inkoopbeleid oost gelre 2024

B&W-voorstel Onderwerp: Inkoopbeleid 2024 Datum B&W-vergadering: 16 januari 2024

Portefeuillehouder: wethouder Schutten

Zaaknummer: 46059-2023

Status: Openbaar

Afdeling: Auteur: Afdelingshoofd: Meegeadviseerd door: Dienstverlening & Andre Lurvink Wouter Brinkman Bob ten Have Bedrijfsvoering, Marjolein Kröner team Facilitair Voorstel aan het college: 1. Het Inkoopbeleid 2024 vast te stellen. 2. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Oost Gelre 2017 te laten vervallen. Samenvattend advies: Het huidige inkoopbeleid stamt uit 2017. Het is wenselijk om dit met enige regelmaat te actualiseren. Zo heeft de raad in 2022 het huidige coalitieprogramma vastgesteld, waarin de koers is uitgezet die de coalitiepartijen willen volgen. Het college heeft dit vertaald in een uitvoeringsprogramma met activiteiten die het meest bijdragen aan de geformuleerde doelstellingen. Voor een deel kan de gemeente die doelstellingen bereiken door, of door middel van haar opdrachtgeverschap. Verder is in 2023 een nieuwe organisatievisie vastgesteld met een visie, een missie en een drietal kernwaarden. De kernwaarden zijn ook sturend in ons opdrachtgeverschap. Met dit geactualiseerde inkoopbeleid sluiten we daar zo nauw mogelijk bij aan. B&W-besluit: Conform voorstel.

46059-2023:801366

Doel We willen met dit inkoopbeleid binnen de gestelde kaders een zo groot mogelijke bijdrage leveren aan het behalen van de maatschappelijke opgaven en ambities die door de raad in 2022 zijn uitgesproken. Aanleiding Het huidige inkoopbeleid stamt uit 2017. Het is wenselijk om dit met enige regelmaat te actualiseren. Zo heeft de raad in 2022 het huidige coalitieprogramma vastgesteld, waarin de koers is uitgezet die de coalitiepartijen willen volgen. Het college heeft dit vertaald in een uitvoeringsprogramma met activiteiten die het meest bijdragen aan de geformuleerde doelstellingen. Voor een deel kan de gemeente die doelstellingen bereiken door, of door middel van haar opdrachtgeverschap. Met dit geactualiseerde inkoopbeleid sluiten we daar zo nauw mogelijk bij aan. Daarnaast is in 2023 een nieuwe organisatievisie vastgesteld waarin de identiteit van de gemeente Oost Gelre als organisatie is gedefinieerd aan de hand van een visie, een missie en een drietal kernwaarden. Die kernwaarden zijn ook sturend in ons opdrachtgeverschap. De gemeente spant zich in met haar inkoopen aanbestedingspraktijk zoveel mogelijk impact te maken. In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop bij de gemeente plaatsvindt.

De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie hoofdstuk 2 van het inkoopbeleid). Verder gaan we bij het inkoopbeleid in op een aantal andere uitgangspunten: - hoofdstuk 3: juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving?, - hoofdstuk 4: ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?, - hoofdstuk 5: economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers?, en - hoofdstuk 6: organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? Kader Het inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente en op het coalitieprogramma 2022-2026, het college-uitvoeringsprogramma 2023-2026, het beleidsplan Samen sterk in Oost Gelre, de beleidsregels Maatschappelijke ondersteuning Gemeente Oost Gelre 2023, Jeugdhulp 2023 en BIBOB Gemeente Oost Gelre, en de ontwerpomgevingsvisie. Daarnaast is in par. 4.3 van het inkoopbeleid de relatie met de SDG’s opgenomen en uitgewerkt. In bijlage 2 van dit besluit (alsook in bijlage 3 van het inkoopbeleid) zijn de overeenkomsten en de verschillen met het huidige inkoopbeleid opgenomen. Argumenten 1.1. In het Coalitieprogramma 2022-2026 onderschrijft de gemeente het belang van brede welvaart.

Dat gaat verder dan de duurzaamheidsambities zoals die in het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn vastgelegd. Brede welvaart omvat alles wat mensen van waarde vinden. Naast materiële welvaart gaat het ook om zaken als gezondheid, onderwijs, milieu en leefomgeving, sociale cohesie, persoonlijke ontplooiing en (on)veiligheid. Bovendien betreft het niet alleen de kwaliteit van leven in het ‘hier en nu’, maar ook de effecten van onze manier van leven op het welzijn van mensen ‘elders’ (buiten de regio) en ‘later’ (toekomstige generaties). Met een inkoopquote van meer dan 60 miljoen euro kan de gemeente door het nieuwe inkoopbeleid op al deze aspecten veel impact geven. 1.2. In het nieuwe inkoopbeleid is aangegeven hoe de gemeente omgaat met de discretionaire ruimte in de Aanbestedingswet. Met ingang van 2023 moet de gemeente zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen in de jaarstukken, waardoor de controle op naleving van de (Europese) aanbestedingsregels door de organisatie zelf moet worden uitgevoerd. Hoewel aanbestedingsrecht heeft te gelden als formeel recht, zijn de aanbestedingsregels niet altijd heel eenduidig. De Aanbestedingswet is op onderdelen ‘principle based’, hetgeen wil zeggen dat er met gegronde redenen van afgeweken mag worden.

Om de conclusievorming over rechtmatig inkopen scherper te kunnen formuleren is in het nieuwe inkoopbeleid beschreven hoe de gemeente met die discretionaire ruimte omgaat.

46059-2023:801366

2

2.1. Het huidige inkoopbeleid moet worden ingetrokken, vanwege strijdigheid met het nieuwe inkoopbeleid. Specifieke onderdelen van het huidige inkoopbeleid zijn niet meer geldig (o.a. vanwege de nieuwe mandaatregels), vandaar dat het komt te vervallen. Kanttekeningen 1.1 Het huidige inkoopbeleid dateert alweer uit 2017. Het streven is om het inkoopbeleid iedere 5 jaar te actualiseren. Het huidige inkoopbeleid volgde op dat van 2014 en was noodzakelijk geworden door de herziening in 2016 van de Aanbestedingswet 2012. Er is nu voor het nieuwe inkoopbeleid wat meer tijd genomen om de implicaties van het coalitieprogramma hierin mee te kunnen nemen. Participatie Bij de totstandkoming van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Oost Gelre 2017 zijn ondernemersvertegenwoordigingen IKGL en Bouwend Nederland betrokken geweest. Aangezien er in het nieuwe inkoopbeleid geen belangrijke wijzigingen zijn doorgevoerd in de economische uitgangspunten is daar deze keer van afgezien. Uitvoering Juridisch aspecten N.v.t. Kosten en dekking N.v.t. Personele aspecten N.v.t. Communicatie Het nieuwe inkoopbeleid wordt op de gemeentelijke website geplaatst onder de kop Ondernemen \ Inkoop en aanbesteden. Het oude inkoopbeleid wordt verwijderd. Daarnaast zal het beleid worden gepubliceerd in het digitale gemeenteblad. Planning Het nieuwe inkoopbeleid treedt direct na besluitvorming in werking.

Evaluatie N.v.t. Bijlage(n)

1 2

Omschrijving Inkoopbeleid 2024 (separaat document) Overeenkomsten en verschillen oud en nieuw (onderaan dit voorstel)

46059-2023:801366

Openbaar

Toelichting

Ja Ja

3

Bijlage 2 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 (oud) vs. inkoopbeleid 2024 (nieuw) WIJZIGINGSOVERZICHT 1. Het inkoopbeleid is aangepast aan de Organisatievisie en koers gemeente Oost Gelre 2023; 2. Toegevoegd aan de gemeentelijke doelstellingen: Maatschappelijk Verantwoord Inkopen; 3. Aansluiting op bovenliggende beleidsstukken in par. 2.1g (nieuw) en uniforme documenten in par. 3.2 (nieuw) geactualiseerd; 4. Toegevoegd paragraaf m.b.t. ‘discretionaire ruimte’: par. 2.2 (nieuw). Hierin is vastgelegd dat de aanbestedingsregels enige ruimte kennen om af te wijken en hoe hiervan gebruik gemaakt kan worden. De hardheidsclausule in par. 4.1 (oud) is hiermee komen te vervallen; 5. Werkingsbereik van de Bibob toets uitgebreid van de aanbestedingsfase naar de contractfase in par. 3.12 (nieuw). Dit zal t.z.t zijn weerslag krijgen in een aanvulling (artikel “Integriteitsbeleid en integriteitsschending”) op de nieuw vast te stellen inkoopvoorwaarden (AIAG). Tevens de uitgebreidere screeningsmogelijkheden t.g.v. de wetswijziging in 2020 vastgelegd in par. 4.1 (nieuw); 6. Referentie aan Wet Openbaarheid van bestuur in art. 5.13 (oud) vervangen door Wet open overheid in art. 3.13 (nieuw); 7. De onderdelen duurzaam inkopen in par. 6.3 (oud) en circulair inkopen in par. 6.4 (oud) zijn opgegaan in par. 4.3 (nieuw) over brede welvaart met referte naar de toepasselijke SDG’s (bijlage 7.1); 8.

Toegevoegd par. 4.5 (nieuw) over inbesteding en regie; 9. Verbod gunnen op laagste prijs in Jeugdwet (Jw) Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) opgenomen in par. 5.2 (nieuw); 10. De kleurenbalkjes uit par. 7.7 (oud) zijn verplaatst naar bijlage 7.2; 11. De beschrijving van de Meervoudig onderhandse offerteaanvraag in par. 5.7 (nieuw) is aangevuld met een regeling die bepaalt hoe gehandeld moet worden bij onvoldoende mededinging; 12. Aan par. 5.7 (nieuw) is tevens de bepaling toegevoegd uit de financiële verordening dat op niet begrootte uitgaven boven € 50.000,- een informatieplicht naar de raad van toepassing is; 13. N.a.v. het gewijzigde mandaatbesluit is in par. 6.3 (nieuw) een tabel opgenomen met de nieuwe mandaatbedragen. CONCORDANTIETABEL Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 Hoofdstuk 4 Art. 5.1 tot en met art. 5.15 Art. 6.1 en art. 6.2 Art. 6.5 Art. 7.1 tot en met 7.12 Art. 8.2 en 8.3

46059-2023:801366

Inkoopbeleid 2024 Art. 2.1 Art. 3.1 tot en met art. 3.15 Art. 4.1 en art. 4.2 Art. 4.4 Art. 5.1 tot en met 5.12 Art. 6.2 en 6.3

4

Inkoopbeleid 2024

Status Datum

Definitief 01-11-2023

Inkoopbeleid 2024

Inleiding .................................................................................................................................................................... 3 1. Definities .......................................................................................................................................................... 4 2. Gemeentelijke doelstellingen ........................................................................................................................... 5 2.1 Uitgangspunten..................................................................................................................................................... 5 2.2 Discretionaire ruimte ............................................................................................................................................ 6 3. Juridische uitgangspunten ................................................................................................................................ 7 3.1 Algemeen juridisch kader ..................................................................................................................................... 7 3.2 Uniforme documenten .........................................................................................................................................

7 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop ........................................................................................................................... 7 3.4 Aanbestedingswet 2012........................................................................................................................................ 8 3.5 Uniform Europees Aanbestedingsdocument ........................................................................................................ 8 3.6 Gedragsverklaring Aanbesteden ........................................................................................................................... 8 3.7 Elektronisch aanbesteden ..................................................................................................................................... 9 3.8 Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005) ............................................................... 9 3.9 Algemene Inkoopvoorwaarden (AIAG2017 en GIBIT) ........................................................................................... 9 3.10 Grensoverschrijdend belang ...............................................................................................................................

10 3.11 Mandaat en volmacht ......................................................................................................................................... 10 3.12 Wet Bibob ........................................................................................................................................................... 10 3.13 Wet open overheid en Aanbestedingswet 2012 ................................................................................................. 11 3.14 Klachtenregeling ................................................................................................................................................. 11 4. Ethische en ideële uitgangspunten ................................................................................................................. 12 4.1 Integriteit ............................................................................................................................................................ 12 4.2 Privacy….. ............................................................................................................................................................ 12 4.3 Brede welvaart ....................................................................................................................................................

12 4.3.1 Milieu en Biodiversiteit ....................................................................................................................................... 13 4.3.2 Klimaat ................................................................................................................................................................ 14 4.3.3 Circulair en Bio-based ......................................................................................................................................... 14 4.3.4 Ketenverantwoordelijkheid ................................................................................................................................ 14 4.3.5 Diversiteit en inclusie .......................................................................................................................................... 15 4.3.6 Social Return ....................................................................................................................................................... 15 4.4 Innovatiegericht Inkopen .................................................................................................................................... 15 4.5 Make or buy decision .......................................................................................................................................... 16 5.

Economische uitgangspunten ......................................................................................................................... 17 5.1 Product- en marktanalyse ................................................................................................................................... 17 5.2 Beste prijskwaliteitverhouding als norm ............................................................................................................ 17 5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie.................................................................................. 17 5.4 Lokale economie en MKB .................................................................................................................................... 18 5.5 Clusteren en percelen ......................................................................................................................................... 18 5.6 Samenwerkingsverbanden.................................................................................................................................. 18 5.7 Bepalen van de inkoopprocedure .......................................................................................................................

19 5.8 Sociale- en andere specifieke diensten ............................................................................................................... 20 5.9 Groslijstensystematiek ........................................................................................................................................ 21 5.10 Raming en financieel budget .............................................................................................................................. 21 5.11 Eerlijke mededinging en commerciële belangen ................................................................................................ 21 5.12 Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel .............................................................. 21 6. Organisatorische uitgangspunten ................................................................................................................... 23 6.1 Opdrachtgeverschap ........................................................................................................................................... 23 6.1.1 Rollen .................................................................................................................................................................

23 6.1.2 Taken ................................................................................................................................................................ 23 6.2 Inkoop in de organisatie...................................................................................................................................... 24 6.3 Verantwoordelijkheden ...................................................................................................................................... 24 7. Bijlagen........................................................................................................................................................... 26 7.1 SDG’s in de inkoop- en aanbestedingspraktijk .................................................................................................... 26 7.2 Kleurenbalkjes voor motivering procedurekeuze ............................................................................................... 28 7.3 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 (oud) vs. Inkoopbeleid 2024 (nieuw) ..................................................... 29

2

Inkoopbeleid 2024

In de organisatievisie Oost Gelre uit 20231 is de identiteit van de gemeente Oost Gelre als organisatie (hierna: de Gemeente) als volgt gedefinieerd: Visie Als Gemeente staan we midden in de samenleving. We weten collega’s, partners en de samenleving te vinden en vragen waar nodig om hulp. We zetten in op eigen kracht, faciliteren, verbinden en bieden maatwerk waar nodig. Wij zijn een lerende en wendbare organisatie, met medewerkers die zich richten op continue verbetering en ontwikkeling. Daarbij hebben we te maken met verschillende rollen die we als Gemeente hebben, evenals belangen die meespelen. Daarom communiceren we open, tijdig en transparant. Zo doen we ons werk weloverwogen: met oog voor mens en omgeving. Missie We doen het samen, met hart voor Oost Gelre! Kernwaarden Met behulp van onze kernwaarden positioneren we onze identiteit of onderdelen ervan die relevant zijn. Onze kernwaarden voor de Gemeente zijn:



Verbindend



Nabij



Vindingrijk

De opdracht van de organisatie en wat de organisatie en samenleving belangrijk vinden; Waar de organisatie zichzelf plaatst in de samenleving; De manier waarop de organisatie werkt.

Inkoop- en aanbestedingspraktijk Die kernwaarden zijn ook sturend in ons opdrachtgeverschap. De Gemeente spant zich in met haar inkoop- en aanbestedingspraktijk zoveel mogelijk impact te maken. In dit inkoopbeleid2 wordt het inkoopproces overeenkomstig artikel 24, onder g van de financiële verordening Oost Gelre, inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend, want aanbesteden gaat om de verantwoorde, transparante en meetbare besteding van publiek geld, het kan bijdragen aan het behalen van maatschappelijke doelstellingen als circulariteit en het kan ingezet worden voor economische stimulering en innovatie, of als instrument voor handelspolitiek3. Omwille van de uniformiteit is bij de totstandkoming van dit beleid waar mogelijk aansluiting gezocht bij het modelbeleid van de VNG.

Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van werken, leveringen en diensten uit van:  Juridische uitgangspunten Hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3);  Ethische en ideële uitgangspunten Hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4);  Economische uitgangspunten Hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5);  Organisatorische uitgangspunten Hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6). 1 Organisatievisie en koers gemeente Oost Gelre 2023, “Met hart voor Oost Gelre, Het verhaal van Oost Gelre: onze organisatievisie,

kernwaarden en koers” 2 Beleidsregel als bedoeld in artikel 1:3 lid 4 Awb 3 M.A.M. Adriaansens en H. de Jonge (ministers van resp. EZK en BZK) in brief aan Tweede Kamer met kenmerk DGED-MC / 36165827 van 1 november 2023 betr. beantwoording vragen schriftelijk overleg Beter Aanbesteden

3

Inkoopbeleid 2024

In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder: ARW 2016 Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 beschrijft de procedures voor het aanbesteden van opdrachten voor werken. Budget Een taakstelling tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan één taak, en/ of (hulp-)kostenplaatsen van de begroting dan wel aan een investering. Tot het budget worden tevens gerekend het realiseren van de in de begroting dan wel bij de investering opgenomen doelstellingen, prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en voorschriften. Budgethouder Een medewerker van de Gemeente die verantwoordelijk is voor het beheren van een budget en die is aangewezen om de tot zijn organisatieonderdeel behorende taakstelling, inclusief de daarbij behorende middelen, uit te voeren. Deze budgetten maken onderdeel uit van de productenraming. College Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente. Contractant De Ondernemer waarmee de Gemeente een overeenkomst heeft gesloten.

Concessieopdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer Ondernemers en de Gemeente, individueel of in een collectief en die betrekking heeft op het verlenen van werken of diensten en waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht het werk of de dienst die het voorwerp van de overeenkomst vormt te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling. Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aw 20124. Gemeente De Gemeente Oost Gelre, zetelend aan de Varsseveldseweg 2 te Lichtenvoorde. Gids In de AMvB (Aanbestedingsbesluit) bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids Proportionaliteit Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. De Gids Proportionaliteit geeft invulling aan het evenredigheidsbeginsel. Inkoop/ Inkopen Initiërende (rechts)handeling van de Gemeente gericht op een op geld waardeerbare transactie en de gevolgen daarvan teneinde Werken-, Leveringenof Diensten te verwerven. Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aw 2012. Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU. Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Richtbedrag Bedragen als bedoeld in art. 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit waarbij de genoemde procedures gangbaar worden geacht. Van die procedures mag afgeweken worden indien voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit daartoe aanleiding geeft. Naarmate er meer van een Richtbedrag wordt afgeweken moet dit met zwaarwegender argumenten worden gemotiveerd. UAV2012 De UAV 2012 is een pakket regels die van toepassing verklaard kunnen worden op aannemingsovereenkomsten in de bouw en bij technische installatiewerken. In de versie van 2012 zijn ook de Uniforme administratieve voorwaarden voor de installatiewerken opgenomen, voorheen de UAV-TI. UAV-GC2005 De UAV-GC 2005 bevatten de algemene voorwaarden voor het bouwcontract model waarbij de Gemeente aan één Contractant het ontwerpen en bouwen opdraagt. Dit is ook wel bekend als het geïntegreerde model en in de praktijk wordt vaak gesproken over ‘design and build’ of ‘turn key’. Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aw 2012.

4 Aanbestedingswet 2012: wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen.

4

Inkoopbeleid 2024

2.1

Uitgangspunten

De Gemeente wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren: Rechtmatig en doelmatig De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en Inkopen zodat de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de gemeenschapsgelden op Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven controleerbare en moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het verantwoorde wijze worden beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de aangewend en besteed opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. Een integere, betrouwbare, Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze zakelijke en professionele wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inkoper en opdrachtgever zijn inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant.

De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Het creëren van de meest Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de maatschappelijke waarde voor Gemeente ook interne en maatschappelijke kosten betrekken in de publieke middelen haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. Een continu positieve bijdrage Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele leveren aan het goed prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en presteren van de Gemeente voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Maatschappelijk Verantwoord De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke Inkopen en daarmee bijdragen maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij aan de realisatie van de de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen maatschappelijke daarvan. doelstellingen van de Gemeente Administratieve Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele lastenverlichting voor zowel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces.

De de Gemeente als voor Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele Ondernemers eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Dit inkoopbeleid sluit zoveel In het bijzonder sluit het beleid aan op de volgende mogelijk aan op het algemene gemeentelijke (beleid)stukken: beleid van de Gemeente  Coalitieprogramma 2022-2026, Samen gaan we de uitdaging aan! “Wonen! Werken! Welzijn!”  Samen sterk in Oost Gelre, beleidsplan Mens & Samenleving 2023 - 2026;  Beleidsregels maatschappelijke ondersteuning Gemeente Oost Gelre 2023 (17-02-2023); 5

Inkoopbeleid 2024

 Beleidsregels Jeugdhulp 2023 (17-02-2023);  Beleidsregels BIBOB Gemeente Oost Gelre (30-03-2022);  Ontwerp Omgevingsvisie Groen en verbonden Oost Gelre 2040 (april 2023);  Procedure Groslijstensystematiek Achterhoekse Gemeenten 2020 [versie Oost Gelre];  Klachtenregeling Achterhoekse gemeenten 2017. Ook waar gemeentelijke middelen beschikbaar worden gesteld aan derden, beziet de Gemeente per geval in hoeverre deze doelstellingen daarmee gerealiseerd kunnen worden.

2.2

Discretionaire ruimte

Rechtmatigheid, oftewel het voldoen aan wet- en regelgeving, is een belangrijke voorwaarde aan de gemeentelijke Inkoop. Maar, Inkoop is geen doel op zich. De Gemeente koopt in op het moment dat ze ervoor kiest de uitvoering van haar maatschappelijke taak en het behalen van haar doelstellingen buiten de eigen bedrijfsvoering te leggen. Soms lijken doelmatigheid en rechtmatigheid daarbij om voorrang te strijden. De Aanbestedingswet is voor een deel ‘principle based’, waardoor op onderdelen enige discretionaire ruimte gegeven is. Dit gemeentelijk inkoopbeleid erkent die ruimte en geeft de actoren binnen de inkoopfunctie (zie par. 6.3) de bevoegdheid die ruimte op te zoeken en te benutten. Het credo daarbij is: ‘comply or explain’. Kortom: we passen de voorschriften toe en waar ruimte is om af te wijken, leggen we uit waarom die afwijking nodig is om de gemeentelijke doelstellingen te behalen. Dit leggen we vast in een motivering die wordt toegevoegd aan het aanbestedingsdossier.

6

Inkoopbeleid 2024

3.1

Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012) Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen Europese wet- en regelgeving Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijn’ vormt momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijn kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie Verbintenissenrecht Burgerlijk Wetboek, Boek 6 Gemeentewet Het wettelijke kader voor gemeenten Financiële verordening Oost Gelre Gemeenteblad 2019, 926 (2 januari 2019) (1 januari 2017) Mandaatbesluit gemeente Oost Gemeenteblad 2023, 128228 (28 maart 2023) Gelre (29 maart 2023)

3.2

Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregels worden geconfronteerd. De Gemeente past waar toepasselijk bij de betreffende Inkoop, in ieder geval toe: • Aanbestedingsreglement werken (ARW 2016), zowel onder als boven de Europese drempel; • Klachtenregeling Aanbestedingen Achterhoekse- en Liemerse Gemeenten 2017; • Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG2017); • Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT); • Uniform Europees Aanbestedingsformulier (UEA); • UAV2012 en UAV-GC2005; • RAW5- en STABU6 besteksystematiek • Bouwblokken SROI Oost-Nederland7 en • Gids Proportionaliteit (3e herziening, 1 januari 2022).

3.3

Algemene beginselen bij Inkoop

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht: De aanbestedingsregels vinden hun grondslag in het ‘Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie’ (VWEU), dat directe werking kent. In al haar handelen dient de overheid de bepalingen van het VWEU-Verdrag na te leven. Dit ongeacht de uitwerking van dit verdrag in Europese richtlijnen en nationale wetgeving. De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Non-discriminatie Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.8

5 Stelsel van juridische, administratieve en technische voorwaarden voor het samenstellen van bouwcontracten in de grond-, weg- en

waterbouwsector (GWW).

6 Gestandaardiseerde besteksystematiek voor de woning- en utiliteitsbouw. 7 Bijlage 1 van het Convenant social return Oost-Nederland.

8 Dit geldt voor ondernemers die gevestigd zijn in de lidstaten van de Europese Unie.

7

Inkoopbeleid 2024

Transparantie

Proportionaliteit (evenredigheid)

Wederzijdse erkenning

De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten kunnen weten waar ze aan toe zijn. De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur: De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (ABBB) in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

3.4

Aanbestedingswet 2012

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Bij de herziening in 2016 zijn de Europese Concessierichtlijn (2014/23/EU), de aanbestedingsrichtlijn voor klassieke sectoren (2014/24/EU) en de aanbestedingsrichtlijn voor speciale sectoren (2014/25/EU)9 geïmplementeerd. Tegelijkertijd met de Aanbestedingswet 2012 is ook het Aanbestedingsbesluit (als algemene maatregel van bestuur) in werking getreden. In het Aanbestedingsbesluit wordt een aantal zaken uit de Aanbestedingswet nader geregeld: • Verplicht gebruik Gids Proportionaliteit; • Verplicht gebruik ARW 2016 onder de Europese drempel; • Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) als eigen verklaring; • Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA); • Gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

3.5

Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Afhankelijk van aard en omvang van de opdracht, maar in ieder geval bij openbare aanbestedingen, draagt de Gemeente zorg voor voldoende waarborgen omtrent de inschrijving. Zij hanteert daarvoor de verplichte uitsluitingsgronden van artikel 2.86 Aw2012 en indien toepasselijk de facultatieve uitsluitingsgronden van artikel 2.87 Aw2012. Om te bevestigen dat de inschrijver niet aan één of meerdere uitsluitingsgronden voldoet kan deze volstaan met een eigen verklaring ter zake, die bij gunning zal worden geverifieerd. Het gebruik van het UEA, als format voor de eigen verklaring, is zowel boven als onder de Europese drempelwaarden verplicht ingeval er uitsluitingsgronden worden gehanteerd. In het UEA geeft de inschrijver aan dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn, dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, de technische specificaties en de uitvoeringsvoorwaarden.

3.6

Gedragsverklaring Aanbesteden

De Gemeente kan van de inschrijver op een overheidsopdracht verlangen dat deze een gedragsverklaring aanbesteden overlegt. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie verstrekt deze verklaring. Een ondernemer kan hiermee aantonen dat de door de Gemeente gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelijke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels op hem niet van toepassing zijn. De Gemeente is niet verplicht in alle gevallen een GVA op te vragen, maar maakt in die gevallen waarin het GVA wél wordt opgevraagd gebruik van het vastgestelde model. De gewijzigde Aanbestedingswet kent een aantal nieuwe uitsluitingsgronden. Het UEA en de GVA zijn daarop aangepast. Zo kan een inschrijver worden uitgesloten als hij blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbestedende dienst of een concessieovereenkomst, indien dit heeft geleid tot een 9 Dit betreft de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (v/h nutssectoren).

8

Inkoopbeleid 2024

vroegtijdige beëindiging van die eerdere opdracht, een schadevergoeding of vergelijkbare sancties. Nieuw is ook dat naast onderzoek naar justitiële antecedenten van bestuurders, vennoten, maten of beheerders van een rechtspersoon en van voormalige bestuurders in het jaar voorafgaand aan de aanvraag, ook onherroepelijke veroordelingen van leden van een toezichthoudend orgaan bij de aanvraag en beoordeling van een GVA betrokken moeten worden. Ondernemers kunnen nog gedurende een jaar na inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 een eerder verkregen GVA gebruiken. Dit voor zover deze op het tijdstip van indiening van het verzoek tot deelneming of tot inschrijving niet ouder is dan twee jaar.

3.7

Elektronisch aanbesteden

Elektronisch aanbesteden houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen de Gemeente en Ondernemers elektronisch plaatsvindt. TenderNed is een volledige elektronisch aanbestedingssysteem dat door het Ministerie van Economische Zaken is ontwikkeld. De Gemeente moet op grond van de Aanbestedingswet 2012 haar aankondigingen op TenderNed publiceren. Dit zijn (voor)aankondigingen, mededeling van de gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De verplichting geldt alleen voor opdrachten boven de Europese drempels. Sinds 1 juli 2017 moeten de Gemeenten opdrachten boven de Europese drempelbedragen conform de Aanbestedingswet 2012 volledig elektronisch aanbesteden. Dat betekent het langs elektronische weg overbrengen en uitwisselen van informatie in alle fasen van de Europese procedure, incl. het versturen van verzoeken tot deelname en de verzending van inschrijvingen. De Gemeente gebruikt daarvoor een aanbestedingsplatform10.

3.8

Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005)

In de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW) hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk algemene voorwaarden opgesteld: de Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005). Deze algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing in een aanbesteding maar moeten expliciet van toepassing worden verklaard. Ook kunnen voor een aanbesteding – indien relevant – onderdelen van deze algemene voorwaarden in overleg met de opdrachtnemer gewijzigd worden. Bij traditionele bouworganisatievormen in de GWW worden vrijwel altijd de UAV 2012 toegepast. Het gaat hierbij om aanbestedingen waarbij alleen de uitvoering van het werk wordt uitbesteed en de andere taken door de eigen organisatie worden gedaan, of waarbij de directievoering in opdracht door een derde partij wordt gedaan. Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, zoals Design, Build, Finance & Maintain, wordt meestal de UAV-GC 2005 toegepast. Bij deze bouworganisatievorm krijgt de opdrachtnemer meer taken en meer verantwoordelijkheden. De opdrachtnemer is bij deze aanbestedingen zowel verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van het werk, maar ook voor de financiering en onderhoud ervan. De aanbesteder besteedt de totstandkoming dus volledig uit en voert slechts regie ‘op afstand’.

De Gemeente past de UAV 2012 en/ of de UAV-GC 2005 waar mogelijk toe.

3.9

Algemene Inkoopvoorwaarden (AIAG2017 en GIBIT)

Voor de inkoop van Leveringen en Diensten heeft de Gemeente samen met de andere Achterhoekse gemeenten algemene inkoopvoorwaarden opgesteld (de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten AIAG2017). De AIAG2017 zijn gebaseerd op de model algemene inkoopvoorwaarden van de VNG. In het model is rekening gehouden met de belangen van gemeenten en van Ondernemers. Door deze uniforme inkoopvoorwaarden te gebruiken wordt de samenwerking tussen gemeenten bevorderd en wordt het inschrijven voor Ondernemers vergemakkelijkt. De AIAG 2017 voldoen aan de regels van de Aanbestedingswet 2012 en aan de Gids Proportionaliteit. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de Gemeente daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten gebruik van de AIAG2017. Om de IT-inkoopvoorwaarden te uniformeren en te professionaliseren, heeft VNG/ KING in 2015 onder gemeenten een verkenning uitgevoerd naar de gebruikte voorwaarden en de behoeften voor de toekomst. In 10 Het schriftelijkheidsvereiste ziet tevens op het beoogde publiekrechtelijke rechtsgevolg.

9

Inkoopbeleid 2024

overleg met gemeenten en aanbieders zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) tot stand gekomen, die in 2016 zijn vastgesteld door de VNG en in 2020 zijn herzien. In de GIBIT zijn de belangen van gemeenten beter geborgd en wordt voorzien aan de behoeften die er zijn ten aanzien van inkoop van IT. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de Gemeente daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten op het gebied van IT gebruik van de GIBIT.

3.10 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Opdrachten met een waarde onder de Europese drempelbedragen (zgn. onderdrempelige opdrachten), maar ook sociale- en andere specifieke diensten vanwege hun maatschappelijke context, zullen niet snel aan bovenstaande uitgangspunten voldoen. Slechts opdrachten van de Gemeente (of soortgelijke opdrachten van naburige gemeenten) waarvoor in de afgelopen vijf jaar daadwerkelijk buitenlandse interesse is getoond, worden geacht een duidelijk grensoverschrijdend belang te hebben. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.

Afhankelijk van het soort opdracht plaatst de Gemeente een aankondiging op haar eigen website, op TenderNed en/ of op het aanbestedingsplatform.

3.11 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Het mandaatbesluit van de Gemeente is in te zien op de website (www.oostgelre.nl) onder het kopje Bestuur en organisatie > Verordeningen, beleidsregels en regelingen.

3.12 Wet Bibob De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) is een middel om de integriteit van de overheid te beschermen. Op grond van de Wet Bibob kan de Gemeente een diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond van een persoon of marktpartij indien het vermoeden bestaat dat de overheidsopdracht misbruikt wordt om ‘criminele’ activiteiten te faciliteren. De Gemeente zal in ieder geval een Bibob-toets uitvoeren indien er vanuit: a. eigen ambtelijke informatie en/ of b. informatie verkregen van het Landelijk Bureau Bibob (LBB) en/ of c. informatie verkregen vanuit het Openbaar Ministerie (OM) conform artikel 26 van de wet (OM-tip) en/ of d. informatie verkregen van een of meerdere partners binnen het RIEC11 Oost Nederland; aanwijzingen zijn die het vermoeden rechtvaardigen dat er sprake is van een ernstige mate van gevaar als bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob. De Bibob-toets kan in iedere fase van een aanbesteding worden uitgevoerd, maar ook na gunning van een overheidsopdracht. Derhalve kunnen aan een Bibob-toets worden onderworpen zowel degenen die de Gemeente voornemens is te selecteren tot een volgende fase van de aanbesteding, dan wel degene(n) aan wie de Gemeente voornemens is de betreffende overheidsopdracht te gunnen alsook degene(n) aan wie de overheidsopdracht is verstrekt.

11 Het RIEC is een samenwerkingsverband tussen convenantpartners: gemeenten, politie, OM, Belastingdienst, FIOD, Inspectie Sociale

Zaken en Werkgelegenheid, Douane en Koninklijke Marechaussee.

10

Inkoopbeleid 2024

3.13 Wet open overheid en Aanbestedingswet 2012 De Aanbestedingswet 2012 kent een openbaarheidsregeling die boven de algemene openbaarheidsregeling uit de Wet open overheid (Woo) gaat. Slechts in enkele gevallen, waarin stukken of gegevens openbaar zouden zijn op grond van de Aanbestedingswet 2012, kan openbaarmaking worden getoetst aan de regeling in de Woo. In de praktijk zal dit niet vaak voorkomen. De Aanbestedingswet 2012 kent twee artikelen over openbaarheid: artikel 2.57 en 2.138. In artikel 2.57 wordt bepaald dat informatie die door de ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt niet openbaar gemaakt wordt door de aanbestedende dienst. Daarnaast mag de aanbestedende dienst geen informatie uit aanbestedingsstukken openbaar maken die in het kader van de aanbestedingsprocedure zijn opgesteld en die gebruikt kunnen worden om de mededinging te vervalsen. In artikel 2.138 is opgenomen welke gegevens niet openbaar worden gemaakt in het kader van de gunning. De Gemeente geeft in beginsel geen informatie vrij waardoor gerechtvaardigde commerciële belangen van Ondernemers in het geding komen.

3.14 Klachtenregeling De Aanbestedingswet 2012 kent – als flankerend beleid12 – het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende diensten. Ondernemers die van mening zijn dat het handelen of nalaten van de Gemeente in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden, kunnen terecht bij het klachtenmeldpunt van de Gemeente: Klachtenregeling Achterhoekse gemeenten 2017 (herziening maart 2021).13 Het meldpunt werkt met de klachtenregeling van de gezamenlijke Achterhoekse gemeenten, met als doel om te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld14. Klachten moeten concrete aanbestedingen betreffen. Ook kan geklaagd worden over optreden van de Gemeente dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

Om een objectieve beoordeling mogelijk te maken wordt een klacht, nadat deze door de Gemeente is ontvangen, doorgeleid naar de inkoopcoördinatoren van twee van de overige Achterhoekse gemeenten. Deze inkoopcoördinatoren geven een niet-bindend advies aan de Gemeente. Dit advies wordt eveneens aan de Ondernemer toegezonden. Ondernemers die anoniem een klacht willen indienen over de aanbesteding van een werk, kunnen zich wenden tot het Meldpunt Aanbestedingen Achterhoek Liemers15. Het Meldpunt is een initiatief van Bouwend Nederland en de Gemeenten in de Achterhoek en de Liemers.

12 Kamerstukken II nummer 32440, par. 3.6.

13 https://www.oostgelre.nl/file/klachtenprocedure-achterhoekse-gemeenten-2017 14 Het gaat hier nadrukkelijk niet om bezwaren. Om bezwaar te kunnen maken moet er sprake zijn van een voor bezwaar vatbaar besluit in

de zin van artikel 1:3, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht (Awb).

15 http://www.meldpuntaanbestedingenachterhoekliemers.nl

11

Inkoopbeleid 2024

4.1

Integriteit

De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode.16 Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Derden die tijdelijk en onder aansturing van gemeentelijk personeel taken voor de Gemeente vervullen houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (zie paragraaf 3.6). De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid minder vergaande instrumenten in de vorm van, het gebruik van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument, de Gedragsverklaring Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. In uitzonderingsgevallen kan met behulp van het Bibob-instrumentarium nadere invulling worden gegeven aan de in de Aanbestedingswet 2012 vermelde uitsluitingsgronden.

Indien het UEA (zie paragraaf 3.5) onvoldoende zekerheid of reden tot twijfel geeft, vraagt de Gemeente advies op bij het landelijk bureau BIBOB (zie par. 3.12). Ingeval van een (semi) open house-constructie of een andere financieringsrelatie -niet zijnde een overheidsopdracht- kan de Gemeente in overleg met het RIEC onderzoeken of er andere mogelijkheden zijn om de integriteit van Ondernemers, zoals zorgaanbieders, aan de voorkant te toetsen en in te grijpen wanneer deze tijdens het uitvoeren van het contract niet meer integer zijn. Minimaal één keer per drie jaar worden de UEA-formulieren van bestaande leveranciers geactualiseerd en geverifieerd. Indien er bij zittende leveranciers reden is te twijfelen aan een eerdere screening, zal onmiddellijk tot (her)verificatie worden overgegaan.

4.2

Privacy

De Gemeente verwerkt persoonsgegevens van burgers in tal van haar bedrijfsprocessen. Dat gebeurt zowel binnen het sociaal domein als op het gebied van openbare orde en veiligheid en opsporing van fraude en illegale activiteiten. Voor de verwerking van die persoonsgegevens geldt sinds 25 mei 2018 in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zo mogen er niet meer gegevens gedeeld worden dan strikt noodzakelijk, mogen de gegevens niet gebruikt worden voor een doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor zij zijn verzameld en moeten ze adequaat worden beveiligd. De Gemeente verwacht daarom van leveranciers dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de Gemeente strikt aan deze eisen houden en dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de Gemeente houden aan de bepalingen zoals deze in de Baseline Informatiebeveiliging voor Nederlandse Gemeenten zijn vastgelegd en persoonsgegevens worden niet eerder aan een leverancier beschikbaar gesteld dan nadat deze een verwerkersovereenkomst met de Gemeente heeft afgesloten.

4.3

Brede welvaart

De Gemeente vindt het belangrijk dat er sprake is van brede welvaart en sluit, vanuit de ambitie om met gemeenten, bedrijfsleven en maatschappelijk middenveld in regionaal verband maatschappelijke effecten te bereiken, aan bij de doelen van het manifest MVOI17:

16 Integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie en gedragsregels voor B&W en de Raad van de Gemeente Oost Gelre, december 2022. 17 Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2022 – 2025, Rijksoverheid, april 2022.

12

Inkoopbeleid 2024

Milieu en Biodiversiteit

Klimaat

Het tegengaan van milieuverontreiniging, zoals stikstofuitstoot, luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen, mede ter bescherming van biodiversiteit. Zie par. 4.3.1 Het tegengaan van klimaatverandering, met name door reductie van CO2uitstoot. Zie par. 4.3.2

Circulair

Het helpen opbouwen van een circulaire economie, inclusief het gebruik van biobased grondstoffen. Zie par. 4.3.3

Ketenverantwoordelijkheid

Het tegengaan van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu binnen internationale waardeketens (Internationale Sociale Voorwaarden ISV). Zie par. 4.3.4 Het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven waarin iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze geloven. Zie par. 4.3.5 Het bieden van eerlijke kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in lijn met het streven naar een diverse en inclusieve samenleving. Zie par. 4.3.6

Diversiteit en inclusie

Social Return

Om daarbij met alle betrokken partijen dezelfde taal te kunnen spreken sluit de Gemeente aan bij de duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG’s) van de Verenigde Naties. De SDG’s zijn het leidende mondiale kader voor duurzame ontwikkeling tot 2030. De SDG’s betreffen zeventien doelen die uiteen lopen van armoedebestrijding tot duurzame ontwikkeling en internationale handel. Waar mogelijk en zinvol neemt de Gemeente de SDG’s van bijlage 7.1 mee in haar aanbestedingen18:

4.3.1 Milieu en Biodiversiteit Milieubewust inkopen omvat het tegengaan van milieuverontreiniging (stikstofuitstoot), luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden. Dit mede ter bescherming van de biodiversiteit. Maar ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van watergebruik en energiegebruik vallen hieronder. De Gemeente gebruikt rekeninstrumenten om de milieueffecten van materiaal, een bouwwerk- of een bouwmethode te bepalen. De hele levenscyclus, vanaf de winning tot en met de sloop, komt daarbij in beeld. Voor werken in de Grond- Weg- en Waterbouw (GWW) is DuboCalc het meest geëigende instrument. DuboCalc rekent de milieueffecten via de zogenaamde ‘schaduwprijsmethode’ om tot één getal: de Milieu Kosten Indicator-waarde (MKI-waarde). De Gemeente gebruikt de MKI-waarde als kwaliteitscriterium bij aanbestedingen volgens de methodiek van de Beste Prijs/kwaliteitverhouding (BPKV; zie par. 5.2). Aanbiedingen met een lage MKI-waarde scoren dan beter; hoe lager de MKI-waarde, hoe duurzamer. Een lagere MKI-waarde betekent vaak ook CO2-reductie en een bijdrage aan de doelen van de Circulaire Economie (zie par. 4.3.3). Voor werken in de B&U is de Gemeentelijke Praktijk Richtlijn (GPR) het gangbare rekeninstrument. GPR is een methode waarmee ontwerpkeuzes in een vroeg stadium de duurzaamheid van een gebouw zichtbaar kan maken.

De term duurzaamheid wordt hier toegepast met het oog gericht op het milieu. Er zijn verschillende onderdelen die de gemiddelde GPR-score bepalen, zoals: energie (energieprestatie, energievraag, eventueel energieaanbod), milieu (water, milieuzorg, materialen), gezondheid (geluid, luchtkwaliteit, thermisch comfort, licht en visueel comfort), gebruikskwaliteit (toegankelijkheid, functionaliteit, technische kwaliteit, sociale veiligheid) en toekomstwaarde (toekomstgerichte voorzieningen, flexibiliteit, belevingswaarde). Ook in leverings- en dienstenopdrachten is in toenemende mate aandacht voor milieu en biodiversiteit en wordt aan de hand van de toepasselijke SDG’s om meerwaarde gevraagd. Denk aan opdrachten voor bermbeheer en groenvoorziening.

18 https://www.sdgnederland.nl

13

Inkoopbeleid 2024

4.3.2 Klimaat Naast de in de voorgaande paragraaf genoemde aandachtspunten maakt het terugdringen van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen een belangrijk onderdeel uit van de beoogde duurzame ontwikkeling. Inzicht in de emissies vormt de basis om deze vervolgens te kunnen reduceren. Daarom heeft de Gemeente in relatie tot aan te besteden opdrachten aandacht voor de CO2 footprint van organisaties, want een CO2 footprint geeft inzicht in het energieverbruik en de CO2-uitstoot van organisaties. De Gemeente kan daarvoor gebruik maken van de CO2-prestatieladder. Organisaties die inschrijven op een aanbesteding waarin het BPKV-criterium CO2Prestatieladder is opgenomen kunnen op twee verschillende manieren voldoen aan dit criterium. In beide gevallen moet de organisatie binnen een jaar na gunning en vervolgens jaarlijks, gedurende de looptijd van het project, aantonen dat het voldoet aan het BPKV-criterium. 1. De eerste mogelijkheid is dat de organisatie beschikt over een CO2-bewust certificaat en dat overlegt. Het CO2-bewust certificaat is een bewijs van certificering op basis van het Handboek CO2-Prestatieladder. Hiermee toont de organisatie aan dat de gehele organisatie CO2-bewust handelt, ook in de projecten die het uitvoert, waarbij de niveaus van het certificaat en van het BPKV-criterium vergelijkbaar zijn. 2.

De tweede mogelijkheid is dat de organisatie specifiek op projectniveau aantoont dat het (voor het project in kwestie) voldoet aan het ambitieniveau (en onderliggende niveaus) waarmee het heeft ingeschreven. Bij aanbesteding met het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder is het hebben of behalen van een CO2bewust certificaat dus geen vereiste, maar een manier om aan het BPKV-criterium te voldoen.

4.3.3 Circulair en Bio-based Circulair inkopen is een verbijzondering van het begrip duurzaam inkopen. In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegen gegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en tevens waardevernietiging te minimaliseren. Dit is anders dan in het huidige lineaire systeem waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur veelal worden vernietigd. Circulair inkopen kan een hefboom zijn om de markt aan te sporen tot circulariteit van producten en materialen. Door in de inkoop bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op te nemen met betrekking tot circulariteit, worden bedrijven aangemoedigd hun producten en diensten daarop af te stemmen. Hiermee wordt de patstelling doorbroken dat er voor meer circulair ontworpen producten geen afzetmarkt is en dat ‘business as usual’ prioriteit krijgt. In verschillende pilotprojecten wordt reeds ervaring opgedaan met het in de praktijk brengen van circulair inkopen. Maatwerk en nauwe samenwerking met de markt zijn daarbij steeds belangrijke uitgangspunten. Circulair inkopen is een relatief nieuw onderwerp waarin Nederland internationaal geldt als een van de koplopers.

Bij het toepassen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op het gebied van circulair inkopen zal daarom worden aangesloten op diverse lopende initiatieven zoals: GDCI (Green Deal Circulair Inkopen) en het programma REBus (Resource Efficient Business Models). Vanuit deze initiatieven worden hulpmiddelen en praktijkvoorbeelden voor circulair inkopen ontwikkeld. De Gemeente zoekt, wanneer dit mogelijk en zinvol is, aansluiting bij deze initiatieven. De voorbeelden en hulpmiddelen die hieruit voortkomen worden toegepast bij aanbestedingen om circulair inkopen te introduceren.

4.3.4 Ketenverantwoordelijkheid De Gemeente verwacht van Contractanten dat zij voldoen aan sociale, fiscale en milieuwetgeving. Contractanten die goede of verbeterde arbeidsomstandigheden kunnen aantonen worden hiervoor in de prestatiemeting beloond. Ook sociale- en milieuomstandigheden die verband houden met uitbesteding, worden in de leveranciersbeoordeling betrokken. Werken, Leveringen en/ of Diensten die niet onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. Denk aan koffie, bedrijfsfruit, etc. Ook