Bijlage 1a voorbeeld Groninger-Participatiewerkboek.pdf

Groninger Participatiewerkboek

Prototype najaar 2019

Inhoud Werkwijzer Voorwoord Een lege agenda vol ambities

2 4 5

Groninger speelveld

6

Procesontwerp van een initiatief

10

Goede voorbereiding is het halve werk

19

Samen maken we Groningen Groningse waarden Kansen pakken Je neemt jezelf mee Eerste hulp bij participatie Spelers met verschillende rollen

Waarover gaan we in gesprek? Plan van Aanpak Initiatief Ontwerp participatieproces Meetlat initiatief Leren over het samenspel

Een prettige ontmoeting en open dialoog Digitale participatie Werkvormen

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK

6 7 8 8 8 9

10 11 13 15 17

20 22 24

1

Prototype Participatiewerkboek Werkwijzer

Voor je ligt het prototype van het Participatiewerkboek. Een handvat om je als initiatiefnemer of ontwikkelaar te helpen en uit te dagen om in continue dialoog en zorgvuldige participatieprocessen met allerlei betrokkenen plannen te ontwikkelen en projecten uit te voeren. Het werkboek is gemaakt om het aanpakken van opgaven en ontwikkelingen samen en op een herkenbare en goede manier te doen. Of je dit nu doet als bewoner, vanuit de gemeente, als maatschappelijke organisatie of commerciële ontwikkelaar.

Maximaal benutten van elkaars kennis, kunde en creativiteit

Waarom is participatie belangrijk? We maken Groningen mooier, beter en begripvoller als meer en verschillende groepen mensen meewerken aan en meebeslissen over ontwikkelingen in hun directe leefomgeving. Bewoners, ondernemers en maatschappelijke partners hebben immers oneindig veel kennis en creativiteit voor het oplossen van de vraagstukken in Groningen. Benut daarom maximaal elkaar kennis en energie. Want met elkaar maken we plannen die meer publieke waarde toevoegen en komen we tot meer gedragen oplossingen.

Democratische waarden als basis voor proces

Tegelijk wordt de onderlinge betrokkenheid sterker als processen ruimte bieden om te bouwen aan vertrouwen, om gemeenschappelijkheid te verkennen en om betekenisvolle gesprekken te voeren. Deze waarden vormen de basis voor een democratisch proces:

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | TOELICHTING

Inclusie: Op welke manier hebben belanghebbenden in het proces een stem? Hoe is dat gedaan?

Transparantie: Hoe zorg je voor een inzichtelijke werkwijze en begroting?

Zeggenschap: Hoe is de zeggenschap georganiseerd: op welke manier kunnen partijen meedoen en waarover mogen partijen meebeslissen?

Volg de rode lijn en verdiep je in de uitgangspunten voor het samenspel, want Hier staan we voor! in Groningen. Of verken hoe je elkaar als spelers op het Groningse speelveld steeds tegenkomt, ook al is je rol verschillend.

Deliberatie: Wat is gedaan om het gesprek open en toegankelijk te maken?

Checks en balances: Wat is gedaan om ruimte te bieden aan tegenspraak en overleg met andersdenkenden en belanghebbenden? Hoe is met hun inbreng omgegaan? En op welke manier wordt tegemoetgekomen aan wat nodig is?

De kunst van het vragen stellen

WIJ Groningen, Stadadviseert en de gemeente bundelen in dit Participatiewerkboek hun praktijkkennis op vlak van participatie en gelijkwaardig samenspel. De inhoud van dit werkboek is bewust geen opsomming van do’s en don’ts. Het is bedoeld als uitnodiging om de goede vragen te stellen, doordachte participatieprocessen te ontwerpen en samen aan de slag te gaan.

Volg de blauwe lijn en ontwerp een democratisch proces dat aansluit bij ieders behoeften en belangen. Benut de werkbladen: Plan van aanpak Initiatief, Ontwerp participatieproces, Meetlat Initiatief en Leren over het samenspel.

Volg de groene lijn en bedenk een aanpak voor een concrete fysieke of online ontmoeting met het werkblad Een prettige ontmoeting en open dialoog. En vindt een passende werkvorm op een van de Speelkaarten.

2

Inhoud werkboek Drie lijnen wijzen de weg door het Participatiewerkboek. Kom via de rode lijn in gesprek over de uitgangspunten voor een goed democratisch samenspel. Ontwerp een democratisch proces met behulp van de werkbladen uit de blauwe lijn. Of bedenk een aanpak voor een concrete fysieke of online ontmoeting door de groene lijn te volgen.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK

3

Voorwoord Samen maken we Groningen

In Groningen hechten we aan een goed democratisch samenspel, want samen maken we de stad, de wijken en de dorpen. Dat doen we best aardig, ‘kon minder’ zeggen we op z’n Gronings. Maar het kan altijd beter. Daarom werken we aan de kwaliteit van de gemeentelijke participatieprocessen. Voor democratisch samenspel zijn heldere afspraken essentieel. En is het nodig om van tijd tot tijd met elkaar te checken of de afspraken die we maken nog aansluiten bij de actualiteit. Als gemeentebestuur gaan we dan ook graag in gesprek over wat belangrijke waarden zijn als bewoners, ondernemers, maatschappelijke partners en gemeente samenwerken. Waarbij we beseffen dat zo’n samenspel niet enkel in regels is te vatten. Gelijkwaardigheid ontstaat als we elkaar durven te vertrouwen, relaties aangaan en ons ‘gehoord en gezien’ weten.

Ruimte aan initiatiefnemers

De gemeente Groningen geeft graag ruimte aan initiatief en maakt werk van het vergroten van betrokkenheid van bewoners bij maatschappelijke opgaven. Onze lokale democratie functioneert op z’n best met actieve bewoners, die niet enkel eens in de vier jaar stemmen, maar duurzaam betrokken kunnen zijn bij hun woon- en leefomgeving. Dat houdt ook in dat we als gemeentebestuur zeggenschap delen en ruimte geven aan de stem van inwoners. De komst van de Omgevingswet sluit aan op die visie. Als gemeente bieden we bewoners, ondernemers en ontwikkelaars de ruimte om Groningen Groen, Gezond en Gelukkig te maken. Initiatiefnemers en ontwikkelaars hebben in eerste instantie zelf de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de betrokkenheid van bewoners en belanghebbenden. Als bestuur stimuleren wij hen om actief te zoeken naar verschillende opvattingen en te verkennen hoe aan minderheidsstandpunten ruimte kan worden gegeven binnen de opvatting van de meerderheid Sommige vraagstukken raken aan fundamentele waarden, belangentegenstellingen of het algemeen belang. Op dat moment nemen we als gemeente een actieve en richtinggevende rol.

Gemeente als de borger van het democratische proces

Initiatiefnemers kunnen bij de gemeente aankloppen voor ondersteuning bij het organiseren van democratisch samenspel. Ook houdt het gemeentebestuur altijd de vinger aan de pols als het gaat om de kwaliteit en zorgvuldigheid van het proces. Zo zetten we samen stappen in het versterken van de lokale democratie. En bereiken we meer en andere mensen op betere manieren. Ik verheug me op ons samenspel.

Paul de Rook Wethouder van o.a. Financiën, Publieke Dienstverlening, Cultuur, Gebiedsgericht werken & Democratische vernieuwing, Wijkwethouder West.

“Wij willen de eigen regie van de bewoners versterken en hen meer zeggenschap geven.” - Coalitieakkoord Groningen 2019 -

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK

4

Een lege agenda vol ambities De beste participatieprocessen beginnen met een lege agenda vol ambities. Tegelijk is een werkboek vol lege vellen niet erg uitnodigend. Het Participatiewerkboek reikt allerlei materiaal aan voor het ontwerpen van participatieprocessen. Prikkelende praatplaten om inspirerende gesprekken te voeren over het samenspel en ieders rollen. En praktische werkbladen om samen concreet aan de slag te gaan met participatie. Elk werkblad kent twee varianten. Gebruik het lege vel om ieders gedachten te noteren, of benut de variant met vragen als steun voor een goed gesprek. Pak je kans en ga samen aan de slag. En weet… je neemt altijd jezelf mee. GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK

5

ONTWERP een democratisch PROCES dat aansluit bij ieders behoeften en belangen, met behulp van de werkbladen: plan van aanpak initiatief, ontwerp participatieproces, meetlat initiatief, leren van het samenspel.

Verdiep je in de uitgangspunten voor het samenspel, want

HIER STAAN WE VOOR! in Groningen.

Benut

het

gespreksmateriaal

als

GOEDE VOORBEREIDING OP EEN DIALOOG. Om informatie te delen, elkaar te adviseren, samen te werken én te beslissen.

HIER STAAN WE VOOR! We bouwen samen voort op de energie van mensen die iets willen bijdragen We benutten elkaars kennis We maken ruimte voor alle stemmen

Samen maken we Groningen!

We zijn gelijkwaardig, ook al verschillen onze rollen.

We maken Groningen mooier en beter wanneer bewoners, gemeente en commerciële en maatschappelijke partijen elkaar continu uitdagen om te ontwikkelen én te doen. Steeds komen we elkaar tegen, soms als initiatiefnemers, soms als betrokkene. De aanpak, de plek waar we elkaar ontmoeten en de partijen met wie we werken zijn steeds anders. Onze manier van werken en uitgangspunten zijn steeds gelijk. GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | SPEELVELD

6

Groningse Waarden In Groningen hanteren we een paar simpele uitgangspunten in het samenspel tussen bewoners, gemeente, ontwikkelaars en andere initiatiefnemers. Hier staan we voor!

HIER STAAN WE VOOR!

Zo versterken we de Groningse lokale democratie!

We bouwen voort op de ENERGIE van mensen die willen bijdragen

Of het nu gaat om het overstappen op nieuwe energiebronnen, bouwen aan leefbare en gezonde wijken en dorpen, of omgaan met armoede: het aanpakken van maatschappelijke opgaven lukt alleen als gemeente, bewoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen samen ervoor gaan.

Door initiatieven aan elkaar te verbinden en te zoeken naar een vorm van samenwerking, die past bij wat samen kan en mogelijk is in buurt, wijk, dorp, stad en regio. Met helderheid over proces, en openheid in informatie en geld. De aanpak, de ontmoetingsplek en partijen zijn steeds anders. Onze manier van werken en uitgangspunten zijn steeds gelijk.

We benutten elkaars KENNIS

Energie

Een maatschappelijk vraagstuk of een kans brengt ons samen. In het aanpakken ervan zetten we onze kop d’r veur en zoeken we naar oplossingen. We zorgen er samen voor dat iedereen kan meedoen.

Kennis

Met elkaar weet je meer dan alleen. Daarom benutten we de intelligentie en ervaring van de mensen en organisaties in Groningen. In het zoeken naar oplossingen brengen we experts, ervaringsdeskundigen, belanghebbenden en belangstellenden samen. In het collectief vind je vakkennis én praktijkervaring.

We maken ruimte voor ALLE STEMMEN

We zijn GELIJKWAARDIG, ook al verschillen onze ROLLEN

Alle stemmen

Gelijkwaardig & verschillend

We gaan op zoek naar mensen die misschien anders denken of zich niet zo snel melden. Of zorgen in elk geval dat belangen die niet of minder in beeld zijn op tafel komen.

En we zijn bereid aan een compromis te werken. We behandelen anderen, zoals je zelf behandeld wilt worden.

We brengen de verschillende perspectieven en belangen in beeld en staan open voor elkaar.

We spreken elkaar aan op het leveren van een opbouwende bijdrage: het juiste, het goede, het eerlijke.

We werken toe naar acceptabele beslissingen, waar mogelijk elementen van het minderheidsstandpunt worden opgenomen in het meerderheidsstandpunt. We hoeven het niet altijd helemaal met elkaar eens te zijn.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | SPEELVELD

7

Kansen pakken

Je neemt jezelf mee

Zie je een oplossing of kans voor het aanpakken van een maatschappelijke opgave? Verken dan of deze aanpak aansluit bij de ambities van de stad. De ambities staan beschreven in verschillende visies en beleidsstukken. Next City, de Omgevingsvisie van Groningen, is een belangrijke bron voor wie een plan heeft voor de (her-) ontwikkeling van een gebied of gebouw.

‘Ikigai’ is een Japans concept waarin een aantal aspecten uit het leven samenkomen. Dat waar je van houdt, wat je goed kan, wat de wereld nodig heeft en waar je voor betaald wordt. Het is het kruispunt van je passie, je missie, je vak en je roeping. Bedenk goed welke kennis en ervaring je kunt toevoegen en hoe kun jij bijdragen in het samenspel. Zo kun je van nog meer betekenis zijn voor Groningen.

Zoek je hulp bij participatie? Inwoners

WIJ Groningen en de gebiedsteams van de gemeente zijn er om bewonersinitiatieven verder te helpen. Je bereikt hen direct of via het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen (op nummer 14 050). De medewerkers daar weten de weg in de organisatie.

Ontwikkelaars en ondernemers

Via het Omgevingsloket, de gebiedsteams of gemeentelijke projectleiders krijgen kleine en grote ontwikkelaars hulp en advies. Je bereikt hen direct of via het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen (op nummer 14 050). De medewerkers daar weten de weg in de organisatie.

Ambtenaren

De afdeling communicatie en de gebiedsteams van de gemeente helpen ambtenaren op weg.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | SPEELVELD

8

Als COLLEGE VAN B&W werk je voor de bewoners van Groningen en vanuit de energie in de stad en de dorpen. Als bestuur breng je plannen verder die met, door en voor de gemeenschap worden gemaakt. Als gelijkwaardig partner en/of vertegenwoordiger van het zwakste belang. En ook als bevoegde gezag dat de wet handhaaft.

Als RAADSLID ben je onder andere de bewaker van het democratische proces. Als agendasetter breng je thema’s onder de aandacht of stel je inhoudelijke kaders op. Als verbinder en controleur kijk je of alle relevante mensen en partijen meedoen en of mensen die er anders over denken invloed kunnen hebben. Als scheidsrechter of beslisser hak je knopen door over belangen. En je controleert of het college zijn rol goed vervult.

Spelers met verschillende rollen Het aanpakken van maatschappelijke opgaven in stad, wijken en dorpen lukt als bewoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen, college, gemeenteraad en ambtenaren er samen voor gaan. Je ontmoet elkaar steeds, in verschillende rollen. Maak aan elkaar duidelijk welke rol je speelt, dan kun je alle kennis en ervaring slim benutten bij het oppakken van maatschappelijke opgaven. GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | SPEELVELD

Als BEWONER kies je bij welke plannen of initiatieven je betrokken wilt zijn of waar je je niet mee wilt bemoeien. Je doet mee als belanghebbende, betrokkene, initiatiefnemer, meedenker, uitvoerder of beslisser.

Als projectONTWIKKELAAR, bewonersinitiatief, corporatie, maatschappelijke organisatie of ondernemer help je bij het aanpakken of oplossen van bijvoorbeeld huisvestingsvragen, de inrichting van de openbare ruimte of zorg, ontmoeting en activiteiten in de buurt. Je hebt ideeën hiervoor, en soms ook de vakkennis, het geld en/of de uitvoeringskracht om aan de slag te gaan.

AMBTENAREN hebben ver-

schillende rollen in het samenspel. Als verbinder van bewoners, het bestuur en organisatie(s), die initiatieven met en uit de stad verder brengt. Als adviseur in het opzetten van democratische processen, zodat iedere belanghebbende en belangstellende mee kan doen. Als generalist, die het geheel overziet, in beeld brengt wat er speelt en verkent wat er nodig is en of de uitvoering goed verloopt. Of juist als specialist met specifieke kennis. En als toetser/ handhaver, die checkt of de afspraken worden nagekomen.

9

Procesontwerp van een initiatief Als initiatiefnemer heb je de verantwoordelijkheid om belanghebbenden bij je plan te betrekken. Zeker bij plannen die van invloed zijn op het gebruik en benutten van de (openbare) ruimte. Het is daarom praktisch om na te denken over het samenspel met bewoners, maatschappelijke partners en gemeente. Zodat je op weg van idee naar uitvoering steeds recht doet aan de uitgangspunten die bijdragen aan het versterken van de lokale democratie. De werkbladen Plan van Aanpak

Initiatief, Ontwerp van plan en proces, Meetlat initiatief en Leren over het samenspel geven

richting aan de inhoud van het gesprek in de verschillende fasen van een initiatief.

Waarover gaan we in gesprek?

In het aanpakken van maatschappelijke opgaven komen initiatiefnemers, bewoners, maatschappelijke partners, college, raad en ambtenaren elkaar op verschillende momenten tegen. Doel van de ontmoeting en de gespreksonderwerpen veranderen als een plan van idee naar uitvoering gaat. Door bij de start van elke fase te bedenken waarover gesprek nodig is en een passend samenspel te bedenken, bied je betrokkenen in het proces duidelijkheid en kun je aansluiten bij ieders behoeften en belangen.

Plan en proces bepalen

Projectontwikkelaars, (maatschappelijke) instellingen, bewoners en gemeente hebben allerlei ideeën of oplossingen voor het aanpakken van huisvestingsvragen, de inrichting van de openbare ruimte, de organisatie van de zorg of ontmoeting en activiteiten in een wijk, dorp of gebied. Door deze ideeën te delen en met elkaar plannen te maken, ontstaat een gemeenschappelijk beeld en kunnen we meer voor elkaar krijgen. Liggen de plannen van initiatiefnemers in een gebied dicht bij elkaar? Dan kan het nuttig en handig zijn om alle beschikbare kennis, feiten, cijfers, ervaringen, netwerken en geld van verschillende initiatiefnemers te bundelen. Of verken met de gebiedsteams hoe je een gebieds- of stedelijk programma kunt maken en/of een maatschappelijke coalitie kunt vormen. Als afstemming niet wenselijk of noodzakelijk is, maak het plan dan met een beperkter aantal betrokkenen. Ga op zoek naar wie er ook actief zijn in het gebied en maak verbinding met andere mensen en organisaties. Of vraag hulp hierbij van de gemeente. De reikwijdte van je plan bepaalt uiteindelijk hoe uitgebreid het participatieproces wordt. Benut het werkblad Plan van

Aanpak Initiatief om de kwaliteit en bedoeling van

Keuzes maken

Voordat de uitvoering kan starten, hak je met elkaar knopen door over prioriteiten en inzet. In sommige gevallen is er budget of een vergunning nodig van de gemeente. Gebruik het werkblad Meetlat Initiatief als gesprekshulp.

Realiseren

En dan start de uitvoering. Maak met elkaar afspraken over hoe je samen ervoor zorgt dat iedereen een constructieve bijdrage levert, de overlast wordt beperkt en het beheer, onderhoud en/of continuïteit wordt geregeld.

Leren en evalueren

Na verloop van tijd is het relevant om na te gaan of je plan daadwerkelijk bijdraagt aan het oplossen van de maatschappelijke opgave en of de gekozen aanpak werkt. Door samen de impact meten en de route die is afgelegd waarderen: Is er samen op een goede manier voor elkaar gekregen wat beoogd werd? Gebruik hier voor het werkblad Leren over het samenspel. Voor elke fase van het proces zijn er passende werkvormen. Benut hiervoor de speelkaarten.

je initiatief te versterken. En verdiep je in de opzet van het samenspel en de kwaliteit van de dialoog met het werkblad Ontwerp participatieproces.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

10

1.

WAT

2.

WIE

WAT IS HET INITIATIEF?

3.

WIE DOET ER MEE?

BELANGEN WELKE BELANGEN SPELEN MEE?

4.

WAARDE WAARDE VAN HET INITIATIEF?

5.

WEL/NIET

WAT KAN WEL EN NIET?

Plan van Aanpak initiatief Plannen worden sterker als je kennis, feiten, cijfers, ervaringen en geld samenbrengt. Benut het werkblad PLAN VAN AANPAK INITIATIEF om met betrokkenen de kwaliteit en bedoeling van je initiatief te versterken.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

11

Plan van Aanpak initiatief

1.

2.

WIE

WAT

WAT IS HET INITIATIEF?

DOEL & MEERWAARDE Wat wil je (samen) bereiken? Waaraan draagt je plan bij?

3.

BELANGEN

Wat zijn belangrijke eigenschappen van het plan? Waarom wil je dit als initiatiefnemer(s)? Waarom is het goed voor Groningen, de wijk, de buurt of het dorp? Is het plan EENMALIG (bijvoorbeeld een evenement) of is het bedoeld voor een LANGERE PERIODE (een nieuwe werkwijze of herstructurering van een gebied)?

WELKE BELANGEN SPELEN MEE?

Welke INSPANNING lever je als initiatiefnemer(s)?

Wat VERWACHT je of heb je nodig van andere partijen (gemeente, wijkorganisaties, bewoners of…)? Denk aan kennis en kunde, plek, waardering, geld, vergunning, podium.

Wat zijn gemeenschappelijke BELANGEN? Zijn er ook minderheids- of botsende belangen? Hoe ga je hiermee om? Hoe leg je VERBINDING met ANDERE PLANNEN?

WIE DOET ER MEE?

Wie zijn de ORGANISATOREN/ INITIATIEFNEMERS?

Wie is VERANTWOORDELIJK voor CONTINUÏTEIT van het plan?

WILLEN en KUNNEN deze partijen nog iets TOEVOEGEN aan de plannen die er al liggen? Hoe maak je ZICHTBAAR wat je (gaat) DOEN en nodig je ANDEREN uit om aan te haken?

SLUIT het initiatief AAN bij reeds bestaande plannen?

4.

WAARDE

WAARDE VAN HET INITIATIEF?

Welke PUBLIEKE of PRIVATE WAARDE creëert het initiatief? Wat draagt het bij aan de GRONINGSE SAMENLEVING? Wie levert het WINST of VERLIES op?

Welk BUDGET is er nodig of wordt er bij welke FINANCIER(s) aangevraagd?

WAT gebeurt er met het initiatief ALS gemeente of anderen NIET BIJDRAGEN?

5.

WEL/NIET WAT KAN ER WEL EN NIET?

Met WELKE REGELS verwacht je te maken te krijgen? Levert dit WEL/GEEN PROBLEMEN op? Wat heb je NODIG van gemeente of anderen?

Verdiep je uitgebreider in de opzet van het samenspel met hulp van de vragen op het werkblad ONTWERP PARTICIPATIEPROCES.

ZOEK JE HULP BIJ PARTICIPATIE? INWONERS: WIJ Groningen en de gebiedsteams van de gemeente zijn er om bewonersinitiatieven verder te helpen. Of bel het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen op nummer 14 050. De medewerkers daar weten de weg in de organisatie. ONTWIKKELAARS EN ONDERNEMERS: Via het Omge-

vingsloket, de gebiedsteams of projectleiders krijgen kleine en grote ontwikkelaars hulp en advies. Of bel het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen op nummer 14 050. De medewerkers daar weten de weg in de organisatie.

AMBTENAREN: De afdeling communicatie en de gebiedsteams van de gemeente helpen ambtenaren op weg.

Kennisgeving: Het Groninger Participatiewerkboek bundelt inzichten uit de Inspiratiegids voor Participatie Omgevingswet, het afwegingskader burgerparticipatie ProDemos, de THiNK participatieversneller en Procesmatig Creëren met uitgangspunten voor participatie uit Next City Groningen en Factor C.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

VRAGEN OF IDEEËN over het gebruik van dit werkboek? Neem contact op via gemeente.groningen.nl/participatiewerkboek 12

2.

FASE

1.

WAT

WAT IS HET VRAAGSTUK?

6.

5.

AGENDA

7.

3.

PERIODE

VOOR WELKE FASE ONTWERP JE EEN PARTICIPATIEPROCES?

WIE

WELKE ONTMOETINGEN ZIJN AL GEPLAND?

WELKE MENSEN OF ORGANISATIES BETREKKEN WE?

WAT IS DE DUUR VAN HET PARTICIPATIEPROCES?

4.

DOEL

WAT WILLEN WE MET PARTICIPATIE BEREIKEN?

REGIE

WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR PLAN EN UITVOERING VAN HET PROCES?

8.

DOEN

Ontwerp participatieproces Een participatieproces bestaat uit allerlei ontmoetingsmomenten waarin je met anderen werkt aan je initiatief. Denk bij start met elkaar na over wat je wilt bereiken en welke (groepen) mensen je wilt betrekken. Dat biedt houvast, voor jezelf en voor anderen. Doordenk de opzet van het samenspel en de kwaliteit van de dialoog met het werkblad ONTWERP PARTICIPATIEPROCES. GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

WAT DOEN WE NA DE PARTICIPATIE MET DE OPBRENGSTEN?

9.

VORM

WELKE WERKVORMEN EN INSTRUMENTEN GEBRUIKEN WE?

Bekijk de SPEELKAARTEN (pagina 23) en kies een passende WERKVORM

13

Ontwerp participatieproces

1.

WAT

WAT IS HET VRAAGSTUK?

2.

FASE

Leent het vraagstuk zich voor participatie? Valt er iets te KIEZEN? Welke RUIMTE bieden wet- en regelgeving om samen aan de slag te gaan?

Beantwoord daarvoor deze vragen: Hoe complex is het vraagstuk? Draait het om een: GESTRUCTUREERD VRAAGSTUK, waarbij alle benodigde kennis is voor handen en er geen principiële belangentegenstellingen zijn.

6.

ONGESTRUCTUREERD VRAAGSTUK, waarbij óf de benodigde kennis niet voorhanden is (de inhoud in ingewikkeld), óf er zijn forse belangentegenstellingen (er zijn veel verschillende mensen, partijen of afdelingen binnen de gemeente betrokken), óf beide factoren zijn ingewikkeld. Wat gebeurt er al in het gebied (VOORGESCHIEDENIS) of welke gevoelens leven er bij de mensen in het gebied?

7.

8.

DOEN

WAT DOEN WE NA DE PARTICIPATIE MET DE OPBRENGSTEN?

AGENDA

WELKE ONTMOETINGEN ZIJN AL GEPLAND?

Welke ANDERE PARTICIPATIEPROCESSEN lopen er al in de buurt, wijk of stad? En wanneer, en wie is hiervoor VERANTWOORDELIJK (initiatiefnemer, bewoners of gemeente)?

REALISEREN concrete resultaten halen

KEUZES MAKEN belangen wegen en komen tot een beslissing

5.

3.

PERIODE

WELKE MENSEN OF ORGANISATIES BETREKKEN WE?

DENK AAN: mensen in de buurt, bewoners en gebruikers

van een specifiek gebied, inhoudelijk belanghebbenden, inhoudelijk deskundigen, stemgerechtigde inwoners, individuele inwoners, specifieke bewonersgroepen, ondernemers, georganiseerde belangengroepen Wie heb je nodig om een goed plan te maken? Wie melden zich spontaan? Of van welke partij weet je dat die ook actief zijn op het onderwerp? Maak een lijst hiervan en deel de mensen en organisaties in:

REGIE

• •

Ligt deze bij:

•

WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR PLAN EN UITVOERING VAN HET PROCES? DE INITIATIEFNEMER

• •

DE GEMEENTE EEN (BEWONERS- OF ANDERE) ORGANISATIE Benoem per groep hoe taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld.

KENNIS en ERVARING benutten voor het uitwerken van een plan?

Met input van BETROKKENEN kunnen oordelen over een plan? Kennisgeving: Het Groninger Participatiewerkboek bundelt inzichten uit de Inspiratiegids voor Participatie Omgevingswet, het afwegingskader burgerparticipatie ProDemos, de THiNK participatieversneller en Procesmatig Creëren met uitgangspunten voor participatie uit Next City Groningen en Factor C.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

•

Wie heb je nodig om een goed plan te maken? Wie heb je nodig om het initiatief of de aanpak te realiseren? Voor wie is initiatief of aanpak bedoeld? Wie melden zich spontaan? Of van welke partij weet je dat die ook actief zijn op het onderwerp? Wie merkt wat van het plan? Bijvoorbeeld mensen die de gevolgen ervaren, positief of negatief. Vooral in de laatste groep kunnen mensen zitten waar je misschien niet direct aan denkt. Dus neem de tijd om het lijstje te maken. Hebben alle relevante groepen een positie of stem in het vraagstuk?

Benut het Basismonitor Groningen voor de inventarisatie. Dit kompas toont op buurt- en wijkniveau de sociaal-economische status van de bewoners.

9.

VORM

WELKE WERKVORMEN EN INSTRUMENTEN GEBRUIKEN WE?

Afhankelijk van het doel van participatie en wie je wilt betrekken kies je de beste werkvorm of methode voor een ontmoeting of dialoog met anderen. Sommige zijn bedoeld om mogelijkheden te verkennen en input op te halen, andere om keuzes te maken. Benut de SPEELKAARTEN met werkvormen voor inspiratie en suggesties.

WAT IS DE DUUR VAN HET PARTICIPATIEPROCES?

Het vraagstuk vraagt om een CONTINUE DIALOOG

WIE

EEN WIJK, BUURT OF DORP

Voordat je bedenkt hoe je de participatie gaat uitvoeren, is het slim om te bepalen wat je met de opbrengsten van het participatieproces gaat doen. Kijk hierbij naar het DOEL dat je bij vraag 4 hebt vastgesteld. En deel met betrokkenen hoe je hun inbreng gaat gebruiken. Wil je: Als initiatiefnemer aantonen wat je met INGEBRACHTE BELANGEN en WENSEN gedaan? Achterhalen of er een MEERDERHEID is voor een besluit?

VOOR WELKE FASE ONTWERP JE EEN PARTICIPATIEPROCES?

PLAN EN PROCES BEPALEN plannen uitwerken en betrokkenen in beeld brengen

Participatie is geen doel op zich. Elk participatieproces begint met het HELDER KRIJGEN van een gemeenschappelijk DOEL of URGENTIE. Bijvoorbeeld: een gedeelde ambitie om de buurt leefbaar te houden of een gebied mooier te maken. Of er leeft een gedeelde zorg.

LEREN EN EVALUEREN inzichten opdoen over inhoud en proces

Het gaat om een KORTLOPEND PROCES

Het gaat om een LANGER LOPEND PROCES, maar wel met duidelijk BEGIN EN EINDE

4.

DOEL

WAT WILLEN WE MET PARTICIPATIE BEREIKEN?

Deze vraag helpt je bij het doordenken van wat de meerwaarde is van een participatief proces en welke manier van interactie dan beste past. Voorbeelden van participatiedoelen zijn: ELKAAR INFORMEREN Je vertelt anderen over het plan, en je luistert naar waar anderen mee bezig zijn. ELKAAR RAADPLEGEN OF ADVISEREN Je wilt weten wat de mening van anderen is. Om kennis en ervaring op te halen, zodat het plan nog beter wordt. Of meer weten over verschillende belangen die een rol spelen, zodat je hiermee rekening kunt houden. Binnen de gemeente is dit bekend als formele inspraak. SAMEN DINGEN DOEN EN MAKEN Je werkt het plan samen met anderen verder uit. Zodat ook hun ideeën erin terugkomen. En je hulp en ‘handjes’ hebt om het plan uit te voeren. SAMEN BESLISSEN Alle betrokkenen hebben een beslissende en bepalende stem. Je zoekt acceptatie voor de uitkomsten van het proces. Of je verzamelt steun om (de gemeente en anderen) te overtuigen dat veel mensen het idee goed vinden.

ZOEK JE HULP BIJ PARTICIPATIE? INWONERS: WIJ Groningen en de gebiedsteams van de gemeente zijn er om bewonersinitiatieven verder te helpen. Of bel het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen op nummer 14 050. De medewerkers daar weten de weg in de organisatie. ONTWIKKELAARS EN ONDERNEMERS: Via het Omge-

vingsloket, de gebiedsteams of projectleiders krijgen kleine en grote ontwikkelaars hulp en advies. Of bel het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen op nummer 14 050. De medewerkers daar weten de weg in de organisatie.

AMBTENAREN: De afdeling communicatie en de gebiedsteams van de gemeente helpen ambtenaren op weg.

VRAGEN OF IDEEËN over het gebruik van dit werkboek? Neem contact op via gemeente.groningen.nl/participatiewerkboek 14

1.

WAT

2.

WIE

WAT IS HET INITIATIEF?

3.

WIE DOET ER MEE?

BELANGEN

4.

WAARDE

WELKE BELANGEN SPELEN MEE?

DEMOCRATISCHE PRINCIPES

WAARDE VAN HET INITIATIEF?

5.

WEL/NIET

WAT KAN WEL EN NIET?

Meetlat initiatief Voordat de uitvoering start, is het relevant om knopen door te hakken over prioriteiten en inzet. En in sommige gevallen heb je vergunningen of subsidie of andere ondersteuning nodig van de gemeente. De gebiedsteams kunnen helpen in het honoreren van initiatieven. Zij zijn permanent in gesprek met de wijken over wat goed en nodig is in een gebied. En kennen zo de context waarbinnen een initiatief zich aandient. Het werkblad MEETLAT INITIATIEF is bedoeld voor een beoordelaar van het initiatief om keuzes te maken en vragen te stellen over het initiatief. GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

15

Meetlat initiatief

1.

WAT

WAT IS HET INITIATIEF?

Sluit het initiatief aan bij wat NODIG is IN DE WIJK? Welke MEERWAARDE heeft het initiatief voor de buurt of wijk: draagt het bij aan leefbaarheid, veiligheid of betrokkenheid? Welk PUBLIEK PROBLEEM lost het initiatief op? Welk COLLECTIEF BELANG wordt gediend met het initiatief? Overstijgt het probleem de individuele belangen van initiatiefnemers?

2.

WIE

WIE zijn de initiatiefnemers? Welke ervaring en netwerk brengt de initiatiefnemer/brengen de initiatiefnemers mee? Hoe zijn de rollen en taken verdeeld binnen het initiatief?

Is het duidelijk of en zo ja WIE (bewoners en organisaties) BETROKKEN ZIJN geweest bij de voorbereiding van plannen en wat daarvan het resultaat is?

Wat is gedaan om ANDEREN OP DE HOOGTE te brengen en hoe zijn zij uitgenodigd om MEE te DOEN en/of toe te voegen?

Wat maakt het plan VERNIEUWEND en UNIEK?

Is er een VERBINDING MET BESTAANDE PLANNEN (gewenst)? Betekent dit dat het initiatief aangepast moet worden?

Op welke manier wordt CONTINUÏTEIT - in uitvoering en beheer van het initiatief - geborgd?

Zijn er (groepen) burgers met ALTERNATIEVE OPLOSSINGEN?

4.

WAARDE

Is er sprake van een MEERWAARDE die niet in geld uit te drukken is? Zijn de maatschappelijke en economische kosten en baten in balans? Vraagt het initiatief om eenmalige of structurele FINANCIERING? Is er cofinanciering met andere partijen en wat is de eigen bijdrage? Is het plan UITVOERBAAR en BETAALBAAR? Wat zijn de kosten en (indicatieve) baten van het initiatief? Is het initiatief GOEDKOPER dan andere oplossingen? Wat LEVER je als initiatiefnemers? Wat VERWACHT je van anderen?

Kennisgeving: Het Groninger Participatiewerkboek bundelt inzichten uit de Inspiratiegids voor Participatie Omgevingswet, het afwegingskader burgerparticipatie ProDemos, de THiNK participatieversneller en Procesmatig Creëren met uitgangspunten voor participatie uit Next City Groningen en Factor C.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

WELKE BELANGEN SPELEN MEE?

WELKE BELANGEN(-tegenstellingen) spelen er? WIE zijn belanghebbenden en wie zijn betrokken? Hoe DEMOCRATISCH is het initiatief tot stand gekomen? INCLUSIE Hebben alle belanghebbenden in het proces een stem? Hoe is dat gedaan?

ZEGGENSCHAP Hoe is de zeggenschap georganiseerd: op welke manier kunnen partijen meedoen en waarover mogen partijen meebeslissen?

TRANSPARANTIE Zijn de werkwijze en begroting inzichtelijk?

DELIBERATIE Wat is gedaan om het gesprek open en toegankelijk te maken?

CHECKS EN BALANCES Wat is gedaan om ruimte te bieden aan tegenspraak en overleg met andersdenkenden en belanghebbenden? Hoe is dit georganiseerd en hoe wordt met hun inbreng omgegaan? Is tegemoetgekomen aan wat nodig is?

WAARDE VAN HET INITIATIEF?

Wat is de TOTALE PUBLIEKE WAARDE in termen van rendement, betrokkenheid en legitimiteit? Wie profiteert hiervan?

3.

BELANGEN

5.

WEL/NIET WAT KAN ER WEL EN NIET?

Met welke REGELGEVING heeft het initiatief te maken? Valt het initiatief binnen of buiten het OMGEVINGSPLAN of andere relevante wet- en regelgeving? Wordt er gevraagd om in afwijking van het Omgevingsplan of andere wet- en regelgeving toch ruimte te maken voor het initiatief? Is dat wenselijk, en waarom? Wat zijn de GRENZEN van het plan? Zijn er RISICO’S voor specifieke groepen of in een bepaald gebied? Wie ondervindt er LAST of HINDER van het plan? Leidt ontwikkeling op deze plek tot OVERLAST elders? Op welke manier zorgt de initiatiefnemer(s) dat overlast wordt beperkt? Hoe verhoudt het initiatief zich tot afspraken met ANDERE PARTIJEN/ ANDERE OVERHEDEN? Heeft de initiatiefnemer z’n best gedaan om te voldoen aan de MEEGEGEVEN AANDACHTSPUNTEN?

ZOEK JE HULP BIJ PARTICIPATIE? INWONERS: WIJ Groningen en de gebiedsteams van de gemeente zijn er om bewonersinitiatieven verder te helpen. Of bel het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen op nummer 14 050. De medewerkers daar weten de weg in de organisatie. ONTWIKKELAARS EN ONDERNEMERS: Via het Omge-

vingsloket, de gebiedsteams of projectleiders krijgen kleine en grote ontwikkelaars hulp en advies. Of bel het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen op nummer 14 050. De medewerkers daar weten de weg in de organisatie.

AMBTENAREN: De afdeling communicatie en de gebiedsteams van de gemeente helpen ambtenaren op weg.

VRAGEN OF IDEEËN over het gebruik van dit werkboek? Neem contact op via gemeente.groningen.nl/participatiewerkboek 16

Leren over het samenspel Om te leren van de samenwerking en de kwaliteit van de dialoog te vergroten is het nuttig om geregeld een procesevaluatie te doen. Welke lessen kun je met elkaar leren voor de toekomst? Benut het werkblad LEREN OVER HET SAMENSPEL om samen terug te blikken en vooruit te kijken. Voor het beste inzicht bespreek je de vragen met alle betrokkenen in het samenspel: initiatiefnemers, deelnemers in het proces, samenwerkingspartners en andere stakeholders.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

17

Leren over het samenspel WIJ: BLIK OP DE ORGANISATIE

HET: BLIK OP HET INITIATIEF Wat hebben we gedaan om onze gewenste doelen en resultaten te bereiken? Op welke manier zijn we tot resultaat gekomen? Wat maakte het initiatief succesvol? Wat hebben we hiervoor gedaan? En omdat je van fouten kan leren: Wat ging er mis? Hoe herkenden we dit, en hoe hebben we hierop gereageerd?

Als initiatiefnemer(s) ben je verantwoordelijk voor het plan en neem je de rol van aanjager en trekker van het initiatief op je. Hoe heb je als initiatiefnemer(s) deze rol vervuld? Waarom was je als initiatiefnemer(s)de beste organisatie om een antwoord te geven op het vraagstuk? Of hebben je aan iets gewerkt dat buiten je bereik lag, en waar andere partijen betere of handiger trekkers voor zijn? Waar blijkt dit uit? Op welke manier sloten de kennis en capaciteiten van de initiatiefnemers aan op wat nodig was, om het werk te kunnen doen?

Wat waren onverwachte gebeurtenissen? Hoe zijn we hiermee omgegaan? Wat heeft dit opgeleverd in het proces?

Op welke manier ben je bereid geweest elkaar te helpen om de trekkersrol goed te vervullen? Waar blijkt dat uit? Op welke manier heb je gezorgd voor voldoende financiële middelen, kennis en ervaring? Op welke manier heb je gezorgd voor een goede organisatie en planning van het werk? Wat kostte veel tijd, wat uiteindelijk veel minder? Hoe verliep de onderlinge afstemming binnen het organiserende team?

ONS: BLIK OP HET SAMENSPEL

Wat hebben we gedaan om de juiste personen en partijen tijdig bij het initiatief te betrekken? Heeft het initiatief voldoende ingespeeld op behoeften uit de omgeving? Wat zorgde ervoor dat de samenwerking plezierig was? Hebben we voldoende feestjes gevierd?

IK: BLIK OP EIGEN BIJDRAGE Hoe kijk je naar je eigen rol in het proces? Hoe waardeer je die?

Wat hebben we gedaan om elkaar te respecteren in ieders bijdrage? In hoeverre zijn we eerlijk naar elkaar geweest als het spannend werd? Hoe verliep de informatie-uitwisseling tussen betrokkenen?

Op welke momenten haalde je voldoening uit de samenwerking? Op welke momenten voelde het samenwerken als een verplichting?

Was er voldoende ruimte voor tussentijdse afstemming? Kon iedereen zijn afspraken nakomen?

Staat de inspanning die je hebt geleverd in verhouding tot de opbrengst van het proces?

Wat hebben we gedaan om de juiste dialoog te voeren? Wat ging er goed? Wat kon er beter?

ZOEK JE HULP BIJ PARTICIPATIE? INZICHTEN DELEN Wat kunnen we doen om zoveel mogelijk BETROKKENEN de gelegenheid te geven te LEREN VAN EEN PROCES? Stel de ‘LESSONS LEARNED’ op. Verspreid die aan degenen die ervan moeten (en willen) leren. Beleg een ‘LESSONS LEARNED-SESSIE’ en bespreek de evaluatie en de (individueel) daaruit te halen leringen. Kennisgeving: Het Groninger Participatiewerkboek bundelt inzichten uit de Inspiratiegids voor Participatie Omgevingswet, het afwegingskader burgerparticipatie ProDemos, de THiNK participatieversneller en Procesmatig Creëren met uitgangspunten voor participatie uit Next City Groningen en Factor C.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | PROCESONTWERP INITIATIEF

INWONERS: WIJ Groningen en de gebiedsteams van de gemeente zijn er om bewonersinitiatieven verder te helpen. Of bel het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen op nummer 14 050. De medewerkers daar weten de weg in de organisatie. ONTWIKKELAARS EN ONDERNEMERS: Via het Omge-

vingsloket, de gebiedsteams of projectleiders krijgen kleine en grote ontwikkelaars hulp en advies. Of bel het Klantcontactcentrum van de gemeente Groningen op nummer 14 050. De medewerkers daar weten de weg in de organisatie.

AMBTENAREN: De afdeling communicatie en de gebiedsteams van de gemeente helpen ambtenaren op weg.

VRAGEN OF IDEEËN over het gebruik van dit werkboek? Neem contact op via gemeente.groningen.nl/participatiewerkboek 18

Goede voorbereiding is het halve werk En dan is het zover… binnenkort is er een ontmoeting voor allerlei betrokkenen. Een goede voorbereiding is het halve werk, want realiseer je:

Spelregels goede dialoog:

Mensen kunnen slechts 10 minuten luisteren en onthouden ervaringen beter.

Laat de ieder z’n verhaal vertellen zonder gelijk een verhaal er tegenover te zetten.

In een creatieve sessie is het makkelijker communicatiepatronen doorbreken en aanzetten tot gedragsverandering.

•

Behandel elkaar met respect en vriendelijkheid.

•

Spreek vanuit jezelf (‘Ik vind…’ in plaats van ‘men zegt…’)

•

Vraag om uitleg als er algemeenheden op tafel komen.

•

Stel oordelen uit en onderzoek ze met elkaar.

•

Sta stiltes toe, soms willen mensen even nadenken.

Creatieve oplossingen ontstaan door samen te onderzoeken en nadenken. Benut de punten hieronder voor het uitwerken van een concrete ontmoeting.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

Met een paar simpele afspraken zorg je ervoor dat iedereen van zich kan laten horen:

Benut het werkblad Een prettige ontmoeting en open dialoog om je voor te bereiden op een concrete ontmoeting. Of verken de mogelijkheden van digitale participatie.

19

2.

DOEL

1.

ONTMOETEN?!

WAT IS HET DOEL VAN DE ONTMOETING?

3.

FYSIEK/ONLINE FYSIEKE OF ONLINE ONTMOETING?

IS EEN ONTMOETING NODIG?

4.

GROEP

MET WIE AAN TAFEL?

6.

PLEK

7.

MATERIAAL

KIES EEN AANTREKKELIJKE LOCATIE

ONDERSTEUNENDE MATERIALEN

Bekijk de SPEELKAARTEN (pagina 23) en kies een passende WERKVORM

5.

WERKVORMEN

8.

WAT ZIJN PASSENDE WERKVORMEN?

UITNODIGEN WEES UITNODIGEND

Een prettige ontmoeting en open dialoog En dan is het zover… binnenkort is er een ontmoeting voor allerlei betrokkenen. Beantwoord de vragen in dit werkblad, vind een passende werkvorm en ga aan de slag. Kom je er niet uit? Zoek dan eerste hulp bij participatie.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

9.

VERVOLG ZEGT HET VOORT

20

1.

ONTMOETEN?!

IS EEN ONTMOETING NODIG? Wil je: informeren, raadplegen of adviseren, dingen doen of maken of beslissen?

JA!

Een prettige ontmoeting en open dialoog DOEL FYSIEK/ONLINE

2.

WAT IS HET DOEL VAN DE ONTMOETING?

DENK AAN: kennismaken, uitwisselen, kennis overdragen, discussiëren, beslissen, brainstormen, evalueren, plannen vormen, vaardigheden oefenen. Sta aan het begin van de sessie stil bij dit doel, en check: hebben de deelnemers hetzelfde plaatje in het hoofd? Benoem ook voor jezelf de vragen die je beantwoordt wilt hebben, en hoe je wilt dat het resultaat eruitziet (verslag, tekening, film…).

Organiseer een ontmoeting als je hierover van gedachten wilt wisselen.

Wil je dit niet?

3.

FYSIEKE OF ONLINE ONTMOETING?

7.

MATERIAAL ONDERSTEUNENDE MATERIALEN

Soms wil je je verhaal kracht bij zetten door het tonen van een FILMPJE. Of draagt een PRAATPLAAT bij aan het richten van het gesprek. Visueel gepresenteerde informatie is beter te onthouden. Check altijd vooraf: Is er internet? Heb je beamer nodig: welke aansluiting hebben beamer en laptop voor beeld en geluid? VGA, HDMI, bluetooth, anders? Hoe is de catering geregeld? Heb je flip overs, stiften of andere gespreksmaterialen nodig?

8.

UITNODIGEN

6.

PLEK

KIES EEN AANTREKKELIJKE LOCATIE

Kies een leuke aansprekende LOCATIE voor de sessie, die ook ‘KLOPT’ bij het thema. Een passende ruimte waarin je met de groep makkelijk kunt bewegen, vergroot de concentratie. Denk dus na over toegankelijkheid, licht en akoestiek. En wat je met de groep in de ruimte wilt kunnen doen: wil je in kleinere groepjes werken als dat nodig is? Heb je de ruimte om een goede opstelling van tafels en stoelen te maken? Dan helpt het om met tafels en stoelen te kunnen schuiven.

Een ruimte die past bij het onderwerp dat op tafel ligt, draagt bij aan de betrokkenheid in de groep.

WEES UITNODIGEND

Denk goed na over HOE en WANNEER je mensen uitnodigt en of je VOLDOENDE INFORMATIE hebt gegeven over wat er gaat gebeuren. Nodig PERSOONLIJK uit. Spreek mensen aan op hun individuele ervaring en kwaliteiten.

Leg in een uitnodiging ook uit wat je eigen VERWACHTINGEN zijn, of stel een paar vragen waarover je in gesprek wilt. Die vragen zetten (onbewust) de groep al aan het denken.

LEEF JE IN: waarom zouden mensen wel of niet willen komen?

Zorg dat mensen zich WELKOM en ONMISBAAR voelen. Stuur daarom niet alleen een mail of een brief, bel mensen op of ga erlangs.

Kennisgeving: Het Groninger Participatiewerkboek bundelt inzichten uit de Inspiratiegids voor Participatie Omgevingswet, het afwegingskader burgerparticipatie ProDemos, de THiNK participatieversneller en Procesmatig Creëren met uitgangspunten voor participatie uit Next City Groningen en Factor C.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

Positief: meer ruimte om IN EIGEN TIJD deel te nemen, je kunt anoniem reageren waardoor je EERLIJKER kunt zijn, je LUISTERT BETER naar elkaar zonder afleiding van vooroordelen of indrukken van personen in de groep. Negatief: HOGERE KOSTEN voor maken van online omgeving.

Gesprekken kun je zowel in persoon of via computer voeren. Wat zijn de voor- en nadelen? FYSIEKE ONTMOETING

Positief: sterkere BINDING en RELATIES tussen deelnemers Negatief: MEER logistieke VOORBEREIDING

Dan heeft een ontmoeting geen zin. Redenen om geen ontmoeting te houden zijn: geen tijd om het goed voor te bereiden, onderliggende vragen mogen niet besproken worden, er valt weinig te kiezen

ONLINE ONTMOETING

4.

GROEP

MET WIE AAN TAFEL?

Een mooi AANGEKLEDE RUIMTE inspireert en zorgt dat mensen zich op hun gemak voelen.

Bekijk met WIE je IN GESPREK gaat, en WELKE PERSPECTIEVEN je aan tafel zet. Maak een lijstje hiervan en stel jezelf een paar CHECKVRAGEN:

WELKE INBRENG is er nodig om bij te dragen aan het doel? Hebben deze mensen relevante kennis en expertise? Wat wil je van deze mensen weten?

Welke REDEN hebben mensen om te komen, met Besef dat de INDELING de POSITIONERING gevoel doen ze mee? Weten ze voldoende over bepaalt: een ronde tafel verbindt meer dan het onderwerp? een rechthoekige. Staand overleggen rond Hoe GROOT is de GROEP? Om te zorgen dat een tafel leidt tot meer actiebereidheid. iedereen z’n zegje kan doen, helpt om groepen van meer dan 8 personen op te splitsen. Denk na over de SFEER en de SETTING die je wilt voor het gesprek. Zorg altijd voor verbinding met elkaar en met het thema, want contact gaat voor contract! Kent de groep elkaar niet; dan is het belangrijk eerst met elkaar kennis te maken. Kent de groep elkaar wel; dan is het handig kennis te maken met het thema.

9.

VERVOLG ZEGT HET VOORT

Maak aan het eind van een sessie duidelijk of en op welke manier het proces een VERVOLG krijgt. Leg in de sessie nog uit hoe je de GROEP BETROKKEN houdt. Breng met een SFEERIMPRESSIE, filmpje of fotocollage in beeld wat er is gezegd en gedaan. Zorg dat de impressie SNEL IN IEDERS INBOX ligt en breed gedeeld kan worden. Een handige manier om open te zijn over wat je met elkaar in een sessie hebt gedaan, en om anderen te kunnen laten aanhaken. Maak in de terugkoppeling al duidelijk wat DE VOLGENDE STAPPEN zijn en wanneer men weer iets hoort. En laat dan ook daadwerkelijk iets weten!

5.

WERKVORMEN WAT ZIJN PASSENDE WERKVORMEN?

Welke werkvorm nodigt uit om te doen? Kies er een die bij het DOEL van de ontmoeting past.

Ga niet vergaderen met een agenda. Benoem de punten die je met elkaar wilt bespreken.

DOE IETS! Ga tekenen, uitproberen, testen.

Maak van de ontmoeting een ERVARING. Door iets onverwachts te doen, dat vooraf niet bekend was. Roep een prijsvraag uit of geef Creëer een setting van ‘JE HAD ERBIJ mensen een beloning voor een MOETEN ZIJN...’. Door met theater en prestatie. muziek voor spektakel te zorgen. Dan wil je als deelnemer een volgende keer weer komen. Benoem SPELREGELS voor een goede dialoog. ZOEK JE HULP BIJ PARTICIPATIE?

Kijk dan op gemeente.groningen.nl/participatiewerkboek 21

Digitale Participatie De Stem van Groningen

Naast fysieke ontmoetingen is het ook mogelijk om online het gesprek te voeren en te beslissen. De gemeente Groningen beschikt over een digitaal participatieplatform: De Stem van Groningen. Hier kunnen inwoners van Groningen terecht voor je ideeën, meningen en suggesties om Groningen nog mooier en beter te maken. Het digitale platform biedt de mogelijkheid om verschillende soorten van online participatie te organiseren. Dit zijn de gebruiksmogelijkheden van het platform:

Stel samen een burgerbegroting op

Verken met elkaar welke plannen haalbaar en betaalbaar zijn, op wijk- en gemeentelijk niveau. Het opstellen van een burgerbegroting kent een paar stappen. 1. De financier (bijvoorbeeld de gemeente) maakt totaal beschikbare budget bekend (bijvoorbeeld €25.000) en geeft uitgangspunten mee, waaraan ideeën moet voldoen. Ook stelt financier de periode vast waarin ideeën worden kunnen worden ingezonden.

Ga in gesprek

2. Bewoners, bewonersinitiatieven en/of wijkpartners sturen in die periode ideeën in.

Doe een voorstel

3. De financier kijkt welke ideeën haalbaar zijn – gegeven de uitgangspunten. Ook geeft de financier een toelichting welke niet haalbare plannen zijn, zodat iedereen de afwegingen van de financier kan volgen.

Het platform is een plek voor discussie en dialoog. Jij bepaalt het gespreksonderwerp. Een moderator kijkt mee om actie te ondernemen tegen vervelende reacties.

Heb je een plan: kom met een voorstel, en verken of anderen je plan steunen. Zo zie je meteen welk ideeën veel draagvlak hebben, en welke minder.

Peil hoe anderen erover denken

Je kunt ook een peiling te organiseren: via een simpele ja-nee-vraag, of door te vragen naar de argumenten van anderen. Zo krijg een idee hoe anderen denken over een onderwerp.

voorstel doen

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

Samen plannen uitwerken

In een gezamenlijke werkomgeving werk je met tientallen mensen tegelijk aan een plan of een visie (voor de wijk), of geef je commentaar op beleidsstukken van de gemeente. Er is ruimte om opmerkingen te plaatsen, vragen te stellen of suggesties te doen voor verbeteringen.

4. De plannenmakers en financier zorgen ervoor dat alle haalbare ideeën een prijskaartje krijgen. 5. Bewoners, bewonersinitiatieven en/of wijkpartners prioriteren deze haalbare ideeën, tot het totaal beschikbare budget is besteed. De ideeën met de meeste stemmen worden uitgevoerd.

burgerbegroting

(wet)teksten behandelen

discussie & dialoog

22

Speelkaarten Om de opbrengst uit een ontmoeting zo groot mogelijk te maken, benut je de SPEELKAARTEN in dit participatiewerkboek. Erop staan beproefde ‘Groningse’ werkvormen voor fysieke en online ontmoetingen. Ze zijn ingedeeld naar de mate van interactie tussen initiatiefnemer en betrokkenen en gaan over: elkaar informeren, elkaar raadplegen en adviseren, samen dingen doen en maken, en samen beslissen. Gebundeld vormen de ontmoetingsmomenten een participatieproces, waarin je met anderen werkt aan je initiatief.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

Samen beslissen

Bewoners, ondernemers en overheid dragen samen verantwoordelijkheid voor de koers, plannen en uitvoering. Iedere speler heeft een bepalende en meebeslissende stem.

Samen doen en maken

In een continue dialoog bedenken we als spelers wat het beste is voor wijk, buurt, dorp of stad. Iedereen brengt kennis, kunde en netwerk in. Samen voeren we het plan uit en zorgen we dat iedereen z’n inbreng kan hebben.

Elkaar raadplegen en adviseren

In een open gesprek denken we met elkaar mee en delen perspectieven. Elke speler weegt voor zichzelf de genoemde argumenten en maakt keuzes.

Elkaar informeren

We houden elkaar op de hoogte van de activiteiten die we zelf ondernemen. Er is geen ruimte voor beïnvloeding. We luisteren naar elkaar.

23

Werkvormen Welke werkvorm nodigt uit om te gaan doen? Kies een SPEELKAART die past bij het doel van de ontmoeting: elkaar informeren, elkaar raadplegen of adviseren, samen dingen doen en maken, samen beslissen. Erop staan beproefde ‘Groningse’ werkvormen voor fysieke en online ontmoetingen.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

24

Samen beslissen

ABCD-methode Omschrijving

De Asset Based Community Development-methode (ABCD-methode) ondersteunt het versterken van de sociaaleconomische kracht van de wijk. Vertrekpunt vormen de bewoners, zij staan zelf aan het stuur. Vanuit het perspectief dat succesvolle wijkontwikkeling alleen succesvol is als buurtbewoners zelf in beweging komen en hun eigen talenten en vaardigheden willen inzetten. En als bewoners zelf hun creativiteit kunnen inzetten en zeggenschap hebben over investeringen. De methode is relatie- en netwerk-gedreven: het draait om het permanent bouwen aan relaties tussen mensen, groepen en instituties.

Burgerbegroting In vijf stappen krijgen bewoners het stuur in handen: 1. In beeld krijgen van de capaciteiten en vaardigheden van bewoners, lokale organisaties en instituties.

Omschrijving

Het opstellen van een burgerbegroting kent een paar stappen.

3. Inventariseren op welke thema’s bewoners willen samenwerken.

1. De financier (bijvoorbeeld de gemeente) maakt totaal beschikbare budget bekend (bijvoorbeeld €25.000) en geeft uitgangspunten mee, waaraan ideeën moet voldoen. Ook stelt financier de periode vast waarin ideeën worden kunnen worden ingezonden.

4. Bewoners, lokale organisaties en instituties maken samen een visie of een plan.

2. Bewoners, bewonersinitiatieven en/of wijkpartners sturen in die periode ideeën in.

5. Bewoners zoeken steun van buiten om hun initiatieven te realiseren.

3. De financier kijkt welke ideeën haalbaar zijn – gegeven de uitgangspunten. En Ook geeft de financier een toelichting welke niet haalbare plannen zijn, zodat iedereen de afwegingen van de financier kan volgen.

2. Bewoners, lokale organisaties en instituties met elkaar in contact brengen.

Meer weten

Op de website van De Rode Wouw staat een uitgebreide beschrijving van de ABCD-methode. En via Plan en Aanpak krijg je tips over hoe je vanuit de gemeente het beste de ABCD- methode kunt ondersteunen.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

Wijkcheques Voorbereiding

Benut de informatie over het voorbereiden en uitvoeren van een burgerbegroting op Stem van Groningen, het online platform voor digitale participatie.

Meer weten

Op de website van De Rode Wouw staat een uitgebreide beschrijving om burgerbegrotingen in te voeren. Of laat je inspireren door Europese voorbeelden.

Omschrijving

Als gemeente of initiatiefnemer stel je een bepaald budget beschikbaar. Het beheer van dit budget komt terecht bij een regiegroep, die bestaat uit een groep vrijwilligers en/of wijkbewoners. Deze regiegroep beoordeelt plannen en ideeën die andere bewoners indienen. De voorstellen die de regiegroep goedkeuren ontvangen een wijkcheque. Met deze cheque kunnen de bewoners aan de slag.

Voorbereiding

Informeer deelnemers over de kaders. Er gelden altijd een aantal voorwaarden aan het weggeven van een wijkcheque. Denk aan: heeft het genoeg draagvlak? Is het gericht op verbetering van de leefbaarheid? Is het uitvoerbaar? De uitvoering van de projecten ligt bij de bewoners, soms met ondersteuning van de gemeente.

4. De plannenmakers en financier zorgen ervoor dat alle haalbare ideeën een prijskaartje krijgen.

Meer weten over de methode

5. Bewoners, bewonersinitiatieven en/of wijkpartners prioriteren deze haalbare ideeën, tot het totaal beschikbare budget is besteed. De ideeën met de meeste stemmen worden uitgevoerd.

Gronings praktijkvoorbeeld

Lees meer op de website van ProDemos.

Benut tijdens de wijkstemdagen van de Korrewegwijk

25

Samen beslissen

COCD-box

4v-kwadrant

Omschrijving

Omschrijving

In brainstormsessies of bij de planning van werkzaamheden kan de COCD-box nuttig zijn om in te zetten. Het ordent de gedachten over wat haalbaar is en vernieuwend. De COCD-box bestaat uit drie velden: blauw, geel en rood. De deelnemers zetten ieder idee in het juiste veld. • Blauw: ideeën zijn haalbaar, maar weinig vernieuwd • Geel: ideeën zijn vernieuwend, maar weinig haalbaar. • Rood: ideeën zijn haalbaar én vernieuwend De rode ideeën werk je verder uit. De gele ideeën zijn interessant, en kun je in andere vorm misschien ook realiseren. Ga hierover in gesprek met de deelnemers.

Meer weten over de methode

De COCD Brainstormbox is ontwikkeld door het Centrum voor de Ontwikkeling van het Creatief Denken.

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

‘Het roer moet om, het moet helemaal anders’, is de teneur in vele discussies. Alsof er geen goede dingen gebeuren en veranderen een doel op zich is geworden. 7Zebra’s bedacht het 4V-kwadrant om recht te doen aan alles wat in de praktijk blijkt te werken en dus vastgehouden en versterkt moet worden. Om vervolgens te bespreken wat niet uit de verf komt en verlaten moet worden. En op welke terreinen vernieuwing tot stand gebracht moet worden. Geef deelnemers de tijd om eerst voor zichzelf antwoord te geven op de hoofdvraag. En ga vervolgens met elkaar hierover in gesprek. Het 4V-kwadrant nodigt ertoe uit om feiten, cijfers en praktijkervaring bij elkaar te brengen. Vanuit het overzicht dat ontstaat kan het kwadrant in gesprek worden ingevuld.

Voorbereiding

• Benoem scherp het onderwerp waarover je in gesprek wilt. • Teken het kwadrant op een flip-overvel. • Zorg voor een gevarieerde groep: gebruikers, belanghebbenden en netwerkpartners

Gesprek op voeten Meer weten over de methode Lees meer op de website van 7Zebra’s

vasthouden

versterken

vernieuwen

verlaten

Omschrijving

Het gesprek begint met een persoon die een mening of standpunt uitspreek en daarbij een vrije plek in de ruimte zoekt. Iedereen die zich aangesproken voelt tot het ingebrachte punt, gaat achter de inbrenger staan. Dan krijgt een volgend persoon het woord die een ander perspectief inbrengt. Alle deelnemers komen daarop weer in beweging en kiezen opnieuw hun plek. Zo wordt zichtbaar welke standpunten door veel mensen worden gedeeld en welke afwijkende en andere meningen er zijn, die ook het onderzoeken waard zijn. Via de methode komt iedereen aan bod. En het is een actieve vorm, omdat je beweegt door de ruimte en het gesprek met je voeten. Tijdens het gesprek komen deelnemers er vaak achter dat ze het met meerdere opmerkingen eens zijn, of zichzelf tegenspreken. Dat is prima: je kunt meerdere dingen tegelijk vinden.

Voorbereiding

a. Zorg voor een ruimte waarin mensen zich vrij kunnen bewegen. b. Introduceer het onderwerp van gesprek. c. Leg de ‘spelregels’ uit.

• Iedereen is vrij in het plaatsen van een opmerking. • Geef je mening in één statement. Hou geen betoog met meerdere standpunten. Dan kunnen mensen niet kiezen. • Je mag jezelf tegenspreken, dit is een gespreksvorm zonder winnaars en verliezers. Het gaat om het in beeld brengen van invalshoeken, meningen, gedachten en emoties. • Wil je niet zeggen? Blijf dan in beweging. Als je ergens alleen staat loop je de kans dat een begeleider naast je komst staan en je uitnodigt om hardop te denken. d. Stop als: • De groep neigt naar het nemen van een beslissing. • Wanneer tegenstellingen zichtbaar worden en groep in herhaling blijft vallen op die punten. • De beweging in de groep stopt.

Meer weten over de methode

Lees meer op de website over Deep Democracy van Human Dimensions

26

Samen beslissen

eValuatie Omschrijving

Waarderend evalueren is gebaseerd op de eerste 3 stappen van waarderend onderzoek: verkennen, vertellen, verbeelden. De methode: • Is positief gericht • Werkt vanuit waardering, verbetering en ontwikkeling • Gaat uit van het potentieel en ontwikkelpunten • Buit sterktes uit • Benut ieders eigen kracht Deelnemers bevragen elkaar op wat hun ervaring is met het hoofdthema en zoeken naar acties, werkwijzen, vaardigheden die nuttig zijn voor de toekomst. Start met een waarderend interview waarbij deelnemers in tweetallen elkaar een verhaal vertellen over een situatie waarin het je lukte om het doel van het project te halen. Deel de beste ervaringen tot nu toe, ga erover in gesprek, deel voorbeelden, vertel succesverhalen. Na de uitwisseling hierover in viertallen, zoeken groepjes van acht naar de werkzame bestanddelen die nuttig zijn voor de toekomst. Met deze bestanddelen denk je samen na over de toekomst: Wat is de toekomst die we wensen? Hoe zouden we het echt graag willen?

Consensusconferentie Belangrijke vragen zijn:

• Welke voordelen levert… (het project, de bijeenkomst, de coaching etc.) voor jou/ons op? • Waarover maak je je op dit moment (in relatie tot het onderwerp van de evaluatie) eventueel zorgen? • Wat verdient onze aandacht?

Voorbereiding

• Maak een regiegroep <wat is het doel van deze groep?> • Benoem het onderwerp van gesprek en formuleer deze op een positieve manier. • Maak een helder stappenplan, wat ga je doen, wie wil je betrekken en hoe richt je jouw proces in? Spreek af welk tastbaar resultaat je levert. Waarderend evalueren maakt veel gebruik van foto’s, beelden en verhalen. • Zorg voor een gevarieerde groep:gebruikers, belang-hebbenden en netwerkpartners

Meer weten over de methode

Lees meer op deze websites: Lees meer op deze websites: • Learning Spirit • Instituut voor interventiekunde

Gronings praktijkvoorbeeld

Vraag aan groep: Naar welk praktijkvoorbeeld verwijzen we?

GRONINGER PARTICIPATIEWERKBOEK | GOEDE VOORBEREIDING

Omschrijving

In een consensusconferentie bespreken deelnemers een thema met de inzet om tot overeenstemming te komen. De deelnemers zijn geen deskundigen. Om antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag, krijgen ze de kans om vragen en zorgen te stellen aan verschillende experts. Hun input krijgt een plek in de verdere discussies tussen de groepen. Na afloop komt de groep met een gemeenschappelijk oordeel (consensus). Met hulp van professionals verwerken de deelnemers het advies van de consensusconferentie tot een rapport. Dit rapport biedt de groep aan wethouder en beleidsmedewerkers. Deze koppelen terug wat er met de adviezen al dan niet gedaan is en waarom. Een consensuconferentie kan de politieke besluitvorming versterken, angsten wegnemen of bruggen slaan tussen verschillende belangengroepen. Het is met name geschikt wanneer er (beleids)vragen liggen die controversieel, complex en/of technisch zijn en veel verschillende groepen zich zorgen maken.