2021.06.22 Raadsinformatiebrief 'Toepassen Past Performance systeem voor civieltechnische werken' - Merged.pdf

Gemeentelijke uitgangspunten Inkoopstrategie en doelmatigheid De grootste invloed op een inkooptraject en op de uitkomst van de inkoopactiviteit zit aan de voorkant van dit traject. Voorafgaand aan het feitelijke inkooptraject moeten belangrijke keuzes worden gemaakt. Daarmee vergroot de gemeente de kans dat ze de juiste producten krijgt, tegen een goede prijskwaliteit verhouding. Daarmee wordt de doelmatigheid en doeltreffendheid van de inkoop vergroot. Als een inkooptraject eenmaal is gestart zijn de mogelijkheden voor eventuele bijsturing beperkt. Vanuit de strategische inkoopgedachte van belang om aan het begin van een inkooptraject ten aanzien van een aantal wezenlijke onderwerpen passende keuzes te maken. Daarnaast legt de Aanbestedingswet 2012 de gemeente voor een aantal onderwerpen een motiveringsplicht op (paragraaf 3.2 van dit beleid). Deze keuzes kunnen worden opgenomen in een strategische inkoopafweging en in het interne startdocument worden vastgelegd.

Het gaat hierbij onder meer om antwoorden op de volgende vragen:  Wat doet de gemeente zelf en wat wordt uitbesteed?  Wat is de noodzaak om iets in te kopen?  Wat is de scope van de opdracht?  Hoeveel budget is er beschikbaar en is dat voldoende voor de scope van de opdracht?  Hoe is de (lokale) markt samengesteld en wat kan de (lokale) markt bieden? Hierbij kan een een markt- of productonderzoek of marktconsultatie gedaan worden (een toelichting op de marktconsultatie staat verderop in deze paragraaf).  Is er sprake van grensoverschrijdend belang?  Hoe complex is de opdracht en hoe beheersbaar is de uitvoering?  Wat zijn de organisatorische gevolgen en risico’s (zowel voor de gemeente als voor de ondernemer)?  Wat zijn de transactiekosten en wat is de invloed op de prijs?  Welke risico’s en kansen zijn er?  Hoe kunnen ideeën uit de markt een plek krijgen in de aanbesteding (een toelichting staat verderop in deze paragraaf)?  Welke beoordelingscriteria (gunningscriteria) zorgen voor voldoende onderscheidend vermogen en hebben echt meerwaarde voor de gemeente (een toelichting staat verderop in deze paragraaf)?  Hoe wordt in deze opdracht invulling gegeven aan het gemeentelijk beleid (waaronder het inkoopbeleid)? Het gebruik van een startdocument wordt aanbevolen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen en wordt door middel van dit beleid verplicht gesteld bij

nationale en Europese aanbestedingen. Marktconsultatie Goede kennis van de (lokale) markt helpt bij een doelmatige en doeltreffende inkoopstrategie / aanbesteding. Voorafgaand aan een aanbesteding kan de gemeente door middel van een marktconsultatie kennis uit de markt ophalen. Hiermee krijgt de gemeente meer zicht op hoe bijvoorbeeld kansen voor het MKB / lokale ondernemers, duurzaamheid en innovatie gestimuleerd kunnen worden. Een marktconsultatie is een, georganiseerde informatie-uitwisseling (dialoog) met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding. Ondernemers zijn als potentiele leverancier belanghebbende partijen, maar ook burgers (als afnemer van bepaalde diensten) en belangenorganisaties kunnen worden uitgenodigd. Aan de hand van de opgedane informatie en inzichten stelt de gemeente de haalbaarheid en de randvoorwaarden van de opdracht vast.

De marktconsultatie kan over allerlei onderwerpen gaan, zoals:  inzicht krijgen in opbouw en samenstelling van de betreffende markt  inzicht krijgen in de meest geschikte samenwerking/relatie met in de markt voor de betreffende opdracht  inzicht krijgen in mogelijke oplossingen /ideeën voor een probleem  inzicht krijgen in wat de gemeente in een aanbesteding moet vragen om voor een probleem tot de meest ideale oplossing te komen  inzicht in welke selectie- of gunningscriteria het beste toegepast kunnen worden  welke eisen of criteria kunnen het beste gesteld worden (en welke juist niet)

Ondernemers kunnen dus de gemeente vooraf adviseren over het doelmatig en doeltreffend inregelen van een aanbesteding. Daarbij is het van belang dat de gemeente bewaakt dat het gelijke speelveld tussen ondernemers na aanleiding van de marktconsultatie niet in gedrang komt en de beginselen van gelijke behandeling en transparantie gewaarborgd blijven. Ook blijft de gemeente altijd zelf bepalen wat met de adviezen gedaan wordt en hoe de aanbesteding in de markt gezet wordt. Ideeën ondernemers Bij ondernemers is veel kennis en kunde aanwezig. De gemeente kan daar gebruik van maken en van profiteren. Dit kan op verschillende wijzen plaats vinden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de hiervoor beschreven marktconsultatie. Ook kan de gemeente er in een specifieke aanbesteding voor kiezen om de uitvraag op een hoger niveau (functioneel) te doen, waardoor de concrete invulling aan de markt overgelaten wordt. Daarbij kunnen ondernemers zich veel meer onderscheiden op hun kennis en kunde. Hiermee wordt de doelmatigheid en doeltreffendheid van een aanbesteding bevorderd. Een speciale vorm van een idee vanuit ondernemers is het unsolicited proposal (USP). Een USP is een concreet zakelijk voorstel dat een (markt)partij ongevraagd aan de gemeente aanbied.

Een USP heeft daarbij vaak de volgende kenmerken:  het biedt een oplossing op een vraagstuk binnen het werkterrein van de gemeente  het heeft een aantoonbare meerwaarde  het biedt nieuwe mogelijkheden voor de gemeente De gemeente behandelt een USP zorgvuldig en vertrouwelijk. Indien de gemeente gebruik wil maken van het aanbod, dan kan het zijn dat conform wet- en regelgeving eerst een aanbestedingsprocedure gevoerd moet worden. De gemeente tracht deze aanbesteding dusdanig in te richten dat de belangen voor de ondernemer die het USP heeft ingediend niet geschaad worden en dat ook andere ondernemers eerlijke kansen hebben op een opdracht (conform de beginselen uit hoofdstuk 2). De gemeente kan dit onder meer doen door op een hoger niveau de uitvraag te doen. Bijvoorbeeld door functioneel te specificeren of om meer algemeen te vragen om een oplossing voor een probleem. Net als na een marktconsultatie zal de gemeente altijd zelf blijven bepalen of en hoe een aanbesteding in de markt gezet wordt. Doelmatige beoordelingscriteria Een inschrijving van een ondernemer wordt bij een aanbesteding naast prijs vaak beoordeeld op kwalitatieve gunningscriteria. Het is van belang dat deze criteria voldoende onderscheidend vermogen hebben en daarnaast ook daadwerkelijk toegevoegde waarde hebben voor de opdracht die in de markt wordt gezet.

Daardoor wordt ook echt de beste inschrijving in een aanbesteding bepaald en dit leidt tot een meer doelmatig en doeltreffend eindresultaat.

Motivering De gemeente is in beginsel gebonden aan de voorschriften uit de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het ARW 2016. Echter bij bepaalde voorschriften bestaat de mogelijkheid om hier gemotiveerd van af te wijken. Dit wordt het ‘pas toe of leg uit principe’ (‘comply or explain-principe’) genoemd. Afwijken is alleen toegestaan indien in de aanbestedingsstukken gemotiveerd wordt aangegeven waarom en in hoeverre dat afwijken in een specifieke situatie gerechtvaardigd is. Het is niet toegestaan om in het geheel af te zien van de toepassing van de wet- en regelgeving. Het ‘pas toe of leg uit principe’ loopt als een rode draad door verschillende onderdelen van de aanbestedingsprocedure. Naast ‘het afwijken van’, zijn er ook keuzes te maken die altijd gemotiveerd moeten worden, zoals de keuze voor de procedure die de gemeente bij een bepaalde opdracht gaat doorlopen. De motivering van de verschillende keuzes dient ten minste te zijn opgenomen in het startdocument (zie ook paragraaf 3.1 van dit beleid). Bij bepaalde keuzes moet de motivering ook in de aanbestedingsstukken of in de procedure stukken (selectie- of gunningsbeslissing) worden opgenomen. In bijlage 1 is een lijst met situaties opgenomen waarvan de keuzes in ieder geval gemotiveerd moeten worden vastgelegd.

Kansen aan lokale ondernemers Op basis van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit is het de gemeente toegestaan in het kader van de doelmatigheid en ter bevordering van de plaatselijke economie lokale (MKB) ondernemers kansen te bieden bij gemeentelijke opdrachten. Om de lokale ondernemers ook daadwerkelijk kansen te kunnen bieden, is het van belang dat de gemeente de lokale ondernemers kent. Zeker wanneer extern door de gemeente ingehuurd personeel de aanbesteding doet, behoeft dit extra aandacht. De lokale ondernemersverenigingen en de interne collega’s van economische zaken zullen in overleg een database met lokale bedrijven opzetten. Met behulp van deze database kunnen gemeentelijke aanbesteders snel een overzicht genereren van lokale ondernemers. Naast het opzetten van een database onderzoeken collega’s van economische zaken en de ondernemersverenigingen naar andere mogelijkheden om de bekendheid van de lokale ondernemers in het ambtelijk apparaat te vergroten. Uiteraard ligt er op dit vlak ook een grote verantwoordelijkheid bij de individuele ondernemer. Een ondernemer moet, naast alle inspanningen van de gemeente en de ondernemersverenigingen, zelf ook zorgdragen voor naamsbekendheid onder potentiële klanten.

Nationale en Europese aanbestedingen De gemeente Woerden vindt het belangrijk dat lokale ondernemers de kans krijgen om opdrachten van de gemeente te kunnen verwerven. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat bij Europees en nationale aanbestedingen ondernemers gelijk behandeld moeten worden. Dit houdt in dat bij deze aanbestedingen alle ondernemers, dus ook lokale ondernemers, een kans hebben op deelname. Indien bij een dergelijke aanbesteding de opdracht te groot is voor één lokale ondernemer, kan een ondernemer altijd inschrijven in combinatie met een of meer andere ondernemers of met een of meer onderaannemers. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat de gemeente een grotere opdracht opdeelt in percelen. Per aanbesteding is een goede afweging noodzakelijk. Niet bij elke opdracht is het mogelijk of wenselijk om een indeling in percelen te maken. Meervoudig onderhandse aanbestedingen Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen schrijft de Aanbestedingswet 2012 voor dat inschrijvers gelijk behandeld moeten worden. Hierdoor heeft de gemeente in zijn uitnodigingsbeleid de ruimte om ervoor te kiezen de lokale ondernemers meer kansen te bieden.

Om de lokale economie te stimuleren handelt de gemeente bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, in principe, afhankelijk van de marktomstandigheden, als volgt:  Indien 5 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd:  3 lokale ondernemers  1 regionale ondernemer  1 buiten-regionale ondernemer



Indien 4 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd:  3 lokale ondernemers  1 regionale of buiten-regionale ondernemer



Indien 3 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd:  2 lokale ondernemers  1 regionale of buiten-regionale ondernemer

Per opdracht bestaat de mogelijkheid hier gemotiveerd van af te wijken, indien na onderzoek gebleken is dat lokale ondernemers de producten, diensten of werken die de gemeente wil verwerven niet kunnen leveren. Deze keuze moet zijn vastgelegd in het startdocument. Voor het bepalen of een ondernemer lokaal of regionaal is, wordt de volgende indeling gehanteerd. Daarbij is vanwege de samenwerking met Oudewater de regionale indeling afgestemd.

Aanbesteding van de gemeente Oudewater

Aanbesteding van de gemeenten Oudewater en Woerden.

De rood gekleurde gemeenten zijn lokaal De omliggende geel gekleurde gemeenten zijn regionaal De beoordeling van de inschrijvingen gebeurt op basis van objectieve criteria. Lokale en niet lokale ondernemers worden bij de beoordeling conform de Aanbestedingswet gelijk behandeld. Inclusie en social return on Investment (SROI) Op basis van de Aanbestedingswet 2012 is het de gemeente bij een aanbesteding toegestaan, mits er een directe relatie is met de inhoud van de opdracht, bijzondere voorwaarden te stellen die verband houden met arbeid gerelateerde of sociale overwegingen. De gemeente Oudewater wil bij het inkopen invulling geven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op het gebied van arbeidsmarktparticipatie en inclusie. Inclusie Bij inclusie draait het om diversiteit. Het gaat om het meedoen van inwoners ongeacht etniciteit, religie, taal, culturele achtergrond, seksuele voorkeur of beperking. Dit uitgangspunt heeft ook invloed op de wijze van inkopen door de gemeente. Dit komt op twee manieren naar voren: 1. in de inhoudelijke eisen die in een aanbesteding gesteld worden, wordt waar mogelijk rekening gehouden met het stimuleren van participatie in de samenleving en het bevorderen van de regie over het eigen leven; 2. door middel van het toepassen van SROI wordt gestimuleerd dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk komen.

Social return on investment (SROI) Als opdrachtgever richt de gemeente zich op de toepassing van het instrument SROI bij inkoop en aanbesteding. Dit houdt in dat de gemeente specifieke voorwaarden bij een aanbesteding stelt, waardoor opdrachtnemers extra banen gaan creëren voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Door de inzet van SROI wordt de uitstroom naar werk van mensen, die zonder (reintegratie) ondersteuning niet of moeilijk aan het werk komen, bevorderd. Het kan daarbij zowel gaan om hoog als lage geschoolden. Daarnaast kan het ook gaan om stageplekken en leerwerkplekken voor leerlingen van verschillende niveaus. De gemeente Oudewater wil maximaal inzetten op het toepassen van SROI bij aanbestedingen van diensten en werken met een geraamde opdrachtwaarde van meer dan € 100.000. (SROI is niet toegestaan bij leveringen). Deze grens is bepaald aan de hand van een afweging tussen de toename van de administratieve lastendruk voor zowel de gemeente als de ondernemer in relatie tot het bereikte sociale effect. De gemeente bekijkt per aanbestedingstraject wat van de ondernemer wordt gevraagd (maatwerk) en op welke wijze SROI wordt toegepast. Dit is mede afhankelijk van de aard en de omvang van de opdracht. Hierbij wordt rekening gehouden met de administratieve lasten voor de gemeente, de ondernemer en Ferm Werk.

Wat van de ondernemer wordt gevraagd, moet proportioneel zijn. Dit is niet alleen een juridische voorwaarde (Aanbestedingswet en jurisprudentie) maar dit is ook van belang om draagvlak te creëren voor SROI. Indien de gemeente geen SROI bepalingen stelt bij een aanbesteding van een werk of dienst boven € 100.000 geldt de verplichting dit te motiveren in het startdocument. De uitvoeringsorganisatie van de Participatiewet van de gemeente Oudewater (Ferm Werk) kan adviseren en faciliteren bij het zo effectief mogelijk invullen van afspraken en verplichtingen in het kader van de SROI. Dit houdt niet in dat mensen die in het kader van SROI aan de slag gaan per definitie bij Ferm Werk vandaan komen. Dat mag de gemeente aanbestedingsrechtelijk ook niet eisen. Ferm Werk kan mensen leveren voor de invulling van SROI. Ook scholen, het UWV en met Ferm Werk vergelijkbare organisaties kunnen mensen leveren waarmee opdrachtnemers hun SROI verplichting kunnen invullen. Ferm Werk controleert de nakoming van de afspraken en verplichtingen in het kader van de SROI.

Duurzaamheid Op basis van de Aanbestedingswet 2012 is het de gemeente bij een aanbesteding toegestaan, mits er een directe relatie is met de inhoud van de opdracht, bijzondere voorwaarden te stellen die verband houden met milieuoverwegingen. De gemeente Oudewater zet zich in voor een schoner, duurzamer en zuiniger Nederland en hecht grote waarde aan de sociale (people), ecologische (planet) en economische (profit) belangen bij het inkopen. De gemeente houdt al enige jaren rekening met de uitgangspunten van het ‘duurzaam inkopen’. Bij haar toekomstige aanbestedingen wil de gemeente zo veel mogelijk:  100% duurzaam inkopen  circulair inkopen  reductie van de CO2 uitstoot 100% duurzaam inkopen Sinds 2012 wordt door de gemeente, zoveel mogelijk, voor 100% duurzaam ingekocht. Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu en/of sociale criteria tijdens het inkoopproces, zodat dit leidt tot de daadwerkelijke levering van een product dat aan de gevraagde milieu en/of sociale criteria voldoet. Bij elke aanbesteding waarbij dat opportuun is worden relevante duurzaamheidsbepalingen opgenomen in de vorm van eisen, selectie- en/of gunningcriteria. Er is sprake van 100% duurzaam indien de duurzaamheidscriteria voor een bepaalde productgroep van de site van PIANOO zijn toegepast.

Circulair inkopen Circulair inkopen is gebaseerd op de beginselen van de circulaire economie, waarbij afval niet bestaat. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waardevermindering te minimaliseren. De gemeente Oudewater heeft de ambitie om in 2020 ten minste 10% van het totale inkoopbudget circulair in te kopen. Dit is een redelijk ambitieuze doelstelling. Circulair inkopen kan alleen toegepast worden op inkopen waar ook daadwerkelijk materiaal wordt gebruikt (leveringen en werken). Bij diensten die de gemeente inkoop speelt het materiaal nauwelijks een rol (o.a. sociaal domein, inhuur personeel). Dat zorgt voor een beperking van de mogelijkheden van circulair inkopen. Daarnaast is de markt ook nog niet altijd in staat om circulaire aanbiedingen te doen. Het is dus van belang om zorgvuldig te bekijken waar circulaire mogelijkheden zijn. Reductie van CO2 uitstoot De gemeente Oudewater streeft naar reductie van de CO2 uitstoot. De gemeente wil daartoe bij de aanbestedingen die zich daarvoor lenen eisen stellen aan de reductie van de CO2-uitstoot. Vanuit de hiervoor genoemde punten van duurzaamheid is er tevens aandacht voor het reduceren en beter benutten van de afvalstromen. Daarnaast kan er bij een aanbesteding ook aandacht gegeven worden aan het reduceren van het gebruik van verpakkingsmateriaal.

De gemeente bekijkt per aanbesteding wat van de ondernemer wordt gevraagd (maatwerk) en op welke wijze bovenstaande duurzaamheidscriteria meegenomen kunnen worden in de aanbesteding. Dit is mede afhankelijk van de aard en de omvang van de opdracht. Hierbij wordt rekening gehouden met de meerkosten van deze criteria. Daarbij kan er ook gekeken worden naar de levenscycluskosten, zodat kosten en opbrengsten van duurzaamheidsmaatregelen op basis van de levensduur van een product tegen elkaar worden afgewogen. Wat van de ondernemer wordt gevraagd, moet proportioneel zijn. Dit is niet alleen een juridische voorwaarde (Aanbestedingswet en jurisprudentie), maar dit is ook van belang om draagvlak te creëren voor duurzaamheid. Indien de gemeente geen duurzaamheidscriteria stelt bij een aanbesteding van een levering, werk of dienst geldt de verplichting dit te motiveren in het startdocument en het aanbestedingsdocument.

Maatwerk De gemeente streeft naar een optimale inzet van haar financiële middelen in relatie tot haar medeverantwoordelijkheid voor de lokale, sociale en economische belangen. De gemeente streeft naar een goede prijs – kwaliteitverhouding voor een product in relatie tot de kansen voor lokale ondernemers, inclusie, SROI en duurzaamheid. Deze onderwerpen kunnen soms strijdig zijn met elkaar, bijvoorbeeld een duurzaam product kan niet worden geleverd door een lokale ondernemer of een duurzaam product is veel duurder dan een standaard product. In de gemeente Oudewater weegt met name het financiële aspect zwaar waarbij conform beleid niet alleen naar de investeringskosten, maar ook naar de total cost of ownership kan worden gekeken. In alle gevallen is een aanbesteding maatwerk, waarbij per opdracht proportionele keuzes moeten worden gemaakt die mede afhankelijk zijn van de geschatte waarde van de opdracht, het inkooprisico en wat de markt kan en wil bieden. Dit maakt dat het nog meer van belang wordt om op tijd te beginnen met een inkooptraject, zodat de juiste keuzes kunnen worden gemaakt. Primair is het aan de betrokkenen vanuit duurzaamheid, social return, inkoop en de inhoudelijke teams om gezamenlijk tot de juiste afweging en toepassing van de verschillende onderwerpen.

Indien dit voor één van de betrokkenen niet tot een acceptabel resultaat leidt, dient er opgeschaald te worden naar het college van B&W of de verantwoordelijk portefeuillehouder. Daar kan dan de afweging tussen deze verschillende onderwerpen en verschillende belangen gemaakt worden. Procedure keuze In de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit staan diverse procedures opgenomen die zijn gekoppeld aan drempelbedragen. De Gids Proportionaliteit geeft daarbij de kaders waar de drempelbedragen aan moeten voldoen. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn procedures gekoppeld aan drempelbedragen. Dit geeft de ambtelijke organisatie het kader welke procedure, wanneer, toegepast mag worden. Het is daarbij altijd toegestaan om voor een zwaardere procedure te kiezen, dan conform dit beleid minimaal is voorgeschreven. Argumenten ten aanzien van de grootte van de opdracht, de baten en lasten van een procedure, omvang en structuur van de markt, geografische ligging van de plaats van uitvoering, of grensoverschrijdend belang kunnen meewegen in de keuze voor de procedure.

Drempelbedragen gekoppeld aan procedures zijn opgenomen voor:  overheidsopdrachten  sociale en andere specifieke diensten  concessieopdrachten Overheidsopdrachten In de onderstaande tabel staan de grenzen aangegeven voor de diverse procedures voor overheidsopdrachten, met uitzondering van de sociale en andere specifieke diensten. De grenzen zijn gebaseerd op de Gids Proportionaliteit (zie bijlage 2 bij dit beleid). De gemeente Oudewater heeft de drempels voor enkelvoudig en meervoudig onderhands relatief hoog vastgesteld. Hiermee is ruimte gecreëerd om deze lichtere procedures te kunnen toepassen. Het voordeel daarvan is dat de gemeente actief kan sturen op het meedoen van lokale ondernemers aan een aanbesteding. Van de Europese drempel (onderste regel in de tabel) kan niet worden afgeweken. Procedure Enkelvoudig onderhands (1 op 1) Procedure Meervoudig onderhands (3 – 5) Nationaal Europees

Werken Tot € 150.000 Tot € 1.500.000 Tot Europese drempel* Vanaf Europese drempel*

Diensten / Leveringen Tot € 50.000 Tot Europese drempel* Vanaf Europese drempel*

De Europese drempel wordt iedere 2 jaar opnieuw vastgesteld. In 2016 en 2017 ligt de Europese drempel voor werken op € 5.225.000 en voor diensten en leveringen op € 209.000. Sociale en andere specifieke diensten Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een verlicht aanbestedingsregime. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt. Deze lijst is in de plaats gekomen van de zogenaamde 2B lijst uit de vorige Europese richtlijn. Er zijn diensten bijgekomen en uit de lijst verwijderd. Hieronder staan de belangrijkste sociale en andere specifieke diensten genoemd:

            

administratieve sociale diensten, administratieve diensten voor onderwijs, administratieve diensten voor gezondheidszorg en culturele diensten andere administratieve diensten en overheidsdiensten diensten ten behoeve van de gemeenschap diensten voor verplichte sociale verzekering gevangenis- en aanverwante diensten, diensten voor openbare orde en reddingsdiensten gezondheidszorg, maatschappelijke en aanverwante dienstverlening hotels en restaurants juridische dienstverlening opsporings- en beveiligingsdiensten overige gemeenschaps-, sociale en persoonlijke diensten, in het bijzonder diensten verleend door vakbonden, door politieke organisaties, door jongerenverenigingen, alsmede diverse diensten door ledenverenigingen postdiensten religieuze diensten uitkeringsdiensten

Het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ dient per aanbesteding te beoordelen of een bepaalde dienst onder de categorie sociale en andere specifieke diensten valt of niet. Bij sociale en andere specifieke diensten geldt boven de Europese drempel een vereenvoudigd aanbestedingsregime. Er geldt dan in ieder geval een verplichting tot aankondiging van de procedure en een bericht van gunning. De inrichting van de procedure is maatwerk. Indien een sociale of andere specifieke dienst met grensoverschrijdend belang wordt aanbesteed, gelden de drempelbedragen en procedures voor overheidsopdrachten. In onderstaande tabel staan de drempelbedragen en procedures opgenomen: Procedure Enkelvoudig onderhands (1 op 1) Meervoudig onderhands Europees vereenvoudigd regime

Sociale en andere specifieke diensten Tot € 50.000 Tot Europese drempel Vanaf Europese drempel

De Europese drempel wordt iedere 2 jaar opnieuw vastgesteld. In 2016 en 2017 ligt de Europese drempel voor sociale en andere speciale diensten op € 750.000. Concessieovereenkomsten In de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is een hoofdstuk over concessieovereenkomsten opgenomen. De Gids Proportionaliteit is mutatis mutandis op dit hoofdstuk van toepassing. Een concessie is een overeenkomst met een ondernemer voor de uitvoering van een werk of dienst. Het betreft bijvoorbeeld: de exploitatie van een gemeentelijke parkeergarage, een sporthal of zwembad, abri’s of reclamezuilen of het uitvoeren van de catering bij een overheidsdienst. De gemeente kan concessies verlenen voor een (openbaar) werk of een dienst. Het verschil met een reguliere overheidsopdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht. Kenmerkend is dat het exploitatierisico ligt bij de concessiehouder/exploitant. Als dit laatste niet het geval is, dan is geen sprake van een concessie, maar van een gewone overheidsopdracht. Het kan zijn dat de gemeente een (jaarlijkse) bijdrage levert in de exploitatie, of een bijdrage ontvangt uit de winst, of dat er geen bijdrage wordt betaald of wordt ontvangen.

De waarde van een concessie wordt gevormd door de totale, tijdens de looptijd van de overeenkomst, te behalen omzet van de concessiehouder (exclusief btw) (met inbegrip van de bijkomende leveringen die in het kader van de werken en diensten worden uitgevoerd). De Aanbestedingswet 2012 is niet van toepassing op concessieovereenkomsten voor openbare werken en diensten onder de Europese drempel, tenzij sprake is van een grensoverschrijdend belang.

Bij een grensoverschrijdend belang zijn de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, zoals opgenomen in deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 van toepassing, net als afdeling 1.2.2 van de Aanbestedingswet 2012, die de gemeente verplicht de concessie op passende mate (vooraf) te publiceren. Procedure Enkelvoudig onderhands (1 op 1) Meervoudig onderhands Europees vereenvoudigd regime

Concessie voor werken en diensten Tot € 150.000 Tot Europese drempel Vanaf Europese drempel € 5.225.000

De Europese drempel wordt iedere 2 jaar opnieuw vastgesteld. In 2016 en 2017 ligt de Europese drempel voor concessies voor diensten en werken op € 5.225.000.

Organisatie en monitoring Organisatie Inkoop Per 1 januari 2015 werkt de gemeente Oudewater samen met de gemeente Woerden. De ambtelijke organisaties van beide gemeenten zijn samengevoegd, zodat per genoemde datum de medewerkers in dienst van de gemeente Woerden zijn die samen voor het bestuur en de inwoners van de gemeente Oudewater en de gemeente Woerden een groot aantal taken uitvoert. De teammanagers zijn verantwoordelijk voor het doelmatig en rechtmatig, aan gaan van overeenkomsten voor werken, diensten en leveringen voor het taakveld van hun team. Deze teammanagers hebben tevens het mandaat en volmacht om overeenkomsten aan te gaan. Het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ:  heeft een adviserende functie ten aanzien van de rechtmatigheid en doelmatigheid van een aanbesteding en de toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid  heeft een verplichte adviesrol bij nationale en Europese aanbestedingen, zowel voorafgaand als gedurende de procedure (van startdocument t/m definitieve gunning)  dient bij een meervoudig onderhandse aanbesteding, vooraf te worden geïnformeerd  kan op verzoek van een teammanager ondersteunen bij het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure Na afloop van de aanbestedingsprocedure start de uitvoering van de afgesloten overeenkomst.

De diverse teams van de gemeente zijn daarbij verantwoordelijk voor het contractbeheer, controle of de gewenste prestaties geleverd zijn (inclusief bewijsmiddelen) en het correct afdoen van de facturen. Nadere uitwerking inkoop- en aanbestedingsbeleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan op diverse punten technisch nader worden uitgewerkt. Hierbij kan het onder meer gaan over de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente, een standaardovereenkomst en de werkwijze op het gebied van Inclusie, SROI en duurzaamheid. De teammanager van JFZ is bevoegd om nieuwe versie van deze technische uitwerkingen in mandaat vast te stellen, mits deze in lijn zijn met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 en daarin opgenomen uitgangspunten en kaders. Afwijkingsbevoegdheid beleid In specifieke situaties kan het wenselijk zijn om van het inkoop- en aanbestedingsbeleid af te wijken. Afwijken is daarbij alleen mogelijk op basis van een (gemotiveerd) besluit door het College van B&W. Een voorstel voor afwijken aan het College van B&W dient te zijn voorzien van een advies van het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ. De beschreven maatwerkkeuzes in paragraaf 3.3 tot en met 3.6 vallen hier niet onder. Deze kunnen ambtelijk worden gemaakt en worden vastgelegd in het startdocument.

Indien ambtelijk geen overeenstemming wordt bereikt over diverse aspecten (inhoudelijk, SROI, inclusie, duurzaamheid, aanbestedingsrechtelijk) kan er opgeschaald worden richting het bestuur. Klachtenregeling bij aanbesteden De gemeente heeft een klachtenregeling bij aanbesteden vastgesteld. Deze klachtenregeling regelt de wijze waarop de gemeente een klacht over een aanbesteding behandelt en afhandelt. Deze regeling is van toepassing op klachten die vallen binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012. Het doel van de regeling is:  het geven van een laagdrempelige interne procedure voor de wijze waarop de aanbestedende dienst de klacht behandelt en afhandelt  dat zowel de aanbestedende dienst als de ondernemer van een klacht kunnen leren en deze kennis bij toekomstige aanbestedingen in de praktijk brengen  om misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen te herstellen, zodat niet nodeloos de gang naar de rechter wordt gemaakt De klachtenregeling is separaat beschikbaar. Monitoring en evaluatie inkoop Het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team JFZ stelt jaarlijks een inkoopanalyse op waarin een aantal uitgangspunten uit hoofdstuk 3 van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid worden gemonitord (Inkoopanalyse 2016)(voor wat betreft de aanbestedingen waar dit cluster bij betrokken is).

Naast een analyse van het inkoopvolume, het aanbestedingsresultaat en een inkoopvoorspelling voor de toekomst, wordt aandacht besteed aan:  de kansen die lokale en regionale ondernemers hebben gehad om opdrachten te verwerven en de mate waarin deze van deze kansen gebruik hebben gemaakt en daadwerkelijk opdrachten hebben verworven  het aantal aanbestedingen waar de in dit beleid geformuleerde duurzaamheidscriteria een rol hebben gespeeld  het aantal aanbestedingen waarbij SROI criteria zijn gesteld Naast de monitoring kunnen specifieke aanbestedingen geëvalueerd worden. Dit kan op initiatief van de gemeente, maar ook op initiatief van ondernemers. Dit met als doel om te leren van de uitgevoerde aanbestedingsprocedure en in de toekomst beter te kunnen aanbesteden (gemeente) en inschrijven (ondernemers). Verslagen en conclusies worden aan het aanbestedingsdossier toegevoegd.

Bijlage 1 Motivering Motivering in aanbestedingsstukken w.o. startdocument Samengevoegde opdrachten:  samenstelling van de relevante markt en de invloed op de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het MKB;  de organisatorische gevolgen voor en de risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de gemeente en de ondernemer;  de mate van samenhang van de opdrachten  Opdracht is niet opgedeeld in percelen Procedure (aanbestedingsvorm) Gunnen op laagsteprijs of kosteneffectiviteit Keuze raamovereenkomst Toepassen van een raamovereenkomst langer dan 4 jaar Afwijken van de Gids Proportionaliteit Omzeteis

Aanbest.wet 1.5

Gids Prop. 3.2.1. 3.3.1

1.5 1.4 2.114

3.3.2

2.140 1.10 / 1.13 / 1.16 2.90

Zekerheidstelling Afwijken van het ARW 2016 Technische specificaties, criteria toegankelijkheid personen met een handicap/ alle gebruikers Afwijken van paritair opgestelde voorwaarden (o.a. UAV)

3.5.5 3.3.3 1.1 /3.1 3.5.2.1 voorschrift 3.5.C 3.5.2.1 voorschrift 3.5.D

1.22 2.75 2.87a

3.9.0 voorschrift 3.9.C.

Motivering in dossier Keuze ondernemers (bij meervoudig onderhandse aanbesteding)

Aanbest. wet 1.4

Gids Prop

Motivering tijdens de procedure Selectiebeslissing Gunningsbeslissing Toepassen facultatieve uitsluitingsgrond ondanks maatregelen

Aanbest. wet 1.4 1.4 2.87a

Gids Prop.

Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016

Samenhang met andere wetgeving

3.5.1.2 voorschrift 3.5.a 3.5.7