inkoopbeleid oost gelre 2024

14

Inkoopbeleid 2024

discriminatie bij werving en selectie van personeel en discriminatie van klanten kan een reden zijn voor het weren van inkoop bij Ondernemers.

4.3.5 Diversiteit en inclusie De Gemeente heeft oog voor mensen met een beperking19. Ook in haar opdrachtgeverschap handelt zij vanuit een inclusief denkkader. De vier pijlers van inclusief beleid zijn: gelijkheid, doeltreffend (maar niet onevenredig belastend), toegankelijkheid en zelfstandigheid. Meedoen is waar het om gaat. Ook van Contractanten vraagt de Gemeente dat zij zich bewust zijn van hun rol in de samenleving jegens mensen die als gevolg van hun beperking in afstand kunnen staan tot de arbeidsmarkt. De Gemeente stimuleert -waar mogelijk en doeltreffend- hun participatie in het arbeidsproces door hiervoor in opdrachten voor de uitvoering van werken of het verrichten van diensten voorwaarden te stellen aan Contractanten. Waar mogelijk en proportioneel behoudt de Gemeente opdrachten voor aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben20.

4.3.6 Social Return Social Return oftewel sociaal rendement staat voor maatschappelijke meerwaarde. Dat kan eigenlijk betrekking hebben op alle eerdergenoemde duurzame ontwikkelingsdoelen, maar in het manifest MVOI en dit inkoopbeleid staat het voor het stellen van voorwaarden in de aanbesteding, ter bevordering van de re-integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We spreken ook wel van Social Return on Investment (SROI). De Gemeente past SROI in beginsel toe op alle werken- en dienstenopdrachten die zich daarvoor lenen. In de regel zijn dit arbeidsintensieve opdrachten met een opdrachtwaarde boven de Europese drempel, maar ook daaronder worden de kansen onderzocht en zo mogelijk benut. Denk aan civiel- en cultuurtechnische werken, B&U, facilitaire dienstverlening en sociaal- maatschappelijke ondersteuningsdiensten. Het streefpercentage is 5% inzet van SROI per aanbesteding, maar dit kan ook lager zijn bij kapitaalintensieve opdrachten of opdrachten met een lage loonsom. Het percentage moet proportioneel en flexibel worden toegepast. Bovendien vindt de Gemeente het belangrijk dat Contractanten weten waar ze aan toe zijn.

In 2021 heeft ze daarom, samen met de andere Achterhoekse gemeenten, het convenant uniformering SROI van de arbeidsmarktregio’s Zwolle, Twente en Stedendriehoek/ Noordwest Veluwe ondertekend, waarmee ze aansluit bij de Bouwblokkenmethode SROI Oost-Nederland21. De Bouwblokkenmethode is een waarderingssystematiek waarin aan verschillende social return-activiteiten (c.q. verplichtingen) relatieve bedragen zijn gekoppeld. Opdrachtnemers bepalen in overleg met een adviseur van het Werkgevers Servicepunt Achterhoek (WSPA) welke activiteiten van toepassing kunnen zijn op de gegeven opdracht. Het WSPA is ook verantwoordelijk voor monitoring van de resultaten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een applicatie22 die bij alle Achterhoekse gemeenten is geïmplementeerd.

4.4

Innovatiegericht Inkopen

De Gemeente wil innovatie stimuleren om meer technische bedrijvigheid naar Oost Gelre te halen23. Daarom koopt de Gemeente waar mogelijk innovatiegericht in. Innovatiegericht- of innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de Achterhoek aanwezig is. In plaats van alles tot in detail voor te schrijven (het ‘traditionele’ aanbesteden), wordt aan marktpartijen de ruimte geboden om met eigen oplossingen te komen. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing (fundamentele innovatie), maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ (incrementele innovatie). De 19 Een beperking kan zowel fysiek, psychisch, verstandelijk, intellectueel of zintuiglijk zijn en is in principe langdurig van aard (VN-verdrag

handicap).

20 Aanbestedingswet § 2.3.3.4: Voorbehouden opdracht. 21 Bijlage 2 van het Convenant Uniformering Social Return.

22 De Achterhoekse gemeenten maken sinds medio 2022 gebruik van de applicatie WIZZR

23 Strategie Oost Gelre “Samen aan de slag in andere tijden”: Uitgangspunten voor de uitvoering van de strategienota (9 juli 2013)

15

Inkoopbeleid 2024

Ondernemer is daarbij verantwoordelijk voor zijn eigen technische oplossingen en kan deze verantwoordelijkheid niet verleggen naar de Gemeente. Innovatief aanbesteden kan bij alle fasen van een aanbestedingsprocedure worden toegepast, maar zal zich doorgaans beperken tot incrementele innovatie. Om ook ruimte te bieden voor fundamentele innovatie stimuleert de Gemeente het indienen van ‘unsollicited proposals’24 . Daarnaast neemt de Gemeente deel aan het programma ‘Startup in Residence’ dat samen met de 8RHK ambassadeurs als onderdeel van de regiodeal is opgesteld in het kader van de Achterhoek Visie 2030. Dit programma is erop gericht om startups uit te dagen oplossingen te pitchen voor maatschappelijke en technologische vraagstukken van de Achterhoekse gemeenten.

4.5

Make or buy decision

Een belangrijk aspect van het gemeentelijk inkoopbeleid is de overweging of de Gemeente een product zelf maakt, of inkoopt c.q. uitbesteedt. Hierbij wordt per product onderscheid gemaakt naar de regierol, de expertiserol en de uitvoeringsrol. De Gemeente zal er altijd naar streven de regierol zelf te behouden. Voor de expertise- en uitvoeringsrol verkent de Gemeente in eerste instantie de mogelijkheden van de markt, bijvoorbeeld door het organiseren van marktconsultaties. Daar de Gemeente zich zoveel mogelijk wil beperken tot kerntaken, ligt de voorkeur daarbij op uitbesteding. We zouden daarom beter van een ‘buy or make decision’ kunnen spreken. Naast bedrijfseconomische- spelen daarbij echter ook politieke afwegingen een rol. Casus: Van Inkoop naar Opwek Tijdens een werkcentrale op 30 september 2009 in Groenlo hebben de Achterhoekse gemeenten verklaard in de Achterhoek 100% duurzame energieopwekking te willen realiseren. In deze verklaring, die ook bekend staat als het ‘Akkoord van Groenlo’ en wordt ondersteund door andere overheden, het bedrijfsleven en inwoners, is afgesproken dat de Achterhoek ernaar streeft in 2030 energieneutraal te zijn. Dat betekent dat er dan binnen de grenzen van de Achterhoek evenveel energie, duurzaam moet worden opgewekt, als in de gebouwde omgeving wordt verbruikt (excl. het gemotoriseerd vervoer).

De deelnemers legden zichzelf daarmee op zoveel mogelijk energie zelf op te wekken i.p.v. in te kopen op de energiemarkt. Met de oprichting van Agem Gemeentelijke Energie B.V. in 2018 hebben de Achterhoekse gemeenten de mogelijkheid gecreëerd om de opwek van de gemeentelijke energie, anders dan aanbesteden op de openbare markt van energieleveranciers, zelf ter hand te nemen. Het zgn. ‘zelfleveringsmodel’ houdt in dat in eigen beheer opgewekte energie direct aan de gemeentelijke objecten wordt geleverd en slechts waar nodig wordt aangevuld met energie die op de spotmarkt wordt ingekocht. De gemeentelijke objecten bestaan uit gebouwen, openbare verlichting, verkeersregelinstallaties, pompen, riolen en gemalen.

24 Bij een unsollicited proposal (UP) gaat het om een eigen initiatief van een Ondernemer, oftewel een oorspronkelijke oplossing,

ontwikkeld door een (private) partij, voor een bij de Gemeente bestaand probleem, waar de Gemeente niet zelf om heeft gevraagd en welk idee aan de Gemeente aantoonbare meerwaarde biedt. De inkoopcoördinator van de Gemeente is de aanspreekpersoon voor het indienen van een UP. Bij evidente meerwaarde en originaliteit van het UP zorgt de inkoopcoördinator voor de noodzakelijke (bestuurlijke) aandacht, waarbij de vertrouwelijkheid van het UP te allen tijde gewaarborgd is. Indien de opdrachtwaarde van het UP aanleiding geeft voor een meervoudige of openbare uitvraag zal de gemeente het probleem zo functioneel mogelijk ‘in de markt zetten’, met respect voor de vertrouwelijkheid van het UP. De Gemeente hanteert daarbij de minimale inschrijftermijnen van de gekozen procedure.

16

Inkoopbeleid 2024

Het inkoopproces omvat meer dan alleen het aanbesteden van een Werk, Levering of Dienst. Een inkoopproces begint met het in kaart brengen van behoeften en doelen. Op basis van de geschatte waarde van de opdracht en het inkooprisico (is er slechts één of een zeer beperkt aantal aanbieders), wordt de inkoopstrategie bepaalt. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan het inbestedingsvraagstuk. Elk inkoopproces is uniek en vraagt om het maken van zorgvuldige afwegingen gericht op de specifieke situatie. In de paragrafen hieronder wordt hier nader op in gegaan.

5.1

Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet gerechtvaardigd is De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers (zie ook par. 4.5) kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Deze wordt in dat geval voorafgaand aan de start van een aanbestedingsprocedure georganiseerd.

5.2

Beste prijskwaliteitverhouding als norm

De Gemeente gunt overheidsopdrachten aan de economisch meest voordelige inschrijver. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt binnen de economie van de aanbesteding door de Gemeente vastgesteld op basis van de a. Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV); b. Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit (LKBK), zoals de levenscycluskosten (§ 4.3), of c. Laagste prijs (LP). De economie van de aanbesteding wordt beschreven in de aanbestedingsstukken of de offerteaanvraag. In beginsel gunt de Gemeente aan de inschrijver met de BPKV, maar als er onvoldoende objectieve, toetsbare en redelijke criteria zijn, waarop inschrijvers onderscheidenlijke, toegevoegde waarde kunnen leveren25, dan kiest de Gemeente voor LP of LKBK. Indien mogelijk en van toepassing wordt dit al in de aanbestedingsstukken gemotiveerd. Bij inkoop van jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning, is gunnen enkel op laagste prijs op grond van de wet niet toegestaan26. Om beïnvloeding te voorkomen wordt de kwaliteitsbeoordeling zoveel mogelijk gescheiden van de prijsbeoordeling: het zogeheten twee-enveloppensysteem. Eerst nadat het materiële voorstel (eerste envelop) is beoordeeld en voldoet aan de criteria gaat de tweede envelop open: het financiële voorstel. Omwille van de transparantie kunnen inschrijvers waar mogelijk en zinvol aanwezig zijn bij het ‘openen van de tweede envelop’.

5.3

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers c.q. Contractanten zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente is in beginsel vrij in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. 25 Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn indien de uitvraag is voorzien van een bestekssystematiek, zoals een RAW- of Stabu-bestek. 26

Zie artikel 2.12 van de Jeugdwet (Jw) en artikel 2.6.4 Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015).

17

Inkoopbeleid 2024

5.4

Lokale economie en MKB

De Gemeente heeft oog voor de lokale economie In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/ of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop, vanwege een groter gevoel van verbondenheid dat de ondernemer en diens werknemers hebben met lokale opdrachten. De Gemeente zorgt daarbij echter voor adequate mededinging en zal niet onnodig regionale, nationale of Europese kansen laten liggen. De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) Het uitgangspunt is dat gelijke Ondernemers gelijke kansen krijgen. De Gemeente houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (waaronder ook ZZP’ers) in het oog. Dit kan de Gemeente doen door: • Opdrachten niet te groot te maken; • Waar mogelijk, gebruik te maken van percelen in de aanbestedingen; • Het toestaan van combinaties en onderaanneming; • Te kwalificeren op kerncompetenties; • Het matigen van vakbekwaamheids- en referentie-eisen; • Het verminderen van (administratieve) lasten; • Geen onnodig zware selectie- en gunningscriteria te gebruiken; • Gebruik te maken van groslijsten (zie par. 5.9).

De Gemeente gelooft in de Achterhoekse innovatiekracht en vindt het daarom belangrijk dat ook startende (jonge) ondernemers kansen krijgen (zie ook par. 4.4). In beginsel past de Gemeente bij de aanbesteding van Werken het Referentiekader Aanbestedingen van Werken Achterhoek-Liemers27 toe, dat is opgesteld door de afdelingen Achterhoek en Liemers van Bouwend Nederland 28 in samenwerking met de Achterhoekse gemeenten en bestuurlijk wordt gedragen door de colleges van B&W van de Achterhoekse gemeenten.

5.5

Clusteren en percelen

De Gemeente werkt zoveel mogelijk samen op het gebied van inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Enerzijds door het uitwisselen van kennis en kunde, anderzijds door gezamenlijk in te kopen. Gezamenlijk inkopen is in veel gevallen efficiënter en goedkoper, maar soms ook gecompliceerder. Per opdracht wordt daarom bekeken of het doelmatig is om samen in te kopen en wordt, overeenkomstig artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012, gekeken naar: • De samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het Midden- en kleinbedrijf; • De organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de ondernemer; • De mate van samenhang van de opdrachten. Indien nodig, om het MKB voldoende mee te kunnen laten dingen naar een opdracht, worden geclusterde opdrachten in percelen verdeeld.

5.6

Samenwerkingsverbanden

In het kader van de artikelgroepstrategie29 wordt bij de inkoop van sommige artikelgroepen structureel samengewerkt met gemeenten en andere overheden in de Achterhoek en Liemers30. De regie over het gehele inkoopproces van een bepaalde artikelgroep is dan belegd bij één deelnemer (meestal een gemeente), de zgn. ‘leadbuyer’. Die deelnemer wordt daarbij door een tweede deelnemer ondersteunt, de zgn. ‘buddy’. 27 www.meldpuntaanbestedingenachterhoekliemers.nl/referentiekader 28 Bouwend Nederland is een Nederlandse brancheorganisatie voor bedrijven in de bouw- en infrasector.

29 De artikelgroepstrategie is een multidisciplinair proces (ook bekend als commodity strategy development of artikelgroep

strategieontwikkeling) dat het opzetten en implementeren van een proactief en een systematisch inkoopbeleid voor een bepaalde artikelgroep behelst, met als doel op korte en (middel-)lange termijn betere inkoopresultaten te behalen. 30 Het betreft de gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Doesburg, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk.

18

Inkoopbeleid 2024

5.7

Bepalen van de inkoopprocedure

Aanbestedende diensten moeten een bewuste keuze maken over de wijze waarop zij een opdracht in de markt willen zetten. Bij een aanbesteding boven de Europese drempelwaarden is de keuze beperkt tot in de wet toegestane procedures, maar binnen de gegeven mogelijkheden dient wel een bewuste keuze gemaakt te worden. Objectieve gronden voor keuze procedure In de Gids Proportionaliteit is ten aanzien van de keuze voor de procedure voorschrift 3.4A opgenomen, waarin wordt aangegeven dat de aanbestedende dienst bij de keuze van de procedure in ieder geval de volgende aspecten moet betrekken: • Omvang van de opdracht (duur in samenhang met financiële aspecten); • Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; • Aantal potentiële inschrijvers; • Gewenst eindresultaat; • Complexiteit van de opdracht; • Type van de opdracht en het karakter van de markt. Ten slotte kunnen ook de volgende aspecten nog een rol spelen: • Baten en lasten van een bepaalde procedure; • Kenmerken van de sector (bv. omvang en structuur van de markt, handelspraktijken, enz.); • Geografische ligging van de plaats van de uitvoering. Met inachtneming van bovengenoemde aspecten hanteert de Gemeente bij de onderstaande richtbedragen -in beginsel- de volgende procedures: Werken

Leveringen

Diensten

Enkelvoudig Tot € 50.000,-

Tot € 30.000,-

Tot € 30.000,-

Meervoudig

Van € 50.000,- tot

Van € 30.000,- tot

€ 1.500.000,-

€ 125.000,-

Van € 30.000,- tot € 125.000,-

Van € 1.000.000,- tot Europees drempelbedrag

Van € 125.000,- tot Europees drempelbedrag

Van € 125.000,- tot Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag (Bedragen zijn exclusief BTW)

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Nationaal Europees

Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag (1 op 1) De Gemeente vraagt aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag De Gemeente vraagt bij minimaal twee- en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Indien een meervoudig onderhandse procedure niet- of in onvoldoende mate leidt tot mededinging31, gaat de Gemeente op objectieve gronden over tot een onderhandelingsprocedure met één of meerdere Ondernemers, niet noodzakelijkerwijs een Ondernemer die was uitgenodigd aan de voorafgaande procedure deel te nemen. Nationaal openbaar aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen kan de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente plaatst voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op TenderNed.

Europees aanbesteden 31 Voorop gesteld dat dit niet is veroorzaakt door disproportionele eisen, noch anderszins door de Gemeente zelf is veroorzaakt.

19

Inkoopbeleid 2024

Boven de Europese drempelbedragen besteedt de Gemeente Europees aan, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De aankondiging wordt geplaats in het publicatieblad van de Europese Unie via ted.europa.eu32. Voor onderdrempelige opdrachten hanteert de Gemeente uitsluitend Richtbedragen33, waarvan kan worden afgeweken. Naarmate er meer van de Richtbedragen wordt afgeweken, dienen daarvoor zwaarwegender argumenten te worden gegeven. De Budgethouder legt deze argumenten vast in een motivering, die op verzoek aan het College ter inzage gelegd wordt. De kleurenbalkjes34 van bijlage 7.2 geven dit grafisch weer. Voor de inkoop van niet begrote leveringen en diensten, alsook werken boven een opdrachtwaarde van € 50.000,- geldt op grond van artikel 7 van de financiële verordening Oost Gelre dat het College hierover niet eerder een besluit neemt, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen hierbij, ter kennis van het College te brengen.

5.8

Sociale- en andere specifieke diensten

Onder de oude Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG bestond een onderscheid tussen IIA- en IIBdiensten35. Op IIA-diensten was het gehele aanbestedingsregime van toepassing, op IIB-diensten was een verlicht regime van toepassing. Dit onderscheid is in de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU komen te vervallen. Er is een nieuwe categorie diensten gecreëerd: sociale en andere specifieke diensten. Deze diensten hebben vanwege hun aard een beperkte grensoverschrijdende werking. De sociale en andere specifieke diensten zijn te vinden op bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU. Voor de nieuwe categorie sociale en andere specifieke diensten is in de Europese richtlijn 2014/24/EU en in de Aanbestedingswet 2012 een nieuw verlicht aanbestedingsregime opgenomen. Er zijn twee belangrijke verschillen tussen het voormalige verlicht regime dat hoorde bij de IIB-diensten en het nieuwe verlicht regime: • Niet alle IIB-diensten vallen onder sociale en andere specifieke diensten. Voor een deel van de voormalige IIB-diensten geldt het volledige aanbestedingsregime36. • het nieuwe regime verplicht aanbestedende diensten om opdrachten vooraf aan te kondigen i.p.v. achteraf. Drempelwaarde Het verlicht regime in de Aanbestedingswet 2012 is van toepassing op sociale en andere specifieke diensten boven de € 750.000.

Er wordt vanuit gegaan dat, behoudens uitzonderingen, er over het algemeen weinig tot geen belangstelling van dienstverleners uit andere lidstaten zal zijn voor deze categorie diensten onder de drempel van € 750.00037. Procedure boven de drempel De procedure voor sociale en andere specifieke diensten is gebaseerd op het oude IIB-regime, maar er zijn twee belangrijke nieuwe elementen bijgekomen: 1. De opdracht moet vooraf bekend worden gemaakt. Dit kan via een vooraankondiging of een aankondiging van de opdracht. 2. De aankondiging van de gunning wordt bekend gemaakt. De procedure voor sociale en andere specifieke diensten is, op de hierboven genoemde verplichtingen, vormvrij. Er moet wel rekening gehouden worden met het transparantiebeginsel. De voorwaarden waarop de aanbestedende dienst partijen uiteindelijk selecteert en de daarop volgende procedure moeten transparant zijn. Het volgen van een meervoudig onderhandse procedure is niet uitgesloten, maar de opdracht moet wel vooraf worden aangekondigd. De aanbestedende dienst moet goed kunnen motiveren waarom zij bepaalde ondernemers wel uitnodigt om een inschrijving te doen en andere niet. 32 Aankondigingen verschijnen maximaal 48 uur na verzending aan TED ook op TenderNed. Via TenderNed of het aanbestedingsplatform

worden ook aanbestedingsdocumenten toegevoegd aan de publicatie. 33 Voor de Europese drempel geldt, anders dan voor de Richtbedragen, dat hier niet van mag worden afgeweken. 34 Gids Proportionaliteit. 35 IIB-diensten waren diensten die geen bijdrage leverden aan de eenwording van de interne markt omdat de diensten door nationale dienstverleners (moesten) worden uitgevoerd. 36 Voorbeeld is inhuur personeel en groenvoorziening. Die moeten nu volgens een gewone aanbestedingsprocedure worden aanbesteed. 37 Dit geldt in het bijzonder voor sociale en andere specifieke diensten die in een dienstentriade met de burgers van de Gemeente worden uitgevoerd.

20

Inkoopbeleid 2024

Procedure onder de drempel Op sociale en andere specifieke diensten onder de € 750.000,- is deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 (inzake Europese aanbesteding) niet van toepassing. Deze diensten kunnen via een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding worden gegund. Wel zijn de algemene beginselen uit deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit van toepassing.

5.9

Groslijstensystematiek

Op grond van artikel 1.4 van de Aanbestedingswet moet de Gemeente op basis van objectieve criteria de keuze bepalen om ondernemers uit te nodigen voor de aanbestedingsprocedure. Daarvoor worden criteria toegepast als kerncompetenties, technische en professionele vaardigheden of andere elementen. Ook loting is een keuzemogelijkheid, eventueel in combinatie met andere selectiecriteria. Voor civiel- en cultuurtechnische werken met een opdrachtwaarde van minder dan € 3 miljoen en daaraan gerelateerde diensten met een waarde tot aan de Europese drempel, worden de uit te nodigen partijen bepaald aan de hand van de door het College vastgestelde groslijstensystematiek.38 Enerzijds om iedere schijn van favoritisme en cliëntelisme te voorkomen, door transparant aan te tonen welke marktpartijen zijn uitgenodigd en anderzijds om kwaliteit in de uitvoering te bevorderen en te bewaken. Daar deze systematiek voorziet in een selectie op vakbekwaamheid en past performance vormt ze zelfstandig de motivering voor de uitnodiging van Ondernemers. De procedure is te vinden op de gemeentelijke website (www.oostgelre.nl) onder het kopje Ondernemen > Inkoop en aanbesteding > Groslijstensystematiek. Voor de groslijstensystematiek maakt de Gemeente gebruikt van de kwalificatiemanager in het aanbestedingsplatform.

Om een objectief uitnodigingenbeleid39 te garanderen, wordt voor het onderdeel loting gebruik gemaakt van een toevalsgenerator in het aanbestedingsplatform.

5.10 Raming en financieel budget Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve, voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. De raming is ook van belang voor de keuze van de procedure als beschreven in par. 5.7.

5.11 Eerlijke mededinging en commerciële belangen De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief en transparant te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. Van ieder vermoeden van samenspanning maakt de Gemeente onverwijld melding bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM).

5.12 Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft zich in meerdere arresten uitgelaten over de toelaatbaarheid van wijzigingen van een overheidsopdracht, tijdens de aanbesteding en gedurende de looptijd van de -daaruit voortvloeiende- overeenkomst, zonder het volgen van een nieuwe aanbestedingsprocedure. Deze jurisprudentie is in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geïmplementeerd en aangevuld. Door de verwevenheid met de aanbestedingsbeginselen (transparantie, gelijke behandeling) geldt het uitgangspunt dat wezenlijke wijzigingen leiden tot een nieuwe aanbestedingsprocedure, ook voor aanbestedingen onder de Europese drempel. Een wijzigingen is alleen toegestaan in de volgende gevallen en onder de in het desbetreffende artikel genoemde voorwaarden: 1. Wijziging onder een 10/ 15%-drempel (art. 2.163b) 38 Procedure Groslijstensystematiek Achterhoekse Gemeenten 2015.

39 Procedure Groslijstensystematiek Achterhoekse Gemeenten 2015, par. 4.2

21

Inkoopbeleid 2024

2. Herzieningsclausule (opgenomen in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken) (art. 2.163c) 3. Aanvullende werken, leveringen en diensten (art. 2.163d) 4. Onvoorziene omstandigheden (art. 2.163e) 5. Vervanging van de Contractant (art. 2.163f) 6. Niet-wezenlijke wijzigingen (art. 2.163g) Wijzigingen die vallen onder de uitzonderingsbepalingen van de leden 3 en 4 worden gepubliceerd op TenderNed40. Met uitzondering van deze publicatieverplichting verbindt de Gemeente de voorwaarden van lid 1 tot en met 6 ook aan aanbestedingen onder de Europese drempel.

40 Hieraan is overigens geen termijn verbonden, maar de Gemeente streeft ernaar dit voorafgaand aan- of direct na het ingaan van de

wijziging te doen.

22

Inkoopbeleid 2024

6.1

Opdrachtgeverschap

Het opdrachtgeverschap van de Gemeente bestaat uit verschillende fasen41, startend vanaf de visie- en planvorming42: Inkoopfunctie Visie- en planvorming

Inkoopvoorbereiding

Specificeren

Selecteren

Contracteren

Bestellen

Aanbesteding

Bewaken

Nazorg

Contractmanagement

6.1.1 Rollen Politiek Politiekenenbestuur bestuur (par. 6.3a) Budgethouder (par. 6.3b) Advies Inkoopcoördinator (par. 6.3c) Advies

Uitvoering Coördinatie

6.1.2 Taken Fase inkoopproces Visie- en planvorming Inkoopvoorbereiding

Omschrijving • Opstellen van (middel)lange termijn doelen • Strategische keuzes • Budgettering • Bepalen van inkoopbehoefte • Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) • Raming en bepalen van het financiële budget • Keuze Offerteaanvraag

Specificeren

• Opstellen van eisen en wensen • Omschrijven van de opdracht • Opstellen Offerteaanvraag

Selecteren

• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht door verzenden of publiceren van de Offerteaanvraag • Offertes evalueren • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) • Gunning aan winnende Ondernemer

Contracteren

• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant • Registreren getekende overeenkomst • Informeren afgewezen Ondernemers

Bestellen

• Uitvoeren van de opdracht • Eventueel met het afroepen van bestellingen

Bewaken

• Bewaken termijnen • Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de SROI verplichtingen. • Tijdige betaling (< 30 dagen) facturen

41 Hoewel de fasen van het specificeren, selecteren en contracteren in de inkoopliteratuur gezamenlijk worden gezien als aanbesteden,

wordt hiermee in het aanbestedingsrecht gedoeld op het transparant en in concurrentie opvragen van offertes voor de realisatie van een Werk, Levering of Dienst. 42 Geïnspireerd op rapporten van Schuttelaar en Partners en Metabolic.

23

Inkoopbeleid 2024

Nazorg

• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd • Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2

Inkoop in de organisatie

De Gemeente kent een gecoördineerde inkoopfunctie met decentrale participatie. Er is sprake van integraal management, waardoor de afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor hun inkopen. De inkoop van producten en diensten die voor meer dan één afdeling nodig zijn -de afdelingsoverschrijdende inkoop- wordt gecoördineerd. Aan de ene kant worden de behoeften binnen de organisatie gebundeld en worden de aanwezige kennis en ervaring optimaal benut door de mobilisatie van de juiste medewerkers binnen een inkoopteam. Aan de andere kant bestaat het inkoopteam uit medewerkers van alle betrokken diensten, waardoor draagvlak voor- en acceptatie van de contracten wordt verkregen. De Gemeente sluit voor herhalings- en routinematige inkopen (raam)overeenkomsten af met geschikte Ondernemers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één enkele Ondernemer. Gelijksoortige inkoopbehoeften binnen de afdelingen, maar ook afdelingsoverschrijdende, homogene inkopen worden gebundeld met als doel schaalvoordeel te behalen. In het kader van bundeling zoekt de Gemeente actief naar mogelijkheden tot samenwerking met andere partijen. De inkoopcoördinator heeft hierin een adviserende en initiërende rol.

6.3

Verantwoordelijkheden

Het nemen van besluiten waarmee geldbedragen zijn gemoeid vanaf € 500.000,-, zoals de schriftelijke mededeling van de gunningsbeslissing en het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten zijn bevoegdheden die zijn voorbehouden aan het College43. Dat betekent dat, zodra de met een procedure gemoeide waarde het bedrag van € 500.000,- overschrijdt44, zowel het gunningsbesluit als de opdrachtverlening door het College moet worden bekrachtigd. Het nemen van besluiten en het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waar geldbedragen mee zijn gemoeid vanaf € 100.000,- tot € 500.000,- (met inachtneming van artikel 6 van het Mandaatbesluit) zijn bevoegdheden die zijn voorbehouden aan de afdelingshoofden. Op dezelfde wijze zijn het nemen van besluiten en het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten waar geldbedragen mee gemoeid zijn van minder dan € 100.000,- bevoegdheden die zijn voorbehouden aan de medewerkers in de taakvelden die specifiek worden uitgevoerd door de afdeling waarvoor ze werkzaam zijn en die hiervoor budgetten toegewezen gekregen hebben. In dit inkoopbeleid spreken we van budgethouders. Met besluit gemoeid bedrag Tot € 100.000,Van € 100.000,- tot € 500.000,Vanaf € 500.000,-

Besluit door Budgethouders Afdelingshoofden College

Rol van politiek en bestuur De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het College is verantwoordelijk voor de vaststelling en de uitvoering van het inkoopbeleid. Binnen het College zijn de burgemeester en de verschillende wethouders, afhankelijk van hun portefeuille, verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende typen Leveringen, Diensten en Werken. Inkoop wordt uitgevoerd door het ambtelijk apparaat Rol van de afdelingshoofden en inkopende budgethouders De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden en inkopende budgethouder zijn als volgt te omschrijven: • Verantwoordelijk voor de naleving van het inkoopbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures; • Verantwoordelijk voor het volledige aanbestedingsproces;

43 Mandaatbesluit gemeente Oost Gelre

44 Dit geldt eveneens indien het geraamde bedrag lager is.

24

Inkoopbeleid 2024

• Inkoopbehoeften bundelen, waarbij wordt gezocht naar inkoopsamenwerking en waar mogelijk schaalvoordelen; • Het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier en • Het handhaven van gemaakte afspraken in het contract. Rol van de inkoopcoördinator De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopcoördinator zijn als volgt te omschrijven: • Het adviseren van budgethouders, directie en College over inkopen en aanbesteden; • Verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het inkoopbeleid; • Eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden; • Signaleren van relevante ontwikkelingen in de markt, regelgeving en jurisprudentie; • Faciliteren van de gemeentelijke organisatie met relevante informatie en ondersteuning op het gebied van inkoop en aanbesteden; • Het begeleiden en/ of verzorgen van de procesmatige activiteiten bij aanbestedingstrajecten; • Het verbeteren en professionaliseren van de inkoopfunctie en • Gemeentelijk contactpersoon voor het opdrachtgeverschap.

25

Inkoopbeleid 2024

7.1

SDG’s in de inkoop- en aanbestedingspraktijk

SDG 1:

Extreme armoede; verlagen armoede volgens nationale definities

Thema:

Ketenverantwoordelijkheid (par. 4.3.4)

SDG 2:

Honger; ondervoeding; gezonde voeding; groeiachterstanden; landbouwproductiviteit; duurzame voedselproductie

Thema:

Ketenverantwoordelijkheid (par. 4.3.4)

SDG 3:

Gezondheid; moeder- en kindersterfte; epidemieën; verslavende middelen; mentale gezondheid; verkeersdoden; SRGR; ziektekostenverzekering Ketenverantwoordelijkheid (par. 4.3.4)

Thema:

SDG 6:

Drinkwater; sanitaire voorzieningen; waterkwaliteit; waterschaarste; ecosystemen

Thema:

Circulair (par. 4.3.3)

SDG 7:

Energiezekerheid, verduurzaming en energie-efficiëntie

Thema:

Circulair (par. 4.3.3)

SDG 8:

Aanhoudende, inclusieve, duurzame economische groei; MKB; ondernemerschap; inclusieve financiering; jongerenwerkgelegenheid; gedwongen en kinderarbeid; toerisme; eerlijk werk Circulair (par.4.3.3) Ketenverantwoordelijkheid (par. 4.3.4) Social Return (par. 4.3.6)

Thema’s:

SDG 9:

Infrastructuur; innovatie; duurzame industrie

Thema:

Circulair (par. 4.3.3 en 4.4)

SDG 10:

Inkomensgelijkheid; sociale, economische en politieke inclusiviteit; monitoring financiële sector; internationale ongelijkheid; migratie en mobiliteit

26

Inkoopbeleid 2024

Thema:

Diversiteit en inclusie (par. 4.3.5)

SDG 12:

Duurzame consumptie en productie; voedselverspilling; circulaire economie; informatievoorziening over duurzaamheid

Thema’s:

Circulair (par.4.3.3) Ketenverantwoordelijkheid (par. 4.3.4)

SDG 13:

Klimaatverandering; natuurrampen

Thema’s:

Klimaat (par. 4.3.2) Circulair (par.4.3.3)

SDG 14:

Zee- en oceaanvervuiling; visvangst; kustgebieden; water- en kusttoerisme; biodiversiteit in zee

Thema’s:

Milieu inclusief Biodiversiteit (par. 4.3.1) Circulair (par.4.3.3)

SDG 15:

Bosbeheer; woestijnvorming; biodiversiteit op het land, in rivieren en meren

Thema’s:

Milieu inclusief Biodiversiteit (par. 4.3.1) Circulair (par. 4.3.3)

27

Inkoopbeleid 2024

7.2

Kleurenbalkjes voor motivering procedurekeuze

WERKEN 50k

150k

750k

1 miljoen

1,5 miljoen

3 miljoen

4,3 Europese miljoen drempel

Enkelvoudig Meervoudig Nationaal Europees

LEVERINGEN EN DIENSTEN 30k Enkelvoudig Meervoudig Nationaal Europees (Bedragen zijn exclusief BTW)

28

70k

100k

150k

Europese drempel

Inkoopbeleid 2024

7.3

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 (oud) vs. inkoopbeleid 2024 (nieuw)

WIJZIGINGSOVERZICHT 1. Het inkoopbeleid is aangepast aan de Organisatievisie en koers gemeente Oost Gelre 2023; 2. Toegevoegd aan de gemeentelijke doelstellingen: Maatschappelijk Verantwoord Inkopen; 3. Aansluiting op bovenliggende beleidsstukken in par. 2.1g (nieuw) en uniforme documenten in par. 3.2 (nieuw) geactualiseerd; 4. Toegevoegd paragraaf m.b.t. ‘discretionaire ruimte’: par. 2.2 (nieuw). Hierin is vastgelegd dat de aanbestedingsregels enige ruimte kennen om af te wijken en hoe hiervan gebruik gemaakt kan worden. De hardheidsclausule in par. 4.1 (oud) is hiermee komen te vervallen; 5. Werkingsbereik van de Bibob toets uitgebreid van de aanbestedingsfase naar de contractfase in par. 3.12 (nieuw). Dit zal t.z.t zijn weerslag krijgen in een aanvulling (artikel “Integriteitsbeleid en integriteitsschending”) op de nieuw vast te stellen inkoopvoorwaarden (AIAG). Tevens de uitgebreidere screeningsmogelijkheden t.g.v. de wetswijziging in 2020 vastgelegd in par. 4.1 (nieuw); 6. Referentie aan Wet Openbaarheid van bestuur in art. 5.13 (oud) vervangen door Wet open overheid in art. 3.13 (nieuw); 7. De onderdelen duurzaam inkopen in par. 6.3 (oud) en circulair inkopen in par. 6.4 (oud) zijn opgegaan in par. 4.3 (nieuw) over brede welvaart met referte naar de toepasselijke SDG’s (bijlage 7.1); 8. Toegevoegd par. 4.5 (nieuw) over inbesteding en regie; 9.

Verbod gunnen op laagste prijs in Jeugdwet (Jw) Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) opgenomen in par. 5.2 (nieuw); 10. De kleurenbalkjes uit par. 7.7 (oud) zijn verplaatst naar bijlage 7.2; 11. De beschrijving van de Meervoudig onderhandse offerteaanvraag in par. 5.7 (nieuw) is aangevuld met een regeling die bepaalt hoe gehandeld moet worden bij onvoldoende mededinging; 12. Aan par. 5.7 (nieuw) is tevens de bepaling toegevoegd uit de financiële verordening dat op niet begrootte uitgaven boven € 50.000,- een informatieplicht naar de raad van toepassing is; 13. N.a.v. het gewijzigde mandaatbesluit is in par. 6.3 (nieuw) een tabel opgenomen met de nieuwe mandaatbedragen. CONCORDANTIETABEL Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 Hoofdstuk 4 Art. 5.1 tot en met art. 5.15 Art. 6.1 en art. 6.2 Art. 6.5 Art. 7.1 tot en met 7.12 Art. 8.2 en 8.3

Inkoopbeleid 2024 Art. 2.1 Art. 3.1 tot en met art. 3.15 Art. 4.1 en art. 4.2 Art. 4.4 Art. 5.1 tot en met 5.12 Art. 6.2 en 6.3

29