Document · PDF

A02.1 Kwartaalrapportage Q2 2023 Ferm Werk (122419).pdf

Forum Samenleving 30 oktober 2023, gemeente OudewaterBij agendapunt: 11: Ter inzage liggende stukken14.259 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Rapportage Q2 2023

Woerden, augustus ’23

Rapportage Q2 2023 2

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................3 Voorwoord ...............................................................................................................................................4 Financiële uitgangspunten in het tweede kwartaal ..................................................................................5 Uitvoeringskosten ................................................................................................................................6 Activiteiten ...........................................................................................................................................9 Programma 1 Inkomensregelingen .......................................................................................................10 Programma 2 Arbeidsparticipatie ..........................................................................................................18 Programma 3 SW-bedrijf en Nieuw Beschut .........................................................................................24 Programma 4 Aanvullende dienstverlening ...........................................................................................28 Bedrijfsvoering

.......................................................................................................................................32 Verdeelsleutels ......................................................................................................................................42 Kerncijfers per gemeente ......................................................................................................................44 Gemeente Woerden ..........................................................................................................................45 Gemeente Bodegraven-Reeuwijk......................................................................................................56 Gemeente Montfoort..........................................................................................................................67 Gemeente Oudewater .......................................................................................................................78

Rapportage Q2 2023 3

Voorwoord Het tweede kwartaal 2023 ligt al weer achter ons. Er is hard gewerkt door alle medewerkers van Ferm Werk om de dienstverlening aan de inwoners van onze gemeenten tijdig en kwalitatief goed uit te voeren volgens begroting. Inhoudelijk zijn we daar goed in geslaagd. Wel zijn de kosten door de hoge inflatie (en dus kostenstijging) sterk toegenomen zoals ook in de vorige rapportage is gemeld. Het eerste deel van de energietoeslag 2023 is in het tweede kwartaal uitgekeerd aan de inwoners die hier recht op hebben. We zien daarnaast geleidelijk de instroom van statushouders toenemen. Dit komt overeen met de zeer ambitieuze opdracht van het Rijk om in 2023 twee keer zoveel statushouders te huisvesten als in 2022. Dit zorgt voor grote kostenstijgingen die in essentie gecompenseerd worden door het Rijk. Naar aanleiding hiervan is een begrotingswijziging opgesteld. Deze is specifiek gericht op de grote posten die door Ferm Werk beïnvloedbaar zijn en buiten het beleidsinvloed van Ferm Werk vallen. De krapte op de arbeidsmarkt is inmiddels ook bij Ferm Werk dagelijks voelbaar. Het verloop van personeel wordt groter en het werven van nieuwe medewerkers moelijker. Om de uitvoering op pijl te houden, zijn we genoodzaakt om, binnen het beschikbaar gestelde budget, vaker in te huren en scherpe keuzes te maken over wat we wel en wat we niet doen.

De krapte op de arbeidsmarkt, gecombineerd met de instroom van een relatief grotere groep statushouders en de hoge caseload, maakt dat het re-integratieproces onder grote druk staat. Er ligt hier een grote uitdaging voor de organisatie om met beperkte middelen zoveel mogelijk inwoners te helpen bij het participeren in de maatschappij en het verkrijgen en behouden van betaald werk. In de kaderbrief 2024 hebben we de gemeenten gevraagd om middelen ter beschikking te stellen voor het verbeteren van de organisatie. In de zienswijzen hebben de gemeenten ermee ingestemd het incidentele overschot uit 2023 op de bedrijfsvoering ter beschikking te stellen aan Ferm Werk om hiermee te starten en hierover te rapporteren. We waarderen deze impuls enorm en zijn gestart met het opzetten van het verbeterprogramma V3 (Visie, verbinden en vasthouden). De naam van het programma is niet toevallig gekozen. Binnen Ferm Werk zijn we het erover eens dat het nodig is deze begrippen te verdiepen en versterken om zo effectiever te kunnen worden. De komende periode gaan we het programma opzetten en implementeren om de bedrijfsvoering te versterken en de resultaatgerichtheid te verhogen. We realiseren ons dat dit een meerjarig programma zal zijn. algemeen directeur

Rapportage Q2 2023 4

Financiële uitgangspunten in het tweede kwartaal

Rapportage Q2 2023 5

Uitvoeringskosten Financiële algemene uitgangspunten 

In de begroting 2023 werden de materiële budgetten geïndexeerd met 2,0 %. De correctie is gebaseerd op de prijsontwikkeling van het bruto binnenlands product (BBP). (Bron septembercirculaire 2022 pagina 32). In totaal is de prijsontwikkeling:

•

Indexatie

Prijsontwikkeling

In begroting stond

Verschil

2022

3,4%

2,0%

1,4%

2023

4,9%

1,9%

3,0%

Totaal

8,3%

3,9%

4,4 %

In de begroting 2023 is rekening gehouden met een cao-ontwikkeling van 1,9 %, de realisatie is

14,7% geworden.

Rapportage Q2 2023 6

Uitvoeringskosten per programma De uitvoeringskosten bestaan uit personeelskosten en ondersteunde budgetten (materiële kosten). Materiële kosten zijn kosten die je maakt om het werk te kunnen doen. Denk daarbij aan huisvesting, ICT, bedrijfswagens etc. De onderstaande tabel geeft een totaaloverzicht per programma weer. In de jaarrekening 2022 is aangegeven dat sommige budgetten qua personeelskosten niet goed gelabeld stonden. Voor de begroting 2023 zullen we dit ook moeten corrigeren. Het effect is saldoneutraal. Het verschil per programma toelichten, maakt het complex. Daarom is ervoor gekozen de stijging van de uitvoeringskosten op totaalniveau toe te lichten in plaats van op programmaniveau. In de rapportage is de realisatie op de uitvoeringskosten nog niet verwerkt in de programma's en is de realisatie dus nul. De uitvoeringskosten worden verdeeld op basis van een sleutel. Dit is nog geen automatische handeling en het vraagt dus veel tijd om deze kosten door te boeken. Vanuit praktisch oogpunt wordt er dan ook voor gekozen om dit jaarlijks te doen. Het team financiën onderzoekt of dit op een simpele manier wel mogelijk is. Het probleem speelt alleen bij die onderdelen waarvan kosten via de verdeelsleutel worden gealloceerd. Hetzelfde geldt voor de NTW. Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2023

Prognose Q2 2023

Verwacht resultaat

Lasten Programma Inkomensregelingen

2.153

2.340

-187

Programma Arbeidsparticipatie

2.296

2.497

-201

Programma SW-bedrijf en Nieuw Beschut

1.497

1.568

-71

Programma Aanvullende dienstverlening

393

337

Programma Bedrijfsvoering

5.046

6.125

-1.079

Totaal Lasten

11.385

12.867

-1.482

Toelichting verschillen Bedragen x €1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2023 op hoofdlijnen

Bedrag Verschil

Doorrekening akkoord 2023 voor de medewerkers CAO SGO Extra inzet en inhuur voor de Nieuwe Wet Inburgering (NWI) en de Energietoeslag Hogere huisvestingslasten, het wegvallen van verhuurinkomsten en advieskosten nieuw huurcontract Inhuur externe vertrouwenspersoon in het kader van een veilige werkomgeving en contractering nieuwe arbodienst

Rapportage Q2 2023 7

-860

-284

-179

-20

Prijsaanpassingen inhuur beveiliging en accountant Totaal

-1.390

Rapportage Q2 2023 8

-47

Activiteiten Overige 

Voor de bijzondere bijstand, declaratieregelingen en inkomensregelingen IOAW, IOAZ zijn de uitgaven 2022 als uitgangspunt genomen en de taakstelling statushouders.



Voor 2023 is op de uitkeringsprijs een indexering van 10.15% toegepast. In de maand juli is nogmaals een verhoging van 3,13% op de uitkeringen doorgevoerd conform wetgeving.



Voor de Bijzondere bijstand en de declaratieregeling is een indexering van 9.7% doorgevoerd voor 2023. Deze indexering is gebaseerd op de consumentenprijsindex van het CBS gepubliceerd door Schulinck.



In 2022 waren de loonkosten voor de WSW niet goed begroot. De begroting 2023 is een kopie van de begroting 2022. Het betekent dat we ook de budgetten voor 2023 bij moeten stellen. Vanaf eind 2022 kunnen we met een rekentool de verwachte loonkosten nauwkeuriger inschatten, waardoor we realistischer kunnen begroten en prognosticeren.

Rapportage Q2 2023 9

Programma 1 Inkomensregelingen Financiële stabiliteit is een voorwaarde om optimaal te kunnen participeren in de samenleving. Ferm Werk is scherp op een rechtmatige toekenning van bijstand en benadrukt de tijdelijkheid van de uitkering. Daarnaast zijn wij helder naar inwoners over wat zij van ons kunnen verwachten en ook wat wij van hen verwachten. Ferm Werk voert namens de vier gemeenten de volgende inkomensregelingen uit: Verstrekking van uitkeringen en inkomensondersteunende regelingen op grond van de Participatiewet, IOAW, IOAZ, en BBZ 2004 Uitgangspunten hierbij zijn dat alleen de inwoner die er recht op heeft, de uitkering/regeling ontvangt, de processen zo eenvoudig mogelijk zijn ingericht en dat er maatwerk toegepast wordt als de situatie daarom vraagt. Dit doen we door de volgende producten/diensten te leveren: 1. Beoordeling/verstrekking uitkering levensonderhoud 2. Beoordeling/verstrekking inkomensondersteunende regeling Participatiewet 3. Besluiten op bezwaarschriften

Wat willen we bereiken? Het juist en tijdig verstrekken van de uitkeringen op grond van de Participatiewet, IOAW, IOAZ en Bbz

Wat hebben we daarvoor gedaan? Beoordeling melding aanvraag uitkering levensonderhoud Een inwoner meldt zich bij Ferm Werk voor het aanvragen van een uitkering. Ferm Werk beoordeelt aan de hand van een screeningsgesprek of de inwoner aan de voorwaarden voldoet. Uiteindelijk leidt de beoordeling tot een aanvraag met een besluit en (eventuele) uitbetaling, geen aanvraag of tot een doorverwijzing naar het juiste loket. Soms is een uitgebreid onderzoek nodig door onze handhavers. Door het aanvraagproces op deze manier in te richten zorgen we er voor dat alleen die inwoners een uitkering ontvangen die er recht op hebben en dat inwoners snel duidelijkheid hebben over hun inkomensvraagstuk. We blijven hiermee ook ruim binnen de wettelijke afhandeltermijn. De verhouding tussen het aantal meldingen voor een uitkering dat leidt tot een daadwerkelijke aanvraag noemen we het "poorteffect ". In het geval van een aanvraag voor een Bbz-uitkering (bijstand voor zelfstandigen) kan ook de beoordeling van een krediet bij het aanvraagproces horen. Voor statushouders geldt een verkort aanvraagproces in verband met huisvestingsprocedure. Rapportage Q2 2023 10

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) In het eerste half jaar zijn er 243 meldingen beoordeeld. Er zijn in het eerste halfjaar 138 uitkeringen toegekend. Daarnaast zien we ook een toename van het aantal toekenningen levensonderhoud aan statushouders ten opzichte van 2022. Dit heeft te maken met de verdubbeling van de taakstelling voor 2023 en het aantal woningen dat beschikbaar gesteld wordt voor de statushouders.

Beoordeling/verstrekking inkomensondersteunende regelingen Voor inwoners met een laag inkomen bestaan binnen de Participatiewet diverse inkomensondersteunende regelingen waar ze aanspraak op zouden kunnen maken: Bijzondere bijstand, individuele studietoeslag, individuele inkomenstoeslag en de collectieve zorgverzekering. Daarnaast bieden de gemeenten zelf regelingen aan. (zie programma aanvullende dienstverlening) Ferm Werk neemt de aanvragen in, beoordeelt, neemt besluiten en zorgt voor uitbetaling. Aanvragen bijzonder bijstand voor bewindvoeringskosten, voor de eigen bijdrage rechtsbijstand en de individuele inkomenstoeslag kunnen online ingediend worden. Ook wordt met vervolgaanvragen gewerkt, zodat niet alle gegevens/bewijsstukken elk jaar opnieuw ingeleverd hoeven te worden. In 2023 willen we nog een slag maken met verdere digitalisering van de overige aanvragen inkomensondersteunende regelingen. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Inmiddels worden de besluiten op de aanvragen binnen de termijn van 8 weken gehaald.

Bezwaar en beroep Ferm Werk behandelt de ingekomen bezwaar- en beroepschriften die gericht zijn tegen besluiten die door Ferm Werk genomen zijn. Bij ontvangst van een bezwaarschrift wordt contact met de indiener opgenomen om te bekijken wat er precies aan de hand is. Dat kan leiden tot een extra uitleg, een herziening van het besluit of tot een zitting bij de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Woerden om het bezwaar voor te leggen voor extern advies. Ferm Werk neemt uiteindelijk het besluit op het bezwaar. Stand van zaken (indicator) Rapportage Q2 2023 11

Stand van zaken (toelichting) In het tweede kwartaal zijn 7 bezwaarschriften ontvangen. Dit aantal is fors lager dan in het eerste kwartaal (22).

Verwerking mutaties tijdens uitkeringsperiode Tijdens de uitkeringsperiode kunnen wijzigingen in de woon-/leef-/inkomens-/vermogenssituatie ontstaan, waardoor de hoogte van de uitkering verandert. Als er teveel uitbetaald wordt ontstaat een vordering. Is de wijziging niet of niet op tijd doorgegeven dan moet er een boete-overweging gemaakt worden. Om het aantal (onnodige) terugvorderingen tegen te gaan maken we het voor cliënten zo makkelijk mogelijk om wijzigingen door te geven. Dit kan online in de eigen "Mijn Ferm Werk"omgeving. Hierin kunnen ze ook de betalingen, uitkeringsspecificaties en jaaropgaves zien. Deze omgeving is blijvend in ontwikkeling. Ook wijzen we cliënten op de inlichtingenplicht in onze nieuwsbrieven en op de vernieuwde website. Daarnaast is onze insteek om interne samenwerking tussen verschillende afdelingen zo goed mogelijk te laten verlopen, zodat wijzigingen tijdig verwerkt kunnen worden. Om het recht op uitkering tijdens de uitkeringsperiode te kunnen blijven vast te stellen worden allerlei controles en voortgangsonderzoeken uitgevoerd. Hiervoor vindt ook gegevensuitwisseling met het inlichtingenbureau (informatieknooppunt voor alle gemeenten) plaats. In 2023 willen we meer aandacht besteden aan de controle van "lopende uitkeringen".

Dit gaan we doen door middel van themacontroles, waarmee we specifiek kunnen inzoomen op bepaalde situaties/bestandskenmerken. Dit alles uiteraard binnen de hiervoor vastgestelde kaders. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) De nieuwe folder rechten en plichten is gereed en geven de consulenten mee aan inwoners die op de live intake komen. Indien blijkt dat de inwoner geen recht heeft op een uitkering worden ze op deze folder geattendeerd in de brief van de melding omdat in deze folder ook de overige regelingen beschreven staan. Dit laatste is een verzoek van de cliëntenraad.

Rapportage Q2 2023 12

Wat willen we bereiken? Inwoners worden correct behandeld, waarbij hun privacy is geborgd

Wat hebben we daarvoor gedaan? Privacy Als organisatie zijn we ons ervan bewust dat we privacygevoelige gegevens verwerken. Daarvoor zijn allerlei procedures gemaakt. Er is een privacy-officer aangesteld en daarnaast zijn er privacyambassadeurs om casuïstiek mee te bespreken. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) De privacy-officer sluit regelmatig aan bij de teams om vragen te beantwoorden. We merken dat medewerkers zich steeds meer bewust zijn van de privacy wetgeving en onderwerpen met de privacy officer bespreken.

Rechtmatigheid Om de rechtmatigheid van de uitkeringen te kunnen vaststellen, hebben we allerlei controlemomenten ingebouwd. Zo worden de besluiten van nieuwe medewerkers een aantal maanden getoetst. Datzelfde geldt voor risicovolle processen. Ook nemen we achteraf een steekproef op genomen besluiten. Zo blijven we controle houden en kunnen we verbeteringen in onze werkwijze doorvoeren. Daarnaast zijn de controles ook nodig voor de accountant. Voor 2023 ligt de nadruk op het implementeren van de systeemgerichte controle en het rapporteren van de bevindingen aan MT en DB. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Wekelijks en maandelijks ontvangen de teammanagers automatisch een aantal rapporten om diverse zaken te kunnen monitoren en te (laten) herstellen. Ook kunnen de teammanagers zelf diverse rapporten draaien. Het MT en DB krijgen 2 x per jaar een rapport met bevindingen en aanbevelingen. De verwachting was om het eerste rapport in Q2 in het MT en DB op te leveren. Dit is echter niet gelukt. De belangrijkste reden hiervoor is dat deze manier van rapporteren nieuw is en meer afstemming behoeft dan in eerste instantie gedacht werd. De oplevering is doorgeschoven naar Q3.

Rapportage Q2 2023 13

Wat willen we bereiken? Meten van de klanttevredenheid

Wat hebben we daarvoor gedaan? Klachtenprocedure We hebben zowel een klachten- als een bezwaarprocedure, waarmee we ons beeld van de tevredenheid verder kunnen aanvullen en indien nodig onze werkwijze of dienstverlening kunnen aanpassen. We voeren regelmatig gesprekken met de cliëntenraad, vragen feedback en luisteren naar de zaken waar zij tegenaan lopen. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Voor zover mogelijk worden de klachten informeel afgehandeld door direct met de klager in gesprek te gaan of telefonisch contact op te nemen, en door het probleem direct op te lossen.

Klanttevredenheidsonderzoek Het streven is om elke twee jaar een klanttevredenheidsonderzoek te laten uitvoeren. Hierdoor krijgen we inzicht in de manier waarop onze cliënten de dienstverlening ervaren. Eind 2023 staat een volgende meting op de planning. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Wegens omstandigheden zoals corona is het vorige klanttevredenheidsonderzoek later uitgevoerd dan gepland. Hierdoor is de planning voor 2023 gewijzigd en hebben we nu begin 2023 een klanttevredenheidsonderzoek gehouden. Na het versturen van een reminder hebben er 176 inwoners gereageerd. De conceptrapportage van de 1 meting waar conclusies en aanbevelingen gedaan worden is inmiddels besproken. Cliëntenraad en Ferm werk hebben vanuit het onderzoek verbeterpunten afgesproken waar Ferm Werk de komende periode mee aan de slag gaat.

Rapportage Q2 2023 14

Prestatie-indicatoren inkomensregelingen

Ferm Werk

Begroting 2023

Realisatie Q2 2023

Prognose Q2

Verschil

Uitkeringen LO

1107

1120

Garantiebanen

145

151

157

In Q1 zijn we uitgegaan van de CPB raming voor wat betreft het aantal uitkeringen. In Q2 zien we een afwijking van de raming ten opzichte van de werkelijke cijfers. Als prognose gaan we nu uit van de realisatie, d.w.z. de eindstand op 30 juni 2023 (1120 uitkeringen) als gemiddelde voor 2023. We houden hierbij rekening met een stijging van het bestand, maar het blijft onzeker hoe dit zich verder zal ontwikkelen. Dit heeft te maken met de toename van de instroom van statushouders door de opgelegde taakstelling 2023 door het Rijk. Dit hangt samen met het aantal beschikbare woningen en de beschikbare capaciteit van de betrokken ketenpartners. Op deze factoren hebben we geen invloed. Daarnaast zien we dat ook de "gewone instroom" stijgt en het aantal beeindigde uitkeringen daalt. In Q3 bekijken we de realisatie van dat moment om de prognose eventueel bij te stellen.

Rapportage Q2 2023 15

Wat mag het kosten? Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2023

Realisatie t/m Q2 2023

Prognose Q2 2023

Verwacht resultaat

Lasten Inkomensregelingen

16.137

9.566

18.570

-2.433

1.074

636

1.288

-215

276

116

288

-12

Bijzondere bijstand

1.806

2.881

9.228

-7.421

Inkomensregelingen

2.153

2.340

-187

21.446

13.199

31.714

-10.269

20.904

12.109

31.001

-10.097

542

396

713

-172

21.446

12.505

31.714

-10.269

-694

IOAW, IOAZ Loonkostensubsidie Bbz levensonderhoud en bedrijfskredieten

uitvoeringskosten Totaal Lasten Baten Inkomensregelingen gemeentelijke bijdrage Inkomensregelingen debiteuren ontvangsten Totaal Baten Resultaat

Toelichting verschillen inkomensregelingen Bedragen x € 1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2023

Bedrag Verschil

Inkomensregelingen IOAW, IOAZ: Het aantal uitkeringen stijgt, dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de verhoogde taakstelling statushouders. De wettelijke verhoging van de uitkeringsprijs was in januari 10,15% en in juli 3,13%.

-2.433

Door de indexeringen zoals genoemd in de Algemene en financiële uitgangspunten, is er een stijging van de gemiddelde uitkeringsprijs, die de totale stijging van de kosten bepaalt. Loonkostensubsidie: Er wordt ingezet op een groei naar 157 garantiebanen. Daarnaast is het minimum loon met ruim 10% gestegen.

-215

Bijzondere bijstand-taakstelling: De verhoogde taakstelling van het huisvesten van statushouders voor 2023 betekent een stijging van de uitgaven voor reiskosten (ISK), overbruggingsuitkeringen en inrichtingskosten. Ook is er een indexering van 9.7% t.o.v. de begroting van 2023 doorgevoerd. Rapportage Q2 2023 16

-543

Bijzondere bijstand-energietoeslag: In het eerste halfjaar ruim 2 miljoen ambtshalve aan energietoeslag 2023 uitbetaald als voorschot op de 2023 regeling. In de prognose is, vooruitlopend op de besluitvorming, rekening gehouden met het wetsvoorstel Energietoeslag (norm 120%). Daarnaast is rekening houden met het gemeentelijk beleid (m.u.v. Montfoort) om de norm

-6.879

op te hogen naar 140%. Tenslotte is rekening gehouden met de autonome kostenontwikkeling. Voor het tweede halfjaar is de prognose derhalve opgehoogd met 5 miljoen. Uitvoeringskosten: zie toelichting uitvoeringskosten financiële uitgangspunten.

-187

Debiteuren ontvangsten: Door de incidentele ontvangsten van TOZO bedrijfskredieten en aflossing van enkele (BBZ) vorderingen zijn de ontvangsten in het eerste halfjaar hoger dan begroot.

Rapportage Q2 2023 17

172

Programma 2 Arbeidsparticipatie Ons uitgangspunt ten aanzien van arbeidsparticipatie is dat elke inwoner meedoet, naar zijn of haar vermogen. Dit betekent dat we ons inzetten om de aanwezige kwaliteiten maximaal te benutten. Dat doen we op zo’n manier dat inwoners duurzaam meedoen, op een betekenisvolle manier. Dit uitgangspunt heeft naast een sociale, menselijke waarde, ook een economische waarde. Want door het op deze manier te doen, zijn investeringen duurzaam. Ook de begeleiding van inburgeraars die vallen onder de nieuwe Wet Inburgering valt in dit programma. Door inzet van diagnose-instrumenten en observaties van onze professionals leren wij in relatief korte tijd de inwoner kennen en kunnen we een passend plan van aanpak opstellen en uitvoeren. Dit doen wij voor elke inwoner die bij ons aanklopt voor ondersteuning. Iedereen die van Ferm Werk een uitkering ontvangt, krijgt een passend traject aangeboden. Op die manier ondersteunt Ferm Werk inwoners met potentieel om economisch mee te doen door een vorm van betaald werk (inwoners in categorie A en B). Dat kan regulier werk zijn, maar ook een garantiebaan of beschutte werkplek. Soms is er (nog) geen mogelijkheid om mee te doen in onze economie (inwoners in categorie C en D. Dan wordt, waar dat kan, een passend aanbod gedaan om welzijn en zelfredzaamheid te helpen vergroten.

Een belangrijk speerpunt bij inwoners in categorie C en D is de samenwerking met de sociale teams en het maatschappelijke veld van de gemeenten. In nauwe samenwerking wordt de dienstverlening zo optimaal mogelijk vormgegeven, binnen de financiële kaders. Dit alles betaalt zich uit in bijvoorbeeld een lage uitkeringsdichtheid, een hogere NTW en minder kosten in WMO en/of jeugdzorg. We zijn daarbij scherp op een juiste balans tussen de investering en de output. Inwoners met een Garantiebaan zijn in de regel in dienst bij externe werkgevers. Deze werkgever ontvangt een loonkostensubsidie (LKS) ter compensatie van het verminderd arbeidsvermogen. Ferm Werk draagt zorg voor de LKS, maar ook voor de begeleiding inclusief het ziekteverzuimtraject en voor een herplaatsing als een contract beëindigd wordt. Dat doen we door de volgende producten/diensten te leveren: •

Analysetraject: stellen van diagnose, leidend tot een plan van aanpak.

•

Casemanagement: begeleiden van de inwoner bij realisatie van dat plan van aanpak.

•

Garantiebanen: toeleiden naar passend, gesubsidieerd werk en begeleiding tijdens het werk.

•

Werkgeversdienstverlening: het onderhouden van nauw contact met de werkgevers met als doel

om inwoners te helpen aan passende arbeid.

Rapportage Q2 2023 18

Wat willen we bereiken? Elke inwoner doet mee naar zijn of haar vermogen

Wat hebben we daarvoor gedaan? We hebben een excellente werkgeversdienstverlening In het WSP werken de accountmanagers. Zij zijn de brug tussen de behoeften van de werkgever en het potentieel in het klantenbestand. Ze benaderen ondernemers proactief en denken mee met werkgevers ten aanzien van relevante wet- en regelgeving, werkgeversinstrumenten en het aanpassen van functies, zodat deze geschikt zijn voor onze doelgroep. Er wordt intensief samengewerkt met de arbeidsmarktregio’s (AMR’s) om te komen tot een optimale prestatie. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Ferm Werk heeft 3 accountmanagers waarvan er 1 volledig is gedetacheerd naar WSP Midden Holland. De andere 2 zullen op termijn deze stap gaan maken richting WSP Midden Utrecht. Op wekelijkse basis wordt momenteel geëxperimenteerd met het leveren van een fysieke bijdrage aan deze samenwerking, door o.a. aanwezig te zijn op locatie in Utrecht. Het bijwonen van overleggen en bijeenkomsten maakte al deel uit van deze samenwerking en daar is nu de fysieke aanwezigheid aan toegevoegd. De regionale ontwikkeling staat niet stil en het lukt ons goed om aan te haken, maar Ferm Werk realiseert zich terdege dat naast het regionale belang het lokale belang niet uit het oog mag worden verloren.

We voeren casemanagement uit Middels casemanagement wordt samen met de inwoner uitvoering gegeven aan het plan van aanpak. Bij het ten uitvoer brengen van dit plan, beschikt de consulent van Ferm Werk over een arsenaal aan instrumenten. Hierbij kan gedacht worden aan trainingen, werk-leerlijnen, loonkostensubsidie, accountmanagement, sollicitatietrainingen, jobcoaching, enzovoorts. De instrumenten worden extern ingekocht of onder eigen beheer ingezet. Het plan wordt door de consulent, samen met de inwoner, nauwlettend in de gaten gehouden en waar nodig bijgesteld. Hierbij wordt voortdurend gestreefd naar wat het hoogst haalbare is voor de betreffende inwoner. Voor categorie C en D (grote afstand tot de arbeidsmarkt) geldt dat dit in de regel een lagere intensiteit qua casemanagement vraagt. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) De verschuiving van capaciteit van team Re-integratie naar Team Inburgering heeft effect gehad op de inzet van casemanagement, zoals toegelicht in Q1. Daarnaast merken we in de praktijk dat de Rapportage Q2 2023 19

ambitie om iedere client een actueel plan van aanpak te geven een grote uitdaging blijft. De verwachting is dat we op 50% uit gaan komen. Voor nieuwe cliënten is en blijft het streven 100%. Dit wordt in de meeste gevallen ook gehaald. Al met al is de conclusie: willen we alle cliënten de benodigde aandacht geven om zich verder te kunnen ontwikkelen door middel van casemanagement, dan lukt dat niet met de huidige capaciteit. Dit vraagt van ons om in de dagelijkse praktijk keuzes te maken over wat we wel en niet kunnen doen. Dat vraagt steeds opnieuw maatwerk.

We voeren een analyse uit voor elke (nieuwe) inwoner die hulp nodig heeft of wil Elke inwoner aan wie een uitkering wordt toegekend, doorloopt een analysetraject. Tijdens de analyse wordt een doel gesteld dat gericht is op een zo kort mogelijke weg naar werk. De duurzaamheid van de uitstroom is daarbij ook relevant. Beiden moeten in balans zijn. Als betaald werk niet mogelijk is, dan gaat het doel over naar meedoen in de samenleving. De manier waarop de diagnose wordt afgenomen en de doorlooptijd van de diagnose is afhankelijk van de situatie van de inwoner. De diagnose bestaat altijd uit een intakegesprek. In de meeste gevallen gaat een inwoner vervolgens onder deskundige begeleiding en coaching meewerken binnen het SW-bedrijf voor maximaal 100 uur. Daarnaast worden, waar wenselijk, competentietests ingezet. Al deze activiteiten tezamen vormen de diagnose en resulteren in een plan van aanpak. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) In de praktijk wordt, na het voeren van het intakegesprek, niet voor iedere nieuwe cliënt een volledig analysetraject bij Test en Training ingezet, omdat er eerst andere stappen gezet moeten worden, bijvoorbeeld in de vorm van een hulpverleningstraject. We merken dat voor een groot deel van de huidige instroom een traject binnen ons SW-bedrijf nog een brug te ver is.

Wat willen we bereiken? We voeren de wet inburgering uit

Wat hebben we daarvoor gedaan? We voeren de wet inburgering uit Succesvol uitvoeren van de WI2021, zodanig dat elke statushouder een persoonlijk inburgeringsplan heeft dat ten uitvoer gebracht wordt in nauwe samenwerking met onze ketenpartners. De focus is een soepele en effectieve integratie die zoveel als dat kan door betaald werk de vraag naar arbeid in het lokale bedrijfsleven kunnen beantwoorden. Dat vraagt om intensieve samenwerking tussen gemeenten, werkgevers, Ferm Werk en andere ketenpartners. Stand van zaken (indicator) Rapportage Q2 2023 20

Stand van zaken (toelichting) In Q2 zijn we ervoor een groot deel in geslaagd om met iedere asielstatushouder en iedere gezinsmigrant tijdig een persoonlijk Inburgeringslan (PIP) op te stellen. Dit kwam mede door de werkzaamheden over de teams anders te verdelen, zoals in Q1 vermeld. We hebben in het DB een voorstel voorgelegd voor extra uitvoeringsbudget om de groep asielstatushouders en gezinsmigranten goed te kunnen blijven bedienen. Dit is geaccordeerd. In Q3 en Q4 hopen we dan ook ons team inburgering te kunnen uitbreiden. Dit is wel een voorwaarde om tijdig een PIP te kunnen blijven opstellen, gezien de hoogte van de taakstelling op het gebied van de huisvesting statushouders. Aantal inburgeringsplichtigen per gemeente

Woerden

BodegravenReeuwijk

Montfoort

Oudewater

Asielstatushouders

Gezins- en overige migranten

Ontzorging

Leefbaarheidstoets

Brede intake

PIP

B1-Route

Z-Route

O-Route

Montfoort

Oudewater

Asielstatushouders

Gezins- en overige migranten

Woerden

BodegravenReeuwijk

Leefbaarheidstoets

Brede intake

Rapportage Q2 2023 21

PIP

*B1-Route

*Z-Route

*O-Route

Uitleg routes: B1 route: Een route voor taal en (vrijwilligers)werk. Inburgeringsplichtigen spreken en schrijven binnen maximaal 3 jaar de Nederlandse taal op niveau B1. Tegelijk kunnen zij meedoen door (vrijwilligers)werk te gaan verrichten. Z-Route: Is een traject van 1600 uur met activiteiten die aansluiten bij de persoonlijke integratiedoelen van de inburgeringsplichtigen. Er wordt gestreefd naar beheersing van de Nederlandse taal op (ten minste) A1-niveua, inburgering, zelfredzaamheid in de samenleving en participatie. Ferm Werk is verantwoordelijk voor het inregelen van 800 uur aan participatie. Onderwijsroute: Een route vooral voor jongeren. Zij leren de Nederlandse taal op B1 niveau of hoger. Ook worden zij dan voorbereid op het volgen van een MBO- HBO- of universitaire opleiding.

Prestatie-indicatoren arbeidsparticipatie

Ferm Werk

Begroting 2023

Realisatie Q2

Prognose

Verschil

2023

Uitkeringen LO

1107

1120

Garantiebanen

145

151

157

Rapportage Q2 2023 22

Wat mag het kosten? Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2023

Realisatie t/m Q2 2023

Prognose Q2 2023

Verwacht resultaat

Lasten Trajectkosten

338

162

348

-10

Inburgeringstrajectkosten

382

100

282

1.989

1.967

307

530

-223

3.016

210

2.945

3.016

1.508

2.945

1.298

Arbeidsparticipatie uitvoeringskosten Inburgering uitvoeringskosten Totaal Lasten Baten Arbeidsparticipatie gemeentelijke bijdrage Resultaat

Toelichting verschillen arbeidsparticipatie Bedragen x € 1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2023 Trajectkosten: Reiskosten vallen hoger uit dan begroot. Zie toelichting Inburgering.

Bedrag Verschil

-10

Inburgeringstrajectkosten: Na het opstellen van de begroting hebben wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de inkoop van instrumenten, waaronder het taalonderwijs. Dit betalen de gemeenten zelf en deze kosten komen dus niet ten laste het budget van de inburgeringstrajectkosten. Daarnaast is het lastig van tevoren te prognosticeren op welk moment in het inburgeringstraject bepaalde instrumenten ingezet worden (en dus kosten

282

gemaakt worden). De uitgaven zijn daarbij ook afhankelijk van het aantal statushouders dat instroomt en het niveau van de statushouder. De uitgaven vallen door voornoemde redenen lager uit dan begroot, waardoor we onze prognose naar beneden bijstellen. Uitvoeringskosten: zie toelichting uitvoeringskosten financiële uitgangspunten.

Rapportage Q2 2023 23

-109

Programma 3 SW-bedrijf en Nieuw Beschut Ons uitgangspunt ten aanzien van het SW-bedrijf is hetzelfde als voor Arbeidsparticipatie, namelijk dat elke inwoner meedoet, naar zijn of haar vermogen. Ons SW-bedrijf is daarmee een leer- en ontwikkelbedrijf. We investeren in begeleiding van SW-medewerkers en Nieuw Beschut medewerkers. We gebruiken het SW-bedrijf ook als re-integratie-instrument voor inwoners die gebruik maken van de Participatiewet (of IOAW/-Z). We hebben oog voor het individu en voor zijn of haar mogelijkheden. Door op die manier te werken, sluiten we aan bij onze kernwaarden. Onze opdrachtportefeuille stemmen we af op de som van het aanwezige potentieel. Daarnaast kijken we goed naar de tariefstellingen bij onze opdrachten. Door op deze manier te werken, streven we naar een zo hoog mogelijke Netto Toegevoegde Waarde (NTW). De NTW is de omzet minus de directe kosten. Door een zo hoog mogelijke NTW te realiseren, daalt de bijdrage per gemeente. De omzet wordt gerealiseerd door SW-medewerkers en medewerkers Nieuw Beschut. Beiden zijn in dienst van Ferm Werk.

Wat willen we bereiken? Begeleiden van al onze SW-medewerkers en Nieuw Beschut, zodanig dat hun potentieel optimaal wordt aangesproken, wat resulteert in een zo hoog mogelijke NTW Speerpunten 2023 

We anticiperen zodanig op “het SW-bedrijf van de toekomst”, dat we ook in de nabije toekomst deze doelgroep optimaal ondersteunen binnen de kaders van de beschikbare middelen. Hierbij wordt ook gekeken naar logische en effectieve verbindingen met de Participatiewet.

Wat hebben we daarvoor gedaan? Beschut werk

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Rapportage Q2 2023 24

In het 2de kwartaal van 2023 is het aantal medewerkers dat bij FermWerk een “beschut werken” dienstverband hebben gestegen naar 29.77 Fte* (realisatie Q1 eind ’23: 28,23 Fte). Dit is het gevolg van de toename van het aanmeldingen en uitbreidingen van lopende arbeidsovereenkomsten. In de 2de helft van 2023 verwachten we eveneens een stijging van het aantal Fte. Voor de gemeente Woerden dreigt hiermee de begroting overschreden te worden. Om dat te voorkomen zullen we, als de instroom te hoog wordt, met een wachtlijst gaan werken voor de gemeente Woerden. Nieuwe aanmeldingen uit de overige gemeentes kunnen binnen de beschikbare taakstelling geplaatst worden.

We bieden adequate en persoonlijke begeleiding, zowel intern als bij werkgevers De begeleiding van het werk dat op de locatie van het SW-bedrijf plaatsvindt (“intern”) gebeurt door ploegleiders en praktijkopleiders. Ploegleiders helpen en instrueren medewerkers bij het correct uitvoeren van het werk. Praktijkopleiders hebben daarnaast een belangrijke taak in het onderkennen van de potentie, samen met de medewerker, en het opstellen van een plan om dit potentieel maximaal aan te spreken om vervolgens uitvoer aan dit plan te geven. Medewerkers die werkzaam zijn bij een externe werkgever worden begeleid door een accountmanager en/of een jobcoach. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

We zijn in beeld bij werkgevers en bieden ondersteuning bij de begeleiding van onze doelgroep (werkgeversbenadering) We zijn in beeld bij werkgevers en bieden ondersteuning bij de begeleiding van onze doelgroep (werkgeversbenadering). We hebben functionarissen die ervaren en deskundig zijn bij deze specifieke doelgroep, maar daarnaast ook oog hebben voor de wensen en behoeften van de ondernemer. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Prestatie-indicatoren SW-bedrijf en nieuw beschut

Ferm Werk

Nieuw beschut

Begroting 2023

Rapportage Q2 2023 25

Realisatie Q2 2023 29

Prognose Q2

Verschil

-3

Se Wsw

230

Rapportage Q2 2023 26

230

Wat mag het kosten? Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2023

Realisatie t/m Q2 2023

Prognose Q2 2023

Verwacht resultaat

Lasten Loonkosten SW-bedrijf

7.089

3.895

7.775

-686

534

363

807

-274

1.497

1.568

-71

9.120

4.258

10.150

-1.031

Loonkosten SW-bedrijf

-95

Loonkosten Nieuw

149

339

-339

2.881

3.000

-119

6.239

3.120

6.716

-477

9.120

3.269

10.150

-1.031

-989

Loonkosten Nieuw Beschut Uitvoeringskosten SWbedrijf en Nieuw Beschut Totaal Lasten Baten

Beschut Netto toegevoegde waarde SW-bedrijf en Nieuw Beschut gemeentelijke bijdrage Totaal Baten Resultaat

Toelichting verschillen SW-bedrijf en nieuw beschut Bedragen x € 1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2023

Bedrag Verschil

Loonkosten SW-bedrijf: Hogere salariskosten door indexeringen zoals genoemd in de Algemene en financiële uitgangspunten CAO Wsw. In de begroting is uitgegaan van een lager klanten bestand door bereiken

-686

pensioenleeftijd. Loonkosten Nieuw Beschut: Hogere salarislasten door de indexeringen zoals genoemd in de Algemene en financiële uitgangspunten CAO Aan de

-274

Slag. Uitvoeringskosten: zie toelichting uitvoeringskosten financiële uitgangspunten.

-71

Netto toegevoegde waarde: Hogere opbrengst door indexering tarieven. Tegelijkertijd is meer inhuur t.b.v. Groen noodzakelijk en is er een terugloop van productieve uren door afname van het Sw-bestand. Rapportage Q2 2023 27

119

Programma 4 Aanvullende dienstverlening Het programma aanvullende dienstverlening bevat alle taken waarover gemeenten afzonderlijk kunnen besluiten de uitvoer bij Ferm Werk onder te brengen. Bijvoorbeeld taken rond de huisvesting van vergunninghouders in het kader van de Huisvestingswet, de Declaratieregeling en de Tegemoetkoming Meerkosten Zorg. Ook het Ondersteuningsfonds voeren we uit voor de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. We brengen adviezen uit voor deze regeling. De betalingen die hieruit voortkomen neemt de gemeente voor zijn rekening.

Tegemoetkoming Meerkosten Zorg (WMO regeling) Deze regeling is bedoeld voor inwoners met een inkomen tot 140% van de bijstandsnorm die extra kosten maken in verband met een chronische ziekte of handicap. Dit is een samenwerking met de WMO-teams van de gemeenten. Ferm Werk neemt de aanvraag in, beoordeelt het inkomen en stuurt de aanvraag door naar de gemeente voor het beoordelen van de indicatie chronisch zieken. Na ontvangst terug neemt Ferm Werk het besluit en verzorgt de uitbetaling. Deze regeling geldt voor inwoners van Woerden, Montfoort en Oudewater. Met ingang van 1 maart 2023 zijn de voorwaarden voor de TMZ gewijzigd; -

De voorwaarde om in aanmerking te komen wordt het verbruik van het verplicht eigen risico in het

voorafgaande jaar. Dit betekent dat er alleen nog in uitzonderingsgevallen een doelgroepverklaring aangevraagd hoeft te worden. -

Er wordt niet meer getoetst op vermogen

Ondersteuningsfonds Inwoners van Bodegraven-Reeuwijk kunnen een beroep doen op het Ondersteuningsfonds als er sprake is van noodzakelijke kosten die ze niet via een andere regeling vergoed kunnen krijgen. Ferm Werk neemt de aanvraag in, onderzoekt of er geen andere regelingen of voorzieningen zijn waarop een beroep gedaan kan worden en geeft een advies hierover af aan het Sociaal Team.

Declaratieregeling Deze regeling is bedoeld voor inwoners met een inkomen tot 120% van de bijstandsnorm om kosten vergoed te krijgen voor sport, cultuur en educatie. De aanvraag wordt bij Ferm Werk ingediend en Ferm Werk neemt het besluit en verzorgt de uitbetaling. Voor inwoners met een uitkering vindt automatische toekenning plaats bij aanvang uitkering. Deze regeling geldt voor inwoners van Woerden, Montfoort en Oudewater

Jongeren in Participatie (JiP) Voor Woerden, Montfoort en Oudewater voeren we het project Jongeren in Participatie (JiP) uit. Hierbij wordt onder andere intensief samengewerkt met het Sociaal Team, Jeugdteam, het Regionale meld- en coördinatiepunt en scholen. Hiermee voorkomen we dat deze groep een beroep moet doen Rapportage Q2 2023 28

op bijstand of andere kostbare voorzieningen en zorgen we ervoor dat zij optimaal invulling kunnen geven aan hun talenten. Het is niet noodzakelijk dat de jongere een uitkering ontvangt. Momenteel worden 55 jongeren nog begeleid door onze Integraal Jongerencoach. In Q2 is er sprake geweest van 4 nieuwe instroom aan kandidaten (2 Woerden en 2 Oudewater). Dit kwartaal zijn er 8 uitgestroomd. Uitstroom bestond uit 6 kandidaten uit Woerden, 1 Montfoort en 1 Oudewater. De resultaten van uitstroom bestond uit: 1 beschut werk, 1 geplaatst op een aangepaste opleiding en daarbij stage geregeld, 1 verhuizing, 1 garantiebaan Albert Heijn, 2 WAJONG, 1 zelf werk gevonden, 1 garantiebaan Vianen Kozijnen. In Q3 zal er een evaluatie plaatsvinden van het JIP proces in samenwerking met de 2 beleidsadviseurs van Woerden en Bodegraven Reeuwijk. Hierbij gaat het o.a. over het definiëren en formuleren van uitgangspunten en resultaten.

Huisvesting Statushouders Ferm Werk regelt de huisvesting van de statushouders in de gemeenten in overleg met het COA, woningbouwverenigingen en vluchtelingenwerk. Het jaar 2023 kent een verdubbeling van de taakstelling ten opzichte van 2022. Door de NWI, waar de afdeling inkomen verantwoordelijk is voor het ontzorgen is samenwerking met de regievoerder inburgering noodzakelijk. Voor het ontzorgen maken we gebruik van de Kredietbank.

Rapportage Q2 2023 29

Wat gaat het kosten? Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2023

Realisatie t/m Q2 2023

Prognose Q2 2023

Verwacht resultaat

Lasten Regeling TMZ

119

126

-7

Declaratieregeling

505

533

785

-281

Ondersteuningsfonds

JIP uitvoeringskosten

-11

Huisvesting statushouders

-21

WIW

Participatieverklaringstraject

Aanvullende dienstverlening

264

192

1.037

628

1.248

-211

1.037

521

1.248

-211

1.037

521

1.248

-211

-107

uitvoeringskosten

uitvoeringskosten Totaal Lasten Baten Aanvullende dienstverlening gemeentelijke bijdrage Aanvullende dienstverlening debiteuren ontvangsten Totaal Baten Resultaat

Toelichting verschillen aanvullende dienstverlening Bedragen x € 1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2023

Bedrag Verschil

Regeling TMZ: Voor de gemeente Montfoort is ambtshalve de uitkering in april 2023 uitbetaald aan de cliënten die eerder van deze regeling gebruikt

-7

mochten maken. Declaratieregeling: I.v.m. taakstelling extra statushouders stijgen de sport-, internet en schoolkosten. Tevens is de indexering van 9.7% t.o.v. 2023 doorgevoerd. In de verwachte uitgaven is geen rekening gehouden met de

-281

taakstelling omdat het beleid nog niet is aangepast hierop. Het betreft een openeinderegeling. Aanvullende dienstverlening uitvoeringskosten: zie toelichting uitvoeringskosten financiële uitgangspunten.

Rapportage Q2 2023 30

WIW: Per 2023 is deze activiteit opgenomen binnen de Basis dienstverlening, - inkomensregelingen.

Rapportage Q2 2023 31

Bedrijfsvoering Wat willen we bereiken? Planning en Control/Financiën

Wat hebben we daarvoor gedaan? Gemeenschappelijke regeling In 2022 is de Gemeenschappelijke Regeling vereenvoudigd en is een start gemaakt om de plan en control cyclus te vereenvoudigen en meer te automatiseren. In 2023 willen wij een verdiepingsslag maken waarbij we gaan onderzoeken of we ook gebruik kunnen maken van bijvoorbeeld het digitale platform voor deze cyclus. We streven naar zoveel mogelijk duidelijkheid en transparantie. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Het opstellen van de begroting 2024 is al volledig digitaal tot stand gekomen met koppelingen o.a. vanuit ons financieel systeem. In het tweede kwartaal hebben we de begrotingsapp gelanceerd. Hierdoor is het mogelijk om naast het PDF bestand via een digitale manier de rapportages te lezen.

Wat willen we bereiken? Personeel

Wat hebben we daarvoor gedaan? Aandacht voor sociale veiligheid Het onderwerp sociale veiligheid is een thema dat periodiek zal terugkomen in de werkoverleggen. Daarnaast zullen de interne en externe vertrouwenspersonen jaarlijks een geanonimiseerd verslag van hun werkzaamheden maken voor het MT. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) In het tweede kwartaal is er een werkgroep Sociale Veiligheid opgericht. Zij maken een plan voor de gehele organisatie en in de externe vertrouwenspersoon is gestart.

Rapportage Q2 2023 32

Formatie en bezetting We gaan werken met een formatieplan dat periodiek besproken wordt met de teammanagers. De bezetting in de teams is op orde en iedereen zit op de juiste plek in de organisatie. Om te komen tot een goede bezetting gaan we de arbeidscommunicatie verbeteren en het introductieprogramma door ontwikkelen. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) De formatie is vastgesteld. Er wordt in het 3e kwartaal een proces gemaakt voor het wijzigen van de formatie in Engage.

Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is hoog en vaak langdurig. De ziekteverzuimpercentage waren eind 2022 als volgt: Nieuw Beschut medewerkers 13,1%, SW medewerkers 15,0 %, Staf en Leiding 8%. We gaan meer inzetten op preventie (vroege interventies), het trainen en informeren van leidinggevenden en bespreken het verzuim regelmatig in werkoverleggen. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Begroting

Stand van zaken Q2

Nieuw beschut

13,1%

9,6%

SW-medewerkers

15,0%

15%

Staf en leiding

8,0%

7,2%

We zijn gestart met de nieuwe arbodienst per 1 mei. Aan het begin van het 3e kwartaal zal er een eerste evaluatie zijn met de nieuwe bedrijfsarts. Er is een stappenplan gemaakt om meer aandacht te besteden aan het ziekteverzuim. Hierin komt o.a. de aanpassing van het verzuimbeleid, voorlichting aan leidinggeven en de sociaal medisch teams aan de orde. In het 3e kwartaal zullen de eerste stappen van het plan gezet gaan worden.

Rapportage Q2 2023 33

Wat willen we bereiken? Huisvesting Ferm Werk is gevestigd aan de Carrosserieweg en aan de Wagenmakersweg in Woerden. Op de Carrosserieweg hebben we de productiehallen, de balie voor cliënten uit de gemeenten en kantoren. Op de Wagenmakersweg is de afdeling Groen en de fietssluis gevestigd.

Wat hebben we daarvoor gedaan? Carrosserieweg We richten onze bedrijfspanden zo klimaatverantwoord in. Tevens streven we naar "arbo-optimale" werkplekken voor alle medewerkers. In de geest van de huidige tijd zorgen we ervoor dat medewerkers hybride kunnen werken indien het type werk dat toelaat. Tevens gaan we de energiebesparende maatregelen, het vervangen van tl-verlichting door LED-verlichting, voortzetten. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) In 2022 is er door de eigenaar van het Pand aan de carrosserieweg een stevige huurverhoging aangekondigd. In het eerste en tweede kwartaal is hard gewerkt om de aangekondigde verhoging te verlagen en, waar dat onbespreekbaar bleek, in te zetten om de kwaliteit en duurzaamheid van de huisvesting te verbeteren. Eind juni is een nieuwe huurovereenkomst, ingaande 1 januari 2024, getekend. Daarin is afgesproken dat de eigenaar gaat investeringen in duurzaamheid, zodanig dat het pand aan de carrosserieweg per 1 juli 2024 energielabel A zal verkrijgen. Tevens is afgesproken om het binnenklimaat te verbeteren en zullen diverse onderdelen van het gebouw worden gemoderniseerd. Ook deze aanpassingen zullen voor 1 juli 2024 worden gerealiseerd.

Wagenmakersweg We richten onze bedrijfspanden zo klimaatverantwoord in. Tevens streven we naar "arbo-optimale" werkplekken voor alle medewerkers. In de geest van de hujidige tijd zorgen we ervoor dat medewerkers hybride kunnen werken indien het type werk dat toelaat. Tevens gaan we de energiebesparende maatregelen, het vervangen van tl-verlichting door LED-verlichting, voortzetten. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Op dit moment zijn hier geen extra stappen in gezet. De verwachting is dat we in Q3 de Tl-verlichting in Led-verlichting verder gaan vervangen.

Rapportage Q2 2023 34

Wat willen we bereiken? Wagenpark Ferm Werk heeft 23 zakelijke auto’s. Hieronder vallen personenbusjes waarmee de medewerkers van Groen en Extern naar hun werkplek worden gereden. Daarnaast beschikken we over een aantal personenauto’s waar iedereen die naar een zakelijke afspraak moet, gebruik van kan maken.

Wat willen we bereiken? Communicatie Ferm Werk verricht belangrijk werk voor inwoners van onze vier gemeenten. Als het moet worden de inwoners geholpen met (tijdelijk) inkomen en kunnen ze een beroep doen op verschillende regelingen voor inwoners met een laag inkomen. Minstens zo belangrijk is het werk dat verricht wordt om iedereen te helpen bij het vinden van passende arbeid. Het is van essentieel belang dat Ferm Werk en haar dienstverlening bij zowel de inwoners als bij werkgevers goed in beeld is. Dit geldt ook voor de vier opdrachtgevende gemeenten en alle relevante stakeholders. We willen de communicatie zodanig organiseren dat we samen het maximale bereiken ten aanzien van de participatie van onze inwoners. En, dat bij inwoners bekend is wat Ferm Werk voor hen kan betekenen op het gebied van uitkeringen en regelingen.

Wat hebben we daarvoor gedaan? Integraal communicatieplan In 2022 hebben we een nieuw integraal communicatieplan opgesteld met aandacht voor alle betrokkenen en met beperkt budget. We besteden aandacht aan de individuele verhalen van inwoners en werkgevers. Zo kan de communicatie bijdragen aan het bereiken van onze doelstellingen. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Het integraal communicatieplan is in concept opgeleverd. Tevens zijn een aantal onderwerpen al geëffectueerd in bestaande communicatiemiddelen (verhalen van inwoners in de nieuwsbrief werk en inkomen en op de sociale media). De afgelopen periode lag de nadruk op de interne communicatie en heeft werving van personeel veel tijd gevergd.

Zichtbaarheid vergroten door organiseren van activiteiten We organiseren heel mooie activiteiten om onze doelen te bereiken en we willen onze zichtbaarheid vergroten. Ook is de aandacht voor de communicatie naar werkgevers die ons helpen en naar onze opdrachtgevende gemeenten beperkt. Dat gaan we verbeteren. Stand van zaken (indicator)

Rapportage Q2 2023 35

Stand van zaken (toelichting) In Q2 zijn we gestart met de voorbereiding voor een themasessie voor de raad over gesubsidieerde arbeid. Deze zal in september plaatsvinden. Inmiddels zijn we gestart met de voorbereiding voor een werkgevers event in het kader van het 10 jarig bestaan van Ferm Werk. Dit event zal begin 2024 plaatsvinden.

Wat willen we bereiken? ICT

Wat hebben we daarvoor gedaan? Automatisering Bij het opstellen van de begroting is nog geen keuze gemaakt voor een softwarepakket voor het sociale domein. Als dit een nieuw pakket wordt, zullen we dat inrichten en de medewerkers kennis en vaardigheden overbrengen. Wanneer het softwarepakket niet wijzigt, zullen zorgen voor een optimale inzet van de functionaliteiten en de kennis van de medewerkers vergroten. De andere applicaties houden we up-to-date en er zal continue aandacht zijn of deze pakketten voldoen aan de eisen van de organisatie. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Er heeft wel een marktconsultatie plaats gevonden met verschillende leveranciers. Inmiddels hebben we een inkoopbureau benaderd die een voorstel hebben gedaan om de aanbesteding hiervoor te verzorgen. Dit wordt in Q3 verder opgepakt.

Hybride werken In 2023 is een project gestart naar hybride werken. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Onder leiding van een ingehuurde projectleider heeft de werkgroep Hybride werken het projectplan opgeleverd. Volgende stap is dat het projectplan wordt besproken in het MT en vervolgacties worden uitgezet. Dit zal plaatsvinden in het 3e kwartaal.

Inkoop duurzame ondersteuningsmiddelen. We willen inzetten op slim inkopen van hardware Rapportage Q2 2023 36

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) In het najaar zullen we een nieuwe telefooncentrale krijgen waarbij we ook naar de mobiele telefonie zullen kijken. Op dit moment krijgen medewerkers alleen een nieuwe telefoon of laptop als hij kapot is, maar is het niet zo geregeld dat na een afschrijvingsperiode een nieuwe wordt gegeven. Hierover moeten, net zoals bij laptops nog afspraken over worden gemaakt. Gesprekken zijn hierover wel gevoerd met gemeente Woerden.

Meer in de cloud Het ICT landschap is continu in verandering. We streven ernaar om steeds meer in de cloud te gaan werken waarbij veiligheid van gegevens is geborgd. Nieuwe software zal altijd een SAAS oplossing zijn. We worden hierdoor minder afhankelijk van onze hostingpartij bij updates, veranderingen in de software enz. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Zoals in het eerste kwartaal aangegeven zal dit beleid vorm worden gegeven in een ICT stip. Het concept plan is hiervoor gereed en wordt op dit moment op directieniveau besproken. Er zijn tot op heden nog geen applicaties in 2023 die lokaal draaien naar de cloud omgeving gegaan. Het is ook geen doelstelling op zich om dit te willen realiseren het gaat om het afwegingskader wat we hierin willen volgen.

Samenwerking met ICT-afdeling Gemeente Woerden We blijven inzetten op een goede samenwerking met de ICT-afdeling van de gemeente Woerden. Daarbij zijn de uitgangspunten minder kwetsbaar te zijn, efficiënter en in verbinding met elkaar de juiste technische stappen te nemen. Jaarlijks verwachten wij een ISAE type 2 verklaring. Dit is een rapportage die aangeeft dat de uitbestede processen bij gemeente Woerden worden beheerst en dat we kunnen bouwen op de ICT-omgeving die ook goed beveiligd is. De dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks geëvalueerd. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Zoals hierboven al beschreven is, hebben we in samenwerking met gemeente Woerden een ICT-stip geschreven. We moeten wel beide actief inzetten op de samenwerking. Dit betekent elkaar blijven Rapportage Q2 2023 37

informeren en in gesprek blijven. Dit blijkt in de praktijk regelmatig wel lastig te zijn. Met name het ontbreken van voldoende middelen (geld en mensen) kunnen we het tempo van de vernieuwing bij Woerden als Ferm Werk niet bijhouden. Inmiddels is duidelijk dat hier naast de goede intentie van beide partijen, gebrek aan ICT middelen een serieus risico gaat vormen in de samenwerking.

Wat willen we bereiken? Archief Ferm Werk deelt veel informatie en archiveert ook veel informatie met (vaak) privacygevoelige gegevens. De afdeling digitale informatievoorziening voldoet al jaren niet aan wet- en regelgeving. In 2022 is hier een stap ingezet door een aantal technische aanpassingen te doen in het archiveringssysteem. Hiermee is echter niet geborgd dat we structureel de informatievoorziening op peil houden.

Wat hebben we daarvoor gedaan? Onderzoek privacy en informatievoorziening We zullen gaan onderzoeken wat structureel nodig is aan kennis en ervaring op het gebied van privacy en informatievoorziening. Dit blijft ook in 2023 onze aandacht houden. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Er is veel energie gestoken in de de afdeling informatievoorziening het eerste en tweede kwartaal. Nadat de streekarchivaris en de provincie een slechte beoordeling hadden gegeven is er een kwaliteitsplan opgesteld. Een update van al deze verbeteringen is naar de streekarchivaris gestuurd ter beoordeling. Wij verwachten in Q3 hierover te horen wat zijn bevindingen zijn.

Wat willen we bereiken? Informatiebeveiliging en privacy De omgang met persoonsgegevens brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Het veld rond privacy wordt steeds complexer. Dit komt onder andere door de vele gegevensuitwisselingen met (keten) partners, de technische mogelijkheden, gebruik van big en open data voor dienstverlening en de veranderde wetgeving.

Wat hebben we daarvoor gedaan? Bewustwording in organisatie Het team privacy en informatiebeveiliging (PIV) zal regelmatig bewustwordingscampagnes voeren via verschillende kanalen. Zij zullen zichtbaar zijn in teamoverleggen, op intranet of via de privacyambassadeurs in de organisatie. Daarnaast zullen de FG en de CISO twee keer per jaar een

Rapportage Q2 2023 38

rapportage aanbieden aan het MT met de bevindingen en aandachtspunten op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) In het tweede kwartaal hebben we in het kader van bewustwording wekelijks een digitale vraag gesteld aan medewerkers. Daarnaast heeft een mysterieguest een bezoek gebracht aan ons pand. Zij heeft gekeken hoe de fysieke en digitale beveiliging op orde is. Het rapport met bevindingen wordt binnenkort gedeeld met de organisatie. Hieruit zullen naar alle waarschijnlijkheid ook acties naar voren komen met betrekking tot de beveiliging. Net als vorig jaar hebben we een bio-meting laten uitvoeren door een externe partij. Zij controleren de normen waar de overheid zich aan moet houden omtrent informatiebeveiliging. In het derde kwartaal krijgen we hier de uitslag van.

Wat willen we bereiken? Rechtmatigheid Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het onderzoek van de rechtmatigheid.

Wat hebben we daarvoor gedaan? Periodiek rapporteren aan dagelijks bestuur Om het dagelijks bestuur hierin te faciliteren stellen wij 2 keer per jaar een rapportage op en leggen deze voor aan het bestuur. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Op dit moment wordt er gewerkt aan de eerste rapportages door de interne controleurs. Zij zullen in het najaar een rapportage opleveren die naar het bestuur zal worden gestuurd. We hebben bewust gekozen om dit in het najaar te doen, omdat dan ook de interim controle van de accountant is. Een deel van de resultaten van die controle zullen we verwerken in de rapportage.

Rechtmatigheidsverantwoording in jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het onderzoek naar rechtmatigheid en geeft in de jaarrekening een rechtmatigheidsverklaring af. De accountant controleert vervolgens de jaarrekening en de daarbij behorende rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid en rechtmatigheid. In deze verantwoording worden alleen afwijkingen opgenomen die onder de 1% van de totale lasten van de begroting vallen. Rapportage Q2 2023 39

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Dit is pas van toepassing in de jaarstukken 2023.

Wat willen we bereiken? Contractbeheer In 2022 hebben we een slag gemaakt in het contractbeheer. In 2023 willen we dit via goede processen en afspraken gaan borgen in onze bedrijfsvoering.

Wat hebben we daarvoor gedaan? Opstellen inkoop- en aanbestedingsbeleid In 2023 werken we dit verder uit met een inkoop en aanbestedingsbeleid. Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting) Wij hebben een overeenkomst afgesloten met een juridisch adviesbureau om ons te adviseren omtrent inkoop- en aanbesteding. In het derde kwartaal zullen zij een workshop voor alle belanghebbende die met inkoop en aanbestedingen te maken hebben organiseren. Wij hopen hiermee de kennis bij de medewerkers te vergroten. Daarnaast lopen er een aantal aanbestedingstrajecten.

Rapportage Q2 2023 40

Overhead en onvoorzien Bedragen x €1.000 Exploitatie

Begroting 2023

Realisatie t/m Q2 2023

Prognose Q2 2023

Verwacht resultaat

Lasten Bedrijfsvoering

5.046

6.125

-1.079

Onvoorzien

Totaal Lasten

5.097

6.176

-1.079

Gerealiseerd resultaat

-5.097

-6.176

1.079

uitvoeringskosten

Toelichting verschillen overhead en onvoorzien Bedragen x € 1.000 Toelichting verschil ten opzichte van Begroting 2023 Bedrijfsvoering uitvoeringskosten: zie toelichting uitvoeringskosten financiële uitgangspunten. Totaal

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.oudewater.nl/api/v1/meetings/547/documents/17269