B14.1 RHC jaarverslag en jaarrekening 2023 vastgesteld.pdf

JAARVERSLAG EN REKENING 2023 GEMEENTE BODEGRAVEN-REEUWIJK GEMEENTE LOPIK GEMEENTE MONTFOORT GEMEENTE OUDEWATER GEMEENTE WOERDEN GEMEENTE IJSSELSTEIN HOOGHEEMRAADSCHAP DE STICHTSE RIJNLANDEN

REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD POSTBUS 45, 3440 AA WOERDEN www.rhcrijnstreek.nl

Inhoud Woord vooraf .............................................................................................................................. 3 Medewerkers en bestuur ............................................................................................................ 4 Ontsluiting nieuwe archieven en collecties................................................................................. 6 Het DTB-project en de vrijwilligers .............................................................................................. 9 Website ..................................................................................................................................... 10 Gebruik van archieven en collecties .......................................................................................... 11 Inspectie .................................................................................................................................... 15 Advisering .................................................................................................................................. 16 BIJLAGE 1: Indexen website....................................................................................................... 18 BIJLAGE 2: Toezicht op deelnemers van het RHC......................................................................

21 BIJLAGE 3: Toezicht op aan deelnemers verbonden partijen ................................................... 32 BIJLAGE 4: Bestuur en personeel............................................................................................... 40 BIJLAGE 5: Rekening 2023 ......................................................................................................... 41

2

Woord vooraf Begin 2023 dwarrelde het laatste stof nog neer van de viering van het 50-jarig bestaan van het RHC. De positieve uitwerking van de festiviteiten in november 2022 bleek zowel op de studiezaal, als uit de vraag naar het jubileumboek “70 verhalen uit de archieven van Rijnstreek en Lopikerwaard”. 2023 was echter bovenal eindelijk weer een gewoon jaar, waarin de dienstverlening zich na de coronacrisis normaliseerde. Een grote mijlpaal was bovendien de afronding van het ‘DTB-project’. Hoewel scans van de originele stukken op de website ontbreken, zijn alle primaire bronnen voor stamboomonderzoek nu online ontsloten en goed doorzoekbaar. Ook bij de toegang op bouwdossiers zal een flinke slag worden geslagen: de website slaagt er al met al steeds beter in om belangrijke doelgroepen te bedienen. Op hun beurt ontsloten de archivarissen meerdere archieven. Zij zagen bovendien kans om enkele niet-overgebrachte archieven van deelnemers te bewerken. Een fijne constatering is eveneens dat de samenwerking tussen het RHC en haar deelnemers steeds hechter wordt, met name op het gebied van de duurzame opslag van digitale informatie.

E SAÏAS VAN DE VELDE , GRAVURE VAN DE DIJKDOORBRAAK BIJ TULL EN ’T WAAL , 1624

Waar 2022 een jaar was dat bol stond van allerlei historische jubilea, was het in 2023 relatief stilletjes. Pas op de valreep kwam er toch nog wat reuring: het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden wilde de grote overstroming, die vierhonderd jaar geleden op nieuwjaarsdag bij Tull en ’t Waal plaatsvond, niet ongemerkt laten passeren. Ter herdenking van de gebeurtenissen van 1624 vonden er bij het RHC opnames plaats voor het programma ‘Van Rossem vertelt’, waarvoor de nationaal bekende historicus zelfs zelf naar Woerden afreisde. Een uitgelezen kans om de historische bronnen van het RHC ook in 2024 onder de aandacht van een breed publiek te brengen! Voor nu nemen we u hieronder eerst echter graag nog mee in het reilen en zeilen van het RHC in 2023. 3

Medewerkers en bestuur Personeel Qua personele bezetting is het RHC vanouds een baken van continuïteit. Het zilveren jubileum van de streekarchivaris onderstreept hoe actueel deze vaststelling is. In oktober vierden we dat hij vijfentwintig jaar geleden bij het RHC (toen nog: Streekarchief Rijnstreek) kwam werken. Hoewel het RHC dus weinig personeel verloop kent, dienen zich aan de horizon zowaar enkele personeelswisselingen aan. De oorzaak laat zich na de voorgaande passage raden: een tweetal trouwe medewerkers nadert de pensioengerechtigde leeftijd. Als gevolg van de problemen in den lande rond de archiefopleiding, wil het RHC de (deel)vacature voor een nieuwe archivist gedeeltelijk intern opvangen. Eind 2023 zijn we begonnen met de opleiding van een van de studiezaalmedewerkers tot archivist/inventarisator. Tegen de tijd dat archivaris Rob Alkemade in april 2024 minder gaat werken, staat er al een medewerker klaar om de vrijgekomen uren voor zijn rekening te nemen. Uiteraard komt daarmee een vacature op de studiezaal vrij. Naar verwachting zal het vinden van een geschikte kandidaat voor die vrijgekomen positie in de dienstverlening echter minder voeten in de aarde hebben. In 2023 verrichtte het RHC extra werkzaamheden voor het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden en – in mindere mate – de gemeente Oudewater.

Als gevolg van deze apart gefactureerde activiteiten, die de bewerking van semi-statisch archief ter voorbereiding van uiteindelijke overbrenging naar het RHC betroffen, kwam er tijdelijk ruimte vrij voor urenuitbreiding van onze medewerkers. Concreet gevolg was dat archivist Janneke van der Klis en studiezaalmedewerker Sander Denters per 1 mei respectievelijk zes en acht uur meer gingen werken. Behalve urenuitbreiding was er ook gezinsuitbreiding: twee medewerkers van het RHC maakten gebruik van ouderschapsverlof. Daarnaast vermeldenswaardig is dat de functieschaal van de studiezaalmedewerkers, die evenals hun RHC-collega’s onder de rechtspositie van de gemeente Woerden vallen, in samenspraak met de Woerdense HR-afdeling is aangepast. Al decennialang onderhoudt het RHC een prettige samenwerking met Ferm Werk te Woerden. Waar de door Ferm Werk gedetacheerde medewerker tijdelijk achtentwintig uur bij ons werkte, was de insteek aanvankelijk dat hij opnieuw een aanstelling van twintig uur zou krijgen. Deze constructie was met oog op de invulling van ‘resturen’ echter problematisch voor Ferm Werk. Uiteindelijk kwamen we overeen dat de medewerker tegen een vast bedrag zijn betrekking van achtentwintig uur kon behouden: een win-win-win-situatie. Ook van onze vrijwilligers kwam heuglijk nieuws: op 26 april werd Jan van Es benoemd tot ridder in de Orde van Oranje-Nassau.

Het verzoek om de aanvraag tot zijn riddering te ondersteunen hadden we eerder al van harte ingewilligd. Naast zijn vele verdiensten op historisch vlak is Jan immers van grote waarde voor het RHC, waar hij historische foto’s voor de beeldbank beschrijft. Bestuur Om tegemoet te komen aan nieuwe wetgeving is tijdens de vergadering van de Archiefcommissie een voorstel gedaan tot aanpassing van de gemeenschappelijke regeling. Naar ons inzicht kan hiertoe worden volstaan met enkele minimale wijzigingen. Het ligt dan ook in de

4

lijn der verwachting dat de gemeenteraden en het Algemeen Bestuur met het liggende voorstel akkoord zullen gaan. In november is er naar de relevante partijen al een uitnodiging uitgegaan om eventueel met een eigen zienswijze te komen. De aanpassing van de gemeenschappelijke regeling dient vóór 1 juli rond te zijn. Eveneens ter sprake kwam de suggestie dat het RHC wellicht meer werkzaamheden zou kunnen verrichten in het kader van de digitalisering en archivering van (vooralsnog) niet-overgebrachte informatie. Onze adviseur digitale archieven heeft vervolgens onder de ambtenaren van onze deelnemers gepeild wat de precieze behoeften zijn. De conclusie luidde dat er met name vraag is om van elkaars ervaringen op dit vlak te leren. Waar het RHC vanuit haar expertise extra inlichtingen of kennis kan verschaffen, bijvoorbeeld door gemeenten deelgenoot te maken van wat er bij de ander speelt en welke oplossingen er zoal beschikbaar zijn, zal het actief een bemiddelende rol zoeken. Ook werd toegezien op een strakkere planning van de netwerkbijeenkomsten voor onze deelnemers: de eerste vruchten van deze benadering worden ondertussen al geplukt. Op ambtelijk niveau vonden verschillende kennismakingsontmoetingen plaats, waarbij het RHC delegaties van de gemeente IJsselstein en het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden mocht verwelkomen.

Ondertussen onderhield de streekarchivaris elke zes weken zijn werkoverleg met de voorzitter van de Archiefcommissie. In een enkel geval gaf de commissievoorzitter acte de présence bij bijzondere gelegenheden, zoals de overdracht van de filmcollectie-Van der Valk te Kamerik aan het RHC. Na zijn toetreden tot de Archiefcommissie bracht ook wethouder Gerrit Spelt van de gemeente Lopik ons een bezoek. Met hoogheemraad Willem van der Steeg, die Nanda van Zoelen opvolgt in de Archiefcommissie, is eveneens een kennismakingsronde ingepland.

O NTVANGST VAN DE FILMCOLLECTIE -DE VALK

5

Ook kwam er meer lijn in onze samenwerking met Ferm Werk. De streekarchivaris van het RHC fungeert al langere tijd als archivaris van de gemeenschappelijke regeling Ferm Werk te Woerden. Tot voor kort verrichtte hij deze werkzaamheden onbezoldigd: buiten de archiefregelingen van Ferm Werk stond er niks op papier. Dit is veranderd. Afspraak is nu dat standaardwerkzaamheden, die met name betrekking hebben op het gebied van archiefinspectie en (beperkte) advisering, kunnen rekenen op een vaste, geïndexeerde vergoeding. De streekarchivaris onderhield daarnaast uiteraard nauw contact met collega’s in het vakgebied. Behalve informele contacten met andere archiefdiensten, is het RHC tevens aangesloten bij zowel de Utrechtse als Zuid-Hollandse Kring van Archivarissen. In Utrecht is door de directeuren van provinciale archiefdiensten om meer tijd te investeren in onderling contact. Dit streven komt bovenop het inspecteursoverleg, dat alleen in Kringverband plaatsvindt. Een meer informele gelegenheid tot contact met medewerkers van andere diensten was er tijdens de Hollandse Archivarissendag: meerdere medewerkers van het RHC waren op 11 september van de partij in Den Haag.

Ontsluiting nieuwe archieven en collecties Overheidsarchieven In het verslagjaar 2023 is een aantal waterschapsarchieven van een (nieuwe) beschrijvende inventaris voorzien. Het betreft de archieven van het onderstaande viertal polders: ▪ ▪ ▪ ▪

Weijland en De Bree, 1665-1974; Meijepolder, 1646-1974; Noordzijderpolder, 1642-1974; Langeweide en Elfviertel, 1525-1974.

Daarnaast werd de inventarisatie van het archief van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (periode 1994-2005) ter hand genomen. Saillant detail is dat het archief formeel nog niet is overgedragen aan het RHC; dit gebeurt pas wanneer de inventarisatie is voltooid. Praktisch gevolg voor nu is dat de archiefwerkzaamheden apart aan het Hoogheemraadschap worden gefactureerd. Behalve de waterschapsarchieven kwam ook het gemeentearchief aan bod. Zo werden voor de gemeenten Woerden en Oudewater tienjarenblokken (periode 19892000) geïnventariseerd en doorzoekbaar gemaakt met een inventaris. De bewerking van het overgebrachte archief van de gemeente Reeuwijk (periode 1989-1998) werd eigenhandig verricht door de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, zij het uiteraard in overleg met het RHC. De toegankelijkheid van het veel geraadpleegde bouw- en hinderwetarchief was in 2023 een belangrijk aandachtspunt. Via de website dient kerninformatie uit de (niet-gescande) bronnen immers op laagdrempelige wijze doorzoekbaar te zijn. Bezoekers kunnen dan via de website bepalen of er een voor hen relevant dossier bij het RHC ligt opgeslagen. Ter verwezenlijking van deze doelstelling is het RHC nauw betrokken bij de indicering van bouwarchief door onze deelnemers. Zo hielden we in 2023 een oogje in het zeil bij de

6

werkzaamheden aan nieuwe toegangen op de bouw- en hinderarchieven van Oudewater (20012014) en Reeuwijk (periode 1948-1999). Daarnaast ontplooiden we een initiatief om de woningwetdossiers doorzoekbaar te maken. Tot voor kort ontbraken deze bronnen, die doorgaans geen deel uitmaken van de serie bouwvergunningen, op de bouwvergunningenindex. Met de toevoeging van de woningwetdossiers aan de website van Reeuwijk, Lange Ruige Weide en Papekop is in deze lacune voorzien. Alle bij het RHC opgeslagen woningwetdossiers zijn daarmee vindbaar op de bouwvergunningenindex.

BOUWARCHIEF WORDT VEEL GERAADPLEEGD : HET RHC BEHEERT ONDER MEER DEZE BLAUWDRUK VAN HET STADHUIS VAN IJSSELSTEIN UIT 1898

Minder vreugdevol was de ontdekking dat de kwaliteit van de toegang op de bouwvergunningen van IJsselstein (1943-1999) te wensen over laat. Met name de adresaanduidingen bij grote bouwprojecten bleken vaak niet goed te kloppen. Het ongewenste effect op de dienstverlening op de studiezaal, waar niet altijd gegarandeerd kan worden of er wel een dossier voor een bepaald adres in het archief aanwezig is, laat zich raden. In november is daarom begonnen met een integrale controle- en correctieslag. Het ligt in de lijn der verwachting dat dit correctieproject ook in 2024 veel tijd in beslag zal nemen.

Particuliere archieven Behalve de archieven van onze deelnemers, beheert het RHC ook verscheidene particuliere archieven. In de acquisitierichtlijnen van het RHC is vastgelegd dat met name kerkarchieven een waardevolle aanvulling op overheidsarchief zijn. In voorgaande jaren is daarom bewust ingezet

7

op de ontsluiting van de archieven van (relatief recent) opgeheven parochies. In 2023 kreeg dit traject een vervolg met de inventarisatie van de hieronder vermelde kerkarchieven: ▪ ▪

Rooms-katholieke Sint-Bonaventuraparochie te Woerden, 1653-2011; Rooms-katholieke Sint-Hippolytusparochie te Kamerik, 1744-2011. NB de inventarisatie van dit archief is nog niet voltooid; Rooms-katholieke Sint-Victorparochie te Benschop, 1795-2010; Gereformeerde Kerk en voorgangers te Lopik, 1892-2004.

▪ ▪

Ook andere particuliere, niet-kerkelijke instellingen kwamen aan bod. Zo werden er inventarissen of plaatsingslijsten opgesteld voor de onderstaande archieven: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De Machinefabriek De Hollandsche IJssel NV te Oudewater, 1872-2020. NB dit betreft een aanvulling op eerder overgebracht archief; De Oranjevereniging Nieuwerbrug, 1921-2003; Stichting Statenland, voorheen Stichting Zwembad Oudewater, 1934-2001; Zij-Actief (KPO), afdeling Cabauw, 1947-2022; Volkstuindersvereniging Oudewater, 1977-2017.

Als voorschot op toekomstige inventarisatie ontving het RHC bovendien verscheidene kleine archieven en archiefaanvullingen. Deze waren afkomstig van schaatsvereniging Juliana te Kamerik, fouragehandelaar Pieter van Wijngaarden uit Bodegraven/Woerden, het Departement Woerden van de Maatschappij tot Nut van ’t Algemeen, de PCOB Woerden en de IJsclub Centrum te Lopik. Van Bep Murk, oprichter van de Historische Kring IJsselstein (HKIJ), kwam een omvangrijke collectie als schenking onze kant op. Stukken uit de collectie die voor het RHC nietarchiefwaardig zijn, bijvoorbeeld omdat ze geen betrekking hebben op het werkgebied, zullen conform de wens van de schenker worden aangeboden aan de HKIJ. Vanuit IJsselstein ontvingen we uit de nalatenschap van journaliste L.J.F. Verwegen bovendien liefst dertig jaargangen van de lokale krant Zenderstreeknieuws. Deze verzameling leent zich uitstekend om eventuele hiaten in onze bestaande collectie van deze krantentitel aan te vullen. Naast de ontsluiting van papieren bronnen genoot ook het veiligstellen van videomateriaal onze aandacht. Zo werd een aanzienlijke hoeveelheid mediadragers in het depot van het RHC geconverteerd naar een duurzaam digitaal bestandsformaat. In 2024 zal het gedigitaliseerde beeldmateriaal op de studiezaal beschikbaar worden gesteld aan het publiek.

Materiële verzorging Ter besluit verdient het vermelding dat onze medewerkers een flinke slag hebben geslagen in de materiële verzorging van de archieven in het depot van het RHC. Na de overbrenging van meerdere bouwarchieven vanuit onze deelnemers, constateerden we dat zowel de etikettering als de staat van de stukken niet altijd optimaal was. Een onwenselijke situatie: zo zijn slecht geëtiketteerde archieven immers moeilijk vindbaar in het depot en raken dossiers met minimale potloodaanduidingen sneller kwijt; een gebrekkige verzorging van dossiers, bijvoorbeeld door 8

bewerking met nietjes of elastiekjes, kan op den duur zelfs fataal zijn voor een archiefstuk. Daarom is geïnventariseerd welke archieven het meest aandacht behoefden. In 2023 resulteerde dit in een focus op de – vaak nieuw overgebrachte – bouwarchieven in depot 1. Bij de inventarisatie is echter eveneens gekeken naar depot 2, waar hoofdzakelijk stads-, gerechtsen gemeentearchieven liggen opgeslagen. In de relatief minder drukke zomerperiode tussen 17 juli en 1 september zijn we vervolgens aan de slag gegaan. Hoewel het bulk van de werkzaamheden door de studiezaalmedewerkers werd verricht, droegen vrijwel alle medewerkers hun steentje bij. Samen slaagden we er in de verzorging van het bouwarchief in depot 1 aanzienlijk te verbeteren. Omdat het werktempo er goed in zat, konden we zelfs al een begin maken met het werk in depot 2. Het ligt in de lijn der verwachting dat depot 2 in de zomer van 2024 opnieuw aan bod komt.

Het DTB-project en de vrijwilligers Op 6 september slaakten we een collectieve zucht van verlichting: het langlopende DTB-project was eindelijk afgerond. De indicering van de relatief oude doop-, trouw- en begraafregisters, die de invoering van de Burgerlijke Stand in 1811 vooraf gingen, mag met recht een organisatiebreed project worden genoemd. Vrijwel alle medewerkers droegen hun steentje bij. Waar de insteek van het project aanvankelijk vooral correctiewerk – van een vanuit Utrecht kwalitatief mindere index – betrof, groeide het project qua reikwijdte. Zo werden uiteindelijk ook andere bronnen meegenomen, zoals aanvullingen op gerechtelijke huwelijken, die buiten het oorspronkelijke Utrechtse project vielen. Van de nood werd dus een deugd gemaakt: genealogen beschikken via onze website over een compleet overzicht van alle personen die in de DTB-bronnen vermeld staan. Waar onze medewerkers hun handen vol hadden aan de relatief oudere bronnen van het DTB-project, waren de vrijwilligers van het RHC druk in de weer met de ontsluiting van de gemeentelijke bevolkingsadministratie. Ons vaste team vrijwilligers kreeg daarbij ondersteuning van afstand. Ook in 2023 bleef crowdsourcing namelijk een pijler onder de ontsluiting van genealogische bronnen. Het uitbesteden van indiceerwerkzaamheden aan het grote publiek is aantrekkelijk.

Voor het RHC vergt crowdsourcing immers relatief weinig begeleiding, terwijl de vrijwilligers vanuit huis laagdrempelig hun steentje kunnen bijdragen. Uiteraard hebben we als waarborg voor de kwaliteit enkele maatregelen ingevoerd. Zo hanteren we een dubbele invoer en is de door Ferm Werk bij het RHC gedetacheerde medewerker belast met het invullen van relatief gecompliceerde informatievelden, zoals adresgegevens. Helaas moesten we ook in het rapportjaar constateren dat de animo voor crowdsourcing terug blijft lopen. Aan de hand van een PR-offensief en het aanbieden van digitaal beter toegankelijke registers hopen we het tij in 2024 te keren. Samen zorgden medewerkers en vrijwilligers er in 2023 voor dat de website werd verrijkt met liefst 108.000 nieuwe persoonsverwijzingen. Een fors aantal, zij het wel bijna dertig procent minder dan in 2022. Een tweeledige verklaring voor deze daling is evenwel snel gevonden: op de eerste plaats is er de vaststelling dat de in 2023 ontsloten huwelijksregisters beduidend meer

9

arbeid vergen zijn dan de begraafregisters, die in het voorgaande jaar centraal stonden. Bovendien verlegden we onze aandacht ietwat: na de voltooiing van het DTB-project gingen medewerkers zich behalve op indicering mede focussen op de ontsluiting van de beeldbank. Hoe het ook zij, de nieuwe persoonsverwijzingen tilden het totaalaantal vermeldingen op de website over de grens van 3.000.000. Een flinke mijlpaal, waar tijdens de Kerstborrel in bijzijn van de vrijwilligers dan ook goed op is geproost. Een overzicht van alle in het rapportjaar afgeronde indexen is eventueel na te lezen in bijlage 1. De indexen zijn raadpleegbaar via de website van het RHC.

D E GEMEENTELIJKE BEVOLKINGSREGISTRATIE WERD ZOWEL IN REGISTERBOEKEN ALS OP KAARTEN BIJGEHOUDEN

Ter besluit van deze sectie verdient de multi-inzetbaarheid van onze vrijwilligers in Woerden nog vermelding. Hoewel we het tot dusver met name over de ontsluiting van bevolkingsregisters hebben gehad, zijn er ook vrijwillige medewerkers belast geweest met andere werkzaamheden. Hun taken omvatten onder meer het beschrijven van foto’s op de beeldbank, informatieverzameling en invoer voor de rubriek ‘Streekgenoten’ en de nadere ontsluiting van bepaalde bronnen uit de rechterlijke archieven. Uiteraard zijn ook de resultaten van deze werkzaamheden vrijwel direct beschikbaar gesteld via de website.

Website Diezelfde website is een bron van onschatbare waarde voor onderzoekers. Of onderzoekers simpelweg uit zijn op historische informatie of juist een studiezaalbezoek willen voorbereiden, de website is altijd het geijkte startpunt. Sinds de coronajaren, waarin de fysieke dienstverlening in Woerden vaak noodgedwongen stokte, fungeert de website als digitale studiezaal. Hoewel de dienstverlening op de studiezaal volledig is hervat, is de populariteit van de website nagenoeg intact gebleven. Het totaalaantal bezoekers daalde weliswaar van 38.789 in 2022 naar 37.712 in het rapportjaar; het aantal paginaweergaven bleef met een kleine stijging van één procent echter nagenoeg gelijk (op 538.835 weergaven in 2023). Dergelijke schommelingen zijn statistisch insignificant: al met al mag dus geconcludeerd worden dat het websitegebruik op een stabiel niveau is gebleven. 10

E EN GREEP UIT DE COLLECTIE -GERT DE K LERK : V .L . N.R . TE ONDERSCHEIDEN ZIJN PENTEKENINGEN VAN DE H ERVORMDE KERK TE W ILLIGE LANGERAK , WINDMOLEN DE WINDHOND TE W OERDEN EN DE GALLUSKERK IN B ODEGRAVEN .

De bijna veertigduizend bezoekers van de website stuitten in de loop van 2023 op verschillende nieuwe collecties en informatiebronnen. Zo werd de krantenbank uitgebreid met ruim achtduizend scans van de Woerdense Courant uit de periode 2001-2005. Ook de beeldbank kreeg aandacht: ruim 2700 foto’s en prenten met betrekking tot de verschillende plaatsen in het werkgebied werden gescand. De beschrijving van de digitale aanwinsten is aan het eind van het rapportjaar gestart. Een bescheiden maar bijzondere plaats op de beeldbank is weggelegd voor de collectie-Gert de Klerk. Circa zeventig pentekeningen van zijn hand zijn gedigitaliseerd en te bewonderen op de beeldbank van het RHC. De digitalisering van de oudste resolutieboeken uit het stadsarchief van Woerden bleek eveneens een fraaie aanwinst. Op kosten van de gemeente zijn de veertien delen gescand en digitaal raadpleegbaar gemaakt op de website. Ook de rubriek ‘Streekgenoten’, waarin biografische gegevens van historische gemeente- en waterschapsbestuurders zijn gebundeld, kwam aan bod. Aandachtspunt in 2023 was met name verdere verrijking van informatie over al bekende bestuurders, al is tevens ingezet op het toevoegen van bestuurders die vóór 1850 in het lokaal bestuur actief zijn geweest.

Gebruik van archieven en collecties Het heeft er alle schijn van dat 2023 eindelijk weer een ‘normaal’ jaar was voor de dienstverlening op de studiezaal. Als gevolg van de verbouwing van het stadhuis en de tijdelijke verhuizing van het RHC naar Oudewater, die de coronacrisis voorafgingen, kon er voor het eerst sinds 2016 weer zonder beperkingen worden gewerkt. Uiteraard zaten de bezoekersaantallen in 2022 ook al behoorlijk in de lift, met nog slechts een beperkte demping als gevolg van de coronacrisis. De stijgende lijn werd in 2023 voortgezet. Waar de teller in 2022 stokte in zicht van de zevenhonderd, tikten we in het rapportjaar af bij een totaalaantal van achthonderdzestig individuele bezoekers. Aan de hand van de overzichten op de volgende pagina is eventueel in meer detail na te gaan wie het RHC in 2023 zoal een bezoek hebben gebracht.

11

A ANTAL ( FYSIEKE ) BEZOEKERS 2023

2022

Bezoekersaantal

860

693

Aantal bezoeken

1.605

1.258

BEZOEKERS NAAR SOORT ONDERZOEK 2023 2022 Familieonderzoek

172 (= 11%)

174 (= 14%)

Bouwtekeningen

738 (= 46%)

557 (= 44%)

Overig onderzoek

512 (= 32%)

399 (= 32%)

Ambtelijke inzages

183 (= 11%)

128 (= 10%)

D IENSTVERLENING STUDIEZAAL PER AFZONDERLIJKE DEELNEMER Bodegraven-Reeuwijk 317 Lopik 142 Montfoort 190 Oudewater 146 Woerden 653 IJsselstein 113 Hoogheemraadschap 44 Totaal 1.605

Wanneer we nader kijken naar de bovenstaande cijfers, zien we dat bijna de helft voor inzage van bouwarchief kwam. Opvallend ten opzichte van voorgaande jaren is dat deze groep in 2023 gelijkmatiger over het werkgebied was verdeeld. De verklaring ligt voor de hand. Voorheen waren er immers aanzienlijke verschillen qua overbrenging van bouwarchief tussen onze deelnemers. Sommige gemeenten hadden het statische bouwarchief al geheel aan het RHC overgedragen, terwijl andere gemeenten een aanzienlijk deel nog op de eigen archiefbewaarplaats lieten liggen. In 2023 is de achterstallige overbrenging ingehaald. Alle bouwdossiers uit de periode 1905-2000 liggen ondertussen in het depot van het RHC opgeslagen. Door adequate informatievoorziening vanuit het RHC en de gemeenten, constateren we bovendien dat burgers de weg naar de studiezaal voor inzage van deze stukken goed weten te vinden. Uit de bovenstaande getallen blijkt eveneens dat stamboomonderzoekers, onze stamgasten van weleer, minder vaak fysiek op het archief langskomen. Hun dalende aandeel is ongetwijfeld ingegeven door de groeiende digitale dienstverlening voor genealogen – hetzij op de website van het RHC, dan wel op andere online platforms. Zo zijn populaire genealogische bronnen van het RHC ook te raadplegen op externe websites als Wie Was Wie. Het RHC draagt zelf actief bij aan de digitalisering van de dienstverlening.

Met resultaat: voor sommige 12

onderzoeksvragen is het zelfs helemaal niet meer nodig om de studiezaal te bezoeken. Een goed voorbeeld zijn scholieren, die bijvoorbeeld op zoek zijn naar een geschiedenisverhaal of historische beeldmateriaal. Toch probeert het RHC uiteraard om jongere generaties onderzoekers warm te maken voor onderzoekers in de fysieke stukken. Uiteraard kunnen niet alle soorten onderzoek online plaatsvinden. Waar onderzoekers aangewezen zijn op bezoek aan de studiezaal, zorgen we dat ze zich aan de hand van de website – of via direct contact per mail of telefoon – optimaal kunnen voorbereiden. Uitgangspunt is de zelfredzaamheid van onderzoekers. Het RHC helpt een ieder om wegwijs te worden in het archief, maar onze insteek is wel dat historisch geïnteresseerden zelf hun onderzoek verrichten. Desondanks waren medewerkers van het RHC actief in het verstrekken van allerlei soorten inlichtingen aan een breed scala belangstellenden. Behalve historische hobbyisten omvat deze groep bijvoorbeeld ambtenaren en bestuursleden van onze deelnemers. De onderwerpen waarover inlichtingen werden verstrekt zijn als altijd zeer divers. Een greep uit de in 2023 behandelde onderwerpen is als volgt: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Brouwerij Wapen van Bodegraven; Heerlijkheid Wiltenburg onder Oukoop; Dialecten in Bodegraven en Reeuwijk; Particuliere straatweg / tol Gouda-Bodegraven; Bestemmingsplan Landelijk Gebied Driebruggen (1988); Ontstaansgeschiedenis Gereformeerde kerk van Nieuwerbrug aan den Rijn; Straatnaamgeving IJsselstein; Boerderij Rijpickerwaard te IJsselstein; Bestemmingsplan Zenderpark; Predikanten te Jaarsveld; Geschiedenis van Cabauw; Oprichting Rooms-katholieke kerk Montfoort; Familiegraf Knook-De Bruijn te Linschoten Kastelen in de omgeving van Linschoten; Kazerne van Oudewater; Historische adressen Oudewater; Italiaanse deserteur te Zegveld; Carnaval in Harmelen; Het leven van een patiënt van de Johannes Stichting; Verzetsgroep Uden in Woerden in de Tweede Wereldoorlog; Naamsgeschiedenis van het Tournoysveld te Woerden; Kaasmarkt te Woerden tijdens Tweede Wereldoorlog; Naamgeving bastions Woerden; Waterschappen Cattenbroek en Rapijnen; Buisleiding Vreeswijk-Amsterdam (HDSR); Eigendomsrechten HDSR bij Hooge Boezem Haastrecht; en diverse genealogieën binnen het werkgebied. 13

D E STREEKARCHIVARIS SCHREEF EEN ARTIKEL OVER DE MIDDELMOLEN VAN HET WATERSCHAP BIJLEVELD

De historische know how van het RHC werd bovendien ingezet voor tal van historische initiatieven, projecten en publicaties. Zo leenden medewerkers hun kennis aan de monumentencommissie van Woerden; de straatnaamcommissies van Bodegraven-Reeuwijk en Woerden; de beheergroep-Andréloncollectie; verschillende werkgroepen in het kader van Open Monumentendag; en de organisatie van de Klassendag in Harmelen. Ook leverde het RHC een bijdrage aan diverse tentoonstellingen. Streekarchivaris Frank van Rooijen en archivaris Rob Alkemade klommen bovendien in de pen om hun historische kennis op papier te zetten. Van eerstgenoemde verscheen in historisch maandblad Heemtijdinghen het artikel “De kwestie van de Middelmolen van Bijleveld in Harmelen”. Datzelfde blad publiceerde bovendien een tweede artikel van zijn hand: het biografische portret “Gijsbertus Bouwman, een kleurrijke inwoner van Kamerik”. De streekarchivaris hoopt met dit artikel, dat zijn eigen overgrootvader betreft, andere genealogen te inspireren zijn voorbeeld te volgen en diepgravend(er) onderzoek te doen. Rob Alkemade leverde op zijn beurt een bijdrage aan het boek “Bodegraven Energiek” van de Historische Kring Bodegraven. Ook als spreker lieten beide heren zich verre van onbetuigd.

Zo liet de streekarchivaris op uitnodiging van de Stichts-Hollandse Historische Vereniging (SHHV) in kerkgebouw De Rank zijn licht schijnen op de burggraven van Montfoort. Archivaris Rob 14

Alkemade reisde af naar Bodegraven en Waarder, waar hij respectievelijk lezingen gaf aan de familiestichting Van der Neut en aan vrouwenvereniging Passage.

MUNT MET PORTRET VAN J AN III VAN M ONTFOORT (1448-1522), EEN VAN DE MACHTIGE BURGGRAVEN VAN M ONTFOORT

Het RHC verwelkomde ook in 2023 elke vrijdag de Werkgroep Archiefonderzoek van de SHHV. De werkgroep bestaat uit vier personen, die zich in de vrijwilligerskamer afgezonderd van andere onderzoekers in alle rust in de archieven onder kunnen dompelen. Doel is uiteindelijk om tot vernieuwende onderzoeksperspectieven te komen, waarmee de geschiedenis van Woerden met een frisse blik bejegend kan worden.

Inspectie Krachtens de Wet Revitalisering Generiek Toezicht leggen de colleges van de gemeenten en HDSR aan de gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur verantwoording af over de archiefzorg en informatiehuishouding. De provincie fungeert in dit verband als extern toezichthouder. Om de colleges handvatten te geven, rapporteert de streekarchivaris uitgebreid over de archiefzorg in de zogenaamde KPI-rapportage. Deze rol neemt hij ook op zich voor het bestuur van gemeenschappelijke regeling Ferm Werk. In overleg met de provincie worden voorafgaand aan de KPI-ronde telkens mogelijke speerpunten geïdentificeerd, die in ieder geval aan bod dienen te komen. De streekarchivaris en archiefinspecteur schuiven daarnaast altijd aan bij de besprekingen die de provincie Utrecht houdt met de gemeenten of HDSR. Inzet is om uiteindelijk tot een juiste beoordeling van de uitvoering van de Archiefwet te komen. Sinds 2022 liggen alle deelnemers op schema met de overdracht van het papieren archief. De focus is ondertussen dan ook verschoven naar digitaal archiefbeheer. Vanuit het archieftoezicht is de inrichting van een kwaliteitssysteem een belangrijk speerpunt, waarbij ook de vaststelling en implementatie van een metadataschema breed speelt. 15

Alle deelnemers kennen een Strategisch Informatie Overleg (SIO). Daarnaast onderhoudt het RHC goede contacten met de verschillende afdelingen DIV/Informatiehuishouding. De archiefinspecteur trekt in dit verband veelvuldig op met de adviseur digitale archieven van het RHC. In samenwerking met de teamleider van de afdeling DIV verzorgde de streekarchivaris een presentatie voor het college van Woerden, waarbij de huidige uitdagingen met betrekking tot de informatiehuishouding nader aan bod kwamen. Speciale aandacht bij de presentatie was er voor de vraag hoe de informatiehuishouding naar een hoger plan getild kan worden, zodat deze beter aan de wettelijke eisen kan voldoen. Vanuit de provincie werd gehamerd op het belang van goede afspraken over het archiefbeheer bij uitbesteding van taken. In hun contacten met collega’s van naburige archiefdiensten, hebben de archiefinspecteur en streekarchivaris met name overleg gevoerd over het archiefbeheer van de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU). Een slepende kwestie bij de ODRU betrof de overdracht of teruggave van door gemeenten ter beschikking gestelde dossiers. Ook bleek er behoefte te bestaan aan verheldering van de kaders, waarbinnen de gemeente Zeist als eerste aanspreekpunt voor het archieftoezicht op de ODRU fungeert.

Met oog op de aanstaande reorganisatie van de Utrechtse omgevingsdiensten, zal dit vraagstuk naar verwachting ook in 2024 een aandachtspunt blijven. De archiefinspecteur heeft voorts overleg gehad met vakgenoten in de provincies Utrecht en Flevoland (onderdeel van de Kring van Utrechtse Archivarissen). Ook bezocht hij een bijeenkomst van de Zuid-Hollandse archivarissen, die in het teken stond van de Capstone-methodiek bij de archivering van e-mails. Hij was tevens van de partij bij verschillende webinars, die digitale archivering, de nieuwe Archiefwet en de Omgevingswet als onderwerp hadden.

Advisering De werkzaamheden van de adviseur digitale archieven richtten én richten zich op de voorbereidingen van het e-depot. Uiteindelijk is het de bedoeling dat alle deelnemers op het edepot worden aangesloten. Hiertoe is met DiVault in 2020 een traject gestart om met de gemeente Bodegraven-Reeuwijk tot overbrenging van digitale informatie naar een e-depot te komen. Het zou een leerervaring moeten worden, waar ook de andere deelnemers van het RHC uiteindelijk de vruchten van kunnen plukken. Het project gaat evenwel met horten en stoten. De oorzaak van de niet altijd optimale voortgang moet vooral gezocht worden bij de leverancier van het zaaksysteem; deze partij had de benodigde koppeling namelijk niet gereed. Hoewel er in 2022 eindelijk grote stappen gezet konden worden, eindigde dat jaar in teleurstelling. De leverancier besloot namelijk een andere koers te varen – eentje die helaas nadelig was voor de voortgang in Bodegraven. Om het alsnog voor de leverancier mogelijk te maken om archief uit het systeem van Bodegraven-Reeuwijk te krijgen, zijn de eisen aan de export versimpeld. Gevolg is wel dat enkele taken met betrekking tot de metadata, zoals verrijking en het aanbrengen van juiste koppelingen, zijn verschoven naar de leverancier van het e-depot, DiVault.

Dit overgangstraject loopt nog steeds, mede als gevolg van door de leverancier van BodegravenReeuwijk veroorzaakte vertragingen. De ontwikkeling van het e-depot was het onderwerp van

16

een presentatie op een landelijke bijeenkomst van DiVault, die werd verzorgd door de adviseur digitale archieven en een medewerker van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Voorts vermeldenswaardig is dat in 2023 is een generiek publieksportaal afgenomen bij DiVault. Aan de hand van dit portaal kan informatie vanuit het e-depot op een simpelere wijze aan bezoekers van het RHC worden gepresenteerd. De integratie tussen het e-depot en de website van het RHC geniet dan ook prioriteit: dit publieksportaal kan gezien worden als effectieve tussenstap in het overkoepelende traject. Het verder opzetten van het publieksportaal is ook in 2024 nog aan de orde. We zullen starten met het tonen van een nieuw opgezette collectie video- en geluidsopnamen. Het onderstreept de nieuwe mogelijkheden die het publieksportaal biedt. De video- en geluidsopnamen in kwestie zijn namelijk al langer in het beheer van het RHC; met het publieksportaal is het daadwerkelijk mogelijk om de collectie (digitaal) te ontsluiten. Naast overbrenging naar het e-depot, zoals de pilot met Bodegraven-Reeuwijk beoogt, is het ook mogelijk om informatie uit te plaatsen in een pre-depot. Een voordeel van het op deze manier overzetten van archief, is dat bestaande live- en legacy-software van onze deelnemers wordt ontlast.

Diverse deelnemers van het RHC maken al gebruik van het pre-depot, of onderzoeken de mogelijkheden tot uitplaatsing in samenwerking met het RHC. Aantrekkelijk is dat informatie in dit stadium voor deelnemers binnen handbereik blijft: ze kunnen zelf nog bewerken en beheren. Het pre-depot kan dan ook een prettig alternatief zijn voor (vervroegd) overbrengen naar het RHC. Vanuit het RHC assisteerde de adviseur digitale archieven deelnemers bij verscheidene vraagstukken. Extern is de adviseur bovendien van de partij bij diverse kennis- en ontwikkelingssessies. Zo vond het landelijke overleg van adviseurs digitale archieven in Woerden plaats. Het RHC is tevens aangesloten bij een regionale groep van archiefdiensten, waarin gezamenlijk wordt toegewerkt naar een duurzame oplossing voor de problemen van vandaag en morgen. De vraag hoe digitale informatie het beste kan worden opgeslagen en hoe de dienstverlening aangepast dient te worden, blijft archiefdiensten immers voor uitdagingen stellen. Het strekt dan ook ter aanbeveling om de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten te houden en waar mogelijk gezamenlijk op te trekken.

17

BIJLAGE 1: Indexen website In 2023 werden de volgende indexen op de website geplaatst: Dopen ▪ Bodegraven Lut., 1814-1827 ▪ Montfoort RK, 1693-1811 ▪ Teckop RK, 1789-1811 ▪ IJsselstein NH, 1639-1645, 1647 Trouwregistratie (kerkelijk) ▪ Jaarsveld NH, 1793-1794, 1819-1859 ▪ Montfoort NH, 1619-1671, 1688-1739 ▪ Montfoort RK, 1720-1729 Trouwregistratie (belasting) ▪ Cabauw, 1696-1714, 1763-1805 ▪ Zuid-Polsbroek, 1759-1805 Trouwregistratie (rechterlijk) ▪ Benschop, 1678-1794, 1799-1811 ▪ Cattenbroek, 1669-1724, 1730-1737 ▪ Jaarsveld, 1733-1812 ▪ Linschoten, 1796-1798 ▪ Lopik, 1715-1732, 1742-1811 ▪ Middelburg (ZH), 1670-1683, 1704-1730 ▪ Montfoort, 1618-1625, 1639-1656, 1662-1671, 1691-1733, 1746, 1749, 1761-1800 ▪ Noord-Polsbroek, 1706-1732 ▪ Snelrewaard, 1646-1723 ▪ IJsselstein, 1654, 1690-1809 ▪ Zuid-Polsbroek, 1760-1786, 1794-1813 Begraafregistratie ▪ Benschop, 1748, 1755-1807 ▪ Cabauw (belasting), 1695-1714, 1787-1807 ▪ Harmelen, 1733-1821, 1794-1811 ▪ Montfoort, 1585-1659 ▪ Oudewater, 1615-1708 ▪ Sluipwijk, 1812-1828 ▪ Woerden RK, 1653, 1660-1740 ▪ Zuid-Polsbroek (belasting), 1759-1805

18

Bevolkingsadministratie ▪ Barwoutswaarder, volkstellingregister, 1837-1839 ▪ Barwoutswaarder, gezinskaarten F-K, 1919-1938 ▪ Bodegraven, bevolkingsregisters, 1900-1918 (crowdsourcing, aangevuld) ▪ Harmelen, volkstellingsregister, 1845 ▪ Harmelen, bevolkingsregisters, 1905-1925 (crowdsourcing, aangevuld) ▪ Harmelen, gezinskaarten A-E, S-Z, 1926-1939 ▪ Jaarsveld, bevolkingsregisters, 1900-1910 (crowdsourcing, aangevuld), 1910-1923 ▪ Kamerik, gezinskaarten A-E, S-V, 1930-1939 ▪ Lange Ruige Weide, volkstellingsregister, 1937 ▪ Montfoort, gezinskaarten P-S, 1917-1936 ▪ Oudewater, gezinskaarten L-S, 1905-1938 ▪ Rietveld, volkstellingsregister, 1837-1839 ▪ IJsselstein, gezinskaarten A-Be, Bo-G, Ho-N, P-Sche, St-Vo, Wi-Zij, 1910-1938 ▪ Zegveld, bevolkingsregister, 1900-1937 ▪ Zegveld, dienstbodenregister, 1900-1937 Notariële akten ▪ Oudewater, 1627-1628, 1631-1665, 1669-1670, 1672-1699 Schepenakten ▪ Hekendorp (lijkschouwingen), 1723, 1739 ▪ Lopik (lijkschouwingen), 1668, 1707, 1727-1757 ▪ Montfoort (lijkschouwingen), 1649-1795 ▪ Oudewater (lijkschouwingen), 1661-1691 ▪ Reeuwijk, 1635-1647 ▪ Willeskop (lijkschouwingen), 1720-1757 ▪ Woerden, 1602-1640 Belastingen ▪ Hoenkoop hoofdelijke omslag, 1820, 1830 ▪ Lopik familiegeld, 1676 ▪ Montfoort consumptiemiddelen, 1688 ▪ Willeskop (Blokland) tijnsbelastingen, 1681-1682 ▪ Zuid-Polsbroek hoofdelijke omslag, 1830, 1840 Bouw- en

hinderwetvergunningen ▪ Bodegraven, bouwvergunningen, 1919, 1921 ▪ Bodegraven, hinderwetvergunningen, 1942-1994 ▪ Hoenkoop, hinderwetvergunningen, 1884-1970 ▪ Lange Ruige Weide, bouwvergunningen, 1905-1908 ▪ Oudewater, bouwvergunningen, 2001-2014 19

▪ ▪ ▪

Oudewater, hinderwetvergunningen, 1941-1988 Papekop, bouwvergunningen, 1905-1909 Reeuwijk, bouwvergunningen, 1949-1999

20

BIJLAGE 2: Toezicht op deelnemers van het RHC Gemeente Bodegraven-Reeuwijk Naar aanleiding van de KPI-rapportage 2022 en het daaruit voortkomende verbeterplan werd de gemeenteraad geïnformeerd door het college van burgemeester en wethouders via raadsinformatiebrief nr. 56, d.d. 04-10-2023 (kenmerk Z/23/147474/ DOC-23340562). B&W adviseerden met oog op 2023 en 2024 tot uitvoering van het onderstaande vijftal actiepunten: 1. Overzicht applicaties: In beeld brengen te bewaren informatie in vakapplicaties. Stel nu echt vast welke informatie uit vakapplicaties, die dus niet Join zijn, bewaard moet worden en voor welke termijn de opslag moet geschieden. Dit wordt in 2023/2024 opgepakt; 2. Kwaliteitssysteem archiefbeheer: In 2021 is voor Bodegraven-Reeuwijk door Docfactory in concept een kwaliteitssysteem Informatiebeheer opgesteld. Ambtelijk is bevestigd dat dit op 19 september 2022 door B&W is vastgesteld. In 2024 zal dit verder uitgerold worden (onder meer door het gebruik van de applicatie LIAS); 3. E-depot(s): Zorg dat er een koppeling tussen Join en het e-depot wordt gerealiseerd, zodat dit jaar nog informatie kan worden overgebracht; dit loopt nog. Na de noodzakelijke test-conversies zal dit in 2024 daadwerkelijk gerealiseerd zijn door DIV; 4. Aanvullende metagegevens digitaal: Maak één metagegevensschema per applicatie met archiefwaardig materiaal.

Ook in Microsoft Teams zit archiefwaardig materiaal. Kijk ook verder naar het archiveren van e-mail en sociale media. Dit wordt in 2023/2024 opgepakt door een multidisciplinair team; 5. Authenticiteit en context: Stel ook voor de processen waarvoor dit nog niet is gebeurd het metagegevensschema (generiek voor alle informatie in Join vast zodat overgedragen kan worden naar het e-depot. Dit wordt eveneens in 2023/2024 opgepakt door een multidisciplinair team. De provincie beoordeelde als extern toezichthouder de uitvoering van de Archiefwet naar aanleiding van de rapportage over 2022 met “geel”. Deze kwalificatie houdt in dat het archiefen informatiebeheer bijna op orde is. Er zal door de provincie hierna alleen toezichtinformatie opgevraagd worden en gevalideerd. Conform het plan van aanpak zijn er in 2023 een aantal actiepunten goed opgepakt. Zo kwam het tot de vaststelling van het Kwaliteitssysteem Informatiehuishouding en de overdracht van diverse analoge archiefbestanden van Bodegraven en Reeuwijk (t/m 1999) aan het RHC. Daarnaast is hard gewerkt aan de export van afgeronde zaken uit de periode 2011-2019 vanuit Decos Join naar het e-depot van het RHC. Het plan van aanpak bestreek de periode 2023-2024. Het voorzag er dus in dat er ook in 2024 nog de nodige openstaande actiepunten zijn. Die betroffen met name de vervolmaking van het kwaliteitssysteem.

Het behoeft geen betoog dat de kwaliteitsbewaking van de informatiehuishouding erg belangrijk is. Door personele wisseling heeft er in het verslagjaar geen Strategisch informatieoverleg (SIO) plaatsgevonden. Ambtelijk is toegezegd dat dit in 2024 weer zal worden ingepland.

21

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden te Houten Op 15 maart 2023 is het KPI-verslag over 2022 door het RHC naar HDSR verzonden. Op 5 april 2023 heeft de provincie een toezichtgesprek met HDSR gehouden, waarna de beoordeling over 2021 en 2022 tot stand kon komen. In dit gesprek werd het op 7 februari 2023 door het dagelijks bestuur van HDSR vastgestelde bestuursvoorstel meegenomen. Dit voorstel was een reactie op de aanbevelingen uit het KPI-rapport over 2022 van het RHC (registratienummer 1928629). Het hierin opgenomen Strategisch Beleidskader Informatiehuishouding Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2023-2026 bevatte tevens een Verbeterplan en planning voor 2023/2024. Op 2 mei 2023 werd door de provincie de toezichtbrief over 20212022 aan het bestuur van HDSR gezonden. In 2023 vond vrijwel maandelijks voortgangsoverleg (via Teams dan wel in Houten) plaats inzake het verbeteringsproject “Informatie op orde”. Daarnaast is er in 2023 één keer via Teams een Strategisch Informatieoverleg gehouden. Hoewel het hoogheemraadschap al enkele jaren geleden geld en middelen beschikbaar heeft gesteld om de informatiehuishouding naar een hoger plan te tillen, lukte het maar mondjesmaat om verbeterpunten af te ronden. Voorzichtig laat 2023 wel een kentering zien: ondertussen zijn er concrete resultaten geboekt, die de uitvoering van de Archiefwet helpen verbeteren.

Zo kwam het tot vaststelling van de Archiefverordening HDSR 2023, het daarop gebaseerde Besluit Informatiebeheer HDSR 2023 en het Aanwijzings- en benoemingsbesluit Informatiebeheer HDSR 2023. Ook een metadataschema (gebaseerd op MDTO) is vastgesteld, wat gebruikt kan worden voor de inrichting van een zaaksysteem, documentmanagementsysteem en vakapplicaties. Hiermee kan te zijner tijd te bewaren informatie overgebracht worden naar het e-depot van het RHC. De overdracht staat voor 2025 ingepland. Een optie is trouwens dat HDSR voorafgaand aan aansluiting op het e-depot kiest voor het overzetten van informatie naar het zogenaamde pre-depot. Bovendien zal in de huidige DM-omgeving in 2024 verder moeten worden geschoond en geordend. Deze omgeving is ook een kandidaat voor uitplaatsing in het pre-depot. Het hoogheemraadschap gaf het RHC daarnaast in 2023 opdracht om de inventarisatie van het tienjarenblok 1994-2005 ter hand te nemen, wat ook een actiepunt was uit de KPI-rapportages van vorige jaren. Eerlijkheid gebiedt wel te zeggen dat bovenstaande oogst van acties uit het verbeterplan vooral bestaat uit het spreekwoordelijke laaghangend fruit. Voor de aanpak van de grote uitdagingen is meer nodig. Gelukkig zijn de personele omstandigheden na de laatste uitbreidingen goed. Wel lijkt het een uitdaging medewerkers om voor langere tijd aan deze klussen te binden.

Positief is eveneens dat bij de aanpak van de verbetering van de informatiehuishouding echt de aandacht van het management heeft. Tegen deze achtergrond is het dan ook jammer dat het Hoogheemraadschap de ingeslagen weg om te komen tot een nieuw DMS (de implementatie van Content Suite) moest verlaten, wat extra vertraging geeft. Gelukkig is besloten om (toch) aan de slag te gaan met het wegwerken van de achterstanden in vernietiging, zowel van papieren archiefbestanden als digitale informatie in het huidige DMS en de vakapplicaties (onder meer met betrekking tot vernietiging conform de geldende selectielijst voor waterschappen en om te kunnen voldoen aan de AVG). Ik verwacht dan ook dat er in het komende jaar vernietigingslijsten worden opgemaakt, die ter goedkeuring aan mij zullen worden voorgelegd. Dit is sinds 2016 immers niet meer gebeurd.

22

Zorgen blijven er ten aanzien van de overgang van hybride naar een volledig digitale archivering. Nog steeds is het vervangingsbesluit uit 2015 niet volledig geïmplementeerd. Het huidige zaaksysteem is nu ingericht volgens het vastgestelde metadataschema en de implementatie van i-Navigator zal binnen afzienbare tijd worden afgerond. Het kiezen van een vervanger voor Content Suite zorgt er echter helaas voor dat de informatiehuishouding van de organisatie niet binnen afzienbare tijd op orde komt. Mocht hierover komend jaar een beslissing genomen worden, dienen ook het huidige Handboek Vervanging en de bewaarstrategie (inclusief een goed werkend kwaliteitssysteem) aangepast te worden. Naar verluidt oriënteert het Hoogheemraadschap zich op dit vlak. Ook de bewaarstrategie voor alle vakapplicaties en mailboxen is een aandachtspunt: deze kwestie sleept namelijk al langere tijd. Gemeente IJsselstein Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2022 (uitgebracht door het RHC op 2 februari 2023) heeft het college een verbeterplan laten maken en vastgesteld. Het plan is vervolgens ter kennisname naar de gemeenteraad verzonden en tevens naar de provincie gestuurd. De provincie heeft vervolgens als extern toezichthouder op 5 december 2023 gereageerd met een beoordelingsbrief met betrekking tot de KPI-rapportage 2021-2022 (2023).

Het oordeel voor IJsselstein over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2021-2022 (2023) luidde ‘voldoet deels’. Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. In de vorige toetsingsronde over 2019-2020 kwam de provincie ook tot dit oordeel, met daarbij de positieve constatering dat de organisatie gestaag verbeteringen in haar informatiebeheer doorvoert. IJsselstein heeft in de voorgaande jaren inderdaad de nodige voortgang gemaakt in de verbetering van het archief- en informatiebeheer. In het verslagjaar 2023 is de voortgang echter gestokt: een aantal actiepunten uit het verbeterplan is niet afgerond. Veel tijd is gaan zitten in de implementatie van het nieuwe zaaksysteem en de migratie van Mozard naar het pre e-depot. Mede hierdoor is een aantal verbeterpunten blijven liggen. In dat verband noem ik ook de vaststelling van de Bewaarstrategie en de acties rondom het Kwaliteitshandboek en Periodiek Controleplan. Daarnaast is het van belang om beter zicht te krijgen op alle informatiestromen (inclusief decentrale vakapplicaties en mailboxen). Dit punt dient te worden meegenomen bij de herziening van het Documentair Informatieplan in 2025. Deze openstaande actiepunten, die afkomstig zijn uit het vorige KPI-verslag, moeten in komende jaar echt uitgevoerd worden.

Wel is inmiddels de jaarlijkse vernietiging uit MyLex voor 2022 en 2023 uitgevoerd en die voor 2024 voorbereid. Punt van aandacht is nog de vernietiging in Djuma. Het project voor uitplaatsing van informatie uit de oude Mozard-omgeving naar het pre e-depot loopt ook in 2024 nog door. Verwacht wordt dat het in de loop van dit jaar afgerond kan worden, waarna ook het bekende probleem van achterstallige vernietiging opgepakt kan worden. In verband met de geplande overgang naar een nieuw Raadsinformatiesysteem in 2025 dient eveneens onderzocht te worden, of de informatie uit het huidige systeem (NotuBiz) overgezet kan worden naar het pre e-depot. In 2023 is er tweemaal een Strategisch Informatieoverleg gehouden. Al met al kan geconcludeerd worden dat de vaart er in 2023 door omstandigheden niet in zat rond de KPIverbeterpunten.

23

Gemeente Lopik Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2022 (uitgebracht door het RHC op 9 mei 2023) heeft het college een verbeterplan vastgesteld. Dit plan is vervolgens naar de gemeenteraad gezonden. Deze informatie werd voor kennisgeving aangenomen in de raadsvergadering van 28 november 2023 en naar de provincie gestuurd. De provincie heeft als extern toezichthouder op 2 april 2024 gereageerd met een beoordelingsbrief over de periode 2022-2023. Het oordeel luidde ‘voldoet deels’. Dit betekent dat het informatiebeheer in Lopik deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar op een aantal onderdelen nog niet. Er is in 2023 één keer een Strategisch Informatieoverleg gehouden. Positief is dat Lopik in 2023 een KIDO Zelfevaluatie heeft laten uitvoeren. Op basis van deze evaluatie kan in 2024 worden gewerkt aan een bewaarstrategie voor analoge en digitale informatie (inclusief de informatie uit andere vakapplicaties en e-mailboxen) als onderdeel van het Informatiebeleid en het opstellen van het Informatiebeheerplan. Tevens belangrijk is toepassing van het metadataschema in Decos Join. Een structurele toepassing van het handboek vervanging is ondertussen echt van belang. De gemeente doet er daarbij goed aan om de voor informatiebeheer beschikbare instrumenten te gebruiken.

Helaas moet evenals in de rapportage 2022 opnieuw geconstateerd worden dat de voortgang van de gemeente Lopik in 2023 met horten en stoten is gegaan. In het rapportjaar konden geen actiepunten worden afgevinkt, waarmee de gemeente aan de Archiefwet zou voldoen. Verschillende verbeterpunten zijn in de planning doorgeschoven, mede vanwege de personele bezetting. Derhalve wordt dan ook geadviseerd in 2024/2025 te bezien of de huidige ambtelijke bezetting met betrekking tot archief- en informatiebeheer echt voldoende is om alle taken in eigen huis te kunnen uitvoeren. Tegen deze achtergrond is het nakomen van de wettelijke verplichting tot archiefselectie en -vernietiging een punt van zorg. Zo is de vernietiging vanaf 2020 (analoog) en digitaal (vanaf 2014) ook in het afgelopen jaar nog niet goed opgepakt. Opmerkelijk detail bij de archiefselectie van de gemeente Lopik, is dat er geen hotspots zijn vastgesteld. Dit zou te veel werk met zich meebrengen. Deze gedachte berust op een misverstand: waar het opstellen van hotspots onder meer voortvloeit uit de door u gebruikte selectielijsten (voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen van 2017 en 2020), is het weinig verwonderlijk dat ook de provincie nu aandacht vraagt voor dit onderwerp. Mijn voorstel was dan ook, in samenwerking met de archiefinspecteur en de adviseur digitale archieven, om dit in 2024 alsnog op te pakken.

In 2025 staat de gemeente Lopik in de planning voor aansluiting op het e-depot. Gezien de planning en benodigde activiteiten om dit te kunnen halen, wordt aangeraden om hier nu al mee te beginnen. Goed om te weten is bovendien dat het RHC de uitplaatsing van uitgefaseerde systemen in het pre-depot van harte kan aanbevelen, zoals voor bijvoorbeeld de data vanuit ABS of de gegevens die nu in MyLex staan. Een aspect dat bij veel gemeenten ondersneeuwt is de zorg voor archivering van gemeentelijke taken die elders zijn belegd. Mede in verband met de toekomstige fusie tussen de ODRU en RUD, is er een goede aanleiding om de afspraken met de RIUD rond archief- en informatiebeheer te bezien – en wellicht beter vast te leggen. Ook is het raadzaam om in 2024 in het informatiebeheerplan tevens een standaardprocedure op te nemen, waarin de overdracht van taken (in mandaat) aan derden is vervat.

24

Al met al zagen we dat er in het afgelopen jaar nauwelijks punten zijn verbeterd in het KPI-traject. Wij hopen dat 2024 een kentering zal laten zien. Dat is goed mogelijk: met de juiste inzet kan de gemeente Lopik namelijk snel verbetering boeken. Gemeente Montfoort Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2022 (uitgebracht door het RHC op 18 april 2023) heeft het college een verbeterplan vastgesteld. Dit plan is op 27 juni 2023 naar de gemeenteraad verzonden. Deze informatie is vervolgens voor kennisgeving aangenomen door de raad. Dezelfde informatie werd op diezelfde datum naar de provincie gestuurd. De provincie heeft als extern toezichthouder gereageerd met een beoordelingsbrief d.d. 19 september 2023 over de periode 2021-2022. Het oordeel voor Montfoort over de uitvoering van het informatieen archiefbeheer in 2021-2022 luidde ‘voldoet deels’. Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldeed, maar deels ook nog niet. In de vorige toetsingsronde over 2019-2020 kwam de provincie ook tot dit oordeel, met daarbij de positieve constatering dat de organisatie gestaag verbeteringen in het informatiebeheer doorvoerde. Montfoort heeft in de voorgaande jaren inderdaad de nodige voortgang gemaakt in de verbetering van het archief- en informatiebeheer.

Echter, in het verslagjaar 2023 is de voortgang gestokt: een aantal actiepunten uit het verbeterplan van het voorgaande jaar is niet afgerond. Er is veel tijd gaan zitten in de implementatie van het nieuwe zaaksysteem en de migratie van Mozard naar het (pre)e-depot. Mede hierdoor is een aantal verbeterpunten blijven liggen. In dat verband wordt hier de herziening van de bewaarstrategie en de acties rondom het Kwaliteitshandboek en Periodiek Controleplan genoemd. Daarnaast is de toegezegde kwaliteitscontrole op de gescande analoge documenten (vanaf 2020-2023) nog steeds niet afgerond. Naar wij uit ambtelijk overleg hebben begrepen zal dat, met extra inzet van personeel, dit jaar eindelijk opgepakt worden. Het moge duidelijk zijn dat de openstaande actiepunten, waarvan sommigen al langere tijd openstaan, komend jaar echt aangepakt moeten worden. Wel is inmiddels de jaarlijkse vernietiging uit MyLex voor 2022 en 2023 uitgevoerd – en is die voor 2024 al voorbereid. Eveneens is voor het papieren archief (10-jarenblok 1989-1999) in 2023 de formele overdracht aan het RHC (inclusief een formeel besluit dat de openbaarheid regelt) afgerond. Het project voor uitplaatsing van informatie uit de oude Mozard-omgeving naar het (pre) e-depot loopt ook in 2024 nog door.

Verwacht wordt dat het in de loop van dit jaar afgerond kan worden, waarna ook het bekende probleem van achterstallige vernietiging opgepakt kan worden. Er is in 2023 één keer een Strategisch Informatieoverleg gehouden. Gemeente Oudewater Het college van burgemeester en wethouders zond bij raadsinformatiebrief (nummer Z/23/058523 / D/23/110780, d.d. 22-08-2023) de gemeenteraad de KPI-rapportage van het RHC over 2022 toe, waarin ook het vastgestelde plan van aanpak was bijgevoegd. Het plan is ter kennisgeving aangenomen in de raad. Dezelfde informatie is naar de provincie gestuurd. In haar hoedanigheid van extern toezichthouder heeft de provincie gereageerd met een beoordelingsbrief (d.d. 21 maart 2024), waarin ook de actuele informatie over 2023 werd betrokken. Het oordeel over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2021-2022 luidde ‘voldoet deels’. Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de 25

Archiefwet voldoet, maar op een aantal onderdelen nog (net) niet. Ten opzichte van de vorige toetsingsronde zag de provincie zeker een positieve ontwikkeling. In plaats van de stagnatie in verbeteringen die in de vorige toezichtbrief werd gemeld, zag men nu dat de organisatie gestaag werkt aan de nog openstaande verbeteringen in het informatiebeheer. Indien men bij het volgende toetsingsmoment deze positieve ontwikkellijn blijft zien, is de verwachting ondertussen dat uw informatiebeheer tegen die tijd als ‘voldoet’ kan beoordelen. Opgemerkt werd dat het plan van aanpak binnen het KPI-traject een veel beter instrument is geworden. Anders dan voorheen is het plan reëel én wordt de voortgang onder meer in het SIO gemonitord, waarbij de planning en prioriteitstelling waar nodig kunnen worden bijgesteld. Bovendien zijn er middelen vrijgemaakt om de verbeterslag daadwerkelijk in te kunnen zetten. In 2023 is conform het plan van aanpak een aantal actiepunten goed opgepakt. Zo kwam het tot vaststelling van het metadataschema en de afronding en overdracht (inclusief beperkende bepalingen) van het archiefblok 1989-1999 en de bouwvergunningen (1993-2014) aan het RHC. Het handboek vervanging uit 2016 is inmiddels geactualiseerd en kon op 16 januari 2024 formeel door het college van B&W worden vastgesteld.

Voorts is op basis van het overzicht van de top-50 van vakapplicaties onderzocht of er informatie in is opgeslagen, die voor lange termijn bewaard moet worden. In 2024 dient er zorg voor te worden gedragen dat alle informatiestromen, waaronder de informatie in mailboxen, en waar nodig geschikt worden gemaakt voor eeuwige bewaring. Nu het metadataschema formeel is vastgesteld, is het van belang om het schema gedurende de komende jaren in de organisatie te implementeren. Hiervoor kunt u de controlemechanismen vanuit het kwaliteitssysteem gebruiken. Het vorige verbeterplan bestreek de periode 2023. Het is van belang dat Oudewater in het nieuwe verbeterplan vooral actiepunten opneemt, die in 2024 daadwerkelijk leiden tot uitplaatsing of overbrenging van informatie naar de e-depotvoorziening van het RHC. In dit verband dient ook de digitale dossiervorming vermeld te worden. In dit streven dient verder gewerkt te worden aan de vervolmaking van het kwaliteitssysteem, mede op grond van het al ingestelde onderzoek en de bewerking van het analoge archief tot circa 2016. Ook dient het wegwerken van de achterstallige vernietiging van papieren en digitale informatiebestanden in het komend jaar met kracht te worden voortgezet. Het is goed om de digitale bewaarstrategie op korte termijn af te ronden en de Hotspotmonitor vast te stellen, die inmiddels al wel in conceptversie gereed is.