Bijlage 3. Aangepast eindrapport Rekenkamercommissie Opsterland inzake Inwonersinitiatieven en Overheidsparticipatie per 12 september 2023

RKC Opsterland

Inwonersinitiatieven & Overheidsparticipatie Onderzoek van de rekenkamercommissie Opsterland naar het de rol van de gemeente bij inwonersinitiatieven Mei 2023

Colofon Samenstelling rekenkamercommissie Opsterland Voorzitter Tiny Ruiter (tot 1 maart 2023) Externe leden Hanneke Vervoort (voorzitter a.i. vanaf 1 maart 2023) Hobbe Veenstra Secretaris Jellie Rijpma

Email: rekenkamercommissie@Opsterland.nl

RKC Opsterland Voorwoord Bij beleidsvorming in gemeenten is burgerbetrokkenheid inmiddels een vertrouwd begrip geworden, ook in Opsterland. Het is een onderwerp waar de gemeente Opsterland een duidelijke visie op heeft. Zij ziet participatie niet slechts als een mogelijkheid om inwoners te informeren of raadplegen, maar wil inwoners betrekken in de uitvoering, het meedoen. Burgerbetrokkenheid kan op twee manieren vorm krijgen: via burgerparticipatie en overheidsparticipatie. In het eerste geval gaat het dan vooral om het betrekken van bewoners bij het overheidsbeleid. Dan kan gedacht worden aan bijvoorbeeld een gemeentelijke adviesraad sociaal domein of het organiseren van inspraak- of meedenkmomenten. Overheidsparticipatie steekt in op een ander perspectief. In het geval van burgerparticipatie denken burgers mee over ideeën en plannen van de overheid, maar bij overheidsparticipatie draait de verhouding tussen overheid en burgers om. Burgers nemen het voortouw. Zij komen als eerste met ideeën en plannen en voeren deze zoveel mogelijk zelf uit en de overheid denkt mee en biedt in het ideale geval passende ondersteuning. We onderzochten aan de hand van een aantal casussen hoe de gemeente Opsterland in de praktijk inwonersinitiatieven faciliteert (overheidsparticipatie). Opsterland is zeker goed op weg en probeert inwonersinitiatieven zo goed mogelijk te ondersteunen.

Maar we kwamen ook gevoelens van frustratie en teleurstelling tegen, ondanks de inzet van de gemeente en initiatiefnemers. De rekenkamercommissie ziet dan ook ruimte voor verbetering in de werkwijze. Daarvoor hebben we conclusies en aanbevelingen geformuleerd die in onze ogen beleid en uitvoering kunnen verbeteren. Graag maak ik op deze plaats gebruik van de gelegenheid om het onderzoeksbureau Necker van Naem en Citisens dank te zeggen voor het verrichte veldwerk en voor de samenwerking. Wij bedanken de ambtelijke organisatie van de gemeente Opsterland voor hun constructieve samenwerking bij dit onderzoek. Ook de andere geïnterviewden zijn we veel dank verschuldigd. Een speciaal woord van dank is hier op zijn plaats voor de inwoners die meegewerkt hebben aan ons onderzoek door hun ervaringen met ons te delen. Hanneke Vervoort, voorzitter a.i.

Inhoudsopgave Conclusies en Aanbevelingen ................................................................................................................. 4 Conclusies ........................................................................................................................................ 4 Aanbevelingen .................................................................................................................................. 5 Bestuurlijke reactie van het college van B&W ......................................................................................... 7 1

2

3

4.

Inleiding ............................................................................................................................................ 8 1.1.

Aanleiding ............................................................................................................................ 8

1.2

Afbakening van het onderzoek ............................................................................................ 8

1.3

Doelstelling .......................................................................................................................... 9

1.4

Onderzoeksverantwoording ................................................................................................. 9

Vraagstelling en normenkader................................................................................................... 10 2.1

Vraagstelling ...................................................................................................................... 10

2.2

Normenkader ..................................................................................................................... 10

Beleid.............................................................................................................................................. 13 3.1

Belangrijkste bevindingen .................................................................................................. 13

3.2

Toelichting op bevindingen ................................................................................................ 14

Ervaringen ...................................................................................................................................... 19 4.1 Belangrijkste bevindingen ........................................................................................................ 19 4.2

Inwonersinitiatieven in Opsterland nader bekeken ............................................................ 20

4.3 Inwonersinitiatief Koningshof ................................................................................................... 21 4.4 5.

6.

Inwonersinitiatief MFA De Tynje ........................................................................................ 24

Bestuurlijk samenspel .................................................................................................................... 26 5.1

Belangrijkste bevindingen .................................................................................................. 26

5.2

Ervaringen van de ambtelijke organisatie en het college bij inwonersinitiatieven ............. 26

5.3

Rol van de raad bij inwonersinitiatieven ............................................................................ 27

Toetsing normenkader ................................................................................................................... 28 Ambities & Doelen .......................................................................................................................... 31 Kaders ............................................................................................................................................ 32 Proces en uitvoering....................................................................................................................... 32 Resultaat ........................................................................................................................................ 34

Bijlage 1: overzicht gesprekspartners ................................................................................................... 35 Bijlage 2: bronnen en literatuur.............................................................................................................. 37 Bijlage 3:

Overzicht geïnventariseerde inwonersinitiatieven ............................................................. 40

Bijlage 5:

Casusbeschrijving De Koningshof ..................................................................................... 42

2

1.

Initiatief Koningshof ............................................................................................................... 42

2.

Tijdlijn ..................................................................................................................................... 42

3.

Kaders stellen en verwachtingen managen .......................................................................... 45

4.

Politiek-bestuurlijk samenspel ............................................................................................... 45

5.

Betrokken actoren.................................................................................................................. 46

Bijlage 6:

Casusbeschrijving MFA De Tynje ..................................................................................... 47

1.

Initiatief MFA De Tynje .......................................................................................................... 47

2.

Tijdlijn ..................................................................................................................................... 47

3.

Kaders stellen en verwachtingen managen .......................................................................... 48

4.

Politiek-bestuurlijk samenspel ............................................................................................... 48

5.

Betrokken actoren.................................................................................................................. 48

Bijlage 7 Right to Challenge .................................................................................................................. 50

3

Conclusies en Aanbevelingen

Conclusies De rekenkamercommissie van Opsterland onderzocht hoe de gemeente Opsterland inwonersinitiatieven en ‘meedoen door inwoners’ faciliteert en wat de ervaringen van de diverse actoren hiermee zijn. Daarnaast wilde de RKC weten tot welke concrete resultaten de initiatieven geleid hebben. Op basis van dit onderzoek kan geconcludeerd worden dat de gemeente Opsterland een open houding ten aanzien van inwonersinitiatieven heeft. Dit betekent dat de gemeente inwonersinitiatieven zo goed mogelijk probeert te faciliteren. Samenwerken aan inwonersinitiatieven gebeurt niet op basis van vastgesteld beleid, maar op basis van maatwerk. Over het algemeen zijn gemeente en initiatiefnemers tevreden over deze werkwijze, toch is soms ook sprake van teleurstelling of verschil van inzicht als een plan anders verloopt dan vooraf was bedacht. Er is ruimte voor verbetering in het vooraf maken van afspraken over ieders rol als onderdeel van verwachtings- en procesmanagement én in het tussentijds en na afloop evalueren van participatieprocessen. Daarnaast is het van belang dat het zicht van de gemeente op het verloop en het slagen van inwonersinitiatieven verbetert. Beleid Opsterland kent geen overkoepelend participatiekader voor overheids- en inwonersparticipatie, maar biedt wel ruimte aan inwonersinitiatieven en gaat hierbij uit van maatwerk.

De gemeente Opsterland heeft, ondanks het ontbreken van een overkoepelend kader, wel een vastgelegde visie op en ambities met betrekking tot inwonersinitiatieven. Daarnaast heeft zij spelregels voor inwonersinitiatieven opgesteld. In de afgelopen drie coalitieakkoorden komt de ambitie om inwonersinitiatieven te stimuleren en ondersteunen sterk naar voren. Dit is ook in de praktijk te zien, waarbij de gemeente een manier van werken hanteert die geduid kan worden als van buiten naar binnen werken. De ambtelijke organisatie speelt een grote rol bij het faciliteren van participatietrajecten, die op basis van maatwerk vorm krijgen. Een gevolg van het ontbreken van een participatiekader is dat de manier van faciliteren door middel van maatwerk erg ad hoc is. De gemeente kijkt per traject op welke manier er ondersteund kan worden. Dit is niet verkeerd, maar vraagt wel iets extra's van de raad, het college en de ambtelijke organisatie bij het toetsen van participatieprocessen. Uitvoering Opsterland kent een deels gestandaardiseerde manier van het verzamelen van inwonersinitiatieven, maar het is niet duidelijk hoeveel initiatieven een succesvol verloop hebben en right to challenge is tot op heden niet succesvol toegepast in Opsterland. Ook is de rol van de raad bij inwonersinitiatieven nergens vastgelegd Opsterland gebruikt drie online formulieren om inwonersinitiatieven te verzamelen.

In deze formulieren worden de spelregels en globale rollen van actoren benoemd. Echter, hier wordt geen uitsplitsing gemaakt van verantwoordelijkheden van de diverse actoren binnen de gemeente (college, raad, ambtenaren). Daarnaast is er ook geen inzicht in het totaal aantal ingediende inwonersinitiatieven en het percentage inwonersinitiatieven dat voortgang krijgt. De binnengekomen formulieren worden verwerkt door de dorpencoördinator en worden in regulier ambtelijk overleg besproken. Maar sommige inwonersinitiatieven worden ook via andere wegen aangemeld. Voor het communiceren richting de burger worden de websites van de gemeente en Plaatselijk Belangen gebruikt. Hiervoor zijn geen vaste spelregels opgesteld.

4

Right to challenge, een specifieke vorm van inwonersparticipatie, is in de praktijk tot op heden niet succesvol toegepast in de gemeente Opsterland. Dat lijkt veroorzaakt te worden door de complexiteit van deze vorm van inwonersparticpatie. De voorwaarden die de gemeente stelt aan dit type initiatieven, werpen een hoge drempel op voor het ontplooien van een initiatief in deze categorie. Kunnen voldoen aan de voorwaarden vraagt veel van indieners, zowel op het gebied van beschikbare tijd, als beschikbare kennis en beschikbare mensen om het initiatief uit te voeren. De rol van de raad bij inwonersinitiatieven is nergens vastgelegd. In de praktijk wordt de raad bij omvangrijke of complexe initiatieven, zoals MFA De Tynje en Koningshof, regelmatig geïnformeerd. Als de gemeenteraad haar controlerende functie goed wil uitoefenen, helpt het als er kaders zijn waaraan de kwaliteit van het gelopen traject getoetst kan worden. Door het ontbreken van deze kaders kost deze toetsing meer moeite. Ervaringen Ervaringen van bij participatieprocessen betrokken personen zijn gemiddeld genomen positief, maar er zijn ook knelpunten en evaluatie ontbreekt. Gemiddeld genomen zijn de betrokkenen bij participatieprocessen tevreden, maar dat geldt niet voor iedereen en niet voor alle onderdelen van het proces.

Een veelgenoemd knelpunt bij het uitvoeren van inwonersinitiatieven is dat gemeentelijke processen complex en tijdrovend zijn. De doorlooptijd kan lang zijn. Dit kan demotiverend werken voor de initiatiefnemers. Bij het binnenkomen van een initiatief wordt vaak geen plan gemaakt, maar gaat de gemeente meteen in de meedoe- en meedenkstand. Rollen worden niet vastgelegd. Daarnaast zijn er door het ontbreken van een overkoepelend kader ook geen algemene afspraken over het evalueren van participatieprocessen. Hierdoor worden de tijdens de participatietrajecten opgedane ervaringen en lessen niet breed gedeeld binnen de gemeentelijke organisatie. Gekanteld werken is nog steeds onderdeel van de werkwijze van de gemeente Opsterland, echter is het sinds 2020 opgegaan in het principe van “werken in een netwerksamenleving”. De gemeente zet in op een betere rolneming, zodat ze beter kan aansluiten op de initiatieven van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en medeoverheden; zowel lokaal als regionaal. Toekomst Er is behoefte aan een kader voor participatie, maar dit moet de mogelijkheid tot maatwerk absoluut blijven bevatten en de connectie met de burger bevorderen.

De overkoepelende participatiekaders ontbreken in de gemeente Opsterland, maar vanuit de ambtelijke organisatie is er wel behoefte om één of enkele documenten beschikbaar te hebben die ze kunnen gebruiken ter ondersteuning bij het opzetten en uitvoeren van participatietrajecten. Genoemd wordt dat het hier bijvoorbeeld gaat om een checklist, maar geen uitgebreid dichtgetimmerd beleid want de wens om maatwerk te kunnen blijven bieden is er ook. Vanuit het college is de wens te focussen op de connectie met de inwoners. Om deze connectie te versterken gaf men aan te willen gaan werken met dorpswethouders. Dit is al tijdens de looptijd van dit onderzoek geëffectueerd (november 2022). Daarnaast is men voornemens een participatieverordening op te stellen waarin de spelregels voor samenwerking tussen inwoners en gemeente worden vastgelegd. Aanbevelingen De rekenkamercommissie komt tot de volgende aanbevelingen voor de gemeenteraad van Opsterland: 1. Stel basisprincipes voor inwonersinitiatieven op met ruimte voor maatwerk en neem deze op in de participatieverordening De gemeente Opsterland heeft geen overkoepelende kaders voor inwonersinitiatieven. In de onderzochte trajecten van inwonersinitiatieven is duidelijk geworden dat het bieden van maatwerk 5

grote waarde kan hebben, maar dat er ook behoefte is aan duidelijke kaders zowel bij inwoners als bij de ambtelijke organisatie. Omdat de gemeente Opsterland voornemens is voor de zomer van 2023 een participatieverordening op te stellen, is het aan te bevelen deze basisprincipes voor inwonersparticipatie daarin op te nemen. Wel moet er besproken worden of deze participatieverordening voldoende ruimte biedt voor deze basisprincipes, of dat er meer noodzakelijk is. Neem hierbij wel in ogenschouw dat een te strak participatiekader niet past bij de gemeente Opsterland en hoe zij te werk wil gaan. Tegelijkertijd kan een eenvoudig en helder beleid wel het politiek-bestuurlijke samenspel en de daarbij behorende verantwoording versterken. De gemeenteraad kan hierbij een standpunt innemen over bijvoorbeeld de volgende onderwerpen: ● De (financiële) ruimte voor ondersteuning van participatietrajecten van initiatiefnemers; ● De informatievoorziening vanuit het college over startende participatietrajecten, en de rol die de raad hierin heeft; ● Evaluatie- en monitoringseisen waarop de raad achteraf kan controleren. 2. Hou bij het opstellen van de basisprincipes voor inwonersinitiatieven rekening met de behoeften van de betrokken partijen op het gebied van rolneming, afbakening van verantwoordelijkheden en doorlooptijd van initiatieven.

Uit de ervaringen van de betrokken partijen blijkt dat de maatwerkaanpak van de gemeente in de basis als prettig wordt ervaren, maar dat er ook behoefte is aan duidelijkheid. Bij het opstellen van deze basisprincipes is het van belang rekening te houden met de wensen en mogelijkheden van de gebruikers; inwoners die een initiatief ontplooien, de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad. Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat de wensen voor duidelijkheid vooral liggen op het gebied van rolneming, afbakening van verantwoordelijkheden en procesafspraken zoals de doorlooptijden van initiatieven. Het is aan te bevelen deze onderwerpen verder uit te werken met de betrokken actoren, alvorens deze op te nemen in het participatiebeleid. 3. Maak evaluatie onderdeel van het participatieproces en neem dit op in participatieverordening Evaluatie is belangrijk. Dit gebeurt nu niet standaard bij inwonersinitiatieven in de gemeente Opsterland. Om te leren van participatieprocessen en het participatieproces te optimaliseren is het cruciaal dat er geëvalueerd wordt en dat deze uitkomsten ook breed gedeeld worden. Zo verspreidt de kennis en ervaring zich over de gemeentelijke organisatie om geïmplementeerd te worden in nieuwe trajecten/initiatieven. Reserveer in de begroting van de gemeente ook middelen voor het uitvoeren van evaluaties.

4. Kijk opnieuw naar de invulling van het Right to challenge en neem dit op in de participatieverordening Het Right to challenge wordt tot nu toe weinig gebruikt. De initiatieven die zijn ingediend hebben niet tot een vervolg geleid. Het is aan te bevelen om als college en raad de invulling van Right to challenge te heroverwegen. Het Right to challenge blijft, maar denk goed na over de voorwaarden. Hoe kunnen deze worden aangepast, zodat er meer gebruik wordt gemaakt van het Right to challenge? Probeer bij Right to challenge-initiatieven net als bij andere inwonersinitiatieven maatwerk toe te passen, te pionieren en prioriteit te geven aan de samenwerking met bewoners.

6

Bestuurlijke reactie van het college van B&W

7

1

Inleiding

1.1. Aanleiding Het samenspel tussen gemeenten en inwoners is in beweging. De stem van de participerende inwoner groeit en gemeenten en inwoners slaan steeds vaker de handen ineen om vraagstukken in de leefomgeving – groot en klein – op te lossen. Een trend die de komende jaren alleen maar zal groeien. Zo zal met de inwerkingtreding van de omgevingswet, die naar verwachting ingaat op 1 januari 2024, het betrekken van inwoners bij een project of initiatief in de leefomgeving verplicht worden en meer ruimte bieden voor inwonersinitiatieven. Gemeenten worden ook nu al uitgedaagd om de samenwerking met inwoners, bedrijven en organisaties vorm te geven, zodat keuzes gezamenlijk gemaakt worden. Participatie en inwonersinitiatieven spelen een steeds grotere rol in beleidsvorming en -uitvoering. Van gemeenten wordt steeds meer verwacht dat zij een faciliterende in plaats van sturende rol op zich nemen in participatietrajecten, bijvoorbeeld bij inwonersparticipatie (de gemeente wil iets en betrekt inwoners daarbij) maar ook bij overheidsparticipatie (inwoners hebben een initiatief en betrekken de gemeente daarbij). Het vinden van de juiste houding en werkwijze daarbij kan een uitdaging zijn. Participatietrajecten functioneren namelijk het beste bij een wendbare, flexibele en meedenkende overheid.

Wat vraagt dit van de rolneming van raad, college en de gemeentelijke organisatie? Er staat veel op het spel. Geslaagde participatie van inwoners levert namelijk voordelen op voor de gemeente: het kan het draagvlak voor beleid vergroten, bijdragen aan de kwaliteit van beleidsplannen en creatieve nieuwe ideeën opleveren, doordat bredere informatiebronnen en perspectieven zijn meegenomen. Als participatie en het stimuleren van initiatieven niet op de juiste manier wordt gefaciliteerd, kan dit juist leiden tot een vermindering van vertrouwen in de gemeente. De rekenkamercommissie heeft naar aanleiding van het najaarsoverleg in oktober 2021 met de raadsleden over mogelijke onderzoeksonderwerpen besloten onderzoek te doen naar participatie, met een focus op inwonersinitiatieven (initiatieven van inwoners waar de overheid in participeert). Een onderwerp waar de gemeente Opsterland een duidelijke visie op heeft. Zij ziet participatie niet slechts als een mogelijkheid om inwoners te informeren of raadplegen, maar wil inwoners ook betrekken in de uitvoering, het meedoen. Hoe gaat dit in de gemeente Opsterland? De rekenkamercommissie wil graag weten welke inwonersinitiatieven er de afgelopen jaren zijn geweest en hoe de gemeente hiermee om is gegaan. De rekenkamercommissie is benieuwd hoe dit wordt ervaren, zowel door inwoners als door de gemeentelijke organisatie.

En of en wat voor beleid een bijdrage kan leveren aan de uitvoering van overheidsparticipatie in de gemeente.

1.2 Afbakening van het onderzoek Er zijn twee soorten participatie: overheidsparticipatie (de overheid participeert in plannen van inwoners) en inwonersparticipatie (de inwoner participeert in plannen van de overheid). Dit onderzoek focust zich op overheidsparticipatie, specifiek op inwonersinitiatieven. Voor dit onderzoek zijn twee casussen geselecteerd om na te gaan hoe overheidsparticipatie gewerkt heeft in de praktijk. Dit zijn de casussen ‘Koningshof’ en ‘MFA De Tynje’. Voor deze casussen is gekozen omdat dit veelomvattende en langdurige trajecten waren waar veel facetten van overheidsparticipatie in spelen of gespeeld hebben. Uit deze casussen verwachten we daarom veel te

8

kunnen leren over het proces van overheidsparticipatie in Opsterland. Daarnaast hebben we geprobeerd rekening te houden met spreiding over thema’s en dorpen. Het onderzoek liep in de periode juli 2022 tot en met december 2022. 1.3 Doelstelling Met dit onderzoek wil de rekenkamercommissie onderzoeken op welke wijze het “meedoen” van inwoners vorm krijgt en inzichtelijk maken wat de ervaringen van de betrokken inwoners, de raad, het college en de ambtenaren zijn en tot welke resultaten de inwonersinitiatieven c.q. projecten hebben geleid. De rekenkamercommissie kijkt daarbij naar welke lessen dit met zich meebrengt voor de toekomst. 1.4 Onderzoeksverantwoording Tijdens de eerste fase van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie vooronderzoek gedaan. Daarna zijn de bevindingen uit het vooronderzoek en de voorlopige onderzoeksvragen met raadsleden van Opsterland besproken. Raadsleden konden input leveren voor de definitieve onderzoeksvragen. Nadat de onderzoeksopzet en het normenkader door de rekenkamercommissie zijn vastgesteld, is het onderzoek van start gegaan met een startgesprek. Het rekenkameronderzoek is uitgevoerd in samenwerking met Necker van Naem en haar zusterorganisatie Citisens, expert op het gebied van inwonersbetrokkenheid en inwonersparticipatie.

De eerste periode is besteed aan het verzamelen van documentatie en het inventariseren van de inwonersinitiatieven die spelen of recent hebben gespeeld in Opsterland. Hiervoor is een invulformulier onder de ambtelijke organisatie en raadsleden uitgezet. Vervolgens is met tien Plaatselijk Belangen telefonisch gesproken over welke inwonersinitiatieven zij kennen en hun rol daarbij. Op basis van deze inventarisatie zijn vervolgens twee casussen geselecteerd voor een verdiepende casusanalyse. Daarna is een documentenanalyse uitgevoerd. De resultaten van deze documentanalyse zijn getoetst en verdiept in gesprekken met een wethouder, ambtelijk betrokkenen en verscheidene extern betrokkenen van de twee onderzochte inwonersinitiatieven. Het hieruit voortkomende onderzoeksrapport is conform het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie voorgelegd aan de ambtelijke organisatie van de gemeente, om na te gaan of de feiten zoals beschreven in die nota in het licht van de onderzoeksdoelstelling en –vraagstelling, juist en volledig zijn. Op- of aanmerkingen als gevolg van dit ambtelijk hoor en wederhoor zijn, na zorgvuldige afweging van de rekenkamercommissie, verwerkt. De wijze waarop de rekenkamercommissie dit gedaan heeft is met een memorie van antwoord teruggekoppeld aan de gemeentelijke organisatie. Vervolgens zijn de conclusies en aanbevelingen geschreven.

De conclusies en aanbevelingen zijn voor bestuurlijk wederhoor voorgelegd aan het college van B&W (conform artikel 7, lid d-e, onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie). De bestuurlijke reactie van het college is opgenomen in het onderzoeksrapport, evenals het nawoord van de rekenkamercommissie.

9

2

Vraagstelling en normenkader

2.1 Vraagstelling In het licht van het voorgaande luidt de centrale vraag als volgt: Hoe faciliteert de gemeente inwonersinitiatieven en “meedoen door inwoners” bij zowel grote als kleine projecten c.q. initiatieven? Wat zijn de ervaringen van de inwoners, de raad, het college en de ambtenaren hierbij en tot welke concrete resultaten hebben de initiatieven geleid? De hoofdvraag is beantwoord aan de hand van onderstaande deelvragen: Beleid 1. Welke (beleids)doelstellingen, qua inhoud en proces, heeft de gemeente vastgesteld ten aanzien van overheidsparticipatie met een focus op inwonersinitiatieven? 2. Wat zijn spelregels, rollen en verantwoordelijkheden die de gemeente hanteert voor inwonersinitiatieven? 3. Welke vormen en soorten van participatie kent Opsterland? Uitvoering 4. Welke activiteiten heeft de gemeente ondernomen naar aanleiding van hetgeen in het coalitieakkoord staat over inwonersinitiatieven? Hoe is hierover gecommuniceerd naar de bewoners? 5. Welke inwonersinitiatieven zijn er aangemeld bij de gemeente en hoe is de gemeente daarmee omgegaan? Hoe zijn deze inwonersinitiatieven gestart (eigen initiatief of oproep gemeente)? 6. Tot welke initiatieven heeft “Right to challenge” geleid en hoe is het proces ervan verlopen? 7. Welke rol speelt de raad bij inwonersinitiatieven en hoe geeft hij deze rol vorm? Ervaringen 8.

Wat is er gedaan met de aanbevelingen die voortkwamen uit de evaluatie ‘Gekanteld werken’ van november 2019? Hoe is het door de raad beschikbare budget besteed en verantwoord? 9. Wat zijn de ervaringen van de inwoners bij het ontplooien van inwonersinitiatieven? Wat vinden zij van de manier waarop de gemeente omging met hun initiatief? 10. Wat zijn de ervaringen van de inwoners bij het meedoen bij projecten? Wat vinden zij van de manier waarop de gemeente omging met hun rol? 11. Welke concrete resultaten zijn behaald door inwonersinitiatieven? Wat zijn ervaren knelpunten in de uitvoering van inwonersinitiatieven en wat gaat goed? 12. Hoe ervaren college en ambtelijke organisatie de inwonersinitiatieven? En wat zijn de verschillen in hun beleving met de beleving van inwoners? Toekomst 13. Wat zijn wensen, verwachtingen en ambities voor de toekomst van de gemeente op het gebied van inwonersinitiatieven? De deelvragen worden in de hoofdstukken 3, 4 en 5 beantwoord. 2.2 Normenkader Het normenkader is een uitwerking van de vraagstelling in paragraaf 2.1. De bevindingen van het onderzoek worden langs het onderstaande normenkader gelegd. Aan de hand van de opgestelde normen wordt gekeken of en in welke mate het beleid voor overheidsparticipatie en de initiatieven hieraan voldoen.

Dit biedt een beeld van de stand van zaken van het beleid en de praktijk van overheidsparticipatie in de gemeente Opsterland.

10

Aspecten van overheidsparticipatie

Normen

Beleid & Kaders (mogelijkheden)

1.

Ambities & doelen

Kaders

Proces & Uitvoering

Werkwijze

Communicatie met initiatiefnemers

Samenwerken

Monitoring & evaluatie

Resultaat

Doeltreffendheid

Er is sprake van een beleidskader of een overkoepelende strategie 2. In het beleid zijn inhoudelijke (kwalitatief beter beleid) én procesmatige doelen (goed proces) van overheidsparticipatie benoemd 3. Het beleid richt zich op regisseren, stimuleren, faciliteren van inwonersinitiatieven 4. Het beleidskader / strategie gaat in op de volgende aspecten van inwonersinitiatieven: a. waarom (doel) b. wie (doelgroep) c. wat (fase / niveau / beïnvloedbare ruimte) d. wanneer (momenten) en e. hoe (processtappen) 5. In het beleid is sprake van een omslag van ‘nee, tenzij’ naar ‘ja, mits’ (in de geest van de Omgevingswet) 6. Het beleid redeneert van ‘buiten naar binnen’ 7. Het project heeft impact op de leefomgeving 8. Actoren (raad, college, partijen, inwoners) worden actief betrokken 9. Er is helderheid over rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen 10. Er is sprake van ondersteuning met tijd, ruimte en middelen (interne organisatie) door de gemeente 11. Er is adequate informatievoorziening vanuit de gemeente: vooraf, tijdens en achteraf (aanvulling*: duidelijk, volledig, tijdig en compleet) met de initiatiefnemers 12. Er is gedurende het project sprake van regelmatig contact en interactie over de voortgang richting externe én interne stakeholders (ambtelijke organisatie, college, raad) 13. In de samenwerking werkt het principe ‘van buiten naar binnen’ door 14.

De houding en werkwijze van raad, college en gemeentelijke organisatie zijn adequaat: open & duidelijk, respectvol, betrokken & oplossingsgericht, eerlijk & betrouwbaar 15. Er is sprake van een evenwichtige afweging van het algemeen belang en het individueel belang 16. Het college houdt zicht op de voortgang 17. De gemeente neemt een houding aan van een lerende organisatie 18. Er wordt (zonodig tussentijds en) na afronding van het project geëvalueerd 19. Door de werkwijze wordt de burgerkracht vergroot 20. De inbreng van inwoners wordt meegenomen in de besluitvorming

11

Aspecten van overheidsparticipatie

Beleving

Normen

21. Er is openheid over de beleving van intern én extern betrokkenen 22. Er is openheid over hoe inhoudelijk én procesmatige resultaten beleefd worden

12

3

Beleid

In dit hoofdstuk brengen we de visie, ambities en doelen van de gemeente Opsterland op het gebied van overheidsparticipatie in kaart. Daarnaast geven we inzicht in de spelregels, rollen en verantwoordelijkheden die de gemeente heeft vastgesteld voor inwonersinitiatieven. Hiermee worden de volgende deelvragen beantwoord: 1. Welke (beleids)doelstellingen, qua inhoud en proces, heeft de gemeente vastgesteld ten aanzien van overheidsparticipatie met een focus op inwonersinitiatieven? 2. Wat zijn spelregels, rollen en verantwoordelijkheden die de gemeente hanteert voor inwonersinitiatieven? 3. Welke vormen en soorten van participatie kent Opsterland? 4. Welke activiteiten heeft de gemeente ondernomen naar aanleiding van hetgeen in het coalitieakkoord staat over inwonersinitiatieven? Hoe is hierover gecommuniceerd naar de bewoners? 3.1 Belangrijkste bevindingen In deze paragraaf worden kort de belangrijkste bevindingen toegelicht. In paragraaf 3.2 en 3.3 wordt het beleid verder uitgediept. 3.1.1 Er is geen overkoepelend participatiebeleid De gemeente Opsterland heeft geen overkoepelend participatiebeleid. Dit houdt in dat er niet één document is waar een visie, doelstellingen, spelregels en rollen en verantwoordelijkheden voor participatie en inwonersinitiatieven in benoemd staan.

In de afgelopen drie coalitieakkoorden komt wel een duidelijke visie met betrekking tot participatie naar voren. De krêft van de mienskip vormt een belangrijke basis voor alle drie de akkoorden. Ook wordt hier gesteld dat de gemeente ruimte laat door te werken met scenario's en niet met dichtgetimmerde voorstellen. Wel heeft de gemeente voor de uitvoering van inwonersinitiatieven drie formulieren voor specifieke vormen van participatie opgesteld. Namelijk een formulier voor een initiatief in de openbare ruimte, een formulier voor het Right to challenge en een formulier voor de stem van Opsterland. In deze formulieren staan spelregels beschreven voor de specifieke vormen van participatie. Deze verschillen dus per formulier. De rol en verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer en die van de gemeente worden in deze spelregels benoemd. De rol van de gemeente wordt niet altijd uitgesplitst naar de ambtelijke organisatie, de raad en het college. Opsterland kent vijftien Plaatselijk Belangen. Plaatselijk Belangen zijn vertegenwoordigende organisaties van inwoners en vervullen een rol als schakel tussen inwoners en de gemeentelijke organisatie. De precieze invulling van de rol van de Plaatselijk Belangen verschilt per Plaatselijk Belang. Hier zijn dus geen vaste spelregels, rollen en verantwoordelijkheden geformuleerd vanuit de gemeente.

Het is aan de Plaatselijk Belangen zelf om te bepalen op welke wijze zij met inwonersinitiatieven omgaan. 3.1.2 Gedachtegoed gekanteld werken gaat na 2020 in andere vorm verder Opsterland probeert sinds 2014 gekanteld werken door te voeren in de organisatie om zo de inwoners meer ruimte te geven. De gedachte achter ‘gekanteld werken’ is dat door inwoners uit te dagen om zelf initiatief te nemen, kansen te signaleren en taken op te pakken, ze meer ruimte krijgen om hun eigen leefomgeving te beïnvloeden. In november 2019 is een evaluatie over gekanteld werken geweest met de raad, het college, inwoners en de ambtelijke organisatie. Na deze periode is gekanteld werken stil komen te liggen. De coronacrisis heeft hier een rol in gespeeld. De gemeenteraad heeft geen budget voor gekanteld werken beschikbaar gesteld in de periode 20182022.

13

In 2020 is gekanteld werken in een andere vorm verdergegaan. Werken in een netwerksamenleving werd toen het uitgangspunt. Dit is een ontwikkelingstraject dat gaat over de rolneming van de gemeentelijke organisatie ten opzichte van inwoners, ondernemers en andere partijen. De gedachte van het gekanteld werken wordt hiermee wel voortgezet. 3.2 Toelichting op bevindingen 3.2.1 Participatiebeleid De gemeente Opsterland heeft geen gemeentelijk participatiebeleid vastgesteld voor inwonersparticipatie. Dat betekent dat er geen vastgelegde richtlijnen zijn voor de gemeente om zich aan te houden, maar ook dat er geen overkoepelend beleid is voor participatie in het algemeen. Ook voor overheidsparticipatie (hoe de gemeente omgaat met initiatief van inwoners) is geen overkoepelend beleid. Wel heeft de gemeente voor overheidsparticipatie een aantal zaken vastgelegd. Zo wordt in het coalitieakkoord 2022-2026 in het voorwoord benoemd dat het gemeentebestuur initiatieven van harte ondersteunt en daar duidelijke kaders voor aangeeft. Op de gemeentewebsite staan drie pagina's, met op iedere pagina een formulier, waarop inwoners ideeën kunnen indienen bij de gemeente, deze worden verderop in dit hoofdstuk nader beschreven.

Buiten deze drie formulieren worden initiatieven uit de samenleving niet aan de hand van overkoepelend beleid in banen geleid, maar door bij projecten ad hoc de kaders en de werkwijze te bepalen. Bij projecten waar de gemeentelijke organisatie een grote rol speelt, worden kaders vastgelegd en afspraken gemaakt over rollen en verantwoordelijkheden, zo valt in het coalitieakkoord 2022-2026 te lezen. Wanneer een ander dan de gemeente initiatiefnemer is, draagt de initiatiefnemer zelf verantwoordelijkheid voor het betrekken van omwonenden, wordt in het coalitieakkoord benoemd. 3.2.2 Coalitieakkoorden In de afgelopen drie coalitieakkoorden staat wel een duidelijke visie met betrekking tot overheidsparticipatie. De gemeente stapt naar haar inwoners toe en faciliteert ideeën van inwoners. Tegelijkertijd vraagt de gemeente ook van haar inwoners om initiatieven te ontplooien en de samenwerking op te zoeken. Het eerste hoofdstuk van het coalitieakkoord 2022-2026 is 'Inwonerbetrokkenheid'. Hier wordt onder andere het volgende gesteld: "Wij zoeken de verbinding met de dorpen en enthousiasmeren inwoners om meer initiatieven te starten om hun leefomgeving te verbeteren. We handhaven een dorpsbudget voor initiatieven uit de mienskip en we delen goede voorbeelden." In de twee coalitieakkoorden hieraan voorafgaand (2018-2022 en 2014-2018) is overheidsparticipatie ook een belangrijk thema.

Het coalitieakkoord 2014-2018 is getiteld ‘De krêft van de mienskip'. Dit is dé missie van het coalitieakkoord. Dit akkoord stelt de inwoners en hun ideeën centraal. Hierbij wordt het volgende gesteld: “De gemeentelijke overheid biedt ruimte voor die initiatieven en ondersteunt ze daar waar dat kan. Daarom zal onze overheid een kanteling maken naar een meer faciliterende overheid. Daarbij past een bestuursstijl die verbindend is en de samenleving als uitgangspunt neemt in plaats van het gemeentehuis.” Het akkoord stelde dat deze gemeenschap nodig was in het aanpakken van de uitdagingen waar de gemeente voor stond. Het coalitieakkoord 2018-2022 start met het hoofdstuk ‘Modern besturen’ waar de betrokkenheid van inwoners als belangrijk onderdeel wordt gezien. Modern besturen betekent voor deze Opsterlandse coalitie samenwerken met de mienskip door de krachten van de dorpen te bundelen. Het coalitieakkoord stelt het volgende: “Opsterland wordt niet gemaakt op het gemeentehuis. Onze gemeente ontstaat in de samenleving, in onze dorpen op ons platteland.” Het college wil op zoek gaan naar nieuwe vormen van samenwerking met de gemeenschap. In dit coalitieakkoord wordt ook het Right to challenge genoemd: een dorp kan de gemeente uitdagen om taken over te nemen.

14

Dit is een uitdaging richting de dorpen om met slimmere oplossingen te komen en het geld wat daarmee bespaard wordt aan andere zaken te besteden die voor het dorp belangrijk zijn. De gemeente faciliteert de plannen: soms met geld, soms met kennis. 3.2.3 Participatieverordening De gemeente is voornemens een participatieverordening op te stellen op basis van de participatieladder, stelt het huidige coalitieakkoord 2022-2026. Hier wil de gemeente de spelregels voor het samenwerken tussen inwoners en gemeente in zetten. Het was aanvankelijk de bedoeling om deze verordening voor de zomer van 2023 af te hebben, maar deze planning is niet gehaald. Als het wetsvoorstel ‘Versterking participatie op decentraal niveau’ wordt aangenomen is het voor gemeenten verplicht om de huidige inspraakverordening te verbreden naar een participatieverordening. 3.2.4 Gekanteld werken De gemeente Opsterland heeft de ambitie om gekanteld te werken. Dit houdt in dat er wordt gewerkt vanuit de vraag en kracht van inwoners. In het coalitieakkoord 2014-2018 werd voor het eerst over gekanteld werken gesproken. De gemeente verwachtte door gekanteld te werken ook efficiënter te kunnen werken. Uit het coalitieakkoord 2018-2022 blijkt dat Opsterland het gekanteld werken door wil zetten.

In november 2019 is er een evaluatie over gekanteld werken geweest met de raad, het college, inwoners en de ambtelijke organisatie. Ondanks de positieve ervaringen en de heldere opbrengsten is na deze bijeenkomst geen actieve opvolging gegeven aan gekanteld werken. De coronacrisis heeft hier een rol in gespeeld, doordat het fysiek ontmoeten niet altijd mogelijk was. De gemeenteraad heeft geen specifiek budget voor gekanteld werken beschikbaar gesteld in de periode 2018-2022. In 2020 is gekanteld werken in een andere vorm verdergegaan. Namelijk; werken in een netwerksamenleving. De gedachte van het gekanteld werken blijft hiermee overeind; meer ruimte voor initiatief vanuit de gemeenschap. De term netwerksamenleving is eigenlijk een vervolg op de term gekanteld werken. Gekanteld werken is in Opsterland in 2019 als volgt omschreven: “Gemeente Opsterland probeert binnen alle domeinen om de gemeenschap te betrekken bij het opstellen en uitvoeren van plannen binnen de gemeente (burgerparticipatie), en waar mogelijk om het proces om te keren, waarbij de inwoner het initiatief neemt en de gemeente slechts een ondersteunende rol speelt (overheidsparticipatie)”. Bij netwerksamenleving gaat dit nog wat verder, hoewel het verschil klein is. De overheid (gemeente) is hierin één van de partijen in de samenleving, naast inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en medeoverheden.

De gemeente wil de rol in de netwerksamenleving beter spelen, zodat ze beter kan aansluiten op de initiatieven van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en medeoverheden; lokaal en regionaal. Dat vraagt van de ambtelijke organisatie om zichtbaarder, toegankelijker en vraaggerichter te zijn. En om vaker als verbinder en partner haar rol in de samenleving te spelen. 3.2.5 Spelregels, rollen en verantwoordelijkheden voor inwonersinitiatieven Opsterland kent geen vooraf overkoepelende vastgestelde spelregels, rollen en verantwoordelijkheden. Dit betekent niet dat er geen vastgelegde richtlijnen zijn voor de gemeente en externe initiatiefnemers om zich aan te houden. Opsterland heeft verschillende formulieren voor inwoners om hun ideeën kenbaar te maken bij de gemeente. Op ieder van deze drie formulieren staan de voorwaarden waar indieners aan moeten voldoen als ze een initiatief insturen.

15

De inzendingen van deze formulieren op de website kwamen tot voor kort binnen bij één verantwoordelijk ambtenaar, tegenwoordig komen deze binnen bij de dorpencoördinator. Voorheen zette de betreffende ambtenaar de initiatieven door naar de geschikte persoon binnen de organisatie. Nu ligt deze taak bij de dorpencoördinatoren. Er is een standaard ambtelijk overleg over de inwonersinitiatieven. Daarin worden ook initiatieven die niet via de formulieren binnenkomen, maar bijvoorbeeld via raads- en collegeleden, Plaatselijk Belangen en ambtenaren, besproken. De initiatieven worden dan ondergebracht bij de juiste persoon. Er is geen vastomlijnde werkwijze over hoe te reageren op de initiatiefnemer. Dit gebeurt per mail, telefonisch, maar soms ook tijdens een fysieke bijeenkomst. Formulier 1: Initiatief in de openbare ruimte De gemeente heeft, sinds januari 2021, op hun website de pagina 'Initiatief in de openbare ruimte'. Deze pagina bevat een formulier voor inwonersinitiatieven in de openbare ruimte. De gemeente legt hier kort uit wat voor initiatieven inwoners op deze pagina kunnen indienen: "De tijd dat de gemeente bepaalt wat goed voor haar inwoners is, ligt ver achter ons. De laatste jaren zien wij steeds meer initiatieven in de maatschappij ontstaan. Een initiatief in de openbare ruimte is een idee voor een aanpassing of verbetering van de leefomgeving.

Belangrijk is dat u zelf kunt bijdragen. Dat kan gaan om geld, maar ook om ‘handjes’ of ‘materiaal’. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanleggen en onderhouden van plantenbakken aan lantaarnpalen of het inzaaien van ‘wilde bermen’. Als er voldoende draagvlak is voor een initiatief denken wij graag mee.” De gemeente vraagt op het formulier om drie aspecten toe te lichten: 1. Omschrijving initiatief: geef een duidelijke omschrijving en voeg eventueel bestanden toe die uw idee nog duidelijker maken 2. Draagvlak voor het initiatief 3. Kosten van het initiatief: een schatting De drie korte stappen maken het formulier overzichtelijk. Wel roept het stappenplan vragen op. Zo is onduidelijk op welke wijze inwoners moeten aantonen dat er draagvlak is. Ook is niet omschreven wanneer er voldoende draagvlak is. Daarnaast wordt bij stap 3 ‘kosten van het initiatief’ niet gevraagd hoe de initiatiefnemer verwacht dat deze kosten gedekt gaan worden. Betreffen dit de kosten voor de gemeente of heeft de initiatiefnemer bijvoorbeeld al (mogelijke) subsidies op het oog? Of dekt het Plaatselijk Belang een deel van de kosten? Formulier 2: Right to Challenge Het Right to challenge vindt zijn oorsprong in Engeland als onderdeel van de ‘Localism Act’ uit 2011.

Het idee is dat de lokale overheden een gemeentelijke taak uitbesteden en zowel inwoners als commerciële partijen concurreren om deze taak over te nemen. De praktijk leert dat het Right to challenge in Engeland weinig wordt toegepast door de concurrentie met commerciële partijen. Een ander aspect wat meespeelt is de kennisachterstand en geringe ondersteuning die inwoners ervaren. In het coalitieakkoord van 2018-2022 is het Right to challenge opgenomen. Het college geeft aan open te staan voor nieuwe vormen van samenwerking met de gemeenschap en ziet het Right to challenge als een mooi middel hiervoor. De gemeente heeft op hun website een aparte pagina gemaakt voor het Right to challenge. Hier wordt het concept kort toegelicht: “Het Right to challenge geeft inwoners het recht om de gemeente uit te dagen. U kunt taken van de gemeente overnemen als u denkt dat het beter, goedkoper of anders kan. U kunt bijvoorbeeld een deel van het beheer van het openbaar groen overnemen van de gemeente.” De gemeente vraagt op het formulier een duidelijke omschrijving in te vullen van het idee voor een Right to challenge en dit eventueel te verduidelijken door bestanden toe te voegen. Op de website wordt ook vermeld aan welke voorwaarden een Right to challenge moet voldoen:

16

•

•

•

• • • •

•

Het uitgangspunt van de challenge is de maatschappelijke meerwaarde (niet een winstoogmerk). De maatschappelijke meerwaarde wordt getoetst, bijvoorbeeld door te bekijken of de challenge bijdraagt aan de leefbaarheid van het dorp of de wijk waarin de challenge zich afspeelt. Het right to challenge wordt opengesteld voor alle partijen, behalve voor commerciële organisaties, omdat de gemeente geen winstoogmerk heeft. Er moet aantoonbaar draagvlak zijn voor de challenge. Een challenge wordt ingediend door één of meer initiatiefnemers. Er zal dus draagvlak moeten zijn. Op welke manier de initiatiefnemer(s) dit aantonen, laten we vrij. Zolang het maar duidelijk is dát er draagvlak is. Dit moet aantoonbaar gemaakt worden door een open en transparant proces. De initiatiefnemers blijven hier verantwoordelijk voor. De regie en het eigenaarschap van de challenge liggen bij de indieners. Een challenge wordt bedacht en uitgevoerd door de initiatiefnemers. De challenges die binnenkomen, komen van onderop en worden ook door de initiatiefnemers uitgevoerd. De gemeente heeft bij het opstellen van het plan een ondersteunende rol en zal de initiatiefnemers helpen waar nodig. De challenge mag niet duurder zijn dan de huidige uitvoering door de gemeente. Voorwaarde van een challenge is dat deze niet duurder mag zijn dan het huidige aanbod.

Als dit wel het geval is, kan de challenge geweigerd worden. De challenge is van dezelfde kwaliteit (of beter). De initiatiefnemers laten zien dat de kwaliteit behouden blijft. Als er redenen zijn om aan te nemen dat de kwaliteit minder goed zal zijn dan in de huidige situatie, dan kan de challenge geweigerd worden. Er is een looptijd afgesproken. Er wordt een looptijd afgesproken. De reden hiervoor is om de continuïteit van de challenge te borgen. Er is elk halfjaar/jaarlijks contact met de gemeente over hoe het met de challenge gaat. De regie en het eigenaarschap van de challenge liggen bij de initiatiefnemers. Het is echter wel een taak die door de gemeente werd uitgevoerd. De gemeente zal dus een oogje in het zeil houden. Als blijkt dat de kwaliteit en/of de continuïteit niet wordt geborgd, dan kan de gemeente ingrijpen. Hoe kunt u de gemeente uitdagen? U kunt een idee voor een challenge aanmelden via het formulier op deze website. Na de aanmelding neemt een medewerker van de gemeente contact met u op. Samen met u wordt vervolgens bekeken of het idee voor het overnemen van een taak aan de spelregels van right to challenge voldoet. Daarna kunt u het idee samen met de gemeente uitwerken in een plan van aanpak. Hierin komen de afspraken over het overnemen van de taak. De gemeente kijkt hierbij ook naar bijvoorbeeld de financiële en juridische gevolgen.

Als aan alle voorwaarden is voldaan, neemt het college van B&W uiteindelijk een besluit om de gemeentelijke taak over te dragen.

In Bijlage 7 is informatie opgenomen hoe andere gemeenten met het Right to challenge omgaan. Formulier 3: de Stem van Opsterland 'De Stem van Opsterland' is een platform van de gemeente dat zich richt op ideeën van inwoners. Hierbij dienen inwoners ideeën in waarop vervolgens door inwoners (die een account hebben aangemaakt) gestemd kan worden. Momenteel is er een ‘Stem van Opsterland-traject’ gestart in Gorredijk, mogelijk gaat de gemeente dit instrument voor meer dorpen inzetten. De eerste stemronde van het project, De Gordyk oan set, is geweest. Tien projecten gaan door naar de volgende ronde. De tien ideeën met de meeste stemmen worden getoetst op haalbaarheid. Op 19 februari 2023 wordt duidelijk welke ideeën voor de finale in aanmerking komen. De haalbare plannen komen terug op de site stemvan.opsterland.nl voor een tweede stemronde van 20 februari tot 19 maart.

17

De ideeën die hieruit komen worden voorgelegd aan het college. Het college neemt het besluit over het toekennen van budget voor de uitvoering van het idee. In totaal is er €200.000 beschikbaar. Dit budget is beschikbaar gesteld door de regiodeal Zuidoost Friesland. De gemeente Opsterland is hiervan projecttrekker. Er zijn 19 spelregels opgesteld waaraan wordt getoetst. Deze betreffen onder andere: u bent geen medewerker van de gemeente Opsterland, raadslid, lid van het college van B en W, partner of familielid in de eerste graad van bovenstaande, uw plan draagt bij aan Gorredijk, uw plan kan vóór het einde van het jaar (dus vóór 31 december 2023) worden uitgevoerd en uw plan kost tussen de € 500,en de € 50.000,-. De website biedt een helder overzicht met de verschillende fases die doorlopen zijn en nog worden: 1. Informatie 2. Ideeën indienen 3. Kies uw favoriet 4. Toetsing 5. Stemmen 6. Uitslag Per fase is een toelichting beschikbaar op de site. De raad is geïnformeerd over de spelregels, maar heeft geen actieve rol, blijkt uit interviews met ambtelijk betrokkenen. 3.2.6 De rol van Plaatselijk Belangen bij initiatieven De gemeente Opsterland kent 16 dorpen en 15 Plaatselijk Belangen. Per dorp is er één Plaatselijk Belang met uitzondering van het Plaatselijk Belang voor de twee dorpen Beetsterzwaag en Olterterp.

De Plaatselijk Belangen zijn over het algemeen een belangrijke schakel tussen inwoners en gemeentelijke organisatie. Uit de gesprekken met Plaatselijk Belangen blijkt dat de precieze invulling die de Plaatselijk Belangen aan zichzelf geven verschilt. Bij inwonersinitiatieven lijken de Plaatselijk Belangen met name een belangrijk rol te spelen door hun netwerk. Daarnaast kunnen zij een financiële bijdrage leveren aan een initiatief vanuit het dorpsbudget. De communicatie tussen de Plaatselijk Belangen en de gemeentelijke organisatie verloopt officieel via een 'dorpencoördinator’. Dit creëert korte lijntjes. Via de dorpencoördinator kunnen inwoners met anderen binnen de gemeentelijke organisatie in contact komen. De Plaatselijk Belangen die zicht hebben op inwonersinitiatieven geven aan dat de meeste ideeën die inwoners hebben tot een succesvol vervolg leiden. Zij zijn niet bekend met initiatieven die ‘bij de voordeur’ zijn gestopt. Wel is er vaak een lange adem nodig van de initiatiefnemers. Het opzetten en uitvoeren van de initiatieven is vaak tijdrovend. Initiatiefnemers krijgen vaak te maken met diverse partijen en geldende wet- en regelgeving. Dit vertraagt trajecten vaak. De gemeente is bezig om het contact met de Plaatselijk Belangen te intensiveren. Dit moet het makkelijker maken voor de gemeente om de Plaatselijk Belangen te benaderen en andersom.

18

4.

Ervaringen

Dit hoofdstuk beschrijft in hoeverre de werkwijze van de gemeente met betrekking tot participatie en inwonersinitiatieven heeft geleid tot het indienen en uitvoeren van initiatieven. Daarnaast brengen we in kaart wat de ervaringen zijn van initiatiefnemers en de ambtelijke organisatie, waarbij we dieper ingaan op de casussen Koningshof en MFA De Tynje. In dit hoofdstuk worden de volgende deelvragen beantwoord: 5. Welke inwonersinitiatieven zijn er aangemeld bij de gemeente en hoe is de gemeente daarmee omgegaan? Hoe zijn deze inwonersinitiatieven gestart (eigen initiatief of oproep gemeente)? 6. Tot welke initiatieven heeft “Right to challenge” geleid en hoe is het proces ervan verlopen? 8. Wat is er gedaan met de aanbevelingen die voortkwamen uit de evaluatie ‘Gekanteld werken’ van november 2019? Hoe is het door de raad beschikbare budget besteed en verantwoord? 9. Wat zijn de ervaringen van de inwoners bij het ontplooien van inwonersinitiatieven? Wat vinden zij van de manier waarop de gemeente omging met hun initiatief? 10. Wat zijn de ervaringen van de inwoners bij het meedoen bij projecten? Wat vinden zij van de manier waarop de gemeente omging met hun rol? 11.

Welke concrete resultaten zijn behaald door inwonersinitiatieven? Wat zijn ervaren knelpunten in de uitvoering van inwonersinitiatieven en wat gaat goed? 4.1 Belangrijkste bevindingen In deze paragraaf worden kort de belangrijkste bevindingen toegelicht. In paragraaf 4.2 tot en met 4.4 wordt de participatiepraktijk verder uitgediept. 4.1.1 De gemeente stimuleert inwonersinitiatieven De gemeente Opsterland stelt in de afgelopen drie coalitieakkoorden ambities om “de krêft van de mienskip” veelvuldig aan te spreken en de ruimte te geven. Deze ambities worden duidelijk nagestreefd in het gedrag van de gemeentelijke organisatie, blijkt uit de verschillende interviews. Via de formulieren, de Plaatselijk Belangen en de dorpencoördinator werkt de gemeente aan een open houding en stimuleert de gemeentelijke organisatie haar inwoners om met initiatieven te komen. De initiatieven die binnenkomen leiden vaak tot uitvoering. Zo zijn er meer dan 30 initiatieven uitgevoerd die zijn ingediend via het formulier 'initiatief openbare ruimte’. Het succes is dat de inwoners van Opsterland actief zijn en met relatief veel ideeën komen en dat de gemeente hier welwillend op reageert. Het belangrijkste knelpunt is dat gemeentelijke processen vaak tijdrovend zijn. Dit werkt veelal demotiverend voor inwoners.

Wanneer de initiatieven bij de ambtelijke organisatie binnenkomen wordt het naar de behandelend ambtenaar doorgezet die over het onderwerp van het initiatief gaat en verder opgepakt. Bij het binnenkomen van initiatieven gaat de ambtelijke organisatie vaak direct in de meedoe en –denkstand. Er is niet altijd sprake van een plan van aanpak of het vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden. Over het algemeen wordt de rol van de gemeente en van de initiatiefnemer niet aan de voorkant vastgelegd. 4.1.2 Ervaringen overwegend positief maar langdurige trajecten zijn weerbarstiger Bij de inwonersinitiatieven die in dit onderzoek naar voren zijn gekomen ligt de regie echt bij de initiatiefnemers. De gemeente faciliteert, maar de inwoners bedenken en voeren uit. Veel initiatieven die zijn ingediend via het formulier 'initiatief openbare ruimte' en andere initiatieven met een focus op biodiversiteit en groen zijn uitgevoerd. Bij meer langdurige trajecten, zoals Koningshof en MFA De Tynje, blijkt dat een dergelijk initiatief veel vraagt van de initiatiefnemer. Het valt de initiatiefnemers tegen hoe lang trajecten duren en wat de reactietijd van de gemeente is.

19

4.2 Inwonersinitiatieven in Opsterland nader bekeken De gemeente Opsterland kent een actieve en initiatiefrijke samenleving. In deze paragraaf beschrijven we de ervaringen die zijn opgedaan met betrekking tot inwonersinitiatieven. We kijken naar de initiatieven die zijn ingediend via de drie in hoofdstuk drie beschreven formulieren. Daarnaast hebben we twee initiatieven geselecteerd als casus om de uitvoeringspraktijk van inwonersinitiatieven in beeld te brengen. Deze worden in paragraaf 4.3 en 4.4 besproken. Formulier 1: Initiatief in de openbare ruimte Uit het interview met de ambtelijk betrokkenen blijkt het formulier 'initiatief in de openbare ruimte’ ongeveer 30 keer tot uitvoering van een initiatief te hebben geleid. Dit betreft met name initiatieven die gaan over groen en biodiversiteit. Daarmee is veruit het grootste deel van de via dit formulier binnengekomen initiatieven tot uitvoer gekomen. Uit het interview met de betrokken ambtenaren blijkt dat bij ingediende initiatieven die niet tot uitvoer zijn gekomen, de initiatiefnemer zich heeft teruggetrokken als gevolg van te weinig draagvlak in de omgeving of dat zij de uitvoering als een te grote opgave beschouwden. Draagvlak is één van de aspecten die in het aanvraagformulier moet worden toegelicht.

Formulier 2: Right to challenge Uit interviews met de ambtelijke organisatie blijkt dat het complex is om aan een Right to challenge te voldoen. De challenge mag bijvoorbeeld niet duurder zijn dan de huidige uitvoering door de gemeente en de uitvoering moet minstens van dezelfde kwaliteit zijn. Daarnaast is een voorwaarde dat de regie en het eigenaarschap van de challenge bij de indieners ligt. Indieners moeten zorgen voor een draagvlakonderzoek en een rechtspersoon hebben of oprichten. Verenigingen zouden dit mogelijk kunnen doen, maar kampen soms met een tekort aan vrijwilligers. Daarnaast hebben inwoners mogelijk een te gering beeld van wat de gemeente doet en welke taken zij over zouden kunnen nemen. Een andere belangrijke factor die in interviews met ambtenaren naar voren komt is dat het naast tijd, ook om een bepaald kennisniveau op het gebied van bijvoorbeeld vergunningen en besluitvorming vraagt. Er zijn in de gemeente Opsterland in ieder geval drie Right to challenge-initiatieven ingediend. Deze zijn niet uitgevoerd. Zo is er een inwoner geweest die ‘gemeenteambtenaren wilde begeleiden om onpartijdig, objectiever en transparanter te handelen en te allen tijde te houden aan geldende regels’. Daarnaast heeft een inwoner een aanvraag gedaan om, met financiële hulp van de gemeente, een huis met grond te kopen om Tiny Houses op te bouwen voor mensen met autisme.

Ten slotte is er een inwoner die vlakbij haar huis (op gemeentelijke grond) een weide met kleinvee wilde realiseren. Bovenstaande challenges voldoen niet aan de voorwaarden van het Right to challenge van de gemeente Opsterland en zijn om die reden dan ook niet uitgevoerd. In een interview met ambtenaren is een voorbeeld genoemd van een initiatief dat plaatsvond voordat de regels van Right to challenge waren opgesteld. In Wijnjewoude hebben inwoners een tijd het beheer van het groen overgenomen. Dit kwam snel van de grond, maar toen enthousiaste inwoners verhuisden of ermee stopten, was het dorp niet langer in staat het initiatief draaiende te houden en viel het uit elkaar. De gemeente heeft hieruit geleerd om van tevoren duidelijke afspraken te maken over wie voor welke onderdelen verantwoordelijk is en over hoe lang een project loopt. In de Right to challenge-voorwaarden zijn deze afspraken opgenomen. Formulier 3: de Stem van Opsterland Het eerste project, 'De Gordyk oan set' startte in oktober van 2022 en leverde ruim vijftig, door inwoners, verenigingen en organisaties ingestuurde ideeën op om de leefbaarheid van het dorp te verbeteren. Tot en met 19 maart 2023 kan gestemd worden op de acht op haalbaarheid geselecteerde ideeën.