RVS - bijlage 7 Evaluatie omgevingsdialoog

..

Eindrapport september’21

Gemeente Oosterhout Evaluatie Omgevingsdialoog UniPartners Tilburg

Voorwoord Voor u ligt het adviesrapport dat is opgesteld door Max Botermans en Nina Capel, in opdracht van UniPartners Tilburg voor de gemeente Oosterhout. UniPartners Tilburg is een non-profit academisch adviesbureau dat verbonden is aan de Tilburg University. Daarnaast maakt UniPartners Tilburg deel uit van een uitgebreid nationaal en internationaal netwerk van "Junior Entreprises" in Europa. De doelstelling van UniPartners is om de kennis die beschikbaar is op universiteiten te delen met het bedrijfsleven. UniPartners voert op projectbasis opdrachten en onderzoeken uit voor bedrijven en instellingen. De projecten worden uitgevoerd op basis van een “fixed price, fixed service” principe en hebben betrekking op diverse vakgebieden. De consultants zijn (master)studenten van de Tilburg University die hierbij een waardevolle praktijkervaring opdoen. De begeleiding van het project geschiedt door projectmanagers van UniPartners Tilburg. De Raad van de gemeente Oosterhout heeft een motie1 ingediend om de huidige werkwijze omtrent de omgevingsdialoog te evalueren met het oog op de ingang van de nieuwe Omgevingswet medio 2022. In dit evaluatierapport wordt uiteengezet wat de Omgevingswet zegt over de omgevingsdialoog, hoe de richtlijnen zich verhouden tot de Omgevingswet en hoe deze op papier tot nu toe gevolgd worden.

Voor het onderzoek is een literatuuronderzoek gedaan, zijn de richtlijnen en onderliggende besluiten doorgenomen, evenals verslagen van de gevoerde dialogen. Verder zijn er interviews gehouden met medewerkers van de gemeente Oosterhout en is er een enquête uitgezet voor de inwoners van de gemeente. Op basis van de resultaten van de interviews en enquête zullen verdere aanbevelingen worden gedaan om het gebruik van de omgevingsdialoog zo goed mogelijk te laten verlopen zodra de Omgevingswet in gaat. Met de “aanstormende” Omgevingswet in ons achterhoofd begonnen we aan dit project. We merkten al snel dat we terecht waren gekomen in een gemeente waar de gemoederen soms hoog oplopen rondom omgevingsdialogen. Dit maakte het project niet alleen heel interessant, maar soms ook complex. Wij zijn dan ook dankbaar voor de bereidwilligheid van iedereen bij de gemeente Oosterhout, van de afdeling RO tot aan de gemeenteraad. Hun goede humeur en enthousiasme voor het project en de omgevingsdialoog zorgden voor een fijne omgeving om in aan de slag te gaan. Een speciaal bedankje gaat uit naar onze Dennis, zonder wiens inzet en kennis dit adviesrapport niet mogelijk was geweest. Max Botermans en Nina Capel Tilburg, september 2021

1

Bijlage 1. 2

Samenvatting De omgevingsdialoog kan verplicht worden gesteld voor bepaalde activiteiten wanneer de Omgevingswet in werking treedt. In de Omgevingswet is de omgevingsdialoog niet met zoveel woorden benoemd. Er wordt gesproken over participatie. Participatie houdt in dat er in een vroegtijdig stadium omwonenden (direct belanghebbenden, burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden), bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit betrokken worden. De omgevingsdialoog kan niet verplicht worden gesteld voor binnenplanse activiteiten. Bij buitenplanse activiteiten kan, wanneer het college van B en W bevoegd gezag is, de gemeenteraad bepaalde activiteiten aanwijzen waarbij een participatietraject verplicht wordt. Er geldt dan een verplichting voor de initiatiefnemer om een participatietraject in te voeren en bij de aanvraag voor een omgevingsvergunning de gegevens over hoe dat is verlopen en wat de resultaten daarvan zijn, toe te voegen. De gemeente Oosterhout werkte al langer met een omgevingsdialoog en heeft hier dan ook bijbehorende richtlijnen voor opgesteld. De gemeente heeft ook gemerkt dat de gemoederen soms hoog oplopen bij omgevingsdialogen of dat er niet volgens de richtlijnen gewerkt wordt.

Na analyseren van verslagen van gevoerde omgevingsdialogen, het uitzetten van de enquête en het afnemen van de interviews zijn er een aantal problemen geconstateerd. Die problemen bevinden zich rondom het verwachtingsmanagement bij initiatiefnemer en omwonenden, terugkoppeling richting omwonenden, gebrekkige informatieverstrekking en communicatie over het proces richting de omwonenden en een gebrek aan onafhankelijk toezicht. Dit kwam niet alleen terug uit de interne interviews met de gemeente maar ook uit de uitgezette enquête onder initiatiefnemers en omwonenden. Voor deze kwesties zijn een aantal adviezen opgesteld. De belangrijkste aanbevelingen die zich zouden kunnen vertalen in aanpassingen van de richtlijnen, zijn de volgende: -

Een betere informatieverstrekking richting omwonenden door het verplicht stellen van de voorbeeldbrief en verslag wat zorgt voor standaardisatie; Het verduidelijken en verplicht stellen van het proces rondom de terugkoppeling naar omwonenden; Blijven door communiceren met de omwonenden, ook tijdens en na transitieperiode van initiatiefnemer naar gemeente; Een mogelijkheid voor toehoor door een ambtenaar bij gevoelige projecten.

3

Inhoudsopgave Voorwoord ................................................................................................................................. 2 Samenvatting ............................................................................................................................. 3 Inhoudsopgave ........................................................................................................................... 4 Hoofdstuk 1: De Omgevingswet en de omgevingsdialoog .......................................................... 5 Hoofdstuk 2: Oosterhoutse Richtlijnen ....................................................................................... 9 Hoofdstuk 3: Resultaten enquête en interviews ........................................................................ 12 Resultaten enquête ............................................................................................................... 12 Resultaten interne interviews ................................................................................................ 35 Hoofdstuk 4: Adviezen ............................................................................................................. 37 Literatuurlijst ............................................................................................................................

41 Bijlagen .................................................................................................................................... 42 Bijlage 1 – Motie Omgevingsdialoog bij aanvragen omgevingsvergunning en principeverzoeken ................................................................................................................. 42 Bijlage 2 – Correspondentie met Informatiepunt Omgevingswet ........................................... 44 Bijlage 3 – Correspondentie met Informatiepunt Omgevingswet ........................................... 46

4

Hoofdstuk 1: De Omgevingswet en de omgevingsdialoog In de Omgevingswet is de omgevingsdialoog niet met zoveel woorden benoemd. Er wordt gesproken over participatie. Participatie houdt in dat er in een vroegtijdig stadium belanghebbenden (burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden) bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit betrokken worden.2 Participatie is anders dan inspraak, omdat inspraak onderdeel is van de juridisch vastgelegde procedure rondom omgevingsbesluitvorming. Bij inspraak is een (bouw)plan, beleidsdocument of (stedenbouwkundige) visie vaak al uitgewerkt en is er niet veel ruimte om rekening te houden met de reacties uit de omgeving.3

Participatie bij gemeentelijke instrumenten Er zijn verschillende instrumenten waar de gemeente bij inwerkingtreding van de Omgevingswet over gaat beschikken, waarbij regels over participatie in de wet vastgesteld zijn. Bevoegd gezag, in dit geval de gemeente Oosterhout, is bij de volgende gevallen verantwoordelijk voor het naleven van de participatieregels. Allereerst geldt er bij de omgevingsvisie en het programma een motiveringsplicht.4 Dat houdt in dat wanneer de omgevingsvisie of het omgevingsprogramma wordt vaststelt, daarin wordt aangegeven hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden zijn betrokken en wat er met de resultaten is gedaan. Bij het omgevingsplan dient het bevoegd gezag bij kennisgeving van een omgevingsplan aan te geven hoe de participatie wordt vormgegeven.5 Daarnaast geldt bij het omgevingsplan, net als bij de omgevingsvisie en het programma, een motiveringsplicht.6

De omgevingsvergunning en algemene beginselen behoorlijk bestuur Ingevolge de Omgevingswet is het college van burgemeester en wethouders (B en W) in de basis verantwoordelijk voor het nemen van het besluit om een omgevingsvergunning te verlenen, tenzij anders is bepaald.7 In een besluit dient te worden aangegeven welke belangen en maatstaven een rol hebben gespeeld bij de belangenafweging. Participatie is een onderdeel van deze belangenafweging. Bij deze belangenafweging dienen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht te worden genomen. Denk bij het proces van voorbereiding en besluitvorming aan het zorgvuldigheidsbeginsel. Bij de voorbereiding van een besluit moet het bevoegd gezag alle relevante factoren en omstandigheden opsporen, omdat zij op de hoogte dient te zijn van de feiten en belangen.8 Wanneer het bevoegd gezag op de hoogte is van de 2

Art. 5.3 lid 3 Omgevingsbesluit. “Participatie - Hoe is het allemaal geregeld in de wet?”, 2020. 4 Artt. 10.7 en 10.8 Omgevingsbesluit. 5 Art. 10.2 lid 1 Omgevingsbesluit. 6 Art. 10.2 lid 2 Omgevingsbesluit. 7 Artt. 5.8 en 5.12 Omgevingswet, tenzij op grond van artikel 5.9, 5.10 of 5.11 Omgevingswet en H4 Omgevingsbesluit een ander bestuursorgaan is aangewezen. 8 Art. 3:2 Algemene Wet Bestuursrecht. 3

5

relevante feiten en omstandigheden, dienen de rechtstreeks bij het besluit betrokken belangen meegenomen te worden bij het nemen van de beslissing.9 In dit licht zou het bevoegd gezag ervoor kunnen kiezen om zelf onderzoek te doen om zo de belangen die er spelen, na te gaan. Dat kan zowel in het geval er geen dialoog is gevoerd als wanneer er wel een dialoog is gevoerd. Indien er wel een dialoog is gevoerd, kan een reden om aanvullend onderzoek te doen zijn dat er twijfels zijn over de wijze waarop de dialoog is gevoerd of de wijze waarop daar verslag van is gedaan. Er kan tevens actief naar zienswijzen van derden worden gevraagd.10 Met deze opgedane feedback en kennis kan een bijdrage worden geleverd aan de motivering van een dergelijk besluit. Hiermee kan worden voldaan aan het motiveringsbeginsel wat inhoudt dat een besluit dient te berusten op een draagkrachtige motivering die het besluit verklaart.11 Daarnaast draagt het bij aan het evenredigheidsbeginsel en het gelijkheidsbeginsel.12 Het evenredigheidsbeginsel houdt in dat de gevolgen van een besluit voor één of meer belanghebbenden niet onevenredig nadelig mag zijn. Het gelijkheidsbeginsel houdt in dat gelijke gevallen gelijk behandeld dienen te worden. Mocht er worden afgeweken bij gelijke gevallen, dan dient dat voldoende gemotiveerd te worden.13

Participatie vanuit initiatiefnemer bij omgevingsplanactiviteiten De initiatiefnemer kan ook verantwoordelijk zijn voor het naleven van participatieregels. Dit geldt bij het aanvragen van een omgevingsvergunning voor een omgevingsplanactiviteit, ook wel de Omgevingsdialoog. Bij de aanvraag wordt aangegeven of burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding van de aanvraag zijn betrokken.14 Als deze partijen betrokken waren bij de voorbereiding van de aanvraag, dan verstrekt de aanvrager bij de aanvraag gegevens over hoe zij zijn betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. De vorm van de participatie is dus vrij. Het niet plaatsvinden van participatie door de initiatiefnemer is geen weigeringsgrond voor de vergunningsaanvraag. Mocht de aanvrager niet aangeven óf er een participatietraject heeft plaatsgevonden, dan dient er de mogelijkheid te zijn om dit gebrek in de aanvraag te herstellen.15

Participatie vanuit initiatiefnemer bij buitenplanse omgevingsplanactiviteit Bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten kan, wanneer het college van B en W bevoegd gezag is, de gemeenteraad bepaalde omgevingsplanactiviteiten aanwijzen waarbij een participatietraject wordt verplicht.16 Buitenplanse omgevingsplanactiviteiten zijn activiteiten die in strijd zijn met het omgevingsplan en waarvoor het omgevingsplan niet voorziet in de mogelijkheid om een omgevingsvergunning voor te verlenen, inclusief de daarbij behorende toetsingseisen van zo’n aanvraag (de zogenaamde binnenplanse omgevingsplanactiviteit). Er geldt dan een verplichting voor de initiatiefnemer om een participatietraject te voeren en bij de aanvraag de gegevens te delen over hoe dat is verlopen en wat de resultaten daarvan zijn. Indien de initiatiefnemer aangeeft dat er geen participatietraject heeft plaatsgevonden en bij ingebrekestelling daarvan door het bevoegd gezag dit gebrek niet tijdig is hersteld, kan het

9

Art. 3:4 lid 1 Algemene Wet Bestuursrecht. Art. 4.8 Algemene Wet Bestuursrecht. 11 Art. 3:47 Algemene Wet Bestuursrecht. 12 Art. 3:4 Algemene Wet Bestuursrecht en art. 1 Grondwet. 13 www.infomil.nl en www.noorlandjuristen.nl. 14 Art. 16.55 lid 6 Omgevingswet jo. art. 7.4 Omgevingsregeling. 15 Artt. 4:5 en 4:15 Algemene Wet Bestuursrecht. 16 Art. 16.55 lid 7 Omgevingswet. 10

6

bevoegd gezag ervoor kiezen om de aanvraag buiten behandeling te laten.17 Onvoldoende participatie kan ook een weigeringsgrond zijn voor een vergunningsaanvraag wanneer participatie verplicht is gesteld. De initiatiefnemer dient wel in de gelegenheid te zijn gesteld om dat gebrek te herstellen.18 Uit het feit dat participatie verplicht is, volgt dat die enige inhoud moet hebben. De wetgever heeft niet aangegeven wanneer er sprake is van voldoende of onvoldoende participatie.19 Indien er sprake is geweest van voldoende participatie, kan het inhoudelijke verslag van een participatietraject enkel als weigeringsgrond gebruikt worden indien daaruit blijkt dat er aan een ander criterium voor verlening van medewerking niet voldaan is. Mocht het verslag niet voldoende informatie bieden voor de belangenafweging, kan dat niet worden toegerekend aan de initiatiefnemer. Zoals in de alinea hiervoor is besproken, dient de gemeente te voldoen aan de algemene beginselen behoorlijk bestuur. Daar valt onder andere het zorgvuldigheidsbeginsel onder waaruit onder andere volgt dat bij de voorbereiding van een besluit het bevoegd gezag alle relevante factoren en omstandigheden dient op te sporen, omdat zij op de hoogte dient te zijn van de feiten en belangen.20

Jurisprudentie21 De omgevingsdialoog is dus vormvrij, tenzij gemeenteraad voor de buitenplanse omgevingsplanactiviteiten anders bepaalt. Verder is het nog onduidelijk wanneer er voldoende of onvoldoende participatie heeft plaatsgevonden. Jurisprudentie stelt op basis van de huidige wettelijke kaders enkele eisen aan de omgevingsdialoog die kunnen worden gebruikt als handvaten om de omgevingsdialoog, in het licht van de Omgevingswet, vorm te geven. Er is echter nog geen jurisprudentie die concrete kaders biedt om te bepalen of er sprake is geweest van voldoende participatie op grond van de Omgevingswet. De jurisprudentie op basis van de huidige Wet Ruimtelijke Ordening, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en andere wettelijke regelingen zegt het volgende. Allereerst mag er tussen de dialoog en het moment van aanvragen van de omgevingsvergunning niet zoveel tijd zitten dat de belangen die in de omgevingsdialoog naar voren kwamen op het moment van de aanvraag eventueel veranderd zijn.

Denk hierbij aan een uitspraak van de Afdeling van 18 oktober 2017 waar een omgevingsdialoog die vijf jaar vóór de aanvraag had plaatsgevonden niet meer voldoende was.22 Dit kan ook worden herkend in een uitspraak van de rechtbank Zeeland-West-Brabant van 7 november 2016 waarin werd geoordeeld dat er geen zorgvuldige dialoog gevoerd was, omdat de desbetreffende omgevingsdialoog zes jaar oud was.23 Verder wordt er voldaan aan het vereiste van een zorgvuldige dialoog indien een ontmoeting in persoon tussen omwonenden of andere eigenaren van percelen in de omgeving van de projectlocatie is georganiseerd, waarbij deze personen vooraf worden uitgenodigd. Deze personen krijgen informatie over het project en de gelegenheid hierop te reageren. Het is echter niet noodzakelijk dat iedereen in de omgeving daadwerkelijk verschijnt. Een resultaat (in de vorm van een alternatief of van instemming met het project) is evenmin vereist. De 17

Art. 16.55 lid 7 Omgevingswet. Art. 4:5 lid 1 Algemene Wet Bestuursrecht. 19 Bijlage 2. 20 Art. 3:2 Algemene Wet Bestuursrecht en bijlage 3. 21 Seelen, 2019. 22 ABRvS 18 oktober 2017, ECLI:NL:RVS:2017:2797. 23 ABRvS 10 november 2016, ECLI:NL:RBZWB:2016:6945. 18

7

rechtbank sluit niet uit dat er ook op een nadere manier een zorgvuldige dialoog gevoerd kan worden, maar een ontmoeting in persoon tussen omwonenden of andere eigenaren van percelen in de omgeving van de projectlocatie is georganiseerd waarbij informatie wordt verstrekt, wordt in ieder geval als zorgvuldige dialoog beschouwd.24

24

ABRvS 20 april 2016, ECLI:NL:RBOBR:2016:1903, r.o. 9.5. 8

Hoofdstuk 2: Oosterhoutse Richtlijnen Uit het onderzoeken en doornemen van de omgevingsdialogen en het vergelijken van die met de richtlijnen en het stappenplan van de gemeente Oosterhout, komt een gemengd beeld. In dit beeld zien we dat omgevingsdialogen in het verleden niet voldeden aan de richtlijnen. Dit is vaker het geval wanneer het kleine projecten zijn, met een onervaren initiatiefnemer. Bij grote projecten en ervaren initiatiefnemers voldoet de dialoog vaker aan de gestelde eisen. Ook lijkt het erop dat de kwaliteit van de dialogen de laatste tijd verbeterd. Dit kan komen door betere kennis onder initiatiefnemers of omwonenden of het toevoegen van voorbeeldverslagen online. Wel zijn er bij elke stap van het stappenplan een paar punten die vaak fout gaan , deze zullen hieronder verder toegelicht worden.

1) Omgeving bepalen De omgeving die bij de dialoog wordt betrokken, wordt als volgt bepaald: 1. De eigenaren en gebruikers (zoals huurders of pachters) van alle aangrenzende percelen; 2. Alle eigenaren en gebruikers van locaties die zicht hebben op de gewenste ontwikkeling; 3. Alle eigenaren en gebruikers van locaties die vallen binnen de indicatieve hinderafstanden, die de VNG-brochure Bedrijven en Milieuzonering koppelt aan het voorgenomen gebruik; 4. Eventuele belangengroeperingen. Bij het bepalen van de omgeving kunnen meerdere problemen zich voordoen. Een van die problemen is dat het soms moeilijk is om de omgeving te bepalen. Ook komt het soms voor dat mensen uit de omgeving opzettelijk niet gevraagd worden, omdat er al van een negatieve reactie wordt uitgegaan. Dit zorgt dan natuurlijk voor een incomplete dialoog en een vertekend beeld.

2) Omgeving informeren De initiatiefnemer informeert zelf de omgeving over zijn voornemen en nodigt hen uit voor de dialoog. Een vaak voorkomend pijnpunt bij deze stap is dat er wel met omwonenden gepraat wordt, maar niet wordt medegedeeld dat dit onderdeel van de dialoog is, het mededelen bij een gesprek dat het een omgevingsdialoog is, is iets wat meerdere malen terugkwam uit de enquête en ook meerdere malen terugkwam uit de interne interviews. Dit staat ook niet vermeld in de richtlijnen, het is momenteel dus het ook niet vereist. Het toevoegen en verplicht stellen van de voorbeeldbrief zou hierbij helpen.

9

3) Dialoog voeren Een dialoog is een open gesprek tussen meerdere partijen, waarbij de vormgeving van de dialoog afhankelijk is van de reikwijdte van de omgeving en de impact van het initiatief. Aan de inhoud van de dialoog worden de volgende eisen gesteld: 1. De initiatiefnemer legt uit wat zijn plannen zijn; 2. Omgeving wordt de gelegenheid geboden om hierop te reageren en input te geven; 3. De initiatiefnemer geeft aan wat hij wel of niet met de input van de omgeving kan doen en waarom; 4. De omgeving wordt de gelegenheid geboden aan te geven of zij hier wel of niet mee kunnen instemmen. De dialoog kan aangegaan worden in 1 of in meerdere gesprekken en varieert van een gesprek aan de keukentafel of een informatiebijeenkomst tot meerdere vervolggesprekken of – bijeenkomsten. Het is aan de initiatiefnemer hoe de omgevingsdialoog wordt vormgegeven. Bij het voeren van de dialoog worden vaak de eerste twee punten goed uitgevoerd. De initiatiefnemer legt zijn plannen uit en luistert vervolgens naar de omgeving en hoort haar input aan. Waar het probleem in zit, is het derde en vierde punt; de terugkoppeling. Zelden wordt er na het eerste dialooggesprek een terugkoppeling gedaan richting de bewoners. Bijvoorbeeld tijdens een tweede contactmoment, om te bespreken wat er met de input gedaan is of het toezenden van het verslag van de dialoog.

Verder wordt in een aantal gevallen de input onvolledig opgeschreven. Ook wordt er vaak niet duidelijk gecommuniceerd wat er met de input gedaan kan worden of wordt er in het verslag weggelaten waar de omgeving wel en niet mee instemt. Het probleem van de terugkoppeling richting de omwonenden en bevoegd gezag kan opgelost worden wanneer het voorbeeldverslag verplicht gesteld zou worden.

4) Verslag maken Van het gesprek c.q. de gesprekken wordt een verslag gemaakt. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het maken van het verslag. Daarian staat in ieder geval vermeld: 1. Wie de (vertegenwoordiger van de) eigenaar is van de ontwikkellocatie en wat het adres is waar de ontwikkeling is voorzien; 2. Omschrijving van het initiatief; 3. Wanneer de dialoog heeft plaatsgevonden; 4. Met wie de dialoog is gevoerd; 5. Een samenvatting van wat door initiatiefnemer en wat door omgeving gezegd is en is ingebracht; 6. Of de reacties van de omgeving wel of niet zijn verwerkt in het planinitiatief en waarom; 7. Wat de uiteindelijke uitkomst van het gesprek is; 8. Waar de omgeving wel en niet mee instemt. Waar eerst vaak de vorm van het verslag foutief was, is dit tot zekere hoogte opgelost met het voorbeeldverslag wat begin 2021 online is gezet op de website (en daarmee nadat de onderzochte verslagen zijn opgemaakt en de geënquêteerde zijn betrokken bij een dialoog). Initiatiefnemers hebben nu dus een voorbeeld om mee te vergelijken, iets wat eerst ontbrak. Bij de verslagen zijn het vaak de laatste dr ie punten waar het mis gaat. Ook hier dus weinig

10

aandacht voor de terugkoppeling en vaak niet nauwkeurig opgeschreven waar de omgeving wel en niet mee instemt.

11

Hoofdstuk 3: Resultaten enquête en interviews Om een beeld te krijgen van hoe de omgevingsdialoog tot op heden wordt ervaren, is er een enquête uitgezet voor de inwoners van de gemeente en zijn er interviews gehouden met medewerkers van de gemeente Oosterhout.

Resultaten enquête Respons De enquête heeft open gestaan van 14 juli tot 9 augustus. Op 14 juli en 28 juli is er een advertentie geplaatst in het weekblad van de gemeente Oosterhout met de oproep om te enquête in te vullen via een QR-code. Daarnaast zijn er op 19 juli en 27 juli berichten geplaatst op social media met een oproep om de enquête in te vullen. We hebben ook negentienhonderdvijf adressen per post aangeschreven en naar zesenzestig mailadressen gemaild om de enquête in te vullen.

Response status

43,9% 56,1%

Compleet

Incompleet

Tweehonderdvijf personen zijn gestart met invullen van de enquête. Honderdvijftien mensen die de enquête hebben ingevuld, hebben deze compleet ingevuld. Negentig mensen hebben de enquête incompleet ingevuld.

12

Bent u al eens betrokken geweest bij een omgevingsdialoog?

37,2%

62,8%

Ja

Nee

Drieënzeventig respondenten zijn eerder betrokken geweest bij een omgevingsdialoog. Honderddrieëntwintig respondenten zijn niet eerder betrokken geweest bij een omgevingsdialoog.

Wanneer was u betrokken bij een omgevingsdialoog? 50%

40% 32,4%

30% 23,9%

31,0%

22,5%

20% 12,7%

10%

0% Vóór 2019

In 2019

In 2020

In 2021

Weet ik niet

De eenenzeventig respondenten die aangeven eerder betrokken te zijn geweest bij een omgevingsdialoog, zijn over de jaren redelijk gelijkmatig verdeeld. Zeventien respondenten zijn voor 2019 betrokken geweest bij een dialoog, zestien respondenten in 2019, drieëntwintig in 2020, tweeëntwintig tot augustus 2021. Negen respondenten geven aan niet zeker te zijn wanneer zij hebben deelgenomen aan een omgevingsdialoog.

13

Ervaringen Op welke wijze is de omgevingsdialoog gevoerd? 15,6%

18,8%

12,5% 17,2%

12,5%

23,4%

Digitaal (bijv. via ZOOM of TEAMS) Inloopavond (stands met voorlichtingsmateriaal en personen die vragen konden beantwoorden en waar reacties konden worden achtergelaten) Informatieavond (presentatie, waarna plenair of één-op-één vragen konden worden gesteld en reacties konden worden afgegeven) Tafelgesprek (bij iemand thuis) Brief/formulier in de brievenbus (met het verzoek om mening te geven over een ontwikkeling) Anders De manier waarop de dialoog gevoerd is, is gevarieerd. Er waren vierenzestig respondenten bij deze vraag. Twaalf respondenten gaven aan bij een omgevingsdialoog betrokken te zijn geweest die digitaal gevoerd was. Elf respondenten zijn via een inloopavond betrokken geweest, vijftien mensen via een informatieavond, acht mensen via een tafelgesprek, acht mensen via een brief in de brievenbus en een overige tien respondenten zijn anders dan de overige vijf opties bij een dialoog betrokken geweest.

14

Hoe tevreden bent u over het proces rondom de omgevingsdialoog, zoals die is gevoerd door de initiatiefnemer?

7,7%

0%

25,0%

10%

20%

Zeer tevreden

15,4%

30%

40%

Tevreden

15,4%

50%

Neutraal

36,5%

60%

70%

Ontevreden

80%

90%

100%

Zeer ontevreden

Het tevredenheidspercentage voor deelnemende omwonende partijen ligt laag. Er waren tweeënvijftig respondenten bij deze vraag. Maar liefst negentien respondenten zijn zeer ontevreden, acht respondenten zijn ontevreden. Daartegenover staan acht respondenten die neutraal tegenover het proces rondom de dialoog stonden, dertien respondenten zijn tevreden over de gevoerde dialoog, vier respondenten zijn zeer tevreden. Het is opvallend dat de meeste deelnemende partijen aangeven dat zij het gevoel hebben dat ze (te) laat zijn betrokken en dus geen feitelijke inbreng hadden. Men heeft het gevoel dat het er niet toe doet wat zij te zeggen hebben. Een respondent benoemt dat indien er voldoende ophef is geweest over een plan, enkel dan een plan serieus aangepast wordt. Het wordt verder niet altijd duidelijk gecommuniceerd dat het gesprek wat gevoerd wordt, de omgevingsdialoog betreft. In een enkel geval wordt beschreven dat een initiatiefnemer aan de gemeente door had gegeven dat een omwonende akkoord was, terwijl dat niet het geval was. Er wordt ook gesproken over vooringenomenheid van de gemeente, dat plannen eigenlijk al klaar liggen en dat inspraak er niet toe doet. De presentaties zijn niet altijd volledig en er kan niet altijd antwoord worden gegeven op de vragen die omwonenden hebben.

Omwonenden zijn niet altijd tevreden over het online voeren van de dialoog ten opzichte van dialogen die in persoon gevoerd worden. Verder lijkt er meestal geen terugkoppeling te zijn; men krijgt eigenlijk nooit reactie op de zorgen die zij uitdrukken tijdens de omgevingsdialoog. Hierdoor krijgen mensen het gevoel dat een dialoog ‘voor de bühne’ is. Er is ook een duidelijke verwachting van de rol van de gemeente bij de dialoog. Er wordt gesproken over de steun die de gemeente biedt aan de initiatiefnemer, maar niet aan de omwonenden. Men lijkt hoge verwachtingen te hebben van de omgevingsdialoog en er wordt onvoldoende terugkoppeling geleverd door de initiatiefnemer over hun redenen om wel of niet iets mee te nemen.

15

Hoe tevreden bent u over het proces rondom de omgevingsdialoog, zoals die is gelopen onder uw regie?

12,5%

0%

10%

37,5%

20% Zeer tevreden

30%

50,0%

40%

Tevreden

50% Neutraal

60%

70%

Ontevreden

80%

90%

100%

Zeer ontevreden

Aan de andere kant zijn van de acht reagerende initiatiefnemers tot vier initiatiefnemers neutraal over het proces omtrent de dialoog die door hen gevoerd is. Verder zijn drie initiatiefnemers tevreden en is er een zeer tevreden. Geen enkele initiatiefnemer geeft aan ontevreden of zeer ontevreden te zijn. Dit staat in groot contrast met de reactie van de omwonenden. Het is belangrijk om hierbij te vermelden dat slechts acht initiatiefnemers op deze vraag geantwoord hebben. Initiatiefnemers merken op dat doordat de omgevingsdialoog gevoerd wordt, omwonenden lijken te verwachten dat met alle opmerkingen iets gedaan kan worden of gedaan wordt ongeacht of er tegenstrijdige belangen spelen tussen de initiatiefnemer en omwonenden en omwonenden onderling. Daarnaast geven initiatiefnemers aan dat omwonenden vaak niet op dezelfde wijze op de hoogte zijn van wettelijke kaders zoals initiatiefnemers dat zijn. Dat levert veel voorlichtingswerk op aan de kant van de initiatiefnemer. Initiatiefnemers lijken verder tevreden te zijn over digitale bijeenkomsten, omdat dan iedere omwonende evenveel tijd krijgt om te reageren.

16

Waren de bedoelingen van de Omgevingsdialoog duidelijk voor u? 5,1%

18,6%

13,6%

33,9%

28,8%

HOE NEEMT DE GEMEENTE DIT MEE IN DE BESLUITVORMING

6,8%

35,6%

27,1%

13,6%

16,9%

18,6%

1,7% 13,6%

WIE IS WAARVOOR VERANTWOORDELIJK

10,2%

55,9%

DOEL VAN DE DIALOOG

1 - Zeer duidelijk

2 - Duidelijk

3 - Neutraal

4 - Onduidelijk

5 - Zeer onduidelijk

Met betrekking tot de vraag of de bedoelingen van de omgevingsdialoog duidelijk waren, zijn er negenenvijftig respondenten. Deze vraag is opgesplitst in drie elementen. Allereerst de vraag over de duidelijkheid van het doel van de dialoog. Voor zes respondenten was het doel van de dialoog zeer duidelijk, voor drieëndertig mensen was het doel duidelijk. Elf respondenten stonden neutraal ten opzichte van de vraag of het doel van de dialoog duidelijk was. Een respondent vindt het doel onduidelijk en acht respondenten vindt het doel van de dialoog zeer onduidelijk. Ten tweede de vraag wie bij de omgevingsdialoog waarvoor verantwoordelijk is. Voor vier respondenten is de vraag bij wie de verantwoordelijkheid ligt van de dialoog duidelijk, voor eenentwintig mensen is dat zeer duidelijk. Zestien respondenten zijn neutraal over de vraag wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens een omgevingsdialoog. Voor acht mensen is het onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en voor tien mensen is dat zeer onduidelijk. Ten derde de vraag hoe de gemeente een (verslag van de) omgevingsdialoog meeneemt. Dit lijkt het meest onduidelijk te zijn voor de respondenten. Drie respondenten vinden dit zeer duidelijk, elf respondenten vinden het duidelijk. Acht respondenten staan neutraal tegenover deze vraag.

Twintig mensen vinden het onduidelijk hoe de dialoog wordt meegenomen in de besluitvorming en zeventien mensen vinden het zelfs zeer onduidelijk. De onduidelijkheid voor deelnemers van de enquête zit hem vooral in wie waarvoor verantwoordelijk is en bij onduidelijkheid hoe de gemeente de dialoog meeneemt in de besluitvorming. Dit blijkt mede uit de open reacties. Die worden hieronder besproken. Opvallend is een reactie over een dialoog die gevoerd is. Hieruit valt te concluderen dat de aanwezigheid van een wethouder van de gemeente Oosterhout bij een omgevingsdialoog tot het gevoel kan leiden dat alles in kannen en kruiken is alvorens de omgevingsdialoog gevoerd is. Verder vinden deelnemers van de dialoog het niet prettig dat de gemeente bijvoorbeeld de uitnodigingen van de dialoog verstuurt. Dat lijkt een indicatie te zijn dat de gemeente aan de kant van de initiatiefnemer staat. 17

Daarnaast zien we dat de kwaliteit van een omgevingsdialoog afhankelijk is van de initiatiefnemer. Er rust een vertrouwen op de initiatiefnemer om de omgevingsdialoog op de juiste wijze te voeren, alle omwonenden uit te nodigen ongeacht van de verwachte houding ten opzichte van het project en alle reacties, positief of negatief, te betrekken in het verslag. Omwonenden hebben er niet altijd vertrouwen in dat dit gebeurd. Verder wordt gesproken over slechte communicatie van de kant van de gemeente/initiatiefnemer en er wordt gezegd dat de reacties van de dialoog niet meegenomen worden bij het opstellen van de plannen en besluitvorming. Er wordt aangegeven dat er pas daadwerkelijk geluisterd wordt als er bezwaar gemaakt wordt. Dat zou het doel van de dialoog ondermijnen. Het verslag van de omgevingsdialoog en omwonenden

Heeft u het verslag van de omgevingsdialoog gekregen?

30,0%

70,0%

Ja

Nee

Vijftig omwonenden hebben gereageerd op de vraag of zij een verslag van de omgevingsdialoog hebben ontvangen. Vijfendertig omwonenden geven aan geen verslag te hebben ontvangen. Vijftien omwonenden hebben wel een verslag ontvangen.

18

Is naar uw beleving de omgevingsdialoog goed verwoord in het verslag?

26,7%

73,3%

Ja

Nee

Elf van de vijftien omwonenden die wel het verslag hebben ontvangen, geven aan dat hun mening niet goed verwoord is in het verslag. Vier omwonenden geven aan dat hun mening wel goed verwoord is. Verder hebben mensen het gevoel dat de dialoog en het verslag wat daarop volgt een formaliteit is, waardoor juist meer woede wordt opgewekt tegen een bepaald plan. Hiermee wordt dus juist niet meer maar minder draagvlak gecreëerd.

Had u dat verslag graag willen ontvangen? 8,6%

91,4%

Ja

Nee

Tweeëndertig van de vijfendertig omwonenden die geen verslag hebben ontvangen, hadden deze graag willen ontvangen.

19

Omwonenden zouden aan het verslag ook rechten aan willen ontlenen. Dat is niet mogelijk; participatie is geen vervanging van rechtsbescherming. Rechtsbescherming betreft de gang naar de rechter. Voor de rechtsbescherming sluit de Omgevingswet aan bij de Awb.

Kreeg u de mogelijkheid om schriftelijk te reageren?

48,0% 52,0%

Ja

Nee

Van de vijftig omwonenden die betrokken zijn geweest bij een omgevingsdialoog kregen vierentwintig omwonenden de kans om schriftelijk te reageren, zesentwintig omwonenden kregen die mogelijk niet. Van de mensen voor wie die mogelijkheid er niet was, wilden dertien van de zesentwintig omwonenden graag schriftelijk reageren. Er is dus grote behoefte aan het verslag, maar aan reageren is niet altijd behoefte.

Hoeveel weken vindt u reëel om op een verslag te reageren?

30,8%

46,2%

23,1% 1-2 weken

3-4 weken

5-6 weken

Van de dertien omwonenden die aangaven graag schriftelijk te willen reageren op een verslag willen zes van hen vijf tot zes weken de tijd om te reageren, vier omwonenden vinden een tot twee weken voldoende, de overige drie zien graag drie tot vier weken als termijn. 20

Binnen hoeveel weken moest u reageren?

29,2% 37,5%

33,3% 1-2 weken

3-4 weken

5-6 weken

De omwonenden die wel de ruimte kregen om op het verslag te reageren kregen redelijk gelijkmatig verdeeld over de mogelijke opties de tijd om te reageren. Van de vierentwintig respondenten kregen negen omwonenden een tot twee weken de tijd. Acht omwonenden kregen drie tot vier weken en zeven omwonenden kregen vijf tot zes weken de tijd.

Vindt u dit een reële termijn?

29,2%

70,8%

Ja

Nee

Van de vierentwintig respondenten vinden zeventien omwonenden dat zij een redelijke termijn kregen om te reageren, zeven omwonenden vinden niet dat zij een redelijke termijn hebben gekregen.

21

Wat vindt u een reële termijn?

33,3%

66,7%

1-2 weken

3-4 weken

5-6 weken

Van de zeven omwonenden die ontevreden waren over het geboden termijn, hebben zes antwoord gegeven op de vraag wat zij een reële termijn vinden. Twee van hen vindt 3-4 weken voldoende, vier van hen vindt 5-6 weken een reële termijn.

22

Het verslag van de omgevingsdialoog en initiatiefnemers

Heeft u het verslag van de omgevingsdialoog toegezonden naar de belanghebbenden?

37,5%

37,5%

25,0%

Ja, naar iedereen die was uitgenodigd om deel te nemen Ja, naar diegenen die bij het overleg aanwezig waren / schriftelijk hebben gereageerd Nee Het grootste deel van de initiatiefnemers hebben het verslag van de dialoog toegezonden. Drie van de acht initiatiefnemers die deze vraag beantwoord hebben, hebben het verslag naar iedereen gestuurd. Twee initiatiefnemers hebben het verslag enkel naar degenen die aanwezig waren of hadden gereageerd, gestuurd. Drie initiatiefnemers hebben het verslag niet verzonden.

23

Vindt u achteraf gezien dat u de dialoog juist heeft verwoord in het verslag? 14,3%

85,7% Ja

Nee

Zes van de zeven reagerende initiatiefnemers zijn tevreden over hoe zij het verslag verwoord hebben, een initiatiefnemer is niet tevreden. Er wordt door een initiatiefnemer gesproken over dat het niet zijn/haar verantwoordelijkheid was om een verslag te sturen. Er wordt ook aangegeven dat het moeilijk is om de reacties van mensen goed te verwoorden, ook omdat er emoties spelen bij omwonenden.

24

Gaf u de mogelijkheid om schriftelijk te reageren?

42,9%

57,1%

Ja

Nee

Vier van de zeven initiatiefnemers gaven de mogelijkheid om schriftelijk te reageren, drie initiatiefnemers gaven die mogelijkheid niet.

Hoeveel weken gaf u de tijd om te reageren?

25,0%

50,0%

25,0%

1-2 weken

3-4 weken

5-6 weken

Twee van de vier initiatiefnemers die de mogelijkheid gaven om schriftelijk te reageren op het verslag, gaven een tot twee weken de tijd, een van hen gaf drie tot vier weken en een van hen gaf vijf tot zes weken de tijd. Zij vonden dit alle vier een redelijke termijn.

25

Hoe tevreden bent u over de wijze waarop de gemeente de uitkomsten van de omgevingsdialoog heeft meegenomen in haar besluitvorming?

3,7%

14,8%

0%

10%

33,3%

20%

Zeer tevreden

30%

40%

Tevreden

13,0%

50%

Neutraal

60%

35,2%

70%

Ontevreden

80%

90%

100%

Zeer ontevreden

Zoals hierboven genoemd, is het voor mensen onduidelijk hoe de uitkomst van de dialoog wordt meegenomen in de besluitvorming van de gemeente. Dit is terug te zien in de enquête. Er zijn vierenvijftig respondenten bij de bovenstaande vraag. Twee van hen zijn zeer tevreden, acht zijn tevreden en achttien respondenten staan neutraal over hoe de gemeente de uitkomsten van de omgevingsdialoog heeft meegenomen bij haar besluitvorming. Zeven respondenten zijn ontevreden over hoe de uitslag van de omgevingsdialoog is meegenomen door de gemeente, negentien respondenten zijn zeer ontevreden. Het meeste wat terugkomt in de open reacties is dat er sprake was van vooringenomenheid aan de kant van de gemeente. Men heeft het gevoel dat de dialoog er niet toe doet, omdat voor het gevoel van mensen er al een toewijzing is van de vergunning.

26

Terugkijkend, hoe heeft de omgevingsdialoog voldaan aan uw verwachtingen? 11,1%

51,9% 37,0%

Beter dan ik had verwacht

Ongeveer wat ik had verwacht

Slechter dan ik had verwacht

Van de vierenvijftig respondenten hebben zes respondenten aangegeven dat de omgevingsdialoog beter heeft gewerkt dan zij verwacht hadden. Twintig respondenten hebben het gevoel dat hun verwachtingen en de uiteindelijke dialoog vergelijkbaar zijn. Achtentwintig respondenten hebben het gevoel dat de dialoog niet aan hun verwachtingen heeft voldaan. In de open antwoorden wordt door een initiatiefnemer aangegeven dat een omgevingsdialoog een extra bureaucratische slag is die veel tijd en geld kost. Een omgevingsdialoog zou daarnaast onvoldoende zijn bij grote projecten; er zou op meerdere lagen intensiever de omgeving betrokken moeten worden. Daarnaast gaf een open antwoord aan dat mensen die dwarsliggen, veel kunnen belemmeren voor mensen die gewoon door willen, dat kost heel veel geld. Een dialoog zou dat probleem niet oplossen. Verder geven mensen aan dat er voor hun gevoel simpelweg niet geluisterd wordt en de gemeente vooringenomen is.

27

Richtlijnen Kent u de richtlijnen voor de omgevingsdialoog? 22,0%

78,0%

Ja

Nee

Van de honderddrieënzeventig respondenten bij de vraag of zij de richtlijnen kenden, gaven honderdvijfendertig respondenten aan dat zij de richtlijnen niet kennen. Eenentachtig van de respondenten die de richtlijnen niet kenden, waren bereid deze door te nemen. Negenenveertig respondenten waren niet bereid om dit te doen.

Zijn de richtlijnen voldoende duidelijk? 18,6%

81,4% Ja

Nee

Er zijn zevenennegentig respondenten bij de vraag of de richtlijnen voldoende duidelijk zijn. Negenenzeventig vinden de richtlijnen voldoende duidelijk, achttien respondenten vinden de richtlijnen niet voldoende duidelijk.

28

Welk onderdeel van de omgevingsdialoog kan duidelijker? 100,0% 82,4% 80,0% 64,7% 60,0% 40,0%

41,2%

58,8% 52,9%

47,1%

20,0% 0,0% Doel van de dialoog

Wanneer deze verplicht is

Moment waarop deze gevoerd kan/moet worden

Wie erbij Wijze van betrokken verslaglegging moet worden

Hoe de resultaten worden betrokken bij de besluiten

Zeventien respondenten hebben geantwoord op de vraag welk deel van de dialoog duidelijker kan. Zeven respondenten gaven aan dat het doel van de dialoog duidelijker uiteengezet kan worden. Acht respondenten gaven aan dat zij graag duidelijker willen zien wanneer de dialoog verplicht is. Elf respondenten zouden graag meer duidelijkheid willen zien over het moment waarop de omgevingsdialoog gevoerd dient te worden. Tien respondenten zouden het duidelijker willen zien wie bij een omgevingsdialoog betrokken dient te worden. Negen respondenten zouden graag meer duidelijkheid willen krijgen over de wijze van verslaglegging. Veertien respondenten zouden graag meer duidelijkheid willen zien met betrekking hoe de resultaten bij de besluitvorming van de gemeente wordt betrokken.

29

Worden naar uw mening de richtlijnen van de omgevingdialoog voldoende gevolgd?

40,5%

59,5%

Ja

Nee

Volgens tweeëntwintig van de zevenendertig respondenten worden de richtlijnen voldoende gevolgd. Vijftien van hen geven aan dat de richtlijnen van de omgevingsdialoog onvoldoende gevolgd worden.

Welk onderdeel van de omgevingsdialoog wordt onvoldoende gevolgd? 100,0% 80,0%

72,7%

60,0% 40,0%

54,5%

54,5% 40,9%

31,8%

27,3%

20,0% 0,0% Doel van de dialoog

Wanneer deze verplicht is

Moment waarop deze gevoerd kan/moet worden

Wie erbij Wijze van betrokken verslaglegging moet worden

Hoe de resultaten worden betrokken bij de besluiten

De onderdelen die onvoldoende gevolgd worden liggen ongeveer in dezelfde verhouding als de onderdelen die duidelijker kunnen. Zeven respondenten vinden dat het doel van de dialoog onvoldoende gevolgd wordt. Zes respondenten geven aan dat de dialoog onvoldoende wordt gevolgd wanneer deze verplicht is. Twaalf respondenten geven aan dat de richtlijnen omtrent de dialoog onvoldoende worden gevolgd met betrekking tot het moment waarop de dialoog gevoerd wordt en wie betrokken dienen te worden bij de dialoog. Negen respondenten geven 30

aan dat de richtlijnen omtrent de wijze van verslaglegging onvoldoende gevolgd worden en zestien respondenten geven aan dat de richtlijnen omtrent het betrekken van de resultaten van de dialoog onvoldoende gevolgd worden. Er komen gelijkwaardige reacties bij de open antwoorden en er wordt verwezen naar de voorgaande vraag. Initiatiefnemers zouden graag niet alleen willen weten wanneer de dialoog verplicht is, maar ook wanneer deze geadviseerd wordt. Daarnaast geeft een initiatiefnemer aan dat er met name bij grotere initiatieven de kaders van de omgevingsdialoog duidelijker gedefinieerd dienen te worden. Een initiatiefnemer kwam met een volgend voorstel: met betrekking tot het moment van de dialoog zou het een optie zijn om voor de indiening van de aanvraag, na de gevoerde dialoog, nog een soort bezemrondje te doen waarbij de initiatiefnemer zijn plan "voor indient". Dit houdt in dat de initiatiefnemer nog een laatste keer bij de omwonenden langsgaat met zijn plan alvorens hij dat bij de gemeente indient. Dan zou de omgeving bijvoorbeeld nog twee weken de tijd hebben om een reactie te formuleren waarna de initiatiefnemer het plan en omgevingsdialoogverslag bij de gemeente indient. Bij de verslaglegging en het verspreiden van het verslag wordt gewezen op de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG).

Er wordt gevraagd hoe een verslag ‘AVGproof’ gemaakt kan worden, hiervoor is reeds een template op de website van de gemeente Oosterhout gepubliceerd. Initiatiefnemers zouden ook graag duidelijker gecommuniceerd willen zien dat zelfs indien alle betrokkenen bij de omgevingsdialoog positief gestemd zijn, dat een gemeente-akkoord niet vanzelfsprekend is. Omwonenden zouden consequenties willen als de dialoog verkeerd gevoerd wordt en rechten willen ontlenen aan een dergelijke dialoog en verslag. Met betrekking tot het verkeerd voeren van de dialoog dient de gemeente te voldoen aan de algemene beginselen behoorlijk bestuur zoals besproken in hoofdstuk 1. De gemeente dient te bekijken of het verslag van de omgevingsdialoog aan de richtlijnen voldoet. Indien dat niet het geval is, krijgt de initiatiefnemer de kans om het gebrek te herstellen via 4:16 Awb. Mocht de initiatiefnemer het gebrek niet herstellen, voldoet een aanvraag niet aan de eisen van een aanvraag en kan deze niet goedgekeurd worden. Verder is het in beginsel niet mogelijk om rechten te ontlenen aan het omgevingsdialoogverslag. participatie is geen vervanging van rechtsbescherming. Rechtsbescherming gaat over de gang naar de rechter. Voor de rechtsbescherming sluit de Omgevingswet aan bij de Awb. Men zou het fijn vinden als de dialoog in jip-en-janneketaal gevoerd wordt.

Daarnaast zou het voor hen van waarde zijn als het verslag op dezelfde wijze, maar in ieder geval niet in te ambtelijke taal geschreven wordt.

31

Heeft u suggesties voor de richtlijnen of mist u iets in de richtlijnen? 19,6%

80,4%

Ja

Nee

Van de tweeënnegentig respondenten missen vierenzeventig personen niets in de richtlijnen. Achttien respondenten missen dus wel iets in de richtlijnen, of hebben suggesties te name: - Expliciet aangeven bij het voeren van de omgevingsdialoog dat het om de omgevingsdialoog gaat; - Duidelijke informatie verstrekken over wat er wel of niet van de omgevingsdialoog verwacht mag worden; - Het voeren van de omgevingsdialoog in jip- en janneketaal; - Het verslag schrijven in jip- en janneketaal.

32

Had kennis van de richtlijnen tot een betere ervaring geleid?

33,3%

33,3%

33,3%

Ja

Nee

Weet niet / geen mening

Kennis van de richtlijnen had voor vijf van de vijftien respondenten tot een betere ervaring geleid, vijf respondenten weten het niet en voor vijf respondenten had het niet tot een betere ervaring geleid.

33

De gemeente kan bij initiatieven een omgevingsdialoog verplichten, als ze niet voldoen aan het omgevingsplan (nu het bestemmingsplan). Vindt u dat de gemeente in dat soort gevallen een omgevingsdialoog verplicht moet stellen? 17,6%

8,4%

74,0%

Ja

Nee

Weet niet / geen mening

Zevenennegentig van de honderdnegenentwintig mensen die bij de laatste vraag uitkomen zouden graag een omgevingsdialoog verplicht zien bij activiteiten buiten het bestemmingsplan. Elf respondenten vinden het niet nodig om een dialoog verplicht te stellen en drieëntwintig respondenten weten het niet of hebben geen mening. Het gaat bij het verplicht stellen veel over het informeren als mensen dat graag willen en het serieus luisteren naar omwonenden. Sommige mensen willen dat initiatief bij de gemeente leggen of willen juist dat bij alle activiteiten, zowel buitenplanse als binnenplanse, de dialoog verplicht gesteld wordt. Zoals besproken in hoofdstuk 1 is het niet mogelijk om een omgevingsdialoog verplicht te stellen bij binnenplanse omgevingsplanactiviteiten.

34

Resultaten interne interviews Uit de interviews die afgenomen waren met de gemeenteraad, wethouders en werknemers van de gemeente omtrent de omgevingsdialoog en bijbehorende richtlijnen kwam een gevarieerd beeld. Sommigen stonden overwegend positief tegenover de omgevingsdialoog anderen meer negatief. Toch kwamen bepaalde punten herhaaldelijk terug in de interviews, zoals: -

Verwachtingsmanagement; Betere informatieverstrekking en communicatie over het proces richting de burger; Procesbegeleider of mediator; Terugkoppeling richting omwonenden.

Met betrekking tot de interviews is verwachtingsmanagement de meest genoemde term. Alle geïnterviewden hebben hun zorgen geuit rondom het verwachtingsmanagement van de dialoog. De zorgen over de verwachtingen gingen tevens over beide kanten van de dialoog, die van de initiatiefnemers en van de omwonenden. Opvallend is dat deze problemen veroorzaakt worden door een van de andere punten die veel genoemd werd, namelijk gebrekkige informatieverstrekking en communicatie richting de burger. De zorgen over het verwachtingsmanagement bij de initiatiefnemers ging het met name over het creëren van een beter beeld van de omgevingsdialoog bij hen. Initiatiefnemers zien een omgevingsdialoog nu vaak als een obstakel dat overwonnen moet worden voor het proces bij de gemeente met hun initiatief echt kan beginnen. Dit beeld staat vaak haaks op de realiteit zoals ook door veel geïnterviewden was benoemd. De zorgen en problemen rondom verwachtingsmanagement bij omwonenden zijn meer complex en hebben dan ook meerdere facetten. Die facetten bestaan uit de rol van de gemeente en de zwaarte van de omgevingsdialoog (en het duidelijk maken dat iets een omgevingsdialoog is tegenover de omwonenden.) Een punt dat vaak genoemd wordt, is de rol van de gemeente in de ogen van de omwonenden.

Als de gemeente te betrokken is kan dat leiden tot een scheef beeld bij de omwonenden dat de gemeente het project steunt, wat natuurlijk niet het geval is. Een tegenargument hiertegen is dat het soms heel moeilijk is om niet betrokken te raken als gemeente, zeker in wijken of buurten waar een project heel gevoelig kan liggen. Dit zorgt ervoor dat de gemeente in een soort verwachtingen spagaat vast komt te zitten, een lose-lose situatie, waarin niet betrokken zijn de kans op een suboptimaal proces verhoogt maar wel betrokken zijn ook. Ook de zwaarte van de omgevingsdialoog is een vaak aangehaald punt. De omgevingsdialoog begint nog voor de inspraakprocedure van start gaat en de dialoog is ook geen onderdeel van de inspraakprocedure. In de ogen van de omwonenden lijkt de omgevingsdialoog juist het belangrijkste te zijn. Het laatste punt dat vaak terugkomt is de terugkoppeling richting de omwonenden. Vaak worden er verhalen aangehaald over omwonenden die niet eens wisten dat ze onderdeel waren van een dialoog, of dat er wel feedback is afgenomen van omwonenden maar vervolgens of niks mee gedaan wordt of nooit verteld wordt wat er gedaan mee wordt. Momenteel staat in de richtlijnen niet dat je aan moet geven dat je een dialoog voert tegenover de mensen waarmee je de dialoog voert.

Dit verklaart waarschijnlijk waarom er zo veel gevallen zijn van mensen die niet weten dat ze bij een dialoog betrokken zijn aangezien dit geen vereiste is van een dialoog. Het verplicht stellen van de voorbeeldbrief en verslag zou dit ook verhelpen. 35

36

Hoofdstuk 4: Adviezen Op basis van de afgenomen interviews, de uitgezette enquête en het analyseren van de omgevingsdialoog verslagen zullen adviezen voor de richtlijnen en de omgevingsdialoog in zijn geheel geformuleerd worden. Dit wordt gedaan door het kijken naar de pijnpunten van alle kanten, die van de gemeente, van de initiatiefnemers en die van de omwonenden. Voor de adviezen is een literatuuronderzoek gedaan, zijn de richtlijnen en onderliggende besluiten doorgenomen, evenals verslagen van de gevoerde dialogen. Verder zijn er interviews gehouden met medewerkers van de gemeente Oosterhout en is er een enquête uitgezet voor de inwoners van de gemeente. Op basis van de resultaten van de interviews, enquête en analyses zullen verdere aanbevelingen worden gedaan om het gebruik van de omgevingsdialoog zo goed mogelijk te laten verlopen zodra de Omgevingswet in gaat.

Verbeteren en verplichten terugkoppeling Uit de enquête bleek er een gevoel bij de omwonenden te spelen dat de presentaties niet altijd volledig zijn en er niet altijd een direct antwoord kan worden gegeven op de vragen die omwonenden hebben. Hierdoor krijgen mensen het gevoel dat een dialoog ‘voor de bühne’ is. Het toevoegen van een terugkoppelingsmoment aan de richtlijnen zou het probleem omtrent het gevoel dat er niet geluisterd wordt naar feedback, kunnen oplossen. Dit kan door middel van het verplicht stellen of adviseren van meerdere contactmomenten, één moment waarbij de initiatiefnemer aanhoort wat de omwonenden voor feedback hebben, en een moment waarbij de initiatiefnemer terugkoppelt wat hij met die feedback gedaan heeft en waarom met de kans voor omwonenden om te reageren. Een voorbeeld van hoe de dialoog dan zou verlopen is als volgt: Eerst volgt het eerste contactmoment waarnaar het eerste verslag wordt opgesteld. In dit verslag wordt ook meegenomen wat de initiatiefnemer met de feedback van de omwonenden doet. Dit verslag wordt dan opgestuurd naar de omwonenden die dan een x aantal weken krijgen om daarop te reageren, denk aan 2 á 3 weken. Het verslag wordt dan inclusief de reactie van de omwonenden opgestuurd naar de gemeente waarna de initiatiefnemer de beslissing over het project meedeelt en de inspraakprocedure bij de gemeente begint.

Tijdens de inspraakprocedure wordt het dialoog verslag meegenomen als document. Duidelijke communicatie over waar het proces zich bevindt is hierbij van belang. Het is dan ook belangrijk dat er door gecommuniceerd wordt met de omwonenden, dit zou bijvoorbeeld kunnen door de beslissing omtrent het project, en de start van de inspraakprocedure te publiceren in het weekblad. Ook na het principebesluit wordt geadviseerd om de dialoog te blijven voeren Verder staat er op dit moment niets opgenomen in de richtlijnen over de termijn tussen de gevoerde dialoog en het indienen van de aanvraag. Zoals besproken in Hoofdstuk 1 is daar met betrekking tot de huidige wetgeving jurisprudentie over. Deze jurisprudentie kan als handvat gebruikt worden om een termijn aan te geven met betrekking tot de geldigheid van een dialoog en het bijbehorende verslag en het indienen van de aanvraag. Het is ook mogelijk om, indien een dialoog een bepaalde tijd geleden gevoerd is, een laatste ronde te doen langs de omwonenden. De omwonenden zouden dan nog een bepaald tijdsbestek kunnen krijgen om een reactie te formuleren. Hierdoor zou een dialoog die een tijd geleden gevoerd is toch met voldoende draagvlak bij de aanvraag toegevoegd worden.

37

Verwachtingsmanagement en kwaliteit verslaglegging Voor veel van de problemen rondom het verwachtingsmanagement is de oplossing een ander veelgenoemd punt, het verbeteren van de informatieverstrekking en de communicatie richting de burger. Veel van de ervaringen van omwonenden zijn nog gebaseerd op de situatie voor de voorbeeldbrief en verslag. Het verplicht stellen van een voorbeeldbrief en voorbeeldverslag zou aan te raden zijn zodat omwonenden over dezelfde juiste informatie beschikken en zodat dialoog verslagen beter met elkaar vergeleken kunnen worden. Hierdoor ontstaat er een soort kader van standaardisatie waarin je dialogen met elkaar kunt vergelijken en stijgt de kwaliteit en betrouwbaarheid van de dialogen, omdat er zekerheid is dat omwonenden over de juiste informatie beschikken. Zonder dezelfde vorm en identieke info in verslagen blijft het lastig tot onmogelijk om te concluderen wat goede en slechte dialogen zijn. Het blijft dan altijd een beetje appels met peren vergelijken. Voor het verwachtingsmanagement kan het te adviseren zijn om de initiatiefnemer niet al met een volledig uitgewerkt plan te laten komen. Dit valt vaak rouw op het dak van de omwonenden omdat er dan het gevoel ontstaat dat alles al vastligt.

Initiatiefnemers Voor initiatiefnemers kan een correct uitgevoerde omgevingsdialoog positief zijn voor het draagvlak in de omgeving voor het plan en zijn initiatief in de rest van het proces bij de gemeente. Dit aangezien dit vaak voor een positiever beeld zorgt bij werknemers en college, omdat het laat zien dat de wensen van de omgeving gehoord en meegenomen zijn. Daarnaast dient ook duidelijk gemaakt te worden dat de dialoog een onderdeel is van een aanvraag. Een dialoog met positieve uitkomst leidt niet per se tot een toewijzing van de aanvraag, maar een dialoog met negatieve reacties leidt ook niet per se tot een afwijzing van de aanvraag. Het duidelijk aanleveren van de juiste tools voor een succesvolle dialoog, zoals de voorbeeldbrief en verslag zullen hierbij helpen. Omwonenden De respons van omwonenden op de enquête over de dialoog was overwegend negatief. Veel omwonenden geven aan dat ze het gevoel hebben dat ze te laat betrokken zijn en dat alles al beklonken was. Dit is opvallend aangezien een omgevingsdialoog de eerste stap in het proces hoort te zijn. Betere communicatie en verwachtingsmanagement zouden hierbij kunnen helpen. Ook wordt er aangegeven dat er vaak niet vermeld wordt dat een gesprek een omgevingsdialoog is.

Iets wat ook al terugkwam uit de interviews met de gemeente en waar een aanpassing van de richtlijnen en het verplicht stellen van de voorbeeldbrief en verslag bij zouden kunnen helpen. De rol van de gemeente in de ogen van omwonenden is een ander geval. Ook hier komt weer informatieverstrekking en communicatie om de hoek kijken. Een ander veel aangehaald probleem is dat als een omgevingsdialoog negatief is, en de gemeente uiteindelijk toch met het plan instemt dat soms voor onthutste omwonenden zorgt en de emoties hoog oplopen. Onduidelijkheid is de grote boosdoener hier. Zoals eerder aangehaald zou het verplicht stellen van de voorbeeldbrief met de juiste informatie en het voorbeeldverslag hierbij helpen. De duidelijkheid beschermt hier namelijk beide kanten, de omwonenden en de initiatiefnemer. Ook wordt de gemeente hiermee beschermt, een duidelijk proces zorgt voor minder onthutste omwonenden. Hoewel een procesbegeleider ook vaak aangehaald werd om het proces in goede banen te leiden is die eigenlijk overbodig wanneer er goede informatieverstrekking en communicatie aanwezig is. De functie van die procesbegeleider zou dan ook voornamelijk het

38

verstrekken van informatie zijn en het controleren van het verslag. Wel zou bij gevoelige projecten een ambtenaar aanwezig kunnen zijn als toehoorder en als dubbelcheck op het verslag..

Verslag schrijven Het verslag op een duidelijke en informatieve manier schrijven lijkt soms nog een pijnpunt te zijn. Het template wat recentelijk online is gezet, zal voor verbetering zorgen in de verslagen die bij de aanvraag gevoegd worden. De noodzaak is er ook om het verslag simpel en begrijpelijk te houden en dus als het ware in een soort jip- en janneke taal te schrijven. Wat nog toegevoegd kan worden in het template van het verslag is het terugkoppelmoment. Dit zou voor de volgende opbouw zorgen: -

-

-

-

Antwoorden op de gestelde vragen. Of de gedane wensen, suggesties en bezwaren zijn verwerkt in het planinitiatief. En zo ja, hoe deze zijn verwerkt. En zo nee, waarom de wensen, suggesties en bezwaren niet zijn verwerkt. De tussenconclusie van de dialoog. Wat is de uiteindelijke uitkomst van het gesprek, met welke onderdelen van het planinitiatief stemt de omgeving in, waar stemt de omgeving niet mee in, welke onderdelen worden aangepast, et cetera. Verwerking van het schriftelijke terugkoppelmoment. Definitieve conclusie. Wat is de uiteindelijke uitkomst van de gesprekken, met welke onderdelen van het planinitiatief stemt de omgeving in, waar stemt de omgeving niet mee in, welke onderdelen worden aangepast, et cetera. Bijlagen. Denk hierbij aan de door de initiatiefnemer verstuurde uitnodiging, eventueel ingediende schriftelijke reacties, gegeven presentaties, tekeningen, lijst met genodigden, lijst met aanwezigen, et cetera.

Inspraakverordening en AVG Uit de interviews bleek dat er in Oosterhout een inspraakmoment is die op basis van de inspraakverordening geldt. De toevoeging van de omgevingsdialoog zorgt voor een extra ‘bureaucratische’ of procedurele stap. Het is verstandig om te bekijken of dat inspraakmoment op basis van deze inspraakverordening nog noodzakelijk is wanneer er een omgevingsdialoog is gevoerd. Indien uit die dialoog blijkt dat er geen weerstand is tegen de ontwikkeling. En er dus kan worden volstaan met één wettelijk inspraakmoment. Bij de initiatiefnemers komt het AVG aspect regelmatig om de hoek kijken. Het is van belang dat hiernaar gekeken wordt en er duidelijkheid wordt verschaft aan de initiatiefnemers over de verslaglegging in kader van de AVG. Hiervoor adviseren we een voorstel van een initiatiefnemer die opperde om de initiatiefnemers deze gegevens wél op te laten vragen en op een lijst vast te leggen die de gemeente in kan zien, maar niet in het verslag opnemen.