2021.11.16 Raadsinformatiebrief 'KPI rapportage Archief- en informatiebeheer 2020' - Merged.pdf

Te ondernemen actie door zorgdrager

informatie, die wel arcfriefwaard§ zijn. Pas opslagformaten toe die aan een open standaard voldoen. N.B. Er is een ovenicht maar niet is vast-

gesÍel/ welke informatie eventueel t.z.t. in het

e4ept moet komen.

5.10 Functionele eisen (was 4.2) Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiebescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

Ja:

Zie het advies bij KPI 5.2

Wat ontbreekt is een metagegevenscàema waaraan vanaf januari 2020 is begonnen (zie KPI 3.2.a). Er is wel een applicatie-orczicht maar er moet nog worden gekeken of er in vakapplk=ties archiefiraardige documenten zitten. N.B. Er is in 2020 een begin gemaakt met het metagegevensschema in same nwerking met DiVault maar dit is nog niet klaar. Dit zal in 2021 weer opgepakt worden nr.t DiVault.

5.í1 Voorzieningen comprcssie en encryptie (was 4.5) a Zijn voozieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja, welke? b En zijn deze voozieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? c Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de a rch iefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

20

Niet van toepassing: Er wordt geen gebruik gemaakt van

compressie en encryptie.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

6. Vervanging, convensae/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden (was 4 en 5) Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of crntext van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Norm 6.í Vervanging, besluiten en verklaringen (was 5.3)

Wordt er voldaan aan de norrn

Te ondernemen actie door zorgdrager

Ja:

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

a Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefuescheiden door digitale reproducties of

Zowel te bewaren documenten als le vernietigen documenten, behoudens enkele uitsonderingen zoals bv akten burgerlijke stand / overeenkomsten. Er is een Handboek Vervanging. De originelen worden na vervanging 4 weken bewaard en daama vernietigd.

omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigdl?

b Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van

de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

Ja: Het handboek vervanging wordt gevolgd. Er is een drievoud§e controle op de kwaliteit van de scan. Narnelijk door diegene die scant, dan door diegene die registeert en dan kan binnen 4 weken nog de behandelaar reagercn op een niet goede kwaliteit.

c Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiebescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

Ja:

6.2 Converteren en migrcren (was 4.6) a Wordt er tijdig geconverteerd/ gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archieÍbescheiden voldaan zal gaan worden?

Ja:

b ls er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

n.v.t.

6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

Ja:

(was 5.í)

ln Corsa wordt op dossiemiveau de bewaartermijn vastgelegd. ln Decos Join wordt e.e.a. gekoppeld middels het aankiezen van het juiste zaaktype.

a Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

b Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

21

E.e.a komt in het Handboek Vervanging aan de orde welke is gevoegd bij het vervangingsbesluit.

Er wordt tijdig geconverteerd of gemigreerd, maar de laatsE jaren heeft de gerneente

Woerden dit (ook voor Oudewater) niet toegepast.

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk. Denk bij de migratie van informatie uit Corsa naar Mylex wel aan de (wettelijke) eisen die hieraan worden gesteld en stem dit af met het RHC.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondememen actie door zorgdrager

c Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve

Nee

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

d ls er een Hotspotmonitor vastgesteld? (nieuw)

Ne€

Advies RHC: Overleg in het eerstvolgend SIO in2021 oÍ et een Holspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren moel worden opgesteld. Denk hieöij o.a. aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de Corona-crisis.

6.4 Vernietiging en verklaringen (was 5.2) a Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefuescheiden?

Ja: Toestemming wordt gevraagd aan de gemeentelijke a rch iefinspecteur en b ij twijbl wordt de behandelaar geraadpleegd. De back-ups van de netwerkschijven uorden na 1 jaar vernietigd. Echter enkele applicaties hebben een eigen inteme opslagfunctie en daar blijven gegeraens langer bewaard.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

Deels:

Advies RHC: Blijf het RHC op de hoogte houden brj vragen, kwesties rond vernietiging van informatie bij afdelingen van de organisatie.

stukkenlijst?

b Maakt het college als archiekorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefuescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

Voor het archieÍ vanaf de periode 1-12-2020 zal e.e.a. op zaakniveau worden gepresenteerd. Voor zaken vanal 1-12-2020 zal het in de toekomst mogelijk zijn in de verklaring op te nemen op grond van uelke categorie(en) van welke selectielijst deze zijn vemietigd omdat deze zijn geïntegreerd in het zaaktype. Jaarlijks worden in januari door de beheerder SSA de daarvoor in aanmerking komende archiefdelen vemietigd. Vernietiging vind plaats door afvoer door een erkend papiervernbtigingsbedrijf. Advies RHC 2019: Team DIV dient er nog meer attent op te zijn dat indien afdelingen documenten (dat geHt ook voor tekeningen- en kaartsnateriaal) willen vemietigen dit af te stemmen met de streekarchivaris.

N.B. Vanuit team DIV is in 2020 regelmatig overleg geweest rond vemietigingsl<wesÍtes afdelingen van de gennente. 6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen (was 5.4) a Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiebescheiden vervreemd? b Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

22

öl Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakeli.jk

Nee

Niet van toepassing

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

c Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

Niet van toepassing

d Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Te ondernemen actie door zorgdrager

Niet van toepassing

7. Overbrenging van archiefbescheiden (was 6)

de praktijk?

7.'l Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn (was

D€eE:

6.1) a Zrjn alle te bewaren archiefuescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daa rvoor aangewezen openbare a rch iefbewaa rplaats

48 m1 te bewarenfuernietigen algemeen aróief SSA (1989-1999) is momenteel gesplitst in vernietigbaar en te bewaren. 49 m1 bouwdossiers (1927 Um 1999) staat klaar om te worden overgebracht naar RHC na controle en herverpakking/hemummering. De bouwdossiers worden in 2021 overgedragen aan het RHC.

of e{epotvooziening? b Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? c Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niettijdige oveórenging?

Advies RHC: a) Zorg dalin 2021 de bouwdossiers van Oudewater (Um 1999) overgedragen kunnen worden naar het RHC. b) Bewerk (geborgd in overleg met het RHC) in 2021 verder het'1O-jarenblok 1989-1999 i.v.m. de verplichte overbrenging na 20 jaar naar het RHC. Dit had eigenlijk al in 2020 moeten gebeuren.

Voor de benrcrking en vervaardiging een beschrijvende inventaris van het over te brengen archieblok is momenteel geen capaciteit beschikbaar. Advies RHC 2019'. Zorg dat in 2020 de bouwdossiers van Oudewater (Um 1999) overgedragen worden naar het RHC. En bevtrerk in 2020 verder het lGjarenblok 19891999 i.v.m. de toekomstige oveörenging naar het RHC. Deze stond eigenlijk voor dit jaar gepland. N.B. De overdracht van bouwdossiers kon in 2020 nog niet uitgevoerd wotden i.v.m. nog uit te voeren coïecties in de toegang. Afgesproken is nu dat in 2021 de overdncht hiervan eind 2021 is voozien.

7.2 Verklaringen van overbrenging (was 6.2) Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefuewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

23

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

7.3 Niet-overbÍengen vanwege bedrijfsvoering (was 6.3) Heeft het college als archieízorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefiaet? 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen a Ziin de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor een ieder kosteloos te raadplegen?

Ja

b Kan een ieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriflen en bewerkingen van de archiefuescheiden (laten) maken?

Ja

c Heeft het college als archiefuorgdrager regels opgesteld over

Ja:

de genoemde kosten?

ln de legesverordening van de gemeente Woerden (centrumgemeente van de GR) zijn de regels voor het RHC hierover opgenomen.

d ls in de regels over kosten rekening gehouden met de

Nee:

bepalingen daarover in de Wet hergebruik OverheidsinÍormatie (Wno)? (nieuw)

ln voorkomende gevallen zijn dergelijke aanvragen conform de WhO in behandeling genomen.

8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging a ln beginsel zijn archieÍbescheiden openbaar op het momenl van oveörenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn.

Ja:

Heefl het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na oveörenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? b Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

Wanneer dit van toepassing is, is dit opgenomen in de verklaringen van overbrenging naar de aróiefuewaarplaats en verantwoord in de inventarissen.

Ja

c Heeff het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene Verordening gegevensbesch erming (AY G)? ( n i e uw)

Ja

d Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening

Ja

gehouden met artikel '15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden op het

24

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Advies RHC: Beheerders moeten bij de overbrenging van archief naar het RHC meer rekening houden met de beperking van de openbaaöeid van gegevens o.g.v. de Archiefwet en de AVG. Zie de in 2019 uitgegeven handreiking door de VNG "Beperkt waar het moet".

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

gebied van milieu-informatie inperkt?

Ja

d Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder

Advies RHC 2019: Hou Íekening bii de oveórenging met de beperking van de

van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van oveörenging?

Te ondernemen actie door zorgdrager

openbaarheid van persoonsgegevens in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

N.8. Er is in 2020 nog geen archief ovetgebncht waarop eventueel bepeil<ingen oryelegd moest worden.

8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Niet van toepassing.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik a Heeft de beheerder van de archiebewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de vezoeker?

Ja:

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Dit is vastgelegd in het bezoekers/studiezaalreglement van het RHC.

b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een vezoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd?

Niet van toepassing

8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige

Ja:

instelling

Dit is niet voorgevallen.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

a Voldoet de beheerder van de archiebewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefuescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? ls dit weliniet voorgevallen?

b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats

Ja

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Ja:

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

inhoudelijke en financiële voonraarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefuescheiden aan deskundige e*erne instellingen is verbonden? 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik a ls er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiebewaarplaats?

25

Er is een bezoekersJstudiezaalreglement, te vinden op de website en in de studiezaal.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

b Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een

Nee: De archieforganisatie handeh in de geest van het kwaliteitshandvest van BRAIN.

kwaliteitshandvest? 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?

26

Ja: Via de uebsite ww'

Te ondernemen actie door zorgdrager

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Plan van aanpak/reactie geconstateerde verbeterpunten KPI’s archiefzorg gemeente Oudewater 2020 Inleiding: In de rapportage van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard m.b.t. KPI’s Archiefzorg gemeente Oudewater 2020 van 4 mei 2021, welke in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is opgesteld zijn een aantal aandachtspunten benoemd waarop een kwalitatieve verbeteractie wenselijk en/of noodzakelijk is. De gemeente Oudewater onderschrijft het belang van een documentaire Informatievoorziening waarin archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Dat er desondanks binnen de KPI’s Archiefzorg aandachtspunten naar voren komen waarin de gemeente Oudewater nog niet of niet helemaal voldoet aan de gestelde wettelijke kaders heeft te maken met de complexiteit van de invoering van het digitaal- en vanaf december 2020 zaakgericht werken, Daarnaast speelt de formatieve bezetting bij het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) een belangrijke rol als het gaat om het niet tijdig kunnen realiseren van alle uit te voeren taken bij DIV. Door de krappe personele situatie is DIV genoodzaakt om prioriteiten te stellen in de uit te voeren taken. Vanaf december 2020 werkt de gemeente Oudewater zaakgericht en worden er bij de registratie van documenten zaakdossiers gevormd of worden documenten toegevoegd aan een reeds bestaande zaak.

Vanaf 1 januari 2017 is er sprake van digitale dossiervorming. Uitzondering daarop zijn de omgevingsvergunnnigen Bouwen die vanaf 2015 volledig digitaal zijn. In februari 2018 is door de provinciale archiefinspectie in het kader van haar toezichttaak aangegeven dat de achterstanden in de werkzaamheden voor de gemeente Oudewater/Woerden bij het team DIV voor eind 2020 ingelopen dienen te worden. Een en ander heeft ertoe geleid dat in maart 2018 het masterplan “wegwerken archiefachterstanden DIV” is opgesteld waarin is aangegeven hoe de gemeente Oudewater/Woerden bedoelde achterstanden gaat inlopen voor eind 2020. In uitvoerende zin heeft dit masterplan tot gevolg gehad dat er extra budget beschikbaar is gesteld. Vanuit dit extra budget zijn inhuurkrachten bij DIV benoemd om de bestaande achterstand in de werkzaamheden in te lopen voor 2021. Bedoelde achterstanden zijn, op enkele afhechtingspuntjes na, ingelopen. Het oordeel van de provincie over het archief- en informatiebeheer van Oudewater over 2019-2020 werd op 4 mei 2021 met een toezichtbrief ontvangen. De provincie baseerde zich daarbij niet alleen op de KPI-rapportage en het verbeterplan, maar ook op de actuele informatie over deze periode. Daarbij geeft de provincie enige aandachtspunten die verderop in dit plan van aanpak verder worden uitgewerkt als reactie op de KPI-onderdelen.

Hoewel er ten opzichte van 2019 een verbetering was ingezet, kwalificeerde de provincie als extern toezichthouder de uitvoering van de Archiefwet door de gemeente Oudewater als "redelijk adequaat". Deze kwalificatie houdt in dat uw archief- en informatiebeheer ten dele voldoet aan de wettelijke vereisten. Wel wordt aangegeven dat er een stijgende lijn is waargenomen t.a.v. de uitvoering van het informatiebeheer binnen de gemeente Oudewater, maar er wordt wel de zorg uitgesproken of die stijgende lijn kan worden doorgezet gezien de personele capaciteit bij het team DIV. Ook het RHC geeft op het punt van de personele formatie DIV aan dat ze zich ernstig zorgen maken over de formatie bij DIV in relatie tot de uit te voeren wettelijke taken.

De provincie geeft daarnaast aan dat het belangrijk is om grip te krijgen en te houden op de volledige digitale beheeromgeving in onze organisatie ten einde de informatievoorziening toekomstbestendig te houden Hieronder treft u een opsomming aan van de aandachtspunten uit de KPI Archiefzorg 2020, Waarbij ook de opmerkingen uit de rapportage van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek- en Lopikerwaard zijn meegenomen met daarbij de actie(s) welke zijn ondernomen of welke wij van plan zijn om te nemen teneinde te komen tot verbetering van gesignaleerde aandachtspunten. 1.3 Strategisch Informatieoverleg (SIO) Hou vast aan het 2 maal per jaar organiseren van het SIO-overleg waarin op een breder niveau wordt gesproken over de kwaliteit van de informatiehuishouding. Actie/reactie: Er heeft een SIO overleg plaatsgevonden in februari 2021. Op 13 september 2021 is een volgend SIO-overleg gepland. In december 2021 zal ook een SIO-overleg worden ingepland 1.4 Wijziging overheidstaken Blijf attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken aan derden. Actie/reactie: Bij het mandateren of delegeren van taken aan andere instellingen wordt in de gemeenschappelijke regeling of dienstverleningsovereenkomst een archiefparagraaf opgenomen waarin bepalingen staan over het beheer van de archiefbescheiden en het toezicht op dit beheer.

Ook worden bepalingen opgenomen over wat er met de archiefbescheiden moet gebeuren bij opheffing van het orgaan/gemeenschappelijke regeling. Door de komst van nieuwe wetgeving op het gebied van de privacy wordt er ook, indien er sprake is van documenten met persoonsgegevens, een verwerkingsovereenkomst opgesteld welke ook nog aangeeft hoe met deze archiefbescheiden moet worden omgegaan. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen Tref bij gemeenschappelijke regelingen voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden. Actie/reactie: Zie beantwoording bij 1.4 2.2 Mensen, kwantitatief tbv beheer Zorg in 2021 dat er voldoende capaciteit bij team DIV beschikbaar is om de wettelijke taken op het gebied van de informatievoorziening naar behoren te kunnen uitvoeren. Heb naast het lopende werk bij DIV ook aandacht voor het feit dat er capaciteit beschikbaar moet zijn om nieuwe ontwikkelingen te initiëren. Breng de bouwvergunningen tot en met het jaar 2000 in 2021 over naar het RHC. Bewerk ook het algemeen archiefblok 1989-1999 zodat deze in 2022 kan worden overgedragen aan het RHC. (produceer een goede ingang) Actie/reactie: Ten aanzien van de personele capaciteit bij team DIV ligt er een verzoek om voor het begrotingsjaar 2022 een personele uitbreiding bij DIV te realiseren. Het overbrengen van de bouwvergunningen tot en met 2000 is in bewerking en zal in 2021 worden gerealiseerd.

De bewerking van het algemeen archief 1989/1999 is gestart. Hopelijk kunnen we dat in 2022 afronden, e.e.a. afhankelijk van de gevraagde formatie-uitbreiding voor 2022

3.1c Archiefruimte Bezie tijdig de mogelijkheden tot onderbrenging van het archief bij afstoten stadskantoor. Zorg ook voor de vernietiging van documenten in Workforce en Carl. Actie/reactie: De uit/verplaatsing van het Oudewaterse archief uit de archiefruimte van het stadskantoor heeft de aandacht. Er is nog geen concrete datum van mogelijke verkoop van het stadskantoor. Zodra daar meer zicht op is zal een nieuwe plaatsing van de archieven worden bekeken. Voor wat betreft de vernietiging van dossiers/documenten in Workforce en Carl zal in januari 2022 worden bekeken hoe e.e.a. functioneert. In theorie zou de het maken van een Vernietigingslijst moeten lukken. 3.3 E-depot: Breng in kaart wat nodig is om te komen tot aansluiting op het e-depot bij het RHC. Zorg daarbij voor het hebben van een metadataschema (TMLO). Denk ook aan het reserveren van gelden voor de aansluiting van het E-depot. (zie ook de aanbevelingen uit het RHC-rapport “Baseline voor E-depot” Actie/reactie: Ten aanzien van het metadataschema is een externe partij gevraagd om te adviseren omtrent de stappen die genomen moeten worden om te kunnen aansluiten op het E-depot. De financiele kant van het realiseren van een e-depot heeft de aandacht en wordt verder uitgewerkt.

3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming: Zorg dat er een up-date wordt gemaakt van het calamiteitenplan van de archiefbewaarplaats in Oudewater. Actie/reactie: Gezien de aankomende verkoop van het pand en de daaruit voortvloeiende verplaatsing van de dossiers uit de archiefruimte zal er nog geen up-date worden gemaakt. Nadat een nieuwe plaats is gevonden voor de archieven zal worden bezien of er een nieuw plan veiligheid calamiteiten en ontruiming gemaakt moet worden. 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Voer in 2021 de verplichte jaarlijkse audit uit op basis van het kwaliteitssysteem Informatiebeheer en houdt de streekarchivaris op de hoogte van ontwikkelingen. Actie/reactie: In 2022 zal er een audit plaats vinden op basis van ons kwaliteitssysteem informatiebeheer. Ook zal daarnaast de RODIN-toets worden uitgevoerd. 5.1 Geordend overzicht Bepaal in 2021 welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn Actie/reactie: We beschikken al over een applicatieoverzicht voor onze organisatie. Volgende stap is om dit overzicht aan te vullen met gegevens over de informatie die daarin wordt opgeslagen waarbij zal worden bepaald hoe de selectielijst hierop kan worden toegepast en hoe blijvend te bewaren gegevens kunnen worden opgenomen in een archiefapplicatie.

5.2 Authenticiteit en context Zorg dat in 2021 een meta-gegevensschema gebaseerd op het TMLO wordt vastgesteld. Actie/reactie: Het belang van een metadatagegevensschema wordt onderkend en is van belang voor een duurzaam digitaal archiefbeheer. Begin 2020 hebben wij een start gemaakt met het maken van een metadatagegevenschema door met ondersteuning van een externe deskundige het proces m.b.t. de bestemmingsplannen uit te

werken op basis van het TMLO. Er is een extern deskundige ingehuurd om te adviseren over de te nemen stappen om uiteindelijk aan te kunnen sluiten op het E-depot. 5.3 Systeem voor toegankelijkheid Ga in 2021 verder met het afvoeren van dossiers in de paternosterkasten naar het semi-statisch archief Actie/reactie: Werkzaamheden zijn in volle gang. Zal in 2021 worden afgerond. 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Actualiseer het Handboek vervanging uit 2016. Het verdient aanbeveling om dit in 2021 te doen ivm de overgang van Corsa naar Join eind 2020. Actie/reactie; De workload bij DIV in 2021 is zeer hoog. Voorzien wordt om in 2022 het handboek vervanging aan te passen 5.9 Opslagformaten Onderzoek in 2021 op basis van het bestaande overzicht van applicaties die naast Decos/Join gebruik worden of ze informatie bevatten die langdurig bewaard moeten worden. Gebruik zoveel mogelijk open source opslagformaten en archiveer in 2021 de videotulen van de raad en raadscommissies Actie/reactie: Zie ook antwoord 5.1. Voor wat betreft de archivering van de Videotulen heeft e.e.a. de aandacht. 6.2 Converteren en migreren: Denk bij de migratie van informatie vanuit Corsa naar Mylex aan de wettelijk eisen die hieraan worden gesteld en stem dit af met het RHC Actie/reactie: Heeft de aandacht.

6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor, stukkenlijst: Overleg in eerstvolgende SIO overleg of er een hotspotmonitor moe worden gemaakt over de afgelopen jaren. (bv t.a.v. corona) Actie/reactie: Is op 13 september 2021 in SIO besproken, nog in september komt er een vervolggesprek tussen het RHC en team Documentaire Informatievoorziening 6.4 Vernietiging en verklaringen: Blijf het RHC consulteren bij vernietiging van zaken en dossiers. Actie/reactie: Dat gebeurd altijd. 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn: Zorg dat in 2021 de bouwdossiers t/m 1999 worden overgedragen naar he RHC . Bewerk tevens het 10-jarenblok 1989-1999 i..v.m. de verplichte overbrenging na 20 jaar. (Dit had in 2000 al moeten gebeuren) Actie/reactie: Aan beide projecten wordt gewerkt. Probleem is de personele capaciteit, zeker omdat er in 2021 enorm veel andere DIV-gerelateerde projecten moeten worden opgepakt. Indien tijd beschikbaar, zal er aan deze projecten worden gewerkt maar het is niet zeker of beide in 2021 zullen worden afgerond. Verwacht wordt afronding in 2022.

8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging: Beheerders moeten bij overbrenging van archieven naar het RHC rekening houden met de beperking van de openbaarheid van gegevens o.g.v. de Archiefwet en de AVG. (zie ook handreiking VNG “Beperkt waar het moet” Actie/reactie: Een lastig probleem. Hoe realiseer je dat? Veel gegevens met persoonsgegevens zijn over het algemeen een onderdeel van een vernietigbare zaak en vernietigbare zaken worden niet overgedragen aan het RHC. Maar, nemen we als voorbeeld het te bewaren dossier van een bouwvergunning dan blijkt dat in het aanvraagformulier het BSN-nummer staat. Hierdoor zou je alle aanvraagformulieren bouwvergunning moeten zwarten om het BSN-nummer te verwijderen. Kortom er moet eens goed bekeken worden hoe we hier uitvoering aan kunnen geven.

Zie voor uitvoeringsschema volgende blad.

Planningsschema uitvoering acties KPI’s 2020 KPI: 1.3 strategisch informatieoverleg 2.2 Personele uitbreiding DIV 2.2 Overbrenging Bouwvergunningen t/m 2000 2.2 Bewerking archiefblok 1989-1999 3.1c Vernietiging vanuit teamapplicaties 3.3 Ins en outs realiseren E-depot (kosten etc etc) 4.1 Uitvoeren audit digitaal archiefbeheer 4.1 Uitvoeren RODIN 5.1 Applicatieoverzicht organisatie aanvullen met archiefdocumenten 5.2 Metadatagegevensschema 5.3 Afvoeren dossiers uit paternosterkasten stadskantoor 5.7 Actualiseren handboek vervanging 5.9 Archiveren Videotulen 7.1 Overbrenging bouwdossiers t/m 2000 7.1 Overbrenging tienjarenblok 1989-1999 8.2 Beperking openbaarheid bij overbrenging a.g.v. AVG

Planning gereed: 01-02-2021 + 13-09-2021 + planning ergens in december 2021 Voorstel voor begroting 2022 Oktober 2021 2022 Praktijktest in Januari 2022

Onderzoek juli 2021 Maart 2022 Maart 2022 Mei 2022 Onderzoek in 2021 uitvoering 2022 Gereed oktober 2021 April 2022 December 2021 Oktober 2021 2022 Onderzoek mogelijkheden december 2021