Document · PDF

gunningsleidraad wmo en jeugd 2022

Raadscommissie 7 september 2021, gemeente Oost GelreBij agendapunt: Stukken ter kennisname aan de raad17.620 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Collegeformulier “besluitvorming” Datum B&W-vergadering: Portefeuillehouder: Zaaknummer: 15 juni 2021 wethouder Hoenderboom 34571-2021 Onderwerp: Openbaarheid: Aanbesteding Wmo en Jeugd 2022 onderdeel Voorlopig niet openbaar tot 2 juli 2021 gunningsleidraad Voorstel: 1. Ten behoeve van de gunningsleidraad van de regionale aanbesteding Jeugdhulp en Wmo 2022 te besluiten om: a. Op basis van de notitie ‘Overgangsregeling cliënten’ (bijlage 1) de overgangsperiode voor cliënten naar gecontracteerde aanbieders per 1 januari 2022 vast te stellen tot maximaal 1 juli 2022 op basis van de uitgangspunten: 1. Een warme overdracht via triage, waarbij zorgcontinuïteit en zorgvuldigheid centraal staan; 2. Maatwerk blijft mogelijk, waarbij specifieke aandacht is voor cliënten met een indicatie voor een woon-/verblijfsvorm; 3. Vanaf 1 augustus 2021 de duur van (her)indicaties beperken tot uiterlijk 1 juli 2022; 4. Tijdige en regelmatige communicatie naar cliënten en zorgaanbieders. b. Een nadere concretisering van de rol van de lokale toegang vast te stellen, waarbij het proces van toewijzing wordt uitgewerkt voor de implementatiefase (bijlage 2). c. Voor het leren, ontwikkelen en eigen maken van het ‘prestatie-denken’, door het verbinden van consequenties aan het behalen van KPI’ s, vanaf 1 januari 2022 een groeiproces van maximaal twee jaar in te richten in partnerschap met aanbieders. d.

Uiting te geven aan het cliëntperspectief door het inrichten van een adviesgevende klankbordgroep cliënten en te beoordelen op welke manier aanbieders het perspectief van de cliënt gaan borgen (onderdeel van hun plan van aanpak). e. Voor de beoordeling van de inschrijvingen de weging van het inhoudelijke plan van aanpak vast te stellen op 65% en het financiële onderdeel op 35%. f. Voor de bandbreedte van de lumpsumbedragen marges te hanteren per segment (conform tabel in de toelichting onder 1.7.F) en per aanbieder de bandbreedte af te spreken. 2. De volgende basisuitgangspunten vast te stellen ten behoeve van de uitwerking van de definitieve wijze van de onderlinge financiële afrekening (financiële governance) tijdens de gunningsfase: a. De financiële afrekening gebeurt op basis van zakelijkheid en niet op basis van solidariteit; b. We houden de financiële afrekening zo simpel mogelijk. 3. In afwijking van het collegebesluit van 9 maart 2021 vast te stellen dat in de gemeente Oost Gelre een pilot ‘afrekenen op gemeenteniveau’ wordt vormgegeven en de overige zeven gemeenten op regionaal niveau gaan afrekenen met aanbieders, waarbij wederzijdse leerervaringen worden gedeeld.

Afdeling: Auteur: Afdelingshoofd: Meegeadviseerd door: Onderwijs, Carry de Vries Petra Sasse Andre Lurvink Welzijn en (0544) 39 35 58 Sander Jentink Zorg Lissa Pape Past het binnen de begroting: Ja Financieel advies: Ja Akkoord Financiën: Ja Financieel consulent: Wilfried Holtus Juridisch advies:

Nee

Personele gevolgen:

Nee

34571-2021:361318

Voor behandeling naar de Raad(scommissie): Stukken ter kennisname: • Raadscommissievergadering 7 september 2021 Collegelid: Burgemeester

Akkoord:

Bespreken:

Opmerking:

Wethouder Bonsen Wethouder Frank Wethouder Hoenderboom Wethouder Porskamp Secretaris B&W-besluit: 1. Ten behoeve van de gunningsleidraad van de regionale aanbesteding Jeugdhulp en Wmo 2022 te besluiten om: a. Op basis van de notitie ‘Overgangsregeling cliënten’ (bijlage 1) de overgangsperiode voor cliënten naar gecontracteerde aanbieders per 1 januari 2022 vast te stellen tot maximaal 1 juli 2022 op basis van de uitgangspunten: 1. Een warme overdracht via triage, waarbij zorgcontinuïteit en zorgvuldigheid centraal staan; 2. Maatwerk blijft mogelijk, waarbij specifieke aandacht is voor cliënten met een indicatie voor een woon-/verblijfsvorm; 3. Vanaf 1 augustus 2021 de duur van (her)indicaties beperken tot uiterlijk 1 juli 2022; 4. Tijdige en regelmatige communicatie naar cliënten en zorgaanbieders. b. Een nadere concretisering van de rol van de lokale toegang vast te stellen, waarbij het proces van toewijzing wordt uitgewerkt voor de implementatiefase (bijlage 2). c. Voor het leren, ontwikkelen en eigen maken van het ‘prestatie-denken’, door het verbinden van consequenties aan het behalen van KPI’ s, vanaf 1 januari 2022 een groeiproces van maximaal twee jaar in te richten in partnerschap met aanbieders. d.

34571-2021:361318

Inleiding In de Achterhoek werken gemeenten en zorgaanbieders aan een optimale uitvoering van Jeugdhulp en Wmo (incl. Wonen). Een belangrijk onderdeel is de nieuwe wijze van inkoop, die per 1 januari 2022 leidt tot een resultaatgerichte werkwijze. De nieuwe inkoop is hiervoor geen doel op zich, maar een instrument om te komen tot een optimale uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden en om een belangrijke bijdrage te leveren aan de transformatie van het Achterhoekse zorglandschap. Per 1 april 2021 is voor deze nieuwe inkoop de aanbesteding gestart met de selectiefase. De besluiten hiervoor zijn door u genomen met de collegebesluiten I t/m IV op 24-11-2020, 02-02-2021, 02-03-2021 en 23-03-2021. De selectiefase sluit op 23 mei 2021, waarna de selectie van aanbieders plaatsvindt. Deze mogen vervolgens een plan van aanpak en een offerte voor gunning indienen. Het bekend maken van de uitkomsten van de selectie is voorzien op 2 juli 2021. Tegelijkertijd is op die datum de publicatie van de gunningsleidraad voor de volgende fase (gunningsfase) gepland. Met dit voorstel worden de benodigde besluiten ten behoeve van de gunningsleidraad aan u voorgelegd. De gunningsleidraad is ter kennisname als bijlage bijgevoegd. Mogelijke beleidskeuzes 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De gunningsleidraad vast te stellen. De gunningsleidraad niet vast te stellen. De onderlinge afrekening vast te stellen. De onderlinge afrekening niet vast te stellen. De pilot van Oost Gelre wel vast te stellen. De pilot van Oost Gelre niet vast te stellen.

Voorstel 1. Ten behoeve van de gunningsleidraad van de regionale aanbesteding Jeugdhulp en Wmo 2022 te besluiten om: a. Op basis van de notitie ‘Overgangsregeling cliënten’ (bijlage 1) de overgangsperiode voor cliënten naar gecontracteerde aanbieders per 1 januari 2022 vast te stellen tot maximaal 1 juli 2022 op basis van de uitgangspunten: 1. Een warme overdracht via triage, waarbij zorgcontinuïteit en zorgvuldigheid centraal staan; 2. Maatwerk blijft mogelijk, waarbij specifieke aandacht is voor cliënten met een indicatie voor een woon-/verblijfsvorm; 3. Vanaf 1 augustus 2021 de duur van (her)indicaties beperken tot uiterlijk 1 juli 2022; 4. Tijdige en regelmatige communicatie naar cliënten en zorgaanbieders. b. Een nadere concretisering van de rol van de lokale toegang vast te stellen, waarbij het proces van toewijzing wordt uitgewerkt voor de implementatiefase (bijlage 2). c. Voor het leren, ontwikkelen en eigen maken van het ‘prestatie-denken’, door het verbinden van consequenties aan het behalen van KPI’ s, vanaf 1 januari 2022 een groeiproces van maximaal twee jaar in te richten in partnerschap met aanbieders. d. Uiting te geven aan het cliëntperspectief door het inrichten van een adviesgevende klankbordgroep cliënten en te beoordelen op welke manier aanbieders het perspectief van de cliënt gaan borgen (onderdeel van hun plan van aanpak). e.

Voor de beoordeling van de inschrijvingen de weging van het inhoudelijke plan van aanpak vast te stellen op 65% en het financiële onderdeel op 35%. f. Voor de bandbreedte van de lumpsumbedragen marges te hanteren per segment (conform tabel in de toelichting onder 1.7.F) en per aanbieder de bandbreedte af te spreken. 2. De volgende basisuitgangspunten vast te stellen ten behoeve van de uitwerking van de definitieve wijze van de onderlinge financiële afrekening (financiële governance) tijdens de gunningsfase: a. De financiële afrekening gebeurt op basis van zakelijkheid en niet op basis van solidariteit; b. We houden de financiële afrekening zo simpel mogelijk.

34571-2021:361318

3. In afwijking van het collegebesluit van 9 maart 2021 vast te stellen dat in de gemeente Oost Gelre een pilot ‘afrekenen op gemeenteniveau’ wordt vormgegeven en de overige zeven gemeenten op regionaal niveau gaan afrekenen met aanbieders, waarbij wederzijdse leerervaringen worden gedeeld. Beoogd effect Met het vaststellen van de gunningsleidraad leggen wij de afspraken vast op het gebied van overgang van de cliënten, toegang, bandbreedte van de lumpsumbedragen, instellen adviserende klankbordgroep en KPI’s. We leggen vast hoe de afrekening gaat plaatsvinden en het feit dat Oost Gelre vorm geeft aan een pilot op het gebied van afrekening. Argumenten 1.1. a. Zorgcontinuïteit, zorgvuldigheid, mogelijkheid tot maatwerk en een warme overdracht via triage zijn belangrijke kenmerken van de overgangsregeling voor cliënten. Op basis van deze aanbesteding worden via selectie en gunning aanbieders gecontracteerd voor 2022 en verder. Voor cliënten die een lopende indicatie hebben bij aanbieders die niet gecontracteerd worden vanaf 1 januari 2022 en/of cliënten die een lopende indicatie hebben op basis van de werkwijze tot 1 januari 2022, is het noodzakelijk een overgangsperiode vast te stellen. In bijgaande notitie ‘Overgangsregeling cliënten’ (bijlage 1) is dit uitgebreid beschreven.

Om de benodigde omzettingen te doen, dan wel administratief dan wel van de ene naar de andere aanbieder, wordt voorgesteld een overgangsperiode vast te stellen tot maximaal 1 juli 2022, waarbij maatwerk mogelijk blijft voor een eventuele latere omzetting (bijv. voor indicaties met een woon-/verblijffunctie indien er geen tijdige nieuwe plek is). De keuze voor maximaal een halfjaar is gebaseerd op de afwegingen tussen acceptabel en redelijkheid voor cliënten, werkbaar voor gemeenten en aanbieders en financiële consequenties. Voorgesteld wordt om deze overgangsperiode vast te stellen op basis van de uitgangspunten: 1. een warme overdracht via triage, waarbij zorgcontinuïteit en zorgvuldigheid centraal staan; 2. maatwerk blijft mogelijk, waarbij specifieke aandacht is voor cliënten met een indicatie voor een woon-/verblijfsvorm; 3. vanaf 1 augustus 2021 de duur van (her)indicaties beperken tot uiterlijk 1 juli 2022; 4. tijdige en regelmatige communicatie naar cliënten en zorgaanbieders. 1.2. a. Voor een gefaseerde instroom van cliënten in de nieuwe werkwijze met minder zorgaanbieders en lumpsumfinanciering is het van belang de duur van indicaties vanaf 1 augustus 2021 te beperken tot uiterlijk 1 juli 2022. Eén van de uitgangspunten van het voorstel voor het vaststellen van de overgangsperiode is het beperken van de duur van (her)indicaties vanaf 1 augustus 2021.

In de bijgaande notitie ‘Overgangsregeling cliënten’ (bijlage 1) is dit toegelicht. Hierdoor kan de instroom van cliënten in de nieuwe werkwijze, mogelijk bij een nieuwe aanbieder en onder de nieuwe financieringsafspraken (lumpsum), gefaseerd doorgevoerd worden. Hiermee is er minder druk op de lokale toegangen en aanbieders om alle cliënten op één datum (bijv. 1 januari 2022) van een (her)indicatie en toewijzing te moeten voorzien. Door de beperking van de duur tot 1 juli 2022 geldt voor iedereen de maximale overgangsperiode van een halfjaar vanaf 1 januari 2022. 1.3. b. Vanwege de nieuwe werkwijze en eenduidigheid is een concretisering van de rol van de toegang van belang om vast te stellen voor alle gemeenten en de zorgaanbieders In de selectieleidraad voor deze aanbesteding is een toelichting opgenomen over de rol van de lokale toegang op basis van de nieuwe werkwijze vanaf 1 januari 2022. Deze toelichting is gebaseerd op visie en uitgangspunten voor de nieuwe werkwijze. Belangrijkste vastgestelde kenmerk is dat de lokale toegang (functie van de gemeenten) samen met de betreffende cliënt/het gezin het ‘WAT’ definieert (wat is er nodig om effecten/resultaten te behalen op basis van de ondersteuningsvraag) en de aanbieders het ‘HOE’ (op welke manier en welke vormen van hulp en ondersteuning worden ingezet).

In de gunningsleidraad is naar aanleiding van vragen van aanbieders in de selectiefase via de nota van inlichtingen een nadere concretisering van de rol van de toegang en de zorgaanbieder opgenomen. Dit is op hoofdlijnen uitgewerkt in bijlage 2 en opgenomen in de gunningsleidraad. Een verdere uitwerking gericht op het proces van toewijzing, wat nodig is voor de praktijk tussen 8 lokale toegangen en de gecontracteerde aanbieders, vindt plaats voor de implementatiefase. Uiteraard wordt dit proces na de gunning met de nieuw gecontracteerde zorgaanbieders verder in partnerschap opgepakt.

34571-2021:361318

1.4. c. Het stellen van KPI’s en het daaraan verbinden van consequenties bij het wel/niet behalen ervan, hoort bij het resultaatgericht werken, maar vraagt om een gezamenlijk groeiproces van gemeenten en zorgaanbieders. KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) zijn een onderdeel van de nieuwe werkwijze van de Achterhoekse gemeenten. Een ontwikkeling waarbij prestaties en het sturen op deze prestaties een nadrukkelijke rol krijgen. Een KPI is een variabele of set van variabelen met behulp waarvan wordt vastgesteld en geanalyseerd of en in welke mate de organisatie haar doelstellingen met het oog op haar missie realiseert. Dat betekent dat kan worden bepaald of afgesproken dat prestaties door middel van een gestelde norm zijn behaald. Tijdens de gunningsfase worden geselecteerde aanbieders gevraagd een voorzet te doen voor een set aan KPI’s. Ook gemeenten geven aan wat ze belangrijk vinden om te gebruiken als KPI. Het samen monitoren van de KPI’s betekent dat er een gezamenlijke context ontstaat voor gemeenten en zorgaanbieders om de effectiviteit van zorg te kunnen bespreken en evalueren. Bij het stellen van een KPI hoort ook dat er consequenties worden verbonden aan het wel/niet behalen ervan. Echter, er moet voor worden gewaakt dat er te snel ‘afgerekend’ wordt op KPI’s.

Zowel voor gemeenten als voor aanbieders gaat het om een nieuwe manier van werken die we als partners willen vormgeven. Daarom moeten we het zien als een groeiproces, waar we vanuit partnerschap als gemeenten en aanbieders aan gaan werken. Het gesprek over de cijfers en resultaten is daarbij in eerste instantie van belang. Zo kunnen resultaten worden geduid, kan de norm worden bepaald en getoetst en werken we gezamenlijk aan het ‘prestatiedenken’. Voorgesteld wordt om hiervoor vanaf 1 januari 2022 een groeiproces van maximaal twee jaar in te richten in partnerschap met de gecontracteerde aanbieders. 1.5. d. Concrete invulling geven aan cliëntperspectief is onmisbaar voor de aanbesteding Jeugdhulp en Wmo 2022. Eén van de uitgangspunten, zoals vastgesteld voor deze aanbesteding, is een meer maatschappelijke aanbesteding vorm te geven. Een aanbesteding waarin we maximaal inzetten op het werken vanuit het perspectief van cliënten en van professionals die veel in contact staan met de cliënten. Voorgesteld wordt om hier op twee manieren uiting aan te geven binnen de procedure van deze aanbesteding. Ten eerste door per perceel (Jeugdhulp en Wmo) een klankbordgroep van cliënten/cliëntvertegenwoordigers en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties in te richten.

Deze klankbordgroep krijgt een advies/toetsingsfunctie over een gedeelte van het plan van aanpak dat inschrijvers indienen. In dit gedeelte moeten de inschrijvers, in voor cliënten begrijpelijke taal, aangeven hoe ze de opdracht vormgeven, wat de meerwaarde is voor cliënten en hoe ze de cliënten betrekken in het proces. De feedback van de klankbordgroep wordt tijdens de concretiseringsgesprekken met de inschrijvers gedeeld. Ten tweede worden de plannen van aanpak beoordeeld op hoe inschrijvers het perspectief van de cliënt gaan borgen in hun organisatie. 1.6. e. Inhoud weegt zwaarder dan financiën bij de beoordeling van de inschrijvingen, omdat het hoogste doel van deze aanbesteding de inhoudelijke transformatie van het Achterhoekse zorglandschap is Gemeenten en zorgaanbieders hebben een gezamenlijke transformatieopgave die verankerd is in de Jeugdwet en Wmo. De contractafspraken die we vanaf 2022 met elkaar maken, moeten bijdragen aan het realiseren van deze transformatieopgave.

Hiervoor hebben we voor deze nieuwe contractperiode uitgangspunten vastgesteld, gericht op ‘kantelen naar preventie’, ‘resultaat van de zorginzet voorop’, ‘zakelijk partnerschap opdrachtgever en opdrachtnemer’, ‘focus op prestaties van zorgaanbieders en resultaten voor cliënt’, ‘langjarige contracten voor een duurzaam en betaalbaar zorgstelsel in de Achterhoek’ en ‘financiering gekoppeld aan resultaatafspraken’. Naast deze uitgangspunten hebben we als uitwerking van onze visie inhoudelijke doelstellingen geformuleerd. Inschrijvers dienen een inhoudelijk plan van aanpak in, waarin ze ingaan op hun uitvoering van de opdracht, KPI’s en monitoring, innovatie van zorg en ondersteuning, samenwerking, cliëntperspectief, SROI, interne kijk op verandering van hun organisatie en risicodossier. Daarnaast dienen ze een financieel onderdeel in, in de vorm van een offerteformulier. Voorgesteld wordt om voor de beoordeling de weging tussen inhoudelijk plan van aanpak en financiële offerte vast te stellen op 65% inhoud en 35% financiën. 1.7. f. Meer duidelijkheid over de bandbreedte kan er pas komen als alle financiële aanbiedingen van de zorgaanbieders binnen zijn en de gesprekken met de geselecteerde aanbieders zijn gevoerd. In de gunningsleidraad moet informatie worden opgenomen over de bandbreedte van de lumpsumbedragen. De bandbreedte zal per aanbieder per segment afgesproken worden.

De bandbreedte is de ruimte (naar boven en naar beneden) waarbinnen geen bijstelling van het lumpsumbedrag plaatsvindt. Er kunnen verschillen zijn in de afgesproken bandbreedte per aanbieder. Dit kan te maken hebben met de soort dienstverlening die een aanbieder biedt en de omvang van de afspraken die worden gemaakt. Volume, voorspelbaarheid en gemiddelde prijs per cliënt kunnen ook verschillen. Spoedzorg

34571-2021:361318

GGZ (sub-segment van HCV jeugdhulp) is bijvoorbeeld een onvoorspelbaar type dienstverlening met een lage gemiddelde prijs per cliënt. Andersom heeft Jeugdzorg Plus (sub-segment van HCV jeugdhulp) een hoge gemiddelde prijs per cliënt. Voorgesteld wordt om in de gunningsleidraad (bijlage 4) de marges voor de bandbreedte van elk segment als volgt op te nemen: Segment Integrale Ambulante Jeugdhulp Gezins- en Woonvormen Hoog Complex Weinig Voorkomend Met Verblijf

Segment Wmo Integrale ondersteuning Wmo Wonen Wmo Logeren

Bandbreedte 5%-12,5% t.a.v. van het lumpsumbedrag berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. 2,5%-10% t.a.v. van het lumpsumbedrag berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. 1,5%-10% t.a.v. van het lumpsumbedrag berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. Bandbreedte 5%-12,5% t.a.v. van het lumpsumbedrag berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. 1,5%-10% t.a.v. van het lumpsumbedrag berekend op basis van de prognose en realisatie van het aantal plekken. 0% (het segment Wmo Logeren is zodanig klein qua omvang en omzet en onvoorspelbaar qua inzet dat de bandbreedte hier 0 is. Dit betekent dat bij overschrijding en onderschrijding de gemeenten altijd afrekenen met de aanbieder).

Het definitief bepalen en afspreken van bandbreedtes kan pas nadat alle financiële aanbiedingen van aanbieders binnen zijn en de gesprekken met de geselecteerde aanbieders zijn gevoerd (gunningsfase). 2.1. De financiële afrekening tussen de Achterhoekse gemeenten is zakelijk en zo simpel mogelijk. De afspraken voor de financiële afrekening tussen de gemeenten in het kader van de nieuwe regionale inkoop per 1 januari 2022 (financiële governance) zijn verder uitgewerkt. De definitieve uitwerking van de afrekening tussen de gemeenten kan pas gemaakt worden tijdens de gunningsfase, op basis van de ingediende offertes door de inschrijvers. Voorgesteld wordt om voor de definitieve uitwerking twee basisuitgangspunten vast te stellen: De financiële afrekening gebeurt op basis van zakelijkheid en niet op basis van solidariteit; We houden de financiële afrekening zo simpel mogelijk. Voor een verdere toelichting wordt verwezen naar de paragraaf Financiën hieronder. 3.1. Een pilot in het kader van afrekening met aanbieders is nog voor één gemeente als optie i.p.v. uitvoering door twee gemeenten zoals eerder besloten.

Met het collegebesluit van 9 maart over bekostigingsmodellen en financiële governance hebben de acht gemeenten gezamenlijk besloten dat zes gemeenten op regioniveau afrekenen met de aanbieder, met daarin opgenomen een bandbreedte en een afrekening tussen gemeenten met een inachtneming van de bandbreedte. Voor twee gemeenten is toen besloten een pilot uit te voeren, waarin ze zelf afrekenen met de aanbieder en niet onderling met andere gemeenten. Een dergelijke pilot biedt, in het kader van ontwikkelen en leren, de mogelijkheid ook ervaring op te doen met het scenario om af te rekenen op gemeenteniveau. Inmiddels heeft de gemeente Winterswijk besloten met de regionale afrekening mee te doen. Dit betekent dat een pilot ‘ afrekenen op gemeenteniveau’ alleen in één gemeente zal worden vormgegeven, te weten de gemeente Oost Gelre die hierover met de aanbieders in gesprek zal gaan.

34571-2021:361318

Kanttekeningen 1.1. a. De overgangsperiode voor cliënten brengt onrust met zich mee. De overgang naar een nieuwe werkwijze en nieuwe contracten brengt per definitie onrust met zich mee, welke periode daarvoor ook gekozen wordt. Een afgebakende overgangsperiode tot maximaal 1 juli 2022, waarbij maatwerk mogelijk blijft, wordt (ook juridisch) redelijk en acceptabel geacht om cliënten zorgvuldig en warm over te dragen naar de nieuwe situatie. Met dit collegevoorstel wordt besloten tot één regionale lijn voor alle gemeenten voor een overgangsperiode tot uiterlijk 1 juli 2022 en het vanaf 1 augustus 2021 lokaal starten met het beperken van de duur van (her)indicaties, om zo de overgang zorgvuldig, geleidelijk en gespreid vorm te geven. Uiteraard is en blijft daarbij lokaal maatwerk mogelijk. Echter, dit betekent wel dat de communicatie naar zorgaanbieders en gemeentelijke toegang voor 1 augustus 2021 helder moet zijn en dit ook het moment is waarop de cliëntcommunicatie van start gaat. De komende periode wordt dit nader uitgewerkt in afstemming met het regionale overleg toegang en de lokale communicatieadviseurs. 1.2. d. De klankbordgroep wordt geformeerd op basis van de bereidwilligheid van deelnemers. Het voorstel om al in de fase van de aanbesteding een klankbordgroep cliëntperspectief te vormen, is geen doel op zich.

Het gaat erom om op basis van bereidwilligheid cliënten, cliëntvertegenwoordigers en/of een aantal maatschappelijk partners te vinden die vanuit dat perspectief mee-adviseren. Wellicht kan dit leiden tot een klankbordgroep die ook bij de verdere ontwikkelingen binnen het Sociaal Domein Achterhoek een rol kan spelen. We gaan invulling zoeken op maat en verwachten via de lokale netwerken en sleutelfiguren deelnemers te vinden, maar dit staat niet op voorhand vast. Op deze manier geven we tevens invulling aan het advies van de sociale raden om het cliëntperspectief voorop te zetten. Uitvoering Kosten Met dit voorstel wordt voorgesteld om twee basisuitgangspunten vast te stellen voor de afrekening tussen de Achterhoekse gemeenten (financiële governance), namelijk 1. zakelijkheid, i.p.v. solidariteit, en 2. zo simpel mogelijk. Beide uitgangspunten doen recht aan de manier waarop de Achterhoekse gemeenten willen samenwerken in het kader van de nieuwe inkoop per 2022. De acht gemeenten maken gezamenlijk aan de voorkant een regionale afspraak met de aanbieder, waarna zeven gemeenten afrekenen op regioniveau en daarna onderling eventuele verschillen worden afgerekend. Een belangrijk voordeel voor gemeenten bij deze manier van afrekenen is dat meer recht wordt gedaan aan het resultaat van de individuele gemeenten.

Onderschrijdende gemeenten worden beloond, overschrijdende gemeenten betalen extra (zakelijkheid i.p.v. solidariteit). De gemeente Oost Gelre rekent met de aanbieder op gemeenteniveau af, zonder onderlinge afrekening tussen gemeenten. Dit gebeurt in de vorm van een pilot. Het tweede uitgangspunt ‘zo simpel mogelijk’ kan wel als uitgangspunt worden vastgesteld, maar definitief bepalen hoe simpel het mogelijk is, kan nog niet. Hiervoor moet gekozen worden uit parameters om te hanteren voor de afrekening. Dit kan pas definitief bepaald worden nadat de financiële aanbiedingen van de aanbieders bekend zijn (tijdens de gunningsfase). Ook moeten er parameters gekozen worden op basis waarvan de hoogte van het lumpsumbudget per aanbieder wordt bepaald. In de verdere uitwerking wordt tevens de vraag beantwoord wat te doen bij over- en onderschrijdingen van één of meerdere gemeenten. De afrekening geschiedt altijd achteraf. Wel dient bij een dreigende overschrijding, veroorzaakt door een hogere instroom vanuit de gemeenten, afspraken te worden gemaakt over hoe dit meegenomen gaat worden in de afrekening na afloop van een jaar. Van zorgaanbieders mag worden verwacht dat ze bij een dreigende overschrijding altijd proactief in contact komen met contractmanagement om mogelijke beheersmaatregelen te bespreken.

Tot slot noemen we (zoals al in de eerdere collegeadviezen) de parallelle ontwikkelingen als bijvoorbeeld de doordecentralisatie beschermd wonen en het woonplaatsbeginsel jeugd, die van invloed kunnen zijn op en tot bijstelling kunnen leiden van de financiële kaders. Planning De volgende stap is het publiceren van de gunningsleidraad op 2 juli 2021, waarmee tevens de besluiten uit dit collegevoorstel openbaar worden en de besluiten rondom de overgangsperiode worden gecommuniceerd. In de periode tot 2 juli 2021 wordt deze communicatie voorbereid. Tevens moeten na het collegebesluit door iedere gemeente de voorbereidingen getroffen worden gericht op het beperken van af te geven (her)indicaties vanaf 1 augustus 2021. De geselecteerde inschrijvers hebben tot 22 augustus

34571-2021:361318

2021 de tijd om hun offerte in te dienen waarover de beoordeling en concretiseringsgesprekken plaatsvinden. De beoogde gunning is 1 oktober 2021. Parallel aan het aanbestedingsproces is de implementatiefase opgestart, zodat deze na de gunning samen met de nieuw gecontracteerde aanbieders van start kan gaan. Op 1 januari 2022 gaan de nieuwe contracten in en de nieuwe werkwijze van start. Communicatie Nieuwsbrief/website: De belangrijkste besluiten uit dit collegevoorstel worden via de nieuwsbrief naar zorgaanbieders gecommuniceerd en op de website van Sociaal Domein Achterhoek geplaatst. Zoals eerder aangegeven, ontvangen de lokale gemeenteraden deze nieuwsbrief ook. We benadrukken dat gemeenten zelf uitvoering geven aan het lokale overgangsplan voor de eigen cliënten (op basis van bijgevoegde notitie ‘Overgangsregeling cliënten’, bijlage 1). Geadviseerd wordt om de (sociale) raden hier vroegtijdig over te informeren, vooral met het oog op de overgangsperiode en de voorgestelde uitgangspunten (beslispunt 1A). Afstemming regionale overleg toegang en communicatieadviseurs De besluitvorming rondom de overgangsperiode vraagt om communicatie naar cliënten, de huidige gecontracteerde zorgaanbieders, verwijzers en steeds meer ook naar ‘de wereld om de cliënt’ (zoals cliëntondersteuning/vertegenwoordigers, etc.).

Deze communicatie vindt plaats vanuit Sociaal Domein Achterhoek, de afzonderlijke gemeenten en idealiter ook zorgaanbieders. De afspraken, planvorming en in te zetten communicatiemiddelen worden in eerste aanleg afgestemd met het regionale overleg toegang en het regionale overleg communicatieadviseurs. Zodra het is toegestaan, volgt ook afstemming met (communicatiemedewerkers van) zorgaanbieders. De communicatie richting cliënten zal onder meer bestaan uit informatie op de (gemeentelijke) websites en artikelen in h-a-h-kranten. De optie van een cliëntbrief wordt nog bezien. Zorgaanbieders krijgen voor hun medewerkers een toolkit aangereikt, zodat medewerkers niet alleen zelf goed geïnformeerd zijn maar desgevraagd ook cliënten te woord kunnen staan (tijdens hun werk). De toolkit bevat in eerste instantie een brief/informatieplaat met Q&A’s en het filmpje (https://www.sociaaldomeinachterhoek.nl/nieuws/filmpje-over-inkoop-2022/). De toolkit wordt in samenwerking (met ook aanbieders) en naar behoefte aangevuld/uitgebreid. Ook voor de gemeentelijke toegang komt een toolkit. Daarnaast is van belang dat de gemeentelijke toegang bereikbaar is voor vragen van cliënten/inwoners. Advies Wmo-raad Oost Gelre Het collegevoorstel is 7 juni besproken in de Wmo-raad Oost Gelre. De Wmo-raad is positief over het voorliggende besluit.

Evaluatie Het contract zal een termijn van 3 jaar met 2 maal 2 jaar verlening hebben. Ruim voor de start van de volgende termijn zal evaluatie plaatsvinden of voortzetting van het contract wenselijk is. Bijlagen 1. Notitie ‘Overgangsregeling cliënten’ (bijlage 1); uitgesteld openbaar tot 2 juli 2021 2. Paragraaf concretisering rol van de toegang voor de gunningsleidraad (Bijlage 2); uitgesteld openbaar tot 2 juli 2021 3. Concept gunningsleidraad; wordt openbaar gepubliceerd op 2 juli 2021

34571-2021:361318

Bijlage 1 Notitie overgangsregeling cliënten Inleiding Per 1 januari 2022 start de nieuwe, resultaatgerichte werkwijze in het Sociaal Domein Achterhoek. Hiervoor wordt op dit moment de aanbesteding uitgevoerd. In de implementatiefase is de aanpak van de zogenoemde overgangscliënten een van de belangrijke onderwerpen. Met de collegebesluiten van 23 maart 2021 (CV 4) is besloten voor een overgangsperiode met een einddatum en is hierbij gevraagd om een nader advies. In deze notitie ligt dit advies voor vanuit de centrale vraag: hoe om te gaan met cliënten die na 1 januari 2022 nog een lopende indicatie hebben bij een niet-gegunde zorgaanbieder, dan wel bij een gegunde zorgaanbieder, maar met een indicatie gebaseerd op de oude (P*Q) financieringssystematiek. Het advies dat we in deze notitie uitwerken, heeft betrekking op alle na 1 januari 2022 doorlopende indicaties, ook die via de wettelijke externe verwijzers lopen. Eerder vastgestelde uitgangspunten Bij collegevoorstel 4 zijn de onderstaande uitgangspunten voor het bepalen van een overgangsperiode vastgesteld: 1. Zorgvuldigheid vanuit cliëntperspectief en zorgcontinuïteit (geen cliënten tussen wal en schip); 2. Een overgangsperiode met een einddatum met langdurige doorloop van bestaande indicaties en twee modellen voor aanbieders en gemeenten is onwenselijk. 3.

Voor nieuwe cliënten (nieuwe aanvragen of herindicatie) vanaf 1 januari 2022 geldt direct de nieuwe werkwijze. 4. Een soepele overgang is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeenten én zorgaanbieders. Samenvatting advies Vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid en temporisering is in collegevoorstel 4 geadviseerd gebruik te maken van een overgangsperiode met een einddatum, om zo tot een zorgvuldige en heldere overdracht van cliënten met lopende indicaties te komen. Een harde overgang per 1 januari 2022 is niet reëel (juridisch en op basis van de uitvoering). Twee scenario’s zijn verkend: een overgangsperiode tot 1 juli 2022, dan wel tot maximaal 1 januari 2023. Op basis van deze verkenning wordt geadviseerd te besluiten voor een overgangsperiode tot uiterlijk 1 juli 2022. In dit advies hebben we, naast het cliëntperspectief, rekening gehouden met juridische, financiële en uitvoeringstechnische aspecten voor gemeenten en aanbieders. Allereerst; hoe dan ook twee financieringssystematieken in 2022 De keuze voor een overgangsjaar betekent sowieso dat we tijdelijk te maken krijgen met twee financieringssystematieken. Enerzijds de lumpsumfinanciering voor nieuwe indicaties die afgegeven worden vanaf 1 januari 2022 en anderzijds indicaties die reeds zijn afgegeven aan gegunde zorgaanbieders, en die we in de onderhandeling zullen meenemen in de lumpsumafspraken.

Anderzijds het tijdelijk voortzetten van de P*Q-financiering voor indicaties bij niet-gegunde zorgpartijen die doorlopen na 1 januari 2022.

Juridische advies over overgangsperiode en -cliënten Als eerste gaan we in op de juridische aspecten. Hiervoor is afstemming geweest met de gemeentelijke juridische medewerkers en is aan Schulinck en Stimulansz advies gevraagd hoe om te gaan met een overgangsperiode. Het is toegestaan dat gemeenten lopende beschikkingen omzetten wegens gewijzigd beleid 1. Wat de gewenningsperiode betreft, bestaan juridisch gezien geen regels. Wel is het van belang om per geval de gevolgen van de wijziging te bekijken, betrokkenen van te voren duidelijk te informeren en zo nodig een overgangstermijn/gewenningstermijn te bieden, afhankelijk van de omvang van het verschil tussen de oude en de nieuwe situatie. De essentie van de overgangstermijn is om cliënten te laten wennen aan een nieuwe situatie. Dat is gebaseerd op beginselen van zorgvuldigheid en evenredigheid 2. Het hangt af van de situatie wat redelijk is. Als vuistregel geldt: hoe groter het verschil tussen de oude en de nieuwe situatie, hoe geleidelijke de overgang moet plaatsvinden. Stimulansz geeft aan dat in de praktijk vaak wordt uitgegaan van een termijn van drie maanden. Een zorgvuldige overgangsperiode van maximaal zes maanden, gezien de transformatie die de Achterhoek gaat maken, met maatwerk voor individuele gevallen, lijkt juridisch dus geen beletsel te hebben en verdient o.i. de voorkeur.

Consequenties van overgangstermijn voor cliënten en uitvoering Op 1 januari 2022 gaan we contracten aan met minder aanbieders, de indicaties Wmo en Jeugd worden door minder gegunde contractpartijen uitgevoerd dan in de huidige situatie. Er zijn vanaf dat moment zorgpartijen die geen nieuw contract meer hebben met de acht gemeenten in de Achterhoek. Voor nieuwe cliënten die een aanvraag doen na 1 januari 2022, betekent dit dat ze van een van de gecontracteerde partijen zorg gaan ontvangen en direct onder de nieuwe situatie vallen. Voor alle andere cliënten verandert er meer. Vandaar dat de consequenties daarvan geïnventariseerd zijn, onder andere met deelnemers van de werkgroep toegang aangevuld met expertise van de backoffice. Op basis deze inventarisatie wordt de volgende werkwijze voorgesteld: 1. Bestaande cliënten, met doorlopende indicatie na 1 januari 2022 bij een gecontracteerde aanbieder Voor de cliënten, met een indicatie die doorloopt na 1 januari 2022 en al zorg ontvingen van een van de na 1 januari 2022 gecontracteerde partijen, loopt de zorg gewoon door. Er verandert niets voor deze cliënten. De indicaties worden in de onderhandelingen meegenomen bij de bepaling van de hoogte van de lumpsum. De indicaties kunnen/moeten in november/december 2021 administratief omgezet worden.

Dit is een actiepunt dat door iedere lokale gemeente in de implementatiefase moet worden opgepakt. 2. Bestaande cliënten, met een doorlopende indicatie na 1 januari 2022 bij een niet-gecontracteerde aanbieder Voor de cliënten met een doorlopende indicatie na 1 januari 2022 en vóór 1 januari 2022 al zorg ontvingen bij een van de niet-gecontracteerde partijen, betekent dit dat die zorg bij hun bekende aanbieder binnen afzienbare tijd stopt, dan wel uiterlijk per 1 juli 2022 omgezet wordt naar een 1 Zie ECLI: NL: CRVB:2019:4115. De Centrale Raad van Beroep zegt in rechtsoverweging 4.3.

Het college heeft terecht aangevoerd dat de tekst van artikel 2.3.10, eerste lid, aanhef en onder b, van de Wmo 2015 geen basis biedt voor de beperkte uitleg van de rechtbank. Uit deze tekst volgt niet dat voor herziening of intrekking vereist is dat de situatie van de cliënt moet zijn veranderd en hij als gevolg daarvan niet langer op de maatwerkvoorziening of het pgb is aangewezen. Daar komt bij dat uit de onder 4.2 weergegeven toelichting volgt dat het college met de in artikel 2.3.10 van de Wmo 2015 opgenomen bevoegdheid de ruimte heeft om de te nemen beslissing af te stemmen op lokaal beleid. Dit betekent dat artikel 2.3.10, eerste lid, aanhef en onder b, van de Wmo 2015 zo moet worden uitgelegd dat het college de bevoegdheid heeft een beslissing als bedoeld in artikel 2.3.5 of 2.3.6 te herzien of in te trekken in het geval de cliënt wegens gewijzigd beleid niet langer op de maatwerkvoorziening is aangewezen. Dit neemt niet weg dat bij de toepassing van deze bevoegdheid het rechtszekerheidsbeginsel mee kan brengen dat een overgangsperiode moet worden geboden. 2 Zie artikel 3:2 en 3:4 Awb.

nieuw gecontracteerde aanbieder. Het kan zijn dat het zorgtraject op korte termijn wordt afgerond, dan wel omdat er een warme overdracht geregeld wordt naar een van de nieuw gecontracteerde partijen. Dit betekent het een en ander voor cliënten en zorgpartijen en gemeenten (toegangsteams en backoffice). Geadviseerd wordt daarom om de instroom van het aantal indicaties dat doorloopt over de jaargrens van 2021 nu al zoveel mogelijk te beperken, om zo een geleidelijke overgang voor zowel cliënten, aanbieders en gemeenten te creëren. Voor alle duidelijkheid: het gaat niet om beperken van zorg, maar om spreiding en een geleidelijke omzetting van indicaties naar de nieuwe werkwijze en de nieuw gecontracteerde aanbieders. 3. Advies beperken duur (her)indicaties vanaf 1 augustus 2021 We adviseren dat voor alle nieuwe aanvragen en herindicaties die vanaf 1 augustus 2021 gedaan worden, zoveel als mogelijk te sturen op het beperken van de duur van de indicaties en deze indicaties tot uiterlijk 1 juli 2022 af te geven. Zo kunnen we al vanaf de tweede helft 2021 en het eerste half jaar 2022 werken met een gefaseerde instroom van bestaande klanten in de nieuwe werkwijze met een beperkt aantal zorgaanbieders, met lumpsumfinanciering.

Door de nog af te geven indicaties te spreiden, kunnen we zorgvuldig en geleidelijk cliënten overzetten en voorkomen we piekbelasting bij de lokale toegangsteams en zorgaanbieders. Het is van belang om dit zo snel mogelijk en voor 1 augustus 2021 te communiceren aan aanbieders, cliënten en andere stakeholders, zoals bijvoorbeeld de huisartsen en sociale raden. De kernboodschap is dat we zorgen voor een zorgvuldige aanpak en een warme overdracht voor cliënten, gezamenlijk door gemeenten en aanbieders. “Zorgen voor een goede overdracht van onze cliënten doen we samen!” Voor kwetsbare inwoners zorgen we, waar nodig, voor maatwerk, zodat zorgcontinuïteit gewaarborgd is. 4. Warme overdracht via triage-overleggen Een deel van de indicaties bij niet-gecontracteerde partijen loopt door in 2022 of nog na 2022. We sturen erop om deze indicaties zo spoedig mogelijk, via triage-overleggen, zorgvuldig warm over te dragen naar de nieuw gecontracteerde partijen. Maar zoals boven geadviseerd, uiterlijk per 1 juli 2022. Dit betekent dat alle doorlopende indicaties in alle gemeenten per 1 juli 2022 zijn omgezet naar de nieuwe situatie. Voor individuele gevallen / voor kwetsbare cliënten moet altijd maatwerk mogelijk blijven, waarbij specifieke aandacht is voor cliënten met een indicatie voor een woon-/verblijfsvorm.

We onderscheiden een tweetal stromen: • Lopende indicaties bij niet-gecontracteerde partijen; • Nieuwe aanvragen en verlengingsaanvragen bij niet-gecontracteerde partijen vanaf 1 januari 2022. Deze aanvragen vallen direct onder de nieuwe werkwijze. In beide stromen sturen we op een warme overdracht naar de gecontracteerde partijen. De eerste groep vraagt om een actieve aanpak vanuit gemeenten en gecontracteerde partijen. De tweede aanpak is (meer) reactief, omdat de vraag dan vanuit de cliënt zelf/zorgaanbieder bij de gemeente/toegang komt. Het is van belang vroegtijdig onze cliënten en zorgaanbieders te informeren over de gekozen aanpak en wat er verandert voor de cliënten en de aanbieder. Door deze actieve aanpak en dus voortijdig overdragen, verwachten we dat het aantal verlengingsaanvragen zal verminderen. Recente ervaring bij een aanbesteding in bijv. de 3

gemeente Rheden leert dat door vroeg te gaan starten met een warme overdracht via triageoverleggen met gemeenten en zorgpartijen zo’n 70% van de nog lopende indicaties bij nietgecontracteerde partijen helemaal niet meer overgedragen hoeven te worden naar gecontracteerde partijen. In een aanzienlijk aantal gevallen blijkt dat begeleiding of behandeling voor de daadwerkelijke overdracht beëindigd kan worden. Een belangrijk deel van de aanbieders in Rheden is ook actief in de Achterhoek. We gaan er daarom van uit dat een actieve inzet van de gemeenten in de Achterhoek in de eerste maanden van 2022 ook hier tot een aanzienlijke beperking van het aantal over te dragen indicaties zal leiden. Voor de cliënten blijkt dit een prettige aanpak. In de setting van een warme overdracht staat zorgvuldigheid voorop en leren zij hun nieuwe begeleider kennen. 5. Aandachtspunten voor de uitvoering en klanten Een overgangsperiode tot uiterlijk 1 juli 2022 betekent dat in de eerste helft 2022 gemeenten lokaal rekening moeten houden met uitvoeringscapaciteit bij toegang en backoffice, omdat naast het normale proces een overgangsplan uitgevoerd moet worden. Er dient lokaal rekening gehouden te worden met eventuele extra inzet van mensen. Ook zorgaanbieders moeten rekening houden met het informeren van en de overdracht van cliënten.

Op dit punt is scenario 2, een overgangsperiode tot 1 januari 2023 verkend, waarmee deze werkzaamheden over een heel jaar uitgesmeerd kunnen worden. Vanuit uitvoeringsperspectief (gemeenten en aanbieders) en ook vanuit cliëntperspectief kan een langere overgangstermijn aantrekkijker lijken. Immers, een heel overgangsjaar betekent dat cliënten langer aan de situatie kunnen wennen en gemeenten en aanbieders de werkzaamheden in een heel jaar kunnen uitvoeren. De ervaring in andere aanbestedingen in onze regio en elders in het land leert echter dat het altijd wennen is voor cliënten. Of men dat nu binnen drie, zes of twaalf maanden na de start moet doen. Tegelijkertijd weten we ook dat tijdig en regelmatig informeren, een warme overdracht, en maatwerk daar waar nodig en mogelijk veel kan verhelpen. Een langere overgangsperiode heeft ook niet de voorkeur vanuit de gemeentelijke uitvoering, men kiest er liever voor de werkzaamheden in een afgebakende periode uit te voeren, in plaats van een heel jaar belast te zijn met twee processen naast elkaar. Waar het gaat om zorgaanbieders leert de ervaring elders dat niet-gecontracteerde zorgaanbieders veelal liever snel/in afzienbare tijd de zorg willen overdragen naar de nieuwe aanbieder.

Financiële consequenties In de uitgevoerde verkenning zijn de financiële consequenties van een overgangsperiode van een jaar of een half jaar (op hoofdlijnen) doorgerekend. Op hoofdlijnen, omdat niet alle gemeenten in staat waren de eigen cijfers hiervoor op te leveren, doordat een aantal gemeenten is overgegaan naar een nieuw informatiesysteem. In overleg met de werkgroep financials is afgesproken om tot een indicatieve berekening te komen, op basis van de beschikbare gegevens die op dit moment beschikbaar zijn in Init8 en een doorrekening bij één gemeente. Daarmee is een indicatie te geven van de omvang van de kosten die gepaard gaan met een overgangsperiode van een heel jaar versus een half jaar. Hierbij is een tweetal aannames gedaan: • Eerdere data-analyses hebben aangegeven dat de nieuw gecontracteerde zorgaanbieders op 1 januari 2022 80% van het huidige klantenbestand reeds bedienen. Dit impliceert dat dus voor 20% van de klanten indicaties doorlopen na 1 januari 2022 aan niet-gecontracteerde partijen die op enig moment overgedragen moeten worden. Wat de omvang van deze 20% klanten is in 2022, is geschat op basis van ervaringscijfers van 2019 en 2020. • Daarnaast gaan we ervanuit dat 70% (het ervaringscijfer uit Rheden) van deze resterende 20% met een actieve inzet van de gemeenten niet meer overgedragen hoeft te worden naar 4

de contracteerde partijen. We hebben immers hiervoor aangehaald dat snel beginnen met een warme overdracht via triage er in Rheden voor gezorgd heeft dat 70% van de nog lopende indicaties helemaal niet meer overgedragen hoefden te worden aan de gegunde partijen, omdat de behandeling of begeleiding voor die tijd afgerond werd. Een schatting van de kosten van de doorlopende indicaties bij een overgangsperiode van een half jaar en een jaar is gemaakt voor één gemeente die de cijfers in Init8 heeft gecontroleerd. Bij een overgangstermijn van zes maanden bedraagt dit 516K, bij een overgangstermijn van een jaar 1.160K. De keuze voor een overgangstermijn van een jaar betekent dus, in geval van deze gemeente 644K meerkosten, zo’n 8% van de totale omzet. Anders gezegd: als gekozen wordt voor een overgangstermijn van een jaar in plaats van een halfjaar worden naar schatting de kosten per gemeente meer dan verdubbeld (met een factor 2,2). Mede op basis hiervan adviseren we een overgangsperiode tot uiterlijk 1 juli 2022. Noot: een exacte berekening van de kosten kan door iedere gemeente gemaakt worden wanneer bekend is welke partijen wel en niet langer gecontracteerd worden (medio augustus 2021). In de fase van de onderhandelingen kunnen de aantallen overgangsklanten in kaart gebracht worden, en daarmee de financiële consequenties.

Commitment en communicatie Bij de uitvoering van dit advies is commitment van alle gemeenten en, we benadrukken dit nogmaals, communicatie van wezenlijk belang. Met dit advies kiezen alle 8 gemeenten 1 lijn waar het gaat om het afgebakend afgeven van indicaties per 1 augustus a.s. en 1 lijn voor een overgangsperiode tot uiterlijk 1 juli 2022. Regionale communicatie maar vooral ook lokale communicatie naar cliënten, aanbieders en bijvoorbeeld gemeenteraden en sociale raden is eveneens van belang. De overgang van cliënten bij een aanbesteding levert onvermijdelijk onrust op. Door vooraf helder te communiceren en zo verwachtingen te managen, zorgpartijen actief te betrekken bij het overgangsproces en de mogelijkheid om altijd maatwerk te kunnen leveren, kan deze onrust zoveel mogelijk worden beperkt. Tot slot: conclusie en advies 1. In de uitwerking van de overgangsperiode zijn twee scenario’s onderzocht; een overgangsperiode tot uiterlijk 1 juli 2022, dan wel tot 1 januari 2023. Op basis van cliënt- en uitvoeringsperspectief, juridisch advies en financiële overwegingen wordt een overgangsperiode tot uiterlijk 1 juli 2022 voorgesteld. Via triage-overleggen streven we ernaar zoveel mogelijk klanten vóór 1 juli 2022 zorgvuldig warm over te dragen.

In uitzonderingsgevallen kan altijd maatwerk geleverd worden, waardoor een langere overgang mogelijk is, of een indicatie afgemaakt kan worden bij de oude zorgaanbieder. Bij kwetsbare inwoners is extra aandacht voor zorgcontinuïteit. 2. Een overgangstermijn tot uiterlijk 1 juli 2022 betekent dat vanaf het najaar 2021 en het eerste halfjaar van 2022 lokaal iedere gemeente zorg moet dragen voor de benodigde capaciteit voor en uitvoering van de overgangswerkzaamheden door toegang en backoffice. 3. Bij nieuwe aanvragen of herindicaties vanaf 1 augustus 2021 wordt één regionale lijn geadviseerd voor alle gemeenten om: indicaties zo kort als mogelijk, zo lang als noodzakelijk af te geven, maar uiterlijk tot 1 juli 2022. Dit in verband met een geleidelijke en zorgvuldige cliëntinstroom in de nieuwe situatie met een beperkt aantal zorgaanbieders met lumpsumfinanciering. Daarbij kan lokaal maatwerk toegepast worden. 4. Tijdige en regelmatige communicatie is van belang. Hiervoor wordt, in afstemming met het regionale overleg toegang en de lokale communicatieadviseurs, een uitvoeringsplan gemaakt 5

gericht op de cliënten en zorgaanbieders over hoe om te gaan met indicaties vanaf 1 augustus 2021.

Bijlage 2 Rol lokale toegang en gecontracteerde aanbieder bij ondersteuning cliënt in de nieuwe werkwijze Sociaal Domein Achterhoek Woord vooraf: Bij jeugdhulp kunnen ook gecertificeerde instellingen, huisartsen, medisch specialisten en jeugdartsen naar zorg verwijzen. Ook zij worden meegenomen in het ontwikkeltraject (20222024). Deze memo focust op de rol van het lokale toegangsteam ten opzichte van de rol van de aanbieder. In deze memo geven we een eerste, nadere concretisering en toelichting op de rol van de lokale toegang zoals deze op hoofdlijnen is beschreven in de selectieleidraad. Deze tekst is opgenomen in de gunningsleidraad. Per 1 januari 2022 gaan we in de Achterhoek op een nieuwe, resultaatgerichte manier werken. Dat betekent dat de ondersteuningsbehoefte (de vraag) van de cliënt (nog meer dan voorheen) centraal staat en er een heldere rolverdeling is tussen gemeente en zorgaanbieder. Zoals eerder aangegeven betekent resultaatgericht werken dat de gemeenten het ‘WAT’ formuleren (voorliggende aanbesteding is de plek waar de doelstellingen voor de hele opdracht, het ‘WAT’, geformuleerd worden). De (medewerkers van) de gemeentelijke toegang van elke betrokken gemeente van de Achterhoek formuleert het ‘WAT’ op cliëntniveau in het ondersteuningsplan.

Anders gezegd; de toegang bepaalt met de cliënt welke resultaten (doelen/effecten) behaald moeten worden en dit wordt vastgelegd in het ondersteuningsplan. De zorgaanbieder zet zijn expertise in om deze resultaten te realiseren en formuleert vervolgens het ‘HOE’. De zorgaanbieder stelt samen met de cliënt een zorgplan op. In dit zorgplan staat beschreven op welke wijze de zorgaanbieder de cliënt ondersteunt de geformuleerde doelstellingen te behalen. De lokale toegang wijst de zorg niet meer toe op producten, maar formuleert resultaten (doelen en effecten), evalueert en stuurt op de realisatie van deze doelen. Anders gezegd; de gemeentelijke toegang voert regie op cliëntniveau op het “WAT”, de voortgang en het resultaat. De zorgaanbieder heeft de ruimte om op basis van eigen expertise en kunde en binnen de afgesproken inhoudelijke en financiële kaders de ondersteuning vorm te geven. Er is sprake is van een duidelijke scheiding van de rollen. Hoewel sprake is van een onderscheid van rollen gaat het ook om een wederzijdse constructieve dialoog. Dat verwachten de gemeenten van de zorgaanbieders. Daarbij kunnen zorgaanbieders rekenen op een open en onderzoekende houding van de gemeenten.

Onderstaand geven we een nadere concretisering en onderscheid van rollen zoals we die zien; Rol lokale toegangsteams in de nieuwe werkwijze: • Lokale toegang formuleert resultaten (doelstellingen/effecten, het WAT) op cliëntniveau, en legt deze vast in het ondersteuningsplan; • Lokale toegang is gericht op samenwerking: met aanbieder, externe verwijzers (bij Jeugdwet) en organisaties in de sociale basis; • Lokale toegang leidt toe naar algemene voorzieningen als gespecialiseerde zorg niet nodig en passend is 1

• • •

•

Lokale toegang voert regie op voortgang en het behalen van de doelstellingen (het WAT) op cliëntniveau; Lokale toegang voert regie op proces van ondersteuning aan de (geïndiceerde) cliënt; Lokale toegang voert regie wanneer vraagstukken op het gebied van veiligheid zich voordoen (meldcode, terugkoppeling); de opdrachtnemer blijft uiteraard verantwoordelijk voor het voldoen aan de in het contract gestelde eisen (kwaliteitskader) of meldcode. Lokale toegang voert regie op het bewaken van de wetten die betrekking hebben op de ondersteuning van de cliënt.

Rol zorgaanbieders in de nieuwe werkwijze: • Zorgaanbieder stelt op basis van de resultaten die behaald moeten worden, een zorgplan (het HOE) samen met de cliënt op, n.a.v. verzoek lokale toegang dan wel externe verwijzer ( deze laatste geldt alleen voor de Jeugdwet). Het zorgplan is resultaatgericht en sluit aan op de geformuleerde resultaten (doelstellingen/effecten, het WAT) van de gemeenten. Zorgaanbieder is bij het opstellen van het plan gericht op samenwerking: met het lokale toegangsteam (en/of externe verwijzer), andere zorgaanbieders en organisaties in de sociale basis; • Zorgaanbieder coördineert de uitvoering van de door zorgaanbieder opgestelde zorgplannen. Zorgaanbieder stelt zich daarbij proactief op, signaleert knelpunten bij het lokale toegangsteam en is oplossingsgericht; • Zorgaanbieder deelt informatie met de (betrokken professional) van de lokale toegang over voortgang van de realisatie van de doelstellingen of effecten van de cliënt. De inzet is tijdig en houdt rekening met de afloop van indicatie(s) van cliënt; • Elke (professional) van zorgaanbieder die inzet levert, is op de hoogte van de nieuwe contractafspraken en werkt conform de nieuwe werkwijze per 1 januari 2022.

Verdere uitwerking en implementatie nieuwe rollen gemeente en zorgaanbieders Op dit moment werken de gemeenten aan de verdere concretisering van de rollen gemeente en zorgaanbieders in de vorm van een plaat Klantreis, waarin iedere stap van aanmelding tot zorgtoewijzing, tot betaling en evaluatie wordt opgenomen ( soort routekaart). Onderdeel daarvan is het bepalen van een proces van toewijzing en met name de wijze van vaststelling van de omvang van indicatie op een manier die aansluit op de wettelijke termijnen en eisen waar de gemeenten aan moeten voldoen en die recht doet aan het inhoudelijk vorm geven van de uitgangspunten voor het “WAT’ en het ‘HOE” en administratieve lasten voor zowel aanbieders als gemeenten beperkt. De nieuwe werkwijze en de rollen is nader onderwerp van gesprek in de implementatiefase. Waar mogelijk nemen we de ervaringen en uitkomsten van de pilot(s) in Doetinchem wordt uitgevoerd in de uitwerking mee. De gemeenten doen een oproep aan zorgaanbieders om samen met de gemeenten de nieuwe werkwijze te implementeren. Tot slot; Verwijzen wij u voor meer beeld van de nieuwe werkwijze en de rollen gemeente en zorgaanbieder graag naar ons animatiefilmpje. Klik op bijgaande link om deze te zien; https://vimeo.com/534026056/ce64fed0fc Op weg naar 1 januari 2022 wordt deze animatie aangepast en verder geconcretiseerd.

Gunningsleidraad Procedure voor sociale en andere specifieke diensten volgens de niet-openbare procedure voor:

Referentienummer: 1.0 – 17-5-2021

Inhoud Begrippenlijst ............................................................................................................................... 2 1

Algemeen .............................................................................................................................. 5 1.1

Inleiding .......................................................................................................................................................... 5

1.2

Aanbestedingsprocedure ........................................................................................................................... 5

1.3

Doel Gunningsleidraad ............................................................................................................................... 6

Van selectie naar gunning ................................................................................................... 7 2.1

Proces om te komen tot gezamenlijk partnerschap ........................................................................... 7

2.2

Consequenties niet behalen KPI’s ......................................................................................................... 10

2.3

Rollen lokale toegang en gecontracteerde aanbieder....................................................................... 11

2.4

Overgang cliënten van niet gecontracteerde aanbieders naar gecontracteerde aanbieders .. 13

2.5

Data over de opdracht, volume en budget .............................. Error! Bookmark not defined.

2.6

Bandbreedte ............................................................................................................................................... 14

2.7

Van toepassing zijnde contractvoorwaarden ...................................................................................... 14

2.8

Conceptovereenkomst en looptijd ....................................................................................................... 15

2.9

AVG/Privacy ............................................................................................................................................... 15

Voorschriften voor inschrijving......................................................................................... 16 3.1

Indienen inschrijving via Negometrix ................................................................................................... 16

3.2

Indienen (documenten bij) inschrijving ................................................................................................. 16

3.2.1

Plan van aanpak (inclusief offerteformulier) ........................................................................................ 17

3.2.2

Offerteformulier ........................................................................................................................................ 18

3.2.3

Cliëntperspectief in deze aanbesteding ................................................................................................ 19

3.3

Communicatie en inlichtingen ................................................................................................................ 19

3.4

Storingen ..................................................................................................................................................... 20

3.5

Eisen aan de inschrijving........................................................................................................................... 20

3.6

Aansprakelijkheid aanbestedende dienst ............................................................................................. 21

3.7

Geheimhouding .......................................................................................................................................... 21

3.8

Klachtenmeldpunt ..................................................................................................................................... 21

3.9

Verplichtingen van Inschrijvers inzake arbeid ..................................................................................... 21

Planning aanbestedingsprocedure .................................................................................... 23 4.1

Vragenronde ............................................................................................................................................... 23

Overige voorwaarden ........................................................................................................ 24

Proces vaststelling en gunning .......................................................................................... 25 6.1

Beoordeling inschrijving ........................................................................................................................... 25

6.1.2

Beoordeling plan van aanpak (weging 65%)......................................................................................... 26

6.1.3

Beoordeling offerteformulier (weging 35%)........................................................................................ 27

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10466020/1