Bijlage 2_Ontwerpbegroting 2027 BHIC_getekend
Tekst van het document
BRABANTS HISTORISCH INFORMATIE CENTRUM
ONTWERP BEGROTING
2027
Brabants Historisch Informatie Centrum
's-Hertogenbosch, 20 maart 2026
INHOUDSOPGAVE ONTWERP BEGROTING 2027
Programmaplan l. Doelstellingen en werkplan
3
2. Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
6
3.
Overzicht baten en lasten
6
4.
Begroot resultaat en wijzigingen
7
Paragrafen l. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
2. Onderhoud kapitaalgoederen 3.
Financiering
4. 5. 6. 7. 8.
Bedrijfsvoering Verbonden partijen Organisatiegegevens Besluit Dagelijks bestuur Besluit Algemeen bestuur
III Financiële begroting l. Geprognosticeerde balans per 31 december 2026-2030 2. Exploitatiebegroting2027 3. Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2026 - 2030 4. Toelichting Exploitatiebegroting 2027 5. Meerjarenbegroting 2028-2030 6. Toelichting Meerjarenbegroting 2028 - 2030 7. Overzicht structureel begrotingssaldo 8. Overzicht investeringskredieten2027 - 2030
10 11 12 14 15 16
17 17
18 19 20 27
33 34 36 36
l Programmaplan 1. 1 Doelstellingen en werkplan Inleiding
Het BHIC is een gemeenschappelijkeregeling (GR), per l januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De
huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Ministervan Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel,
Boxtel, Land van Cuijk, Maashorst, Meierijstad, Oss, Sint-Michielgestelen Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer van de gemeenschappelijke regeling
van het BHIC, maar heeft per l januari 2022 met het BHIC een (nieuwe) dienstverleningsovereenkomst afgesloten. De looptijd bedraagt 10 jaar, waarvan 6 jaar vast en 2 verlengingsopties van 2 jaar Wijziging gemeenschappelijke regeling, nieuwe Archiefwet en uittreding Rijk De aanleiding voor het wijzigen van onze gemeenschappelijke regeling is tweeledig. Enerzijds zijn er de
wijzigingendie voortvloeien uit de gewijzigdeWet gemeenschappelijkeregelingen. Anderzijds is er de nieuwe Archiefwet 2027, die naar verwachting per l januari 2027 van kracht wordt. De invoeringvan de nieuwe Archiefwet leidt ertoe dat de Ministervan OCW uittreedt uit de gemeenschappelijke regeling van
het BHIC. Hetzelfde geldt voor de andere Regionale Historische Centra (RHC's) in Nederland. Met het Rijk zijn afspraken vastgelegd over de papieren rijksarchievenen deze blijven bij het BHIC ondergebracht. Dit wordt via een delegatiebesluiten een specifiekeuitkeringgeregeld. Daarnaast is op l februari 2024 een bestuursconvenant getekend door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de RHC's over de samenwerking. Binnen deze nieuwe samenwerkingsvorm blijft het Rijk langdurig inhoudelijk en financieel betrokken bij de 11 RHC's. Het Rijk heeft aangegeven dat het uittreden geen
negatieve budgettaire consequentieszal hebben voor de zittende partners. Voor beide wijzigingenvan de GR zijn wijzigingsbesluitenopgesteld, waarmee alle deelnemers hebben ingestemd. De wijzigingm. b.t. de gewijzigdeWet gemeenschappelijkeregelingen is geldend vanaf 1-122025. De tweede wijzigingzal ingaan vanaf het moment van het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet en de uittreding van het Rijk, naar verwachting op l januari 2027 Gevol en voor be rotin 2027
De begroting 2027 is opgesteld in de lijn van begroting 2026. De aanstaande aanpassing van de gemeenschappelijkeregeling en de financieringswijzeis hierin nog niet verwerkt. Er is afgesproken met het Ministerievan OCW dat de ingangsdatum van de nieuwe Archiefwet en het starten van de specifieke uitkering van Rijk, dezelfde zal zijn. Oftewel, zolang de nieuwe Archiefwet niet is ingegaan blijft de huidige financieringdoor het Ministerievan OCW van kracht. Dit is dan de lumpsum financieringvan het Rijk als deelnemer van de gemeenschappelijke regeling BHIC. Er kan dus geen hiaat in de financiering ontstaan.
Doelstellingen
Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de
verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek.
Missie en strategische doelstellingen
In ons beleidsplan "Het Geheugen van Brabant, voor de toekomst van Brabant." voor de periode 20272030, worden de doelstellingen voor de komende jaren geformuleerd en wordt voortgegaan op de ingezette weg. Bij de positioneringvan het BHIC tonen zich de twee gezichten: enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. Deze opgave heeft geen uitzettingvan de begroting tot gevolg. Binnen de archieffunctiebewaart en beheert het BHIC 'op goede, geordende en toegankelijkewijze' zo'n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. Binnen de publieksfunctiebewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historischeinformatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. Het BHIC heeft de volgende doelstellingen: Wij beschikken over een eigen digitaal, duurzaam depot Wij zijn het Genealogisch Centrum van Brabant Wij zijn het foto- en filmgeheugen van Brabant Wij schrijven Brabantse Geschiedenis Wij verwelkomen een breder publiek
Werkplan 2027 Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2027 de nadruk liggen op twee ontwikkelingen: Archiefwet 2027 en e-depot. Naar verwachting treedt de Archiefwet op l januari 2027 in werking.
Dit zal leiden tot vragen vanuit de deelnemers, die op zoek moeten naar nieuwe richtlijnen.Vanuit het team Toezicht en advies zullen we hen zo goed mogelijk ondersteunen met advies. Op het
gebied van het e-depot hebben we in 2026 onderzoek gedaan naar de wensen van onze deelnemers op het gebied van digitale overbrengingen. Daar zijn de gevolgen van de nieuwe Archiefwet in meegenomen. De conclusies van dit onderzoek zullen geïmplementeerd worden in een nieuw werkplan e-depot die we vanaf 2027 uitrollen. Voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans en indexen op internet beschikbaar
komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes uit archieven van overheden en particulieren,gescand op specifiekverzoek van ambtenaren, heemkundigen, studenten en andere onderzoekers en gebruikers. Het BHIC groeit verder uit tot hét genealogischcentrum van Brabant. Maar onze dienstverleningis natuurlijk breder dan stamboomonderzoek. De nieuwe website is dé cruciale schakel tussen onze bezoekers en onze data en bronnen; digitale dienstverlening, mét behoud van de menselijke maat. Snel, betrouwbaar en naar tevredenheid.
Een belangrijke invulling van onze maatschappelijke opgave is het bewaren en voor iedereen beschikbaar maken van beeldmateriaal: BrabantinBeelden. In ons koude depot worden foto's
en films onder de juiste omstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantse geschiedeniste ontsluiten voor het brede publiek. Particulieren,organisatiesen instellingen melden zich bij ons met beeldmateriaal, waarbij we strenge criteria hanteren bij acquisitieen selectie. Daardoor worden er ook collecties beleefd geweigerd, ten behoeve van een evenwichtigesamenstelling van de collectie. We gaan daarom op zoek naar de blinde vlekken in onze collectie, en versterken het netwerk van BrabantinBeelden verder. Aan de hand van inmiddels bijna 12. 000 webartikelen vertellen we niet alleen de verhalen uit ons archief. Veelal zijn dit namelijk verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen en
zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven, zoals met Protest in Brabant, Rebellerende Vrouwen en Brabantse Internaten. Daarmee willen we de meerstemmigheid en diversiteit van onze archieven bevorderen. We kiezen daarin steeds vaker voor het aanbieden van fellowships
aan jonge, talentvolle onderzoekers, en zoeken samenwerking met gemeenschappen. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo schrijven we samen Brabantse geschiedenis.
Eerder werden o.a. thema's gelanceerd over de Brabantse gesneuvelden, het rijke roomse leven in Brabant, de Brabantse industrie en de dagboeken van Jan de Quay. en. Daarmee willen we ook
aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. Bovendien verkennen we hoe we inzichten uit onze archieven kunnen verbinden aan actuele en toekomstige vraagstukken in Brabant. Voor het verwelkomen van een breder publiek wordt het terrein van De Citadel meer ingezet.
Samen met Erfgoed Brabant, sinds eind 2025 onze buur, maken we de Citadel als plek van historie zichtbaar en geven de activiteiten van het BHIC bredere bekendheid. Zo stellen we ons buitenterrein beschikbaar voor evenementen die passen bij de rust en sereniteit van de locatie, zoals theatervoorstellingen en kleinschalige concerten.
Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe
huurovereenkomst afgesloten en deze loopt voor onbepaalde tijd door. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en is per l januari 2026 het nieuwe huisvestingsstelsel in werking getreden. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening af te nemen van het RVB. Voor De Citadel is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplan voor de komende 30 jaar opgesteld.
Bij het vormgeven van het onderhoud, de instandhouding en de verduurzaming, maken wij onder meer gebruik van de kennis en expertise van het Rijk, adviesbureaus en Monumentenwacht Noord-Brabant. Verduurzamin
Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand. Verduurzaming van het gebouw is niet eenvoudig, enerzijdsvanwege de monumentale status en anderzijds vanwege het feit dat wij huurder zijn. Dat wil niet zeggen, dat wij hieraan geen aandacht besteden. We hebben onderzoek gedaan naar mogelijke verduurzamingsmaatregelen door een EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen)op te laten stellen. De doelstelling hiervan is te onderzoeken of we ons gebouw met een verbeterd installatieconcept
zo optimaal mogelijk kunnen verduurzamen en ons energieverbruikverder kunnen reduceren. Er zijn 6 aanbevelingengedaan en globaal doorgerekend, waarbij we ons bij de prioriteringrichten op hetgeen snel te realiseren is. Bij de verduurzamingsmaatregelen worden genoemd: bijstellen stooklijnen, Ledverlichting,
ventilatie, infiltratie,HR++glas en warmtepomp. Na implementatie van een Energie Management Systeem (EMS) en een Gebouw Automatisering Controle Systeem (GACS) in 2026 kunnen we in 2027 een goede monitoringvan het energieverbruikuitvoeren. Met deze data kunnen we analyses maken en aanpassingen doorvoeren waar het meeste rendement valt te behalen. Vervanging van installaties of bouwkundige elementen zal altijd integraal worden bekeken en de afweging worden gemaakt wat de meest duurzame oplossing kan zijn. Verduurzaming is ook l van de selectiecriteria bij aanbestedingen waarbij de voorkeur
zal gaan naar kosteneffectieve maatregelen. Kruithuis
Het Kruithuis vertoont diverse gebreken waaronder scheurvorming gevels en gewelf, zoutuitbloei gevels en kleine verzakking. Dit wordt al jaren gemonitord maar voor behoud van het monument zal er een adviestraject worden gestart om tot de juiste herstelmaatregelen te komen. Na een marktonderzoek zullen hiervoor gespecialiseerde bedrijven worden benaderd. E-depotvoorziening Het BHIC heeft een eigen e-depotvoorziening voor haar deelnemers (gemeenten en waterschappen). In 2022 heeft het bestuur een besluit genomen over de bekostiging van de e-depotvoorziening, nodig voor
het uitvoeren van deze nieuwe wettelijke taak. Na consultatie van de portefeuillehouders en het ontvangen van positieve zienswijzen van alle deelnemers, zijn hierover afspraken gemaakt.
Middels een groeimodel (4 jaren) wordt een bijdrage ter beschikking gesteld, beginnend met € 0, 25 per inwoner in 2024. Vervolgens gaat dit bedrag naar € 0, 45 in 2025, € 0, 65 in 2026 en € 0, 85 per inwoner in
2027. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en volgt vanaf dan jaarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen. De
meerkosten van de e-depotvoorzieningzullen gedekt worden uit de bestemmingsreserve e-depot. Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijkingvan de overige bestemmingsreserves.
1.2 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is ingevoerd in 2004. Het BBV
beoogt met de begroting- en verantwoordingstukken in de uiteenlopende informatiebehoeften van de verschillende belanghebbenden te voorzien. Het BBV is ook van toepassing op gemeenschappelijke regelingen, al zijn niet alle bepalingen relevant. De bepalingen die (deels) wel relevant zijn voor het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) zijn: het hanteren van een aantal financiële kengetallen; beter inzicht in het EMU-saldo;
de verwerking van rentelasten en rentebaten; beter inzicht in de kosten van overhead;
verantwoording eventuele vennootschapsbelastingplicht;
het opnemen van een geprognosticeerdebegin-en eindbalans. De financiële kengetallen en het EMU-saldo zijn opgenomen bij paragraaf 11. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing. De verwerking van rentelasten en rentebaten is opgenomen bij paragraaf 11.3 Financiering. De kosten van overhead en de stand van zaken betreffende de vennootschapsbelasting worden nader toegelicht bij paragraaf 1. 3 Overzicht baten en lasten. In de financiële begroting is bij paragraaf 111. 1 de geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor de komende 5 jaren met een nadere toelichting bij paragraaf 111. 3. 1.3 Overzicht baten en lasten
Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddeten, een overzicht van
de kosten van overhead, het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelastingen het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit: 2027
Baten
Lasten
Saldo
Historische archieven l)
€ 1. 058.000
€ 5. 926. 000
€ -4. 868.000
Algemene dekkingsmiddelen 2)
€ 6. 533. 400
€
-
€ 6. 533.400
Overhead 3) Heffing VPB4)
€ €
-
€ 1. 729.400 € - €
€ -1. 729.400
Bedrag onvoorzien Saldo van baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves
€ € 7. 591. 400
€ - € € 7. 655.400
€ -64. 000
€ 142. 600
€ 78. 600
€ 64. 000
Resultaat
€ 7. 734.000
€ 7. 734.000
€
l)
-0
Historische archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5.4-
Musea. Onder deze post zij de bedragen verantwoord van de dienstverleningsovereenkomst met
provincie Noord-Brabant en de overige bedrijfsopbrengsten. 2) Al emenedekkin smiddelen
Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen.
3) Overhead
Leidraad voor de berekening van de overhead is de "Notitie overhead" van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de
sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën,Inkoop, P&O, ICT, Facilitairezaken. Communicatie en Managementondersteuning tot overhead gerekend.
4) Heffin VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uiteindelijk uitspraak gedaan over een
mogelijke vennootschapsbelastingplicht.De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht. 1.4. Begroot resultaat en wijzigingen
De begroting 2027 en de meerjarenbegroting2028-2030 zijn structureel sluitend. De onderstaande tabel geeft een gecomprimeerde weergave van de exploitatiebegroting2026 en 2027 en de verschillen. Begroting
Begroting
2026
2027
Verschil 2026-2027
Baten
€
3.557.700
€
3. 644.500
€ 86. 800
2 Bijdrage Gemeenten en waterschappen € Dienstverlening Provincie Noord-
2.637.200
€
2. 888.900
€ 251. 700
758.600 382. 100
€
639.400
€ -119. 200
€
418.600
€ 36. 500
€ 7. 591. 400
€ 255. 800
l Bijdrage MinisterieOCW
3 Brabant
€
4 Overige bedrijfsopbrengsten € Totaal baten € 7. 335. 600 Lasten
€
4. 569. 600
€
116. 500
€
4.453.100 1.590.900
€
€
7 Organisatiekosten 8 Afschrijvingen
€
312. 800
€
€
9 Collectiebeheer
€
10 Publieksbereik
€
11 Financieringskosten
€
302.700 559.200 294.600 -43. 500
€
1.491.000 318.800 513.600
€
7.469. 800
5
Personeelskosten
€
6 Huisvestingskosten
Totaal lasten Totaal saldo van baten en lasten
€
€
512. 100 292.400
-99.900 6.000 210.900 -47.100
€
-2. 200
€
-42. 100
€
1.400
€
7. 655.400
€
185.600
€
€ -134. 200
-64. 000
€ €
70.200
Mutaties reserves
12 Toevoegingen reserves 13 Onttrekkingen reserves Gerealiseerde resultaat €
€
-73. 500 €
-78.600
€ -5. 100
€
207.700 €
142.600
€ -65. 100 -o
Het begrote resultaat wordt beïnvloed door wettelijke wijzigingen,gemaakte keuzes, genomen besluiten en natuurlijk diverse aannames die gedaan worden bij het opstellen van de begroting. De belangrijkste wijzigingenin deze begroting ten opzichte van het voorgaande jaar zijn: l. Bi'dra e Ministerie OCW toename € 86. 800
De opgenomen loon-en prijsindexatie 2027 van 4% verhoogt de rijksbijdrage met € 86. 800. 2. Bi'dra e deelnemers toename € 251. 700
De bijdragen van de regiopartners zijn gebaseerd op de inwoneraantallen per l januari 2025. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2027 € 5, 35 (en geen € 5, 49). In 2026 was dit € 4, 92 (en geen € 5, 06). 3. Dienstverlenin
Provincie Noord-Brabant
afname € 119. 200
Door uitname uit de depots in 2025 is de beheer opbrengst dalen met €141. 914. Door indexatie en middeling is deel deels gecompenseerd. 4. Overi e bedri'fso bren sten toename € 36. 500
In 2026 zijn de laatste punten opgelost rondom de verbouwing van het voormalig restauratieatelier. 2026
is ook het eerste jaar dat de kosten en opbrengsten rondom de verhuur een volledig jaar in de exploitatie zitten. De verhuur van kantoren en ruimtes zijn aangepast aan de laatste afspraken. 5. Personeelskosten toename € 116. 500
De huidige CAO loopt tot en met 30 juni 2026. Als er geen geldende CAO bekend is, wordt normaliter uitgegaan van Loonvoet overheid van het begrotingsjaar cf. de laatste september circulaire (september 2025). Echter het opgenomen percentage van 5,1% is historisch gezien erg hoog. De CEP 2026 gepubliceerd in maart 2026 publiceerde een bijgesteld percentage van 4,2% (voor de effecten van de oorlog met Iran). Dit percentage hebben we overgenomen. Voorts is de formatie van de klantenservice gestegen met 0,28 fte. De overige mutatie in formatie heeft betrekking op een uitwisselingvan schaal en uren.
6. Huisvestin skosten afname € 99. 900
Het in eigen beheer uitvoeren van onderhoud en instandhouding van de Citadel is geëvalueerd met het Rijksvastgoedbedrijf. hlet BHIC is daarin meer risicodragergeworden in ruil voor een lagere huur. De huurverlaging wordt toegevoegd aan de onderhoudsvoorziening,zodat de voorzieningop peil blijft ook in het geval er zich onvoorzienetegenvallers voor doen. 7. 0r anisatiekosten toename €6. 000
Door beperkte indexatie en scherpe keuzes, koersen we op een beperkte stijging van de kosten. 8. Afschri'vin en toename € 210. 900
Doordat in 2025 extra investeringenzijn gedaan in m. n. de verbouwing van het voormalig restauratieatelier en in de ICT Hardware, zijn de afschrijvingskosten gestegen gestegen met €200. 000. Daarnaast zijn extra investeringen voorzien in met name het inventaris van de Citadel. Hiervoor zijn extra afschrijvingen opgenomen voor € 10. 900. 9. Collectiebeheer afname € 47. 100
Vanaf 2027 zal het BHIC minder actief inzetten op het scannen van grote projecten. Het scannen op verzoek gaat onverminderd door. 10. Publieksbereik afname € 2. 200
Ook bij Publiek zetten we in op vermindering van de inzet van personeel van derden.
11. Financierin skosten afname € 1. 400
De rentelasten dalen met € 1. 400 vanwege het lineaireaflossingsschema van de lening. Over de middelen, die volgens de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, bij het Rijk moeten worden
aangehouden, wordt een rentevergoeding begroot. 12. Toevoe in en reserves afname €5. 100
Doordat met de verhuurder van De Citadel (het Rijksvastgoed bedrijf) een huurverlaging is afgesproken
ten gunste van de verder overname van de onderhouds- en instandhoudingsverplichtingvan de Citadel, wordt jaarlijks een bedrag van € 78. 600 toegevoegd aan de bestemmingsresen/e De Citadel. De laatste dotatie aan de bestemmingsreserve e-depot (€ 73. 500) heeft in 2026 plaatsgevonden. Door
het groeimodel van de bekostiging, zijn de kosten van de e-depotvoorziening tot en met 2027 hoger dan de bijdragen. De meerkosten van de e-depotvoorzieningworden in deze periode gedekt door het inzetten van de bestemmingsreserve E-depot. 13. Onttrekkin en reserves afname € 65. 100
De onttrekking aan de bestemmingsreserve E-depot bedraagt voor 2027 € 84. 300 en zal verder verminderen naar € O in 2028 door het voltooien van het groeimodel van de bekostiging van de e-
depotvoorziening. De onttrekkingen aan de overige bestemmingsreserves bedragen in totaal € 58. 300.
Vooreen nadere toelichting op de exploitatiebegrotingwordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 4.
II Paragrafen 11. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in staat is middelen vrij te maken om substantiëlefinanciëletegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in het vermogen van het BHIC om risico'sop te vangen die niet in de begroting zijn verwerkt. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenisvan materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.
Het BHIC heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in
de rijksarchiefbewaarptaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak van het BHIC de gemeentelijke informatiehuishoudingenvan de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het BHIC is er voor het verrichten van door de minister, de gemeenten en de waterschappen opgedragen taken. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het BHIC nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, het ministerie van OCW en
de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:
Soort risico
Risico-
Risico-
Risico-
bedrag
factor
waarde
Licenties Microsoft duurder na aanbesteding in 2026
€ 100. 000
25%
€ 25. 000
Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau
€ 59. 000
10%
€ 5. 900
Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers Stijgende (energie)kosten als gevolg van geopolitieke spanningen
€ 627. 000 € 30. 000
25% 25%
€ 156. 800 € 7. 500
CAO aanpassingen Wachtgeld verplichtingen
€ 117. 000 € 117. 000
10% 10%
€ 11. 700 € 11. 700
Verhogingen huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW Boekwaarde pand Grave is lager dan de vastgestelde WOZ-waarde Contracten overige bedrijfsopbrengsten zijn jaarlijks opzegbaar
€ 214. 000 € 125. 000 € 345. 000
10% 10% 20%
€ 21. 400 € 12. 500 € 69. 000
Wijzigingin de hoogte van de bijdrage via DVO's Geen volledige dekking van de kosten van het E-depot
€ 759. 000 € 107. 000
20% 20% Totaal
€ 151. 800 € 21. 400 € 494. 700
Het begroot weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2030 € 522. 500. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de algemene reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.
Weerstandsvermogen Stand per 31 december Algemene reserve in procenten van de (deelnemers)bijdragen
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2026
2027
2028
2029
€ 522. 500
€ 522. 500
€ 522. 500
€ 522. 500
Begroting 2030 € 522. 500
8,4%
8,0%
8,0%
8,0%
8,0%
10
EMU-saldo De berekening van het EMU-saldo geeft aan of er op basis van de huidige begroting, in EMU-termen, een overschot is. De ontwikkelingvan het EMU-saldo is als volgt:
2026
2027
Begroting 2028
€ 75. 400
€ 620. 900
€ 709. 900
Begroting
Begroting
EMU-saldo
Begroting
Begroting
2029
2030
€ 963. 100
€ 1. 017. 300
Ken etallen
Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft een verplichte set van financiële kengetallen voor. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiële positie inzichtelijkerte maken. De ontwikkelingvan de kengetallen is als volgt:
Kengetal Netto schuldquote* Solvabititeitsratio
Structurele exploitatieruimte
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2026 0% 20% 0%
2027 0% 19%
2028 0% 19%
2029 0%
0%
0%
2030 0% 18% 0%
19% 0%
* Is gelijk aan de Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Netto schuld uote
De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatievan de drukvan de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Solvabiliteitsratio
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Verenigingvan Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Brabants Historisch Informatie Centrum een gemeenschappelijke regeling is en een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele ex loitatieruimte
De structurele exploitatieruimtewordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. 11.2 Onderhoud kapitaalgoederen
De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (voorheen Rijksgebouwendienst). Tot en met 2018 voerde het Rijksvastgoedbedrijf het onderhoud en de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekening van het BHIC. Per l januari 2019 is dit veranderd en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoed bed rijf blijft eigenaar. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het BHIC. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplan voor de komende 30 jaar (De Citadel), resp. 15 jaar (Grave) opgesteld.
11
11. 3 Financiering Treasu beleid
Door het bestuur is een normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is dat ten aanzien van het financieel beheer risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen wordt
omgegaan. Het is niet toegestaan, zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur, leningen af te sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema
In de "Notitie rente 2023" van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en
rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijze te bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld, dat inzicht geeft in de rentelasten van de externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening.Voor het begrotingsjaargeeft dit het volgende beeld: Renteschema 2027
De externe rentelasten over de korte en lange a.
financiering
+/+
b.
De externe rentebaten
-/-
€
36.300
€
78.400 € -42. 100
Saldo rentelasten en rentebaten
cl. c2.
De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend
€
-/-
o
De rente van projectfinanciering die aan het
€
betreffende taakveld moet worden toegerekend
-/-
o
De rentebate van door verstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken c3.
(=projectfinanciering),die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
€ o
+/+
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
dl. d2.
Rente over eigen vermogen Rente over voorzieningen
+/+ +/+
Totaal geraamde aan taakvelden toe te rekenen rente e.
f.
€
-o
€
-42. 100
€
o
€
o
€ -42. 100
De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag) -/-
€
o
Verwacht Renteresultaat o
€
-42. 100
het taakveld Treasu
Schatkistbankieren
In de begrotingsperiodezullen overtollige liquide middelen, voor zover niet nodig als werkkapitaal, op een spaarrekening bij de huisbankier worden uitgezet. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht een deel van hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. In de begrotingsperiode wordt naar verwachting voldaan aan de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bij een begrotingstotaal < € 500 miljoen bedraagt het drempelbedrag €1. 000.000. Kas eldlimiet en renterisiconorm
De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en renterisiconorm zullen naar verwachting in de begrotingsperiodeniet worden overschreden. 12
Kasstroomoverzicht
In de toelichting op de begroting is een geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor het begrotingsjaar en de drie jaren daaropvolgend. Hiermee wordt inzicht verkregen in de ontwikkeling van de financieringsbehoefte voor de komende jaren. Ter nadere toelichting is onderstaand een kasstroomoverzicht opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroom- overzicht bestaan uit de liquide middelen. Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2026
2027
2028
2029
2030
bedragen x € 1. 000 Resultaat
Kasstroom operationele activiteiten Aan assin en voor: €
514
€
514
-64
€
395
€
54
€
53
€
54
198
€
450
€
506
€
o
€
o
€
o
€
o
o
€
63
€
o
€
o
€
o
€
o
o
€
o
€
o
€
o
€
o
€
o
€
o
€
o
€
o
€
-27
€
o
€
o
€
o
€
o
€
-1.006
€
845
€
766
€
1.017
€
1.074
€
-306
€
-224
€
-94
€
-86
€
-375
€
-306
€
-224
€
-94
€
-86
€
-375
€
o
€
o
€
o
€
o
€
o
Aflossing langlopende schulden
€
-80
€
-80
€
-80
€
-80
€
-80
Overige mutaties eigen vermogen
€
o
€
o
€
o
€
o
€
o
€
-80
€
-80
€
-80
€
-80
€
-80
541
€ 592
851
€ 619
€
4.719
- afschrijvingen
€
303
€
514
- mutaties reserves/fondsen
€
-134
€
- mutaties voorzieningen
€
-1. 211
€
voorraden
€
o
vorderingen
€
overlopende activa
€
vlottende schulden
overlopende passiva
€
514
Veranderin en in werkka itaal:
Totaal
Kasstroom investeringsactiviteiten Investeringen in vaste activa Totaal
Kasstroom financieringsactiviteiten Nieuw opgenomen leningen
Totaal
Mutatie geldmiddelen
€ -1. 392
Saldo l januari
€ 4. 979
€
3. 587
€ 4. 127
Mutatie
€ -1. 392
€
541
€ 592
€
851
€ 5. 570 € 619
Saldo 31 december
€ 3. 587
€
4. 127
€ 4. 719
€
5.570
€ 6. 188
€
l
€
l
€
l
€
l
€ 250
€
250
€
250
€
€
€
o
€
o
€
250 O
Saldo geldmiddelen
Specificatie geldmiddelen
Kassen
Rekening-courantbank Spaarrekeningen bank
O
€
l
€ 250 € O
Schatkistbankieren
€ 3. 336
€
3.876
€ 4. 468
€ 5. 319 €
Saldo 31 december
€ 3. 587
€
4. 127
€ 4. 719
€ 5. 570 €
5. 937 6. 188
Naar verwachting hoeft in de begrotingsperiode2025-2029 geen aanvullende lening te worden afgesloten om de investeringente financieren.
13
11.4 Bedrijfsvoering Al emeen en da eli'ks bestuur
De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichtingvan het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur - waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezen door de gemeenten en waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens
van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverlegin het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen
beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. Zodra de nieuwe archiefwet inwerking treedt en het rijk uittreedt, wordt een bestuur gevormd meer conform de gangbare inrichting met een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Vanwege de uittreding van het rijk worden wel 2 onafhankelijke leden gezocht die de belangen van het rijk vertegenwoordigen.
De provincie Noord-Brabant is geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomstafgesloten. Huisvestin
Het gebouw in 's-Hertogenbosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuw huurcontract en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De
Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijfblijft eigenaar. Het gebouw in Grave is in eigendom. Deor
anisatie
Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publieksdiensten, Collectie en Middelen) en is onderverdeeld in clusters.
Het cluster Directieondersteuning/ Communicatie richt zich op de ondersteuning van directie, bestuur en op communicatie en promotie.
Het cluster Projectenbureau is verantwoordelijkvoor het uitwerken van de wettelijke dienstverlening,van historischethema's en projecten. Het cluster Dienstverleningverzorgt de dienstverleningen werkt steeds meer digitaal, onder meer met de service scanning op verzoek. De toegankelijke originelen kunnen in de fysieke studiezaal nog steeds door de bezoekers worden geraadpleegd. Het cluster Hospitality ontvangt en verwijst bezoekers en vragen door naar andere clusters. Daarnaast verricht het diensten gericht op het gebruik van het gebouw en faciliteert het evenementen. Het cluster Toezicht, E-depot en advies voert inspectiesuit, geeft advies en draagt zorg voor het bewerken van informatiedragers, zodanig dat deze opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft. Het cluster is de schakel tussen de organisatie en de archiefvormers die de informatiedragers aanleveren. Verder richt het zich op de ontwikkeling en implementatie van het E-depot. Het cluster Inhoudelijk-en materieel beheer zorgt voor het toegankelijk maken van informatie via inventarissen, indexen en databases. Daarnaast voor de materiële verzorging van de collectie, voor conservering en restauratie van de analoge archieven.
Het cluster Financiënverzorgt de diverse administraties en de producten uit de planning & control cyclus. Het cluster ICT & gebouwenbeheerondersteunt de werkprocessen van alle clusters, die gebruik maken van diverse geautomatiseerde systemen en verzorgt het technisch gebouwenbeheer door onderhoud en 14
instandhouding van de gebouwen. Het cluster HR richt is op de diverse personele processen, uitvoering
van de CAO en organisatieontwikkeling. Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum geeft het volgende beeld:
Directeur
Collectie
Publiek
Maatscha
Middelen
eli'k verantwoord ondernemen
Het wordt steeds belangrijker als organisatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen.
IS026000 is een internationale richtlijn die maatschappelijk verantwoord ondernemen beschrijftvanuit zeven basisprincipes.Het BHIC onderschrijft de richtlijn en voert deze naar eer en geweten uit.
11. 5 Verbonden partijen
Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag datniet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordigingin het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft één verbonden partij, te weten de Vereniging van
Eigenaren Zuid-Ooster. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de gemeente Grave en woningcorporatieStichting Mooiland vertegenwoordigd. Deze verenigingis opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand aan de Arnoud van Gelderweg in Grave.
15
Vestigingsplaats Bijdrage aan doelstelling Openbaar belang
Het belang van het BHIC
Vereniging van Eigenaren Zuid-Ooster Grave Grave, Arnoud van Gelderweg 69-73.
Huisvesting ten behoeve van het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Beheer en onderhoud van het kantoorpand voor de gezamenlijke eigenaren. Ten tijde van de begrotingsopstelling: het BHIC participeert voor 11%, Gemeente Grave voor 39% en Mooiland voor 50%.
Omvang van het eigen
Er is geen eigen vermogen en dit zal er aan het einde van de
vermogen
begrotingsperiode naar verwachting ook niet zijn.
Omvang van het vreemd
Er is geen vreemd vermogen en dit zal er aan het einde van de
vermogen Financieel resultaat
begrotingsperiode naar verwachting ook niet zijn.
Het jaarlijkse resultaat in de begrotingsperiodebedraagt € 0. Het aandeel van het BHIC in een positief of negatief resultaat bedraagt 11% en wordt jaarlijks afgerekend. Na toerekening van ieders aandeel sluit de jaarlijkse exploitatie zonder saldo.
11.6 Organisatiegegevens Statutaire naam
: Brabants Historisch Informatie Centrum
Vestigingsplaats:
: 's-Hertogenbosch
Rechtsvorm
Openbaar Lichaam, volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen
Locaties:
's-Hertogenbosch, Grave
Doelstellingen Het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de
rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Samenstelling directie De directie wordt gevoerd door mevrouw drs. J. M. Orbon. De directeur valt onder de Wet normering
bezoldigingtopfunctionarissen publieke en semipubtieke sector (WNT). De totale bezoldiging ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Samenstelling Algemeen bestuur Naam
Functie
De heer drs. P. L. B. A. van Geel
Voorzitter
De heer prof. dr. H. C. Bunt
Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid (vanaf 4 juli 2025)
Mevrouw A. M. Demmers-van der Geest De heer mr. J. C. M. Pommer Mevrouw drs. M.A. H. Moorman
De heer S. Oegema De heer mr. M.W.J. M. de Man
Mevrouw C. N. A. Nijkerken-de Haan
De bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en
semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
16
11.7 Besluit Dagelijks bestuur Het Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit in zijn vergaderingvan 27 maart 2026: l. de ontwerpbegroting 2027 voor zienswijze aan te bieden aan de deelnemers; 2. de ontwerpbegroting 2027 en de ontvangen zienswijzen aan te bieden aan het Algemeen bestuur ten behoeve van behandeling in zijn vergadering van 3 juli 2026; 3. te verklaren dat de voorzieningen voor onderhoud en instandhouding van voldoende omvang zijn voor de bekostiging van het toekomstig onderhoud en instandhouding, op basis van een recent beheerplan.
rs. . L. . A. van Geel Vo
zitter
drs. J. M. Orbon Directeur
11. 8 Besluit Algemeen bestuur
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijkeregeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit:
l. gehoord hebbende de zienswijzen van de deelnemers, de begroting 2027 vast te stellen in zijn vergadering van 3 juli 2026;
2. de begroting 2027, met een saldo van € O vast te stellen en de budgetten voor het begrotingsjaar 2027 te autoriseren; 3. het vaststellen van de meerjarenbegroting 2028-2030, met saldi van € 0. 4. de investeringskredieten voor 2027, opgenomen onder 111. 8 opgenomen investeringskredieten ter grootte van € 224. 000 beschikbaar te stellen; 5. In te stemmen met de onttrekkingen uit de reserves zoals opgenomen onder 111.3 Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2026-2030 (pagina's 22 - 24)
drs. P. L. B. A. van Geel
drs. J. M. Orbon
Voorzitter
Directeur
17
Financiële begroting 111.1 Geprognosticeerde balans per 31 december 2026 - 2030 Bedragen x € 1. 000
VASTE ACTIVA
31-12
31-12
31-12
31-12
31-12
2026
2027
2028
2029
2030
€ 2. 955
€ 2. 665
€ 2. 268
€ 1. 858
€ 1. 731
€ 2. 955
€ 2. 665
€ 2. 268
€ 1. 858
€ 1. 731
Materiële vaste activa
Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA Voorraden
O €
O €
O €
o
Uitzettingen looptijd < l jaar
€ O € 94
€
o
€
o
€
o
€
94
€
95
€
85
€ O € 45
€ 94
€
94
€
95
€
85
€ 45
Liquide middelen
€ 3. 587
€ 4. 127
€ 4. 719
€ 5. 570
€ 6. 188
Overlopende activa
€ 400
€ 400
€ 400
€ 400
€ 400
€ 7. 036
€ 7. 286
€ 7. 482
€ 7. 913
€ 8. 364
31-12
31-12 2027
31-12 2029
31-12
2026
31-12 2028
€ 523 € 913 € O € 1. 436
€ 523 € 849
€
523
€ 523
€
956
€
o
€ 1. 479
€ 1. 010 € O € 1. 533
Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen
Totaal vaste activa
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve
2030
€ 1. 372
€ 523 € 903 € O € 1. 426
€ 126 € 837
€ 3. 400 € 93
€ 3. 601 € 87
€ 4. 071 € 65
€ 4. 568 € 71
€ 840
€ 843
€ 845
€ 848
800
720
€ 640
€ 560
480
662
661
685
693
€ 664
€ 200
€ 200
€ 200
€ 200
€ 200
Totaal vaste passiva € 7. 036 € 7. 286 € 7. 482 € 7. 913 Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 3.
€ 8. 364
Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat
Voorzieningen Onderhoudsvoorziening De Citadel OnderhoudsvoorzieningGrave IKB-en vitaliteitsverlof
€ 2. 975
€
O
Vaste schulden looptijd > l jaar Binnenlandse banken
VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden looptijd < l jaar Overige schulden Overlopende passiva
18
111. 2 Exploitatiebegroting 2027
Werkelijk 2025
Begroting
2026
Begroting 2027
€ 3. 466.440 € 2. 481.500 € 740. 165 € 469. 891
€ 3. 557.700 € 2. 637.200 € 758. 600 € 382. 100
€ 3. 644.500 € 2. 888.900 € 639. 400 € 418. 600
€ 7. 157.996
€ 7. 335. 600
€ 7. 591.400
Baten
Bijdrage Ministerie OCW
Bijdrage Gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten Lasten Personeelskosten
€
4. 264. 502
€
4.453.100
€
4.569.600
Huisvestingskosten
€
€
1. 590. 900
€
1. 491. 000
Organisatiekosten Afschrijvingen
€
€
€
Publieksbereik
€
€
318.800 513.600 512.100 292.400
Financieringskosten
€
€
312.800 302.700 559.200 294.600 -43. 500
€
Collectiebeheer
1. 683.358 365.248 242.707 466.986 288.095 -87. 139
€
-42. 100
€
7.223.757
€
7.469. 800
€
7.655.400
€
Totaal lasten
€ € €
-65. 761
Totaal saldo van baten en lasten
€ €
-64.000
€ -134. 200
Mutaties reserves
Toevoegingen reserves Onttrekkingen reserves Gerealiseerde resultaat
€
-125.000 €
-73. 500
€
-78.600
€
211. 579 €
207. 700
€
142. 600
20. 818
Voor een nadere toelichting op de exploitatiebegrotingwordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 4.
19
111.3 Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2026 - 2030 Materiële vaste activa
In de komende jaren wordt er geïnvesteerd in de aanpassing en verbouwing van het voormalig restauratieatelier bij De Citadel, in een aanpassing van de installaties van de depots in Grave en in een nieuwe website. Daarnaast zijn er vervangingsinvesteringen, bijvoorbeeld in hard- en software en inventarissen.
Het voormalig restauratieatelier krijgt een andere bestemming en wordt (zelfstandige) kantoorruimte. Het is de intentie de ruimte te verhuren aan een partij, die de functie van De Citadel als erfgoedlocatie
ondersteunt. Bijvoorbeeld aan Erfgoed Brabant, waarmee al gesprekken worden gevoerd. De verbouwing zal naar verwachting ook bruikbare informatie opleveren voor de verduurzaming van het gehele complex, omdat dit bijgebouw in dezelfde periode als het hoofdgebouw is herbouwd. Bij onze locatie in Grave is Mooiland voornemens een grondige verbouwing uit te voeren in 2025, waarbij ook naar het installatieconcept wordt gekeken. In dit traject participeren wij als VvE-lid en zullen wij ook
naar ons eigen bouwdeel kijken. Diverse installaties in de depots in Grave bevinden zich aan het einde van de technische levensduur. Een goed klimaat in de depots (temperatuur en luchtvochtigheid) is belangrijk voor ons.
De huidige website is gebouwd in 2014 en is in de tussenliggende jaren diverse malen geüpgraded. Na ruim 10 jaar is het tijd geworden in een nieuwe website te investeren, om aan de gewijzigde vraag en omstandigheden te kunnen voldoen. Voor de komende jaren worden de volgende investeringen geraamd: Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties
€ O € € 10. 000
€ O € O € 10. 000
€ O € O € 10. 000
Inventarissen
€ 15. 000
€ 124. 000
€ 38. 350
Depotinrichting ICT-Hardware
€ O € 75. 000
€ O € 25. 000
€ O € 30. 000
ICT-Software
€ 185. 000 € 285. 000
€ 65. 000 € 224. 000
€ 15. 000 € 93. 350
Begroting
Begroting
2029
2030 o
€
o
o
€
o
10. 000 15. 500
€
15.000
€
25. 000
o
€
o
45.000 15.000
€
300.000
€
85.500
€
35. 000 375.000
Het verloop van de materiële vaste activa in het begrotingsjaar is als volgt: Stand Investeringen Afschrijving Afschrijvingsin 2027 in 2027 31-12-2026 percentage
Stand
31-12-2027 € 94. 000
€
94.000
€
o
€
o
2,5% 10%
€
971. 800 504. 200
€
o
€
€
925.500
€
o
€
46. 300 58. 200
€
623.800 118.000 105.800
€
168.700
€
€
10. 000 124. 000
€ €
€
o
€
€
ICT-Software
20%
€
25.000 65.000 224.000
€ €
34. 800 27. 000 114. 500 64. 100
€
ICT-Hardware
5%-62/3%-10% 10%/20% 4%/10% 20%
€
446.000 465. 100 207. 200 78. 800 254.400 194. 100
€
513.600
Grond Gebouwen
Verbouwingen
Bedrijfsinstallaties Inventarissen
Depotinrichting
Totaal
€
€ € €
€
343. 900 193. 200 2. 954.700
€ €
€ € €
€ 2. 665.100
20
Meerjarig ontwikkelt de boekwaarde zich als volgt:
Grond
€
Gebouwen
€
Verbouwingen € Bedrijfsinstallaties € Inventarissen €
Depotinrichting € ICT-Hardware € ICT-Software € €
Stand
Stand
Stand
31-12-2026 94.000
31-12-2027
Stand
€
94.000
€
31-12-2028 94.000
971. 800 504. 200
€
€
879.300
€
623.800
€
925. 500 446.000 465. 100
118. 000 105. 800 343. 900
€
207.200
€
387. 800 309. 000 207. 300
€
€ €
193.200
€
78. 800 254.400 194. 100
€ 2. 665. 100
€
2.954.700
€
€
€
€
Stand
31-12-2029 € 94. 000 € 833. 000 € 329. 700
31-12-2030 € 94. 000 € 786. 700 € 271. 500
€
152.300
€
36. 500
€
186. 200
€
172. 400
59.200
€
40.000
€
185. 900 145. 500 2.268.000
€
129. 300 93. 900 1.858.400
€
26. 100 284.000
€
60.000
€ €
€ 1. 731.200
Liquide middelen Per 14 december 2013 is de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden van kracht. Voor
decentrale overheden betekent dit dat zijverplicht zijn hun (tijdelijk)overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt in 2027 € 1. 000.000. Op de r/c bij de BNG is een afromingslimiet ingesteld van € 250. 000.
Kassen
31-12-2026 € 1. 500
€ 1. 000
Rekening-courant bank
€ 250. 000
€ 250. 000
31-12-2028 € 1. 000 € 250. 000
Schatkistbankieren
€ 3. 336.000
€ 3. 876.000
€ 3. 587. 500
€4. 127. 000
31-12-2027
€ 4. 468.000
31-12-2029 € 1. 000 € 250. 000 € 5. 319.000
31-12-2030 € 1. 000 € 250. 000 € 5. 937.000
€ 4. 719. 000
€ 5. 570.000
€6. 188.000
De liquide middelen dalen aan het begin van de begrotingsperiodedoor begrote investeringen in 2025. Daarna nemen deze weer toe, met name als gevolg van de toename van de voorziening voor onderhoud en instandhouding De Citadel. Overlopende activa De overlopende activa betreffen vooruitbetaalde bedragen voor meerjarige onderhoudscontracten voor ICT en vooruitbetaalde hostingskosten voor de website en databases. Eigen vermogen
Onderstaande tabellen geven het verloop van de reserves in de periode 2026-2030 weer: Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
2027 € 522. 500 € O € O
2028 522.500
2029 522.500
o
o
€
O
Af: Onttrekkingen
2026 € 501. 700 € 20. 800 € O
o
o
€
O
Stand per 31 december
€ 522. 500
€ 522. 500
522. 500
522. 500
Algemene reserve Stand per l januari Bij: Toevoegingen
2030 € 522. 500
€ 522. 500
21
Algemene reserve in procenten van de (deelnemers)bijdragen
8,4%
8,0%
8,0%
8,0%
8,0%
De algemene reserve is bedoeld voor de kleinere risico'sin de bedrijfsvoeringdie in een boekjaar onverwacht de exploitatie in de min kunnen brengen. Bijvoorbeeld niet begrote tussentijdse aanpassingen in de cao, schadeclaims, bezuinigingenen wachtgeldverplichtingen. De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijkeregeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.
Begroting
Beste mm ings-
Begroting
2026
Begroting
Begroting
Begroting
2029
2030
De Citadel
671. 600
€
2027 725.200
E-d e pot Genealogisch centrum
84.300 80.300 76.900
€
o
o
€
o
€
72. 000
72.000
€
€
51.900
51.900
€
72.000 51.900
€ O € 72. 000 € 51. 900
913. 100
€
849. 100
902. 700
€
956. 300
€ 1. 009. 900
reserves
Publieksfunctie Totaal
Bestemmin
2028 778.800
€
832. 400
€ 886. 000
sreserve De Citadel
De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans
met bastions en rondom een brede gracht. Later, eind 18e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbreding van de Zuid Willemsvaart werd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985.
Het Rijksvastgoedbedrijfis eigenaarvan het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De Citadel per l januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen "als ware zij eigenaar". Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk, zoals verborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniging en terrorisme.
Het BHIC is aansprakelijk voor juridische en organisatorischerisico's,schade voortkomend uit het gebruik, wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiëlerisico's,zoals renterisico,liquiditeitsrisico,financieringsrisico,faillissementsrisico,leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevat zijn het calamiteiten en risico'sdie niet verzekerbaar zijn. Indien aanwezig kan de reserve te zijnertijd een bijdrage leveren aan een "midliferenovatie", welke na 75 jaar (2060) aannemelijk is. Vooruitlopend op structurele financieringwordt een start gemaakt met verduurzaming van de gebouwen en de ontwikkeling van een erfgoedlocatie (huisvestingsaspect). In 2026 zijn nieuwe afspraken gemaakt met het Rijksvastgoedbedrijfoverde huur van de Citadel. De huur is verlaagd, de huurverlaging dient ter compensatie voor de overgenomen onderhouds- en instandhoudingsrisico'svan de Citadel en de verduurzamingvan de Citadel. Deze huurverlaging wordt jaarlijks toegevoegd aan de bestemmingsreserve Citadel.
22
Begroting
Bestemmingsreserve
Begroting 2027
Begroting 2028
Begroting
Begroting
€
725.200
€
€
78. 600
€
€
671.600 78.600 -25.000
€
-25.000
€
2029 778.800 78.600 -25.000
€
725.200
€
778. 800
€
832.400
Stand per l januari
€
2026 696.600
Bij: Toevoegingen
€
o
€
Af: Onttrekkingen
€
-25. 000
Stand per 31 december
€
671. 600
De Citadel
€
2030 € 832. 400 € 78. 600 € 886. 000
€ -25. 000
De begrote onttrekkin en kunnen als volgt worden gespecificeerd: Bestemmingsreserve
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
De Citadel
2027 € 10. 000 € 10. 000 € 5. 000
2028
2028
2030
€ 10. 000 € 10. 000
€ 10. 000
€ 10. 000
€ 5. 000
€ 10. 000 € 5. 000
€ 10. 000 € 5. 000
€ 25. 000
€ 25. 000
€ 25. 000
€ 25. 000
Optimalisatie installaties Advisering verduurzaming Klimaatverbetering Gebouwen
Bestemmin
sreserve E-de ot
In 2016 is gestart met de ontwikkelingvan een eigen e-depot, waarbij is besloten nog geen bijdrage aan de deelnemers te vragen. Het BHIC heeft sinds l juli 2021 een eigen e-depotvoorziening. De deelnemers van het BHIC zorgen vanaf 2024, via een groeimodel, voor de bekostigingvan deze voorziening. De bestemmingsreserve voorkomt, dat er tussentijds extra middelen gevraagd moesten worden aan de deelnemers. We krijgen steeds meer inzicht in de kosten, de financiering en de snelheid van invoering
van het e-depot. De kosten van de e-depotvoorzieningzijn in de periode 2022 tot en met 2026 hoger dan de bijdragen van deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Bestemmingsreserve E-depot
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2026
2028
2029
2030
Stand per l januari
€ 186. 300
€
-o
€
-o
€
o
Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen
€ 73. 500 € -175. 500
2027 € 84. 300 € O
€
o
€
o
€
o
€ -84. 300
€
-o
€
o
€
o
Stand per 31 december
€ 84. 300
€
€
-o
€
o
€
o
-O
De begrote onttrekkin en kunnen als volgt worden gespecificeerd: Bestemmingsreserve E-depot
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2027
2028
2030
Internet-en clouddiensten
€ 84. 300 € O € O
€
€ €
O O
€
2029 € O € O € O
€
O
€ 84. 300
€
€
€
O
Kosten hard- en software Inhuur derden
€
O
23
Bestemmin
sreserve Genealo isch centrum van Noord-Brabant
In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026" worden de doelstellingen voor de komende
jaren geformuleerd. Voor het realiseren van de doelstelling "Wij zijn het Genealogisch centrum van Brabant" is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de
stamboom-databank met persoonsgegevensvan Brabanders. De origineleaktes zijn grotendeels gescand. Nu moeten de gegevens uit de aktes aan de betreffende scans worden gekoppeld. Bestemmingsreserve
Genealogisch centrum Stand per l januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 31 december
Begroting 2028
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2026
2027 € 80. 300 € O € -8. 300
€ 73. 100 € O € -O
2029 € 73. 100 € O € O
2030 73. 100
€ 72. 000
€ 72. 000
€ 72. 000
72.000
€ 87. 500
€ O € -7. 200 € 80. 300
o o
De begrote onttrekkin en kunnen als volgt worden gespecificeerd: Bestemmingsreserve
Begroting
Begroting
Genealogisch centrum Digitaliseringskosten
2027 € 8. 300
2028 € O
€
O
2030 € O
€ 8. 300
€
€
O
€
Bestemmin
Begroting 2029
O
Begroting
O
sreserve Publieksfunctie
In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026" worden de doelstellingen voor de komende jaren geformuleerd. Zo willen wij het foto- en filmgeheugen van Brabant worden, willen we Brabantse geschiedenisschrijven en willen we een breder publiek verwelkomen. Daarnaast voor de ontwikkeling van een erfgoedlocatie (publieksaspect). Voor het realiseren van deze doelstellingen met betrekking tot de publieksfunctieis een bestemmingsreserve gevormd. Bestemmingsreserve Publieksfunctie
Begroting 2027
Begroting
2026 € 76. 900
Stand per l januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen
€ O € -O
Stand per 31 december
€ 76. 900
Begroting
Begroting
Begroting
2029
2030 € 51. 900
€ -25. 000
2028 € 51. 900 € O € O
€ €
€ 51. 900
€ 51. 900
€ 51. 900
€ 51. 900
€ 76. 900 € O
€ 51. 900
O O
€
O
€
O
De begrote onttrekkin en kunnen als volgt worden gespecificeerd: Bestemmingsreserve
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2027
2028
2029
2030
Publieksfunctie
Ontwikkeling en uitvoering locatie profiel
€
25.000
€
o
€
o
€
o
€
25.000
€
o
€
o
€
o
24
Voorzieningen In onderstaande tabel is het verloop van de voorzieningen in de periode 2025-2029 weergegeven: Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
De Citadel
2026 € 2. 975.200
Grave
€ 125. 800
2030 € 4. 567.700 € 70. 700
€ 836. 700
2028 € 3. 600.800 € 87. 400 € 842. 500
2029 € 4. 070.800 € 65. 400
IKB-en vitaliteitsverlof
2027 € 3. 400.300 € 93. 100 € 839. 600
€ 3. 937. 700
€ 4. 333. 000
€ 4. 530. 700
€ 845. 400 € 4. 981. 600
€ 848. 300 € 5. 486. 700
Voorzieningen
Totaal
Onderhouds-en instandhoudin svoorzienin
De Citadel
De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhoudsen instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorzieningvoldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren. Voorziening onderhoud en instandhouding
Begroting
Begroting
2026 € 4. 205.200
Stand per l januari Bij: jaarlijkse toevoeging
€ 969. 000
Af: vrijval
€ -2. 199.000
2027 € 2. 975.200 € 969. 000 € -543. 900
Stand per 31 december
€ 2. 975. 200
€ 3. 400.300
De Citadel
Begroting 2029
Begroting 2030
€ 3. 400.300 € 969. 000 € -768. 500
€ 3. 600.800 € 969. 000
€ 4. 070.800 € 969. 000
€ -499. 000
€ -472. 100
€ 3. 600. 800
€ 4. 070.800
€ 4. 567. 700
Begroting
2028
Onderhoudsvoorzienin Grave
De locatie in Grave is eigendom van Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 15 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren.
Voorzieningonderhoud en instandhouding
Af: vrijval
2026 € 120. 500 € 5. 300 € O
Stand per 31 december
€ 125. 800
Grave
Stand per l januari Bij: toevoegingen
Begroting
Begroting
€
2027 125.800 € 5.300 € -38.000 €
€
93. 100 €
€ €
Begroting 2028
Begroting 2029
93. 100 € 5.300 €
87.400 € 5.300 €
-11. 000 €
-27. 300 €
87.400 €
65.400 €
Begroting 2030
65.400 5.300 70. 700
25
Voorzienin
IKB-en vitaliteitsverlof
In de CAO is opgenomen dat het gekochte IKB-verlof (Individueel keuze budget) niet meer vervalt of verjaart, ongeacht in welk jaar dit gekocht is. Het extra verlof kan worden ingezet voor mantelzorg, sabbatical, tijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Verder is in de CAO een
mogelijkheid opgenomen voor medewerkers om vitaliteitsurente sparen. Voor het opnemen van verlof in het laatste jaar voor pensioneringkunnen aanvullende fiscale regels gelden. VoorzieningIKB- en
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2027 836.700
2028 € 839. 600
124. 900 -122. 000
€ 124. 900 € -122. 000
2029 842.500 124.900 -122. 000
2030 € 845. 400 € 124. 900 € -122. 000
€ 842. 500
€ 845. 400
€ 848. 300
2026
vitaliteitsverlof
Stand per l januari Bij: toevoegingen Af: vrijval
€ 822. 900
€
€ 135. 800
€
€ -122. 000
€
Stand per 31 december
€ 836. 700
€ 839. 600
Vaste schulden looptijd > l jaar Er zijn twee leningen afgesloten bij de BNG. De eerste lening in 2005 tegen een rentepercentage van
3,95% (nr. 40.100581) en een tweede lening in 2006 tegen een rentepercentagevan 4,16% (nr. 40.101402). Beide leningen zijn niet vervroegd aflosbaar. Het verloop van de leningen is als volgt: Aflossings-
Lening BNG 2006
Oorspronkelijk
Aflossings-
Stand
31-12-2026 € 800. 000 € 800. 000
wijze
Looptijd
Bedrag
Lineair
30 jaar
€ 2. 400.000
verplichting € 80. 000
€ 2. 400.000
€ 80. 000
Stand Lening BNG 2006 Totaal
Stand
Stand
Stand
31-12-2027 € 720. 000
31-12-2028 € 640. 000
31-12-2029 € 560. 000
31-12-2030 € 480. 000
€ 720. 000
€ 640. 000
€ 560. 000
€ 480. 000
Netto vlottende schulden looptijd < l jaar
Deze post betreft het ultimo van het jaar te betalen bedrag aan crediteuren, loonbelasting, sociale lasten, pensioenpremies en omzetbelasting.
Overlopende passiva Deze post betreft het ultimo van het jaar te betalen bedrag aan overige bedrijfskosten, zoals rentelasten,
huisvestingskosten, personeelskosten. Daarnaast betreft dit vooruit ontvangen bedragen voor verhuur van depotruimten.
26
1.4 Toelichting Exploitatiebegroting 2027
Bijdrage
Begroting
Prijsindex
Mutatie
E-depot
Bijdrage Min. OCW - lumpsum
€ 3. 507. 700
Bijdrage Min. OCW - kennis
€ 50. 000
2027 2027 2027 € O € 136. 800 € O € O € -50. 000 € O
€ 3. 557. 700
€ -50. 000 € 136. 800 €
2026
Ministerie OCW
Bi'dra e Ministerie OCW-lum
Begroting
2027 € 3. 644. 500
€ o
O
€ 3. 644. 500
sum
De kenniscomponent is vanaf 2027 niet meer van toepassing. De opgenomen loon-en prijsindexatie2027 van 3, 9% verhoogt de rijksbijdrage met € 136. 800.