Document · PDF

Advies Toekomstige Organisatievorm kermis

Gemeenteraad 25 januari 2024, gemeente OssBij agendapunt: B Actualisatie evenementenbeleid11.100 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Advies Toekomstige organisatievorm kermis Voor kermisvisie 2025-2028

Datum : 30 novem ber 2023 Status: definitief Versie: 1.1 Opdrachtgever: B. Wijdeven, hoofd afdeling IBOR Auteur: M. Renders, afdeling IBOR

Inhoud 0.

Samenvatting .........................................................................................................................3

Inleiding.................................................................................................................................6 1.1.

Aanleiding ......................................................................................................................6

1.2.

Opzet onderzoek en leeswijzer ........................................................................................6

Bouwstenen organisatie kermis ...............................................................................................7

Andere gemeenten.................................................................................................................9

3.1.

Best................................................................................................................................9

3.2.

Maashorst ......................................................................................................................9

3.3.

’s-Hertogenbosch.......................................................................................................... 10

3.4.

Wijchen........................................................................................................................ 10

3.5.

Meierijstad ................................................................................................................... 10

3.6.

Venlo............................................................................................................................ 11

Kermisbond en Respons ........................................................................................................ 12 4.1.

Kermisbond .................................................................................................................. 12

4.2.

Respons........................................................................................................................ 12

Bevindingen intern ............................................................................................................... 13 5.1. Belang kermis.................................................................................................................... 13 5.2. Organisatie kermis............................................................................................................. 13 5.2.1. Overeenkomsten......................................................................................................... 13 5.2.2. Verschillen .................................................................................................................. 14

Scenario’s ............................................................................................................................ 15 6.1.

Gemeente is regievoerder en uitvoerder (gemeente eindverantwoordelijk) ..................... 15

6.2.

Gemeente is regievoerder (gemeente eindverantwoordelijk) .......................................... 15

6.3.

Stichting is organisator en regievoerder (stichting eindverantwoordelijk) ......................... 15

6.3.1.

Gemeente is betrokken bij oprichting en geeft advies .............................................. 15

6.3.2.

Gemeente is (alleen) vergunningverlener................................................................ 15

6.3.3.

Gemeente is participant in de stichting ................................................................... 16

6.4.

Trechteren.................................................................................................................... 16

Plussen en minnen................................................................................................................ 17

Advies.................................................................................................................................. 19

Financiën ............................................................................................................................. 22

Bijlagen ....................................................................................................................................... 22

0. Samenvatting Afdeling IBOR is gevraagd een advies op te stellen welke organisatievorm voor het organiseren van de toekom stige kerm is in Oss het beste past bij de gem eente Oss. Het gaat over de rol van de gem eente in de toekomstige organisatie van de kerm is. Om dit advies op te stellen, is gesproken m et enkele andere gem eenten, m et de kerm isbond Bovak, m et advies - en onderzoeksbureau Respons en m et een aantal interne stakeholders . Bouwstenen Het advies start m et een overzicht uit welke taken (“bouwstenen”) de organisatie van de kerm is bestaat. Dit is een hulpm iddel om inzicht te verkrijgen wat er allem aal bij de organisatie kom t kijken en om keuzes te kunnen m aken m .b.t. in eigen beheer houden of uitbesteden van (deel)taken. Andere gemeenten Er is m et een zestal gem eenten gesproken. Iedere gem eente heeft haar eigen overwegingen waarom ze gekozen heeft voor een bepaalde werkwijze. De gem eenten die de kerm isorganisatie buiten de deur hebben gezet, geven als belangrijk voordeel van een stichting dat de organisatie van de grotere winstgevende centrumkermis de instandhouding van kleinere kermissen in dezelfde gem eente betekent. Tevens betekent het dat de gemeente slechts reguliere take n heeft net zoals bij andere evenementen. Waarbij één gem eente koos voor een ondersteunende/adviserende rol om de startende stichting(en) tijdelijk te begeleiden.

Het betekent wel dat de gem eente afhankelijk is van de in de stichting deelnem ende partijen (qua professionaliteit en som s ook keuze voor wel/geen kerm is). Gem eenten die een ondersteunend bureau hebben ingehuurd, noem en het ontzorgen (tijd, capaciteit, kennis, feeling met de kermis, kostenbeheersing) als grootste voordeel. Deze gem eenten geven aan het belangrijk te vinden wel regie en invloed te houden vanwege de gewenste onafhankelijkheid, neutraliteit en integrale belangenafweging. Die laatste drie punten zijn ook de belangrijkste argum enten van de gem eenten die de kerm is (nagenoeg) volledig zelf organiseren. Kermisbond en Respons De kerm isbond Bovak is van m ening dat de gemeente altijd eindregie m oet behouden en leading blijft. Dit vanwege het intensieve gebruik van de openbare ruim te en de vele belangen van ondernem ers, horeca, bewoners en kerm isexploitanten die daar spelen. Het advies- en onderzoeksbureau Respons heeft in novem ber 2022 een rapport opgeleverd. Respons adviseert om de organisatie van de kerm is onder te brengen in een stichting. Na nadere analyse geeft Respons recentelijk aan dat als gevolg van voortschrijdend inzicht zij adviseert om als gem eente niet te participeren (ook niet in de Raad van Toezicht of het bestuur) in de stichting als gekozen wordt voor een stichtingsvorm .

Dit om dat de gem eente vergunningverlener is en op afstand in de juiste positie komt. Een stichting waarbij de gem eente participeert (in het bestuur of raad van toezicht) blijkt geen gebruikelijke of bekende werkwijze. In den lande zijn hier voor zover bekend, geen voorbeelden van beschikbaar. Wel kan de gem eente een rol als adviseur hebben, bijvoorbeeld in een raad van advies. Ook kan een concessieovereenkomst gesloten worden tussen

de gem eente en de stichting. Daarm ee m oet de stichting verantwoording afleggen en houdt de gem eente sturing op het resultaat. Intern Een aantal interne stakeholders van betrokken afdelingen is bevraagd naar welk beeld m en heeft voor de toekomstige organisatie van de kerm is . Voor de evaluatie van het interne proces kerm is 2023 is overigens een apart traject gevolgd. De ze uitkom sten hebben niet geleid tot een substantieel ander advies over de organisatievorm . Belangrijke uitkom st van de gesprekken is dat er over de gehele linie intern behoefte is aan: -

duidelijkheid over rollen, taken en verwachtingen;

functiescheiding, geen dubbele petten;

de juiste m ens op de juiste plek (capaciteit en kennis/competenties borgen, ook op langere term ijn).

Hoe dit bereikt m oet worden, daar denkt m en niet geheel hetzelfde over. Vanuit de vergunningverlenende rol is het beter om vergunnings aanvraag en –verlening gescheiden te houden, vanuit oogpunt van onafhankelijkheid. Maar vanuit de uitvoering wordt het belang van zelf regie houden benadrukt. De gemeentelijke verantwoordelijkheid en belangenafweging ten aanzien van de openbare ruim te wordt daarbij als argum ent genoem d. Daarnaast is het bestuur van m ening dat de gemeente in ieder geval een rol blijft spelen bij de organisatie van de kerm is en dat het volledig uitbesteden aan een externe partij geen optie is. Scenario’s en advies Vervolgens zijn onderstaande scenario’s beschreven waarna de drie m eest reële scenario’s zijn uitgewerkt m et een aantal plussen en m innen. -

Gemeente is regievoerder en uitvoerder (gemeente eindverantwoordelijk)

Gemeente is regievoerder (gemeente eindverantwoordelijk)

Stichting is organisator en regievoerder (stichting eindverantwoordelijk) o

Gemeente is betrokken bij oprichting en geeft advies

Gem eente is (alleen) vergunningverlener

Gem eente is participant in de stichting

Op basis hiervan en de afwegingen is het advies om te kiezen voor gemeente als regievoerder. Een belangrijke overweging bij deze keuze is het belang wat de gemeente hecht aan het behouden van invloed op de kerm is en aan een integrale belangenafweging tusse n diverse doelgroepen in de openbare ruim te. En tegelijkertijd het besef dat een evenem ent van dergelijke om vang qua regelgeving en m aatschappelijke om geving steeds com plexer wordt en de noodzaak om het beheersbaar te houden. Bij dit adviesscenario is de gem eente naast regievoerder ook (indien gekozen is voor een vergunningenstelsel) vergunninghouder en vergunningverlener. Gemeente voert een beperkt deel van de taken zelf uit en m aakt gebruik van externe expertise op onderdelen. Dit kan door inhuur van een bureau dat diverse taken op zich neem t, of door de inhuur van diverse specialistische kennis op “losse” onderdelen of een com binatie daarvan. Tevens is het hierin ook een optie om gebruik te m aken van een sam enwerkingsverband m et bijvoorbeeld partijen als horeca. Bij dit

scenario is keuzem ogelijkheid welke taken worden uitbesteed: uitvoerende en/of adviserende taken en eventueel ondersteuning bij de vergunningaanvraag. Het advies is tevens om dit als groeim odel te zien en steeds te leren van de ervaringen van de vorige kerm is. Leerpunten komen uit de interne evaluatie van kerm is 2023 en uit de gesprekken. In de aanloop naar kerm is 2025 kan intern nader besproken worden welke keuzes gemaakt worden wat betreft het wegzetten van taken op basis van (delen van) de bouwstenen. Dit is een uitwerking die vanuit de betrokken afdelingen en team s VTH, Veiligheid en IBOR in gang gezet kan worden. Daarm ee kan tevens bepaald worden in hoeverre het wenselijk is om taken aan 1 bureau uit te besteden (waarvoor dan een aanbe steding doorlopen m oet worden) of te (blijven) werken m et individuele specialisten/bureaus. Financiën Het financiële effect is afhankelijk van welke definitieve keuzes worden gem aakt ten aanzien van de uitwerking m .b.t. wegzetten van taken. In ieder geval zijn extra kosten te verwachten voor extra capaciteit voor regievoering/projectleiding. Daarnaast is de verwachting dat er extra kosten zijn voor inhuur externe expertise zoals veiligheid en m arketing en com m unicatie .

1. Inleiding 1.1.

Aanleiding

Afdeling IBOR is gevraagd een advies op te stellen welke organisatievorm voor het organiseren van de toekomstige kermis in Oss het beste past bij de gemeente Oss. Daarm ee willen we bereiken dat de toekom stige kerm is, zoals vastgelegd in de op te stellen kerm isvisie, ook organisatorisch en financieel gezien toekom stbestendig is. Het actualiseren van het evenem entenbeleid en het daarin op te nem en nog op te stellen kerm isbeleid is de opdracht waar afdeling VTH voor aan de lat staat. Dit advies ove r de organisatievorm is onderdeel daarvan. Het gaat m et nam e over de vraag welke rol de gem eente in de toekom stige organisatie van de kerm is wil innem en. Dus: in welke m ate worden welke taken door de gem eente uitgevoerd en in welke m ate worden welke taken elders belegd, en waar dan. De beschouwde scenario’s variëren van volledig zelf doen tot volledig buiten de deur zetten.

1.2.

Opzet onderzoek en leeswijzer

Het onderzoek begint met een inventarisatie welke taken m oeten gebeuren bij het organiseren van een kerm is (hoofdstuk 2). Voor het opstellen van het advies is gesproken m et: -

een aantal andere gem eenten m et een kerm is in het centrum (hoofdstuk 3)

Kerm isbond Bovak (hoofdstuk 4)

Respons, onderzoek- en adviesbureau gespecialiseerd in evenem enten (hoofdstuk 4)

interne stakeholders (hoofdstuk 5)

Op basis van de verkregen informatie is een aantal scenario’s beschreven. Deze staan in hoofdstuk 6. Vervolgens zijn de plussen en m innen (wat is het effect van een scenario?) in hoofdstuk 7 beschreven. In hoofdstuk 8 staat het advies verwoord. Hoofdstuk 9 geeft een indicatie van de financiële gevolgen.

2. Bouwstenen organisatie kermis Om een beeld te vorm en over de organisatievorm van de kerm is, is het van belang inzichtelijk te hebben wat de organisatie van de kerm is inhoudt. Dit betreft op hoofdlijnen de volgende bouwstenen. Het is als taken gerubriceerd per thema, Dit is niet per sé hetzelfde als de indeling per afdeling/team . Dit zegt dus niks over wie deze taken uitvoerde of gaat uitvoeren. De num mering is bedoeld om te rubriceren en is niet autom atisch een (chronologische) volgorde. Verschillende bouwstenen kunnen deels gelijktijdig lopen.

1. Verpachting

0. Evenementenkalender a.

1a. Publicatie inschrijving

Bepalen uitgangspunten kermis (locatie,

1b. Inschrijvingen beoordelen

tijden, dagen/datum) b.

1c. Inschrijvingen toedelen aan

Aanmelden voor evenementenkalender

terreinen 1d. Besluit toewijzing exploitanten Verpachting publiceren

2. Evenementenvergunningaanvraag 2a. Omgevingsgesprek voorafgaand aan aanvraag? 2b. Zorgdragen voor (laten) opstellen verkeersplan 2c. Zorgdragen voor (laten) opstellen veiligheidsplan (*) kermis 2d. Zorgdragen voor overige vereiste stukken 2e. Aanvraag en stukken indienen 2f. Afstemming met vergunningverlening 2g. Vergunninghouder is verantwoordelijk voor naleven vergunningsvoorwaarden / informeren omgeving 2h. verantwoordelijk voor vergunningsvoorwaarden

3. Vergunningverlening en besluiten 3a. Informeren aanvrager over indieningsvereisten 3b. Beoordelen aanvraag + stukken 3c. Adviezen ophalen en beoordelen 3d. Afstemming met aanvrager 3e. Besluit op aanvraag vergunning 3f. Verkeersbesluitprocedure 3g. Ontheffing Zondagswet, alcoholwet, wet op de kansspelen

4. Realisatie kermis 4a. Organisatie terrein salonwagens 4b. Vrijmaken kermisterrein 4c. (laten) inrichten kermisterrein (bv toiletvoorz, , EHBOlocatie) 4d. Zorgen voor stroom/diesel/water 4e. Begeleiden op- en afbouw 4f. Tijdens kermis praktische ondersteuning 4g. Schoonmaak /afvalstromen tijdens en na afloop 4h. Aanspreekpunt exploitanten en overige meldingen

6. Toezicht & Handhaving

7. Verkeer en parkeren

6a. T&H openbare ruimte

7a. Advisering door deskundigen over verkeersplan

6b. T&H regelgeving algemeen (APV,

7b. Afstemming met verkeersadviseur politie

Alcoholwet, Activiteitenbesluit etc)

over verkeersbesluit

6c. T&H vergunningsvoorwaarden

7c. Zorgdragen voor wegafzettingen, bebording en parkeergeleiding 7d. Zorgdragen voor fietsparkeermogelijkheden

8. Veiligheid

7e. Monitoren parkeerdruk

8a. Advisering door deskundigen over veiligheidsplan kermis 8b. Beveiligingsbedrijf 8c. Veiligheidsteam tijdens kermis (CMT) 8d. Crowdmanagement tijdens kermis 8e. Zorgdragen voor afstemming tussen veiligheidsplannen andere evenementen (randprogrammering)

5. Budget

9. Randprogrammering

5a. Financieel verantwoordelijk voor

9a. Afstemming met organisatoren kermisfeesten 9b. Afstemming met centrumondernemers/horeca/CMO

inkomsten (pacht) en uitgaven

9c. Regelen promotieactiviteiten en acties kermis

5b. Zorgdragen voor inning

9d. Aankleding stad en kermisterrein

pachtgelden

9e. Citymarketing, website etc.

3. Andere gemeenten Voor vergelijking m et andere gem eenten en om hiervan te leren is gesproken m et een zestal gem eenten. Hiervoor is gezocht naar een aantal gem eenten: -

Met een kerm is in het centrum

Dorpskerm is-overstijgende grootte

In de regio

Met een van elkaar verschillende benadering qua organisatie .

Mede op basis van inform atie vanuit onze contacten, de kerm isbond en Respons is gekozen voor onderstaande 6 gem eenten. Hieronder staat per gem eente de highlights. In de bijlage staat een uitgebreidere sam envatting.

3.1.

Best

Deze gem eente is regievoerder en uitvoerder en daarm ee eindverantwoordelijk voor de kerm is. Deze gem eente doet in principe “alles” zelf rondom de kerm is. Een aantal praktische zaken is uitbesteed. De kerm iscoördinator treedt op als projectleider. Deze vraagt de vergunning aan en zorgt voor alle stukken. Scheiding van petten gebeurt door inzet van verschillende interne m edewerkers en door ondersteuning van externe deskundigen. De afdeling vergunningverlening is bovendien niet betrokken bij de voorbereiding van de aanvraag en behandelt de aanvra(a)g(er) gelijk aan andere evenem entenorganisatoren. De tip die de gem eente m eegeeft is om de kerm is in eigen beheer te houden, tenm inste regie houden. Met nam e op verpachting is transparantie en neutraliteit belangrijk. De suggestie om als gem eenten sam en te werken op onderdelen (voor 4-ogen of pettenscheiding) wordt gedaan.

3.2.

Maashorst

Deze gem eente is regievoerder en uitvoerder en daarm ee eindverantwoordelijk voor de kerm is. Deze gem eente doet in principe “alles” zelf rondom de kerm is. Een aantal praktische specialistische zaken is uitbesteed. De projectleider kerm is wordt door directie en de wethouder aangestuurd. In de werkgroep zitten alle relevante disciplines en deze vallen wat betreft kerm iswerkzaam heden functioneel onder de projectleider. Vergunningverlening is betrokken bij de voorbereiding en bij de verpachting (m eerjarige vergunningen aan kerm isexploitanten van m ax. 3 jaar). Door horeca en centrummanagement worden feesten georganiseerd. Afstem m ing en verbinding gebeurt door de gem eentelijke horeca coördinator. De gem eente heeft locatieprofielen en werkt m et een kerm isverordening en privaatrechtelijke voorwaarden. Dit geeft vrijheid van werken en duidelijkheid over (het doorgaan van) de kerm is voor iedereen. De voorbereiding wordt wel aangevlogen als ware het een vergunningentraject. De toetsing van de stukken gebeurt door andere collega’s dan de werkgroepleden en door de veiligheidsdiensten. De tip die de gem eente m eegeeft is om de kerm is in eigen beheer te houden. Tenm inste regie houden m et eventueel uitbesteding van taken. Maar bijvoorbeeld bewonerscontacten zijn essentieel om zelf te doen. 9

3.3.

’s-Hertogenbosch

De gem eente heeft regie en is eindverantwoordelijk, ook financieel. De gem eente heeft Bureau De Kerm isgids (BdK) ingehuurd voor onderste uning. De keus voor externe ondersteuning heeft te m aken m et het ontbreken van interne expertise en het beheersen van kosten. Via een aanbestedingsprocedure is dit bureau gekozen. De gemeente betaalt aan BdK een vast bedrag voor een vast aantal taken, hiervoor kan de gem eente het niet zelf doen. Intern is de evenem entencoördinator degene die regie voert op het contract m et BdK. Deze evenementencoördinator is eindverantwoordelijk voor de kerm is, waaronder ook de contacten m et de om geving, horeca en externe (veiligheid)diensten. Voor de kerm is heeft de gem eente een kerm isverordening. De kerm is wordt gezien als publieke taak, een volksfeest. Het belangrijkste voordeel van het contract m et BdK is tijdsbesparing, ze nem en veel werk uit handen. BdK kent het begrip kerm is door en door en is gewend om in oude binnensteden een goede kerm is te organiseren m et diverse belangen. Er worden niet echt nadelen genoem d. De tip die de gem eente m eegeeft is om onafhankelijk te blijven en een stevige regie te houden richting de realisatie.

3.4.

Wijchen

De gem eente heeft regie en is eindverantwoordelijk, ook financieel. De gem eente heeft Bureau de Kerm isgids (BdK) ingehuurd voor ondersteuning. De keus voor externe ondersteuning is jaren geleden (bijna 20) gem aakt. BdK heeft een contract voor onbepaalde tijd. BdK ontvangt een percentage van de stageldopbrengsten. Onderaan de streep heeft de gemeente een positief saldo. Intern is de evenementencoördinator degene die regie voert op het contract met BdK en degene die de vergunning aanvraagt en deze is eindverantwoordelijk voor de kerm is, waaronder ook de contacten m et de om geving en externe (veiligheid)diensten. De vergunning wordt aangevraagd m et gebruikm aking van al jaren bestaande stukken (indien nodig geactualiseerd). Het belangrijkste voordeel van het contract m et BdK is tijdsbesparing, ze nem en veel werk en gedoe uit handen. Vooral het ontzorgen wat betreft het contact m et kerm isexploitanten, klachtenafhandeling, dagelijkse beslommeringen tijdens de kermis worden als voordeel genoem d. Er hoeft m aar een beperkt beroep gedaan te worden op de gem eentelijke organisatie. Er worden niet echt nadelen genoem d. De tip die de gem eente meegeeft is om intern voor duidelijkheid te zorgen: wie doet wat en leg het vast (eventueel in functieom schrijving).

3.5.

Meierijstad

Deze gem eente heeft gekozen om de organisatie en regie en verantwoordelijkheid bij een stichting neer te leggen. De gem eente is betrokken bij de oprichting en geeft advies. Deze vorm gold al in Veghel en dit principe is later ook na de herindeling in St. Oedenrode en Schijndel toegepast. De stichtingen bestaan uit vrijwilligers (vaak dorpsraden) en partijen als centrum m anagem ent of een organisatie die zich inzet voor de prom otie van de kern of enkele exploitanten. In Veghel en St. Oedenrode is de stichting ook verantwoordelijk voor de kerm is in de

om liggende kernen. Het randprogram m a wordt daar in elk dorp lokaal georganiseerd, buiten de stichting om . Voor deze nieuwe stichtingen is een sam enwerkingsovereenkom st gesloten. De stichting is verantwoordelijk voor de organisatie (incl. vergunningsaanvraag), de veiligheidseisen, afstem ming met horeca, communicatie en prom otie en de financiën, de gem eente faciliteert. De gem eente steunt de stichtingen m et een eenm alige lening en een tijdelijke gem eentelijke kerm iscoördinator. Het is de bedoeling om de gem eentelijke ondersteuning na drie jaar stop te zetten als het goed loopt. Daarm ee heeft de gem eente na deze periode slechts nog een vergunningverlenende rol. Het grootste voordeel van deze stichtingsvorm m et sam enwerkingsovereenkom st is dat de gem eente verwacht dat hiermee de dorpskermissen in stand gehouden kunnen worden. Echter het vraagt best veel van dorpsraden en vrijwilligers, de regie en verantwoordelijkheid ligt in form ele zin bij hen. In praktische zin heeft de gemeente door de tijdelijke kerm iscoördinator nog wat regie op de afstem m ing tussen kerm isstichting, horeca en bewoners en dat blijkt wel belangrijk.

3.6.

Venlo

Deze gem eente heeft de organisatie en regie en verantwoordelijkheid volledig bij een stichting neergelegd. Hierbij is de gem eente geen participerende partij in de stichting waardoor zij geen regievoerder, geen uitvoerder en geen vergunninghouder is. Gem eente is alleen vergunningverlener. De kerm is is wel belangrijk m aar geen kerntaak, vindt de gem eente. De m arkt m oet zelf bepalen of er een kerm is kom t. Toen die keus destijds gem aakt was, is m en overgestapt van kerm isverordening naar vergunningensysteem (m et duidelijk beleidsm atige kaders) zodat het gelijk werd gesteld aan ieder andere evenem ent. Er is geen contract of sam enwerkingsovereenkomst. Het eerste jaar steunden gem eentelijk m edewerkers de stichting t.b.v. de opstart. De stichting organiseert inm iddels alles en is (ook financieel) verantwoordelijk. De gem eente ontvangt geen pachtgelden. De gem eente doet wat no dig is net als bij andere evenem enten. Met deze werkwijze heeft de gemeente geen omkijken naar de kerm is (geen verantwoordelijkheid). Het regelen van aantrekkelijke attracties en de contacten m et de kerm isexploitanten vond de gem eente best lastig en nu is dat alles buiten de deur gezet. Door de com binatie van binnenstad Venlo in één stichting m et de andere stadsdelen (die losstaand niet echt rendabel zijn) kan ook hier een kerm is blijven bestaan.

Nadeel is dat de gem eente volledig afhankelijk is van de keu ze van de stichting of een andere exploitant om wel of geen kerm is te organiseren.

4. Kermisbond en Respons 4.1.

Kermisbond

Wat betreft het organiseren van een kermis is de kerm isbond van m ening dat de gem eente altijd eindregie m oet behouden en leading blijft. Dit vanwege het intensieve gebruik van de openbare ruim te en de vele belangen van ondernem ers, horeca, bewoners en kerm isexploitanten die daar spelen. Het uitbesteden van praktische zaken en delen van de voorbereiding is geen probleem aldus de kerm isbond, m aar dat m oet niet leiden tot het uitbesteden van het geheel. Een stichting heeft daarom niet de voorkeur van kerm isbond. Een stichtin g waarin gem eente participeert, is volgens de kerm isbond geen werkwijze die wordt toegepast in den lande. Verder heeft de kerm isbond een overzicht verstrekt van kerm isgem eenten en de organisatie daarvan. Hieruit blijkt dat van de top 10- kerm issen de m eerderheid van de gemeenten de kerm is in eigen beheer organiseert. Ook bij de – in om vang- daaropvolgende 30 kerm issen is dat het beeld.

4.2.

Respons

Voor een volledige weergave van het onderzoek van Respons wordt verwezen naar het rapport “Een nieuwe toekomst voor de kermis in Oss” (14 nov. 2022). Respons adviseert om de organisatie van de kerm is onder te brengen in een stichting. Na nadere analyse geeft Respons recentelijk aan dat als gevolg van voortschrijdend inzicht zij adviseert om als gem eente niet te p articiperen (ook niet in de Raad van Toezicht of het bestuur) in de stichting. Dit om dat de gem eente vergunningverlener is en op afstand in de juiste positie komt. Wel kan de gem eente wanneer m eer verbinding is gewenst in de “raad van advies” plaatsnem en. Dat is ook de gem ene deler van bij Respons bekende stichtingen. Door het uitgeven van een concessieovereenkom st m et een concessievergoeding houdt de gem eente voldoende sturing op het resultaat. Als concessiehouder m oet de stichting nam elijk elk jaar verantwoording afleggen aan de concessiegever (gem eente).

5. Bevindingen intern In juni 2023 zijn gesprekken gevoerd m et een aantal relevante interne stakeholders die vanuit hun leidinggevende of uitvoerende functie betrokken zijn bij de organisatie van de kerm is. Deze gesprekken hadden niet de insteek om het proces van kerm is 2023 te evalueren, daarvoor is een aparte opdracht verleend. Hoofdvragen bij de in juni gevoerde gesprekken waren o.a.: -

welk beeld m en heeft voor de toekom st bij het organiseren van de kerm is

welke rol (taken, verantwoordelijkheden) zou de gem eente in de toekomst m inimaal bij het evenem ent kerm is m oeten hebben

welke taken die de gem eente nu doet, zouden we zelf willen blijven doen, en welke zouden we kunnen overwegen om af te stoten.

In de loop van de m aanden juli en augustus bleek dat in het proces kerm is 2023 de interne druk groeide. Dit heeft ook invloed op hoe m en intern naar de organisatie van kerm is 2024 en verder vooruitkijkt. Daarom is ervoor gekozen om de resultaten van de interne evaluatie van het kerm isproces 2023 af te wachten alvorens het onderhavige advies definitief af te ronden. Niet om in deze context definitieve conclusies te trekken uit de interne evaluatie. Maar wel om indien nodig het onderhavige advies te nuanceren of aan te scherpen. Onderstaande weergave is een analyse n.a.v. de gevoerde gesprekken in juni 2023.

5.1. Belang kermis Over het belang van de kerm is is geen discussie (Oss is regiogem eente, het zet Oss op de kaart, past bij Oss als arbeidersstad, belangrijke ontm oetingsplaats, de kerm is is een begrip).

5.2. Organisatie kermis Wat betreft de toekomstige organisatie van de kerm is en de rollen/taken die de gem eente zelf zou willen/m oeten doen of afstoten, is er geen uniform standpunt. Wel is er op onderdelen een gemene deler. 5.2.1. Overeenkomsten De gem ene deler is dat een aantal aandachtspunten c.q. voorwaarden worden genoem d voor de organisatie van kom ende kermissen. Ieder verwoordt dat op zijn eigen m anier m aar het kom t neer op: -

duidelijkheid over rollen, taken en verwachtingen;

functiescheiding, geen dubbele petten;

de juiste m ens op de juiste plek (capaciteit en kennis /competenties borgen, ook op langere term ijn).

Dit wordt door eenieder gezien als vereiste, zeker indien de gem eente ervoor kiest om de organisatie in enige m ate zelf te blijven doen. Maar ook bij het (de els of geheel) uitbesteden blijft

de gem eente betrokken vanwege de wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden, en zijn deze punten een vereiste. 5.2.2. Verschillen Een groot deel van de geïnterviewden geeft aan dat de gem eente regie m oet houden op de kerm isorganisatie en dat de gem eente de kerm is in de basis zelf kan organiseren. Het belangrijkste argument dat door velen wordt genoem d is dat de gem eente de belangen van alle externe partijen kan behartigen/afwegen. Tegelijkertijd m erken we dat vanuit het interne proces verschillende m ensen worstelen m et het belang van de eigen afdeling in relatie tot het belang wat de gem eente aan de kerm is hecht. Ook worstelen we m et takenscheiding. Het belang van de kerm is gaat breder, en kan anders zijn dan het be lang van individuele afdelingen, werd ook wel gezegd. Als het gaat over de verantwoordelijkheid van de verschillende afdelingen wordt enkele keren de vraag gesteld wie de vergunning zou m oeten aanvragen. Vanuit het bredere perspectief zou de interne projectleider wellicht beter een onafhankelijke rol (niet verbonden aan 1 afdeling) m oeten hebben. Vanuit VTH zit m en er anders in. Vanuit de rol van VTH is het beter om vergunningsaanvraag en – verlening gescheiden te houden, vanuit oogpunt van onafhankelijkheid. De gemene deler is wel dat ook VTH aangeeft dat duidelijkheid, transparantie en functiescheiding essentieel is.

VTH verwacht vanuit een organisator professionaliteit bij de vergunningaanvraag en ziet ook het belang van professionaliteit bij het proces en de inrichting van de gem eentelijke organisatie. Vanuit VTH wordt verder aangegeven dat de inzet van m ensen bij het evenem ent kerm is Oss onevenredig groot is (editie 2023) ten opzichte van andere evenem enten waar de afdeling de vergunning voor verleent. De werklast van de kerm is gaat ten koste van reguliere werkzaamheden. Deze (onevenredige) inzet herkennen andere geïnterviewden ook. Verder is er verschil in de m ate waarin m en vindt dat de gem eente zich kan of m oet laten ondersteunen door externen. Bij IBOR ziet m en wel m eerwaarde in externe ondersteuning m aar is m en m eer van “veel zelf blijven doen”. Andere afdelingen benadrukken wat m eer dat we niet alles zelf hoeven te kunnen en dat specifieke specialistische taken prim a extern gezet kunnen worden.

6. Scenario’s Op basis van verkregen inform atie van de andere gem eenten, de kerm isbond, Respons en onze bevindingen is een aantal scenario’s benoem d. Dit zijn de hoofdvarianten hoe een kerm is georganiseerd kan worden, benaderd vanuit de rol van de gem eente.

6.1.

Gemeente is regievoerder en uitvoerder (gemeente eindverantwoordelijk)

Hierbij heeft de gemeente in de basis “alles” in eigen hand, zowel regievoerder als uitvoerder als vergunninghouder. De gem eente is ook vergunningverlener (indien gekozen is voor een vergunningenstelsel).

6.2.

Gemeente is regievoerder (gemeente eindverantwoordelijk)

Hierbij is de gem eente regievoerder en (indien gekozen is voor een vergunningenstelsel) vergunninghouder. Gem eente voert een beperkt deel van de taken zelf uit en m aakt gebruik van externe expertise op onderdelen. Dit kan door inhuur van een bureau dat diverse taken op zich neem t, of door de inhuur van diverse specialistische kennis op “losse” onderdelen of een com binatie daarvan. Tevens is het hierin ook een optie om gebruik te m aken van een sam enwerkingsverband m et bijvoorbeeld partijen als horeca. Hier is keuzem ogelijkheid welke taken worden uitbesteed: uitvoerende en/of adviserende taken en eventueel ondersteuning bij de vergunningaanvraag. De gem eente is ook vergunningverlener.

6.3.

Stichting is organisator en regievoerder (stichting eindverantwoordelijk)

6.3.1. Gemeente is betrokken bij oprichting en geeft advies Hierbij is de gem eente geen participerende partij in de stichting waardoor zij geen regievoerder, geen uitvoerder en geen vergunninghouder is. De gem eente heeft beperkte invloed m iddels betrokkenheid bij de oprichting van de stichting (o.a. form uleren doelstellingen). Ook kan een concessieovereenkomst m et de stichting gesloten worden waardoor de stichting verantwoording af m oet leggen aan de concessieverlener (de gem eente) en waarin taken, verantwoordelijkheden, rechten en verplichtingen van de gemeente en de op te richten stichtin g staan. Afhankelijk van de aard van de afspraken kan dit ook een sam enwerkingsovereenkom st zijn. De stichting is in ieder geval hierbij organisator en verantwoordelijk voor de exploitatie. De gem eente kan via deelname in een raad van advies een adviesrol op zich nem en. De gem eente is ook vergunningverlener. Het is m ogelijk dat bij het opstarten van een stichting de gem eente 1 of 2 jaar de stichting ondersteunt vanuit haar ervaring als kerm isorganisator (“warm e overdracht’). 6.3.2. Gemeente is (alleen) vergunningverlener Hierbij is de gem eente geen participerende partij in de stichting waardoor zij geen regievoerder, geen uitvoerder en geen vergunninghouder is. Een externe stichting (zonder overeenkomst met de gem eente) of com m erciële partij organiseert de kerm is .

De gem eente is vergunningverlener en heeft alleen vanuit die rol invloed.

Het is m ogelijk dat bij het opstarten van een stichting de gem eente 1 of 2 jaar de stichting ondersteunt vanuit haar ervaring als kerm isorganisator (“warm e overdracht’). 6.3.3. Gemeente is participant in de stichting Hierbij participeert de gem eente in (het bestuur of raad van toezicht van) de stichting. In den lande zijn hier geen voorbeelden van beschikbaar. Op basis van de inform atie van de Kerm isbond, Respons en uit navraag bij enkele gemeenten blijkt dat dit geen gebruikelijke werkwijze is en geen reëel scenario.

6.4.

Trechteren

Bij scenario 6.3.1. wordt de organisatie volledig uitbesteed aan een externe partij. Dit vanwege het ontbreken van deelname van de gemeente in de stichting. Vanuit die invalshoek zou dit scenario, gezien het standpunt van B&W (zie hieronder), afvallen. Echter m et de constructie van een overeenkom st heeft de gem eente in beperkte m ate wel invloed. Daarom wordt deze wel m eegenom en in de vergelijking van het volgende hoofdstuk. Bij scenario 6.3.2. wordt de organisatie volledig uitbesteed aan een externe partij. Dit scenario valt af. Dit om dat het college van B&W zich al uitgesproken heeft dat zij van m ening is dat wij als gem eente in ieder geval een rol blijven spelen bij de organisatie van de kerm is en dat het volledig uitbesteden aan een externe partij geen optie is. Dit is als zodanig verwoord in de opinienota die behandeld is in de com m issie van 9 februari 2023. Het scenario 6.3.3. valt af. Gezien de verkregen inform atie is de conclusie dat dit geen haalbaar en reëel scenario is.

7. Plussen en minnen De drie overgebleven scenario’s worden hieronder nader beschouwd. -

(6.1) Gemeente is regievoerder en uitvoerder (gemeente eindverantwoordelijk)

(6.2) Gemeente is regievoerder (gemeente eindverantwoordelijk)

(6.3.1.) Stichting is organisator en regievoerder (stichting eindverantwoordelijk) Gemeente is betrokken bij oprichting en geeft advies

Gemeente is regievoerder en uitvoerder (gemeente eindverantwoordelijk) A. Sterke punten en kansen -

Volledige regie en overzicht

Gedetailleerde invloed op alles

Neutrale en integrale belangenafweging retail, horeca, exploitanten, bewoners, bezoekers

Ontwikkelkans qua versterken sam enwerking intern en professionaliseringsslag

B. Zwakke punten en uitdagingen -

Risico op onduidelijkheid pettenscheiding, vraagt een scherpe organisatie

Minder zicht op financiën (grote ureninzet, aantal uren ondoorzichtig)

Is er voldoende capaciteit en expertise in eigen huis op structurele basis ?

Regelgeving en com plexiteit bij het organiseren van een evenem ent

Beperkte tot geen gedeelde verantwoordelijkheid m et externe partijen in het centrum zoals horecaondernem ers

Gemeente is regievoerder (gemeente eindverantwoordelijk) A. Sterke punten en kansen -

Volledige regie en overzicht

Gedetailleerde invloed op zaken die gem eente belangrijk vindt

Neutrale en integrale belangenafweging retail, horeca, exploitanten, bewoners, bezoekers

Ontzorging: beperktere inzet m edewerkers, keuzem ogelijkheid taken

Ontwikkelkans qua versterken sam enwerking intern en professionaliseringsslag

(blijven) doen waar we goed in zijn en m ogelijkheid om expertise in te zetten op de onderdelen waar dit vanuit capaciteit en/of kennis nodig is

Mogelijkheid om verantwoordelijkheid deels te delen m et externe partijen in het centrum zoals horecaondernem ers

B. Zwakke punten en uitdagingen -

Risico op onduidelijkheid pettenscheiding, vraagt een scherpe organisatie

Zorgvuldige afweging en interne afstem m ing nodig welke taken kunnen extern

Inzicht in financiële plaatje blijft een uitdaging

Financieel voordeel is afhankelijk van keuzes (m ate en aard van) uitbesteden

Met regierol ook nog inzet interne capaciteit nodig

Stichting is organisator en regievoerder (stichting eindverantwoordelijk) (Gemeente is betrokken bij oprichting en geeft advies) A. Sterke punten en kansen -

Duidelijke pettenscheiding

Ontzorging qua capaciteit en verantwoordelijkheid: gem eente behoudt alleen publieke taken en verantwoordelijkheden

Via overeenkom st (doelen, randvoorwaarden etc.) en adviesrol heeft gem eente invloed

Financieel geen risico voor de gem eente

Kan (m oet) sam enwerking tussen externe partijen in het centrum versterken

Bij de juiste deelnemende partijen heeft de kermisorganisatie alle benodigde capaciteit en expertise in huis.

B. Zwakke punten en uitdagingen -

Gem eente geeft organisatie en exploitatie uit handen

Gem eente heeft beperkte invloed op de “inhoud”

Gem eente heeft beperkte invloed op integrale belangenafweging retail, horeca, exploitanten, bewoners, bezoekers (belang openbare ruim te versus belang van stichting: een goed kerm isproduct)

Belangrijk om afspraken rol gem eente (advies/ondersteuning) goed vast te leggen

Is afhankelijk van verm ogen tot sam enwerken en andere capaciteiten van betrokken partijen

Welke partijen de stichting vormen bepaalt de m ate van invloed van partijen (bijvoorbeeld wel of geen rol (horeca)ondernem ers)

8. Advies

Overwegingen: -

De gem eente heeft naast haar wettelijke taken ook een publieke taak ten aanzien van de openbare ruim te en haar gebruikers; niet alleen heeft de gem eente de verantwoordelijkheid over de openbare ruim te m aar is er ook het belang van een integrale afweging tussen diverse doelgroepen;

De gem eentelijke organisatie heeft kennis en ervaring opgebouwd bij het organiseren van de kerm is;

De regelgeving en m aatschappelijke om geving rondom een evenem ent van dergelijke om vang wordt steeds com plexer;

De sam enwerking m et en inzet van centrumondernem ers kan en m oet intensiever om te groeien naar de gewenste toonaangevende kerm is inclusief volwaardige randprogram m ering en kerm isfeesten;

De gem eentelijke organisatie heeft sterk behoefte aan duidelijkere afspraken en begrenzing van inzet, taken, rollen en verantwoordelijkheden;

Het bestuur heeft een duidelijke wens om een rol te blijven spelen bij de organisatie. De gem eente hecht groot belang aan het behouden van invloed op de kerm is.

Met m eeweging van: -

de ervaringen van andere gem eenten. De m eerderheid van de top-10 kerm issen in Nederland wordt georganiseerd door of onder regie van de gemeente. Dit geeft aan dat de kerm is door deze gem eenten als ander soort evenem ent wordt gezien dan een ander evenem ent;

De visie van de kerm isbond die vanuit belangenafweging graag een regierol door de gem eente ziet bij de organisatie;

De inform atie van Respons die de voordelen van een stichtingsvorm beschrijft. Dit betekent ook dat de gem eente op afstand staat en het vraagt professionaliteit bij de stichting;

De interne bevindingen waarin m en aangeeft dat de organisatie van de kerm is grote impact op de organisatie heeft. Belangrijk is om te zien waar we goed in zijn en waar het ons (te) veel kruim kost.

Van deze overwegingen weegt zwaar dat de gem eente belang hecht aan het behouden van invloed op de kerm is en aan een integrale belangenafweging tussen diverse doelgroepen in de openbare ruim te. En tegelijkertijd het besef dat een evenem ent van dergelijke om vang qua regelgevin g en m aatschappelijke om geving steeds com plexer wordt en de noodzaak om het beheersbaar te houden. Daarom is het advies om : 1. in principe te kiezen voor het scenario (6.2) “Gem eente als regievoerder” . 2. dit als groeim odel te zien en steeds te leren van de e rvaringen van de vorige kerm is.

Toelichting punt 2 Voor de kerm is van 2024 is de voorbereidingsperiode al gestart terwijl diverse uitgangspunten nog niet uitgekristalliseerd zijn. Dit m aakt dat voor 2024 m et de leerpunten van 2023 een organisatie opgetuigd kan worden m et de gemeente als regievoerder en (in de basis vergelijkbaar m et 2023) de inzet van een interne projectleider en externe expertise. De interne evaluatie geeft goede handvatten om te werken aan verbetering van de interne organisatie en de ve reiste duidelijkheid op de drie punten zoals genoem d in paragraaf 5.2.1.: -

duidelijkheid over rollen, taken en verwachtingen;

functiescheiding, geen dubbele petten;

de juiste m ens op de juiste plek.

In de aanloop naar 2025 kan in het kalenderjaar 2024 verder binnen de betrokken afdelingen en team s VTH, Veiligheid en IBOR nader besproken worden welke keuzes gemaakt worden wat betreft het wegzetten van taken op basis van (delen van) de bouwstenen. Dit is een uitwerking die vanuit het m anagem ent van deze afdelingen m et de betrokken team s in gang gezet kan worden. Daarm ee kan tevens bepaald worden in hoeverre het wenselijk is om taken aan 1 bureau uit te besteden (waarvoor dan een aanbesteding doorlopen m o et worden) of te (blijven) werken m et individuele specialisten/bureau’s. Ter gedachtevorming Onderstaand een aantal punten ter overweging om de uitwerking verder vorm te geven. a.

Scheiding intern tussen enerzijds organisatie/aanvrager en anderzijds beoordelaar/verlener.

Het is voor de onafhankelijke positie van VTH en Veiligheid van belang dat zij hun rol kunnen vervullen zoals zij bij andere grote evenementen doen. Dit kan betekenen dat zij geen deelnem er m eer zijn in een project/werkgroep. Ook bestuurlijk is die scheiding van belang. b. Veiligheidsplan/verkeersplan of andere specialistische zaken voor de vergunningsaanvraag: door externe laten uitvoeren of periodieke toets door externe specialist. Ook hiervoor geldt dat dit een m eerwaarde is vanuit functiescheiding. Met nam e het veiligheidsplan, ook m et het oog op de integraliteit m et de andere evenementen tijdens de kerm is, vraagt aandacht. Als er intern voldoende m ensen zijn om enerzijds het opstellen en anderzijds het toetsen bij verschillende m ensen neer te leggen, en m en maakt duidelijke afspraken hierover, dan kan dit voldoende zijn om de functiescheiding te borgen. Als dit niet het geval is, of als m en sowieso behoefte heeft aan versterking van de objectiviteit, dan geeft het opstellen door een externe specialist of een periodieke toets door een externe specialist m eerwaarde. c.

Verpachting: extra paar ogen van andere gem eente of advisering door extern bureau.

Gem eente kan onafhankelijk en vanuit neutraliteit verpachten. Een extern bureau heeft weliswaar veel kennis van de kerm iswereld en het aanbod van attracties m aar heeft ook een bepaalde m acht en belang. Indien niet expertise m aar transparantie reden is om een externe partij in te zetten, dan kan een andere gem eente daarin een rol spelen.

d. Toetsing vergunningsaanvraag: extra paar ogen van andere gem eente. Door een andere gem eente te vragen de aanvraag m ede te beoordelen, versterkt dit de objectiviteit. e. Aanvraag vergunning: in opdracht van ge m eente extern beleggen. Het is te overwegen om de aanvraag door een uitvoerend bureau te laten doen. Dan blijft de gem eente in form ele zin vergunningaanvrager en -houder m aar liggen de praktische werkzaam heden t.a.v. aanvraag en alle contacten m et de afdeling VTH daarom trent niet bij de eigen collega’s van de gem eente. f.

Prom otie: sterker inzetten op sam enwerking en externe expertise .

Aspecten als randprogrammering, sfeer & aankleding, m arketing & prom otie zijn van belang om te groeien naar een toonaangevende kermis. Hiervoor is ook goede samenwerking m et partijen in het centrum nodig.

9. Financiën Voor de organisatievorm vanaf 2025 is het deels afhankelijk welke definitieve keuzes worden gem aakt ten aanzien van de uitwerking m .b.t. wegzetten van taken. In de aanloop naar kerm is 2025 kan in het kalenderjaar 2024 nader besproken worden welke keuzes gem aakt worden wat betreft het wegzetten van taken op basis van (delen van) de bouwstenen. Dan wordt hiertoe een voorstel gemaakt voor de Programmabegroting 2025 wat dit betekent voor het benodigde budget. In ieder geval zijn extra kosten te verwachten voor extra capaciteit voor een interne regievoerder/projectleider en ondersteuning. De huidige werkwijze dat dit binnen huidige takenpakket wordt gedaan, is op term ijn niet houdbaar. Daarnaast is de verwachting dat er extra kosten zijn voor inhuur expertise veiligheid en inhuur expertise marketing en com m unicatie. Dit is naast de reeds aangevraagde extra form atie bij VTH/Veiligheid voor professionalisering evenem enten.

Bijlagen Overzicht en kenm erken gem eenten Gem eente Best – regievoerder en uitvoerder Gem eente Maashorst – regievoerder en uitvoerder Gem eente ’s-Hertogenbosch – regievoerder Gem eente Wijchen – regievoerder Gem eente Meijerijstad – stichting is organisator en regievoerder Gem eente Venlo – stichting is organisator en regievoerder Nationale Bond van Kerm isbedrijfhouders BOVAK Respons

Overzicht en kenmerken gemeenten Aantal inwoners gemeente 31.000 58.000

Meierijstad Oss ‘sHertogenbosch Venlo

84.000 94.000

Aantal inwoners kern kermis 31.000 37.000 29.000 (Veghel) 23.000 (Schijndel) 14.000 (St. Oedenrode) 60.000

159.000 102.000

113.000 69.000

Wijchen

41.000

37.000

Gemeente Best Maashorst

Aantal attracties kermis ruim 100 ongeveer 100

Werkwijze organisatie kermis Gemeente Gemeente

ongeveer 35 (Veghel) ongeveer 27 (Schijndel) Externe Stichting(en) + ongeveer 27 (St. Oedenrode) gemeente ondersteunt 80 Gemeente Gemeente + inzet Bureau ongeveer 50 Kermisgids 40 Externe Stichting Gemeente + inzet Bureau ongeveer 40 Kermisgids

Gemeente Best –regievoerder en uitvoerder Juni 2023 Gesproken m et de kerm iscoördinator Deze gem eente is regievoerder en uitvoerder en daarm ee eindverantwoordelijk voor de kerm is. Deze gem eente doet in principe “alles” zelf rondom de kerm is. Een aantal praktische zaken is uitbesteed, zoals stroom /watervoorziening en leveren van toiletvoorzieningen, fietsenrekken en dranghekken. Er is een kerm iscoördinator die optreedt als projectleider. Deze stuurt de m ensen/teams aan die een rol hebben bij de kerm is, zoals com m unicatie, de buitendienst en de boa’s. De kerm iscoördinator laat zich tijdens de kermis ondersteunen door (een extern) iem and die ondersteunend is voor m eldingen. Om dat het een relatief kleine gem eente is doet de kerm iscoördinator ook veel zelf in de voorbereiding. De kerm iscoördinator vraagt de vergun ning aan en zorgt voor alle stukken. Bijvoorbeeld voor het verkeersplan: de ene verkeerskundige stelt op, de andere toetst. Bijvoorbeeld het veiligheidsplan: in sam enwerking m et een extern bureau opgesteld, wordt jaarlijks geactualiseerd door gem eente. De afdeling vergunningverlening is niet betrokken bij de voorbereiding van de aanvraag en behandelt de aanvra(a)g(er) gelijk aan andere evenementenorganisatoren. De basis is het bestemmingsplan en het hoofdstuk kerm isbeleid in het evenem entenbeleid.

Tot ongeveer 10/15 jaar geleden had de gemeente een kermisverordening, inm iddels al jaren een vergunningentraject. Dit vanwege gelijke behandeling m et andere organisatoren. In financiële zin m oet de kerm is kostendekkend zijn, echter een klein tekort wordt geaccepteerd. De tip die de gem eente m eegeeft is om de kerm is in eigen beheer te houden, tenm inste regie houden. Met nam e op verpachting is transparantie en neutraliteit belangrijk. De suggestie om als gem eenten sam en te werken op onderdelen (voor 4-ogen of pettenscheiding) wordt gedaan.

Gemeente Maashorst –regievoerder en uitvoerder Juni 2023 Gesproken m et de projectleider kerm is Deze gem eente is regievoerder en uitvoerder en daarm ee eindverantwoordelijk voor de kerm is. Deze gem eente doet in principe “alles” zelf rondom de kerm is. Een aantal praktische specialistische zaken is uitbesteed. De projectleider kerm is wordt door directie en de wethouder aangestuurd. In de werkgroep zitten alle relevante disciplines en deze vallen wat betreft kerm iswerkzaam heden functioneel onder de projectleider. Denk aan com m unicatie en m arketing, boa’s, gem eentelijke horecacoördinator, vergunningen. Ook alles m .b.t. veiligheid loopt via de projectleider. Vergunningverlening is betrokken bij de voorbereiding en bij de verpachting (m eerjarige vergunningen aan kerm isexploitanten van m ax. 3 jaar). Door horeca en centrum m anagem ent worden feesten georganiseerd. Afstem m ing en verbinding gebeurt door de gem eentelijke horecacoordinator. De gem eente heeft locatieprofielen en werkt m et een kerm isverordening en privaatrechtelijke voorwaarden. Dit geeft vrijheid van werken en duidelijkheid over (het doorgaan van) de kerm is voor iedereen. De voorbereiding wordt wel aangevlogen als ware het een vergunningentraject. De toetsing van de stukken gebeurt door andere collega’s dan de werkgroepleden en door de veiligheidsdiensten.

In financiële zin dekken de verpachtingsgelden (3 jarige overeenkom st) de kosten. De tip die de gem eente m eegeeft is om de kerm is in eigen beheer te houden. Tenm inste regie houden m et eventueel uitbesteding van taken. Maar bijvoorbeeld bewonerscontacten zijn essentieel om zelf te doen.

Gemeente ’s-Hertogenbosch - regievoerder Juni 2023 Gesproken m et de evenem entencoördinator De gem eente heeft regie en is eindverantwoordelijk, ook financieel. De gem eente heeft Bureau De Kerm isgids (BdK) ingehuurd voor ondersteuning. De keus voor externe ondersteuning heeft te m aken m et het ontbreken van interne expertise en het beheersen van kosten. Deze ondersteuning bevat o.a. advisering bij de verpachting en bij de opstelling van de kerm isattracties, het m aken van de opstellingstekening en het zorgdragen voor de gunningen en inning van de pachtgelden. BdK staat garant voor opbrengsten verhuur standplaatsen. De gem eente heeft bij deze taken de eindbeslissing/verantwoordelijkheid. Tijdens de kerm is zorgt BdK voor begeleiding tijdens op - en afbouw (incl. aansturen buitendienst voor vrijm aken openbare ruim te), de schoonm aak en zijn zij aanspreekpunt voor de om geving. De gem eente heeft in 2018 een aanbestedingsprocedure doorlopen. Ze vond het belangrijk dat de opdrachtnemer onafhankelijk is (geen eigen attracties) en ervaring heeft in het organiseren van een kerm is. De gem eente betaalt aan BdK een vast bedrag voor een vast aantal taken, hiervoor kan de gem eente het niet zelf doen. Indien nodig worden er ad hoc aanvullende opdrachten gegeven. Intern is de evenem entencoördinator degene die regie voert op het contract m et BdK.

De ze evenem entencoördinator valt onder het interne evenem entenbureau (afdeling Stadstoezicht) en deze is eindverantwoordelijk voor de kerm is, waaronder ook de contacten m et de omgeving, horeca en externe (veiligheid)diensten. De horeca organiseert een kerm isfeest en andere activiteiten zoals een ouderenm iddag (o.b.v. evenementenvergunning). Voor de kerm is heeft de gem eente een kerm isverordening. De kerm is wordt gezien als publieke taak, een volksfeest. Het belangrijkste voordeel van het contract m et BdK is tijdsbesparing, ze nem en veel werk uit handen (m inder gedoe en minder overleg). BdK kent het begrip kerm is door en door en is gewend om in oude binnensteden een goede kermis te organiseren m et diverse belangen. Er worden niet echt nadelen genoem d. De tip die de gem eente m eegeeft is om onafhankelijk te blijven en een stevige regie te houden richting de realisatie.

Gemeente Wijchen - regievoerder Juni 2023 Gesproken met de (huidige en voormalige) adviseur Kabinetszaken Representatie en Evenementen De gem eente heeft regie en is eindverantwoordelijk, ook financieel. De gem eente heeft Bureau de Kerm isgids (BdK) ingehuurd voor ondersteuning. De keus voor externe ondersteuning is jaren geleden (bijna 20) gem aakt. Het organiseren van een kerm is is com plex en vroeg toen veel am btelijke inzet. Om dit professioneel te laten uitvoeren is er toen voor gekozen om m et BdK de kerm is te organiseren, zij hebben een contract voor onbepaalde tijd. Deze ondersteuning bevat o.a. advisering bij de verpachting en bij de opstelling van de kerm isattracties. De gem eente heeft bij deze taken de eindbeslissing/verantwoordelijkheid. BdK zorgt voor al het contact m et de kermisexploitanten, zowel vooraf als tijdens de kerm is. Zij zorgen voor begeleiding tijdens op- en afbouw en zijn aanspreekpunt voor de om geving. BdK ontvangt een percentage van de stageldopbrengsten. Onderaan de streep heeft de gemeente een positief saldo. Intern is de evenementencoördinator degene die regie voert op het contract met BdK en degene die de vergunning aanvraagt en deze is eindverantwoordelijk voor de kerm is, waaronder ook de contacten m et de om geving en externe (veiligheid)diensten. Andere betrokkenen intern zijn bv Veiligheid, Openbare werken en BOA’s.

Ook verkeer&parkeren en com m unicatie&m arketing doet de gem eente zelf. Bij Openbare werken zit piketdienst en ondersteuning evenementen in de taakom schrijving. Terrassen m oeten wijken voor evenem enten. Er is “nooit” discussie over de kermis, deze wordt gedragen door zowel inwoners als de politiek. De vergunning wordt aangevraagd m et gebruikm aking van al jaren bestaande stukken (indien nodig geactualiseerd). De gem eente werkt niet m et locatieprofielen m aar het is in het bestem m ingsplan vastgelegd. Het belangrijkste voordeel van het contract m et BdK is tijdsbesparing, ze nem en veel werk en gedoe uit handen. Vooral het ontzorgen wat betreft het contact m et kerm isexploitanten, klachtenafhandeling, dagelijkse beslommeringen tijdens de kermis worden als voordeel genoem d. Er hoeft m aar een beperkt beroep gedaan te worden op de gem eentelijke organisatie. Er worden niet echt nadelen genoem d. Voorheen zorgde BdK ook voor de schoonm aak m aar dat is de gem eente weer zelf gaan doen om het kwaliteitsniveau te bewaken. De tip die de gem eente meegeeft is om intern voor duidelijkheid te zorgen: wie doet wat en leg het vast (eventueel in functieom schrijving).

Gemeente Meierijstad - stichting is organisator en regievoerder Juni 2023 Gesproken m et de (voorm alige) kerm iscoördinator Deze gem eente heeft gekozen om de organisatie en regie en verantwoordelijkheid bij een stichting neer te leggen. De gem eente is betrokken bij de oprichting en geeft advies. Deze vorm gold al in Veghel en dit principe is later ook na de herindeling in St. Oedenrode en Schijndel toegepast. De toenmalige gemeente Veghel koos hiervoor om dat destijds de organisatie van kerm is Veghel door een com m erciële partij niet lekker liep, dus zij zocht een andere vorm . Met een stichting kon de kerm is Veghel blijven draaien (winstgevend) waarm ee de kerm issen in om liggende dorpen overeind konden blijven. De stichting bestaat uit een vertegenwoordiging van de zes dorpsraden en het centrumm anagem ent van Veghel. De stichting heeft destijds eenm alig geld m eegekregen van de gem eente en is verantwoordelijk voor de financiën (zowel pachtinkom sten als alle uitgaven) en de vergunningsaanvraag. Het randprogram m a wordt in elk dorp lokaal georganiseerd. Voor St. Oedenrode en Schijndel is recentelijk (ieder apart) een nieuwe stichting opgericht. In Schijndel bestaat de stichting uit vrijwilligers en deze werkt nauw sam en m et enkele exploitanten. Vooralsnog beperken de werkzaam heden van deze stichting zich tot de kerm is in Schijndel.

Dit is een kerm is op een evenemententerrein buiten het centrum en kent een beperkt randprogramma/horeca-activiteiten (al zet de nieuwe stichting wel m eer stappen in deze richting). In St. Oedenrode was de afgelopen 5 jaar al een stichting. Hierin participeerden exploitanten, waarbij de gem eente de kerm is organiseerde en de stichting de exploitanten en een vaste pachtsom garandeerde. Hier is de gem eente m ee gestopt. De nieuwe stichting heeft nu zelf contracten m et iedere exploitant (afspraak voor kom ende 3 jaar. In St. Oedenrode bestaat de stichting uit een vertegenwoordiging van de dorpsraden en een organisatie, die zich inzet voor de prom otie van Sint-Oedenrode. Deze stichting is naast de kerm is in Sint-Oedenrode ook verantwoordelijk voor 3-tal kerm issen in de om liggende kernen, waarbij net als in Veghel lokale partijen het randprogram m a regelen (buiten de stichting). In Sint-Oedenrode is het randprogram m a beperkt m aar is een grote rol weggelegd voor de h oreca. Een 5-tal horecabedrijven kennen een eigen program m a m et m uziek. Deze activiteiten zijn vergund m et ieder een eigen evenem entenvergunning. Voor deze nieuwe stichtingen is een sam enwerkingsovereenkom st gesloten. De stichting is verantwoordelijk voor de organisatie (incl.

vergunningsaanvraag), de veiligheidseisen, afstem m ing m et horeca, com m unicatie en prom otie en de financiën, de gem eente faciliteert. De gem eente steunt de stichtingen m et een eenmalige lening en een tijdelijke gem eentelijke kerm iscoö rdinator (gedurende 3 jaren voor1 dag per week ondergebracht bij de evenementencoördinator). Voorbeeld van de ondersteuning is bijvoorbeeld dat in geval van Sint-Oedenrode de gem eente een integraal veiligheidsplan m aakt omdat er sprake is van een com binatie van kerm is en horeca(activiteiten). Met nam e voor St. Oedenrode is dit een m eerwaarde (combinatie van nieuwe stichting en com plex 28

speelveld met horeca en bewoners). Dit is het eerste jaar in deze vorm . Het is de bedoeling om de gem eentelijke ondersteuning na drie jaar stop te zetten als het goed loopt. Daarm ee heeft de gem eente na deze periode slechts nog een vergunningverlenende rol. Het grootste voordeel van deze stichtingsvorm m et sam enwerkingsovereenkom st is dat de gem eente verwacht dat hiermee de dorpskermissen in stand gehouden kunnen worden. Echter het vraagt best veel van dorpsraden en vrijwilligers, de regie en verantwoordelijkheid ligt in form ele zin bij hen. In praktische zin heeft de gemeente door de tijdelijke kerm iscoördinator nog wat regie op de afstem m ing tussen kerm isstichting, horeca en bewoners en dat blijkt wel belangrijk.

Gemeente Venlo - stichting is organisator en regievoerder Juni 2023 Gesproken m et de m edewerker Vergunningen en Bijzondere Wetten en de evenem entencoördinator Deze gem eente heeft de organisatie en regie en verantwoordelijkheid volledig bij een stichting neergelegd. Hierbij is de gem eente geen participerende partij in de stichting waardoor zij geen regievoerder, geen uitvoerder en geen vergunninghouder is. Gem eente is alleen vergunningverlener. Aanleiding is dat de kerm is binnenstad Venlo was doodgebloed, de pachtinkomsten liepen terug en dat de toenmalig kermismeester bijna m et pensioen ging. Destijds heeft de gemeente een business case gemaakt, het bleek niet re ndabel (genoeg) en is geconcludeerd dat ze het niet m eer zelf wilde (blijven) doen. De kerm is is wel belangrijk m aar geen kerntaak. De m arkt m oet zelf bepalen of er een kerm is kom t. Toen is ook de overstap gem aakt van kerm isverordening naar vergunningensysteem (m et duidelijk beleidsmatige kaders) zodat het gelijk werd gesteld aan ieder andere evenement. Een kermisexploitant toonde interesse om dit zelf te gaan organiseren, later is hierm ee een stichting opgericht met de afspraak dat hij ook andere kerm issen in andere stadsdelen en kernen organiseert. Er is geen contract of sam enwerkingsovereenkom st. Het eerste jaar steunden gem eentelijk m edewerkers de stichting t.b.v. de opstart.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Oss&id=ffd529f5-ec38-49ec-9c50-302467e0d4b2