Document · PDF

B11.2 Rapportage Q3 2024.pdf

Gemeenteraad 19 december 2024, gemeente OudewaterBij agendapunt: 6: ingekomen stukken15.019 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Rapportage Q3 2024

Woerden, 13-11-2024

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................2 Voorwoord ...............................................................................................................................................2 Financiële uitgangspunten in het derde kwartaal ....................................................................................3 Uitvoeringskosten ................................................................................................................................3 Activiteiten ...........................................................................................................................................4 Programma 1 Inkomensregelingen .........................................................................................................4 Programma 2 Arbeidsparticipatie ............................................................................................................8 Programma 3 Werkbedrijf en Beschut werk ..........................................................................................13 Programma 4 Aanvullende dienstverlening ...........................................................................................18 Overhead

...............................................................................................................................................21 Verdeelsleutels ......................................................................................................................................29 Kerncijfers per gemeente ......................................................................................................................30 Gemeente Woerden ..........................................................................................................................30 Gemeente Bodegraven-Reeuwijk......................................................................................................40 Gemeente Montfoort..........................................................................................................................49 Gemeente Oudewater .......................................................................................................................58

Voorwoord Voor u ligt de derde kwartaalrapportage over 2024. De rapportage geeft een vergelijkbaar beeld over het jaar 2024 ten opzicht van de eerste twee kwartaalrapportages. De financiële wijzigingen ten opzicht van de begrotingswijziging zijn beperkt en over het algemeen voordeling. We zien over de hele linie een stabilisatie van de werkzaamheden. Naast een lichte stijging bij de bijzondere bijstand, zijn er geen grote verschuivingen bij de in en uitstroom van de uitkeringen. Ook de omzet in het sociaal ontwikkelbedrijf is stabiel. Wel zien we dat het aantal SW medewerkers aan het dalen is. De uitstroom ligt iets boven prognose en we merken dat het intern gaat opvallen dat bezetting intern aan het dalen is. Het wordt steeds belangrijker dat we ingezette strategie om ontwikkelbedrijf te worden concreet gaan vertalen naar diensten en werkzaamheden om ontwikkel activiteiten te vergroten en zo meer mensen intern te kunnen ontwikkelen. Het V3 programma in onze organisatie komt is in een nieuwe fase beland. We hebben in het tweede kwartaal de strategische ambitie verwoord en zijn we gestart met het professionaliseren van onze bedrijfsvoering en de inkoop functie. Het professioneel versterken van de Informatievoorziening, personele functie en financiële functie is nodig om de organisatie te ondersteunen bij het behalen van de strategische ambitie.

We zijn tevens gestart met het voorbereiden van het versterken van het primaire proces en de dienstverlening, gericht op ontwikkeling en meedoen van alle kwetsbare inwoners van onze gemeenten. De projectplannen zijn in concept gereed en zullen eind 2024 starten. We zullen op zoek gaan naar steeds meer betrokkenheid en meedoen van onze eigen medewerkers om de collectieve ambitie te implementeren. Eenvoudig zal het niet zijn en het vraag in deze fase veel van het de projectorganisatie en het management. Ferm Werk is volop in beweging om de maatschappelijke en wettelijke veranderingen op te vangen en haar dienstverlening aan te passen veranderde arbeidsmarktomstandigheden. Geen makkelijke, maar wel een waardevolle opgave. oktober 2024, Guido Eggermont algemeen directeur

Rapportage Q3 2024 2

Financiële uitgangspunten in het derde kwartaal Uitvoeringskosten Financiële algemene uitgangspunten 

De prijsontwikkeling materiële budgetten is gebaseerd op de prijsontwikkeling van het bruto binnenlands product (PBBP) conform de Prijsindexen CPB*MEV 2024:

onderwerp

indexering begroting 2024

indexering 2024

Verschil

Materiële budgetten

10,80%

13,43%

2,63%

CAO SGO

2,50%

5,08% (vanaf januari 4,75% en vanaf oktober 1,25%)

2,58%

2,00%

8,63% (vanaf juli 2023 3,13% vanaf januari 3,73% en vanaf juli 3,09%)

6,63%

8,90%

8,92% (vanaf juli 2023 3,13% vanaf januari 7,47% en vanaf juli 3,10%)

0,02%

Wettelijk minimum loon

CAO Aan de Slag (Nieuw Beschut)

Rapportage Q3 2024 3

Uitvoeringskosten per programma De uitvoeringskosten bestaan uit personeelskosten en ondersteunde budgetten (materiële kosten). Materiële kosten zijn kosten die je maakt om het werk te kunnen doen. Denk daarbij aan huisvesting, ICT, bedrijfswagens etc. In de onderstaande tabel wordt een totaaloverzicht per programma weergegeven. Het verschil per programma toe te lichten, maakt het complex. Daarom is ervoor gekozen de stijging van de uitvoeringkosten op totaalniveau toe te lichten in plaats van op programmaniveau. Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2024

Begroting 2024 na wijziging

Prognose Q3 2024

Verwacht resultaat

Programma Inkomensregelingen

2.182

2.506

2.567

-61

Programma Arbeidsparticipatie

2.637

2.819

2.720

Programma SW-bedrijf en Nieuw Beschut

1.764

1.557

1.508

Programma Aanvullende dienstverlening

271

322

Programma Overhead

6.514

7.284

7.063

221

Totaal Lasten

13.368

14.488

14.181

308

Lasten

Toelichting verschillen uitvoeringskosten Bedragen x €1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2024 na wijziging

Bedrag Verschil

Ten opzichte van de begroting ná wijziging wordt een voordelig resultaat verwacht van 308 k. Dit voordelig resultaat wordt veroorzaakt door de verwerking van de ESF subsidie van 150 k en de lagere afschrijvingslasten als gevolg van 110 k (uitgestelde investeringen).

308

Totaal

308

Activiteiten Overige  

Voor de begroting van het bijstandsvolume baseert Ferm Werk zich op de CPB-ramingen. Deze worden meerdere keren per jaar gepubliceerd door het CPB. De gemiddelde uitkeringsprijs is voor alle gemeenten gelijk getrokken in de begroting 2024. Voor de prognose is een gemiddelde uitkeringsprijs per gemeente berekend.

Programma 1 Inkomensregelingen Financiële stabiliteit is een voorwaarde om optimaal te kunnen participeren in de samenleving. Ferm Werk is scherp op de rechtmatige toekenning van bijstand en benadrukt de tijdelijkheid van de uitkering. Daarnaast zijn wij duidelijk naar inwoners over wat zij van ons kunnen verwachten en ook wat wij van hen verwachten. Uitgangspunten hierbij zijn:  alleen de inwoner die er recht op heeft, ontvangt de uitkering/regeling  processen zijn zo eenvoudig mogelijk ingericht  maatwerk wordt toegepast als de situatie daarom vraagt; de omgekeerde toets gedachte.

Rapportage Q3 2024 4

Wat willen we bereiken? Correcte verstrekking van uitkeringen op grond van Pwet, IOAW, IOAZ en Bbz 2004 Het beoordelen van aanvragen en het verstrekken van uitkeringen en inkomensondersteunende regelingen op grond van de Participatiewet, IOAW, IOAZ en Bbz 2004 is een primaire taak van Ferm Werk. Dit brengt met zich mee dat deze verstrekkingen rechtmatig moeten zijn. Met andere woorden; Ferm Werk moet de bijbehorende wetten en regelgeving goed toepassen en uitvoeren, zodat alleen inwoners die er recht op hebben, een verstrekking krijgen. De rechtmatigheid wordt door de accountant getoetst. Wij stellen hierbij als doel dat we op het onderdeel werk en inkomen qua rechtmatigheid binnen de gestelde normen (foutmarge) blijven .

Wat gaan we daarvoor doen? Up to date houden van kennis medewerkers De sociale zekerheidswetgeving is complex en steeds in ontwikkeling. Het is dan ook van groot belang om de kennis van onze medewerkers voortdurend op peil te houden. Daarom volgen alle inkomensconsulenten jaarlijks minimaal 1 training voorliggende voorzieningen/update ontwikkelingen Participatiewet. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Controles uitvoeren conform IC en kwaliteitsplan We controleren de uitgevoerde werkzaamheden (processen). Hierdoor weten we hoe we ervoor staan en kunnen we inspelen op aandachts- en verbeterpunten voor beleid en uitvoering. De terugkoppeling vindt plaats op zowel individueel als teamniveau. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Uitvoeren van minimaal 1 themacontrole door team handhaving Op basis van het handhavingsbeleidsplan en actuele thema's wordt in 2024 minimaal 1 themacontrole door handhaving uitgevoerd. Het doel hiervan is de rechtmatige verstrekking van lopende uitkeringen te toetsen. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) De themacontrole 2023 die eind 2023 is gestart omvat meer inwoners dan vooraf was ingeschat. Ook hebben we een werkproces themacontrole ingericht om de uitkomst van de themacontrole beter te kunnen monitoren. Daarnaast heeft één van de handhavers een nieuwe uitdaging elders gevonden.

Dit alles bij elkaar maakt dat we in 2024 de themacontrole van 2023 af zullen ronden en in 2025 weer een nieuwe themacontrole uit zullen voeren. Optimaliseren informatieverstrekking richting inwoners Om de rechtmatigheid van aanvragen en uitkeringen goed te kunnen beoordelen, is het van groot belang dat de aanvragers juiste en correcte gegevens inleveren. Om fouten te voorkomen, is het belangrijk dat we aan de voorkant goed aangeven welke gegevens we nodig hebben en onze informatieverstrekking duidelijk is. In 2024 streven we naar het volgende:  2 x per jaar versturen we aan alle cliënten een nieuwsbrief met daarin aandacht voor dit onderwerp  we houden de informatie op onze website up-to-date  nieuwe brieven en beschikkingen schrijven we op B1-niveau  van 2 processen herschrijven we de huidige brieven en beschikkingen naar B1-niveau Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Rapportage Q3 2024 5

Wat willen we bereiken? Tijdige afhandeling van aanvragen op grond van Pwet, IOAW, IOAZ en Bbz 2004 Voor het afhandelen van aanvragen geldt een wettelijke afhandelingstermijn. De inwoners zijn, gezien hun vaak kwetsbare financiële situatie, echter gebaat bij een zo kort mogelijke afhandeltermijn. Voor 2024 streven we naar de volgende afhandeltermijnen:  100% van de aanvragen wordt afgehandeld binnen de wettelijke termijn  50% van de aanvragen wordt afgehandeld binnen 4 weken (uitgezonderd Bbz aanvragen)

Wat gaan we daarvoor doen? Doorontwikkeling automatisering In 2024 gaan we óf over naar een nieuw uitkeringssysteem óf verder met het optimaliseren van het huidige systeem. We verwachten ten eerste dat door de nieuwe automatiseringsmogelijkheden het aanvraagproces voor de inwoner eenvoudiger wordt. Maar ook dat interne doorlooptijden en daarmee de afhandeltermijnen korter worden. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) We gaan niet over naar een nieuw uitkeringssysteem. In het 3e kwartaal starten we met het optimaliseren van het huidige systeem. Vanaf het 4e kwartaal zullen de resultaten zichtbaar worden. Gebruik digitale aanvragen laten toenemen We willen dat inwoners meer gebruik gaan maken van onze mogelijkheden voor het digitaal indienen van aanvragen dan in 2023. Daardoor wordt het interne proces korter, wat een positieve invloed heeft op de afhandeltermijnen. Om hieraan een extra impuls te geven, zetten we in 2024 onze gebruikelijke communicatiekanalen zoals de website, nieuwsbrief en social media extra in. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Alle aanvragen kunnen digitaal ingediend worden Het streven is dat in 2024 alle aanvragen via de website ingediend kunnen worden. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Er zijn vele uitdagingen op ICT gebied.

Hierin moet een prioritering plaatsvinden waarin digitaliseren van aanvragen wordt meegenomen. Huidige processen beschrijven en herijken In 2023 wordt een start gemaakt met het beschrijven en herijken van processen. In 2024 wordt hier opvolging aan gegeven. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Prestatie-indicatoren inkomensregelingen Ferm Werk gemiddeld

Begroting 2024

Rapportage Q3 2024 6

Realisatie Q3 2024

Prognose 2024

Verschil

Uitkeringen LO

1.107

1.156

Garantiebanen

165

159

169

Rapportage Q3 2024 7

Wat mag het kosten? Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2024

Begroting 2024 na wijziging

Realisatie t/m Q3 2024

Prognose Q3 2024

Verwacht resultaat

Inkomensregelingen IOAW, IOAZ

18.275

20.979

15.920

20.977

Loonkostensubsidie

1.567

1.657

1.236

1.669

-12

276

357

272

340

Bijzondere bijstand

2.301

2.543

1.830

2.710

-167

Inkomensregelingen uitvoeringskosten

2.182

2.506

2.567

-61

Totaal Lasten

24.601

28.042

19.258

28.262

-220

23.932

27.373

17.949

27.411

-39

669

680

851

-182

24.601

28.042

18.629

28.262

-220

-629

Lasten

Bbz levensonderhoud en bedrijfskredieten

Baten Inkomensregelingen gemeentelijke bijdrage Inkomensregelingen debiteuren ontvangsten Totaal Baten Resultaat

Toelichting verschillen inkomensregeling Bedragen x € 1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2024 Lasten:

Bedrag Verschil

Bijzondere bijstand: Alleenverdienerstoeslag wordt in Q4 uitbetaald. Verwachting is uitgave van 81K. De gemeente Woerden heeft ook voor komende kwartaal aangegeven de taakstelling statushouders te willen realiseren, tezamen met de overige gemeenten, wordt 86K meer uitgaven verwacht. Alleenverdienerstoeslag: Verzoek van het Rijk om dit uit te voeren. Gemeenten hebben Ferm Werk verzocht dit op te pakken en uit te betalen. Kosten worden vanuit het Rijk vergoed.

-167

Inkomensregelingen uitvoeringskosten: zie toelichting Uitvoeringskosten en de algemene financiële uitgangspunten.

-61

Overige:

Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2024 Baten: Inkomensregelingen debiteuren ontvangsten: Door extra inzet op toepasbaarheid voorliggende voorzieningen is verrekening met UWV-Wajong uitkering 98K behaald. De overige 84K wordt behaald door extra inzet op in- en externe debiteuren bewaking.

-182

Totaal:

-39

Programma 2 Arbeidsparticipatie Ferm Werk zet zich in voor maximale participatie van inwoners die een beroep doen op onze dienstverlening. Dat doen we door scherp te kijken naar iemands mogelijkheden en potentieel. Dat benutten we zo goed mogelijk en stemmen we zo mogelijk af op de vraag van ons lokale bedrijfsleven. Voor inwoners die aangewezen zijn op gesubsidieerde arbeid (garantiebanen) streven we naar het bereiken van een maximale loonwaarde. Samen met onze ketenpartners zorgen we voor een goede integratie van statushouders in de maatschappij en adequate uitvoering van de Nieuwe Wet Inburgering 2021 (NWI2021).

Rapportage Q3 2024 8

In de kaderbrief 2024 hebben we aangegeven op een aantal thema's uit het programma arbeidsparticipatie een aangepaste koers te gaan varen. Dit is verwerkt in onze doelstellingen voor 2024.

Wat willen we bereiken? Toename van de participatie van statushouders Het aantal statushouders dat in de gemeente komt wonen, neemt toe en daarmee ook het bestand aan statushouders dat een uitkering ontvangt. Dit komt doordat deze groep over het algemeen een grote afstand tot de arbeidsmarkt heeft. Om te zorgen dat statushouders sneller kunnen participeren, willen we voor een groep van 35 statushouders intensieve begeleiding inzetten en de resultaten hiervan monitoren. De verwachting is dat de toename van participatie van deze groep tussen de 25% en 35% sneller zal zijn dan bij cliënten die deze begeleiding niet krijgen. Ook verwachten wij dat 35% van deze groep binnen een jaar na het behalen van het inburgeringsexamen (parttime) werk heeft.

Wat gaan we daarvoor doen? Methodisch werken Statushouders 35 statushouders worden intensief begeleid door een toegewezen consulent, die een bewezen methode toepast (zoals de FIP methode). Deze 35 statushouders worden maximaal 18 maanden begeleid. Daarna maken zij plaats voor andere cliënten die deze intensievere begeleiding krijgen. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Als gevolg van toepassing van de FIP-methode is al duidelijk wat de toegevoegde waarde van FIP is. FIP-consulenten hebben meer ruimte, tijd, zodat invulling kan worden gegeven aan de persoonlijke en intensieve begeleiding die FIP typeert. Wij verwachten dat binnen een half jaar de eertse resultaten zich zullen aandienen. In onze jaarrekening 2024 zullen wij u hierover verder informeren. Uitbreiding capaciteit Om dit doel te kunnen bereiken, is het werven van een consulent re-integratie een vereiste. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Inrichting clientvolgsysteem Om de ontwikkeling van de participatie van deze groep goed te kunnen monitoren, moet het cliëntvolgsysteem hier goed op worden ingericht. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Wat willen we bereiken? Meer profiteren van arbeidsmarktregio's en beter aansluiten op arbeidsmarktontwikkelingen Ferm Werk beweegt zich in twee arbeidsmarktregio's. De ontwikkelingen in deze regionale arbeidsmarktregio's bieden Ferm Werk kansen door schaalgrootte. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de inkoop van trajecten, in de regio beschikbare financiële middelen (landelijk en Europees), een breder aanbod aan werkgevers voor de inwoners en een breder aanbod aan werkzoekenden voor lokale

Rapportage Q3 2024 9

ondernemers. We streven ernaar de kansen die de arbeidsmarktregio's bieden optimaal te benutten door te profiteren van capaciteit en middelen die in de arbeidsmarktregio aanwezig zijn. Als gevolg hiervan zullen meer cliënten de weg naar het lokale bedrijfsleven vinden. De verwachting is dat hiermee meer uitstroom kan worden gerealiseerd, namelijk 5% ten opzichte van de uitstroom naar werk/scholing in 2022.

Wat gaan we daarvoor doen? Uitbreiding ontwikkelcapaciteit Om goed aangesloten zijn op de ontwikkelingen die spelen in de arbeidsmarktregio en de invloed hierop vanuit Ferm Werk te vergroten, zetten we hierop extra capaciteit in, namelijk in de vorm van een projectleider/ beleidsadviseur. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Wat willen we bereiken? Toename van de participatie van inwoners met een grote afstand tot de arbeidsmarkt We zien dat inwoners die bijstandsafhankelijk zijn of worden, steeds meer behoren tot de doelgroep met een grote afstand tot de arbeidsmarkt (categorie C). Voor deze doelgroep is echter te weinig ondersteuningscapaciteit beschikbaar. We verwachten dat deze inwoners sneller en meer stappen kunnen zetten als zij intensief begeleid worden. Daarom gaan we in 2024 van deze groep 35 cliënten (categorie C) intensief begeleiden en de effecten daarvan volgen. De verwachting is dat de mate van participatie van deze inwoners toeneemt, namelijk:  tussen 25% en 35% sneller dan bij cliënten die deze begeleiding niet ontvangen  5% tot 10% van deze cliënten zal de stap naar werk kunnen maken en (gedeeltelijk) uitstromen.

Wat gaan we daarvoor doen? Methodisch werken 35 cliënten uit categorie C worden intensief begeleid door een toegewezen consulent die een bewezen methode zoals FIP (Frequent, Intensief en Persoonlijk) toepast. Deze 35 cliënten worden maximaal 18 maanden begeleid. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Als gevolg van toepassing van de FIP-methode is al duidelijk wat de toegevoegde waarde van FIP is. FIP-consulenten hebben meer ruimte, tijd, zodat invulling kan worden gegeven aan de persoonlijke en intensieve begeleiding die FIP typeert. Wij verwachten dat binnen een half jaar de eertse resultaten zich zullen aandienen. In onze jaarrekening 2024 zullen wij u hierover verder informeren. Uitbreiding capaciteit Om dit doel te kunnen bereiken, is het werven van een consulent re-integratie een vereiste. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Inrichting clientvolgsysteem Om de ontwikkeling van de participatie van deze groep goed te kunnen monitoren, moet het cliëntvolgsysteem hier goed op worden ingericht. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Rapportage Q3 2024 10

Wat willen we bereiken? Proactieve inzet op kwetsbare jongeren Door in te zetten op werk en onderwijs sluit de basisdienstverlening van Ferm Werk goed aan op het preventieve jongerenbeleid van de gemeenten. In samenwerking met de sociale - en jeugdteams zet Ferm Werk ook proactief in op preventie. Het doel hiervan is kwetsbare jongeren te activeren naar school, (vervolg) onderwijs of werk, nog voordat ze met de Participatiewet te maken krijgen. Hiermee voorkomen we dat deze inwoners een beroep op bijstand doen. Dit heet Jongeren in Participatie (JIP). Door de inzet van JIP binnen alle Ferm Werk gemeenten verwachten we dat bij 15% van deze jongeren een bijstandsuitkering voorkomen wordt. * Helaas is door technische problemen het momenteel niet mogelijk om de bijbehorende tabel bij te werken naar de data voor Q3. In de jaarrekening van 2024 zal deze tabel weer worden toegevoegd.

Wat gaan we daarvoor doen? Uitbreiding formatie Gemeente Bodegraven-Reeuwijk sluit zich aan bij JIP. De formatie en uitvoeringscapaciteit worden uitgebreid. Hierdoor kunnen nu ook jongeren uit Bodegraven-Reeuwijk worden benaderd. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Er heeft (nog) geen capaciteit uitbreiding plaatsgevonden, vanwege besluitvorming rondom begeleiding jongeren uit Bodegraven Reeuwijk.

Wat willen we bereiken? Realiseren extra duurzame garantiebanen. Wij zijn afgelopen jaren succesvol geweest in het uitbreiden van het aantal garantiebanen. Hierdoor lopen we qua aantallen redelijk tot zeer goed ten aanzien van de begroting. Behalve de groei in aantallen laat de benchmark ook zien dat wij bovengemiddeld scoren als het gaat om duurzaamheid. Hierdoor hebben mensen met een garantiebaan vaker wel dan niet uitzicht op een vaste aanstelling. Dit komt doordat we zorgvuldig matchen en professionele jobcoaching op maat inzetten. Daarnaast zien we dat de huidige arbeidsmarkt ook meer openstaat voor aangepaste banen. Vraag en aanbod lopen niet altijd gelijk. Hierdoor lopen we, gekeken naar de eerder gemaakte gemeentelijke verdeling bij de ene gemeente wat achter en bij de andere weer voor. Dit willen we beter in balans brengen. Daarnaast blijven we mogelijk maken dat mensen met een indicatie garantiebaan de mooie stappen op de arbeidsmarkt maken die ze verdienen.

Wat gaan we daarvoor doen? Specifieke acquisitie per gemeente. In totaal willen we in 2024 doorgroeien naar een 165 garantiebanen. Hiervoor stellen we met de huidige accountmanagers een acquisitieplan op per gemeente. Daarin is, afhankelijk van het potentieel, aangegeven wat de focus is. Hierdoor groeien we niet alleen in totaal maar hebben ook de focus om bij die gemeenten bij te sturen wat nodig is. Het acquisitieplan zal eind 2023 klaar zijn waardoor we direct in 2024 gericht de werkgevers kunnen benaderen. Per kwartaal volgen we de resultaten en sturen we bij. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Prestatie-indicatoren arbeidsparticipatie Ferm Werk gemiddeld

Begroting 2024

Rapportage Q3 2024 11

Realisatie Q3 2024

Prognose 2024

Verschil

Uitkeringen LO

1.107

1.156

Garantiebanen

165

159

169

Rapportage Q3 2024 12

Wat mag het kosten? Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2024

Begroting 2024 na wijziging

Realisatie t/m Q3 2024

Prognose Q3 2024

Verwacht resultaat

Trajectkosten

361

421

264

421

Inburgeringstrajectkosten

482

286

131

286

2.245

2.124

2.040

Lasten

Arbeidsparticipatie uitvoeringskosten Inburgering uitvoeringskosten Totaal Lasten

391

695

680

3.481

3.526

395

3.427

3.481

3.526

2.611

3.427

3.481

3.526

2.611

3.427

2.216

Baten Arbeidsparticipatie gemeentelijke bijdrage Arbeidsparticipatie debiteuren ontvangsten Totaal Baten Resultaat

Toelichting verschillen arbeidsparticipatie Bedragen x € 1.000 Toelichting verschil lasten ten opzichte van Begroting 2024: Lasten

Verschil

Arbeidsparticipatie uitvoeringskosten: zie toelichting Uitvoeringskosten en de algemene financiële uitgangspunten.

Overige:

Totaal:

Programma 3 Werkbedrijf en Beschut werk Ons uitgangspunt ten aanzien van het Werkbedrijf is dezelfde als voor Arbeidsparticipatie, namelijk dat elke inwoner meedoet, naar zijn of haar vermogen. Ons Werkbedrijf is een leer- en ontwikkelbedrijf. We begeleiden en ontwikkelen geïndiceerde medewerkers (SW, Garantiebanen en Beschut). In voorkomende gevallen gebruiken we het Werkbedrijf ook als re-integratie-instrument voor inwoners die gebruik maken van de Participatiewet (of IOAW/-Z). We hebben oog voor het individu en voor zijn of haar potentie. Door op die manier te werken, sluiten we aan bij onze kernwaarden. Onze opdrachtportefeuille stemmen we af op de som van het aanwezige potentieel. Daarnaast zijn we alert op tariefstellingen bij onze opdrachten.

Wat willen we bereiken? Besluit toekomst gesubsidieerde arbeid Met de invoering van de Participatiewet in 2015 eindigde de instroom in de sociale werkvoorziening. Een deel van de mensen met een arbeidsbeperking is vanaf dat moment aangewezen op een plek 'nieuw beschut' binnen Ferm Werk, een ander deel op een gesubsidieerde baan bij een reguliere werkgever (garantiebaan). Deze wijziging in de regelgeving heeft in de toekomst fundamentele gevolgen voor de organisatie en de financiën van Ferm Werk. Bijvoorbeeld voor de opbrengsten die kunnen worden gegenereerd en de infrastructuur die daarvoor nodig is (huisvesting en begeleidingsorganisatie). In 2023 is een begin gemaakt met het in kaart brengen van deze gevolgen Rapportage Q3 2024 13

en een eerste inventarisatie gemaakt van mogelijke beleidskeuzes. We hebben kennis gedeeld met de raden van de deelnemende gemeenten. In 2024 leidt dit tot besluitvorming.

Wat gaan we daarvoor doen? Ontwikkeling van scenario's Op basis van in 2023 uitgevoerde inventarisatie wordt een aantal scenario's ontwikkeld. Bij elk scenario wordt uitgewerkt welke beleidskeuzes daaraan ten grondslag liggen, welke maatschappelijke implicaties er zijn en wat de gevolgen zijn voor de financiering van gesubsidieerde arbeid bij Ferm Werk. Ook worden de mogelijke gevolgen voor de infrastructuur (huisvesting en begeleidingsorganisatie) aangegeven. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Zie tekst bij doel Besluitvorming en de daar gemelde afwijking. Consultatie van deskundigen en stakeholders De ontwikkelde scenario's worden voorgelegd aan deskundigen en vergelijkbare sociale ontwikkelbedrijven met het doel ze zo realistisch en uitvoerbaar mogelijk te kunnen presenteren. De scenario's worden vervolgens voorgelegd aan stakeholders om hun visie te kunnen meenemen in de uiteindelijke besluitvorming. Te denken valt aan aanbieders van (arbeidsmatige) dagbesteding, partners van Ferm Werk die trajecten richting werk aanbieden en bijvoorbeeld onderwijs- en zorginstellingen. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Besluitvorming De aangescherpte scenario's worden verwoord in een voorstel ter besluitvorming. Via het ambtelijk overleg worden één of meer scenario's voorgelegd aan het dagelijks bestuur.

Dit gaat vergezeld van een advies van de Cliëntenraad. Het DB besluit welk scenario wordt voorgelegd aan de gemeenteraden. Besluitvorming in de gemeenteraden vindt plaats na uitgebreide informatieverstrekking en mogelijkheden om de voorstellen te bediscussiëren. Besluitvorming in de gemeenteraden betreft het vaststellen van een zienswijze op het voorgelegde scenario. Het streven is eind 2024 ultieme besluitvorming in het algemeen bestuur te laten plaatsvinden. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) In 2023 is een begin gemaakt met het in kaart brengen van deze gevolgen en een eerste inventarisatie van mogelijke beleidskeuzes. We hebben kennis gedeeld met de raden van de deelnemende gemeenten. We hadden ons voorgenomen om in 2024 tot besluitvorming over te gaan, maar hebben vertraging opgelopen door verloop en hebben extra tijd nodig voor de organisatiebrede Visie en Strategie. In 2024 willen we de koers verder uitgewerkt hebben en in de kaderbrief 2026 met u delen. Daarmee wordt de besluitvorming verschoven naar 2025. De gemeenteraden krijgen in 2026 de mogelijkheid om met een zienswijze op de kaderbrief invloed te nemen op de besluitvorming inzake de toekomst van het Sociaal Ontwikkel bedrijf.

Voorbereiding implementatie Op basis van de besluitvorming in het bestuur (AB en DB) in 2024 start Ferm Werk met het opstellen van een project/implementatieplan Toekomst Werkbedrijf. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Zie omschrijving bij het onderwerp Besluitvorming.

Rapportage Q3 2024 14

Wat willen we bereiken? Contractvorm met leveringsplicht groepsdetachering aanpassen. Ferm Werk heeft diverse contracten waarbij integrale diensten aan werkgevers wordt geboden tegen een afgesproken 'aangenomen' bedrag. Hierdoor is sprake van een leveringsplicht door Ferm Werk die wij, gezien de afbouw van de WSW, steeds lastiger kunnen waarmaken. De meeste overeenkomsten zijn inmiddels al zonder een leveringsplicht. Alleen bij de afdelingen Groen en Schoonmaak zijn nog een tiental van dergelijke contracten. Wij gaan deze contracten aanpassen naar overeenkomsten waarbij wij werken op basis van declarabele uren en werkzaamheden die wij zelf voor werkgevers uitvoeren. Zo worden de financiële risico's, met name de hiermee gepaarde inhuur, verkleind en brengen we de overeenkomsten in lijn met de afbouw van de WSW. Het streven is die eind 2024 allemaal aangepast te hebben.

Wat gaan we daarvoor doen? Nieuwe overeenkomst opstellen, aanbieden & afsluiten. De inventarisatie van de relevante contracten en voorbereidingen op de aanpassingen zijn we in 2023 al ingegaan. Gedurende 2024 gaan, afhankelijk van de einddata van de huidige contracten en de te voeren onderhandelingen, de nieuwe overeenkomsten in. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Wat willen we bereiken? Intern efficiëntie verhogen en werkdruk verlagen Doel is het orderproces verder te automatiseren en het huidige systeem te optimaliseren. De diverse maatregelen en investeringen verlagen de administratieve werklast en werkdruk. Hierdoor hoeven doelgroepmedewerkers met administratieve taken niet vervangen te worden door reguliere krachten. Door de verdere automatisering zullen processen meer digitaal uitgevoerd kunnen worden en de efficiency van het proces toenemen. Doelstelling in 2024 is om 15% van de orders op deze wijze binnen te krijgen. Naast het efficiënter maken van het proces, zetten we in op het verwerven van grotere doorlopende (jaar) opdrachten. Hierdoor hoeven er minder orders te worden verwerkt en neemt de effectiviteit toe. De doelstelling voor 2024 is het aantal orders met is 25% te verminderen. Tot slot beogen we met grotere en/of herhaalorders, minder stilstand (tijd tussen orders i.v.m. instructie en instellingen) te te hebben. Doelstelling is 10% rendementsverbetering per productief uur.

Wat gaan we daarvoor doen? Verminderen van het aantal orders. In het huidige orderproces zijn afspraken gemaakt over het vastleggen en de verwerking van de orders (verantwoording). Hierdoor worden voor een aantal klanten dagorders in het orderverwerkingssysteem gezet. Door deze processen te herzien met de interne controller, is het mogelijk om bij enkele klanten van dagorders over te gaan naar weekorders. Het aantal orders en de daarbij komende verwerking vermindert hierdoor aanzienlijk . Doelstelling is 25% vermindering van aantal orders in 2024. Dit is kwantitatief meetbaar met behulp van de gegevens uit het orderverwerkingssysteem. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Zie eerdere verklaring bij "order omvang verhogen".

Orderomvang verhogen. Naast de actie benoemd bij het verminderen van het aantal orders zijn er nog aanvullende acties mogelijk om de orderomvang te verhogen, waaronder:  Het invoeren van een 'kleine ordertoelage' voor orders onder een vastgesteld bedrag van bijvoorbeeld € 250 Rapportage Q3 2024 15



het zoeken naar nieuwe samenwerkingen met opdrachtgevers met grotere (jaar)orders.

Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Vanwege de tegenvallende marktontwikkelingen zijn wij in het eerste half jaar helaas geconfronteerd met minder productiewerk. Dit heeft geleid tot een toename van "stilstand-uren" van ongeveer 50%. Deze ontwikkeling hebben wij in vorige rapportage benoemt en heeft ons logischerwijs beperkt in het plan de orderomvang te herstructureren en hier nieuwe afspraken met relaties over te maken. Het is inmiddels wel gelukt de orderportefeuille afdoende te vullen om de benoemde stilstand-uren drastisch te verminderen. Automatisering orderproces. Het huidige orderpakket bestaat uit veel kleine orders die handmatig worden ingevoerd door medewerkers. Opdrachtgevers kunnen door middel van een eenmalige koppeling met het orderverwerkingssysteem op veilige wijze zelf orders plaatsen. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Op dit moment wordt het orderproces bij de afdeling "Verzendingen" waar sprake is van veel kleine orders in kaart gebracht en onderzocht wat nodig is voor verdere automatisering. Wij gaan er vanuit dat voor dit onderdeel een geautomatiseerde oplossing gerealiseerd zal worden echter is nog onzeker of dit voor alle afdeling zo zal zijn. Realistisch is het om aan te geven dat dit in ieder geval niet eind 2024 volledig afgerond zal zijn.

Wat willen we bereiken? Ontwikkelen Medewerkers Ploegleiders en praktijkopleiders begeleiden medewerkers bij het werk dat op de locatie van het Werkbedrijf ('intern') gedaan wordt. Ploegleiders helpen en instrueren medewerkers bij het correct uitvoeren van het werk. Praktijkopleiders hebben daarnaast, samen met de medewerker, een belangrijke taak in het onderkennen van de potentie van die medewerker, en het opstellen en uitvoeren van een plan om dit potentieel maximaal aan te spreken. Per afdeling zijn er 3 tot 5 Werkervaringsplaatsen (WEP) met een bijpassend Leertraject omschreven zodat nieuwe en huidige medewerkers een passende leerroute aangeboden kan worden.

Wat gaan we daarvoor doen? 60% van de medewerkers heeft een actueel Individueel ontwikkelingsplan (IOP). Het aantal medewerkers met een persoonlijk ontwikkelingsplan ligt rond de 60%. Dit is een inschatting omdat de Individuele Ontwikkelingsplannen wel worden vastgelegd, maar we niet beschikken over managementinformatie die dit registreert. We willen in 2024 dat 90% van de medewerkers en actueel IOP heeft en we uit de registratie kunnen monitoren dat de doelstelling wordt gehaald. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Het ontwikkelen van de medewerkers is een continue proces en zoals altijd in volle gang. Het is, zoals in vorige rapportage aangegeven, vooralsnog niet mogelijk dit vanuit managementinformatie vanuit de systemen precies in concrete aantallen te duiden. Deze vraag is zoals aangegeven in behandeling bij de systeembeheerder maar vraagt nog meer onderzoek. Het is nu dus niet mogelijk een actuele meting te doen van de huidige stand vanuit de systemen. Zoals ook aangegeven blijkt de 90% voor einde 2024 te ambitieus geformuleerd. Doorstroom naar een externe werkplek bevorderen. Jaarlijks willen we 5% van de interne medewerkers duurzaam bemiddelen naar werk bij een externe werkgever. De resultaten worden in het registratiesysteem vastgelegd en worden onderdeel van de managementinformatie.

Deze registratie die hiervoor nodig is, moet nog worden ingericht. Rapportage Q3 2024 16

Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Door het ontwikkelen van vaardigheden bij medewerkers en hen consequent motiveren om en ondersteunen bij het aangaan van een nieuwe uitdaging. Zijn in het eerste half jaar van 2024 zijn 5 medewerkers van Intern doorgestroomd naar werkplekken bij externe werkgevers. Werkleerlijn Logistiek Binnen de logistieke afdeling doorlopen 20 deelnemers de Werkleerlijn Logistiek. Deelnemers komen uit het eigen personeelsbestand, vanuit het cliëntenbestand van de re-ïntegratie consulenten en van externe opdrachtgevers. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Werkervaringsplek (WEP) Er worden 25 deelnemers geplaatst in een WEP op verschillende afdelingen van Intern. Gedurende het traject worden de vorderingen door de praktijkopleider geregistreerd in het personeelsen of cliëntvolgsysteem. Van daaruit wordt ook de verantwoording gedaan. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Prestatie-indicatoren Werkbedrijf en Beschut werk Begroting 2024

Realisatie Q3 2024

Prognose 2024

Verschil

Nieuw beschut

-5

Se Wsw

228

200

198

-30

Ferm Werk gemiddeld

Toelichting prestatie-indicatoren Zoals de voorgaande jaren is het ook dit jaar wederom lastig te voorspellen wanneer en hoeveel inwoners met een Nieuw Beschut(NB) indicatie zich komen melden bij Ferm Werk. De afgelopen jaren proberen wij door middel van procesafspraken met het UWV zo vroeg mogelijk zicht te krijgen op wat de verwachte toestroom zal zijn. De verwachting voor 2024 is dat we overall de begrote 39 FTE gemiddeld over 2024 NB niet gaan realiseren. De realisatie tot en met Q3 is 33.87 FTE NB . Alle inwoners met een Nieuw Beschut indicatie, die in staat zijn om geplaatst te worden, zijn aan het werk bij Ferm Werk of bij externe bedrijven. Per gemeente zijn er wel duidelijke verschillen. Vanuit de gemeentes BodegravenReeuwijk, Montfoort en Oudewater zien we een duidelijke onder-realisatie. Binnen deze gemeenten zijn er minder inwoners dan verwacht die zich melden voor werken met een Nieuw Beschut indicatie. Binnen de gemeente Woerden zien we het tegenovergestelde. Hier zijn, door relatief meer woonvoorzieningen, speciaal onderwijs en de inzet van een JIP consulent, meer aanmeldingen dan verwacht. In Q2 dreigde er hierdoor een wachtlijst te ontstaan. In overleg met alle gemeenten (AO) is er een praktische oplossing afgesproken om de taakstelling van Woerden met 3 FTE te verruimen zonder dat dit grote extra kosten tot gevolg had.

Door deze ingreep is er voorlopig extra ruimte om in Q2 nieuwe aanmeldingen van inwoners met een Nieuw Beschut indicatie vanuit Woerden te kunnen plaatsen.

Rapportage Q3 2024 17

Wat mag het kosten? Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2024

Begroting 2024 na wijziging

Realisatie t/m Q3 2024

Prognose Q3 2024

Verwacht resultaat

Loonkosten SW-bedrijf

8.265

7.968

5.940

7.838

130

Loonkosten Nieuw Beschut

1.105

957

710

936

Uitvoeringskosten SW-bedrijf en Nieuw Beschut

1.764

1.557

1.508

Totaal Lasten

11.134

10.482

6.649

10.283

199

Lasten

Baten Loonkosten SW-bedrijf

-32

Loonkosten Nieuw Beschut

440

412

304

415

-3

Netto toegevoegde waarde

2.975

SW-bedrijf en Nieuw Beschut gemeentelijke bijdrage

7.718

7.085

5.789

6.851

234

Totaal Baten

11.134

10.482

6.117

10.283

199

-532

Resultaat

Toelichting verschillen Werkbedrijf en Beschut werk Bedragen x € 1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2024: Lasten

Verschil

Loonkosten SW-bedrijf: Grotere uitstroom dan prognose Q2

130

Uitvoeringskosten SW-bedrijf en Nieuw Beschut: zie toelichting Uitvoeringskosten en de algemene financiële uitgangspunten.

Overige:

Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2024: Baten Overige:

-35

Totaal:

234

Programma 4 Aanvullende dienstverlening Het programma aanvullende dienstverlening bevat alle taken waarover gemeenten afzonderlijk kunnen besluiten de uitvoering bij Ferm Werk onder te brengen.

Wat willen we bereiken? Bijdrage leveren aan het behalen van de taakstelling huisvesting statushouders We faciliteren de gemeenten bij het behalen van de door het Rijk opgelegde taakstelling voor de huisvesting van statushouders. Dit doen we in samenwerking met het Centraal Opvang Asielzoekers, de woningbouwverenigingen, gemeenten en Vluchtelingenwerk/Vluchtelingensteunpunt.

Wat gaan we daarvoor doen? Het koppelen van statushouders aan een woning Zodra een statushouder aan een gemeente gekoppeld is plannen we in afstemming met het COA, de woningbouwvereniging en Vluchtelingenwerk/Vluchtelingensteunpunt de 'regeldag' in. Dit is het moment waarop de statushouder onder andere de toegewezen woning bezichtigt en het huurcontract tekent. Daarna kan het proces voor het aanvragen van een uitkering in gang gezet worden en overige zaken geregeld worden. Rapportage Q3 2024 18

Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Wat willen we bereiken? Juiste advisering aanvragen Ondersteuningsfonds Bodegraven- Reeuwijk We beoordelen de aanvragen die binnenkomen voor een vergoeding vanuit het Ondersteuningsfonds op situatie, voorliggende voorzieningen en het inkomen. Daarover geven we advies aan het sociaal team.

Wat gaan we daarvoor doen? Up to date houden kennis sociale regelgeving We zorgen dat de consulenten over voldoende kennis beschikken voor het bepalen van voorliggende voorzieningen en de inkomenssituatie van de aanvrager om een goed advies af te kunnen geven. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Wat willen we bereiken? Tijdig en correct afhandelen aanvragen declaratieregeling en TMZ Voor de gemeenten Woerden, Montfoort en Oudewater voeren we 2 gemeentelijke inkomensondersteunende regelingen uit. Dit zijn de declaratieregeling (financiële bijdrage voor sport, cultuur en educatie) en de Tegemoetkoming Meerkosten Zorg (financiële bijdrage extra kosten wegens chronisch ziekte of handicap). Hiervoor is de wettelijke afhandelingstermijn 8 weken. Voor 2024 steven we naar de volgende afhandelingstermijn:  100% van de aanvragen is binnen 8 weken afgehandeld  50% van de aanvragen is binnen 4 weken afgehandeld

Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Er zijn vele uitdagingen op ICT gebied. Hierin moet een prioritering plaatsvinden waarin digitaliseren van aanvragen wordt meegenomen.

Rapportage Q3 2024 20

Wat gaat het kosten? Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2024

Begroting 2024 na wijziging

Realisatie t/m Q3 2024

Prognose Q3 2024

Verwacht resultaat

Regeling TMZ

119

203

113

150

Declaratieregeling

636

831

651

869

-38

Ondersteuningsfonds uitvoeringskosten

Huisvesting statushouders uitvoeringskosten

Lasten

Participatieverklaringstraject

Aanvullende dienstverlening uitvoeringskosten

199

204

1.025

1.355

771

1.341

Aanvullende dienstverlening gemeentelijke bijdrage

1.025

1.355

775

1.341

Totaal Baten

1.025

1.355

775

1.341

Totaal Lasten Baten

Resultaat

Toelichting verschillen aanvullende dienstverlening Toelichting verschil lasten ten opzichte van Begroting 2024

Verschil

Regeling TMZ: Aangepaste inschatting i.v.m. wijziging TMZ regeling per 01-032023 welke niet was opgenomen in begroting 2024. Dit is meegenomen in de begrotingswijziging 2024. Het verschil t.o.v. deze begrotingswijziging vloeit voort uit een verminderd aantal aanvragen dan was verwacht.

Overige:

-38

Totaal:

Overhead Verbetering bedrijfsvoering (V3) In de kaderbrief 2024 hebben we het bestuur gevraagd extra middelen ter beschikking te stellen voor de verbetering van de bedrijfsvoering. De gemeenteraden hebben structureel middelen ter beschikking gesteld vanaf 2024 en incidenteel in 2023. Begin 2023 zijn we gestart met een onderzoek waarvoor een specialist is ingehuurd. Deze specialist startte in het 2e kwartaal van 2023 met het houden van interviews met ca. 35 medewerkers. Naar aanleiding van de interviews is een verslag met aanbevelingen opgesteld. Met de aanbevelingen uit het verslag hebben we medio 2023 een meerjarig programma opgesteld (V3: Visie, Verbinden en Vasthouden). Daarmee is de voorbereiding van de verandering van de bedrijfsvoering afgerond. Het V3 programma bestaat uit meerdere projecten. Het eerste project (Visie, Missie, Kernwaarden) is eind december 2023 afgerond. In het tweede kwartaal is het project Strategie afgerond. Daarmee is de collectieve ambitie van de organisatie verwoord. In het tweede half jaar van 2024 starten we het vervolg met de uitvoering van de strategische richtingen. Het project bedrijfsvoering is tevens gestart in het eerste kwartaal. We zetten in op het professionaliseren van de informatievoorziening, financiën en HRM. Daarnaast is in het tweede kwartaal gestart met de professionalisering van de inkoopfunctie.

Naast de projecten uit het V3- programma zijn er een groot aantal projecten gestart om urgente problemen - zowel in de bedrijfsvoering als in de uitvoering -op te lossen. Samen met het veranderprogramma vormen deze projecten een geheel om de noodzakelijke moderniseringen in de organisatie aan te brengen. Personeel Ferm Werk wil voor alle medewerkers een goede werkgever zijn waar duurzame inzetbaarheid, vitaliteit, gezondheid, sociale veiligheid en veilig werken thema’s zijn waar voortdurend aan gewerkt wordt. Rapportage Q3 2024 21

Wat gaan we daarvoor doen? Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is hoog en vaak langdurig. De ziekteverzuimpercentage waren eind 2022 als volgt: Nieuw Beschut medewerkers 13,1%, SW medewerkers 15,0 %, Staf en Leiding 8%. Het streven is om de genoemde percentages te verminderen met minimaal 1% . We gaan meer inzetten op preventie (vroege interventies), het trainen en informeren van leidinggevenden en bespreken het verzuim regelmatig in werkoverleggen. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) totaal 2022

totaal in 2023

1e 9 mnd 2024

13%

12,10%

10,90 %

Nieuw beschut/CAO Aan de Slag

13,10%

8,80%

10,20 %

SW-medewerkers/CAO WSW

15,40%

15,50%

14,80 %

Staf en leiding/CAO SGO

7,90%

6,10%

3,90 %

FermWerk totaal

Het streven eind 2022 om het verzuim% met 1% in 2023 en volgende jaren naar beneden bij te stellen is op het niveau van Ferm Werk in 2023 niet gerealiseerd. Op organisatieniveau lijkt de daling gerealiseerd te kunnen worden voor 2024. Ook voor 2024 lijkt de uitdaging met name te liggen bij de verzuimbegeleiding en - reductie van collega's vallend onder de CAO Aan de Slag en de CAO Sociale Werkvoorziening. Het verzuim% voor medewerk(st)ers vallend onder de CAO Aan de Slag is ten opzichte van 2023 sterk gestegen. Voor medewerk(st)ers vallend onder de CAO Sociale Werkvoorziening , hoewel dalende in 2024, is in de vergelijking met de verzuimcijfers 2023 vanuit CEDRIS (14,3%), door het leidinggevend kader van deze beide groepen collega's nog een slag te slaan om het verzuim met 1% (in vergelijking met 2022 en 2023) te verminderen. Aandacht voor sociale veiligheid Het onderwerp sociale veiligheid is een thema dat periodiek zal terugkomen in werkoverleggen. Daarnaast maken de in- en externe vertrouwenspersonen jaarlijks een geanonimiseerd verslag van hun werkzaamheden voor het MT. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Opleiding Ferm Werk wil dat alle medewerkers de kans krijgen om te leren en te ontwikkelen en dat de vakinhoudelijke kennis en vaardigheden van alle medewerkers up-to-date zijn.

Door het verbeteren van vakinhoudelijke kennis en vaardigheden optimaliseren we onze dienstverlening. We vinden het ook belangrijk dat medewerkers zich ontwikkelen op andere vlakken, bijvoorbeeld door middel van coaching. We stimuleren medewerkers om zich ontwikkelen en ondersteunen hen hierbij met tijd en geld. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Kwaliteit, Arbeidsomstandigheden, Milieu Het doel van het KAM beleid is om te voldoen aan de eisen van de arbeidsomstandigheden- en milieuwetgeving en alle medewerkers een veilige werkplek te bieden. Rapportage Q3 2024 22

Wat gaan we daarvoor doen? Verduurzamen wagenpark Vanaf 2025 wil het kabinet dat alle nieuwe zakelijke auto's verplicht elektrisch zijn. Elke bedrijfsauto die vanaf nu vervangen wordt zal daarom elektrisch worden aangeschaft. In 2024 zijn dit 4 auto's. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Uitvoeren van een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) De RI&E is een verplicht middel om de gezondheid en veiligheid in het bedrijf te bevorderen. Er wordt geïnventariseerd of en hoe het werk gevaarlijk of ongezond kan zijn voor medewerkers. Dit wordt schriftelijk vastgelegd en er wordt een plan van aanpak gemaakt waarin staat welke maatregelen Ferm Werk gaat nemen om risico's aan te pakken. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) De planning was richting eind van het jaar deze RI&E te laten uitvoeren door onze KAM coördinator. Dit is gezien zijn vertrek niet meer realiseerbaar. De RI&E zal nu begin 2025 worden uitgevoerd door een externe partij. Gesprekken hiervoor zijn opgestart. Communicatie Ferm Werk helpt de inwoners van onze vier gemeenten mee te doen in de samenleving. Door degenen met de laagste inkomens een tijdelijke bijstandsuitkering of regeling te verstrekken. Door samen met werkgevers banen te vinden of creëren die passen bij iemands vermogen om te werken.

En door samen met onze sociale partners de nieuwkomers te helpen bij hun eerste stappen in de Nederlandse samenleving. Ons belangrijkste communicatiedoel is te zorgen dat duidelijk is waarvoor mensen bij Ferm Werk terecht kunnen. Dat geldt zowel voor inwoners als werkgevers en zowel voor de vier opdrachtgevende gemeenten als andere stakeholders. We willen de communicatie zo organiseren, zodat we het maximale bereiken als het gaat om de participatie van onze inwoners.

Wat gaan we daarvoor doen? Communicatie met inwoners We gaan verder met het herschrijven van documenten in begrijpelijker taal en waar nodig aanpassen naar een duidelijke maar vriendelijke tone of voice. In de online 'Mijn Ferm Werk' omgeving passen we formulieren aan waardoor ze makkelijker en/of sneller in te dienen zijn. We gaan de mogelijkheden onderzoeken om onze cliënten via e-mail te benaderen met belangrijke nieuwsberichten. Zo hebben zij belangrijke informatie eerder. De gedrukte Nieuwsbrief Werk & Inkomen kan hiermee deels worden vervangen. Voor inwoners die nieuw in de bijstand komen, zorgen we voor o.a. aangepast informatiemateriaal en een bijeenkomst. Voor nieuwkomers voegen we een onderdeel op de website toe met alle informatie. Ook leveren we een verbeterde versie van de huidige brochure voor deze doelgroepen op. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Communicatie met werkgevers We willen werkgevers een goed beeld geven van de scholing, voorbereiding en begeleiding die wij de mensen geven die bij ons een traject volgen. Maar ook van het advies en de begeleiding die er voor de werkgevers zelf hierin is. Werkgevers weten niet altijd waar ons te plaatsen tussen alle andere instanties in het sociaal domein. Daarom breiden we de on- en offline beschikbare informatie voor werkgevers uit.

In het eerder genoemde onderzoek naar de mogelijkheden voor een e-mailnieuwsbrief Rapportage Q3 2024 23

nemen we de werkgevers mee. We intensiveren ook op communicatievlak de samenwerking met de beide ArbeidsMarktRegio's. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Communicatie met gemeenten Ferm Werk is verantwoordelijk voor de uitvoering van veel en complexe wetten en regelingen. We ondersteunen raadsleden in hun informatiebehoefte op dit gebied. Daarom gaan we door met de bezoeken van raadsleden aan Ferm Werk en van vertegenwoordigers van Ferm Werk aan de Raad. Op de belangrijkste thema's ontwikkelen we materiaal en organiseren bijeenkomsten. Daarmee informeren we gemeentefunctionarissen over wetten, regelingen en de vraagstukken waar we op uitvoerings- en sociaal vlak tegenaan lopen. We willen en moeten transparant zijn over doelen, prestaties, uitvoeringsvraagstukken en financiën. Ook in onze rapportages werken we aan begrijpelijker taalgebruik en een betere weergave van informatie in cijfers. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Corporate Communicatie Het imago van Ferm Werk heeft te lijden gehad onder de negatieve geluiden van de afgelopen jaren. Het zal even duren om dit om te buigen. Vaker, meer en laagdrempeliger communiceren zal op termijn bijdragen aan een positiever beeld. Onze personeelswerving gaan we versterken om het benodigde personeel te verkrijgen. We passen informatie op de website aan en breiden deze uit.

Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) ICT We werken op ICT-gebied samen met Gemeente Woerden. Deze samenwerking zetten we voort. De afspraken in de dienstverleningsovereenkomst zullen nagekomen worden en geëvalueerd. Daarnaast hebben we zelf functioneel beheerders in huis die een aantal softwarepakketten beheersen. Om de bedrijfsvoering verder op orde te krijgen, is hier uitbreiding nodig, zodat we verder kunnen optimaliseren, automatiseren en digitaliseren.

Wat gaan we daarvoor doen? Meer in de cloud Het ICT landschap verandert continu . We streven ernaar om steeds meer in de cloud te gaan werken waarbij veiligheid van gegevens is geborgd. Nieuwe software zal altijd een SAAS oplossing zijn. We worden hierdoor minder afhankelijk van onze hostingpartij bij updates, veranderingen in de software enz. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting)

Samenwerking met ICT-afdeling Gemeente Woerden We blijven inzetten op een goede samenwerking met de ICT-afdeling van de gemeente Woerden. Daarbij zijn de uitgangspunten minder kwetsbaar te zijn, efficiënter en in verbinding met elkaar de juiste technische stappen te nemen. Jaarlijks verwachten wij een ISAE type 2 verklaring. Dit is een rapportage die aangeeft dat de uitbestede processen bij gemeente Woerden worden beheerst en dat we kunnen bouwen op de ICT-omgeving die ook goed beveiligd is. De dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks geëvalueerd.

Rapportage Q3 2024 24

Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Zoals hierboven al beschreven is, hebben we in samenwerking met gemeente Woerden een ICT-stip geschreven. We moeten wel beide actief inzetten op de samenwerking. Dit betekent elkaar blijven informeren en in gesprek blijven. Dit blijkt in de praktijk regelmatig wel lastig te zijn. Met name door het ontbreken van voldoende middelen (geld en mensen) kunnen we het tempo van de vernieuwing bij Woerden als Ferm Werk niet bijhouden. Inmiddels is duidelijk dat hier naast de goede intentie van beide partijen, gebrek aan ICT-middelen een serieus risico gaat vormen in de samenwerking. Automatisering Bij het opstellen van de begroting is nog geen keuze gemaakt voor een softwarepakket voor het sociale domein. Als dit een nieuw pakket wordt, zullen we dat inrichten en de medewerkers helpen met de benodigde kennis en vaardigheden. Wanneer het softwarepakket niet wijzigt, zorgen we voor een optimale inzet van de functionaliteiten en het vergroten van de kennis van de medewerkers. De andere applicaties houden we up-to-date en er zal continu aandacht zijn of deze pakketten voldoen aan de eisen van de organisatie. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Eind januari heeft Centric ons geïnformeerd dat de koppeling tussen Suite SD en Alfresco niet meer onderhouden wordt.

Wij zijn genoodzaakt om Alfresco (en twee gekoppelde applicaties) te vervangen. Dit zal plaatsvinden in 2024 en deels in 2025. Planning en Control Het doel van de planning en control cyclus is beheersing te krijgen over het beleid en de bedrijfsvoering van Ferm Werk. Om dit op orde te krijgen, moet de achterstand in de bedrijfsvoering van de afgelopen jaren worden ingelopen en verdere achterstand voorkomen worden. In 2023 gaan wij hier al stappen in zetten dankzij de investering vanuit de gemeenten voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering. In 2024 bouwen we verder en naar een effectievere, efficiëntere en toekomstbestendige organisatie.

Wat gaan we daarvoor doen? Periodiek rapporteren aan dagelijks bestuur Om het dagelijks bestuur te faciliteren, stellen wij periodiek een rapportage op en leggen deze voor aan het bestuur. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Rechtmatigheidsverantwoording in jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het onderzoek naar rechtmatigheid en geeft in de jaarrekening een rechtmatigheidsverklaring af. De accountant controleert vervolgens de jaarrekening en de daarbij behorende rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid en rechtmatigheid. In deze verantwoording worden alleen afwijkingen opgenomen die onder de 1% van de totale lasten van de begroting vallen. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Vereenvoudigen inrichting administratie We gaan onderzoeken of het rekeningschema eenvoudiger ingericht kan worden. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Rapportage Q3 2024 25

Verminderen facturen Inventariseren van het aantal facturen per leverancier en afspraken maken over het aantal facturen die zij verzenden. Daarnaast zoveel mogelijk facturen per afdeling in plaats van één factuur die over meerdere afdelingen verdeeld moet worden. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Invoeren verplichtingenadministratie Bij elke overeenkomst die gesloten wordt, zal een verplichting worden ingeboekt in de administratie. Hierdoor kan alleen betaald worden als het contract aanwezig is en zijn we beter in staat om prognoses uit te voeren over de bestedingen in het lopende jaar. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) In juli start de externe kwartiermaker financiën en kan een start gemaakt worden met de inventarisatie van de mogelijkheden om een verplichtingenregistratie op te zetten. Uitvoeren controles volgens kwaliteits en IC plan Met behulp van interne controle en kwaliteitscontroles zorgen we ervoor dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering en processen verbeteren en risico's worden beheerd door de juiste maatregelen hierop af te stemmen. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) De planning en control producten worden digitaal aangeboden De begroting, kwartaalrapportages en jaarrekening worden niet meer op papier aangeboden, maar digitaal via een digitale app van Pepperflow.

Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) Informatievoorziening Ferm Werk deelt en archiveert veel informatie met (vaak) privacygevoelige gegevens. In 2023 is een grote slag gemaakt met de kwaliteitseisen die de Archiefwet aan een archief stelt. Aan deze kwaliteitseisen willen we blijven voldoen. We willen ze zodanig inbedden in de organisatie dat ook medewerkers bijdragen aan een betere verwerking van de juiste en benodigde stukken.

Wat gaan we daarvoor doen? Afdelingen actief wijzen op nieuwe functionaliteiten van het archiveringssysteem Bij wijzigingen in het archiveringssysteem zal team DIV inventariseren wat voor medewerkers belangrijk is om te weten. Deze informatie zullen zij actief met de medewerkers delen. Stand van zaken (indicator) Stand van zaken (toelichting) De aanbesteding voor de vervanging van de DMS is gestart en loopt op schema. Kwaliteitscontrole Jaarlijks vindt een interne controle plaats op de normen die gesteld zijn in het kwaliteitshandboek. Stand van zaken (indicator) Rapportage Q3 2024 26

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.oudewater.nl/api/v1/meetings/600/documents/19059