A06.2 KPI-rapportage gemeente Oudewater 2024-2025 aangepast januari 2026.pdf

RAPPORTAGE KPI’s ARCHIEF EN INFORMATIEBEHEER 2024/2025 Gemeente Oudewater

Januari 2026 (aangepast) RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

Rapportage KPI’s archief en informatiebeheer Gemeente Oudewater 2024/2025 Inleiding Deze aangepaste versie is tot stand gekomen door niet de juiste informatie te gebruiken uit de beoordelingsbrief van 2-6-2025. Het college van burgemeester en wethouders dient ieder jaar aan de gemeenteraad en de provincie verantwoording af te leggen over het archief- en informatiebeheer. Het wordt daarbij ondersteund door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikerwaard, die belast is met het interne toezicht op de archiefzorg en het informatiebeheer van de gemeente Oudewater. Hiervoor wordt het archiefbeheer aan de hand van de zogenaamde KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) getoetst aan de Archiefwet en –regelgeving. Daarbij komt ook aan het licht in hoeverre het verbeterplan dat de gemeente na de voorgaande KPI-ronde opstelde, daadwerkelijk ter hand is genomen. Overigens heeft de Adviescommissie Archieven van de VNG in 2020 een nieuwe handreiking opgesteld voor geactualiseerde archief KPI’s. Deze handreiking is afgestemd met het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Dit rapport is hierop afgestemd. Wanneer de archief KPI’s op de juiste wijze worden ingevuld voldoet de gemeente in de richting van de provincie aan de informatieverplichting.

De uitvoering van alle ambtelijke taken waaronder het archief- en informatiebeheer heeft de gemeente Oudewater sinds 2015 belegd bij de gemeente Woerden. De input voor het voorliggende rapport is vooral geleverd door archiefinspecteur J. Brommeijer en adviseur digitale archieven M. Mac Dougall bij het RHC, in samenwerking met mevrouw K. Peele, recordmanager bij de gemeente Woerden. Overigens is de wijze van rapporteren erop gericht de provincie als extern toezichthouder zo praktisch mogelijk van de benodigde informatie te voorzien in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de Verordening systematisch toezichtinformatie provincie Utrecht. Anders dan anders is dat het voorliggende KPI-rapportage een langere periode beslaat. In overleg met de provincie richt de rapportage zich niet alleen op 2024, maar ook op de periode tot 1 oktober 2025.

Na de vorige KPI-rapportage Het college van burgemeester en wethouders zond bij raadsinformatiebrief d.d. 22 augustus 2023 de gemeenteraad de KPI-rapportage over 2023 van het RHC met het vastgestelde plan van aanpak toe. Deze informatie werd voor kennisgeving aangenomen in de raad. Dezelfde informatie werd naar de provincie gestuurd. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder gereageerd met een beoordelingsbrief. Op 2 juni 2025 is er een toezichtbrief verzonden aan de gemeente door de Provincie over het archief- en informatiebeheer 2023-2024. Het oordeel over de uitvoering daarvan in deze periode luidde ‘voldoet’. Dit betekent dat het informatiebeheer grotendeels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet. Uit de informatie in de toegezonden stukken en het gesprek constateert de provincie dat er stapsgewijs gewerkt wordt aan de aanbevelingen van zowel het RHC als die uit de vorige toezichtsbrief.

1

De provincie noemt als belangrijkste verbeterpunten die opgepakt moeten worden: 1. Onze belangrijkste aanbeveling is nog steeds om alle verbeterpunten uit de jaarlijkse KPIrapportage van het RHC en u daarop gebaseerde verbeterplan uit te voeren en de voortgang te monitoren. Blijf dit doen in nauw overleg met het RHC als adviseur voor uw informatie- en archiefbeheer. 2. Zorg voor de vaststelling en invoering van een digitale bewaarstrategie. Gezien de samenhang met de toekomstige overbrenging van bestanden naar het e-depot, is het noodzakelijk om de timing van de bewaarstrategie goed af te blijven stemmen met het RHC. 3. Werk verder aan het in beeld krijgen en onder beheer krijgen van alle informatiestromen (applicaties, gezamenlijke schijven, e-mailboxen) met archiefwaardige bestanden. Zorg hierbij ook voor het regulier vaststellen van een hotspotmonitor. 4. Voer de verplichte digitale vernietiging uit uw zaaksysteem zodat ook deze achterstand wordt weggewerkt. Blijf de vernietiging uit uw zaaksysteem uitvoeren, zodat daarin geen nieuwe achterstanden ontstaan. 5. Extra aandacht blijven we vragen voor het maken van praktische beheerafspraken met de verbonden partijen en gemeenschappelijke regeling voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. hoe worde de digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging).

Maak die afspraken in ieder geval dit jaar met de ODRU (gezien de aankomende fusie met de RUD) en met Ferm Werk. Toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem. Nieuwe ontwikkelingen Sinds de vorige KPI-rapportage (2023) zijn er belangrijke stappen gezet in de verdere ontwikkeling van het digitale informatiebeheer. Het Handboek Vervanging is geactualiseerd en door het college vastgesteld op 16 januari 2024. Ook het metadataschema is formeel vastgesteld en wordt organisatiebreed geïmplementeerd. Daarnaast zijn in het SIO-overleg van maart 2024 de Hotspotmonitor en de Auditregeling Digitale Archivering vastgesteld. Hiermee beschikt de gemeente over actuele beleidsinstrumenten die direct bijdragen aan de naleving van de Archiefwet en de verdere professionalisering van het informatiebeheer. In 2025 is gewerkt aan de Digitale Bewaarstrategie 2026–2030, waarin kaders zijn opgenomen voor bewaartermijnen, opslagformaten, overdrachtsprocedures en de toepassing van MDTOmetadatering. In aansluiting hierop is in het SIO van oktober 2025 de Norm Voorkeursformaten van het Nationaal Archief vastgesteld voor gebruik binnen de organisatie, zodat bestandsformaten bij duurzame bewaring voldoen aan de landelijke richtlijnen. De strategie vormt de basis voor de verdere ontwikkeling van duurzaam digitaal archiefbeheer en aansluiting op het e-depot.

Binnen de uitvoering zijn de vervroegde overbrenging van bouwvergunningen (1993–2000) en het archiefblok 1989–1999 afgerond. Ook zijn de vernietigingstrajecten 2023–2024 via MyLex uitgevoerd, waarmee achterstanden in digitale vernietiging grotendeels zijn weggewerkt.

2

De ontwikkeling van het applicatielandschap vordert goed. Tot op heden zijn 86 applicaties in kaart gebracht en het werk gaat door, met nadrukkelijke aandacht voor archiefwaardige documenten. De migratieprojecten van raadsinformatie (GO) en MyLex naar het pre-depot (FLEX) van DiVault bevinden zich in de afrondende fase. De meeste mappen zijn gecontroleerd en getest; de definitieve overdracht en migratieverklaring volgen na de laatste correcties. Daarmee is de beproefde route via het pre-depot vrijwel voltooid. Het zaaksysteem Decos JOIN blijft het centrale platform voor digitaal werken en archiveren. De inrichting van zaaktypen en dossiervorming wordt verder gestandaardiseerd, met nadruk op consequente vastlegging van metadata en uniforme werkafspraken. E-mailarchivering is ingericht volgens het Capstone-principe als vangnet naast reguliere dossiervorming. Binnen Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive) wordt gewerkt aan heldere afspraken voor retentie, archivering en verantwoordelijkheden per team of site, zodat opslag en overdracht aantoonbaar en herhaalbaar verlopen. De metadatering is gebaseerd op het TMLO; de doorontwikkeling naar MDTO wordt verkend in samenhang met zaakgericht werken en toekomstige overbrenging. Ter ondersteuning van deze ontwikkeling heeft team DIV in 2024 een gebruikers training e-depot gevolgd en in 2025 een MDTO-training bij DiVault.

Met deze stappen is de gemeente aanzienlijk verder gekomen in de modernisering van haar digitale informatiebeheer. De nadruk ligt nu op afronding van de pre-depot-trajecten, implementatie van de bewaarstrategie en toepassing van de Norm Voorkeursformaten, en het voorbereiden van de structurele aansluiting op het e-depot van het RHC in de toekomst. De archiefruimte in het stadskantoor van Oudewater kan wegens verkoop van het pand binnenkort niet meer worden gebruikt. Er wordt gewerkt aan vervroegde overbrenging. De archieven die hiervoor niet in aanmerking komen worden voorlopig gehuisvest in Woerden. Het betreft een depot van het RHC. Zodra het RHC deze ruimte zelf nodig heeft moet er (evenals voor het semi-statisch archief van Woerden) een andere oplossing worden gezocht. Bevindingen over 2024/2025 Opgemerkt moet worden dat de KPI’s zijn gericht op de totale informatiehuishouding van de gemeentelijke organisatie, in al haar verschijningsvormen, dus zowel analoog als digitaal. In het geval van de gemeente Oudewater is er in de afgelopen jaren hard gewerkt om de ongewenste hybride situatie te beëindigen door het vaststellen van een Handboek Vervanging Archiefbescheiden die ook van toepassing is verklaard op het archiefbeheer van Oudewater.

Vanaf 1 januari 2017 wordt er volledig digitaal gewerkt: alle inkomende post wordt sinds deze datum gescand en digitaal in behandeling genomen, afgedaan en opgeslagen in het Documentmanagement Systeem (DMS), nu Decos Join.

3

De door de gemeente te ondernemen acties naar aanleiding van de ingevulde vragen zijn in het rapport afzonderlijk aangegeven. In de praktijk heeft niet alles de hoogste prioriteit, maar zal hier wel in de komende jaren aan gewerkt moeten worden. Met name de volgende KPI-onderdelen behoeven de nodige aandacht: Ad 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen: Maak met alle gemeenschappelijke regelingen (maar in ieder geval dit jaar met de ODRU, gezien de aankomende fusie met de RUD en met Ferm Werk) praktische beheerafspraken voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. voor selectie en vernietiging van digitale informatie) en toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem. Ad 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer: a) Ga in 2025/2026 door met het opleiden van de medewerkers om duidelijk te krijgen waar de medewerkers hun informatie op moeten slaan. Koppel opleidingen aan digitale werkprocessen (bijv. JOIN, Teams). Het trainen van medewerkers in metadata en dossiervorming gecombineerd met bewustwording over duurzame archivering is essentieel. Ad 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer: b) Maak een plan om de achterstanden weg te werken waardoor deze niet verder oplopen. Let hierbij goed op de vernietiging binnen JOIN, maar zeker ook in de diverse vakapplicaties.

Zorg in het plan dat er capaciteit beschikbaar komt, een duidelijke planning is en toezicht op het volgen hiervan. Ad KPI 3.1 Archiefruimten en applicaties: Behoudt de aandacht om ervoor te zorgen dat te bewaren informatie uit vakapplicaties op termijn overgebracht kunnen worden naar het e-depot. Let er bij invoering van nieuwe applicaties op dat er eisen opgesteld zijn voor archivering en vernietiging. Maak een volledig applicatielandschap met inzicht in bewaartermijnen, metadata, exportmogelijkheden en aansluiting op het pre-depot. Advies is om hierbij ook MS365, Capstone, vakapplicaties en JOIN uiteraard mee te nemen als gelijkwaardige bronnen. Ad 3.3 E-depot: Borg bij elke aansluiting op het pre-depot het gebruik van overdrachtsdossiers, metadata volgens TMLO/MDTO, exportprofielen, checksum-controles en migratieverklaringen. Ad 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming: Informatiebeveiliging (BIO) en archiefwet worden samen toegepast; logging, versiebeheer, autorisaties en integriteit moeten ook bij migratie en vernietiging geborgd blijven. Ad 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer: Zorg voor een constante blik op de kwaliteit van het gehele informatiebeheer. Breidt de kwaliteitscontroles uit verder dan JOIN naar de diverse vakapplicaties door met key-users en applicatiebeheerders in gesprek te gaan over de informatie die in hun vakapplicaties verwerkt wordt.

Periodieke audits kunnen behulpzaam zijn. Ambtelijk is toegezegd dat in 2024 onderzoek zal worden gedaan naar de kwaliteit en de kwantiteit van het zelfregistrerend vermogen van de organisatie. Het is goed om dit onderzoek te doen. En ga aan de slag met verbeterpunten die hieruit voortkomen.

4

Ad 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal: Blijf doorgaan met het inventariseren van de informatie die staat in alle aanwezige applicaties, waarbij gelet wordt op bewaren en vernietigen. Schenk ook aandacht in de hoeveelheid digitale bestanden in GB/TB. Leg verantwoordelijkheden voor digitaal informatiebeheer expliciet vast (JOIN, MS365, vakapplicaties, e-mailarchivering). Let hierbij op bewaartermijnen, eigenaar/beheer, metadata en exportmogelijkheden. Ad 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal: Blijf metadata standaarden uniform doorvoeren in JOIN, MS365 en andere vakapplicaties. Stimuleer innovatie rond MDTO, AIgebaseerde classificatie/selectie (Capstone) een integratie MS365 -e-depot. Ad 5.2.a.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal: Zorg dat het duidelijk wordt welke metadata in alle gebruikte applicaties worden gebruikt. Ad 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog: De archiefruimte in het stadskantoor van Oudewater kan wegens verkoop van het pand binnenkort niet meer worden gebruikt. Er wordt gewerkt aan vervroegde overbrenging. De archieven die hiervoor niet in aanmerking komen worden voorlopig gehuisvest in Woerden. Het betreft een depot van het RHC. Zodra het RHC deze ruimte zelf nodig heeft moet er (evenals voor het semi-statisch archief van Woerden) een andere oplossing worden gezocht.

Ad 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer: Probeer digitale archivering direct te koppelen aan bepaalde processen (zoals WOO) Information by design: dossiervorming metadata en vindbaarheid moeten Woo verzoeken zo makkelijker kunnen ondersteunen (dit mede op het gebied van doorzoekbaarheid) Ad 5.10 Functionele eisen: Zorg voor een constante blik op de kwaliteit van het gehele informatiebeheer. Breidt de kwaliteitscontroles uit verder dan JOIN naar de diverse vakapplicaties door met key-users en applicatiebeheerders in gesprek te gaan over de informatie die in hun vakapplicaties verwerkt wordt. Periodieke audits kunnen behulpzaam zijn. Ambtelijk is toegezegd dat onderzoek zal worden gedaan naar de kwaliteit en de kwantiteit van het zelfregistrerend vermogen van de organisatie. Het is goed om dit onderzoek te doen. En ga aan de slag met verbeterpunten die hieruit voortkomen. Ad 6.2 Converteren en migreren: De migratie van GO/MyLex is nog niet geheel afgerond. Gebruik deze kennis voor de overbrenging van andere (soortgelijke) bronnen. Heb hierbij aandacht voor de eisen die gelden voor een goede geordende en toegankelijke staat. Ad 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst: a) Blijf aandacht houden voor de bewaar- en vernietigingstermijnen in de verschillende vakapplicaties.

Zorg dat vervangingsprocessen voldoen aan de actuele norm NEN-ISO 16175-1 en dat metadata, authenticiteit, en integriteit aantoonbaar geborgd zijn. d) Stel in 2025/2026 de hotspots vast. Denk hierbij o.a. aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de coronacrisis, Woerden 650 en opvang van vluchtelingen uit Oekraïne.

5

Ad 6.4 Vernietiging en verklaring b) Zorg voor goede borging en vastlegging van de vernietigbare stukken. Ad 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn: Houdt zicht op de aangehouden planning en controles op de kwaliteit van de beschrijvende inventarissen. Geadviseerd wordt om in het verslag van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad concreet aan te geven hoe en wanneer de verbetering van deze punten wordt opgepakt. Het is zinvol het RHC hierbij te betrekken. Voorts kan diezelfde informatie gebruikt worden voor het in kennis stellen van de Gedeputeerde Staten. De Interbestuurlijke toezichthouder archieven van de Provincie Utrecht zal dan aan de hand van het beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht Provincie Utrecht (Provinciaal Blad 2013, 8) beoordelen in hoeverre geconstateerde gebreken daadwerkelijk als taakverwaarlozing moeten worden aangemerkt. Conclusie De ontwikkeling die de gemeente Woerden de afgelopen paar jaar heeft doorgemaakt, is positief. Gedragen door het management is er op de werkvloer goed voortuitgang geboekt om meer grip te krijgen op de informatiehuishouding. Leidraad is daarbij een verbeterplan, waarin in behapbare stappen de lijnen zijn uitgezet op basis van de KPI-rapportage. In het SIO-overleg is ook een goede terugkoppeling gegeven en een doorkijkje naar het komende jaar.

In 2025 is er gewerkt aan de Digitale bewaarstrategie 2026-2030, waarin de kaders zijn opgenomen voor de verdere ontwikkeling van duurzaam digitaal archiefbeheer en aansluiting op het e-depot. Op dit terrein liggen de nodige uitdagingen, die in 2026 verder moeten worden opgepakt. De bewaarstrategie moet nog worden vastgesteld. Het in kaart brengen van de informatiestromen en de aanwezigheid van archiefwaardige documenten heeft al het nodige inzicht gegeven, maar er is nog geen totaaloverzicht. Tot op heden is er een top 10 gemaakt van in kaart gebrachte applicaties waarvan vermoed wordt dat deze risicovol zijn. Hiervan wordt de archivering gemonitord. Het betekent wel dat het gehele applicatielandschap verder moet worden geïnventariseerd. Het verkregen inzicht en de ervaringen kunnen worden meegenomen bij de eventuele aanschaf van nieuwe vakapplicaties. De migratieprojecten van de raadsinformatie (GO) en MyLex naar het FLEX pre-depot zijn in de afrondende fase. Het is echter van belang om de focus te behouden en te zorgen voor een zo correct mogelijke uitvoering, zodat deze migraties als waardevolle leidraad kunnen dienen bij de toekomstige migraties. Het gestandaardiseerd werken met nadruk op consequente vastlegging van metadata en uniforme werkafspraken werpt zijn vruchten af. De volgende stap naar MDTOmetadatering wordt verkend.

Het is belangrijk dat de gemeente zich bezighoudt met actualiteiten richting het e-depot, er liggen nog veel uitdagingen. Zo moet de gemeente verder met web- en emailarchivering en M365. Het plan voor het vernieuwen van het kwaliteitssysteem informatiebeheer ligt al enige tijd, maar vraagt meer inspanningen. De controles moeten verder uitgebreid worden over de belangrijkste vakapplicaties waarin archiefwaardige documenten aanwezig zijn. Dit vergt contact met de applicatiebeheerders en de medewerkers om het zelfregistrerend vermogen te vergroten. 6

Het besef is gekomen dat de gemeente ook een verantwoordelijkheid heeft voor de archiefzorg van diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden zoals ODRU, VRU en Ferm Werk. Er moeten betere werkafspraken worden gemaakt en er wordt onder meer vanuit het SIO verkend hoe de gemeente vanuit haar rol een en ander beter kan monitoren. Met het RHC zijn er afspraken gemaakt voor de bewaring van het semi-statisch archief in de ruimte van het RHC, nu het stadskantoor moet worden leeggehaald. Ook de registers van de burgerlijke stand kunnen in Woerden worden ondergebracht. Echter de gemeente dient er rekening mee te houden dat dit na 2026 mogelijk niet meer kan. Het is goed om hierover in contact te blijven, zodat er zo nodig tijdig een andere oplossing kan worden gevonden. Met bovengenoemde verbeterpunten zal de gemeente verder komen in de modernisering van haar digitale informatiebeheer. De uitvoering van de archiefwettelijke taken was bij de gemeente in 2024/2025 in goede handen.

7

KPI- rapportage archief- en informatiebeheer Gemeente Oudewater 2024/2025 Ja: groene arcering. Gemeente voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Gemeente voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Gemeente voldoet niet aan de norm 1.

Lokale Regelingen

Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

1.1 Archiefverordening Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Ja: Er is een Archiefverordening 2017 gemeente Oudewater, d.d. 28-9-2017 vastgesteld door de gemeenteraad. Hiervoor is het modelbesluit Archiefverordening van de VNG gebruikt.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

8

Het jaarlijks nalopen en actualiseren van de archiefverordening is belegd in het vaste takenpakket van een medewerker bij Team Documentaire informatievoorziening van de gemeente Woerden. . Ja: Per brief op 24-01-2018

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.2 Beheerregeling informatiebeheer (voorheen 1.3) Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de archiefbewaarplaats?

Ja: Er is een Beheerregeling Informatiebeheer Oudewater 2017 vastgesteld d.d. 12-9-2017 door het college van B & W Hiervoor is het modelbesluit Informatiebeheer van de VNG gebruikt.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.3 Strategisch informatieoverleg (SIO) (nieuw) Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatieoverleg (SIO) ingesteld?

Ja: 2x per jaar wordt het SIO georganiseerd. Strategische beleidsstukken op gebied van informatiebeheer worden hierin vastgesteld

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

Nee: N.v.t.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Het jaarlijks nalopen en actualiseren van het Besluit Informatiebeheer is belegd in het vaste takenpakket van een medewerker bij Team Documentaire informatievoorziening van de gemeente Woerden.

9

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

1.5 Gemeenschappelijke regelingen a Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Ja: Er zijn DVO’s waarin afspraken zijn opgenomen t.a.v. de archieven o.a. bij opheffing samenwerking (o,a, ODRU, Ferm Werk, VRU).

Advies RHC: Maak met alle gemeenschappelijke regelingen (maar in ieder geval dit jaar met de ODRU, gezien de aankomende fusie met de RUD en met Ferm Werk) praktische beheerafspraken voor het informatieen archiefbeheer (o.a. voor selectie en vernietiging van digitale informatie) en toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem.

b Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? (nieuw)

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Ja: In de mandaatregeling van de gemeente Oudewater is vastgelegd welke medewerker(s) van de gemeente Woerden besluiten mogen nemen namens het college van B&W.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

Ja: Als er puur gekeken wordt naar de archiefbeheer taken: het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard maakt in opdracht van de gemeente een beschrijvende inventaris op de te bewaren archiefblokken van gemeente Oudewater. Daarnaast schonen zij deze dossiers op. Dit is geregeld in een private, aanvullende overeenkomst. De archiefbeheertaken bij samenwerkingen en gemeenschappelijke regelingen worden op een hoog niveau geregeld via een gemeenschappelijke regeling.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.8 Publicatie en bekendmaking (nieuw) Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties en/of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad ?

Ja: Publicatie via gemeenteblad, MijnOverheid.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

2.1 Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

Ja: De kosten verbonden aan de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (dynamisch/semistatisch archief) en het ICT-budget zijn moeilijk gespecificeerd aan te geven. Hieronder vallen personeelslasten DIV, inhuur tijdelijk personeel, invoering zaakgericht werken, maar ook kosten voor programmatuur etc. Buiten dat is Oudewater ambtelijk samengevoegd met Woerden waardoor kosten moeilijk zijn te onderscheiden. De formatie DIV voor Woerden en Oudewater samen is op dit moment 11.37 fte vast.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen?

b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Van welke aard zijn de achterstanden?

10

Er zijn ongeveer 490 fte’s informatie verwerkende medewerkers bij de gemeente Woerden. Een deel van de medewerkers is onvoldoende op de hoogte ondanks dat er interne richtlijnen beschikbaar zijn via het intranet. Bij geconstateerde afwijking van de interne regels wordt de betreffende daarop aangesproken. In verband met invoering zaakgericht werken zijn er gebruikerscursussen georganiseerd. Deels: 1. Er zijn achterstanden in waardering en selectie van dynamische archieven, inclusief het toevoegen van losse stukken in dossiers en het aanmaken van nieuwe. 2. Er is een inventarisatie gedaan op applicaties die archiefbescheiden bevatten, maar dit moet nog verder uitwerkt worden. Beheer op de digitale informatie in deze applicaties is deels geregeld. 3. Het toepassen van waardering en selectie op digitale stukken van 2017 t/m 2020. 4. Het vernietigen van zaken in het zaaksysteem JOIN. 5. Het vernietigen van informatie in diverse vak- applicaties. Papieren achterstanden: ongeveer 50 meter Digitale achterstanden: Niet bekend

Advies RHC: Ga in 2025/2026 door met het opleiden van de medewerkers om duidelijk te krijgen waar de medewerkers hun informatie op moeten slaan. Koppel opleidingen aan digitale werkprocessen (bijv. JOIN, Teams). Het trainen van medewerkers in metadata en dossiervorming gecombineerd met bewustwording over duurzame archivering is essentieel. b) Maak een plan om de achterstanden weg te werken waardoor deze niet verder oplopen. Let hierbij goed op de vernietiging binnen JOIN, maar zeker ook in de diverse vakapplicaties. Zorg in het plan dat er capaciteit beschikbaar komt, een duidelijke planning is en toezicht op het volgen hiervan.

Advies RHC: Maak een plan om de achterstanden weg te werken waardoor deze niet verder oplopen. Let hierbij goed op de vernietiging binnen JOIN, maar zeker ook in de diverse vakapplicaties. Zorg in het plan dat er capaciteit beschikbaar komt, een duidelijke planning is en toezicht op het volgen hiervan.

Wat is de omvang van deze achterstanden (aantal m of MB, GB, TB? Wat is ingeschat het aantal arbeidsuren om deze weg te werken?

Waarom zijn deze achterstanden ontstaan?

Zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien?

Is het wegwerken van deze achterstanden in een planning opgenomen?

11

1. Ongeveer een half jaar fulltime, mits de oude Corsa database gemigreerd is naar het Pre-depot. 2. Lastig te schatten, onduidelijk hoeveel applicaties er nog moeten worden toegevoegd. 3. Ook lastig te schatten, er is geen beeld van hoe groot dit is of om hoeveel documenten het gaat. Dit kan ook pas bewerkt worden wanneer de oude Corsa Database gemigreerd is naar het Pre-depot. 4. Het vernietigen in JOIN zal niet meer dan 1 maand kosten aan full time arbeidsuren. 5. Dit gaat jaren kosten. Onze ervaring is dat het soms snel kan gaan maar meestal zit er veel meer werk aan, als het al kan. Voornamelijk door het zowel analoog als digitaal werken in combinatie met het inkrimpen van de DIV-formatie als gevolg van de gemeentelijke bezuinigingen. Vanaf 2006 is de gemeente gestart met het scannen van post, terwijl er nog fysiek werd gearchiveerd. Dit betekende dat de informatie verspreid was. Vanaf 2017 werd er ook digitaal gearchiveerd en na 2020 is de gemeente gestart met zaakgericht werken. Deze vele wisselingen zorgen voor veel verspreide informatie. Achterstanden in vernietiging in JOIN is vanwege minder tot geen capaciteit voor het controleren van afgeronde zaken. Ook het vernietigen bij vakapplicaties vraagt veel tijd en inzit van het team. De prioriteiten liggen soms elders. Papieren achterstanden en de achterstanden van digitale stukken van 2017-2020 zullen niet groeien.

Bewustzijn is er, en er worden mensen ingezet om deze achterstanden in te halen. Ja, in een meerjarenplanning. Voor de stukken van voor 2020 kan er pas een plan worden gemaakt nadat de oude Corsa database is gemigreerd naar het pre-depot. Het vernietigen en in beheer brengen van de informatie in de vakapplicaties gebeurt op sporadische basis. Er is wel een top 10 gemaakt van applicaties die voorrang moeten krijgen omdat deze informatie bevatten waar de meeste risico bij zit. De planning is dat we in 2026 gaan vernietigen in JOIN.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?

Er is in de laatste beoordelingsbrief vanuit de Provincie Utrecht positief beoordeeld op de stijgende lijn in het verbeteren van het informatiebeheer. Er is extra aandacht gevraagd voor de volgende onderwerpen: 1. Blijf in nauw overleg met het RHC over het uitvoeren van het verbeterplan op de KPI's. 2. Zorg voor vaststelling van een digitale bewaarstrategie 3. Werk verder aan het in beheer krijgen van alle informatiestromen. 4. Voer digitale vernietiging uit in het zaaksysteem 5. Maak afspraken met gemeenschappelijke regelingen over het informatie- en archiefbeheer.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

2.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing?

Ja: Recordmanager: 1. SOD I, LARM en LRM, diverse cursussen 2. SOD I, Bezig met opleiding Recordmanagement Vakinhoudelijk medewerker A: 1. Traineeship Informatiemanagement, Opleiding Recordsmanagement 2. Bestuursacademie, SOD I, SOD II, diverse cursussen 3. Introductie informatiebeheer, Leergang Informatiehuishouding 4. Introductie informatiebeheer, Leergang Informatieadviseur Vakinhoudelijk medewerker B: 1. GO-A, en relevante werkervaring 2. Bezig met opleiding Recordmanagement Vakinhoudelijk medewerker C: 1. SOD I Ondersteunend medewerker B: 1. SOD I (snelcursus en deelcertificaten), LARM

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

2.4 Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

Het RHC had in 2024 7,64 fte tot hun beschikking voor het uitvoeren van haar toezichtstaken

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

12

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

3.1 Archiefruimten a Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen? b Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? c Beschikt het college over applicaties – DMS / RMA en procesapplicaties – waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Is er een overzicht van deze applicaties?

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

Deels: Er wordt gebruikt van de oude DMS-database van Corsa en het zaaksysteem JOIN voor huidig informatiebeheer. Daarnaast is er een overzicht van 86 applicaties die op dit moment gebruikt worden binnen onze organisatie. Hierin staat o.a beschreven waar de applicatie voor wordt gebruikt en wat voor informatie erin wordt opgeslagen.

Advies RHC: Behoudt de aandacht om ervoor te zorgen

Zo ja, is er een concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteiten van de afzonderlijke vakapplicaties, bijv. t.b.v. vernietiging of van migratie/conversie van informatie?

Gedeeltelijk. Van de 86 applicaties is dit niet inzichtelijk voor alle applicaties. Het is niet nodig voor alle 86 omdat niet elke applicatie daadwerkelijk wordt gebruikt voor opslag van informatie. In de periode 2024/2025 is het bij meerdere applicaties gelukt om vernietiging toe te passen en beheer in te richten bij zowel VRIS (WOZ-belastingen) en Carel (leerplicht). vernietiging van informatie te realiseren. Ja: De archiefbewaarplaats van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard in het gemeentehuis van Woerden is aangewezen als archiefbewaarplaats en voldoet aan alle eisen.

3.2 Archiefbewaarplaats a Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? b Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? 3.3 E-depot a Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

13

dat te bewaren informatie uit vakapplicaties op termijn overgebracht kunnen worden naar het e-depot. Let er bij invoering van nieuwe applicaties op dat er eisen opgesteld zijn voor archivering en vernietiging. Maak een volledig applicatielandschap met inzicht in bewaartermijnen, metadata, exportmogelijkheden en aansluiting op het predepot. Advies is om hierbij ook MS365, Capstone, vakapplicaties en JOIN uiteraard mee te nemen als gelijkwaardige bronnen.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Deels:

Advies RHC: Borg bij elke aansluiting op het pre-depot het gebruik van overdrachtsdossiers, metadata volgens TMLO/MDTO, exportprofielen, checksum controles en migratieverklaringen.

Het realiseren van een eerste aansluiting van Woerden (en Oudewater) op het e-depot is een feit.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Ja: De Veiligheidsregio Utrecht beschikt over een regionaal risicoprofiel, beleids- en crisisplan. De verantwoordelijkheid voor procedures rond verplaatsing of veiligheidstelling van erfgoed, zoals archiefbescheiden is daarin neergelegd bij de beheerder, te weten de gemeente zelf of de archiefdienst (RHC).

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan?

Ja: In het Calamiteitenplan voor de archieven van Oudewater wordt aandacht besteed aan brand, wateroverlast, schimmels en plaagdieren, stroomstoringen, diefstal, evacuatie. Organisatie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van bovenstaande. Dit plan heeft in 2023 een update Ja: Er is een prioriteitenlijst voor ontruiming (zie hst. 12 calamiteitenplan). Daarnaast heeft het RHC een calamiteitencontract bij Restauratieatelier Helmond, onderdeel van VANWAARDE/ Documentenwacht, afgesloten.

Advies RHC: Informatiebeveiliging (BIO) en archiefwet worden samen toegepast; logging, versiebeheer, autorisaties en integriteit moeten ook bij migratie en vernietiging geborgd blijven.

b Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

14

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(verbetering) van haar informatiehuishouding? 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer a Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

Ja: In 2018 is het kwaliteitssysteem informatievoorziening 2017 gemeente Woerden en Oudewater (17i.03359) vastgesteld. Er is in 2022 een audit uitgevoerd.

b. Zo ja, welk systeem?

KIDO Er is een kwaliteitssysteem en een auditregeling. Met betrekking tot JOIN vindt er door DIV kwaliteitscontroles plaats, voor te bewaren zaken altijd en voor vernietigbare steekproefsgewijs.

c. Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan?

Jaarlijks wordt er een kwaliteitsaudit gedaan op basis van het kwaliteitssysteem.

Worden daaruit consequenties getrokken (PDCA)?

Ja. Ondanks het antwoord op de vragenlijst van vorige KPI ronde wordt dit niet gerapporteerd aan het college van B&W. Op basis van de resultaten wordt een rapportage gemaakt met een planning om een aantal geconstateerde verbeterpunten aan te pakken. Deze rapportage en de planning wordt besproken in het Strategisch Informatieoverleg (SIO).

In hoeverre zijn medewerkers op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften?

Via intranet, voorlichtingssessies en persoonlijke voorlichting door DIV na geconstateerde onjuistheden. Wel wordt geconstateerd dat niet iedereen de voorlichtingssessies JOIN volgt Ja: Door het aansluiten bij de GR RHC Rijnstreek en Lopikerwaard te Woerden.

4.2 Archieforganisatie/ kwaliteitszorg/ benchmark a Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? b Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? c Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

15

Deels: De archieforganisatie werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem Nee: Het RHC doet niet mee aan de landelijke benchmarking van KVAN.

Advies RHC: Zorg voor een constante blik op de kwaliteit van het gehele informatiebeheer. Breidt de kwaliteitscontroles uit verder dan JOIN naar de diverse vakapplicaties door met key-users en applicatiebeheerders in gesprek te gaan over de informatie die in hun vakapplicaties verwerkt wordt. Periodieke audits kunnen behulpzaam zijn. Ambtelijk is toegezegd dat onderzoek zal worden gedaan naar de kwaliteit en de kwantiteit van het zelfregistrerend vermogen van de organisatie. Het is goed om dit onderzoek te doen. En ga aan de slag met verbeterpunten die hieruit voortkomen.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris a Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? b Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

Ja: De directeur-streekarchivaris van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

4.4 Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Ja:

4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Ja: Het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard brengt hier jaarlijks verslag over uit.

16

Ja Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

In het jaarverslag van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard aan de deelnemers van het RHC wordt op hoofdlijnen verslag uitgebracht over dit toezicht. Het jaarverslag wordt ter kennisname aan de gemeenteraad en het College van B&W gezonden. Daarnaast is In 2022 het KPI-rapport over archief- en informatiebeheer van de gemeente Oudewater 2021 opgesteld door hem en aangeboden.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

Deels: Het overzicht wordt bijgehouden in zowel JOIN als in MyLex. Daarnaast beschikt men over meerdere inventarissen. De websites en de videotulen/audioverslagen worden dagelijks gearchiveerd via Archiefweb.eu. Er is een overzicht van aanwezige applicaties binnen de gemeente. Hierin staat waar de applicatie voor wordt gebruikt en wat voor informatie er in staat opgeslagen. Voor niet alle informatie staat aangegeven of het om te bewaren of te vernietigen informatie gaat. Bij de analoge inventarissen op dossierniveau. In JOIN op zaakniveau en documentniveau.

Advies RHC: Blijf doorgaan met het inventariseren van de informatie die staat in alle aanwezige applicaties, waarbij gelet wordt op bewaren en vernietigen. Schenk ook aandacht in de hoeveelheid digitale bestanden in GB/TB. Leg verantwoordelijkheden voor digitaal informatiebeheer expliciet vast (JOIN, MS365, vakapplicaties, e-mailarchivering). Let hierbij op bewaartermijnen, eigenaar/beheer, metadata en exportmogelijkheden.

Welke soort metadata worden geregistreerd in welke overzichten?

Daar is nu geen zicht op. Er is een metadataschema gemaakt die in 2023 wordt vastgesteld. Vervolgstap zal zijn om de archief beherende systemen te mappen op het metadataschema. Dit is al gedaan bij Corsa, maar moet nog vertaald worden naar MyLex.

Wordt de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden?

Deels: In meters wel, in GB/TB niet. Op peildatum 1 oktober ligt er in totaal 91 meter aan papieren archief in Woerden, waarvan 56 meter te bewaren archief en 11 meter Hinderwetvergunningen die moeten worden samengevoegd met het deel dat ODRU beheert.

Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers, databases en websites van de gemeente opgenomen?

5.2 Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

17

Deels: De organisatie is nu bezig met het implementeren van e-mailarchivering via de Capstone methode. De websites worden dagelijks gearchiveerd en voldoen aan de richtlijnen. Sinds 2022 worden ook de videotulen opgeslagen. Deels: Het metadataschema is in begin 2023 vastgesteld. Er is nog geen applicatie volledig gemapt naar het metadataschema.

Advies RHC: Blijf metadata standaarden uniform doorvoeren in JOIN, MS365 en andere vakapplicaties. Stimuleer innovatie rond MDTO, AI-gebaseerde classificatie/selectie (Capstone) een integratie MS365 e-depot.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

5.2.a.1 Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven?

Ja: In MyLex (oude Corsa database); Tot 2020 werd op documentniveau en dossierniveau inhoudelijk beschreven. JOIN; vanaf 2020 wordt op zaaktype, omschrijving en op documentniveau inhoudelijk beschreven. In de vakapplicaties die nu onder het beheer van DIV staan is dit minimaal op dossierniveau beschreven.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

5.2.a.2 - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Deels: In My-Lex (oude Corsa database) en in JOIN is dit goed geregeld. In vakapplicaties is dit bij een aantal wel het geval maar niet bij alle applicaties duidelijk. Ja: MyLex: archiefbescheiden worden via relaties en via classificatie met elkaar in verband gebracht. JOIN: de zaaktypebenaming geeft een relatie weer en zaken die bij elkaar horen kunnen in het projectenboek binnen JOIN worden gekoppeld.

Advies RHC: Zorg dat het duidelijk wordt welke metadata in alle gebruikte applicaties worden gebruikt.

5.2.a.3 - de samenhang met andere archiefbescheiden; Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming?

Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd bijvoorbeeld in geval van bezwaar- of beroepszaken? 5.2.a.4 - de uitgevoerde beheeractiviteiten; Worden de bewaartermijn, de conversie/migratie en de andere wijzigingen van de archiefbescheiden vastgelegd?

Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheerssysteem of uit de vakapplicaties, opgenomen in een specificatie bij een verklaring van vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging?

18

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Ja; sinds 1-1-2017 worden vrijwel alle documenten vervangen door digitale bestanden. Voor 2017 is papier leidend MyLex Dossiers kunnen met elkaar worden gerelateerd. JOIN Bij elkaar horende zaken kunnen worden gerelateerd in het projectenboek. Ook kunnen losse zaken aan elkaar gekoppeld worden. Ja: Op dossierniveau wordt de bewaartermijn bepaald veelal op het moment van afvoer naar het semi-statisch archief. Vanaf 1-12-2020 wordt door het kiezen van het juiste zaaktype de bewaartermijn vastgelegd. Binnen het DMS wordt versiebeheer toegepast. Ja, vanuit het DMS worden overzichten geproduceerd tbv overdrachtsakte of vernietigingslijst. Wanneer er wordt vernietigd in een vakapplicatie wordt overlegd met het RHC over het aanleveren van een verklaring van vernietiging.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

5.2.a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Is de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden vastgelegd?

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

5.3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken?

Ja:

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst?

De websites van Oudewater en Woerden worden dagelijks gearchiveerd. Ze voldoen aan de webrichtlijnen en als zodanig wordt ook rekening gehouden met blinden c.q. slechtzienden.

Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?

5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

19

Medewerkers hebben toegang tot My-Lex waar zij kunnen zoeken op basis van metagegevens in de oude Corsa database, in JOIN, in MS Teams en in hun eigen mailbox. Daarnaast is team DIV beschikbaar voor opvragen uit het papieren archief of hulp bij het zoeken naar informatie uit JOIN.

In Corsa/MyLex is er afscherming via zogenaamde vertrouwelijkheden. In Join is er een autorisatie op zaaktypeniveau. Ook kan er gebruik gemaakt van Datamask (anonimiseren) en Zivver (veilig versturen van mails). Ja: Gebruik van zuurvrije dozen, normaal 3 papier en carbon print op de stickers en cadmiumvrije zippels.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

Ja: Er is een goedgekeurde archiefruimte en bewaarplaats waar het materiaal onder de juiste condities bewaard wordt. Het klimaat wordt er systematisch gemonitord.

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

Ja: Het handboek vervanging geeft regels mbt het vervangen van documenten en ook de opslag. Vernietiging vindt plaats op grond van de selectielijst. Jaarlijks wordt een kwaliteitsaudit uitgevoerd op basis van het bestaande kwaliteitssysteem. Ja: Verschillende zaaktypes hebben verschillende soorten metagegevensvelden. Bijvoorbeeld voor subsidies.

De archiefruimte in het stadskantoor van Oudewater kan wegens verkoop van het pand binnenkort niet meer worden gebruikt. Er wordt gewerkt aan vervroegde overbrenging. De archieven die hiervoor niet in aanmerking komen worden voorlopig gehuisvest in Woerden. Het betreft een depot van het RHC. Zodra het RHC deze ruimte zelf nodig heeft moet er (evenals voor het semi-statisch archief van Woerden) een andere oplossing worden gezocht. Advies RHC: Probeer digitale archivering direct te koppelen aan bepaalde processen (zoals WOO) Information by design: dossiervorming metadata en vindbaarheid moeten Woo verzoeken zo makkelijker kunnen ondersteunen (dit mede op het gebied van doorzoekbaarheid)

5.8 Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? 5.9 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

5.10 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

20

Ja: Met het vaststellen van de Digitale Bewaarstrategie wordt direct de 'Norm Voorkeursformaten' van het Nationaal archief als uitgangspunt genomen voor ons beleid hierover. Deze bewaarstrategie is in het SIO van oktober 2025 vastgesteld. Er is een overzicht van applicaties waar zich informatieobjecten bevinden, maar niet gespecifieerd op gedrag.

Advies RHC: Jaarlijks dient bekeken te worden of er aanvullingen nodig zijn.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Zie het advies bij KPI 4.1

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen a Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?

Ja: Zowel te bewaren documenten als te vernietigen documenten, behoudens enkele uitzonderingen zoals bv akten burgerlijke stand overeenkomsten. Er is een Handboek Vervanging. De originelen worden na vervanging 4 weken bewaard en daarna vernietigd.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

Ja: Het handboek vervanging wordt gevolgd. Er is een drievoudige controle op de kwaliteit van de scan. Namelijk door diegene die scant, dan door diegene die registreert en dan kan binnen 4 weken nog de behandelaar reageren op een niet goede kwaliteit. Sinds 1-12-2020 worden ook scans in Join gezet door de behandelende teams en zal controle volgens het handboek achterwege blijven.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

c Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

Ja: E.e.a. komt in het Handboek Vervanging aan de orde welke is gevoegd bij het vervangingsbesluit.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

6.2 Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/ gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Deels De Corsa database is in 2022 gemigreerd naar MyLex. In 2024/202 is de gemeente bezig geweest met de migratie van de raadsstukken naar het pre-depot en de migratie van de oude Corsa database naar het pre-depot. Deze zijn nog niet voltooid.

Advies RHC: De migratie van GO/MyLex is nog niet geheel afgerond. Gebruik deze kennis voor de overbrenging van andere (soortgelijke) bronnen. Heb hierbij aandacht voor de eisen die gelden voor een goede geordende en toegankelijke staat.

21

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

Ja: In Corsa wordt op dossierniveau de bewaartermijn vastgelegd. In Join wordt e.e.a. handmatig gekoppeld middels het kiezen van het juiste zaaktype. In het metadataschema is de bewaartermijn niet vastgelegd omdat deze alleen van toepassing is op te bewaren stukken. Bij vakapplicaties wordt bij de volgende applicaties een bewaartermijn vastgelegd: VRIS (belastingen), Stratech (schuldhulpverlening), Carel (leerplicht), PGA-X (persoonsgebonden aanpak), Cumulus (Sociaal domein). In de overige applicaties is nog geen beheer geregeld en worden er dus geen bewaartermijnen vastgelegd.

Advies RHC: Blijf aandacht houden voor de bewaar- en vernietigingstermijnen in de verschillende vakapplicaties. Zorg dat vervangingsprocessen voldoen aan de actuele norm NEN-ISO 16175-1 en dat metadata, authenticiteit, en integriteit aantoonbaar geborgd zijn.

a Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd?

Op welk moment, direct of later?

d Is er een Hotspotmonitor vastgesteld?

6.4 Vernietiging en verklaringen a Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? Voorziet het back-up beleid in vernietiging van maximaal 1 jaar?

22

Op dossierniveau worden de vernietigingstermijnen vastgelegd en er wordt jaarlijks daadwerkelijk vernietigd na goedkeuring van de vernietigingslijst. Overbrenging naar de archiefbewaarplaats geschied in zgn 10-jarenblokken waarvan een verklaring van overbrenging wordt opgemaakt Momenteel bij (ver)plaatsing naar SSAgedeelte. In het zaaksysteem wordt er automatisch een VVV-termijn gekoppeld via de keuze van een zaaktype. Bij in ieder geval te bewaren zaken is hier een nog een extra controle op na afsluiting van de zaak. Deels Er is een hotspotmonitor vastgesteld, oftewel een procedure hoe we de hotspots willen vaststellen. Het daadwerkelijk vaststellen van hotspots is nog niet gelukt gezien de tijdsinvestering dat het vraagt. Ja: Nee. Toestemming wordt gevraagd aan de archiefinspecteur van het RHC. In 2026 gaan we deze stap toevoegen aan het vernietigingsproces. Deels. De back-ups van applicaties die beheerd worden in Woerden worden na 1 jaar vernietigd.

Advies RHC: Stel in 2025/2026 de hotspots vast. Denk hierbij onder andere aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de coronacrisis, Woerden 650 en opvang van vluchtelingen

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

b Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Worden archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd?

Deels

Advies RHC: Zorg voor goede borging en vastlegging van de vernietigbare stukken.

Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie van welke selectielijst deze zijn vernietigd?

Nee voor zaken vanaf 1-12-2020 zal dat in de toekomst wel mogelijk zijn omdat deze zijn geïntegreerd in het zaaktype.

Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?

6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen a Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd? 7. Overbrenging van archiefbescheiden

Ja. Voor het archief vanaf 1-12-2020 zal e.e.a. op zaakniveau worden gepresenteerd.

Jaarlijks wordt in januari door de beheerder SSA de daarvoor in aanmerking komende archiefdelen vernietigd. Vernietiging vindt plaats door afvoer door een erkend papiervernietigingsbedrijf. Dit wordt niet vastgelegd. Nee

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening?

Deels: Geen blokken overgedragen sinds 2024. In Q4 2025 is de verwachting om algemeen blok 2001-2009 en algemeen blok 2010-2016 over te brengen naar het RHC. Voordien zal het RHC een beschrijvende inventaris opstellen in opdracht van gemeente Oudewater. Het gaat hier om 44 meter

Advies RHC: Houdt zicht op de aangehouden planning en controles op de kwaliteit van de beschrijvende inventarissen.

7.2 Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?