Document · PDF

2021.11.16 Raadsinformatiebrief 'KPI rapportage Archief- en informatiebeheer 2020' - Merged.pdf

Forum Samenleving 6 december 2021, gemeente OudewaterBij agendapunt: 10.: Ter inzage liggende stukken13.574 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 9 november 2021 Kenmerk Z/21/017394 / D/21/025642 Portefeuillehouder Danny de Vries Portefeuille Algemeen bestuurlijke zaken Opsteller Paap, Adri Onderwerp KPI rapportage Archief- en informatiebeheer 2020 gemeente Oudewater

Kennisnemen van De rapportage van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard met betrekking tot de KPI's Informatiebebeheer 2020-2021, alsmede van het plan van aanpak voor de in de rapportage geconstateerde verbeterpunten.

Inleiding Het provinciale toezicht op het archiefbeheer op de gemeenten is in 2012 door de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht veranderd door invoering van het zogenaamde horizontale toezicht. Hiervoor is een instrument ontwikkeld (de KPI-rapportage Archief) waarmee de kwaliteit c.q. stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het archief- en informatiebeheer binnen een organisatie kan worden gemeten. Deze KPI-rapportage gebruikt het college van burgemeester en wethouders om de jaarlijkse verantwoording richting de raad en provincie af te kunnen leggen met betrekking tot het archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie. Bijgaand treft u ter kennisname de KPI-rapportage Archief over het jaar 2020 aan. Deze KPI- rapportage is opgesteld door het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard. Voor wat betreft de inhoud van de rapportage wordt verwezen naar de rapportage zelf. Ten aanzien van de in deze KPI-rapportage gesignaleerde aandachtspunten op het gebied van het archiefbeheer is een plan van aanpak gemaakt om deze op te lossen. Dit plan van aanpak is als bijlage toegevoegd.

Kernboodschap Verantwoording wordt afgelegd over de uitvoering van het archief- en informatiebeheer gemeente Oudewater in het jaar 2020. Geconstateerd is dat door de uitvoering van het Masterplan wegwerken archiefachterstanden DIV er een goede inspanning is geleverd om het archief- en informatiebeheer op orde te krijgen. Ondanks deze inspanning bestaan er zorgen bij zowel het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard als bij de provinciale Archiefinspectie Utrecht met betrekking tot de personele formatie van team Documentaire Informatievoorziening in relatie tot de uitvoering van alle

wettelijke archieftaken. en aanzien van de formatie bij team DIV is opdracht verstrekt aan een extern bedrijf om te rapporteren met betrekking tot de benodigde formatie bij het team in relatie tot de uitvoering van de wettelijke taken. Na het verschijnen van deze rapportage zal in november/december een apart voorstel aan de gemeenteraad worden aangeboden. Genoemd voorstel zal onder andere ingaan op de oorzaken, gevolgen en oplossingen met betrekking tot de volgende aspecten; 1. Wat er moet gebeuren om te komen tot een goed functionerende informatievoorziening voor de gemeente Oudewater en de gemeente Woerden. 2. De huidige formatie team DIV in relatie tot de benodigde formatie DIV om alle wettelijke taken te kunnen uitvoeren; 3. De kosten voor het aansluiten van de gemeente Oudewater op een gemeentelijk E-depot; 4. De stand van zaken met betrekking tot het op 1-12-2020 ingevoerd zaakgericht werken (inclusief verbetervoorstellen). De daarmee gepaard gaande kosten zullen per onderdeel worden gespecificeerd.. .

De werkzaamheden welke in de KPI's archief 2020 niet tijdig conform de wetgeving zijn uitgevoerd betreffen, buiten werkzaamheden zoals het maken van een metadatagegevensschema en de inventarisatie van archiefwaardig materiaal in softwareprogramma's, voor een groot deel werkzaamheden welke hun ontstaansgeschiedenis hebben voor het moment van de ambtelijke fusie met Woerden, zoals het schonen van archiefblokken, het inventariseren en overbrengen van de serie bouwvergunningen, het maken van een beschrijvende inventaris. Ten aanzien van de geconstateerde verbeterpunten in de KPI-rapportage 2020/2021 is een plan van aanpak bijgevoegd.

Financiën Een apart voorstel met een financiële onderbouwing zal in november/december aan de gemeenteraad worden aangeboden.

Vervolg De KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2020 en het daarbij behorende plan van aanpak worden na goedkeuring door het college van burgemeester en wethouders toegezonden aan het college van gedeputeerde staten van Utrecht in het kader van de wet Revitalisering Generiek Toezicht. Daarnaast volgt er in november/december een apart voorstel met financiële onderbouwing om de informatievoorziening binnen de organisatie verder te verbeteren.

Bijlagen -Rapportage RHC m.b.t. KPI Archief- en Informatiebeheer 2020 gemeente Oudewater (D/21/019331) -Plan van aanpak geconstateerde verbeterpunten KPI Archief- en informatiezorg 2020 gemeente Oudewater (D/21/025587)

RHC Mv v Lopikerwaard Rijnstreek en

Postbus 45 3440 AA Woerden De Bleek 2 3447 GV Woerden

T 0348 428846 E rhc@woerden.nl W www.rhcrijnstreek.nl

Aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oudewater Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

- 4 trlil Z0Zl

Woerden, 4 mei2021

Onderwerp: Rapport KPI's archief- en informatiebeheer 2020 gemeente Oudewater.

Geacht College, Hierbij doe ik u een rapport toekomen over uw archief- en informatiehuishouding in 2020. Het dient als kapstok voor het verslag dat u als college en archie2orgdrager, ex artikel 30 Archiefwet 1995 jaarlijks aan de gemeenteraad moet overleggen. Na behandeling door de raad dient u het collegeverslag annex KP|-rapport voor 15 juli a.s. aan te bieden aan Gedeputeerde Staten in het kader van verantwoording voortkomend uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Nadat in de periode dat het gemeentehuis van Woerden werd gerenoveerd er vertraging ontstond in de voortgang van de verbetering van de archie2org, moest DIV zich herpakken. ln 2020lag de focus daarbij vooral op het invoeren van zaakgericht werken (Decos Join) en in een race tegen de klok het trldig wegwerken van de achterstanden in de dossiervorming. Vanuit de eerdere KPl-rondes en verbeterplannen wachten er ook andere actiepunten, in veel gevallen al langere tijd. De wijze waarop DIV opereert doet de vraag oprijzen of men wel opgewassen is tegen de hoeveelheid werk die er ligt en op de gemeente afkomt. Ook de provincie benoemt de personele capaciteit in dezen als risico en heeft aandacht voor de organisatorische inbedding van de DlVtaken (positionering DlV, herstart SIO). De achterstand in overbrenging van papieren archief vraagt van DIV alle zeilen bij te zetten.

lnsteek is om de overbrenging van de bouwdossiers van Oudewater dit jaar in eigen beheer af te ronden. De bewerking van het tienjarenblok, dat wettelijk al overbracht diende te zijn in

2020, staat on hold vanwege andere prioriteiten op de werkvloer. Daarbij is het devies beter goed dan half werk. Uitstel is bespreekbaar, maar is geen oplossing voor de achterstand an sich. Daarnaast zal er een oplossing moeten komen voor de opslag van het semi-statisch archief, als het Stadskantoor daadwerkelijk afgestoten wordt. . Bodeqraven . Lopik . Montfoort . Oudewate'r

. Reeurvijk

' Woerden . lJsselstein . Hoogheerrraadschap De Stichtse Ri.jnlanden

Ook op het vlak van het beheer van het digitale archief geeft DIV aan tegen haar grenzen op te lopen. lllustratief is hoe in de kwaliteitscontrole (c.q. de jaarlijkse audit) gesneden is en het actiepunt om tot een goed metadataschema te komen zich aljaren voortsleept. Bij digitaal werken is een goede en jaarlijkse audit op de kwaliteit een harde voorwaarde. Dat moet in 2021 dan ook weer serieus worden opgepakt, waarbij tevens het verouderde Handboek vervanging vraagt om een nieuwe versie en een nieuw vervangingsbesluit, na positief advies hierover van de archivaris.

Zoals ook in het rapport Baseline e-depot is geconstateerd heeft de gemeente de technische zijde van het informatiebeheer goed op orde, maar zijn er op het gebied van het (digitaal) informatiemanagement nog slagen te maken. Er moet echt werk gemaakt worden van de aansluiting op het e-depot, dat het RHC realiseert. Aangedrongen wordt op het doorpakken op een goed metadataschema (met TMLO toepassen in Decos Join) en het inzichtelijk maken van het archiefwaardig materiaal in de diverse vakapplicaties. Het toewerken naar een digitale bewaarstrategie duldt geen uitstel. Daarnaast vraagt ook de schoning en dossiervorming in Corsa aandacht, voordat digitale informatie overgezet kan worden naar MyLex.

Het RHC werkt vanuit haar eigen rol graag met de gemeente samen om voor Oudewater (en Woerden)te komen tot een betrouwbare en duurzame informatiehuishouding, die aan de wettelijke eisen voldoet. De belangrijkste zorgpunten en aanbevelingen heb ik hier boven genoemd. Mocht u over bijgaande rapportage nog vragen hebben dan kunt contact opnemen met mijn archiefinspecteur, de heer W. van de Wetering.

Van u wordt gevraagd een verbeterplan te maken bij de in het KP|-rapport benoemde actiepunten. Wellicht is het goed hierover vooraf al contact te zoeken met mijn archiefinspecteur. Daarbij stel ik het op prijs ter kennisname het verslag van uw college te ontvangen, dat te zrjner tijd naar de gemeenteraad en de provincie wordt gestuurd.

Met vriendel'rjke groet,

\À ,à\ J.F. van

§ra *,;nrtreek en Lopikenruaard

V= v RHC Lopikerwaard Rijnstreek en

RAPPORTAGE KPI's ARCHIEF EN INFORMATIEBEHEER 2O2O Gemeente Oudewater

4 mei 2021 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

Rapportage KPI's archief en informatiebeheer Gemeente Oudewater 2O2O lnleiding Het college van burgemeester en wethouders dient ieder jaar aan de gemeenteraad en de provincie verantwoording af te leggen over het archief- en informatiebeheer. Het wordt daarbij

ondersteund door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikerwaard, die belast is met het interne toezicht op de archiefzorg en het informatiebeheer van de gemeente Oudewater. Hiervoor wordt het archiefbeheer aan de hand van de zogenaamde KPI's (Kritische Prestatie lndicatoren) getoetst aan de Archiefwet en -regelgeving. Daarbij komt ook aan het licht in hoeverre het verbeterplan dat de gemeente na de voorgaande KP|-ronde opstelde, daadwerkelijk ter hand is genomen. Overigens heeft de Adviescommissie Archieven van de VNG in 2020 een nieuwe handreiking opgesteld voor geactualiseerde archief KPI's. Deze handreiking is afgestemd met het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Dit rapport is hierop afgestemd. Wanneer de archief KPI's op de juiste wijze worden ingevuld voldoet de gemeente in de richting van de provincie aan de informatieverplichting. De uitvoering van alle ambtelijke taken waaronder het archief- en informatiebeheer heeft de gemeente Oudewater sinds 2015 belegd b'lj de gemeente Woerden. De input voor het voorliggende rapport is vooral geleverd door archiefinspecteur W. van de Wetering en adviseur digitale archieven A. Mol bij het RHC, in samenwerking met A. Paap, beleids- en kwaliteitsmedewerker DIV bijde gemeente Woerden.

Overigens is de wijze van rapporteren erop gericht de provincie als extern toezichthouder zo praktisch mogelijk van de benodigde informatie te voozien in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de Verordening systematisch toezichtinformatie provincie Utrecht. Na de vorige KP|-rapportage

Naar aanleiding van de KP|-rapportage over 2020 heeft het college een plan van aanpak opgesteld ter (verdere) verbetering van het archiefbeheer en de informatiehuishouding. De gemeenteraad werd hierover geïnformeerd met raadsinformatiebrief nummer 20R.00589 d.d. 30 juni 2020, die voor kennisgeving werd aangenomen. Dezelfde informatie werd naar de provincie gestuurd. De provincie gaf haar oordeel in de toezichtbrief d.d. 12 april2021 (nr 82234F81). Daarbij baseerde de provincie zich niet alleen op de KP|-rapportage en het verbeterplan, maar ook op de actuele informatie over 2020. Het oordeel voor Oudewater over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2019-2020 luidde 'redelijk adequaat'. Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. ln de brief wordt vervolgens toegelicht welke veranderingen de provincie ziet in uw informatiebeheer ten opzichte van de vorige beoordeling en voor welke onderdelen er nog actie van Oudewater werd venruacht.

De provincie noemde een 6-tal concrete verbeterpunten (deels dezelfde als in de vorige toezichtbrief), die opgepakt moeten worden, te weten: 1. "Voer de audit op de digitale beheeromgeving jaarlijks uit en stel de praktijk zonodig bij, in een cyclisch proces. 2. Stel een metadataschema op voor de toegang op het digitale archief, ook noodzakelijk voor aansluiting op het e-depot. 3. Bepaal en leg in overleg met de archivaris vast, welke standaardformaten u in de organisatie wilt toepassen voor digitale informatie. Werk toe naar een digitale

bewaarstrategie.

4. Werk verder aan het onder gecontroleerd beheer brengen van alle informatiestromen in uw organisatie, inclusief informatie in decentrale vakapplicaties en e-mailboxen en bestanden als videotulen van de raads- en commisievergaderingen: breng alles in kaart, bepaal per bestand de archiefwaardigheid en bewaartermijn en neem maatregelen om elk bestand verantwoord te beheren.

5. Zorgvoor tijdige vernietiging volgens de geldende normen van analoge en digitale informatie, niet alleen op centraal maar ook op decentraal niveua. 6. Rond de bewerking van de bouwdossiers en het secretariearchief af en breng deze dit jaar over naar het RHC." Nieuwe ontwikkelingen De gemeente Oudewater was in het verleden met burgemeester en gemeentesecretaris sterk vertegenwoordigd in het Strategisch lnformatieoverleg (SlO). Bij de herstart van het SIO is het belangrijk in elk geval een specifiek Oudewaterse vertegenwoordiging te behouden (via de gemeentesecretaris), waar gemeentebestuur en -secretaris vanuit de Archiefwet verantwoordelijk bhjven voor de archieftaken die in de praktijk in de ambtelijke samenwerking zijn belegd. Recent zijn er tussen het RHC en de gemeente besprekingen geweest over de overbrenging van analoog archief. Er blijkt onvoldoende capaciteit om het archiefblok 1989-1999 verder te bewerken en van een deugdelijke beschrijvende inventaris te voozien. De wettelijke overbrengingstermijn is al ruim overschreden. lnsteek is om in 2021 in elk geval de overbrenging van de bouwdossiers tot en met 1999 te regelen.

Aan de index hierop wordt in samenspraak met het RHC gewerkt door DlV, waarbij overigens al eerder geconstateerd werd dat de kwaliteit van de toegang aanvankelijk onder de maat was omdat het schortte aan de kennis en ervaring van desbetreffende medewerkers. Ook hier wreekt zich dat de gemeente soms van buiten DIV onvoldoende gekwalificeerde medewerkers inzet voor archiefuorming. Het illustreert het personele probleem. Een ander punt van aandacht is de verdere invoering van het zaakgericht werken in Decos Join in relatie tot de toepassing van TMLO. Ook daarvoor is komend jaar voldoende capaciteit en vakkennis vereist om dit goed op de rails te krijgen, te meer omdat dit gevolgen heeft voor de toekomstige overbrenging naar het e-depot als dit niet goed gebeurt.

ln 2021wordt verder gegaan met het inlopen van de digitale achterstand in Decos, vanaf 2016, wat ook van belang is voor de transitie naar Mylex, gepland aan het eind van dit jaar. ln 2020 was organisatiebreed gestart met gebruik van het volledige Microsoft cloud-pakket Office365. OneDrive zou de lokale map van gebruikers vervangen en SharePoint (met Teams shell) de netwerkmappenstructuur. De gemeente Woerden wilde op deze manier haar informatiehuishouding (inclusief die van Oudewater) beter verzorgen en meer flexibel werken mogelijk maken. Het nut van deze ontwikkeling heeft zich in het eerste kwartaal van 2020 bewezen door het verplicht thuis moeten gaan werken vanwege het COVID-19 virus. Echter, door vertrek van de projectleider is halverwege dat jaar besloten het project stop te zetten en zijn nog niet alle afdelingen over naar OneDrive / SharePoint. Dit zorgt er helaas voor dat - naast het DMS/zaaksysteem - nu ook nog op 3 verschillende plekken informatie kan worden opgeslagen die mogelijk langdurig of zelfs voor eeuwig bewaard moet worden en waar lastig beheerd op kan worden. De streekarchivaris heeft de zorgen hierover ambtelijk aangekaart bij de gemeentesecretaris van Woerden. Nadat in 2020 een contract is afgesloten met DiVault om het metagegevensschema te realiseren is een voozichtige start gemaakt.

Tijdgebrek zorgde ervoor dat dit proces stil kwam te liggen, maar recent is aangegeven dat er wegen gezocht worden hier in 2021 met kracht verder aan te werken. ln december bracht het RHC het rapport Baseline E-depot uit, waarin aandacht gevraagd wordt voor de specifieke stappen die Woerden/Oudewater moeten zetten om ook de duuzame opslag van archiefiryaardige informatie te borgen door aansluiting op het e-depot van het RHC. Aanvankelijk was dit voozien in 2021122, maar ook hier zien we dat gebrek aan personele capaciteit roet in het eten dreigt te gooien. De archiefbewaarplaats in het stadskantoor van Oudewater is nog steeds in gebruik voor het semi-statisch archief van Oudewater. Echter, als de plannen doorgaan om in 2021 het stadskantoor af te stoten, zal dit jaar op korte termijn een oplossing gezocht moeten worden voor het onderbrengen van dit archief. Het is waarschijnlijk niet mogelijk om dit archiefblok onder te brengen in de archiefruimte van de gemeente Woerden, die het RHC beschikbaar stelt. Vorig jaar werd al gesuggereerd om het in de archiefruimte van de gemeente Lopik of van de gemeente lJsselstein onder te brengen, waar mogelijk nog capaciteit daarvoor beschikbaar is.

Bevindingen over 2020 Opgemerkt moet worden dat de KPI's zijn gericht op de totale informatiehuishouding van de gemeentelijke organisatie, in al haar verschijningsvormen, dus zowel analoog als digitaal. ln het geval van de gemeente Oudewater is in de afgelopen jaren door Woerden er hard aan gewerkt de ongewenste hybride situatie te beëindigen door het vaststellen van een nieuw Handboek Vervanging Archiefbescheiden die ook van toepassing is verklaard op het archiefbeheer van Oudewater. Vanaf 'l januari 2017 wordt er volledig digitaal gewerkt: alle inkomende post wordt sinds deze datum gescand en digitaal in behandeling genomen, afgedaan en opgeslagen in het Documentmanagement Systeem (DMS) Corsa. De door de gemeente te ondernemen acties naar aanleiding van de ingevulde vragen zijn in het rapport afuonderlijk aangegeven. ln de praktijk heeft niet alles de hoogste prioriteit, maar zal hier 3

wel in de komende jaren aan gewerkt moeten worden. Dat blijkt ook uit het naar aanleiding van de rapportage over 2019 opgestelde plan van aanpak voor Oudewater. Met name de volgende KPl-onderdelen behoeven de nodige aandacht in 2021.

Ad KPI 1.3 Strategisch informatieoverleg (SIO) (nieuw): Hou vast aan het 2 keer per jaar organiseren van een SlO. Het is raadzaam om de vertegenwoordiging van specifiek de gemeente Oudewater in het gecombineerde SIO Woerden/Oudewater te behouden. Ad KPI 1.4 Wijziging overheidstaken: Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure m.b.t. verbonden partijen of samenwerkingsverbanden. Zie ook: Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer b4 samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) 2017 van KVAN/ BRAIN. Ad KPI 1.5 Gemeenschappelijke regelingen: Blijf bij het uitbesteden van taken aan gemeenschappelijke regelingen / verbonden partijen door het college attent op het treffen van voozieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden. Ad 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer (was 10.2): a) Ga na of de personele capaciteit voldoende is of moet worden uitgebreid. b) Ga in 2021 verder met de verbetering van aan het RHC te leveren index op de bouwvergunningen Um 2000 en draag deze in 2021 over naar het RHC. c) Tref in nauw overleg met het RHC voorbereidingen voor de overbrenging van het archiefblok 1989-1999 van de gemeente zodat dil in 2022 naar het RHC kan. Het leveren van een kwalitatief goede toegang is daarbij een aandachtspunt.

d) Los van achterstanden in overbrenging constateren wij dat de lopende (dagelijkse) werkzaamheden door DIV kunnen worden gedaan, maar dat het opvalt dat voor nieuwe ontwikkelingen (e-depot), voorbereiding overbrenging en inlopen achterstanden er structureel (te)weinig tijd c.q. capaciteit is. Ad KPI 3.1 Archiefruimten (was 7.3): a) Bezie tijdig de mogelijkheden tot onderbrenging archief bij afstoten stadskantoor, waarbij het wellicht nodig is ook ruimte elders (ook buiten RHC/gemeente Woerden) te betrekken. b) Zorg er in 2021 voor dat het ook mogelijk wordt om in Workforce tijdige vernietiging van informatie te realiseren. Ad 3.3 E-depot (was 7.4): Breng in kaart wat nodig is om te komen tot aansluiting op het e-depot bij het RHC en goede overbrenging van digitale informatie. Maak vooruitlopend daarop een goed metadataschema, zorg voor goede toepassing van TMLO. Er moet (financiële) ruimte worden gemaakt voor dit project. Bezie hierbij ook de aanbevelingen voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor e-depot van het RHC.voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor edepot van het RHC. Ad 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming (was 9.2): Zorg dat het interne calamiteitenplan van de archiefbewaarplaats in Oudewater nu upto-date gemaakt wordt in 2021 wanneer deze als archiefruimte in gebruik blijft. Ad 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer (was 2.

í); a) Het jaarlijks nalopen en zo nodig aanpassen van het kwaliteitssysteem is een doorlopend proces. Houd de streekarchivaris op de 4

hoogte van de ontwikkelingen. b) Voer in 2021 de (verplichte) jaarlijkse audit uit op het informatiebeheer. b) ln 2021 dient conform het eigen kwaliteitssysteem een audit uitgevoerd te worden lnformatiebeheer, zeker waar dit vorig jaar achterwege is gebleven.

Ad 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal (was 3.í): Bepaal conform het projectenovezicht in 2021welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn. Dit is ook een aandachtspunt uit het rapport Baseline voor e-depot d.d. 18-12-2020 van het RHC. Ad 5.2 Authenticiteit en context (was 3.2):Het metagegevensschema moet in 2021 afgerond en vastgesteld worden. Anders belemmert dit in toekomstige overbrenging van informatie uit Decos Join naar het e-depot. Dit te meer omdat hierover al sinds 2016 toezeggingen zijn gedaan! Ad 5.3 SysÍeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal (was 3.3): Ga in 2021 verder met het afuoeren van de dossiers in de paternosterkasten naar het semi-statisch archief.

Ad 5.7 Opbouw duunaam digitaal informatiebeheer (was 4.1):Het Handboek Vervanging uit 2016 dient geactualiseerd en vastgesteld te worden. Het verdient aanbeveling dit in 2021 te doen, mede in verband met de overgang in 2020 van Corsa naar Decos Join. (Zie ook het advies m.b.t. de jaarlijkse audit bij KPI 4.1!). Ad 5.9 Opslagformaten (was 4.4): a) Ondezoek in 2021 op basis van het bestaande ovezicht van alle applicaties die naast Decos Join gebruikt worden of deze informatie bevatten die ook (langdurig) bewaard moet worden, mogelijk in een E-depot. En gebruik opslagformaten die aan een open standaard voldoen (zie de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief) b) Archiveer in 2021 ook de videotulen van de gemeente. Ad 6.2 Converteren en migreren (was 4.6): Geen nadere actie noodzakelijk. Denk bij de migratie van informatie uit Corsa naar Mylex wel aan de (wettelijke) eisen die hieraan worden gesteld en stem dit af met het RHC. Ad 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst (was 5. í,); Overleg in het eerstvolgend SIO in 2021 of er een Hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren moet worden opgesteld. Denk hierbij o.a. aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de Corona-crisis.

Ad 6.4 Vernietiging en verklaringen (was 5.2): Bllt het RHC op de hoogte houden bij vragen, kwesties rond vernietiging van informatie bij afdelingen van de organisatie.

Ad 7.1 Overbrenging na bijwet vasÍgestelde termijn (was 6.1): a) Zorg dat in 2021 de bouwdossiers van Oudewater (Um 1999) overgedragen kunnen worden naar het RHC. b) Bewerk (geborgd in overleg met het RHC) in 2021 verder het 1O-jarenblok 1989-1999 i.v.m. de verplichte overbrenging na 20 jaar naar het RHC. Dit had eigenlijk al in 2020 moeten gebeuren

Ad 8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging: Beheerders moeten bij de overbrenging van archief naar het RHC meer rekening houden met de beperking van de openbaarheid van gegevens o.g.v. de Archiefwet en de AVG. Zie de in 2019 uitgegeven handreiking door de VNG "Beperkt waar het moet".

Geadviseerd wordt om in het verslag van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad concreet aan te geven hoe en wanneer de verbetering van deze punten wordt opgepakt. Het is zinvol het RHC hierbij te betrekken. Voorts kan diezelfde informatie gebruikt worden voor het in kennis stellen van de Gedeputeerde Staten. De interbestuurlijke toezichthouder archieven van de Provincie Utrecht zal dan aan de hand van het beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht Provincie Utrecht (Provinciaal Blad 2013,8) beoordelen in hoeverre geconstateerde gebreken daadwerkelijk als taakverwaarlozing moeten worden aangemerkt. Conclusie

Nadat in de periode dat het gemeentehuis van Woerden werd gerenoveerd er vertraging ontstond in de voortgang van de verbetering van de archiefzorg, moest DIV zich herpakken. ln 2020lag de focus daarbij vooral op het invoeren van zaakgericht werken (Decos Join) en in een race tegen de klok het tijdig wegwerken van de achterstanden in de dossiervorming. Vanuit de eerdere KP|-rondes en verbeterplannen wachten er ook andere actiepunten, in veel gevallen al langere tijd. De wijze waarop DIV opereert doet de vraag oprijzen of men wel opgewassen is tegen de hoeveelheid werk die er ligt en op de gemeente afkomt. Ook de provincie benoemt de personele capaciteit in dezen als risico en heeft aandacht voor de organisatorische inbedding van de DlVtaken (positionering DlV, herstart SIO). De achterstand in overbrenging van papieren archief vraagt van DIV alle zeilen bij te zetten. lnsteek is om de overbrenging van de bouwdossiers van Oudewater dit jaar in eigen beheer af te ronden. De bewerking van het tienjarenblok, dat wettelijk al overbracht diende te zijn in 2020, staat on hold vanwege andere prioriteiten op de werkvloer. Daarbij is het devies beter goed dan half werk. Uitstel is bespreekbaar, maar is geen oplossing voor de achterstand an sich. Daarnaast zal er een oplossing moeten komen voor de opslag van het semi-statisch archief, als het Stadskantoor daadwerkelijk afgestoten wordt.

Het RHC werkt vanuit haar eigen rol graag met de gemeente samen om voor Oudewater (en Woerden) te komen tot een betrouwbare en duuzame informatiehuishouding, die aan de wettelijke eisen voldoet.

KPI- rapportaqe archief- en informatiebeheer Gemeente Oudewater 2020 Ja:

arcering. Gemeente voldoet aan de norm

Deels: :,' I , arcering. Gemeente voldoet nog niet aan de norm Nee:

arcering. Gemeente voldoet niet aan de norm

1. Lokale Regelingen Hoofrvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Norm

í.í Archiefverordening Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefuerordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? ls deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondememen actie door zorgdrager

Ja: Er is een Archiefverordening 2017

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

gemeente Oudewater, d.d. 28-9-2017 vastgesteld door de gemeenteraad. Hiervoor is het modelbesluit Archiefverordening van de VNG gebruikt. Het jaarlijks nalopen en actualiseren van de archiefverordening is belegd in het vaste takenpakket van een mede\ rerker bij Team lnformatiebeleid van de gemeente Woerden.

b ls deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Ja: Op 24 januai 2018

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.2 Beheerregeling informatiebeheer (varheen 1.3)

Ja: Er is een Beheenegeling

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgd rager vastgestelde Beheerregeling lnformatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de archiefbewaarplaats?

lnformatiebeheer Oudewater 201 7 vastgesteld d.d. 12-9-2017 door het college van B & W Hiervoor is het modelbesluit lnformatiebeheer van de VNG gebruikt. Het jaarlijks nalopen en actualiseren van het Besluit lnformatiebeheer is belegd in het vaste

takenpakket van een medeu,erker bij Team lnformatiebeleid van de gemeente Woerden.

L3 Strategisch informatieoverleg (SlO) (nreuw)

Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatieoverleg (SlO) ingesteld?

N.B. ln 2020 is echter geen SIO gehouden.

1.4 Wijziging overheidstaken

Ja:

Treft het college als archiefzorgdrager voozieningen omtrent de archiefuescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

Per 't januari 2015 zr:p de gemeenten Woerden en Oudewater ambtelijk samengevoegd. Hiervoor is een Dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Het dynamisch archief Oudewater is in Woerden wel

Advies RHC: Hou vast aan het 2 keer perjaar organiseren van een SlO. Het is raadzaam om de vertegenwoordiging van speciÍiek de gemeente Oudewater in het gecombineerde SIO Woerden/Oudewater te behouden.

Advies RHC: Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure m.b.t. verbonden pa rtijen of samenwerkingsveöanden. Zie ook: Handreiking inrichting informatie- en archiefueheer

Norm

actie door

Wordt er voldaan aan de norm gescheiden en het DMS van Oudewater (Decos) is geconverteerd naar Corsa (maar is wel een apart gedeelte binnen Corsa).

bij

(veóonden partijen)

2017 van KVAN/ BRAIN

Advies RHC 2019: Blijf attent op het maken van concrete abpraken rond aróief- en informati$eheer bij de overdraöt van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure m.b.t. verbonden partijen of samenurcrkingsveöanden. Zie ook: Handreiking inrichting informatie' en archiebeheer bij samenwerkingsveöanden (verbonden partijen) 2017 van I«AN/BRA|N.

í.5 Gemeenschappelijke regelingen

Ja:

a Treft het college als archiekorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voozieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Er zijn DVO's waarin afspraken zijn

opgenomen t.a.v. de aróieven o.a. bij ophefÍing sarnenrverking (o,a, ODRU, Ferm Werk, VRU).

Advies RHC: Blrlf brl het uitbesteden van taken aan gemeenschappelijke regelingen / verbonden partijen door het college attent op het treffen van voozieningen omtrent de zorg voor de archiefuescheiden.

Advies RHC 2019: Blijf bij het uitbesteden van taken aan gemeenscfiappelijke regelingen / verbonden partiien door het college atEnt op het trefien van voozieningen omtrent de zotg voor de arch'rebescfieiden. N.B. Er zijn v@r zo ver fuked geen nieuwe taken ui&,esteed in 2020.

b Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er ovezicht over de andere samenwerkingsveóanden waarin de gemeente parlicipeerl? ( n ie uw)

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.6 Mandaatregeling archiefzorg

Ja:

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

ln de mandaatregeling van de gemeente

Oudewater is vastgelegd welke medewerker(s) van de gemeente Woerden besluiten mag nemen namens het college van B&W. de De streekarchivaris is jaarhlkse namens de zorgdraggr goed te

Norm '1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken)

Wordt er voldaan aan de nonn

I ndien (aspecten van) het arch iefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke

De gemeente Oudewater heeft een samenwerkingsovereenkom§t met een private partij: Stióting Stadsteam Oudewater v.w.b. taken op gebied van IMIO en Jeugdwet. Aan de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU, vooÍheen Milieudienst NW-Ukecht) v.w.b. milieutaken en Ferm Werk v.w.b. participatie, werk en inkomen. E.e.a. is geregeld via de gerneenschappelijke regeling.

e i ndvera ntwoo rde I ijkhe id?

Ja:

1.8 Publicatie en bekendmaking (nieuw)

Ja:

Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties en/of op httos://www.officielebekendmakinoen. nl/qemeenteblad ?

Publicatie vh gemeenbblad, MijnOverheid.

Te ondernemen actie door zolgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

2. Middelen en Ínensen (was í0) Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archieÍzorg en het archiebeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter besóikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 2.1 Middelen (was 10.í) Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

Ja:

2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer (was í0.2) a. Hoeveel mensen (fte's) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archieÍbescheiden van de gemeentelijke organen?

De formatie DIV voor Woerden en Oudewater samen is op dit moment 6,44 fte vast en 4,73 fte flexibel.

De kosten verbonden aan de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (dynamisch/semistatisch archief) en het |CT-budget zijn moeilijk gespecificeerd aan te geven. Hieronder vallen personeelslasten DlV, inhuur tijdelijk personeel, invoering zaakgericht werken, maar ook kosten voor programmatuur etc. Buiten dat is Oudewater ambtelijk samengevoegd met Woerden waardoor kosten moeilijk zijn te onderscheiden.

lnterne richtlijnen zijn beschikbaar via het intranet. Bij geconstateerde afwijking van de interne regels wordt de betreffende daarop aangesproken. ln verband met invoering zaakgericht werken worden er gebruikerscursussen georganiseerd. Advies RHC 2019: Zorg in 2020 dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om zowel de diqitale achterstand in de dossiervormino

Advies RHC: a) Ga na of de personele capaciteit voldoende is of moet worden uitgebreid.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

als de analoge dossiers in de paternosterkasten in Oudewater weg te werken. N.B. D,t rs in 2020 grotendeels gebeurd. ln

2021 wordt dit afgerond. Bij het RHC was in 2020 8,2 fte beschikbaar t.b.v. de uitvoering van haar taken voor het gehele werkgebied. Dit bestond uit 7,5 fte in vaste dienst, en 0,7 fte via Ferm Werk in dienst.

b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Ja: Achterstand in de overbrenging van bouwverlunninqen (circa 1920 Um 2000) en het arói&bk ïgeSi-rggg naar het RHC. Aan deze achÉrstand wordt gewerkt en zal mogelijk 'rt ZOZIÀOZZ worden overgedragen. Advies RHC 2019: Ga verder met het wegwerken van de achterstanden in 2020 conform het daarvoor opgestelde masterplan en het implementeren van zaakgericht werken N.B. Er is in 2020 verder gegaan met de werkzaamheden. Afgesprcken met de arch'efinspectie is dat eind 2020 de achterstanden zijn ingelopn. Dit zal in de eerste helft 2021 worden algerond.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de exteme provinciale toezichthouders?

Ja:

2.3 Mensen, kwalitatief tbv beheer (was í0.3) a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.\

Ja:

b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Advies RHC: b) Ga in 2021 verder met de veóetering van aan het RHC te leveren index op de bouwvergunningen Um 2000 en draag deze in 202í over naar het RHC. c) Tref in nauw overleg met het RHC voorbereidingen voor de oveörenging van het archietulok 1989-1999 van de gemeente zodat dit in 2022 naar het RHC kan. Het leveren van een kwalitatief goede toegang is daaóij een aandachtspunt. d) Los van achterstanden in overbrenging constateren wij dat de lopende (dagehlkse) werkzaamheden door DIV kunnen worden gedaan, maar dat het opvalt dat voor nieuwe ontwikkelingen (edepot), voorbereiding oveÈrenging en inlopen achterstanden er structureel (te) weinig tijd c.q. capaciteit is.

Zie o.a. KPI 2.2b en de inleiding van deze Íapportage

Zie brief GS d.d.154-2021 nr 82230530

1 X SOD len ll, WA, propadeuse HMDI en

BA, 2x SOD|en ll,2x SOD lof vergelijkbaar.Bij inhuur extemen wordt een vakdiploma op het gebied van documentaire informatiever-zorging alsmede ervaring vereist. Een nieuw benoemde medewerker heeft de cursus re@Ídmanagement gevolgd in 2020. lndbn aantoonbaar van belang voor het vak is er altijd budget voor een opleiding. Advies RHC 20í9: Blijf aandaót besteden aan de kwaliteit van de medewerkers belast met archief- en informatiebeheer. Deels: Momenteel wordt er gewerkt mel4,77 fte aan exteme inhuur. Oozet b dat deze de

Advies RHC: Blijf aandacht besteden aan de kwaliteit van de medewerkers belast met archief- en informatiebeheer.

Zie KPl2.2b

Norm

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de exteme provinciale toezichthouders?

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

achterstanden inlopen en dat daarna het reguliere werk kan worden gedaan door het vaste personeel. Op 1-12-2Q20 is zaakgericht werken ingevoerd hetgeen een andere taakinvulling zal veroozaken voor DlV. Er zijn daarover nog geen ervaringsgegevens.

Conclusie RHC: Los van achterstanden in oveórenging constateren wij dat de lopende (dagehlkse) werkzaamheden door DIV kunnen worden gedaan, maar dat het opvalt dat voor nieuwe ontwikkelingen (edepot), vooóereiding oveörenging archief en rnlopen achterstanden er structureel (te) weinig tijd c.q. capaciteit is.

Ja:

Zie KPI 2.2b

Zie brief GS d.d.15*4,-2021nr 82230530

N.B. Achterstanden dienden voor eind 2020 te zijn ingelopen.Dlï is gerealiseerd op afionding overbrenging naar archiefSewaarplaats na (ontsl u iting/ovedracht bouwdossie rs Um 1 999 en archieblok 1 989-1 999). 2.4 Mensen, kwantitatief tbv toezicht (was 10.4) Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiebewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. (Zie ook 2.2.)

Bij het RHC is 0,8 fte beschikbaar t.b.v. de toezichthoudende rol voor het gehele werkgebied. Dit bestaat uit 0,6 fte adjunctstreekarchivaris / archiefinspecteur en 0,2 fte archivist.

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

3. Archiefnrimten, applicaties, archieÍbewaarplaats en e-depot (rvas 7 en 9) Hoofdvraag: Zijn de Íysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.'t Archiefruimten (was 7.3) a Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waaryan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Ja: Het analoge (semi-statische) archief Um 2016 stiaat in de archief-bewaarplaats in de kelder van het stadskantoor in Oudewater. Deze voldoet aan de wettelijke eisen.

Advies RHC: a) Bezie tijdig de mogelijkheden tot onderbreng ing archief bij afstoten stadska ntoor, waarbij het wellicht nodig is ook ruimte elders (ook buiten RHC/gemeente Woerden) te betrekken.

N.B. Er zijn plannen tot afstoting van het Stadskantoor Oudewater in 2021 . b Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiehewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

c Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en

Ja:

Advies RHC: b) Zorg er in 2021 voor dat het ook mogelijk wordt om in WorkÍorce tijdige vernietiging van informatie te realiseren.

procesapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? (nieuw)

Corsa, Decos Join, Cumulus en Workbrce. Enkel voor Worftforce moeten er nog concrete stappen worden ondernomen om tijdige verniet§ing te realiseren. Dit pakket is sinds laatste kwartaal 2020 in gebruik als aróiefaoolicatb t. b.v. oersoneelsinformatie.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

Er is een ovezicht van alle vakapplicaties. Er

zijn applicaties die geen archieffunctie hebben. Er moet nog bepaald worden uit welke vakapplicaties informatie bewaard moet worden. Zo ja, dan moet deze middels een koppeling met het DMS oÍ rechtstreeks geplaatst kunnen worden in een edepot. N.B. ln het projectenovezicht voor 2021 staat aangegeven dat dan nader bekeken wodt wat bewaard moetvwrden en vqrwelke termijn. 3.2 Archiefbewaarplaats (was 7.2) a ls door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen a rch iefbewaarplaats aa n gewezen waarva n is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefuesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

Ja:

b Gebruikt het college deze archiebewaarplaats t.b.v. de te bewa ren overgebrachte arch iefu escheiden?

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

3.3 E-depot (was 7.4) a Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e{epot voor de bewaring van digitale archiebescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

Neel

Advies RHC: Breng in kaart wat nodig is om te komen tot aansluiting op het e-depot bij het RHC en goede oveörenging van digitale informatie. Maak vooruitlopend daarop een goed metadataschema, zorg voor goede toepassing van TMLO. Er moel (Íinanciéle) ruimle worden gemaakt voor dit project. Bezie hierbij ook de aanbevelingen voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor e-depot van het RHC.voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor e{epot van het RHC.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

De archiebewaarplaats van het RHC Rijnstreek en Lopikemaard in het gemeentehuis van Woerden is aangewezen

als archiebewaarplaats en voldoet aan alle eisen.

Vanaí medio april 20í9 is het RHC weer (inclusief alle archieven) gehuisvest in het nieuwe gemeentehuis van Woerden.

ln 2020 heeft het bestuur van het RHC budget geraamd voor 2020 en verderejaren t.b.v. het inrichten van een edepot. Volgens planning zou door Woerden in 2022 de eeÍste informatie uit haar DMS overgebracht worden naar dit e{epot.

Advies RHC 2019: Ga in2020 verder met de vooöereidingen (zoals toepassing van TMLO en het opgtellen van het metadataschema), nodig voor de aansluiting van Woerden op het toekomstQ Edepot bij het RHC. N.B. De voofuercidingen voor de aansldting op een E4ept zijn in 2020 in samentverking met het RHC opgepakt maar recentelijk rijzen er twijfels over haalbaarheid (n rclatie tot beschikbare capaciteit / budget).

3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan (was 9.1) Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Ja: Utrecht beschikt over een risicoprofiel, beleids- en verantwoordelijkheid voor procedures rond verplaatsing oÍ veiligheidstelling van erfgoed, zoals De

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondememen actie door zorgdrager

archiebescheiden is daarin neergelegd bi.i de beheerder, te weten de gemeente zelf of de archiefdienst (RHC). 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming (was 9.2) a Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de arch iefruimten en arch iefbewaarplaats met ee n calamiteitenplan en ontruimingsplan?

tleeb: ln het Calamiteitenplan voor de archieven van Oudewater wordt aandaót besteed aan brand, wateroverlast, schimmels en plaagdieren, stroomstoringen, diefstal, evaqratie. Organisatie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van bovenstaande. Dit plan is van 2008, er heeft in 2020 geen oefening plaatsgehad.

Advies RHC: Zorg dat het inteme calamiteitenplan van de archiefuewaarplaats in Oudewater nu up{o-date gemaakt wordtin 2021 wanneer deze als archiefruimte in gebruik blijft.

Advies RHC 2019: Zorg dat het inteme calamiteitenplan van de archiebewaarplaaE in Oudewater uÈto{ate gemaakt wordt in 2020 wanneer deze als archiefruimte in gebruik blijft (zie KPI 7.3).

N.B. Het inteme calamiteitenplan vur de

archieven in Oudewater is in 2020 nq niet bijgewerkt. Mogelijk wordt in de bop van 2021 heÍ sfadskantoor van Oudewater (met a rch iebewa a rp I a ats) afge stoten.

b Heeft de gemeente daarin een vezamelplaats aangewezen

Ja:

voorte ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het

Er is een prioriteitenlijst voor ontruiming (zie hst. 12 calamiteitenplan). Daamaast heeft het RHC een calamiteitencontract bij Restauratieatelier Helmond, onderdeel van VANWAARDE/ Doarmentenwacht, afgesloten.

collectieplan? (zie ook 3.4)

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

4. lnteme kwaliteitszorg en toezicht (was 2) Hoofuvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

archiefbeheer (was 2.í ) a Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefuesóeiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

4. 1 Kwaliteitssysteem

b. Zo 1a, welk systeem?

Deele: ln 2018 is kwaliteitssysteem informatievoorziening 2017 gemeente Woerden en Oudewater (1 7i.03359) vastgesteld. Er is in 2020 echter geen audit uitgevoerd. Op het gebied van kwaliteibbewaking zijn er tevens verschillende urcrkinstructies en een handboek vervanging. Advies RHC 2019: Het jaaíijks nalopen en zo nodig aanpassen van het kwaliteitssysteem is een dooÍlopend proces. Houdt de streekarchivaris op de hoogte van de ontwikkelingen.

Advies RHC: a) Het jaarlrjks nalopen en zo nodig aanpassen van het kwaliteitssysteem is een doorlopend proces. Houdt de streekarchivaris op de hoogte van de ontwikkelingen. b) Voer in 2021 de (verplichte) jaarlijkse audit uit op het informatiebeheer

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

N.B. Het RHC is in 2020 rcgelmatig geïnformeerd over de ontwikkelingen rond het intormatiebeheer van de gemeente Wberden en Oudewater. Er is in 2020 echter geen (jaarlijk*) audit uitgevoerd op basis van het

kwaliteitssysteem. c Zo ja, voldoet het beheer van de archieÍbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

Deels: Ma de rapportage op het kwaliteitssysteem lnformatiebeheer wordt B&W geïnformeerd. Dit is gebeurd op í6 april 2019 (194.00270). ln 202'l zal er een actuele rapportage worden

Advies RHC: b) ln 2021 dient cpnform het eigen kwaliteitssysteem een audit uitgevoerd te worden op het informatiebeheer, zeker waar dit vorig jaar achtenrege is gebleven.

gemaakt.

Advies RHC 2019: ln 2020 dient opnieuw een audit uitgevoerd te woÍden op basis van het eigen kwaliteitssysteem lnformatiebeheer. Tevens dienen de in de actielijst van 201812019 vermelde punten, waaronder onder meeÍ een nieuw informatiebeleidsplan en een metagegevensschema door de gemeente te worden opgepakt. Het RHC kan hierbij van advies dienen. N.B- Er rls in 2020 geen audit uitgevoed. Wel is gestail met het opstellen van een meta-

gegevens-schema, maar a.g.v. beperhe capaciteit is dit nog niet afgerond. Het nieuwe informatiebeleidsplan 2019-2023 is in 2020 vastgesteld door de directie. 4.2 Archieforganisatie/ kuraliteitszorg/ benchmark (was 7,',|l a ls er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefuewaarplaats?

Ja:

b Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem?

Deels: De archieforganisatie werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem.

c Doet de archieforganisatie mee aan landelijke

Nee: Het RHC doet niet mee aan de landelijke

benchmarking?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Door het aansluiten bijde GR RHC Rijnstreek en Lopikenraard te Woerden.

benchmarking van BRAIN (Brancheorganisatie Archiefinstellingen in Nederland).

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris (was 2.2) a Heeft het college als aróiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte?

Ja:

b Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

4.4 Verslag toezicht archiefbeheer (was 2.3) Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daaöij?

I Te ondernemen actie door zorgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Oe directeur-streekarchivaris van het RHC

Rijnstreek en Lopkerwaard.

Ja:

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

ln het jaarveslag van het RHC Rijnstreek en Lofikerwaard aan de deelnemers van het RHC wordt op hoofdlijnen verslag uitgebracht over dit toezkÍt. Het jaarverslag wordt ter kennisname aan de genreenteraad en het College van B&W gezonden. Daamaast is ln 2020 het KP|-rapport over archief- en iníormatiebeheer van de gemeente Oudewater 2019 opgesteld dooÍ hem en aangeboden.

4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats (was 2.4) Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte a rch iefbescheiden u itoefent en zi,jn bevind ingen daarbij?

Ja:

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

Het RHC Riinstreek en Lopkerwaard brengt hier jaarlijks v,erslag over uit

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duuzaamheid archiefbescheiden (was 3 en 4)

Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de mabrialen de authenticiteit, conbxt en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal (was 3.1) Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend ovezicht van (te bewaren) archiebescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het arch ief daarvoor geldende orden n gsstructuu r? i

Deels: Oudewater beschikt over meerdere ovezichten. De websites worden dagelijks gearchiveerd. Ook worden audio-verslagen van de raadsvergaderingen gearchiveerd. De organisatie is verplicht om documenten ter archivering aan te bbden, zowel digitaal als analoog e.e.a. geldt ook vooÍ e-mails. tuchivering is digitaal vanaf 1-1-2017 via DMS Corsa, daarvoor analoog. Met ingang van í12-2020 wordt er zaakgericht gearchiveerd met behulp van Decos Join. Daaöij wordt gebruik gemaakt van zaak§pen.nl .

N.B. Er ontbreekt ecfiter nq een ovezicht van bewaartermijnen van informatie, omeslaoen in vakeoolicatbs. 16

Advies RHC: Bepaal conform het projectenovezicht in 2021 welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn. Dit is ook een aandachtspunt uit het rapport Baseline voor edepot d.d. 18-12-2020 van het RHC.

Norm

5.2 Authenticiteit en context (was 3.2) Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

Deels: Er is een start gemaakt waaóij in samenuerking met een exteme partij het zaaktype bouwvergunningen vo§ens de metadatastandaard beschreven is. Er ontbreel( de tijrJ/capaciteit om er mee verder

e noÍTn

te gaan.

Advies RHC 20'19:

dat het 2020 grotendeels

gereed worden, te toezeggingen z$n gedaan. N.B. Begin 2020 is gesÍarÍ r.s.m. DiVauft met het opstellen van lrct metagegevensschema. Dit is nog niet afgerond. Hier wordt in 2021 verder mee gegaan. a.1 - de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

Ja: Dossiertitel en rnet ingang van 1-12-2020 een zaakomschrijving. Dossiervorming tot 1-1-201 7 grotendeels analoog. VanaÍ'l-1-20í7 wordt enkel digitaal worden gearchiveerd. YanaÍ 1-12-2020 wordt zaakgeriót gearchiveerd (m. b.v. i-Navigator en zaaktypen.nl). Documenten worden gescand vanaf 0í {4-2006.

a.2 - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Ja: Vanaf 1-12-2020 wordt gearchiveerd

a.3 - de samenhang met andere archiefbescheiden;

Ja: Archiebescheiden van voor 1-12-2020

middels zaaktypen (=werkproces) / zaakgericht archiveren.

gekoppeld. Sinds 1-'t-2017 worden vrijwel alle documenten vervangen door digitale bestanden. Voor 2017 is papier leidend. a.4 - de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Ja: op dossierniveau wordt de bewaartermijn bepaald. Vanai 1-12-2020 wordt door het kiezen van hetjuiste zaaktype de bewaartermi.jn vastgelegd. Binnen het DMS wordt versiebeheer toegepast.

Te ondernemen actie door zorgdrager Advies RHC: Het metagegevensschema moet in 202'l afgerond en vastgesteld worden. Anders belemmert dit in toekomstige overbrenging van informatie uit Decos Join naar het e-depot. Dit te meer omdat hierover al sinds 20'16 toezeggingen zijn gedaan!

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

Ja:

Te ondernemen actie door zorgdrager

inzake de

is vastgelegd.

5.3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal

Ja:

(was 3.3)

ln principe kunnen medewerkers zelf vanaf 1 april 2006 op doanmentniveau doarmenten opzoeken in DMS. Stukken van voor 2006 worden op dag van waagstelling beschikbaar gesteld. Dit is intern binnen team DIV afgesproken. Vanaf 1 -1 2-2020 kunnen medewerkers zelf hun zaken/documenten beheren in Decos Join. Er is autorisatie op zaa§peniveau. Bij publicatie vanuit de Raad worden persoonsgegevens gearart. Bij publir=tie van OLGaenvragen is er sprake van een publiceeóare versie zonder persoonsgegevens.

Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

Advies RHC: Ga in 2021 verder met het afuoeren van de dossiers in de paternosterkasten naar het semistatisch archief.

De websites van Oudewater en lAloerden worden gearóiveerd. Ze voldoen aan de webriótlijnen en als zodanig wordt ook rekening gehouden met blinden c.q. slechtsienden.

Voor wat betreft het

archief staan in

haar studiezaalÍegl€ment. Advies Rl-lC 2019: Werk in 2020 de achterstend in de veruerking van zaken/onderwerpdossiers in het DMS Corsa v.w.b. Oudewater weg. Zorg ook dat de dossiers (Um 20í4) in de 2 patemosteÍkasten in Oudewater afgevoerd woden naar het semÈ.statisch archief. N.B. Hiermee is in 2020 verder gegaan. Dit wordt in 2021 afgerond. 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

(was 3.4) Gebruikt de gemeente duuzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiebescheiden?

Ja: Gebruk van zuurwije dozen, normaal 3 papier en caröon print op de stickers en cadmiumvrije zippelo. M.b.t. de opslag op serv€rs worden dagelijks backups gemaakt. Opslagmedia worden periodiek wmieuud.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

Ja:

(was 3.5)

Er worden materialen gebruikt die voldoen aan de eisen 1an de archiefregeling, zoals zuurvrije dchiefrozen, normaal 3 papier en carbon print op de stickers en cadmiumvrfe zippels efl zuurvrije archiefrnappen en scheidingsstroken. Vanaf 2017 alles d§itaal.

Gebruikt de gemeente duuzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefuescheiden?

5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog (was 3.6) Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voozieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefuescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

Ja: Er is een goedgekeurde archiefruimte en -

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer (was 4.1) Werkt de gemeente bij de opbouw van duuzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

Deeb:

condities bewaard wordt. Het klimaat systematisch gemonitord.

Te ondernemen actie door zorgdrager

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Het handboek vervanging geeft regels m.b.t. het vervangen van documenten alsmede de

opslag. Vernietiging vindt plaats op grond van verniet(Tingsvoorschriften. Periodiek wordt bekeken ofde gemeente voldoet aan het RODIN. Tenens is er een auditregeling digitale archivering. Advies

Advies RHC: Het Handboek Vervanging uit 20í6 dient geactualiseerd en vastgesteld te worden. Het verdient aanbeveling dit in 2021 te doen, mede in veóand met de overgang in 2020 van Corsa naar Decos Join. (Zie ook het advies m.b.t. de jaarlijkse audit bij KPI 4.1!).

om houden. toe en ga verder met de op basis van de 2018.

N.b. Er is in 2020 geen audit gehouden op de verwanging / digitale archiveing. 5.8 Aanvullende metagegevens (was 4.3) Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd?

Ja: ln zaaksysteem DEcos Join b een submap

Advies RHC: Jaarlijks dient bekeken te worden of er aanvullingen nodig zijn.

'prolecten' en een submap'contrecten' oPgenomen.

5.9 Opslagformaten (was 4.4) Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

Ja: Verplicht niet, Binnen Decos Join wordt in PDF-A, Tiff en MP3 (audio) opgeslagen. . Dit DMS kan in principe haast alle opslagformaten opslaan. De viJeotulen van de gemeenteraad worden momenteel nog niet gearchiveerd. Advies RHC 2019: Maak in 2020 het toegezegde ovezicht van alle applicaties (buiten het DMS) en de daarin aanwezioe

Advies RHC: a) Ondezoek in 2021 op basis van het bestaande ovezicht van alle applicaties die naast Decos Join gebruikt worden of deze informatie bevaften die ook (langdurig) bewaard moet worden, mogelijk in een Edepot. En gebruik opslagformaten die aan een open standaard voldoen (zie de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief). b) Archiveer in 2021 ook de

videotulen van de gemeente.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.oudewater.nl/api/v1/meetings/428/documents/13398