bijlage 1 fondsdocumentatie energie samen

C Voorwaarden aanvragers en projecten

7/17

7. Bij positieve beoordeling door het Groenfonds, wordt de lening gereserveerd en het bedrag voor de volgende fase aan Energie Samen uitgekeerd. 8. Energie Samen stelt de financieringsovereenkomst op tussen Energie Samen en de aanvrager voor de aangevraagde projectlening tot financial close. 9. Energie Samen informeert de aanvrager en de provinciaal coördinator dat de (aanvullende) projectlening voor deze fase beschikbaar is. 10. Bij een directe geldlening wordt het bedrag overgemaakt naar de coöperatie. 2.

Voorwaarden vanaf Fase 2 – ontwikkelfase vergunning

Controle

Voorwaarden aanvrager 2.1.

De aanvrager voldoet (nog steeds) aan alle eerder genoemde voorwaarden.

Zie Voorwaarden Fase 1 haalbaarheid

2.2.

De aanvrager is een coöperatieve vereniging.

Statuten

2.3.

De aanvrager is een KMO (MKB) met grootte micro of klein (te bepalen middels een MKB toets volgens de Europese richtlijnen 2). Dat wil zeggen

MKB-toets

   2.4.

minder dan 50 werknemers (personen) EN hoogstens EUR 10 miljoen jaaromzet EN/OF Jaarbalans kleiner of gelijk aan EUR 10 miljoen

Statuten; Er is sprake van een professionele governance structuur met bijbehorende aandacht voor rolscheiding (checks & balances), compliance, wettelijke kaders, transparantie en continuïteit, passend bij de reglementen fase, omvang en risicoprofiel van het project.

Voorwaarden Project vanaf fase 2 2.5.

Het (potentiële) project heeft nog geen financial close bereikt.

Projectplan

2.6.

De aanvrager is mede-eigenaar van het te financieren project 3 of heeft de intentie en de mogelijkheid om dat (met ondersteuning) te worden voor verstrekking van de vergunning;

Projectplan

2.7.

In het participatieproces en lokaal eigendom is zorgvuldig doorlopen, waarbij omwonende een reële mogelijkheid hebben gekregen om deel te nemen.

Projectplan

Het betreft een project(kans) voor de opwek van Zon- of Windenergie met een (verwachtte) investeringswaarde van tenminste € 500.000.

Projectplan

2.8.

Samenwerkingso vereenkomst met ontwikkelpartners

Een project kan bestaan uit een aantal deelprojecten met verschillende kleinere installaties;

Coöperaties dienen de MKB-verklaring van Energie Samen in te vullen. Er is sprake van financieel eigendom en zeggenschap over het project én over de besteding van de baten bij exploitatie. Zie ook Factsheet 50% lokaal eigendom (regionale-energiestrategie.nl) 2

3

C Voorwaarden aanvragers en projecten

8/17

2.9.

Het project voldoet aan het regionale beleid en heeft volgens dit beleid voldoende prioriteit om ontwikkeld te worden.

Evaluatie provinciaal coördinator

2.10.

De projectleider van het project is een aangesloten aanbieder volgens de voorwaarden van het ontwikkelfonds middels een open-house contract met Energie Samen. Zie ook Voorwaarden voor projectbureaus en de open-houseovereenkomst Energie Samen - Projectbureaus.

Open house lijst aanbieders

2.11.

De planning (mijlpalen, resultaten, uren) volgen de standaard voor wind- en zonprojecten. Zie ook Fasering wind- en zonprojecten.

Projectplan planning

-

Resultaten en mijlpalen per fase zijn reëel en passen bij de doelstelling van het project. De te financieren activiteiten werken toe naar de relevante resultaten en mijlpalen per fase.

2.12.

Er is in de planning en resultaten, indien nodig, voldoende aandacht voor ontwikkeling en continuïteit van de coöperatie op langere termijn 4, waaronder -

2.13.

compliance governance kennisdeling professionalisering

Het project heeft de beschikking over een professioneel projectteam dat in staat is om het project te realiseren. Dit team is gespecificeerd in het plan van aanpak. -

Projectplan – continuïteit

Projectplan projectteam

Projectteam bevat de nodige expertise of heeft toegang tot die expertise om de resultaten te behalen projectteam maakt gebruik van de werkprocessen en instrumenten die door Energie Samen beschikbaar worden gesteld,

2.14.

Afspraken over welke afwijking in de uitvoering kan worden beschouwd als ‘geaccepteerde afwijking’ t.o.v. de planning. Als een afwijking groter is dan de geaccepteerde afwijking met dit gemeld worden in eerstvolgende rapportage.

Projectplan projectmanageme nt

2.15.

De te financieren activiteiten en onkosten zijn reëel en marktconform begroot en passen in de business case.

2.16.

In de begroting wordt de eigen bijdrage in de ontwikkelkosten gespecificeerd:

Gespecifieerde begroting voor de ontwikkelfasen

-

Inzet van vrijwilligers is opgenomen in de begroting als eigen bijdrage met een waarde van € 65 per uur excl. btw. De vergoeding voor de inzet van projectleiders is in overeenstemming het tarievenbeleid van Energie Samen,

Per fase wordt gekeken op niveau een organisatie moet zitten, passend bij de omvang en risico’s van het specifieke project. Dit gebeurt in overleg met de coöperatie en de provinciaal coördinator. 4

C Voorwaarden aanvragers en projecten

9/17

-

2.17.

De begroting bevat minimaal 30% eigen bijdrage van de aanvrager, zoals de inzet van vrijwilligers of past binnen de de-minimisregeling.(eisen?) Als een eigen investering van minimaal 30% niet mogelijk is, moet de aanvrager een deminimisverklaring overleggen en moet de aangevraagde financiering passen binnen de deminimisruimte van de aanvrager (en eventuele gerelateerde ondernemingen).

De begroting past in de maximale bedragen per fase zoals vastgesteld voor het ontwikkelfonds Energiecoöperaties. Zie ook Fasering wind- en zonprojecten. Uitzonderingen hierop worden alleen gemaakt in overleg met en schriftelijke goedkeuring van de betreffende provincie.

2.18.

Afspraken over welke afwijking in de daadwerkelijke kosten kan worden beschouwd als ‘geaccepteerde afwijking’ t.o.v. deze begroting. Geaccepteerde afwijkingen passen binnen de Business Case. Als een afwijking groter is dan de geaccepteerde afwijking moet dit gemeld worden in de eerstvolgende rapportage.

2.19.

De business case is positief 5 en realistisch ingevuld

2.20.

Het detailniveau van de business case is passend bij de fase.

2.21.

De ontwikkeling van de business case toont een positieve prognose.

2.22.

Geaccepteerde afwijkingen zoals gedefinieerd in het plan van aanpak passen binnen de business case.

2.23.

Het project is ruimtelijk en politiek haalbaar (vraag: dus medewerking? Nu geen groene hart projecten dus).

2.24.

De risico’s op alle risicogebieden zijn opgenomen in de risicoanalyse, waaronder in ieder geval: -

2.25.

Business case voor het gehele project (incl. exploitatie)

Risicoanalyse

Eigendom en samenwerking met (mede)eigenaren/initiatiefnemers Draagvlak omwonende Draagvlak politiek Ruimtelijke procedures en omgevingsplannen Technische uitvoering Financiële haalbaarheid

De risico’s zijn reëel en beheersbaar, voorzien van mitigerende maatregelen en/of passen in de business case

2.4. Aanvraag vervolgaanvraag bij faseovergang Als het project een faseovergang nadert en de vervolglening wil aanvragen, geldt de volgende aanvraagprocedure: Dit moet nader gedefinieerd worden. Bijvoorbeeld IRR>0 of IRR>5%? Als het verwachte rendement op eigen vermogen <5% is, er nader onderzoek in een vroege fase nodig is om de bereidheid van burgers te toetsen om met een laag rendement genoegen te nemen. 5

C Voorwaarden aanvragers en projecten

10/17

1. De aanvrager meldt tijdig dat een fase bijna afgerond is, en vraagt daarmee een vervolglening aan voor de volgende fase. Zo kan Energie Samen de lening bij het Groenfonds tijdig aanvragen en de middelen beschikbaar kan stellen voor de start van de volgende fase. 2. De melding van een faseovergang (vervolgaanvraag) bevat de volgende documenten: o Rapportage vorige fase:  Urenregistratie fase tot dat moment compleet (inclusief vrijwilligers en projectleden die uit de eigen bijdragen worden betaald)  Overzicht van eventuele kosten die door de coöperatie zijn betaald met een kopie van de goedgekeurde facturen.  Voortgang; de resultaten en mijlpalen die zijn behaald en (realistische) prognose welke resultaten behaald worden voor de volgende kwartaalrapportage.  Evaluatie samenwerking projectteam en bestuur met lessons learned o Bij een directe geldlening stuurt de coöperatie een bijgewerkte Financiële rapportage (zie ook 3.2) o Aanvraag lening volgende fase:  Bijgewerkt Plan van aanpak (vooruitblik) voor de volgende fase • Faseplan met mijlpalen resultaten en activiteiten en planning volgende fase, inclusief verbeterpunten uit evaluatie • Begroting bijgewerkt incl. specificatie volgende fase (activiteiten en kosten faseplan) • Risicoanalyse bijgewerkt incl. specificatie volgende fase  Business case project bijgewerkt met nieuwste inzichten 3.

Energie Samen stuurt een tussenstand van de lening aan de coöperatie en beoordeelt of de voortgang voldoet aan de voorwaarden voor een vervolglening. Daarvoor wordt o.a. gekeken naar de afwijkingen in de realisatie t.o.v. de begroting en de planning. 4. Als afwijkingen in de rapportage groter zijn dan de geaccepteerde afwijkingen die in het plan van aanpak en de begroting zijn vastgesteld, wordt de aanvraag opnieuw beoordeeld. Indien nodig wordt de provinciaal coördinator gevraagd of de evaluatie bij de aanvraag nog geldt. 5. Als de beoordeling positief is, vraagt Energie Samen de vervolglening aan bij het Groenfonds in een volgende aanvraagronde. 6. Als de aanvraag door het Groenfonds wordt goedgekeurd, maakt het Groenfonds de middelen voor de volgende fase van het project over aan Energie Samen t.b.v. de projectlening. 7. Energie Samen informeert de coöperatie dat de lening voor de volgende fase beschikbaar is. In het geval van een directe geldlening wordt het hele bedrag aan de coöperatie overgemaakt. 3.

Voorwaarden vervolgaanvraag – faseovergang

Controle

Voorwaarden aanvrager

3.1.

De aanvrager voldoet (nog steeds) aan alle voorwaarden die gelden voor eerdere aanvragen.

Zie controle eerdere voorwaarden.

Voorwaarden rapportage project

C Voorwaarden aanvragers en projecten

11/17

3.2.

Het project voldoet nog steeds aan alle voorwaarden die gelden voor eerdere aanvragen.

Zie controle eerdere voorwaarden.

3.3.

De business case is positief, rekening houdend met de grootste risico’s.

Business case (bijgewerkt)

3.4.

De resultaten en mijlpalen van die fase zijn behaald en afwijkingen t.o.v. de planning zijn binnen de vastgestelde geaccepteerde afwijkingen.

Plan van aanpak

De eigen bijdrage is in lijn met de planning en blijft boven de 30% (voor de gehele lening).

Rapportage vorige fase

3.6.

De haalbaarheid is met deze resultaten voldoende toegenomen voor de volgende fase.

Risicoanalyse

3.7.

In het plan van aanpak is bij de aanvraag vanaf fase 2, opgenomen welke afwijkingen in de planning of begroting geaccepteerd worden, omdat deze geen tot weinig negatieve invloed heeft op de business case of haalbaarheid. Afwijken in de rapportage zijn binnen die norm gebleven

Plan van aanpak

3.5.

Rapportage vorige fase

Plan van aanpak

Rapportage vorige fase

2.5. Toelichting lokale evaluatie en landelijke beoordeling Coöperaties in de provincies en regio’s zijn opgeroepen om samen te werken om regionaal beleid te formuleren voor de mogelijke rangschikking van projecten. Voor het uitvoeren van dit beleid wordt een provinciaal of regionaal coördinator aangewezen. Aanvragen voor projectleningen worden in eerste instantie beoordeeld op deze algemene criteria om vast te stellen of het projectvoorstel in aanmerking komt voor een lening. In tweede instantie worden projecten, gerangschikt op basis van de evaluatie van de provinciaal coördinator. De criteria voor deze evaluatie worden vastgesteld door een samenwerkingsverband (gebiedsverband) van betrokken coöperaties in de provincie of regio, bijvoorbeeld een koepelvereniging of platform. Zie ook de Deelnemende subsidiegevers en koepels per gebied. Energie Samen bewaakt daarbij dat deze evaluatie objectief en transparant is opgesteld en past binnen de algemene kaders van het Ontwikkelfonds.

2.6. Toelichting aanvraag lening bij Groenfonds Energie Samen doet eenmaal per maand (?) bij het Groenfonds een voordracht van projecten met een aanvraag voor de lening voor de eerstvolgende fase met een verklaring dat de aanvragen aan alle bovengenoemde voorwaarden voldoen (bijvoorbeeld middels een checklist). Als een lening-aanvraag niet kan wachten tot de volgende aanvraagronde, gaat Energie Samen in overleg met het Groenfonds. Zij zullen kijken of een oplossing kan worden gevonden om het project eerder te kunnen financieren. De termijn waarop Energie Samen aanvragen bundelt en voordraagt bij het Groenfonds wordt afgestemd op de hoeveelheid aanvragen om te komen tot een goede balans in doorlooptijd voor de aanvrager en efficiënte verwerking van aanvragen door Energie Samen en het Groenfonds. Deze termijn kan periodiek worden bijgesteld. Coöperaties

C Voorwaarden aanvragers en projecten

12/17

(i.o.), projectbureaus en provinciaal/regionaal coördinatoren worden bij wijzigingen op de hoogte gesteld.

2.7. Toelichting vereisten i.v.m. staatssteun Leningen uit het Ontwikkelfonds worden verstrekt als geoorloofde staatssteun en moeten daarom voldoen aan de voorwaarden van Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) art. 49 of bij uitzondering AGVV art. 25 of de de-minimisregeling. Om in aanmerking te komen voor staatssteun onder de AGVV art. 49 of 25, moet de aanvraag van de coöperatie een eigen bijdrage bevatten van tenminste 30%. Dit is ook wenselijk om de fondsmiddelen effectiever in te zetten en vanuit de coöperatieve principes (zie de charter van coöperaties); met name het stimuleren of ontwikkelen van autonomie en onafhankelijkheid en economische participatie van de leden. Mocht een aanvraag niet voldoen aan de vereisten van de AGVV art. 49 of 25, komt deze misschien wel in aanmerking voor de-minimis-regeling. Deze regeling bevat een paar grote nadelen en risico’s voor coöperaties waar zorgvuldig naar gekeken moet worden. Om in aanmerking te komen voor de de-minimis regeling, moet het plafond voor deminimissteun aan de coöperatie nog voldoende ruimte hebben voor de gevraagde lening 6.(verwijzing 7?) Daarvoor gelden niet alleen subsidies die de coöperatie zelf eerder heeft ontvangen. De-minimissteun aan partners in het project, telt mogelijk ook mee.

Het gaat om partners die en belangrijke economische invloed hebben op de coöperatie, bijvoorbeeld energieleveranciers (PPA) of projectontwikkelaars en mogelijk hun partners. Het ontvangen van de-minimis steun beperkt ook de mogelijkheid om in de toekomst gebruik te maken van diverse subsidies van bijvoorbeeld gemeentes of provincies. Daarom wordt deze regeling alleen bij wijze van uitzondering overwogen en wordt per geval bekeken wat de gevolgen en risico’s zijn voor de coöperatie. De-minimis (overheidssteun onder € 200.000) - Europa decentraal

6

De de-minimis regeling geeft ruimte voor € 75.000 per jaar en € 200.000 over drie jaar.

C Voorwaarden aanvragers en projecten

13/17

3. Uitvoering en rapportage De uitvoering en rapportageverplichting is afhankelijk van de vorm van de lening. Bij een projectdepot worden kosten door Energie Samen betaald, na goedkeuring van het bestuur van de coöperatie. Deze kosten vormen de projectlening. Bij een directe geldlening wordt de lening per fase in z’n geheel overgemaakt naar de coöperatie, die zelf de facturen betaalt en zelf verantwoordelijk is voor de financiële rapportage

3.1. Betalingen vanuit projectdepot Bij een lening van het type projectdepot betaalt Energie Samen de kosten die in begroting zijn opgenomen en niet vallen binnen de eigen bijdrage. Fase 1 Haalbaarheid is altijd een projectdepot. 1. De factuur wordt verstuurd naar de coöperatie (i.o.) 7. 2. Een bestuurslid (beoogd) van de coöperatie (i.o.) controleert de factuur of de prestatie is door leverancier is geleverd en of de factuur voldoet aan de voorwaarden voor betaling 3. Indien akkoord, stuurt het bestuurslid de factuur met akkoord door naar het Bedrijfsbureau Energie Samen 4. Energie Samen betaalt de factuur namens de coöperatie uit het projectdepot 4.

Voorwaarden voor betaling

Controle

4.1.

Dat de factuur is gericht aan de coöperatie

Factuur

4.2.

op de factuur is duidelijk vermeld voor welk project, welke begrotingspost (per fase) de kosten zijn gemaakt,

4.3.

de coöperatie heeft de factuur voor indienen gezien en geaccordeerd (bij het doorsturen)

E-mail bericht van bestuurder, ondertekening of audittrail 8

4.4.

de kosten passen in de gespecificeerde (laatst goedgekeurde) begroting

Begroting Plan van aanpak

Als de coöperatie nog niet is opgericht moet worden gekeken aan wie de factuur moet worden gericht. De factuur wordt altijd eerst verzonden naar de coöperatie ter controle. 8 Als gebruik wordt gemaakt van digitale autorisatietools 7

C Voorwaarden aanvragers en projecten

14/17

3.2. Kwartaalrapportage aan Energie Samen Over lopende projectleningen wordt elk kwartaal een rapportage gestuurd volgens deze procedure: 1. Binnen zes weken na het verlopen van een kwartaal 9 stuurt de coöperatie of projectleider een door het bestuur goedgekeurde projectrapportage naar Energie Samen en de provinciaal/regionaal coördinator. 2. Bij een directe geldlening stuurt de coöperatie ook een financiële rapportage 3. Energie Samen controleert de rapportage 4. Als Energie Samen bijzonderheden constateert of vragen heeft, wordt contact gezocht met de coöperatie. 5.

Voorwaarden kwartaalrapportage

Controle

Voorwaarden rapportage project

5.1.

De rapportage is compleet en bevat:

Volledige urenregistratie

Urenregistratie per persoon per dag per begrotingspost, inclusief eigen bijdrage (uren vrijwilligers en zelf betaalde uren) Voortgang mijlpalen en resultaten Bijgestelde planning afronding fase als de afwijking groter dreigt te worden dan de geaccepteerde afwijking in de aanvraag Bijgestelde businesscase als de afwijking groter dreigt te worden dan geaccepteerde afwijking in de aanvraag Bijgestelde begroting als de afwijking groter is dan de vastgestelde geaccepteerde afwijking in de aanvraag

Voortgang mijlpalen en resultaten

5.2.

De rapportage is goedgekeurd door een bestuurslid van de coöperatie

E-mail bericht van bestuurder, ondertekening of audittrail

5.3.

De rapportage bevat geen discrepantie met het kostenoverzicht van Energie Samen

5.4.

Bij grote afwijkingen voldoet het project nog steeds aan alle voorwaarden van de lopende aanvraag.

-

Planning Business case Begroting

Zie controle voorwaarden aanvraag.

Additionele voorwaarden directe geldlening 5.5.

Bij een direct geldlening bevat de rapportage een overzicht van de kosten en facturen: -

Een overzicht van alle facturen voor gemaakte en betaalde uren, inclusief facturen betaald uit de eigen bijdrage

Kostenoverzicht Kopie facturen

Kwartalen volgen het kalenderjaar dus januari t/m maart, april t/m juni, juli t/m september en oktober t/m december. 9

C Voorwaarden aanvragers en projecten

15/17

-

Een overzicht van alle gemaakte out-ofpocket-kosten, inclusief facturen betaald uit de eigen bijdrage Een door het bestuur goedgekeurde kopie van alle opgenomen facturen

3.2.1. Toelichting kwartaalrapportage Energie Samen spant zich in om in goed overleg met de coöperaties en projectbureaus de administratieve last ten behoeve van de rapportages zo laag mogelijk te houden door de rapportages eenvoudig te houden, instrumenten aan te bieden en zoveel mogelijk te automatiseren. Bij de kwartaalrapportage worden discrepanties met het kostenoverzicht bij Energie Samen zo snel mogelijk gesignaleerd en teruggekoppeld aan de coöperatie.

3.3. Jaarlijks overzicht stand lening Energie Samen stuurt jaarlijks aan de coöperatie een totaaloverzicht van de gemaakte kosten en de stand van de lening met bijbehorende risico-opslag. Dit overzicht bevat: -

De totale stand van de lening inclusief een berekening van de opgebouwde risicoopslag Een overzicht per fase van alle facturen voor betaalde uren Een overzicht per fase van alle facturen voor out-of-pocket-kosten Om de voorwaarden voor geoorloofde staatssteun te bewaken; een overzicht van de bij Energie Samen bekende eigen bijdrage: gerapporteerde (vrijwilligers-)uren en totale onkosten, volgens de laatste kwartaalrapportage. Zie ook

3.4. Incidenten en kritische wijzigingen Tijdens de uitvoering van een project kunnen incidenten voorkomen die de haalbaarheid van een project in gevaar brengen. Als een coöperatie zo’n incident constateert zal de coöperatie dat zo snel mogelijk melden bij Energie Samen. Als blijkt dat een project, door incidenten, of veranderende omstandigheden bij de coöperatie of het aangesloten projectbureau, niet meer voldoet aan de voorwaarden, zal de coöperatie ook zo snel mogelijk Energie Samen en de provinciaal coördinator hierover informeren. Energie Samen en de provinciaal coördinator gaat in zo’n geval zo snel mogelijk in overleg met de coöperatie om maatregelen te treffen, waarbij altijd wordt gestreefd naar het herstellen van de haalbaarheid van het project binnen de voorwaarden van het fonds.

C Voorwaarden aanvragers en projecten

16/17

4. Afsluiting project 4.1. Staking project Als uit een melding of rapportage blijkt dat het project niet meer haalbaar is, wordt met de coöperatie en de provinciaal coördinator eerst gekeken of het project echt gestaakt wordt of eventueel op een later tijdstip weer opgepakt zou kunnen worden. 4.1.1. Overdracht Als het project nog een toekomstige kans van slagen heeft, wordt de waarde van het project bepaald en de stand van de lening vastgesteld. Het project en de projectlening worden gepauzeerd tot de belemmeringen zijn opgelost. Elk jaar wordt gekeken wat kan worden gedaan om het project weer op te pakken. De coöperatie kan het project met lening overdragen aan een andere initiatiefnemer, als deze ook voldoet aan de voorwaarden van het Ontwikkelfonds. Is dit niet mogelijk, wordt het project geliquideerd en de lening daarmee (deels) afgelost. Als het project geen (ontwikkel)waarde heeft, wordt (het restant van) de lening kwijtgescholden.

4.2. Bereik financial close De coöperatie meldt bij Energie Samen zodra bekend is wanneer financial close zal worden bereikt en wanneer kapitaal beschikbaar wordt om de lening inclusief risicoopslag terug te betalen. De coöperatie meldt daarbij welke kosten nog verwacht worden en wanneer de eindstand van de lening kan worden opgemaakt. Energie Samen en het Groenfonds stellen na het betalen van de laatste facturen de eindstand op en informeren de coöperatie over deze stand en de stand van de bijbehorende risico-opslag. Zodra investeringskapitaal beschikbaar komt, betaalt de coöperatie de lening terug met risico-opslag terugbetaald en door de fondsbeheerder teruggeboekt in het Ontwikkelfonds.

C Voorwaarden aanvragers en projecten

17/17

Toelichting op de ICA-principes De International Co-operative Alliance (ICA) heeft de Rochdale Principles een aantal malen geactualiseerd 1. Deze principes dragen bij aan de doelstellingen van het Ontwikkelfonds Energiecoöperaties worden onderschreven door coöperaties die in aanmerking willen komen voor het Ontwikkelfonds. De zeven principes zijn: 1. Open en vrijwillig lidmaatschap Coöperaties zijn gebaseerd op vrijwilligheid, je kunt niet verplicht worden om lid te worden. Ze zijn open voor iedereen die gebruik kan maken van hun diensten en die verantwoordelijkheid als lid wil opnemen – zonder enige discriminatie op basis van geslacht, sociale afkomst, ras, politieke voorkeur of religie. 2. Democratische controle door de leden Coöperaties zijn democratische organisaties die door hun leden worden gecontroleerd. De leden participeren actief in het uitstippelen van het beleid en in het nemen van beslissingen. Wie een verkozen mandaat krijgt, is verantwoordelijk voor de onderneming en verantwoordt zich tegenover de leden. Leden van een coöperatie hebben zeggenschap naar de mate waarin ze gebruik maken van de coöperatie. Niettemin zijn er veel coöperaties waarin – als het ware om elk democratisch misverstand te voorkomen – de regel ‘one man one vote’ geldt. 3.

Economische participatie van de leden Zoals een beursvennootschap haar financiering haalt bij externe beleggers, zo moet een coöperatie het hebben van gebruikers die er geld in willen steken. Bij een beginnende coöperatie is dat vaak goed te doen, maar zeker na enige groei zal men daar wat huiverig over worden. Alternatieven voor financiering zijn een stevig entreegeld en een veel gebruikte methode is om het financiële exploitatiesaldo zoveel mogelijk binnen het bedrijf te houden. Dit wordt kapitaal ‘in de dode hand’ genoemd, omdat het eigendom is van het coöperatieve bedrijf en dus eigenlijk van niemand. De coöperatie heeft slechts het vruchtgebruik. Jaarlijks wordt een deel van de winst (die anders zou zijn uitgekeerd aan beleggers) in de coöperatie gehouden. Op zich zou je dat deel op naam van de leden kunnen laten staan, maar dan creëer je toch weer een soort aandeelhouderschap dat op termijn een scheefheid in de zeggenschapsrelatie kan geven. Niettemin zien we de laatste decennia wel de invoering van vermogen op naam. Om te bewaken dat het gebruik en niet het rendement op ingebracht vermogen centraal blijft staan, is het zaak dat de leden investeren naar de mate waarin ze van de coöperatie gebruikmaken.

Het effect van die regel is dat het rendement op ingelegd vermogen geen bijzondere rol hoeft te spelen in de discussie: elk lid investeert per eenheid gebruik en of de coöperatie het goed of slecht doet merk je ook per eenheid product. De leden van de coöperatie krijgen een beperkt rendement op het ingebrachte vermogen. In sommige landen is dit zelfs wettelijk vastgelegd. De uitkering van deze winst (of: exploitatiesaldo) is gebaseerd op de conditie van de relatie tussen de leden en de coöperatie.

1

ICA-principes - NCR (cooperatie.nl)

4. Autonomie en onafhankelijkheid Coöperaties zijn autonome, zelfredzame organisaties onder toezicht van de leden. Als ze overeenkomsten aangaan met andere organisaties en/of met overheden, of als ze extern kapitaal aantrekken, doen ze dat op zo’n manier dat de democratische controle van de leden en de autonomie van de coöperatie gewaarborgd is. 5. Onderwijs, vorming en educatie Coöperaties voorzien leden, bestuurders, directie en werknemers van onderwijs en vorming, zodat zij werkelijk kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van hun coöperatie. Zij informeren het grote publiek over de aard en de voordelen van coöperatief ondernemen. 6. Samenwerking tussen coöperaties Door samen te werken in lokale, regionale, nationale en internationale structuren, versterken coöperaties de coöperatieve beweging en bieden ze doeltreffende dienstverlening aan hun leden. 7. Zorg voor een duurzame maatschappij Coöperaties dragen bij aan de duurzame ontwikkeling van de samenleving. Coöperaties zetten zich in voor hun leden en (lokale) gemeenschappen. De ontwikkeling op lange termijn staat bij de coöperatie centraal. Zorg voor de samenleving en duurzaamheid zijn hier onlosmakelijk aan verbonden.

Subsidiegevers en partners in het Ontwikkelfonds Energiecoöperaties dd. 15 maart 2021 Gebied

Subsidiegever

Koepel / platform (provinciaal coördinator)

Zuid-Holland

Provincie Zuid-Holland

Energie Samen ZuidHolland (i.o.)v

Utrecht

Provincie Utrecht

Energie van Utrecht

Drenthe

Provincie Drenthe

Drentse KEI

Limburg

Provincie Limburg

REScoop Limburg

1

Fin. Clos

Standaard fasering wind- en zonprojecten Resultaten per fase

1 Haalbaarheid

2 Ontwikkel vergunning

3 Ontwikkel SDE

4 Voorbereiding

Bouw

Exploitatie

Bouw Intentieovereenkomst Algemeen

Participatie

Samenwerkingsovereenkomst Voorfinanciering Ontwikkelfonds

Projectfinanciering

Analyse & omgeving

Proces ontwerp

Proces ontwerp

Organisatie

Coöperatie opgericht

Omgevings-management en communicatie

Governance ontwerp

Governance ingericht

Inrichten beheer b.v.

Business case 2.0

Business case 3.0

Financiering ingericht

Uitgeven

SDE/PCR aanvraag

Eigen vermogen opgehaald (bij leden)

Netinpassing

Turbine- / panelen selectie

Aanvoeren

Netaansluiting

Bouw

Definitie omgeving en projectgebied

Uitvoering

Participatie- communicatieplan Financieel

Haalbaarheidsscan Haalbaarheidsstudie / Business case 1.0

Technisch

ontwerp zon-/windpark

Ruimtelijke planvorming

landschappelijke inpassing / plangebied

Parkontwerp MER

Aansluiten Testen

Juridisch / contractering

Samenwerkingsafspraken projectpartners Politiek JA / principebesluit

Contract grond-/ dak-eigenaar

Contractering

Vergunningen

Aanbestedingsdocumenten turbines/panelen Koopcontracten Onderhoudscontract PPA

Projectvoortgang

Projectplan 1.0 (fase 2-4)

Projectplan 2.0

Projectplan 3.0

Uitvoeringsplan

Faseplan fase 2

Faseplan fase 3

Faseplan fase 4 strategie contracterings- en financieringsplan

Financial close is bereikt

Afspraken bewaken

Beheer b.v.

Processchema’s Ontwikkelfonds Energiecoöperaties Hieronder volgt een schematische weergave van de onderlinge samenhang van de processen van het ontwikkelfonds, gevolgd door een specificatie van elk sub-proces.

Fondsmanager / Fondsbeheerder

Aanvrager (coöperatie & projectbureau)

Overzicht processen ontwikkelfonds/ projectaanvraag

Processchemas OEC

1. Indienen aanvraag

3. Uitvoeren project

4. Rapporteren project

Ja

Nee

Ja

2. Beoordelen aanvraag

Toekenning

Faseovergang

Go 5. Beoordelen rapportage

Blokkerende afwijkingen

No go

6. Afsluiten project

Nee

8. Beheren kwaliteit

7. Rapporteren voortgang fonds

1/7

Aanvraag

Aanvrager (evt. met ondersteuning)

Provinciaal coördinator

1. Indienen aanvraag

Evalueren aanvraag Ja / Nog niet Ja Nog niet

Ondersteunen aanvraag

Aanmelden initiatief

Bijwerken aanvraag

Indienen aanvraag

Aanvragen nieuwe fase

Processchemas OEC

2/7

Aanvraag

Fondsbeheerder

2. Beoordelen aanvraag

Compleet?

Controleren compleetheid

Reserveren middelen

Uitkeren fasen

Type lening

Fondsmanager

Afsluiten fin.ovk directe geldlening

Ontvangen aanvraag

Processchemas OEC

Beoordelen documenten

Compleet en geschikt?

Klaarzetten aanvragen Fondsbeheerder

Afsluiten financieringsovk projectdepot

Terugkoppelen aanvrager verbeteringen

3/7

Uitvoering en rapportage - projectdepot Fondsmanager

3. Uitvoeren project

Aanvrager

Start project

Projectbureau

Betalen uren en onkosten

Uitvoeren project

Controleren uren & onkosten

Registeren uren & onkosten

Declareren uren & onkosten

Uitvoering en rapportage – directe geldlening

Projectbureau

Aanvrager

3. uitvoeren project

Controleren uren & onkosten

Start project

Uitvoeren project

Processchemas OEC

Registeren uren & onkosten

Betalen uren en onkosten

Declareren uren & onkosten

4/7

Uitvoering en Rapportage / Aanvraag faseovergang Provinciaal coördinator

4. Rapporteren project

Aanvrager

Rapportage evalueren

Rapportage controleren Financial close melden

Indienen rapportage (achteruit) Voorbereiden indienen aanvraag volg fase (vooruit)

ja

Projectleider

Opmaken kwartaalrapportage

Evalueren Project

Financial close bereikt?

nee

Bijwerken projectdocumentatie

opmaken rapportage faseovergang

Processchemas OEC

5/7

Uitvoering en Rapportage 5. Beoordeling rapportage

Beoordelen rapportage

Grote afwijkingen?

Fondsmanager

Ontvangen rapportage

Afspreken maatregelen

Aanvrager

Provinciaal coördinator

Toelichting vragen

Processchemas OEC

Verwerken rapportage

Blokkerende zaken?

Afsluiten project voorbereiden

Project met afwijkingen en toelichting (her)evalueren

Afwijkingen toelichten

6/7

Aanvraag Faseovergang

Aanvraag Faseovergang

Controleren project echt niet levensvatbaar

Melding financial clos e

Opmaken eindstand lening met RO

Processchemas OEC

Controleren eindstand lening

Parkeren lening

Iedereen akkoord?

Fondsbeheerd er Fondsmanager

Besluit afsluiting project

Afrekenen lening

6. Afsluiten project - staking

Aanvrager

Afschrijven lening

Aanvrager

Fondsmanager

Fondsbeheer der

Afsluiten project – financial close

Afschrijven lening

Besluit afsluiting project

Toekomstperspectief

Opmaken eindstand lening

Parkeren lening

Iedereen akkoord?

Controleren eindstand lening

7/7

Overeenkomst voor Projectbureaus Ontwikkelfonds Energiecoöperaties De partijen: 1. Coöperatie Energie Samen B.V. (“Fondsmanager”), statutair gevestigd te (3526 KS) Utrecht en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder 62096869 en kantoorhoudende aan Europalaan 40, rechtsgeldig vertegenwoordigd door S.A. Brandsma, en 2. Bedrijfsnaam (“Aanbieder”), gevestigd te Plaats en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer , vertegenwoordigd door Naam. Overwegende dat: a) b) c) d)

e)

Fondsmanager middels het Ontwikkelfonds voor Energiecoöperaties financiering beschikbaar stelt aan Energiecoöperaties en startende initiatieven, hierna te noemen Initiatiefnemers, t.b.v. projecten voor het realiseren van 50% lokaal eigendom voor de opwek van hernieuwbare energie op land (Projecten). Fondsmanager voorwaarden stelt voor de uitvoering van Projecten en ondersteuning die nodig zijn om de Projecten te realiseren met financiering door het Ontwikkelfonds; Initiatiefnemers zelf niet over voldoende capaciteit met de benodigde ervaring, kennis en vaardigheden beschikken voor een goede uitvoering van Projecten waarvoor een financieringsaanvraag wordt ingediend; Aanbieder over de benodigde ervaring, kennis en vaardigheden beschikt om initiatiefnemers hierbij te ondersteunen (Relevante expertise (incl. RO, business case, financiële compliance, juridische contractering, participatie, inclusiviteit, etc.); Partijen hun afspraken ter zake de onderlinge rechtsverhouding in deze overeenkomst wensen vast te leggen.

Komen partijen het volgende overeen:

Artikel 1

Aard van de overeenkomst

1.1 Aanbieder verplicht zich de door Initiatiefnemer verstrekte opdrachten naar beste weten en kunnen te verrichten, waarbij hij de benodigde ervaring, kennis en vaardigheden zal inzetten. 1.2 Fondsmanager verklaart zich er uitdrukkelijk mee akkoord dat Aanbieder ook ten behoeve van andere opdrachtgevers werkzaamheden verricht. 1.3 Aanbieder maakt voor de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden voor de ondersteuning bij Projecten afspraken met Initiatiefnemer. Deze afspraken mogen niet in strijd zijn met deze Overeenkomst. 1.4 Fondsmanager verstrekt Aanbieder alle bevoegdheid en informatie benodigd voor een goede uitvoering van de opdrachten. 1.5 Aanbieder neemt bij het aangaan van de overeenkomst een inspanningsverplichting op zich en verplicht zich derhalve de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en als een zorgvuldig handelend beroepsbeoefenaar uit te voeren. Hieronder wordt onder meer (maar niet uitsluitend) verwacht dat Aanbieder in alles wat hij doet de integriteit en reputatie van Opdrachtgever en Initiatiefnemer bewaakt, en bij Opdrachtgever en Initiatiefnemer melding maakt van elk potentieel risico of potentieel belangenconflict, waaronder verlies van kwaliteit of onafhankelijkheid van de dienstverlening en/of de reputatie van Fondsmanager in combinatie met een bepaalde nevenfunctie. Aanbieder zal daarom zelf Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 1 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

geen eigendomsbelang nemen in projecten waarvoor een opdracht binnen deze overeenkomst verstrekt is. 1.6 Indien enige bepaling van deze overeenkomst, dan wel de daarbij behorende bijlagen nietig is of vernietigd wordt, dan worden deze bepalingen geacht niet te gelden tussen partijen en zullen partijen alsdan in overleg treden met het doel nieuwe bepalingen ter vervanging van die bepalingen overeen te komen. Artikel 2

Duur, omvang en uitvoering van een opdracht

2.1 Per te verstrekken opdracht voor ondersteuning bij een Project wordt een opdrachtbevestiging opgesteld tussen Initiatiefnemer en Aanbieder waarin de beschikbare capaciteit voor de betreffende opdracht schriftelijk wordt vastgelegd. Per opdracht kan dit per fase geschieden en meerdere fasen per opdracht kunnen op elkaar volgen, steeds weer schriftelijk te bevestigen door het Fondsmanager. 2.2 Aanbieder kan aan Initiatiefnemer geboden ondersteuning, op basis van in specifieke opdrachtverstrekking vastgelegde afspraken per opdracht, declareren tegen vastgesteld tarief en onkostenvergoeding, conform bijlage 1. Aanbieder wordt door Fondsmanager geïnformeerd als de tarieven worden gewijzigd. 2.3 Voor eventuele overige onkosten dient de Aanbieder vooraf goedkeuring te vragen bij de Initiatiefnemer. Na goedkeuring kunnen de onkosten middels de maandelijkse factuur worden ingediend bij Initiatiefnemer, voorzien van deugdelijke bewijsstukken. 2.4 Fondsmanager zal de benodigde tools voor de uitvoering van de werkzaamheden aan Aanbieder ter beschikking stellen. Deze tools blijven eigendom van Fondsmanager en dienen enkel ingezet te worden voor opdrachten in het kader van deze Overeenkomst. 2.5 Aanbieder zal Initiatiefnemer en Fondsmanager onverwijld in kennis stellen indien Aanbieder verwacht dat de opdracht niet in de voorgestelde tijd kan worden afgerond.

Indien het zich laat aanzien dat de Aanbieder de omschreven werkzaamheden niet binnen de afgesproken tijd kan afronden. Indien omtrent de duur van de verlenging geen specifieke afspraken zijn gemaakt, dan wordt de overeenkomst geacht voor eenzelfde periode te zijn verlengd, waarbij een opzegtermijn voor beide partijen geldt van één kalendermaand. Opzegging dient schriftelijk te geschieden. 2.6 Aanbieder zal Initiatiefnemer en Fondsmanager per te verstrekken opdracht elke faseovergang, bij wijzigingen in de omvang of planning, groter dan de in de financieringsaanvraag vastgesteld geaccepteerde afwijking, en op verzoek van Initiatiefnemer informeren over de voortgang van de opdracht en het project. 2.7 Aanbieder zal zich als goed opdrachtnemer gedragen en de werkzaamheden overeenkomstig de wet en het maatschappelijk gebruik uitvoeren. Artikel 3

Onmogelijkheid tot nakoming

3.1 Indien op enig moment Aanbieder voorziet dat hij de verplichtingen in verband met een geaccepteerde opdracht niet, niet tijdig of niet naar behoren kan nakomen, dan dient Initiatiefnemer door Aanbieder hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Aanbieder stelt in overleg met Initiatiefnemer al het redelijke in het werk om de betreffende opdracht aan te passen en eventueel op een later tijdstip of door vervanging doorgang te doen vinden. Artikel 4

Opzegging en ontbinding overeenkomst

4.1 Tenzij anders overeengekomen kan elk der partijen te allen tijde de overeenkomst opzeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand.

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 2 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

4.2 Tenzij partijen daarover specifieke afspraken hebben gemaakt zoals bedoeld in art. 5.1, zullen partijen over en weer nimmer tot enige schadevergoeding gehouden zijn wegens opzegging van de overeenkomst. 4.3 Aan elk der partijen komt de bevoegdheid tot ontbinding van de overeenkomst wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst slechts toe indien de andere partij, steeds in alle gevallen na een zo gedetailleerd mogelijke schriftelijke ingebrekestelling waarbij een redelijke termijn gesteld wordt voor zuivering van de tekortkoming, toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van wezenlijke verplichtingen uit de overeenkomst. Betalingsverplichtingen van Fondsmanager en alle verplichtingen tot medewerking en/of informatieverstrekking door Aanbieder gelden in alle gevallen als wezenlijke verplichtingen uit de overeenkomst. 4.4 Indien Intiatiefnemer op het moment van de ontbinding al prestaties ter uitvoering van de overeenkomst heeft ontvangen, zullen deze prestaties en de daarmee samenhangende betalingsverplichtingen geen voorwerp van ongedaan making zijn, tenzij Fondsmanager of Initiatiefnemer bewijst dat Aanbieder ten aanzien van het wezenlijke deel van die prestaties in verzuim is.

Bedragen die Aanbieder vóór de ontbinding heeft gefactureerd aan Initiatiefnemer in verband met hetgeen hij ter uitvoering van de overeenkomst reeds naar behoren heeft verricht of geleverd, blijven met inachtneming van het in de vorige volzin bepaalde onverminderd verschuldigd en worden op het moment van ontbinding direct opeisbaar. 4.5 Elk der partijen kan de overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk schriftelijk opzeggen indien de wederpartij - al dan niet voorlopig - surséance van betaling wordt verleend, indien ten aanzien van de andere partij faillissement wordt aangevraagd, indien de onderneming van de andere partij wordt geliquideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoeging van ondernemingen. Artikel 5

Vergoeding, facturering en betaling

5.1 Facturen worden bij Initiatiefnemer ingediend, die deze declareert bij Fondsmanager. 5.2 Facturen die door Initiatiefnemer wordt ingediend wordt binnen 30 dagen na ontvangst betaald op het op de factuur vermelde rekeningnummer. 5.3 In de financieringsaanvraag wordt nader bepaald in een gespecificeerde begroting per fase, welke hulpmiddelen bij de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn en welke kosten hiervoor worden vergoed tijdens betreffende fase. 5.4 Aanbieder kan maandelijks na afloop van een kalendermaand een factuur indienen inclusief een urenverantwoording betreffende de gewerkte uren die betrekking hebben op de daaraan voorafgaande kalendermaand. De factuur zal voldoen aan de wettelijke vereisten. De wijze van facturering is nader omschreven in Bijlage 2. 5.5 Fondsmanager is geen vergoeding verschuldigd voor de tijd die Aanbieder om welke reden dan ook niet in staat is aan de opdracht te werken. 5.6 Aanbieder declareert alleen productieve uren tot maximum 1408 per jaar bij full-time (en naar rato bij part-time). Artikel 6

Aansprakelijkheid/schade

6.1 De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door deze geleden en/of te lijden schade. 6.2 De Fondsmanager moet de Aanbieder alle niet aan de Aanbieder toe te rekenen schade vergoeden die deze in verband met de uitvoering van de opdracht lijdt ten gevolge van de verwezenlijking van het aan

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 3 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

de opdracht verbonden bijzonder gevaar dat de risico’s, welke de uitoefening van het beroep van Aanbieder naar zijn aard meebrengt te buiten gaan. Artikel 7

Aansprakelijkheidsbeperking

7.1 Voor alle directe schade van Fondsmanager, op enigerlei wijze verband houdend met dan wel veroorzaakt door niet, niet tijdige of niet behoorlijke uitvoering van de overeenkomst, is Aanbieder slechts aansprakelijk tot een maximum van driemaal het bedrag van het honorarium (exclusief omzetbelasting) voor de desbetreffende overeenkomst over het laatste kalenderjaar, met een maximum van vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,-), tenzij er aan de zijde van Aanbieder sprake is van opzet of grove schuld. 7.2 Aanbieder is niet aansprakelijk voor: a. bij Fondsmanager of derden ontstane schade die het gevolg is van de verstrekking van onjuiste of onvolledige gegevens of informatie door Fondsmanager aan Aanbieder, of anderszins het gevolg is van een handelen of nalaten van Fondsmanager; b. bij Fondsmanager of derden ontstane schade die het gevolg is van een handelen of nalaten van door Aanbieder ingeschakelde hulppersonen (werknemers van Aanbieder daaronder niet begrepen), ook indien deze werkzaam zijn bij een met Aanbieder verbonden organisatie. c. bij Fondsmanager of derden ontstane bedrijfs-, indirecte of gevolgschade, waaronder begrepen maar niet beperkt tot stagnatie in de geregelde gang van zaken in de onderneming van Fondsmanager.

7.3 Aanbieder heeft te allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van Fondsmanager ongedaan te maken of te beperken door herstel of verbetering van het gebrekkige product. 7.4 Aanbieder is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van bescheiden tijdens vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens Fondsmanager, Aanbieder of derden. 7.5 Een vordering tot vergoeding van schade dient uiterlijk binnen zes maanden nadat Fondsmanager de schade heeft ontdekt of redelijkerwijze had kunnen ontdekken, bij Aanbieder te zijn ingediend, bij gebreke waarvan het recht op schadevergoeding vervalt. 7.6 Fondsmanager vrijwaart Aanbieder tegen alle aanspraken van derden, daaronder mede begrepen aandeelhouders, bestuurders, commissarissen en personeel van Fondsmanager, alsmede gelieerde rechtspersonen en ondernemingen en anderen die bij de organisatie van Fondsmanager betrokken zijn, welke direct of indirect met de uitvoering van de overeenkomst samenhangen.

Fondsmanager vrijwaart Aanbieder in het bijzonder tegen vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat Fondsmanager aan Aanbieder onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij Fondsmanager aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van Aanbieder. Het voorgaande is niet van toepassing voor opdrachten tot onderzoek van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. 7.7 Fondsmanager vrijwaart Aanbieder tegen alle mogelijke aanspraken van derden, voor het geval Aanbieder op grond van de wet en/of zijn beroepsregels gedwongen is de opdracht terug te geven en/of gedwongen wordt medewerking te verlenen aan overheidsinstanties, welke gerechtigd zijn gevraagd dan wel ongevraagd, informatie te ontvangen welke Aanbieder in de uitoefening van de opdracht van Fondsmanager of derden heeft ontvangen. Artikel 8

Rechten van intellectuele eigendom

8.1 Lid 1 Aanbieder draagt hierbij alle rechten van intellectuele eigendom op hetgeen door hem specifiek in het kader van de uitvoering van de overeenkomst is of wordt ontwikkeld, ontworpen of vervaardigd over aan Fondsmanager, welke overdracht Fondsmanager hierbij aanvaardt.

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 4 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

8.2 Lid 2 Voor zover Aanbieder zelf tools inbrengt bij de uitvoering van de overeenkomst draagt hij er zorg voor dat hij beschikt over de juiste licentierechten voor de uitvoering van de overeenkomst. Voor zover Fondsmanager zorgdraagt voor ter beschikking stelling van de tools voor de uitvoering van de overeenkomst draagt Fondsmanager zorg voor de juiste licentierechten voor de Aanbieder ter uitvoering van de overeenkomst. 8.3 Lid 3 Voor zover Aanbieder zelf ontwikkelde kennis, tools, documenten, modellen, etc., hierna te noemen Werk, inbrengt, gebeurt dat op basis van een “Creative Commons-Licentie”. Met een Creative Commons-licentie behoud Aanbieder al zijn rechten, maar geeft aan anderen toestemming om het Werk te verspreiden, met anderen te delen of bij sommige licenties ook om het Werk te bewerken. Aanbieder en Fondsmanager bepalen samen, vooraf, op basis van welke van de 4 mogelijke “bouwsteen” de licentie door Aanbieder aan Fondsmanager wordt verstrekt. De bouwstenen van de licenties zijn: a)

Naamsvermelding. Je staat anderen toe om het werk waar jij auteursrecht op hebt te kopiëren, distribueren, vertonen, en op te voeren, en om afgeleid materiaal te maken dat op jouw werk gebaseerd is – maar uitsluitend als jij vermeld wordt als maker.

b) Niet-commercieel. Anderen mogen je werk kopiëren, vertonen, distribueren en opvoeren, alsmede materiaal wat op jouw werk gebaseerd is, mits niet voor commerciële doeleinden. c)

Geen Afgeleide Werken. Anderen mogen je werk kopiëren, distribueren, vertonen en opvoeren mits het werk in de originele staat blijft. Het is niet toegestaan dat anderen jouw werk gebruiken als basis voor nieuw materiaal.

d) Gelijk Delen. Je staat anderen toe om van jouw werk afgeleid materiaal te maken onder de voorwaarde dat zij het onder dezelfde licentie vrijgeven als het originele werk. 8.4 Tevens is de Naamsvermelding-Voorwaarde een verplicht onderdeel van elke licentie en “Gelijk Delen” en “Geen Afgeleide Werken” zijn niet-compatibel in eenzelfde licentie. Hierdoor zijn er uiteindelijk zes verschillende combinaties mogelijk. 8.5 De verantwoordelijkheid of de Creative Commons-licentie daadwerkelijk correct is geregeld ligt bij opdrachtnemer. Artikel 9

Geheimhouding

9.1 Elk van de partijen en eventuele door de Aanbieder in het kader van deze overeenkomst in te schakelen personen zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die hen in het kader van de overeenkomst ter kennis is gekomen en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is, dan wel waarvan partijen het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs hadden kunnen begrijpen. Artikel 10

Privacywetgeving

10.1 Aanbieder verwerkt mogelijk persoonsgegevens van en in opdracht van Initiatiefnemers bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Aanbieder maakt in de opdrachtverstrekking afspraken met Initiatiefnemer over de doelstelling en wijze van verwerken en ziet erop toe dat deze afspraken voldoen aan Nederlandse wetgeving met betrekking tot privacy. Initiatiefnemer blijft verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het Project, tenzij een andere partij is aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke van een verwerking.

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 5 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

10.2 Aanbieder mag de persoonsgegevens van en voor Initiatiefnemer niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet heeft de Aanbieder de plicht om betreffende personen: • • •

op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door Aanbieder worden verwerkt; te melden wie de gegevens kunnen inzien; voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen.

10.3 Aanbieder verstrekt geen persoonsgegevens aan personen of bedrijven buiten de organisatie van Initiatiefnemer, tenzij: • • • •

Artikel 11

dat verplicht is door een wettelijk voorschrift; dat noodzakelijk is om vitale belangen te beschermen (zoals in geval van levensbedreigende situaties) dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst die Initiatiefnemer met deze personen heeft gesloten; de betreffende persoon daarvoor toestemming heeft gegeven.

Verzekeringen

11.1 Aanbieder is zelf verantwoordelijk zich voldoende te verzekeren ter zake zijn aansprakelijkheden, voor zover gebruikelijk in de branche, voor de werkzaamheden die hij in opdracht verricht. Artikel 12

Rechts- en forumkeuze

12.1 Op deze overeenkomst en al hetgeen daarmee verband houdt, is Nederlands recht van toepassing. 12.2 Geschillen met betrekking tot deze overeenkomst of met betrekking tot al hetgeen daarmee verband houdt of daaruit voortvloeit, zullen aan de bevoegde rechter in Nederland worden voorgelegd. Artikel 13

Wijziging van de overeenkomst

13.1 Wijzigingen van en aanvullingen op deze overeenkomst zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. 13.2 Bijlagen maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheid tussen een bijlage en de tekst van deze overeenkomst, dan gaat de tekst van de overeenkomst voor als de tekst in de bijlage ertoe kan leiden dat geen sprake meer zou zijn van een overeenkomst van opdracht in de zin van art. 7:400 BW, maar van een (fictieve) arbeidsrelatie. 13.3 In geval van tegenstrijdigheid tussen een opdrachtverstrekking met een Initiatiefnemer in het kader van een Project dat gefinancierd wordt door het Ontwikkelfonds Energiecoöperaties en de tekst van deze overeenkomst, dan gaat de tekst van de overeenkomst voor als de tekst in de bijlage ertoe kan leiden dat geen sprake meer zou zijn van een overeenkomst van opdracht in de zin van art. 7:400 BW, maar van een (fictieve) arbeidsrelatie. 13.4 Toepassing van de algemene voorwaarden van Aanbieder is nadrukkelijk uitgesloten. In tweevoud Te Plaatsnaam op datum

Te Plaatsnaam, op datum

………………………… Fondsmanager

………………………… Aanbieder

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 6 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

Bijlagen: Bijlage 1. Bijlage 2.

Tarievenbeleid Ontwikkelfonds Energiecoöperaties Privacyreglement Ontwikkelfonds Energiecoöperaties

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 7 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

I.

Bijlage 1 Tarievenbeleid Ontwikkelfonds Energiecoöperaties

Energie Samen maakt onderscheid tussen junior, medior en senior Junior:

projectleider werkt onder begeleiding van een medior of senior projectleider aan reguliere projecten (0-2 jaar ervaring)

Medior:

projectleider kan zelfstandig een regulier project managen en een coöperatie hierin begeleiden (3 – 5 jaar ervaring)

Senior:

projectleider begeleidt andere projectleiders en kan worden ingezet voor complexe projecten en vraagstukken, heeft specifieke expertise die bijdraagt aan het algemene presteren van het projectbureau (meer dan 5 jaar ervaring).

Uurtarieven die worden vergoed zijn: -

Tussen € 65,- en € 70 ex BTW voor een junior projectleider, tussen € 70 en € 90,- ex BTW voor een medior projectleider en tussen € 90 en € 130,- ex BTW voor een senior projectleider

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 8 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

Bijlage 2: Privacyreglement In dit Privacyreglement worden een aantal definities gebruikt (deze definities kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt): •

Reglement: dit privacyreglement;

•

Privacywetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

13.5 Artikel 14

Toelichting op het Reglement

14.1 Aanbieder mag de persoonsgegevens van en voor Fondsmanager en Initiatiefnemer niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet heeft de Aanbieder de plicht om betreffende personen: • • •

op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door Aanbieder worden verwerkt; te melden wie de gegevens kunnen inzien; voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen.

14.1 Fondsmanager vindt privacy van persoonsgegevens belangrijk. Daarom geeft het Fondsmanager in dit reglement een toelichting op hoe medewerkers én Aanbieders met persoonsgegevens omgaat, wat het doel is van het gebruik daarvan en voor de verwerking van welke gegevens het Bedrijfsbureau expliciet om toestemming moet vragen. 14.2 Artikel 15 De persoonsgegevens die het Bedrijfsbureau gebruikt en het doel van het gebruik 15.1 Het Bedrijfsbureau verwerkt (mogelijk) persoonsgegevens. Het bedrijfsbureau verzamelt naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van personen. Deze gegevens stellen het Bedrijfsbureau in staat om: • • • •

de overeenkomst die personen met het Bedrijfsbureau sluiten financieel en administratief te kunnen afhandelen; dienstverlening te kunnen leveren; deze personen te kunnen bereiken als dat nodig is; om de dienstverlening verder te ontwikkelen/te optimaliseren.

15.2 Artikel 16

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

16.1 Het Bedrijfsbureau verstrekt geen persoonsgegevens aan personen of bedrijven buiten de organisatie van het Bedrijfsbureau, tenzij: • • •

dat verplicht is door een wettelijk voorschrift; dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst die het Bedrijfsbureau met deze personen heeft gesloten; de betreffende persoon daarvoor toestemming heeft gegeven.

16.2 Artikel 17

Plichten/beveiligde toegang/geheimhouding/bewaartermijn

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 9 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

17.1 Het Bedrijfsbureau verwerkt persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer) in dat de gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze verkregen worden en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit reglement. 17.2 Persoonsgegevens kunnen enkel en alleen door medewerkers en Aanbieders van het Bedrijfsbureau worden ingezien, tenzij in dit reglement anders is bepaald. Alle persoonsgegevens worden door het Bedrijfsbureau beveiligd tegen onbevoegde toegang. De beveiliging bestaat: • • • •

uit het hebben van een persoonlijk wachtwoord voor iedere medewerker en Aanbieder om in te loggen in het digitale systeem. de medewerkers en Aanbieders van het Bedrijfsbureau hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle aan het Bedrijfsbureau verstrekte persoonsgegevens; Het Bedrijfsbureau heeft technische maatregelen genomen om het door haar gebruikte systeem te beveiligen tegen inbreuken van buitenaf overeenkomstig de wet; Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor een goede administratie. Het Bedrijfsbureau hanteert een termijn van twee jaar na de laatste factuur, waarna de gegevens vernietigd worden. De wet kan een andere bewaartermijn voorschrijven. Als dat zo is zal het Bedrijfsbureau zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.

17.3 Artikel 18 • • •

• • •

Rechten van betrokkenen Recht op informatie: het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van betrokkenen verwerkt worden en met welk doel; Inzagerecht: het recht op inzage en afschrift van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad; Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn (recht op correctie en verwijdering). Aan het recht om (gedeeltelijke) verwijdering van persoonsgegevens te vragen, kan alleen tegemoet gekomen worden als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven; Het recht van verzet: het recht betrokkenen om zich in bepaalde gevallen tegen de verwerking van persoonsgegevens te verzetten; Het recht op dataportabiliteit: het recht om de persoonsgegevens die van betrokkenen bewaard worden te ontvangen om over te kunnen dragen naar een andere organisatie; Het recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluiten. Bij een geautomatiseerd besluit is er het recht om de beslissing te laten nemen door menselijke tussenkomst.

18.1 Als een betrokkenen gebruik willen maken van hun rechten, dan kunt zij dit per email naar contact@energiesamen.nu aangeven. Als het verzoek wordt afgewezen wordt uitgelegd waarom. Een reden kan zijn dat het dossier van de betrokkene informatie bevat die van belang is of kan zijn voor anderen. De betrokkene ontvangt binnen één maand na ontvangst van het verzoek bericht van het Bedrijfsbureau. 18.2 Ook als een betrokkene een klacht heeft over de wijze van verwerking van persoonsgegevens kan de betrokkene contact met het Bedrijfsbureau opnemen en probeert het Bedrijfsbureau er samen met de betrokkene uit te komen. 18.3 Heeft een betrokkene een (andere) opmerking/vraag/suggestie? Ook daarvoor kan schriftelijk contact met het Bedrijfsbureau opgenomen worden. 18.4 Uiteraard zal het Bedrijfsbureau ook met de in dit verband verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan.

Overeenkomst Energie Samen Aanbieder OEC

Pagina 10 van 10

Paraaf Fondsmanager: _____________ Paraaf Aanbieder: _____________

Financieringsovereenkomst Projectlening Ontwikkelfonds Energiecoöperaties

Partijen,

I.

[PARTIJ1] gevestigd te [PARTIJ1PLAATS], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [PARTIJ2KVK], ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [PARTIJ1CONTACT] hierna te noemen “Initiatiefnemer”;

II.

Coöperatie Energie Samen U.A., gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71629661, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [PARTIJ2MANDAATHOUDER], hierna te noemen “Fondsmanager”; De genoemde partijen hierna gezamenlijk te noemen: samen te noemen “Partijen” al naar gelang de context;

Overwegende, • •

• •

• • •

1

Initiatiefnemer een initiatief voor een duurzaam energieproject heeft ingediend voor financiering door het Ontwikkelfonds Energiecoöperaties, hierna te noemen Project; Er voor de uitwerking van dat initiatief behoefte is aan financiering van actieve projectmatige ondersteuning (omvattend projectmanagement, organisatorische-, bedrijfseconomische-, financiële en juridische- en technische aspecten) voor de ontwikkeling van het Project om te komen tot kansrijke realisatie van dat Project; Dat de aangevraagde financiering door Fondsmanager is voorgedragen en is toegekend door Stichting Groenfonds, gevestigd te Den Haag en kantoorhoudende te Amersfoort, hierna te noemen de Fondsbeheerder; Fondsmanager open house overeenkomsten heeft afgesloten met aangesloten Projectbureaus, hierna te noemen Projectbureaus, die onder voor het Ontwikkelfonds Energiecoöperaties voorwaarden de benodigde diensten kunnen verlenen aan Initiatiefnemer; Initiatiefnemer nog niet de middelen heeft om voor deze ondersteuning en overige kosten voor de ontwikkeling van het Project te betalen; Initiatiefnemer niet in financiële problemen verkeert of in het verleden onrechtmatige of onverenigbare staatssteun heeft ontvangen, die moet worden terugbetaald; Financial Close 1 het moment is waarop alle project en financieringsovereenkomsten zijn ondertekend en als aan alle voorwaarden die daarin staan is voldaan.