Bijlage 4a. Jaarverslag 2023 BSOB

JAARSTUKKEN 2023 Datum

28-03-2024

Versiebeheer Versie

Datum

Status

Financieel Specialisten

22-02-2024

Concept

Regievoerders

04-03-2024

Concept

Dagelijks bestuur/ Algemeen bestuur

28-03-2024

Definitief

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................................................................................................................................4 1.1

BSOB organisatie .................................................................................................................................................................................................................................8

1.2

Missie, visie en kernwaarden ...........................................................................................................................................................................................8 Missie ...............................................................................................................................................................................................................................................................8 Visie ...................................................................................................................................................................................................................................................................8 Kernwaarden ...........................................................................................................................................................................................................................................8

2.1

Programmaverantwoording - Primaire processen................................................................................................................................10 2.1.1

Waarderen .................................................................................................................................................................................................................................10

2.1.2

Heffen ..............................................................................................................................................................................................................................................12

2.1.3

Innen ................................................................................................................................................................................................................................................13

2.2

De Paragrafen...............................................................................................................................................................................................................................16

2.2.1

Lokale heffingen ...................................................................................................................................................................................................................16

2.2.2

Weerstandsvermogen & risicobeheersing ...............................................................................................................................................16

2.2.3

Rechtmatigheidsverantwoording ......................................................................................................................................................................19

2.2.4

Onderhoud kapitaalgoederen ..............................................................................................................................................................................19

2.2.5

Financiering ..............................................................................................................................................................................................................................19

2.2.6

Wet Open Overheid (WOO) (openbaarheidsparagraaf).........................................................................................................20

2.2.7

Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................................................................................................21

2.2.7.1

Bezwaar en Beroep ...................................................................................................................................................................................................22

2.2.7.2

Frontoffice ....................................................................................................................................................................................................................24

2.2.7.3

ICT ........................................................................................................................................................................................................................................26

2.2.7.4

Personeel en Organisatie .............................................................................................................................................................................27

2.2.7.5

Bestuurs- en beleidsondersteuning..................................................................................................................................................32

2.2.7.6

Paragraaf bedrijfsvoering – rechtmatigheid...........................................................................................................................33

2.2.8

Prestatie-indicatoren ....................................................................................................................................................................................................33

2.2.9

Verbonden partijen .........................................................................................................................................................................................................36

2.2.10

Grondbeleid ............................................................................................................................................................................................................................36

2.3

Projecten ...........................................................................................................................................................................................................................................36

2.3.1

Masterplan automatisering ........................................................................................................................................................................................36

2.3.2

Verbouwing ................................................................................................................................................................................................................................38 P A G I N A |2

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

2.3.3

Potentiële nieuwe deelnemer .................................................................................................................................................................................38

2.3.4

Beveiligingsniveau naar 4 ...........................................................................................................................................................................................38

2.3.5 Toeslagaffaire ...........................................................................................................................................................................................................................38 3.1

Baten en lasten – verschillenanalyse .................................................................................................................................................................40 3.1.1

Toelichtingen .........................................................................................................................................................................................................................42

Algemeen .................................................................................................................................................................................................................................................43 3.2

BTW en VPB .....................................................................................................................................................................................................................................45

3.3

De balans .........................................................................................................................................................................................................................................46

3.3.1

Toelichtingen op de balans ....................................................................................................................................................................................47

3.3.2

Vaste activa............................................................................................................................................................................................................................49

3.3.3

Vorderingen openbare lichamen ....................................................................................................................................................................50

3.3.4

Overige vorderingen ......................................................................................................................................................................................................50

3.3.5

Geldelijke middelen ..........................................................................................................................................................................................................51

3.3.6

Overlopende activa ........................................................................................................................................................................................................52

3.3.7

Eigen vermogen..................................................................................................................................................................................................................52

3.3.8

Voorzieningen .......................................................................................................................................................................................................................53

3.3.9

Overige schulden ..............................................................................................................................................................................................................54

3.3.10

Overlopende passiva ....................................................................................................................................................................................................54

3.3.11

Kortlopende schulden openbare lichamen ..........................................................................................................................................55

3.4

Niet uit de balans blijkende verplichtingen ...................................................................................................................................................56

3.5

Wet normering topfunctionarissen (WNT) .....................................................................................................................................................56

3.5.1

Bezoldiging topfunctionarissen...........................................................................................................................................................................57

3.5.2

Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen.............................................................59

3.5.3

Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT ....................................................................................................59

4

Rechtmatigheidsverantwoording ..................................................................................................................................................................................60

5

Controleverklaring ............................................................................................................................................................................................................................61

6

Bijlagen .......................................................................................................................................................................................................................................................62 6.1

Deelnemersbijdragen .........................................................................................................................................................................................................62

7.1

Productiecijfers 2023 ............................................................................................................................................................................................................62

7.2

Taakvelden .....................................................................................................................................................................................................................................63

7.3

Lijst van gebruikte afkortingen .............................................................................................................................................................................63

P A G I N A |3

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

Voorwoord Voor u liggen de jaarstukken 2023 van Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB) met een weergave van de ontwikkelingen en de voortgang zoals die in 2023 binnen BSOB hebben plaatsgevonden. Het was een jaar van uitersten. Zoals bekend stond 2023 voor een groot deel in het teken van de No Cure No Pay (NCNP) problematiek. Ondanks dat dit veel van onze organisatie gevraagd heeft, zijn er ook positieve ontwikkelingen op dit gebied. Allereerst is BSOB ontzettend trots dat een verdrievoudiging van het aantal WOZ-bezwaren is afgehandeld binnen de gestelde wettelijke termijn. De inzet van de fototool heeft daar een grote bijdrage aan geleverd en heeft het tevens mogelijk gemaakt dat BSOB voor de deelnemers de hoge kosten die verbonden waren aan de waardebepalingen aanzienlijk heeft kunnen reduceren. Daarnaast is mede door grote inspanning vanuit BSOB het wetsvoorstel aangenomen dat een einde moet maken aan het verdienmodel van de NCNP-adviesbureaus. Richting de toekomst is dit een enorme geruststelling en dat brengt ook de medewerkers rust. We verwachten dat de werkdruk op het vlak van de bezwaren gaat afnemen richting de toekomst. Door slim gebruik te maken van automatisering in de bezwaarfase is het zelfs ook gelukt de aanslagoplegging van belastingjaar 2024 tijdig te realiseren. Het percentage opgelegde WOZbeschikkingen is met 98,9 % ruim boven de gestelde KPI.

In dit percentage zijn ook de middels de DVO aangesloten aanslagbiljetten meegenomen van de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel. Het is BSOB gelukt om in zeer korte tijd de belastingtaken en processen te implementeren vanuit Dienst Dommelvallei naar de omgeving van BSOB. De inwoner heeft behoudens de noodzakelijk communicatie weinig gemerkt van deze overgang. Het tijdig verwerken van de nieuwe belastingaanslagen en bezwaren 2023 is redelijk uniek te noemen wanneer we kijken naar andere belastinguitvoerders in het land. Dit heeft een zware wissel getrokken op de organisatie en personeel, maar deze frisse start gaat enorm helpen de balans snel terug te vinden. Organisatie-breed is hard gewerkt om de belastingprocessen verder te uniformeren en te automatiseren. Dit heeft de kwetsbaarheid verder verminderd en maakt BSOB nog robuuster. Het doorstaan van de tsunami aan bezwaren bevestigt dit resultaat evenals de implementatie van Dienst Dommelvallei in een recordtijd. De communicatiecampagne van 2022 heeft ertoe geleid dat veel collega-uitvoerders zich in 2023 bij ons hebben aangesloten. De campagne draagt bij aan de visie van BSOB dat de klant centraal staat. De dienstverlening van BSOB wordt landelijk regelmatig als voorbeeld aangehaald. We merken in de contactmomenten met onze inwoners ook dat het vertrouwen groeit.

P A G I N A |4

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

De Waarderingskamer heeft dit jaar voor het eerst besloten geen onderzoek uit te voeren bij BSOB wat een enorm compliment is. De toezichthouder heeft het vertrouwen dat BSOB structureel en duurzaam op dit niveau kan acteren.

Financieel is het boekjaar 2023 afgesloten met een negatief resultaat van € 79.830. Het resultaat bestaat uit de volgende posten1: Analyse inhuur- salarissen

€ 225.000

Nadeel

Uitbestede diensten

€ 37.000

Voordeel

Uitvoeringskosten

€ 152.000

Nadeel

Onvoorzien

€ 62.000

Voordeel

Repro- en portokosten

€ 25.000

Voordeel

Overige opbrengsten

€ 50.000

Voordeel

Rentebaten

€ 88.000

Voordeel

Kleine afwijkingen diverse posten

€ 15.000

Nadeel

Nadelig saldo Netto-kosten

€ 130.000

Nadeel

BTW

€ 51.000

Voordeel+

Nadelig saldo Jaarstukken 2024

€ 79.000

Nadeel

We kijken met veel vertrouwen naar de toekomst en zijn trots op onze medewerkers en wat wij tot nu toe met elkaar bereikt hebben. Ook de betrokkenheid en het vertrouwen van het bestuur waarderen wij. Lat but not least ben ik als nieuwe directeur in een warm bad terechtgekomen. Ik heb BSOB leren kennen als een ontzettend leuke organisatie. Daarbij wil ik mijn voorganger Grard bedanken voor zijn inspanningen en kijk ik er naar uit om BSOB verder te ontwikkelen.

Edwin van der Reijden Directeur Belastingsamenwerking Oost-Brabant

1

Alle afwijkingen >€25.000 (+/-) zijn weergegeven in dit overzicht P A G I N A |5

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

Leeswijzer Voor u liggen de jaarstukken 2023 van Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB). De jaarstukken zijn ingedeeld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. In het jaarverslag zijn de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. In de jaarrekening worden de balans en de staat van baten en lasten gepresenteerd en toegelicht. Inleiding Hoofdstuk 1 geeft een blik op de organisatie; haar missie, visie en kernwaarden en algemene organisatieontwikkelingen. Jaarverslag In hoofdstuk 2 geven wij een korte toelichting op de 3 primaire processen: Waarderen, Heffen en Innen. Conform de opzet van de begroting wordt per programma door middel van een stoplicht aangegeven wat de status is van de realisatie van de doelen2 en resultaten vanuit de Programmabegroting 2023. De legenda van het stoplicht is als volgt:

2

(Groen)

is gerealiseerd in 2023

(Rood)

is niet gerealiseerd in 2023

De teksten die uit de begroting 2023 komen (het kopje “Wat willen we bereiken?”) zijn ongewijzigd overgenomen. Hierdoor

zijn sommige teksten achterhaald. Om aansluiting te behouden met de vastgestelde begroting zijn deze teksten niet aangepast.

P A G I N A |6

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Ook komen de verplichte paragrafen aan bod. Artikel 9 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) schrijft voor dat in de begroting in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. In hoofdstuk 2 beschrijven wij alsmede de ontwikkeling van de volgende paragrafen: •

Weerstandsvermogen & risicobeheersing

•

Financiering

•

Bedrijfsvoering/ ondersteunende processen

•

Prestatie-indicatoren

• Jaarrekening In hoofdstuk 3 geven wij inzicht in de staat van baten en lasten, alsmede de balans. Dit hoofdstuk betreft alle financiële informatie over het jaar 2023. Controleverklaring Hoofdstuk 4 bevat de controleverklaring. Bijlagen Hoofdstuk 5 bevat de bijlagen. De volgende bijlagen zijn opgenomen: •

Deelnemersbijdragen

•

Productiecijfers

•

Taakvelden

•

Lijst gebruikte afkortingen

P A G I N A |7

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

1. INLEIDING 1.1

BSOB organisatie

BSOB was in 2023 een gemeenschappelijke regeling van waterschap Aa en Maas en 9 gemeenten. BSOB is opgericht om de kwaliteit van de dienstverlening en continuïteit van de waardering, heffing en inning van gemeentelijke- en waterschapsbelastingen te garanderen. En wel tegen zo laag mogelijke kosten.

1.2

Missie, visie en kernwaarden

Missie De organisatie staat voor het nauwkeurig en zo eerlijk mogelijk vaststellen, heffen en innen van de belastingaanslag. Bij BSOB geloven we dat het uitvoeren van deze belastingtaak gepaard gaat met een hoogwaardige kwaliteit dienstverlening tegen lage maatschappelijke kosten. Zo zetten wij alle gemeentelijke- en waterschapsbelastingen op één aanslagbiljet. Overzichtelijk voor de burger en kostenbesparend! Met deze missie zorgen we ervoor dat er meer maatschappelijk geld overblijft voor onder meer schoon drinkwater, het ophalen van grofvuil en het aanleggen van fietspaden. Hiermee draagt BSOB bij aan een mooiere, schonere en gezondere leefomgeving van inwoners van Oost-Brabant. Visie We willen excellente dienstverlening bieden door burgers, bedrijven en onze deelnemers zoveel mogelijk te faciliteren. Dit doen we door werkprocessen efficiënter in te richten en te bezien op welke wijze BSOB uitgebreid kan worden met de toetreding van nieuwe deelnemers. Het is onze ambitie om de beste belastingdienstverlener van Nederland te worden, waar gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden, burgers en bedrijven deze snel en gemakkelijk regelen en waarvoor medewerkers graag willen werken. Om dit te kunnen realiseren is het van groot belang om continu vooruit te blijven kijken en te anticiperen op ontwikkelingen. Kernwaarden •

Kwaliteit

•

Toegankelijk

•

Kostenbewust

P A G I N A |8

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Wij handelen naar onze kernwaarden. En vinden het belangrijk om een zo hoog mogelijke kwaliteit dienstverlening te bieden tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. Hierdoor streven wij ernaar om bij te dragen aan een betrouwbare en dienstverlenende overheid.

P A G I N A |9

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

2 JAARVERSLAG 2.1

Programmaverantwoording - Primaire processen

De primaire processen van BSOB bestaan uit: •

Waarderen: het vaststellen van de waarden van alle onroerende zaken binnen de gemeentegrenzen van de deelnemende gemeenten.

•

Heffen: om belasting te innen, moet deze eerst opgelegd worden. Heffen is dan ook het opleggen van aanslagen voor de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen.

•

Innen: het verlenen van kwijtschelding, het verwerken van betalingen en het nemen van invorderingsmaatregelen.

In onderstaande tabel is het overzicht van de gerealiseerde saldo van baten en lasten per programmaonderdeel opgenomen. Lasten

Waarderen

Heffen

Innen

Totaal

Bijdrage ex BTW in 2023

5.972.330

3.195.494

1.242.098

10.409.922

57,37%

30,70%

11,93%

100%

in %

2.1.1

Waarderen BURAP I

JAARVERSLAG II

Waardering: Alle objecten worden gewaardeerd, gecontroleerd en beschikt voor belastingjaar 2023. 97% van de objecten vóór 1 maart 2023 en 99,9% van de objecten vóór 1 juni 2023. Terugblik jan t/m april

In 2022 hebben we met Ortax een nieuw taxatiemodel ingericht op basis van oppervlakte. De oplevering van dit nieuwe model werd 2 maanden uitgesteld vanwege problemen in de software van Ortax. Dit betrof een probleem waar alle klanten van Ortax door geraakt werden. Omdat het nieuwe taxatiemodel pas kon worden ingericht toen de softwareproblemen van Ortax waren opgelost is een achterstand ontstaan. Daardoor is de KPI niet gehaald.

Terugblik mei t/m

Hoewel de achterstand gedeeltelijk is ingelopen, is de KPI nog niet gehaald.

juli Jaarverslag

De achterstand is gedeeltelijk ingelopen tot 98,1% met peildatum 01-06-2023.

P A G I N A |1 0

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Vraagprijsanalyse: Na het bekend worden van een vraagprijs middels IWOZ wordt deze inhoudelijk vergeleken met de object- en waardegegevens, zoals bekend binnen BSOB. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond maximaal 4 maanden na het bekend worden van deze vraagprijs. Terugblik jan t/m april

Vanwege de oververhitte woningmarkt voeren we geen vraagprijsanalyse uit. Het object is al verkocht op het moment dat we de vraagprijs binnen krijgen. Bij verkoop analyseren we het object in de PMA.

Terugblik mei t/m

Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.

juli Jaarverslag

Er zijn geen veranderingen ten opzichte van de eerste terugblikken. We verkennen in hoeverre objectbeheerders in de toekomst kunnen bijspringen op de vraagprijsanalyse.

Permanente Marktanalyse: Na de verwerking van de verkopen via het Kadaster worden maandelijks de koopinlichtingen-formulieren en herinneringen verstuurd. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond, maximaal 6 maanden na verkoopdatum. We onderzoeken de mogelijkheden om dit proces grotendeels te automatiseren. Terugblik jan t/m april

We liggen goed op schema met de Permanente Marktanalyse (PMA) wat betreft tijdigheid. Daarnaast hebben we met GouwIT in kaart gebracht hoe dat we de inlichtingenformulieren geautomatiseerd en gedeeltelijk digitaal kunnen gaan versturen. We zijn in afwachting van GouwIT totdat ze dit opleveren.

Terugblik mei t/m juli

Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.

Jaarverslag

De PMA blijft op schema. GouwIT is de afspraak tot op heden nog niet nagekomen. Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het tweede kwartaal.

Waarderen op oppervlakte: In 2023 wordt overgegaan tot het waarderen op gebruiksoppervlakte (GO) van alle gemeenten. Dit in samenwerking met de BAG-beheerders van de deelnemers en de woningbouwstichtingen welke onroerend goed bezitten binnen de deelnemende gemeenten. Terugblik jan t/m april

Inmiddels waarderen wij alle gemeenten op GO. Op de niet-woningen in Bernheze

Terugblik mei t/m

Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.

loopt een herstelactie. Dit valt buiten het project.

juli Jaarverslag

De herstelactie in Bernheze is nog niet afgerond.

P A G I N A | 11

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

2.1.2

Heffen BURAP I

JAARVERSLAG II

De aanslagoplegging van 2022 en mogelijke aanslagen van 2023 worden in zijn geheel in 2023 opgelegd. Terugblik jan t/m

De kohieren zijn, op één na, volgens planning opgelegd. Het kohier van april is

april

door technische uitdagingen in mei verstuurd.

Terugblik mei t/m

Alle kohieren 2023 en aanvullende kohieren 2022 zijn volgens planning opgelegd.

juli Jaarverslag

De situatie is ongewijzigd.

In overleg met de deelnemende gemeenten worden de verordeningen gemeentelijke heffingen op de onderdelen belastbaar feit en belastingplicht geharmoniseerd. Doel: efficiënter werkproces en standaardisering inrichting belastingapplicatie.

Terugblik jan t/m april

De inrichting is aangepast, waardoor het werkproces nog gemakkelijker is.

Terugblik mei t/m juli

De situatie is ongewijzigd.

Jaarverslag

We verzamelen de verbeteringen voor de verordeningen voor volgend jaar. Deze verwerken wij in de conceptverordeningen voor de deelnemers. Dit is een jaarlijks terugkerend proces.

De handmatige werkzaamheden in het proces worden zoveel mogelijk geautomatiseerd. Deze werkzaamheden hebben betrekking op de basisregistraties BRP, BRK en het HR. Ook werkzaamheden rondom de verwerking van het inkomend berichtenverkeer uit de LV WOZ en de verwerking van de ongebouwde objecten ten behoeve van de “Watersysteemheffing ongebouwd” moeten via de applicatie nog meer geautomatiseerd gaan verlopen. Terugblik jan t/m

Nieuwe BRP-Koppeling

april

De eerste kohieren 2023 zijn opgelegd op basis van de gegevens uit de nieuwe BRP-koppeling in Gouw7. Handelsregister (HR) We hebben de mutatieverwerking van de gegevens uit het Handelsregister onder de loep genomen. De aangeleverde mutaties uit het Handelsregister gegevens zijn in een werkgroep bekeken en besproken met als doel om deze gegevens nog beter en sneller te kunnen verwerken. P A G I N A |1 2

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Bevragingen BRP en HR De bevraging van de koppeling BRP en de bevraging van het Handelregister staat vanaf dit jaar tot onze beschikking. Hiermee worden subjecten automatisch met de volledige gegevens opgevoerd. Grondslagen watersysteemheffing De grondslagen voor de watersysteemheffing ongebouwd zijn vanaf het eerste waterschapskohier opgelegd via het aangeleverde TDK-bestand. De overgang naar de nieuwe processen is goed verlopen. De aanslagbiljetten over belastingjaar 2023 zijn goed opgelegd. Terugblik mei t/m

Alle grote kohieren 2023 zijn opgelegd. De verwerking van recente gegevens uit

juli

de basisregistraties is bijgehouden. De kinderziektes van de nieuwe koppeling BRP zijn grotendeels opgelost.

Jaarverslag

In 2023 zijn alle processen van gegevensverwerkingen vanuit de basisregistraties BRK, BRP, HR en LV WOZ veranderd en/of verbeterd. Hierdoor zijn meer gegevens automatisch verwerkt, sneller verwerkt en met een goede kwaliteit verwerkt. Het verbeteren van de processen is overigens een continu-proces. We gaan de “gewijzigde” werkprocessen verder verfijnen en om zo nog meer gegevens automatisch verwerken.

2.1.3

Innen BURAP I

JAARVERSLAG II

Continuering van de huidige werkwijze met betrekking tot invorderen. Terugblik jan t/m

We hebben de volgende optimalisatieslagen doorgevoerd:

april



Dagelijks versturen van AIC-bevestigingsbrieven;



Brieven voorzien van een uitstelperiode, zodat termijnen beter aansluiten.

Terugblik mei t/m

De situatie is ongewijzigd.

juli Jaarverslag

De werkzaamheden zijn conform planning uitgevoerd

Alle processen binnen invordering toetsen aan de menselijke maat en waar nodig aanpassen. Terugblik jan t/m



We roepen belastingschuldigen op om te bellen bij problemen;

april



We passen meer maatwerk toe;



We zijn coulant bij verzoeken om een uitstel en een regeling. P A G I N A | 13

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

Terugblik mei t/m

We handhaven bovengenoemde acties.

juli

We zijn samen met de teams gegevensbeheer en heffen een project gestart om de communicatie richting erfgenamen/nabestaanden te verbeteren.

Jaarverslag

Bovengenoemde acties zijn gehandhaafd. De communicatie richting erfgenamen/nabestaanden is verder uitgewerkt. Het proces staat op papier, maar is nog niet in uitvoering. Dit komt voort uit het feit dat er andere prioriteiten zijn bij applicatiebeheer. Applicatiebeheer is nodig voor het bouwen van het proces. Wanneer het proces is gebouwd zijn de juiste correspondentiegegevens van de erfgenaam eerder verwerkt. We ontvangen hierdoor minder retourpost en meer tijdige betalingen. We verwachten dit in 2024 te realiseren.

Inkomende e-mails en overige correspondentie worden op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. Terugblik jan t/m

We hebben de gestelde KPI behaald.

april Terugblik mei t/m

In juni is de gestelde KPI niet gehaald i.v.m. de grote aantallen aanmaningen. De

juli

overige maanden is de KPI wel behaald.

Jaarverslag

In juni en oktober is de gestelde KPI niet behaald i.v.m. grote aantallen aanmaningen (volgend op de huidige economische ontwikkelingen). De overige maanden en over het gehele jaar genomen behalen we de KPI.

Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid (MO). Terugblik jan t/m

M.i.v. februari 2023 staat er een MO-promotiemelding op de BSOB-envelop.

april Terugblik mei t/m

De situatie is ongewijzigd.

juli Jaarverslag

We onderzochten of er nog meer producten via MO verzonden kunnen worden. Er is een verkennend overleg geweest. Van hieruit concretiseren we dit meer en in 2024 pakken we dit verder op, hierbij starten we door inzicht in de aantallen en kosten te verkrijgen.

P A G I N A |1 4

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Eerder in het invorderproces detecteren dat een belastingschuldige niet kan betalen en daar naar handelen (sociaal invorderen). Terugblik jan t/m

In deze periode is er een brainstorm geweest.

april Terugblik mei t/m

Met een van de deelnemers gesproken over mogelijkheden van ondersteuning bij

juli

aanvragen kwijtschelding door bijstandsgerechtigden.

Jaarverslag

Er is gestart met een pilot met een deelnemer. Hierbij zijn gesprekken gevoerd. Hiermee bereiken we dat minima beter gebruik maken van de mogelijkheden. Begin 2024 zullen er vanuit afdeling kwijtschelding kennissessies worden gegeven aan betreffende medewerkers van de deelnemer. Hiermee bereiken we dat die medewerkers meer kennis opdoen van het kwijtscheldingsproces. Hiermee kunnen zij hun cliënten beter ondersteunen bij het aanvragen van kwijtschelding door bijstandsgerechtigden.

Het toetsen van belemmeringen bij aanvragen kwijtschelding bij 60% van de gevallen door het belastingsysteem laten uitvoeren in plaats van door een medewerker. Terugblik jan t/m april

Nog niet gestart.

Terugblik mei t/m juli

De situatie is ongewijzigd.

Jaarverslag

Gouw heeft iets gebouwd. Dat zorgt er echter nog niet voor dat 60% van de gevallen door het systeem getoetst kan worden. Het gebouwde moet nog verder gefinetuned worden. Wat wel al automatisch gebeurt, is dat de berekening van de betalingscapaciteit berekend en gevuld wordt met behulp van door belastingschuldige ingevoerde gegevens. Het feit dat we moeten rekenen met gegevens die door belastingschuldige zelf zijn ingevoerd maakt dat we moeten blijven controleren. Wel valt een deel van het werk weg omdat het systeem aan de hand van de gegevens al een berekening maakt.

Het proces verwerken ambtsberichten deurwaarder grotendeels automatiseren. Terugblik jan t/m april

Dit is een onderdeel van de Gouw-optimalisatie.

Terugblik mei t/m juli

De situatie is ongewijzigd.

Jaarverslag

De werkzaamheden zijn niet uitgevoerd in 2023.

De doorstortingen van de deurwaarder geheel geautomatiseerd verwerken. P A G I N A | 15

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

Terugblik jan t/m april

Van de recente doorstortingen is 68% geautomatiseerd verwerkt.

Terugblik mei t/m juli

In deze periode is het percentage gestegen naar 85%.

Jaarverslag

De afgelopen periode is het percentage gestegen naar circa 94%. Verwachting is dat dit percentage in 2024 nog meer zal stijgen naar bijna 100%.

2.2

De Paragrafen

2.2.1

Lokale heffingen

BSOB is verantwoordelijk voor de uitvoering van het door de deelnemers geformuleerde beleid over lokale heffingen. De vaststelling van het beleid is voorbehouden aan de deelnemers. BSOB adviseert haar deelnemers over het te voeren beleid.

2.2.2

Weerstandsvermogen & risicobeheersing

Volgens het BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen: • de weerstandscapaciteit en • de geïdentificeerde risico’s. Het weerstandsvermogen is het vermogen van BSOB om niet-reguliere kosten, die onverwacht en substantieel zijn, op te kunnen vangen zonder dat de uitvoering van de taken en de bedrijfsvoering in gevaar komt. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie van BSOB is. Voor het beoordelen van de 'weerstand' is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Het gaat hierbij alleen om risico's waarvoor geen of wellicht onvoldoende verzekeringen zijn afgesloten, voorzieningen zijn gevormd of budgetten binnen de begroting beschikbaar zijn. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Gezien de bepalingen, opgenomen in de Gemeenschappelijke Regeling en de Nota Financieel Beleid aangaande de bestemmingen van resultaten, zijn eigen vermogen, stille reserves of voorzieningen niet noodzakelijk. In artikel 53 van de Gemeenschappelijke Regeling is een zogenoemde garantstelling opgenomen. Dit houdt in dat de deelnemers er zorg voor dragen dat BSOB te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen ten opzichte van derden te voldoen.

De risico’s komen conform de regelingen voor rekening van de deelnemers naar rato van hun aandeel in de bedrijfsactiviteiten (bijdragen). Conform de geldende verordeningen wordt bij een positief saldo het bedrag gerestitueerd aan de deelnemers. Buiten de bestemmingreserve is er daarom geen eigen vermogen. Ook is er op dit moment geen lening.

P A G I N A |1 6

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Zoals vastgesteld in de financiële verordening, dienen niet onderkende of financieel niet voorzienbare risico’s welke gedurende het begrotingsjaar geschieden, initieel op te worden gevangen ten laste van de post ‘onvoorzien’. In de financiële verordening artikel 4 lid 2 is de post ‘onvoorzien’ vastgesteld op 0,6% van de begroting met een minimum van € 50.000. Gezien enkele onzekerheden in de huidige begrotingsposten, is ervoor gekozen om de reeds bekende overschrijdingen niet vanuit de post ‘onvoorzien’ te dekken. In de 2e BW 2023 is daarom een bedrag van € afgerond €62.000 ‘onvoorzien’ opgenomen. De post onvoorzien is in 2023 niet toegewezen aan een bepaalde kostencategorie. De voornaamste kostenoverschrijdingen betreffen de overschrijding op de lonen en salarissen en de proceskostenvergoeding. De omvang van de overschrijdingen liggen hoger dan het bedrag wat voor onvoorzien opgenomen was. Bovenstaande (inclusief de garantstelling) in ogenschouw genomen geven de - bij ministeriële regeling opgestelde - kengetallen geen zinvolle uitkomsten en informatie over de financiële positie van BSOB en zijn daarom niet opgenomen. Inventarisatie van de risico’s WOZ-Bezwaren Risico zoals opgenomen in 1e BW 2023: We constateren dat de hoeveelheid WOZ-bezwaren over de afgelopen jaren fors is toegenomen. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de impact van de NCNP-bureaus.

Het effect hiervan, op de begroting van BSOB, is tweeledig. Enerzijds is er fors meer personele inzet benodigd om deze bezwaren af te handelen (welke veelal door inhuurmedewerkers wordt uitgevoerd). Anderzijds stijgen de proceskosten fors. BSOB doet er alles aan om deze kosten zo laag mogelijk te houden, maar de verwachting is dat deze kosten in de komende jaren nog gemaakt worden. Toelichting Jaarverslag 2023 BSOB heeft meer dan 3 x zoveel bezwaren ontvangen dan in 2022. Hierdoor zijn de proceskosten en inzet van inhuur toegenomen ten opzichte van 2022. Tevens liggen de werkelijke proceskostenvergoedingen hoger dan geprognosticeerd in de 2e BW 2023. Dit wordt veroorzaakt doordat NCNP-bureaus meer deskundigheidsrapporten toevoegen. Hierdoor is de gemiddelde proceskostenvergoeding per dossier gestegen. De mogelijke financiële impact van de proceskostenvergoeding voor lopende beroepen zijn niet redelijkerwijs te schatten en derhalve opgenomen bij de niet uit de balans blijkende verplichtingen (paragraaf 3.4). Inflatierisico’s Risico zoals opgenomen in 1e BW 2023: Zoals bekend is het een onrustige economische tijd. Waar mogelijk hebben wij de prijsstijgingen verwerkt in de begrotingscijfers. Echter, de huidige economische omstandigheden zijn dermate onzeker dat dit de komende tijd effect kan hebben op de realisatie van de begroting. P A G I N A | 17

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

P A G I N A |1 8

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Toelichting Jaarverslag 2023 Zoals reeds bij het opstellen van de 1e BW 2023 en bij Burap II opgemerkt is, hebben wij zoveel mogelijk de prijsstijgingen verwerkt in de begrotingscijfers. Waar van toepassing zijnde, zijn deze verwerkt in de 2e BW 2023. Dit heeft niet tot afwijken geleid in de gerealiseerde netto-kosten.

2.2.3

Rechtmatigheidsverantwoording

De opzet van deze rechtmatigheidsverantwoording is momenteel onderdeel van de accountantscontrole, daarom is deze paragraaf nog blauw gearceerd. Er zijn onrechtmatigheden zijn op het gebied van inhuur. Dit ligt in het verlengde van de reeds in 2022 gerapporteerde onrechtmatigheden. Ook is er in het eerste deel van 2023 sprake geweest van onrechtmatigheden op het gebied van reproen portokosten. Tevens is er sprake van begrotingsonrechtmatigheden, die in beginsel onder de rapportagegrens vallen, maar die opgenomen zijn omdat de onrechtmatigheden gezamenlijk de rapportagegrens overschrijden.

2.2.4

Onderhoud kapitaalgoederen

De kapitaalgoederen van BSOB bestaan uit installaties (telefooncentrale) en ICT-software. Noodzakelijk onderhoud vormt onderdeel van de afgesloten contracten.

2.2.5

Financiering

BSOB conformeert zich aan de regels van de wet FIDO. Een vertaling is opgenomen in het treasury statuut. Aangezien in de afgelopen jaren geen langlopend vreemd vermogen aan is getrokken, is het treasury risico nihil en zijn er geen kengetallen opgenomen met betrekking tot het renterisico en renteresultaat. BNG BSOB heeft een bancaire relatie met de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). De BNG verzorgt de bancaire diensten voor de rekening courant en inningsrekening van BSOB. EMU-Saldo De minister van Financiën heeft in 2012 een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer ingediend voor de invoering van de wet Houdbare Overheidsfinanciën (de Wet HOF). Het wetsvoorstel stelt regels voor de bijdrage van gemeenten aan het terugdringen van het EMU-tekort. Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Hierbij zitten ook inkomsten en uitgaven met een kapitaalkarakter, zoals investeringen en investeringsbijdragen. Het overzicht van het EMU-saldo is bedoeld om op nationaal niveau te kunnen bepalen in hoeverre de verschillende overheden bijdragen aan het nationale EMU-saldo.

P A G I N A | 19

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

Tabel: E MU s aldo 2023 -2025 Oms chr ijving 1 Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) 2 Afschrijvingen ten laste van de exploitatie 3 Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie 4 Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd

Bedragen x € 1.000 2023

2024

2025

105

103

nee

nee

nee

505

105

103

-79 59 286

239

5 Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4 6 Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa: Baten uit desinvesteringen in (im)materiele vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op de exploitatie verantwoord 7 Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) 8 Baten bouwgrondexploitatie: Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord 9 Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen 10 Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten 11 Verkoop van effecten: a Gaat u effecten verkopen? (ja/nee) b Zo ja, wat is bij verkoop de verwachte boekwinst op de exploitatie? Berekend E MU -s aldo

2.2.6

Wet Open Overheid (WOO) (openbaarheidsparagraaf)

De Wet open overheid (Woo) heeft sinds 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. De Woo heeft, in tegenstelling tot het passieve (op verzoek) openbaar maken van stukken en informatie onder de Wob, het karakter van actief openbaar maken door overheden c.q. bestuursorganen.

P A G I N A |2 0

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Overheden/bestuursorganen dienen zelf - zonder daartoe strekkend verzoek - informatie en stukken openbaar te maken door publicatie. Voor een uitvoeringsorganisatie als BSOB raakt deze verplichting veel minder dan voor bijvoorbeeld een gemeente. BSOB voert de WOZ- en Belastingprocessen uit voor lokale overheden. Veel besluiten, zoals belastingverordeningen, maar ook de begroting en onderbouwing van de kostendekkendheid van belastingen, worden (reeds) door de deelnemers in BSOB openbaar gemaakt, waardoor BSOB dit niet meer hoeft te doen. Overigens verwijst BSOB wel op de website naar veel van deze regelingen. BSOB maakt het eigen beleid, denk aan de Leidraad Invordering en aanwijsbeleid, en/of dat van de heffings- en invorderingsambtenaar zelf bekend via de website. Voor het overige is BSOB door de geheimhoudingsverplichtingen van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (Awr) en de Invorderingswet 1990 eerder gehouden tot voorkoming van openbaarheid van gegevens. Voorts kent de Wet WOZ ook strikte regels voor het openbaar maken van object- en waardegegevens. Veelal mogen die slechts aan de belanghebbende worden verstrekt. Tot slot beperkt de AVG de openbaarmaking van persoonsgegevens door BSOB aan derden.

Verzoeken tot openbaarmaking van meer algemene gegevens, zoals bijvoorbeeld aantallen belastbare feiten of aantallen naheffingsaanslagen mogen wel openbaar gemaakt worden, of zijn reeds openbaar gemaakt door bijvoorbeeld de Waarderingskamer als het gaat om algemene WOZ-informatie. Ondanks de actieve openbaarmaking ontvangen verzoeken worden door het juridische team beoordeeld en van beantwoording voorzien. Het aantal WOO- verzoeken in 2023 bleef beperkt tot minder dan 10. De beslistermijn voor Woo-verzoeken is vier weken. Een termijn die met nog twee weken kan worden verlengd. Net als bij de Wob is de Wet dwangsom niet op de Woo van toepassing, maar is wel beroep mogelijk bij de bestuursrechter via de algemene kennelijke weigering tot het nemen van een besluit. Blijft een antwoord op een Woo-verzoek uit, dan kan een belanghebbende zich dus tot de bestuursrechter wenden. Een belanghebbende kan ook in beroep als hij of zij meent dat het verzoek onterecht is afgewezen. In 2023 is besloten de termijn voor het opstellen van het projectplan WOO uit te stellen tot het einde van het jaar. Dit houdt niet in dat besluiten in zijn geheel niet worden gepubliceerd, maar ten aanzien WOO verzoeken en klachten moet de publicatie nog worden geregeld. Eind 2023 is het projectplan voorgesteld in het MT (welke begin 2024 is vastgesteld).

Dit moet de verdere implementatie borgen zodat dit eind 2025 is afgerond.

2.2.7

Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en medebepalend voor de kwaliteit van de primaire processen en de realisatie van de beoogde effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste van de primaire processen. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de organisatie, maar ook faciliteiten als bijvoorbeeld; de huisvesting en de automatisering/ICT indirect van grote invloed zijn op het behalen van P A G I N A | 21

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

de gewenste effecten. In deze paragraaf worden de behaalde resultaten van de ondersteunende processen bezwaar en beroep, frontoffice, ICT, bestuursondersteuning en personeel & organisatie gepresenteerd. 2.2.7.1

Bezwaar en Beroep BURAP I

JAARVERSLAG II

Bezwaren WOZ: A) Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief, juridisch en taxatie-technisch afhandelen binnen de wettelijke gestelde termijn. B) Voor 90% van de bezwaren wil BSOB in 2023 gaan voldoen aan de door de Hoge Raad gestelde redelijke termijn van een half jaar vanaf datum binnenkomst bezwaar. C) Daarnaast als prestatie indicator het maximumaantal toegekende bezwaren onder het landelijke gemiddelde. D) Door optimale berichtgeving zowel vanuit BSOB alsook vanuit al haar deelnemers de belastingplichtigen zoveel mogelijk bewegen om geen gebruik te maken van de zogenoemde NCNP-bureaus, maar rechtsreeks contact op te nemen met BSOB. Terugblik jan t/m

D) Veel burgers hebben rechtstreeks contact met ons opgenomen. Hierdoor is in

april

verhouding het aantal burgerbezwaren meer gestegen dan het aantal NCNPbezwaren. Desalniettemin is ook het aantal bezwaren via NCNP-bureaus flink toegenomen. De stijging aan bezwaren is landelijk en ligt bij ons niet hoger dan bij andere gemeenten of samenwerkingen. De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden.

Terugblik mei t/m

We huren tijdelijk in om achterstanden zo veel mogelijk te voorkomen.

juli

A+B) De ambtshalve bezwaren (lees: flitsbezwaren) zijn op één na afgehandeld. De reguliere bezwaren van belastingschuldigen hebben we voor 72,7% afgehandeld. De bezwaren van NCNP-bureaus of andere gemachtigden hebben we voor 27,4% afgehandeld. C) We zien een verschil in het percentage toegekende bezwaren als we een onderscheid maken tussen door belastingschuldige zelf ingediend of gemachtigden (lees NCNP-bureaus). De ambtshalve bezwaren hebben we in 93,8% toegekend. Het percentage toegekend bij bezwaren door belastingschuldige is 42,6 % en bij bezwaren door gemachtigden 25,3%.

Jaarverslag

A+B) De bezwaren door belastingschuldigen zelf hebben we bijna allemaal afgehandeld binnen de gestelde termijn, de bezwaren door gemachtigden niet. P A G I N A |2 2

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

C) Er is een daling geweest van het percentage toegekende bezwaren. Het landelijk gemiddelde is onbekend omdat veel uitvoerders nog niet gereed zijn met de afhandeling. In onderstaande tabel zijn in de over heffingsjaar 2023 ontvangen WOZ-bezwaren. Soor t WOZ-bezw aar

Afgew ezen

Opens t aand V er minder d V er niet igd E indt ot aal

NCNP

5.569

3

2.074

108

7.754

Niet NCNP

2.985

10

2.714

137

5.846

Tot aal

8.554

13

4.788

245

13 .600

In onderstaande tabel zijn in de over heffingsjaar 2023 ontvangen WOZ-beroepen. Hierbij wordt opgemerkt dat er een relatief groot aantal openstaande beroep zijn. Dit wordt veroorzaakt doordat deze nog door de rechtbank ingepland moet worden. Soor t WOZ-ber oep

Afgew ezen

Opens t aand V erminderdE indt ot aal

NCNP

10

301

19

330

Niet NCNP

2

31

16

49

Tot aal

12

332

35

3 79

Bezwaren gemeentelijke heffingen: Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de gestelde termijn van 3 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift. De wettelijke afhandelingstermijn bedraagt een jaar (binnen het belastingjaar). Terugblik jan t/m

We hebben wat achterstand bij de afhandeling van de bezwaren. De reden

april

hiervoor is het grote aantal (WOZ-)bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 3 maanden af.

Terugblik mei t/m

De ontstane achterstand is grotendeels weggewerkt.

juli Jaarverslag

We handelen het restant van de bezwaren af. We behalen de wettelijke afhandelingstermijn.

Bezwaren waterschapsheffingen: Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de wettelijk gestelde termijn van 18 weken na ontvangst van het bezwaarschrift. P A G I N A | 23

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

Terugblik jan t/m

Op het moment staan we achter met de afhandeling van de bezwaren. De reden

april

hiervoor is het grote aantal (WOZ-)bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 18 weken af.

Terugblik mei t/m

De ontstane achterstand is grotendeels weggewerkt.

juli Jaarverslag

Het resultaat is: 94% (De KPI is op 98% gesteld, zie ook paragraaf 2.2.8). Door het grote aantal (WOZ-)bezwaren die ingeboekt zijn is er met name in het 1e kwartaal een achterstand in de afhandeling van de bezwaarschriften ontstaan. Bij de 2e Burap was de achterstand grotendeels weggewerkt, vandaar dat de rapportage groen. Echter omdat de KPI helaas (net) niet gehaald is, is deze op rood gesteld.

Beroepsschriften: Afhandeling conform de termijnen die door de Rechtbank en het Gerechtshof worden gesteld. Kwaliteit van de procesvoering op een hoog peil houden, zodat zo min mogelijk beroepen worden verloren op basis van niet weersproken of onvoldoende onderbouwd. Terugblik jan t/m april

Door de herwaardering 2023 en het grote aantal telefoontjes hebben we de termijnen die door de rechtbank zijn gesteld niet gehaald. De kwaliteit van afgehandelde zaken is minder hoog door de tijdsdruk. Extra controles hebben we daardoor niet uitgevoerd.

Terugblik mei t/m

De situatie is ongewijzigd.

juli Jaarverslag

Door de achterstanden van 2022 en de nog openstaande beroepen van Dienst Dommelvallei hebben we ook in de loop van 2023 de termijnen niet allemaal gehaald. De kwaliteit is onverminderd hoog gebleven. Naast dat de kwaliteit onverminderd hoog is gebleven, leidt bovenstaande niet tot extra kosten of consequenties, omdat ook rechtbanken overbelast zijn en zittingen zijn uitgesteld. Om in control te komen is hier voor ingehuurd.

2.2.7.2

Frontoffice BURAP I

JAARVERSLAG II

BSOB streeft een goede bereikbaarheid na. Alle inkomende telefoongesprekken dienen binnen de gestelde prestatie-indicatoren beantwoord te worden. Inkomende e-mails en overige correspondentie dient op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord te worden. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. P A G I N A |2 4

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Terugblik jan t/m

We haalden de gestelde KPI niet. Dat heeft te maken met een enorme hausse

april

aan telefoontjes n.a.v. het combikohier van februari. We hebben meer telefoongesprekken gehad en de gespreksduur is toegenomen t.o.v. voorgaande jaren.

Terugblik mei t/m juli

In juni is de gestelde KPI niet gehaald i.v.m. de grote aantallen aanmaningen. In

Jaarverslag

De KPI “% gesprekken binnen 3 minuten wachttijd opnemen” is over het hele jaar

mei en juli is de KPI gehaald.

bezien niet behaald. Naast bovenstaande redenen, zoals de hoos aan NCNPbezwaren, is dit ook deels te verklaren als gevolg van personele wisselingen. Deze personele wisselingen worden onder andere veroorzaakt door doorgroei van medewerkers binnen BSOB. Hierdoor is veel tijd geïnvesteerd in het inwerken van nieuwe medewerkers. Daarnaast heeft de overgang van het telefoonpakket naar Citrix in september de nodige negatieve effecten gehad op deze KPI. Een koppeling is gemaakt tussen het telefoonpakket en belastingpakket. Hierdoor opent de klantenkaart in het belastingpakket zodra we het gesprek aannemen. Belastingplichtigen met openstaande schulden/betalingsproblemen in het kader van sociaal invorderen, proactief wijzen op mogelijkheden om hulp daarbij te zoeken. Terugblik jan t/m april

We maakten een pagina op de website met verwijzingen naar schuldhulpverlening per deelnemende gemeente. Telefonisch wijzen we bellers ook op de verschillende hulpinstanties.

Terugblik mei t/m juli

De situatie is ongewijzigd.

Jaarverslag

De werkzaamheden zijn conform planning uitgevoerd.

Belastingschuldige zo optimaal mogelijk voorzien in de behoefte die er is, digitaal of telefonisch. Zelfstandig of door ondersteuning van een medewerker. Kritisch blijven evalueren of huidige middelen nog voldoen. Terugblik jan t/m

Telefonisch helpen we de belastingschuldige zaken digitaal te regelen. Daarnaast

april

hebben we de volgende verbeteringen doorgevoerd: 

Een KWS-beslisboom op de website geplaatst;

Digitaal aanleveren van KWS-documenten verbeterd en uitgebreid. Terugblik mei t/m juli

De situatie is ongewijzigd.

Jaarverslag

Nader onderzoek naar de digitale behoefte heeft niet meer plaatsgevonden. We onderzoeken in 2024 of het digitaal communiceren via de digitale balie een behoefte vervult van de belastingschuldige. P A G I N A | 25

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

2.2.7.3

ICT BURAP I

JAARVERSLAG II

Optimaal gebruik maken van GouwZaak en Workflow: werkprocessen zoveel mogelijk automatiseren en robotiseren. Terugblik jan t/m

We hebben verschillende werkprocessen ingericht in Gouw Belastingen. Deze

april

werden voorheen in Excel of analoog bijgehouden. Een voorbeeld hiervan is het klachten-afhandelproces.

Terugblik mei t/m juli

We hebben een deel van de acties op volgorde van prioriteit afgehandeld.

Jaarverslag

De geplande acties zijn ingericht.

Betrouwbaar met Data voor onze deelnemers en belastingplichtigen: slim, veilig en efficiënt inzetten van data en basisregistraties. Terugblik jan t/m

Het bestuur heeft ingestemd met het voorstel ‘Verhogen volwassenheidsniveau

april

gegevensbescherming’. We hebben een plan van aanpak opgesteld om volwassenheidsniveau 4 te behalen. We zitten nu gemiddeld op niveau 1.

Terugblik mei t/m juli

We hebben de aanbestedingen voor Informatiebeveiliging en Privacy

Jaarverslag

Na de gunning in september zijn we voor het onderdeel Privacy gestart in oktober.

ondersteuning eind juni gepubliceerd. De FG en PO van Legal2Practice ondersteunen ons met het project. Daarnaast zullen de Informatiebeveiligingsspecialisten van Cuccibu de ondersteuning op IB vlak leveren vanaf 1-1-2024 met als doel binnen 2 jaar het gewenste beschermingsniveau 4 te bereiken.

Geautomatiseerd doorvoeren van mutaties in basisregistraties: de ontsluiting van gegevens uit basisregistraties flexibeler en minder complex maken door toepassing van Common Ground principes en de gegevens rechtstreeks afnemen bij de landelijke basisregistraties. Terugblik jan t/m



april

We hebben samen met GouwIT de nieuwe koppeling met de BRP geïmplementeerd. Deze koppeling vervangt de GBA-koppeling;



We hebben de NHR-bevraging ingericht. Hierdoor worden bedrijven automatisch overgenomen vanuit de landelijke voorziening NHR.

Terugblik mei t/m juli

We zijn gestart met het implementeren van de Basisregistratie Kadaster 2.0. Per 1 augustus nemen we de koppeling in productie. P A G I N A |2 6

JAARSTUKKEN 2023 | Concept | 28-3-2024

Jaarverslag



De Basisregistratie Kadaster is vernieuwd door het Kadaster. Versie 2.0 is geïmplementeerd;



We zijn de koppeling met de NHR aan het inrichten met GouwIT. Dit wordt een grote kwaliteitsslag voor het registeren en bijhouden van de bedrijven.

Optimaal gebruik maken van GIS-oplossingen en beschikbaar beeldmateriaal. Terugblik jan t/m

Om voor de ongebouwde gronden in het waterschapsgebied juiste

april

aanslagbiljetten op te kunnen leggen, hebben we informatie nodig. We hebben afgesproken met het waterschap deze jaarlijks te ontvangen en te verwerken. Deze bestanden worden gemaakt door het matchen van verschillende kaarten (beeldmateriaal).

Terugblik mei t/m juli

Samen met het waterschap hebben we besloten om in 2023 de bestanden van de ongebouwde gronden te baseren op eerdere aanleveringen. We verwerken de mutaties van 2023 handmatig.

Jaarverslag

De bestanden van ongebouwde gronden van 2024 zijn automatisch verwerkt.

Datagedreven sturing: medewerkers zijn in staat kritische vragen te stellen over data, kennis op te bouwen en de beschikbare data optimaal te benutten in besluitvormingsprocessen. We zetten daar ook nieuwe ontwikkelingen voor in zoals Datascience, robotisering en kunstmatige intelligentie. Terugblik jan t/m

De Qlikview dashboards hebben we vervangen door PowerBI dashboards. Inzet

april

van PowerBI zorgt ervoor dat we geen extra licenties meer nodig hebben. Ook kan de informatie nu door meer gebruikers bij de deelnemers ingezien worden.

Terugblik mei t/m juli

In deze periode hebben we geen uitbreidingen gerealiseerd vanwege

Jaarverslag

We hebben het aantal Power BI rapportages voor interne sturing verder

beschikbare capaciteit. uitgebreid, waarbij ook het datawarehouse waar nodig is aangevuld met nieuwe gegevens uit de bronsystemen. Daarnaast zijn bestaande rapportages verder verfijnd.

2.2.7.4

Personeel en Organisatie

Deze paragraaf geeft informatie over de medewerkers, het uitgevoerde personeelsbeleid, ziekteverzuim en ARBO gerelateerde onderwerpen over 2023.

P A G I N A | 27

JAARSTUKKEN 2023 |Definitief | 28-3-2024

Kerncijfers 

70 medewerkers op de loonlijst (peildatum 31-12-2023).



De verdeling man/vrouw is 23/47.



De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 45 jaar.



Er is op peildatum 31-12-2023 4,79 fte aan formatieruimte (toegestane formatie 68,48 fte, bezetting 63,69 FTE).

Ontwikkeling van personeel Het opleidingsbudget van 2023 is bij de 2e BW 2023 naar beneden bijgesteld naar €72.500 (afgerond). Met een realisatie van €79.500 heeft er een lichte overschrijding plaatsgevonden ten opzichte van de 2e BW 2023. MTO’s 2023 In 2023 hebben er twee BSOB brede onderzoeken plaatsgevonden voor de vaste medewerkers. Het eerste onderzoek heeft in januari plaatsgevonden en had als thema werkdruk, waarna de effectmeting in oktober heeft plaatsgevonden. Voor de effectmeting van oktober zijn dezelfde thema’s aangehouden als die van januari plus twee extra, namelijk zelfstandigheid compact en werkdruk (standaard). We hebben hier bewust voor gekozen om erachter te komen hoe de inzet vanaf januari op de speerpunten is ervaren door de medewerkers. Stijging thema's; Ten opzichte van het onderzoek in januari 2023 is de; - module Sociale veiligheid het meest gestegen (+ 0.9) (7.0 naar 7.9) - opgevolgd door de modules loyaliteit (+ 0.8) (7.0 naar 7.8) en informatievoorziening (+ 0.8) (5.7 naar 6.5) - module steun leidinggevende (+0,7) (7.0 naar 7.7) en de module toekomstonzekerheid gestegen van +0,7 (6.9 naar 7.6). Bovenstaande zijn allemaal positieve ontwikkelingen ten opzichte van het onderzoek in januari 2023.