Bijlage 1 bij beantwoording vragen techn. vragenbijeenkomst - Definitief ontwerp Friese Projecten Machine (16-12-2020).pdf

Ontwerp Friese Projecten Machine

Definitief Ontwerp – versie 16-12-2020

Definitief Ontwerp Friese Projecten Machine – 16 December 2020 Auteur: Bart Volkers - ProActBlue Management & Advies Betrokkenen in kernteam voor ontwerp: Jan Slijkhuis (Provincie Fryslân), Sander Bos (Provincie Fryslân), Hans Paul van der Snee (Innovatie Pact Fryslân), Bart Volkers (ProActBlue Management & Advies) Betrokken in regiegroep voor ontwerp: Jan Slijkhuis (provincie Fryslân, voorzitter), Sander Bos (provincie Fryslân), Anke Hoekstra (F4 gemeenten), Ruud de Smit (F4 gemeenten), Joke van der Veen (overige gemeenten), Piet Brouwer (overige gemeenten), Jan van der West (HBO), Paula Bijvoets (MBO), Erna van der Werff (deskundige projectontwikkeling), Sjoerd Bootsma (maatschappelijke organisaties), Hans-Paul van der Snee (bewaker gezamenlijkheid, verbindingsofficier), Martine Brandsma (deskundige projectontwikkeling),Jan-Willem van Kruyssen (deskundige projectontwikkeling), Bart Volkers (deskundige projectontwikkeling, schrijver van het ontwerp).

2

Inhoud Management samenvatting ................................................................................................................................ 4 Inleiding: opdracht, visie en ontwerp.................................................................................................................. 7 1

2

3

4

5

6

7

EUROPESE CALLS & TENDERS .................................................................................................................... 10 1.1

Screenen & filteren van EU calls & tenders ....................................................................................... 10

1.2

Workshops Europe Ready Fryslân ..................................................................................................... 10

1.3

Ondersteuning op inschrijven op calls & tenders (voucher) ............................................................. 11

PROJECTONTWIKKELING EN -UITVOERING ............................................................................................... 13 2.1

Overzicht Friese projectideeën en projecten .................................................................................... 13

2.2

Adviseren, verbinden en coachen projectontwikkeling .................................................................... 14

2.3

Initiatie en aanjagen missiegedreven Flagship projecten ................................................................. 15

2.4

Kennisuitwisseling voor goede projectontwikkeling en -uitvoering ................................................. 16

NETWERKEN & COALITIES ......................................................................................................................... 17 3.1

In beeld brengen strategische partners ............................................................................................ 17

3.2

Bemiddeling en verbinding met partners.......................................................................................... 17

3.3

Netwerkvorming & coalitie ontwikkeling (voucher) ......................................................................... 18

3.4

Beïnvloeding programma's en beleid ................................................................................................ 19

COMMUNICATIE & PROMOTIE.................................................................................................................. 21 4.1

Ontwikkelen en bijhouden website en online media........................................................................ 21

4.2

Communicatie & zichtbaarheid Europese events ............................................................................. 21

ORGANISATIE EN VERANTWOORDING ...................................................................................................... 22 5.1

Coördinatie en organisatie ................................................................................................................ 22

5.2

Monitoring & evaluatie ..................................................................................................................... 24

BEGROTING EN FINANCIERING.................................................................................................................. 25 6.1

Begroting ........................................................................................................................................... 25

6.2

Financieringsstrategie ....................................................................................................................... 25

Inbreng vanuit partners ............................................................................................................................. 28

3

Management samenvatting Opdracht Onder de voorlopige werknaam ‘Friese Project Machine (FPM)’ willen kennisinstellingen, clusters, gemeenten en provincie samenwerken aan het benutten van kansen die Europa ons biedt. Dit door het ontwikkelen en verwerven van kwalitatief hoogwaardige Europese projecten, door het opbouwen en onderhouden van belangrijke netwerken, en door het investeren in de eigen opbouw van kennis, capaciteit en expertise. De FPM is een vliegwiel voor bedrijven, kennisinstellingen, clusters en overheden om hen te inspireren, te informeren en te begeleiden naar Europese samenwerking en financiering. Aanleiding en achtergrond Europa wordt voor regio’s steeds belangrijker en dat geldt ook voor Fryslân. We constateren dat Fryslân in vergelijking met andere provincies (ook in Noord-Nederland) minder weet te profiteren van de kansen die Europa biedt. Met name op het verwerven van Europese fondsen. Wat hierbij meespeelt is de kleinschalige en vaak versnipperde structuur die Fryslân kenmerkt, en het feit dat Fryslân onvoldoende capaciteit en kennis heeft als het gaat om projectverwerving en – management. Onze kracht moet liggen in samenwerking, in een gedeelde verantwoordelijkheid van kennisinstellingen, bedrijven (clusters), gemeenten en provincie om kwalitatief hoogwaardige projecten te ontwikkelen.

De gezamenlijke wens daarbij is om tot een ‘Friese projectenmachine’ te komen, en daarmee als regio en individuele partijen te leren voor en te presteren in Europese projecten en netwerken. Ambitie De FPM draagt bij aan het bereiken van de missies en doelstellingen van Europa via Friese organisaties. Natuurlijk in zoverre deze ook aansluiten op de eigen doelen en belangen rond het versterken van de brede welvaart. Het kader en de focus daarvan worden bepaald door de Regionale Innovatie Strategie (RIS3), de Beleidsbrief en Uitvoeringsagenda Fryslân en Europa, en het missiegedreven innovatiebeleid. De ambitie is dus om een bijdrage te leveren aan Europese missies en doelen, die aansluiten bij onze missie op brede welvaart. Hiermee stimuleren we innovatie, doen we nieuwe kennis op, versterken we onze nieuwe netwerken, creëren we publiciteit en beïnvloeden we beleid. Een belangrijke prestatie indicator hierbij is om in de periode 2021 - 2027 €130 miljoen aan Europese middelen te verwerven voor projecten in onze provincie. Hiervan zal naar verwachting 60% verworven worden via de FPM en 40% via Pijler 2 van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid. Aanpak In deze rapportage is het definitief ontwerp van de FPM uitgewerkt aan de hand van drie onderdelen: 1. EU calls & tenders – de Europese instrumenten waarmee Europese middelen ontsloten kunnen worden; 2.

Friese ideeën & projecten – de initiatieven in en vanuit Fryslân die bijdragen aan de Europese missies; 3. EU Netwerken – de netwerken & coalities die noodzakelijk zijn voor Europese samenwerking. Waar gewenst en nodig zijn er instrumenten om te helpen bij opbouw van kennis voor projectmanagementen uitvoering. Binnen het gehele ontwerp is er aandacht voor leren, ontwikkelen en presteren. Dat geldt voor ons als samenwerkende regio, als individuele partners en als FPM zelf.

4

Kennis EU projectmanagement & uitvoering

De goede combinatie van de drie hoofdonderdelen – zoals beschreven in deze rapportage - zorgt ervoor dat er in Fryslân meer succesvolle EU projectaanvragen plaatsvinden, en er meer Europese euro’s naar Fryslân komen. Binnen enkele jaren verwachten we daarbij jaarlijks ruim EUR 15.000.000,= aan EU subsidie te kunnen binnenhalen. Het programma is met de huidige kennis en inzichten ontworpen. Met elkaar onderkennen we dat er binnen het programma ruimte moet zijn om te ontwikkelen en in te spelen op de kansen die zich voordoen. Het kunnen bijsturen en ruimte houden in de uitvoering is essentieel om op een effectieve manier de gezamenlijke ambitie te kunnen realiseren. Doelgroep De FPM ondersteunt alle organisaties in Fryslân die binnen Europa willen samenwerken, zich willen ontwikkelen, en zich beter willen positioneren. De FPM biedt daarbij een laagdrempelig standaardpakket voor ondersteuning in de breedte, én maatwerk rondom kernthema’s en speerpunten met internationale concurrentiepositie. Er wordt aangesloten bij aanpalende initiatieven in Noord-Nederland, Nederland en Europa. Onderdeel van de ondersteuning is het helpen bij het opbouwen van de samenwerking binnen Noord-Nederland en met andere regio’s in Nederland en Europa. Er is daarbij aandacht om zowel kleine als grote initiatieven – van bedrijven, overheden, kennisinstellingen en andere organisaties - te helpen.

Activiteiten en organisatie In onderstaand overzicht zijn de activiteiten van de FPM weergegeven. Deze activiteiten zijn nader uitgewerkt in dit Definitief Ontwerp.

Europese Calls & Tenders Screenen & filteren van EU calls & tenders

Projectontwikkeling & uitvoering

Netwerken & coalities

Overzicht Friese projectideeën en projecten

In beeld brengen strategische partners

Adviseren, verbinden en coachen projectontwikkeling

Bemiddeling en verbinding met partners

Initiatie en aanjagen missiegedreven Flagship projecten

Netwerkvorming & coalitie ontwikkeling (voucher)

Kennisuitwisseling voor goede projectontwikkeling en -uitvoering

Beïnvloeding programma's en beleid

Workshops Europe Ready Fryslân

Ondersteuning op inschrijven op calls & tenders (voucher)

Communicatie & Promotie Coördinatie & verantwoording 5

De FPM is bedoeld om de ontwikkeling en verwerving van Europese projecten in Fryslân een forse impuls te geven. Dat lukt niet met de bestaande menskracht en middelen die tot nu toe in Fryslân gemobiliseerd konden worden. Er zijn dus meer mensen met de juiste kwalificaties en meer middelen nodig plus een organisatie die dat allemaal bij elkaar brengt en vervolgens effectief opereert. Om die reden gaat het ontwerp voor de FPM uit van een uitvoeringsteam van 4,2 fte die de operationele werkzaamheden uitvoert, voortgang bewaakt en verantwoording aflegt richting de regiegroep. Het uitvoeringsteam wordt ondergebracht bij IPF. In 2021 en 2022 zal de organisatie ontwikkelen, evalueren en groeien tot het volwaardige team en pakket aan activiteiten zoals beschreven in dit ontwerp. De regiegroep bestaat uit vertegenwoordigers van clusters/soortgelijke organisaties, kennisinstellingen en overheden, aangevuld met enkele ervaren EU projectontwikkelaars. Vanuit de regiegroep wordt een kernteam aangesteld die zorgt voor afstemming tussen regiegroep en uitvoeringsteam. Een stuurgroep, bestaande uit bestuurders en directieleden vanuit clusters, kennisinstellingen en overheden houdt toezicht op de voortgang en bereikte resultaten van de FPM in relatie tot het afgesloten convenant.

Begroting en financieringsstrategie De FPM moet in 2021 een forse start kunnen maken en zal vervolgens gefaseerd worden uitgebouwd. Dit is ook terug te vinden in de opbouw van de kosten: € 835.000 per jaar in 2021, € 863.000 in 2022, € 1.073.000 in 2023, € 1.083.000 in 2024 en € 1.203.000 in 2025, 2026 en 2027. Voor de dekking van de kosten in deze begroting is een financiële bijdrage vanuit de partners nodig. Provincie Fryslân is gezien de potentiële opbrengst en bijdrage aan beleidsdoelstellingen bereid om financieel te investeren. Deze bereidheid is er ook vanuit gemeenten. De hoogte van de investering dient in de stuurgroep te worden besproken. Voor de overheidsorganisaties kan dit beteken dat Provinciale Staten of de gemeenteraad hier een beslissing over moeten noemen. Eigen inbreng vanuit partners De inbreng vanuit de partners bestaat uit verschillende onderdelen: Inbreng in de FPM zelf, borging in de interne organisatie en bijdrage aan communicatie/promotie en betrekken stakeholders. De bijdrage is anders per type organisatie. Maar duidelijk is dat relatief de grootste inspanning is gevraagd richting de eigen organisatie. Als de interne organisatie voor EU samenwerkingsprojecten goed staat, mag verwacht worden dat de effecten van en naar de interne organisatie toe ook groter zijn en de FPM ook daar effectief kan worden ingezet.

Bij diverse organisaties is dit al in meer of mindere mate geborgd, en is de extra inspanning ten opzichte van de huidige situatie beperkt. Voor partijen die dit nu nog niet intern op orde hebben, is de extra inspanning dus ook groter.

6

Inleiding: opdracht, visie en ontwerp Opdracht Onder de voorlopige werknaam ‘De Friese Project Machine (FPM)’ is een samenwerkingsplatform ontstaan van kennisinstellingen, clusters, gemeenten en provincie om kwalitatief hoogwaardige Europese projecten te ontwikkelen en te verwerven. De FPM is een vliegwiel voor bedrijven, kennisinstellingen, clusters en overheden om te inspireren, informeren en begeleiden naar Europese samenwerking en financiering. Via nieuwe samenwerkingsprojecten en netwerken gaan we bijdragen aan de Europese missies en doelstellingen. Dit natuurlijk in aansluiting op de eigen doelen en belangen rond het versterken van de brede welvaart van de Duurzaam Dynamische Delta Fryslân. Het kader en de focus van de FPM worden bepaald door de Regionale Innovatie Strategie (RIS3) met bijbehorende transitieopgaven en de Beleidsbrief en Uitvoeringsagenda Fryslân en Europa. Hierbij gaat het om missiegedreven innovatie waar cross-sectorale en publiek-private samenwerking, en Quadruple Helix structuren vaak een sterke rol spelen. De ambitie van de stuurgroep hierbij is om in de periode 2021 - 2027 €130 miljoen aan Europese middelen te verwerven voor projecten in onze provincie. Naar verwachting zal ca. 60% van dit bedrag via de FPM worden verworven en 40% via Pijler 2 van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid.

Maar de ambitie moet niet alleen uitgedrukt worden in dit kwantitatieve bedrag aan EU-subsidie. We willen juist ook een bijdrage leveren aan Europese missies en doelen, die aansluiten bij onze missie op brede welvaart, nieuwe kennis opdoen, publiciteit creëren en beleid beïnvloeden, en investeren in netwerken. Dit sluit ook aan op de werkwijze van de bestaande EU lobbyisten van de partners en SNN, die nu al voor Friesland en Noord-Nederland actief zijn: aandacht (investeren in netwerken), aansluiten met kennis, en aansluitend vinden geld bij goede projecten. Natuurlijk willen we dit daarom in samenwerking met deze lobbyisten vanuit de Friese organisaties en SNN doen. Ontwerp In deze rapportage is het definitief ontwerp van de FPM uitgewerkt. Hierbij is het volgende raamwerk als basis gebruikt voor de opbouw en uitwerking in dit rapport. Feitelijk is dit een programma met concrete activiteiten aan de hand van drie onderdelen: 1. EU calls & tenders – de Europese instrumenten waarmee Europese middelen ontsloten kunnen worden; 2. Friese ideeën & projecten – de initiatieven in en vanuit Fryslân die bijdragen aan de Europese missies 3. EU Netwerken – de netwerken & coalities die noodzakelijk zijn voor Europese samenwerking. Waar gewenst en nodig zijn er instrumenten om te helpen bij opbouw van kennis voor projectmanagementen uitvoering.

Het programma is met de huidige kennis en inzichten ontworpen. Met elkaar onderkennen we dat er binnen het programma ruimte moet zijn om te ontwikkelen en in te spelen op de kansen die zich voordoen. Het kunnen bijsturen en ruimte houden in de uitvoering is essentieel om op een effectieve manier de gezamenlijke ambitie te kunnen realiseren.

7

Kennis EU projectmanagement & uitvoering

De goede combinatie van de drie hoofdonderdelen – zoals beschreven in deze rapportage - zorgt ervoor dat er in Fryslân meer succesvolle EU projectaanvragen plaatsvinden, en er meer Europese euro’s naar Fryslân komen. Met de volledige uitvoering van dit ontwerp verwachten we binnen enkele jaren voor ruim EUR 15.000.000,= aan EU subsidie per jaar te kunnen binnenhalen. Visie De FPM is er voor alle Friese organisaties die aan de slag willen met EU-projecten aansluitend op bovenstaand kader. Er is een hoge diversiteit binnen het Friese ecosysteem in de mate waarin organisaties Europe Ready zijn, en zich daarbij hebben bekwaamd in het ontwikkelen, verwerven en managen van Europese subsidieprojecten. Onze visie is dat overheden, kennis- en onderwijsinstellingen, bedrijven en andere organisaties in Fryslân steeds meer afhankelijk zijn van ontwikkelingen binnen Europa, en daarbij een bijdrage kunnen leveren aan Europa. De FPM ondersteunt alle organisaties in Fryslân die binnen Europa willen samenwerken, zich willen ontwikkelen, en zich beter willen positioneren. De FPM biedt een laagdrempelig standaardpakket voor ondersteuning in de breedte, én maatwerk rondom kernthema’s en speerpunten met internationale concurrentiepositie (excellente top/potentials).

Onderdeel van de ondersteuning is het helpen bij het opbouwen van de samenwerking binnen Noord-Nederland en met andere regio’s in Nederland en Europa. Om een goede verbinding met bedrijven en lokale initiatieven en organisaties te hebben, is de FPM opgebouwd als platform met onder andere clusters, provinciale en gemeentelijke overheden, en kennisinstellingen die weten wat er in hun regio speelt en relevante zaken kunnen inbrengen binnen de FPM. Daarnaast is de FPM ook zichtbaar en direct benaderbaar voor hulpvragen en ondersteuning via o.a. een uitvoeringsteam én online platform. De FPM organiseert daarnaast workshops waar alle organisaties in Fryslân aan kunnen deelnemen. Er zit geen harde lijn tussen de diensten die de FPM biedt. Duidelijk is wel dat de investering vanuit FPM toeneemt naarmate de impact van een project, netwerk of partnerschap groter is. Dit is nader uitgewerkt in dit ontwerp. Bij elke activiteit in dit ontwerp is aangegeven of deze geschikt is voor de brede basis, excellente top en/of potentials.

8

Brede basis

Excellente top/potentials

De FPM biedt een brede basis aan laagdrempelige ondersteuning zodat alle Friese partners kunnen aanhaken en de mogelijkheid krijgen om Europe Ready te worden en te participeren in Europese projecten. Een belangrijk deel komt hierbij voort uit het programma Europe Ready Fryslân, waarbij van partners wordt verwacht dat ze actief meedoen, en zich bekwamen in het verwerven en managen van Europese subsidieprojecten.

De FPM biedt hoogwaardige ondersteuning rond die speerpunten waar Friese partners Europees autoriteit kunnen worden en/of blijven, en waar we vanuit een sterke Europese positie kunnen werken aan crosssectorale innovatie en samenwerking in het Friese ecosysteem.

Kerntaken hierbij zijn:

Kerntaken hierbij zijn:

•

•

• • •

het aanbieden van overzicht over calls en tenders; het geven van inzicht in andere Friese initiatieven; het organiseren en faciliteren van workshops en trainingen; en het aanbieden van kennis en advies.

• • •

(mede)initiëren, regisseren, ontwikkelen, ondersteunen en coördineren van missiegedreven lighthouse projecten; ondersteunen netwerkontwikkeling en opbouwen coalities vanuit Fries ecosysteem; het ondersteunen en organiseren van projecten binnen het Friese ecosysteem; het organiseren van cofinanciering en het ontwikkelen van het Europese consortium.

In onze visie geeft dit ontwerp een impuls aan de EU projecten binnen Fryslân. Omdat de investeringen in Europese netwerken en projecten over het algemeen na enkele jaren beginnen te renderen, richten we ons in eerste instantie op een programma van 2021 t/m 2027, met een tussentijdse evaluatie in 2024. In 2021 en 2022 zal de organisatie ontwikkelen, evalueren en groeien tot het volwaardige team en pakket aan activiteiten zoals beschreven in dit ontwerp. Met deze impuls verwachten we - in combinatie met de fondsen vanuit het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid - de kwantitatieve doelstelling van EUR 130 miljoen EU subsidie te kunnen halen en bij te dragen aan de missies. Maar daarbij blijft het niet, want er zal een toename zijn van het aantal projecten en de toegevoegde waarde daarin vanuit Friese partijen. Bovendien zal een toename zijn van de zichtbaarheid en bekendheid, en bijdrage in netwerken en samenwerkingsverbanden. En tenslotte zullen organisaties in Friesland een betere basis hebben om projecten te verwerven, uit te voeren en in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en kansen. Dit leidt tot nieuwe kennis, netwerken, inkomsten (direct via EU subsidies & indirect via nieuwe kennis en innovatie, een sterkere propositie en uitbreiding van netwerken) en eigen investeringen. Hierdoor verwachten we dat het succes van deze impuls ook na de programmaperiode doorgaat.

9

1 EUROPESE CALLS & TENDERS 1.1 Screenen & filteren van EU calls & tenders Europese subsidiemogelijkheden worden in de markt gezet via EU calls & tenders. Er zijn legio online plekken waar dergelijke informatie voor handen is, en organisaties zich kunnen aanmelden om informatie hierover te ontvangen. Dit alleen al omdat verschillende EU calls zowel op regionaal, nationaal en Europees niveau geregisseerd worden. Zonder kennis van de Europese programma’s en beleid en zonder specifieke zoekcriteria, is het lastig om door de bomen en bos te zien. De FPM screent en filtert daarom centraal de openstaande en aankomende EU calls & tenders. De FPM ontsluit de calls & tenders via website, nieuwsbrieven en waar relevant online media, en stuurt de meest relevante ook direct door naar partijen die een bijpassend projectidee (zie hoofdstuk 2) kenbaar hebben gemaakt. De FPM houdt ook vinger aan de pols om te bepalen of er gebruik wordt gemaakt van de calls & tenders. De FPM werkt hierin zoveel mogelijk samen met SNN/provincies voor de regionale georganiseerde subsidies, en met RVO voor subsidies georganiseerd op nationaal en Europees niveau. SNN en RVO hebben ook hun eigen overzichtelijke websites voor de subsidies, en het behoeft minimale inspanning om deze informatie te ontsluiten naar Fryslân.

Voor thematische EU fondsen via bijvoorbeeld Horizon Europe is dit een ander verhaal, omdat er een veelheid aan onderwerpen en calls zijn. Hier is het belangrijk om vroegtijdig inzicht te hebben in de passende calls, zodat Friese organisaties tijdig kunnen starten met projectvoorbereiding. Regelmatig doen er zich ook subsidiemogelijkheden voor vanuit Europese samenwerkingsprojecten zelf, bijvoorbeeld via voucher regelingen. De mogelijkheden en informatie hierbij zijn het beste bekend bij de betreffende projectpartners. Door inzicht te krijgen en hebben in dergelijke projecten (zie 2.1), en de partners hierin te kennen (zie 3.1) kan de FPM de mogelijkheden voor bijvoorbeeld vouchers snel en effectief ontsluiten. Aanvullend brengt de FPM de publieke cofinancieringsmiddelen in beeld die aanvullend gebruikt kunnen worden naast de EU subsidies. Dit zorgt ervoor dat deze middelen ook doeltreffend en effectief door initiatiefnemers kunnen worden aangevraagd voor EU subsidie projecten. Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

Niveau

Abonnement subsidie database & services 0,2 fte projectmedewerker EUR 5.000,= per jaar S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ Basis

☒ Potentials

2023 ☒

2024 ☒

☒ Top

1.2 Workshops Europe Ready Fryslân Europe Ready Fryslân zoals we dat nu kennen is straks één geheel met de FPM. We bieden daarmee kennisontwikkelingssessies aan gericht op het ontwikkelen van Europese financieringsaanvragen door overheden, kennisinstellingen en scholen, ondernemers en overige organisaties in Fryslân. Dit naar voorbeeld van hoe het programma Europe Ready Fryslân in 2020 heeft gefunctioneerd. FPM coördineert de sessies, geeft invulling en betrekt experts bij het opstellen en organiseren. Deze sessies werken jaarlijks, op thema en in cycli, toe naar het starten van Europese samenwerkingsprojecten en het

10

indienen van projectaanvragen. FPM verwijst in de sessies door naar de subsidie, cofinancieringsmogelijkheden en ondersteuningsmogelijkheden vanuit de FPM.

8 p.j.

2 p.j.

Elke maand

Inhoudelijke verdiepingssessies op thema

Inspiratie & informatie bijeenkomst

Co Creatie workshops (schrijfateliers)

De FPM inventariseert en beoordeelt ook de commerciële cursussen voor het schrijven van Europese projectaanvragen en managen van Europese subsidies. De meest geschikte cursussen worden ontsloten naar de organisaties in Fryslân die hierin interesse hebben. Bij voldoende animo nodigt de FPM de cursusaanbieders aan om hun cursus in Fryslân aan te bieden. Deelname aan de cursus voor Friese partijen is op eigen kosten. Door de drempel voor dergelijke cursussen te verlagen (bijvoorbeeld door deze naar Fryslân te halen, gezamenlijk inschrijving te organiseren, en geschikte cursussen aan te dragen), verwacht de FPM de drempel voor deelname aanzienlijk te verlagen. Een belangrijke bijvangst van gezamenlijke deelname is dat Friese deelnemers elkaar beter leren kennen en elkaar sneller weten te vinden. Niveau Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

☒ Basis

☒ Potentials

☒ Top

Workshops Europe Ready Fryslân 0,4 fte productieleider workshops en bijeenkomsten EUR 35.000,= per jaar S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 2023 ☒ ☒ ☒ ☒ ☒

2024 ☒

1.3 Ondersteuning op inschrijven op calls & tenders (voucher) Om met een goed projectidee succesvol in te schrijven op een call of tender is een voorinvestering van de initiatiefnemer nodig voor het ontwikkelen/schrijven van een projectaanvraag, en voor het opbouwen van een sterk consortium. Het opstellen van een kwalitatief hoogwaardige aanvraag is een vak apart en vraag specifieke expertise en ervaring. Met een kwalitatief hoogwaardige aanvraag vergroot een aanvrager de kans op subsidie significant. Deze capaciteit en expertise hebben aanvragers vaak niet in huis en zij moeten hiervoor dan ook vaak een subsidie adviseur en/of projectontwikkelaar inhuren. Voor het ontwikkelen/schrijven van een subsidie aanvraag biedt de FPM ondersteuning in de vorm van een voucher voor projectontwikkeling. Het proces om een voucher toe te kennen is beschreven in paragraaf 2.2. Voor toekenning van financiële middelen voor projectontwikkeling is het daarbij voorwaardelijk dat er een kansrijke call is, waarbinnen de aanvraag past. De kansrijkheid is ter beoordeling van de FPM, en heeft onder andere te maken met mate van competitie, potentie van het plan, sterkte van het consortium, leveringsbetrouwbaarheid van de aanvrager en de hoogte van subsidie.

11

Vouchers zijn populaire instrumenten voor publieke en private partijen om (een deel) van de voorinvesteringen voor projecten of participatie in netwerken te dekken. Dat is een groot voordeel van het instrument, en tegelijkertijd een nadeel omdat de middelen zo effectief mogelijk ingezet moeten worden. Daarbij kan niet elk initiatief ondersteuning krijgen, maar moet er vooral gekeken worden naar impact en effectiviteit. De FPM doet dit aan de hand van enkele criteria. Onderstaand zijn de criteria die de FPM hanteert. Deze zijn van toepassing op alle vouchers binnen dit ontwerp, en de aanvullende diensten voor excellente top/potentials. De criteria zijn: -

Betekenis voor/bijdrage aan Friese collectieve ambitie voor versterken Brede Welvaart (waarbij er wordt gekeken naar algehele betekenis voor de missie en niet alleen naar een TRL/SRL niveau) Mate van aansluiting bij benutting en versterking van speerpunten voor ontwikkeling of behoud internationale concurrentie positie Mate waarin project/samenwerking bijdraagt aan collectiviteit en cross-sectoraliteit Mate van aansluiting idee bij EU call/partner bij EU netwerk De kansrijkheid, hoogte en prestige van de EU subsidies/de potentie van netwerk voor EU projecten De mate van prestige en uitdaging van een specifieke EU call Potentie en inzet partner voor continuïteit project en/of kapitalisering van projectresultaten

De FPM stelt jaarlijks gemiddeld 10 projectontwikkelingsvoucher ter beschikking met een waarde van EUR 15.000,= . Naar verwachting zullen in de eerste twee jaar tussen de 5 en 10 vouchers worden ingezet, en daarna tussen de 10 en 15. De FPM bewaakt de inzet van de middelen en het effect wat hiermee wordt bereikt. Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

Niveau

Voucher projectontwikkeling 0,1 fte Programma medewerker Gemiddeld EUR 150.000,= per jaar S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 ☒ ☒ ☒ ☒ ☐ Basis

☒ Potentials

2023 ☒

2024 ☒

☒ Top

Voor het ontwikkelen van een consortium is in hoofdstuk 3 de ondersteunende diensten vanuit FPM beschreven.

12

2 PROJECTONTWIKKELING EN -UITVOERING 2.1 Overzicht Friese projectideeën en projecten Om EU subsidiemogelijkheden te kunnen benutten, is het nodig om een goed overzicht te hebben van de Friese projectideeën en projecten. De FPM houdt daarvoor ten eerste de ideeën en projecten bij in een eenvoudige database, verbindt ten tweede nieuwe EU subsidiemogelijkheden aan de ideeën en projecten, en bespreekt ten derde periodiek de voortgang van de projecten en ideeën. Om de database en werkzaamheden hierin beheersbaar en effectief te houden, gaat hierbij alleen om de projecten en initiatieven die bijdragen aan het versterken van de brede welvaart, de bijbehorende transities ondersteunen, en waarmee Fryslân zich (potentieel) Europees kan onderscheiden. De FPM ontwikkelt een eenvoudige database met projecten/ideeën. De volgende informatie is in ieder geval in de database opgenomen: initiatiefnemer, partners, naam van het project, korte beschrijving, status van het project, (potentiële) subsidieprogramma’s. Partners in de FPM zijn zelf verantwoordelijke voor het aanleveren en actueel houden van de projectinformatie. Daarmee beslissen de partners ook zelf welke projecten of initiatieven wel of niet in het overzicht worden opgenomen en ondersteuning kunnen krijgen. Partners in FPM worden regelmatig benaderd door Europese partners voor deelname in een EU project, terwijl dat soms niet past.

In dat geval is de FPM ook het platform waar project uitnodigingen kunnen worden doorgespeeld. Dit loopt niet altijd via dit overzicht, want snelheid is vaak geboden. Wel is het goed dat dergelijke verbindingen inzichtelijk worden gemaakt door FPM. De FPM heeft hierin tevens een scoutende functie via de betrokken Friese partners die participeren in de regie- en stuurgroep (zie hoofdstuk 5). Uitgangspunt is dat de Friese partners in hun gesprekken met organisaties het aanbod vanuit de FPM kenbaar maken en mogelijke leads en interessante contacten signaleren en doorgeven. Instrumenten Capaciteit

Kosten Planning

Niveau

Eenvoudige database 0,4 fte projectmedewerker Alle partners voor aanleveren projectinformatie FPM periodiek doornemen ontwikkelingen S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 ☒ ☒ ☒ ☒ ☐ Basis

☒ Potentials

2023 ☒

2024 ☒

☒ Top

13

2.2 Adviseren, verbinden en coachen projectontwikkeling Initiatiefnemers die behoefte hebben aan ondersteuning in de projectontwikkeling van EU subsidieprojecten kunnen een beroep doen op de FPM. De ondersteuning die de FPM biedt is sec gericht op succesvolle projectontwikkeling. Daarbij ondersteunt de FPM inhoudelijk en strategisch vanuit specifieke EU calls, de opbouw van consortia, aansluiting bij netwerken en de procesmatige aanpak. In Noord-Nederland bestaan er andere structuren die aanvullende ondersteuning bieden. Dit is ten eerste de Friese Matrix voor een grote diversiteit aan ideeën, projecten en initiatieven om tot innovatie en ontwikkeling te komen. Ten tweede de Noord-Nederlandse matrix (https://www.snn.nl/oversnn/snn-als-dienstverlener-subsidies/sparren-met-de-matrix) om ideeën en projectinitiatieven verder te helpen in de vorm van advies en coalitievorming. En ten derde het Enterprise Europe Network NoordNederland (https://een-north.nl). De Friese matrix is momenteel in opbouw. De Noord-Nederlandse matrix functioneert inmiddels ruim een jaar, en zal waarschijnlijk de komende jaren door blijven gaan. Beide structuren bieden een uitstekend platform om ideeën en initiatieven in de breedte te ondersteunen. Het Enterprise Europe Network adviseert ondernemers en kennisinstellingen bij het vinden van internationale partners voor onder andere EU subsidieprojecten.

Het Enterprise Europe Network heeft al ruim vijf jaar een Noord-Nederlands loket. De FPM wil daarom gebruik maken van deze bestaande structuren. Dat betekent dat hulpvragen vanuit initiatieven die niet bijdragen aan het versterken van de brede welvaart, de bijbehorende transities niet ondersteunen, en waarmee Fryslân zich niet (potentieel) Europees kan onderscheiden, worden doorverwezen naar deze structuren. Omgekeerd kunnen de initiatieven die wel aansluiten en hulp nodig hebben in de EU projectontwikkeling vanuit deze structuren worden doorverwezen naar de FPM. De ondersteuning die FPM biedt, kan bestaan uit adviseren, verbinden en coachen. Voorwaarde voor een initiatiefnemer om hiervoor in aanmerking te komen is het indienen van een beknopt projectidee, die via een eerste intake- & adviesgesprek wordt besproken. Het intake- & adviesgesprek wordt vanuit FPM gevoerd door één van de partners in de regiegroep. Deelnemers uit de regiegroep kunnen een projectidee voordragen voor verdere ondersteuning vanuit de FPM, doorverwijzen naar de Friese of Noord-Nederlandse Matrix, aanhouden met verzoek tot verbetering, of afwijzen. Of en welke ondersteuning wordt gegeven, koppelen de deelnemers terug in de regiegroep. Als een projectidee wordt voorgedragen, nodigt de FPM de initiatiefnemers uit om hun projectidee te presenteren.

Op basis van deze presentatie en dialoog hierover, krijgt de initiatiefnemer direct de eerste adviezen om het project te versterken, en kan de initiatiefnemer de volgende ondersteuning worden aangeboden: •

• •

Verbindingen en/of coaching om een sterk projectconsortium te vormen en het projectidee geschikt te maken voor een Europese subsidie aanvraag met daarbij voucher om kosten externe adviseur/projectontwikkelaar te dekken (zie uitleg onder deze opsomming); Aanjagen/regisseren van het projectidee om dit als missiegedreven flagship project te ontwikkelen (zie 2.3) Voucher voor het inhuren van externe expertise om het project te ontwikkelen en/of schrijven van het projectvoorstel (zie 1.3)

Wat betreft de coaching gaat het naar verwachting in de eerste twee jaar om ca. 20 à 30 coaching trajecten, uiteindelijk oplopend tot 40 à 50 coaching trajecten.

14

De FPM monitort de voortgang van de projectideeën die ondersteuning krijgen aangeboden en bijgehouden in de database (zie 2.1). Instrumenten

Capaciteit

Kosten Planning

Niveau

Intakeformulier Projectcoach Projectontwikkeling vouchers (1.3) Gemeente/kennisinstellingen: intake, ontwikkelen intakeformulier FPM: dialoog en advies projectinitiatieven Projectmedewerker (2.1) voor monitoring 40 x EUR 2.500,= = EUR 100.000,= (project coaching op 40 projecten) S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 2023 2024 ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ Basis

☒ Potentials

☐ Top

2.3 Initiatie en aanjagen missiegedreven Flagship projecten De FPM heeft een belangrijke proactieve rol in het initiëren en aanjagen van missiegedreven Flagship projecten. Flagship projecten zijn Europees onderscheidende projecten die brede welvaart in Fryslân versterken. Kernwoorden hierbij zijn: missiegedreven innovatie, cross-sectoraal, publiek-privaat, en Quadruple Helix. De Flagship projecten zijn daarmee sector overschrijdend en bouwen voort op de speerpunten met een sterke internationale concurrentiepositie. De FPM kan zelf met initiatieven komen om dergelijke Flagship projecten te ontwikkelen, of op basis van ingediende projectideeën – in goed overleg met initiatiefnemer – de regie te nemen om de projectontwikkeling aan te jagen. Voorwaarde hierbij is natuurlijk dat eigenaarschap is of eenvoudig kan worden belegd bij de initiatiefnemer of organisaties in Fryslân. Het initiëren en/of aanjagen is maatwerk, maar vraagt overduidelijke toewijding en capaciteit vanuit de FPM. De FPM stelt hiervoor een externe projectleider aan, die het initiatief doorontwikkelt tot EU-project. De projectleider neemt hierbij tijdelijk de regie op de projectontwikkeling en krijgt waar nodig ondersteuning vanuit de FPM. De projectleider heeft de taak om een internationaal consortium samen te stellen en een projectplan te ontwikkelen.

Voor invulling van deze taak kan de projectleider beschikken over een werkbudget van ca. EUR 25.000,= om het projectplan te laten schrijven, en netwerken te benaderen en consortium op te bouwen. De ambitie van de FPM is om jaarlijks gemiddeld ca. 3 Flagship projecten te ontwikkelen. Indicatief gaat het hierbij om een EU-subsidie van meer dan 1 miljoen euro per project. In het eerste twee jaar zijn dit er naar verwachting 2, en de daaropvolgende jaren 3 à 4. Instrumenten Capaciteit Kosten

Planning

Niveau

Werkbudget Projectleiding EUR 75.000,= per jaar werkbudget EUR 125.000,= voor externe projectleiding (6 à 12 maanden – 1 à 2 dagen per week) S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 2023 2024 ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☐ Basis

☒ Potentials

☒ Top

15

Vanuit EU projecten ontstaan vaak nieuwe EU-projecten als de betrokken partners hoge kwaliteit en toegevoegde waarde leveren, in de juiste netwerken participeren, op de hoogte blijven van nieuwe EU subsidiemogelijkheden, en in goed overleg blijven met de subsidieverleners. Als er in lopende of nieuwe projecten voldoende ruimte hiervoor is ingebouwd, is een aanvullend werkbudget vaak overbodig. Wel is het nodig om aanvullende capaciteit van een projectleider te organiseren, omdat de medewerkers in het EUproject hun capaciteit dienen te besteden aan de taken in het lopende project. Met andere woorden: voor een vervolg op lopende EU-projecten is het vaak overbodig om aanvullend werkbudget vrij te maken.

2.4 Kennisuitwisseling voor goede projectontwikkeling en -uitvoering Organisaties die betrokken zijn geweest bij Europese projectontwikkeling en -uitvoering zijn waarschijnlijk op de hoogte dat dit specifieke expertise en ervaring vraagt. Het gaat hierbij om kennis van EU subsidieprogramma’s, het schrijven van projecten, het ontwikkelen van een consortium, het leiden en uitvoeren van projecten, het verantwoorden van projecten, administratie en control, het organiseren van vervolgprojecten, etc. Via het programma Europe Ready Fryslân en aanvullende trainingen kunnen de partners zich hierin bekwamen. Maar om de praktijkervaring van individuele partners te ontsluiten en te delen, en partners in staat te stellen elkaar te helpen, faciliteert de FPM kennisuitwisseling voor goede projectontwikkeling- en uitvoering. De FPM organiseert en faciliteert hiervoor tweemaandelijkse intervisiebijeenkomsten voor overheden, clusters/netwerkorganisaties en kennisinstellingen. Deze partijen brengen zelf hun vraagstukken in voor intervisie. De FPM biedt hierbij bovendien de toegang tot kennis aan die nodig is bij het vraagstuk. Via deze vorm van kennisuitwisseling bouwen partners onderling aan samenwerking en kunnen ze naar behoefte elkaar benaderen voor ad-hoc (hulp)vragen. De geselecteerde cursussen (paragraaf 1.2) leveren een belangrijke bijdrage aan de kennisontwikkeling van organisaties.

Door gezamenlijke deelname aan de cursussen wordt ook kennisuitwisseling gestimuleerd. De kennisuitwisseling is vooral bedoeld voor de organisaties in de basis en de potentials, omdat daar vaak nog onvoldoende kennis en competenties zijn om EU projecten te managen. Uiteraard is de input van de organisaties in de top gewenst, en zijn de organisaties welkom om hun kennis hier op peil te houden. Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

Niveau

Intervisie organisatie/facilitering intervisie EUR 5.000,= facilitaire kosten S1 2021 S2 2021 S1 2022 ☐ ☐ ☒ ☒ Basis

S2 2022 ☒

☒ Potentials

2023 ☒

2024 ☒

☐ Top

16

3 NETWERKEN & COALITIES 3.1 In beeld brengen strategische partners Randvoorwaardelijk voor internationale samenwerking in EU-projecten is een sterk netwerk met betrouwbare en sterke partners, waarin de Friese partners van toegevoegde waarde kunnen zijn voor projectontwikkeling en/of beïnvloeding van EU beleid en programma’s. Veel partijen hebben hun eigen netwerk met ‘lauwe’ en ‘warme’ relaties. Om deze netwerken ook te benutten voor andere Friese partners, is het nodig de netwerken inzichtelijk te maken en waar mogelijk te benutten voor andere Friese initiatieven en partners (stimuleren kruisbestuiving en cross sectoraal werken). Momenteel inventariseert Learning Hub Fryslân in opdracht van provincie Fryslân de internationale netwerken binnen Fryslân, en ontwikkelt daarbij een IT-tool om eenvoudig zicht te krijgen en te houden op de netwerken en strategische partners. De FPM wil de inventarisatie verder uitbreiden rondom de speerpunten waar Fryslân een internationale concurrentiepositie heeft of wil uitbouwen. Deze analyse gaat twee kanten op: van binnen naar buiten (in welke netwerken participeren we al, wie zijn de huidige strategische partners en bij welke netwerken willen we aansluiten), en van buiten naar binnen (wat zijn gezaghebbende netwerken en wie zijn de potentiële partners). De FPM voert deze inventarisatie uit door o.a.

deze informatie op te vragen bij de Friese partners, onze EU lobbyisten te raadplegen en nationale contactpersonen te vragen. Daarnaast zal de verbinding worden gemaakt met de matrix Noord-Nederland om ook Noord-Nederlandse netwerken optimaal te kunnen benutten. Op basis van de inventarisatie bepaalt de FPM de benodigde acties om haar netwerk uit te breiden en coalities te ontwikkelen (zie 3.2). Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

Niveau

Netwerk tool / uitbreiding projecten database Actieplan netwerkuitbreiding inventariseren met input van alle FPM partners en ontwikkelen plan Projectmedewerker 0,1 fte EUR 30.000,= eenmalige kosten en EUR 5.000,= jaarlijks S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 2023 2024 ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☐ Basis

☒ Potentials

☒ Top

3.2 Bemiddeling en verbinding met partners Voor het verbinden van de Friese projectideeën en partners aan andere betrouwbare en sterke partners is het nodig om te bemiddelen en te verbinden. Bij bemiddeling voor projecten in thematische en nationale programma’s zijn veelal de bestaande EU lobbyisten (F4-Gemeenten, SNN, WaterCampus, etc.) en specifieke Friese partners met sterk Europees netwerk betrokken. Bij verbinding in Noord-Nederland is onder andere de Noord-Nederlandse matrix betrokken. Het is belangrijk dat deze personen en organisaties gevoed worden met de wensen en projectinitiatieven. Dit doet de FPM door hen op de hoogte te houden van de initiatieven en hulpvragen door ad-hoc contact én door het organiseren van halfjaarlijks bijeenkomst tussen lobbyisten, sterke Friese EU-partners, de FPM en de projectleiders van flagship projecten (zie 2.3). Partners wordt gevraagd deze samenwerking in hun opdrachtstelling aan Friese EU lobbyisten mee te nemen. 17

Verbinding tussen internationale partners vindt daarnaast plaats vanuit lopende EU projecten, en door middel van matchmakingevents op EU niveau. •

•

Vanuit lopende EU projecten worden veelal disseminatie & stakeholder events georganiseerd, met de bedoeling de kennis/projectresultaten zichtbaar te maken, andere stakeholders te betrekken en te verbinden, en nieuwe samenwerkingsprojecten te laten ontstaan. Het is daarom belangrijk om zicht te hebben op de lopende EU projecten, en te weten welke (netwerk)evenementen hieraan gekoppeld zijn (zie 2.1). De FPM kan helpen de juiste Friese stakeholders te vinden en deze te koppelen aan de projecten (dit loopt via FPM-programma medewerker). Daarnaast biedt het FPM via de website een platform om dergelijke events te agenderen en publiceren (dit loopt via FPM-communicatiemedewerker). Deze website ontsluit ook de data van Europese netwerk en matchmakingevents die gericht zijn op internationale netwerkontwikkeling. De FPMcommunicatiemedewerker houdt hiervoor de EU-websites bij, onderhoudt contacten met nationale EU contactpersonen, en met het Enterprise Europe Network Noord-Nederland.

Instrumenten

Capaciteit Kosten Planning

Niveau

Ad-hoc contact met lobbyisten en sterke Friese EU-partners Halfjaarlijks Flagship overleg Matchmaking agenda op website/online platform Programma medewerker 0,1 fte Inzet bestaande EU lobbyisten/ sterke Friese EU partners S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 2023 ☐ ☒ ☒ ☒ ☒ ☐ Basis

☒ Potentials

2024 ☒

☒ Top

3.3 Netwerkvorming & coalitie ontwikkeling (voucher) Om succesvol te zijn in Europese thematische projectaanvragen, is samenwerking met sterke Europe partners nodig. Dit vraagt om toegevoegde waarde en uitmuntende kwaliteit in EU projecten, zodat er vertrouwen ontstaat in de betrokken Friese partijen. Daarnaast moeten de Friese partijen zichtbaar zijn en een (vaak inhoudelijke) bijdrage leveren aan toonaangevende Europese netwerken en evenementen. De analyse beschreven in paragraaf 3.1 moet aantonen in welke Europese netwerken Friese partijen moeten en moeten blijven participeren, in welke Europese relaties we moeten investeren, en bij welke events Friese partijen een actieve bijdrage moeten leveren. Voorbeeld meerwaarde van investering in projecten en netwerken In 2015 investeerde Water Alliance in participatie binnen het clustercollaboration platform, en raakte met behulp van de WaterCampus EU Liasion Officer betrokken bij een consortium rond een relatief klein internationaal project (EnergyinWater). De totale investering inclusief de projectopbrengst zo’n EUR 60.000,= en werd besteed aan het netwerk opbouwen en het project op goede manier uitvoeren, het project zelf was verliesgevend.

Door participatie in dit project was Water Alliance twee jaar later betrokken bij de ontwikkeling van een tweede veel grote project (VIDA) met een projectomvang van enkele miljoenen euro’s, geleid door CEW en waarvan een groot deel direct ten gunste kwam van het MKB. Zonder de voorinvestering waren deze Friese partners nooit op deze manier bij dit project betrokken geraakt.

18

De FPM wil mede investeren in het opbouwen en onderhouden van de netwerken. Daarom nodigt de FPM clusters, kennisinstellingen en overheden uit om een voorstellen in te dienen voor het onderhouden en opbouwen van Europese netwerken. Clusters, kennisinstellingen en overheden kunnen hiervoor een concept aanvraag indienen. Indien de aanvraag voldoende potentie heeft om een netwerk op te bouwen wat middels EU projecten kan bijdragen aan de versterking van de brede welvaart in Fryslân, kan het voorstel door initiatiefnemers worden voorgelegd aan de FPM. De FPM adviseert – in samenwerking met de EU lobbyisten – de initiatiefnemers om het voorstel te verbeteren, verbindt de initiatiefnemer aan andere organisaties/netwerken en/of ontvangt een voucher om te investeren in de netwerken/coalities. De voucher voorziet in de dekking van onkosten. Daarnaast kan er een (verplichte) ondersteuning door de bestaande Friese EU-lobbyisten worden aangedragen door FPM. De vouchers hebben een waarde van gemiddeld maximaal EUR 30.000,= voor een periode van 2 jaar. Ambitie is om dit jaarlijks voor 5 initiatieven beschikbaar te stellen, die uiteindelijk tot één of meer EU subsidieprojecten leiden met een totale waarde van gemiddeld EUR 1.000.000,=. In de eerste twee jaren wordt begonnen met maximaal drie vouchers, oplopend tot ca. 6 vouchers na vijf jaar. Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

Niveau

Voucher regeling Voucher coördinatie Ondersteuning door bestaande EU lobbyisten EUR 150.000,= per jaar (5x EUR 30.000,=) S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 ☒ ☒ ☒ ☒ ☐ Basis

☒ Potentials

2023 ☒

2024 ☒

☒ Top

3.4 Beïnvloeding programma's en beleid Rond sommige thema’s en netwerken hebben partners in Fryslân positie als één van de autoriteiten in Europa en zijn zij bij machte om het beleid rond en de kaders van calls en tenders te beïnvloeden. Watertechnologie is hier met Wetsus en de WaterCampus een goed voorbeeld van. Op andere thema’s kan Fryslân belang hebben om in een dergelijke positie te komen. Via expert groepen én commissies kunnen publieke en private partijen het meest direct bij Europese beleidsvorming betrokken raken. Deelnemers aan expert groepen en commissies hebben daarmee het voordeel dat ze de inhoud van de programma’s en beleid, en de bijbehorende netwerken goed kennen, en daarmee ook op de hoogte zijn van aankomende subsidieprogramma’s om het beleid tot uitvoering te brengen. In enkele gevallen worden in de EU subsidieprogramma’s ook specifieke netwerken genoemd om te betrekken bij een projectvoorstel. Het benutten van de relaties in dergelijke netwerken verhoogt de kans op een succesvol project. De bestaande EU lobbyisten kunnen hierbij een goede bemiddelende en verbindende rol spelen, en zullen hiervoor ook door FPM worden benaderd. De investering in netwerkvorming en coalities (paragraaf 3.3) kan soms leiden tot een uitnodiging aan of sollicitatie voor deelname aan dergelijke expert groepen of commissies. Hierbij gaan de kosten vaak voor de baat uit.

Daarom ondersteunt de FPM de deelname aan expert groepen en commissies, als deze in potentie in bijdrage kunnen leveren aan de versterking van de brede welvaart. Het gaat hierbij om een jaarlijkse bijdrage van EUR 15.000,= voor maximaal 2 deelnames.

19

Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

Niveau

Financiële bijdrage expert groepen en commissies Ondersteuning door bestaande EU lobbyisten EUR 30.000,= per jaar S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 2023 ☒ ☒ ☒ ☒ ☒ ☐ Basis

☒ Potentials

2024 ☒

☒ Top

20

4 COMMUNICATIE & PROMOTIE 4.1 Ontwikkelen en bijhouden website en online media De FPM ontwikkelt de website van Europe Ready Fryslân (www.europereadyFryslân.nl) door tot een website met actuele informatie over: -

Relevante EU calls & tenders (zie paragraaf 1.1) Een agenda met aankomende events, workshops en trainingen (zie paragrafen 1.2 en 3.2) Ondersteuningsmogelijkheden vanuit FPM (zie paragrafen 1.3, 2.2 en 3.2 en 3.3) Friese voorbeeldprojecten en lighthouse initiatieven (zie paragrafen 2.1 en 2.3)

En daarnaast online intakeformulieren, contactformulier voor (hulp)vragen en toegang tot praktische kennis. Daarnaast wordt het workshopprogramma en kennis vanuit Europe Ready Fryslân blijvend via de website ontsloten. De FPM wordt via de website als open samenwerkingsplatform mogelijk gemaakt door de Friese partners. Referentie daarbij is de volgende website: https://www.vleva.eu/nl/vleva Daarnaast zal informatiedeling en promotie plaatsvinden via nieuwsbrieven en via één of enkele social media kanalen. Een communicatiemedewerker (zie paragraaf 5.1) ontwikkelt de website en houdt deze bij, en verzorgt de nieuwsbrieven en social media. Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

Website, nieuwsbrieven en social media Communicatiemedewerker (0,6 fte) EUR 20.000,= investering en dan jaarlijkse EUR 10.000,= S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 2023 ☒ ☒ ☒ ☒ ☒

2024 ☒

4.2 Communicatie & zichtbaarheid Europese events De Friese partijen die met hulp van de FPM investeren in netwerkontwikkeling en coalitievorming zorgen voor zichtbaarheid in de Europese netwerken. FPM onderneemt zelf geen aanvullende acties om als samenwerkingsplatform zichtbaarheid en bekendheid op Europees niveau te krijgen. Het is wel belangrijk dat de FPM zichtbaar is voor de partijen in Fryslân die met Europese projecten aan de slag willen. Daarom organiseert de FPM jaarlijks enkele EU netwerkevents, en participeert de FPM op de relevante Friese netwerkbijeenkomsten. Organisatie en participatie wordt in ieder geval verzorgt vanuit het kernteam en waar mogelijk gekoppeld aan andere activiteiten, zoals de Europe ready workshops. Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

EU netwerkevent (jaarlijks), participatie op Friese netwerkbijeenkomsten Communicatiemedewerker (0,2 fte) EUR 5.000,= promotiemiddelen (eenmalig) EUR 15.000,= jaarlijkse EU netwerkbijeenkomst S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 2023 ☒ ☒ ☒ ☒ ☒

2024 ☒

21

5 ORGANISATIE EN VERANTWOORDING 5.1 Coördinatie en organisatie Regiegroep De FPM benoemt een Regiegroep met de volgende taken: -

Scouten, signaleren, beoordelen en verder helpen EU projectideeën en EU samenwerkingsverzoeken (zie paragraaf 2.2) Initiëren en aanjagen EU projecten, benoeming projectleiders en evaluatie voortgang lighthouse projecten (zie paragraaf 2.3) Toekennen en volgen resultaat projectontwikkelingsvouchers (zie paragraaf 1.3) Bemiddeling en verbinding van Friese partijen met internationale partners (zie paragraaf 3.1) Toekennen en volgen resultaat netwerk- en coalitieopbouw voucher (zie paragraaf 3.3)

De Regiegroep bestaat uit vertegenwoordigers van clusters/soortgelijke organisaties, kennisinstellingen en overheden, aangevuld met enkele ervaren EU projectontwikkelaars. Daarbij is het streven om een brede vertegenwoordiging in de Regiegroep vanuit de sectoren en cross-sectorale uitdagingen. De Regiegroep bestaat uit ca. 15 personen, waarvan minimaal drie ervaren EU projectontwikkelaars. Hierbij moet er kennis van en ervaring met zowel de thematische als structuurfondsen in de regiegroep geborgd zijn. De Regiegroep komt maandelijks bijeen om aanvragen en projectinitiatieven te bespreken en verder te helpen, de voortgang in de lighthouse projecten door te nemen, en de resultaten van de vouchers te borgen. Daarnaast vindt er operationele afstemming plaats over de Europese events, aankomende EU calls, en desgewenst uitwisseling voor delen van kennis, expertise en capaciteit in projecten. Ervaren externe EU projectontwikkelaars in regiegroep EUR 25.000,= Planning S1 2021 S2 2021 S1 2022 S2 2022 ☒ ☒ ☒ ☒

2023 ☒

2024 ☒

Kernteam Namens de Regiegroep zal een afvaardiging vanuit IPF/Clusters, Provincie, Onderwijsinstellingen en Gemeenten als eerst contact optreden richting een op te richten Uitvoeringsteam. Dit is het Kernteam. Het Kernteam stelt de agenda van de regiegroep op, en is eerste contactpersoon voor programma coördinator en het gehele Uitvoeringsteam. Het Kernteam werft een programma coördinator, die op zijn/haar beurt verantwoordelijk is voor werving van het gehele Uitvoeringteam. Het Kernteam beoordeelt het functioneren van programma coördinator en algeheel functioneren Uitvoeringsteam. De leden in de Regiegroep en het Kernteam zijn gehouden aan de governance codes die voor haar/zijn eigen organisatie, branche of instelling van toepassing zijn, en nemen maatregelen om belangenverstrengeling te voorkomen. Specifiek geldt dat bij besluiten over toekenning van vouchers of benoeming van personen, onthouden leden zich van stemming, indien zij zelf belang hebben bij dit besluit/toekenning.

22

Uitvoeringsteam Het Kernteam stelt – met instemming van de Regiegroep - een Uitvoeringteam aan dat verantwoordelijk is voor een aantal operationele activiteiten, zijnde: programma coördinatie, programma medewerker, secretariële ondersteuning & administratie, en communicatie & promotie. Programma coördinatie (1 fte) Programma medewerker (1 fte) Programma secretaris voor ondersteuning & administratie (1 fte) Communicatie & Promotie (0,8 fte) Productiemedewerker ERF (0,4 fte)

EUR 100.000,= EUR 60.000,= EUR 70.000,= EUR 48.000,= EUR 32.000,=

De taken van het Uitvoeringsteam zijn: -

Het ontwikkelen en bijhouden van calls & tenders, overzichten/databases Friese projecten en netwerken; Het bijhouden van voortgang en monitoren van resultaten; Het voorbereiden van agenda (en vergaderstukken), en notuleren van regie- en stuurgroep vergaderingen, het inplannen van vergaderingen en verzorgen van vergaderfaciliteiten; Monitoren en bijhouden dashboard; Aansturen van projectleiders flagship projecten.

Het Uitvoeringsteam wordt organisatorisch ondergebracht bij Innovatie Pact Fryslân (IPF). Op onderdelen wordt gebruik gemaakt van externe capaciteit en expertise, zoals Learning Hub Fryslân voor bijvoorbeeld het programma Europe Ready Fryslân en voor bijvoorbeeld externe projectontwikkelaars. De programma coördinator stuurt het kernteam aan, en draagt verantwoordelijkheid over het functioneren van dit team. De programma coördinator legt verantwoording af naar de regiegroep. IPF is geregistreerd als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Doordat het Uitvoeringsteam wordt ondergebracht bij IPF, zal het Uitvoeringsteam ook gaan voldoen aan de vigerende governance codes voor ANBI’s en specifiek ook vormen van belangenverstrengeling voorkomen. Stuurgroep De Stuurgroep bestaat uit bestuurders en directieleden vanuit clusters, kennisinstellingen en overheden en houdt toezicht op de voortgang en bereikte resultaten van de FPM in relatie tot het afgesloten convenant. De Stuurgroep geeft de opdracht voor uitvoering van het ontwerp aan de Regiegroep, en benoemt verder de deelnemers van de regiegroep en de afvaardiging binnen het kernteam. De stuurgroepleden houden zich aan de governance codes die voor haar/zijn eigen organisatie, branche of instelling van toepassing zijn.

De Stuurgroep vergadert halfjaarlijks en ontvangt voorafgaand aan de vergadering een voortgangs- en evaluatie verslag van de Regiegroep.

23

Stuurgroep

Regiegroep Kernteam Uitvoeringsteam Programma coördinator

Programma secretaris

Programma medewerker

Communicatie & Promotie

Productie medewerker

Schematische weergave organisatie

5.2 Monitoring & evaluatie Elke twee jaar laat de FPM een onderzoek uitvoeren naar de Europese gelden die in Fryslân worden besteed. Een voorbeeld van een dergelijk onderzoek is hier te vinden: https://internationaal.gelderland.nl/projects++plans/documenten/handlerdownloadfiles.ashx?idnv=115504 5 Het eerste onderzoek vindt plaats zodra de uitvoering op gang is gekomen (2e semester 2021) Op basis van dit onderzoek kan het effect van de FPM worden getoetst en kan de FPM haar aanpak zonodig optimaliseren. Extern advies (onderzoek) Planning

S1 2021 ☐

S2 2021 ☒

EUR 30.000,= per 2 jaar S1 2022 S2 2022 2023 ☐ ☒ ☐

2024 ☒

24

6 BEGROTING EN FINANCIERING 6.1 Begroting In onderstaand schema staan de totale jaarlijkse kosten voor de periode 2021 t/m 2027. De opbouw van de kosten is weergegeven in de tabel op de volgende pagina. Dit zijn de kosten die nodig zijn om het ontwerp te realiseren. Sommige activiteiten hebben een opstart periode nodig (zoals opbouw kernteam, ontwikkelen en uitvoeren financiële regelingen/vouchers, en ontwikkeling van tools), en daarom zijn de kosten in de eerste jaren lager dan de daaropvolgende jaren. Tegelijkertijd zijn de opbrengsten daarmee in de eerste jaren ook lager, dan de daarop volgende jaren. In onderstaand schema zijn ook de kosten uitgesplitst naar kostensoort. Hierin wordt duidelijk dat meer dan de helft van de kosten (ca. 50 à 60%) opgaat aan vouchers en directe financiële ondersteuning. Ongeveer 25% wordt besteed aan ondersteuning vanuit het kernteam.

6.2 Financieringsstrategie Voor de dekking van de kosten in deze begroting is een financiële bijdrage vanuit de partners nodig. Deze bijdrage staat los van de in-kind bijdrage, die in hoofdstuk 7 is uitgewerkt. Vaststaat dat vanuit clusters of soortgelijke organisaties en kennisinstellingen geen financiële bijdrage kan worden verwacht. Deze partijen zijn wel bereid vanuit hun eigen organisaties te investeren in projecten, en in kind bij te dragen (zie hoofdstuk 7). De financiële opbrengst van deze gezamenlijke investering zit vooral in projectgebonden Europese middelen. Deze middelen kunnen niet worden ingezet voor de dekking van de kosten van de FPM door de financiële en juridische randvoorwaarden waaraan de projecten moeten voldoen. Dit betekent dat er geen rekening kan worden gehouden met directe opbrengsten vanuit de FPM. Provincie Fryslân is gezien de potentiële opbrengst en bijdrage aan beleidsdoelstellingen bereid om financieel te investeren. Deze bereidheid is er ook vanuit gemeenten. De hoogte van de investering dient in de stuurgroep te worden besproken. Voor de overheidsorganisaties kan dit beteken dat provinciale staten en/of gemeenteraad hier een beslissing over moeten noemen. 25

Lopende EU-projecten bieden een goede kans voor nieuwe projecten, onderhoud en uitbouw van netwerken en behoud of ontwikkeling van positie. De eerste successen moeten na 1 à 2 jaar zichtbaar en herleidbaar zijn. We verwachten dat we na een periode van 3 à 5 jaar structurele effecten gaan zien. Op dat moment kan een eventuele herijking van dit ontwerp ook leiden tot een andere begroting en een ander financieringsmodel.