gunningsleidraad wmo en jeugd 2022

6.2

Concretiseringsgesprekken..................................................................................................................... 28

6.3

Vaststellingsproces .................................................................................................................................... 28

6.4

Mededeling gunningsbeslissing en bezwaar ......................................................................................... 28

Bijlagen apart bijgevoegd in Negometrix • Format financieel formulier • Conceptovereenkomst • Concept medische verwijzers protocol (Geldt alleen voor segmenten Jeugdhulp) Noot voor de interne lezer: - De gunningsleidraad in tegenstelling tot de selectieleidraad is generiek opgesteld. Dat betekent dat de versie voorhanden wanneer deze definitief wordt voor alle 6 segmenten wordt gebruikt. De informatie zal dezelfde zijn m.u.v. een uitgewerkt voorbeeld van een KPI die per segment specifiek is gemaakt. - De tekst over de data van de overgang van cliënten van niet gecontracteerd naar niet gecontracteerd is in concept en conform huidig advies. Afhankelijk van de besluitvorming kan het zijn dat de tekst aangepast wordt. - De data over volume en instroom per subsegment worden per gemeente momenteel verzameld. 26 mei wordt deze informatie met de regionale werkgroep financials besproken en vastgesteld. Naar aaleiding hiervan zal de informatie ook in de gunningsleidraad worden opgenomen.

Pagina 1

2 juli 2021

Begrippenlijst Begrip Aanbestedingsdocumenten

Aanbestedingsprocedure Aanmelding Bekwaamheidsdossier Cliënt

College Dienstverlening Doelstelling

Effect

Gegadigde

Gunningscriterium

Hoofdaannemer

Inzet Inschrijver

Toelichting De Selectie- en Gunningsleidraad, inclusief alle bijlagen, de Nota(‘s) van Inlichtingen en overige in het kader van deze aanbesteding relevante documenten. De procedure, zoals (samengevat) beschreven in hoofdstuk 3.2 van de Selectieleidraad. Door Gegadigde ingediend verzoek tot deelname aan de Selectiefase voor de onderhavige aanbestedingsprocedure. Het document dat Gegadigde indient ter beoordeling tijdens de selectieprocedure. Een inwoner uit een van de acht Achterhoekse gemeenten die zorg of ondersteuning ontvangt bij de zorgaanbieder. In het geval van Jeugdhulp wordt hieronder ‘de jeugdige’ verstaan (en eventueel diens ouders / verzorgers). De colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten in de Achterhoek. De zorg en/of ondersteuning aan de cliënt door de opdrachtnemer. Het inhoudelijke resultaat dat de opdrachtgever samen met de opdrachtnemers wil realiseren. De doelstelling is een concrete uitwerking van de visie op de opdracht. De verandering die de opdrachtgever beoogt in de samenleving. En de verandering die de cliënt ondervindt door de inzet van de zorg en/of ondersteuning. Het effect kan zowel op samenlevings- als op cliëntniveau worden geformuleerd. Een rechtspersoon die heeft verzocht om deel te nemen aan de Selectiefase in de aanbestedingsprocedure, in dit document ook aangeduid als opdrachtnemer.

Het criterium / de criteria op basis waarvan de inschrijving inhoudelijk wordt beoordeeld (in de Gunningsfase) en de opdracht (voorlopig) wordt verleend. De opdrachtnemer die bij de uitvoering van de opdracht andere organisaties of personen inschakelt, niet zijnde werknemers in dienst van de opdrachtnemer. De inzet die de opdrachtnemer levert om de prestaties te realiseren. Een in de eerste fase (Selectiefase) van de aanbesteding geselecteerde aanbieder (Gegadigde) die op basis van de beoordeling van zijn verzoek tot deelneming wordt uitgenodigd voor het doen van een inschrijving in de tweede fase (Gunningsfase) van de aanbesteding.

Pagina 2

2 juli 2021

Ketenpartner

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI)

Nota van Inlichtingen

Ondersteuningsplan

Perspectiefplan

Prestatie Selectiecriterium

Sociale basis

Randvoorwaarden dienstverlening Resultaat

Persoon of organisatie, buiten de eigen organisatie, die een bijdrage levert aan de zorg of ondersteuning. Of die professioneel betrokken is bij de zorg / ondersteuning aan de cliënt. Een variabele om de voortgang van de geformuleerde doelstellingen en effecten te meten, zodat duidelijk wordt in hoeverre deze worden behaald. Een KPI is vaak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) geformuleerd. Document met antwoorden op de vragen van belangstellenden, alsmede eventuele wijzigingen van de Selectieleidraad (resp. Gunningsleidraad), inclusief bijlagen. De Nota van Inlichtingen wordt samengesteld op basis van de geanonimiseerde vragen die gedurende de aanbestedingsprocedure worden gesteld en beantwoord. De Nota van Inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten en prevaleert boven de Selectieleidraad (resp. Gunningsleidraad). Een plan dat de opdrachtgever samen met de inwoner opstelt, waarin de resultaten worden beschreven (het ‘WAT’) die bijdragen aan het realiseren van de beoogde effecten voor de cliënt. Een plan dat de opdrachtnemer vanaf het 17e levensjaar van de jeugdige samen met de jeugdige en diens ouders/verzorgers opstelt. In dit plan komen de afspraken over de invulling en inzet van de zorg en/of ondersteuning nadat de jeugdige 18 wordt. Bij het opstellen van het plan wordt de opdrachtgever betrokken.

In het plan staat het perspectief centraal. De inzet die de opdrachtnemer levert om bij te dragen aan de te behalen resultaten. Het criterium op basis waarvan de aanmelding inhoudelijk wordt beoordeeld (in de Selectiefase) en de Gegadigde wordt toegelaten tot de Gunningsfase. De sociale basis (voorheen: voorliggend veld, inclusief algemene voorzieningen) bestaat uit drie onderling nauw verbonden pijlers: de inwoners zelf, hun netwerken en de meer formele, georganiseerde sociale basisvoorzieningen. De sociale basis heeft een belangrijke preventieve functie, verkleint de behoefte aan zwaardere (zorg)voorzieningen en raakt aan alle aspecten van het dagelijks leven. Zoals ontmoeting, onderwijs, opvoeding, werk, gezondheid, wonen, bewegen, cultuur en veiligheid. Alles bij elkaar vormt de sociale basis een vangnet voor hulp en steun. De sociale basis is zichtbaar en laagdrempelig, iedereen kan er gebruik van maken. Inhoudelijke kaders waaraan de aangeboden dienstverlening per segment en sub-segment dient te voldoen. Een resultaat is meetbaar op cliënt- of organisatieniveau (zie KPI) en draagt bij aan het behalen van de gewenste effecten van de opdracht.

Pagina 3

2 juli 2021

Toegang

Uitsluitingsgronden Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Voorliggende voorzieningen

Zorgplan

De gemeentelijke toegang op basis waarvan een maatwerkvoorziening wordt toegekend. Voor Jeugdhulp kan de toegang tevens via een externe verwijzer lopen. De criteria die van toepassing zijn voor het vaststellen van uitsluiting van deelneming aan de aanbestedingsprocedure. De verklaring waarmee de Gegadigde verklaart te kunnen voldoen aan de minimaal noodzakelijke voorwaarden voor het kunnen meedingen naar de opdracht. Maatwerkvoorzieningen op grond van andere wetgeving, die als voorliggend voor een maatwerkvoorziening Wmo of Jeugdhulp kunnen worden ingezet en bekostigd. Een plan dat de opdrachtnemer samen met de cliënt opstelt over de invulling en inzet van de zorg en/of ondersteuning (het ‘HOE’) en de wijze waarop dit bijdraagt aan de realisatie van de door de opdrachtgever opgestelde resultaten en effecten. Het hulpverleningsplan en het (wettelijk verplichte) behandelplan kunnen hiervan onderdeel zijn.

Pagina 4

2 juli 2021

1 Algemeen 1.1

Inleiding

Voor u ligt de Gunningsleidraad <invoegen segment>. Met fase 2 van deze aanbestedingsprocedure hebben de Achterhoekse gemeenten het voornemen een aantal partijen te gunnen voor de uitvoering van <invoegen segment>. De gemeenten zijn de aanbestedende dienst en de opdrachtgever. Namens de Achterhoekse gemeenten verzorgt en faciliteert Sociaal Domein Achterhoek deze inkoopprocedure. Sociaal Domein Achterhoek is een samenwerking tussen de gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk. De samenwerking richt zich op met name de wetten Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) en Jeugdwet.

1.2

Aanbestedingsprocedure

Op deze aanbesteding is de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van toepassing. De maatwerkdiensten op het gebied van de Wmo vallen onder de richtlijn 2014/24/EU en zijn Sociale en andere Specifieke diensten (hierna: SAS-diensten). De aanbesteding komt uit boven de drempel van € 750.000 en moet Europees worden aangekondigd. De gemeenten hebben ervoor gekozen de opdracht aan te besteden door middel van een SAS-procedure (artikel 2.38, lid 2 Aanbestedingswet 2012). De aanbesteding vindt plaats in twee fasen: de Selectiefase en de Gunningsfase. Selectiefase In de eerste fase, de Selectiefase, waren alle geïnteresseerde aanbieders (Gegadigden) in de gelegenheid een verzoek tot deelneming (aanmelding) in te dienen. Gunningsfase De geselecteerde Gegadigden worden uitgenodigd om in de tweede fase, de Gunningsfase, een inschrijving te doen. Een geselecteerde aanbieder dient een offerte in. Deze omvat twee aspecten: 1. Inhoudelijk voorstel in de vorm van een plan van aanpak. 2. Financieel voorstel in de vorm van een ingevuld financieel formulier (door de gemeenten als format verstrekt). Eén of meerdere gesprekken die de inschrijving verduidelijken, maken onderdeel uit van deze fase.

De definitieve inschrijvingen worden beoordeeld aan de hand van het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving op basis van de hoogste kwaliteit’ (65% weging) binnen het ter beschikking gestelde budget (35% weging). Voor de te leveren diensten stellen de gemeenten per opdrachtnemer budgetten vast.

Pagina 5

2 juli 2021

De procedure bestaat op hoofdlijnen uit de volgende stappen: FASE 1 - Aanmelding door Gegadigden; - Beoordeling van de aanmeldingen en selectie door de Achterhoekse gemeenten; - Afwijzing niet-geselecteerde aanbieders. FASE 2 - Indiening offerte (inhoudelijk en financieel); - Beoordeling; - Gesprekken; - Indienen en vaststelling definitieve offerte; - Beoordeling van de inschrijvingen en gunning van de opdracht door de Achterhoekse gemeenten. Bij het verschijnen van deze Gunningsleidraad is fase 1 voltooid.

1.3

Doel Gunningsleidraad

Het doel van deze Gunningsleidraad is het eenduidig vastleggen van de aanbestedingsprocedure, meer in het bijzonder: • • • • • •

Nadere specificatie van het proces dat gecontracteerde zorgaanbieders en de gemeenten doorlopen. Een aantal onderwerpen die van belang zijn voor de uitvoering van de opdracht. Eisen die aan de inschrijving in deze fase worden gesteld (hoofdstuk 3). Planning van de aanbestedingsprocedure (hoofdstuk 4). Overige voorwaarden (hoofdstuk 5). Wijze waarop de inschrijvingen worden beoordeeld en de gunning tot stand komt (hoofdstuk 6).

Let op: voor informatie over de inhoud (visie, kaders, uitvoeringseisen en invulling) van deze opdracht verwijzen wij u naar de Selectieleidraad en Nota van Inlichtingen van deze aanbesteding.

Pagina 6

2 juli 2021

2 Van selectie naar gunning De Achterhoekse gemeenten hebben in de Selectieleidraad doelstellingen geformuleerd. Deze vormen de basis van deze opdracht; het fundament. De doelstellingen (het ‘WAT’) zijn gebaseerd op de uitgangspunten van deze aanbesteding en de regiovisie. De gemeenten vragen in deze fase van de aanbesteding aan inschrijvers om het ‘HOE’ in hun plan van aanpak te schetsen (voor meer informatie over het plan van aanpak zie ook paragraaf 3.2.1). Ook vragen de gemeenten aan zorgaanbieders om door middel van een voorstel van KPI’s hoe hun inzet bijdraagt aan de realisatie van deze doelstellingen.

Uiteindelijk dragen de gegunde inschrijvers een belangrijke bijdrage aan het welzijn en ondersteuning van de inwoners van de Achterhoek. De gemeenten gaan ervan uit dat met deze aanbesteding het verband nog duidelijker wordt tussen de effecten die de gemeenten beogen voor inwoners en de resultaten van de gecontracteerde partners. Deze resultaatgerichte opgave wordt niet in een jaar gerealiseerd, maar het vraagt voor de komende jaren wel commitment en inzet. Dat is ook een reden waarom de gemeenten een partnerschap voor de lange termijn aangaan.

2.1

Proces om te komen tot gezamenlijk partnerschap

Gemeenten en zorgaanbieders gaan op basis van vertrouwen en partnerschap een duurzame samenwerking aan. Een samenwerking die ruimte biedt voor (gezamenlijke) ontwikkeling en die bijdraagt aan de transformatieopdracht. We hebben een vorm voor ogen, waarin gemeenten en zorgaanbieders een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben en commitment voor kwalitatief passende zorg en de beheersing van kosten. Deze samenwerking is niet vrijblijvend. Het vraagt om eigenaarschap en wordt gekenmerkt door een groeiende basis van vertrouwen. Ook door een gevoel van samen verantwoordelijk zijn voor het behalen van de geformuleerde effecten, resultaten en financiële opgave. Ieder vanuit een eigen rol en verantwoordelijkheid. Zorgaanbieders worden uitgedaagd om hun expertise in te zetten. Zowel in het

Pagina 7

2 juli 2021

kader van de zorg en ondersteuning die ze vanuit hun eigen organisatie aan cliënten leveren, als in de samenwerking om de keten van zorg en ondersteuning te versterken en te optimaliseren De gemeenten stimuleren zorgaanbieders om te komen tot innovaties en oplossingen die een bijdrage leveren aan de beoogde doelstellingen en transformatie. De prestaties van zorgaanbieders worden binnen de contractmanagementgesprekken besproken. Waar nodig worden gezamenlijk beheersmaatregelen getroffen om optredende risico’s te beheersen. Van visie naar uitvoering Vanaf het moment van gunning gaan de gemeenten in gesprek met de gecontracteerde zorgaanbieders over de nadere invulling van de samenwerking en onderlinge contacten en communicatie. Dit moet leiden tot een stevig fundament voor de uitvoering, vanaf het begin van het contract. De volgende uitgangspunten zijn hierbij van toepassing: • Resultaatgerichte inkoop: prestatiedenken. • Intensievere samenwerking, waarbij wordt gestreefd naar een duurzame relatie tussen gemeenten en zorgaanbieders op basis van vertrouwen en partnerschap. • Gemeenten formuleren het ‘WAT’, zorgaanbieders het ‘HOE’. Zorgaanbieders zijn de experts. • Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het behalen van de geformuleerde effecten, resultaten en financiële opgave. • Monitoring en sturing op de budgetten/lumpsumbedragen. • Sturen op resultaat i.p.v. op inspanning.

Dit betekent een grotere focus op en monitoring van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en stuurinformatie. Monitoring Een resultaatgericht contract betekent sturen op het afgesproken resultaat en hierop monitoren middels managementinformatie. Managementinformatie omvat (stuur)informatie over de kerngegevens van de te leveren zorg en is een gedeelde verantwoordelijkheid van gemeenten en zorgaanbieders. De gemeenten streven hierbij zoveel mogelijk naar vermindering van administratieve lasten. Ze proberen zoveel mogelijk aan te sluiten op data en rapportages, waarover zorgaanbieders reeds beschikken en/of rapporteren. De gemeenten verwachten van zorgaanbieders ook dat ze bereid zijn om onderling managementinformatie met elkaar te delen en daarover in gesprek te gaan, om mede zo de gezamenlijke doelstellingen te realiseren. De KPI’s, het berichtenverkeer en de eventueel aanvullende managementrapportages dragen gezamenlijk bij aan de totale managementinformatie (zie afbeelding hieronder).

Pagina 8

2 juli 2021

KPI’s De informatie en indicatoren die écht cruciaal zijn voor het behalen van de doelstellingen van de opdracht, worden vertaald naar KPI’s. Tijdens de gunningsfase formuleren gemeenten en zorgaanbieders gezamenlijk KPI’s. Deze worden ook gezamenlijk vastgesteld en waar nodig worden er afspraken gemaakt over aanvullende managementrapportages. De gemeenten vragen zorgaanbieders om in het plan van aanpak voorstellen te doen voor deze KPI’s. KPI’s kunnen op verschillende niveaus betrekking hebben: algemeen, perceel op segment-specifiek. Berichtenverkeer Het berichtenverkeer blijft van kracht (m.u.v. declaratieberichten). Het berichtenverkeer vormt een belangrijk onderdeel van de managementinformatie, omdat het inzicht geeft in de aantallen cliënten in zorg, de looptijd en binnen welke segmenten deze cliënten in zorg zijn. Uitvoeren van metingen Tijdens de contractperiode is het essentieel om de resultaten te meten en monitoren. Ook is het essentieel dat gemeenten en zorgaanbieders hier samen het gesprek over voeren. Voorafgaande aan de start van het contract moeten de gewenste meetinstrumenten worden ingeregeld. De metingen dienen bij de start ook daadwerkelijk uitgevoerd te worden. Dit geldt zowel voor de gemeenten als voor zorgaanbieders. Zonder betrouwbare data en managementinformatie kunnen de contractmanager en zorgaanbieder niet sturen op het gewenste resultaat.

Sturen, monitoren en analyseren van resultaatafspraken worden dan ook een groot onderdeel van het takenpakket van de contractmanager. Contractmanagement Het contractmanagement heeft als doel de relatie met de gecontracteerde zorgaanbieders te ontwikkelen, de afspraken in de contracten om te zetten naar optimale resultaten en de strategische doelstellingen te bereiken. Binnen de Achterhoek sturen we op prestatie, kwaliteit en transformatie. De Pagina 9

2 juli 2021

ambitie van het contractmanagement is de contractafspraken zo optimaal mogelijk te benutten. Daarbij wordt gebruikgemaakt van de methodiek van het prestatiedenken. Hierin staan de effecten en resultaten van de dienstverlening centraal. Er is sprake van een duidelijke scheiding in de rollen en verantwoordelijkheden van opdrachtgever en opdrachtnemer. De gemeenten zijn opdrachtgever en de aanbieders van zorg en ondersteuning zijn opdrachtnemer. De samenwerking tussen de Achterhoekse gemeenten (als opdrachtgever) en zorgaanbieders (als opdrachtnemers) wordt intensiever. De gemeenten zetten zorgaanbieders in de expertrol, maar schrijven wel de kaders voor. Dit betekent dat er veel vrijheid is voor zorgaanbieders om de zorg inhoudelijk vorm te geven. Binnen de samenwerking is sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid voor het behalen van de gewenste resultaten. Wel geldt dat het vertrouwen in elkaar zal moeten groeien. Dit betekent een serieuze inspanning van (onder andere) het contractmanagement om de samenwerking met zorgaanbieders vorm te geven en om gedurende het contract samen aan het vertrouwen te blijven werken. Verantwoording Voor de verantwoording over de geleverde zorg en ondersteuning hanteren de gemeenten de landelijke richtlijnen omtrent controle voor taakgerichte bekostiging.

De concrete invulling van het protocol gebeurt na gunning van de opdracht in afstemming met de gecontracteerde zorgaanbieders. Er worden afspraken gemaakt over de wijze van verantwoording, de financiële aspecten van het protocol en de kwalitatieve verantwoording. Deze afspraken komen in de overeenkomst. Proces om te komen tot gezamenlijk partnerschap Vanaf de pre-gunning wordt gestart met een gezamenlijk proces. De volgende onderwerpen kunnen daarbij aan bod komen: • • • • • •

Vormgeven structuur en werkwijze onderlinge samenwerking zorgaanbieders en gemeenten; Monitoring: vaststellen segment-overstijgende KPI’s, algemene kaders berichtenverkeer en contractmanagement; Voortgang overdracht overgangscliënten: monitoren overdracht cliënten van niet-gecontracteerd naar gecontracteerd; Toegang: nadere uitwerking gezamenlijke rollen; Financiën: nadere uitwerking verantwoording en monitoring; Communicatie;

Bovenstaande lijst is niet limitatief; de gemeenten nodigen de geselecteerde aanbieders uit om in het plan van aanpak met voorstellen te komen over de vormgeving van de samenwerking met de gemeenten na gunning.

2.1.1 Vervolg KPI’s KPI’s zijn een onderdeel van de nieuwe Achterhoekse werkwijze. Het is een ontwikkeling waar prestaties en het sturen op deze prestaties een nadrukkelijkere rol krijgen. Tijdens de Gunningsfase dienen de geselecteerde zorgaanbieders een voorzet te doen voor een set aan KPI’s. Ook hebben gemeenten zelf nagedacht over hetgeen zij belangrijk vinden om te gebruiken als KPI. Per segment komt een uniforme Pagina 10

2 juli 2021

set aan KPI’s. Om het voor zowel zorgaanbieders als gemeenten eenvoudiger te maken, is een deel van deze set segment-overstijgend. Daarnaast kan het zijn dat een KPI niet van toepassing is voor een zorgaanbieder. Of dat de gemeenten samen met een zorgaanbieder een specifieke KPI wil uitwerken, omdat deze zeer relevant is om een doelstelling te behalen. Het gezamenlijk monitoren van de KPI’s betekent dat er een gezamenlijke context ontstaat voor gemeenten en zorgaanbieders om de effectiviteit van zorg te kunnen bespreken en evalueren. Het stellen van KPI’s zonder dat er consequenties aan verbonden zijn bij het wel/niet behalen ervan, zet het resultaatgericht werken onder druk. Tegelijkertijd moeten wij (de gemeenten en de aanbieders) wel voor waken dat er te snel op KPI’s wordt ‘afgerekend’. Zowel voor gemeenten als voor zorgaanbieders gaat het om een nieuwe manier van werken. Het is een groeiproces vanuit partnerschap, waaraan beide partijen samen moeten werken. Het gesprek over de cijfers en resultaten is daarbij in eerste instantie zeer van belang. Zo kunnen resultaten worden geduid, de norm worden bepaald en getoetst en wordt gezamenlijk aan het ‘prestatie-denken’ gewerkt. De gemeenten stellen voor om het eerste jaar te gebruiken voor het vaststellen en inrichten van de KPI’s en de bijbehorende meetsystematiek.

Pas daarna start het gesprek over de consequenties van de KPI’s. De gemeenten willen maximaal twee jaar gebruiken om tot gezamenlijke afspraken te komen over de consequenties van het behalen van KPI’s. Het gaat tenslotte om leren, ontwikkelen en eigen maken van het ‘prestatie-denken’.

2.2

Rollen lokale toegang en gecontracteerde aanbieder

Per 1 januari 2022 gaan we in de Achterhoek op een nieuwe, resultaatgerichte manier werken. Dat betekent dat de ondersteuningsbehoefte (de vraag) van de cliënt (nog meer dan voorheen) centraal staat en er een heldere rolverdeling is tussen gemeente en zorgaanbieder. Zoals eerder aangegeven betekent resultaatgericht werken dat de gemeenten het ‘WAT’ formuleren (voorliggende aanbesteding is de plek waar de doelstellingen voor de hele opdracht, het ‘WAT’, geformuleerd worden). De (medewerkers van) de gemeentelijke toegang van elke betrokken gemeente van de Achterhoek formuleert het ‘WAT’ op cliëntniveau in het ondersteuningsplan. Anders gezegd; de toegang bepaalt met de cliënt welke resultaten (doelen/effecten) behaald moeten worden en dit wordt vastgelegd in het ondersteuningsplan. De zorgaanbieder zet zijn expertise in om deze resultaten te realiseren en formuleert vervolgens het ‘HOE’. De zorgaanbieder stelt samen met de cliënt een zorgplan op. In dit zorgplan staat beschreven op welke wijze de zorgaanbieder de cliënt ondersteunt de geformuleerde doelstellingen te behalen. De lokale toegang wijst de zorg niet meer toe op producten, maar formuleert resultaten (doelen en effecten), evalueert en stuurt op de realisatie van deze doelen. Ander gezegd; de gemeentelijke toegang voert regie op clientniveau op het “WAT”, de voortgang en het resultaat.

De zorgaanbieder heeft de ruimte om op basis van eigen expertise en kunde en binnen de afgesproken inhoudelijke en financiële kaders de ondersteuning vorm te geven. Er is sprake is van een duidelijke scheiding van de rollen. Hoewel sprake is van een onderscheid van rollen gaat het ook om een wederzijdse constructieve dialoog. Dat verwachten de gemeenten van de zorgaanbieders. Daarbij kunnen zorgaanbieders rekenen op een open en onderzoekende houding van de gemeenten.

Pagina 11

2 juli 2021

• • • • • •

• 2

Rol lokale toegangsteams in de nieuwe werkwijze: Lokale toegang formuleert resultaten (doelstellingen/effecten, het WAT) op cliëntniveau, en legt deze vast in het ondersteuningsplan; Lokale toegang is gericht op samenwerking: met aanbieder, externe verwijzers (bij Jeugdwet) en organisaties in de sociale basis; Lokale toegang leidt toe naar algemene voorzieningen als gespecialiseerde zorg niet nodig en passend is Lokale toegang voert regie op voortgang en het behalen van de doelstellingen (het WAT) op cliëntniveau; Lokale toegang voert regie op proces van ondersteuning aan de (geïndiceerde) cliënt; Lokale toegang voert regie wanneer vraagstukken op het gebied van veiligheid zich voordoen (meldcode, terugkoppeling); de opdrachtnemer blijft uiteraard verantwoordelijk voor het voldoen aan de in het contract gestelde eisen (kwaliteitskader) of meldcode. Lokale toegang voert regie op het bewaken van de wetten die betrekking hebben op de ondersteuning van de cliënt.

Rol aanbieders in de nieuwe werkwijze • Zorgaanbieder stelt op basis van de resultaten die behaald moeten worden, een zorgplan (het HOE) samen met de cliënt op, n.a.v. verzoek lokale toegang dan wel externe verwijzer ( deze laatste geldt alleen voor de Jeugdwet). • Het zorgplan is resultaatgericht en sluit aan op de geformuleerde resultaten (doelstellingen/effecten, het WAT) van de gemeenten. Zorgaanbieder is bij het opstellen van het plan gericht op samenwerking: met het lokale toegangsteam (en/of externe verwijzer), andere zorgaanbieders en organisaties in de sociale basis; •

•

•

Zorgaanbieder coördineert de uitvoering van de door zorgaanbieder opgestelde zorgplannen. Zorgaanbieder stelt zich daarbij proactief op, signaleert knelpunten bij het lokale toegangsteam en is oplossingsgericht; Zorgaanbieder deelt informatie met de (betrokken professional) van de lokale toegang over voortgang van de realisatie van de doelstellingen of effecten van de cliënt. De inzet is tijdig en houdt rekening met de afloop van indicatie(s) van cliënt; Elke (professional) van zorgaanbieder die inzet levert, is op de hoogte van de nieuwe contractafspraken en werkt conform de nieuwe werkwijze per 1 januari 2022.

Pagina 12

2 juli 2021

3 Verdere uitwerking en implementatie nieuwe rollen gemeente en zorgaanbieders Op dit moment werken de gemeenten aan de verdere concretisering van de rollen gemeente en zorgaanbieders in de vorm van een plaat Klantreis, waarin iedere stap van aanmelding tot zorgtoewijzing, tot betaling en evaluatie wordt opgenomen ( soort routekaart). Onderdeel daarvan is het bepalen van een proces van toewijzing en met name de wijze van vaststelling van de omvang van indicatie op een manier die aansluit op de wettelijke termijnen en eisen waar de gemeenten aan moeten voldoen en die recht doet aan het inhoudelijk vorm geven van de uitgangspunten voor het “WAT’ en het ‘HOE” en administratieve lasten voor zowel aanbieders als gemeenten beperkt. De nieuwe werkwijze en de invulling van de rollen is nader onderwerp van gesprek in de implementatiefase. Waar mogelijk nemen we de ervaringen en uitkomsten van de pilot(s) in Doetinchem wordt uitgevoerd in de uitwerking mee. De gemeenten doen een oproep aan zorgaanbieders om samen met de gemeenten de nieuwe werkwijze te implementeren. Tot slot, verwijzen wij u voor meer beeld van de nieuwe werkwijze en de rollen gemeente en zorgaanbieder graag naar ons animatiefilmpje. Klik op bijgaande link om deze te zien; https://vimeo.com/534026056/ce64fed0fc Op weg naar 1 januari 2022 wordt deze animatie aangepast en verder geconcretiseerd.

2.3

Overgang cliënten van niet gecontracteerde aanbieders naar gecontracteerde aanbieders

Op basis van deze aanbesteding zullen via selectie en gunning aanbieders worden gecontracteerd voor 2022 en verder. Voor cliënten die een lopende indicatie hebben bij aanbieders die niet gecontracteerd worden vanaf 1 januari 2022 en/of cliënten die een lopende indicatie hebben op basis van de werkwijze tot 1 januari 2022, is het noodzakelijk een overgangsperiode vast te stellen. Om de benodigde omzettingen te doen, dan wel administratief dan wel van de ene naar de andere aanbieder, hanteren de gemeenten van de Achterhoek een overgangsperiode tot maximaal 1 juli 2022. De keuze om maximaal een halfjaar te nemen is gebaseerd op de afwegingen tussen acceptabel en redelijkheid voor cliënten, werkbaar voor gemeenten en aanbieders en financiële consequenties. De gemeenten hanteren de volgende uitgangspunten voor deze overgang van cliënten: 1. een warme overdracht van niet-gecontracteerde aanbieder naar gecontracteerde partij na triage, waarbij zorgcontinuïteit en zorgvuldigheid voor de cliënt centraal staan; 2. maatwerk blijft mogelijk, waarbij specifieke aandacht is voor cliënten met een indicatie voor een woon/verblijfsvorm; 3. vanaf 1 augustus 2021 beperken we de duur van (her)indicaties tot uiterlijk 1 juli 2022) om gefaseerde instroom in de nieuwe situatie mogelijk te maken; 4. tijdige en regelmatige communicatie naar cliënten en zorgaanbieders.

Daarbij is het van belang dat we eerst de zorgaanbieders op de hoogte brengen van de veranderingen en welke clienten het betreft, voordat we clienten zelf informeren. We realiseren ons dat de bestaande zorgaanbieder het vertrouwde aanspreekpunt van de klant is. Van de aanbieders verwachten we dat zij meewerken aan een zorgvuldige overgang, waarbij de zorgcontinuïteit van de klant voor op staat. Dit betekent dat zij deelnemen aan gezamenlijke triageoverleggen tussen zorgaanbieders en gemeenten en vervolgens actief meewerken aan een warme overdracht van de cliënten.

Pagina 13

2 juli 2021

2.4

Bandbreedte

De bandbreedte is de ruimte (naar boven en naar beneden) waarbinnen geen bijstelling van het lumpsum bedrag plaatsvindt. De bandbreedte wordt per zorgaanbieder per segment afgesproken. Per zorgaanbieder en per segment kan de afgesproken bandbreedte verschillen. Dit kan te maken hebben met de type van dienstverlening van een zorgaanbieder en de omvang van de afspraken die worden gemaakt. Volume, voorspelbaarheid en gemiddelde prijs per cliënt zijn variabelen die van invloed kunnen zijn bij het vaststellen van de bandbreedte per aanbieder en per segment. Per segment gelden de onderstaande marges voor de bandbreedte. Met marges bedoelen wij de ruimte waarin wij het percentage van de bandbreedte met de aanbieders de gemeenten gaan afspreken. Segment Integrale Ambulante Jeugdhulp

Gezins- en Woonvormen

Hoog Complex Weinig Voorkomend Met Verblijf

Segment Wmo Integrale Ondersteuning

Wmo Wonen

Wmo Logeren

Bandbreedte 5%-12,5% t.a.v. van het lumpsumbedrag, berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. 2,5%-10% t.a.v. van het lumpsumbedrag, berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. 1,5%-10% t.a.v. van het lumpsumbedrag, berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken.

Bandbreedte 5%-12,5% t.a.v. van het lumpsumbedrag, berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. 1,5%-10% t.a.v. van het lumpsumbedrag, berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. 0% t.a.v. van het lumpsumbedrag, berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken.

De bandbreedte zal vastgesteld worden naar aanleiding van de aanbieding van de inschrijver en de concretiseringsgesprekken. De vaststelling zal in onderlinge overeenstemming plaatsvinden. Het voorstel van de inschrijver (zie ook paragraaf 3.2.1.) dient aan te sluiten op bovenstaande richtlijnen.

Pagina 14

2 juli 2021

2.5

Van toepassing zijnde contractvoorwaarden

De algemene voorwaarden van de inschrijver zijn uitdrukkelijk niet van toepassing. Uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van de acht Achterhoekse gemeenten zijn van toepassing. Deze voorwaarden zijn als bijlage …… in Negometrix bijgevoegd. Door indiening van de inschrijving gaat de inschrijver uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden.

2.6

Conceptovereenkomst en looptijd

De lumpsumovereenkomst gaat in op 1 januari 2022 en wordt aangegaan voor drie jaar, met de optie tot verlengen van tweemaal twee jaar. De gemeenten hebben voor een looptijd van maximaal zeven jaar gekozen, om ten behoeve van de transformatie in een langdurige samenwerking te kunnen investeren. De lumpsumovereenkomst kan op het moment van verlengen door zowel de (individuele) gemeente(n) als de gecontracteerde zorgaanbieder worden beëindigd. Dit dient minimaal zes maanden voor de datum van verlenging schriftelijk te worden aangegeven.

2.7

AVG/Privacy

Omdat tijdens de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens worden verwerkt, dient rekening te worden gehouden met de privacyregels die voortvloeien uit de geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De opdrachtnemer heeft een eigen verwerkingsverantwoordelijkheid. Tegelijk verwerkt de opdrachtnemer (mogelijk) persoonsgegevens die de opdrachtgever heeft verstrekt. Daarover dienen afspraken te worden gemaakt. Daartoe dient de in Negometrix opgenomen bijlage ‘Verwerking Persoonsgegevens’.

Pagina 15

2 juli 2021

3 Voorschriften voor inschrijving 3.1

Indienen inschrijving via Negometrix

Deze inkoopprocedure vindt digitaal en online plaats. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de tendermodule van Negometrix. Een uitgebreide instructie met betrekking tot het doen van een digitale aanmelding staat op https://negometrix.com/nl. Het is - op straffe van uitsluiting - uitsluitend toegestaan om de aanmelding digitaal in te dienen via Negometrix. Dit houdt in: • Download van Negometrix de documenten die verband houden met deze inkoopprocedure; • Alle communicatie zoals het indienen van vragen voor de Nota van Inlichtingen verloopt via Negometrix; • De beantwoording van alle vragen betreffende de inkoopprocedure verloopt via Negometrix; • De Nota van Inlichtingen wordt via Negometrix verspreid; • Uploaden van alle gevraagde documenten gebeurt via Negometrix. Dit betreft het indienen van de digitale documenten; • Alle communicatie vanuit de opdrachtgever is terug te vinden binnen de gepubliceerde Gunningsleidraad op Negometrix. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het indienen van de digitale aanmelding. Bij vragen of onduidelijkheden over de werking van Negometrix kan contact worden opgenomen met de Servicedesk van Negometrix. De Servicedesk van Negometrix is bereikbaar via 085 – 20 84 666 of via servicedesk@negometrix.com.

3.2

Indienen (documenten bij) inschrijving

Uiterlijk datum tijd moet de inschrijving, inclusief alle vereiste bijlagen, zijn ingediend. De inschrijving verloopt via Negometrix. De inschrijver moet de inschrijving uploaden in de daarvoor bestemde digitale kluis. Andere of andersoortige inschrijvingen worden (dan ook) niet in behandeling genomen. Let op: Na de sluitingsdatum / het tijdstip voor het indienen van inschrijvingen sluit de kluis. Het is daarna niet meer mogelijk stukken aan te leveren en/of te wijzigen. Het advies aan inschrijvers is om alle bestanden tijdig klaar te zetten voor het online indienen van de inschrijving, zodat bij onvoorziene problemen bij de aanlevering de helpdesk van Negometrix nog kan ondersteunen. De inschrijver blijft verantwoordelijk voor het tijdig en correct indienen van de inschrijving. De inschrijving moet voldoen aan de voorschriften en voorwaarden zoals opgenomen in deze uitnodiging tot inschrijving, inclusief bijlagen. De inschrijver is verantwoordelijk voor het juist en tijdig indienen van de gevraagde documenten, zoals is omschreven in dit document. De inschrijving dient op de sluitingsdatum en het sluitingstijdstip - op straffe van directe uitsluiting van de aanbestedingsprocedure en/of op straffe van ongeldigheid van de inschrijving - in ieder geval de het volgende te bevatten:

Pagina 16

2 juli 2021

Formele criteria inzake volledigheid en geldigheid Wat

Hoe

Plan van aanpak (conform format bijlage X);

Toevoegen aan de bijbehorende vraag in Negometrix Toevoegen aan de bijbehorende vraag in Negometrix

Offerteformulier (Conform format bijlage X)

De opening van de digitale kluis vindt op z’n vroegst 15 minuten na het uiterste tijdstip voor het indienen van inschrijvingen plaats, op voorwaarde dat er geen sprake is van een situatie als beschreven in hoofdstuk 3.4. De opening vindt NIET in het openbaar plaats. Er worden geen inschrijvers toegelaten bij de opening. De inschrijver dient rekening te houden met hetgeen is opgenomen in de verdere hoofdstukken over in te dienen bewijsmiddelen en overige na te vragen documenten.

3.2.1 Plan van aanpak (inclusief offerteformulier)

Voor de Gunningsfase van de aanbesteding wordt aan de inschrijver gevraagd om een plan van aanpak in te dienen. Het plan van aanpak beslaat maximaal 8 pagina’s (eenzijdig, lettertype Arial 10) en bestaat uit twee onderdelen: een inhoudelijk plan van aanpak en een offerteformulier. In het plan van aanpak schetst de inschrijver hoe hij invulling geeft aan de opdracht van de gemeenten. De gemeenten hebben een aantal onderwerpen benoemd die van belang zijn bij de uitwerking van dit plan (zie in de tabel hieronder). De lijst is niet limitatief. De inschrijver kan uiteraard onderwerpen uitwerken die niet in onderstaande lijst staan, maar die in het perspectief van de inschrijver van belang zijn. Onderdeel 1. Uitvoering van opdracht (visie, aanpak en planning

In het onderdeel Uitvoering van de opdracht legt de inschrijver uit op welke wijze en met welke aanpak hij de uitvoering van de opdracht vormgeeft en hoe dit aansluit op de visie van de opdrachtgever.

2. KPI’s en monitoring

In het onderdeel KPI’s en monitoring legt de inschrijver uit welke KPI’s en op basis van welke monitoring hij de opdracht wenst in te vullen. Onder deze tabel volgt een voorbeeld van een uitgewerkte KPI.

3. Innovatie ten aanzien van zorg en ondersteuning

In het onderdeel Innovatie ten aanzien van zorg en ondersteuning legt de inschrijver uit op welke wijze innovatie onderdeel uitmaakt van de invulling van de opdracht.

Pagina 17

2 juli 2021

4. Samenwerking

In het onderdeel Samenwerking licht de inschrijver toe op welke wijze hij de samenwerking wenst in te richten ten behoeve van de beoogde resultaten en bijbehorende KPI’s.

5. Cliëntperspectief

In het onderdeel Cliëntperspectief schetst de inschrijver hoe het cliëntperspectief wordt geborgd in de aanpak van de organisatie.

6. Interne organisatie en kijk op interne verandering

In het onderdeel Interne organisatie en kijk op interne verandering schetst de inschrijver de stappen die nodig zijn in de interne organisatie om tot de beoogde resultaten te komen.

7. SROI

In het onderdeel SROI doet de inschrijver een voorstel voor een percentage SROI en geeft de inschrijver aan op welke wijze hij dit percentage denkt in te vullen.

8. Risicodossier

In het onderdeel Risicodossier schetst de inschrijver welke externe risico’s hij ziet in relatie tot de uitvoering van de opdracht en welke beheersmaatregelen hiervoor nodig zijn. Externe risico’s zijn risico’s die buiten de invloedssfeer van de zorgaanbieder liggen.

9. Voorstel bandbreedte

Inschrijver wordt gevraagd om een voorstel te doen omtrent de gewenste bandbreedte van zijn eigen dienstverlening. Het voorstel dient rekening te houden met de uitgangspunten over de bandbreedte zoals deze in 2.5 worden geschetst.

<voorbeeld KPI per segment toevoegen>

3.2.2 Offerteformulier Financiën (offerteformulier)

In het onderdeel Financiën moet het offerteformulier worden ingevuld. Dit format bestaat uit meerdere tabbladen. Het format bevat een instructie voor het invullen. Op het offerteformulier vult de inschrijver het lumpsumbedrag in dat hij noodzakelijk acht om het aangegeven aantal cliënten per segment en sub-segment te kunnen bieden. Uiteraard binnen de verwachte gemiddelde doorlooptijd en met de verwachte gemiddelde intensiteit Pagina 18

2 juli 2021

(uren, etmalen, etc.) passende zorg en ondersteuning conform de kaders in de selectieleidraad van deze aanbesteding.

3.2.3 Cliëntperspectief in deze aanbesteding

De gemeenten vinden het optimaal borgen van het perspectief van de cliënt van groot belang. Daarom wordt het cliëntperspectief op twee manieren verwerkt in deze aanbesteding: 1- Door opname ervan in het plan van aanpak. In het plan van aanpak vragen de gemeenten inschrijvers om aan te geven op welke manier zij het perspectief van de cliënt gaan borgen in hun organisatie (zie ook hoofdstuk 3.2.1). Het plan van aanpak, inclusief het onderdeel over het perspectief van de cliënt wordt beoordeeld door de beoordelingscommissie. 2- De gemeenten vragen aan inschrijvers om de klankbordgroep van cliënten die de gemeenten per perceel hebben gevormd, te informeren over het plan van aanpak. Concreet vragen de gemeenten om samengevat (maximaal 1 A4 eenzijdig, Arial 12) en in voor cliënten begrijpelijke taal aan te geven hoe: - De inschrijver de opdracht vormgeeft; - Wat de meerwaarde is voor de cliënten; - Hoe de inschrijver de cliënten betrekt bij het proces. Dit onderdeel wordt niet beoordeeld, maar wordt voorgelegd aan de klankbordgroep clienten ter toetsing. De feedback van de klankbordgroep wordt gedeeld met de inschrijver tijdens de concretiseringsgesprekken. Indien nodig en van toepassing, vragen de gemeenten aan de inschrijver om het plan van aanpak zodanig aan te passen dat de aandachtspunten van de klankbordgroep adequaat zijn geborgd.

3.3

Communicatie en inlichtingen

Alle communicatie vindt uitsluitend via Negometrix plaats. Het is tijdens de gehele aanbestedingsprocedure uitdrukkelijk niet toegestaan op andere wijze contact op te nemen, behalve als er sprake is van een storing binnen Negometrix. Inschrijvers kunnen hun vragen uiterlijk tot de in planning genoemde data (zie hoofdstuk XX) stellen via de vraag en antwoord module van Negometrix. De datum en het tijdstip waarop de vragen op Negometrix moeten worden ingediend, zijn leidend. Te laat ingediende vragen worden niet beantwoord, tenzij de aanbestedende dienst van mening is dat de vraag zo belangrijk is dat de beantwoording ervan noodzakelijk is voor alle inschrijvers. De geanonimiseerde vragen worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Deze komt op Negometrix. De inschrijver dient eventuele wijzigingen en aanvullingen op deze Gunningsleidraad in de Nota van Inlichtingen onvoorwaardelijk te accepteren. Deze wijzigingen en aanvullingen gaan voor in rangorde op de bepalingen in deze Gunningsleidraad. Pagina 19

2 juli 2021

3.4

Storingen

Als sprake is van een aantoonbare storing van Negometrix, waardoor het indienen van een tijdige inschrijving niet mogelijk is, kan de aanbestedende dienst na sluitingsdatum/-tijdstip besluiten de inschrijftermijn te verlengen. Dit is een eenzijdig recht van de aanbestedende dienst en nadrukkelijk geen plicht. De aanbestedende dienst kan niet van dit recht gebruik maken na het moment waarop de inschrijvingen (de kluis) zijn geopend, omdat de dienst dan kennis heeft kunnen nemen van de ontvangen inschrijvingen. De aanbestedende dienst neemt een verzoek tot uitstel enkel in overweging nemen wanneer: • De potentiële inschrijver aantoont tijdig, uiterlijk binnen 15 minuten na het sluiten van de kluis, melding van de storing te hebben gemaakt bij Negometrix; • De potentiële inschrijver de aanbestedende dienst direct per e-mail via inkoop@sociaaldomeinachterhoek.nl helder en concreet heeft geïnformeerd over de storing. Het mailbericht dient als onderwerp ‘Storing Negometrix’ te hebben en verzonden te zijn met hoge prioriteit/urgentie; • Negometrix de betreffende storing heeft bevestigd. • De storing nadrukkelijk een storing van Negometrix betreft en geen storing binnen de ICTapplicaties, netwerk, etc. van de inschrijver. Als de aanbestedende dienst besluit de termijn te verlengen, krijgen alle (potentiële) inschrijvers hierover bericht.

De (potentiële) inschrijvers die al (tijdig) hun inschrijving hebben ingediend, krijgen de gelegenheid om hun inschrijving binnen de gestelde verlengingsperiode te wijzigen of aan te vullen.

3.5

Eisen aan de inschrijving

De inschrijving moet volledig en geldig zijn ‘Volledig’ betekent dat alle stukken die ingediend moeten worden, ook feitelijk en compleet worden overgelegd op de in deze uitnodiging tot inschrijving voorgeschreven wijze. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan vaste tekst van standaardformulieren te wijzigen. ‘Geldig’ betekent dat daar waar gevraagd de stukken rechtsgeldig zijn ondertekend, door een uit het handelsregister blijkende bevoegd persoon. De stukken dienen te zijn ondertekend met een ‘natte handtekening’ en als digitale scan te worden ingediend. De inschrijver moet de originele hardcopy binnen twee dagen aan de aanbestedende dienst kunnen overleggen, als de aanbestedende dienst dit ter verificatie verzoekt. Een onvolledige en/of ongeldige inschrijving wordt uitgesloten van verdere beoordeling, tenzij de onvolledigheid en/of ongeldigheid door de aanbestedende dienst als een kennelijke omissie wordt aangemerkt. Het ontbreken van documenten in het kader van gunningscriteria wordt niet aangemerkt als een kennelijke omissie. In het geval van een gebrek dat eenvoudig te herstellen is, kan de aanbestedende sienst de betrokken inschrijver in de gelegenheid stellen om binnen een termijn van twee werkdagen, te rekenen vanaf de dag van verzending van een verzoek daartoe, het gebrek te herstellen. De inschrijver dient een onvoorwaardelijke inschrijving in te dienen.

Dat wil zeggen dat de inschrijving geen ‘mitsen en maren’ mag bevatten. Een inschrijving onder voorwaarden en/of voorbehouden wordt Pagina 20

2 juli 2021

terzijde gelegd en uitgesloten van verdere beoordeling. Daarnaast dienen de standaardverklaringen in de bijlagen op de gevraagde manier te worden ingevuld. En als daar specifiek om wordt gevraagd, dienen ze te zijn ondertekend.

3.6

Aansprakelijkheid aanbestedende dienst

Deze uitnodiging tot inschrijving met bijbehorende documenten is met grote zorg samengesteld. Indien een inschrijver meent dat dit document dan wel een Nota van Inlichtingen onduidelijkheden en/of tegenstrijdigheden bevat, dan dient de inschrijver hierover een vraag te stellen in de Nota(‘s) van Inlichtingen en/of dit uiterlijk vijf (5) kalenderdagen na verzending van de laatste Nota van Inlichtingen schriftelijk en gemotiveerd aan de aanbestedende dienst bekend te maken via Negometrix, bij afwezigheid waarvan ieder recht om tegen dit document in rechte op te komen vervalt. Ditzelfde geldt voor onduidelijkheden en/of tegenstrijdigheden in de geschiktheidseisen, het programma van eisen of de gunningscriteria en/of als de wijze van beoordelen onduidelijk is, en/of dit document geheel of ten dele strijdig zou zijn met het recht. Indien de reactie van de aanbestedende dienst naar aanleiding van het in de voorgaande alinea gestelde niet leidt tot een aanpassing van dit document, dan wel tot een aanpassing die in de ogen van een inschrijver niet juist of onvoldoende is, dan dient uiterlijk 24 uur voor de sluitingsdatum een kort geding procedure aanhangig te worden gemaakt bij de bevoegde voorzieningenrechter.

De aanbestedende dienst dient hiervan onverwijld in kennis te worden gesteld, middels betekening van de dagvaarding op het adres van de aanbestedende dienst, bij gebreke waarvan ieder recht om tegen de aanbestedingsdocumenten te ageren vervalt. Indien een kort geding aanhangig wordt gemaakt, behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor de aanbestedingsprocedure op te schorten dan wel in te trekken.

3.7

Geheimhouding

3.8

Klachtenmeldpunt

3.9

Verplichtingen van Inschrijvers inzake arbeid

Een inschrijver behandelt alle informatie die de aanbestedende dienst verstrekt, als vertrouwelijk en stelt deze niet aan derden ter beschikking. Indien de inschrijver een onderaannemer wenst in te zetten, mag de inschrijver de benodigde informatie aan deze verstrekken, onder de voorwaarde dat deze onderaannemer zich aan dit hoofdstuk houdt. De aanbestedende dienst merkt ontvangen inschrijvingen als vertrouwelijk aan en handelt conform artikel 2.57 lid 1 Aw 2012.

Als een partij een klacht heeft tegen de aanbestedingsprocedure en/of tegen de handelswijze van de opdrachtgever, dan dient deze gemotiveerd en onderbouwd aan te geven met welke punten/onderdelen van de aanbesteding ze het niet eens is. De klachtenregeling aanbesteden is opgenomen in bijlage …bij vraag xxx in Negometrix. De klacht kan worden ingediend via inkoop@sociaaldomeinachterhoek.nl, met in de onderwerpregel ‘Procedure aanbesteding <invoegen segment>’. De klagende partij dient tevens het betreffende segment of sub-segment te vermelden. Het indienen van een klacht via de klachtenprocedure en/of bij de Commissie van Aanbestedingsexperts schort deze aanbestedingsprocedure niet op.

Door inschrijving op deze opdracht geeft de inschrijver aan, dat hij bij het opstellen van zijn inschrijving rekening heeft gehouden met de verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit Pagina 21

2 juli 2021

hoofde van het recht van de Europese Unie, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in Bijlage X van richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht. Inschrijvers kunnen informatie over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, als bedoeld in artikel 2.81 Aw 2012, die gelden in Nederland verkrijgen via: • Met betrekking tot belastingen: Ministerie van Financiën, Den Haag (www.minfin.nl en/of www.belastingdienst.nl); • Met betrekking tot milieubescherming: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Den Haag (http://www.minienw.nl); • Met betrekking tot arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Den Haag (www.minszw.nl) en/of UWV (www.uwv.nl). Op het gebied van arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden zal de aanbestedende dienst bij nietnaleving van de toepasselijke verplichtingen bij de uitvoering van een overheidsopdracht melding maken bij de Inspectie SZW van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Pagina 22

2 juli 2021

4 Planning aanbestedingsprocedure

In onderstaande tabel volgt de planning. Aan deze planning kunnen geen rechten worden ontleend. Fase 2: inschrijving en gunning opdracht Verzenden definitieve gunningsleidraad Uiterste datum indienen vragen Nota van Inlichtingen / beantwoorden vragen en verzenden Uiterste datum indienen offertes (Inhoudelijk en financieel) Beoordeling offertes Concretiseringsgesprekken Definitieve gunning

2 juli 2021 15 juli 2021 26 juli 2021 22 augustus 2021 23 augustus 2021- 1 september 2021 2 september 2021 – 25 september 2021 7oktober 2021

a. Vragenronde Ten behoeve van deze fase is één vragenronde gepland. Inschrijvers kunnen uiterlijk tot 15 juli 2021, 23.59 uur hun vragen indienen in de vraag en antwoord module van Negometrix, waar mogelijk met motivering/toelichting. De aanbestedende dienst beantwoordt de geanonimiseerde vragen zo spoedig mogelijk. Indien mogelijk wordt de beantwoording voor de deadline gegeven. De aanbestedende dienst vraagt inschrijvers de vragen daarom zo spoedig mogelijk en indien mogelijk in fasen in te dienen. De vragen en antwoorden worden gepubliceerd in de vraag en antwoord module in Negometrix. De datum en het tijdstip waarop de vragen in Negometrix worden ingediend, zijn leidend. Te laat ingediende vragen worden in principe niet beantwoord. Dit is enkel anders als de aanbestedende dienst van mening is dat de vraag dermate essentieel is, dat beantwoording hiervan noodzakelijk is voor alle inschrijvers. Inschrijvers dienen eventuele wijzigingen en aanvullingen op deze offerteaanvraag in de Nota van Inlichtingen onvoorwaardelijk te accepteren. Dat geldt ook voor het gegeven dat deze wijzigingen en aanvullingen prevaleren boven de bepalingen in deze gunningsleidraad.

Pagina 23

2 juli 2021

8 Overige voorwaarden 1. Het indienen van een inschrijving door de inschrijver houdt in dat deze met de bepalingen uit deze Gunningsleidraad instemt en bereid is tot de uitvoering van de opdracht overeenkomstig de conceptovereenkomst met annexen, de minimumeisen en de daarbij behorende bijlagen. 2. De bepalingen uit de Selectieleidraad behorende bij deze aanbesteding blijven onverminderd van kracht. 3. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor inschrijvers te toetsen op integriteit. Dit zal risico gestuurd zijn en op basis van aangeleverde stukken en stukken die op nader verzoek door de inschrijver aangeleverd worden. In het kader hiervan is het onder omstandigheden mogelijk dat er een Bibob-advies wordt aangevraagd bij het landelijk Bureau Bibob. Mocht dit het geval zijn, dan wordt de inschrijver hiervan vooraf op de hoogte gesteld. De toetsing kan leiden tot uitsluiting dan wel het opnemen van aanvullende contractafspraken in de overeenkomst. 4. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op juistheid te controleren (eventueel ter plaatse). 5. Voor het indienen van een inschrijving worden geen kosten vergoed. 6. De aanbestedende dienst is niet verplicht interne documenten, zoals resultaten van evaluaties, aan inschrijvers bekend te maken. Ditzelfde geldt voor adviezen over de beoordeling. 7.

De aanbestedende dienst behoudt zicht het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk of voorwaardelijk (bijvoorbeeld onder de voorwaarde dat van de bevoegde instanties de vereiste vergunningen zijn verkregen) te gunnen en tijdelijk of definitief te stoppen. De inschrijver heeft hierbij geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins. 8. De aanbestedingsdocumenten dienen vertrouwelijk te worden behandeld en mogen door de inschrijver slechts aan medewerk(st)ers worden getoond die voor het indienen van de inschrijving daarvan kennis moeten nemen. Er mag niet op enigerlei wijze aan derden kennis worden gegeven van de gegevens, die in dit verband door of namens de aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt (behoudens voor zover dit noodzakelijk is voor het indienen van de inschrijving). De vertrouwelijkheid wordt ook in acht genomen, indien de inschrijving niet tot gunning leidt. 9. De inschrijver verklaart de inschrijving gestand te doen gedurende 50 dagen na sluiting van de inschrijftermijn. Indien tegen de gunningsbeslissing van de gemeenten bezwaar wordt gemaakt, zal de inschrijvers worden verzocht de geldigheid van de inschrijvingen te verlengen tot minimaal twee weken na de datum van het kort gedingvonnis.

Pagina 24

2 juli 2021

9 Proces vaststelling en gunning Overzicht van de stappen na ontvangst concept offerte:

a. Beoordeling inschrijving De beoordeling van de inschrijving vindt plaats door een intern team van beleidsmedewerkers, controllers, contractmanagers en data-analisten. Eerst wordt vastgesteld of de offertes compleet zijn en voldoen aan alle formele voorschriften en gestelde eisen. De volledige en geldige offertes worden vervolgens beoordeeld. De gemeenten beoordelen een inschrijver hoger als deze: • Concreter onderbouwd is; • Realistischer en duidelijker is; • SMART geformuleerd is; • Meer blijk geeft van een planmatige aanpak; • Meer blijk geeft van een proactieve, oplossingsgerichte houding. De inschrijver dient een plan van aanpak (inhoud) en offerteformulier (financiën) in. De inhoud kent een weging van 65% van de totale beoordeling en de financiën een weging van 35% van de totale beoordeling. In het plan van aanpak kent een aantal onderdelen een weging:

Pagina 25

2 juli 2021

6.1.2 Beoordeling plan van aanpak (weging 65%) 1

2

Uitvoering van opdracht (visie, aanpak en planning)

Een inschrijving wordt hoger beoordeeld wanneer deze:

KPI’s en monitoring

Een inschrijving wordt hoger beoordeeld wanneer deze:

-

Weging 25%

Meer en beter aansluit op de visie, doelstellingen, kaders en uitvoeringseisen van de gemeenten, zoals geformuleerd in de Selectieliedraad van deze aanbesteding. 15%

-

meer blijk geeft van KPI’s die aansluiten op de gewenste realisatie van maatschappelijke effecten en/of doelstellingen (op het niveau van de doelstellingen van de opdracht, doelstellingen op perceelniveau en doelstellingen op segmentniveau); - meer blijk geeft van concrete voorstellen voor kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren; - meer blijk geeft van concrete voorstellen voor monitoring en monitoringsinstrumenten; - meer blijk geeft van een monitoring die periodiek is ingericht. Een inschrijving wordt beter beoordeeld wanneer deze: - meer blijk geeft van voorstellen voor innovatie die aansluiten bij de doelstellingen van deze opdracht en de visie van de Achterhoekse gemeenten.

3

Innovatie ten aanzien van zorg en ondersteuning

4

Samenwerking

Een inschrijving wordt hoger beoordeeld wanneer deze: - meer blijk geeft van een wijze van samenwerking die aansluit op de visie en doelstellingen van de gemeenten.

15%

5

Cliëntperspectief

Een inschrijving wordt hoger beoordeeld wanneer deze:

10%

-

10%

meer blijk geeft van de meerwaarde voor cliënten in de manier waarop de inschrijver uitvoering geeft aan de opdracht; meer blijk geeft van hoe de inschrijver cliënten betrekt in het proces (bijvoorbeeld aanwezigheid cliëntenraad) en bij de doorontwikkeling van het aanbod en de organisatie; meer blijk geeft van wat de inschrijver nodig heeft van cliënten om de resultaten te realiseren.

Pagina 26

2 juli 2021

6

7

Interne organisatie en kijk op interne verandering

SROI

Een inschrijving wordt hoger beoordeeld wanneer deze:

5%

-

meer blijk geeft van de concrete stappen die de inschrijver neemt om de nieuwe werkwijze te implementeren; - meer blijk geeft van de concrete stappen die de inschrijver gaat zetten voor het vormgeven van kwaliteit, hierbij rekening houdend met het Kwaliteitskader; - meer blijk geeft van de interne uitdagingen en interne risico’s die inschrijver verwacht ten aanzien van de implementatie van de nieuwe inkoop; - meer blijk geeft van concrete beheersmaatregelen die de inschrijver neemt om deze interne uitdagingen aan te gaan. Een inschrijving wordt hoger beoordeeld wanneer deze:

10%

-

8

Risicodossier

een uitdagende cijfermatige doelstelling voor het SROI stelt; - meer blijk geeft van de intrinsieke motivatie om de SROIuitdaging vorm te geven; - meer blijk geeft van innovatieve oplossingen om invulling te geven aan de eigen SROI-doelstelling. Een inschrijving wordt hoger beoordeeld wanneer deze: -

10%

meer blijk geeft van inzicht in de risico’s die verband houden met de inhoud van de opdracht; meer blijk geeft van inzicht van de impact op tijd, kosten en tevredenheid; meer blijk geeft van een proactieve, oplossingsgerichte wijze van formulering en houding van de inschrijver; meer blijk geeft van concrete en passende beheersmaatregelen voor de geformuleerde risico’s.

-

6.1.3 Beoordeling offerteformulier (weging 35%) Weging Financiën (financieel format)

Een inschrijving wordt beter beoordeeld wanneer deze: -

meer blijk geeft van de aansluiting van de financiële onderbouwing van de inschrijver op de inhoudelijke (en dus) financiële beweging (zie ook Selectieleidraad) van de gemeenten; meer blijk geeft van de verbinding tussen de eigen inhoudelijke KPI’s en de financiële berekeningen.

Op basis van de beoordeling van de inschrijvingen wordt een ranking opgesteld. De hoogst scorende partij uit de ranking krijgt als eerste een uitnodiging voor het concretiseringsgesprek en kan als eerste Pagina 27

2 juli 2021

aanspraak maken op eigen maximale capaciteit en lumpsum. Vervolgens ontvangen achtereenvolgens de volgende partijen uit de ranking een uitnodiging voor een concretiseringsgesprek.

6.2

Concretiseringsgesprekken

Het doel van het concretiseringsgesprek is om met de geselecteerde Gegadigden overeenstemming te bereiken. Vanaf 2 september worden inschrijvers uitgenodigd voor een concretiseringsgesprek met de beoordelingscommissie. De concretisering wordt beschouwd als een nadere toelichting op de offerteuitvraag, de eerste ingediende offerte en het op basis van de ingediende offerte opgestelde tegenaanbod van de gemeente. De concretiseringsgesprekken vinden plaats van 2 september tot en met 24 september 2021. Het tijdstip van het concretiseringsgesprek wordt in onderling overleg bepaald en tijdig per bericht in Negometrix door de gemeenten bevestigd. Voor het concretiseringsgesprek is 90 minuten per inschrijver beschikbaar. De locatie wordt in het bevestigingsbericht vermeld. Het is mogelijk dat een inschrijver tijdens het concretiseringsgesprek een nieuw gewijzigd aanbod met nadere onderbouwing doet.

6.3

Vaststellingsproces