Aanbod Gemeente Oude IJsselstreek van Tribuut belastingcentrum 20251017.pdf

VOORBEREIDING VOOR DEELNAME AAN GR VOOR LOKALE BELASTINGEN Gemeente Oude IJsselstreek en Tribuut belastingcentrum

Apeldoorn,

september 2025

Voorwoord Voor u ligt een aanbieding waarin wordt ingegaan op mogelijkheid en bereidheid om samen te werken op het gebied van gemeentebelastingen. Tijdens het bezoek van het Team Belastingen Oude IJsselstreek op 17 september jl. hebben we kennis gemaakt met elkaar. We denken dat dit een mooie basis biedt voor een goede samenwerking. Uiteraard zien wij dit document ook als basis voor een gesprek om onderwerpen verder te verdiepen en te bespreken. De huidige deelnemende gemeenten hebben een aantal principes met elkaar afgesproken voor deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Tribuut: • • • •

Een nieuwe gemeente neemt volledig en gelijkwaardig deel in de GR. Alle belastingtaken worden overgedragen. De autonomie van de gemeente blijft in stand en ze bepaalt zelf het beleid. Tribuut is een uitvoerende GR. Daar waar collectieve afspraken zijn gemaakt over uniformering van belastinggrondslagen en processen, gelden die afspraken ook voor de nieuwe gemeenten.

Wij hebben ervoor gekozen om een uitgebreid document te maken om daarmee een goed beeld af te geven van onze manier van werken. Daarmee verwachten wij dat dit document informatie geeft voor iedereen die bij de uitvoering van gemeentelijke belastingtaken betrokken is. We gaan er ook vanuit dat het voldoende informatie geeft voor besluitvorming in het bestuurlijke proces. Mocht u nog vragen hebben of graag een mondelinge toelichting wensen, dan horen wij dat graag van u. Wij zullen daarvoor alle moeite doen, zodat u goed geïnformeerd een besluit kunt nemen.

Tribuut belastingcentrum

Bert Groot Wesseldijk, Directeur

2

Inhoud 1.

De organisatie.................................................................................................................................... 4

2.

Scope van de dienstverlening ........................................................................................................... 5 2.1

Team Frontoffice ............................................................................................................................... 5

2.2

Team Beleid / Juridische zaken (onderdeel van team Staf) .............................................................. 6

2.3

Team Gegevensbeheer Heffen ......................................................................................................... 7

2.4

Team Gegevensbeheer WOZ ........................................................................................................... 9

2.5

Team Waarderen ............................................................................................................................. 11

2.6

Team Invorderen ............................................................................................................................. 12

3.

Planning ........................................................................................................................................... 14

4.

Bijdrage per gemeente .................................................................................................................... 15

5.

Personele consequenties ................................................................................................................ 18

6.

Bestuurlijke consequenties .............................................................................................................. 19

Bijlage 1: Over Tribuut: Missie en visie | contactgegevens .......................................................................... 20 Bijlage 2: Gemeenschappelijk Regeling Tribuut Belastingsamenwerking ................................................... 21 Bijlage 3: Tekst bestaande Collectieve SamenwerkingsOvereenkomst (CSO) ........................................... 32 Bijlage 4: Tekst Bijlage Collectieve SamenwerkingsOvereenkomst (CSO) ................................................. 36

3

1. De organisatie Hoe is Tribuut georganiseerd? In 2016 is Tribuut Belastingcentrum als samenwerkingsverband (Gemeenschappelijke Regeling) ontstaan om de belastingtaken WOZ, heffing en invordering uit te voeren in het werkgebied van deelnemende gemeenten Apeldoorn, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen. Sinds 2023 is ook gemeente Brummen deel van de GR. Organisatie De organisatie Tribuut bestaat uit ongeveer 60 medewerkers die verdeeld zijn over vijf uitvoerende teams die aangestuurd worden door een teamleider. Daarnaast is er een team staf. Het MT bestaat uit de directeur, manager en controller en wordt ondersteund door de managementassistent. In onderstaand organogram is de organisatie schematisch weergegeven.

De GR Tribuut Belastingsamenwerking is eigendom van zes gemeenten. Tribuut organiseert alle gemeentelijke belastingen voor deze gemeenten. Het bestuur vergadert gemiddeld vijf keer per jaar. De portefeuillehouders (meestal Financiën) van de deelnemende colleges vormen het bestuur. Het bestuur behandelt de beleidsdocumenten van Tribuut, de P&C documenten en bespreekt relevante strategische onderwerpen. Tribuut heeft als GR een autonome positie in de uitvoering. Tribuut heeft de bevoegdheden van de colleges overgedragen gekregen. Daarvoor zijn bij Tribuut een heffingsambtenaar en een invorderingsambtenaar aangewezen. Tribuut verzorgt gegevensbeheer, waardering, oplegging tot en met inning. We beschikken over een team Frontoffice dat de communicatie met klanten verzorgt en over beleidsjuristen die o.a. de beroepen behandelen. Kortom, een compleet pakket dat we organiseren met ca. 60 medewerkers. Tribuut werkt met vijf uitvoerende teams en een team Staf. Verderop in dit document leest u op hoofdlijnen welke dienstverlening de teams leveren. 4

2. Scope van de dienstverlening Welke taken voert Tribuut op dit moment uit voor de deelnemende gemeenten? Welke teams voeren die taken uit? We hebben de teamleiders gevraagd de taken die ze leveren te beschrijven. Die input vindt u hieronder.

2.1

Team Frontoffice

Wij hebben verschillende taken. Wij zijn verantwoordelijk voor: • Telefonie • E-mail • Post • Inboeken bezwaarschriften • Bijhouden website en social media Telefonie Wij vinden het belangrijk dat de klant zoveel mogelijk direct een ‘warme stem’ aan de telefoon krijgt. De Frontoffice is in staat om de meeste vragen tijdens het gesprek te beantwoorden. Van het gesprek maken wij een aantekening in onze belastingadministratie. Lukt het niet om direct antwoord te geven, dan schakelen wij met de backoffice of maken wij een terugbelverzoek aan. Het terugbelverzoek leggen wij ook vast in onze belastingadministratie. Via ons wallboard monitoren wij of er wachtenden zijn en wat het serviceniveau is. Bij extreme drukte wordt de backoffice bijgeschakeld om de klant niet te lang te laten wachten. E-mail Het e-mailadres info@tribuut.nl is het algemene e-mailadres van Tribuut voor alle klantvragen. De Frontoffice beantwoordt zoveel mogelijk deze e-mails (uiterlijk binnen zeven werkdagen). In het grootste deel van het jaar ligt de afhandeltermijn op drie dagen. In de periode dat de aanslagen gemeentebelastingen verstuurd zijn, is dit niet altijd haalbaar. Kan de Frontoffice de e-mail niet beantwoorden, dan sturen wij de e-mail door naar de backoffice. De klant ontvangt een antwoord dat de e-mail is doorgestuurd en wat de afhandeltermijn van de e-mail is.

Met de backoffice zijn hier vooraf afspraken over gemaakt. Het e-mailadres bezwaren@tribuut.nl is het e-mailadres van Tribuut voor het indienen van een bezwaarschrift. Of alle vragen die te maken hebben met een bezwaardossier. Iedereen die een e-mail stuurt aan deze twee e-mailadressen ontvangt direct een notificatie dat de e-mail is ontvangen. Daarin staat de maximale afhandeltermijn vermeld. Post Alle post die Tribuut ontvangt, wordt extern gescand en digitaal aangeboden. Alle post die betrekking heeft op een klant, koppelen wij aan de gegevens van de klant. Deze gegevens zijn zichtbaar in ons klantcontactscherm en raadplegen wij als de klant contact opneemt. Zo zijn alle medewerkers altijd op de hoogte. Inboeken bezwaarschriften Officiële bezwaarschriften kosten zowel de klant als Tribuut (veel) tijd en moeite. Tribuut vindt dat dit eenvoudiger kan. Daarom staat op het aanslagbiljet ‘bel ons’ als je het niet met de aanslag eens bent. Denk dan bijvoorbeeld aan het aantal Diftar ledigingen of de hoogte van de WOZ-waarde. Vaak is uitleg aan de telefoon al heel verhelderend. Gaat het om de WOZ-waarde, dan plannen wij voor de klant een belafspraak met de taxateur in. Dat is een informeel overleg waarbij de klant gericht met de taxateur de WOZ-waarde

5

bespreekt. Leidt dit tot een verlaging van de WOZ-waarde, dan wordt dit direct doorgevoerd in de belastingadministratie. En ontvangt de klant daar binnen enkele dagen een schriftelijk bericht van. Is het indienen van een bezwaarschrift toch noodzakelijk? Dan boekt Frontoffice deze bezwaarschriften gemeentebelastingen in. Dat betreft bezwaarschriften tegen de WOZ-waarde, over gemeentelijke belastingen en invorderingskosten. De klant ontvangt hiervan altijd een ontvangstbevestiging. Hierin staat ook informatie over de afhandeltermijn vermeld. Bezwaren van No Cure No Pay (NCNP)- bureaus boeken wij geautomatiseerd in. Ook voor alle andere bezwaarschriften onderzoeken wij op dit moment of die ook geautomatiseerd ingeboekt kunnen worden. Bijhouden website en social media Tribuut heeft een eigen website www.tribuut.nl. Op de website staat informatie over gemeentebelastingen, de Wet waardering onroerende zaken en het heffen en innen van gemeentebelastingen. Ook alle verordeningen en regelingen staan op de website. Op de website plaatsen wij nieuwsberichten. Belangrijke mededelingen vermelden wij in onze banner op de website. Deze informatie valt direct op. Frontoffice plaatst een banner en houdt informatie op de website actueel. Tribuut heeft een digitaal loket: ‘MijnTribuut’ Via onze website schakel je door naar deze omgeving.

De klant logt in met DigiD en regelt in deze omgeving zelf veel zaken rondom de gemeentebelastingen. Voorbeelden zijn: het aanzetten van de automatische incasso, het betalen via iDEAL, kwijtschelding aanvragen, bezwaar indienen, een kopie aanslag of taxatieverslag downloaden of het raadplegen van de betalingen die aan Tribuut zijn gedaan. Een bedrijf logt ook in op MijnTribuut en downloadt daar een kopie aanslag of taxatieverslag of vult een huurinlichtingenformulier in. Als de activiteit is uitgevoerd, is dat direct zichtbaar in onze belastingadministratie. De klant die niet digitaal vaardig is, bieden wij telefonische ondersteuning. Of bieden wij een alternatief. Denk hierbij aan het versturen van een machtigingskaart voor automatische incasso op papier, een papieren versie van de voormelding of een kopie aanslag. Tribuut deelt informatie, vacatures en nieuws via Facebook, LinkedIn en Instagram. Vooral in het begin van het jaar, als de aanslagen gemeentebelastingen zijn opgelegd, delen wij informatie via de social media. Hiervoor hebben wij ook een communicatieplan. Hiermee zijn wij laagdrempelig benaderbaar voor onze klanten. Tijdens kantooruren monitoren wij doorlopend of er berichten beantwoord kunnen worden.

2.2

Team Beleid / Juridische zaken (onderdeel van team Staf)

Tribuut heeft juridische kennis en kunde op het gebied van gemeentelijke belastingen en WOZ. De gemeente(raad) van Oude IJsselstreek bepaalt zelf welke belastingen het heft. En welke grondslagen en tarieven er gelden en of kwijtschelding mogelijk is. Tribuut voert het beleid uit en stelt jaarlijks de conceptverordeningen voor de gemeenten op. De gemeenten leveren daarvoor de tarieven en de gewenste beleidswijzigingen aan. Tribuut adviseert gevraagd en ongevraagd over het gemeentelijk belastingbeleid. Dit speelt onder meer bij wijzigingen in landelijke regelgeving en/of jurisprudentie. Tribuut streeft naar harmonisatie in de regelgeving. Daarmee beperken we fouten en kosten. U kunt uiteraard nog steeds besluiten om nieuwe belastingensoorten in te voeren. Daarover voeren we dan regelmatig overleg. Samen onderzoeken we wat de mogelijkheden, de verwachte opbrengsten en de kosten zijn van nieuwe producten.

6

Landelijke ontwikkelingen houden we bij. We zijn actief in landelijke netwerken om kennis te delen. Ook sparren we met andere samenwerkingsverbanden om onszelf te spiegelen en te kunnen verbeteren. We tonen ons graag als het ijverige jongetje/meisje in de klas. Tribuut stelt zelf het uitvoeringsbeleid vast. Het gaat dan bijvoorbeeld om beleidsregels voor het aanwijzen van een belastingplichtige in een keuzesituatie en de Leidraad invordering. We nemen ook het initiatief om bestuurlijke documenten, zoals de Gemeenschappelijke Regeling en de Collectieve Samenwerkingsovereenkomst te actualiseren. De juristen van Tribuut behandelen de procedures bij rechtbank, gerechtshof en Hoge Raad. Bij WOZ-zaken gaat er een taxateur mee naar de mondelinge behandeling. Verder analyseren we data van bijvoorbeeld bezwaar- en beroepsprocedures. Dat vergroot ons inzicht en helpt bij het verbeteren van onze klantbediening. De bescherming van privacy en geheimhouding van belastinggegevens is ingebakken in onze natuur. In de Collectieve Samenwerkingsovereenkomst hebben we meer in detail afspraken gemaakt wat Tribuut doet en wat de gemeenten doen. Samenwerken is echter vooral samen doen, elkaar spreken en begrijpen. Daar gaan wij voor! Tribuut wordt ook geconfronteerd met bureaus die voor de inwoners kosteloos bezwaar maken, de zogenaamde No Cure No Pay-bureaus, kortweg NCNP’s.

De proceskostenvergoeding die we moesten betalen was de afgelopen jaren hoog. Daarom voeren we al jaren verschillende acties uit om het aantal bezwaren van NCNP’s te beperken. Blijvend onderdeel daarvan is het inzetten op informeel telefonisch contact met een taxateur. Jaarlijks vragen we bij een groot aantal pandeigenaren informatie op over hun pand. Dat is nodig voor het vaststellen van de waarde. Maar kan ook helpen bij het afhandelen van bezwaren en vermijden van kostenvergoedingen. Inmiddels is de wet aangepast. NCNP’s ontvangen daardoor minder vergoeding bij een gegrond bezwaar. Dat scheelt al flink in de kosten. Van NCNP’s verwachten wij dat ze bezwaren volledig en juist indienen. We informeren hen van tevoren hoe we reageren als hun bezwaren daaraan niet voldoen. Zo krijgen NCNP’s één keer de mogelijkheid om een verzuim te herstellen. Dat scheelt tijd in de afhandeling. Met grote NCNP’s maken we ook afspraken voor het indienen van aanvullende stukken. Op dit moment loopt een hoger beroepsprocedure over de vergoeding van taxatierapporten. Ook daarin investeren we veel tijd om de kostenvergoedingen daarvan te beperken. Belastingsoorten gemeente Oude IJsselstreek Alle belastingen die gemeente Oude IJsselstreek op dit moment heft, heft Tribuut op dit moment ook. De verordeningen hebben we globaal bekeken.

Besluit gemeente Oude IJsselstreek tot aansluiting bij Tribuut? Dan gaan we hierover met elkaar in gesprek.

2.3

Team Gegevensbeheer Heffen

De kerntaak van Gegevensbeheer Heffen bestaat uit het verzamelen, actualiseren en beheren van basisgegevens ten behoeve van de belastingheffing en -inning voor de deelnemende gemeenten. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor het opleggen van subject- en objectgebonden gemeentelijke heffingen. In de afgelopen jaren is de focus in toenemende mate verschoven naar preventieve controles aan de voorkant van het proces in plaats van correctieve maatregelen achteraf.

7

Om de actualiteit van de gegevens te waarborgen, zijn de volgende hoofdprocessen ingericht: BRP-koppeling Dagelijkse gegevensontvangst via een geautomatiseerde koppeling met de Basisregistratie Personen (BRP). NHR-koppeling Ad-hoc bevragingen via de Kamer van Koophandel (KvK). Vanaf het najaar van 2025 gaat Tribuut gebruik maken van de mutatieservice van de KvK voor actuele gegevensverwerking van de bedrijven. Uitwisseling STUF-Afval Tweewekelijkse uitlevering en verwerking van bestanden met betrekking tot objecten, inzamelmiddelen en ledigingen in samenwerking met de afvalinzamelaar. Leegstandscontrole Een continu proces gericht op het signaleren en onderzoeken van leegstand woningen en niet-woningen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van geautomatiseerde workflows. LV-WOZ In het kader van het berichtenverkeer met de LV-WOZ is een controlemechanisme voor de volledigheid van BSN- en RSIN-gegevens van de (nieuwe) natuurlijke en niet-natuurlijke personen ingebouwd in ons proces. Deze controles worden wekelijks uitgevoerd en verwerkt. Eventuele onjuistheden worden via de Digikoppeling terug gemeld aan de betreffende basisregistraties. Maandelijks worden gecombineerde aanslagen voor gemeentebelastingen gedraaid.

Deze aanslagen omvatten onder andere de WOZ-beschikking, onroerendezaakbelastingen, het vaste deel van de afvalstoffenheffing, de afrekening van Diftar, hondenbelasting, rioolheffing en grafrechten. Momenteel ontvangt circa 38 procent van de inwoners de belastingaanslag digitaal via MijnOverheid. Deze aanslagen worden rechtstreeks vanuit de belastingapplicatie doorgestuurd naar de Berichtenbox. De overige aanslagbiljetten worden fysiek verzonden via een extern printservicebureau. De planning van de aanslagen bijzondere belastingen wordt in overleg met de deelnemende gemeenten afgestemd, waarbij rekening wordt gehouden met seizoensgebonden dynamiek. Tribuut beschikt over ruime ervaring in de uitvoering van werkzaamheden ten behoeve van de volgende belastingsoorten: • • • • • • •

Toeristenbelasting Forensenbelasting Marktgelden Precariobelasting Reclamebelasting en BIZ Reinigingsheffing Parkeerbelasting

Voor het opleggen van incidentele aanslagen, zoals diverse leges (o.a. burgerzaken, kabels en leidingen, omgevingsvergunningen, havengelden) kunnen stuf-vordering bestanden aangeleverd worden in een gestandaardiseerd uitwisselingsformaat. Deze bestanden worden wekelijks verwerkt tot aanslagbiljetten en worden automatisch meegenomen in de verzending via MijnOverheid en het invorderingstraject van Tribuut. Op het aanslagbiljet staat een QR-code die o.a. gebruikt kan worden om een belafspraak met de taxateur te maken, kwijtschelding aan te vragen en te betalen.

8

Naast het opleggen van aanslagen houdt het team zich gedurende het gehele jaar bezig met de afhandeling van formele en informele bezwaarschriften, telefonische vragen en e-mailverkeer. Wekelijks worden automatische verminderingen verwerkt, onder andere als gevolg van waarde aanpassingen, verhuizingen, overlijdens of correcties van fouten. De verminderingsbeschikking bevat ook een overzicht van de financiële consequenties van de vermindering. Het is essentieel dat de subjectgegevens actueel zijn op het moment van de conversie.

2.4

Team Gegevensbeheer WOZ

In de kern is het Gegevensbeheer WOZ als volgt te omschrijven: het verzamelen, actualiseren en beheren van basisgegevens benodigd voor de goede uitvoering van de wet WOZ. Een goed gegevensbeheer legt onder meer de basis voor de correcte uitvoering van het waarderen. Dagelijks beoordeelt en verwerkt team Gegevensbeheer WOZ de volgende hoofdtaken: • • •

• • • • •

Kadaster: alle wijzigingen in de eigendom en de gevolgen voor de afbakening en het gebruik. Vergunningen: inventariseren van de verleende vergunningen, het verwerken van Bouw gestart en de gereedmeldingen doorvoeren in de WOZ. BAG: met de bagextracten de mutaties in de BAG beoordelen op gevolgen voor de WOZ. Dit zijn de proces-verbalen, de huisnummerbesluiten, het koppelen van de (nieuwe) BAG-id’s, toetsen van de gebruiksoppervlakte en bouwjaren. Vraagprijzen: met iWOZ de informatie van de te koop staande woningen toetsen aan de kwaliteit van de WOZ-gegevens. LV-WOZ: het synchroon houden van de LV met de WOZ-administratie, het beheer van natuurlijke en niet-natuurlijke personen, het informeren van de afnemers en het oplossen van foutberichten. Besluiten in het kader van de NSW verwerken. Samenhang tussen de basisregistraties BAG-BGT-WOZ bewaken en organiseren in afstemming met de gemeente inclusief de jaarlijkse mutatiedetectie. Specifieke projecten wanneer vanuit intern meer informatie gewenst is ten aanzien van bijvoorbeeld afbakening, verdeling gebruiksoppervlakte bij meerdere objecten etc. Denk hierbij aan veldcontroles ter plaatse, voormelding van primaire gegevens voor eigenaren, controle voortgang van objecten in aanbouw etc.

Naast de uitvoering van deze hoofdtaken is het team ook verantwoordelijk voor taken zoals; de jaarlijkse mutatiedetectie, teruglevering GO naar de BAG, mutaties uit WOZ-bezwaren, huurinlichtingen, leegstand, etc. Voor de overgang van data aan Tribuut zullen nog de nodige vragen moeten worden beantwoord zoals: • Zijn de data op orde? • Komt de inrichting van WOZ gegevens overeen met die van Tribuut? • Loopt de LV-WOZ synchroon met de WOZ administratie? • Is de jaarlijkse mutatiedetectie uitgevoerd? • Worden de beoordelingsprotocollen van de Waka getoetst door de gemeente? Kwaliteit en gegevensuitwisseling WOZ Hoe is het uitwisselen van gegevens met deelnemende gemeenten georganiseerd? In welke mate is integraal objectenbeheer tussen de basisregistraties BAG-BGT-WOZ gerealiseerd? Hoe voorkomen wij bezwaren van No Cure No Pay bureaus? In de bijlage vindt u een kopie van de bestaande Collectieve Samenwerkingsovereenkomst (CSO) en een overzicht van de KPI’s die wij gebruiken.

9

Wij hebben ervaring met het continu verbeteren van de kwaliteit voor zes gemeenten en zien er niet tegenop daar een nieuwe gemeente aan toe te voegen. De kwaliteit van ons werk is belegd in gespecialiseerde teams en wij hebben geen enkele zorg over het voortzetten van deze kwaliteit. Voor het uitwisselen van gegevens zijn afspraken in de Collectieve Samenwerkingsovereenkomst met de huidige gemeenten vastgelegd. Voor het Gegevensbeheer is de volgende informatie van groot belang: •

•

• • •

Doorsturen van Omgevingsvergunningen m.b.t. bouwen en slopen (verleend en gereed), Nummerbesluiten, BAG-documenten, Bouwtekeningen etc. Het gebruik van de mail is daarbij het uitgangspunt. Bouwdossiers zijn voor Tribuut volledig digitaal en beschikbaar vanuit de gemeente of een regionaal archief. Het zaaksysteem van een gemeente toegankelijk maken voor medewerkers van Tribuut heeft niet de voorkeur. Het beeldmateriaal zoals luchtfoto’s, obliek en straatbeelden zijn inclusief historie vanaf 2015 (blijvend) toegankelijk in de applicaties van Tribuut. Het regieportaal is een alternatief om informatie te delen met gemeenten, zij bepalen zelf wanneer dit gewenst is. De oude stuf-tax voor de gemeente is vanwege de AVG niet langer mogelijk. Een nader onderzoek van de Waarderingskamer m.b.t. de kwaliteit en consistentie van het gegevensbeheer en van taxaties, van de Landelijke Voorziening WOZ en inzake de (niet) natuurlijke personen.

Een nulmeting is een voorwaarde om een goed proces te kunnen doorlopen. Om de analyse efficiënt op te pakken, betrekken we de relevante informatie vanuit de applicatie van de gemeente en we maken daarbij ook gebruik van Way2Go. We onderscheiden in de nulmeting twee hoofdlijnen: 1. De kwaliteit van de data. 2. De aansluiting op het format van Tribuut. Het opwerken en aanvullen van de gegevens kan dan gericht worden uitgevoerd en de kosten daarvoor kunnen dan beter worden ingeschat. De uitgangspunten van Samenhangende Objectenregistratie (SOR) zijn nog altijd relevant en heeft alles te maken met Integraal Objectenbeheer. Nu daarop anticiperen is ook voor Tribuut van groot belang. De drie basisregistraties zullen verder op elkaar moeten worden afgestemd. De samenwerking met de BAG is al jaren een feit, voor de BGT-WOZ ligt dat anders. Voor de gebruiksoppervlakte is Tribuut leidend om dubbelwerk te voorkomen. De BGT is van belang voor het beheren van de niet-BAG-onderdelen. De onderlinge samenhang biedt kansen om het Objectenbeheer verder te optimaliseren. De jaarlijkse mutatiedetectie is een afspraak die helpt om de bestanden in het kader van Integraal Objectenbeheer synchroon te krijgen. Tribuut heeft hiervoor een bestek geschreven om de huidige samenhang alvast goed op elkaar af te stemmen. Samen met de verschillende beheerders van de gemeente optrekken is essentieel.

Een werkgroep van de gemeenten met Tribuut bestaat nu al meerdere jaren om samen het Integraal Objectenbeheer aan te pakken. De werkgroep komt meerdere malen per jaar samen om te investeren in de onderlinge relaties, maar ook om in goed overleg zoveel mogelijk een uniforme werkwijze te bepalen en het proces daarop af te stemmen. Op dit moment staat een volgende stap op de agenda om de samenwerking verder te optimaliseren en intensiever met elkaar te gaan samenwerken. Ook voor een nieuwe gemeente is dit een kans om integraal te gaan werken.

10

2.5

Team Waarderen

Het team Waarderen is verantwoordelijk voor de jaarlijkse waardering en de afhandeling van de WOZbezwaren van woningen en niet-woningen. Sinds de oprichting van Tribuut hebben wij constant gewerkt aan verbetering van de kwaliteit van ons werk en de processen. Wij zijn dan ook trots dat de Waarderingskamer, die ons werk controleert ons enkele jaren geleden daarvoor beloond heeft met een vierde ster. Ons streven is om over enkele jaren een vijfde ster te krijgen. Wij voeren in team Waarderen de volgende taken uit: Permanente marktanalyse Gedurende het hele jaar wordt de marktanalyse uitgevoerd van verkoopcijfers van zowel woningen als nietwoningen. Hierbij worden de cijfers geanalyseerd op bruikbaarheid en ook de kenmerken beoordeeld. Deze cijfers vormen de basis en de onderbouwing voor de volgende herwaardering. Voor de courante niet-woningen (kantoren, winkels, horeca en bedrijven), worden daarnaast ook huurgegevens verzameld en geanalyseerd, die gebruikt kunnen worden voor de waardering van deze objecten. Al deze vormen van marktanalyse worden het hele jaar door uitgevoerd, zodat, wanneer de volgende herwaardering wordt opgestart, hiervoor voldoende gegevens beschikbaar zijn. Jaarlijkse herwaardering Het team Waarderen voert jaarlijks de herwaardering uit voor zowel de woningen als de niet-woningen van de deelnemende gemeentes.

Wij maken hiervoor gebruik van het taxatiepakket OrtaX. Dit is een statistisch pakket, waarmee zowel voor woningen als niet-woningen de herwaardering overzichtelijk, efficiënt en controleerbaar kan worden uitgevoerd. Een nieuwe inrichting van de waardering in een ander taxatiepakket geeft per definitie al waardeschommelingen en wellicht meer bezwaren. Goede communicatie vooraf met de klanten is daarom van belang. De kwaliteit van de bestanden is hierbij ook bepalend voor de kwaliteit van de herwaardering. Daarbij is ook de wijze waarop de huidige waardering is uitgevoerd, van invloed op aansluiting van een herwaardering met een nieuw taxatiepakket. Het huidige oordeel van de Waarderingskamer geeft een indicatie, maar zegt daarmee niet alles. Hierbij komt dat grote gemeenten en samenwerkingsverbanden soms anders (diepgaander en intensiever) worden beoordeeld dan kleinere partijen. Hierdoor kan het voorkomen dat het bestand van een gemeente die eerst 4/5 sterren had, toch minder beoordeeld wordt. Bij de eerste controles na de start met nieuwe gemeentes worden deze extra intensief bekeken. Het is mogelijk om vooraf voor uw gemeente een extra controle/oordeel te vragen. De Waarderingskamer zal dan de bestanden doorlichten. Dit is aan te raden om teleurstellingen en extra kosten achteraf te voorkomen.

Wij zien dan ook graag, voorafgaand aan de overgang naar Tribuut dat een nieuwe gemeente medewerking verleent aan een ingangscontrole door de Waarderingskamer. Informele bezwaarafhandeling In de eerste zes weken na de beschikking bieden we klanten de mogelijkheid om een terugbelafspraak met een taxateur te maken. Dit kan via de QR-code op de aanslag, waarbij een belanghebbende dan zelf de afspraak kan inplannen. Ook kan via Frontoffice een afspraak worden ingepland. Wanneer de taxateur de klant terugbelt, wordt uitleg gegeven over te taxatie en indien nodig de WOZ-waarde meteen worden aangepast. De ervaring leert dat klanten deze werkwijze waarderen. Ze worden hiermee snel geholpen. Ook worden hiermee formele bezwaren voorkomen.

11

Bezwaarafhandeling De formele, schriftelijke WOZ-bezwaren worden, na inboeken, door het team Waarderen opgepakt. Zowel de particuliere bezwaren als NCNP-bezwaren van woningen en niet-woningen worden door de taxateurs afgehandeld. Hierbij worden we in de piek (afhankelijk van het aantal binnengekomen bezwaren) ondersteund door een aantal externe taxateurs. Team Waarderen maakt voor de WOZ-bezwaren de uitspraken en zorgt voor de verzending van zowel de particuliere bezwaren als de NCNP-bezwaren (per mail). Taxatie technisch advies beroepszaken Wanneer een belanghebbende het niet eens is met een uitspraak en hiertegen in beroep gaat, dan geeft een taxateur hier over advies. Als de waarde correct is vastgesteld, maakt de taxateur een rapport en/of een matrix en verdedigt de waarde bij de rechtbank. Naast de bovenstaande werkzaamheden zijn we uiteraard het hele jaar bezig met het afhandelen van vragen en e-mails van zowel belanghebbenden als collega's over allerlei onderwerpen. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen zijn over de afhandeling van bezwaren of uitspraken, vragen over waardes, afbakeningsvragen (bijvoorbeeld bij gedeeltelijke verkoop of verhuur) of vooroverleggen met woningstichtingen of andere partijen.

2.6

Team Invorderen

Op de afdeling invorderen zijn er overall drie processen. Dit zijn: betalingsverkeer, invorderen en kwijtschelding. Betalingsverkeer In dit proces wordt er gezorgd dat de automatische incasso op tijd gedraaid en verwerkt wordt (ongeveer 70 procent van alle aanslagen). Verder is er aandacht voor storno, journaliseren, rente brieven, erven en retourposten. De afdeling zorgt voor tijdige doorstorting van ontvangen gelden aan deelnemende gemeenten. Invorderen Klanten die niet in staat zijn te betalen, kunnen contact met ons opnemen voor een betalingsregeling, uitstel van betaling of om een kwijtschelding aan te vragen. Wordt er niet tijdig contact opgenomen, dan volgt een betalingsherinnering en daarna een aanmaning. Komt er daarna nog steeds geen betaling binnen of wordt er geen contact gezocht met Tribuut, dan volgt er een dwangbevel. Mocht er daarna nog geen contact zijn geweest of betaling zijn ontvangen, volgt een laatste waarschuwing voordat het dossier overdragen wordt aan de deurwaarder. Voor de klanten die niet kunnen betalen, proberen wij maatwerk te leveren, een betalingsregeling te treffen of kwijtschelding te laten aanvragen. Ook wordt er verwezen naar de instanties van de gemeentes om hulp te bieden bij financiële problemen. Deze afspraken hebben wij ook met de deurwaarder. Als het ons niet lukt om contact te krijgen gaat de deurwaarder dit overnemen.

Zij zoeken contact door een telefoontje of een bezoek bij de klant thuis. Ook in coronatijd hebben wij bedrijven en particulieren opgeroepen om contact met ons op te nemen om zo maatwerk te maken voor betaling van de belastingen of het geven van uitstel. Dit wordt nog steeds enorm gewaardeerd door onze klanten. Kwijtschelding Wanneer een klant de belastingaanslag niet kan betalen, dan bestaat de mogelijkheid om kwijtschelding aan te vragen. Zodra een verzoek ontvangen is, verleent Tribuut uitstel van betaling en streven wij ernaar om het verzoek binnen drie maanden af te handelen.

12

Wij maken gebruik van het inlichtingenbureau. Om de twee weken leveren wij een bestand aan. Vervolgens wordt er door het inlichtingenbureau getoetst aan de landelijke kwijtscheldingsregels. Uiteraard houden wij rekening met de individuele keuzes in kwijtscheldingsbeleid van de deelnemende gemeenten. Het resultaat van deze toetsing krijgt team invordering retour. Op basis hiervan verstrekken wij aan een deel van de aanvragers geautomatiseerd kwijtschelding, die klanten direct op het aanslag biljet kunnen zien. Met het andere deel van de aanvragers nemen wij schriftelijk contact op om aanvullende informatie te verkrijgen. Op basis van deze informatie doen wij een handmatige beoordeling of kwijtschelding misschien toch nog mogelijk is. Klanten waarbij kwijtschelding niet mogelijk is, hebben altijd de mogelijkheid om een regeling te treffen. Degene wie slechts deels kwijtschelding krijgen, worden door een medewerker van team invordering gebeld om te kijken hoe de vordering voldaan kan worden. Het is namelijk niet te bedoeling om deze klanten aan de deurwaarder over te dragen wanneer Tribuut al inzicht in de betalingscapaciteit van de klant heeft. Dit is een stukje maatwerk waarbij wij sociaal invorderen en meedenken met onze klanten.

13

3. Planning Is het mogelijk dat de belastingtaken per 1 januari 2027 overgaan naar Tribuut? De planning van de overdracht hangt van meerdere factoren af, maar 1 januari 2027 lijkt voor nu mogelijk. Maar dat vraagt wel een tijdig principebesluit van het college en de raad. Een jaar voorbereidingstijd is geen luxe, die hebben we ook werkelijk nodig. Het is wel een groot voordeel dat Oude IJsselstreek met het belastingpakket van Gouw werkt. Tribuut werkt namelijk ook met Gouw als belastingpakket, maar voor taxeren gebruiken we OrtaX. Het feit dat een deel van het personeel tegen de pensioengerechtigde leeftijd loopt, maakt die urgentie van het overdragen van de belastingtaken nog groter. Zolang deze medewerkers nog beschikbaar zijn, kunnen we gebruik maken van hun kennis over Oude IJsselstreek, de processen en data. Het uitgangspunt is: ‘Snel waar het kan, zorgvuldig waar het moet’. Fouten leiden namelijk niet alleen tot frustraties bij inwoners, gemeenten en medewerkers, maar leiden vaak ook tot onnodige kosten. Een aantal zaken zal dus goed moeten worden voorbereid, zoals: • Is de kwaliteit van de WOZ-bestanden van de gemeente op orde? Vooraf een controle op actualiteit, volledigheid en juistheid. Het opwerken van bestanden vindt plaats voorafgaand aan de samenwerking.

• Is gegevensuitwisseling met bijvoorbeeld de afvalverwerker uitgelijnd zodat er een betrouwbare aanslag kan worden opgelegd. • De verordeningen voor 2027 worden opgemaakt in overleg met Tribuut, omdat Tribuut de oplegging op basis van die verordeningen verzorgt en juridisch moet kunnen weerleggen. • Het proces voor (meerjarige) kwijtscheldingen is voorbereid op de werkwijze van Tribuut, gebruikmakend van het BIDN (voorheen inlichtingenbureau). • Is de registratie van objectkenmerken goed op orde om de herwaardering uit te kunnen voeren? Mocht u per 1 januari 2027 willen overgaan, dan zal er een conversieplan (met GouwIT) moeten worden uitgevoerd om in februari 2027 de aanslagen te kunnen versturen. Dat is een enorme opgave en afhankelijk van de beschikbare capaciteit voor bovengenoemde taken bij GouwIT. Naast de datakwaliteit en het afstemmen van processen zijn nog drie onderwerpen van belang bij de overgang naar Tribuut. Ten eerste de eventuele overgang van personeel naar Tribuut. De periode van onzekerheid dient kort te zijn, maar als medewerkers over willen en kunnen naar Tribuut vraagt dat om een zeer zorgvuldig proces. Uiteraard moeten ook de Ondernemingsraden worden meegenomen in dit traject.

We hechten eraan te benadrukken dat het enorm waardevol is als medewerkers van Oude IJsselstreek meegaan naar Tribuut, omdat er bij hen veel kennis en ervaring zit over de gemeente. Ten tweede moeten bestuurlijk ook de nodige stappen te worden gezet. Besluitvorming door het college en de raad geldt niet alleen voor uw gemeenten maar ook voor de huidige deelnemers van Tribuut. Daarmee is, naar ons oordeel, ook een aantal risico’s benoemd. Kwaliteitsrisico, risico op uitval van personeel en een politiek risico als het college of de gemeenteraad niet goed wordt meegenomen in de besluitvorming. Tot slot, maar zeker belangrijk, moeten de inwoners van uw gemeente goed worden geïnformeerd over de overgang van de belastingtaken naar Tribuut. Daarin kan Tribuut natuurlijk ondersteunen, maar ook daarvoor dient een zorgvuldig en duidelijk traject te worden doorlopen. De conclusie is dat een start per 1 januari 2027 haalbaar is, mits er voldoende aandacht is voor de medewerkers, de klanten en de kwaliteit van de over te dragen gegevens. Daarnaast is het belangrijk om te investeren in een goede relatie tussen gemeente Oude IJsselstreek en Tribuut belastingcentrum. Daarmee kunnen we gezamenlijk onze klanten goed bedienen. 14

4. Bijdrage per gemeente Is er een indicatie te geven voor de hoogte van de bijdrage na het overdragen van alle werkzaamheden die betrekking hebben op gemeentebelastingen en het beheren van de benodigde datagegevens? Om een inschatting te kunnen maken van de bijdrage die een toetredende gemeente betaalt, hebben we een indicatieve begroting gemaakt voor 2027. Als basis dient de vastgestelde begroting van Tribuut voor 2026. Voor de toetreding van gemeente Oude IJsselstreek (en gemeente Aalten) hebben we een inschatting gemaakt van de bijdrage na toetreding. Denk dan o.a. aan personeelskosten, inhuur in de piekperiode, licenties voor applicaties en proceskosten. Deze aangepaste begroting is vervolgens vermeerderd met de prijsindex uit de septembercirculaire (sept. 2025) om tot een begroting voor 2027 te komen. De definitieve begroting wordt aan de gemeenten aangeboden in april 2026. Deze indicatieve begroting is dus nog niet goedgekeurd door het bestuur. Om de kostenverdeling te kunnen opmaken, hebben we de maatstaven opgevraagd bij gemeente Oude IJsselstreek. Deze maatstaven zijn leidend voor de kostenverdeling per gemeente. In onderstaand kostenoverzicht zijn alle kosten verwerkt die gemaakt worden om onze werkzaamheden te kunnen verrichten. Deze kosten zijn verwerkt per afdeling/cluster binnen Tribuut. Alle overheadkosten zijn evenredig over de afdelingen verdeeld.

Voor het volledig verrichten van alle werkzaamheden hebben wij (bij het aansluiten van twee nieuwe gemeenten) een bedrag ad € 916.730 begroot. Laatstgenoemde bedrag is inclusief

15

proceskostenvergoedingen, maatwerk, bezwaar en beroep, post, telefonie, ICT, informeel bezwaar, invordering, gegevensbeheer, etc. Bovenstaande bijdragen per gemeente zijn gebaseerd op onderstaande maatstaven (belastingjaar 2024).

*Definitieve maatstaven worden bepaald bij het opmaken van de begroting 2027 (daarvoor is meer onderzoek nodig)

Bijdrage algemene reserve In het jaarverslag heeft Tribuut een bijdrage aan de algemene reserve opgenomen ter hoogte van maximaal 5% van het resultaat van het betreffende jaar. Dit percentage is vastgesteld in onze Gemeenschappelijke Regeling. Uitgaande van een sluitende begroting voor 2026, leidt dit tot de onderstaande bijdrage. Het opnemen van de algemene reserve dient als buffer om tegenvallende resultaten op te vangen. Het bestuur bepaalt uiteindelijk de hoogte van de algemene reserve. Bijdrage algemene reserve Begroting 2026

€

9.287.754

Maximaal 5% reserve

€

464.388

Bijdrage Oude IJsselstreek (9,47%)

€

43.812

l *eenmalige kosten worden op werkelijke kosten gefactureerd aan de gemeente *PM hangt af van hoeveelheid herstelwerk na overgang

In bovenstaand overzicht gaan wij ervan uit dat alle data na nulmeting zijn opgeschoond en één-op-één is over te zetten op onze huidige systemen. Na de nulmeting op de data zullen wij uiteraard de gemeente hierin assisteren om de data op te schonen en gereed te maken voor overdracht naar Tribuut.

16

Omdat nieuwe deelnemende gemeenten niet meebetalen aan de oorspronkelijke opstartkosten van Tribuut, gaan we ervan uit dat alle kosten die in de voorbereiding zitten wel door de toetredende gemeenten betaald worden. Het is voor ons niet te overzien met welke kosten de gemeenten op de PM posten worden geconfronteerd. Deze liggen logischerwijs niet bij Tribuut, maar zullen door de gemeenten zelf gedragen worden. De communicatie richting de burgers zal gezamenlijk vanuit de gemeente en Tribuut worden verzorgd.

Regiefunctionaris over Tribuut “Tribuut is een fijne organisatie met een (opr)echt talent voor belastingen. Eerlijk, zonder opsmuk en zeker gedreven.” Marleen Breukers (gemeente Apeldoorn)

17

5. Personele consequenties Wat betekent een eventuele overdracht van belastingtaken naar Tribuut voor onze medewerkers? Een belangrijke reden voor samenwerking is dat er continuïteit en expertise in eigen huis kan worden georganiseerd. Daarvoor is enige omvang van belang. Wij merken steeds vaker dat het ‘kleinere gemeenten’ niet lukt goede medewerkers te vinden, op te leiden en te binden. Veelal wordt dit opgelost met externe inhuur, waarmee de kosten en de continuïteit niet geborgd zijn. Omdat Tribuut een goed ingerichte organisatie is die is afgestemd op de uit te voeren werkzaamheden, is het invoegen van een nieuwe gemeente inhoudelijk geen probleem, mits goed voorbereid. De teammanager van belastingen heeft aangegeven dat vier medewerkers dichtbij de pensioendatum zijn. Voor de overgang van de belastingtaken naar Tribuut zijn deze mensen enorm waardevol. Ze hebben veel kennis van zaken over de gemeente Oude IJsselstreek en kunnen Tribuut daar zeker in ondersteunen. Ook als dat slechts een beperkte periode betreft. Voor medewerkers die bij Tribuut zouden willen werken, gaan we goed onderzoeken wat de mogelijkheden zijn. Bij de uitwerking van de samenvoeging wordt duidelijk welke uitbreiding in de formatie gewenst is. Tribuut heeft altijd belang bij ervaren krachten op onze vakgebieden.

Mochten er meerdere personen op één vakgebied mee willen naar Tribuut, dan moeten we onderzoeken of wij die aantallen in de teams wel werkelijk nodig hebben. Het is ook mogelijk dat een functie met een takenpakket niet aansluit bij de functies en rollen die Tribuut heeft ingericht in de organisatie. Ook daarvoor moeten we gezamenlijk kijken naar de mogelijkheden bij Tribuut. Mochten medewerkers mee willen en kunnen, dan zullen we de vaste contracten overnemen. De CAO van gemeenten en de WSGO waar Tribuut onder valt, zijn gelijk. De dienstjaren en pensioen lopen ook gewoon door.

18

6. Bestuurlijke consequenties Wat is uw beeld van vertegenwoordiging in het bestuur van uw Gemeenschappelijke Regeling? Welke beleidsvrijheid is geborgd en hoe komen beslissingen over de koers van uw organisatie tot stand? Tribuut heeft in de GR opgenomen dat gemeenten altijd volwaardig meedraaien in de GR. We leveren geen diensten in een Dienstverleningsovereenkomst (DVO), en zeker niet voor deeltaken. Tribuut maakt geen beleid voor gemeenten. Echter adviseren we wel bij het opmaken van beleid. Daarin zijn twee elementen van belang. Uitvoerbaarheid en uniformiteit. Vanuit de deelnemende gemeenten komt steeds vaker de roep om een uniformere werkwijze na te streven. De reden daarvoor is om een effectieve en efficiëntie werkwijze mogelijk te maken om daarmee de kosten zoveel mogelijk te drukken. Tribuut ondersteunt beleidsvrijheid optimaal, maar vanuit kostenoogpunt niet maximaal. Mits technisch uitvoerbaar, kunnen we ver meegaan in de wensen van gemeenten. De handelingskosten worden echter direct doorbelast aan de betreffende gemeente, als deze niet redelijkerwijs collectief te verrekenen zijn. De afspraken binnen de deelnemende gemeenten op dit moment zijn: ‘Standaard waar het kan en maatwerk waar het moet.’. Het bestuur neemt uiteindelijk gezamenlijk een besluit over uniformering. Daar moet dus breed draagvlak voor zijn in het bestuur.

Bovenstaande geeft al wel aan dat contacten tussen de gemeente en Tribuut erg belangrijk zijn. Wij hechten er waarde aan dat er een vast aanspreekpunt is per gemeente, de zogenoemde Regiefunctionaris. De naam zegt het al, deze persoon voert regie op de uitvoeringsafspraken en bereidt de bestuursvergaderingen voor. Ze staan in nauw contact met de bestuurder van de gemeente en de ambtelijke organisatie. De Regiefunctionarissen zijn ook de oren en ogen van Tribuut in de gemeente, zodat op de juiste momenten aan Tribuut wordt gedacht. Bijvoorbeeld bij het voornemen van nieuwe of gewijzigde belastingen om de uitvoering te toetsen. Tribuut adviseert graag bij de overwegingen van invoering van nieuwe belastingen of het wijzigen van de grondslagen. Zowel beleidsmatig als juridisch. Graag zoekt Tribuut in het kader van beleidsadvisering met gemeenten naar andere mogelijkheden om belastingheffing te verruimen. Het bestuur bestaat uit wethouders van de deelnemende gemeenten. Meestal de portefeuillehouder financiën. In de GR is vastgelegd hoe de stemming in het bestuur verloopt. Bij stemming kunnen alle fysiek aanwezige vertegenwoordigers één stem uitbrengen. Er wordt bij meerderheid besloten. Bij stukken van de P&C cyclus, is tenminste een meerderheid van twee derde nodig.

Een lid van het bestuur dat van opvatting is dat een besluit als bedoeld in het eerste lid tot ongewenste en onrechtvaardige gevolgen leidt voor de deelnemer die hij vertegenwoordigt, kan een herstemming aanvragen. Bij een herstemming heeft het lid van gemeente Apeldoorn (gezien haar omvang t.o.v. de andere deelnemers) vier stemmen, alle andere gemeenten een stem. Een besluit in de tweede stemronde moet worden gedragen door ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen en door ten minste de vertegenwoordigers van drie verschillende deelnemers. In het nu bijna 10-jarig bestaan is nog nooit voorgekomen dat er een tweede stemronde is aangevraagd. Nagenoeg alle besluiten worden unaniem genomen.

Bestuurder over Tribuut “Tribuut verzorgt al 10 jaar succesvol de heffing van lokale belastingen voor zes gemeenten. Ze werkt efficiënt (‘lean en mean’), met korte lijnen, klantgerichte processen en sterke inzet op ICT. Medewerkers zijn zeer tevreden, wat blijkt uit laag ziekteverzuim en weinig verloop. De uitvoering is van hoge kwaliteit, met weinig bezwaren en meestal positieve uitspraken bij procedures. Kortom: een organisatie waar we zeer tevreden over zijn.“ Lex de Goede (gemeente Lochem)

19

Bijlage 1: Over Tribuut: Missie en visie | contactgegevens “Tribuut voert de belastingtaken WOZ, heffing en invordering uit voor haar deelnemers en adviseert over de optimale aanwending van het belastinginstrumentarium. Het is onze ambitie de beste belastingdienstverlener in de ‘regio’ te worden, met een ijzersterke prijs/kwaliteitverhouding, waar gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden en waarvoor medewerkers graag willen werken.” “Medewerkers en deelnemende gemeenten zijn trots op hun organisatie. De belastingorganisatie groeit naar een werkgebied van 400.000 inwoners om verdergaande schaalvoordelen te realiseren, inclusief vergrote armslag voor gezamenlijke investeringsmogelijkheden voor innovatie en ontwikkeling. De belastingorganisatie is een flexibele organisatie die kan inspelen op de snel veranderende behoeften van interne en externe klanten en daarbij borg staat voor een adequate uitvoering en het ophalen van de juiste belastingopbrengst.” Om deze missie en visie te realiseren werkt Tribuut continu aan verbetering en ontwikkeling van haar medewerkers, producten en diensten, werkprocessen en ICT. Zij blijft in gesprek met deelnemende gemeenten zodat de organisatie goed in kan blijven spelen op hun behoeften op belastinggebied. Operationele performance, klanttevredenheid belastingplichtigen en gemeenten worden periodiek gemeten.

Het personeelsbeleid is gericht op structurele ontwikkeling van medewerkers. Het is van strategisch belang dat de belastingorganisatie verdergaand digitaliseert en innoveert op het gebied van ICT. De belastingorganisatie kiest niet voor de positie van innovator, maar is wel voorloper. Dit betekent dat het bewezen technologie toepast en niet als proeftuin dient voor de nieuwste ICTontwikkelingen. Het management van de belastingorganisatie acquireert, in samenwerking en overleg met de deelnemende gemeenten en nieuwe samenwerkingspartners. Uitgangspunt hierbij is dat de belastingprocessen goed draaien en de organisatie in control is. Daarna vindt integratie van nieuwe deelnemers plaats. Het streven is erop gericht een reputatie van ijzersterke prijs-kwaliteit op te bouwen. De groei is beheerst, zodat dit niet ten koste gaat van opgebouwde kwaliteit.

Contactgegevens Tribuut belastingcentrum Postadres Postbus 4160 7320 AD Apeldoorn Bezoekadres Fauststraat 3 7323 BA Apeldoorn Telefoon:

055 580 22 22 telefonisch bereikbaar van: maandag t/m donderdag van 08:30 - 17:00 uur, vrijdag van 08:30 - 12:30 uur

Website: E-mail:

www.tribuut.nl info@tribuut.nl

Tribuut belastingcentrum Tribuut | Apeldoorn | Facebook Tribuut (@tribuut.belasting)

20

Bijlage 2: Gemeenschappelijk Regeling Tribuut Belastingsamenwerking (GR tekst 26-10-2024)

Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking Geldend van 26-10-2024 t/m heden Intitulé Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen; overwegende dat: • voor hun samenwerking op het gebied van belastingen en WOZ sinds 1 januari 2016 de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking is ingesteld; •

de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen van 1 juli 2022 (Stb. 2022, 18) noopt tot wijziging van deze gemeenschappelijke regeling;

•

het wenselijk is de gemeenschappelijke regeling te verbeteren;

gelet op het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Wet waardering onroerende zaken; Besluiten: tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking, opdat deze als volgt komt te luiden:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Definities Deze gemeenschappelijke regeling verstaat onder: a. afvalstoffenheffing: de belasting die wordt geheven op grond van artikel 15.33 van de Wet milieubeheer; b. belastingambtenaar: de door het bestuur aangewezen ambtenaar van de bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 232, vierde lid, onder c., van de Gemeentewet, bevoegd tot de heffing of de invordering van belastingen en tot de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken; c. belastingdeurwaarder: de door het bestuur aangewezen ambtenaar van de bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 232, vierde lid, onder d., van de Gemeentewet, dan wel een als belastingdeurwaarder aangewezen gerechtsdeurwaarder, bedoeld in de Gerechtsdeurwaarderswet; d. belastingen: de in dit artikel onder a. en i. genoemde belastingen; e. belastingverordening: de door de raden van de deelnemende gemeenten op grond van artikel 216 van de Gemeentewet vastgestelde verordeningen tot heffing en invordering van belastingen; f. deelnemers: de colleges van burgemeester en wethouders die aan deze regeling deelnemen; g. samenwerkingsovereenkomst: een overeenkomst tussen de rechtspersoon van de deelnemer die het aangaat (opdrachtgever) en de bedrijfsvoeringsorganisatie (opdrachtnemer) waarin de 21

afspraken over de dienstverlening zijn vastgelegd; hierin wordt onder andere het volgende beschreven: de diensten, het kwaliteitsniveau, de soorten belastingen en de rechten; h. directeur: de door het bestuur benoemde directeur van de bedrijfsvoeringsorganisatie; i. gemeentelijke belastingen: de belastingen die de gemeente heft als bedoeld in de artikelen 220 e.v. van de Gemeentewet; j. heffingsambtenaar: de door het bestuur aangewezen ambtenaar van de bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 232, vierde lid, onder a, van de Gemeentewet, bevoegd tot het heffen van belastingen en tot de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken; k. invorderingsambtenaar: de door het bestuur aangewezen ambtenaar van de bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 232, vierde lid, onder b, van de Gemeentewet, bevoegd tot invordering van belastingen; l. kwijtscheldingsregels: de door de raden van de deelnemende gemeenten op grond van artikel 255, derde en vierde lid, van de Gemeentewet vastgestelde kwijtscheldingsregels voor belastingen; m. nadere regels: nadere regels ter uitvoering van landelijke en lokaal vastgestelde wet- en regelgeving; n. regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking; o. wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Hoofdstuk 2 De bedrijfsvoeringsorganisatie Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie 1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd “Tribuut belastingsamenwerking”, statutair gevestigd te Epe. 2. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie bestaat uit de voorzitter en de leden.

Hoofdstuk 3 Belangen en bevoegdheden Artikel 3 Te behartigen belangen De bedrijfsvoeringsorganisatie is ingesteld ter gemeenschappelijke behartiging van de belangen van de deelnemers op het gebied van: a. de heffing en invordering van belastingen; b. de uitvoering van kwijtschelding; c. de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken.

Artikel 4 Advisering De bedrijfsvoeringsorganisatie adviseert de deelnemers over de voorbereiding en de opstelling van belastingbeleid en belastingverordeningen, waarvan de heffing en invordering bij of krachtens deze regeling is overgedragen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Artikel 5 Overdracht bevoegdheden 1. Aan de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt overgedragen de bevoegdheid tot 1. heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen; 2. de uitvoering van de kwijtscheldingsregels. 2. De deelnemers dragen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie en haar bestuur hun bevoegdheden over inzake: 22

1. de Wet waardering onroerende zaken, en 2. de gemeentelijke belastingen met uitzondering van de bevoegdheden genoemd in: i. artikel 63 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen; ii. de artikelen 225, 234 en 235 van de Gemeentewet; iii. de Wet op de bedrijveninvesteringszones; iv. de Verordening op de heffing en invordering van de haven-, kade- en opslaggelden van de gemeente Lochem. 3. De werkzaamheden worden nader omschreven in de (collectieve) samenwerkingsovereenkomsten. Artikel 6 Beperking privaatrechtelijke bevoegdheden 1. De bedrijfsvoeringsorganisatie is behoudens instemming van de deelnemers niet bevoegd tot: a. het vestigen van opstal-, pand- en hypotheekrechten; b. het afgeven van garanties of andere waarborgen; c. het in erfpacht aannemen of uitgeven van roerende of onroerende zaken; d. het in eigendom aannemen of uitgeven van onroerende zaken. 2. Het bestuur kan besluiten tot oprichting van en deelneming in rechtspersonen met inachtneming van het bepaalde in artikel 31a van de wet. 3. Het bestuur besluit over dienstverlening aan private partijen of publieke lichamen die geen deelnemer zijn.

Hoofdstuk 4 Bestuur Artikel 7 Samenstelling 1. Elke deelnemer wijst uit zijn midden een lid van het bestuur aan. 2. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt op de dag waarop de zittingsperiode van de raden afloopt. De aftredende leden blijven hun functie waarnemen tot het tijdstip waarop de raden van de deelnemende gemeenten de nieuwe wethouders hebben benoemd en de deelnemers de nieuwe leden vervolgens hebben aangewezen. 3. De deelnemers beslissen binnen twee maanden na de benoeming als bedoeld in het tweede lid over de aanwijzing van de nieuwe leden. 4. De voorziening in een tussentijdse vacature geschiedt binnen twee maanden. 5. Een lid van het bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Van dit ontslag stelt hij de voorzitter, alsmede de deelnemer die hem heeft aangewezen, terstond schriftelijk in kennis. 6. De deelnemer die een lid heeft aangewezen dat niet langer diens vertrouwen bezit, kan dat lid schorsen of ontslaan. De schorsing of het ontslag gaat onmiddellijk in. 7. Voor elk bestuurslid wijst een deelnemer een plaatsvervanger aan. Het tweede tot en met zesde lid zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8 Stemverhouding 1. Bij een stemming wordt gestemd en besloten op basis van de principes ‘elk lid één stem’ en ‘gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen’. 2. Voor besluiten gericht op vaststelling van de begrotingskaders, de begroting, de jaarrekening en de bestemming van de reserves geldt bij een stemming de aanvullende eis dat tenminste een meerderheid van tweederde van de uitgebrachte stemmen nodig is om een besluit tot stand te brengen. 3. Voor de totstandkoming van besluiten tot vaststelling van het liquidatieplan als bedoeld in de artikelen 28, vijfde lid, en 30, tweede lid, is unanimiteit van stemmen vereist. 4. Een lid van het bestuur dat van opvatting is dat een besluit als bedoeld in het eerste lid tot ongewenste en onrechtvaardige gevolgen leidt voor de deelnemer die hij vertegenwoordigt, kan een herstemming aanvragen.

23

5. Bij een herstemming geldt het principe van gewogen stemmen, waarbij de stemmen als volgt worden gewogen: • het lid van de gemeente Apeldoorn heeft een viervoudig stemrecht, en • de andere leden hebben een enkelvoudig stemrecht. 6. Bij de herstemming is slechts sprake van een rechtsgeldig genomen besluit als • het met in achtneming van het bepaalde in het vijfde lid is genomen en wordt gedragen door ten minste tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen, en • ten minste de vertegenwoordigers van drie verschillende deelnemers met het besluit instemmen.

Artikel 9 Vergaderingen 1. Artikel 22 van de wet is van overeenkomstige toepassing op het houden en de orde van vergaderingen van het bestuur, met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 voor wat betreft de stemverhouding. 2. In de besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd, noch een besluit worden genomen over: a. het vaststellen of wijzigen van uitgangspunten en kaders voor de begroting; b. het vaststellen en wijzigen van de begroting; c. het vaststellen van de jaarrekening; d. een voorgenomen besluit tot aanpassing van deze regeling.

Artikel 10 Participatie 1. Het bestuur plaatst de agenda van de openbare vergadering met bijbehorende stukken op de website van de bedrijfsvoeringsorganisatie. 2. Belangstellenden kunnen de openbare vergadering bijwonen als zij dit van tevoren kenbaar hebben gemaakt bij het bestuur. 3. Het reglement van orde regelt de onderwerpen en de wijze waarop ingezetenen en belanghebbenden kunnen inspreken. 4. Het bestuur draagt zorg voor het uitvoeren van onderzoeken en peilingen naar behoefte en tevredenheid over de dienstverlening onder belanghebbenden.

Artikel 11 Taken en bevoegdheden Aan het bestuur behoren alle taken en bevoegdheden die in deze regeling niet aan de voorzitter zijn opgedragen, waaronder: a. de vaststelling van een regeling omtrent de ambtelijke organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie; b. het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten; c. de aanwijzing van een of meer ambtenaren van de bedrijfsvoeringsorganisatie als heffingsambtenaar, invorderingsambtenaar, belastingambtenaar en belastingdeurwaarder; d. het stellen van nadere regels met betrekking tot de heffing en invordering van belastingen en rechten; e. het vaststellen van instructies en beleidsregels voor de heffingsambtenaar, de invorderingsambtenaar, de belastingambtenaar en de belastingdeurwaarder voor de uitoefening van hun bevoegdheden; f. het geheel of gedeeltelijk oninbaar verklaren van de belasting. g. de vervanging van de directeur.

Artikel 12 Informatie- en verantwoordingsplicht 1. Het bestuur geeft de raden van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die de raden voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. 24

2. Het bestuur verstrekt deze inlichtingen schriftelijk of, na afstemming met de griffier, mondeling. 3. Een lid van het bestuur geeft de deelnemer die hem heeft aangewezen alle inlichtingen die door een of meer leden van die deelnemer worden verlangd. 4. Een lid van het bestuur is aan de deelnemer die hem heeft aangewezen en aan de raad van die deelnemende gemeente verantwoording verschuldigd voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

Hoofdstuk 5 De voorzitter Artikel 13 De voorzitter 1. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 2. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur. 3. De stukken die van het bestuur uitgaan worden door de voorzitter ondertekend en door de ambtelijk secretaris medeondertekend. 4. De voorzitter vertegenwoordigt de bedrijfsvoeringsorganisatie in en buiten rechte. Hij kan de vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon. 5. Als de voorzitter behoort tot de deelnemer die partij is bij een geding waarbij de bedrijfsvoeringsorganisatie is betrokken, oefent de plaatsvervangend voorzitter met betrekking tot dat geding de in het vierde lid genoemde bevoegdheid uit. 6. Als ook de plaatsvervangend voorzitter behoort tot een deelnemer die partij is bij het in het vijfde lid bedoelde geding, wordt aan een ander lid van het bestuur opgedragen om de bedrijfsvoeringsorganisatie met betrekking tot dat geding te vertegenwoordigen.