2021.06.22 Raadsinformatiebrief 'Toepassen Past Performance systeem voor civieltechnische werken' - Merged.pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van Kenmerk Z/21/015129 / D/21/019582 Portefeuillehouder Walther Kok Portefeuille Beheer openbare ruimte Opsteller Brekelmans, Lisette Onderwerp Toepassen Past Performance systeem voor civieltechnische werken.

Kennisnemen van Het collegebesluit om: In te stemmen met het bijgevoegde rapport “Onderzoek naar het Past Performance systeem voor de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater”. Een Past Performance systeem toe te passen binnen de kaders van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid, waarbij gestart wordt met civieltechnische werken.

Inleiding Het college van burgemeester en wethouders heeft in 2017 het inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Daarin is de mogelijkheid opgenomen om de geleverde prestaties door een aanbestedende partij te beoordelen. Er is echter geen objectieve en eenduidige manier van beoordelen in het beleid vastgelegd. Dit betekent in de praktijk dat het beoordelen op diverse manieren gebeurt (en soms ook niet). Indien een samenwerking niet goed verloopt, dan is er bij een volgende (meervoudig) onderhandse aanbesteding geen mogelijkheid om deze partij minder vaak een uitnodiging te sturen of zelfs geen uitnodiging meer te sturen voor deelname aan de (meervoudig) onderhandse aanbesteding.* Andersom geldt, dat aannemers waar wij goed mee samenwerken, niet vaker uitgenodigd kunnen worden. Aangezien er bij (meervoudig) onderhandse aanbestedingen verhoudingsgewijs meer lokale aannemers uitgenodigd moeten worden, maken lokale aannemers binnen een Past Performance systeem dus meer kans om bij een goede samenwerking (en dus hoge beoordeling) vaker te worden uitgenodigd.

Kernboodschap De praktijk leert ons dat we die professionele gemeente kunnen zijn, als we de samenwerking met civieltechnische aannemers kunnen beoordelen voor onze werken in de openbare ruimte. Op deze manier kunnen we aannemers om gegronde redenen uitnodigen om mee te doen met een aanbesteding of juist om gegronde redenen uit te sluiten. R&B heeft in samenwerking met het team Juridische zaken, Inkoop en Veiligheid onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een Past Performance systeem voor civieltechnische aannemers.* De resultaten van het onderzoek zijn verwerkt in het rapport dat toegevoegd is als bijlage bij deze raadsinformatiebrief. Daarbij is expliciet rekening gehouden met het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid, waar onze lokale aannemers voldoende kansen moeten

behouden om een werk gegund te krijgen, mits er sprake is van een goede (hoge) beoordeling. *Het Past Performance systeem kan ook uitgebreid worden voor andere afdelingen en/of werkgebieden, zoals ingenieursdiensten. De mogelijkheden en behoeften zijn er om op korte termijn te starten met de civieltechnische aannemers.

Financiën De incidentele kosten worden gedekt vanuit het FCL Elementenverharding 62100012, ECL 38000. De structurele kosten worden gedekt vanuit het FCL Databeheer IBOR 62100010, ECL 38325. Waarvan 5.000 euro gebruiken van de reservering onvoorzien.

Vervolg De volgende stap is het uitwerken en bouwen van een Past Performance systeem. Onderdeel hiervan is de aanbestedingsleidraad, waar het proces in uitgewerkt wordt. Ook het actualiseren van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid maakt hier onderdeel van uit. Intern zijn de nodige teams en medewerkers al aangehaakt. Extern zullen ook onze lokale aannemers geïnformeerd en betrokken worden. Dit gebeurt in samenwerking met Inkoop.

Bijlagen Collegevoorstel (kenmerk: Z/21/015129, nummer 19580) Onderzoeksrapport Past Performance systeem d.d.15 oktober 2020 nr. 20.021408 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 nr. 17.001414

VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & Voorstel aan de raad of raadsinformatiebrief Opsteller Brekelmans, Lisette Team Realisatie en Beheer Vergadering van 22 juni 2021 Kenmerk Z/21/015129 / D/21/019580 Portefeuillehouder Bas Lont Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Toepassen Past Performance systeem voor civieltechnische werken.

Advies 1. Stem in met het bijgevoegde rapport “Onderzoek naar het Past Performance systeem voor de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater”. 2. Besluit tot het toepassen van een Past Performance systeem binnen de kaders van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid, waarbij gestart wordt met civieltechnische werken. 3. Stem in met de inhoud van de bijgevoegde raadsinformatiebrief over het toepassen van het Past Performance systeem, en stuur deze door naar de raad.

Besluit Toepassen van een Past Performance systeem voor civieltechnische werken.

Extra overwegingen / kanttekeningen voor college Het volledig operationeel maken van het Past Performance systeem voor civieltechnische werken zal een half jaar in beslag nemen.* Er wordt een groslijst opgesteld die door de gemeente Oudewater en de gemeente Woerden gezamenlijk wordt gebruikt. Om de groslijst te vullen, moeten alle vormen van aanbesteding op een objectieve wijze beoordeeld worden op de samenwerking. Het vullen van deze groslijst kost circa 2 jaar. *Naar verwachting hebben we als projectteam (R&B in samenwerking met Inkoop) 6 maanden de tijd nodig om te zorgen voor een goed werkend systeem, waarbij intern en extern de stakeholders geïnformeerd en betrokken zijn.

Extra overwegingen / alternatieven / argumenten Een objectief beoordelingssysteem voor civieltechnische aannemers bij (meervoudig) onderhandse aanbestedingen. Civieltechnische aannemers krijgen bij een goede samenwerking een hoge beoordeling. Hierbij maken deze aannemers bij een volgende (meervoudig) onderhandse aanbesteding meer kans om een uitnodiging te ontvangen voor een nieuwe aanbesteding. Het beoordelingssysteem wordt toegepast binnen het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid. Verhoudingsgewijs worden er bij een meervoudig onderhandse aanbesteding meer lokale aannemers uitgenodigd, daarbij worden de kansen dus vergroot voor die aannemers die goed scoren. De beoordelingen van de civieltechnische aannemers worden verwerkt in een Past Performance systeem. Deze beoordelingen vormen gezamenlijk de groslijst. Er wordt gewerkt met een gezamenlijke groslijst voor de gemeente Oudewater en de gemeente Woerden, waardoor de kansen van lokale aannemers om te worden uitgenodigd worden vergroot. De prikkel die wordt gegeven door de samenwerking te beoordelen heeft een positief effect op de te leveren kwaliteit van het werk. En niet alleen op technisch gebied, maar ook op gebied van omgevingsmanagement en de samenwerking tussen de aannemer en de gemeente.

De argumenten om een Past Performance systeem toe te passen vloeien voort uit het onderzoek dat gedaan is, verwerkt in het bijgevoegd rapport. Dit zorgt ervoor dat er wordt geadviseerd om een Past Performance systeem toe te passen. 1.1 Professionaliseringsslag voor de organisatie Een Past Performance systeem betekent een professionaliseringsslag voor de organisatie en een positief effect op de kwaliteit van de projecten in de openbare ruimte! Én in de toekomst kan dit systeem ook van toegevoegde waarde worden voor andere afdelingen en/of werkgebieden! 1.2 Uitvoering geven aan inkoopbeleid Vanuit Inkoop wordt er ook positief geadviseerd. Er wordt zelfs gesteld dat dit een must is voor de toekomst om als gemeente niet achter te blijven. Dit komt voort uit een mate van professionaliteit, zakelijkheid, onafhankelijkheid en objectiviteit. Iets wat wij als gemeente (als opdrachtgever van werken) op een juiste wijze willen uitstralen en uitvoeren. 1.3 werkplezier vergroten en minder frustratie De baten van een Past Performance systeem liggen ook bij minder frustratie en meer werkplezier voor de gemeente. Dit zal voor de aannemers niet anders zijn. Aannemers komen door een goede samenwerking met een hoge beoordeling in het Past Performance systeem te staan (win-win). Hiermee hebben zij meer kans om vaker uitgenodigd te worden om deel te nemen aan onderhandse aanbestedingen.

Voor inwoners, ondernemers en andere stakeholders betekent dit een aannemer die zijn best doet en rekening houdt met de belangen van stakeholders (denk o.a. aan overlast, communicatie en betrokkenheid).

Kanttekeningen: Standpunt consulenten Het volledig operationeel maken van het Past Performance systeem voor civieltechnische werken zal een half jaar in beslag nemen.* Er wordt een groslijst opgesteld die door de gemeente Oudewater en de gemeente Woerden gezamenlijk wordt gebruikt. Om de groslijst te vullen, moeten alle vormen van aanbesteding op een objectieve wijze beoordeeld worden op de samenwerking. Het vullen van deze groslijst kost circa 2 jaar. *Naar verwachting hebben we als projectteam (R&B in samenwerking met Inkoop) 6 maanden de tijd nodig om te zorgen voor een goed werkend systeem, waarbij intern en extern de stakeholders geïnformeerd en betrokken zijn.

Samenhang met eerdere besluitvorming Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 nr. 17.001414

Bijlagen Raadsinformatiebrief Toepassen Past Performance systeem (kenmerk: Z/21/015129, nummer 19582) Onderzoeksrapport Past Performance systeem d.d. 15 oktober 2020 nr. 20.021408 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 nr. 17.001414

Onderzoek naar het

Past Performance systeem (PP-systeem) voor de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater

De gemeente Woerden en de gemeente Oudewater Team Realisatie & Beheer* Martin Staal en Lisette Brekelmans Communicatieadviseur: Marleen de Lange *Advies (Inkoop): Suzan Bastings, Willemiek Paping en Myrthe Vergragt 15 oktober 2020

pag. 2

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

Inhoud 1.

Aanleiding PP-systeem ................................................................................................................................... 4 1.1

2.

Doel van het Past Performance systeem ........................................................................................................ 5 2.1

3.

4.

Betekenis Past Performance .................................................................................................................. 4

Scope start Past Performance Systeem ................................................................................................ 5

Aanbestedingswet........................................................................................................................................... 6 3.1

Inkoop- en aanbestedingsbeleid ............................................................................................................ 6

3.2

Enkelvoudige onderhandse aanbesteding ............................................................................................. 6

3.3

Meervoudig onderhandse aanbesteding Woerden en Oudewater ......................................................... 6

3.4

Openbare aanbesteding (nationale) en Europese aanbesteding ........................................................... 7

3.5

Afwijken inkoop- en aanbestedingsbeleid .............................................................................................. 8

3.6

Monitoren en evalueren aanbestedingen ............................................................................................... 8

3.7

Na de aanbestedingsprocedure ............................................................................................................. 8

Vergelijking gemeente Gouda en gemeente Apeldoorn.................................................................................. 9 4.1

PP-systeem gemeente Gouda ............................................................................................................... 9

4.1.1 Groslijst .................................................................................................................................................. 9 4.1.2 Longlijst .................................................................................................................................................. 9 4.1.3 Shortlijst ................................................................................................................................................. 9 4.1.4 Groslijstmethode .................................................................................................................................... 9 4.1.5 Systeem ................................................................................................................................................. 9 4.1.6 Beoordelingen ...................................................................................................................................... 10 4.2

PP-systeem gemeente Apeldoorn........................................................................................................ 10

4.2.1 Longlijst ................................................................................................................................................ 10 4.2.2 Selectie ................................................................................................................................................ 10 4.2.3 Systeem ............................................................................................................................................... 10 4.3 5.

EMVI Prestatiemeting ................................................................................................................................... 12 5.1

6.

Conclusies benchmark Gouda en Apeldoorn ....................................................................................... 10

Systeem ............................................................................................................................................... 12

Welk systeem kunnen we gebruiken?........................................................................................................... 13 6.1

Twee systemen naast elkaar ............................................................................................................... 13

6.2

Kosten twee systemen ......................................................................................................................... 13

6.2.1 Eigen Excel .......................................................................................................................................... 13 6.2.2 EMVI-Prestatiemeting .......................................................................................................................... 14 6.3 7.

8.

Baten Past Performance systeem ........................................................................................................ 14

Integreren in inkoop- en aanbestedingsbeleid .............................................................................................. 15 7.1

Objectief beoordelingssysteem ............................................................................................................ 15

7.2

Bevoegdheid ontwikkelen beleid .......................................................................................................... 15

Algemene conclusie ...................................................................................................................................... 16 8.1

pag. 3

Volgende stappen ................................................................................................................................ 16

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

1. Aanleiding PP-systeem Binnen het team Realisatie & Beheer (R&B) wordt al langere tijd gesproken over een systeem om civieltechnische aannemers te beoordelen op de samenwerking. Dit kan met een Past Performance (PP) systeem. Dit beoordelingssysteem is in overeenstemming met ons inkoop- en aanbestedingsbeleid, waarbij eerlijkheid, transparantie en objectiviteit belangrijke voorwaarden zijn. De behoefte aan een beoordelingssysteem is ontstaan door ervaringen in het heden en verleden. De samenwerking met de (lokale) aannemer, voor en tijdens de uitvoering, gaat niet altijd naar wens. Er is op dit moment vrijwel niets over de ervaringen vastgelegd. We kunnen dus nergens op terugvallen, wanneer een samenwerking niet goed verloopt. Wanneer wij dit soort situaties registreren, kunnen wij ervaringen met betrekking tot samenwerking en uitvoering meenemen in toekomstige aanbestedingsprocedures. Binnen R&B hebben een aantal projectleiders c.q. projectmanagers wel met beoordelingsformulieren gewerkt, maar dit is niet centraal geregeld. Ook is er niets specifieks geregeld in ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Op dit moment is in ons inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen dat wij bij meervoudig onderhandse aanbestedingen een minimaal aantal lokale aannemers moeten uitnodigen als we een werk op de markt brengen.

Binnen de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater zijn er in verhouding tot het aantal civieltechnische aannemers dat uitgenodigd moet worden weinig lokale civieltechnische aannemers aanwezig. Dat betekent dus dat onze lokale aannemers bij meervoudig onderhandse aanbesteding snel de kans hebben om uitgenodigd te worden. Daarmee rest dus de vraag in hoeverre het mogelijk is om de samenwerking objectief te blijven beoordelen. Samenvattend: • Hoe kunnen we de samenwerking (ook wel de “zachte kant”) van een werk beoordelen? • Op welke manier kunnen we dat objectief meten? • Hoe verwerken we de uitkomst bij een volgende aanbesteding? Meerdere gemeenten in Nederland, klein en groot, werken inmiddels met een dergelijk beoordelingssysteem. Dit zijn systemen die veelal gerelateerd zijn aan de methode van het kennisplatform CROW (Centrum voor Regelgeving en Onderzoek in de Grond-, Water- en Wegenbouw en de Verkeerstechniek), zoals het landelijke platform EMVI-prestatiemeting of een eigen Excel-systeem. In dit eigen systeem werken gemeenten met hun eigen beoordelingscriteria.

1.1 Betekenis Past Performance Past Performance betekent: vroegere prestaties. Het betekent ook "voorgaand optreden" waarbij niet alleen het resultaat belangrijk is, maar ook de manier waarop dat bereikt is. In de bouwwereld is Past Performance een systeem voor het meten, opstellen en opvragen van geleverde projectprestaties van de diverse betrokken partijen bij een bouwproject, uitgedrukt in eenvoudige scores en dit wordt gebruikt voor toekomstige aanbestedingen. De manier van het meten van presentaties kan op verschillende manieren. Vanuit het CROW is een beoordelingsformulier ontwikkeld dat voldoet aan een zekere en voldoende mate van objectiviteit en betrouwbaarheid.

pag. 4

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

2. Doel van het Past Performance systeem Een PP-systeem is een beoordelingssysteem voor de samenwerking met de civieltechnische aannemers. Ook kan het ingezet worden voor de ingenieursdiensten. Het systeem past binnen ons inkoop- en aanbestedingsbeleid en dit betekent dat lokale aannemers alsnog veel kansen krijgen om uitgenodigd te worden. Uiteraard is het dan wel de bedoeling dat de lokale aannemers goed blijven scoren in de samenwerking.

Een PP-systeem komt ten goede aan de samenwerking; een goede samenwerking komt ten goede aan de kwaliteit van het project. Kwaliteit in de vorm van: de snelheid, de geleverde dienst en het product. Uiteindelijk heeft dit dus ook een positief effect op de prijs-kwaliteitverhouding! Bij de onderhandse aanbestedingen (enkelvoudig en meervoudig) kunnen aannemers met een hoge beoordeling meer kans maken om geselecteerd te worden voor het doen van een offerte. Aannemers met een lage beoordeling hebben minder kans om mee te doen. De partijen met een hoge beoordeling loten met een hoger percentage mee en krijgen hiermee meer kans om geloot te worden. Lokale aannemers worden vaker geselecteerd, omdat dit aansluit bij ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Nieuwe (lokale) aannemers krijgen ook een kans. Zij starten met een gemiddelde beoordeling, dus een gemiddeld percentage in het PP-systeem. Hierdoor hebben zij ook kans om geselecteerd te worden.

2.1 Scope start Past Performance Systeem We starten met het ontwikkelen van een PP-systeem, waarin een groslijst met civieltechnische aannemers (voor werken in de openbare ruimte) verwerkt wordt. Eerst gaat het projectenteam van R&B hiermee aan de slag. Het PP-systeem kan na de invoering van de civieltechnische aannemers ook uitgebreid worden met ingenieursdiensten. De volgende stap kan zijn om ook voor andere inkooppartijen het PP-systeem toe te passen. Deze partijen worden in dit rapport niet meegenomen.

pag. 5

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

3. Aanbestedingswet Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 en de daaruit volgende jurisprudentie is een aanbestedende partij verplicht om op objectieve wijze tot een selectie van marktpartijen voor toegang tot aanbestedingsprocedures te komen. Sinds 1 april 2013 vallen niet alleen openbare aanbestedingen, maar ook onderhandse aanbestedingen onder het regime van de Aanbestedingswet 2012. De Aanbestedingswet 2012 (art. 1.14 t/m 1.16), verder uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit (voorschrift 3.4B), schrijft voor dat bij een meervoudig onderhandse aanbesteding de aanbestedende partij tenminste 3 en maximaal 5 marktpartijen uitnodigt voor het uitbrengen van een offerte. Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet stelt dat de aanbestedende partij de marktpartijen die zij uitnodigt kiest op basis van objectieve criteria. Bovendien moet de aanbestedende dienst op verzoek van een bedrijf de motivering van die keuze kunnen verstrekken. De aanbestedende partij dient bij het uitnodigen van de bedrijven onder andere de volgende zaken in acht te nemen: • er mag rekening worden gehouden met goede ervaring uit het verleden (past performance); • nieuwe partijen moeten ook een kans krijgen; • nodig niet elke keer dezelfde partij(en) uit (geen afhankelijkheidsrelaties); • motiveer de keuzes.

3.1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid De gemeente Woerden heeft haar inkoop- en aanbestedingsbeleid in 2017 vastgesteld. Dit beleid wordt voor het overgrote deel ook in de gemeente Oudewater gebruikt. Het beleid van de gemeente Oudewater komt ook uit 2017. Dit betekent dus dat beide gemeenten hun eigen beleid hebben vastgesteld. De gids proportionaliteit is als leidraad gebruikt voor het aanbestedingsbeleid. Bij alle vormen van aanbestedingen mogen wij als gemeente Woerden en gemeente Oudewater beoordelingen uitvoeren die meegenomen kunnen worden in onze groslijst. De groslijst voor de selectie van aannemers mag toegepast worden bij onderhandse en meervoudig onderhandse aanbestedingen. In de volgende paragrafen enkele belangrijke passages uit ons inkoop- en aanbestedingsbeleid die van belang zijn voor een PP-systeem.

3.2 Enkelvoudige onderhandse aanbesteding Op basis van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit is het de gemeente toegestaan in het kader van de doelmatigheid en ter bevordering van de plaatselijke economie lokale (MKB) ondernemers kansen te bieden bij gemeentelijke opdrachten. Om de lokale ondernemers ook daadwerkelijk kansen te kunnen bieden, is het van belang dat de gemeente de lokale ondernemers kent. Zeker wanneer door de gemeente (extern) ingehuurd personeel de aanbesteding doet, heeft dit extra aandacht nodig. Het drempelbedrag voor een enkelvoudige onderhandse aanbesteding bedraagt: €150.000,-.

3.3 Meervoudig onderhandse aanbesteding Woerden en Oudewater Indien 3 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd: • 2 lokale* ondernemers • 1 regionale* of buiten-regionale ondernemer *Lokaal zijn de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater samen. *Regionaal zijn de gemeenten: De Ronde Venen, Nieuwkoop, Stichtse Vecht, Utrecht, IJsselstein, Montfoort, Bodegraven-Reeuwijk, Lopik en Krimpenerwaard.

pag. 6

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

Aanbestedingen van de gemeenten Oudewater en Woerden samen De rood gekleurde gemeenten zijn lokaal De omliggende geel gekleurde gemeenten zijn regionaal Indien 4 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd: • 3 lokale ondernemers • 1 regionale of buiten-regionale ondernemer Indien 5 ondernemers worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) uit te brengen worden tot deelname uitgenodigd: • 3 lokale ondernemers • 1 regionale ondernemer • 1 buiten-regionale ondernemer Per opdracht bestaat de mogelijkheid hier gemotiveerd van af te wijken, indien na onderzoek blijkt dat lokale ondernemers de producten, diensten of werken die de gemeente wil laten uitvoeren niet kunnen leveren. Deze keuze moet zijn vastgelegd in het startdocument. Aangezien het aanbestedingsbeleid van de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater nagenoeg gelijk is, geeft het meer mogelijkheden om uit te gaan van een gezamenlijke groslijst en een gezamenlijk beoordelingssysteem. Het drempelbedrag voor een meervoudig onderhandse aanbesteding bedraagt: maximaal €1.500.000,-. Dit bedrag is opgenomen in het aanbestedingsbeleid van de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater.

3.4 Openbare aanbesteding (nationale) en Europese aanbesteding De gemeente Woerden en de gemeente Oudewater vinden het belangrijk dat lokale ondernemers de kans krijgen om opdrachten van de gemeente te kunnen verwerven. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat bij Europees en nationale aanbestedingen ondernemers gelijk behandeld moeten worden. *Vanaf € 1.500.000,- tot de Europese grens is een nationale openbare aanbesteding. Het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen verandert elk jaar en is vindbaar op de website: europadecentraal.nl

pag. 7

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

3.5 Afwijken inkoop- en aanbestedingsbeleid In specifieke situaties kan het wenselijk zijn om van het inkoop- en aanbestedingsbeleid af te wijken. Afwijken is daarbij alleen mogelijk op basis van een (gemotiveerd) besluit door het college van Burgemeester en Wethouders (hierna: college). Een voorstel voor afwijken aan het college dient te zijn voorzien van een advies van het cluster Inkoop & Aanbesteding van het team Juridische Financiële Zaken (JFZ). De beschreven maatwerkkeuzes in paragraaf 3.3 tot en met 3.6 vallen hier niet onder. Deze kunnen ambtelijk worden gemaakt en worden vastgelegd in het startdocument. Indien ambtelijk geen overeenstemming wordt bereikt over diverse aspecten (inhoudelijk, SROI, inclusie, duurzaamheid, aanbestedingsrechtelijk) kan er opgeschaald worden richting het bestuur.

3.6 Monitoren en evalueren aanbestedingen Naast de monitoring kunnen specifieke aanbestedingen geëvalueerd worden. Dit kan op initiatief van de gemeente, maar ook op initiatief van ondernemers. Dit met als doel om te leren van de uitgevoerde aanbestedingsprocedure en in de toekomst beter te kunnen aanbesteden (gemeente) en inschrijven (ondernemers). Verslagen en conclusies worden aan het aanbestedingsdossier toegevoegd.* *Deze passage uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid biedt direct mogelijkheden om een PPsysteem in te voeren bij de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater.

3.7 Na de aanbestedingsprocedure Na afloop van de aanbestedingsprocedure start de uitvoering van de afgesloten overeenkomst. De diverse teams van de gemeente zijn daarbij verantwoordelijk voor het contractbeheer, controle of de gewenste prestaties geleverd zijn (inclusief bewijsmiddelen) en het correct afdoen van de facturen.

pag. 8

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

4. Vergelijking gemeente Gouda en gemeente Apeldoorn Martin Staal en Lisette Brekelmans hebben een vergelijkend onderzoek (benchmark) gedaan bij de gemeente Gouda en de gemeente Apeldoorn. Beide gemeenten werken met een PP-systeem, een beoordelingssysteem voor aannemers. Het systeem en de manier van werken kunnen wij ter inspiratie gebruiken voor de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater. In dit hoofdstuk worden de systemen die de gemeente Gouda en de gemeente Apeldoorn gebruiken toegelicht.

4.1 PP-systeem gemeente Gouda Gouda past voor werken die aanbesteed moeten worden een selectiemethode toe op basis van groslijstmethode. Om te komen tot een selectie wordt de groslijst via een longlijst (lange lijst) en dan shortlijst (korte lijst) getrechterd. 4.1.1 Groslijst Gouda past een groslijst toe. Dit is een lijst van aannemers die in aanmerking kunnen komen voor aanbestedingen. Elke civieltechnische aannemer (momenteel worden daar ook ingenieursdiensten aan toegevoegd) kan op deze groslijst komen. Er volgt altijd eerst een kennismakingsgesprek met de aannemer die op de groslijst wilt komen. De betreffende aannemer komt in de groslijst te staan met het passende c.q. gespecialiseerde werkveld(en) en kernactiviteit(en). 4.1.2 Longlijst Zowel de werkvelden als de kernactiviteiten kunnen gefilterd worden bij een werk dat aanbesteed moet worden. Als beiden gefilterd worden, ontstaat de longlijst voor de aanbesteding. Alle partijen op deze lijst zijn theoretisch geschikt voor het uitvoeren van het werk dat op de markt gebracht gaat worden. 4.1.3 Shortlijst Om van de longlijst te komen tot een shortlijst wordt een toetsing en schifting uitgevoerd op basis van de doelstellingen die bepaald zijn voor het werk. De partijen die op de shortlijst staan, zijn geschikt om het werk uit te voeren. Zij kunnen uitgenodigd worden om zich voor het werk in te schrijven.

De partijen op de shortlijst worden vervolgens verdeeld in regionale partijen en buiten-regionale partijen. Vervolgens wordt gekeken naar de PP-scores. Van alle partijen die op deze lijst staan wordt gekeken naar de laatste 3 PP-scores en daarmee wordt van iedere partij de gemiddelde PP-score bepaald in: a. Preferred-list (voorkeur-lijst): partijen met een rekenscore groter of gelijk aan 8,0. b. Ordinary-list (normale-lijst): partijen met een rekenscore van minimaal 7,0 tot 8,0. c. Remainder-list (rest-lijst): partijen met een rekenscore van minimaal 6,3 tot 7,0 en alle partijen zonder score. d. Disqualify-list (gediskwalificeerde-lijst): partijen met een rekenscore kleiner dan 6,3. Deze partijen mogen niet meedoen met de loting. Regionale partijen worden geloot conform de selectieprincipe groslijstmethode. Dat geldt ook voor de overige partijen (buiten-regionale partijen). 4.1.4 Groslijstmethode Hierbij worden bedrijven uit de groslijst geloot, die geschikt worden geacht voor het uitvoeren van het werk. Nieuwe aannemers mogen ook op de groslijst en krijgen het cijfer 7 om zo ook kans te maken om geselecteerd te worden. Hoe beter je je best doet, hoe hoger je cijfer wordt, hoe groter de kans is dat je in aanmerking kan komen voor een werk. 4.1.5 Systeem Gouda werkt op dit moment nog met een Excel-lijst, waar de verschillende lijsten in verwerkt zijn.

De selectie van aannemers wordt bepaald door middel van loting. De loting wordt in eerste instantie

pag. 9

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

bepaald door een aantal gekozen factoren. Deze factoren zijn van belang om in het systeem te zetten. Bijvoorbeeld als er een voorselectie is geweest, worden de aannemers die niet in aanmerking komen uit de lijst gehaald. Vervolgens worden zaken als minimaal gemiddeld rapportcijfer of regionale partij aangezet. Tot slot zorgt de software voor een loting. Gouda onderzoekt de mogelijkheden om aan te sluiten bij: emviprestatiemeting.nl. Dit is een platform waar meerdere gemeenten en andere overheidsinstanties bij aangesloten zijn. Aansluiting hierbij betekent volledige digitalisering. 4.1.6 Beoordelingen Er komt tussentijds, tijdens het werk, minimaal één beoordeling. Ook na afloop wordt er beoordeeld. Er komt één eindbeoordeling. Beoordeling is één kant op: opdrachtgever richting opdrachtnemer. Gemeente Gouda geeft aan dat er andersom ook beoordeeld mag worden, maar dat dit echter aan de aannemer zelf is. Bij de beoordeling is altijd een onafhankelijk collega betrokken. Zo wordt de zorgvuldigheid bewaakt.

4.2 PP-systeem gemeente Apeldoorn Apeldoorn werkt voor werken die aanbesteed moeten worden met alleen een longlijst. Op basis van loting worden aannemers geselecteerd. 4.2.1 Longlijst Op de longlijst van de gemeente Apeldoorn kan elke partij zich aanmelden, zowel regionale als buitenregionale partijen. Een partij wordt beoordeeld op PP, op het moment dat er een werk met deze partij uitgevoerd wordt. Deze beoordeling wordt toegevoegd aan de longlijst bij de betreffende partij. Beoordelingen van drie jaar eerder worden meegenomen in de loting. Oudere beoordelingen maken hier geen onderdeel van uit. 4.2.2 Selectie Op basis van goede beoordelingen van partijen, worden uit de partijen die opgenomen staan in de longlijst een aantal voorkeurspartijen geselecteerd. Het systeem is zodanig ingericht dat er altijd, beargumenteerd, één of meerdere specifieke partijen aangewezen kunnen worden om sowieso mee te mogen doen aan een aanbesteding. Voor de overige partijen vindt er een loting door de software plaats. De partijen met een goede beoordeling loten met een hogere percentage mee en krijgen hiermee meer kans om geloot te worden. Ook hier weer, hoe hoger je cijfer hoe groter de kans dat je in aanmerking komst voor een werk. 4.2.3 Systeem Apeldoorn werkt met een eigen lotingsysteem. Dit systeem is opgezet door een student van de TUTwente.

De loting vindt plaats door in eerste instantie bepaalde belangrijke factoren in het systeem te zetten. Bijvoorbeeld: wanneer er een voorselectie is geweest, worden aannemers die niet in aanmerking komen uit de lijst gehaald. Vervolgens worden zaken als minimaal gemiddeld rapportcijfer of regionale partij aangezet. Tot slot zorgt de software voor een loting. Hiervoor geldt ook weer: hoe beter je je best doet, hoe hoger je cijfer wordt. Hiermee wordt de kans dat je in aanmerking kan komen voor een werk groter.

4.3 Conclusies benchmark Gouda en Apeldoorn • • • •

Gemeente Gouda en gemeente Apeldoorn hebben in de basis een gelijk systeem: er wordt nu bij beide gemeenten gebruik gemaakt van een Excelsheet. Gemeente Gouda is bezig met de voorbereidingen om over te gaan naar het landelijke platform EMVI-prestatiemeting met een eigen afgeschermd deel (eigen cijfers). Een Excelsheet lijkt simpeler, tegelijkertijd is het kwetsbaar en daarmee is betrouwbaarheid een belangrijk aandachtspunt (ook voor beheer). Een landelijk platform, als EMVI-Prestatiemeting, is altijd up-to-date (beheer en onderhoud is binnen het platform geregeld).

pag. 10

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

• •

De kosten voor het aansluiten bij een landelijk platform liggen in eerste instantie hoger dan een Excelsheet. Een loting moet echter ook gebouwd worden in Excel en daarnaast beheerd en onderhouden worden. Iedereen die toestemming krijgt (met een inlog) kan werken in het platform. Een PP-systeem kan klein georganiseerd worden of juist groter worden gemaakt. Ook het selecteren van ingenieursdiensten kan heel goed meegenomen worden. De inrichting van het PPsysteem kan aangepast worden op de inhoud van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

pag. 11

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

5. EMVI Prestatiemeting CROW heeft in samenwerking met EMVI-prestatiemeting een product ontwikkeld: een softwaretool, waarmee aannemers beoordeeld kunnen worden door de opdrachtgever en andersom. Met de EMVI-prestatiemeting meet een opdrachtgever hoe betrouwbaar de aannemer is en in hoeverre hij zijn overeenkomst nakomt. EMVI-Prestatiemeting wordt gebruikt Door overheden om een juiste aannemer te selecteren. Er is wederzijds vertrouwen en zo kunnen ergernissen en fouten gedurende het werk voorkomen worden. Het resultaat van EMVI-prestatiemeting betekent een hogere kwaliteit, minder ergernissen tijdens het werk en meer grip op de aannemer. Na het verstrekken van de opdracht past de opdrachtgever de prestatiemeting ook tijdens het werk toe. Ook krijgen zij een eindbeoordeling bij afronding van een werk. Met de software van EMVI-prestatiemeting is het mogelijk om prestatiemetingen te koppelen aan bedrijven, groslijsten en specifieke selectiesystematiek. Dit sluit aan bij het beleid van de gemeente. Zo kan de gemeente aannemers selecteren en ligt de motivatie voor de selectie vast.

5.1 Systeem Wij kunnen als gemeente Woerden en gemeente Oudewater (en specifiek team R&B, omdat we bij projecten van R&B starten) zelf bepalen hoe we de selectie en de loting willen organiseren. De tool kan zo gebouwd worden, dat wij ons beleid op een effectieve manier kunnen integreren in de softwaretool van de EMVI-prestatiemeting. Wij kunnen hiermee het beleid zodanig aanpassen dat het objectief selecteren en beoordelen van aannemers een vanzelfsprekendheid is. Wel kost dit tijd. Deze tijd verdienen we uiteindelijk terug, doordat alles juist is ingeregeld. Op het moment dat er een objectief beoordelingssysteem is, waarbinnen partijen geselecteerd en beoordeeld worden, is het goed om uit te leggen waarom voor bepaalde aannemers wordt gekozen bij een (meervoudig) onderhandse aanbesteding. Lokale partijen blijven nadrukkelijk betrokken, zoals in het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen. Daarbij is er de extra prikkel om goed te blijven presteren. Voor onderhandse aanbestedingen is het ook niet meer noodzakelijk om uitgebreide aanbestedingsprocedures te volgen. Uit de belangstellenden (aannemers die op de longlijst staan) worden de beste 3 of 5 partijen gevraagd om in te schrijven voor een project. Dat is hier al voldoende. Het selecteren van de 3 of 5 partijen kan door middel van loting.

Bepaalde specialismen van een aannemer, zoals het rapportcijfer in de groslijst, kunnen meewegen. Op basis van hoge beoordelingen van partijen, worden uit de partijen die opgenomen zijn in het systeem een aantal voorkeurspartijen geselecteerd. Het systeem kan zodanig ingericht worden dat er altijd, beargumenteerd, één of meerdere specifieke partijen aangewezen kunnen worden om sowieso mee te mogen doen aan een aanbesteding. Voor de overige partijen vindt er dan een loting door de software plaats. De partijen met een hoge beoordeling loten met een hoger percentage mee en krijgen hiermee meer kans om geloot te worden. Ook hier weer, hoe hoger je cijfer hoe meer kans dat je in aanmerking komst voor een werk. Verder wordt aangesloten bij hetgeen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen is. Daarmee vergroot je ook de kans voor lokale aannemers, mits deze lokale aannemers een hoge beoordeling hebben. Om de groslijst te vullen kan de samenwerking bij alle contractvormen, van enkelvoudig onderhands tot en met Europees, beoordeeld worden. Hiermee wordt de groslijst gevuld en kan het selecteren en loten van de aannemers vrij snel plaatsvinden na de invoering van een PP-systeem.

pag. 12

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

6. Welk systeem kunnen we gebruiken? Er zijn twee systemen besproken, namelijk een (eigen) lotingssysteem via Excel en aansluiten bij het landelijk platform emviprestatiemeting.nl, waar de loting volledig in is verwerkt.

6.1 Twee systemen naast elkaar Onderstaand een overzicht met de plussen en minnen van beide systemen: Factoren

Eigen systeem in Excel

Betrouwbaarheid Gebruiksvriendelijk Voorbereiding Jaarlijkse kosten Eenmalige kosten Juridisch verantwoord Sluit aan bij inkoopbeleid Objectief Hoor en wederhoor Helpdesk ICT Belastend Aansluiten bij CROW

-++ + + + + ++--+-

Aansluiten landelijk platform EMVI-Prestatiemeting ++ + ++ + + ++ ++ ++ ++

De pluspunten bij het aansluiten bij een landelijk platform zijn groter op een aantal factoren. Het aansluiten bij een platform zorgt voor een grote betrouwbaarheid. Gegevens veranderen niet zomaar en/of gaan niet verloren. Ook wordt er vertrouwelijk met de gegevens omgegaan. Binnen het platform kan de gemeente haar eigen omgeving inrichten wat aansluit bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het sluit tevens aan bij de richtlijnen van het CROW, waarmee de juridische objectiviteit van de beoordeling ook geborgd is. Een minpunt van het aansluiten bij een landelijke platform als EMVIPrestatiemeting (wat overigens het enige platform is wat zich hiervoor leent) is dat het geld kost. Daar staat wel kwaliteit tegenover. Daarnaast moet het gebruik van het platform zo ingericht worden dat het voor de medewerkers, die ermee gaan werken, gebruiksvriendelijk en overtuigend genoeg zijn om ermee te gaan werken. Het bewaken van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) is een belangrijk aandachtspunt. Het verzamelen van gegevens van derden dient zorgvuldig plaats te vinden. Het opstellen van spelregels is hiervoor een must. En voorbeeld hiervan is opgenomen in de bijlage.

6.2 Kosten twee systemen Om meer inzicht te krijgen in de verschillen in kosten, hieronder op een rij wat de (geschatte) kosten zijn per systeem. 6.2.1 Eigen Excel Te verwachten (geschatte) kosten komen neer op: Inkopen idee bij andere gemeente Excel ombouwen naar eigen systeem ICT stukje op het netwerk laten reserveren Personeel opleiden Uitrol naar team R&B Uitrol naar aannemers Accountmanager (2 uur per week) Up-to-date houden Excel

pag. 13

€ 5.000 (eenmalig) € 4.000 (eenmalig) € 800 (eenmalig) € 1.600 (eenmalig) € 800 (eenmalig) € 400 (eenmalig) € 10.000 (doorlopend) € 2.500 (doorlopend)

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

6.2.2 EMVI-Prestatiemeting Te verwachten (geschatte) kosten komen neer op: Opstellen document groslijstsystematiek Inrichten en automatiseren groslijstsysteem Eigen uren inrichten systeem Instructiesessie Onderhoudskosten licentie Uitrol naar aannemers marktconsultatie Accountmanager vaste uren per jaar Basistraining 15 personen

€ € € € € € € €

2.500 (eenmalig) 1.750 (eenmalig) 3.500 (eenmalig) 1.900 (eenmalig) 3.650 (jaarlijks) 1.750 (eenmalig) 5.000 (doorlopend) 8.000 (optioneel eenmalig)

De conclusie is dat de eenmalige kosten voor de EMVI-prestatiemeting hoger zijn dan voor een eigen Excel-systeem. Echter zijn de jaarlijkse kosten voor een eigen Excel systeem hoger, omdat daar eigen uren in gaan zitten. Die uren zijn overigens lastig in te schatten, omdat je van te voren niet weet wat er aan storingen of aanbestedingen gaan plaatsvinden.

6.3 Baten Past Performance systeem Wat levert een PP-systeem nu op? Het levert niet alleen geld op. De behoefte komt ook voort uit de ervaringen met aannemers die aan de technisch (de harde meetbare) kant niet perse onvoldoende presteren. Wat in de praktijk wel voorkomt, is dat deze aannemers het in de samenwerking en op het terrein van omgevingsmanagement af laten weten. Door als professioneel opdrachtgever juist ook op de zachte kant te gaan beoordelen, kun je hier iets mee bij toekomstige aanbestedingen. De baten liggen dan met name bij minder frustratie en meer werkplezier voor de opdrachtgever. Dit zal voor de opdrachtnemer dan niet anders zijn. Goede aannemers komen door een goede samenwerking in het Past Performance systeem te staan (win-win). Hiermee hebben zij kans om meer werk voor de gemeente uit te voeren. Voor de inwoner betekent dit een aannemer die zijn best doet en rekening houdt met de belangen van bewoners (denk o.a. aan overlast, communicatie en betrokkenheid). Er zal ook een financieel voordeel zijn. Door het toepassen van de groslijst wordt de (meervoudig) onderhandse aanbestedingsprocedure eenvoudiger. Wij verwachten dat wij hierdoor ook minder uren nodig hebben voor het aanbestedingstraject. Dit geldt niet alleen aan de kant van de opdrachtgever (gemeente), maar ook bij de opdrachtnemer (aannemer).

Ook willen de betreffende aannemers een goede prestatie laten zien, zodat zij een hoge beoordeling krijgen in het PP-systeem. Dit zorgt vaak voor minder problemen tijdens de uitvoering.

pag. 14

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

7. Integreren in inkoop- en aanbestedingsbeleid Vanuit het team van inkoop & aanbesteding (Juridische en Facilitaire Zaken) is positief geadviseerd over het ontwikkelen van een PP-systeem. Er wordt aangegeven dat een PP-systeem een wenselijk systeem is om in het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater te integreren. Ook om op deze manier een professionele en zakelijke samenwerking met de aannemers te hebben en te behouden. Nu wordt daar misschien vanzelfsprekend vanuit gegaan. Met een PP-systeem kunnen we de samenwerking met de aannemers (en op een later moment ook de ingenieursdiensten) betrouwbaar en objectief meten. Betrouwbaarheid en objectiviteit zijn dan ook belangrijke factoren voor het slagen van een goed PP-systeem.

7.1 Objectief beoordelingssysteem Er zijn diverse voorbeelden van formulieren te vinden, waarop opdrachtgevers opdrachtnemers beoordelen. Vanuit het CROW is een beoordelingsformulier ontwikkeld dat voldoet aan een zekere en voldoende mate van objectiviteit en betrouwbaarheid. In hoofdlijnen zijn dit de categorieën: • Planning • Financiën • Samenwerking • Technische kwaliteit • Veiligheid en gezondheid • Omgevingsmanagement • Oplevering en revisie Het voorbeeld formulier is te vinden op de website van CROW.

7.2 Bevoegdheid ontwikkelen beleid Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid is door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld (door zowel de gemeente Woerden als de gemeente Oudewater). Het is de bedoeling om binnen de huidige kaders van dit beleid het PP-systeem toe te gaan passen. Aan het college wordt voorgesteld om het inkoop- en aanbestedingsbeleid met het PP-systeem te actualiseren, en om voor zowel de gemeente Woerden als de gemeente Oudewater met dezelfde groslijst te gaan werken. Daarbij worden zowel de gemeenteraad van de gemeente Woerden als de gemeenteraad van de gemeente Oudewater op de hoogte gebracht van het PP-systeem (het beoordelingssysteem) en het actualiseren van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid via een uitgebreide raadsinformatiebrief. Bij het beoordelen van de aannemers is het ook goed de gelegenheid te geven aan de aannemers om de opdrachtgever te beoordelen. Op deze manier kan de gemeente zichzelf ook verbeteren en daar lering uit trekken voor een professionaliseringsslag. Ondanks de wederzijdse beoordeling en het goede gesprek daarover blijft het aan de opdrachtgever de beoordeling van de aannemer op te nemen in het systeem.

pag. 15

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

8. Algemene conclusie Gelet op de voorgaande overwegingen, is het wenselijk om een PP-systeem in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater te integreren. We kunnen er namelijk niet standaard vanuit gaan dat de samenwerking met een aannemer altijd goed verloopt en het gewenste projectresultaat oplevert. Vanuit objectiviteit en betrouwbaarheid is het wenselijk om de samenwerking te beoordelen door middel van een PP-systeem, waarbij voor beide gemeenten gewerkt wordt met een gezamenlijke groslijst. EMVI-Prestatiemeting blijkt een goed PP-systeem. De groslijst voor het selecteren en loten van de aannemers wordt gevuld met beoordelingen die bij alle vormen van aanbestedingen plaatsvinden. Op deze manier kan er binnen drie jaar gewerkt worden met een volledig PP-systeem, waar we als gemeente Woerden en gemeente Oudewater de vruchten van gaan plukken. Lokale aannemers die goed scoren, hebben meer kans om geselecteerd en ingeloot te worden. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid verandert hier niets aan. Als een lokale aannemer minder scoort, neemt de kans vanzelfsprekend ook af. Dit past ook in de professionele en zakelijke organisatie die we als gemeente Woerden en gemeente Oudewater willen zijn.

8.1 Volgende stappen Na goedkeuring door het college wordt de gemeenteraad geïnformeerd over een PP-systeem binnen het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid. De volgende stappen gaan er door de projectgroep van Past Performance genomen worden: 1. Opdracht geven aan EMVI-Prestatiemeting om het systeem technisch te ontwikkelen. 2. Informeren en betrekken van onze eigen collega’s en onze lokale aannemers. 3. Aanbestedingsleidraad opstellen en vaststellen met het bijbehorende interne organisatieproces (inclusief verantwoordelijkheden en bevoegdheden). 4. Het actualiseren van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid. 5. Opleiden van onze collega’s. 6. Aanbestedingsleidraad implementeren met het bijbehorende organisatieproces (inclusief verantwoordelijkheden en bevoegdheden). 7. Vullen van PP-systeem met aanmeldingen en beoordelingen aannemers (gezamenlijke groslijst). Een Past Performance systeem betekent een professionaliseringsslag voor onze organisatie en een positief effect op de kwaliteit van onze projecten in de openbare ruimte! Én in de toekomst kan dit systeem ook van toegevoegde waarde worden voor andere afdelingen en/of werkgebieden!

pag. 16

Past Performance systeem gemeente Woerden en gemeente Oudewater – Oktober 2020

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 Gemeente Oudewater

Inhoud Inleiding ..................................................................................................................................................... 3

Wettelijk Kader ........................................................................................................................................ 4 Wettelijke uitgangspunten bij aanbestedingen ................................................................................... 4 Aanbestedingswet ............................................................................................................................... 4 Aanbestedingsbesluit .......................................................................................................................... 4 Gids Proportionaliteit........................................................................................................................... 6 ARW 2016 ............................................................................................................................................ 6 Gemeentelijke uitgangspunten ............................................................................................................... 7 Inkoopstrategie en doelmatigheid ....................................................................................................... 7 Motivering ...........................................................................................................................................

9 Kansen aan lokale ondernemers .......................................................................................................... 9 Inclusie en social return on Investment (SROI) ................................................................................. 11 Duurzaamheid ................................................................................................................................... 12 Maatwerk .......................................................................................................................................... 13 Procedure keuze ................................................................................................................................ 13 Organisatie en monitoring..................................................................................................................... 16 Organisatie Inkoop ............................................................................................................................ 16 Nadere uitwerking inkoop- en aanbestedingsbeleid ........................................................................ 16 Afwijkingsbevoegdheid beleid...........................................................................................................

16 Klachtenregeling bij aanbesteden ..................................................................................................... 16 Monitoring en evaluatie inkoop ........................................................................................................ 16 Bijlage 1 Motivering ............................................................................................................................... 18

Inleiding In 2014 heeft de gemeente Oudewater een inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Dit beleid is thans aan herziening toe. Met ingang van 1 juli 2016 zijn de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) aangepast onder andere aan de nieuwe Europese richtlijnen (2014/24/EU en 2014/23/EU). Diverse onderwerpen die in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 waren geregeld, staan ook in de wet en/of de gids. Het beleid dient met name aanvullend op de wet- en regelgeving te zijn en daarom zijn deze wettelijk geregelde onderwerpen uit het beleid verwijderd. Dit geactualiseerde beleid bevat vooral de onderwerpen waar de gemeente zelf lokaal inhoudelijk invulling aan kan geven en vervangt het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014. Aanbesteden is per definitie maatwerk. Het beleid geeft daarom een globaal kader dat, per aanbesteding nader dient te worden ingevuld. De inhoud van dit beleid is niet nieuw maar aangepast aan de gewijzigde wet- en regelgeving en het verzamelen in één document van eerder vastgesteld beleid of informeel gehanteerde uitgangspunten. In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 zijn hoofdstukken opgenomen over diverse onderwerpen, die vanwege bestuurlijke doelstellingen van belang zijn bij inkoop en aanbesteding.

Deze onderwerpen kunnen aan de orde zijn bij de meervoudig onderhandse, nationale of Europese aanbestedingen die door de gemeente worden uitgevoerd. Deze onderwerpen zijn:  kansen voor lokale ondernemers;  maximale focus op social return on investment;  zoveel mogelijk duurzaam en circulair inkopen. Dit beleid heeft betrekking op het inkoop- en aanbestedingsproces. Van voorbereiding naar aanbesteding tot en met definitieve gunning van een opdracht aan de ondernemer met de beste inschrijving. In het beleid is een paragraaf gewijd aan de inkoopstrategie. Voorafgaand aan een aanbesteding is het belangrijk de strategie te bepalen met betrekking tot de inkoop en aanbesteding van de levering (aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van artikelen, of de levering van artikelen die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering), de dienst (alle producten die niet vallen onder levering of werk) of het werk (het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen). Deze strategie staat in relatie tot de waarde van de opdracht en het inkooprisico.

De grootste invloed op het product (verzamelbegrip voor werk, levering en/of dienst) dat daadwerkelijk wordt verkregen, heeft de gemeente in de fase die vooraf gaat aan de aanbesteding. De verschillende keuzes die worden gemaakt in de voorfase, maar ook later tijdens de aanbestedingsprocedure, dienen gemotiveerd te worden vastgelegd. In deze nota is een relatie gelegd tussen verschillende drempelbedragen en de procedures die daarbij doorlopen moeten worden. Dit is nader uitgewerkt voor overheidsopdrachten, sociale en andere specifiek diensten (diensten die grotendeels overeen komen met de oude 2B diensten) en concessieovereenkomsten (overeenkomst waarvan de tegenprestatie bestaat uit het recht tot exploiteren van de dienst of het werk). Andere onderwerpen die in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn uitgewerkt zijn: de organisatie van de inkoopfunctie, de mogelijkheid van het beleid af te wijken, de klachtenregeling bij aanbesteden en de wijze van monitoring van de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Wettelijk Kader Bij inkoop en aanbesteding staat het wettelijk kader in de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit, de Gids Proportionaliteit en het ARW 2016. Daarnaast gelden verschillende bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur uit de Algemene Wet Bestuursrecht en nationale jurisprudentie van toepassing. In dit hoofdstuk staan de hoofdpunten van het wettelijk kader weergegeven. Wettelijke uitgangspunten bij aanbestedingen In het hoofdstuk Algemene bepalingen van de Aanbestedingswet 2012 wordt een aantal uitgangspunten genoemd die een aanbestedende dienst (de gemeente Oudewater) in acht moet nemen bij de verschillende aanbestedingsprocedures. De belangrijkste uitgangspunten zijn:  Gelijke behandeling: de aanbestedende dienst benadeelt of bevoordeelt gelijke ondernemers / inschrijvers niet, maar behandelt ze objectief en op dezelfde wijze. Dit houdt in dat gelijke gevallen gelijk worden behandeld. Dit betekent onder meer dat ondernemers / inschrijvers in principe over dezelfde informatie dienen te beschikken.  Transparantie: de aanbestedende dienst voert de aanbestedingsprocedure eerlijk en onpartijdig uit, met een passende mate van openbaarheid en een deugdelijke motivatie van diverse keuzes voor en tijdens de aanbestedingsprocedure. Hiermee moet het risico van favoritisme en willekeur worden uitgesloten.

Vanaf de start van een aanbesteding moet in een leesbare beschrijving (offerteaanvraag) aangeven worden wat de aanbestedende dienst verwacht en hoe er tijdens de aanbesteding gehandeld en beoordeeld gaat worden. Beslissingen van de aanbestedende dienst tijdens de aanbestedingsprocedure moeten daarbij duidelijk worden gemotiveerd.  Objectiviteit: de aanbestedende dienst gebruikt zo objectief mogelijke criteria voor en tijdens de aanbestedingsprocedure om de ondernemer en het product te kiezen. Hierbij gaat het onder meer om geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria.  Proportionaliteit: de aanbestedende dienst maakt keuzes en stelt eisen en voorwaarden die in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Hierbij worden de principes uit de Gids Proportionaliteit toegepast.

Hierbij is er onder meer aandacht voor:  de keuze van de procedure  het al of niet samenvoegen van opdrachten  de uitsluitingsgronden  de inhoud van de geschiktheidseisen  het aantal te stellen geschiktheidseisen  de te stellen termijnen  de gunningscriteria  technische specificaties en eisen  een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving  de voorwaarden van de overeenkomst  Non-discriminatie: de aanbestedende dienst zorgt ervoor dat de aanbesteding dusdanig is opgezet dat er geen onderscheid op grond van nationaliteit van de ondernemer wordt gemaakt (bij nationale en Europese aanbestedingen). Hierbij is er onder meer aandacht voor de eisen die er gesteld worden. Aanbestedingswet De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geldt vanaf 1 juli 2016 voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden (richtlijn 2014/24/EU voor overheidsopdrachten en richtlijn 2014/23/EU voor concessieovereenkomsten). De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 bevat regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, maar ook voor nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Sinds juli 2016 is het hoofdstuk over concessieovereenkomsten (hoofdstuk 2a) aan de wet toegevoegd.

Aanbestedingsbesluit Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een algemene maatregel van bestuur ‘het Aanbestedingsbesluit’. In het Aanbestedingsbesluit wordt een juridische basis gegeven aan de Gids Proportionaliteit, het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) en het

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Het Aanbestedingsbesluit is tegelijk in werking getreden met de gewijzigde Aanbestedingswet 2012.

Gids Proportionaliteit In de Aanbestedingswet 2012 geldt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van het aanbestedingsrecht. In alle fasen van een aanbesteding, moet de gemeente, als aanbestedende dienst, het proportionaliteitsbeginsel in acht nemen. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt, in redelijke verhouding moeten staan tot de aard en omvang van de opdracht. De Gids Proportionaliteit geeft invulling aan de proportionaliteit. De gids is als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen in het Aanbestedingsbesluit. Dat houdt in dat bij een aanbesteding voldaan moet worden aan de gids. Indien de gemeente van de gids wil afwijken, moet dat worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. ARW 2016 Het ARW 2016 beschrijft de procedures voor het aanbesteden van opdrachten voor werken. Op grond van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit is een aanbestedende dienst verplicht om het ARW 2016 toe te passen voor overheidsopdrachten voor werken onder de Europese drempelwaarden volgens het 'pas toe of leg uit'-principe.