieke pastoors op de website terug te vinden. Predikanten van de gereformeerde kerk en ambtsdragers van kleinere genootschappen volgen in 2026.

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 5. Gebruik van archieven en collecties 5.1. Dienstverlening Op de studiezaal is iedereen van harte welkom om onderzoek in de archieven te doen. Van maandag tot en met donderdag is er vrije inloop. Op vrijdagochtend werken we op afspraakbasis. Een groot deel van de bezoekers komt voor inzage van bouwdossiers. De online toegang op deze bron, aan de hand waarvan bezoekers en medewerkers bepalen welke dossiers er voor een bepaald adres beschikbaar zijn, is over het algemeen goed. Wel is de toegang op het bouwarchief van IJsselstein ietwat berucht: historische vernummeringen maken dat de informatie op de index niet altijd up-to-date is. Eerder in dit verslag is al aangestipt dat een correctieslag ter verbetering van de gemankeerde toegang waarschijnlijk in 2026 afgerond zal zijn. In het verslagjaar bleek bovendien dat de index op de bouwdossiers van Woerden uit de periode 1985-1999 enkele hiaten bevatte. Om de betrouwbaarheid van de toegang te verzekeren is een controle verricht. In 2025 trok de studiezaal opnieuw meer publiek dan in het voorgaande jaar. Onze studiezaalmedewerkers mochten bijna 1800 keer iemand op de studiezaal verwelkomen. Aan de hand van het onderstaande drietal overzichten is in meer detail na te gaan wie het RHC in 2025 zoal een bezoek hebben gebracht.

AANTAL (FYSIEKE) BEZOEKERS 2024 | 2025 Bezoekersaantal | 937 | 1.011 Aantal bezoeken | 1.720 | 1.788 BEZOEKERS NAAR SOORT ONDERZOEK 2024 | 2025 Familieonderzoek | 163 (= 9%) | 126 (= 7%) Bouwtekeningen | 791 (= 46%) | 840 (= 47%) Overig onderzoek | 567 (= 33%) | 590 (= 33%) Ambtelijke inzages | 200 (= 12%) | 232 (= 13%) DIENSTVERLENING STUDIEZAAL PER AFZONDERLIJKE DEELNEMER Bodegraven-Reeuwijk | 322 Lopik | 197 Montfoort | 215 Oudewater | 179 Woerden | 697 IJsselstein | 125 Hoogheemraadschap | 53 Totaal | 1.788 12 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 13 Uit het bovenstaande is af te leiden dat het aantal fysieke bezoekers op de studiezaal aanzienlijk blijft. Dat laat onverlet dat het RHC actief ijvert om de dienstverlening te digitaliseren. Zowel op onze eigen website als platforms zoals WieWasWie zijn bij het RHC opgeslagen bronnen doorzoekbaar. Voor sommige onderzoeksvragen is het dan ook helemaal niet meer nodig om de studiezaal te bezoeken. Zo kunnen scholieren voor een werkstuk vaak al volstaan met de historische achtergronden in de rubriek Lokale Historie en de afbeeldingen van de beeldbank. Hoewel we anno 2025 nog relatief weinig scholieren en studenten op de studiezaal verwelkomen, probeert het RHC onverminderd om jongere generaties warm te maken voor fysiek archiefonderzoek.

Meer over de in het verslagjaar ondernomen initiatieven daartoe is te lezen in sectie 5.2. Behalve fysiek op de studiezaal verschaften onze medewerkers ook per telefoon of mail inlichtingen aan burgers of ambtenaren. Hoewel assistentie van afstand een wezenlijk onderdeel van het takenpakket van onze studiezaalmedewerkers is, dient benadrukt te worden dat zelfredzaamheid de ‘regel’ is. Het RHC faciliteert inzage in de aan ons toevertrouwde archieven, maar bezoekers dienen hun eigen onderzoek te verrichten. Soms was de begeleiding van onderzoek op de studiezaal en van afstand per mail of telefoon uitdagend. Waar bij sommige vragen kan worden volstaan met een verwijzing naar onze website of openingstijden, vergen andere informatieverzoeken meer van de dienstverlening. In 2025 beantwoordden we bijna 150 vragen uit die ‘moeilijkere’ categorie. Behalve historische hobbyisten omvat deze groep ‘vragenstellers’ ook ambtenaren en bestuursleden van onze deelnemers. De onderwerpen waarover inlichtingen werden verstrekt zijn als altijd zeer divers.

Een greep uit de in 2025 behandelde onderwerpen is als volgt: ▪ Verzetsgroepen tijdens de Tweede Wereldoorlog te in Bodegraven; ▪ Beheer van de Tempeldijk te Reeuwijk; ▪ Geschiedenis van de boerderij aan de Weijland 24 te Nieuwerbrug; ▪ Herdenkingsmonument voor oorlogsslachtoffers te Reeuwijk-Brug; ▪ Demping van de spoorputten te Bodegraven in 1928; ▪ Genealogie van het geslacht-Horik in de 17e en 18e eeuw; ▪ Verleden van de voormalige openbare lagere school te Waarder; ▪ Vrouwenbuurt/Polanen bij Linschoten; ▪ Aankoop van een nieuwe DAF-vuilniswagen te Woerden in 1964; ▪ Schoorsteen op Defensie-eiland te Woerden; • Bombardement op Woerden door de RAF op 17 september 1944; ▪ Bevallingen en kinderen van de in de vrouwengevangenis in het Kasteel Woerden opgesloten gevangenen; ▪ Voormalige vuilstortplaats aan de Lange Meentweg nabij de grens tussen Kamerik en Wilnis; Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 14 ▪ Protesten tegen grootschalige woningbouw te Harmelen in 1975; ▪ Gedenksteen bij de Jongensschool aan de Achterstraat te Woerden; ▪ Mannenhuis Montfoort; ▪ Kasteel Montfoort; HET KASTEEL TE MONTFOORT GENOOT DE BELANGSTELLING VAN DE VRIJWILLIGERS VAN DE KNOPERIJ TE MONTFOORT ▪ Vrije Arbeiderspartij/Lijst Snel gemeenteraad Woerden; ▪ 17e- en 18e-eeuwse drukwerk in het stadsarchief van Woerden; ▪ Dienstwoning van het gemaal De Pleyt te Willeskop; ▪

Verkoop van de molen van de polder Rapijnen en Cattenbroek; ▪ Molenaars van het waterschap Vliet en Dijkveld; ▪ Verhuur Langeweidse boezem aan de volkstuinvereniging te Hekendorp in 2004; ▪ Oude stadhuis te IJsselstein; ▪ Ommedracht te IJsselstein; ▪ Dijkhuis te Jaarsveld; ▪ Rooms-katholieke kerk te Benschop; ▪ Inlichtingsverzoeken betreffende diverse familiegeschiedenissen in het werkgebied. De historische know how van het RHC werd tevens ingezet voor tal van historische initiatieven, projecten en publicaties. Zo leenden medewerkers hun kennis aan de monumentencommissie van Woerden en de straatnaamcommissies van Bodegraven-Reeuwijk. Streekarchivaris Frank van Rooijen en archivaris Rob Alkemade klommen in de pen om hun historische kennis op papier te zetten. Hoewel zij dit op persoonlijke titel deden, droeg hun werk wel bij aan de

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 15 bekendheid van het RHC als kenniscentrum. Eerstgenoemde nam een historische rubriek voor zijn rekening in de Dorpskrant Harmelen. Alkemade publiceerde enkele brontranscipties in het genealogische tijdschrift “Ons Voorgeslacht” en schreef in Boreftse berichten over herberg De Graaf van Portland (Het Grauwe Paard) te Nieuwerbrug. UITSPANNING BIJ HET GRAUWE PAARD IN NIEUWERBRUG Het RHC faciliteerde ook in 2025 elke vrijdag de Werkgroep Archiefonderzoek van de SHHV. De werkgroep bestaat uit vier personen, die zich in de vrijwilligerskamer afgezonderd van andere onderzoekers in alle rust onderdompelen in de archieven. Het is een fijne constatering dat de samenwerking met de werkgroep vruchtbaar is: zo zijn in kwartaalblad Heemtijdinghen en onze websiterubriek Lokale Historie al door de werkgroep geschreven verhalen verschenen. 5.2. Educatie Het RHC richt zich geheel op zijn kerntaken. Soms dienen zich echter interessante initiatieven aan, waarmee de archiefdienst zich op betrekkelijk laagdrempelige wijze kan profileren in het cultureel-maatschappelijke veld. Zo ging streekarchivaris Frank van Rooijen voor een podcast in gesprek met scholieren van het Kalsbeek-college te Woerden over de stadsrechten van Woerden en de ins & outs van de archiefzorg.

Archivist Sander Denters werd door leerlingen van diezelfde school geïnterviewd voor ‘Vrijheid en Onvrijheid’, de nieuwste titel in de reeks herdenkingsboeken, die examenleerlingen van de school jaarlijks in samenwerking met de Stichting 4 & 5 mei Woerden publiceren. Het meest significant is echter onze partnerschap met de Stichting Kunstzinnige Vorming (KUVO) te Woerden, die in 2024 nieuw leven in is geblazen. Samen startten we een project waarvoor meerdere scholen zich opgaven. In het verslagjaar bezochten opnieuw meerdere basisschoolklassen het RHC voor een korte rondleiding en workshop oud-schrift lezen. Dit jaar waren groepen 7-8 van De Fontein uit Harmelen, De Schakel uit Woerden en de Timotheüsschool en de Prins Clausschool uit Linschoten van de partij. Het

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 16 project werd door de scholen beoordeeld met een 8. Daarmee was de kous in 2025 nog niet af: het RHC verleende namelijk ook medewerking aan een project rond Open Monumentendag, waaraan ook groep 7 van De Wijde Blik uit Kamerik meedeed. Medewerkers van het RHC begeleidden leerlingen in hun zoektocht naar monumenten in het dorp. Dit nieuwe project was een groot succes: de school beoordeelde het initiatief met een klinkende 9. Vanuit onze partners klinkt dan ook soms de wens het RHC te betrekken bij meer projecten. Onze mogelijkheden daartoe zijn echter beperkt. LINKS IN BEELD : HET BEDRIJFSPAND VAN ANDRÉLON AAN DE NOORDSTRAAT TE BODEGRAVEN Behalve schoolgaande jeugd verwelkomden we ook vakgenoten of collega’s van onze deelnemers voor korte rondleidingen. Op 4 april was het RHC het decor voor een bijeenkomst van de Stichts-Hollandse Historische Vereniging. Leden van de vereniging kregen eerst een presentatie van de streekarchivaris, waarin hij vertelde over de door het RHC beheerde archieven – en de onderzoeksmogelijkheden die in al die bronnen besloten liggen. Belangstellenden kregen gelegenheid om zich op de studiezaal te vergapen aan een tentoonstelling van enkele ‘pronkstukken’, om vervolgens in kleine groepjes aan te sluiten voor een rondleiding in de archiefbewaarplaats.

Een bijzondere receptie vond plaats op 16 juli. Een delegatie, bestaande uit leden van de Historische Kring Bodegraven, oud-medewerkers van cosmeticabedrijf Andrélon en nog actieve Britse en Nederlandse medewerkers van miljardenconcern Unilever, bezocht onze dienst op die datum. Inzet van het bezoek was het kennisneming van het bij het RHC aanwezige archief van Andrélon. Het RHC faciliteerde op 30 juli een door Nettie Stoppelenburg verzorgde cursus. De Oudewaterse historica gaf op de studiezaal van onze dienst uitleg over onderzoek in waterschapsarchieven. De cursisten waren schrijvers van huis-aan-huisblad Utrecht Dichtbij.

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 17 6. Inspectie Krachtens de Wet Revitalisering Generiek Toezicht leggen de colleges van de gemeenten en HDSR verantwoording af over de archiefzorg en informatiehuishouding – aan de gemeenteraad en het Algemeen Bestuur. De provincie treedt in dit verband op als extern toezichthouder. Om de colleges handvatten bij de beoordeling van de eigen informatiehuishouding aan te reiken, rapporteert het RHC uitgebreid over de archiefzorg in de zogenaamde KPI-rapportage. Diezelfde rol vervult de dienst ook voor het bestuur van gemeenschappelijke regeling Ferm Werk. In overleg met de provincie worden voorafgaand aan KPI-rondes telkens mogelijke speerpunten geïdentificeerd, die in de rapportage in ieder geval aan bod dienen te komen. Met oog op de maandenlange vacature voor de functie van archiefinspecteur en de inwerkperiode voor de nieuwe inspecteur, kwam tijdige aanlevering van de rapportages door het RHC echter in het gedrang. In samenspraak met de provincie is een gewijzigde planning tot stand gekomen. Tot haar vertrek in maart heeft de afzwaaiende inspecteur zich volledig gericht op het afleveren van enkele KPI-rapportages. De resterende rapporten werden aan het eind van het jaar door de nieuwe inspecteur opgesteld.

Deze tweede rapportageronde besloeg logischerwijs een langere periode: ook de tussentijds verstreken periode is waar mogelijk in het rapport meegenomen. Anders dan in Zuid-Holland staan de Utrechtse deelnemers relatief veel meer in contact met de provincie betreffende de uitvoering van de Archiefwet. Bij de besprekingen tussen de deelnemers en de provincie schoven ook de streekarchivaris en archiefinspecteur van het RHC steevast aan. Tijdens de gesprekken hoorden we vooral positieve geluiden: bij vrijwel alle deelnemers is een positief beeld zichtbaar. Hoewel er op weg naar daadwerkelijk goed en duurzaam beheer van digitale informatie nog tal van uitdagingen op de loer liggen, lijkt de uitvoering van de wettelijke taken in goede handen. Slechts één van de gemeentelijke deelnemers blijft duidelijk achter. Aanleiding tot zorg voor het RHC, die overigens al herhaaldelijk aan zowel de gemeente in kwestie als de provincie is gecommuniceerd. Ook het informatiebeheer van gemeenschappelijke regeling Ferm Werk, waarop de streekarchivaris toezicht houdt, is niet zoals het moet zijn. Het RHC trok dan ook al herhaaldelijk aan de bel. Over de staat van het informatiebeheer bij Ferm Werk is intensief contact geweest. Eind 2025 berichtte de provincie dat Ferm Werk onder ‘verscherpt toezicht’ is geplaatst.

De provincie verlangt dat de gemeenschappelijke regeling in samenspraak met het RHC een goed verbeterplan schrijft. De daadwerkelijke uitvoering van dat plan dient vervolgens zorgvuldig gemonitord te worden. Beterschap wordt een project van de lange adem. Onze deelnemers maken ook deel uit van gemeenschappelijke regelingen die (gedeeltelijk) buiten het werkgebied van het RHC vallen. Voor het toezicht op de regelingen in kwestie geldt niet de streekarchivaris van het RHC, maar de archivaris in de desbetreffende standplaats als het eerste aanspreekpunt. Waar nodig onderhoudt het RHC contact met de collega in kwestie. Zo bespraken we met de archiefinspecteurs van Utrecht en Zeist de fusie tussen de omgevingsdiensten ODRU en RUD. Onderwerp van gesprek was de bewerking van Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 18 papieren archief, terwijl ook afspraken zijn gemaakt over kwesties als de selectie, vernietiging en digitalisering van bescheiden. Alle deelnemers kennen een Strategisch Informatie Overleg (SIO). Bovendien onderhoudt het RHC goede contacten met de afdelingen DIV of Informatiehuishouding van de deelnemers. In dit verband trekt de archiefinspecteur veelvuldig op met de adviseur digitale archieven.

Het RHC hecht aan korte lijntjes met de archiefvormers, zodat we goed op de hoogte zijn en blijven van de uitdagingen die informatiemedewerkers dagelijks het hoofd bieden. Momenteel speelt in het veld een interessante discussie rondom e-mailarchivering. In het verslagjaar contacteerde de streekarchivaris Waternet als reactie op de concept-selectielijst voor de waterschappen. Het RHC ondersteunde daarmee een eerder bezwaar van het HDSR tegen diezelfde conceptlijst. Onze gedeelde bedenkingen betroffen het voorstel om al het mailverkeer van sleutelfunctionarissen blijvend te archiveren. Het RHC beziet dit plan met een kritisch oog. Uit eigen onderzoek naar de mailbox van een zittend wethouder – in een proef met collega- archiefdiensten in Zuid-Holland - blijkt duidelijk dat de archiefwaardigheid van mailverkeer vaak overdreven wordt. Daarmee is de sleutelfunctiemethodiek voor blijvend bewaren van e-mails wellicht niet zo ideaal als de conceptselectielijst doet voorkomen. In ons werkgebied zien we bovendien dat er weinig lijn zit in e-mailarchivering: deelnemers gaan op onderling zeer verschillende manieren om met het mailverkeer van bestuur en management. 7. Advisering Ook in 2025 is de verdere versterking en professionalisering van de digitale informatiehuishouding van de deelnemers een speerpunt voor het RHC geweest.

Een belangrijk resultaat van die activiteiten is de totstandkoming van de geactualiseerde Baseline Digitale Informatiehuishouding. Dit document biedt per deelnemer én op regieniveau inzicht in de stand van zaken, knelpunten en ontwikkelrichtingen richting het (FLEX-)pre-depot en de structurele overbrenging naar het e-depot. De baseline vormt zo een actueel en richtinggevend instrument, zowel voor deelnemers als het RHC. Gedurende het verslagjaar is intensief contact onderhouden met alle deelnemers. Onderwerp van gesprek en gedachtewisseling was onder meer de inrichting en doorontwikkeling van de digitale informatiehuishouding, waarbij aandachtspunten als metadatering, vernietiging, Microsoft 365, dossiervorming en gebruik van het pre-depot de revue passeerden. De bevindingen uit deze gesprekken zijn verwerkt in de baseline en vormen de basis voor verdere begeleiding en ontwikkeling in de komende jaren. Actieve begeleiding van deelnemers door het RHC betrof ook concrete trajecten en vraagstukken. Zo is de gemeente Bodegraven-Reeuwijk begeleid in aanloop naar overbrenging van digitale dossiers naar het e-depot (DiVault Core). Bodegraven-Reeuwijk is de eerste gemeente in het werkgebied die een migratie vanuit Decos Join naar het e-depot uitvoerde. De migratie is succesvol afgerond en is nu onderwerp van beoordeling door het RHC.

De gemeente Lopik is begeleid bij het opstellen en de doorontwikkeling van diverse plannen, Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 19 waaronder het informatiebeheerplan. Bovendien bemiddelde het RHC bij het leggen van contacten tussen de gemeenten Lopik en Montfoort. Doel van die gesprekken was om een platform te bieden voor de uitwisseling van kennis en ervaringen, met name tegen de achtergrond van de verdere modernisering en digitalisering van de informatiehuishouding door de gemeente Lopik. Daartoe vond in Montfoort een gezamenlijke bijeenkomst plaats, waarbij versterking van de basis en grip op het informatiebeheer het voornaamste punt van focus was. Ook het HDSR is begeleid bij strategische keuzes rondom digitale archivering. De belangrijkste aandachtspunten waren de oriëntatie op en de afweging van een aansluiting op een pre- depotvoorziening. Het RHC bood ondersteuning bij het verkennen van de concrete mogelijkheden, eisen en vervolgstappen op weg naar duurzame opslag en overbrenging. De adviseur digitale archieven adviseerde deelnemers bovendien bij het opstellen van verschillende (concept-)informatiebeheerplannen, beleidsstukken en migratieplannen. Via die actieve verbinding met de deelnemers borgen we dat de ontwikkelingen blijven aansluiten op de wettelijke eisen.

Zo blijft iedereen op koers richting een gezamenlijke duurzame digitale archivering. De adviseur is bovendien de vaste afgevaardigde vanuit het RHC bij de SIO- gesprekken. Het RHC vindt uitwisseling van kennis onder deelnemers belangrijk. Daarom zijn in 2025 opnieuw netwerkbijeenkomsten georganiseerd. Deze gelegenheden bieden onze deelnemers een platform om actuele thema’s, ervaringen en vraagstukken met elkaar te bespreken. Bovendien dragen de netwerkbijeenkomsten bij aan een besef van gezamenlijkheid – samenwerking binnen ons samenwerkingsverband. Op het gebied van digitale toegankelijkheid en publieksdienstverlening zetten we eveneens stappen. In samenwerking met een externe partij is beeld- en geluidsmateriaal uit de collecties gedigitaliseerd. Daarnaast is het publieksportaal van DiVault in gebruik genomen. Via dit portaal is beeld- en geluidsmateriaal binnenkort via de studiezaal raadpleegbaar – een belangrijke stap in de duurzame toegankelijkheid van audiovisueel erfgoed. Al met al stond 2025 in het teken van de verdere concretisering van de route naar duurzame digitale archivering: van inzicht en beleidsvorming naar uitvoering, samenwerking, maar ook van de eerste daadwerkelijke overbrenging naar het e-depot.

Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard Bijlage 1: Nieuwe indexen 2025 Bevolkingsregistratie - | Benschop, bevolkingsregister 1922 | -1938, deel II en III - | Bodegraven, gezinskaarten 1919 | -1938, A-D, J-Z - | Bodegraven, dienstbodenregisters 1870 | -1880, 1890-1918 - | Hekendorp, bevolkingsregister 1900-1940; - | Kamerik, bevolkingsregisters 1900-1930, wijk A-D; - | Lange Ruige Weide, bevolkingsregister 1885-1900 (crowdsourcing, aangevuld), 1900-1933; - | Lange Ruige Weide, dienstbodenregister 1880-1900; - | Lange Ruige Weide, gezinskaarten 1933-1938; - | Linschoten, bevolkingsregister wijk D en F, 1900-1936; - | Papekop, bevolkingsregister 1885-1900 (crowdsourcing, aangevuld), 1900-1940; - | Polsbroek, bevolkingsregisters 1880-1920 (crowdsourcing, aangevuld); - | Rietveld, bevolkingsregister 1882-1919 (crowdsourcing, aangevuld); - | Waarder, bevolkingsregister 1882-1919 (crowdsourcing, aangevuld); - | Waarder, gezinskaarten 1919-1938; - | Waarder, dienstbodenregister 1921-1938; - | Willeskop, bevolkingsregister 1900-1915 (crowdsourcing, aangevuld); - | Willeskop, gezinskaarten 1915-1938. Schepenakten - | Hekendorp, lijkschouwing, 1797; - | Oudewater, 1640-1649; - | Reeuwijk, 1647-1651. Weeskamer - | Oudewater, 1592-1809.

Rechtspraak - | Oudewater, 1724-1799; - | Woerden, 1574-1665 Belastingen - | Harmelen, huisgeld 1681; - | Montfoort, consumptiemiddelen 1694 Kadastrale leggers - | Bodegraven, 1832-1970; - | Kamerik, 1832-1970, sectie A-H; - | Linschoten, 1903-1973; - | Oudewater, 1832-1970; 20 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard - | Willige Langerak, 1876-1970. Notulen - | Woerden, consenten van het Groot-Waterschap 1737-1759, 1780-1797, 1803-1834. Bouw- en hinderwetvergunningen - | Linschoten, hinderwetvergunningen 1940-1989. 21 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard BIJLAGE 2: Toezicht op deelnemers van het RHC Jaarverslag: deel Archiefinspectie 2025 Gemeente Bodegraven-Reeuwijk Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2024 (uitgebracht door het RHC op 26 februari 2025) is het verbeterplan opgesteld. Dit plan is vervolgens door het college vastgesteld en naar de gemeenteraad en provincie gestuurd. De provincie heeft op het dashboard de gemeente de kleur “oranje” gegeven: dit houdt in dat de gemeente op 3 of 4 van de toezichtgebieden groen scoort. Vooruitlopend op de KPI-rapportage van 2025 is door de Groene Hart Rekenkamer een audit uitgevoerd, waarin de rechtmatigheid van het archiefbeleid van de gemeente Bodegraven- Reeuwijk centraal stond.

De hoofdvraag was: “in hoeverre wordt het gemeentelijk archiefbeleid rechtmatig uitgevoerd?” De conclusie luidde dat de organisatie al over de benodigde beleidskaders voor archiefbeheer beschikt. Die kaders worden in de praktijk bovendien grotendeels nageleefd. Met de technische realisatie van de digitale overbrenging naar het gezamenlijk e-depot in december 2025 is een belangrijke mijlpaal bereikt. Waar in voorgaande jaren vooral sprake was van voorbereiding en validatie, zijn in het verslagjaar daadwerkelijk concrete stappen gezet. Daarmee bevindt de gemeente zich in een gevorderde fase van digitale archivering – een koploper in het werkgebied van het RHC. Ook op het terrein van e-mailarchivering zijn belangrijke vervolgstappen gezet. Het MT heeft de Capstone-methodiek, inclusief de bijbehorende richtlijnen, vastgesteld in juli 2025. De methodiek treedt in werking per 1 januari 2026: een nieuwe mijlpaal in de verdere professionalisering en borging van de informatiehuishouding. Jaarlijks terugkerende werkzaamheden, zoals de borging van het kwaliteitszorgsysteem en de vernietiging van analoge en digitale archiefbescheiden, zij | n in het verslagjaar bovendien goed opgepakt. De archivaris is van mening dat de gemeente bewonderenswaardige stappen heeft gezet: er is ondertussen sprake van een informatiebeheer dat redelijk in control is.

In het verslagjaar stond de overbrenging van een drie reeksen bouwvergunningen gepland. Tot op heden is het echter nog niet tot een daadwerkelijke verhuizing naar de archiefbewaarplaats gekomen. Het betreft de onderstaande series: ▪ | Bouwvergunningen gemeente Reeuwijk periode 1999 | -2010 (51 meter) ▪ | Bouwvergunningen gemeente Bodegraven periode 2000 | -2010 (46 meter) ▪ | Omgevingsvergunningen gemeente Bodegraven-Reeuwijk periode 2011-2012 (15 meter) 22 Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 23 Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2024 (door het RHC op 25 februari 2025 uitgebracht) is het verbeterplan opgesteld. Het plan is vervolgens vastgesteld door het Dagelijks Bestuur en ter goedkeuring doorgestuurd naar het Algemeen Bestuur. De provincie beoordeelde de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer over 2024-2025 met ‘verbetering nodig’ – vorig jaar scoorde het HDSR nog ‘voldoet deels’. Deze classificatie duidt erop dat het HDSR gedeeltelijk aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar ook dat er op een aantal onderdelen nog verbetering nodig is. Volgens de provincie dient er op onderstaande terreinen verbetering geboekt te worden: ▪ Afbouwen van de hybride informatiehuishouding; ▪ Kwaliteitssysteem; ▪ Grip op alle informatiestromen; ▪ Wettelijke verplichte vernietiging en overbrenging.

Toch is er duidelijk sprake van een positieve lijn: de verbetering van het informatiebeheer zet nog altijd door. De organisatie beschikt over voldoende capaciteit en deskundigheid in de informatiehuishouding, waarvan de continuïteit bovendien steeds meer is geborgd. Dit werpt duidelijk zijn vruchten af. Ook de overlegstructuren binnen de organisatie zijn positief. Zij borgen dat het management meer betrokken wordt bij het informatiebeheer. Bovendien zijn de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en het handboek vervanging geactualiseerd. Ook is een nieuwe tool om een kwaliteitssysteem te realiseren aangeschaft en geïmplementeerd. De tool is geschikt voor inzet bij meerdere applicaties – niet slechts het nieuw aangeschafte documentmanagementsysteem. Ondertussen boekte het HDSR voortgang op het gebied van overbrenging. Noemenswaardig is wel dat de kwaliteit van de overgebrachte archiefblokken blijk geven van slecht informatiebeheer in het verleden. De organisatie stelde een zienswijze op naar aanleiding van een concept-selectielijst voor waterschappen; ter ondersteuning van die zienswijze stuurde de streekarchivaris Waternet een reactie. Gemeente IJsselstein Naar aanleiding van de KPI-rapportage (door het RHC uitgebracht op 24 juni 2024) is een planning gemaakt voor de jaren 2024 en 2025.

Dit plan is voorgelegd aan het college en ter kennisneming aan de gemeenteraad aangeboden. Zowel plan als rapportage zijn vervolgens aan de provincie aangeboden, die op 31 maart een beoordelingsbrief terugzond. Het oordeel van de provincie over het informatiebeheer van de gemeente luid ‘voldoet’. Deze classificatie betekent dat het informatiebeheer grotendeels voldoet aan de vereisten van de Archiefwet. Wel vraagt de provincie extra aandacht voor de volgende punten: ▪ Grip op alle digitale informatiestromen; Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 24 ▪ Jaarlijks uitvoeren van een (interne) audit op het kwaliteitssysteem; ▪ Wettelijk verplichte vernietiging; ▪ Praktische beheerafspraken met verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen. Naar aanleiding van een vergelijking met vorige beoordelingen constateerde zowel provincie als de streekarchivaris dat het informatiebeheer in de lift zit. Zo zette de gemeente de nodige stappen bij het overplaatsen van digitale dossiers uit Mozard naar het pre-depot. Ook worden de achterstanden in de wettelijk verplichte vernietiging aangepakt. In het verslagjaar vonden meerdere migraties plaats: eerst van MyLex-Legacy naar Pro en vervolgens naar het pre-depot van DiVault. De gemeente werkt bovendien hard om dossiers vanuit Mozard te migreren.

Kwaliteitscontroles op de dagelijkse zaken in het zaaksysteem werden uitgevoerd. Wel zou de controle idealiter ook toepasbaar moeten zijn op andere systemen: dit voorkomt wellicht toekomstige migratieproblemen. De gemeente maakte een start om meer zicht te krijgen op de applicaties die bij de opslag van informatie in de werkprocessen worden gebruikt. Via I- Navigator zijn gesprekken gevoerd met medewerkers, zodat ze zich bewust zijn van de werkprocessen en de wijze waarop informatie wordt opgeslagen. De streekarchivaris ziet dat verschuivingen in de personele bezetting leidden tot een (nog) betere grip op de informatiehuishouding. Gemeente Lopik Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2023-2024 is een verantwoordingsrapportage opgesteld. Dit rapport is vervolgens door het college naar de gemeenteraad en de provincie verstuurd. Op 30 april van het verslagjaar reageerde de provincie met een beoordelingsbrief. Het oordeel van de provincie over het archief- en informatiebeheer van de gemeente luidde ‘voldoet deels’. Deze classificatie betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar dat er nog wel stappen gezet moeten worden.

Als concrete aandachtspunten noemde de provincie: • Inrichting duurzaam digitaal informatiebeheer – het afbouwen van hybride informatiehuishouding; • Grip op alle informatiestromen; • Kwaliteitssysteem; • Selectie en vernietiging van archiefbescheiden; • Aandacht voor verbonden partijen. In 2024 spraken we de hoop uit dat er sprake was van een positieve trendbreuk. Die hoop bleek echter ijdel. De aan het college verstrekte verbeterplannen zijn niet waargemaakt. Dit leidt tot de vaststelling dat er al meerdere jaren geen significante vooruitgang is geboekt. Er is eerder Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 25 sprake van consolidatie: de gemeente voldoet telkens net aan de Archiefwet en relevante regelgeving. Deze conclusie is overigens weinig verrassend. De gemeente voerde immers zelf een KIDO-onderzoek uit, dat bevestigde dat het op operationeel niveau ‘dweilen met de kraan open’ is. Toch zijn er ook positieve punten aan te wijzen. Zo heeft de gemeente een metadataschema vastgesteld. Dit schema zorgt voor eenduidigheid en consistentie bij het vastleggen van informatie. De actieve inbreng van de gemeente bij het inregelen van het archiefbeheer van omgevingsdienst RUD/ODRU is eveneens lovenswaardig. In de loop van het verslagjaar trok de gemeente meerdere nieuwe informatiemedewerkers aan.

De migratie naar Decos JOIN had een centralisatie van het digitale archief tot gevolg. Voorafgaand aan die actie is echter niet vastgesteld of dit systeem geschikt is voor toekomstige overbrenging naar het e-depot. De vergelijking met de andere deelnemers van het RHC is weinig rooskleurig: de gemeente Lopik loopt aantoonbaar achter, waardoor overbrenging uiteindelijk onnodig complex en risicovol zal zijn. Vernietigingsachterstanden, die in 2024 weggewerkt zouden zijn, zijn niet weggewerkt. Deze achterstanden hebben de status ‘urgent’. Tegelijkertijd lijken ze moeilijk weg te werken, mede als gevolg van heersende tekorten en het ontbreken van de benodigde expertise. Gemeente Montfoort Als reactie op de KPI-rapportage over 2023 heeft de gemeente op 18 juni 2024 een verbeterplan inclusief raadsinformatiebrief opgesteld. Dit plan diende als basis voor een gesprek met de provincie. Op 16 oktober 2024 stuurde provincie een beoordelingsbrief. Het oordeel van de provincie over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente luidde ‘voldoet deels’.

De provincie geeft aan dat de volgende punten (beter) geregeld dienen te worden: • Actualiseren van het kwaliteitssysteem en uitvoeren periodieke controles en een jaarlijkse audit; • Het in beeld en onder beheer krijgen van alle informatiestromen; • Digitale bewaarstrategie; • Verplichte vernietiging uit Mozard; • Praktische beheerafspraken met verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen. De gemeente werkt gestaag aan verdere verbetering van de informatiehuishouding. Niet zonder resultaat: niet voor niets kon de Gemeente Montfoort rekenen op een compliment van de provincie als extern toezichthouder. Wel wees de provincie erop dat voldoende capaciteit op de werkvloer en blijvende betrokkenheid van management van belang blijven. Om grip op het totale informatiebeheer te krijgen is het voorts van belang om de informatiestromen binnen de gemeente goed in beeld te brengen. Positief is dat de uitplaatsing van informatie uit Mozard in een afrondende fase terecht is gekomen – de bekroning van jarenlang werk. Als gevolg van die uitplaatsing is het bovendien mogelijk om achterstallige vernietigingen op te pakken. Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 26 Bewonderenswaardig is eveneens dat de gemeente bezig is met uitplaatsing richting het e- depot. Daarmee neemt Montfoort een vooraanstaande positie in binnen het werkgebied van het RHC.

De archivaris heeft er vertrouwen in dat de nog uit de KPI-rapportage openstaande punten opgepakt zullen worden. Het ligt in de lijn der verwachting dat toekomstige rapportages nog groener zullen kleuren. Gemeente Oudewater Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2023-2024 is een verantwoordingsrapportage opgesteld. Dit rapport is vervolgens door het college naar de gemeenteraad en provincie gestuurd. Op 2 juni 2025 volgde vanuit de provincie een beoordelingsbrief. Het oordeel over het archief- en informatiebeheer van de gemeente luidde ‘voldoet’. Deze classificatie betekent dat het informatiebeheer grotendeels voldoet aan de vereisten van de Archiefwet en regelgeving. Extra aandacht wordt er gevraagd voor: • Vaststelling en invoering digitale bewaarstrategie; • In beeld krijgen en onder beheer brengen van alle informatiestromen; • Wegwerken van achterstanden vernietiging; • Het maken van praktische beheerafspraken met verbonden partijen. In de rapportage 2024/2025 is het RHC positief over de stappen die de gemeente Oudewater in de verdere ontwikkeling van het digitale informatiebeheer heeft gezet. De voorbije twee jaar stelde de gemeente meerdere beleidsinstrumenten vast, die zowel bijdragen als naleving van de Archiefwet als een stevig fundament vormen voor het digitaal informatiebeheer.

Volgens het RHC moet de nadruk gaan liggen op de afronding van het pre-depot, de implementatie van de bewaarstrategie, toepassing van de norm voorkeursmaten en de voorbereiding op structurele aansluiting op het e-depot. In 2025 is de digitale bewaarstrategie afgerond. In de strategie staan vijftien nog te ontwikkelen instrumenten beschreven. Het beleidsstuk vormt de komende vier jaar de basis voor de planning en verdere professionalisering van het informatiebeheer. Ondertussen werden de vervroegde overbrenging van de serie bouwvergunningen en het archiefblok 2000-2016 afgerond. Daarnaast is de vernietiging ’23-24’ uitgevoerd: daarmee zijn de achterstanden in de digitale vernietiging weggewerkt. Metadatering door de gemeente is gebaseerd op het TMLO. Doorontwikkeling naar MDTO is onderwerp van nadere verkenning, waarbij ook aandacht is voor samenhang met zaakgericht werken. Team-DIV volgde zowel een gebruikerstraining e-depot als een training-MDTO. Tot onze goedkeuring. De archivaris schreef dan ook: ‘De uitvoering van de archiefwettelijke taken was in 2024/2025 bij de gemeente in goede handen. Jaarverslag Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek & Lopikerwaard 27 Gemeente Woerden Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2023-2024 is een verantwoordingsrapportage opgesteld. Dit rapport is vervolgens door het college naar de gemeenteraad en de provincie verzonden.

Op 2 juni 2025 reageerde de provincie met een beoordelingsbrief. Het oordeel van de provincie over het archief- en informatiebeheer van de gemeente luidde ‘voldoet’. Deze classificatie betekent dat het informatiebeheer grotendeels voldoet aan de vereisten van de Archiefwet en overige relevante regelgeving. Extra aandacht wordt er gevraagd voor: • Vaststelling en invoering digitale bewaarstrategie; • In beeld krijgen en onder beheer brengen van alle informatiestromen; • Achterstanden in vernietiging wegwerken; • Praktische beheerafspraken met verbonden partijen. Anders dan gebruikelijk omvat de toezichtperiode meer dan één kalenderjaar. Duidelijk is in ieder geval dat de gemeente Woerden de voorbije jaren een positieve ontwikkeling doormaakte. Zo heeft de gemeente meer grip op de informatiehuishouding. Als leidraad daartoe is er een helder verbeterplan, dat behapbare stappen bevat om tot verdere verbetering te komen. 2025 stond onder meer in het teken van het opstellen van een digitale bewaarstrategie. Deze strategie dient uiteindelijk te kaderen hoe de verdere ontwikkeling van het digitaal beheer en de aansluiting op het e-depot zijn beslag krijgt. De gemeente bracht bovendien de eigen informatiestromen in kaart. Dit verschafte nuttige inzichten.

Zo is een top-10 opgesteld, waarin opgesomd wordt welke applicaties mogelijk risicovol zijn met betrekking tot archiefwaardige documenten. Voorts zien we dat de migratie van raadsinformatie (GO) en MyLex naar het pre- depot zich in een afrondende fase bevinden – een goede opmaat naar toekomstige migraties. Een vernieuwingsplan voor het kwaliteitssysteem ligt al enige tijd op de plank, maar vergt meer inspanning. De gemeente draagt verantwoordelijkheden voor de archiefzorg van enkele gemeenschappelijke regelingen, waaronder ODRU, VRU en Ferm Werk; dit moet leiden tot betere werkafspraken in de toekomst. De streekarchivaris is van mening dat de uitvoering van de archiefwettelijke taken bij de gemeente in goede handen is. Gemeenschappelijke regeling Ferm Werk De voorbije jaren zijn er meerdere verbeterplannen voor de gemeente opgesteld. Deze zijn echter niet uitgevoerd. Op 23 augustus 2024 is een nieuwe KPI-rapportage aangeleverd. Dit rapport diende de opmaat te zijn voor een verbeterplan. Dit plan is echter niet opgesteld. Bij aanvang van het verslagjaar namen zowel RHC als provincie herhaaldelijk contact op om Ferm Werk te bewegen het KPI-traject weer vlot te trekken. Omdat een verbeterplan evenwel uitbleef, heeft de provincie in 2025 geen beoordeling kunnen geven. RHC en provincie kwamen overeen een nieuwe KPI-rapportage op te stellen over de periode 2024-2025.