B14.1 RHC jaarverslag en jaarrekening 2023 vastgesteld.pdf

In het KPI-traject vraagt de streekarchivaris en de provinciaal toezichthouder altijd aandacht voor de archiefvorming van gemeenschappelijke regelingen. Het strekt ter aanbeveling om hierbij vanuit uw verantwoordelijkheid te beginnen door praktische beheersafspraken met alle gemeenschappelijke regelingen voor het informatie- en archiefbeheer te maken. Vastgesteld kon worden dat de uitvoering van de Archiefwet meer aandacht heeft gekregen in de organisatie van de gemeente Woerden, die tevens voor de gemeente Oudewater werkt. Voorbij de uitdaging om goede arbeidskrachten te vinden, mede met het oog op de vacatures die bij de afdeling-DIV gaan ontstaan, wordt 2024 een jaar waarin misschien niet alle actiepunten, maar wel een groot deel daarvan gerealiseerd kunnen worden.

26

Er is in 2023 2 keer een Strategisch Informatieoverleg gehouden, samen met de Gemeente Woerden. Gemeente Woerden Het college van burgemeester en wethouders stelde in de vergadering van 22 augustus 2023 een raadsinformatiebrief vast (nummer Z/23/05820 / D/23/11028) naar aanleiding van de KPI’s met betrekking tot het archief- en informatiebeheer over 2022. Deze brief is vervolgens verzonden naar de gemeenteraad, inclusief de door het RHC opgestelde KPI-rapportage en het vastgestelde plan van aanpak. Deze informatie werd voor kennisgeving aangenomen in de raad. Dezelfde informatie werd naar de provincie gestuurd. In haar hoedanigheid als extern toezichthouder heeft de provincie gereageerd met een beoordelingsbrief d.d. 21 maart 2024, over de periode 2022-2023. Het oordeel over de uitvoering daarvan in deze periode luidde ‘voldoet deels’. Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. In de brief werd vervolgens toegelicht welke veranderingen de provincie zag in het gemeentelijke informatiebeheer ten opzichte van de vorige beoordeling en op welke onderdelen er nog actie van Woerden werd verwacht. Opgemerkt werd dat het Plan van aanpak van Woerden binnen het hele KPI-traject een veel beter instrument is geworden. Anders dan voorheen is het reëel én wordt onder meer in het SIO de voortgang gemonitord.

Waar nodig wordt de planning en prioriteitsstelling aangepast. Dit is een positieve ontwikkeling. Bovendien zijn er ook middelen vrijgemaakt om de verbeterslag in te kunnen zetten. In 2023 is conform het plan van aanpak een aantal actiepunten goed opgepakt. Zo kwam het tot vaststelling van het metadataschema en de afronding en overdracht (inclusief beperkende bepalingen) van het archiefblok 1989-1999 en de bouwvergunningen (1993-2000) aan het RHC. Het handboek vervanging uit 2016 is inmiddels geactualiseerd en kon op 16 januari 2024 formeel door u worden vastgesteld. Voorts is op basis van het overzicht van de top-50 van vakapplicaties onderzocht of deze informatie bevatten, die gedurende langere termijn bewaard moet worden. In 2024 dienen de alle informatiestromen, inclusief de informatie in mailboxen, en indien nodig geschikt worden gemaakt voor eeuwige bewaring. Nu het metadataschema formeel is vastgesteld, is het van belang om deze te implementeren in de organisatie de komende jaren. Hiervoor kunnen de controlemechanismen vanuit het kwaliteitssysteem gebruikt worden. Het vorige verbeterplan bestreek het jaar 2023. Het is van belang dat Woerden in het nieuwe verbeterplan vooral actiepunten opneemt die in 2024 kunnen leiden tot daadwerkelijke uitplaatsing of overbrenging van informatie naar de e-depotvoorziening van het RHC (hierbij hoort ook de digitale dossiervorming).

Daarbij dient verder gewerkt te worden aan de vervolmaking van het kwaliteitssysteem, mede op grond van het onderzoek dat wordt ingesteld en de bewerking van het analoge archief tot circa 2016. Ook dient het wegwerken van de achterstallige vernietiging van papieren en digitale informatiebestanden in het komende jaar met kracht voortgezet te worden. Het is goed om op korte termijn de digitale bewaarstrategie af te ronden en de Hotspotmonitor vast te stellen, die inmiddels in conceptversie gereed is. In het KPI-traject vragen de streekarchivaris en de provinciaal toezichthouder altijd aandacht voor de archiefvorming van gemeenschappelijke regelingen. Maak daarom vanuit de 27

eigen verantwoordelijkheid een begin met het maken van praktische beheersafspraken met alle gemeenschappelijke regelingen voor het informatie- en archiefbeheer. Er is in 2023 2 keer een Strategisch Informatieoverleg gehouden, samen met de Gemeente Oudewater. Daarnaast vond om de 6 weken een periodiek (voortgangs-) overleg plaats. Al met al kon vastgesteld worden dat de uitvoering van de Archiefwet meer aandacht heeft gekregen in de organisatie van de gemeente Woerden. Voorbij de uitdaging om goede arbeidskrachten te vinden in de vacatures die bij DIV gaan ontstaan, wordt 2024 een jaar waarin misschien niet alle actiepunten, maar wel een groot deel daarvan gerealiseerd kan worden. Gemeenschappelijke Regeling Ferm Werk te Woerden Het RHC stuurde op 7 september 2023 de KPI-rapportage over 2022 aan het dagelijks bestuur van Ferm Werk. Het dagelijks bestuur behandelde in haar vergadering van 16 november 2023 daaropvolgend op basis hiervan het verslag archief- en informatiebeheer 2022, waarin de actiepunten voor 2023/2024 zijn opgenomen. Het algemeen bestuur heeft hier in zijn vergadering van 14 december daaropvolgend kennis van genomen. Vervolgens is deze KPIrapportage met de geplande verbeteracties naar de provincie gestuurd. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder gereageerd met een beoordelingsbrief d.d. 21 maart 2024, over de periode 2022-2023.

Het oordeel over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2020-2023 luidde een krappe ‘voldoet deels’. Dit betekent dat het informatiebeheer bij Ferm Werk slechts deels aan de wettelijke vereisten voldoet, maar op een aantal cruciale onderdelen ook nog niet. Hiermee worden de grote zorgen van de streekarchivaris over het informatiebeheer van Ferm Werk, zoals hij die heeft beschreven in ‘Rapportage KPI’s Archiefen Informatiebeheer 2022’, ook door de provincie onderschreven. Het onverwacht sneller dan voorzien moeten vervangen van het huidige document managementsysteem (DMS) Alfresco legt een extra druk op de capaciteit in 2024, die toch al hard nodig is om – naast de dagelijkse archiveringswerkzaamheden ook – de randvoorwaarden en de instrumenten te regelen voor een betrouwbaar digitaal informatiebeheer. Het inhuren van een informatiemanager en een informatieconsulent sinds eind 2023 is een zeer noodzakelijke stap richting positieve verandering. De tijdelijke capaciteitsuitbreiding is echter niet afdoende. Om de noodzakelijke verbeteringen door te kunnen voeren en het (digitaal) informatiebeheer ook op het wettelijk vereiste niveau te houden, is structurele capaciteit en deskundigheid noodzakelijk. Dit punt is extra dringend vanwege de noodzaak van versnelde vervanging van het DMS.

De belangrijkste aanbeveling van de provinciaal toezichthouder is om, in nauw overleg met het RHC, de actiepunten uit de KPI-rapportage van de streekarchivaris en het bijbehorende verbeterplan uit te voeren. De vervanging van het DMS, die noodzakelijkerwijs dit jaar moet plaatsvinden om begin 2025 een selectie voor een nieuw systeem te kunnen maken, heeft gevolgen voor uw verbeterplan. De belangrijkste verbeterpunten, waarop actie nodig is. Hieronder worden de belangrijkste verbeterpunten achtereenvolgens behandeld: 1. Grip op alle informatiestromen: momenteel wordt gewerkt aan een actueel overzicht van alle applicaties die binnen Ferm Werk worden gebruikt. Dit overzicht is nodig om de 28

archiefwaardige informatie in die applicaties onder (deskundig) beheer te brengen. Een groot zorgpunt is het bestuursarchief van Ferm Werk, waarvan het grootste deel voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Op termijn dient dit archief dus overgebracht moet te worden naar het RHC. Uw bestuursstukken zijn niet opgenomen in het huidige DMS, maar bevinden zich in iBabs. IBabs is echter een vergadertool, die eigenlijk ongeschikt is voor duurzaam documentenbeheer. Het risico op informatieverlies is groot. Zoals u de informatie nu opslaat is het niet mogelijk om dit bestuursarchief op termijn over te brengen naar de archiefbewaarplaats / e-depot van het RHC. We identificeren in dit verband drie aanbevelingen om verbetering te bewerkstelligen, namelijk: ▪ Werk verder aan het onder gecontroleerd beheer brengen van alle centrale en decentrale informatiestromen (actueel overzicht van applicaties). Dit houdt in dat voor alle informatiestromen de archiefwaardigheid en de bewaartermijnen worden toegepast. Zorg ook voor de toepassing van een actueel metadataschema; ▪ Houd bij de inrichting van het nieuwe DMS rekening met toekomstige aansluiting bij het e-depot; ▪ Breng het bestuursarchief zo snel mogelijk onder beheer in het nieuwe DMS.

Zorg in de tussentijd (dit jaar) wel dat er tussentijdse maatregelen worden genomen zodat de bestuursstukken die zich nu in iBabs bevinden, zodanig worden beheerd dat zij zonder verlies aan informatie op termijn in het nieuwe DMS kunnen worden opgenomen. 2. Kwaliteitssysteem: er worden binnen uw organisatie kwaliteitscontroles op dossiers en scans in het DMS uitgevoerd. In 2020 is ook een eenmalige externe audit uitgevoerd naar de digitale beheeromgeving. Er is echter nog geen sprake van een werkend kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, waarbij ook jaarlijks een audit wordt uitgevoerd, inclusief het op basis van de audituitkomsten bijstellen van de praktijk. Wel werd gewerkt aan het opstellen en actualiseren van een kwaliteitshandboek, die in december jl. is vastgesteld door het MT. In dit verband hebben we het onderstaande verbeterpunt geïdentificeerd: ▪ Werk verder aan het invoeren van een volwaardig kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer (op maat voor uw organisatie), zodat een continue kwaliteitsbewaking mogelijk wordt inclusief jaarlijkse audit. 3. Selectie en vernietiging van archiefbescheiden / informatiebestanden: zowel met betrekking tot analoge als digitale informatiebestanden bent u tot bewaring, dan wel vernietiging (conform de archiefselectielijst) verplicht. Ook de privacywetgeving stelt dat u bepaalde bestanden tijdig moet vernietigen.

We constateren bij Ferm Werk echter een grote achterstand in de vernietiging van analoge (cliënten)dossiers. Ook de digitale vernietiging uit Alfresco en de applicaties die worden gebruikt bij Financiën en

29

Personeelszaken wordt niet (tijdig) uitgevoerd. Daarom doen we de volgende aanbeveling ter verbetering: ▪ Werk in 2024 de achterstanden weg in de selectie en vernietiging van analoge en digitale informatie in uw organisatie. Zorg in afstemming met het RHC en uw deelnemende gemeenten voor een adequate vernietigingsprocedure, zodat nieuwe achterstanden voorkomen kunnen worden. 4. Informatieafspraken met gemeenten waar Ferm Werk taken voor uitvoert: uw organisatie voert taken namens de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Oudewater en Montfoort. Vanzelfsprekend behoren ook informatiebestanden tot die werkzaamheden. Goed beheer van deze informatiestromen is cruciaal om de afgesproken taken uit te kunnen voeren. Hiervoor zijn duidelijke en praktische beheersafspraken met de gemeenten in kwestie nodig. Dergelijke afspraken over de bewerking, tijdige vernietiging en eventuele overbrenging van dossiers naar de gemeenten of het RHC zijn echter niet opgesteld. Wel dient aangetekend te worden: de verantwoordelijkheid voor het opstellen van deze afspraken komt niet alleen voor rekening van Ferm Werk; ook de gemeenten hebben hier een rol. Als toezichthouder op de gemeenten, brengen het RHC dit verbeterpunt ook bij de gemeenten onder de aandacht.

Voor Ferm Werk zijn we evenwel tot de volgende aanbeveling ter verbetering gekomen: ▪ Maak met alle gemeenten waarvoor u taken uitvoert praktische beheersafspraken voor het informatie- en archiefbeheer (onder meer voor selectie en vernietiging digitale informatie / zie het verbeterpunt onder kopje 3) en toets de gemaakte afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem. Er is in 2023 1 keer een Tactisch Informatieoverleg gehouden. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort, Oudewater, Woerden. Regionaal Bureau Leerplicht Utrecht Noordwest te Woerden Over het archiefbeheer van dit bureau, ondergebracht bij team DIV van de Gemeente Woerden, zijn over het afgelopen jaar geen bijzonderheden te melden. De prioriteit wordt gegeven aan het informatiebeheer van de gemeente Woerden zelf. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Montfoort, Oudewater, Woerden. Netwerkbijeenkomst DIV-medewerkers Helaas konden niet alle bij het RHC geplande kennissessies voor de DIV-medewerkers van onze deelnemers daadwerkelijk plaatsvinden. Op 24 oktober werd evenwel een bijeenkomst georganiseerd, waarbij onder meer een uitleg over vervroegde overbrenging naar het e-depot is gegeven. Ook is tijdens de bijeenkomst gesproken over de samenhang tussen wetgeving op het gebied van informatiehuishouding bij (lagere) overheidsorganen.

Ook werd er, op basis van stellingen, gesproken over de rol van de informatieprofessional binnen de organisatie. 30

Daarnaast werden collega’s gewezen op voor hen relevante webinars, die handelden over verscheidene aan het vakgebied gerelateerde onderwerpen (zoals de invoering van de Omgevingswet, de Wet Open Overheid, Common Ground, MDTO, kwaliteitssystemen, archivering in Microsoft 365, mailarchivering op basis van de Capstone-methodiek e.d.). Mandaat tot vernietiging In het afgelopen jaar werden van de volgende zorgdragers de (jaarlijkse) vernietigingslijsten gecontroleerd en in mandaat toestemming verleend tot vernietiging: ▪

▪

▪ ▪

▪ ▪ ▪

Gemeente Bodegraven-Reeuwijk: van in 2023 te vernietigen informatie uit het fysiek archief van Bodegraven en Reeuwijk alsmede van zaken uit Join (zaken nieuw 2022 en 2023, zaken oud 2023); Gemeente IJsselstein: stukken van de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022 en van de verkiezing van leden van de Provinciale Staten d.d. 15 maart 2023 (stempassen, volmachten, kiezerspassen en stembiljetten); van in 2023 te vernietigen fysieke stukken/dossiers; Gemeente Lopik: van te vernietigen digitale cliëntendossiers GWS/DIS van 2023 (in beheer bij de gemeente Nieuwegein); Gemeente Montfoort: van in 2024 te vernietigen dossiers, zaken en meldingen uit Decos en van stukken inzake de rekening en bijlagen over 2000-2002 van de gemeente Montfoort; Gemeente Oudewater: van in 2023 te vernietigen archiefbescheiden (waaronder die geregistreerd in MyLex); Gemeente Woerden: van in 2022 te vernietigen stukken/dossiers (geregistreerd in MyLex); Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden: van te vernietigen facturen uit de jaren 2013-2015, 2017-2022, rioleringsplannen van gemeenten (1994-2003) en archiefbescheiden m.b.t. belastingen uit de periode 2003-2011.

Van de gemeenschappelijke regeling Ferm Werk is geen lijst van in 2023 te vernietigen archiefbescheiden ontvangen.

31

BIJLAGE 3: Toezicht op aan deelnemers verbonden partijen De hieronder opgenomen verslagen zijn aangeleverd door de interne toezichthouders voor archief- en informatiebeheer van deze organisaties, te weten de collega’s uit de provincie Utrecht. Afval Verwijdering Utrecht (AVU) te Soest Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (Archief Eemland) In november 2023 is het toezichtverslag opgesteld. Op 19 januari 2023 is het Strategisch Informatie Overleg gehouden met de directeur en met een externe, die belast is met het informatie- en archiefbeheer. De gerealiseerde verbeterpunten in het verslagjaar zijn: 1. Op 20 april 2022 is een nieuw aanwijzingsbesluit archivaris genomen. Dit was nodig i.v.m. vertrek van de op 20 december 2019 aangewezen archivaris. 2. De analoge archiefvernietiging 2020 - 2022 is op orde. Het proces verbaal is door de directeur en de archivaris ondertekend en hiermee is het vernietigingsproces afgerond voor 2020 – 2022. 3. Het Informatiebeheerregeling 2023 wordt november 2023 vastgesteld in het dagelijks bestuur. De basis hiervoor vormt artikel 5 van uw Informatieverordening. De geconstateerde verbeterpunten zijn: 1. De Informatieverordening, vastgesteld op 8 december 2021 door het algemeen bestuur, wordt eind 2023 op de voorgeschreven wijze gepubliceerd. 2.

De drie Amsterdamse archiefdozen met dossiers die voor permanente bewaring in aanmerking komen worden alsnog overgebracht naar Archief Eemland. 3. Zorg direct bij de implementatie dat SharePoint digitaal duurzaam wordt ingericht en hiermee voldoet aan de Archiefwet 1995 en de aanverwante regelgeving in combinatie met de privacywetgeving (AVG) en de Wet Open Overheid (WOO). Hieraan voorafgaand dienen de benodigde randvoorwaardelijke kaders, zoals een digitale bewaarstrategie, een metadataschema en een handboek vervanging te worden opgesteld/vastgesteld en wat passend is bij omvang van uw organisatie. Neem tijdig contact met mij op wanneer u hiermee aan de gang gaat. Het advies is, eveneens als vorig jaar, om de digitale beheeromgeving, voor de ingebruikname, te auditen met RODIN en de resultaten met de archivaris te delen. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater en Woerden. Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) De coördinator Dienstverlening van de BghU heeft in 2023 de opleiding Informatieadviseur

32

afgerond, waarmee de deskundigheid binnen de BghU is bevorderd. Verder is weinig vooruitgang bij de BghU waargenomen in 2023. Mede door onvoorziene tegenslag bij de implementatie van de belastingapplicatie bij de BghU, werd de inrichting van de informatiehuishouding niet doorontwikkeld in 2023. De aanbevelingen van de archivaris als toezichthouder bleven openstaan en beschikbare capaciteit voor inhuur ter verbetering informatiebeheer werd niet verzilverd. De ICT-transitie en zo ook het zicht op de aanbesteding van een document managementsysteem, werden getemporiseerd. In december ontving de archivaris het migratieplan van de belastingapplicatie. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Lopik en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Coöperatie Parkeerservice te Amersfoort Toezichthouder: gemeentearchivaris Amersfoort (Archief Eemland) Contactpersoon voor het informatie- en archiefbeheer bij ParkeerService is de bestuurs- en directiesecretaris. Per 1 mei jl. is zij vertrokken. Begin november 2023 is de vacature van bestuurs- en directiesecretaris weer ingevuld. Dit betekent dat in deze periode de vacature open heeft gestaan (mei – november 2023) en geen inhoudelijke zaken zijn opgepakt in de organisatie. De vertrokken bestuurs- en directiesecretaris had geen directe vervang(st)er voor het informatie- en archiefbeheer.

13 december 2023 is kennisgemaakt met de bestuurs- en directiesecretaris, het toezichtproces uitgelegd en afspraken gemaakt over het toezicht. Daarnaast waar de organisatie zelf voor aan de lat staat, goed informatiebeheer, transparante overheid, bedrijfsvoering, verantwoording afleggen etc. Positieve ontwikkelingen zijn als volgt: ▪ Aanwijzingsbesluit archivaris Coöperatie ParkeerService 2023 is op 4 januari 2023 genomen door de directeur-bestuurder; ▪ De selectie vernietiging archiefbescheiden 2021 en 2022 is afgerond en het procesverbaal is ondertekend; ▪ De analoge archieven zijn extern opgeslagen in Amersfoort en de ruimten voldoen aan de archiefwettelijke eisen; ▪ De (gemeente)archivaris van ParkeerService (gemeente Amersfoort) is het aanspreekpunt voor de andere toezichthouders. De archiefvernietiging valt ook onder deze verantwoordelijkheid van de archivaris. Hierover zijn afspraken gemaakt in de Dossier afspraken en procedures (DAP) Informatie- en archiefbeheer Coöperatie ParkeerService. Er is evenwel ook een verbeterpunt voor 2024, namelijk: ▪ In de maand maart wordt informatie opgevraagd via de Kritische Prestatie Indicatoren KPI's) ondersteunt door documenten. Aan de hand van de KPI's, die zijn gebaseerd op eisen uit wet- en regelgeving informatie wordt uitgevraagd over informatiebeheer in breedste zin van het woord.

Aldus kan de toezichtrapportage over het verslagjaar worden opgesteld. Deze is als volgt:

33

▪

De permanent te bewaren analoge archieven over de periode 2005-2018 vervroegd overbrengen naar Archief Eemland. ▪ Met het instrument Key2Control is in 2022 een nulmeting ‘KIDO-normenkader’ door ParkeerService uitgevoerd. De voortgang en de resultaten van de inzet Key2Control bespreken. Hier komen actiepunten uit voort waar een verbeterplan voor moet worden opgesteld. Aan de hand hiervan wordt een monitoring opgezet. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Woerden. Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) In mei werd na een grondige verbouwing het hoofdkantoor van de GGDrU in Zeist opgeleverd. Daarna volgde de verhuizing van het provinciehuis Utrecht als tijdelijke locatie, naar de nieuwe locatie te Zeist die op 19 juni officieel werd geopend. De GGDrU heeft in voorgaande jaren gewerkt aan een model van zelforganisatie; de afgestemde thema-inspectie op de gevolgen voor de informatiehuishouding is niet van de grond gekomen. Met een vervolgopdracht moest in 2023 helderheid komen binnen de rollen van de zelforganisatie, waarna een doorontwikkeling gemaakt moest worden op de teamrollen. Aan het einde van 2023 moest nog worden vastgesteld hoe de informatiehuishouding hierin een plek heeft gekregen.

In juni heeft de archivaris positief geadviseerd op het Kwaliteitshandboek Informatiebeheer van de GGDrU. Ook werd voor het eerst een Informatiebeheerplan opgesteld en werden verbeteracties op heldere wijze inzichtelijk gemaakt. Twee kerninstrumenten voor verbetering bij de GGDrU in de komende jaren. Een beraamde follow-up inspectie van HUA bleek achterhaald na succesvolle inspanningen van de informatieadviseur van de GGDrU. Geraamde uren voor deze follow-up worden in 2024 besteed aan advisering van HUA voor projectplannen van de GGDrU, zoals het besluit digitale vervanging, de aanbesteding en inrichting van een nieuw document managementsysteem (DMS) en de herinrichting van samenwerkplatform SharePoint. Project SharePoint en aanbesteding DMS liepen vertraging op, en lopen door in 2024 net als de oplevering van de I-visie voor de GGDrU. Het stopgezette GGiD project stond in teken van afronding met de leverancier en evaluatie. De GGDrU startte een aanbesteding van een nieuw kinddossier. Vanuit toezicht zal gelet worden op de voorzieningen voor rechtmatig informatiebeheer. Naast tactisch en strategisch informatieoverleg stond het contact tussen HUA en GGDrU in het teken van de impactanalyse voor de SharePoint-kopie van het Coronabedrijf n.a.v. de afbakening van de hotspot Corona.

Doel van deze impactanalyse is om een rapport op te leveren met een aantal scenario’s voor de beste keuze om deze omgeving duurzaam toegankelijk te maken en houden. Deze impactanalyse liep vertraging op door de export van bestanden uit het systeem: een vertraging die afgelopen jaren bij meerdere organisaties de bottleneck is. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden.

34

Omgevingsdienst regio Utrecht (OdrU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris van Zeist Samengevat is de balans per medio 2023 dat het – inmiddels goeddeels digitale – informatiebeheer deels niet voldoet aan de wet. De score, gemeten aan de hand van de archiefKPI's, bleef gelijkwaardig aan de vorige toezichtrapportage. Door met name onderbezetting is de meerjarenplanning goeddeels niet uitgevoerd. Wel werd de migratie van informatie naar de nieuwe procesapplicatie (Rx.Mission) technisch voltooid, en werkt de organisatie nu - op de spreekwoordelijke uitzonderingen en losse eindjes na - volledig digitaal. Dat is een compliment waard, maar er blijft nog veel te doen. Wat betreft speerpunten voor 2023: op de eerste plaats dient de formatie voor het informatiebeheer te worden opgeschaald. Die is, zeker na het vertrek van de recordmanager enige maanden geleden, ondermaats. Daardoor kan er feitelijk niet veel. Over de formatie is een afzonderlijk adviesrapport geschreven (bijlage), dat erop neerkomt dat er in de huidige setting voor beleidsmatig werk zo’n 2 FTE noodzakelijk zijn en dat daarnaast nog aanzienlijke hoeveelheden achterstallig onderhoudswerk aan de informatie zouden moeten worden uitbesteed.

Ten tweede dient de uitrol van het zogenoemde model - DAP dat in de Utrechtse samenwerkingsorganisatie in het kader van de Omgevingswet wordt ontwikkeld, en waarin de ketensamenwerking en -archivering met aangesloten gemeenten in het kader van de Omgevingswet per 1-1-2024 wordt geregeld, hoogste prioriteit te hebben. Ten derde dienen twee al langer lopende zaken zo spoedig mogelijk te worden geregeld, te weten de juridische borging van archiefwettelijke vervanging van informatie van eigen en in mandaat uitgevoerde taken, en de bewerking en teruggaaf van papieren informatie die in beheer is gekomen bij, en is gevormd door de omgevingsdienst en haar voorgangers in het kader van de gemandateerde taakuitvoering voor de aangesloten gemeenten. Over een mogelijke, door de omgevingsdienst te initiëren en gezamenlijk naar rato te bekostigen bewerking van ca. 1 kilometer aan gemeenten terug te leveren papieren archieven is op verzoek een afzonderlijk adviesrapport opgesteld (bijlage bij toezichtsrapport). Gezien de omvang en de vereiste specifieke kennis en ervaring dient deze bewerking te worden uitbesteed. Overige zaken kunnen in de meerjarenplanning worden opgenomen. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Oudewater, Woerden. Recreatieschap Stichtse Groenlanden (SGL) en Plassenschap Loosdrecht e.o.

(LSD) Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Na een langer bestuurlijk voortraject is de transitie van de recreatietaken in Utrecht geëffectueerd in 2023. De bedrijfsvoeringsorganisatie Recreatie Midden-Nederland (RMN) ging in liquidatie, de taakuitvoering van SGL en LSD ging onderscheidenlijk naar Staatsbosbeheer en gemeente Wijdemeren. Bestuurlijke processen en control werden opgedragen aan provincie Utrecht, die ook de taken voor het Routebureau overnam. Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug ging aan RMN opgedragen taken weer zelf uitvoeren. De bijbehorende informatie- en archiefbestanden (digitaal en papier) zijn geïnventariseerd volgens het plan van aanpak dat adviesbureau DOCFactory in mei 2022 reeds had opgeleverd, met positief advies van de provinciearchivaris. 35

Dit inventarisatiewerk leverde een set informatiebestanden op die zodanig beschikbaar gesteld konden worden dat de ontvangende partijen verder konden met het werk voor de recreatieschappen. De migraties van de digitale bestanden zijn door de vereffenaar opgenomen in een rechtmatigheidsverklaring bij de liquidatiestukken van RMN. Een langer resterend probleem was het ontbreken van juiste bewaartermijnen en grondslagen voor (zaak)dossiers uit het archiefsysteem Decos. Daarvoor was aan het einde geen vakkennis meer aanwezig bij RMN. Deze 1350 dossiers zijn uiteindelijk door de provinciearchivaris gecontroleerd en voorzien van een bewaartermijn met verantwoording. Deze aanvullingen zijn meegenomen in de migratie. Een follow-up check op de bewaartermijnen van doorlopende overeenkomsten is voorgenomen voor 2024. De archiefbestanden die blijvend bewaard moesten worden zijn door DOCFactory bewerkt en in november door de besturen overgebracht naar de provinciale bewaarplaats van Utrecht. De langer te bewaren bestanden met geringe waarde voor de bedrijfsvoering zijn overgedragen aan de provincie. Die heeft voor de applicaties de licenties overgenomen, evenals de vernietigingslijsten voor de papieren dossiers.

Naast de liquidatie behoefde ook de doorstart aandacht: de besturen van de nieuw ingerichte gemeenschappelijke regelingen van de recreatieschappen moesten beheersregels vaststellen voor hun informatiebeheer. Hierbij was het advies van de provinciearchivaris om het praktisch te houden en de beheersregels van de uitvoerende partijen aan te wijzen. Dit heeft het bestuur van SGL in augustus gedaan. Voor LSD loopt die aanwijzing over de jaarwisseling heen. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik en Woerden (via Recreatieschap Stichtse Groenlanden). Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) te Utrecht Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) De RUD voert milieu- en bodemtaken uit voor de provincie en elf Utrechtse gemeenten. Voor de andere gemeenten voert de Omgevingsdienst regio Utrecht (OdrU) deze taken uit. In 2021-2022 heeft de RUD veel inspanningen verricht om verbeteringen in de informatiehuishouding mogelijk te maken, in vervolg op het project Informatie op Orde uit 2018. Na het plotselinge overlijden van de recordmanager bij de RUD in 2022 moest de RUD eerst op zoek naar een plaatsvervanger. Na de inzet van een trainee is in 2023 de formatie op tactisch niveau versterkt met een extra informatieadviseur bij de RUD. Deze boekte op een aantal onderwerpen vooruitgang, waaronder het onderstaande DAP en de vernietigingsprocedure.

Een ander onderwerp dat aandacht vergde was het vervallen van de Brzo-status van het bedrijf Van Appeldoorn in Woudenberg, waardoor de zaakdossiers over Van Appeldorn gemigreerd moesten worden van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied naar de RUD. De zorgen over duurzame operationele formatie voor informatiebeheer zijn eind 2023 nog niet weggenomen. Deze zorgen worden meegenomen in advisering voor de vorming van één Utrechtse omgevingsdienst: zorg dat deze organisatie vanaf het begin beschikt over voldoende, deskundig personeel voor de informatiehuishouding. In het strategisch informatieoverleg (SIO) van de RUD in maart 2023 is het voornemen besproken van de RUD en de OdrU om in 2026 samen te gaan tot één Utrechtse 36

omgevingsdienst. Een goede gelegenheid om ervoor te zorgen dat beide organisaties ‘schoon door de poort’ gaan als het gaat om de informatiehuishouding. Voor de komende twee jaar zijn de volgende acties voor het toezicht vastgesteld: een thema-inspectie samen met de OdrU op informatiebeheer bij de vorming van één omgevingdienst, een follow-up op de aanbevelingen van de eerdere nulmeting van 2017-2018 en een werkende rechtmatigheidsprocedure voor vernietiging. Daarnaast staan de reguliere toezichtprocessen en reeds lopende zaken, zoals een goede afronding van het migratietraject voor Van Appeldoorn en de rechtmatige afhechting van de provinciegrenswijziging van Vijfheerenlanden. Het toezicht en de plannen omtrent de informatiehuishouding zijn in november gepresenteerd in het Algemeen Bestuur van de RUD. Daarbij heeft het AB het ‘dossier afspraken en procedures’ (DAP) voor informatie- en archiefbeheer met de ketenpartners vastgesteld. Dat DAP bestond al sinds 2018 en is geactualiseerd naar de afspraken van de Regiosamenwerking Omgevingswet Utrecht. De RUD heeft voorgenomen om de resultaten van die afspraken samen met de gemeenten en provincie te toetsen in het tweede kwartaal van 2024. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Lopik.

Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) te Soest Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (Archief Eemland) De gerealiseerde zaken in deze verslagperiode zijn: ▪ Visie informatiebeveiliging op 16 mei 2022 vastgesteld door het MT; ▪ De analoge archiefvernietiging is bijgewerkt tot en met 2022; ▪ Ter beschikkingstelling per 1 januari 2023 van de personeelsdossiers van medewerkers die zijn overgegaan van de RMN naar de gemeente IJsselstein; ▪ Opstellen en vaststellen handboek vervanging personeelsdossiers en het daadwerkelijke digitaliseren van deze dossiers. Verbeterpunten zijn: ▪ Maak samen met jullie ICT-partner een concreet projectplan om in 2024 het brede terrein van het informatiebeheer op orde te krijgen en neem hierin mee de openstaande verbeterpunten (3, 4 en 6) uit het verslagjaar 2020 – april 2022. Betrek mij als archivaris tijdig bij het projectplan; ▪ Maak een concreet plan van aanpak van hoe in de toekomst de blijvend te bewaren documenten vanaf 2011 authentiek, duurzaam, in goede, geordende en toegankelijke staat digitaal overgebracht gaan worden en leg dat aan mij voor. Het Managementteam (MT) heeft een nieuwe organisatiestructuur vastgesteld. Dit is de volgende stap richting een robuuste organisatie om vervolgens in 2024 het informatiebeheer (verder) op orde te krijgen.

Om die reden heeft het MT ingestemd met het voorstel om de huidige ICT-partner een concreet projectplan te laten uitwerken om de informatie op een verantwoorde wijze te structuren en duurzaam toegankelijk te maken en te houden. De focus bij de RMN lag de afgelopen twee jaar op de basis op orde te krijgen en de gehele organisatie van de RMN opnieuw vorm te geven. Hierdoor wordt de RMN weer een robuuste toekomstbestendige organisatie met meerwaarde voor de opdracht gevende gemeenten en alle 37

inwoners. Onderdeel daarvan was het optuigen van een goede bedrijfsvoering met een betrouwbare financiële administratie. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein. SchoolWerkt Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) SchoolWerkt is het regionale Utrechtse samenwerkingsverband voor de aanpak van voortijdig schoolverlaten voor de RMC-regio Utrecht, met Utrecht als regiegemeente. Het informatiebeheer van SchoolWerkt was in 2023 nog niet in beeld. De gemeentearchivaris van Utrecht verwacht hier meer zicht op te krijgen via het Jaarplan voor 2024 van organisatieonderdeel Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Utrecht. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden. U10-samenwerking Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) De U10-samenwerking is een samenwerkingsverband onder bestuursconvenant van tien gemeenten in de Utrechtregio. Het secretariaat berust bij het Bedrijfsvoering- en Strategienetwerk (BSN) van de gemeente Utrecht. De aanbeveling in het inspectierapport van 2017 over de Bestuurs- en Concernstaf (BCS) en raadsgriffie om duidelijke afspraken in het bestuursconvenant te maken over informatiebeheer heeft tot op heden geen invulling gekregen. Specifieke informatie over U10 via het Informatieplan van BSN was in 2023 niet voorhanden.

Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden. Veiligheidshuis regio Utrecht (VHRU) en Regionaal Informatie- en Expertisecentrum MiddenNederland (RIEC-MN) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) De gemeente Utrecht vervult de regionale regierol voor deze beide samenwerkingsverbanden. De aanbevelingen over het RIEC-MN en VHRU in het inspectierapport van de gemeentearchivaris in 2015 bij organisatieonderdeel Openbare Orde en Veiligheid (OOV), waren al eerder voorzien van maatregelen in het Jaarplan voor informatiebeheer en -beveiliging van OOV. Constateringen en acties op gebied van informatiebeheer komen afgelopen jaren regulier terug in dit Jaarplan en worden daarmee goed gemanaged. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden. Veiligheidsregio Utrecht (VRU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Het team Informatiebeheer kwam in 2023, net als in 2022, niet op sterkte en dit zorgde ervoor dat ontwikkelingen langzaam verliepen of stillagen. Dit betrof onder meer het zaaksysteem, kwaliteitssysteem, het Informatiebeleidsplan en het project voor informatiehuishouding rond Risicobeheersing.

Gaandeweg het jaar werd binnen het team Informatiebeheer intern geschoven maar onderaan de streep bleef het team onderbezet: wel beweging, maar helaas 38

geen resultaten. In het vroege najaar vertrokken een adviseur en de teamleider van het team. Een interim-adviseur Informatiebeheer ging van start met de opdracht(en) twee trainees te begeleiden en te coachen tot adviseur Informatiebeheer, en adviezen uit te brengen rond vraagstukken omtrent informatiebeheer. Na werving werd een nieuwe teamleider gevonden die 1 januari 2024 van start gaat. In de zomer vond bij de VRU een deelverhuizing plaats van het provinciehuis naar de Belcampostraat in Leidsche Rijn. Begin december werd ruim 110 meter aan objectdossiers vernietigd van de brandweerpost te Veenendaal, die kort daarop werd gesloopt. De rechtmatigheidsverklaring hiervoor is getoetst door de archiefinspectie. Sinds januari 2022 voerden HUA en VRU een impactanalyse uit voor aansluiting op het e-depot. Het afgelopen jaar stond in het teken van een geslaagde export uit archiefsysteem CORSA en een ingest in de testomgeving van het e-depot. Door personele wisselingen en uitblijvende invulling van functies in het project, kon de impact analyse niet helemaal worden afgerond. Planning is om begin 2024 het afsluitende gesprek met de bevindingen plaats te laten vinden. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden.

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) te Nieuwegein Toezichthouder: gemeentearchivaris Nieuwegein (Het Utrechts Archief) Voor het zaakgericht werken bij WIL is het document managementsysteem Onegov beschikbaar, dat is voorzien van functionaliteiten voor informatiebeheer. De archivering van het merendeel van de primaire werkprocessen vindt echter nog plaats in de DIS4all-applicatie van Centric. Deze applicatie is onvoldoende ingericht om de bewaartermijnen en vernietiging op een doelmatige manier in te richten. Voor selectie en vernietiging in de DIS-applicatie is een project gestart om oplossingen te zoeken. WIL en andere organisaties nemen hier aan deel, evenals de adviseur digitale informatie (ADI) van HUA. Naar aanleiding van een adviesvraag van WIL over de vernietiging van een ouder papieren archiefbestand in Houten is in samenspraak met de archiefinspectie van HUA een werkbare oplossing gevonden, die voldoende invulling geeft aan rechtmatigheidseisen. Augustus 2023 ontving HUA een migratieverklaring van WIL over de personeels-, salaris- en verzuimdossiers vanuit applicatie Youforce naar AFAS, met daarbij de bijgevoegde documenten inzake het migratieproces. Op basis hiervan is een positief advies verstrekt. In bredere zin ziet de archiefinspectie van HUA meer conceptverklaringen en documentatie loskomen van organisaties die onder haar directe toezicht staan.

De kwaliteitszorg binnen de WIL heeft in 2023 nader vorm gekregen in het “Verbeterplan Informatiebeheer WIL” en het document “Plan van aanpak verbetering Informatiebeheer”. Deze plannen zijn aan de orde geweest in het MT en de implementatie zal in 2024 met aandacht gevolgd worden vanuit HUA. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Lopik.

39

BIJLAGE 4: Bestuur en personeel Archiefcommissie De Archiefcommissie was bij de begrotingsvergadering in 2023 als volgt samengesteld: ▪ Victor Molkenboer, burgemeester van Woerden, (voorzitter); ▪ Patrick van Domburg, burgemeester van IJsselstein; ▪ Petra van Hartskamp-de Jong, burgemeester van Montfoort; ▪ Bas Lont, wethouder van Oudewater; ▪ Gerrit Spelt, wethouder van Lopik; ▪ Elly de Vries, wethouder van Bodegraven-Reeuwijk; ▪ Nanda van Zoelen, hoogheemraad van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Personeel • Frank van Rooijen, streekarchivaris-directeur; • Wolter van de Wetering, adjunct-streekarchivaris / inspecteur (generatiepact: 28 uur p/w); • Rob Alkemade, archivist; • Sander Denters, medewerker studiezaal (24 uur p/w, met tijdelijk 8 uur p/w extra); • Ruben de Jong, medewerker studiezaal; • Janneke van der Klis-van Eijk, archivist (22 uur p/w, met tijdelijk 6 uur p/w extra); • Adriaan Mol, adviseur digitale archieven (32 uur p/w); • Jolanda Reijm, archivist; • Lysanne Tavenier, archiefmedewerker (18 uur p/w); • Tim Baelde, behoudsmedewerker (28 uur p/w, gedetacheerd via Ferm Werk). Vrijwilligers • Bert van Elk • Bert Stolwijk • Dick Slof • Gerrit van Oudenallen • Gert van Haarlem • Hans Hasselt • Han Heijnen • Henny Köhler • Jan van de Burgt • Jan van Es • Lilian Swinkels • Nell van Gool • Ton van Putten • Wynand Paling (werkt vanuit huis)

40

BIJLAGE 5: Rekening 2023

Rekening 2023 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

NB De posten van de jaarrekening van het RHC zijn onderdeel van de rekening van de Gemeente Woerden, die als centrumgemeente alle door het RHC gemaakte kosten voorfinanciert. De controle door de accountant vindt derhalve plaats via de jaarrekening van de Gemeente Woerden.

41

BATEN

REKENING REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM

Nr. 01 a b c d e g h 02 03 04

Begroting 2023

Rekening 2023

Bijdragen aangesloten gemeenten en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Leges, overige inkomsten Extra inkomsten semi-statisch archiefbewerking Voorziening e-depot

€ 187.377 € 78.272 € 71.105 € 50.549 € 278.472 € 155.016 € 203.009 € 3.000 p.m. € 19.500

€ 176.507 € 72.462 € 70.591 € 50.982 € 275.019 € 146.513 € 195.450 € 11.129 € 18 .750 € 17.900

TOTAAL

€ 1.046.300

€1.035.303

Toelichting op de rekening: Baten: 01. Voor de samenstelling van deze bedragen, zie de berekening in de bijlage. In de bijdragen zit een bedrag aan btw, dat door leveranciers e.d. in rekening is gebracht aan het RHC. Via de transparantiemethode kunnen de gemeenten hun aandeel hierin terugvragen uit het BTW-compensatiefonds, waarmee de netto bijdrage lager wordt. 02. Legesinkomsten voor kopieën van onder meer bouwtekeningen en scans foto’s. Daarnaast zijn er in het kader van het jubileum van het RHC boeken verkocht. Lasten: 01a. De vaste personeelsformatie is 7,66 fte. 97% hiervan is via de gemeente Woerden beschikbaar voor het RHC. Verrekend in dit totaal is een vergoeding ziektegeld (ivm zwangerschap) van 9.780 euro en extra inzet van personeel voor materiële verzorging. 01b: De inzet van tijdelijk personeel geldt als compensatie van extra werkzaamheden voor HDSR. Deze kosten zijn gedekt uit extra inkomsten semi-statisch archief. 01c. De materiële verzorger werkt bij het RHC via Ferm Werk. Zijn inzet is beperkt, waardoor er (budgettair neutraal) ambtelijk extra uren zijn ingezet. 07. De website is (nog) niet aangepast voor dienstverlening vanuit e-depot. Ook voor crowdsourcing is minder gedigitaliseerd dan voorzien, door verminderde inzet of belangstelling van vrijwilligers op afstand. 10.

De DVO van Woerden met het RHC kwam in 2018 in plaats van het huurcontract en andere afspraken rond doorberekeningen van de gemeente aan het RHC. Er is dus één factuur. Om de doorbelasting hiervan te laten aansluiten bij de oude situatie wordt 45% hier verantwoord en dus bij de berekening van de bijdrage van de deelnemers omgeslagen naar inwonertal en 55% is onder post 14 ondergebracht en wordt omgeslagen over archiefmeters. 11. Aansluiting van gemeenten op het e-depot van het RHC is vertraagd, waardoor de contractkosten lager uitvallen dan begroot.

42

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD 2023

Nr. 01a 01b 01c 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

14 15

LASTEN

Begroting 2023

Rekening 2023

Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel Materiële verzorger Reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerk Reiskosten medewerkers Abonnementen/lidmaatschappen Aankoop boeken en vakliteratuur Kantoorbehoeften, druk- en bindwerk Website, digitalisering Vorming en opleiding Public relations DVO Woerden (45%) Aansluiting e-depot Onvoorziene uitgaven BTW (over bovengenoemde uitgaven)

€ 599.250 p.m. € 20.700 € 6.900 € 750 € 1.800 € 550 € 5.600 € 41.600 € 2.000 € 2.000 € 107.550 € 48.300 € 2.000 € 48.750

€ 620.482 € 18.750 € 9.356 € 6.215 € 340 € 900 € 329 € 4.759 € 23.925 € 125 € 886 € 108.469 € 40.580 € 449 € 39.334

Sub-totaal salarissen en organisatie

€ 887.750

€ 874.889

DVO Woerden (55%) BTW (over aandeel depotkosten) Sub-totaal depot-kosten

€ 131.450 € 27.600 € 159.050

€ 132.574 € 27.840 € 160.414

€ 1.046.300

€ 1.035.303

TOTAAL GENERAAL

Vastgesteld in de vergadering van de Archiefcommissie van 27 juni 2024,

J.F. van Rooijen, secretaris

V.J.H. Molkenboer, voorzitter.

43

Berekening bijdrage deelnemers rekening 2023 Salarissen en organisatie Bedrag salarissen e.d. - legesinkomsten – inkomsten projectarchieven - bijdrage e-depot : aantal inwoners = bedrag per inwoner: € 874.889 - € 11.129 - € 18.750 - € 17.900 = € 827.110 : 204.300 = € 4,0485 per inwoner [Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 42.500]

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Inwonertal

Bedrag per inwoner 36.300 14.700 13.900 10.200 53.200 33.500 42.500

Aandeel kosten salarissen en overhead € 4,0485 € 146.961 € 4,0485 € 59.513 € 4,0485 € 56.274 € 4,0485 € 41.295 € 4,0485 € 215.381 € 4,0485 € 135.625 € 4,0485 € 172.061

204.300

€ 4,0485

€ 827.110

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters = bedrag per meter € 160.414 : 4.767 m1 = € 33,65 per meter

Compensatieregeling Bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Gemeentehuis Woerden) is besloten de gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats te compenseren voor wat betreft hun aandeel in de kosten van sec het vergroten van het depot. De regeling wordt vanaf 2018 in tien jaar steeds met 10% afgebouwd. Kosten uitbreiding depot (€ 50.000) minus vergoeding semi-statisch archief Woerden (€ 28.750) = € 21.250 (prijspeil 2018). Conform de DVO is dit voor 2023 geïndexeerd naar € 23.981. De gemeenten Lopik, Oudewater en IJsselstein krijgen hun aandeel, gezamenlijk 1284/4767 deel in 2023 nog voor 50% naar rato gecompenseerd. Daarmee zou het voor 2023 te compenseren bedrag € 3.229 zijn. Echter . waar de hoogte van het compensatiebedrag ieder jaar nog kleiner wordt, besloot de Archiefcommissie de regeling die nog tot en met 2027 doorloopt in één keer te verrekenen. De compensatie over 2023-2027 beloopt totaal € 9.685. Dit wordt zoals gebruikelijk omgeslagen over de andere deelnemers op basis van archiefmeters

44

Deelnemer

Meter Bedrag Aandeel Compensatie Compensatie Totaal per depotkosten (korting) depotkosten meter 2023 Bodegraven811 € 33,65 € 27.291 € 2.255 € 29.546 Reeuwijk Lopik 496 € 33,65 € 16.691 € 3.742 € 12.949 Montfoort 393 € 33,65 € 13.224 € 1.093 € 14.317 Oudewater 371 € 33,65 € 12.485 € 2.798 € 9.687 Woerden 1.637 € 33,65 € 55.086 € 4.552 € 59.638 IJsselstein 417 € 33,65 € 14.033 € 3.145 € 10.888 HDSR 642 € 33,65 € 21.604 € 1.785 € 23.389 TOTAAL 4.767 € 33,65 € 160.414 € 9.685 € 9.685 € 160.414

Totale bijdrage per deelnemer Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Totaal Aandeel kosten salarissen Aandeel en overhead depotkosten € 146.961 € 29.546 € 59.513 € 12.949 € 56.274 € 14.317 € 41.295 € 9.687 € 215.381 € 59.638 € 135.625 € 10.888 € 172.061 € 23.389 € 827.110

€ 160.414

€ 176.507 € 72.462 € 70.591 € 50.982 € 275.019 € 146.513 € 195.450 € 987.524

Verrekening te veel (of te weinig) betaalde bijdrage per deelnemer De bijdrage die gefactureerd wordt (in twee termijnen) is gelijk aan het begrote bedrag in de begroting. Een batig saldo wordt naar rato verrekend met de bijdrage voor het nieuwe jaar. Dit gebeurt met de factuur voor de eerste termijn. De gemeente Oudewater blijkt te moeten bijbetalen (onder meer door overbrenging extra archief). Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Betaalde bijdrage 2023

Bijdrage volgens jaarrekening

€ 187.377 € 78.272 € 71.105 € 50.549 € 278.472 € 155.016 € 203.009

€ 176.507 € 72.462 € 70.591 € 50.982 € 275.019 € 146.513 € 195.450

€ 1.023.800

€ 987.524

Teruggave

-/-

€ 10.870 € 5.810 € 514 € 433 € 3.453 € 8.503 € 7.559 € 36.276

45

Aandeel in BTW Totaal bedraagt het bedrag dat binnen de onkosten van het RHC aan btw in rekening is gebracht: € 67.174. Via de transparantiemethode kunnen de gemeenten hun aandeel hierin terugvragen uit het BTW-compensatiefonds, waarmee de netto bijdrage lager wordt. Deelnemer Aandeel in totaalkosten Aandeel kosten in btw Bodegraven-Reeuwijk 17,87% € 12.004 Lopik 7,34% € 4.931 Montfoort 7,15% € 4.803 Oudewater 5,16% € 3.466 Woerden 27,85% € 18.708 IJsselstein 14,84% € 9.969 Hoogheemraadschap De 19,79% € 13.293 Stichtse Rijnlanden TOTAAL 100,00% € 67.174

BALANS De gemeenschappelijke regeling van het RHC kent in principe geen reserveringen of opbouw van vermogen. Een batig saldo aan het eind van het jaar wordt naar rato verrekend met de bijdragen die de deelnemers in het nieuwe jaar verschuldigd zijn. De Archiefcommissie heeft in 2012 bepaald hier een uitzondering op te maken voor de extra gegenereerde inkomsten voor buitengewone werkzaamheden (projectarchieven), zodat die gespreid over meerdere jaren ingezet kon worden voor de inhuur van extra personeel e.d. Per 31 december 2022 was € 44.043,- beschikbaar. Hieraan is een bedrag van € 20.725 toegevoegd als vergoeding voor de bewerking van het 10-jarenblok van HDSR, terwijl een bedrag van € 18.750 is besteed aan extra personeel (tijdelijke urenuitbreiding) Het per 31 december 2023 beschikbare budget projectarchieven is: € 46.018,Daarnaast is (conform het besluit van de Archiefcommissie in 2019) vanuit de jaarrekening 2019 een bedrag van 2% van de begroting (zijnde € 17.000) gereserveerd voor financiële tegenvallers rond het edepot. Daarnaast besloot de Archiefcommissie in 2020 eveneens vanuit de jaarrekening 2019 een bedrag van € 60.000 te bestemmen voor financiering van het project e-depot dat loopt over de periode 20202022. In 2021 is hieruit een betaling van € 10.000,- gedaan. In 2022 is hieruit € 29.100,- betaald voor het e-depotcontract.

In 2023 is er € 17.900,- voor lopende kosten onttrokken, waarmee het resterende bedrag (zijnde ongeveer 2% van de begroting) blijft staan voor tegenvallers rond het e-depot. Het per 31 december 2023 beschikbare budget e-depot is: € 20.000,-

46