Bijlage 2 Fasedocument VO+ fase - School Lyndensteyn 260109

pagina 19 van 23

▪

▪

Extra normvergoeding voor toename leerlingen: Toekenning voor 232 leerlingen (i.p.v. 213), levert aanvullend 308 m² ruimtebehoefte en extra normvergoeding op (+ € 982.699,-). Projectspecifieke kosten: Ter dekking van het gemeentelijk budget stelt de gemeente een aanvullend budget beschikbaar gesteld voor projectspecifieke kosten. Dit gaat om specifieke kosten voor sloop, brandveiligheid, fasering, het verschil tussen de VNG-norm en feitelijke kosten en inpasverlies in m2 t.o.v. de normatieve ruimtebehoefte (+ € 266.678,-)

Oplossingen aan zijde SO Fryslân ▪ Toekennen optimalisaties met kwaliteitsverlies: SO Fryslân heeft aanvullend onderzocht om optimalisaties zonder kwaliteitsverlies als met kwaliteitsverlies wel toe te kennen om het project financieel haalbaar te maken. Hiermee is een aanvullende besparing mogelijk (+ € 1.281.875,-) ▪ Verhogen eigen bijdrage: SO Fryslân kan de eigen bijdrage verhogen o.b.v. verwacht toekomstig exploitatievoordeel na de vernieuwbouw (+ € 50.000,-). Daarmee draagt zij in totaal €400.000,- bij (hiervan heeft SO Fryslân reeds € 245.000,- als voorinvestering al bekostigt). ▪ Taakstelling op budget: Om het project financieel mogelijk te maken neem SO Fryslân een taakstelling mee voor de verdere uitwerking van het bouwplan naar het DO van € 536.678.- samen met de taakstelling om het entreegebied te verkleinen met circa 20 m² á € 80.000,-. In totaal betreft dan een bezuinigingstaakstelling van € 616.678,- (+ € 616.678,-) Met deze oplossingen ontstaat een sluitende stichtingskostenraming. Deze stichtingskostenraming is opgenomen in bijlage XII. 7.4 Beheer en exploitatie SO Fryslân is als juridisch eigenaar van het gebouw verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van het gebouw en het leegstandsrisico voor het gehele (resterende) gebouw qua exploitatie. In de DO-fase volgt nog een exploitatieopzet.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 20 van 23

8

RISICO-INVENTARISATIE EN –BEHEERSING

8.1 Het risicodossier Met dit dossier maken we de mogelijke risico’s inzichtelijk. Risico’s die te maken kunnen hebben met financiële gevolgen of mogelijke vertragingen. In het risicodossier wordt vooruitgekeken. Waar loopt de voortgang gevaar en welke maatregelen zijn nodig. Hoe kunnen financiële risico’s worden beperkt. Niet alle risico’s zijn uit te sluiten. Dat geldt zeker voor externe factoren die altijd een rol spelen bij grotere bouwprojecten. Gelukkig zijn er veel tools om risico’s te verkleinen, tijdig beheersmaatregelen te nemen en het proces soepel te laten verlopen. Kans Per risico is ingeschat wat de kans is dat het zich gedurende het project voordoet. Daarbij gebruiken wij oplopende gradaties: van nihil tot groot. Impact Per risico is op basis van ervaring vastgesteld wat de impact op het project kan zijn. Deze is opgedeeld in verschillende impactklassen: geld, tijd, en kwaliteit. De scores samen zorgen voor een totale score die helpt de prioriteit te bepalen. Beheersmaatregelen LindHorst stelt beheersmaatregelen voor om, zo vroeg mogelijk in het proces, het risico en daarmee de impact op het project te minimaliseren. Deze zijn praktisch, passend en uitvoerbaar. Daarnaast is duidelijk gemaakt wie verantwoordelijk is voor uitvoering ervan.

8.2 Geïdentificeerde risico’s LindHorst heeft een aantal risico’s geïdentificeerd, waar het project naar verwachting mee te maken heeft of zal krijgen. Veel risico’s zijn te ondervangen door het volgen van de vastgestelde projectplanning. De geïdentificeerde risico’s zijn opgenomen in bijlage XIII. Bijzonderheden/aandachtspunten t.a.v. actualisatie VO+ 1. Budget ontoereikend en/of taakstelling niet haalbaar: ▫ Voor de bouwheer is het huidige budget ontoereikend om het project te kunnen uitvoeren. Instemming van de gemeenteraad met het extra budget zoals in H7 beschreven is vereist om tot uitvoering over te kunnen gaan. ▫ SO Fryslân moet in de uitwerking van het DO met het bouwteam de opgegeven taakstelling behalen. De verwachting is dat dit haalbaar is. Als de opgegeven taakstelling behaald wordt in het DO en de gemeenteraad het gevraagde budget beschikbaar stelt, vormt dit geen risico meer. 2. Bezetting/onvoldoende capaciteit School Lyndensteyn: Door de ambitieuze planning is er mogelijk onvoldoende capaciteit bij school om het bouwteam van de benodigde informatie te voorzien gedurende het ontwerptraject. Hiermee kan de planning uitlopen. 3. Logistiek bouwverkeer: De school blijft tijdens de vernieuwbouw operationeel. De routing van de fasering i.r.t. uitvoeringsplanning en bouwverkeer dient goed afgestemd te zijn op de gebruikers. 4.

Bouwteamfase duurt langer dan gepland: De ontwerpende en uitvoerende partijen hebben meer tijd nodig voor (een goede) uitwerking van het DO. Dit hoeft niet per se tot vertraging in de uitvoering te leiden.

Toetsen effectiviteit LindHorst voert een algemene toets van de beheersmaatregelen uit op basis van uitgevoerde vergelijkbare projecten, kennis en ervaring.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 21 van 23

9

VASTSTELLEN EN VERVOLG

9.1 Vaststellen fasedocument en vervolg In dit fasedocument, de afronding van de VO+-fase, is een gedetailleerde omschrijving gegeven van het proces en de stand van zaken van de vernieuwbouw van School Lyndensteyn. LindHorst adviseert de regiegroep het fasedocument VO+ vast te stellen en LindHorst opdracht te geven om het proces te vervolgen conform de stappen in de overall planning en het fasedocument. Belangrijke door de regiegroep te nemen besluiten in dit fasedocument: ▪ Vaststelling bouwkundig, constructief- en installatietechnisch VO ▪ Vaststelling stichtingskostenraming VO+ versus budget en daaraan verbonden consequenties en vervolgstappen ▪ Vaststelling planning ▪ Vaststelling risico-inventarisatie ▪ Opdrachten voor vervolgfase architect, adviseurs en LindHorst voor de DO-fase verstrekken

9.2

Parallel aan de besluitvorming van de gemeenteraad wordt het DO in het bouwteam uitgewerkt met als doel om na de goedkeuring van de gemeenteraad het DO in april in te dienen en sluitend te hebben. Dit met de intentie om de uitvoering in mei 2026 te kunnen starten en de vernieuwbouw in Q4 2027 af te ronden. Verwerking optimalisaties VO+ De beoogde en geaccordeerde optimalisaties zijn nog niet in het ontwerp verwerkt. Aan het begin van het DO worden optimalisaties doorgevoerd. Ook moeten de technische consequenties hiervan in kaart worden gebracht, zodat aan het einde van de DO-fase het ontwerp hierop kan worden getoetst

Vervolgstappen

Besluitvorming raad Na instemming van de bestuurder van SO Fryslân wordt het fasedocument op route gezet voor de besluitvorming van de gemeenteraad van de gemeente Opsterland. De beoogde route is: 13 januari 2026 20 januari 2026 9 februari 2026 2 maart 2026

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

→ → → →

Op route gemeente Behandeling in college B&W Oriënterende raadsbijeenkomst Raadsvergadering incl. besluitvorming

pagina 22 van 23

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 23 van 23